Bijlage 2. Evaluatierapport Adviesraad Sociaal Domein 2024
Tekst van het document
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de Adviesraad Sociaal Domein van de gemeente Wassenaar
Door: Petra van der Horst, adviseur Koepel Adviesraden Sociaal Domein 24 juni 2024
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de Adviesraad Sociaal Domein van de gemeente Wassenaar Pagina 1 van 38
Inhoudsopgave 1. Aanleiding, context en opdracht
p. 3
2. Totstandkoming advies
p. 3
3. Leeswijzer en algemene opmerkingen
p. 3
Bevindingen en aanbevelingen 4. Concretiseren en actualiseren rol, positie, taak, functies en werkwijze Adviesraad Sociaal Domein
p. 5
5. Concretiseren en actualiseren van het domein van de Adviesraad Sociaal Domein
p. 13
6. Concretiseren en actualiseren de omvang en samenstelling van de adviesraad en de rol en taak en vergoeding van leden 7. Formuleren rol en taak en ontwikkelen themagerichte focusgroepen
p. 14 p. 16
8. Vergroten interactie met inwoners in het algemeen en met cliënten in het bijzonder
p. 17
9. Concretiseren verhouding tot en samenwerking met de Cliëntenraad Werk en Inkomen, de focusgroep in het kader van het VN-verdrag en lokale maatschappelijke organisaties
p. 19
10. Concretiseren en vormen rol en taak adviesraad in regionale processen en verbanden
p. 24
11. Essentie advies
p. 26
Bijlage 1:
Wettelijk kader Adviesraad Sociaal Domein
p. 28
Bijlage 2:
Rol, taken en beschikbaarheid verbindingsmedewerker
p. 29
Bijlage 3:
Overlegstructuur Adviesraad Sociaal Domein
p. 30
Bijlage 4:
Kerndomein Adviesraad Sociaal Domein
p. 31
Bijlage 5:
Profiel lid Adviesraad Sociaal Domein
p. 33
Bijlage 6:
Uitgangspunten lidmaatschap Adviesraad Sociaal Domein
p. 34
Bijlage 7:
Rol, functies en indeling van focusgroepen
p. 35
Bijlage 8:
Rol en taken beleidsmedewerkers richting de adviesraad en focusgroepen
p. 38
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de Adviesraad Sociaal Domein van de gemeente Wassenaar Pagina 2 van 38
1. Aanleiding, context en opdracht Sinds enige jaren is er in de gemeente Wassenaar een Adviesraad Sociaal Domein (verder te noemen: adviesraad) actief. Dit adviesorgaan adviseert het College van B&W op basis van de Jeugdwet, de Participatiewet en de Wmo 2015. In bijlage 1 staat het wettelijk kader waarop het instellen van de adviesraad is gebaseerd omschreven. Het doel, de taken en bevoegdheden van de adviesraad zijn vastgelegd in de Verordening Adviesraad Sociaal Domein 2015. Het doel van de inspraak en cliëntenparticipatie is om vanuit verschillende invalshoeken tot breed gedragen voorstellen en adviezen te komen ter bevordering van een integraal en evenwichtig gemeentelijk beleid in het sociaal domein (artikel 2 verordening). In de verordening staan verschillende zaken beschreven zoals de taken, samenstelling, benoeming en ontslag van leden, de vergadersystematiek, de samenwerking met de gemeente, hoe besluitvorming plaatsvindt en over welke faciliteiten de adviesraad beschikt. De gemeenteraad, het College van B&W en de adviesraad hebben enige jaren geleden de afspraak gemaakt dat er een evaluatie zou plaatsvinden.
Zowel de adviesraad als de wethouders en betrokken beleidsmedewerkers hebben de behoefte om te reflecteren op rol, taak, werkwijze van de adviesraad, de samenwerking tussen gemeente en adviesraad en om na te denken welke wensen en behoeften er zijn voor wat betreft optimalisering en/of doorontwikkeling. De gemeente heeft besloten om een extern adviseur de opdracht uit te laten voeren. De gemeente heeft hiervoor de Koepel Adviesraden Sociaal Domein opdracht gegeven. Petra van der Horst heeft de evaluatie namens de Koepel Adviesraden Sociaal Domein uitgevoerd. 2. Totstandkoming evaluatie en advies Er is in het kader van de evaluatie een zestal gesprekken gevoerd: o
een groepsgesprek met de betrokken wethouders, strategisch adviseurs, de contactambtenaar en beleidsmedewerkers;
o
een groepsgesprek met leden van de Adviesraad Sociaal Domein;
o
een groepsgesprek met leden van de Cliëntenraad Werk en Inkomen;
o
een gesprek met enkele gemeenteraadsleden;
o
een gesprek met de voorzitter van SGW.
Voorafgaand aan deze gesprekken hebben alle betrokkenen de interviewvragen ontvangen, zodat men zich heeft kunnen voorbereiden. Van elk gesprek is een verslag gemaakt wat alleen met de geïnterviewden is gedeeld. Er is de gelegenheid geboden om feedback op het verslag te geven. De verslagen, samen met de kennis en ervaring die bij de Koepel Adviesraden Sociaal Domein aanwezig is m.b.t. het functioneren en doorontwikkelen van gemeentelijke advies- en cliëntenraden, vormen de basis van deze evaluatie en het advies. 3. Leeswijzer en algemene opmerkingen Door de gesprekken is helder geworden wat er goed gaat, welke wensen en onduidelijkheden er zijn en waar doorontwikkeling gewenst is. Tijdens het evaluatietraject zijn verschillende vraagstukken naar voren gekomen die nadere aandacht verdienen. Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de Adviesraad Sociaal Domein van de gemeente Wassenaar Pagina 3 van 38
De vraagstukken die naar voren zijn gekomen zijn kwesties die ook bij andere gemeentes en advies-en cliëntenraden in het sociaal domein spelen. Het gaat in zijn algemeenheid om kwesties die te maken hebben de noodzaak om te komen tot een duidelijker positie en inbedding van de adviesraad in de gemeentelijke structuren en processen en een verdere doorontwikkeling van de adviesraad zelf. In de hoofdstukken 4 t/m 10 worden deze vraagstukken toegelicht. Opzet Ieder hoofdstuk begint met een korte samenvatting van de voornaamste bevindingen. Dit is het evaluatiegedeelte. Daarna volgen de aanbevelingen, dit betreft het adviesgedeelte. In de aanbevelingen wordt de gewenste situatie beschreven. De aanbevelingen worden zo concreet mogelijk verwoord, zodat er een basis ligt voor de gemeente en de adviesraad om gericht met elkaar in gesprek te gaan en waar nodig zaken vast te leggen in een nieuwe verordening, een samenwerkingsovereenkomst en in het huishoudelijk reglement van de adviesraad. Het opstellen van een nieuwe concept-verordening behoort tot de verantwoordelijkheid van het College van B&W. De adviesraad heeft hierin een adviserende en de gemeenteraad een besluitvormende rol.
