RHCVV jaarrekening en verslag 2020

Een van de samenstellers van deze tentoonstelling was Ellen Drees, collectiemedewerker bij het RHCVV. De tentoonstelling vertelt het verhaal over De Bilt tijdens de oorlogsjaren aan de hand van zes thema’s vanaf de oorlogsdreiging in 1939/1940 tot en met de bevrijding in 1945. Daarbij is gebruik gemaakt van beeld- en archiefmateriaal uit de eigen collectie van de Historische Kring en uit het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen. Door de combinatie van foto’s, documenten, dagboekfragmenten en brieven werd een inkijkje in het persoonlijke leven van Biltse inwoners gegeven, die de oorlog aan den lijve hebben ondervonden. De tentoonstelling is tot stand gekomen door de Historische Kring D’Oude School met medewerking van de RHCVV, Historische Vereniging Maartensdijk en gemeente De Bilt. November: Fototentoonstelling De Ronde Venen in oorlogstijd. Gemeente De Ronde Venen organiseerde van 27 november – 13 december een fototentoonstelling in de Dorpskerk van Abcoude, over gemeente De Ronde Venen in oorlogstijd. Het RHCVV leverde enkele foto’s aan en de inrichtingselementen (de wanden) waar de foto’s aan hingen. De op- en afbouw van de tentoonstelling in de Dorpskerk werd verzorgd door een stagiaire die zowel bij de gemeente als bij het RHCVV stageliep.

20

Beleidslijn 4: Duurzame organisatie In 2018 is de businesscase ‘Zelfstandig en versterkt’ bestuurlijk vastgesteld. Hierin wordt beschreven wat de financiële en organisatorische consequenties zijn om de transitie te kunnen maken naar het uitvoeren van nieuwe en bestaande wettelijke taken. Dat vraagt investeringen van de gemeenten voor de ontwikkeling van het e-depot en tegelijk een investering in de organisatie. Het resultaat van de transitie is het in 2020 gerealiseerde e-depot met aansluiting van de vier gemeenten. Het beheer van digitale informatie vraagt dat het RHCVV nieuwe werkwijzen en procedures ontwikkelt. Specifiek als het gaat om preservering en duurzame toegankelijkheid van de informatie, toekomstgericht (de wet vereist raadpleegbaarheid van 100 jaar). De formatie is daartoe in 2020 versterkt met de functie van applicatiebeheerder e-depot. Hij borgt en controleert de kwaliteit van digitale informatie. Hij controleert en test of digitale archieven voorzien zijn van metadata die TMLO-proof zijn (voldoen aan de standaard voor metadata), bestanden niet corrupt zijn en voert kwaliteitscontroles uit op de gegevens in het e-depot.De komende jaren blijft de adviseur digitale archieven een belangrijke rol spelen voor de inrichting en ingebruikname van het e-depot.

Zij borgt de kwaliteit van informatie en adviseert en beoordeelt op tactisch en operationeel niveau over de omgang met digitale archieven en regelt openbaarheid en openbaarheidsbeperkingen. De adviseur digitaal archief ondersteunt ambtenaren en onderzoekers bij het zoeken en vinden van digitale archieven. De adviseur digitaal archief adviseert ook particuliere archiefvormers in de regio over de wijze waarop zij hun digitale particuliere archieven kunnen beheren, zodat deze (eventueel) op termijn opgenomen kunnen worden in het e-depot. Ter verduidelijking. De adviseur digitaal archief richt zich op de collectie zoals deze berust bij het RHCVV en adviseert particuliere archiefvormers (vanwege acquisitie digitaal particulier archief). Terwijl de adviseur digitale informatie zich richt op de nog niet overgebrachte digitale archieven van de deelnemende gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen en GR Pauwbedrijven. De archivist volgde in 2018-2020 de opleiding tot archivaris en sloot deze opleiding in 2020 af met het diploma Archivistiek A. Het volgen van deze opleiding was noodzakelijk om te borgen dat voldoende medewerkers het verplichte diploma bezitten en zo te kunnen voldoen aan de wettelijke voorwaarden in de GR RHCVV. De medewerkers Het team van het RHCVV had op 31 december 2020 een omvang van 10 fte.

