RHCVV jaarrekening en verslag 2020

Jaarverslag/ Jaarrekening 2020 Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen Bestuurlijk Vastgesteld 12 mei 2021

1

Inhoud Voorwoord ................................................................................................................. 3 Inleiding .................................................................................................................... 4 Inhoudelijk resultaat ................................................................................................... 5 Financieel resultaat ..................................................................................................... 6 Programma verantwoording 2020 ................................................................................. 7 Beleidslijn 1: Toezicht en Advies ............................................................................ 7 Beleidslijn 2: Verwerven en beheren ....................................................................... 4 Beleidslijn 3: Beschikbaarstellen en presenteren .................................................... 12 Beleidslijn 4: Duurzame organisatie ...................................................................... 21 Jaarrekening 2020 .................................................................................................... 24 Jaarrekening 2020 in cijfers .................................................................................

24 Analyse lasten en baten 2020 .............................................................................. 25 Paragrafen......................................................................................................... 27 Waarderingsgrondslagen ..................................................................................... 31

2

Voorwoord Voor u ligt de jaarrekening 2020 van het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV), een gemeenschappelijke regeling tussen gemeente De Ronde Venen, Weesp, De Bilt en Stichtse Vecht. In deze jaarstukken vindt u een overzicht van de verantwoording voor de programmadoelen van onze organisatie in 2020, de daarbij behorende werkzaamheden en projecten. De inzet van financiële middelen en de resultaten van 2020. Naast dit verslag verschijnt er ook een publieksversie van het jaarverslag dat verspreid wordt via de website van het RHCVV. Het jaar 2020 is een historisch jaar door het coronavirus. Het is een uitzonderlijke tijd die veel mensen nog lang zullen herinneren: de sluiting van horeca, scholen, musea en theaters. De stille straten, het thuiswerken en thuis les krijgen. Hierover wordt veel digitaal en via sociale media gecommuniceerd, maar er worden ook briefkaarten gestuurd, pamfletten opgehangen in winkels en foto's en films gemaakt. Dit is voor een archiefdienst voor het documenteren van de samenleving een erg interessante periode. Voor het uitvoeren van de taken, de organisatie en onze bezoekers was 2020 vooral een uitdagende periode, waarin veel niet kon, veel toch moest en met veel creativiteit nog veel mogelijk is gebleken.

De dienstverleningsprocessen zijn anders ingericht, niet alle fysieke activiteiten konden doorgang vinden, onze vrijwilligers konden niet meer op locatie werken en we hebben medewerkers moeten toerusten om vanuit huis te kunnen werken. Dit heeft als gevolg gehad dat beleidsvoornemens soms gedeeltelijk zijn gerealiseerd of naar 2021 worden doorgeschoven. De (financiële) gevolgen van de coronacrisis voor het RHCVV in 2020 zijn in kaart gebracht en verwerkt in de jaarrekening. In de najaarsvergadering van 2020 is het bestuur reeds meegenomen in de beleidsgevolgen en financiële effecten van corona.

Breukelen, 3 mei 2021 Namens het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen De directeur, drs. Roosmarijn Ubink

3

Inleiding Het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen (RHCVV) is een gemeenschappelijke regeling van de gemeenten De Bilt, Stichtse Vecht, De Ronde Venen en Weesp. De gemeenschappelijke regeling is ingegaan op 1 januari 2014 voor onbepaalde tijd, met een minimale looptijd van 10 jaar. De gemeente Stichtse Vecht is centrumgemeente. Het RHCVV beheert de archieven van de deelnemende gemeenten en stelt in navolging van de Archiefwet en de Wet Hergebruik Overheidsinformatie de archieven en collectiedata ter beschikking aan burgers voor hergebruik, waarbij rekening wordt gehouden met openbaarheidsbeperkingen. De collectie van het RHCVV vormt het (cultuurhistorische) geheugen van de vier aangesloten gemeenten, voor de ambtenaren en de inwoners. Het RHCVV beheert bijna vier kilometer analoog archief. De oudste stukken dateren uit 1349, zoals stadsrechten en eigendomsakten, de jongste – digitale - stukken uit 2021 uit de Coronacollectie. De collectie bestaat grotendeels uit de overheidsarchieven van de aangesloten gemeenten en hun rechtsvoorgangers. Daarnaast beheert het RHCVV particuliere archieven van personen, kerken, bedrijven en verenigingen die banden hebben met de streek. Taken De vier gemeenten hebben bij het RHCVV de taken belegd die volgen uit de Archiefwet 1995 en taken die horen bij de functie van regionaal historisch kenniscentrum.

De opdracht aan het RHCVV, zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling, is: ▪ Het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archieven van de vier gemeenten (en gemeenschappelijke regelingen); ▪ Het toezicht op de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven van deze vier gemeenten en de gemeenschappelijke regelingen waar de gemeenten taken aan hebben gemandateerd; ▪ Het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening; ▪ Het aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnenmateriaal op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis. Bestuur Het bestuur wordt gevormd door de portefeuillehouders van de vier gemeenten. dhr. A.J.H.T.H. Reinders (voorzitter en burgemeester gemeente Stichtse Vecht) dhr. M. Divendal (burgemeester gemeente De Ronde Venen) dhr. B.J. van Bochove (waarnemend burgemeester gemeente Weesp) dhr. mr. S.C.C.M. Potters (burgemeester gemeente De Bilt). Adviserend lid van het algemeen bestuur is mw. drs. R.W. Ubink (directeur van Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen). Op uitnodiging van het algemeen bestuur is mw. drs. I.E.C.M. Broos (interbestuurlijk toezichthouder provincie Utrecht) als adviseur aanwezig bij de bestuursvergaderingen. Bestuursvergaderingen 2020 Het algemeen bestuur vergaderde op 9 april en 11 november 2020.

Op 9 april 2020 stelde het bestuur de jaarrekening 2019 vast en de meerjarenbegroting 2021-2024. In de najaarsvergadering van 2020 werd vooruitgeblikt naar 2021 en 2022 en gesproken over de toekomst van het RHCVV na 2022. De huidige GR is ingegaan in 2014 voor onbepaalde tijd, ten minste voor 10 jaar. In 2019 is gemeente Weesp ambtelijk gefuseerd met Amsterdam en zijn de voorbereidingen gestart voor de bestuurlijke fusie in 2022. Gemeente Weesp zal daartoe in 2024 uittreden bij de GR RHCVV. In 2021 vinden gesprekken plaats over het definitieve tijdstip van uittreding en de uittredingskosten. Het verstrijken van de eerste 10-jaar termijn in 2024 is voor andere aangesloten gemeenten in 2020 het moment aangebroken om over de toekomst in overleg te gaan. Gemeente De Bilt, gemeente De Ronde Venen en gemeente Stichtse Vecht hebben de intentie uitgesproken samen door te willen gaan in de constructie van het RHCVV als deze constructie robuust genoeg is. In 2021 wordt daartoe verder onderzoek gedaan.

4

Inhoudelijk resultaat 2020 was voor het RHCVV het “jaar van implementatie en stabilisatie” waarvoor in het meerjarenprogramma 2020-2023 meerdere acties werden opgenomen. Daarnaast werd in het najaar van 2019 de koers voor de komende periode tot 2024 op grote lijnen uitgezet en uitgewerkt in de beleidsvisie 2020 tot en met 2024. De belangrijkste uitdagingen in de periode 2020-2024 zijn het archiveren van digitale informatie, nieuwe wetgeving; verkorting van de overbrengingstermijn; het uittreden van de gemeente Weesp in verband met de bestuurlijke fusie met Amsterdam, herbezinning op de toekomst van het RHCVV, na 2024. Daarnaast is het streven in de beleidsperiode 2020-2024 het in balans brengen van de kerntaken van het RHCVV. Het RHCVV onderzoekt in opdracht van het bestuur hoe in deze periode met kleine initiatieven een bijdrage kan worden geleverd aan bevordering van de geschiedbeoefening en maatschappelijke cohesie, waarbij we jong en oud aan elkaar zullen verbinden. De begroting voor 2020 is opgesteld voordat de beleidsvisie 2020-2024 werd geformuleerd en is daarom langs de beleidslijnen van de beleidsperiode 2016-2019 opgesteld. In dit jaarverslag wordt daarom verantwoording afgelegd overeenkomstig de beleidslijnen van de begroting 2020.