Het opstellen van een samenwerkingsovereenkomst waarin de kaders uit de verordening vertaald worden in samenwerkingsafspraken is de verantwoordelijkheid van het College van B&W en de adviesraad samen waarbij van het College van B&W een initiërende rol mag worden verwacht. Het opstellen/aanpassen van een (nieuw) huishoudelijk reglement is de verantwoordelijkheid van de adviesraad. Het betreft een intern document waarin de spelregels binnen de adviesraad staan beschreven. Het is gebruikelijk dat het College van B&W het (herziene) concept reglement ontvangt en “toetst” of het elementen bevat die schuren met de inhoud en de geest van de verordening. In de verschillende hoofdstukken wordt verwezen naar bijlagen. De bijlagen zijn een wezenlijk onderdeel van het advies en bevatten nadere informatie over de verschillende onderwerpen. Implementatie advies Het verder uitwerken, vastleggen en vormgeven van de aanbevelingen zullen van de ambtelijke organisatie en de adviesraad de nodige aandacht en denk- en uitwerktijd vergen. Het is aan te bevelen om dit proces vanuit ambtelijke zijde projectmatig op te pakken met een concreet stappenplan en een tijdsplan zodat alle betrokkenen zicht hebben op het proces en het doorontwikkelingsproces ook daadwerkelijk gerealiseerd wordt. In het overleg tussen het Dagelijks Bestuur met de gemeente (zie bijlage 3) kan de voortgang besproken worden.
De adviesraad is sinds enige tijd bezig met een kwaliteitsslag en zijn met een aantal thema’s die genoemd worden in het advies al bezig. De aanbevelingen die in dit advies worden gegeven kunnen meegenomen worden in hun proces.
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de Adviesraad Sociaal Domein van de gemeente Wassenaar Pagina 4 van 38
BEVINDINGEN EN AANBEVELINGEN 4. Concretiseren en actualiseren rol, positie, taak, functies en werkwijze van de Adviesraad Sociaal Domein De praktijk leert dat het voor een adviesraad en de gemeente noodzakelijk is dat er helderheid is over rol, positie, taak, functies en werkwijze. Als deze zaken duidelijk zijn kunnen er afspraken worden gemaakt en is er een goede basis om met elkaar te werken. In de verordening wordt het doel, de taken en de werkwijze van de adviesraad beschreven. Uit de interviews blijkt dat dit onderdeel van de verordening actualisering behoeft en dat er nadere afspraken nodig zijn over de onderlinge samenwerking en werkwijze. Bevindingen vanuit de interviews: Adviesraad •
De adviesraad ziet zichzelf als een deskundige van het burgerperspectief met een hart voor sociale kwesties. De adviesraad wil als een onafhankelijke partner naast de gemeente staan en kan als het nodig als een constructief kritische en eerlijke tegenover fungeren. De adviesraad wil een schakel zijn tussen de leefwereld en de gemeentelijke systeemwereld. De leden weten wat er leeft onder inwoners omdat een deel van hen op verschillende terreinen lokaal actief is of is geweest.
•
De samenwerking met de gemeente wordt als goed ervaren. Er is een constructieve samenwerkingsrelatie met de wethouders. Met de wethouders heeft nog niet het gesprek plaatsgevonden welke wederzijdse verwachtingen er leven. De adviesraad heeft zo’n twee keer per jaar een bestuurlijk overleg met de verantwoordelijk wethouder. Deze ontmoetingen kunnen nog beter benut worden. De leden willen met de wethouder onderzoeken of en hoe er tijdens deze ontmoetingen meer diepgang gerealiseerd kan worden.
•
Het samenspel met de beleidsmedewerkers en de contactambtenaar wordt als plezierig ervaren. De leden voelen zich gerespecteerd en ervaren dat zowel de wethouders als de medewerkers op een serieuze wijze met hen willen samenwerken.
•
De adviesraad richt zich op het gevraagd en ongevraagd adviseren over beleidsaangelegenheden. De adviesraad wordt in toenemende mate betrokken aan de voorkant bij de ontwikkeling en herziening van het beleid. Dit ervaart de adviesraad als plezierig en waardevol. De adviesraad richt zich niet op het signaleren hoe de uitvoering verloopt. Deze functie staat impliciet in de verordening opgenomen (artikel 3 lid 1). De adviesraad wil graag ervaringen en behoeften ophalen als de zgn. focusgroepen (zie hoofdstuk 7) goed in positie zijn gebracht.
•
De adviesraad heeft goede ervaring opgedaan met het intensief betrokken worden bij grote vraagstukken. Als voorbeeld wordt het gaan werken met een sociaal team genoemd. Degene die dit proces heeft geleid had duidelijke afspraken met de adviesraad gemaakt hoe leden in de verschillende stadia van het traject geraadpleegd zouden worden. De adviesraad kijkt met waardering terug op dit traject omdat de leden echt in de gelegenheid zijn gesteld om mee te denken en feed back te geven gedurende het proces. Een dergelijke manier van samenwerken vindt de adviesraad waardevol als het gaat om grote vraagstukken die cliënten raken.
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de Adviesraad Sociaal Domein van de gemeente Wassenaar Pagina 5 van 38
•
Momenteel zijn er in de ogen van de adviesraad nauwelijks afspraken met de gemeente over hoe de adviesfunctie zou moeten worden ingevuld. Heldere kaders over welke documenten ter advisering worden voorgelegd, hoe en wanneer meedenken aan de voorkant plaatsvindt, hoe er omgegaan wordt met een ongevraagd advies, het hanteren en nakomen van reactietermijnen, het werken met een planning etc. zijn er niet. Dit zorgt er voor dat de adviesraad onvoldoende ingebed is in de ambtelijke organisatie en de gemeentelijke processen. De adviesraad is intern aan de slag om de eigen werkwijze te verbeteren en heeft het initiatief genomen om tot duidelijke afspraken met de gemeente te komen.
•
De adviesraad heeft twee keer per jaar een ontmoeting/uitwisseling met de leden van de Commissie Mens en Maatschappij. Dit contact heeft het karakter van onderlinge kennismaking en een toelichting op de rol, taak en werkwijze van de adviesraad. De leden van de adviesraad vinden het goed om zichtbaar te zijn voor de gemeenteraad maar de huidige frequentie kan wat de adviesraad betreft teruggebracht worden tot een keer per jaar.
•
In de verordening (artikel 6) wordt aangegeven dat de adviesraad voor het uitbrengen van een advies overleg kan hebben met de wethouders en/of de gemeenteraad. Van deze mogelijkheid maakt de adviesraad als het de gemeenteraad betreft geen gebruik. De adviesraad heeft hier ook geen behoefte aan omdat men niet in het politieke domein een rol kan en wil spelen. De adviesraad richt zich op advisering van het College van B&W. De adviesraad heeft voor het uitbrengen van het advies overleg met de betreffende beleidsmedewerker en niet met de wethouders en/of de gemeenteraad. De gemeenteraad ontvangt wel de adviezen die worden gegeven aan het College van B&W. Dit gebeurt nadat het College van B&W gereageerd heeft op het advies. Het College zet het advies en de reactie daarop door naar de gemeenteraad als het documenten betreft waarover de gemeenteraad een besluit neemt. De adviesraad vindt de huidige gang van zaken bevredigend. Als er een verhelderende toelichting op het advies nodig is, is de adviesraad bereid om deze toelichting te geven in de commissie of gemeenteraadsvergadering.
Gemeente •
Er is bij het bestuur, gemeenteraadsleden en de beleidsmedewerkers waardering voor de inzet en inbreng van de adviesraad. Men heeft respect voor de betrokkenheid en de tijd die de leden in hun werk investeren en voor de adviezen die de adviesraad uitbrengt. Er is tevredenheid over de wijze waarop er wordt samengewerkt. Gemeenteraadsleden geven aan dat het belangrijk is dat er een adviesorgaan is wat vanuit een onafhankelijk inwonersperspectief adviseert.