Er was sprake van een gedifferentieerde leeftijdsopbouw, tussen 24 en 66 jaar. In het verslagjaar vond een aantal wijzigingen in de samenstelling van het team plaats. Op 12 september verliet mw. E. Drees het RHCVV in verband met het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. In het voorjaar verving mw. A. Kothuis als coördinator dienstverlening S. Wegereef die in januari afscheid van het RHCVV nam. Medewerkers mw. drs. R.W. (Roosmarijn) Ubink, directeur - streekarchivaris mw. M. (Minny) Scheele, archief inspecteur, waarnemend streekarchivaris mw. drs. M. (Monique) van der Linden, adviseur digitale informatie dhr. W.A. (Wouter) van Dijk MA, archivist/collectiebeheerder mw. drs. E. (Eva) Van ‘t Klooster, adviseur digitale archieven (vanaf 17 maart 2020) mw. S. (Sandra) Groot, beheerder e-depot (vanaf 16 maart 2020) mw. drs. E. (Ellen) Drees, medewerker beeldcollectie en erfgoed (tot 12-09-2020) mw. P. (Petra) Engelberts, applicatiebeheerder dhr. drs. B. (Bart) Jagt, archivist mw. A. (Annick) Kothuis MA, coördinator dienstverlening (vanaf 2 maart 2020) mw. drs. W. (Wilma) de Kruijter-Zandstra, medewerker studiezaal dhr. drs. S. (Sander) Wegereef, coördinator dienstverlening (tot 15 januari 2020) mw. M. (Marloes) Koelewijn, medewerker dienstverlening mw. I. (Iren) de Kruif MA, medewerker dienstverlening mw. S.

(Suzanne) Lekkerkerker MA, medewerker beeldcollectie en erfgoed (per 12-09-2020) mw. C. (Caroline) Auée, medewerker studiezaal dhr. R. (Rik) Kooper, stagiaire erfgoed (vanaf 1 september 2020)

21

Vrijwilligers Wij hechten veel waarde aan onze vrijwilligers, niet alleen om het goede werk dat zij doen, maar ook om de gezelligheid die zij brengen. Sinds het moment in maart, toen het bericht over de lockdown kwam en onze vrijwilligers niet langer op de locatie aan de slag mochten, hebben wij van alles gedaan om onze vrijwilligers die daar behoefte aan hadden vanuit huis te helpen opstarten met hun vrijwilligerswerkzaamheden. Het was een behoorlijke omschakeling voor onze vrijwilligers, maar zij hebben hun flexibiliteit getoond, zijn hard aan de slag gegaan en daar plukken onze bezoekers de vruchten van. De werkzaamheden van de vrijwilligers lopen uiteen, ze houden zich normaalgesproken vooral bezig met het toegankelijk maken en materiele verzorging van de collectie van het RHCVV. De vrijwilligers werken gemiddeld een dagdeel per week voor het RHCVV. Verschillende van de in 2020 behaalde resultaten waren zonder de inspanningen van onze vrijwilligers niet mogelijk geweest. In 2020 waren de volgende 26 vrijwilligers in Breukelen en Weesp betrokken bij onderstaande projecten: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

dhr. J. (Jan) Blom, indexeren archief van de notaris Dirk van Schaardenburg uit Kockengen en indexeren van het archief van de notaris Hendrik Verwoert (1691-1715) in Breukelen. dhr. en mw. G. (Gerrit) en G. (Gerrie) Brouwer, tot 17 maart, inventariseren van het archief van jongerencentrum ‘t Haventje te Vinkeveen, na 17 maart kon het vrijwilligerswerk niet worden voortgezet i.v.m. de coronamaatregelen. dhr. C. (Chuck) Britton, tot 17 maart heeft hij zich beziggehouden met het ompakken van diverse archieven in Weesp. Na 17 maart kon het vrijwilligerswerk niet worden voortgezet i.v.m. de coronamaatregelen. dhr. B. (Ben) Freijters, transcriberen doopboek en notulen Hervormde kerk Nieuwer ter Aa. mw. M. (Marjo) van Dijk, beschrijven foto’s uit de foto-collectie Breukelen mw. E. (Elly) van Dijk, digitaliseren fotocollectie Loenen en tijdens de lockdown indexeren Bevolkingsregisters van de voormalig gemeente Loenen. Na 17 maart kon het vrijwilligerswerk niet worden voortgezet i.v.m. de coronamaatregelen. mw. W. (Wil) van Ede, indexeren Bevolkingsregisters Breukelen-Nyenrode. mw. I. (Irma) Gondrie, beschrijven van de documentatiecollectie en het indexeren van notariële archieven van Abcoude en Breukelen. mw. N. (Nel) van Haaften, i.v.m. gezondheidsklachten geen vrijwilligerswerk verricht. dhr. T.