Waar mogelijk is in 2020 reeds concrete invulling gegeven aan de ontwikkelopgaves uit de beleidsvisie 2020-2024 en de daaruit volgende doelstellingen en wordt hierover verslag gedaan Ondanks de beperkingen door corona zijn de doelstellingen uit het meerjarenprogramma 2020-2023 grotendeels gehaald. In 2020 werd conform de businesscase ‘Zelfstandig en Versterkt’ uit 2018 verder gewerkt aan een aantal projecten en activiteiten om de basis op orde te brengen. Het edepot werd operationeel in gebruik genomen en met de deelnemende gemeenten is er gewerkt aan de voorbereidingen voor het overbrengen en digitaal ontsluiten en preserveren van de eerste digital born overheidsarchieven. Daarnaast zijn er meerdere inspecties uitgevoerd bij deelnemende gemeenten, en een integrale inspectie opgeleverd voor gemeente De Bilt en De Ronde Venen. Verder werd veelvuldig geadviseerd op diverse onderwerpen met betrekking tot de (digitale) informatiehuishouding van de deelnemende gemeenten. Net als in andere jaren heeft het RHCVV ook in 2020 aandacht besteed aan het beheer en toegankelijk maken van de historische overheidsarchieven; Hiervoor is het RHCVV voor een groot deel afhankelijk van de vrijwilligers die door de Coronamaatregelen het grootste deel van het jaar niet op locatie konden werken. Dit had daarom directe gevolgen voor het aantal archieven dat in 2020 toegankelijk is geworden.

Door de opdracht zoveel mogelijk thuis te werken, is de inventarisatie voor het restauratie- en conserveringsplan verschoven naar 2021. Door de lockdowns is er beperkt gebruik gemaakt van de studiezalen en was er meer vraag naar digitale dienstverlening. Binnen de mogelijkheden en capaciteit werd de digitale dienstverlening verder uitgebreid en aangepast aan de digitale mogelijkheden en behoeften van de gebruikers. Het RHCVV heeft zowel burgers en ambtenaren digitaal ondersteunt bij hun onderzoek in archieven. Het RHCVV heeft in 2020 verdere uitvoering gegeven aan het creëren van meer zichtbaarheid en de verdere (digitale) toegankelijkheid van de collectie en haar diensten zowel richting burgers als ambtelijke en bestuurlijke organisatie van de aangesloten gemeenten. In 2020 is tevens een start gemaakt met het in balans brengen van erfgoedtaak, waarbij voldaan werd aan de verschillende behoeften van de aangesloten gemeenten. Zo zijn in samenwerking met gemeente De Ronde Venen en gemeente Stichtse Vecht diverse activiteiten en publicaties ontwikkeld in het kader van 75 jaar Vrijheid. In samenwerking met de Historische Kring D’ Oude School is een tentoonstelling over de Tweede Wereldoorlog samengesteld. In Weesp kon de samenwerking met Museum Weesp voor een tentoonstelling in april 2020 door de eerste lockdown geen doorgang vinden.

Bij veel van de activiteiten is intensief samengewerkt met de erfgoedpartners in de regio en zijn nieuwe samenwerkingen ontstaan. Door de coronamaatregelen heeft het RHCVV minder fysieke activiteiten kunnen realiseren dan gepland en is geëxperimenteerd met digitale evenementen en digitale tentoonstellingen en social media. Daarnaast is actief de samenwerking gezocht met de meer traditionele mediakanalen als de lokale kranten en regionale omroepen. Op die manier kon ook de minder digitaal vaardige bezoeker bereikt worden.

5

Financieel resultaat De jaarrekening van het RHCVV eindigt met een negatief saldo. Het resultaat na bestemming is € 12.702 negatief. Aan het bestuur zal het besluit voorgelegd worden om het negatieve resultaat in rekening te brengen bij de deelnemende gemeenten. Door de eenmalige bijdrage van de deelnemende gemeenten behoudt de reserve Bedrijfsvoering per 31 december 2020 een omvang van € 23.225, dit is 2% van het begrotingstotaal. Volgens de begrotingsuitgangspunten, vastgesteld in januari 2018, is een reserve van 5% van het begrotingstotaal het streven voor een gezonde bedrijfsvoering. De reserve Bedrijfsvoering dient als buffer voor de reguliere bedrijfsvoering om incidentele knelpunten in de bedrijfsvoering op te lossen. Dit betekent het volgende voor de deelnemende gemeenten: Gemeente De Ronde Venen

Extra bijdrage 2020 3.243,03

De Bilt

3.148,13

Stichtse Vecht

4.813,76

Weesp

1.497,55

Totaal

12.702,47

6

Programma verantwoording 2020 Beleidslijn 1: Toezicht en Advies De gemeentearchivaris houdt, conform de Archiefwet 1995 art. 32 lid 2, toezicht op de wijze waarop gemeenten en gemeenschappelijke regelingen hun informatie beheren. Het is een van de kerntaken van een archiefdienst. Het betreft het toezicht op de kwaliteit van de informatiehuishouding bij de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen, dus de jongere archieven die nog niet overgebracht zijn naar het RHCVV. Het gaat daarbij primair om de naleving van Archiefwet en regelgeving. Dit ‘horizontaal toezicht’ heeft drie rollen: kaderstellend, toetsend en adviserend. Advisering is van belang voor gemeenten, omdat niet alle elementen van zorgvuldig archief- en informatiebeheer als voorschrift zijn opgenomen in de wettelijke regelingen, maar wel onontbeerlijk zijn voor een goede inrichting van de informatievoorziening.

Toezicht en Advies bestaat onder meer uit de volgende onderdelen: ▪ Inspecties van de informatiehuishouding en niet naar een archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; ▪ Het schrijven van een toezichtsjaarverslag voor alle aangesloten gemeenten; ▪ Advisering over verbeterplannen; ▪ Opstellen van wettelijke adviezen in de vorm van kaderstellende en beleidsmatige initiatieven; ▪ Het begeleiden van de wettelijke overbrenging van overheidsarchieven; ▪ Het beoordelen van de jaarlijkse vernietigingsvoorstellen; ▪ Adviseren voor archiefbewerkingen door de eigen ambtelijke organisatie of externe bureaus; ▪ Ondersteuning/ advisering ontwikkelen van kennisproducten deelnemende gemeenten; ▪ Deelname archivaris aan het Strategisch Informatie Overleg (SIO) met gemeentesecretaris; ▪ Regulier Platformoverleg en maandelijks individueel overleg beleidsmedewerkers; ▪ Deelname inspecteur en adviseur digitale informatie aan het Tactisch Informatie Overleg (TIO). Toezicht uitgelicht Het RHCVV heeft in 2020 twee integrale inspecties opgeleverd, te weten De Ronde Venen en De Bilt. Ondanks corona heeft dat doorgang kunnen vinden dankzij de inzet en flexibiliteit van de ambtenaren van de deelnemende gemeenten. Verslaglegging over de inspecties en toezichttaken vindt plaats via rapporten en notities gericht aan de specifieke gemeenten via de regievoerders en gemeentesecretarissen.

Advies In 2020 heeft het RHCVV bij de deelnemende gemeenten op verschillende terreinen advies gegeven, waaronder de nieuwe Archiefwet, verbonden partijen, archivering van raadsinformatie en videotulen; vervanging van analoge door digitale archiefbescheiden. ▪ Bij gemeente Weesp speelde in 2020 de aanstaande bestuurlijke fusie met gemeente Amsterdam een belangrijke rol. Er werd o.a. geadviseerd over het verbeterplan informatiehuishouding en archivering; het uitvoeringsplan invlechting, bruikleenovereenkomsten tussen Amsterdam en Weesp en opheffing van de belastingsamenwerking BSWW. ▪ Bij gemeente De Ronde Venen is in 2020 een programma Digitaal documentair informatiemanagement opgezet waar het RHCVV nauw bij betrokken is. Verder is er geadviseerd over diverse vraagstukken waaronder het digitaliseren van de besluitstraat. Hier adviseert het RHCVV over eisen en wensen m.b.t. digitale archivering en geven we aandachtspunten bij de keuze voor een leverancier. ▪ Bij gemeente Stichtse Vecht is o.a. advies gegeven over het Beheerplan informatiehuishouding, het conversie- en migratiebeleid, de migratiestrategie en Programma van Eisen van de aanbesteding van een nieuw Document Management Systeem. ▪ Gemeente De Bilt is volop bezig om haar digitale informatievoorziening te ontwikkelen.

