RIB 2022 15 - Bijlage 2 - Derde Trancherapportage Uitvoeringsplan Transitie IB Weesp

*Z051E23DF32* Rapportage Tranche 3 Uitvoeringsplan Cluster Interne Dienstverlening Project IB Transitie Weesp

Datum conceptie: 06-09-2021 Projectnummer:

ID-2020-007

Projectleider:

Richard de Geus

Opdrachtgever:

Anouk Kramp, Hoofd IV Interne Dienstverlening

Versie:

0.9

Auteur(s):

Richard de Geus, Amrita Dewkinandan

Datum actueel:

03-11-2021

1

Versiebeheer

Versie

Datum

Auteur

Samenvatting van de wijzigingen

0.1 0.2 0.9 1.0

06-09-2021 29-10-2021 03-11-2021

Richard de Geus „ „ „

Initieel concept Verwerkt commentaar Definitief concept Goedkeuring stuurgroep

Referenties -

Uitvoeringsplan v1.3 Maandelijkse rapportages voortgang op archiefachterstanden t/m maart 2021 Notitie advies OFGV Jaarverslag Zelfevaluatie ENSIA en jaarverslag FG 2020[14191].docx

2

Inhoudsopgave Samenvatting........................................................................................................................................... 5 Doelen en baten .......................................................................................................................................6 Overzicht status doelen ........................................................................................................................ 7 Verslag per doel .......................................................................................................................................8 Doelen Compliance ..............................................................................................................................8 D01 – OFVG veiligstellen van gegevens en archieven ........................................................................8 D02 – Inrichten kwaliteitssysteem archiefbeheer en postintake........................................................8 D03 – Actualiseren informatiebeleidsplan (IBP) ................................................................................9 D04 – Invoeren periodieke kwaliteitscontrole ...................................................................................9 D05 – SIO en TIO verbeteren

.......................................................................................................... 10 D06 – Opstellen en onderhouden overzicht .................................................................................... 10 D07 – Gebruiksovereenkomst ......................................................................................................... 11 D08 – Vastleggen van verantwoordelijkheden ................................................................................ 11 D09 – Vastleggen TMLO-metadataschema .................................................................................... 11 D10 – Vaststellen digitale bewaar- en vernietigingsstrategie .......................................................... 12 D11 – Vernietiging en vervreemding ............................................................................................... 12 D12 – Zorgen voor voldoende mensen en middelen........................................................................ 12 D13 – Aanbevelingen archiefruimte en archiefbewaarplaats ........................................................... 13 D14 – Vervangingsbesluiten............................................................................................................ 13 D15 – Opstellen archiefbewerkingsplan ..........................................................................................

13 D16 – Inlopen archiefachterstanden................................................................................................ 13 D17 – Archieven Weesp elders bewaard .......................................................................................... 14 D18 – Decos zaken niet compleet ................................................................................................... 15 Doelen invlechting IB .......................................................................................................................... 15 D51 – Periodiek toetsen voortgang invlechting ............................................................................... 15 D52 – SquitXO/ migratie ................................................................................................................. 16 D53 – Ontvlechting Decos ............................................................................................................... 17 D54 – Scheiden archiefvorming (bewustwording) ........................................................................... 18 D57 – Ontwikkeling en -training ...................................................................................................... 18

3

D58 – Opstellen en invoeren procedure uitdiensttreding ................................................................ 18 D59 – Losse gegevensverzamelingen (Zwerfdata) .......................................................................... 19 D60 – Informatievoorziening Verbonden Partijen ........................................................................... 20 D61 – FMS recordsmanagement ..................................................................................................... 21 D62 – Vernietiging belastingarchief ................................................................................................ 21 D63 – Vroegtijdige overbrenging .................................................................................................... 21 D64 – Scannen bouwdossiers.......................................................................................................... 22 D65 – Cloudmigratie Decos JZD (nieuw) ......................................................................................... 22 D66 – Digitalisering Milieudossiers (nieuw) ..................................................................................... 23 D67 – Postroutering en monitoring .................................................................................................

23 D68 – BAM-online migratie............................................................................................................. 23

4

Samenvatting Met deze derde trancherapportage kijken we terug op tranche 3 (van april tot en met september 2021); wat er de afgelopen zes maanden is bereikt en wat ons dus nog te doen staat. Terugblikkend is het gevoel positief. De vakantieperiode heeft hier en daar voor wat vertraging gezorgd, maar daarin was voorzien. Ondanks dat is er een aantal doelen dat kon worden afgerond met instemming van RHCVV en B&W Weesp. Ook kan worden gerapporteerd dat het inhalen van de archiefachterstanden zijn voltooiing nadert. We hebben hiervoor een geschikte partner gevonden die ons daarbij goed heeft ondersteund. Het beheercontract met gemeente Hilversum voor het beheer van de Weesper WPI-archieven is er uiteindelijk niet gekomen na bezwaar van de juridische afdeling aldaar. In plaats daarvan is Hilversum zelf begonnen met het uitsplitsen van het archief. Achteraf blijkt dat het Weesper deel hierin slechts enkele decimeters bedraagt waar eerder meters werden verwacht. Onze collega’s in Hilversum konden echter geen duidelijkheid geven wanneer de werkzaamheden kunnen worden afgerond. Hierover in een volgende rapportage dus meer. Een flink aantal doelen kon inmiddels wel worden voltooid.

Te noemen zijn D02 (Invoeren kwaliteitssysteem), D14 (Vervangingsbesluiten), D15 (Opstellen archiefbewerkingsplan), D18 (Zaken Decos Compleet), D52 (Decos - SquitXO koppeling) en D65 (Cloudmigratie Decos Join). Drie nieuwe doelen zijn geregistreerd: D67 (Postroutering en monitoring), D68 (BAM-online migratie) en D69 (Systeemarchivering). Deze zijn toegevoegd aan het Uitvoeringsplan. De strategie met betrekking tot de ontmanteling van Decos Join Weesp is enigszins gekanteld. Hoewel de ontvlechting gestaag doorgaat, zal Decos Join langer operationeel blijven, zodat er een meer natuurlijk verloop ontstaat en directies meer tijd hebben om de nog openstaande zaken zorgvuldig af te ronden. Hierin blijven we de directies stimuleren en ondersteunen. Deze gewijzigde aanpak werd mogelijk door de migratie van Decos naar de private-cloud enkele maanden geleden die zeer gunstig is verlopen. Door deze migratie zijn de gegevens veiliger, beter toegankelijk en presteert het systeem in zijn algemeenheid beter dan voorheen, én bovendien tegen lage kosten. Naast de eigen doelen blijft het projectteam ook ondersteuning geven aan nevenprojecten, waaronder fase 2 van Invlechting van VTH, de overgang van het Weesper archief naar Stadsarchief Amsterdam (SAA), de ontmanteling van GWS van Sociaal naar Decos Join en de afbouw dan wel overdracht van de verschillende gemeenschappelijke regelingen.

5

Doelen en baten Met de opbrengsten van de doelen, trachten we de baten te realiseren, zoals beschreven in het Uitvoeringsplan. Vraag die daarbij opgeld doet, is of dit in voldoende mate is gebeurd om ook een baat als gerealiseerd te beschouwen. Wij, het projectteam denken van wel, maar de bestuurders en toezichthouders hebben hierin als vanzelfsprekend het laatste woord. Voor een overzicht van de baten wordt graag verwezen naar het uitvoeringsplan.

