Bijlage - Gemeente Wassenaar Overdrachtsdossier

Wat komt er op Wassenaar af? Omgevingswet. Bij de invoering van de Gemeente­wet speelt inwonersparticipatie ook een grote rol. Indieners van vergunningaanvragen moeten de stem van omwonenden betrekken bij hun plan en bij initiatieven met veel impact en binnen beschermd gebied is (uitgebreide) participatie verplicht voor de indieners. Het Rijk en de samenleving vragen steeds meer om inwonersparticipatie.

Communicatie Doel Een open en gestructureerde wijze van communi­ceren met alle inwoners is zeer belangrijk. We zetten in op een actieve communicatie, participatie en stakeholder­management.

Huidige stand van zaken We hebben de Wassenaarkalender ontwikkeld als centrale planning voor de organisatie, waarin het voor iedereen duidelijk is wanneer we waarover communiceren. De website is in 2020 gemigreerd naar een nieuw platform. Om de dienstverlening op peil te houden en te blijven voldoen aan eisen, is het up-to-date houden ervan een doorlopend proces. Om zo veel mogelijk inwoners te bereiken, wordt er gewerkt aan de kanaalstrategie social media. Dit is een doorlopend proces van verbetering met toepassing van nieuwe trends en ontwikkelingen. Op dit moment voldoen we nog niet volledig aan de toegankelijkheidseisen volgens het ‘Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid’. Er wordt op dit moment een plan gemaakt hoe we als gemeente hier zoveel als mogelijk aan kunnen voldoen en welke acties hiervoor nodig zijn.

Ontwikkelingen Bij het opstellen en uitvoeren van beleid rond verduurzaming en de energietransitie wordt participatie steeds belangrijker. Dit vormt daarmee ook een onderdeel van het uitvoeringsplan rond de warmtetransitie.

56

Doorontwikkelen van de website en de inhoud daarvan, zodat we zoveel mogelijk voldoen aan het ‘Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid’. Dit is goed voor Wassenaar omdat we op die manier onze doelgroepen informeren over en betrekken bij

gemeentelijke besluitvorming op een inclusieve en toegankelijke manier. Een toekomstbestendige kanaalstrategie voor al onze online kanalen. Dit is goed voor Wassenaar omdat we zo al onze doelgroepen op de juiste manier informeren en betrekken bij gemeentelijk beleid. Het toevoegen van een interactieve digitale kaart. Door het aanbieden van informatie via kaart­materiaal kunnen mensen in één oogopslag informatie zien over bijvoorbeeld gemeentelijke projecten zoals woningbouw, verkeersprojecten, maar ook een overzicht van alle gehandicaptenparkeerplaatsen, scholen en sportvoorzieningen binnen de gemeente. In Q2 2022 wordt een communicatiepeiling uitgezet om de (communicatie) behoeften en wensen van de inwoners te inventariseren. Het communicatiebeleid wordt hierop afgestemd.

Ontwikkelingen We werken aan een strategisch plan arbeidsmarktcommunicatie om op een nog betere manier onze werving van nieuwe werknemers vorm te geven. Ook werken wij met een recruiter om mensen te werven voor moeilijk vervulbare functies in de organisatie. Dit doen wij, omdat we meer willen inzetten op vaste werknemers in plaats van inhuur. Voor mensen met afstand tot arbeidsmarkt hebben wij contact met specialistische organisaties. Met andere gemeenten werken wij samen in het werkgeverservicepunt Werken in Haaglanden. Deze samenwerking gaat veranderen komende periode. Vanuit de deelnemende gemeente wordt minder ingezet op directe samenwerking en meer op goede uitwisseling van interne vacatures.

Wat komt er op Wassenaar af? Belangrijkste doelstellingen van de nieuwe organisatie zijn opgavegericht en van buiten naar binnen werken. Dat vraagt om veel en effectieve communicatie. Daarbij is het belangrijk om zo veel mogelijk aan te sluiten bij de behoeftes van de doelgroep, bijvoorbeeld door digitaal te communiceren. Het gaat dan niet alleen om het zenden, maar ook over het aangaan van interactie, bijvoorbeeld door belanghebbende te betrekken bij de totstandkoming van beleid. In het ‘Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid’ is bepaald dat websites en mobiele apps van Nederlandse overheidsinstanties moeten voldoen aan de toegankelijkheidseisen. Hierover moet verantwoording worden afgelegd in een toegankelijkheidsverklaring. Hiervoor gelden verschillende ingangsdata: 23 september 2019 voor websites gepubliceerd na 23 september 2018. 23 september 2020 voor alle websites. 23 juni 2021 voor mobiele applicaties.

