B2-08-Bijlage-Vastgesteld-en-getekend-Jaarverslag-en-Jaarrekening-2022-RAR-geanonimiseerd.pdf
Tekst van het document
VOOR
WAARMERK
BIJ VERKVARING Jaarverslag en jaarrekening 2022 — DB-vergadering 27 maart 2023
D.D.
(geanonimiseerd) ACCOUNTANTS+
ADVISEURS
Pagina 34 van 45
5.2.3
Vaste passiva
Toelichting reserves en voorzieningen.
Reserve Weerstandsvermogen
Reserve e-depot Reserve Digitalisering/ Bedrijfsvoering Reserve Inventarisatie achterstanden
€211.000
€o
€211.000
€58.021
€o
€58.021
€235.281
€6.646
€228.635
€5.263
-€5.263
co
Reserve Website
€25.000
Voorziening Publicatiefonds
€36.414
Voorziening Metamorfoze
€51.776
€1.893
€49.883
€o
€305.830
€305.830
Voorziening Egalisatie Renteopbrengsten Energie BV
€25.000
-€2.806
€33.608
Toelichting langlopende schulden.
Leningen
€7.355.178
€7.601.696
€6.861.417
€6.979.723|
Aflossing
-€ 124.063
Stand per 31 december
€6.737.354
-€118.306) €6.861.417|
Aflossingsverplichting komend boekjaar
-€130.100
€
Stand per 1 januari
€975.413
€1.081.381)
Aflossing
-€111.070
-€105.968 |
Stand per 31 december
€864.343
€975.413
Aflossingsverplichting komend boekjaar
€
-€111.070
Lening BNG 661
Stand per 1 januari
124.063
Lening BNG 660
116418
VOOR Jaarverslag en jaarrekening 2022 - DB-vergadering 27 maart 2023
WAARMERK
(geanonimiseerd) ACCOUNTANTS+
D.
ADVISEURS
Pagina 35 van 45
524
Vlottende passiva
Aflossingsverplichtingen langlopende schulden Leningen BNG
€246.518
€235.133
Crediteuren
€ 418.415
€ 70.900
Omzetbelasting
€222.756
€113.311
Overlopende passiva Vooruitontvangen bedragen
€28.377
€5.000
Nog te ontvangen facturen
€9.328
€143.740
Belastingen en premies sociale verzekeringen
| Kruisposten
l 5.3 5.3.1
Grondslagen voor waardering Materiële
vaste
activa
De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs, verminderd met de cumulatieve
afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen.
Subsidies op
investeringen worden in mindering gebracht op de verkrijgings- of vervaardigingsprijs van de activa
waarop de subsidies betrekking hebben. Voor verplichtingen tot herstel na afloop van het gebruik van het actief (ontmantelingskosten) wordt een voorziening getroffen voor het verwachte bedrag op het moment van activering. Dit bedrag wordt verwerkt als onderdeel van de boekwaarde van het
actief waartegenover voor het gehele bedrag een voorziening wordt gevormd. Op terreinen wordt niet afgeschreven.
De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met een eventuele residuwaarde. Er wordt afgeschreven vanaf het nieuwe boekjaar na het moment
van
ingebruikneming. Voor de toekomstige kosten van groot onderhoud aan de bedrijfsgebouwen is een voorziening voor groot onderhoud gevormd. Deze voorziening is in beheer bij de VE, waar het RAR samen met Thius elk voor 50% deelnemer van is. De toevoeging aan de voorziening wordt bepaald op basis van het geschatte bedrag van het onderhoud en de periode die telkens tussen de werkzaamheden van groot onderhoud verloopt. Hiervoor is een Meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB) opgesteld voor
installaties en bouwkundige zaken.
VOOR
WAARMERK
BIJ VER Jaarverslag en jaarrekening 2022 — DB-vergadering 27 maart 2023
(geanonimiseerd) IUNTANTS+
ADVISEURS
Pagina 36 van 45
5.3.2
Voorraden
De voorraad betreft boeken. De boeken worden gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs waarvan
jaarlijks een afwaardering plaats vindt ten laste van het publicatiefonds. 5.3.3
Vorderingen en overlopende activa
De vorderingen worden bij eerste verwerking opgenomen tegen de reële waarde en vervolgens
gewaardeerd tegen de geamortiseerde kostprijs. De reële waarde en geamortiseerde kostprijs zijn gelijk aan de nominale waarde. Noodzakelijk geachte voorzieningen voor het risico van oninbaarheid worden in mindering gebracht. Deze voorzieningen worden bepaald op basis van individuele beoordeling van de vorderingen. 534
Liquide middelen
Liquide middelen bestaan uit kas, banktegoeden en deposito's met een looptijd korter dan twaalf maanden. Rekening-courantschulden bij banken zijn opgenomen onder schulden aan kredietinstellingen onder kortlopende schulden. Liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale waarde.