6

Overzicht status doelen # Omschrijving Compliance Veiligstellen gegevens en archief OFGV D01 Inrichten kwaliteitssysteem archiefbeheer en postintake D02 Actualiseren informatiebeleidsplan (IBP) D03 Invoeren periodieke kwaliteitscontrole D04 Invoeren en borgen strategisch en tactisch informatieoverleg (SIO/TIO) D05 Opstellen en onderhouden overzicht D06 Opstellen bruikleenovereenkomst D07 Vastleggen verantwoordelijkheden per domein D08 Vastleggen TMLO-metadataschema D09 Vaststellen digitale bewaar- en vernietigingsstrategie D10 Op orde brengen van de analoge en digitale vernietiging D11 Zorgen voor voldoende mensen en middelen D12 Implementeren aanbevelingen archiefruimte en archiefbewaarplaats D13 Vervangingsbesluiten D14 Opstellen archiefbewerkingsplan D15 Inlopen achterstanden archiefbewerking D16 Archiefbescheiden Weesp elders bewaard D17 Zaken Decos compleet D18 Invlechting Periodiek toetsen voortgang invlechting D51 Oplossen problemen tussen Decos Join en SquitXO (omgevingsvergunningen) D52 Ontvlechten Decos Join D53 Scheiden archiefvorming (bewustwording) D54 Vaststellen procedures rond archivering D55 Vaststellen ‘Documenten zonder beschreven werkproces’ D56 Ontwikkelen e-training D57 Opstellen en invoeren procedure uitdiensttreding (outboarding) D58 Losse gegevensverzamelingen (Zwerfdata) D59 Informatievoorziening Verbonden Partijen/GR/private partijen D60 FMS

recordsmanagement D61 Vernietigen (digitaal) belastingarchief Weesp gevormd bij vm. BSWW D62 Vroegtijdige overbrenging D63 Scannen bouwdossiers D64 Cloudmigratie Decos JZD D65 Digitalisering Milieudossiers D66 Postroutering en monitoring D67* BAM-online migratie D68* Systeemarchivering D69*

Huidige status

klaar klaar

klaar klaar

klaar klaar

klaar

klaar

klaar

(Geplande) start

(Verwachte) oplevering

Q2-20 Q4-21 Q4-21 Q4-21 Q2-20 Q2-20 Q2-20 Q2-20 Q4-21 Q4-20 Q2-20 Q2-20 Q4-20 Q2-20 Q2-20 Q2-20 Q2-20 Q2-20

Q1-22 Q1-22 Q1-22 Q1-22 Q1-22 Q4-22 Q1-21 Q4-21 Q1-22 Q4-21 Q4-21 Q1-22 Q4-21 Q4-20 Q2-21 Q4-21 Q4-21 Q1-21

Q2-20 Q4-20 Q4-20 Q2-20 Q2-21 Q1-21 Q3-20 Q3-20 Q3-20 Q3-20 Q2-21

Q1-22 Q1-21 Q1-22 Q1-22 Q4-21 Q4-21 Q1-22 Q2-21 Q1-22 Q4-21 Q4-21

Q4-21

Q1-22

Q3-20 Q3-20 Q3-21 Q3-21 Q3-21

Q2-21 Q4-21 Q1-22 Q4-21 Q4-21

ntb klaar klaar

Een uitgebreide doelomschrijving is te vinden in het Uitvoeringsplan. Een uitgebreide statustoelichting is te vinden in de tussenrapportage. *doelen die worden opgenomen in de volgende versie (2.0) van het Uitvoeringsplan.

Gaat goed Verdient extra zorg en aandacht Vergt adequate interventie

7

Verslag per doel Zoals ook staat geschreven in het Uitvoeringsplan wordt onderscheid gemaakt tussen doelen ten dienste van adequaat informatiebeheer en archivering, en doelen die leiden tot de invlechting van het informatiebeheer bij de fusie tussen Weesp en Amsterdam. Over beide categorieën wordt hieronder respectievelijk verslag gedaan. Voor de leesbaarheid wordt het format van het Uitvoeringsplan zo veel mogelijk aangehouden. Per doel wordt een korte inleiding gegeven (cursief) en binnen het kader het verslag.

Doelen Compliance D01 – OFVG veiligstellen van gegevens en archieven De OFGV is een uitvoeringsorganisatie gevestigd in Lelystad die diverse milieutaken onder mandaat uitvoert op het gebied van vergunningsverlening, toezicht en handhaving. Gemeente Weesp blijft echter verantwoordelijk voor de archiefbescheiden. Deze bescheiden dienen adequaat te worden beheerd. Relevante stukken werden door OFGV tijdelijk bewaard op een FTP-server voor uitwisseling. Door een gebrekkige afstemming werden deze documenten nimmer afgehaald (gedownload). Aangezien de opslag op de FTP-server slechts tijdelijk was, dreigden de gegevens verloren te gaan. Dit urgente probleem is in tranche 1 al opgelost (geautomatiseerd) en is er bovendien een voorziening gemaakt waar de gegevens tijdelijk worden bewaard. Een besluit over een permanente bewaarplaats voor deze archieven moet nog worden genomen, maar loopt nu parallel met de terugtreding van Weesp uit de gemeentelijke regelingen. In tranche 1 en 2 zouden de opgeslagen documenten worden gemetadateerd en daarna duurzaam opgeslagen. Uit een inventarisatie en onderzoek echter blijkt dat de achterstanden in de verwerking zo groot zijn, dat deze redelijkerwijs onmogelijk kunnen worden ingehaald (geschatte inspanning is 18.000 uur).

Het projectteam heeft gezocht naar alternatieven voor bewaring en toegankelijkheid en heeft een advies bij de stuurgroep ingediend. Navolgend en op aanwijzen van de stuurgroep is gesproken met diverse specialisten binnen de organisatie van Amsterdam (o.a. van Datapunt en Expertisepool) over de mogelijke inzet van tooling om de informatie te metadateren en/of beter toegankelijk te maken met KI-technologie (Kunstmatige Intelligentie). Gedacht is o.a. aan de applicatie van softwarebedrijf Xillio. Dit bedrijf heeft al eerder soortgelijke opdrachten voor gemeente Amsterdam uitgevoerd.

D02 – Inrichten kwaliteitssysteem archiefbeheer en postintake Weesp heeft geen volledig functionerend kwaliteitssysteem ingericht conform art. 16 van de Archiefregeling. Het kwaliteitssysteem is volgens de SMART-principe, ingericht voor het eenvoudig en eenduidig opstellen en controleren van doelstellingen: -

-

Basis: Kwaliteitssysteem uitgewerkt door de VNG, KIDO (Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden) Om inhoud te geven aan een goed kwaliteitssysteem worden de vaknormen eerst omgezet in indicatoren zodat een norm specifiek is en gemeten kan worden vervolgens vertaald, naar doelstellingen (controls) die zijn toegesneden op de eigen organisatie Aan de doelstellingen kunnen dan maatregelen gehangen worden De maatregelen zijn een onderdeel van de voortdurende verbetering

Het is belangrijk om zowel in control als compliant te zijn.

8

Besloten is dat Weesp geen eigen kwaliteitssysteem meer zal opstellen (mede op advies van RHCV), maar zal aansluiten op het Amsterdamse. Amsterdam is bezig om de beschrijving van de uitvoering van het kwaliteitssysteem te actualiseren. Deze gaan volgens plan over op een nieuwe werkwijze. Het zogenaamde I-domein van Amsterdam zit in reorganisatiefase en daardoor zal er het een en ander veranderen, zowel in uitvoering als stakeholders en verantwoordelijken. Beoogd hierbij wordt om meer integraliteit van kwaliteit en controles te bewerkstelligen. Het gaat om een bundeling van informatieveiligheid, informatiebeheer, bescherming persoonsgegevens en openbaarheid. Voor deze doelstelling is het project VORM (Versterking Operationeel Risicomanagement) gelanceerd, welke verantwoordelijkheid zal gaan ressorteren onder de CIO. Op die manier komt de gemeente weer dichter bij het strategische doel om processen te verbeteren, en daardoor ook de dienstverlening. (Dit programmadoel D02 is hierbij afgesloten. Besloten in stafoverleg 12 okt.).

