B2 08 Bijlage 1 Jaarstukken 2021 BWB.pdf
Tekst van het document
Jaarstukken 2021 BWB
Inhoudsopgave Jaarstukken 2021 Inleiding ................................................................................................................................................... 3 Samenvatting en financieel resultaat jaarrekening ................................................................................ 4 Vaststellingsbesluit ................................................................................................................................. 6 Deel 1 Jaarverslag.................................................................................................................................... 7 Programmaverantwoording .................................................................................................................... 7 Programma 1 | Personeel, Organisatie & Informatie ............................................................................. 7 Programma 2 | Financieel Advies ......................................................................................................... 10 Programma 3 | Financieel Beheer ........................................................................................................ 13 Programma 4 | ICT, Applicatiebeheer & GEO Basisregistraties............................................................
16 Programma 5 | Team Informatiebeheer .............................................................................................. 18 Programma 6 | Juridische zaken & Control .......................................................................................... 21 Programma 7 | Facilitaire Zaken & Inkoop ........................................................................................... 24 Programma 8 | Directie ........................................................................................................................ 26 Algemene dekkingsmiddelen ................................................................................................................ 28 Vennootschapsbelasting en onvoorzien ............................................................................................... 30 Paragrafen ............................................................................................................................................. 31 Paragraaf 1 | Weerstandsvermogen..................................................................................................... 32 Paragraaf 2 | Financiering .....................................................................................................................
36 Paragraaf 3 | Bedrijfsvoering ................................................................................................................ 39 Deel 2 Jaarrekening ............................................................................................................................... 41 Overzicht van baten en lasten .............................................................................................................. 41 Balans en toelichting per 31 december ................................................................................................ 44 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT)................... 53 Deel 3 Overige gegevens ....................................................................................................................... 55
2
Inleiding
Aan het bestuur, Hierbij treft u de jaarstukken 2021 aan, bestaande uit het jaarverslag en de jaarrekening. Ook 2021 was een uitdagend jaar voor BWB. Een jaar waarin de coronamaatregelen een duidelijk effect hebben gehad op de dienstverlening van BWB. We hebben onze diensten op niveau weten te houden, maar de impact op de beschikbare personele capaciteit van BWB is duidelijk merkbaar geweest. Maar niet alleen Corona heeft een effect gehad op onze medewerkers. Door de aanzuigende werking van de arbeidsmarkt is het personeelsverloop groter geweest dan andere jaren. De uitdagingen hebben we doorstaan en onze deelnemers hebben de gevraagde diensten geleverd gekregen, maar dit is naar de toekomst toe niet zonder effect gebleven. We zijn trots op het succesvol doorvoeren van de taakuitwisseling met de gemeente West-Betuwe, het begeleiden van de reorganisatie in de gemeente Tiel en het opzetten van een strategische personeelsplanning voor de gemeente Culemborg. Het was ook het jaar waarin we een stap hebben gezet om het financiële proces naar de toekomst toe beter te kunnen waarborgen. Met steun van de OR en het bestuur zijn de teams Financieel Beheer en Financieel Advies samengevoegd tot één team Financiën. De komende jaren moet zich dat uitbetalen in een robuuster financieel proces voor onze gemeenten. De bezetting bij Financiën was en blijft overigens een fors aandachtspunt.
In de huidige arbeidsmarkt is het lastig gebleken om tijdig vaste krachten te werven. Dit heeft geleid tot extra inhuurkosten. Deze extra kosten zullen ook in 2022 nog aan de orde zijn. In 2021 rondden we de vervanging van de ICT hardware af. Ook heeft een wereldwijd beveiligingslek geen effect gehad op onze digitale veiligheid. We startten twee onderzoeken naar onze strategische positie op het vlak van ICT en informatiemanagement. Met de resultaten uit de onderzoeken kunnen wij in 2022 meerjarige toekomstscenario’s voor onze ICT-dienstverlening voorleggen. Op juridisch vlak konden we onze dienstverlening goed handhaven. Ook voor AJZ mede dankzij inhuur. Het financiële resultaat eindigt positief op € 507.293. De samenstelling is vooral incidenteel. Een flink deel komt voort uit de eind 2021 gestarte inhaalslag op het archief: Van de daarvoor begrootte € 285.000 wordt voorgesteld €200.000 over te hevelen naar 2022. Dat geldt ook voor twee projecten die pas in 2022 afgerond kunnen worden ad €40.000 en €21.500. Van het resterende resultaat wordt voorgesteld dat te reserveren en in 2022 in te zetten voor het oplossen van knelpunten (o.a. arbeidsmarktproblematiek) en de doorontwikkeling van de (financiële) dienstverlening. Voor de volledige inhoudelijke en de financiële verantwoording over het jaar 2021 wordt verwezen naar de hierna volgende programma’s en paragrafen.
Christian Hamers & Jan-Hein van Beers Interim directeuren BvoWB
3
Samenvatting en financieel resultaat jaarrekening Algemeen De basis voor de opstelling van de programmabegroting 2021 was de programmabegroting 2020, aangevuld met de uitgangspunten zoals die in de Kaderbrief 2021 zijn geformuleerd. Bij de Voortgangsrapportages 2021 (VGR) Q2 en Q4 zijn vervolgens bijstellingen gedaan op basis van de meest recente inzichten en ontwikkelingen. Ten opzichte van de gewijzigde begroting komt deze jaarrekening uit op het volgende financieel resultaat: Saldo van baten en lasten Verrekening met reserves Saldo jaarrekening
111.390 395.903 507.293
Er is in 2021 een bedrag van € 395.903 aan de beschikbare reserves onttrokken ten gunste van de exploitatie. Zie ook de toelichting op de reserves (bladzijde 50). Het uiteindelijke resultaat 2021 van ruim € 507.000 kan in hoofdlijnen verklaard worden door de volgende oorzaken.
Verklaring voor de afwijking in de realisatie 2021 Hogere bijdrage gemeenten (casus Culemborg), terwijl de gemaakte kosten eerder alvast binnen de reguliere budgetten waren geboekt Vrijval stelpost Niet-bestede gelden voor inhaalslag archief Niet-bestede incidentele projectgelden voor nieuwe website (€ 40.000) en project digitale toegankelijkheid € 21.500) Geen gebruik centraal budget scholing en vorming Gesaldeerd geven de teambudgetten (salarissen, inhuur en directe teamkosten) een nadeel te zien van afgerond € 100.000 Minder gebruik innovatiebudget Overige kleinere verschillen (per saldo)
Bedrag (voordeel=V; nadeel=N) 100.000 V 85.000 V 200.000 V 61.500 V 130.000 V 100.000 N 36.000 V 5.000 N
Naar verwachting zijn de voordelen grotendeels incidenteel. Eventuele structurele effecten die tijdens het opstellen van de jaarstukken naar voren komen, worden via de VGR Q1 van 2022 in de begroting 2022 en 2023 verwerkt.
4
Bestemming van het resultaat Op basis van deze analyse en verklaringen wordt voorgesteld om bij de bestemming van het resultaat over het jaar 2021 in elk geval de volgende budgetten te herbestemmen: 1. Inhuurbudget ten behoeve van de inhaalslag archief € 200.000 2. Incidenteel projectbudget ten behoeve van nieuwe website € 40.000 3. Incidenteel projectbudget voor digitale toegankelijkheid € 21.500 Totaal € 261.500 Het resterende resultaat van € 245.793 nader te bestemmen en toe te voegen aan de Algemene Reserve.
5
Vaststellingsbesluit
Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling BWB, gezien het voorstel van 13 april 2022 tot vaststelling van de jaarstukken 2021,
Besluit: •
De jaarstukken 2021 vast te stellen conform het ontwerp;
•
Van het batige resultaat een bedrag van € 261.500 te bestemmen voor: - inhuurbudget voor inhaalslag archief € 200.000 - projectbudget nieuwe website € 40.000 - projectbudget digitale toegankelijkheid € 21.500
• Het restant resultaat ad € 245.793 nader te bestemmen en toe te voegen aan de Algemene Reserve.
Aldus besloten in de vergadering van 19 mei 2022.