Arbeidsmarkt Doel Beschikken over goed gekwalificeerde en gemotiveerde medewerkers.

Wat komt er op Wassenaar af? De randvoorwaarden waar werknemers naar zoeken zijn veranderd. Vroeger waren de afstand naar de werkplek en de mogelijkheden voor woon-werkverkeer belangrijke factoren. Met de ontwikkelingen op het gebied van thuiswerken is dit verminderd. Tegenwoordig is het salaris de belangrijkste factor. Dit is een uitdaging voor de gemeente. Omdat wij hierin minder beweegruimte hebben dan commerciële bedrijven worden we relatief minder aantrekkelijk als werkgever. Daarnaast krijgt de gemeente steeds meer te maken met een vergrijsde gemeentelijke organisatie. Veel jonge ambtenaren stromen snel door naar andere organisaties, terwijl 45-plussers vaak blijven tot hun pensioen. Daardoor zien we bij gemeente een relatief oudere groep werknemers dan elders op de arbeidsmarkt. We kunnen dit compenseren door bijvoorbeeld bij onze werving meer in te zetten op young professionals of trainees van de VNG.

Wat is er nodig? Rekening houden met stijgende personeelskosten in de breedte, beide voor loon en inhuur. Borgen dat vanwege vergrijzing geen belangrijke kennis verloren gaat voor de organisatie.

Huidige stand van zaken In de afgelopen jaren zien we een toenemende krapte op de arbeidsmarkt. Ook voor de gemeente Wassenaar is het een uitdaging om voldoende personeel aan te trekken. Daardoor maakt de gemeente op dit moment, met name op specialistische en lastig vervulbare functies, relatief veel gebruik van externe inhuur.

Overdrachtsdossier gemeente Wassenaar

57

Juridische ondersteuning Doel De organisatie is juridisch ‘in control’, doordat de juridische functies binnen de organisatie helder zijn gepositioneerd en alle onderdelen van de organisatie tijdig, adequaat en kwalitatief goed juridisch worden geadviseerd door flexibele, dienstverlenend ingestelde en kwalitatief goed opgeleide juridisch medewerkers.

Cijfers In 2021 hebben we meer dan 100.000 document behandeld in Wob-zaken.

Huidige stand van zaken Er lopen enkele erg grote Wob-verzoeken, waarvoor vele duizenden documenten geïnventariseerd, gecontroleerd, gelakt en gepubliceerd moeten worden. Om deze binnen de gestelde termijn af te kunnen handelen is erg veel capaciteit nodig, waardoor externe inhuur nodig is en andere juridische taken in gevaar komen. Om de impact te verminderen worden verschillende stappen ondernomen, zoals het opnemen van contact met indieners van Wobverzoeken om te kijken wat de vraag achter de vraag is en of deze op een andere manier beantwoord kan worden.

Taken JZ -

-

Advisering van bestuur en management. Coördinatie en besluitvorming Wob-verzoeken. Verzekeringen en aansprakelijkheid. Behandelen van bezwaren, beroepen en klachten van inwoners. Publicaties. Advisering van vakteams, project- en opgaveteams. Waarborgen van juridische kwaliteit van advisering, regelgeving en (voorbereiding van) de besluitvorming. Mediationdeskundigheid. Behandelen complexe vragen van inwoners / raad.

Ontwikkelingen Vermindering aantal Wob-verzoeken. Op aanvragen kun je helaas niet sturen, wel op de procesmatige afhandeling ervan. Vermindering van bezwaarschriften/ hoorzittingen door de commissie door enerzijds een betere besluitvorming en anderzijds door inzet op meer ambtelijk horen. Juridische kwaliteitszorg verbeteren. Dat kan mede leiden tot minder procedures.

58

Wat komt er op Wassenaar af? Invoering van de Omgevingswet heeft consequenties voor een aantal juridische disciplines. Invoering Omgevingswet heeft ook privaatrechtelijk gevolgen (anterieure overeenkomsten moeten overeenkomstig de Omgevingswet gesloten worden). Invoering van de Wet Open Overheid (Woo) als vervanger/ bovenop de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob). Steeds vaker komt het voor dat derden juridische middelen gebruiken om druk op de gemeente uit te oefenen, bijvoorbeeld bij onenigheid over een besluit of ontevredenheid over contact.