Het RHCVV is betrokken bij verbeterplannen, de visie op informatiebeheer en het plan van aanpak voor digitale informatievoorziening. Ook adviseert het RHCVV de eHRM-tool bij de Regionale ICT Dienst (RID).

7

Kennismiddag Vernietiging Op 16 januari 2020 organiseerde het RHCVV, samen met drie andere archiefdiensten en KIA, het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA) een kennismiddag over vernietiging. Deze vond plaats bij Archief Eemland en had ongeveer 45 deelnemers. Een medewerker van het Nationaal Archief vertelde over het waarom en hoe van vernietigen, er was een praktijkcasus van de gemeente Hilversum over de eerste keer digitaal vernietigen, een presentatie over het toezicht op vernietigen en een quiz met uitdagende vragen. Kennissessie november 2020 In samenwerking met het Kennisplatform Informatie en Archief, de Utrechtse Kring van Archivarissen, de Provincie Utrecht en de VNG werd op 17 november een digitale regionale kennissessie georganiseerd voor informatieprofessionals van Utrechtse gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en andere archiefvormers met overheidstaken. Het doel van deze sessie is om de Utrechtse overheidsorganisaties onderling kennis en ervaringen te laten uitwisselen over verschillende onderwerpen met betrekking tot informatie- en archiefbeheer. Op het programma stonden onder andere: Kwaliteitssystemen, Archiving by Design en Dossiervorming en Archivering bij Thuiswerken. E-Café, Digitale kennismaking RHCVV

Onder het mom van: ‘Wat doet het RHCVV nou eigenlijk en waarvoor kan ik bij ze terecht?’ organiseerde het RHCVV dit najaar online een aantal digitale koffiemomenten bij de deelnemende gemeenten. Speciaal voor (nieuwe) ambtenaren is een filmpje gemaakt waarin uitgelegd wordt wat wij voor onze gemeenten doen en hoe ze ons kunnen bereiken: https://youtu.be/nE0WNgfqOIk

Taken in opdracht Het RHCVV verricht sinds de oprichting ‘taken in opdracht’ voor de deelnemende gemeenten. Dit zijn vooral projecten waarin de gemeentelijke archieven worden bewerkt, zodanig dat ze voldoen aan de wettelijke eisen om archieven in goede, geordende en toegankelijke staat over te brengen naar het RHCVV. Op die manier zijn ze geschikt voor blijvende bewaring en gebruik door onderzoekers. Het gaat dan om het inventariseren van de archieven, het selecteren en vernietigen van een deel van het materiaal conform de selectielijst, maar ook om het verwijderen van schadelijke materialen zoals plastics en metalen en het verpakken in duurzame zuurvrije omslagen en dozen. In 2020 is gewerkt aan de inventarisatie van de archieven van de voormalige gemeenten Breukelen en Loenen, alsmede aan de bewerking van de bouwvergunningen van de voormalige gemeente Abcoude. Net als voorgaande jaren heeft het RHCVV in opdracht van de gemeente Weesp in 2020 studiezaaldienstverlening verzorgd in het stadskantoor van de gemeente Weesp.

3

Beleidslijn 2: Verwerven en beheren Verwerven en beheren heeft betrekking op de overgebrachte archieven van de aangesloten gemeenten en op die van particuliere organisaties en personen. De huidige collectie heeft een omvang van bijna 4 km analoog archief. Tot de collectie horen gemeentelijke archieven, kerkarchieven, particuliere archieven, afbeeldingen (foto’s, prentbriefkaarten), kaarten en voorwerpen. De collectie is voor een klein deel gedigitaliseerd, de scans zijn raadpleegbaar via de website. 2020 is het laatste jaar van de implementatie van de businesscase uit 2018 die is ingezet om het RHCVV en de aangesloten gemeenten klaar te maken voor het overbrengen, beheren en ontsluiten van digitale overheidsarchieven. Met het inrichten en operationeel maken van het edepot en het aanstellen van de applicatiebeheerder e-depot in 2020, is de transitie afgerond. E-depot Een e-depot is niet alleen de digitale bewaarplaats, het omvat naast de hard- en software voor digitale archivering, ook de organisatorische inrichting die digitale overbrenging, archivering en preservering mogelijk maakt. Om deze organisatorische inrichting vorm te geven, is afgelopen jaar een aantal processen en procedures opgesteld, waaronder een handboek digitale overbrenging en aansluiting en een preserveringsbeleid.

Hierbij hanteert het RHCVV dezelfde landelijke uitgangspunten en standaarden als het Nationaal Archief en Stadsarchief Amsterdam. Uiteraard blijft het RHCVV in 2021 het e-depot doorontwikkelen, waarbij we met andere archiefdiensten kennis en ervaring uitwisselen. Hierbij blijven we kritisch kijken naar de verschillende mogelijkheden van ons eigen e-depot en dat van andere leveranciers. Het RHCVV houdt hiermee vinger aan de pols om blijvend te verifiëren dat de keuze voor ons huidige e-depot nog steeds de juiste is. Mocht in de toekomst blijken dat het huidige e-depot niet kan voldoen aan onze eisen, dan is het RHCVV wendbaar en kan het RHCVV van leverancier veranderen indien nodig. Overbrengen digitale gemeentearchieven De ervaring, zowel uit de landelijke als de eigen pilots, heeft geleerd dat de voorbereiding op de overbrenging naar een e-depot eerst het meeste werk kost aan de kant van de zorgdrager. Digitale archiefbestanden dienen, net als in de analoge situatie, eerst in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht te worden, voordat ze overgebracht kunnen worden naar een e-depotvoorziening. Mede door corona was het in 2020 een uitdaging voor de deelnemende gemeenten om voldoende capaciteit in te zetten voor dit traject, waardoor nog geen digitale archiefblokken zijn overgebracht.

In 2021 wordt doorgebouwd op de voorbereidingen en worden de eerste archieven opgenomen en toegankelijk gemaakt. Overbrengen analoge gemeentearchieven In 2019 werden de voorbereidingen getroffen en in 2020 werden twee grote archiefblokken van de gemeente De Bilt overgebracht naar het RHCVV. Hiermee zijn de archieven openbaar en voor burgers kosteloos toegankelijk geworden. Het gaat om: • Gemeentelijk archief van De Bilt over de periode 1988-2000 In het gemeentearchief over 1988-2000, dat ruim 72 strekkende meter beslaat, is van alles te vinden over het reilen en zeilen van de ambtelijke en bestuurlijke organisatie, en binnen de gemeente, in die tijd. Een belangrijke kwestie in deze periode was de gemeentelijke fusie met Maartensdijk, die per 2001 een feit werd. Voorafgaand aan die ingrijpende gemeentelijke herindeling zijn tal van nota’s, discussiestukken en onderzoeken geproduceerd aan de hand waarvan de voorbereidingen en de uiteindelijke fusie zijn te reconstrueren. • Bouwdossiers De Bilt over de periode 1899-1987 De bouwvergunningen met bijbehorende bijlagen vormen een rijke, en met hun omvang van ruim 94 strekkende meter, uitgebreide bron voor bouwhistorisch onderzoek. Daarbij vormen de bouwdossiers een van de meest gebruikte archiefbronnen in gemeentelijke collecties.

Veel burgers maken gebruik van de dossiers wanneer zij bouwtekeningen nodig hebben bij de verbouwing van hun woning. Hoewel formeel bij de aan- en verkoop van een huis een kopie van de bouwtekeningen meegeleverd dient te worden aan de nieuwe bewoners, geldt in de praktijk dat vaak dat deze tekeningen niet meer bij eigenaren aanwezig zijn. Daardoor zijn particulieren voor informatie over de bouw en constructie van hun woning in veel gevallen afhankelijk van de vergunning met bijlagen die de gemeente archiveert.