De secretaris,
De voorzitter,
L. Busschops,
G. van Grootheest,
6
Deel 1 Jaarverslag Programmaverantwoording Programma 1 | Personeel, Organisatie & Informatie Inleiding Team POI is partner in business als het gaat om het optimaal laten functioneren en laten samenwerken van alle medewerkers van de gemeenten en BWB. POI levert een flinke bijdrage aan gezonde, vitale, productieve en gemotiveerde medewerkers. POI geeft integraal advies m.b.t. veranderingen op basis van strategische vraagstukken zoals veranderende wet- en regelgeving, nieuwe taken, nieuwe producten, andere klantbenadering en digitale transformatie. POI zet in op strategische en professionele advisering, zo nodig door andere teams te betrekken. Resultaten POI Doelen begroting 2021
Resultaat
Toelichting
•
Doorlopend. We nemen de gemeenten proactief mee in de ontwikkelingen.
•
Digitale dienstverlening is een thema op de projectenkalender. Daarnaast continu optimaliseren van ehrm.
•
Doorlopend. Vb gemeentelijke ontwikkelingen die tot structurele veranderingen leiden. Daarnaast wordt er wordt gewerkt aan een nieuw informatiebeleidsplan en doorontwikkeling van het jaarplan.
•
Ontwikkelgesprekken hebben plaatsgevonden. Individuele resultaten zijn afgesproken en
Invoeren nieuwe manier van dienstverlenen: •
Proactief handelen
•
Gerealiseerd/ op schema
•
Versterken digitale dienstverlening en werkprocessen
•
Gerealiseerd/ op schema
•
Aansluiten bij behoeften partners, koers houden, balans bewaken en ingrijpen waar nodig
•
Op schema/ doorlopend
•
Meten of de teamprestaties van voldoende niveau zijn, doelstellingen
•
Gerealiseerd
7
en prognoses worden gehaald en vragen om feedback
deels behaald en deels volgt later.
Uitvoeren POI kalender 2020-2021
Gerealiseerd
Uitvoering binnen de huidige capaciteit (met uitzondering van extra opdrachten/maatwerk)
Gerealiseerd
Uitvoering agenda bij sommige partners later in tijd weggezet door bijvoorbeeld tussentijdse organisatiewijzigingen. Denk aan activiteiten bij de gemeente Tiel. POI is op minimale sterkte, blijft extra capaciteit noodzakelijk om aan de wensen van de partners te voldoen. Voor grote extra projecten is nagenoeg geen capaciteit.
8
Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000
Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves toevoegingen onttrekkingen
Resultaat na bestemming
Primitieve Wijziging begroting 2021 1.790 612 10 244 1.780 368 ----1.780
----368
Begroting 2021 na wijziging 2.402 254 2.148
Werkelijk 2021 2.483 272 2.211
Verschil begroting -/rekening -81 18 -63
----2.148
----2.211
-----63
Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2021 wordt als volgt verklaard: De overschrijding op het budget van het team POI wordt voor een groot deel veroorzaakt door een te hoge inschatting van de mogelijke vrijval bij de Voortgangsrapportage, omdat geen rekening is gehouden met de generieke cao-stijging 2021 die ook nog uitbetaald moest worden. Daarnaast is er voor een groter bedrag ingehuurd dan voorzien was. De kosten van de Inhuurdesk worden via een fee (gebaseerd op € 1,60 per uur) in rekening gebracht bij de organisatie die heeft ingehuurd. Dat betekent dus ook dat deze – qua begroting – neutraal in dit programma is opgenomen. De werkelijke kosten en opbrengsten over het jaar 2021 laten een tekort zien van € 115.000. De hogere kosten hebben te maken met implementatie- en inrichtingskosten. Op basis van de bijgestelde businesscase is inzichtelijk gemaakt dat deze kosten in de exploitatie van de jaren 2022 en 2023 terugverdiend kan worden en zijn deze op de balans geplaatst. Daarmee is ook in de rekening 2021 het saldo van de Inhuurdesk nihil. Lasten Hogere salarislasten Hogere lasten inhuur Totaal lasten Baten Hogere bijdrage salarisadministratie Regionaal archief Totaal baten Gerealiseerd resultaat
V/N N N N
Bedrag 41 24 65
V V
2 2
N
63
9
Programma 2 | Financieel Advies Inleiding Team Financieel Advies levert producten en diensten aan de deelnemende gemeenten en aan de eigen organisatie. Hierbij zorgt de afdeling voor continuïteit en kwaliteit met betrekking tot advies beleid en ondersteuning bij het realiseren van de Kadernota, Begroting en Tussentijdse rapportages voor de vier organisaties. Voorts geeft Financieel advies invulling aan de Treasury taken, het uitvoeren van de verplichtingen ten aanzien van Rijksbelastingen, de Lokale belastingen en IV3. Resultaten Financieel Advies Doelen begroting 2021
Resultaat
Toelichting
Uitvoeren reguliere taken (toetsen bestuursvoorstellen, budgetgesprekken, bewaken realisatie P&C cyclus, project- of programmacontrol, risico’s in beeld brengen en bespreken)
Vertraagd
BWB procedures verlopen nog moeizaam en sluiten nog onvoldoende aan bij wat nodig is om vlot te rapporteren als VGR/Jaarrekening/ begroting opgeleverd moet worden. Wel zijn verbeteringen gerealiseerd in 2021. De procedures binnen de gemeentes verlopen conform vereisten.
De besturen, het management en andere betrokkenen bij deze organisaties in staat stellen om aan financiële wet- en regelgeving te voldoen, de organisatie te besturen en hierover verantwoording af te leggen.
Gerealiseerd
De procedures in het kader van besluitvorming vragen nog aandacht om deze beter aan te laten sluiten bij de dossiervorming van projectadministratie, de financiële administratie en de investeringen / materiele vaste activa administratie. De toegang tot de financiële informatie is verbeterd.
In samenwerking met de partners uitvoering geven aan het verbeteren van de administratieve organisatie en interne controle processen.
Vertraagd
Met de doorontwikkeling van de financiële functie en één team Financiën wordt hier een vervolg aan gegeven.
Het door ontwikkelen en verbeteren van de financieel management- en bestuur informatie.
Gerealiseerd
De oplevering en doorontwikkeling van de VGR is een belangrijke en ingrijpende stap voorwaarts geweest. Wel is doorontwikkeling noodzakelijk om te komen tot een verdere verbeterslag. Met de doorontwikkeling van de financiële functie en één team Financiën 10
wordt hier een vervolg aan gegeven. Het versterken van de competenties van de adviseurs.
Vertraagd
Het versterken van de competenties is een continue proces. Met de doorontwikkeling van de financiële functie en één team Financiën wordt hier een vervolg aan gegeven.
Het robuuster en minder kwetsbaar maken van de taken door onder andere heldere taak- en resultaatbeschrijvingen en het creëren van een goed werkklimaat (Organisatie)
Vertraagd
Met de doorontwikkeling van de financiële functie en één team Financiën wordt hier een vervolg aan gegeven.
11
Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000
Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves toevoegingen onttrekkingen
Resultaat na bestemming
Primitieve Wijziging begroting 2021 1.925 25 --1 1.925 24 ----1.925
----24
Begroting 2021 na wijziging 1.950 1 1.949
Werkelijk 2021 1.923 2 1.921
Verschil begroting -/rekening 27 1 28
----1.949
----1.921
----28
Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2021 wordt als volgt verklaard: De lagere kosten bij team Financieel advies worden voornamelijk veroorzaakt door ogenschijnlijk lagere inhuurkosten dan begroot. Bij de voortgangsrapportage Q4 is al een inschatting gemaakt voor het laatste kwartaal. Maar de inhuur van een financieel adviseur, financieel beheer, interim teamhoofd, belastingmedewerkers en de Treasurer is pas in het laatste kwartaal van start gegaan en daardoor zijn de kosten in 2021 ook lager. Deze kosten komen in 2022 in volle omvang in beeld. De kosten voor cursussen en trainingen zijn veel lager dan begroot en worden o.a. veroorzaakt door de beperkingen vanwege Corona. Door de negatieve rente op kasgeldleningen is er in 2021 sprake van meer rentebaten dan kosten. Lasten Lagere lasten inhuur Lagere lasten cursussen en trainingen Overige kleinere verschillen Totaal lasten Baten Hogere rentebaten Totaal baten Gerealiseerd resultaat
V/N V V V V
Bedrag 16 8 3 27
V V
1 1
V
28
12
Programma 3 | Financieel Beheer Inleiding Het team Financieel beheer van BWB levert financiële producten en diensten aan voor de deelnemende gemeenten en de eigen organisatie. Kerntaken hierbij zijn: - Zorgen voor een goed georganiseerde administratie (volgens wettelijke eisen en BBV); - Het zorgvuldig bewaken van de verzekeringsportefeuille; - Het proactief reageren op knelpunten; - Meebewegen in de doorontwikkeling van onze partners. Resultaten Financieel Beheer Doelen begroting 2021
Resultaat
Toelichting
De besturen, het management en andere betrokkenen bij deze organisaties in staat stellen om aan financiële wet- en regelgeving te voldoen, de organisatie te besturen en hierover verantwoording af te leggen.