•
De adviesraad is onvoldoende ingebed in de ambtelijke en bestuurlijke organisatie. Dit heeft te maken met een grote wisseling binnen de gemeente maar ook met het ontbreken van duidelijke afspraken. De huidige verordening biedt onvoldoende soelaas omdat deze te globaal en te gedateerd is. Dat de huidige verordening onvoldoende richting en ondersteuning geeft wordt ook door gemeenteraadsleden erkent. Bij de gemeente is behoefte aan een verdere doorontwikkeling van de adviesraad omdat op een aantal punten er onvoldoende afspraken binnen de gemeente en tussen de gemeente en de adviesraad liggen. Het gaat dan om zaken als het type stukken wat wordt voorgelegd aan de adviesraad, reactietermijnen, vroegtijdige betrokkenheid van de adviesraad, omgang met vertrouwelijke stukken,
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de Adviesraad Sociaal Domein van de gemeente Wassenaar Pagina 6 van 38
de openbaarheid van de vergaderingen. Daarnaast vindt de gemeente het wenselijk dat de rol en taak van de contactambtenaar duidelijker omschreven wordt omdat deze aspecten tot op heden nog niet geformuleerd zijn. •
Voor de gemeente is de adviesraad een gevraagd en ongevraagd adviseur vanuit inwonersperspectief. De gemeente (zowel wethouders, beleidsmedewerkers als gemeenteraadsleden) vindt het belangrijk dat de ervaringen, wensen en belangen van, en de effecten voor inwoners, door de adviesraad de gemeente binnen worden gebracht. Er is wat de gemeente betreft een adviesfunctie weggelegd op het terrein van beleid (meedenken en input leveren) en uitvoering (ervaringen ophalen, duiden van de ervaringen en delen met de gemeente).
•
Het is voor de gemeente (wethouders, beleidsmedewerkers en gemeenteraadsleden) onduidelijk of en hoe de adviesraad contact onderhoudt met de samenleving. De gemeente vindt het belangrijk dat er met cliënten wordt gesproken zodat helder is wat bij hen leeft en waar ze tegen aan lopen zodat de adviesraad dat bij de gemeente binnen kan brengen.
•
Het meedenken aan de voorkant wordt door alle betrokkenen vanuit de gemeente (wethouders, gemeenteraadsleden en beleidsadviseurs) belangrijk gevonden. Allen benadrukken dat als de adviesraad in de gelegenheid is deze functie adequaat te vervullen de invloed van de adviesraad het meeste effect sorteert. Wel wordt aangegeven dat er dan wel duidelijke spelregels nodig zijn.
•
De gemeenteraadsleden geven aan dat de gemeenteraad een eigen verantwoordelijkheid heeft om zich op de hoogte te stellen wat er leeft binnen het sociaal domein. De adviesraad heeft twee keer per jaar contact met de gemeenteraad. Het gaat om een ontmoeting waarbij aandacht is voor wie er deel uit maken van de adviesraad en waarin gedeeld wordt waar de adviesraad mee bezig is. De gemeenteraadsleden geven aan dat het fijn zou zijn dat leden, als daar inhoudelijk reden toe is, uitgenodigd worden voor themabijeenkomsten van de gemeenteraad. De gemeenteraad hoort dan wat er leeft en de adviesraad kan tijdens deze bijeenkomsten een inbreng leveren.
•
De gemeenteraad hecht er waarde aan dat zij tijdig op de hoogte worden gesteld welke beleidsdocumenten in een bepaalde periode aan hen ter besluitvorming worden voorgelegd en zij vooraf op de hoogte worden gesteld over welke documenten de adviesraad advies over zal geven. Dit gebeurt momenteel niet. Ook vinden zij het wenselijk dat zij zelf richting het College van B&W aan kunnen geven t.a.v. welke beleidsdocumenten zij als gemeenteraad het belangrijk vinden dat het College de adviesraad om advies vraagt. Tevens is er vanuit de gemeenteraad behoefte om soms een mondelinge toelichting te krijgen op de inhoud van een advies. Ook geeft men aan dat het wenselijk is dat ongevraagde adviezen ter kennisname naar de commissieleden/gemeenteraad wordt gestuurd.
•
T.a.v. grote maatschappelijke kwesties vinden gemeenteraadsleden het belangrijk dat de stem van de inwoners gehoord wordt. Het College van B&W zou de adviesraad kunnen raadplegen hoe dit vorm en inhoud kan geven.
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de Adviesraad Sociaal Domein van de gemeente Wassenaar Pagina 7 van 38
Aanbevelingen Op grond van de bovenstaande bevindingen wordt hieronder het voorstel gedaan om in onderling overleg de rol, positie, functies en de werkwijze rond de functies te concretiseren en actualiseren. Hieronder worden suggesties gedaan hoe het e.e.a. er uit zou kunnen zien. De aspecten die over worden genomen kunnen vastgelegd worden in een verordening en nader uitgewerkt worden in een samenwerkingsovereenkomst. Rol en positie De adviesraad is primair de gesprekspartner en adviseur vanuit inwonersperspectief voor het College van B&W en beleidsmedewerkers op het terrein van beleidsontwikkeling en uitvoering. De adviesraad brengt de belevings- en leefwereld van inwoners in het algemeen en cliënten die te maken hebben met het sociaal domein in het bijzonder, de gemeente binnen. De adviesraad is niet de primaire verantwoordelijke voor het onderhouden van het contact met inwoners die gebruik maken van zorg en ondersteuning. De gemeente heeft op dit terrein een eigen verantwoordelijkheid. De adviesraad is niet de vertegenwoordiger van de inwoners en opereert zonder last en ruggespraak. Wel zoeken de leden contact met (kwetsbare) inwoners die zelf te maken hebben met het sociaal domein en organisaties die weten wat er onder hen leeft. De leden krijgen door (groeps-)gesprekken zicht op belangen, behoeftes, drempels, knelpunten, ongewenste effecten van beleid etc.
De leden benutten deze informatie en inzichten om hun adviesfunctie goed te kunnen doen. Om hun werk te kunnen doen hebben de leden voldoende informatie van de gemeente nodig om een duidelijk beeld te kunnen krijgen van de context waar binnen zij adviseren. Vrijwillige inzet De adviesraad is een gemeentelijke adviescommissie waarin inwoners van de gemeente Wassenaar op vrijwillige basis aan participatie doen. Leden van de adviesraad doen dit vrijwilligerswerk naast betaald werk, zorg voor gezin en naasten en ander vrijwilligerswerk. De capaciteit, beschikbaarheid en ambities van de adviesraad kunnen dus in de tijd variëren. Het kan betekenen dat er keuzes worden gemaakt en/of dat er gedurende een bepaalde periode voor een bepaalde focus gekozen wordt. Het is belangrijk dat de adviesraad en de gemeente hierover het gesprek voeren zodat er gewerkt wordt vanuit realistische verwachtingen. Relatie tot de gemeenteraad Helderheid over de verhouding tot en de relatie met de gemeenteraad is nodig voor alle betrokkenen zodat er gewerkt wordt vanuit dezelfde verwachtingen en om te voorkomen dat leden van de adviesraad (onbedoeld) (ogenschijnlijk) betrokken zouden kunnen worden in de politieke dynamiek wat hun geloofwaardigheid en onafhankelijkheid kan beïnvloeden.