(Ton) Hagen, indexeren van de DTB-registers en indexeren van bevolkingsregisters met betrekking tot de huidige gemeente De Ronde Venen. dhr. L. (Leo) den Hertog, heeft geen vrijwilligerswerk verricht in 2020 i.v.m. de coronamaatregelen. Hij heeft wel een sterk verbindende rol gespeeld door onderlinge contacten en de verbinding met het RHCVV te onderhouden. dhr. T. (Ton) Hertsenberg, tot 17 maart, beschrijven foto’s uit de collectie Kockengen. Na 17 maart kon het vrijwilligerswerk niet worden voortgezet i.v.m. de coronamaatregelen. dhr. H. (Harmen) Hoogenhout, inventariseren gereformeerde kerk ’Postwijck’ te Baambrugge. Na 17 maart kon het vrijwilligerswerk niet worden voortgezet i.v.m. de coronamaatregelen. mw. H. (Henny) Jansen: nieuwe vrijwilliger. Indexeren bevolkingsregisters gemeente De Bilt. dhr. F. (Frank) Klok, beschrijven foto’s uit de collectie Maartensdijk. Na 17 maart kon het vrijwilligerswerk niet worden voortgezet i.v.m. de coronamaatregelen. dhr. B.(Bert) Lans, scannen en beschrijven foto’s uit de fotocollectie Weesp. Na 17 maart werd dat slechts het beschrijven vanuit huis. mw. K. (Karin) Luijks, i.v.m. gezondheidsklachten/lockdown geen vrijwilligerstaken uitgevoerd. mw. S. (Sylvia) van der Marel, geen vrijwilligerstaken uitgevoerd, vanwege de coronamaatregelen. dhr. W. (Willem) Mooij: nieuwe vrijwilliger.

Hij heeft nog geen start kunnen maken met vrijwilligerstaken in verband met de coronamaatregelen. dhr. H. (Harke) Nieman, begin 2020 gestopt met vrijwilligerswerkzaamheden. R. (Ronald) Noordenbos, beschrijven van foto’s uit de collectie Maarssen, heeft na het sluiten van de studiezaal geen vrijwilligerswerk kunnen verrichten. dhr. H.J. (Henk) Over den Linden, indexeren van notarieel archief van Weesp. mw. W. (Wilma) Storimans, inventariseren archieven De Bilt en Groenekan. Na 17 maart kon het vrijwilligerswerk niet worden voortgezet i.v.m. de coronamaatregelen. dhr. J. (Jeroen) Tang, beschrijven foto’s uit de collectie Vreeland, Nigtevecht en Loenersloot. dhr. W. (Wim) Timmer, beschrijven foto’s fotocollectie Jospé. dhr. M. (Martin) Versteeg, inventariseren archief voormalige Scheepswerf Kok in Vinkeveen. Na 17 maart kon het vrijwilligerswerk niet worden voortgezet i.v.m. de coronamaatregelen.

22

In memoriam Op 9 juli 2020 overleed op 78-jarige leeftijd Marjo van Dijk-Witjas. Marjo was een van onze zeer geliefde vrijwilligers en een bekend en gewaardeerd persoon in Breukelen en omgeving. Marjo heeft voor het RHCVV een veelheid aan documentatie en foto’s beschreven en toegankelijk gemaakt voor onderzoek. Zij stopte niet bij het beschrijven van foto’s, zij ging hier ook mee op pad. Mochten er onbekende mensen op de foto staan of een onbekende plek, dan had zij altijd wel contacten die tekst en uitleg konden geven. Ging zij de ene week met een onbekende foto de deur uit, dan kwam zij de week daarop met antwoorden terug. Daarnaast is dankzij de inspanningen van Marjo de fotocollectie van mevrouw Baud, oud wethouder en locoburgemeester, in ons archief opgenomen. Marjo dacht ook graag mee over mogelijkheden om het RHCVV en de collectie zichtbaarder en toegankelijker te maken en maakte deel uit van de kerngroep van het RHCVV die hierover adviezen geeft. Wij herinneren ons Marjo van Dijk-Witjas als een innemende, kordate en intelligente vrouw die wij zeer zullen missen.

23

Jaarrekening 2020 Jaarrekening 2020 in cijfers Rekening van baten en lasten: lasten Omschrijving lasten

Begroting

Rekening

Resultaat

Regulier

Corona

400001 Salariskosten 400002 Premie ongevallen 400005 Huisvestingskosten 400006 Huisvestingskosten diversen 400007 Studiekosten 400008 Kantoorkosten 400010 Diensten tbv administratie 400011 Onvoorziene uitgaven 400012 Digitalisering en internet 400014 Voorlichting 400015 Vergoeding vrijwilligers 400016 Boeken/kaarten/prenten 400017 Lidmaatschappen 400020 Bankkosten 400021 Restauratie en conserveringen 400022 Materiële verzorging 400023 Reiskosten (dienstverkeer) 400024 Reiskosten (woon-werk) 400025 Project digitaal archief 400030 Kapitaallasten 400033 Onttrekking reserve bedrijfsvoering Totaal Lasten

663.635 351 239.003 22.754 6.636 25.000 7.000 1.500 71.000 5.000 2.500 1.000 1.800 100 7.119 4.000 2.500 12.000 53.437 7.269 -11.118 1.122.486