D03 – Actualiseren informatiebeleidsplan (IBP) Het informatiebeheerplan zoals bedoeld in KPI-2 is zeven jaar geleden opgesteld als informatiebeleidsplan (2013 – 2015) en inmiddels dus sterk verouderd. Het plan dient te worden geactualiseerd op basis van de feitelijke situatie. Artikel 3 van het Besluit informatiebeheer 2010 bepaalt dat de hoofden van de organisatieonderdelen voor hun organisatie een Beheerplan Informatiehuishouding vaststellen en jaarlijks actualiseren. Dit zal worden opgenomen in het kwaliteitssysteem. Amsterdam werkt thans niet meer met één informatiebeleidsplan. Informatiebeheerplannen worden in de stad nu deels ingevuld via het implementeren van Operationeel Risicomanagement (zie kwaliteitssysteem). Belangrijk in dit geval is dat elke proceseigenaar/verantwoordelijke (directie) zal moeten aangeven hoe er wordt omgegaan met informatie/archief Weesp. Dus: vastleggen afsluiten archief, bruikleen en opnieuw starten van dossier onder Amsterdams bestuur en aansluitend het gesprek met archiefinstellingen.

D04 – Invoeren periodieke kwaliteitscontrole Het kwaliteitssysteem archiefbeheer dient periodiek te worden getoetst, geëvalueerd en als nodig aangepast. Voorbeeld hiervan is het jaarlijks actualiseren van de IBP’s. Procedures hiervoor dienen tevens te worden opgesteld. Dit doel was gepland voor tranche 4. In overleg met de adviseurs informatiebeheer uit de Expertisepool Recordsmanagement zal dit doel echter op korte termijn worden opgepakt. Onderdeel van de controle is het beheer van de dynamische bijlage van de gebruiksovereenkomst tussen Amsterdam en Weesp. Buiten de zogenaamde Staat van het informatiebeheer die nu in drie blokken gedaan wordt, wordt er normaalgesproken geen IBP meer gemaakt, tenzij de directie hierbij om hulp vraagt bij de Expertisepool Recordmanagement. De Expertisepool Recordmanagement kan dan adviseren en/of ondersteunen om het informatiebeheer op orde te krijgen. De Staat van het informatiebeheer (SIB) is een onderdeel van de doorontwikkeling van het Kwaliteitssysteem informatiebeheer (D02). De resultaten zijn een cumulatieve weergave concernbreedbeeld van het IB-accountability en compliancy. Op basis van risicomanagement kunnen knelpunten worden aangepakt. In 2022 zal SIB worden vervangen door VORM (versterking, operationeel risicomanagement). Het huidige kwaliteitssysteem blijft hetzelfde.

Het verschil met SIB is dat er één systeem risicomanagement komt en hiervan uit wordt gestuurd. Hoe VORM wordt geïmplementeerd is nog niet bekend. Hiervoor is een aparte projectgroep opgericht die verantwoording aflegt aan de CIO.

9

D05 – SIO en TIO verbeteren Onderdeel van het kwaliteitssysteem zijn het strategisch en tactisch informatieoverleg. Hierin worden vraagstukken belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. Het SIO en TIO dienen te zijn verankerd in de organisatie. Momenteel vindt het Strategisch Informatieoverleg twee keer per jaar plaats. Het Tactisch Informatieoverleg wordt vier keer per jaar gehouden. Deelnemers aan het SIO zijn vertegenwoordigers van RHCVV, SAA, Informatiebeheer en bestuurders van Weesp en Amsterdam. De afgelopen overleggen is de kwaliteit en tijdige aanlevering van de stukken sterk verbeterd. De vergaderingen zelf worden als zeer waardevol geacht. Besloten is om de duur van het SIO te verruimen naar anderhalf uur, zodat meer tijd en aandacht aan de diverse onderwerpen kan worden gegeven. In november zal er een extra SIO worden ingepland. Hierin zullen onder andere de vernietigingslijsten worden besproken en (deo-favente) goedgekeurd. Naast het formele strategisch en het tactisch overleg is er nu ook structureel een operationeel overleg met RHCVV. Deze vindt elke drie weken plaats en heeft een wat informeler karakter.

D06 – Opstellen en onderhouden overzicht Om grip te krijgen op alle informatie die voorkomt uit haar taken, moet de gemeente een volledig overzicht hebben van de processen, de bijbehorende informatie zoals proceseigenaren, analoog of digitaal danwel hybride, in welke applicatie wel/niet archiefwaardige informatie, de mogelijkheid tot goed beheer van deze informatie en waar de informatie zich bevindt, danwel hoe deze vindbaar is. Omdat niet van meet af aan is bijgehouden wie in Amsterdam welke stukken van Weesp gebruikt, was het een heidens karwei om deze informatie ex-post naar boven te halen. Gelukkig is deze taak nu volbracht en bestaat er een goed en actueel beeld van de processen, de informatie die hiervoor wordt gebruikt (digitaal of analoog), welke systemen hierbij zijn betrokken, en vooral wie hierop aanspreekbaar is en wie eindverantwoordelijk. Uit de overzichten is de zogenaamde dynamische bijlage gedestilleerd die samen met de Gebruiksovereenkomt is inmiddels bekrachtigd door de gemeentesecretarissen van Amsterdam en Weesp. Hiermee hebben het projectteam en andere belanghebbenden een handvat om de directies aan te spreken op hun verantwoordelijkheden in het beheer van de Weesper informatie en archieven. Onderdeel van de dynamische bijlage is een beheerprocedure voor actualisatie en onderhoud. Ook deze is inmiddels uitgewerkt en bekrachtigd.

Naast gebruik en archivering wordt de dynamische bijlage ook gebruikt voor een betere distributie en routering van de binnenkomende poststroom en om de afspraken met de business hieromtrent te herijken. Dit heeft inmiddels geleid tot een nieuwe lijst speciaal voor postroutering. Outputmanagement (de uitgaande poststromen) valt nadrukkelijk buiten het aandachtsgebied en de controle van het projectteam; hier zijn de directies zelf verantwoordelijk voor. Een andere maatregel die is onderzocht om de poststromen te verbeteren, is om Decos in te richten op de Amsterdamse organisatiestructuur. Dit is helaas niet haalbaar gebleken. Nu Decos naar de Cloud is gemigreerd en onder de ADW wordt aangeboden echter, kan elke Amsterdamse ambtenaar die werk verricht ten behoeve van de Weesper processen bij de informatie. Doel is nu om per poststroom de afspraken te optimaliseren en te verfijnen. Wellicht geeft dit een nog beter resultaat. Onderzocht wordt ook wat het effect is als de post in Decos Amsterdam wordt geregistreerd. Naast de hiervoor genoemde overzichten is de in afgelopen maanden gewerkt aan een actueel beeld van alle applicaties van Weesp en de status ervan. Onderscheid wordt gemaakt tussen die welke applicaties

10

formeel zijn afgerond (opgenomen in het Amsterdamse applicatielandschap), welke die nog schriftelijk moeten worden bevestigd, welke die nog acties behoeven vanuit de directies, en die welke nog naar ADW moeten worden gemigreerd. Gecontroleerd wordt of alle applicaties voldoen aan de eisen gesteld vanuit informatiebeheer (o.a. migratieverklaring). Eventuele afwijkingen worden gemeld aan het RHCVV.

D07 – Gebruiksovereenkomst Door het scheiden van de ambtelijke en bestuurlijke fusie moet het archief van Weesp herkenbaar zijn als archief van Weesp en tot de bestuurlijke fusie gescheiden blijven van het archief van Amsterdam. De taken worden thans uitgevoerd door medewerkers van Amsterdam. Zij hebben voor het uitvoeren van hun taken de archieven van Weesp nodig. Deze archieven zijn echter nog steeds eigendom van de Gemeente Weesp. Normaliter zou er een bruikleenovereenkomst worden afgesloten wanneer het archief uitgeleend wordt aan een andere partij. Door de complexiteit van de dynamische bijlage en het achterhalen van de informatie was vertraging ontstaan in de oplevering en bekrachtiging van de Gebruiksovereenkomt (v.h. Bruikleenovereenkomst). Deze achterstand is met tranche 2 al ingehaald. Hiermee kan dit doel, afhankelijk van de voortgang op de dynamische bijlage worden voltooid en zijn bijdrage aan KPI-7 geleverd. Gebruikersovereenkomst en bijlage zijn inmiddels getekend door de gemeentesecretaris van Amsterdam. De gebruiksovereenkomst is inmiddels ook getekend door de gemeentesecretaris van Weesp. Daarmee is dit doel voltooid.