4

Toegankelijkheid archieven en collectie in 2020 Wij werken er hard aan om ons archief (digitaal) zo goed mogelijk toegankelijk te maken voor bezoekers, zeker nu in coronatijd steeds meer mensen vanuit huis hun historisch, genealogisch of bouwkundig onderzoek willen doen en ambtenaren thuis werken. Het RHCVV is echter sterk afhankelijk van vrijwilligers voor collectie-ontsluiting in de vorm van het maken van toegangen op archieven. Nu zij alleen vanuit huis konden werken, zijn in 2020 voornamelijk door medewerkers een aantal archieven geïnventariseerd, beschreven en online gekomen: -

inventaris op het gemeentearchief Loenen 1989-1999 voltooid. inventaris op het gemeentearchief Breukelen 1989-1999 voltooid. archief van de Hervormde gemeente Nieuwer ter Aa geïnventariseerd. Nederlands-Hervormde Gemeente te Maartensdijk, 1670-1965 geïnventariseerd. familiearchief Kroon, ca. 1880-2010, geïnventariseerd. archief Spaarbank Breukelen en Omstreken 1863-1986 geïnventariseerd. archief politieke partij Hergroepering ’70 (Vinkeveen) geïnventariseerd. Periode 1970-1975. collectie Hans Hellendoorn, commandant Binnenlandse Strijdkrachten gemeente De Bilt tijdens de Tweede Wereldoorlog, 1945. Geïnventariseerd.

Aantal personen online geïndexeerd Archieven zijn online doorzoekbaar op namen voor familieonderzoek als deze handmatig geïndexeerd zijn: alle namen uit notariële akten, burgerlijke stand akten, bevolkingsregistratie, worden dus handmatig in het collectiesysteem gezet. Vrijwilligers dragen zorg voor deze ontsluiting op naam. In 2020 zijn tot nu toe ongeveer 26.000 extra personen online vindbaar geworden voor familieonderzoek. Daarmee komt de stand op 926.596 personen. De verwachting is in 2021 100.000.000 personen vindbaar te maken. Door de AVG wetgeving zullen nog niet alle namen direct vindbaar zijn, maar over een aantal jaar.

Toegankelijkheid collectie Toegangen Archiefbeschrijvingen Opendatasets Personen Bouwvergunningen Titels bibliotheek Beeldbank

2017

2018

2019

2020

787

834

475 493.815 4.790 8.836 16.902

917 569.909 10.171 8.944 18.589

862 1.566.702 1.060 900.409 19.047 9.049 20.542

887 1.521.804 1.063 860.405 27.677 9.072 21.324

f Aantal nieuwe toegangen in 2020 Bovenstaande tabel laat de ontwikkeling van toegankelijkheid van de collectie zien in de laatste jaren. In de tabel is te zien dat op een aantal onderdelen de aantallen afgenomen zijn. Dit heeft te maken met het afschermen van gegevens in het kader van de privacy wetgeving. In totaal staan er nu 887 toegangen online, met in totaal 1.521.804 unieke beschrijvingen van documenten. Sinds 2019 wordt ook de toename in archiefbeschrijvingen bijgehouden. Een toegang bevat archiefbeschrijvingen. Een inventarisnummer is de toegang op een archief. Die toegang kan betrekking hebben op een klein of op een groot archief. Het aantal archiefbeschrijvingen geeft een preciezer beeld van de omvang van een archief. En daarmee geeft de toename van het aantal archiefbeschrijvingen een beter beeld van de omvang van archieven/informatie die toegankelijk is gemaakt.

5

Privacy beleid Op 27 augustus 2020 werd door een websitebezoeker gemeld dat in de beschrijvingen van een kerkarchief bijzondere persoonsgegevens aangetroffen werden, die tevens onder de AVG en UAVG extra beschermd zijn. Deze gebeurtenis, uiteindelijk beoordeeld als een datalek binnen de juridische verantwoordelijkheid van het RHCVV en is vervolgens gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en de persoonsgegevens zijn per direct van de website gehaald. Na dit datalek is er binnen het RHCVV een korte inventarisatie gemaakt van de huidige stand van zaken. Op basis van de conclusies en aanbevelingen uit deze inventarisatie heeft het bestuur van het RHCVV besloten het huidige privacy beleid te herijken en in lijn te brengen met de nieuwe wetgeving. Het doel is om te komen tot een integraal, solide en goed uitvoerbaar beleid te maken voor de bescherming van persoonsgegevens. Het privacybeleid van het RAZU in brede zin is toe aan herziening. Hierbij moet meer aandacht zijn voor een integrale afweging, de rechten van betrokkenen en voor sluitende (en uitvoerbare) procedures. Een algemeen privacybeleid ontbreekt en zal in dit project worden opgesteld. Ook wordt het beleid inzake de overbrenging van archieven en het stellen van beperkingen aan de openbaarheid volledig herzien.

Daarnaast geldt voor de reeds aanwezige privacy-beleidsdocumenten dat deze incompleet zijn of niet voldoen aan wat in redelijkheid mag worden verwacht. Restauratie en conservering Het RHCVV beschikt over een klein budget voor restauraties, deze bedragen zijn gelabeld per gemeenten. In 2020 zijn verschillende archiefstukken uit de collectie gerestaureerd, en is er door middel van een betere verpakking en berging van archiefstukken gezorgd voor betere bewaaromstandigheden. Dat laatste noemen we conservering. Goede conservering is nodig om het behoud van de stukken te waarborgen en ze toegankelijk te maken en houden voor gebruikers. Restauratie: De Bilt: Van de gemeente De Bilt zijn een aantal bevolkingsregisters van de rechtsvoorgangers Westbroek en Maartensdijk gerestaureerd. Deze stukken worden door onderzoekers van familiegeschiedenis veelvuldig geraadpleegd wat het risico op verslechtering van het materiaal vergroot. Door de katernen van een kartonnen omslag te voorzien en de afgebrokkelde delen te restaureren, blijven deze archiefstukken voor de toekomst behouden.

De Ronde Venen: Van de gemeente De Ronde Venen zijn verschillende stukken uit de gemeentearchieven van Abcoude-Baambrugge, Abcoud-Proosdij en Vinkeveen & Waverveen gerestaureerd. Op de foto’s een voorbeeld van een financiële begrotingen en jaarrekeningen uit het gemeentearchief van Vinkeveen & Waverveen.

6

Stichtse Vecht: Van de gemeente Stichtse Vecht zijn stukken uit het gemeentearchief van Loenersloot gerestaureerd. Door het aanhechten van dunne velletjes Japans papier aan het zwakke archiefstuk wordt het stuk verstevigd en weer te hanteren. Voorzichtigheid blijft natuurlijk geboden.

Weesp: In het geval van Weesp zijn stukken uit het archief van de schutterij, het oude stadsarchief en het Bartholomeus Gast- en Armenweeshuis gerestaureerd. Met het aanhechten van Japans papier langs de kwetsbare randen van de stukken worden deze verstevigd. Dit zorgt ervoor dat het stuk weer gehanteerd kan worden en dat het verval langs de randen van de pagina’s wordt stopgezet.

Conservering: Er zijn charters uit de gemeente De Ronde Venen en Weesp gevlakt en in platte dozen geborgen zodat deze beter geraadpleegd kunnen worden, waarbij de stukken minder te lijden hebben onder het hanteren. Het veelvuldig hanteren van strak gevouwen perkamenten charters kan op den duur schade veroorzaken aan het perkament en het zegel dat eraan hangt. Bovendien zorgt het vlakken voor een betere leesbaarheid en daarmee raadpleegbaarheid van de charters. De context van het lange tijd gevouwen bewaren van de charters blijft behouden doordat de vouwlijnen zichtbaar blijven in het perkament.

7

Materiele verzorging In 2020 zijn er vele meters archief verpakt in zuurvrij papier en zuurvrije dozen. Het aantal verwerkte meters verschilt per gemeente. Dit heeft te maken met de hoeveelheid werk per archiefblok. Bij sommige archieven hoefde alleen geëtiketteerd te worden, dat gaat snel. Bij andere moest ook nog metaal en plastic verwijderd en de omslagen vervangen te worden; meer werk, dus dat gaat minder snel. Verder speelt nog mee dat in het geval van De Ronde Venen er veel archief nog geïnventariseerd moet worden. De oude omslagen kunnen dan nog niet vervangen worden omdat daar nog informatie op staat die niet in de inventaris is opgenomen. Deze archieven kunnen dus niet zomaar omgepakt worden. Gemeente

Archief

DB

Gemeentearchief Maartensdijk 1811-1925

Meters omgepakt

DB

Gerecht Oostveen 1639-1811

1

DB

Gemeentearchief De Bilt 1988-2000

71

DRV

Gemeentearchief Wilnis 1658-1939

14

DRV

Gemeentearchief Abcoude 1798-1941

4,5

SV

Gerecht en gemeente Vreeland 1574-1964

23

SV

Gemeentearchief Loenen 1989-1999

35

SV

Gemeentearchief Breukelen 1989-1999

45

6,5

Digitalisering Voor het digitaliseren van foto en beeldmateriaal is het RHCVV voornamelijk afhankelijk van vrijwilligers. Doordat zij vanaf maart niet meer op locatie kunnen werken, zijn in 2020 door hen foto’s beschreven die eerder waren gedigitaliseerd. Het RHCVV heeft in 2020 van alle aangesloten gemeenten divers materiaal laten digitaliseren door GMS. Er werden onder meer diverse akten Burgerlijke stand Weesp (vanaf 1811) en De Bilt (20e eeuw) gedigitaliseerd en van de verschillende gemeenten kaarten, prenten en tekeningen. Digitalisering maakt deze informatie beter vanuit huis doorzoekbaar voor onze gebruikers. De gedigitaliseerde informatie wordt vanaf 2021 toegankelijk gemaakt via de website van het RHCVV.