Gerealiseerd
Zowel voor de BWB als voor de drie partnerorganisaties is dit doel gerealiseerd. Het proces van realisatie verdient echter aandacht om te komen tot meer voorspelbaarheid en een robuustere organisatie ervan.
Uitvoeren reguliere taken (zorgen voor een goed georganiseerde administratie die aan de wettelijke eisen voldoet,
Gerealiseerd / vertraagd
De basisuitvoering van de reguliere taken scoort een voldoende. Daarmee voldoen we aan onze wettelijke eisen. Het proactief handelen op knelpunten en meebewegen in de doorontwikkeling van de partners is onvoldoende gerealiseerd.
In samenwerking met de partners verder voortzetten van het harmoniseren en standaardiseren van interne werkwijzen of werkprocessen;
Vertraagd
Voor verschillende werkwijzen en werkprocessen is standaardisatie doorgevoerd.
Het verder door ontwikkelen van financiële management- en bestuursinformatie
Gerealiseerd
Als onderdeel van het ontwikkelplan financieel beheer zijn het Dashboard Geld en nieuwe rapportages uitgerold.
Het intern controle proces verder doorontwikkelen
Vertraagd
In het laatste kwartaal van 2021 is een structurele verbeteraanpak voor de interne controle (VIC) ontwikkeld, met instemming van de drie gemeenten. Dit plan zet ook de rollen voor de 1e lijnscontrole scherper neer. In
zorgvuldig bewaken verzekeringsportefeuille, proactief reageren op knelpunten en meebewegen in de doorontwikkeling van de partners)
13
2022 zal gestart worden met de doorontwikkeling van deze 1e lijnscontrole’s Het versterken van de advies- en ondersteuningsfuncties
Vertraagd
Met de doorontwikkeling van de financiële functie en één team Financiën wordt hier een vervolg aan gegeven.
Het gericht opleiden of begeleiden van medewerkers in hun functie-uitoefening en ontwikkelen van competenties (talentontwikkeling)
Vertraagd
Het versterken van de competenties is een continue proces. Hieraan is in 2021 onvoldoende aandacht besteed.
Het robuuster en minder kwetsbaar maken van de taken door onder andere heldere taak- en resultaatbeschrijvingen en het creëren van een goed beter werkklimaat.
Vertraagd
Met de doorontwikkeling van de financiële functie en één team Financiën wordt hier een vervolg aan gegeven.
14
Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000
Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves
Primitieve Wijziging begroting 2021 1.498 382 12 6 1.485* 376
toevoegingen
----Resultaat na bestemming 1.485 * verschil wordt veroorzaakt door afronding onttrekkingen
----376
Begroting 2021 na wijziging 1.880 18 1.862
Werkelijk 2021 1.910 18 1.892
Verschil begroting -/rekening -30 ---30
----1.862
----1.892
-----30
Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2021 wordt als volgt verklaard: Ten opzichte van de bijgestelde begroting is het loonbudget overschreden als gevolg van de nabetaling vanwege de generieke cao-aanpassing, waarmee onvoldoende rekening was gehouden. Door meer inhuur als gevolg van ziekte is ook dit budget licht overschreden. Deels worden deze hogere kosten goed gemaakt door lagere kosten voor cursussen en trainingen. Lasten Hogere salarislasten Hogere lasten inhuur Lagere lasten cursussen en trainingen Totaal lasten Baten
V/N N N V N
Totaal baten Gerealiseerd resultaat
Bedrag 30 10 10 30
--N
30
15
Programma 4 | ICT, Applicatiebeheer & GEO Basisregistraties Inleiding Op het vakgebied ICT, Applicatiebeheer en GEO Basisregistraties levert BWB kwalitatieve producten en diensten aan de gemeenten Culemborg, Tiel, West Betuwe en de eigen organisatie. Doelstelling is het zorgdragen voor continuïteit, beschikbaarheid en doorontwikkeling van informatievoorziening van Culemborg, Tiel en West Betuwe. Het gaat hierbij om het borgen van kwaliteit en ondersteuning van de applicaties, gegevens en ICT infrastructuur. Doelstelling bij de doorontwikkeling is dat zoveel als mogelijk gebruik wordt gemaakt van de kennis en ervaring van ICT en Applicatiebeheer en het gebruik van de zelfde hard- en software binnen de drie gemeenten ten behoeve van kwaliteit, effectiviteit en efficiency. Resultaten ICT, Applicatiebeheer & GEO Basisregistraties Doelen begroting 2021
Resultaat
Toelichting
Uitvoeren reguliere taken (beheer, ondersteuning en actueel houden van basis- en kernregistraties, applicaties, websites en technische-infrastructuur. Gegevensuitwisseling, ondersteunen gebruikers en functioneel beheerders en het voeren van regie en contractmanagement. Deelname aan projecten).
Gerealiseerd
Uitvoering van het reguliere beheer heeft wel onder druk gestaan door het uitlopen van het project ‘nieuwe ICT Infrastructuur’. Ook het vele thuiswerken door Corona heeft voor extra werkdruk gezorgd.
Uitvoeren van het informatiebeleid 20182021 met door de gemeenten vast te stellen projecten
Gerealiseerd
Het portfolio 2021 is tussentijds bijgesteld. Dit ging met enige vertraging gepaard, vanwege de moeilijk vervulbare vacature van portfoliomanager.
Vervangen van de ICT werkplekken en telefoniediensten
Vertraagd
De aanpak is met vertraging vastgesteld door de gemeenten. Uitvoering volgt in 2022.
Invoering van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) ter vervanging van de BIG.
Gerealiseerd
De BIO is een zeer omvangrijk en ingrijpend project. De uitvoering loopt door tot in 2022. De kosten zijn naar beneden bijgesteld.
Diverse projecten t.g.v. wettelijke ontwikkelingen
Gerealiseerd
Portfolio is tussentijds bijgesteld en in uitvoering. Meeste projecten zijn binnen scope afgerond.
Verwerken van nieuwe en huidige werkvoorraden, in de basis- en kernregistraties;
Gerealiseerd
Heeft gerealiseerd in een voldoende ENSIA score.
16
Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000
Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves
Primitieve Wijziging begroting 2021 5.521 917 291 -178 5.229* 1.096
toevoegingen
----Resultaat na bestemming 5.229 * verschil wordt veroorzaakt door afronding onttrekkingen
----1.096
Begroting 2021 na wijziging 6.438 113 6.325
Werkelijk 2021 6.526 119 6.407
Verschil begroting -/rekening -88 6 -82
----6.325
----6.407
-----82
Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2021 wordt als volgt verklaard: Bij de kosten van het team ICT zijn de loonkosten bij de Q2-rapportage te sterk afgeraamd en is geen rekening gehouden met de nabetaling als gevolg van de generieke cao-aanpassing. De inhuurkosten voor de verschillende projecten zijn hoger dan verwacht. Deze hogere lasten worden deels gecompenseerd door lagere kosten als gevolg van cursussen en trainingen. Het totaal van de overige ict kosten en verbindingen loopt in de pas met het totaal van de bijgestelde begroting. Wel zijn er de nodige verschuivingen en afwijkingen op de verschillende onderdelen. Deze verschillen worden nog verder geanalyseerd en op basis daarvan worden de budgetten (op de verschillende onderdelen) structureel bijgesteld. Dit zal in de voorjaarsrapportage 2022 gestalte krijgen. Het incidentele inhuurbudget voor aanpassing van de website (€ 40.000) is in 2021 niet besteed en zal – naar verwachting – in 2022 nog wel benodigd zijn. Derhalve is dit bedrag opgenomen bij de resultaatbestemming. Ook voor het project MS365 (digitale toegankelijkheid) is in 2021 incidenteel budget (€ 21.500) beschikbaar gesteld, dat nog niet voor dat doel is ingezet. Ook dit bedrag is opgenomen bij de resultaatbestemming.