704.751 253.873 86.832 12.106 41.661 6.447 1.270 75.843 3.404 2.281 2.302 1.851 680 11.728 21.981 874 6.813 40.386 4.358 -63.105 1.216.337

-41.116 351 -14.870 -64.078 -5.470 -16.661 553 230 -4.843 1.596 219 -1.302 -51 -580 -4.609 -17.981 1.626 5.187 13.052 2.911 51.987 -93.851

-38.201 351 -14.870 -33.626 -5.470 -12.219 553 230 -4.722 1.596 219 -1.302 -51 -580 -4.609 -17.981 1.626 5.187 13.052 2.911 14.057 -93.851

-2.915

Omschrijving baten

Begroting

Rekening

Resultaat

Regulier

Corona

500001 Bijdrage deelnemende gemeenten 500002 Overige baten incl. leges 500003 Specifieke inkomsten 500005 Verhuur archiefruimte 500006 Leges 500007 Reserveringen Totaal Baten Resultaat 2020

-1.047.713 -8.000 -31.081 -13.799 -21.894 -1.122.487

-1.047.714 -19.431 -62.921 -51.675 -21.894 -1.203.636

1 11.431 31.840 37.876 0 81.149 -12.702

1 11.431 31.840 37.876 0 81.149 -12.702

-

-30.453 -4.443

-121

37.931 -

Rekening van baten en lasten: baten

Totale omslagbijdrage per gemeente De totale bijdrage per gemeente (in euro’s) is voor 2020*: Gemeente Bijdrage Winstopslag Totaal bijdrage De Ronde Venen 262.244 5.245 267.489 De Bilt 254.570 5.091 259.661 Stichtse Vecht 389.259 7.785 397.044 Weesp 121.098 2.422 123.520 Totaal

1.027.171

20.543

1.047.714

*Exclusief projectkosten (zie exploitatie 'specifieke inkomsten')

24

Analyse lasten en baten 2020 Zowel aan de lasten- als aan de batenzijde zijn er enkele verschillen op te merken tussen de begroting voor 2020 en de uiteindelijke jaarrekening. Het RHCVV heeft in het boekjaar 2020 te kampen met de gevolgen van het coronavirus. Dit heeft geresulteerd in onvoorziene kosten en fors minder leges. In 2020 heeft RHCVV daarnaast inkomsten ontvangen voor het beheer van de archieven van PAUW bedrijven. Met deze inkomsten zijn verschillende werkzaamheden uitgevoerd. De verschillen groter dan € 1.500,- worden hierna toegelicht. Analyse lastenzijde Salariskosten - € 41.116,In 2020 heeft gemeente Stichtse Vecht een aanvullende opdracht gegeven voor archiefbewerking. Hiervoor heeft de medewerker collectie deels een uitbreiding gehad op zijn contract. Het RHCVV leent deze medewerker uit aan de gemeente belast de kosten door aan Stichtse Vecht. Deze inkomsten worden ingezet om een van de medewerkers dienstverlening te vervangen in haar werkzaamheden omdat zij de digitale werkzaamheden niet goed kan uitvoeren. In oktoberdecember 2020 is de formatie tijdelijk uitgebreid met een medewerker collectie schaal 8, 24 uur voor het formuleren van AVG beleid en het controleren van de collectie op eventuele datalekken. Deze kosten worden onttrokken aan de reserve.

Huisvestingskosten - € 14.870,De huisvestingskosten vielen in 2020 hoger uit door een hogere reservering voor de servicekosten 2020 (nog te betalen). De ontvangen berekening van de servicekosten zijn in 2020 net als in 2019 € 10.000,- hoger dan waar rekening mee is gehouden in de begroting. Hierover vinden gesprekken plaats en wordt een verrekening verwacht in 2020. Vooralsnog is in de jaarrekening wel rekening gehouden met de hogere kosten. Huisvestingskosten diversen - € 64.078,De huisvestingskosten vielen in 2020 hoger uit door diverse kosten die gemaakt zijn om de locaties coronaproof te maken (€ 30.453,-), waarvan de grootste kosten waren voor het aanpassen van de balie en bezoekersplekken op de studiezaal en bijkomende werkzaamheden. Ook is er in verband met corona in plaats van drie keer per week, dagelijks schoongemaakt. Daarnaast is er noodzakelijk onderhoud gepleegd aan het gebouw, waaronder werkzaamheden aan de elektrische en klimaatinstallaties in de depots en noodzakelijke wettelijke voorzieningen in het gebouw. Voor onderhoud is geen voorziening opgenomen in de begroting. In 2020 zijn alle werkplekken van de medewerkers ingericht met bureaus en bureaustoelen die voldoen aan de Arbowetgeving en voorschriften. Verder zijn er een aantal inrichtingselementen aangeschaft voor archiefmateriaal, studiezaal en publieksruimten die gedekt worden door de inkomsten van PAUW.