Corona als hotspot Als snel werd in 2020 bekend dat de coronacrisis landelijk zou worden vastgesteld als hotspot. Met het vaststellen van een hotspot bepalen gemeenten normaal gesproken achteraf of volgens de selectielijst te vernietigen informatie door een bijzondere gebeurtenis, een incident of maatschappelijk debat toch in aanmerking komt voor eeuwige bewaring. Ook wordt de burger opgeroepen om informatie aan te leveren die kan worden opgenomen in het archief om een meer compleet beeld te geven van een belangrijke gebeurtenis. Het is belangrijk dat gemeenten in kaart brengen waar relevante corona-gerelateerde informatie zich bevindt en dat deze veilig wordt gesteld. Dit brengt uitdagingen met zich mee. Want hoe baken je in een zich steeds weer evoluerende hotspot af wat belangrijk is? Wat is relevante informatie? Hoe archiveer je deze en welke prioriteiten stel je als organisatie? De adviseur digitale informatie is hiervoor een sparringpartner van de beleidsmedewerkers en deelt proactief de actuele informatie over ontwikkelingen op dit gebied.

8

Particulier archief in coronacollectie Over 100 jaar lezen onderzoekers over de coronapandemie van 2020. Zowel overheids- als particuliere archieven zullen dan van groot belang zijn voor onderzoek. Daarom verzamelt de overheid ter aanvulling op het overheidsarchief particuliere informatie die de impact op de samenleving documenteert. Het RHCVV is in 2020 in dit kader, samen met andere archiefdiensten en erfgoedinstellingen, gestart met het vormen van een (digitaal) archief over het coronavirus en de gevolgen daarvan voor Nederland en onze regio in het bijzonder. Om deze informatie veilig te stellen heeft het RHCVV de hulp ingeroepen van inwoners van de gemeenten Stichtse Vecht, De Ronde Venen, De Bilt en Weesp. Wij vroegen hen informatie en materiaal aan te leveren dat iets zegt over de invloed van het coronavirus op het (dagelijks) leven in de regio. Bijvoorbeeld foto’s van het leven op straat en in huis, flyers en posters met mededelingen over coronamaatregelen e.d. en opgetekende ervaringen. Toezichthouder Theo Franke van het Broklede College in Breukelen zingt normaalgesproken iedere jarige leerling in de klas toe. In coronatijd heeft ook hij zich aangepast en doet hij het via een filmpje, uiteraard in de gebruikelijke feestkleding en een hoop gezelligheid!

Inmiddels hebben we een behoorlijke collectie opgebouwd. De opbouw hiervan gaat uiteraard nog steeds door. De vorm van het materiaal varieert van fysiek tot digitaal materiaal: foto’s, films, notulen, verslagen, dagboekfragmenten, whatsappwisselingen en krantenartikelen. Ook de onderwerpen zijn divers. Denk bijvoorbeeld aan: ▪ de impact van het coronavirus op het straatbeeld, persoonlijk en zakelijk leven, zoals verlaten winkelstraten, videovergaderingen, richtingaanwijzers, corona-verkeersborden, tekeningen op straat, beertjes in vensterbanken, bijeenkomsten op 1,5 meter afstand, ‘balkonfeestjes’ etc; ▪ coronamaatregelen in bijvoorbeeld winkels, bedrijven en verenigingsgebouwen; ▪ corona-sfeeracties, zoals klappen voor de zorg, kunstacties en manifestaties, steunbetuigingen die je als zorgmedewerker hebt gekregen, etc.; ▪ hoe mensen zelf het coronavirus ervaren.

Leden van de diverse fotoclubs wisten ons ook te vinden. Fotoclub Abcoude schonk ons hun foto’s van lege straten, wachtrijen van mensen die anderhalve meter afstand houden, teddyberen achter de ramen (voor de berenjacht voor kinderen) en bezoekjes op anderhalve meter. Een bijzondere schenking kwam van de Fotoen Videoclub Loenen. Deze club richtte een eigen corona-whatsappgroep op om daar speciaal foto’s over corona op te delen. Het RHCVV kreeg niet alleen de foto’s met bijbehorende informatie, maar ook de hele chathistorie. Een primeur voor beide partijen!

9

Verwerving Particulier archief in 2020 In 2020 werden bij het RHCVV verschillende kleine archieven en collecties aangeboden in bruikleen of schenking. Ook ontving het RHCVV met enige regelmaat losse archiefstukken, voorwerpen, ansichtkaarten en foto’s. Deze werden toegevoegd aan de collectie van het RHCVV en, indien de afbeelding geen auteursrechtelijke beperking bevatte, toegevoegd aan de beeldbank. Deze particuliere archieven en collecties vormen een waardevolle aanvulling op de overheidsarchieven die het RHCVV beheert. Onder deze schenkingen bevonden zich: Stichtse Vecht: Onder andere: Foto’s en menukaart bruiloft Breukelen 1943, Tweede Wereldoorlog; jubileumboek veetransportbedrijf Blok te Breukelen; archief Jacob Groot, Loenen, Tweede Wereldoorlog; archief Stichting Muziekonderwijs Breukelen en omgeving (muziekschool Breukelen); Boek met Evangelische gezangen van Jacobus van Hallo, eigenaar buitenplaats Overberg bij Nigtevecht, 1808 (toegang 0926). Uitgelicht Stichtse Vecht - Collectie Dudok de Wit M. Verkuijl Unieke verzameling prentbriefkaarten en een uitgebreide briefcorrespondentie van en aan Dudok de Wit. Dit is een belangrijke aanvulling op de in het RHCVV aanwezige stukken die betrekking hebben op Breukelens bekendste wandelaar.

Daarnaast bevat de schenking ook een grote verzameling prentbriefkaarten van Breukelen Wijlen de heer Verkuil was erelid van de Dudok de Wit commissie die jaarlijks de herdenking organiseert van Breukelaar L.C. Dudok de Wit alias Kees de Tippelaar (1843-1913). Gedurende zijn leven heeft de heer Verkuil een persoonlijke collectie Dudok de Wit opgebouwd. In 2018 heeft hij vastgelegd dat deze collectie na zijn overlijden bij het RHCVV ondergebracht zou worden. Afbeelding: enkele prentbriefkaarten uit de collectie Dudok de Wit van wijlen M. Verkuijl.

De Bilt: Onder andere: jaarprogramma’s van de Maatschappij tot Nut van ’t Algemeen afdeling Maartensdijk, periode 1969-1978; Collectie Hans Hellendoorn, commandant Binnenlandse Strijdkrachten gemeente De Bilt tijdens de Tweede Wereldoorlog, 1945; archief van de hervormde gemeente Maartensdijk 1670-1965; diverse prenten, foto’s De Bilt, Bilthoven, Maartensdijk. Uitgelicht De Bilt - Nederlands-Hervormde Gemeente te Maartensdijk, 1670-1965 De inventaris was van 1975 maar het archief is pas in 2020 bij ons ondergebracht. Een belangrijke aanvulling voor de geschiedenis van Maartensdijk en omgeving vanwege de ouderdom van het archief (17e-eeuws). Het oudste stuk in het archief betreft een oorkonde waarin de aankoop van vijf morgen land (ongeveer vijf hectare) onder Maartensdijk wordt geregeld.

Afbeelding: de oudste stukken, waaronder het charter, uit 1670, inv.nr. 27.