Lasten Hogere salarislasten Hogere lasten inhuur Hogere lasten uitbestede werkzaamheden Lagere lasten cursussen en trainingen Totaal lasten Baten Hogere inkomsten doorleveringen Totaal baten Gerealiseerd resultaat
V/N N N N V N
Bedrag 48 32 19 11 88
V N
6 6
N
82
17
Programma 5 | Team Informatiebeheer Inleiding Het team staat voor de opgave om partners in staat te stellen om succesvol te zijn door informatie actueel en volledig te verwerken en duurzaam toegankelijk te beheren. Wij voeren onze missie eenvoudig, snel, onafhankelijk en toegesneden op de situatie van de klant uit. Als partner willen wij onze meerwaarde vergroten door constante en intensieve samenwerking. Sparringpartners en nabijheid staan hier in centraal. Dit vertaalt zich in de manier van werken en houding & gedrag van de IB collega’s. Resultaten Informatiebeheer Doelen begroting 2021
Resultaat
Toelichting
Uitvoeren reguliere taken (het ondersteunen van gebruikers met post-, archief-, en repro-, diensten. Waaronder de toegang tot de registraties).
Op schema
Deze taken worden in de lijn uitgevoerd.
Verbinden met de klanten om samen de informatie levering, verwerking en verzorging te verbeteren;
Op schema
Consulenten en adviseurs zijn gepositioneerd. Men weet team informatiebeheer te vinden. Aan de ene kant doordat dit jaar actief bekendheid is geven aan de taken en de medewerkers binnen het team via JIP. Aan de andere kant is Topdesk een goed en bekend kanaal om meldingen te doen of vragen te stellen aan team informatiebeheer.
Migreren van de archieven uit de voormalige decentrale document management systemen (DMS-en Decos en Corsa) naar de centrale record management applicatie (DJUMA);
Niet gerealiseerd
Uit onderzoek is gebleken dat Djuma niet geschikt is om archieven met een andere structuuropbouw, zoals wel het geval is in de voormalige DMS’en, te ontvangen en beheren. Dit is via een memo (GZDBWB277876/ 277924) in november 2021 aan het GO&O voorgelegd. De komende drie jaar worden de archieven in afgeslankte vorm beheerd in de oude DMS’en tot het beoogde doelsysteem (e-depot RAR) klaar is voor ontvangst.
Verbeteren van de eigen organisatie en interne processen om samen met de
Op schema
Afgelopen jaar is veel energie gestoken in het inrichten en 18
klanten toe te werken naar de benoemde doelstellingen.
beschrijven van informatiebeheerprocessen ten behoeve van de eigen werkzaamheden op het gebied van postregistratie, archiefbeheer en het eigen team.
Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000
Primitieve Wijziging begroting 2021 2.008 -351 29 60 1.979 -411
Begroting 2021 na wijziging 1.657 89 1.568
Werkelijk 2021 1.276 67 1.208*
Verschil begroting -/rekening 381 -22 360*
----onttrekkingen ----Resultaat na bestemming 1.979 -411 * verschillen worden veroorzaakt door afronding
----1.568
----1.208
----360
Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves toevoegingen
Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2021 wordt als volgt verklaard: Bij het team Informatiebeheer is eind 2021 een budget voor inhuur van € 285.000 beschikbaar gesteld om een inhaalslag te maken met het archiefbeheer. Daarbij is meteen aangegeven dat dit budget wellicht slechts voor een deel in 2021 besteed zou worden en dat de activiteiten zouden doorlopen naar 2022 (en mogelijk zelfs 2023). Het niet-bestede deel van 2021 zou dan bij de resultaatbestemming van het jaar 2021 herbestemd kunnen worden. Uiteindelijk is een bedrag van € 200.000 niet besteed en dit bedrag is opgenomen bij de resultaatbestemming. De overige voordelen in dit programma hebben betrekking op: • Minder kosten innovatie en ontwikkeling € 35.000 • Lagere loonkosten € 25.000 • Minder kosten voor uitbesteed werk € 25.000 • Cursussen en trainingen € 5.000 • Inkomsten ODR € 63.000 • Overige baten en lasten € 6.000
19
Lasten Lagere lasten inhuur (archief) Lagere lasten maatwerkprojecten (staan lagere inkomsten tegenover) Lagere lasten innovatie en ontwikkeling Lagere salarislasten Lagere lasten uitbestede werkzaamheden Lagere lasten cursussen en trainingen Overige kleinere verschillen Totaal lasten Baten Lagere inkomsten maatwerkprojecten Niet begrote inkomsten ODR Overige kleinere verschillen Totaal baten Gerealiseerd resultaat
V/N V V V V V V V V
Bedrag 200 87 35 25 25 5 4 381
N V V N
87 63 2 22
N
360
20
Programma 6 | Juridische zaken & Control Inleiding We willen onze deelnemers voorzien van kwalitatief hoogwaardige, robuuste advisering en een uitstekende behandeling van bezwaren en klachten. Daarbij hebben we aandacht voor onze zichtbaarheid en zorgen we voor een laagdrempelige toegang tot onze dienstverlening. Wij willen onze deelnemers optimaal gebruik laten maken van onze kennis en de kennis binnen ons professionele netwerk. Voor de verbijzonderde interne controle geldt eveneens dat (het waarborgen van) de kwaliteit van de reguliere taken voorop staat. Daarnaast willen we de kwaliteit die we reeds in huis hebben beter tot zijn recht laten komen door te verkennen hoe we de samenwerking met de deelnemers verder kunnen verbeteren. Resultaten Juridische zaken & Control Doelen begroting 2021
Resultaat
Toelichting
Onze focus blijft gericht op het borgen – en verder ontwikkelen – van kwaliteit en het realiseren van robuuste dienstverlening. Dat doen we door scholing, kennisuitwisseling en het investeren in een professioneel kennisnetwerk. Hierdoor kunnen wij op elk gewenst moment deelnemers voorzien van passend juridisch advies.
Op schema
Ook AJZ is de afgelopen tijd met incidentele personele tekorten geconfronteerd. In overleg met de partners is er voor gekozen om de dienstverlening middels inhuur op peil te houden. Dat is gelukt. We hopen de inhuur in ‘Q1 ‘22 grotendeels te kunnen afbouwen. Omdat is voorkomen dat er achterstanden zijn ontstaan kunnen we volgens plan investeren in kennisuitwisseling en het intensiveren van de samenwerking met de deelnemers. De eerste vruchten hiervan zijn een kennissessie over burgemeesterbevoegdheden en voorlichting en afstemming omtrent de geharmoniseerde klachtenregeling. Op teamniveau staat nog een voor de deelnemers in eigen huis te ontwikkelen basiscursus Awb op het programma.
Daarnaast gaan wij voor onze partners een verkenning doen naar de mogelijkheden van juridische kwaliteitszorg.
Gerealiseerd
Verkenning is voltooid. We realiseren een beperkte vorm van kwaliteitszorg door slim gebruik te maken van bestaande 21
mogelijkheden en middelen. Een recent resultaat daarvan is dat we middels een eindstage een bijdrage leveren aan de implementatie Wet open overheid en de Wet nadeelcompenstatie 4.5 Awb. Onze specialisten interne controle en auditing gaan met onze deelnemers op een aantal nader te kiezen thema’s op zoek naar optimalisaties van de samenwerking met partners en accountant.