Studiekosten - € 5.470,De studiekosten vallen in 2020 hoger uit doordat de opleiding tot archivaris door de directeur enige vertraging oploopt door corona. Kantoorkosten - € 16.661,Door de coronamaatregelen werd er zoveel mogelijk thuisgewerkt. Voor een Arbo technisch verantwoorde en digitale thuiswerkplek werden verschillende uitgaven gedaan, waaronder webcams, toetsenborden en standaarden. Doordat de dienstverlening vanuit huis werkte waren extra mobiele telefoons noodzakelijk en was er een verhoogd gebruik van data en belkosten. Ook werden er koerierskosten gemaakt om spullen bij mensen thuis te brengen. Voor de erfgoedactiviteiten werden diverse zaken aangeschaft waaronder een geluidinstallatie, drankjes, koffiekopjes, tafelkleden en presentatiemateriaal. Deze kosten worden gedekt uit de inkomsten van PAUW. Digitalisering en internet - € 4.843,Door de coronamaatregelen werd er nagenoeg volledig thuisgewerkt, hierdoor zijn extra kosten gemaakt voor o.a. laptops.

25

Restauratie en conservering - € 4.609,In opdracht van gemeente Stichtse Vecht zijn restauratiewerkzaamheden uitgevoerd aan een archiefblok van Nigtevecht. De kosten zijn doorbelast aan Stichtse Vecht. Materiele verzorging - € 17.981,In 2020 is een grote inhaalslag gemaakt in de materiele verzorging. De kosten hiervoor worden voor het grootste deel gedekt uit de inkomsten van PAUW. Reiskosten woon-werkverkeer € 5.187,Door de coronamaatregelen werd er nagenoeg volledig thuisgewerkt, hierdoor zijn er weinig reiskosten gemaakt door de medewerkers. Project digitaal archief € 13.052,De ontwikkeling van het e-depot is in 2019 door de complexiteit van het project en capaciteitstekort bij zowel gemeenten als RHCVV niet gereed gekomen. In november 2019 heeft het bestuur besloten te sturen op een operationele en ingerichte e-depotvoorziening in 2020 en goedkeuring gegeven voor het doorschuiven van het budget naar 2020. In 2020 is het e-depot verder ontwikkeld en operationeel geworden. Door langdurige ziekte van de beheerder e-depot en verminderde capaciteit bij de deelnemende gemeenten, konden niet alle werkzaamheden worden uitgevoerd en werd voor die werkzaamheden geen externe expertise ingehuurd. Kapitaallasten € 2.911,De kapitaallasten worden vanaf 2020 niet meer gedekt uit de reserve.

Onttrekking reserve bedrijfsvoering € 51.987,Bovenstaand bedrag is de onttrekking aan de reserve. Er is in 2020 een storting van de 2% omslagbijdrage gedaan van € 20.453,-. Met goedkeuring van het bestuur is het positieve resultaat van 2019 in 2020 besteed aan het vervangen van de tl balken voor ledverlichting (€ 6.505,-). In augustus 2020 is de formatie tijdelijk uitgebreid met een medewerker collectie (schaal 8 34 uur per week) voor het formuleren van AVG beleid en het controleren van de collectie op eventuele datalekken. Conform bestuursbesluitvorming op 9 april 2019 is in 2020 0,2 fte extra formatie ingezet voor de dienstverlening en komen deze salariskosten ten laste van de reserve (€ 18.670,-). In de najaarsvergadering heeft het bestuur besloten de kosten die gemaakt zijn in verband met corona te onttrekken uit de reserve (€ 37.930,-). Analyse batenzijde Overige baten incl. leges € 11.431,De inkomsten uit onderzoek voor derden en reproducties (kopieën) waren in 2020 hoger dan vooraf geraamd. Voor de erfgoedprojecten van Stichtse Vecht in het kader van 75 jaar vrijheid heeft het RHCVV via de Oranjevereniging/ 4-5 mei inkomsten ontvangen om de kosten op te vangen (€ 2.500,-). Voor de gemeente De Ronde Venen is een digitaliseringsproject uitgevoerd (€ 3.219,-).