De Ronde Venen: Onder andere: oorlogszakboekje A. Pos te Diemen, familie Abcoude/Baambrugge; archief van de korfbalvereniging De Vinken, ca. 1960-2000; archief NCVB/Passage afdeling Wilnis, 1946-2017; aanvulling op het archief van de RK Cosmas en Damianus parochie te Abcoude, toegang 1094, periode ca. 1985-2010; collectie Ketelaar dertiende penning; archief K.A.B. – NKV afdeling Vinkeveen/Mijdrecht; dia’s uit de nalatenschap van Floor Groenendijk en Herman van Soest; persoonlijk archief van Wim van Zaanen, bij leven leraar huishoudschool en Maarten van de Vaartschool Mijdrecht, later scholengemeenschap Midreth; diverse historische prenten Abcoude en Baambrugge door Joost Nienhuis.

10

Uitgelicht De Ronde Venen - Archief de politieke partij Hergroepering ’70 (Vinkeveen) geïnventariseerd. Periode 1970-1975. Hergroepering ’70 ontstond in Vinkeveen omdat er voor progressief denkende mensen in die tijd in die plaats qua lokale politiek weinig te kiezen was. Er waren enkel confessionele partijen actief en een lokale VVD. Qua politiek was Hergroepering een beetje als PvdA/D66, al waren ze strikt lokaal georiënteerd en niet met landelijke politiek bezig. Wel met het echte jaren 70thema democratisering en openbaarheid van bestuur. Dat de partij een leemte vulde, bleek wel bij de eerste gemeenteraadsverkiezingen waaraan werd deelgenomen in 1970. De partij werd direct de grootste en kreeg vier van de dertien zetels in de gemeenteraad en nam ook deel aan het college van B&W. Bij de verkiezingen van 1974 ging een zetel verloren. In 1978 was door interne conflicten de animo gezakt en werd door PvdA en D66 met eigen kieslijsten meegedaan aan de verkiezingen, waarop Hergroepering ’70 ophield te bestaan. Afbeelding: een verkiezingsaffiche van de partij, inv.nr. 42.

Weesp: Onder andere: 19e-eeuwse archiefstukken Hervormde kerk Weesp; boek H. Douma, Sportleven in Weesp tijdens de Tweede Wereldoorlog; foto Sluisbrug te Weesp, via HUA; fotoalbum Duitse familie Krapf Middenstraat Weesp, o.a. Tweede Wereldoorlog; foto’s Weesp en charter uit familiearchief Dick de Ronden

Uitgelicht Weesp -familiearchief Jansen-Bouhuys Dhr. Jansen bracht ons een deel van het familiearchief Jansen-Bouhuys. Zijn moeder was een van de dochters van de vroegere schoolmeester Arend Bouhuys, bekend om zijn onkreukbare houding in de Tweede Wereldoorlog tegenover de Duitse bezetter, die hij onder andere met ontslag als leraar moest bekopen. De later bekend geworden schrijfster Mies Bouhuys was een tante van de schenker. Ook van haar zijn enkele stukken aanwezig in wat we als een familiearchief Jansen-Bouhuys kunnen beschouwen. Afbeelding: Arend Bouhuys was een zeer gelovig man, in zijn vrije tijd vond hij er plezier in kalligrafische stichtelijke verzen te maken zoals te zien op de afbeelding.

Bibliotheekaanwinsten ▪ jubileumboek veetransportbedrijf Blok te Breukelen. ▪ jubileumboek bridgeclub Maarssenbroek 1978-2018 ▪ 75 jaar vrijheid Amstelhoek, de Kwakel en Uithoorn ▪ Elsenburg. De verdwenen buitenplaats ▪ H.E. Schulte, architect ▪ Bevrijding en vrijheid. – historische kring d’oude school ▪ De bouw van Het Lichtruim (De Bilt) ▪ boek H. Douma, Sportleven in Weesp tijdens de Tweede Wereldoorlog. ▪ Boek Historische streekatlas van NL ▪ boek Audiovisuele collecties. Handleiding voor het beheer van bewegend beeld en geluid ▪ boek Made in Holland. Nederlands Fabrikaat Speelgoed (wico nieuwer ter Aa)

11

Beleidslijn 3: Beschikbaarstellen en presenteren Het RHCVV stelt de archieven en collecties uit de regio beschikbaar aan een breed publiek, aan bedrijven en instellingen, ambtenaren, erfgoedpartners en aan mede-overheden. Het beschikbaarstellen van de overheidsarchieven is een wettelijke taak. Beschikbaarstellen en presenteren is als volgt onder te verdelen: •

Fysieke dienstverlening: het bieden van (fysieke) toegang tot de archieven en collecties, het geven van informatie en advies en het mogelijk maken van raadpleging op de studiezaal;

•

Digitale dienstverlening: beschikbaar stellen van informatie en archiefstukken op afstand (via internet, e-mail, chat, facebook en telefoon);

•

Cultuureducatie: het ontwikkelen van educatieve projecten en deelnemen aan cultuurhistorische activiteiten van partners als musea, historische kringen, bibliotheken en dergelijke.

Fysieke en digitale dienstverlening in coronatijd Net als bij vele andere instellingen heeft de coronacrisis gevolgen gehad voor de fysieke dienstverlening. In maart sloten de deuren van de studiezaal tot en met 4 juni. De dienstverlening ging door via onze online kanalen en zoveel mogelijk verzoeken werden digitaal door geven van informatie of aanleveren van scans afgehandeld. De studiezalen gingen vervolgens met een coronaproof inrichting weer open, waarbij het aantal plekken in Breukelen van zestien naar zes plekken terug werd gebracht en in Weesp van acht naar drie plekken. Van juni tot november was het mogelijk om beperkt bezoekers op afspraak te ontvangen.

Sinds half december zijn de studiezalen opnieuw gesloten voor bezoekers. Digitaal bleven we de gehele periode ruimschoots beschikbaar voor ons publiek. De dienstverlening vond zoveel mogelijk vanuit huis plaats. Op dinsdag tot en met donderdag was er een medewerker van de dienstverlening aanwezig in Breukelen om toegang te hebben tot het depot en de stukken en op maandag in Weesp. In urgente gevallen waarbij digitale dienstverlening niet de oplossing bood, was het mogelijk om naar onze locaties te komen. Er is in deze periode veel ingezet op bekendheid van de chatfunctie, bijvoorbeeld door het inzetten van een extra spreekuur voor genealogie en werd er op verzoek gedigitaliseerd, binnen de mogelijkheden. Net als bij andere archiefdiensten was het onvermijdelijk dat er wachttijden ontstonden.

12

Bezoekers en onderzoek studiezalen Afgelopen jaar zijn de studiezalen door corona minder bezocht. In totaal ontvingen wij 847 bezoekers, waarvan 605 in Breukelen en 242 in Weesp.

Bezoekers studiezalen 2015-2020 2000 1500

1434

1313

1496

1286

1300

1000

847

500 0 2015

2016

2017

2018

2019

2020

aantal bezoekers In onderstaande gegevens is te zien dat wij significant meer digitale dienstverlening leverden dan in de maanden voorafgaande aan de eerste lockdown. In november 2020 ontvingen we bijna 300 e-mails met verzoeken om inlichtingen. In januari waren dit er nog maar 109. In de perioden van heropening van de studiezalen namen de e-mail aantallen af, maar leek een groot deel van onze bezoekers en ambtenaren de voorkeur te blijven geven aan de digitale weg gezien de toename over het jaar heen. De ambtenarenvragen namen af tijdens de eerste lockdown.

Verzoeken (mail/Chat) per maand

109 53 23

170

136 46 22

79 41 20

123 62 27

55 28

215

202

55 29

78 27

E-mails ontvangen per maand Burgers

146 36 25

208

232

87 38

65 23

298

274

81 20

25 13

E-mails ontvangen per maand Ambtenaren

chats leeftijd van de bezoekers op de studiezaal De leeftijd van onze bezoekers op de studiezaal varieerde in 2020 van 20 tot 99. 23% is tussen de 70-79, 39% tussen de 60-69. 15% is tussen de 50-59. Opvallend is dat ook de jongere groep (tussen 30-49 redelijk vertegenwoordigd was met 18%).