Vanuit de Wmo, Jeugdwet en de Participatiewet geredeneerd heeft de adviesraad een rol om vroegtijdig mee te denken met beleid en te adviseren over concept-beleidsdocumenten. Dit impliceert dat de adviesraad een rol heeft om, voordat beleidsdocumenten naar de Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de Adviesraad Sociaal Domein van de gemeente Wassenaar Pagina 8 van 38
gemeenteraad gaan, te adviseren en dus een rol heeft vroeg in de beleidscyclus. De gemeenteraad heeft binnen de gemeentelijke structuur de verantwoordelijk om later in het proces over een aantal beleidsdocumenten waarover de adviesraad heeft geadviseerd een besluit te nemen. De gemeenteraadsleden zijn democratisch gekozen. Zij hebben een eigenstandige verantwoordelijkheid om de samenleving in te gaan en via inwoners en organisaties te horen wat er leeft, welke ontwikkelingen er plaatsvinden, hoe beleid uitwerkt en wat inwoners belangrijk vinden. De gemeenteraadsleden krijgen, tegelijk met de leden van de adviesraad, een halfjaaroverzicht waarin duidelijk is welke beleidsdocumenten binnen het sociaal domein de komende periode ter besluitvorming worden voorgelegd aan de gemeenteraad. De gemeenteraadsleden kunnen dan tijdig doorgeven t.a.v. welke beleidsdocumenten een advies van de adviesraad zeker gewenst is. De gemeenteraadsleden ontvangen via de griffie de gevraagde en ongevraagde adviezen van de adviesraad en de reactie van de gemeente er op voor zover het om documenten en onderwerpen gaat die tot het domein van de gemeenteraad behoren. De inhoud van de adviezen kan door gemeenteraadsleden benut worden in hun eigen beoordelings-en besluitvormingsproces.
Leden van de gemeenteraad kunnen via de griffie de adviesraad vragen om een mondelinge toelichting te geven op het uitgebrachte advies. De inhoud van de ongevraagde adviezen kan door gemeenteraadsleden worden benut om meer zicht te krijgen op een bepaald vraagstuk. De adviesraad ontmoet een keer per jaar alle leden van de Commissie Mens en Maatschappij zodat de commissieleden weten wie er deel uit maken van de adviesraad en horen met welke vraagstukken de adviesraad zich bezighoudt. Functies Hieronder staan de functies die de adviesraad zou kunnen vervullen en wat er nodig is om die functies vorm en inhoud te geven. De functies 1, 2 en 6 staan in de relevante wetten en in de verordening. De functies die onder 3, 4 en 5 beschreven staan worden als gewenste functies genoemd door adviesraad en/of gemeente. Deze functies worden in toenemende mate door andere raden in het land vervuld omdat ze in een behoefte voorzien bij gemeentes en raden. Het is belangrijk dat alle hierboven genoemde functies van de adviesraad beschreven worden in de verordening en een plek krijgen in de gemeentelijke werkprocessen en in de organisatiestructuur en werkwijze van de adviesraad en gecommuniceerd worden aan alle betrokkenen. Dit geeft duidelijkheid aan alle (nieuwe) leden, (nieuwe/tijdelijke) beleidsmedewerkers en de wethouders.
In overleg tussen de gemeente en de adviesraad kunnen concrete afspraken worden gemaakt over het vervullen van de functies 3 tot en met 5. De afspraak kan worden gemaakt dat t.a.v. een bepaald thema alle functies worden vervuld of dat er in een bepaald jaar vanwege de capaciteit bij de adviesraad gefocust wordt op het vervullen van de functies 1,2 en 6.
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de Adviesraad Sociaal Domein van de gemeente Wassenaar Pagina 9 van 38
Functie 1. Meedenken aan de voorkant met nieuwe of aan te passen beleidsdocumenten Indien de beleidsmedewerker beleid gaat opstellen of herzien, leveren leden mondeling input aan de voorkant van het proces. Het gaat om meedenken door de leden van een focusgroep (zie hoofdstuk 7) over beleidsdocumenten waar de adviesraad in een later stadium om advies wordt gevraagd (zie hierna bij functie 2: gevraagd adviseren). Hierdoor hoeven niet alle leden zich te buigen over alle concept-stukken en wordt er recht gedaan aan de bedoeling van de drie wetten waar de adviesraad op is gebaseerd (“ vroegtijdig te betrekken bij de voorbereiding van beleid”). Wel kan de beleidsmedewerker daarnaast de vergadering van de adviesraad bezoeken en daar, op hoofdlijnen, aangeven welk beleidsdocument wordt gemaakt of herzien en wat daar de reden van is. Alle leden zijn dan globaal op de hoogte van wat gaat gebeuren en kunnen (tijdelijk) aansluiten bij de focusgroep als het thema hun interesse heeft. Het is belangrijk dat de leden van de focusgroep die meedenkt aan de voorkant informatie krijgen over de bedoeling van het beleidsdocument, de reden van het opstellen of aanpassen, over de (groepen) inwoners die met het beleid te maken hebben (omvang en welke groepen), de (wettelijke) verantwoordelijkheden van de gemeente, relevante actuele ontwikkelingen m.b.t.
het thema en wie er betrokken zijn bij de uitvoering van het beleid. Functie 2. Gevraagd adviseren op concept beleidsdocumenten Het voorstel is dat het College van B&W via de beleidsmedewerkers de adviesraad in principe om advies vraagt als het gaat om (nieuwe/herziene) beleidskaders, meerjarenbeleidsplannen, verordeningen en beleidsregels. Voor wat betreft de beleidsregels worden deze ter advisering neergelegd als er ingrijpende aanvullingen of wijzigingen zijn. Wanneer er sprake is van ingrijpende aanvullingen of wijzigingen wordt door de adviesraad en de gemeente samen geformuleerd en vastgelegd in de verordening. Als beleidsregels bijvoorbeeld moeten worden aangepast vanwege prijsverhogingen die door de landelijke overheid zijn bepaald is het niet logisch de beleidsregels ter advisering voor te leggen aan de adviesraad omdat dit niet door de gemeente beïnvloed kan worden. De op te stellen of aan te passen beleidsdocumenten, waar de adviesraad advies over zou kunnen geven, staan opgenomen in een halfjaar-verzicht die de verbindingsmedewerker (zie bijlage 2) samen met de beleidsmedewerkers opstelt. Bepaal als gemeente in overleg met (het DB van) de adviesraad m.b.v. de planning t.a.v. welke concept-beleidsdocumenten de adviesraad om een schriftelijk advies zal worden gevraagd.
Criteria die hierbij gehanteerd kunnen worden zijn bijvoorbeeld impact van het beleid op het leven van inwoners, kennis, ervaring, netwerken en affiniteiten van de leden en de mate van beleidsvrijheid die de gemeente heeft. Hou daarbij rekening met de prioriteiten van de leden van de adviesraad en de eventuele wensen van de gemeenteraad (zie hierboven relatie met de gemeenteraad). In het concept-beleidsdocument wat er advisering wordt voorgelegd wordt gemarkeerd welke onderdelen direct overgenomen zijn of voortvloeien uit de wet (niet te beïnvloeden). Dit zorgt ervoor dat het voor de leden duidelijk is waar men het advies op kan richten omdat daar ook daadwerkelijk hun invloed ligt.
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de Adviesraad Sociaal Domein van de gemeente Wassenaar Pagina 10 van 38
In de verordening worden reactietermijnen (om advies te geven en een reactie op het advies ontvangen) vastgelegd en wordt tevens aangegeven wat de procedure is als de afgesproken termijnen niet gerespecteerd kunnen worden. Een reactietermijn om een advies uit te brengen van 4 werkweken is gebruikelijk. Een reactietermijn op een uitgebracht advies van maximaal 3 werkweken is gebruikelijk. De beleidsmedewerker licht het conceptdocument mondeling toe in de focusgroep, omdat daar het conceptadvies wordt opgesteld. De leden van de focusgroep worden geïnformeerd over de achtergronden, bedoeling en de inhoud van het document als zij niet betrokken zijn geweest aan de voorkant. Indien er in de focusgroep tijdens het opstellen van het advies nog inhoudelijke vragen zijn, geeft de verantwoordelijke beleidsmedewerker een mondelinge toelichting daarop. Het conceptadvies wordt in de adviesraad besproken en vastgesteld. De adviesraad ontvangt binnen een vastgelegde termijn, maar zeker voordat het advies doorgezet wordt naar de gemeenteraad, een inhoudelijke reactie op het schriftelijke advies waaruit blijkt hoe het advies wordt benut. De gemeenteraad ontvangt de schriftelijke adviezen en de reacties van de gemeente ter kennisname voor zover het beleidsdocumenten betreft waarover de gemeenteraad beslissingen neemt.