5.3.5 Langlopende schulden Langlopende schulden worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde. Transactiekosten die direct zijn toe te rekenen aan de verwerving van de langlopende schulden worden in de waardering bij eerste verwerking opgenomen. Langlopende schulden worden na eerste verwerking gewaardeerd tegen geamortiseerde kostprijs, zijnde het ontvangen bedrag rekening
houdend met agio of disagio en onder aftrek van transactiekosten.
Het verschil tussen de bepaalde
boekwaarde en de uiteindelijke aflossingswaarde wordt op basis van de effectieve rente gedurende
de geschatte looptijd van de langlopende schulden in de winst-en-verliesrekening als interestlast verwerkt.
5.3.6
Kortlopende schulden
Kortlopende schulden worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde.
Kortlopende schulden worden na eerste verwerking gewaardeerd tegen geamortiseerde kostprijs. Daar waar geen sprake is van (dis]agio en transactiekosten is de geamortiseerde kostprijs gelijk aan de nominale waarde.
VOOR WAARMERK BIJ Jaarverslag en
jaarrekening 2022
- DB-vergadering27 maart 2023
(geanonimiseerd)
ACCOUNTANTS+ ADVISEURS
Pagina 37 van 45
Bijlagen Bijlage 1: Overzicht gerealiseerde Overhead 2022 Overzicht van de baten en lasten van het taakveld Overhead.
Lasten gemeentelijke overhead functie “Eigen overhead"
€2.396.053| €249.938
_ €2.675.080 €257.500
Totaal lasten
€2.645.992
€2.932.580
Bijdragen overhead
€2.825.609
€2.932.580
Totaal baten
€2.825.609
€2.932.580
Elke GR is verplicht de baten en lasten te splitsen in de voorgeschreven taakvelden, in zowel de begroting als de Jaarrekening. Art. 58a Wgr lid2 sub bepaalt dat de Informatie voor derden (IV-3) indeling en dus de taakveldindeling conform de gemeentelijke indeling geldt bij een gemeenschappelijke regeling van gemeente en
provincie. Het overzicht van geraamde baten en lasten van de taakvelden is een verplichte bijlage. Voor het RAR i het Overzicht van geraamde baten en lasten van het taakveld Overhead 0.4 verplicht
VOOR Jaarverslag en jaarrekening 2022
—
DB-vergadering 27 maart 2023
WAARMERK
(geanonimiseerd) ACCOUNTANTS+
.D
ADVISEURS
Pagina 38 van 45
Bijlage 2: Staat van geldleningen
200000
|e
9548|e
1100/e
aaste
15522|e
84383
80000
|e
6s407|e
1m408|e
3257397|e
asmw|e
6737354
(inclusief aflossingsverplichtingen looptijd < 1 jaar)
VOOR
WAARMERK .D
Jaarverslagen jaarrekening 2022 — DB-vergadering27 maart 2023
(geanonimiseerd) ACCOUNTANTS+
ADVISEURS
Pagina 39 van 45
VOOR
k
WAARMERK
(geanonimiseerd)
B
ACCOUNTANTS+
CONTROLEVERKLARING
VAN
DE ONAFHANKELIJKE
.D
ADVISEURS
ACCOUNTANT
Aan:
Het bestuur van Regionaal Archief Rivierenland
A.
Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen jaarrekening 2022 Ons oordeel
Wij hebben de jaarrekening 2022 van Regionaal Archief Rivierenland te Tiel gecontroleerd.
Naar ons oordeel geeft de in dit jaarverslag opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2022 als van de activa en passiva per 31 december 2022 van Regionaal Archief Rivierenland in overeenstemming met Besluit begroting en verantwoording en de bepalingen van en krachtens de
Wet normering bezoldiging topfunctionarissen
publieke en semipublieke sector (WNT). Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de
balansmutaties over 2022 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen zoals vermeld
bepalingen,
in het referentiekader.
De jaarrekening bestaat uit: 1.
de balans per 31 december 2022;
2.
het overzicht van baten en lasten over 2022; en
3.
de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.
De basis voor ons oordeel
Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie
'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening’. Wij zijn onafhankelijk van Regionaal Archief Rivierenland zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland.
Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en
beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.
FSV Accountants + Adviseurs B.V. Hogeweg 43
Telefoon: 088 900 5301 E-mail: info@fsv.nl
Handelsregisternummer: 11020683 Lid van de vereniging SRA
Postbus
Intemet:
Member of Nexia
128
5300 AC ZALTBOMMEL
wuw.fsv.nl
International
S002_NL_V202301
(geanonimise rd(geanoim)serd) ACCOUNTANTS+ ADVISEURS Informatie ter ondersteuning van ons oordeel Wij hebben onze controlewerkzaamheden bepaald in het kader van de controle van de jaarrekening als geheel en de rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de
balansmutaties en bij het vormen van ons oordeel hierover. Onderstaande informatie ter ondersteuning van ons oordeel en onze bevindingen moeten in dat kader worden bezien en niet als afzonderijke oordelen of conclusies.
Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2022 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent
dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is.
Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen andere informatie Het jaarverslag omvat andere informatie, naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat.
Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat
Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het bestuursverslag
en de overige gegevens in overeenstemming met Besluit begroting en verantwoording.