Op schema
Beleidsontwikkelingen VGR Q2 2021 Rechtmatigheidsverantwoording
Resultaat* Vertraagd
Een en ander is uitgewerkt in ons VIC-jaarplan. Er is gekozen voor een “on the job training” methode. In overleg met de gemeenten is er bovendien gekozen voor aangescherpte werkwijze en daaraan verbonden versterking (in ’22) van het team VIC, met 1 Fte Coördinator/senior-specialist VIC en tijdelijk 0,8 Fte specialist VIC. De inhoudelijke aansturing vindt voortaan plaats vanuit de controllers van de gemeenten en de controller BWB.
Toelichting Gemeenten en BWB moeten per verslagjaar 2022 zelf in de jaarrekening verantwoording afleggen over de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur. De accountant beperkt zich dan tot een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Als gevolg van de hoge werkdruk en beperkte capaciteit is er in Q4 ’21 weinig uitvoering gegeven aan voorbereiding tbv de rechtmatigheidsverantwoording. We verwachten (na werving van een senior adviseur VIC) een inhaalslag te kunnen maken vanaf Q2 2022.
22
Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000
Primitieve Wijziging begroting 2021 1.403 409 --115 1.403 294
Begroting 2021 na wijziging 1.812 115 1.698*
Werkelijk 2021 1.873 105 1.767*
Verschil begroting -/rekening -60* -9* -69
--------Resultaat na bestemming 1.403 294 * verschillen worden veroorzaakt door afronding
----1.698
----1.767
-----69
Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves toevoegingen
onttrekkingen
Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2021 wordt als volgt verklaard: De overschrijding van de kosten bij het team JZ en Control wordt geheel veroorzaakt door extra kosten van inhuur. Deze inhuur is hoger als gevolg van vacatures en doorlopende inhuur in verband met langdurig ziekteverzuim. Ook voor de extra activiteiten in verband met verbijzonderde interne controle zijn meer kosten gemaakt. Binnen het teambudget is sprake van een kleine vrijval op de loonkosten. Lasten Hogere lasten inhuur Lagere salarislasten Lagere lasten licenties en onderhoud programmatuur Lagere lasten maatwerkprojecten (staan lagere inkomsten tegenover) Overige kleinere verschillen Totaal lasten Baten Lagere inkomsten maatwerkprojecten Verschil subsidie RIEC Totaal baten Gerealiseerd resultaat
V/N N V V V V N
Bedrag 86 10 8 5 3 60
N N N
5 4 9
N
69
23
Programma 7 | Facilitaire Zaken & Inkoop Inleiding Samenwerken op het gebied van facilitaire dienstverlening en inkoop biedt vanuit verschillende invalhoeken voordelen. Vanuit de positie van de facilitaire organisatie bezien geeft de samenwerking vakinhoudelijke kansen voor het ontwikkelen en organiseren van de verschillende taakvelden. De positie van de medewerkers geeft in de samenwerking kansen voor verdere vakinhoudelijke en persoonlijke ontwikkeling. Resultaten Facilitaire zaken & Inkoop Doelen begroting 2021
Resultaat
Toelichting
Gerealiseerd De diensten vanuit de producten -en dienstencatalogus worden verder gedigitaliseerd, werk processen verbeterd en geharmoniseerd.
Door de integratie van West Betuwe hebben we onze ‘servicedesk’ diensten, mede door TOPdesk, uitgebreid en kunnen alle partners gebruik maken van onze (digitale) dienstverlening. Het blijft uiteraard een doel om continue processen te blijven verbeteren.
Op schema
Het nieuwe teamplan 2022-2023 is in concept gereed. In het verlengde hiervan wordt nu verder doorgewerkt aan het (strategisch) personeelsplan. Hierin worden de gemaakte keuzes en effecten uit het Teamplan vertaald naar de toekomstig personele inzet. Het project toegansgverleningsysteem is vertraagd, omdat in samenspraak met de partners de scope is uitgebreid met oa het onderdeel camerabewaking.
We gaan inzetten op de doorontwikkeling van het team aan de hand van het Teamplan FZ&I 2020-2021. Daarin zijn 4 thema’s opgenomen, customer excellence, de medewerker, duurzaamheid en organisatie & processen. Dit doen wij door middel van 4 kernwaarden: enthousiast, proactief, samen en vakmanschap. Binnen het thema medewerker gaan we werken aan de ontwikkeling van de kernwaarden. Ook blijven we ons ontwikkelen op het gebied van klantbenadering en willen we binnen BWB werken naar een integrale Servicedesk. Op het gebied processen willen we toewerken naar 1 centraal toegangsverleningssysteem voor alle drie de partners.
24
Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000
Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves
Primitieve Wijziging begroting 2021 1.734 104 --147 1.734 -43
toevoegingen
----Resultaat na bestemming 1.734 * verschil wordt veroorzaakt door afronding onttrekkingen
-----43
Begroting 2021 na wijziging 1.838 147 1.692*
Werkelijk 2021 1.794 129 1.665
Verschil begroting -/rekening 44 -17* 27
----1.692
----1.665
----27
Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2021 wordt als volgt verklaard: Het voordeel binnen dit programma heeft een aantal oorzaken: • Lagere loonkosten als gevolg van vacatures en vergoedingen ziekte • Lagere kosten kantoorartikelen, huur, cursussen, etc. • Lagere kosten als gevolg van minder uitvoering onderzoek inkoop; hiertegenover staan navenant lagere directe inkomsten van de partners Lasten Lagere salarislasten Hogere verhaalde loonkosten Hogere lasten inhuur Lagere lasten uitbestede werkzaamheden Lagere huurkosten Overige kleinere verschillen Totaal lasten Baten Lagere inkomsten maatwerkprojecten Hogere inkomst uitgeleend personeel Hogere vergoeding loonkosten Werkzaak Totaal baten Gerealiseerd resultaat
V/N V V N V V V V
Bedrag 34 15 23 10 4 4 44
N V V N
31 6 8 17
V
27
25
Programma 8 | Directie Inleiding Zie voor een nadere toelichting de paragraaf bedrijfsvoering. Resultaten Directie Zie voor een nadere toelichting de paragraaf bedrijfsvoering. Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000
Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves toevoegingen onttrekkingen
Resultaat na bestemming
Primitieve Wijziging begroting 2021 943 -43 ----943 -43 ----943
-----43
Begroting 2021 na wijziging 900 --900
Werkelijk 2021 661 --661
Verschil begroting -/rekening 239 --239
----900
----661
----239
Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2021 wordt als volgt verklaard: Binnen dit programma zijn de extra incidentele kosten van de casus Culemborg verantwoord. Deze zijn in eerste instantie voldaan vanuit het directiebudget, maar hier staat wel een extra bijdrage van de gemeenten vanuit de afwikkeling van het jaarwerk 2020 (zie programma Algemene dekkingsmiddelen) tegenover. Vanuit de jaarrekening 2020 is een stelpost opgenomen om budgetten structureel – waar nodig – op orde te brengen. Deze stelpost is gedurende het begrotingsjaar 2021 slechts ten dele aangewend. Op begrotingsbasis was nog € 85.000 beschikbaar, die nu dus in het resultaat vrijvalt. Bij management en ondersteuning is vervolgens sprake van de volgende afwijkingen: • Hogere kosten als gevolg van de werkkostenregeling € 38.000 N • Lagere loonkosten/vergoedingen ziekte € 22.000 V • Lagere representatiekosten € 15.000 V • Lagere kosten uitbesteed werk € 18.000 V Het budget voor centraal aangestuurde opleidingen en trainingen is dit jaar nagenoeg geheel onbenut gebleven, waardoor een budget van ruim € 130.000 (waarvan € 40.000 overgekomen uit het jaar 2020) vrijvalt in het resultaat. De overige voor- en nadelen binnen dit programma vallen ongeveer tegen elkaar weg.
