RIB 2022 15 - Bijlage 2 - Derde Trancherapportage Uitvoeringsplan Transitie IB Weesp
Tekst van het document
De versie van Decos in de cloud is een andere dan die is geïnstalleerd in Weesp.
-
De gehele database wordt verplaatst van Oracle naar MS SQL-Server en moet daarbij worden geconverteerd.
-
De gebruikers zullen Decos Weesp nu benaderen via ADW.
-
Ook alle koppelingen met o.a. iNavigator en SmartDocuments zullen mee-migreren.
-
De templates van Smart Documents moeten worden geconverteerd.
-
De koppeling met SquitXO zal niet meer kunnen worden gelegd i.v.m. veiligheid. (Dit is met de uitschakeling van SquitXO geen issue meer).
-
Het belang van Decos Weesp is zeer groot voor organisatie en bestuur.
-
Ook het RHCVV en andere stakeholders moeten worden meegenomen in het verhaal.
-
De overgang van Office2010 naar 2016.
Deze migratie stond oorspronkelijk gepand voor eind december. Door het inlasten van een functionele acceptatietest (FAT) en de voorbereiding op een gebruikersacceptatietest (GAT) voor met name de
22
processen rondom de bestuurlijke besluitvorming, is het plan drastisch gewijzigd. De nieuwe Decos Weesp in de cloud is inmiddels opgeleverd. De nazorgperiode is succesvol afgerond. Ook de beheercontracten zijn rond, waaronder SLA’s en DAP (Dossier Afspraken en Procedures) met leveranciers en afspraken over 1e en 2e -lijns ondersteuning. De migratieverklaring is getekend door de gemeentesecretaris Weesp, waarmee Decos Join Cloud ook formeel het Nieuwe bronsysteem is.
D66 – Digitalisering Milieudossiers (nieuw) Veel van de milieudossiers zijn nog analoog. Dat betekent dat de betrokken VTH-medeweker moet gaan zoeken om de verschillende onderdelen op te sporen. Dit vergt veel tijd en inspanning. Wenselijk is om de analoge dossiers te digitaliseren. Vanaf november 2020 zijn met enig regelmaat gesprekken gevoerd met projectleider VTH (Hennie Toonen) om de behoefte aan digitalisering van de milieudossiers te inventaristeren. Eind maart 2021 heeft een milieu-inspecteur van Toezicht en Handhaving in Weesp een intake gedaan en de situatie (toegankelijkheid van informatie) geïnventariseerd. Op basis hiervan zou de marsroute (stappenplan) worden bepaald. Vanwege de vakantieperiode is de voortgang enigszins getemporiseerd. Er is in september nog een overleg geweest, echter een concreet plan hebben we nog niet mogen ontvangen. Belangrijk is te vermelden dat ons project hier een vooral ondersteunende rol had, waarbij het initiatief en ook de urgentie werd bepaald door de uitvoerende afdeling Toezicht en Handhaving. We zullen onze collega’s echter (wederom) aansporen om tot resultaat te komen.
D67 – Postroutering en monitoring Stukken die in Weesp binnenkomen, worden gerouteerd naar de uitvoerende afdelingen van Amsterdam. Daarbij zijn de afdelingen (Directies) zelf verantwoordelijk voor de correcte registratie, afhandeling en beantwoording. Dit verloopt niet in alle gevallen vlekkeloos. Er is de afgelopen maanden hard gewerkt aan verschillende manieren om greep te krijgen op de poststroom. Zo wordt gezocht naar plaatsen in Amsterdam waar wordt gewerkt aan de Weesper processen zonder dat gebruik wordt gemaakt van Decos Weesp en dus buiten het zicht en de controle. Om dit doel te bereiken is eerst gekeken welke afdelingen welke Weesper processen uitvoeren. Dit inzicht is gerealiseerd met de totstandkoming van de dynamische bijlage (D06 – Overzichten) en de zogenoemde Gebruikerslijst. Gemeld kan worden dat er zich de afgelopen maanden geen incidenten meer hebben voorgedaan.
D68 – BAM-online migratie BAM-online is een applicatie voor de begraafplaats en draait op het netwerk van Weesp. Het netwerk van Weesp is onveilig bevonden en alles wat daarop draait moet met gezwinde spoed worden verplaatst of gemigreerd naar een veiliger infrastructuur. Bij deze Weesper toepassing is gekozen voor een migratie naar de cloud. Hiervoor is een apart project in het leven geroepen. Vanuit het onderhavige project IB-transitie Weesp wordt toezicht gehouden op het proces. Dit doel is in deze tranche als nieuw opgevoerd. Door aansturing vanuit ons project is een en ander in een stroomversnelling gekomen en is de migratie van BAM-online inmiddels voltrokken. Sluitsteen is de oplevering van een migratieverklaring. Wanneer blijkt dat deze van voldoende niveau is, kan hij worden ondertekend door de gemeentesecretaris van Weesp en kan het doel worden gesloten.
23