Leeftijden bezoekers studiezalen Breukelen en Weesp 2%3% 23%

8%

10%

15%

20 t/m 29 jaar

30 t/m 39 jaar

40 t/m 49 jaar

50 t/m 59 jaar

60 t/m 69 jaar

70 t/m 79 jaar

80 t/m 99 jaar 39%

13

Redenen onderzoek De meeste bezoekers kwamen naar de studiezalen voor huisonderzoek (44%), gevolgd door genealogisch onderzoek (27%), historisch onderzoek (18%) en beeldonderzoek (9%).

Onderzoeksonderwerpen van bezoekers studiezalen 9%

2%

18% 44%

27% Overig

Huisonderzoek

Genealogisch onderzoek

Historisch onderzoek

Beeld

De cijfers van de mail en chat laten zien dat de verdeling ongeveer gelijk is. We ontvingen de meeste vragen over huisonderzoek (40%), gevolgd door genealogisch onderzoek (31%), historisch onderzoek (12%) en beeldonderzoek (4%).

Onderzoeksonderwerpen via mail en chat 13% 4% 40% 12%

31% Huisonderzoek

Genealogie

Historisch onderzoek

Beeld

Anders

Bezoekers vragen archiefstukken aan van zeer diverse aard. In 2020 werden totaal 2.236 archiefstukken en inventarisnummers opgevraagd. Dit is een kleine stijging ten opzichte van 2019, ondanks de beperkingen door Corona. Overigens kan een inventarisnummers uit meerdere archiefbescheiden bestaan. Archiefstukken en informatieverzoeken ambtenaren Via de ambtelijke kanalen werden geregeld stukken aangevraagd. Tijdens de sluitingen van de studiezalen en het thuiswerken van ambtenaren werden minder stukken aangevraagd. In totaal werden bijna 700 verzoeken behandeld die zoveel mogelijk werden afgehandeld door scans te maken en toe te sturen. De aard van de vraag en de stukken varieert. Het onderstaande overzicht laat zien op welke onderwerpen het RHCVV in 2020 werd bevraagd en stukken werden aangevraagd.

14

3%

Onderzoeksonderwerpen van ambtenaren Huisonderzoek

13%

Eigendom 34%

6%

Beeldmateriaal

3%

Archief (overbrenging, uitlening, etc.) Bestemmingsplannen

6% 8%

Raadsstukken

27%

Burgerzaken

Website De collectie van het RHCVV was in 2020 beschikbaar via de eigen website www.rhcvechtenvenen.nl en via de portalsites www.archieven.nl; (als open data) via www.openarchieven.nl; en via www.wiewaswie.nl. Alle data die het RHCVV online toegankelijk stelt, wordt door het RHCVV als open data aangeboden, onder voorbehoud van privacy- en auteursrechtelijke beperkingen. Deze gegevens worden door andere partijen gebruikt en bereiken zo een nog groter publiek. De eigen website trok gemiddeld 2176 bezoekers per maand. Dit is een stijging van 32% ten opzichte van 2019. De personendatabase, beeldbank en de bouwvergunningen werden het meest geraadpleegd. Het aantal herhaalbezoeken is ongeveer gelijk gebleven. De toename van nieuwe bezoekers is sterk toegenomen met 15%. Webstatistieken Google Analytics jan-dec 2020 Aantal gebruikers

: 26.109

Aantal sessies

:145.507

Aantal sessies per gebruiker

: 1,74

Aantal bezochte pagina’s

: 273.715

Gemiddelde sessieduur

: 5.12 min.

Nieuwe gebruikers

: 99,5%

Terugkerende gebruikers

: 17,5 %

Social media Door zichtbaar te zijn op verschillende kanalen werden verschillende doelgroepen bereikt en werd er bekendheid gegeven aan het RHCVV. Dit is terug te zien in de sterke toename van volgers en het aantal nieuwsbrieven en het aantal nieuwe bezoekers: zowel digitaal, via e-mail als op de studiezaal.

Toename volgers social media 800

Volgers/geabbonneerd 2018

600 400

329

Volgers/geabonneerd 2019 577 526 495

Volgers/geabonneerd 2020 505 286

182 200 105

100

132 74 0

27

37 74

0 FACEBOOK

INSTAGRAM

TWITTER

LINKEDIN

NIEUWSBRIEF

Het RHCVV heeft in 2020 zes nieuwsbrieven en zes nieuwsflitsen uitgestuurd naar 505 abonnees. Er werd wekelijks gepost op de social media accounts. Eind 2020 was het aantal volgers op Facebook en Instagram bijna verdubbeld ten opzichte van 2019.

15

Pers en publieksuitingen Het RHCVV bracht dit jaar de eigen collectie actief onder de aandacht van een breed publiek, via de website en de facebookpagina, de nieuwsbrief en door de publicatie van artikelen in tijdschriften van historische verenigingen en lokale kranten. In 2020 is ingezet op een duidelijker herkenbaarheid van de publieksuitingen en het uitbreiden van het relatiebestand zodat de zichtbaarheid van het RHCVV vergroot werd.

Ook zijn er in 2020 weer een aantal kleine verbeteringen aan het gebouw in Breukelen en Weesp aangebracht, waaronder het weer in gebruik nemen van de educatieruimte bij de hoofdentree en betere bewegwijzering (banner) waardoor het RHCVV in het gebouw zichtbaarder is en beter vindbaar is.

Cultuur Educatie Om de drempel voor het gebruik van de collectie en informatie van het RHCVV te verlagen en de lokale en regionale cultuurhistorie door zoveel mogelijk mensen te laten beleven is in 2020 een aantal kleine activiteiten georganiseerd. In verband met corona konden minder fysieke cursussen en evenementen plaatsvinden. Er is geëxperimenteerd met online publiekspresentaties, livestreams en podcasts. Het uitgangspunt was dat activiteiten zoveel mogelijk voor iedereen gratis toegankelijk waren en bijdroegen aan de taakstelling van het RHCVV. Het RHCVV is onderdeel van een sterk en actief regionaal erfgoednetwerk. Net als in voorgaande jaren heeft het RHCVV ook met verschillende erfgoedpartners activiteiten georganiseerd en bijdragen geleverd aan publicaties van de historische verenigingen.

Cursussen en Onderwijs Schoolklassen Broklede In januari 2020 zijn twee havo-3 klassen van het Broklede College langsgekomen in het archief. Voorafgaand aan de les in het archief had Suzanne Lekkerkerker in beide klassen verteld wat een archief nu precies is en waarom het belangrijk is dat archiefstukken bewaard blijven. Tijdens de les in het archief gingen de leerlingen aan de slag met het bestuderen van archiefstukken die waren onderverdeeld in drie thema’s, te weten collaboratie, dagelijks leven en verzet. In kleine groepjes onderzochten ze verschillende bronnen, zoals de notulen van de gemeenteraad vlak voordat de Duitsers de gemeenteraad zouden opheffen, een foto van Duitse soldaten die vertrokken of een doktersrecept voor een baby van drie maanden. Op deze manier kwam de geschiedenis dichtbij en werd het tastbaar. Basisonderwijs Samen met het Poldermuseum en gemeente De Ronde Venen is een interactieve rondleiding ontwikkeld voor de basisschoolleerlingen van gemeente De Ronde Venen. In eerste instantie zouden deze museumlessen in maart en april worden gegeven, maar vanwege het coronavirus werd dit verplaatst naar het najaar van 2020. Een stagiaire ontwikkelde de museumles en zou deze vervolgens ook geven. Inmiddels ligt de lesbrief inclusief docentenhandleiding op de plank voor 2021https://www.youtube.com/watch?v=mTRYnhTx2vk&t=15s

16

Genealogiecursussen In zowel het voor- als najaar hebben wij cursussen stamboomonderzoek voor beginners verzorgd. In het voorjaar moesten wij zelfs starten met een tweede groep vanwege grote belangstelling. In vijf lessen leerden de deelnemers de beginselen van stamboomonderzoek: hoe doe je onderzoek online en in het archief, hoe noteer je alle informatie die je vindt en wat zijn geschikte bronnen voor je onderzoek?

KinderschrijfCafé In de zomervakantie is een KinderschrijfCafé georganiseerd voor kinderen tussen de 10 en 12 jaar. Tijdens deze workshop leren kinderen, aan de hand van materiaal uit het archief, creatieve verhalen te schrijven. Het thema voor de workshop was ‘Vakanties van vroeger’.