B.
Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het bestuur voor de jaarrekening Het bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in
overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de bepalingen van en krachtens de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT).
In dit kader is het bestuur tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante wet- en
regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude.
Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken.
Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materiee! indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische
beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel
Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast n overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: * _
hetidentificeren en inschatten van de risico's;
° _ dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude; ° _ van het niet rechtmatig tot stand komen van baten en lasten alsmede de balansmutaties, die van materieel belang zijn;
©° _ het in reactie op deze risico's bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordee!.
Bij fraude is het
risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrite, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing;
- _ het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden.
Deze werkzaamheden
hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit;
VOOR WAARMERK
(geanonimiseerd)
(
+ _ hetevalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan; - _ het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; en
* _ het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen en of de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties n alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen.
Zaltbommel, 25 april 2023 FSV
Accountants
+ Adviseurs
B.V.
{
(geanonimiseerd)
VOOR WAARMERK KLARING
D.D
(geanonimiseerd) (geanonimise rd)
Bijlage
‘ormat voor de jaarrekening van de deelnemende gemeenten
Informatie voor deelnemende gemeenten over de effecten en de betrokkenheid hierbij van de gemeenschappelijke regeling RAR.
|2. Rechtsvorm
[Gemeenschappelijke
|3. Adres en Vestigingsplaats
.S. de Jongplein 3, 4001 WG Tiel
Regeling
|. Doelstelling en openbaar belang
Het Regionaal Archief heeft tot doel het binnen het samenwerkingsgebied \verwullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het \gebied van de Iokale en regionale geschiedenis en vervult daartoe de volgende taken:
) de zorg voor en het beheren van de in de archiefwerkplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers;
) het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor |zover deze niet zijn overgebracht ) de zorg voor het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende |archiefbescheiden van instanties die niet bestuurlijk in de regeling participeren en waaraan op contractbasis diensten worden verleend, en
d) het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie relevant lbronnenmateriaal op het gebied van de lokaleen regionale geschiedeni 5. Relatie met taakveld Overhead
\De bijdrage aan het RAR is voor de gemeenten een last die
\verantwoord wordt op Taakveld 0.4 Overhead (zie bijlage 1) . Deelnemende gemeenten
Buren, Culemborg, Maasdriel, Neder-Betuwe, [Tiel,
7. Bestuurlijk belang
West Betuwe
en Zaltbommel
De deelnemende gemeenten zijn vertegenwoordigd in het Algemeen en het Dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke \Regeling Regionaal Archief Rivierenland. Daarnaast zijn raadsleden betrokken bij de AB-vergaderingen via een BOV-constructie
(beeldvormende en oordeelsvormende vergadering). 8. Financieel belang
Het aan het RAR ter beschikking gesteld bedragis niet \verhaalbaar als het RAR failliet gaat, onderscheidenlijk het lbedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden
artij haar verplichtingen niet nakomt. 9. Eigen Vermogen |10. Vreemd Vermogen
Eigen Vermogen 31-12-2022: Reserves € 522.656en een batig saldo € 179.617
|11 Financieel
Financieel resultaat Over 2022 bedroeg het batig saldo van € 179.617
12.
resultaat
[Vreemd Vermogen 31-12-2022: € 8.969.895
fo@regionaalarchiefrivierenland.nl
|13. Website
www‚regionaalarchiefrivierenland.nl
|14 Telefoon
[Telefoon 0344- 612230
|15 Risicoprofiel
Laag
VOOR WAARMERK BIJ Jaarverslag en jaarrekening 2022
— DB-vergadering 27 maart 2023
(geanonimiseerd)
ACCOUNTANTS+ ADVISEURS
Pagina 44 van 45
Bijlage 5: Rapport Risicomanagement & Weerstandsvermogen
BIJ Jaarverslagen jaarrekening
2022 — DB-vergadering27
maart
2023
(geanonimise rd)
ACCOUNTANTS+
D
ADVISEURS
Pagina 45 van 45
DB 15 oktober 2020 agendapunt 4a
E Regionaal Archief Rivierenland
Update 2020 Risicomanagement & Weerstandsvermogen
Opgesteld door Hanno Lamers Adjunct-directeur/manager bedrijfsvoering 28 september 2020
VOOR
WAARMERK
(geanonimiseerd) ACCOUNTANTS+
ADVISEURS
RISICOMANAGEMENT
1
Aanleiding . 11
_
12
2
EN WEERSTANDSVERMOGEN
Inhoud
#
Processtap….
ij
Uitgangspunten risicomanagemen 241 _ Watis risicomanagement?. 22
3
_ Risicomanagement binnen het Risico's en beheersmaatregelen
4 _ Inventariseren en kwantificeren van
41
_
Risico's en beheersmaatregelei
42 43
_ _
Kwantificeren van risico's Gekwantificeerde risico's
44
_
Samenvattend...
Risico’s
…
VOOR
B
WAARMERK
(geanonimiseerd)
D.