D08 – Vastleggen van verantwoordelijkheden Volgens de toezichthouder dienen alle verantwoordelijkheden voor het informatiebeheer per domein te worden vastgelegd, opdat altijd duidelijk is wie in de organisatie verantwoordelijk is voor de uitvoering van goed informatiebeheer in een bepaald domein. Juist bij het uitbesteden van deze taken moet de gemeente Weesp de uitvoering kunnen monitoren. Aan dit doel wordt voldaan door het uitwerken van de dynamische bijlage. Hierbij geldt dat in principe altijd de directeur verantwoordelijk is voor de uitvoering van goed informatiebeheer. In Amsterdam is dat via de mandateringsregeling vastgelegd. Dat archieven door bepaalde afdelingen in gebruik worden genomen, is vastgelegd in de dynamische bijlage. Dit doel is uitgebreid met de totstandkoming van de zogenoemde gebruikerslijst Decos Join. Met deze lijst wordt gecontroleerd of alle afdelingen die post ontvangen, ook gebruikersvertegenwoordiging heeft in Decos Join. Zo niet, dan wordt verder onderzocht hoe de registratie, afhandeling en controle hierop dan feitelijk plaatsvindt.

D09 – Vastleggen TMLO-metadataschema Van alle ontvangen en opgemaakte documenten moet de metadata worden vastgelegd op basis van een metadata overzicht dat voldoet aan de TMLO-standaard (Toepassingsprofiel metadatering lokale overheden). Dit doel is in tranche 3 opgepakt, maar nog niet verder uitgewerkt. De TMLO-standaard (Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden) is inmiddels verouderd en Amsterdam gaat op termijn over op MDTO (Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie). Vanwege de

11

ontwikkelingen op dit gebied is tijdelijk pas op de plaats gemaakt. Een en ander wordt samen met SAA verder ingevuld. Daarna zal worden besloten of dit project de juiste plaats hiervoor is.

D10 – Vaststellen digitale bewaar- en vernietigingsstrategie Vaststellen van een digitale bewaar- en vernietigingsstrategie waarin de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie voor de komende jaren tot de bestuurlijke fusie wordt gegarandeerd. Dit doel is deze tranche (3) gestart. Door drukte bij DIV Weesp en de onderbezetting bij informatiebeheer zijn hier nog geen echte meters gemaakt. Het begin is er echter en moet nu verder worden uitgewerkt.

D11 – Vernietiging en vervreemding De routering van de vernietigingslijsten naar de juiste afdelingshoofden en het ophalen van de handtekeningen dienen te worden georganiseerd. Om dit mogelijk te maken, moet DIV beschikken over de juiste benaming van verantwoordelijke organisatieonderdeel en welke processen hieraan gebonden zijn. Voor het vullen van de grondslag is inmiddels een apart veld gemaakt in Decos Join. Het tijdig en accuraat vernietigen raakt de AVG die beperkingen stelt aan documenten met daarin persoonsgegevens waarvoor geen doelbinding (meer) bestaat. De akkoordverklaring van de vernietigingslijsten Serie 1989-1997 en serie 2017-2020 blijft een uitdaging. Omdat de directies van Amsterdam geen zicht of bemoeienis hebben met de gegevens uit het betreffende tijdvak, heeft RHCVV voorgesteld om de gemeentesecretaris Weesp te laten tekenen voor de vernietiging. Deze heeft echter een andere zienswijze, ondanks veelvuldig overleg en juridische haarkloverij. Alternatief is om de lijsten op te splitsen naar directie en deze hiervoor te benaderen. Los van de hoeveelheid werk die dit met zich meebrengt, is het nog maar de vraag of deze willen tekenen voor een periode waarbij zij zelf nooit verantwoordelijk voor kunnen worden gehouden.

Er zijn nu twee mogelijkheden: de lijsten laten tekenen door de GS Amsterdam, of wachten op de nieuwe gemeentesecretaris van Weesp die per 1 september (2021) zal starten.

Ondertussen is een nieuwe, uitgebreidere versie gemaakt van de betreffende vernietigingslijsten die ter beoordeling zijn aangeboden aan het RHCVV. Hierop wordt nog een reactie verwacht, zodat deze nog tijdig kunnen worden aangepast. Na aantreden van de nieuwe gemeentesecretaris in Weesp per 1 september jl. heeft deze de lijn dat de vakafdelingen/directies primair de lijsten moeten toetsen, bestendigd. Als eerste stap zijn de vernietigingslijsten nu voorgelegd aan het RHCVV. Hierna wordt over de vervolgaanpak besloten.

D12 – Zorgen voor voldoende mensen en middelen Vaststellen van een apart budget voor het uitoefenen van de zorg voor c.q. het beheer van archiefbescheiden van de gemeente. Zorgen voor voldoende personeel om ervoor te zorgen dat er geen achterstanden meer ontstaan en aan de nieuwe wettelijke eisen en ontwikkelingen te blijven voldoen. Met de goedkeuring van het Uitvoeringsplan zijn de middelen vrijgemaakt om het informatiebeheer tot aan de bestuurlijke fusie in personele zin voldoende te kunnen waarborgen. Daarnaast legt dit project zich toe op de borging van het informatiebeheer voor de periode daarna, ter ondersteuning van de directies in hun zorgtaak voor de inwoners van Weesp.

12

In november vorig jaar heeft een van onze teamleden de organisatie verlaten en is er gezocht naar vervanging. Helaas is dit vrij lang zonder resultaat gebleven, waardoor er minder voortgang kon worden geboekt dan waarop was gehoopt. Inmiddels is een vervanger gevonden en aan de slag. Per eind maart heeft de JOIN-informatiebeheerder afscheid genomen. Voor deze collega is geen geschikte vervanging gevonden. Na enkele vergeefse wervingsrondes is uiteindelijk besloten van invulling af te zien. Het project wordt zonder deze functionaris en met de reeds beschikbare capaciteit verder uitgevoerd.

D13 – Aanbevelingen archiefruimte en archiefbewaarplaats Bij de vijfjaarlijkse inspectie van de archiefruimten Weesp zijn enkele aanbevelingen gedaan die moeten worden geïmplementeerd. Er is een decompositie gemaakt van de (tussen)producten en de hieruit voortvloeiende werkzaamheden met daarbij wie wat moet doen en wanneer oplevering wordt verwacht. Op advies van de archiefinspecteur is dit in een overzichtelijke matrix gezet, waardoor de voortgang beter is te volgen. Dit onderwerp wordt geregeld besproken met de inspecteur van RHCVV in het driewekelijks operationeel overleg.

D14 – Vervangingsbesluiten Hoewel hybride archieven als onwenselijk worden beschouwd, valt het preveniëren ervan wegens prioritering buiten de scope van het transitieproject. Voor de processen die digitaal plaatsvinden en waarvan alleen digitale dossiers worden gevormd, geldt echter dat mogelijk één of meerdere vervangingsbesluiten dienen te worden genomen. Amsterdam werkt momenteel aan een vervangingsbesluit voor het hele cluster Gebiedsgericht Werken en Stadsbeheer (GWS), daaronder vallen ook de stadsdelen incl. de WABO-processen. Het is de bedoeling uiteindelijk een gemeente breed besluit te realiseren. Er wordt nu een thema-inspectie op vervanging uitgevoerd door het Stadsarchief. Het vervangingsbesluit zal ook gaan gelden voor blijvend te bewaren informatie en zal met terugwerkende kracht ingaan vanaf 1 januari 2017. De verwachting was dat dit vervangingsbesluit in mei 2021 zou worden genomen. Door de ontwikkelingen in het I-domein van Amsterdam (centralisatie van de IV en IT-functies) is hier vertraging ontstaan.

D15 – Opstellen archiefbewerkingsplan Voor de overbrenging van de twee archiefblokken 1989-2008 in de semi-statische archiefruimte moet een bewerkingsplan worden opgesteld. Er is een bewerkingsplan opgesteld en gedeeld door DIV Weesp en gedeeld met RHCVV. Dit plan dient als basis voor de verdere bewerking van de archiefblokken zoals beschreven, samen met een externe partner. Dit doel is hiermee voltooid. Zie ook hierna onder D16.