26
Lasten Vrijval stelpost Niet benut budget opleidingen en trainingen Hogere lasten werkkostenregeling Vergoedingen ziekte & lagere salarislasten Lagere representatiekosten Lagere lasten uitbesteed werk Overige kleinere verschillen Totaal lasten Baten
V/N V V N V V V V V
Totaal baten Gerealiseerd resultaat
Bedrag 85 131 38 22 15 18 6 239
--V
239
27
Algemene dekkingsmiddelen Inleiding In dit hoofdstuk nemen we algemene baten en lasten op die niet aan een ander programma zijn toe te rekenen. De baten bestaan uit de bijdragen van de deelnemers. Bijdragen van deelnemers Het exploitatieresultaat van BWB wordt gedekt uit de bijdragen van de deelnemers. De bijdragen zijn bepaald door een zo objectief mogelijke verdeelsleutel vast te stellen. In deze jaarrekening verdelen we de kosten op basis van het vastgestelde verdeelmodel over de 3 gemeenten. De nieuwe verrekensystematiek gaat uit van de totale begrotingsomvang van BWB. Voor 2021 zijn de effecten voor 50% doorgevoerd. Op basis hiervan zijn voor 2021 de volgende bedragen bij de gemeenten in rekening gebracht:
Culemborg Tiel West Betuwe Totaal
Bedrag Percentage 5.518.997 30,93 6.501.129 36,43 5.823.100 32,64 17.843.226 100,00
Reserves In 2021 hebben er ten gunste van de exploitatie onttrekkingen aan de beschikbare reserves plaats gevonden tot een bedrag van € 395.903. Wat heeft het gekost? Bedragen x € 1.000
Lasten Baten Resultaat voor bestemming Mutaties reserves toevoegingen onttrekkingen
Resultaat na bestemming
Primitieve Wijziging begroting 2021 ----16.480 1.266 -16.480 -1.266 -----16.480
--396 -1.662
Begroting 2021 na wijziging --17.745 -17.745*
Werkelijk 2021 -17.843 -17.843
Verschil begroting -/rekening --98 -98
--396 -18.141
--396 -18.239
-----98
* verschil wordt veroorzaakt door afronding
Het verschil tussen het begrote en werkelijke saldo 2021 wordt als volgt verklaard: Ten opzichte van de bijgestelde raming in de begroting is er € 100.000 meer ontvangen dan begroot. Bij de afwikkeling van het resultaat 2020 is besloten om ook de afrekening van de gemaakte kosten in het kader van de zogenaamde casus Culemborg aan de gemeenten in rekening te brengen.
28
Deze bijdrage is niet in een begrotingswijziging opgenomen. De kosten voor deze activiteit zitten verwerkt in de kosten van het programma Management en ondersteuning en worden binnen de reguliere budgetten opgevangen. Lasten
V/N
Bedrag
Totaal lasten Baten Casus Culemborg Overige kleinere verschillen Totaal baten
--V N V
100 2 98
Gerealiseerd resultaat
V
98
29
Vennootschapsbelasting en onvoorzien Inleiding Volgens de voorschriften van het BBV moet het bedrag voor de heffing voor de vennootschapsbelasting worden opgenomen en inzicht worden gegeven in het gebruik van het geraamde bedrag voor onvoorzien. Vennootschapsbelasting In 2021 is een voorlopige aanslag vennootschapsbelasting ontvangen, die naar verwachting volledig terugkomt van de belastingdienst en daarom ook niet in de exploitatie is verwerkt. Onvoorzien In de begroting is geen post onvoorzien geraamd en er is derhalve ook geen gebruik van gemaakt.
30
Paragrafen In de paragrafen wordt ingegaan op het beleid met betrekking tot de beheersmatige aspecten van de organisatie. In het besluit Begroting en Verantwoording (BBV) staat aangegeven dat in de programmabegroting tenminste de navolgende paragrafen opgenomen moeten zijn: 1. Weerstandsvermogen; 2. Financiering; 3. Bedrijfsvoering. De volgende paragrafen zijn niet op BWB van toepassing en zijn daarom niet in deze jaarstukken opgenomen of verder toegelicht: 1. Lokale heffingen; 2. Onderhoud kapitaalgoederen; 3. Verbonden partijen; 4. Grondbeleid.
31
Paragraaf 1 | Weerstandsvermogen De paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing geeft informatie over weerstandscapaciteit, risico’s, het beleid omtrent weerstandscapaciteit en een aantal kengetallen. Dit is overeenkomstig hetgeen is voorgeschreven in de BBV. Het weerstandsvermogen De hoogte van het weerstandsvermogen is gebaseerd op de relatie tussen de risico's waar geen specifieke maatregelen voor zijn getroffen enerzijds en de capaciteit van middelen en mogelijkheden die de organisatie heeft om niet geraamde kosten op te vangen anderzijds (BBV art. 11). BWB loopt net als de deelnemende gemeenten risico's. Een deel van deze risico's wordt afgedekt door het treffen van maatregelen o.a. door het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. In de GR BWB is in art. 21 bepaald dat de omvang van het weerstandsvermogen/ risicoreserve van BWB maximaal 3% van de jaarlijkse exploitatielast mag zijn. De vrije ruimte binnen de reserves blijven ruim onder deze norm. Bestuurlijk is besloten om het weerstandsvermogen dat verder nodig is voor de risico’s van BWB binnen de deelnemende gemeenten aan te houden. Risico’s In de programmabegroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf Weerstandsvermogen een overzicht opgenomen van de op dat moment bekende risico’s. We rapporteren op de risico’s naar de laatste inzichten.
Risico’s
Omvang / Kans
Stand van zaken
Toelichting
Nog in onderzoek: overdracht ICT-budgetten (hard en software) van gemeenten aan BWB, waardoor op dit moment nog niet integraal op IT gestuurd kan worden.
Omvang: € 100.000
Blijft een risico
Overdracht ICT budgetten m.b.t. hardware is in december 2021 afgerond.
Kans: 20%
Overdracht software budgetten zal in 2022 opgepakt gaan worden.
Beheersmaatregel: De overdracht in 2021 realiseren.
32
Risico’s
Omvang / Kans
Voortgang
Toelichting
Er is onvoldoende projectfinanciering
Omvang: € 100.000
Blijft een risico
De beheersmaatregel is op dit moment nog in uitvoering. In 2022 wordt verder gewerkt aan het samenbrengen van de P&C-cyclus met de cyclus van portfoliomanagement.
Blijft een risico
Voor financiën geldt dat het ontwikkelplan 1.0 volledig is geïmplementeerd. Ontwikkelplan 2.0 ligt klaar en moet nog besproken en geprioriteerd worden. De kosten voor dit plan worden ingeschat op circa € 500.000. Voor de jaarplannen geldt dat is gestart met een doorontwikkeling van de opzet van en sturing op de jaarplannen.
Kans: 10%
Beheersmaatregel: intensiever sturen op financiële ontwikkeling van projecten in relatie tot de te realiseren doelstelling.
De voorgenomen verbeteringen en jaarplannen opgestart in 2020 zijn nog niet voltooid. Het reserveren van middelen en het uitbreiden van formatie voor noodzakelijke investeringen in de dienstverlening wordt wenselijk geacht. Beheersmaatregel: De (financiële) effecten zichtbaar maken per investering en in de exploitatie. Overschotten en stelposten benutten voor tegenvallers.
Omvang € 750.000. Kans: 30%
33
Risico’s
Omvang / Kans
Voortgang
Toelichting
Onvoldoende kwaliteit van medewerkers
Omvang: € 500.000
Blijft een risico
Dit risico wordt extra vergroot door de moeilijke arbeidsmarkt. Invulling van vacatures blijkt ook steeds moeilijker. Deze grote schaarste op de arbeidsmarkt leidt tot extra inhuurkosten.
Voorgedaan
Er moeten beheersmaatregelen komen voor dit risico. We onderzoeken de mogelijkheid van het begroten van inhuurbudget op directieniveau zodat waar nodig ingegrepen kan worden. Nu door Corona veel uitval geweest
Voorgedaan, blijft een risico
Door de disbalans kan BWB niet de gewenste kwaliteit leveren. Hierdoor kunnen ontwikkelingen bij onze partners vertraging oplopen. Herbeoordeling loongebouw wordt in 2022 opgestart en kan effect hebben op de financiële omvang van het loongebouw.