ACCOUNTANTS+ ADVISEURS
.
gegoras
wene
1
AANLEIDING
Deze notitie gaat over het risicomanagement en weerstandsvermogen van het RAR. In september 2014 is de nota risicomanagement en weerstandsvermogen opgesteld. Vervolgens zijn in mei 2017 en november 2019 updates van deze nota vastgesteld. Daarin is becijferd wat het weerstandsvermogen dient te zijn en welke risico's voor het RAR gelden in welke mate.
De regelgeving schrijft voor dat er periodiek een update plaatsvindt van het weerstandsvermogen. Deze notitie geeft antwoord op de volgende hoofdvraag “Welke weerstandscapaciteit dient het RAR anno 2020, gezien de risico’s, te hanteren?” De uitgangspunten zijn n deze notitie geactualiseerd naar de huidige situatie van het RAR. De methodiek van de notitie van 2014 en 2017 is gehandhaafd om vergelijkbaarheid en consistentie te garanderen. Er zijn geen visiewijzigingen doorgevoerd.
11
Inhoud
Om deze vraag goed te kunnen beantwoorden, is er op inhoud een update gemaakt van de uitgangspunten van
2014:
- _ Risico's en beheersmaatregelen - _ Kwantificering van de risico's - _ Kwantificering van het benodigde weerstandsvermogen anno 2020
12
_
Processtap
Van het dagelijks bestuur wordt instemming gevraagd op de uitgangspunten (H2), de risico's (H3) en de kwantificering in euro's (H4) die in deze notitie zijn opgenomen.
De conclusie (normbedrag weerstandsvermogen) wordt als basis gehanteerd in de verantwoording over 2020.
Medio 2022 wordt een nieuwe update Weerstandsvermogen opgesteld en aan het dagelijks bestuur
voorgelegd.
VOOR B
WAARMERK
(geanonimise rd) ACCOUNTANTS+
ADVISEURS
D
. .
2
UITGANGSPUNTEN
RISICOMANAGEMENT
Voor de duidelijkheid volgt een korte schets van de kaders waarbinnen het risicomanagement en
vermogensbeheer van het RAR plaatsvindt. Deze kaders zijn in september 2014 vastgesteld, opnieuw in 2017 en 2019 geverifieerd en gelden nog steeds.
21
_
Watis risicomanagement?
Risicomanagement is het periodiek inventariseren van risico's om te komen tot beheersmaatregelen. Een risico is de kans dat een gebeurtenis zich voordoet. Het gaat dan om die risico's die een wezenlijk (negatief) effect hebben op de (continuiïteit van de) bedrijfsvoering. Het risicomanagement raakt zowel de financiële als de niet-financiële risico's. Risico's zijn niet altijd exactte kwantificeren. 22
Risicomanagement binnen het RAR
Primair uitgangspunt is dat de deelnemende gemeenten op grond van de gemeenschappelijke regeling uiteindelijk gezamenlijk aansprakelijk zijn voor de financiële resultaten van het RAR. Om de volgende redenen is er voor gekozen om voor het RAR eigen beleidskaders risicomanagement te ontwikkelen en het binnen de gemeenschappelijke regeling financiële weerstand te bouwen; - _ om risico's actiefte beheersen en het RAR ook zelf verantwoordelijkheid te laten nemen voor de bedrijfsvoering en de resultaten, - _ op grond van wettelijke voorschriften is het RAR verplicht voorzieningen te vormen voor kwantificeerbare risico's, verplichtingen en verliezen, Het RAR hanteert de volgende uitgangspunten voor het risicomanagement; - _ Het RAR wil de continuiteit van de organisatiedoelen waarborgen en de vermogenspositie beschermen.
- _ Het RAR wil actief haar risico's beheersen en kunnen opvangen en wil voorkomen dat incidentele tegenvallende financiële resultaten verhaald moeten worden op de gemeenten.
VOOR
WAARMERK
(geanonimise rd) ACCOUNTANTS+
oD.
ADVISEURS
. Begeroo
Achet
3
RISICO'S
EN
BEHEERSMAATREGELEN
De beheersmaatregelen kunnen bestaan uit (een combinatie) van de volgende beheersstrategieën. a)
Vermijden. Het beleid dan wel de activiteit die dit risico veroorzaakt wordt stopgezet of op een andere, minder risicovolle manier voortgezet. Hiermee wordt de kans van optreden van het risico
b)
aanzienlijk verlaagd of tot nul gereduceerd. Verminderen. Om met het risico te kunnen omgaan, worden de organisatie of systemen daarbinnen aangepast. Hierbij valt te denken aan het maken of aanpassen van de procedure, opleiden of trainen van personeel. Hierdoor wordt de kans van het optreden van het risico verlaagd.
<)
d)
Overdragen. De uitvoering van risicovol beleid wordt opgedragen aan een derde partij, of er wordt een verzekering afgesloten. Voor deze overdracht dient wel een risicopremie respectievelijk een verzekeringspremie te worden betaald. Accepteren. Als een risico wordt geaccepteerd, wordt de eventuele financiële schade volledig door de weerstandscapaciteit afgedekt.