D16 – Inlopen archiefachterstanden Ter voorbereiding op de bestuurlijke fusie van Weesp en Amsterdam en een goede invlechting van taken en werkzaamheden van beide gemeenten, moeten de achterstanden in de bewerking, overbrenging en

13

vernietiging van de analoge archieven worden ingelopen. Deze achterstanden laten zich indelen in de volgende werkpakketten: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Bewaarblok periode 1989-1997 Bewaarblok periode 1998-2008 Vernietigingsblokken (jaarblokken tot en met 2020) Vernietigingsblok 2004 (vernietigbare archiefbescheiden uit het overgebrachte blok 1940-1988) Extern geplaatst fysiek archief in het kader van gemeenschappelijke regelingen Overbrenging van de fysieke tekeningen van Waternet BSWW-archiefbestanddelen Persoonskaarten

DIV Weesp heeft goede vorderingen gemaakt met de achterstand op de archiefbewerking. In augustus 2020 is een nulmeting gedaan. Maandelijks wordt over de voortgang gerapporteerd. Om de grotere archiefdelen te kunnen verwerken, met name waar het gaat om het Bewaarblok 1998-2008, is gezocht naar binnen de organisatie beschikbare capaciteit. Deze capaciteit is in eerste instantie gevonden bij het zogenaamde Omegateam dat werkzaam is voor Stadsarchief Amsterdam. Met dit team was afgesproken dat zij vanaf april 2021 bijstand zouden verlenen. Door de aanhoudende covid-crisis hebben ook zij echter achterstand opgelopen. Helaas hebben zij om deze reden moeten afhaken. Naarstig is toen gezocht naar een andere partij, en deze is ook gevonden; de firma ArchiefBC heeft in de eerste week van april in Weesp een intake gedaan en een plan van aanpak gemaakt. Helaas heeft ook deze partij moeten afhaken voor de uitvoering van de werkzaamheden, eveneens vanwege gebrek aan capaciteit. Hierom is een derde partij benaderd, t.w. DocFactory. Ook deze heeft een inventarisatie uitgevoerd en overlegd met het RHCVV. Uiteindelijk is deze partij gecontracteerd en is feitelijk aan de slag gegaan. De verwachte doorlooptijd bedroeg zo’n tien weken. Uit een tussentijdse evaluatie met DocFactory bleek dat de zaken voorspoedig verlopen en dat de werkzaamheden begin oktober kunnen worden afgerond.

Over het resultaat en het proces zal door DocFactory schriftelijk worden gerapporteerd. Aanvullend op hun opdracht is DocFactory gevraagd om een 7-tal verhuisdozen met het BSWWarchiefmateriaal eveneens te bewerken. De werkzaamheden hieromtrent zullen naar verwachting ultimo november worden afgerond. Tevens is een aanvang gemaakt met de bewerking van de persoonskaarten die bewaard worden in de paternoster van het archief. Deze moeten worden gedigitaliseerd en daarna overgebracht. Hiermee is een interne medewerker belast. Doel is om ook deze werkzaamheden nog in november volledig af te ronden.

D17 – Archieven Weesp elders bewaard In het kader van gemeenschappelijke regelingen en samenwerking met andere gemeenten zijn bepaalde archiefbescheiden nog in het bezit van Hilversum en Bussum (Gooise Meren). Zaak is om deze archieven terug te vorderen en te herbergen binnen de Weesper stadsmuren. In april van dit jaar heeft dhr. Anjo Galiart van ArchiefBC op ons verzoek een inventarisatie gedaan en een plan van aanpak geschreven voor de ondersteuning bij het inlopen van de archiefachterstanden. Hierbij heeft hij contact gehad met Hilversum over zijn mogelijke ondersteuning bij dit onderhavige doel. Zijn conclusie is als volgt: De werkzaamheden van het sociaal domein voor Weesp werd tot 2018 uitgevoerd via een samenwerkingsregeling door het Sociaal Plein van Hilversum. De inkomende stukken van cliënten afkomstig uit het gehele werkgebied van de regeling werden bij binnenkomst per zaak gescand en

14

toegevoegd aan het pakket DIS (Suite Centric). Het gaat om 17,5 strekkende meter (140 archiefdozen). Fysieke stukken werden vervolgens op datum opgeborgen in archiefdozen, per zaak gescheiden door een blauw scanblad. Vanuit Hilversum is verklaard dat alle aanwezige stukken digitaal in hun RMA zijn opgenomen. Indien de digitale stukken overgezet kunnen worden naar de nieuwe organisatie, kan besloten worden om de fysieke stukken van Weesp niet te lichten, maar met Hilversum de afspraak te maken dat op het moment dat de stukken daadwerkelijk vernietigd moeten worden (in de jaren 2030-2034), dat die ook voorgelegd worden aan het organisatieonderdeel in Amsterdam dat op dat moment de regeling uitvoert. Gesproken is met Anne-Marie Vrakking en Edward de Beer, recordmanagers van gemeente Hilversum. Anne-Marie stuurt een recordexport uit Suite4 van alle data van Weesp die in Hilversum achterblijft na migratie (BBZ/IOAZ/P-wet). Carlo Vennik (onze recordsmanager) zal de beheerafspraken formuleren over de Weesper archieven (data + analoog) bij Hilversum. Een eerste concept is opgeleverd en gaat de ronde. Een openstaand punt is nog een vergoeding die Hilversum voor de werkzaamheden verdient. Een ander punt dat onze aandacht heeft, betreft Wmo-gerelateerde data.

Bij een eerder migratietraject zijn betreffende data ‘onbedoeld’ mee gemigreerd vanuit Hilversum naar Stichtse Vecht toen de administratietaken voor de Wmo van Hilversum overgingen naar Stichtse Vecht. Uit onderzoek door Marga Overbeek, die betrokken was en is bij de uitvoering van de WMO-werkzaamheden blijkt dat het in alle gevallen gaat om kopieën. Deze hoeven derhalve niet gemigreerd te worden maar kunnen worden vernietigd. Stichtse Vecht wordt om een “verklaring van vernietiging” gevraagd.

D18 – Decos zaken niet compleet Het (deels) ontbreken van digitale informatie in zaakdossiers van Decos, maar ook van fysieke stukken is een zorgpunt. Dit heeft met de discipline van de medewerkers te maken die niet altijd zorgen dat een zaak compleet in Decos wordt geregistreerd. Zaken in Decos worden ook te vaak niet goed afgesloten. Er is geen goed proces ingeregeld om hier mee om te gaan en de kwaliteit van de zaken te verbeteren. Dit vergt veel correctief werk. De zaken die onvolledig of incorrect zijn geraakt door de gebrekige koppeling met SquitXO vallen onder dat betreffende doel (D52). Daar wordt een nadere toelichting gegeven. Op de overige incomplete zaken vindt nog een aanpassing plaats. De bulk van het werk is echter gereed. Begin april heeft het project afscheid moeten nemen van de JOIN-informatiebeheerder. Door de moeilijke situatie op de arbeidsmarkt is na meerdere pogingen het niet gelukt om een geschikte opvolger te krijgen. Besloten is om voor de beperkte tijd van het project geen opvolger meer te zoeken en het te stellen met de aanwezige capaciteit.

Doelen invlechting IB

D51 – Periodiek toetsen voortgang invlechting Het project IB-transitie Weesp is opgedeeld in 4 tranches van elk een half jaar. De eerste tranche eindigt eind september 2020, de tweede eind maart 2021. Iedere tranche wordt geëvalueerd en gerapporteerd. De eerste rapportage verschijnt ultimo oktober 2020, de tweede in april 2021, de derde in oktober 2021.

15

De voortgang van de invlechting wordt wekelijks besproken binnen de projectgroep (PTO) en de standup met de teammanager IB, de informatiemanager Weesp en de projectleider IB-transitie Weesp. Daarnaast vindt er eveneens wekelijks overleg plaats tussen de IB-projectleider en die van IV en IT van het programma IV/IT Invlechting Weesp. Van dit overleg werd schriftelijk verslag gedaan aan de stuurgroep tot en met september. Inmiddels zijn de resterende werkzaamheden van het project IVinvlechting overgedragen aan een van de informatiemanagers die deel uitmaken van het onderhavige project. Daarnaast wordt de voortang op dit doel besproken in het tweewekelijks overleg met het RHCVV.