Data- en informatiemanagement Doel Voor de aankomende jaren heeft informatie- en datamanagement (I&D) als eenheid de ambitie om van een technologie-gedreven eenheid door te ontwikkelen tot een informatie- en data-gedreven eenheid. Het vergaren, verbinden, toegankelijk maken en delen van data en informatie is daarbij van essentieel belang.

Huidige stand van zaken Met ingang van 01-09-2021 is de unit informatie & datamanagement voor de gemeente Voorschoten en Wassenaar ondergebracht binnen de ambtelijke organisatie van Wassenaar. In juni 2021 zijn hier contractuele afspraken over gemaakt in de vorm van een dienstverlengingsovereenkomst. Hiermee is de verantwoordelijkheid voor een aantal wettelijke taken voor beide gemeenten ondergebracht bij de unit informatie & datamanagement van de gemeente Wassenaar.

Wettelijke basis data- en informatiemanagement De BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen) bevat gemeentelijke basisgegevens van alle adressen en gebouwen in een gemeente. Kopieën van al deze gegevens zijn verzameld in een Landelijke Voorziening (BAG LV). Het Kadaster beheert de BAG LV en stelt de gegevens beschikbaar aan organisaties met een publieke taak, instellingen, bedrijven en particulieren. De minister van BZK is systeemverantwoordelijk voor de BAG. De Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) is een digitale kaart van Nederland waarop gebouwen, wegen, waterlopen, terreinen en spoor­ lijnen eenduidig zijn vastgelegd. De kaart is op 20 centimeter nauwkeurig en bevat veel details, zoals je die in de werkelijkheid ook ziet. Denk aan bomen, wegen en gebouwen. Kortom: de inrichting van de fysieke omgeving.

De BRO is een centrale registratie met publieke gegevens over de Nederlandse ondergrond. Overheden leggen voor dezelfde objecten dezelfde, betrouwbare, algemene gegevens vast. Vanuit één centrale digitale plek, de landelijke voorziening, kunnen gebruikers gegevens opvragen voor informatie over bodem en ondergrond. Op de datasets kunnen ook rekenprogramma’s en modellen uitgevoerd worden. De Archiefwet regelt dat (delen van) overheids­ archieven na verloop van tijd openbaar worden voor inwoners. Om te voorkomen dat die overheids­ archieven beschadigd raken of zelfs verloren gaan, stelt de wet eisen aan goed informatie- en archief­ beheer. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is een Europese verordening (dus met rechtstreekse werking) die de regels voor de verwerking van persoonsgegevens door particuliere bedrijven en overheidsinstanties in de hele Europese Unie standaardiseert. De Baseline informatiebeveiliging Overheid (BIO) is het basisnormenkader voor informatiebeveiliging binnen alle overheidslagen (Rijk, gemeenten, provincies en waterschappen). Baseline informatiebeveiliging overheid (BIO).

Informatievoorziening is een breed begrip, dat de volgende concepten omvat: - Operationele informatie: voor het verrichten van de feitelijke handelingen en het beheersen van de bedrijfsprocessen; - Stuurinformatie: voor het besturen van de organisatie; - Verantwoordingsinformatie: informatie over verrichting en besturing. Informatiemanagement is namens de gebruikers­ organisatie verantwoordelijk voor de aanwezige informatievoorziening en daarbij ingezette informatiesystemen. Samengevat gaat informatiemanagement over: - Het inrichten van het beheer en gebruik van de informatievoorziening; - Het inrichten van het ontwerpen en plannen van de informatievoorziening; - Het inrichten van de strategische informatie­ voorziening.

Datagedreven werken Verder helpt informatiemanagement bij het managen en ontsluiten van data, door te onder­steunen bij het beschikbaar stellen van gegevens en deze te vertalen naar bruikbare informatie voor de organisatie.

Ontwikkelingen De komende tijd gaan we aan de slag met het opstellen van een tweejarige i-Visie. De i-Visie geeft richting en stelt kaders aan hoe de gemeente de komende jaren omgaat met informatievoorziening, privacy en datagebruik. De i-Visie is kaderstellend en een belangrijk fundament voor het opstellen van de meerjarenbegroting, de projectenkalender en de jaarplannen voor de dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Voorschoten. De i-Visie is meer dan alleen een technologische aangelegenheid. Er wordt vanuit drie invalshoeken naar de informatievoorziening gekeken: De veranderende samenleving, de gemeentelijke organisatie en de data- en technologische ontwikkelingen. De i-Visie wordt ter vaststelling voorgelegd aan beide colleges en gemeenteraden.