In de tabellen worden de huidige risico’s en beheersmaatregelen anno 2020 beschreven.
1.
Politiek bestuurlijke risico's
Risico's
Huidige beheersmaatrege
Risico dat de relatie met de gemeenten dan wel met het Waterschap verandert. Een gemeente kan (volgens de Gemeenschappelijke Regeling) uit de
tweederde van de stemmen nodig is om te kunnen uittreden en er dient een vaststellingsovereenkomst te worden gesloten waarin afspraken worden
gemeenschappelijke regeling treden indien de bestuursorganen van desbetreffende gemeente
gemaakt over de kosten van uittreding
hiertoe besluiten
Met het Waterschap Rivierenland is in 2014 een
1.
Stakeholders
In de gemeenschappelijke regeling is opgenomen dat
risico
contract afgesloten voor de komende tien jaar. Dit wordt stilzwijgend verlengd 2.
Eventuele wijzigingen in de Archiefwet kunnen
Nieuwe wet- en regelgeving
Wetgeving op het gebied van Archivering is onderhevig aan veranderingen. De verandering van investeringsbeslissingen en de omvang van de
invloed hebben op de wijze van archivering Daarnaast zijn voor de archivering van stukken de privacy/ en auteursrechten van belang. Bij het ontsluiten van werken van derden (bijvoorbeeld
verschillende
kranten) bestaat mogelijk de inbreuk op privacy of
wetgeving kan 0.a. van invloed zijn op de werkzaamheden.
auteursrechten. Dit vraagt mogelijk extra inzet om het digitaal toegankelijke archief weer deels onbereikbaar
5van
12
te maken
(geanonimise rd)
2.
3.
Maatschappelijke risico’s
Risico's
Huidige beheersmaatregel
Veranderende maatschappelijke verwachtingen
Verwachting is dat er steeds meer gedigtaliseerd
Risico dat het RAR veranderingen n de behoefte en
wordt en online beschikbaar komt.
eisen van gemeenten en inwoners niet tijdig signaleert. Informatievoorzienende taak van archief wordt belangrijk.
neventaak, wel als primaire taak. Het RAR heeft grote stappen gezet in vergelijking tot 2017: E-
Niet meer als
depot-dienstverlening is opgezet en in werking en
de digitalisering van het archief is geïntensiveerd en wordt verder uitgebouwd vanaf eind 2019. E.e.a. s budgettair
gewaarborgd.
Risico van technologische ontwikkelingen die van invloed zijn op de omvang en wijze van de uitoefening van de
Technologische ontwikkelingen die digitalisering en ontsluiting van archieven op andere manier mogelijk maken dragen het risico dat huidige
primaire taak.
investeringen onvoldoende renderen en nieuwe
4.
Technologische ontwikkelingen
investeringen nodig zijn.
3.
Organisatierisico’s
Huidige beheersmaatregel
ico’s
$ Bevoegdheden en verantwoordelijkheden Het risico dat de bevoegdheden en verantwoordelijkheden onvoldoende duidelijk zijn vastgelegd, ofwel onbekend zijn bij managers en bestuurders. Hierdoor kunnen mogelijk onrechtmatige en onbevoegde besluiten worden genomen rondom investeringen, personeelsbeleid, en juridische aangelegenheden. Fraude is een veelvormig fenomeen dat een risico vormt overal waar mensen intensief samenwerken en omgaan met middelen
en informatie. Onder fraude verstaan we
Binnen het RAR wordt gewerkt met een
scheiding van taken en bevoegdheden bij betalingen. Facturen en rekeningen worden dubbel gecontroleerd. Functiescheiding wordt toegepast, bijvoorbeeld in de besteding van budgetten, het betaalbaar stellen van facturen, en het opstellen van verkoopnota's. Er is een bestelprocedure geïntroduceerd. Sinds 2017 geldt de mandaatregeling directie.
bijvoorbeeld bedrog, vervalsing, misbruik, of manipuleren Jaarlijks wordt de financiële administratie
van gegevens.
gecontroleerd door de accountant
6.
Imagoschade
Een risico is dat het RAR of de functie van archivaris
Het RAR is bewust bezig met het bevorderen van een positieve beeldvorming bij burgers en
ernstige imagoschade oploopt. Bijvoorbeeld door
belanghebbenden.
incidenten met verwijtbaar of onacceptabe! gedrag van medewerkers. Dit kan tot gevolg hebben dat het RAR zal
communicatie-medewerker wordt dit verder
moeten
investeren in het beïnvloeden
van het
Door de functie
geprofessionaliseerd en wordt meer en meer ook gebruikt gemaakt van social media. Er is
maatschappelijk sentiment om haar taak goed uit te
voldoende draagviak voor de werkzaamheden
kunnen
van
voeren
het RAR.
VOOR WAARMERK 6van
12
(geanonimiseerd) ACCOUNT:
D
7.
Calamiteiten
(brand,
wateroverlast etc)
Risico bestaat dat het RAR getroffen wordt door calamiteiten als brand of overstroming. Ook diefstal, inbraak of vandalisme
vallen hieronder.