Op het moment dat het advies van de adviesraad door de gemeente openbaar is gemaakt (door het bij de stukken van de gemeenteraad te voegen), kan de adviesraad het advies en de reactie van het College van B&W naar buiten toe delen. Functie 3. Ophalen behoeften en ervaringen De adviesraad haalt behoeften en ervaringen van inwoners zodat deze benut kunnen worden bij het vervullen van de andere functies. Dit kunnen de focusgroepen, als die op sterkte zijn en als die een kring van cliënten en organisaties om zich heen hebben (zie hoofdstuk 8) doen. Als tijdens gesprekken blijkt dat zaken in de uitvoering niet goed lopen of dat er behoeftes zijn waaraan onvoldoende tegemoet wordt gekomen kunnen die in de focusgroep met de beleidsmedewerker besproken worden. Als dit onvoldoende soelaas oplevert kan op het niveau van de adviesraad het gesprek aangegaan worden met de verantwoordelijke wethouder, sorteert dit te weinig effect dan kan een ongevraagd advies worden uitgebracht (zie functie 6). Van de adviesraad als orgaan wat gebaseerd is op vrijwillige inzet kan niet worden verwacht dat alles wat bij inwoners die zorgen en ondersteuning nodig hebben speelt bekend is bij de adviesraad. Wel kan de adviesraad door contact met de kring van clienten en organisaties zicht krijgen op wat er speelt en wat aandacht verdient.
Van de adviesraad kan niet worden verwacht dat de zaken die zij bij de gemeente onder de aandacht brengt gelden voor alle inwoners die te maken hebben met het onderwerp. Het gaat wel om aangelegenheden die het individu overstijgen. Functie 4. Dialoog met wethouders De leden van de adviesraad worden benoemd door het door het College van B&W omdat zij het College adviseren. Wethouders zijn bestuurders en gaan op hoofdlijnen over thema’s met de adviesraad in gesprek. Twee keer per jaar bespreken de wethouders en alle leden van de adviesraad “grote thema’s” in een dialoogsessie. Het doel van een dergelijke sessie Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de Adviesraad Sociaal Domein van de gemeente Wassenaar Pagina 11 van 38
is om van elkaar te horen hoe men naar de thema’s kijkt en waar zorgen, kansen en dilemma’s liggen. Het gaat om thema’ die voor inwoners in het algemeen en cliënten in het bijzonder belangrijk zijn. De wethouder(s) en de adviesraad bepalen samen de thema’s. Functie 5. Sparringpartner beleidsmedewerkers Beleidsmedewerkers bespreken met focusgroepen kwesties en ontwikkelingen die spelen en vragen de leden om hun ervaringen, mening en suggesties. Ook worden leden van de focusgroepen gevraagd om deel te nemen aan gemeentelijke klankbordgroepen, projectgroepen etc. Deze functie kan ook van toepassing zijn op beleidsdocumenten waar geen gevraagde adviesfunctie op van toepassing is (zie beschrijving bij functie 2), zoals een uitvoeringsplan of een onderwerp wat niet tot het kerndomein van de adviesraad behoort, bijvoorbeeld vraagstukken rond GALA en IZA. Het kan ook van toepassing zijn om documenten die in regionaal verband worden ontwikkeld. Om de werklast te beheersen zowel aan de kant van de focusgroepen als aan ambtelijke zijde zijn jaarlijks afspraken noodzakelijk over de omvang van deze functie. Functie 6. Ongevraagd adviseren Een ongevraagd advies heeft tot doel om een thema/vraagstuk bij het College van B&W onder de aandacht te brengen.
Het ongevraagde advies gaat over thema’s die behoren tot het kerndomein van de adviesraad, die tot de beïnvloedingssferen van de gemeente behoren en die te herleiden zijn tot de behoeftes en belangen van inwoners. De adviesraad kan door zich te focussen op ongevraagd adviseren meer sturing nemen over de eigen agenda en zich duidelijker profileren. Een ongevraagd advies kan worden opgesteld door een focusgroep, enkele focusgroepen samen of door de gehele adviesraad als het een overkoepelend onderwerp betreft. Het ongevraagd advies wordt schriftelijk uitgebracht aan de verantwoordelijke wethouder en/of het College van B&W. De adviesraad kondigt vooraf aan dat het van plan is om advies uit te brengen en geeft het thema en een korte motivatie aan zodat het bestuur en de betreffende beleidsmedewerker op de hoogte zijn van het gegeven dat de adviesraad een ongevraagd advies uitbrengt. Het geeft duidelijkheid als voor het ongevraagd schriftelijk advies dezelfde uitgangspunten (inhoudelijke reactie op het advies binnen een bepaalde termijn en ter kennisname doorzetten naar de gemeenteraad) gehanteerd worden als bij het gevraagde advies.
Rol, taak en beschikbaarheid verbindingsmedewerker Het is noodzakelijk dat de rol en taak van verbindingsmedewerker (deze rol heet nu contactpersoon/ambtenaar) nader omschreven, vastgelegd en breed gecommuniceerd wordt in de ambtelijke en bestuurlijke organisatie en richting de adviesraad. Het is wenselijk dat het takenpakket ondergebracht wordt in een specifieke functie met concrete verantwoordelijkheden en mandaten zowel richting de beleidsadviseurs als richting de adviesraad. De praktijk laat zien dat deze functie alleen vorm en inhoud gegeven kan worden als er voldoende uren beschikbaar zijn. In bijlage 2 worden handvatten gegeven voor het vormgeven van deze functie.
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de Adviesraad Sociaal Domein van de gemeente Wassenaar Pagina 12 van 38
Overlegstructuur Formuleer een duidelijke overlegstructuur: wie zit met wie rond de tafel en met welk doel en leg deze vast in een samenwerkingsovereenkomst. In bijlage 3 wordt een voorzet voor een overlegstructuur gegeven. In bijlage 8 wordt aangegeven wat er van de beleidsmedewerkers op dit terrein wordt verwacht. Evaluatie Evaluatie zorgt er voor dat zichtbaar wordt wat goed loopt en dat duidelijk wordt waar bijsturing en verandering wenselijk zijn. Leg hierover kaders vast in de verordening. Het advies is dat de adviesraad jaarlijks in eigen kring het eigen functioneren bespreekt. Hetzelfde geldt voor de betrokken beleidsmedewerkers binnen de gemeente als het gaat om het betrekken van en het samenwerken met de adviesraad. Een keer in de twee jaar kunnen de adviesraad en de gemeente samen evalueren. Een keer per vijf jaar kan er een evaluatie plaatsvinden uitgevoerd door een derde. Deze laatste evaluatie kan onder meer input geven voor het actualiseren van de verordening. Integraal en evenwichtig Bespreek als gemeente en adviesraad samen wat er bedoeld wordt met de termen integraal en evenwichtig gemeentelijk beleid in het sociaal domein (zie artikel 2 van de verordening) en formuleer met elkaar wat dat betekent voor de inhoud en opzet van de adviezen. Bespreek of het toegevoegde waarde heeft om deze termen in de geactualiseerde verordening op te nemen. 5.