In opdracht van gemeente Stichtse Vecht zijn restauratiewerkzaamheden uitgevoerd aan een archiefblok van Nigtevecht, de kosten hiervoor zijn bij Stichtse Vecht in rekening gebracht (€ 3.838). Specifieke inkomsten € 31.840,In 2020 heeft gemeente Stichtse Vecht een aanvullende opdracht gegeven voor archiefbewerking met een bijdrage van € 31.800,-. Deze inkomsten zijn ingezet voor het inhuren van een vervanger voor een van de medewerkers dienstverlening Verhuur archiefruimten € 37.876,De opheffing van GR PAUW Bedrijven per 1 januari 2019 heeft onder meer als gevolg dat er regelingen moesten worden getroffen om de archieven van deze organisatie te beheren. Deels zijn dit ‘permanent te bewaren archieven’, die door de opheffing van PAUW vervroegd zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deels zijn het ‘op termijn te vernietigen’ archieven die nog een aantal jaren beschikbaar moeten zijn, conform de geldende selectielijsten. De vereffenaar van GR PAUW Bedrijven is met het RHCVV een bedrag van € 37.442,- overeengekomen voor het schonen, vernietigen en beheer van en de dienstverlening met betrekking tot deze archieven vanaf 2020.

26

Paragrafen Weerstandsvermogen De financiële positie van het RHCVV wordt bepaald door het weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen geeft aan in hoeverre het RHCVV eventuele calamiteiten financieel kan opvangen. In het verleden is uit de exploitatieoverschotten en de winstopslag een reserve bedrijfsvoering gevormd. De reserve bedrijfsvoering wordt ingezet om eventuele schommelingen in het resultaat op te vangen. De reserve bedrijfsvoering is daarnaast bedoeld om de uitvoering te bekostigen van eenmalige projecten ter verbetering van de bedrijfsvoering van het RHCVV. Volgend op de nieuwe uitgangspunten voor de RHCVV begroting, die begin 2018 zijn geformuleerd in overleg met de deelnemende gemeenten, wordt vanaf 2019 een ondergrens aangehouden van 5%. De reserve bedrijfsvoering bedraagt op 31 december 2020 € 23.235,-. Risicoparagraaf Indexering huisvesting, salarissen en prijzen In de begroting 2020 is rekening gehouden met een CAO stijging van 2%. Bij de CAO onderhandelingen is de werkelijke stijging per 1 januari 1%, per 1 juli 1% en per 1 oktober 1%. Corona Afgelopen jaar is anders verlopen dan van tevoren was te voorzien. In het eerste kwartaal brak de wereldwijde corona pandemie uit. De pandemie en bijbehorende rijksmaatregelen hebben grote invloed gehad op ons allen. Dit is terug te zien in deze jaarrekening.

Er moesten aanzienlijke kosten worden gemaakt om onze dienstverlening aan de burgers en ambtenaren voort te zetten onder coronamaatregelen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de studiezaal, diverse preventiematerialen en schoonmaakkosten. Hierdoor heeft het RHCVV voor € 37.931 extra uitgaven moeten doen in 2020. De financiële gevolgen van de coronapandemie zijn verrekend met de bedrijfsvoeringsreserve. Dit heeft ervoor gezorgd dat de reserve Bedrijfsvoering per 31-12-2020 nog maar een omvang van € 23.235 heeft. Bij de financiële verantwoording is inzichtelijk gemaakt welke afwijkingen een gevolg zijn van corona en welke afwijkingen zich regulier ook voorgedaan zouden hebben. Kapitaalgoederen Het RHCVV huurt het pand waarin het is gevestigd van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Groot onderhoud wordt door de verhuurder uitgevoerd. Het klein onderhoud op de installaties en de binnenkant van het gebouw vallen ten laste van het RHCVV. Het RHCVV beschikt over een (ICT)inrichting, installaties en materiele vaste activa in het gehuurde gebouw. Het onderhoud op de installaties is uitbesteed aan installatiebedrijf Rhijn en Vechtstreek. De brandblusinstallatie is in onderhoud bij Tempo en de elektrische deuren bij Record. Financiering De begroting van het RHCVV wordt grotendeels gefinancierd door de vier deelnemende gemeenten. De begroting bestaat voor ca.

95% uit de omslagbijdrage inclusief de winstopslag en voor ca. 5% uit de facturatie voor de ‘taken in opdracht’, de leges en de verhuur van de depots voor tijdelijke opslag van papieren archief. Deze facturatie voor ‘taken in opdracht’ verschilt per gemeente, afhankelijk van de aanvullende taken die bij het RHCVV belegd zijn. De deelnemende gemeenten ontvangen jaarlijks een nota die is gebaseerd op de begroting. Bedrijfsvoering Beleidsplan 2020-2024 In 2019 is er in nauw overleg met de deelnemende gemeenten, een nieuwe beleidsvisie voor de periode 2020-2024 ontwikkeld. Deze beleidsvisie is in de najaarsvergadering van 2019 door het bestuur vastgesteld. De begroting 2020 was reeds in het voorjaar van 2019 vastgesteld en daardoor beleidsarm opgesteld.