Kans: 40%
Beheersmaatregel: Het ontwikkelen van de medewerkers (en teams) is gestart.
Ziekteverzuim: We moeten hiervoor aandacht blijven houden. Er is binnen de begroting geen budget voor het inhuren van vervanging bij langdurige ziekte. Bij langdurige ziekte is vervanging soms onvermijdelijk.
Omvang:
Disbalans tussen capaciteit, middelen versus ontwikkelingen bij partners die gelijktijdig plaatsvinden
Omvang:
Beheersmaatregel: Herijken van visie BWB Keuzes maken inzake extra (structurele) capaciteit /middelen
€250.000 Kans: 75%
€ 500.000 Kans: 80%
Financiële kengetallen In deze paragraaf nemen we de voorgeschreven financiële kengetallen op. Voor BWB zijn alleen de kengetallen solvabiliteitsratio en structurele exploitatieruimte van toepassing. 34
Solvabiliteitsratio Het eigen vermogen van BWB bestaat uit de reserves en het resultaat uit het overzicht van baten en lasten. In totaal een bedrag van € 929.318. Het totaal van de balans bedraagt € 8.934.447. De solvabiliteitsratio komt daarmee op ruim 10%. Dit lage percentage is het gevolg van de keuze van de partners om als BWB nagenoeg geen eigen weerstandsreserve aan te houden. Structurele exploitatieruimte Deze bedraagt 0,85% positief en is als volgt berekend: Totale lasten excl. reserves af: incidentele lasten Saldo A Totale baten excl. reserves af: incidentele baten Saldo B C: Structurele toevoeging reserves D: Structurele onttrekkingen reserves (B-A)+(D-C) E: Saldo baten excl. reserves Structurele exploitatieruimte
18.445 430 18.015 18.557 385 18.172 ----157 18.557 0,85%
35
Paragraaf 2 | Financiering Kaders In de financiële verordening van BWB worden de kaders gesteld voor het uitoefenen van de treasuryfunctie. In het Treasurystatuut wordt dit verder uitgewerkt. In 2021 is door het bestuur van BWB een nieuw Treasurystatuut vastgesteld. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van het vorige Treasurystatuut zijn: • • •
De mogelijkheid om zelf leningen aan te trekken; Het instellen van een treasurycommissie; Organisatorische ontwikkelingen binnen BWB, waarbij speciale aandacht is besteed aan het oplossen van de kwetsbaarheid van de functie van treasurer door het aanwijzen van vervangers bij afwezigheid van de treasurer.
Afdekken reguliere exploitatiekosten en totaalfinanciering De BWB verkrijgt zijn financiële middelen door periodieke bijdragen van de deelnemende gemeenten die de reguliere exploitatiekosten afdekken. In het verleden is een eerste aanzet gegeven om inzicht te krijgen in de uitgaven van de organisatie in tijd, waarbij ook aandacht is besteed aan de fasering van de bijdrage van de deelnemende gemeenten. In 2021 heeft de BWB onvoldoende financiële middelen ter beschikking gehad, waardoor vanaf mei een aantal kasgeldleningen zijn aangetrokken. Het voornemen is om te onderzoeken op welke manier het tekort aan liquide middelen structureel is op te lossen. Schatkistbankieren Schatkistbankieren houdt in dat tegoeden worden aangehouden in de Nederlandse schatkist. Hierdoor zal de Nederlandse staat minder geld hoeven te lenen op de financiële markten en daalt de staatsschuld. Het verplicht schatkistbankieren is ingevoerd voor decentrale overheden en de gemeenschappelijke regelingen die zij zijn aangegaan. Verplicht Schatkistbankieren geldt dus ook voor de BWB. Ook bij de schatkist kunnen overtollige middelen tijdelijk op deposito worden weggezet. Decentrale overheden krijgen op de deposito’s een rente vergoed die gelijk is aan de rentes die de Nederlandse staat betaalt op leningen die ze op de markt aangaat.
De Nederlandse staat faciliteert geen leenfaciliteit via het schatkistbankieren. In 2021 is er door de BWB geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid om geld op deposito weg te zetten. De rentekosten van de in de schatkist weggezette bedragen bedroegen over het jaar 2021 € 0.
36
Drempelbedrag Door het Ministerie is een drempelbedrag vastgesteld. Dat drempelbedrag is het maximale bedrag dat de BWB gemiddeld over een heel kwartaal gezien, dagelijks buiten de schatkist mag aanhouden. Door omstandigheden kan het voorkomen dat het drempelbedrag wordt overschreden, maar deze overschrijding moet dan op andere dagen in datzelfde kwartaal gecompenseerd worden door onder het drempelbedrag te blijven. Het drempelbedrag is op basis van de begroting vastgesteld op € 250.000. Per 1 juli 2021 zijn de regels voor de bepaling van het drempelbedrag aangepast. Voor het tweede halfjaar van 2021 geldt voor BWB een drempelbedrag van € 1.000.000. Het gemiddelde drempelbedrag per kwartaal is door BWB in 2021 niet overschreden.
Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000) Verslagjaar 2021 (1) Drempelbedrag 250 250 1000 1000 Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4 Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks (2) 233 237 238 184 schatkist aangehouden middelen Ruimte onder het (3a) = (1) > (2) 17 13 762 816 drempelbedrag Overschrijding van het (3b) = (2) > (1) drempelbedrag (1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar Begrotingstotaal (4a) 16.822 16.822 16.822 16.822 verslagjaar Het deel van het begrotingstotaal dat (4b) 16.822 16.822 16.822 16.822 kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen Het deel van het begrotingstotaal dat de € (4c) 500 miljoen te boven gaat (1) = (4b)*0,0075 + (4c)*0,002 met een Drempelbedrag 250 250 1000 1000 minimum van €250.000 (2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4 Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist (5a) aangehouden middelen 21.008 21.571 21.927 16.947 (negatieve bedragen tellen als nihil) (5b) Dagen in het kwartaal 90 91 92 92 Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks (2) - (5a) / (5b) 233 237 238 184 schatkist aangehouden middelen
37
Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet bepaalt het bedrag waarvoor de BWB maximaal kortlopende leningen mag afsluiten. Kortlopende leningen zijn leningen korter dan één jaar. Het maximum wordt volgens de Wet fido berekend op basis van een vast percentage (8,5%) van het begrotingstotaal per 1 januari. Voor 2021 bedroeg de kasgeldlimiet € 1.430.000.
Kasgeldlimiet voor het begrotingsjaar 2021
Kw. 1
Kw. 2
Kw. 3
Kw. 4
Totaal netto vlottende schuld
-1.037
-864
-307
1.750
Toegestane kasgeldlimiet
1.430
1.430
1.430
1.430
Ruimte (+)/ Overschrijding (-)
2.467
2.294
1.737
-320
Per kwartaal wordt gemeten of de BWB binnen de kasgeldlimiet blijft. In 2021 is in kwartaal 4 sprake geweest van een overschrijding van de kasgeldlimiet met € 320.000,-. Renterisiconorm Aangezien BWB geen (langlopende) leningen is aangegaan, is de renterisico op de vaste schuld nihil.
38
Paragraaf 3 | Bedrijfsvoering In deze paragraaf bedrijfsvoering worden de doelen en de inspanningen beschreven die nodig zijn voor de (doorontwikkeling van de) interne bedrijfsvoering van BWB. De uitgaven die daarmee gepaard zijn, zijn verantwoord in programma 8. Inleiding Ook in 2021 weer een stap gezet in het verder versterken van de bedrijfsvoering van BWB zélf. Onder een zeer lastig gesternte: met grote druk op capaciteit en inhuur; medewerkers die voor twee schalen meer weggekocht worden. En een reorganisatie van het financiële proces die de nodige energie heeft gekocht en eind 2021 is gestart; rendement begint al zichtbaar te worden maar vergt tijd. Het sociale contact, cruciaal voor goed samenwerken binnen BWB en met de gemeenten, heeft fors geleden onder de corona beperkingen en leidt tot schade in de verhoudingen. Ook de vele personele wisselingen bij de gemeenten in de governance van BWB is geen gunstige factor. Continuïteit en stabiliteit blijven een zeer belangrijk aandachtspunt.