Concretiseren en actualiseren van het domein van de Adviesraad Sociaal Domein Het officiële domein van de adviesraad, wat vastgelegd is in de verordening, is nu de Jeugdwet, de Participatiewet en de Wmo. Daarnaast bevat het VN-verdrag mensen met een handicap ook richtlijnen voor de Wmo en de Jeugdwet. In bijlage 1 wordt dit wettelijk kader omschreven. De praktijk laat zien dat de adviesraad van de gemeente Wassenaar, net als het merendeel van de adviesraden in Nederland, inmiddels op een breder terrein actief is. Bevindingen vanuit de interviews: Adviesraad •
Bij de adviesraad is behoefte om het formele domein te vergroten omdat de huidige praktijk laat zien dat de adviesraad ook bij andere beleidsthema’s betrokken wordt.
Gemeente •
De gemeente vindt het formele domein van de adviesraad te smal en vindt het wenselijk dat de adviesraad betrokken wordt bij alle wetten in het sociaal domein waar de uitvoering de inwoners direct raakt.
•
De gemeente vindt het belangrijk dat er met elkaar gesproken wordt waar de adviesraad zich op richt en wat tot het domein van de Cliëntenraad Werk en Inkomen behoort om zo helderheid te creëren en dubbel werk te voorkomen.
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de Adviesraad Sociaal Domein van de gemeente Wassenaar Pagina 13 van 38
Aanbevelingen •
Het is belangrijk dat de gemeente en de adviesraad samen nadenken welke wetten/thema’s tot het werkterrein van de adviesraad behoren en hierover afspraken maken en vastleggen. Een duidelijk domein maakt dat leden zich gericht kunnen verdiepen, een netwerk kunnen ontwikkelen/uitbreiden en informatie kunnen ophalen. Ook komt helderheid het werven van nieuwe leden ten goede. Een duidelijk domein geeft ook houvast aan (nieuwe/tijdelijke) beleidsmedewerkers omdat men weet t.a.v. welke zaken men de adviesraad moet betrekken.
•
Gezien de huidige omvang van het adviesorgaan wordt aanbevolen dat de adviesraad zich wat betreft het vervullen van de in hoofdstuk 4 genoemde functies 1 t/m 3, 5 en 6 zich primair richt op de thema’s die voortvloeien uit de wetten en verplichtingen op grond waarvan de gemeente zorg en ondersteuning biedt aan inwoners. In bijlage 4 zijn deze wetten en verplichtingen (= kerndomein), donker gemarkeerd. Het kerndomein wordt vastgelegd in de verordening.
•
Voor wat betreft de niet gemarkeerde thema’s en wetten zou de adviesraad op verzoek als sparringpartner van de gemeente kunnen fungeren of uitgenodigd kunnen worden om mee te denken tijdens bijeenkomsten waar maatschappelijke partners voor worden uitgenodigd en desgewenst bij gemeentelijke werkgroepen etc.. Deze thema’s kunnen in een samenwerkingsovereenkomst tussen gemeente en adviesraad worden beschreven. Deze overeenkomst kan jaarlijks in onderling overleg worden geactualiseerd.
•
Het domein van de Cliëntenraad Werk en Inkomen wordt beschreven in hoofdstuk 9.
6. Concretiseren en actualiseren de omvang en samenstelling van de adviesraad en de rol en taak en vergoeding van leden Er is behoefte om de omvang en samenstelling van de adviesraad onder de loep te nemen. Daarnaast is het nodig om de rol en taak van en de verwachtingen naar leden te verhelderen en te onderzoeken wat een passende vrijwilligersvergoeding is. Bevindingen vanuit de interviews: Adviesraad •
Momenteel geeft de verordening aan dat de adviesraad minimaal 7 en maximaal 9 leden heeft. De adviesraad ervaart het maximum aantal leden mede gezien de werklast, de omvang van het domein en de behoefte aan diversiteit als een beperking. De adviesraad stelt het op prijs als het maximum aantal leden los gelaten wordt en dat dit als de verantwoordelijkheid van de adviesraad zelf wordt gezien.
•
De adviesraad heeft bij het werven en selecteren geen profiel. Er is nog geen document waarin aangegeven wordt wat van een lid wordt verwacht. De adviesraad stelt het op prijs dat in het advies daarvoor suggesties worden gedaan.
•
De adviesraad constateert dat er nu geen jongeren en migranten deel uit maken van de adviesraad. De leden vinden dit jammer omdat hun perspectief waardevol is. Mogelijk hebben inwoners die tot deze groepen behoren drempels om deel te nemen. Het kan gaan om beschikbare tijd, het soort werk (stukken lezen, vergaderen en adviezen opstellen) etc. Bij het werven van nieuwe leden is het belangrijk om met deze drempels rekening te houden.
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de Adviesraad Sociaal Domein van de gemeente Wassenaar Pagina 14 van 38
•
Leden van de adviesraad willen graag weten wat realistische vergoedingen zijn voor hun betrokkenheid en inzet. Het werk houdt meer in dat het bezoeken van vergaderingen het is belangrijk dat dit in de vergoedingenstructuur duidelijk wordt gemaakt. De adviesraad wil werken met zgn. focusgroepen (zie hoofdstuk 7) dit vraagt de nodige extra inzet.
Gemeente •
Leden van de gemeenteraad, de wethouders en beleidsmedewerkers vinden het belangrijk dat er heldere uitgangspunten liggen wat betreft het hebben van conflicterende functies/rollen. Het is wenselijk dat gekeken wordt of er aanvullingen/aanscherpingen nodig zijn in de verordening.
Aanbevelingen Omvang van de Adviesraad Sociaal Domein De hoeveelheid leden van de adviesraad wordt bepaald door de omvang van het domein, de daaruit voortvloeiend aantal focusgroepen en de behoefte om vanuit diverse perspectieven naar onderwerpen te kijken. Er van uitgaande dat er met 4 focusgroepen wordt gewerkt (zie hoofdstuk 7 en bijlage 7) en dat een focusgroep bestaat uit minimaal 3 tot 4 personen is een minimum van 12 leden exclusief de voorzitter en secretatis noodzakelijk. De praktijk leert dat deel uit maken van meer dan een focusgroep in het algemeen als te belastend wordt ervaren. Lid zijn van de Adviesraad Sociaal Domein Leden van de Adviesraad Sociaal Domein worden voorgedragen aan het College van B&W en door hen benoemd. Het College van B&W kan als er sprake is van problematisch functioneren binnen de Adviesraad Sociaal Domein op voordracht van de Adviesraad Sociaal Domein een lid uit zijn/haar taak te ontheffen. Het een en ander volgens een nader te omschrijven procedure in het huishoudelijk reglement van de adviesraad. Bij het werven en selecteren van nieuwe leden voor de Adviesraad Sociaal Domein wordt het profiel in bijlage 5 als hulpmiddel gehanteerd. Het profiel kan tevens gebruikt worden als hulpmiddel om de inzet, inbreng en beschikbaarheid van leden tussentijds te bespreken.