27

Duurzame organisatie Onderdeel van de beleidsvisie 2016-2019 was de doorontwikkeling van het RHCVV, zodat het RHCVV in staat is de nieuwe wettelijke taak goed uit te kunnen voeren en expert is (en blijft) als het gaat om kwalitatief goed archiefbeheer en goede dienstverlening in een veranderende context. In het kader van het uitwerken van een businesscase (2018) voor een zelfstandig, versterkt RHCVV is in 2020 de transitie naar een duurzame organisatie afgerond door het werven van een medewerker die zich primair bezig zal houden met het beheer van de digitale bewaarplaats. Formatie en HRM Het RHCVV heeft een kleine formatie die op 31 december 2020 een omvang had van 10 fte. Alle functies zijn HR21 gewaardeerd. In 2020 is de formatie met 1 fte uitgebreid conform de vastgestelde businesscase ‘Zelfstandig en Versterkt’. De uitbreiding betreft het aanstellen van een beheerder edepot (1 fte, vanaf 1 januari 2020) De werkzaamheden van de functie medewerker gegevens- en applicatiebeheer die in 2018 verviel, zijn toegevoegd aan de taken van de beheerder e-depot. In 2020 is er, door beperkt beschikbaar scholingsbudget en het coronavirus, slechts op kleine schaal wat gedaan aan scholing of ontwikkeling van nieuwe medewerkers. Voor het gehele team is een incompany training georganiseerd op het gebied van de Archiefwet en is er individueel deelgenomen aan cursussen of congressen.

In 2020 volgden de directeur en een medewerker de opleiding tot Archivaris A. Voor de directeur is dit diploma verplicht (conform de bepalingen in de Archiefwet en de GR RHCVV). Naast de directeur/streekarchivaris, is het aan te bevelen dat het RHCVV nog tenminste twee gediplomeerd archivarissen in dienst heeft. Daarmee is de expertise ten aanzien van het beheer van de overgebrachte archieven én de expertise als het gaat om het toezicht op de nog niet-overgebrachte archieven goed binnen het RHCVV geborgd. De medewerker heeft in augustus 2020 de opleiding met succes afgerond. De directeur vormt het crisisteam corona met de coördinator dienstverlening. Het opnieuw inrichten van bedrijfsvoering en dienstverlening zorgde voor veel extra werkzaamheden. Mede hierdoor is enige vertraging in de opleiding veroorzaakt. De directeur heeft vanuit de Provincie Utrecht een verlenging van de dispensatie ontvangen. Informatiebeheer Het RHCVV valt onder de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Financieel beheer De financiële- en de salarisadministratie worden verzorgd door de teams Financiën en HRM van de centrumgemeente Stichtse Vecht. Met de gemeente Stichtse Vecht is hiervoor in 2016 een nieuwe dienstverleningsovereenkomst gesloten, deze loopt tot 1 januari 2019. Eind 2018 zou de uitvoering van deze DVO worden geëvalueerd.

Dit zal nu gebeuren in 2021 en verwerkt worden in de begroting 2022. Investeringsbeleid Het RHCVV heeft bij de bouw en oplevering in 2008 een grote investering gedaan in de inrichting van het pand en de depotruimten. Het RHCVV heeft begin 2019 in kaart gebracht of vervanging van de installaties in de depots in de jaren 2020-2024 nodig is. De gemiddelde levensduur van klimaatinstallaties en luchtzuiveringsinstallaties wordt geraamd op tenminste 15-20 jaar.De levensduur van stellingkasten wordt algemeen geraamd op tenminste 30 jaar. Vervanging vóór 2024 lijkt niet nodig. Wel zal er meer onderhoud of vervanging van onderdelen van de Klimaatinstallatie nodig zijn in die periode. Hiervoor is geen voorziening in de begroting opgenomen. Automatisering De kantoorautomatisering is uitbesteed bij Avance en vastgelegd in een SLA. Het archiefmanagementsysteem, opslag van gedigitaliseerde bestanden (foto’s, kranten en genealogische bronnen) en de hosting voor de website zijn uitbesteed aan het bedrijf De Ree Archiefsystemen. Het RHCVV heeft een functioneel applicatiebeheerder binnen de formatie die de dagelijkse bewerkingen uitvoert. Het technisch applicatiebeheer is uitbesteed aan De Ree Archiefsystemen.