D52 – SquitXO/ migratie Op het moment lopen er technische problemen met de koppeling tussen SquitXO en Decos JOIN. Het gevolg is dat er incomplete dossiers in Decos staan. Er wordt aan gewerkt om de koppeling te verbeteren, en anders z.s.m. de nieuwe omgevingsvergunningen applicatie Powerbrowser in te voeren in Weesp. Wel moet er actief op worden gestuurd om de dossiervorming compleet te houden en zal er uiteindelijk ook met terugwerkende kracht nog naar alle omgevingsvergunningen dossiers in Decos moeten worden gekeken. De koppeling tussen SquitXO en Decos werkte niet naar behoren, waardoor er veel lege en dubbele documenten in Decos stonden. Met extra inzet van collegae informatiebeheerders is per 12 januari 2021 gestart met het in orde brengen van Decos en met de inhaalslag van de achterstanden door onvolledige of niet correct afgesloten zaakdossiers. De vele lege documenten dienden vanuit Squit opnieuw te worden aangevuld en de dubbele documenten te worden verwijderen. Het betrof hier zo’n 190 Decosdossiers die allemaal stuk voor stuk moesten worden nagelopen, gecorrigeerd en aangevuld, waarvan sommige dossiers wel meer dan 350 documenten bevatten. De koppeling tussen Decos Weesp en SquitXO is met de migratie naar Powerbrowser begin maart 2021 komen te vervallen.

Nu SquitXO buiten gebruik is gesteld, komen aanvragen via OLO direct in Powerbrowser terecht en worden daar verder afgehandeld. De documentaire neerslag wordt in de bijbehorende RMA Powersys (SharePoint) opgeslagen. Decos doet hiermee niet langer dienst als DMS voor de WABO-processen. De nog lopende WABO-zaken in Decos zouden worden afgesloten met een verwijzing naar het zaaknummer in Powerbrowser waar het volledige dossier wordt bewaard. Van de onvolledige dossiers in Decos wordt met instemming van de archiefinspecteur geen papieren afschrift meer gemaakt, in lijn met de Amsterdamse werkwijze. De beheerdocumentatie omtrent Powerbrowser en Powersys is aan de toezichthouder RHCVV ter beoordeling opgeleverd. De migratieverklaring is inmiddels ondertekend door de gemeentesecretaris. Dit project heeft een vervolg voor de overige VTH-processen die door Decos Join worden ondersteund in het zogenaamde VTH-fase 2 project. Hiervan wordt onder D53 verslag gedaan. De hiervoor genoemde migratieverklaring bleek bij beoordeling door de archiefinspecteur niet volledig uitgevoerd. Het VTH-project had ten onrechte de migratie van VTH-zaken van Decos naar Powerbrowser buiten scope geplaatst, in de veronderstelling dat de Informatiebeheerder van Decos Weesp dit wel op zou pakken. Deze functie wordt echter niet meer vervuld, waardoor er een bewerkingsachterstand is ontstaan.

Het vervolgproject VTH-fase 2 pakte deze draad weer op. In overleg met functioneel beheer Decos Join is besloten om alle zaken in Decos die ook een versie hebben in Powerbrowser uit Decos Join te verwijderen. Het oorspronkelijke plan, zoals hiervoor beschreven, was om de betreffende zaken in Decos af te sluiten en een verwijzing naar het gelijkvormige dossier hierin op te nemen. Functioneel Beheer heeft echter gefundeerd bezwaar gemaakt tegen het bestaan en beheren van dubbele archieven. Hierdoor is het oorspronkelijke plan gewijzigd. Volgens de

16

nieuwe werkwijze worden de zaakdossiers uit Decos Join verwijderd na een grondige controle of alle stukken in dit dossier ook volledig in Powerbrowser zijn opgeslagen. Aangezien deze werkwijze niet door de migratieverklaring wordt gereflecteerd, wordt hiervoor nog een addendum geschreven. Het stappenplan ziet er nu als volgt uit: 1. FB Decos draait een lijst uit met betreffende zaken (uiterlijk 23/7) 2. Het IB-team van VTH (team Biljana) controleert of de betreffende zaken nog informatie bevatten die nog niet in Powerbrowser zit. Zo ja, dan brengen zijn deze informatie over naar PB. 3. De betreffende zaken in Decos worden vervolgens verwijderd en dus nadrukkelijk niet afgesloten en gearchiveerd. Het IB-team van VTH heeft deze klus op zich genomen. De werkzaamheden zijn gestart en oplevering, samen met het addendum migratieverklaring wordt medio november verwacht.

D53 – Ontvlechting Decos Decos Join is het zaaksysteem van Weesp. Hierin zijn 266 processen ondergebracht. Tevens bevat Decos een RMA (recordsmanagementapplicatie) voor de bewaring van afgesloten zaken, voordat deze worden vernietigd of doorgestuurd naar RHCVV voor langetermijnbewaring. Er zijn de voorgaande tranche al goede vorderingen gemaakt met de ontvlechting van de werkprocessen rond WABO-vergunningaanvragen en die van Basisinformatie. Voor beide is Decos niet langer de ondersteunende applicatie ten aanzien van de lopende zaken. Wel is Decos nog te raadplegen voor wat betreft de afgesloten zaken en het hieraan gekoppelde analoge archief. Dit blijft zo totdat alle werkprocessen van Weesp uit Decos zijn ontvlochten en zijn ondergebracht in het Amsterdamse applicatielandschap. Decos is door de cloudmigratie (D65) beter toegankelijk geworden. Momenteel wordt vanuit ons project IB Transitie Weesp ondersteuning verleend aan fase 2 van Vergunningen Weesp. Doel van dit project is om na de bestuurlijke fusie van Weesp en Amsterdam in maart 2022 geheel te werken conform de Amsterdamse werkwijze. Hiertoe zullen alle resterende processen worden gemigreerd van Decos Join Weesp naar een nieuw in te richten Decos DVL Amsterdam. Op dit moment is een informatieanalist van Decos bezig met een onderzoek om te bepalen welke vergunningen over moeten gaan naar Decos DVL en op welke wijze.

Het RHCVV heeft bij de wording van het plan haar adviserende rol ingebracht. Een ander project waar het projecteam ondersteuning aan levert, is de archivering van GWS van het cluster Sociaal. Van deze taakapplicatie worden de documenten al bewaard in Decos Join, echter nu zal ook de gestructureerde data uit de onderliggende database in pdf-vorm plus metadate worden opgeslagen in Decos Join. Hierbij zullen alle nog openstaande zaakdossiers worden afgesloten en gearchiveerd. Het projectplan Archivering GWS is nog in ontwikkeling. Het is de bedoeling dat het nog te vormen gebiedsdeel Weesp – Driemond gebruik zal gaan maken van het Amsterdamse systeem Andreas voor de bestuurlijke documentatie. Om de overgang soepel te laten verlopen zal Decos Join dit proces voor wat betreft de besluitvorming vanaf de fusiedatum niet meer ondersteunen. Voor de duidelijkheid moet worden vermeld dat Decos Join niet op de fusiedatum ophoudt te bestaan. Gekozen is voor een zogenaamde sterfhuisconstructie, waarbij de directies voor zover nodig gebruik kunnen blijven maken van Decos Join. Decos Join is na de cloudmigratie begin dit jaar een veilig, goed toegankelijk en voordelig (lage kosten) systeem voor de ondersteuning van de Weesper bedrijfsprocessen.

Wel zullen de directies doorlopend en vanuit dit project worden aangemoedigd om het gebruik van Decos Join verder af te bouwen en de nog openstaande zaakdossiers naar behoren te

17

sluiten. In het eindspel zal er enkel nog archief overblijven dat te zijner tijd zal worden ondergebracht in een nog te bepalen RMA (Records Management Applicatie).

