Jaarstukken 2020 Weesp v03062021

Gemeentelijke herindeling Over het verloop van de gemeentelijke herindeling is gecommuniceerd via de hiervoor gelanceerde website www.weesp.amsterdam.nl Specifieke vragen kunnen worden gericht aan het mailadres amsterdam@weesp.nl Verder is er ook in 2020 regelmatig aandacht geweest in het gemeentenieuws voor de vorderingen van de bestuurlijke fusie. Er heeft uitgebreide participatie plaatsgevonden over de invulling van het begrip ‘Nabijheid van bestuur’. Beleidsharmonisatie Met de bestuurlijke fusie in het vooruitzicht is er gecommuniceerd over de beleidsharmonisatie op verschillende beleidsonderdelen. Hiervoor zijn de verschillende offline en online middelen ingezet. Bereik communicatiekanalen en gemeentenieuws digitaal. Ieder jaar vergroten we het bereik van onze gemeentelijke communicatiekanalen. De waardering van de kanalen wordt daarbij ook periodiek gemeten. Daarnaast voeren we jaarlijks verbeteringen door. In 2020 is het digitale gemeentenieuws vernieuwd. De nieuwsbrief in PDF, die wekelijks aan abonnees werd verstuurd is vervangen door een digitale nieuwsbrief. Naast een verbeterde uitstraling, voldoet deze nu aan de webrichtlijnen en is het gebruik van deze digitale nieuwsbrieven in de vorm van een online magazine ook interactiever en meetbaar. Dit stelt de redactie in staat om de content beter af te stemmen op de behoefte van de Weesper lezers.

Projectcommunicatie Ook in 2020 is gecommuniceerd over projecten op basis van communicatiekalenders. Iedere afdeling geeft zijn/haar projecten door aan de communicatieadviseur en deze neemt het op in de planning en bereidt tijdig communicatieplannen en communicatieacties voor. Waar mogelijk zal in deze planning per project worden bekeken in welke mate en op welk niveau participatie door de inwoners mogelijk is. De communicatie-uitingen vinden allemaal verankering in het coalitieakkoord 2018-2022: ‘De toekomst is voor alle Weespers; samen voor elkaar’. De wekelijkse afstemming met de redactie vindt plaats in een multidisciplinair contentoverleg, waarbij verschillende communicatieadviseurs, redacteuren en woordvoerders per onderwerp de juiste doelgroep, middelen, kanalen en boodschap afstemmen. Naast de schriftelijke middelen is ingezet op verschillende (online) bewoners- en participatie-avonden.

Jaarstukken 2020

98

Financiën Met de ambtelijke fusie zijn de personeels- en bedrijfsvoeringbudgetten van Weesp naar Amsterdam overgedragen. Naast de overdracht van de genoemde budgetten hebben diverse Amsterdamse managers de verantwoordelijkheid over de programmabudgetten in de begroting van Weesp. Weesp als zelfstandige gemeente bepaalt nog steeds het financiële beleid. Amsterdam is met ingang van juni 2019 verantwoordelijk voor beheer en uitvoering. In 2020 zijn de planning- en controlproducten zoals voorgeschreven in de Gemeentewet en de gemeentelijke financiële verordening opgesteld en voorgelegd aan de gemeenteraad. Aan de raad zijn geactualiseerde nota’s met betrekking tot activering, risicomanagement en reserves en voorzieningen aangeboden en deze zijn op 6 februari 2020 vastgesteld.

Overhead Om de gemeenteraad op eenvoudige wijze meer inzicht te geven in de totale kosten van de overhead voor de gehele organisatie wordt voorgeschreven dat er een apart overzicht moet worden opgenomen van de kosten van de overhead. De definitie voor overhead is: Alle kosten die samenhangen met sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Uitgangspunt is dat de kosten zoveel mogelijk direct worden toegerekend aan de betreffende taken/activiteiten die worden verricht voor de externe klant. Programma 0 Bestuur en ondersteuning is voorzien van een overzicht en analyse van de begrote en gerealiseerde lasten en baten per overhead werkveld (T0.04 Overhead). Conform de notitie Overhead van de Commissie BBV is bij de berekening van de tarieven de methodiek voor de toerekening van overhead opgenomen in de financiële verordening. Voor het bepalen van de integrale kosten van kostendekkende producten moeten de kosten van de overhead worden toegerekend naar deze producten. Dit op basis van een verdeelsleutel. Bijvoorbeeld een verdeling naar formatie, naar personeelskosten, naar omzet of een combinatie. Voor de begroting en rekening 2020 is gekozen voor het verdelen naar omzet. Dit heeft drie voordelen: a) Het is de meest eenvoudige methode: er wordt gekeken naar de totale directe kosten. b) Er is een brede basis waarop wordt verdeeld.

c) Er wordt recht gedaan aan de kosten voor controle op uitbesteding. Het overheadpercentage is tevens een verplichte beleidsindicator. Het voor 2020 gehanteerde overheadpercentage op basis van de begroting 2020 bedraagt 16%. Het gerealiseerde overheadpercentage van de rekening 2020 bedraagt 13%.

Jaarstukken 2020

99

Jaarstukken 2020

100