Het profiel kan worden opgenomen in het huishoudelijk reglement van de adviesraad. Diversiteit in de adviesraad Om meer diversiteit in de adviesraad te realiseren is inzet op verschillende terreinen noodzakelijk. Het werken met focusgroepen waar de taken goed verdeeld zijn en leden niet “alles” hoeven te kunnen en te doen werkt drempelverlagend om lid te worden van de adviesraad (zie hoofdstuk 7 en bijlage 7). Inwoners die de adviesraad/focusgroep leren kennen doordat ze deel uit maken van een kring rond de focusgroep kunnen op informele wijze kennismaken met het werk van de adviesraad. Het is in feite een informele wederzijdse kennismaking wat leden van de adviesraad de gelegenheid biedt om in gesprek te gaan over deelname aan de adviesraad. De praktijk leert dat de profilering van de adviesraad ook een rol speelt of inwoners deel willen nemen. Termen als de adviesraad denkt mee met de gemeente, bespreekt zaken die voor kwetsbare inwoners belangrijk zijn, houdt zich bezig met thema’s als zelfstandig blijven wonen, armoede en opvoeden zijn
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de Adviesraad Sociaal Domein van de gemeente Wassenaar Pagina 15 van 38
laagdrempeliger dan aangeven dat het een adviesorgaan van het College van B&W is wat gevraagd en ongevraagd adviseert rond de wetten. Uitgangspunten lidmaatschap Het is noodzakelijk dat leden van de adviesraad onafhankelijk zijn. Om iedere schijn van vermoedelijke/ogenschijnlijke belangenvermenging te voorkomen zijn heldere kaders nodig die bij de werving, selectie, benoeming en tussentijds ontslag als uitgangspunten worden genomen. In bijlage 6 staan deze omschreven. Deze uitgangspunten kunnen opgenomen worden in de verordening. De hantering en naleving van de uitgangspunten kunnen uitgewerkt worden in het huishoudelijk reglement van de adviesraad. Vergoeding Het lidmaatschap van de adviesraad is inwonersparticipatie en is naar de aard en omvang van de werkzaamheden verantwoordelijk vrijwilligerswerk. Voorgesteld wordt om voor de leden van de Adviesraad Sociaal Domein op jaarbasis bijvoorbeeld een bepaald % van de maximale fiscale vrijgestelde vergoeding voor vrijwilligerswerk te hanteren en daarbij te verwijzen naar een omschrijving van de functie zodat duidelijk is wat de werkzaamheden inhouden. Het percentage wat gehanteerd wordt is afhankelijk van de functie die men bekleedt. Bijvoorbeeld een % van 50 tot 60 % voor de leden, een % van 75% voor de voorzitter, secretaris en samenroepers van de focusgroepen.
De feitelijke uitbetaling kan men af laten hangen van de aanwezigheid bij de vergaderingen en overleggen. Indien de onkostenvergoeding ongewenste fiscale gevolgen heeft voor leden die een uitkering hebben, wordt in onderling overleg gezocht naar een oplossing. De vergoeding wordt elk kwartaal uitbetaald door de verbindingsmedewerker. Het maximale vrijgestelde bedrag is in 2024 maximaal € 210 per maand en maximaal € 2.100 per jaar. Het e.e.a. heeft gevolgen voor de hoogte van het huidige budget van de adviesraad. 7. Formuleren rol en taak en ontwikkelen themagerichte focusgroepen De adviesraad is bezig haar werkwijze aan te passen en gaat werken met zgn. focusgroepen. Leden van de adviesraad bemensen deze focusgroepen. Het werken met focusgroepen (elders in Nederland worden ook termen als werkgroepen of commissies gehanteerd) heeft als bedoeling dat leden zich kunnen richten op specifieke thema’s en dat er vanuit de focusgroepen gericht contact wordt onderhouden met inwoners en organisaties die kennis en ervaringen hebben met de thema’s waar de focusgroepen zich mee bezighouden. Bevindingen vanuit de interviews: Adviesraad •
De adviesraad is bezig om het werken met focusgroepen te ontwikkelen. Er is behoefte om in het kader van deze evaluatie concrete handreikingen te ontvangen m.b.t. het werken met focusgroepen.
Gemeente •
De gemeente heeft wel gehoord dat de adviesraad met focusgroepen werkt maar heeft er in de praktijk nog niet feitelijk mee kennisgemaakt of mee samen gewerkt.
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de Adviesraad Sociaal Domein van de gemeente Wassenaar Pagina 16 van 38
Aanbevelingen •
Het werken met focusgroepen die verantwoordelijk zijn voor bepaalde thema’s is een goede manier om recht te doen aan affiniteiten, ervaringen en beschikbaarheid van (toekomstige) leden. Zie de focusgroepen als de basis van de adviesraad en stel deze is op grond van het kerndomein. De praktijk leert dat focusgroepen die de verantwoordelijkheid hebben voor een aantal samenhangende thema’s in staat zijn om adviezen op te stellen die een meer inhoudelijk karakter hebben. Er kan gerichter samengewerkt worden met de beleidsmedewerkers en op focusgroep-niveau kunnen er netwerken van cliënten en organisaties opgebouwd worden die aansluiten bij de thema’s waar de focusgroepen verantwoordelijk voor zijn. In bijlage 7 wordt een voorstel gedaan voor een focusgroepindeling. Deze indeling is gebaseerd op het voorgestelde kerndomein van de adviesraad (zie hoofdstuk 5). Als er gekozen wordt voor thema-gerichte focusgroepen is het verstandig om met de beleidsmedewerkers af te stemmen hoe de focusgroepindeling zich verhoudt tot de indeling binnen de ambtelijke organisatie.
•
Formuleer binnen de adviesraad wat rol en de functies zijn van de focusgroepen, wat dit vraagt van leden en wat dit betekent voor de samenwerking met de gemeente. In bijlage 7 wordt beschreven wat de rol en functies van de focusgroepen kunnen zijn en wat de waarde is van het werken met een zgn. samenroeper.
•
Bespreek de uitkomsten met de gemeente en maak werkafspraken en leg deze vast omdat het werken met focusgroepen ook gevolgen heeft voor de wijze van samenwerken met de gemeente. In bijlage 8 wordt beschreven wat het werken met focusgroepen betekent voor de beleidsmedewerkers.
8. Vergroten interactie met inwoners in het algemeen en met cliënten in het bijzonder De adviesraad adviseert vanuit het inwonersperspectief in het algemeen en het cliëntenperspectief in het bijzonder. Dit is terug te vinden in de geest van de relevante wetten waarop de adviesraad is gebaseerd als ook in de verordening (artikel 2, artikel 4 lid 1). Om dit te kunnen is het nodig om te weten wat er leeft aan behoeftes, ervaringen, knelpunten etc. onder inwoners en met name cliënten. Bevindingen vanuit de interviews: Adviesraad •
De leden van de adviesraad hebben hun connecties in de lokale samenleving en weten wat er leeft. De adviesraad is zich bewust dat het wenselijk is dat er meer dan tot nu toe gericht contact wordt gelegd met cliënten en organisaties die weten wat er onder inwoners leeft die gebruik maken van het sociaal domein.
•
De adviesraad wil rond elke focusgroep met cliënten en organisaties vormen die de leden van de focusgroep kunnen voeden. De leden geven aan dat bij het vormen van de kring de ondersteuning van de gemeente wel nodig is met name als het gaat om het vinden van een gevarieerde groep cliënten.
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de Adviesraad Sociaal Domein van de gemeente Wassenaar Pagina 17 van 38
Gemeente •
De gemeente (wethouders, beleidsmedewerkers en raadsleden) vindt het belangrijk dat de adviesraad weet wat er leeft onder inwoners, en dan met name cliënten, en dat hun perspectief een plek krijgt in de adviezen. Het is voor de gemeente nu niet duidelijk hoe omvangrijk en intensief de connecties zijn.