Informatiemanagement Om de ambitie voor de komende jaren waar te kunnen maken is de opzet van informatiemanagement essentieel. Informatiemanagement is het proces dat ervoor zorgt dat de informatiebehoeften die vanuit verschillende werk- en bedrijfsprocessen van de gemeenten ontstaan, vertaald worden in informatievoorziening. Informatiemanagement professionaliseert de vraagkant van ICT. Informatiemanagement functioneert hierbij als opdrachtgever voor de ICT-leverancier en vertegenwoordigt de gebruikers­ organisatie als afnemer van de informatievoorziening.

Maatschappelijke meerwaarde Informatie- en datamanagement is een dynamisch werkveld dat de komende jaren steeds belangrijker gaat worden binnen onze interne processen, maar ook daarbuiten bij onder andere de interactie met onze inwoners en ondernemers. De ambitie en uitdaging ligt de komende jaren vooral in het omvormen van de unit van een intern gerichte dienstverlener naar een partner die samen met onze inwoners en ondernemers met de inzet van informatie en data maatschappelijke meerwaarde weet te bewerk­ stelligen.

Informatieveiligheid en privacy In 2021 is een plan van aanpak geschreven voor een bewustwordingsprogramma informatieveiligheid & privacy. Dit plan is tweeledig. Enerzijds beslaat het eenmalige bewustwordingsacties die in 2022 uitgevoerd zullen worden. Denk hierbij aan phishingtests, mystery guests en workshops voor bestuur (raad en college) & management. Anderzijds wordt in dit plan meer aandacht besteed aan structurele bewust­ wordingsacties, zoals een uitgebreider aanbod voor e-learning, informatie­verschaffing op het intranet en presentaties bij unit-overleggen.

Overdrachtsdossier gemeente Wassenaar

59

Wat komt er op Wassenaar af? De Wet open overheid (Woo) is een initiatiefwet uit 2012, die tot doel heeft om overheden en semioverheden transparanter te maken. Na het vernietigende rapport over de toeslagenaffaire hebben de initiatiefnemers de wet verder aangescherpt. De wet voorziet in een verplichte actieve openbaar­making van documenten in vooraf gedefinieerde categorieën. Daarnaast verplicht de wet gemeenten om de informatiehuishouding op orde te gaan brengen. De Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) treedt op 1 juli in werking. De Wkb heeft als doel de bouwkwaliteit te verbeteren en introduceert de onafhankelijke kwaliteitsborger. Door de Wkb verandert de rol van gemeenten tijdens het bouw­ proces. Voor de unit I&D heeft de Wkb gevolgen voor het BAG-proces. De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) geeft de inwoner recht om elektronisch berichten aan een bestuursorgaan te sturen op een door het bestuursorgaan bepaalde wijze. Het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) biedt het digitale loket (Omgevingsloket) waar initiatief­ nemers, overheden en belanghebbenden snel kunnen zien wat is toegestaan in de fysieke leefomgeving. Het DSO vervangt bij de inwerkingtreding van de wet de

60

bestaande toepassingen: Omgevingsloket online, Activiteitenbesluit Internet Module (AIM) en ruimtelijkeplannen.nl. De eind­gebruiker ervaart het DSO als één digitaal loket. Onder de motorkap is het DSO een geordend, verbonden en samenhangend stelsel van landelijke en lokale digitale voorzieningen, standaarden, gegevens, bronnen en afspraken binnen de keten. Een samenhangende objectenregistratie is een uniforme registratie met daarin basisgegevens over objecten in de fysieke werkelijkheid die zich voor gebruikers als één registratie gedraagt. Daaronder verstaan we objecten die in het terrein zichtbaar zijn zoals gebouwen, wegen, water, spoorlijnen en puntobjecten zoals bomen, kasten, palen, punten en terreindelen, aangevuld met enkele (registratieve) objecten als woonplaatsen, gemeentegrenzen en openbare ruimten. In de objectenregistratie gaan in ieder geval de objecten van de basisregistratie, adressen en gebouwen (BAG) en de basisregistratie grootschalige topografie (BGT) op. Daarnaast is het de bedoeling dat ook het gedeelte van de WOZ-administratie, waarin objectgegevens zijn opgenomen, en een aantal basisgegevens uit aan­ palende registraties in de objectenregistratie worden opgenomen. Ook zijn er belangrijke raakvlakken met de basisregistratie topografie (BRT) en het Nationaal Wegenbestand.