Dit Ievert een
mogelijke schadepost met zich mee.
Tijdens de bouw van het nieuwe pand zijn alle wettelijke (veiligheids)voorschiften voor
archiefruimtes in acht genomen. De archieven kunnen niet verzekerd worden,
aangezien alleen verzekerd kan worden tegen vervangingswaarde en de meeste archiefbescheiden niet vervangen kunnen worden
Kantoorinventaris en de bedrijfsuitrusting zijn wel verzekerd. Een calamiteitenplan is
aanwezig.
4.
Juridische
risico's
Huidige beheersmaatregel
Risico’s
8.
Niet naleven van de Wet- en regelgeving
Het RAR dient in haar bedrijfsvoering te voldoen aan diverse wetgeving. Het bewust of onbewust overtreden van wet- en regelgeving kan mogelijk schadeclaims en boetes tot gevolg hebben. Aktuele wetgeving is de Wet normalisering rechtspositie
ambtenaren welke per 1-1-2020 aktief wordt
Door het RAR wordt de ontwikkelingen rondom de wetgeving op de voet gevolgd. Desondanks blijft een klein risico bestaan dat wet- en regelgeving onbewust overtreden wordt.
Het RAR is aktief bezig aan te sluiten bij de nieuwe werkgeversvereniging samenwerkende
gemeentelijke organisaties. Het RAR perkt hiermee eventuele risico's optimaal in
5.
Financiële
risico's
Huidige beheersmaatrege
Risico’s
9.
Het renterisico is zeer beperkt aanwezig. Voor
Renterisico
Renterisico kan voor optreden door veranderingen in de
de middelen die aangetrokken zijn geldt een
rentestanden.
vast rentepercentage. Het RAR heeft relatief
Dit kan
leiden tot nadeel
door een
rentestijging of het niet profiteren van rentedalingen voor
gezien veel uitstaande middelen. Deze zijn
aangetrokken gelden. Voor uitstaande gelden kan het
echter volledig geoormerkt en betreffen de bouwleningen. Voor ongeveer 2,5 miljoen staan er gelden op spaarrekeningen. Daarnaast i voor de eventuele aflossing van een rentedeel een reserve gevormd.
leiden tot een
nadeel als de rente daalt.
VOOR 7van
12
WAARMERK
(geanonimiseerd) ACCOUNTANTS+
ADVISEURS
10.
Werkkostenregeling
Momenteel komt het RAR nog niet boven de
(WKR
Met ingang van 1 januari 2015 wordt de
1,7% qua onbelaste vergoedingen. De
werkkostenregeling van kracht. De werkkostenregeling bepaalt dat een werkgever maximaal 1,7% van de fiscale loonsom (loonsom < € 400.000 , daarboven 1,2%, tijdelijk
salarisadministratie
is de 1,7% verhoogd naar 3% i.v.m. Corona) aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan de
gevolgd.
is uitbesteed
aan
BvoWB.
Voor de rechtspositie en het P&O beleid wordt die van de gemeente Tiel zoveel mogelijk
werknemer mag geven. Bij het overschrijden van dit maximum wordt het meerdere belast met een eindheffing van 80% loonbelasting.
| 11. Vervanging van niet geactiveerd middelen
De omvang van de investeringen welke niet zijn
Het RAR heeft de aanschaf van apparatuur direct in exploitatie opgenomen. Zo wordt er niet afgeschreven op
geactiveerd blijkt na een korte inventarisatie
de scanners en website, camera's en laptops. Deze kennen echter wel een beperkte levensduur en zullen op
investeringen gespreid worden over de jaren Nieuwere grotere aanschaffingen worden geactiveerd en afgeschreven.
relatief klein. Bovendien kunnen mogelijk deze
den duur opnieuw aangeschaft moeten worden. Aangezien er geen afschrijvingslasten in de exploitatie opgenomen
zijn vormt de vervanging een toekomstig risico.
12. Niet voldoen aan voorwaarden voor subsidies Aan de (project)sudsidies het RAR krijgt zijn voorwaarden
Bijdragen aan de educatieve projecten van sponsors worden pas geïnd als het project
verbonden.
definitief doorgang heeft gevonden
Onder andere voor de tijdigheid en
verantwoording van bestede gelden.
Indien het RAR hier
niet aan kan voldoen kunnen gelden (deels) worden
teruggevorderd.
6.
Middelen
risico's
Huidige beheersmaatregel
Risico's
Het beheer van de ICT-systemen is belegd bij een derde partij, Spot ICT. In de contracten zijn duidelijke voorwaarden gesteld voor de te Ieveren kwaliteit van de dienstverlening.
13. Beschikbaarheid ICT-systemen Risico dat ICT-infrastructuur buiten werking is of onvoldoende
functioneert
Voor het begeleiden van eventuele
14. Inkooprisico's Binnen
het RAR
bestaat het risico dat verkeerde
of
onrechtmatige goederen en diensten worden ingekocht.