Vakantiebaan middelbare scholieren De hele zomervakantie hebben vier scholieren bij het RHCVV gewerkt. Zij hebben voornamelijk notarieel archief gescand en geïndexeerd, zodat mensen dit thuis online kunnen doorzoeken. Daarnaast hebben zij ook veel archiefstukken omgepakt in zuurvrije archiefdozen. Sommige archiefstukken zitten namelijk nog in bruine dozen, maar de blauwe zuurvrije dozen zijn op de lange termijn beter voor de stukken. De scholieren hebben ervoor gezorgd dat meerdere archieftoegangen nu volledig zijn omgepakt.

Publieksevenementen

Januari GeschiedenisCafé ‘De Liefde van Toen’ Op woensdag 22 januari werd het archief omgetoverd tot gezellig bruin café en vond het eerste GeschiedenisCafé van 2020 plaats. Het thema voor de avond was ‘De Liefde van Toen’. Er waren twee sprekers. Mark Traa, redacteur bij Quest, begon in 2016 met het verzamelen van liefdesberichten uit oude Nederlandse kranten. Hij had er inmiddels 400 verzameld en lichtte een aantal daarvan toe in zijn presentatie. De tweede spreker, Anton Cruysheer, archeoloog en programmamanager bij Landschap Erfgoed Utrecht, vertelde over een bijzondere vondst. In Utrecht is in 2019 een middeleeuwse ring opgegraven met Franse inscriptie en afbeelding van een dier. Uit onderzoek is gebleken dat het om een Engelse liefdesring gaat. Anton Cruysheer vertelde op interactieve wijze alles over het onderzoek naar deze ring.

17

Maart - 75 jaar Vrijheid – tentoonstelling in samenwerking Poldermuseum In samenwerking met Jan Compier, de eigenaar van het Poldermuseum te Waverveen, hebben we in het Poldermuseum een tentoonstelling opgezet over de Tweede Wereldoorlog. Hiervoor ontwikkelden we een tijdlijn, die zowel de aanloop als het verloop van de Tweede Wereldoorlog vertelt. Op deze manier werd de tentoonstelling voor iedereen toegankelijk, ook voor hen die wellicht wat minder kennis hebben van de Tweede Wereldoorlog. De tentoonstelling die in samenwerking met het Poldermuseum werd gemaakt is verlengd tot volgend jaar.

Maart - Tentoonstelling Oorlog in de provincie – de Utrechtse 50 foto’s

Van 12 tot en met 21 maart was de reizende fotoexpositie Oorlog in de provincie – de Utrechtse 50 foto’s bij ons te zien. De expositie maakte onderdeel uit van het landelijke project 75 Jaar Vrijheid – De Tweede Wereldoorlog in 100 foto’s. De foto’s waren gekozen uit de collecties van musea, archieven en uit inzendingen van het publiek. Ze gaven een indrukwekkend beeld van de provincie Utrecht in oorlogstijd. De foto van het RHCVV van de begrafenisstoet voor verzetsstrijders die op 5 mei 1945 in Vinkeveen sneuvelden, werd opgenomen in de Utrechtse selectie en expositie.

18

April - 75 jaar vrijheid – online tentoonstelling / huis aan huis bijlage In het kader van 75 jaar Vrijheid hadden we in mei 2020 graag een tentoonstelling georganiseerd in het auditorium op onze locatie in Breukelen. Vanwege het coronavirus kon dit niet doorgaan, vandaar dat we besloten om de tentoonstelling op een digitale manier bij de mensen thuis te brengen. De tentoonstelling bestond uit acht onderwerpen, deze thema’s vormden de basis voor de negen blogs die in april en mei op onze website verschenen. In de blogs werden objecten, foto’s en documenten uit ons archief toegelicht en in de tijd geplaatst. Deze online tentoonstelling staat overigens nog steeds op onze website.

Juni - Tentoonstelling Oorlog in de provincie – de Utrechtse 50 foto’s ‘coronaproof’ Vanaf 12 maart kon de tentoonstelling Oorlog in de provincie – de Utrechtse 50 foto’s bij ons bezocht worden, helaas moesten wij een week later de deuren sluiten in verband met coronamaatregelen. In de drie maanden dat ons archief gesloten was heeft de tentoonstelling uitgestald gestaan, bedekt met doeken. Wij waren dan ook uitermate blij dat wij op 2 juni ons archief weer mochten openstellen voor bezoekers. Dit betekende dat wij de tentoonstelling weer toegankelijk mochten maken voor publiek. Tot en met 27 juni was de tentoonstelling op afspraak te bezoeken. We werkten met gereserveerde tijdsblokken, maximumaantallen en een looproute om het bezoek coronaproof en veilig te laten verlopen. Wij zijn blij dat mensen toch nog van deze indrukwekkende tentoonstelling hebben kunnen genieten.

Online rondleiding door Ad van Liempt. Bij de tentoonstelling Oorlog in de provincie – de Utrechtse 50 foto’s, heeft Ad van Liempt in juni een online rondleiding gegeven. In twee afleveringen vertelde hij bij enkele foto’s wat we nu precies zagen en voorzag hij de foto’s van achtergrondinformatie, waardoor de foto’s nog meer gingen spreken. Met name de eerste aflevering is erg goed bekeken. We hoorden dat mensen precies om twee uur klaar zaten achter hun computer, in afwachting van de aflevering die online zou komen. Met deze online rondleiding hebben we ingespeeld op de huidige omstandigheden. De rondleiding trok ongeveer 200 bezoekers. Zie link: https://www.youtube.com/channel/UCnMLWsr_rZ4pShJoeRPtL8w

Delpher-lezing In augustus organiseerden wij een coronaproof Delpher-workshop voor de vrijwilligers. Delpher is een online database van ruim 100 miljoen pagina’s aan kranten, een goudmijn voor geschiedenisliefhebbers als onze vrijwilligers. Maaike Napolitano, dienstcoördinator Delpher, kwam naar ons archief om te vertellen wat er zoal te vinden is in Delpher en illustreerde aan de hand van praktische voorbeelden hoe je het best kunt zoeken op de website.

19

September - Open Monumentendag 2020 Open Monumentendag stond dit jaar in het teken van leermonumenten. RHCVV heeft een tentoonstelling gemaakt met een greep uit de collecties van de vier gemeenten uit ons werkgebied. Van elke gemeente hebben wij een leermonument besproken: Buitenplaats Queekhoven in Stichtse Vecht, de LTS Maarten van der Vaartschool in De Ronde Venen, De Werkplaats Kindergemeenschap in De Bilt en de ULO Hogewey in Weesp. De tentoonstelling was op afspraak te bezoeken, maar wij wilden ook mensen thuis de kans geven om digitaal mee te genieten van deze dag en de tentoonstelling. Gedurende de dag hebben wij filmpjes geplaatst op onze social media kanalen met daarin uitleg over een bepaald leermonument of toelichting bij een archiefstuk. Daarnaast was onze studiezaal op afspraak geopend voor bezoekers, zodat zij onderzoek konden doen naar bijvoorbeeld een leermonument uit hun eigen regio.

Oktober: Online Lezing Koude Oorlog – Maand van de Geschiedenis Oost-West De Maand van de Geschiedenis stond in 2020 in het teken van Oost/West. Als RHCVV hebben wij ervoor gekozen om de periode van de Koude Oorlog te behandelen. De gehele maand oktober hebben wij op onze sociale mediakanalen posts geplaatst over welke sporen de Koude Oorlog in onze streek heeft achtergelaten. Nederland was weliswaar niet direct betrokken bij de Koude Oorlog, de gevolgen hiervan zijn wel degelijk terug te vinden in de archieven. Historicus en geschiedenisdocent Paul Stolk nam de kijker mee naar de tijd dat je nog in de schoolbanken zat en legde de verschillen uit die er tussen de diverse schoolboeken bestaan als het gaat om het ontstaan en de schuldvraag van de Koude Oorlog. Zie voor de lezing https://www.youtube.com/channel/UCnMLWsr_rZ4pShJoeRPtL8w. De lezing had in een week tijd 93 kijkers. Met deze lezing wilden we duidelijk maken dat, hoe verschillende generaties tegen Oost/West – de Koude Oorlog aankijken, gevormd is door hoe wij op school leerden kijken en denken. Dit besef is relevant voor verschillende gebieden en door te trekken. Wat vinden wij normaal en wat niet? En wat zien wij als cultuur en wat niet? Oktober – Tentoonstelling 75 jaar bevrijding De expositie was op drie zaterdagen: 10, 17 en 24 oktober in de Centrumkerk in Bilthoven te zien.