28

Huisvesting Het pand waarin het RHCVV is gevestigd, wordt gehuurd van de centrumgemeente Stichtse Vecht. De huursom is in 2010 definitief bepaald volgens de berekening op 15 december 2010. De huurprijs wordt jaarlijks geïndexeerd - volgens artikel 7.1 en 7.2 van de huurovereenkomst - op basis van de consumentenprijsindex (CPI). Het RHCVV betaalt het team Vastgoed van centrumgemeente Stichtse Vecht een jaarlijkse vergoeding voor het beheer van het huurcontract. De kosten hiervan zijn onderdeel van de huursom. Het groot onderhoud valt onder de verantwoordelijkheid van de verhuurder terwijl het kleine onderhoud van de klimaatinstallaties, lift, deuren, brandblussers en de schoonmaak voor rekening van de huurder komen. Het klein onderhoud op de installaties wordt gecoördineerd door de verhuurder. De schoonmaak van het gebouw wordt door de huurder geregeld en is uitbesteed aan Cleaning Service Leidsche Rijn en sinds november 2020 aan WerkwIJSS. Voor elektriciteit, gas, water en licht wordt samen met de kosten voor beheerder, het alarm en andere voorkomende kosten een bedrag door de gemeente Stichtse Vecht in rekening gebracht. In 2020 zijn gesprekken gestart over verduidelijking in demarcatie van verantwoordelijkheden en kosten tussen Vastgoed en RHCVV.

Samenwerking Het RHCVV neemt deel aan samenwerkingsprojecten en strategische partnerschappen, maar staat financieel en bedrijfsmatig geheel los en zelfstandig van deze organisaties. Het RHCVV heeft een strategische samenwerking met Archief Eemland (gemeente Amersfoort) en Streekarchief Gooi- en Vechtstreek (gemeente Hilversum) op het gebied van toezicht en advies. Het RHCVV is lid van de Kring van Utrechtse Archivarissen en de Kring van Noord-Hollandse Archivarissen. Op nationaal niveau is het RHCVV lid van de brancheorganisatie KVANBRAIN. Het RHCVV werkt veelvuldig en intensief samen met diverse erfgoedpartners. In 2019 is een nieuwe visie 2020-2024 op de rol van het RHCVV in het regionale erfgoed opgesteld, waarbij het doel is de collectie en taken van het RHCVV onder de aandacht van een breder publiek te brengen. In 2020 is hiermee een start gemaakt.

29

Balans 2020

Activa Vaste Activa

Vaste Activa Vlottende Activa

Materiële vaste activa Realisatie RHC project Investeringen Afschrijving realisatie RHC project Afschrijving investeringen Uitzettingen

Liquide middelen

Debiteuren Aangifte omzetbelasting Vooruitbetaald Bank Kas

Vlottende Activa Activa

Passiva Vaste passiva

Resultaat

Reserves Vaste passiva Vlottende Passiva Vlottende schulden

Vlottende Passiva Passiva

Nog te bestemmen resultaat Reserve Bedrijfsvoering Crediteuren Vooruitontvangen Transitoria

Beginbalans 301.751 43.740 -301.751 -27.926 15.814 105.585 7.900 132 263.456 613 377.686 393.501

Mutaties 12.850 -4.358 8.492 8.617 -2.185 25 -42.328 -213 -36.084 -27.593

Eindbalans 301.751 56.590 -301.751 -32.284 24.306 114.202 5.715 157 221.128 400 341.602 365.908

Beginbalans 49.188

Mutaties -61.891

Eindbalans -12.702

59.047 108.235 217.824 45.305 22.157 285.266 393.501

-35.812 -97.702 85.393 -45.305 30.000 70.108 -27.593

23.235 10.533 303.218 52.157 355.376 365.908

30

Waarderingsgrondslagen De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat berusten op de grondslag van verkrijgings- of vervaardigingsprijs of nominale waarde, tenzij hierna anders is bepaald. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Balanswaardering Vaste activa Investeringen met economisch nut Afschrijving van de activa vindt plaats vanaf het jaar volgend op de investering. Vlottende activa Vorderingen De vorderingen zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. Overige activa en passiva Voor zover in het vorenstaande niet anders is aangegeven, worden activa en passiva gewaardeerd op de nominale waarde. Resultatenbepaling Het resultaat wordt bepaald met inachtneming van de hiervoor vermelde waarderingsgrondslagen. Baten worden verantwoord in het jaar waarin zij zijn gerealiseerd. Lasten worden opgenomen in het jaar waarin zij voorzienbaar zijn. Toelichting op de balans Vlottende activa Vorderingen groter dan € 10.000,- op 31 december 2020: Gemeente Stichtse Vecht

€ 38.526,-

Gemeente De Ronde Venen

€ 20.026,-

Gemeente Weesp

€ 17.581,-

31

Colofon Breukelen, vastgesteld in bestuursvergadering 3 mei 2021 Schepersweg 6e 3621 JK Breukelen

www.rhcvechtenvenen.nl info@rhcvechtenvenen.nl

Tekst: mw. drs. R.W. Ubink, directeur RHCVV Foto’s: Collectie Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen

32