Dit
wordt verstrekt door de betrekkelijke onbekendheid met inkoopproces en aanbestedingsregels
aanbestedingen kan indien nodig expertise worden ingehuurd van de inkoopfunctionaris van
de Regio.
de controle
15.
Het RAR volgt het inkoopbeleid van
de gemeente Tiel Door aanscherpen van de interne bestelprocedure zijn de risico's minimaal en is verbeterd.
In de meerjarenbegroting is waar mogelijk
Onderhoud digitale volume
behouden. De digitalisering is veelal gefinancierd vanuit
rekening gehouden met de digitalisering van de archieven. De begroting is taakstellend, dus de omvang van de digitale archieven wordt beperkt
incidentele middelen maar brengen structurele kosten met
door de beschikbare
zich mee
gewenste omvang wordt momenteel niet bereikt
Naast papieren archieven ontstaan grote digitale archieven. De kosten nemen toe om digitale bestanden te
8van
12
middelen.
(geanonimise rd)
K
FSV ACCOUNTANTS+
ADVISEURS
De door
het RAR
16.
Het gebouwenbeheer is actief belegd bij een
Gebouwenbeheer
WE. Er is een meerjarenonderhoudsplan opgesteld. Het RAR reserveert jaarlijks ruim
Het beheer van de gebouwen en de mogelijke onbruikbaarheid of uitval ervan levert een risico op voor
het behalen van de organisatiedoelstellingen. Nieuwe wetgeving voor het Voorzieningenfonds VVE is geldend.
€30.900
voor onderhoud
Daarnaast zijn risico's op schades in verzekeringen gedekt. Desondanks blijft een zeer klein risico bestaan dat er in een jaar boven de maximale dekking aan schade ontstaat.
È
met
Risico’s samenhangend
de
medewerkers.
Huidige beheersmaatregel 77.
P&O
Verzuim
voert een
actief beleid
rondom
de
gezondheid en inzetbaarheid van medewerkers.
Het risico van het oplopen van het verzuim en minder beschikbaarheid van het personeel is een aanwezig risico. Daarnaast is de relatief hoge gemiddelde leeftijd van het personeelsbestand een oorzaak van relatief hoge verzuimcijfers.
Het verzuim was relatief hoog door met name één casus langdurig ziekteverzuim (inmiddels
opgelost) en meldingen i.v.m. de opvolging van de Corona-richtlijnen. Naar aanleiding van de RIVM maatregelen en de besluiten die de regering inzake Corona omstandigheden de afgelopen tijd afgegeven heeft, zijn bij het RAR
werkafspraken cq. procedures ontwikkeld, breed gecommuniceerd en n acht genomen 18. Strategisch personeelsbeleid: kwaliteit en flexibilteit
Het RAR
voert actief beleid om
medewerkers
personeelsbestand, Strategisch personeelsmanagement is gericht op een toekomstige organisatie welke beschikt over gekwalificeerd
ontwikkelen.
personeel. Het RAR kent een lage door- en uitstroom van
gemaakt van het flexibiliseren van de
personeel. Dit levert een potentieel risico op van hoge
organisatie.
kosten voor het personeelsbestand en een lagere
komende tijd opgesteld en opgestart ter verbetering van de flexibiliteit en veerkracht.
te
Hiervoor zijn leertrajecten en een
opleidingsbudget voor handen dat ook actief wordt
flexibiliteit.
besteed.
Daarnaast
wordt er werk
Een vitaliteitsprogramma wordt de
Regeling 'Generatiepact’ is gereed en ingevoerd Recentelijk heeft er door natuurljk verloop een
verjonging van het personeelsbestand plaatsgevonden.
9van
12
BIJ
VOOR WAARMERK
(geanonimiseerd)
ACCOUNTANTS+
ADVISEURS
4
INVENTARISEREN
EN KWANTIFICEREN
VAN
RISICO'S
In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe de risico's geïnventariseerd en gekwantificeerd worden. 41
Risico's en beheersmaatregelen
De inventarisatie van risico's heeft op basis van documentenanalyse plaatsgevonden. Een uitwerking van de risico’s van het RAR zijn te vinden in bijlage 1. De risico's voor het RAR worden onderverdeeld in categorieën. Deze indeling is gemaakt op basis van beproefde en door accountantsbureaus aanbevolen voorbeelden van risicomanagement. Deze zijn toegesneden op de specifieke situatie van het RAR. Voor de risico's zijn ook de beheersmaatregelen geïnventariseerd. 42
_
Kwantificeren van
risico's
In voorgaande paragraaf zijn alle risico's voor het RAR benoemd. In deze paragraaf wordt besproken op welke wijze we de risico's omzetten in bedragen. Het RAR hanteert voor het kwantificeren van de risico's een ondergrens van € 5.000 als uitgangspunt. De risico's met een financiële omvang onder deze grens kunnen wel benoemd worden,
maar worden
niet gekwantificeerd.