D54 – Scheiden archiefvorming (bewustwording) De gemeente Weesp is tot de bestuurlijke fusie wettelijk verplicht om een eigen archief te onderhouden. Tot dat moment dienen de archieven van de gemeenten strikt gescheiden te blijven. Ook moet worden voorkomen dat de archieven van Weesp binnen Amsterdam versnipperd raken. Om het gebruikers gemakkelijk te maken wordt G: nu ook toegankelijk gemaakt via de Amsterdamse Digitale Werkplek. Eén voor één worden de afdelingen overgezet naar de Amsterdamse infrastructuur. De meest recente is die van gemeentearchief en Museum. Het afgelopen kwartaal (Q2’21) liet een onderzoek door de archiefinspecteur van het RHCVV naar de staat van het archiefbeheer, specifiek of het Weesper archief herkenbaar en vindbaar apart gehouden is binnen de Amsterdamse administratie. Het inspectierapport is inmiddels opgeleverd.

D57 – Ontwikkeling en -training Door middel van e-training van medewerkers die omgaan met informatie, kan kennis en bewustzijn van informatiebeheer en privacywetgeving worden vergroot. Dit doel blijkt te groot om enkel door dit project te worden uitgevoerd. Daarom haken we aan bij de lopende Amsterdamse initiatieven die op dit vlak zijn of nog worden genomen. Het gaat om de volgende initiatieven: - De Data-academie Amsterdam maakt onderdeel uit van de I-academie (de ontwikkelingen in de stad naar de nieuwe data-organisatie) - E-learning Privacy en e-learning Informatiebeveiliging: de links staan in de Weet Wat Je Deelt TamTam groep en op intranet: https://intranet.amsterdam.nl/praktisch/veilig-gezond-werken/weet-deelt/ Die training kan iedereen volgen (via Edumanager) - Gezamenlijke e-learning Openbaarheid en Informatiebeheer: Is in ontwikkeling en volgens planning in Q4 klaar. Voor deze e-learning is in opdracht van de gemeentearchivaris een aankondiging gemaakt in de vorm van een animatie. Hierin wordt uitgelegd dat iedereen in e organisatie die met informatie werkt, dat niet voor zichzelf doet maar voor de stad. De animatie sluit af met Hoe Goed Doe Jij Het? Doe de test.

Deze animatiefilm staat op de TamTam pagina Weet Wat Je Deelt en op intranet: https://intranet.amsterdam.nl/praktisch/veilig-gezond-werken/weet-deelt/opslaan-delen-informatie/ Naast het hiervoor genoemde is er via Intranet en Tamtam veel aandacht besteed aan bewustwording over veilig thuiswerken. Gemakshalve wordt hier verwezen naar het ENSIA-rapport. De data over het aantal personen die de e-trainingen (Informatiebeveiliging en Privacy) heeft voltooid, is beschikbaar bij projectgroep 'Weet wat je deelt' en bij de directies. Dit geeft inzicht in het gebruik van de e-trainingen en hoeveel personen kennis hebben genomen van deze informatie en ook kunnen toepassen. Er is een toename te zien van het aantal personen die de e-trainingen heeft voltooid. Het is de taak van de directies om mensen aan te sturen deze e-trainingen te volgen.

D58 – Opstellen en invoeren procedure uitdiensttreding

18

Er zijn meerdere incidenten geweest waarbij de lopende zaken niet goed zijn afgehandeld of te lang zijn blijven liggen, omdat een medewerker uit dienst is getreden en de overdracht niet goed is uitgevoerd. Dit gaat ten koste van de kwaliteit van dienstverlening aan de inwoners en de terugvindbaarheid van waardevolle informatie. Bovendien is een goede overdracht een uiting van respect naar de vertrekkende medewerker en voor de door hem of haar bewezen diensten. Er zijn deze tranche verschillende pogingen gedaan om aan te haken bij de Amsterdamse protocollen rond uitdiensttreding. Dit is echter een complex verhaal. Praktisch beschouwd is iedere manager zelf verantwoordelijk om zaken rond uitdiensttreding goed te regelen, taken worden overgedragen en te borgen dat er geen waardevolle informatie verloren gaat. Voor de manager bestaat binnen Amsterdam een informatiepagina. Voor de medewerkers is deze er nog niet. Het projectteam is tot de conclusie gekomen dat het te weinig invloed kan uitoefenen op de organisatie van Amsterdam om hier een verbetering te bewerkstellingen. Daarom is ervoor gekozen om dit doel terug te geven aan de stuurgroep. Dit is tevens besproken in het stafoverleg met de burgemeester van Weesp en deze heeft hiermee ingestemd. Dit doel is hiermee afgerond.

D59 – Losse gegevensverzamelingen (Zwerfdata) In het netwerk van Weesp bestaan verscheidenen plaatsen waar ongestructureerde gegevens zijn opgeslagen, buiten het domein van de werkapplicaties of het zaaksysteem, of buiten het zicht van informatiebeheer. Deze gegevens moeten, voor zover waardevol en er een doelbinding voor bestaat, worden verplaatst van het oude netwerk en een bestemming krijgen binnen het Amsterdamse, of anderszins worden vernietigd. Bij de inventarisatie van gegevensbestanden buiten de reguliere applicaties van Weesp, zijn door het ITinvlechtingsproject - zoals verwacht - grote hoeveelheden data aangetroffen die niet eenvoudig kunnen worden verplaatst of overgedragen aan Amsterdam. Het gaat hierbij om ruim 1,2 Terabyte aan gegevens in afdelingsmappen en ruim 1,1 Terabyte aan data in persoonlijke folders van medewerkers. Een deel van deze data zal voor een wettelijk bepaalde termijn bewaard moeten blijven. Een ander deel zal voor vernietiging in aanmerking komen. Om de bewaartermijn te kunnen vaststellen, kunnen gegevens mogelijk aan een zaak worden gerelateerd. Het zaaktype en de uitkomst van een zaak bepaalt immers de wettelijke bewaartermijn. Een plan is gemaakt hoe hier mee om te gaan. Het ICT-team Weesp heeft medio september 2020 al een start gemaakt met een eerste schifting. Een lastige klus die veel moeite kost.

De bedoeling is echter dat in december de werkzaamheden kunnen worden afgerond. Het stappenplan is als volgt: 1. 2.

Er is op de G-schijf in Amsterdam een ruimte ‘G:\Weesp’ aangemaakt. Door de afdelingen kan nu al zelf gezorgd worden dat (d.m.v. kopiëren en plakken) de data op de Weesper schijf naar de G:Weesp-schijfruimte wordt overgebracht. De data op de schijf in Weesp wordt dan ‘bevroren’ en blijft voorlopig als “alleen-lezen bestand” beschikbaar (mocht er iets fout gaan zijn de data niet weg).

c.

Eind november/begin december 2021 wordt alle data die op dat moment nog op de Weesper schijfruimte staat ‘bevroren’ en gekopieerd naar de G:\Weesp-schijf. Hierover wordt vooraf gecommuniceerd; vanuit ons project bieden we ondersteuning bij de voorbereiding van die communicatie.

i.

De data worden eerst op een harde schijf gekopieerd;

ii.

De gekopieerde data worden met een koerier naar Amsterdam gebracht en daar vervolgens (vrijdagavond of in het weekend) ingelezen op de G:\Weesp-schijfruimte.

19

iii.

Deze actie wordt op een vrijdag uitgevoerd om verstoringen van het werk te vermijden. De data op de Weesper schijfruimte wordt bevroren en blijft als “alleen-lezen data” beschikbaar.

iv.

Vanaf de maandag erna is dezelfde data dan weer beschikbaar op de G:\Weesp schijf. Daarbij wordt de mappenstructuur van de Weesper schijfruimte gehanteerd, tenzij vooraf door de vakafdelingen om een verandering is/wordt gevraagd.

v.

Na een afgesproken periode is het mogelijk om de bevroren data op de schijfruimte in Weesp te verwijderen.

e.

Elke afdeling kan vóórafgaand aan deze totaal-operatie al beslissen om de “eigen” schijfruimte te kopiëren en te verplaatsen naar de G:\Weesp schijfruimte.