Resultaten Doelen begroting 2021
Resultaat*
Toelichting
Uitvoering teamplannen en DVO / PDC 2021-2022
Gerealiseerd
Conform DVO gewerkt en cf PDC producten geleverd. Reorganisatie financieel proces doorgevoerd eind 2021 om tot integraal proces en aansturing te komen. Grote druk op capaciteit, bezetting en extra inhuur.
Verbetering bestuurs- en managementrapportages
Gerealiseerd
P&C stukken opnieuw verbeterslag doorgevoerd.
Leren- en ontwikkelen
Vertraagd
Corona maatregelen waren een grote belemmering in leren en ontwikkelen. We zien bij sommige medewerker flinke mentale schade door het thuiswerken, bij anderen juist positieve effecten. Maatwerk is nodig.
* Vul hier in: gerealiseerd, op schema, vertraagd of niet gerealiseerd
39
Beleidsontwikkelingen VGR Q2 2021 Gezamenlijke inkoop uitbouwen
Resultaat* Vertraagd
Control ICT hardware en kosten/inkomsten
Gerealiseerd
Toelichting Kansrijk gebied om op samen te werken. Vertraagd door nader onderzoek over wenselijkheid en de wil en mogelijkheden om met elkaar door te pakken. Structurele kosten en baten hardware inzichtelijke gemaakt en verwerkt in de VGR Q4. Stap naar structurelere meerjarige sturing.
40
Deel 2 Jaarrekening Overzicht van baten en lasten Bedragen x € 1.000
Programma 1 POI Programma 2 Fin. Advies Programma 3 Fin. Beheer Programma 4 ICT Programma 5 IB Programma 6 JZ Programma 7 FZ Programma 8 Directie Algemene dekkingsmiddelen Vennootschapsbelasting Onvoorzien
Primitieve begroting Begroot na wijziging 2021 2021 lasten baten Saldo lasten Baten saldo 1.790 10 1.780 2.402 254 2.148
lasten 2.483
baten 272
Saldo 2.211
1.925
---
1.925
1.950
1
1.949
1.923
2
1.921
1.498
12
1.485
1.880
18
1.862
1.910
18
1.892
5.521 2.008 1.403 1.734 943
291 29 -------
5.229 1.979 1.403 1.734 943
6.438 1.657 1.812 1.838 900
113 89 115 147 ---
6.325 1.568 1.698 1.692 900
6.526 1.276 1.873 1.794 661
119 67 105 129 ---
6.407 1.208 1.767 1.665 661
--- 16.480 -16.480
---
17.745 -17.745
---
17.843
-17.843
-----
Werkelijk 2021
-----
-----
-----
-----
-----
-----
-----
-----
Saldo voor bestemming 16.822 16.822
---
18.878
18.482
396
18.445
18.557
-111
Stortingen in reserves Onttrekkingen aan reserves Totaal
---
---
---
---
---
---
---
---
---
---
---
---
---
396
-396
---
396
-396
16.822 16.822
---
18.878
18.878
---
18.445
18.952
-507
Tabel bevat afrondingsverschillen
Een analyse van de verschillen tussen begrote en gerealiseerde baten en lasten per programma is opgenomen in de verschillenverklaringen per programma in het jaarverslag. Begrotingsrechtmatigheid In het kader van de rechtmatigheid begrotingsafwijkingen worden de programma’s met een lastenoverschrijding expliciet toegelicht. Hoofdkenmerk is dat een overschrijding van de begroting altijd onrechtmatig is, maar dat deze niet altijd meegewogen wordt in het oordeel van de accountant. De afwijkingen worden getoetst aan de wet- en regelgeving en worden eventueel meegewogen in het accountantsoordeel rechtmatigheid. In deze jaarrekening worden de begrote lasten na wijziging op de volgende programma’s overschreden: • Programma 1. POI € 81.000 • Programma 3. Financieel beheer € 30.000 • Programma 4. I.C.T. en applicaties € 88.000 • Programma 6. Juridische zaken & Control € 60.000 41
Deze overschrijdingen hebben vooral te maken met de nabetaling van de lasten als gevolg van de cao-stijging waar aan het einde van het jaar een centraal besluit voor is en de extra inhuur in verband met extra activiteiten of onderbezetting vanwege vacatures of ziekte. Binnen het directiebudget op programma 8. waren hiervoor nog voldoende middelen beschikbaar om deze te kunnen opvangen. Vennootschapsbelasting De voorlopige aanslag vennootschapsbelasting 2021 is betaald en is op de balans geparkeerd omdat naar verwachting de definitieve aanslag op nihil zal worden vastgesteld. Reserves Er hebben in 2021 geen structurele dotaties en/of onttrekkingen aan de reserves plaatsgevonden. Wel is overeenkomstig de besluitvorming vanuit de jaarrekening 2020 een bedrag van € 395.903 aan de algemene reserve onttrokken ter dekking van de kosten. Incidentele lasten en baten Om een goed beeld te verkrijgen van de structurele ontwikkeling van de kosten en opbrengsten is het van belang om te weten, welke incidentele lasten en baten zijn ook verwerkt in de jaarrekening. Bij de voortgangsrapportages is het merendeel van de ontwikkelingen in het jaar inzichtelijk gemaakt en is daarover gerapporteerd. Zo zijn er incidentele lasten als gevolg van het inhuren van personeel om vacatures op te vangen geweest.
Deze zijn of grotendeels afgedekt vanuit de vrijvallende loonkosten, dan wel is daarvoor in de voortgangsrapportages andere dekking gevonden. Ook zijn er incidentele kosten op maatwerk projecten geweest, die vervolgens ook als maatwerk (en dus voor 100%) aan de betrokkenen zijn doorbelast. In het hierna volgende overzicht worden alleen de incidentele baten en lasten, die van invloed zijn geweest op het uiteindelijke resultaat getoond, dan wel de bijzonderheden die niet in de voortgangsrapportages naar voren zijn gekomen. Onderwerp en activiteit Kosten i.v.m. afwikkeling casus Culemborg Extra bijdragen van de gemeenten casus Culemborg Inhaalslag archief (extra inhuur personeel) Extra bijdragen van de gemeenten inhaal archief Incidentele kosten ontwikkelplan 2021 financieel beheer Incidentele onttrekking algemene reserve Totalen
Baten
Lasten 100.000
100.000 85.000 285.000 244.543 395.903 780.903
429.543
Toelichting bij deze onderwerpen: • De kosten van de afwikkeling van de casus Culemborg zijn binnen de reguliere budgetten van de exploitatie opgevangen. De afrekening van deze kosten (die in 2021 zijn verantwoord) heeft plaatsgevonden bij de afrekening van het resultaat van de jaarrekening 2020. Uiteindelijk is het effect op de exploitatie 2021 nihil. • Voor de inhaalslag ten behoeve van het archief is bij de Q3-rapportage een incidenteel budget van € 285.000 ter beschikking gesteld en deze lasten zijn verwerkt in de bijgestelde reguliere bijdragen van de gemeenten. De uitvoering van de inhaalslag strekt zich echter uit over een langere periode en zal deels ook nog in 2022 (en wellicht 2023) worden uitgevoerd. 42
•
Van het beschikbare budget is in 2021 € 85.000 voor dit doel ingezet. De reguliere bijdrage 2021 (waarin dit budget dus verwerkt is) is volledig in rekening gebracht. OP de exploitatie van het jaar 2021 heeft dit dus een positief effect. Bij de bestemming van het resultaat wordt voorgesteld om deze resterende middelen te herbestemmen voor het doel waarvoor deze zijn verkregen. In 2021 is gewerkt aan verbeteringen – overeenkomstig het ontwikkelplan – voor de financiële administratie. Bij de bestemming van het resultaat van de jaarrekening 2020 zijn daar middelen voor vrijgemaakt en een deel is ingezet voor structurele verbeteringen en een ander deel voor incidentele kosten. De incidentele kosten zijn gemaakt om extra menskracht in te huren. De dekking van de extra kosten 2021 heeft plaatsgevonden door een inzet van de Algemene reserve. Per saldo heeft dit de exploitatie positief beïnvloed.