Uitgangspunten zijn:
>€5.000 en < €25.000
Zeer klein
>€25.000 en < €75.000
Klein gevolg
>€75.000en<€125.000
_ Gemiddeld gevolg
€100.000
>€125.000en<€175.000
_ Groot gevolg
€150.000
>€175.000
gevolg
Zeer Groot gevolg
Kanskla:
EE
1
minder dan1maalper5jaar
0,2
2
1 maal per 5 jaar
0,4
3
1 maal per ? jaar
06
4
1 maal per jaar
08
5
Meerdere keren per jaar
1
€250.000
EN
VOOR
WAARMERK
(geanonimiseerd) ACCOUNTANTS+
ADVISEURS
43
Gekwantificeerde
risico’s
Na een analyse van de risico’s komen we tot de volgende kwantificering van de risico's. De mutaties zijn n oranje (toename) en groen (afname) vermeld. Financieel
Risico's
Kansklasse
|Verwachtings
| Capaciteit
(Kans | gevolg
waarde
Totaal
A
B
(AxB)=C
Politiek bestuurlijke risie
1
Stakeholdersrisico
1
0,2
-
€0
€0
2
Nieuwe wet- en regelgeving
1
0,2
c
€ 100.000
€20.000
€ 100.000
€20.000
Maatschappelijke risico's
Verwachtingen maatschappij
1
Technologische ontwikkelingen
1
e
02
Jc
€100.000
€20.000
0,2
D
€ 150.000
€ 30.000
€ 250.000
€ 50.000
Organisatierisico
Bevoegdheden en verantwoordelijkheden
|2
04
|a
€15.000
€6.000
Imago
1
02
|B
€50.000
€10.000
€115.000
€36.000
€50.000
€ 20.000
€50.000
€20.000
Calamiteiten
2
04
|B
€50.000
€20.000
Juridische Risico's
[&_ [Niet naleven van wet- en regelgeving Financi
9 _ [Renterisico
2
risico’s
[oa
|B
2
06
|A
€15.000
[esoo|
10
Werkkostenregeling
2
0,4
A
€15.000
€6.000
11
Vervanging niet geactiveerde middelen
2
0,4
B
€50.000
€ 20.000
12
[Niet voldoen aan voorwaarden subsidies
[1
02
|a
€15.000
_
€95.000 Middelen
risico’s
13
Beschikbaarheid ICT-systemen
14 [Inkooprisico's
3
1
06
A
02 |a
€15.000
€15.000
H
15 _
[Onderhoud digitale volume
2
04
|a
€15.000
€6.000
16
[Gebouwenbeheer
1
02
|-
€0
€45.000
€0
_
3
06
|A
€15.000
€9.000
1
02
|c
€100.000
€20.000
€115.000
€29.000
€9.000
Risico’s m.b.t. medewerkers
17
18
[Veruim
| Strategische personeelsplanning
VOOR
11 van12
WAARMERK
(geanonimiseerd) ACCOUNTANTS+
D.D.
ADVISEURS
fiî R egeroo
Achet
44
Samenvattend
Op basis van de update van de risico's, de beheersmaatregelen en de mogelijke financiële gevolgen ontstaat het volgende overzicht. Ten aanzien van de inventarisatie van 2014 zijn er geen mutaties:
Politiek bestuurlijke risico's
€20.000
€20.000
€20.000
Maatschappelijke risico's
€50.000
€50.000
€50.000
-
Organisatierisico
€36.000
€ 36.000
€36.000
-
Juridische Risico's
€20.000
€ 20.000
€20.000
-
Financiële risico’s
€38.000
€32.000
€32.000
+€6.000
Middelen risico’s
€18.000
€15.000
€15.000
+€ 3.000
Risico's m.b.t. Medewerkers
€29.000
€29.000
€29.000
TOTAAL
€211.000
€202.000
€ 202.000
-
+€9.000
De normbedragen voor de Financiële risico’s en de Middelen risico's zijn enkel verhoogd alsgevolg van een verbeterde berekening in respectievelijk de velden ad 9 capaciteitstotaal, ad 12 Niet voldoen aan voorwaarden subsidies en het veld ad 14 Inkooprisico's. Conclusie:
Bovenstaande update van het benodigde weerstandsvermogen impliceert dat het normbedrag voor het weerstandsvermogen vanaf 2020 uitkomt op een bedrag € 211.000. Dit betekent een relatief kleine verhoging ten opzichte van 2019 van € 9.000
De geldende ratio van het weerstandsvermogen is door het Algemeen Bestuur in 2014 vastgesteld op ‘minimaal 1,0. Dit betekent voor het RAR dat het normbedrag €211000 x 1,0 een minimaal niveau van de
weerstandscapaciteit oplevert van € 211.000. Hiermee dient in de jaarrekening over 2020 mee te worden gerekend. De weerstandscapaciteit per 31 december 2019 bedroeg overigens € 397.437. De
meerjarenprognose van de balanspositie laat zien dat er tot en met 2024 geen consequenties te verwachten zijn. Ultimo 2024 bedraagt de prognose voor de weerstandscapaciteit €287.436 en is dus volgens de prognose nog steeds boven de norm.
VOOR
WAARMERK
(geanonimiseerd) ACCOUNTANTS+ ADVISEURS
Regroa
Achet
r