Een belangwekkend feit is dat Amsterdam momenteel voorbereidingen treft voor de invoering van Office 365 in het ADW3-project. Hieronder valt ook de bedrijfsbrede invoering van SharePoint. Het is de bedoeling dat alle fileshares zullen worden overgezet naar SharePoint. Dit geldt ook voor de Weesper data. Vanuit ons project volgen wij deze verandering nauwlettend.

D60 – Informatievoorziening Verbonden Partijen Er zijn applicaties die geen eigendom zijn van Weesp, maar die worden gedeeld met andere gemeenten of organisaties. Deze zogenaamde gedeelde applicaties met bijbehorende informatie moeten worden geïnventariseerd, waarna per applicatie kan worden vastgesteld wat er mee moet gebeuren. Het gaat om de volgende applicaties: Digitaal Leefplein, GWS, MyBility, SmartWheels, Khonraad. De actuele status is nu als volgt: -

-

-

Digitaal Leefplein; dit zit in het project van Mikel Fernandes Mendes (app bij regio Gooi en Vechtstreek) 

Met name bedoeld voor de inkoop van voorzieningen.



Vanaf 1/1/2022 loopt dat via inkoop Amsterdam (ZorgNed). Nieuwe voorzieningen lopen dan via ZorgNed



Bestaande levering met einddatum > 31/12/22 worden geconverteerd voor die datum



Bestaande levering met einddatum < 31/12/22 blijven in DLP.



DLP wordt dus niet meer gebruikt vanaf 31/12/22.



Migratie/archiveringstrategie wordt eind volgend jaar bepaald.

GWS; dit zit in het project van Mikel Fernandes Mendes (zit via Gooise Meren in de cloud) 

Wordt waarschijnlijk 31/12/21 uitgezet. Contracten zijn opgezegd



Migratie/archiveringstrategie wordt nu onderzocht en besproken met verschillende disciplines. o

Alt 1: dossiersamenvattingen maken en opslaan in Decos Join, logische data worden vernietigd.

o

Alt 2: dossiersamenvattingen maken en opslaan in Decos Join. Logische data migreren naar nog te bepalen doelapplicatie (ZorgNed Integraal klantbeeld)

myBility; dit zit in het project van Mikel Fernandes Mendes (zit op de SaaS van Multicard)

20

-

-



Wordt niet meer gebruikt. Proces overgenomen door DLP.



Geen migratie/archivering. Data wordt vernietigd

SmartWheels; dit zit in het project van Mikel Fernandes Mendes (zit in het portaal van Mobi) 

Inkoop LLV gaat via Amsterdamse inkoop vanaf sept 2021



Geen migratie/archivering. Data wordt vernietigd

Khonraad (let op het zijn er 2 !! BOPZ & THV); dit zit in het project van Mikel Fernandes Mendes (er loopt een aanbestedingstraject in Amsterdam; ook wordt het gesplitst tussen beheer en handhaving, meer info bij Mikel) 

Contract wordt vernieuwd. Wordt 1 THV contract voor Weesp en Amsterdam.



Migratie/archiveringstrategie nog te bepalen. o

Dit zijn hele kleine aantallen. Gaat waarschijnlijk ook naar Decos Join.

Vanuit het project IB-transitie Weesp zullen deze applicaties blijvend worden gevolgd.

D61 – FMS recordsmanagement FMS (Financieel Management Systeem) beschikt niet over een eigen recordsmanagementapplicatie. Records worden mede daardoor niet automatisch opgeruimd na een bij wet bepaalde periode. Aangezien FMS niet voor de bestuurlijke fusie zal worden opgenomen in het Amsterdamse systeem AFS, dient hier mogelijk apart een voorziening voor te worden getroffen. Bewaartermijn van meeste calls in FMS is 1-3 jaar. Alleen als ook de leveranciersdossiers, (onderhouds-)contracten en verzekeringen erin zijn/worden bewaard, is dit een punt van aandacht in verband met langere bewaartermijn. In Tranche 3 zou een check worden uitgevoerd om te bezien in hoeverre nu de regels worden nageleefd en dit nog een aandachtspunt is. Dit voornemen is nog niet uitgevoerd.

D62 – Vernietiging belastingarchief De delen van de digitale belastingadministratie met de bijbehorende digitale (of papieren) stukken van de BSWW (Belastingsamenwerking Stichtse Vecht, Weesp en Wijdemeren) die rechtstreeks aan een Amsterdamse Dienst zijn overgedragen, hadden moeten worden vastgelegd. Volgens het RHCVV dienen deze bescheiden te worden opgenomen in het dynamische deel van de bruikleenovereenkomst. In de overeenkomst worden ook afspraken gemaakt voor vernietiging en vervreemding. Bij de overgang van de BSWW-medewerkers per 1-1-2019 naar Amsterdam zijn lopende zaken ‘meegenomen’. Dit materiaal is na enkele jaren (nu: medio 2021) afgehandeld en niet meer nodig. Dit materiaal is door DocFactory als aanvullende opdracht in hun werkzaamheden aan het overbrengingsblok 1998-2008 beoordeeld en van vernietigingsdata voorzien. Conform de gemaakte afspraken wordt dit materiaal overgedragen aan de gemeente Wijdemeren ter verdere afhandeling (en op termijn vernietiging).

D63 – Vroegtijdige overbrenging Dossiers die formeel nog niet voor overbrenging in aanmerking komen (jonger dan 20 jaar) kunnen vanwege de bestuurlijke fusie vervroegd worden afgesloten. Na of bij de bestuurlijke fusie zal het archief van de

21

gemeente Weesp dan worden afgesloten, waardoor alle gearchiveerde dossiers na bewerking volgens de beleidsregel Overbrenging RHCVV kunnen worden overgebracht aan het RHCVV. DocFactory heeft het overbrengingsblok 1998-2008 bewerkt en gereed gemaakt voor overbrenging. Daarmee wordt archiefmateriaal dat formeel (“jonger” dan 20 jaar) nog niet voor overbrenging in aanmerking komt toch al naar de archiefbewaarplaats overgebracht.

D64 – Scannen bouwdossiers Vanaf maart 2022 is Amsterdam verantwoordelijk voor de digitalisering van en de inzage op de bouwdossiers van Weesp. Tot die tijd dienen de bouwdossiers terug te komen naar het archief Weesp, zodat het archief Weesp integraal behouden blijft. Daarbij moeten ook afspraken gemaakt worden met het Stadsarchief over of na de fusie alles in Weesp moet blijven, of dat het overgebracht moet worden naar het Stadsarchief en daar digitaal ontsloten moet worden. Rekening moet worden gehouden met de opheffing van het scanteam eind 2022. Afspraak is dat dit doel pas wordt gestart ná de bestuurlijke fusie. De voorbereidende werkzaamheden worden al vóór de bestuurlijke fusie onderzocht en zo mogelijk opgepakt en uitgevoerd. Verwachte oplevering is Q4 2022. De oorspronkelijke afspraak was dat dit pas na de bestuurlijke fusie zou worden opgepakt, echter het is mogelijk dat dit afgerond wordt voor de opheffing van het scanteam. Dit valt echter buiten de scope van dit project (bestuurlijk besluit).

D65 – Cloudmigratie Decos JZD (nieuw) Om te voldoen aan de Amsterdamse veiligheidseisen die gesteld worden aan de IT-infrastructuur, worden alle toepassingen die worden gehost op de infra van Weesp gemigreerd naar de premisse (omgeving) van Amsterdam of naar de cloud. Decos Weesp zal naar de cloud worden gemigreerd. Dit onderhavige doel is ter ondersteuning van dit ICT-project. Het houdt toezicht op een goede functionele migratie. De technische migratie valt onder de verantwoordelijkheid van Directie ICT van Amsterdam. Aanleiding voor de toevoeging van dit doel aan het uitvoeringsplan was de toenemende complexiteit van de in principe technische migratie, waardoor extra controlemaatregelen, zoals het gestructureerd functioneel testen vanuit IB noodzakelijk werden geacht. Namelijk: -