E X T R A I N F O R M AT I E Raadsinformatiebrief svz verkoop De Warenar, Kerkstraat 75 https://www.wassenaar.nl/_flysystem/media/023-verkoop-de-warenar-kerkstraat-75_1.pdf Verkoopprocedure Koffiehuisje https://www.wassenaar.nl/_flysystem/media/019-verkoopprocedure-koffiehuisje.pdf https://www.wassenaar.nl/_flysystem/media/019-bijlage-persbericht-verkoopprocedure-koffiehuisje.pdf Stand van zaken organisatieontwikkeling/ OTO budget https://www.wassenaar.nl/_flysystem/ media/018-stand-van-zaken-organisatieontwikkeling. pdf https://www.wassenaar.nl/_flysystem/media/018-bijlage-1-infographic-2021-in-cijfers-en-resultaten.pdf Doelmatigheidsonderzoek Begroting /P&C-producten https://www.wassenaar.nl/_flysystem/media/016-informatiebrief-doelmatigheidsonderzoek-begroting-pc-producten-en-stand-van-zaken-motie-183-beheersmaatregelen-projecten.pdf https://www.wassenaar.nl/_flysystem/media/016-informatiebrief-bijlage-adviesrapport-doelmatigheidsonderzoek-begroting-gemeente-wassenaar-2022.pdf Uitvoering moties en amendementen realisatieplan Verkeer https://www.wassenaar.nl/_flysystem/media/012-uitvoering-moties-en-amendementen-realisatieplan-verkeer_0.pdf Intentieovereenkomst O&O-gebouw https://www.wassenaar.nl/_flysystem/media/011-intentieovereenkomst-oo-gebouw.pdf Toekomst N44 https://www.wassenaar.nl/_flysystem/media/009stand-van-zaken-n44.pdf

https://www.wassenaar.nl/_flysystem/media/009-bijlage-1-advies-aan-wassenaar-over-duin-horst-en-weide.pdf https://www.wassenaar.nl/_flysystem/media/009-bijlage-2-netwerkstudie-n44.pdf

Integrale dienstverlening sociaal domein https://www.wassenaar.nl/_flysystem/media/005-informatiebrief-integrale-dienstverlening-sociaal-domein-ws.pdf https://www.wassenaar.nl/_flysystem/media/005-informatiebrief-bijlage-nota-integrale-dienstverlening-sociaal-domein-wassenaar.pdf Stand van zaken Valkenhorst - Unmanned Valley 2021 en brief gedeputeerde Koning https://www.wassenaar.nl/_flysystem/media/115-informatiebrief-stand-van-zaken-valkenhorst-unmanned-valley-2021-en-brief-gedeputeerde-koning.pdf https://www.wassenaar.nl/_flysystem/media/115-informatiebrief-bijlage-1-ecorys-monitor-unmanned-valley-2021.pdf https://www.wassenaar.nl/_flysystem/media/115-informatiebrief-bijlage-2-lid-gs-brief-van-gedeputeerde-koning-betaalbare-woningen-in-valkenhorst.pdf https://www.wassenaar.nl/_flysystem/media/115-informatiebrief-bijlage-3-brief-lid-gedeputeerde-staten-aan-ps-monitor-unmanned-valley-2021.pdf Meerjarige prestatieafspraken 2022-2025 https://www.wassenaar.nl/_flysystem/media/109-informatiebrief-meerjarige-prestatieafspraken-2022-2025.pdf https://www.wassenaar.nl/_flysystem/media/109-informatiebrief-bijlage-prestatieafspraken-wassenaar-2022-2025.pdf Financiën https://www.itspublic.nl/wp-content/ uploads/2022/03/2022-03-Benchmark-Gemeentefinancien-Wassenaar.pdf https://www.wassenaar.nl/overige-financiele-stukken Participatie verordening https://www.wassenaar.nl/_flysystem/media/

ontwerp-van-de-verordening-inwonerparticipatie-gemeente-wassenaar-2021.pdf

Overdrachtsdossier gemeente Wassenaar

61

62

Overdrachtsdossier gemeente Wassenaar

63