•
Voor de legitimiteit van het advies vindt de gemeente het wenselijk dat er levende contacten zijn en dat de adviesraad de adviezen baseert op contact en raadpleging van inwoners en relevante organisaties. De gemeente is bereid om de adviesraad te ondersteunen bij het vinden van cliënten.
•
De gemeente vindt het wenselijk dat de adviesraad ook contact zoekt en heeft met groepen inwoners die onvoldoende “vertegenwoordigd” zijn in de adviesraad zoals bijvoorbeeld statushouders.
Aanbevelingen De praktijk en divers onderzoek (onder meer vanuit de Ombudsman) laten zien dat het voor leden van adviesraden sociaal domein niet eenvoudig is om cliënten deel te laten nemen. Inwoners zijn er niet altijd open over dat ze gebruik maken van voorzieningen, zeker niet als men gebruikt maakt van de Jeugdhulpverlening of van de Participatiewet, waardoor ze moeilijker vindbaar en benaderbaar zijn. Daarnaast kan het voor cliënten en hun naasten lastig zijn om deel te nemen vanwege hun belastbaarheid of vanwege de tijd die het kost. Wil de adviesraad de functies vervullen die in hoofdstuk 4 aanbevolen worden, dan is het nodig om gericht contact te hebben met cliënten om te weten waar hun behoeftes liggen, te horen wat de effecten zijn van gemeentelijk beleid en inzicht te krijgen of en waar men tegen aanloopt in de uitvoering. •
Vorm met hulp van de gemeente als focusgroep een gemêleerde kring van cliënten die in groepsverband bereid zijn om minimaal 2 keer en maximaal 3 keer per jaar hun ervaringen, behoeftes, knelpunten te delen zodat deze benut kunnen worden in het advieswerk.
•
De kring rond de focusgroepen heeft tot doel de leden van de focusgroep te voeden met informatie uit de leef-en belevingswereld zodat zij hun adviesrol kunnen vervullen.
•
Denk als adviesraad samen met de verbindingsmedewerker na wat er daadwerkelijk nodig is om kringen met cliënten rond de focusgroepen te vormen. Ondersteun als gemeente actief en concreet de adviesraad en de focusgroepen bij het vinden en verbinden van de kring rond de focusgroepen en ontzorg de adviesraad en de focusgroepen bij het organiseren van de bijeenkomsten met de kringen. Draag er zorg voor dat er menskracht vanuit of van buiten de gemeente beschikbaar is om dit uit te voeren. De drie wetten waarop de adviesraad gebaseerd is geven duidelijk aan dat de gemeente de adviesraad “ voorziet van ondersteuning om hun rol effectief te kunnen vervullen”.
•
Professionals die in de uitvoering zitten kunnen door de gemeente benaderd worden met de vraag of zij de focusgroep in contact kunnen brengen met cliënten die bereid zijn hun ervaringen te delen.
•
Maak helder aan de cliënten wat de bedoeling is van de kring, maak afspraken hoe er omgegaan wordt met de persoonlijke informatie die wordt gedeeld en wees duidelijk hoe de informatie wordt benut. De clienten ontvangen geen concept-
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de Adviesraad Sociaal Domein van de gemeente Wassenaar Pagina 18 van 38
beleidsdocumenten omdat deze vanwege het vertrouwelijke karakter alleen voor de leden van de adviesraad bestemd zijn. •
Denk als adviesraad met de verbindingsmedewerker na hoe de cliënten die deelnemen aan de kringen “beloond” kunnen worden voor hun betrokkenheid, inbreng en inzet.
•
Denk als adviesraad samen met de verbindingsmedewerker na hoe er rond de focusgroepen een tweejaarlijks overleg georganiseerd kan worden met afgevaardigden van organisaties. Het doel van deze overleggen is de leden van de focusgroep te voeden met informatie uit de leef-en belevingswereld van inwoners die gebruik (gaan) maken van ondersteuning en zorg vanuit het sociaal domein.
•
Ondersteun als gemeente actief en concreet de adviesraad en de focusgroepen bij het vinden en verbinden van de kring rond de focusgroepen en ontzorg de adviesraad en de focusgroepen bij het organiseren van de bijeenkomsten. Draag er zorg voor dat er menskracht vanuit of van buiten de gemeente beschikbaar is om dit uit te voeren. De drie wetten waarop de adviesraad gebaseerd is geven duidelijk aan dat de gemeente de adviesraad “ voorziet van ondersteuning om hun rol effectief te kunnen vervullen”.
•
Voor wat betreft de organisaties is het aan te bevelen met name afgevaardigden van vrijwilligersorganisaties te benaderen die direct contact hebben met kwetsbare inwoners en die weten wat er onder hen leeft. Als afgevaardigden van professionele zorg- en welzijnsaanbieders betrokken worden denk dan primair aan personen die in de cliëntenraden zitten omdat zij het cliëntenbelang in kunnen brengen.
9. Concretiseren verhouding tot en samenwerking met de Cliëntenraad Werk en Inkomen, de werkgroep in het kader van het VN-verdrag en lokale maatschappelijke organisaties In de gemeente Wassenaar zijn diverse organisaties en organen actief in het sociaal domein. Daarnaast zijn er overleggen waar gesproken wordt over kwesties in het sociaal domein. Cliëntenraad Werk en Inkomen Er is naast de Adviesraad Sociaal Domein een Cliëntenraad Werk en Inkomen ingesteld door de gemeente. Deze cliëntenraad is ingesteld door de gemeente en onlangs versterkt met een aantal nieuwe leden. De leden bestaan uit inwoners die gebruik maken van de Participatiewet en het Minimabeleid. De leden geven aan dat de cliëntenraad er wat hen betreft primair is om de stem en de belangen van de cliënten te laten horen. Zij geven aan wat wel en niet werkt, wat beter en anders kan en wat meer aandacht nodig heeft. De leden denken vanuit de praktijk en spreken vanuit de ervaringen van cliënten. Zij delen twee keer per jaar met de verantwoordelijke wethouder wat zij tegenkomen bij de uitvoering van bovengenoemde beleidsterreinen. Werkgroep VN-Verdrag De gemeente heeft het plan om in het kader van het VN-Verdrag in 2024 een werkgroep van/met mensen met een beperking in het leven te roepen die geraadpleegd kan worden als het gaat om de zgn. Inclusieagenda.
Mogelijk krijgt deze werkgroepen ook een signalerende taak m.b.t. zaken die beter kunnen in bijvoorbeeld het fysieke domein. Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de Adviesraad Sociaal Domein van de gemeente Wassenaar Pagina 19 van 38
Stichting Gehandicapten Wassenaar De Stichting Gehandicapten Wassenaar voor Inclusie (SGW) is in 2007 opgericht als opvolger van de stichting Wassenaar belangenbehartiging voor Minder Validen. De SGW vervult verschillende functies: spreekbuis, belangenbehartiging en advies op het terrein van fysieke toegankelijkheid, ondersteuning van inwoners met middelen, advisering op het terrein van de openbare ruimte etc. De SGW is onafhankelijk en ontvangt geen subsidie van de gemeente. De SGW is gesprekspartner van de gemeente -wethouders en (beleids-) ambtenaren)- als het gaat om de toegankelijkheid van de openbare ruimte voor inwoners met een fysieke en verstandelijke beperkingen en neemt daarnaast ook deel aan de focusgroep die de gemeente heeft opgericht in het kader van Inclusie. Federatie van Wassenaarse Ouderenorganisaties De Federatie van Wassenaarse Ouderenorganisaties (FWO) is opgericht door de ANBO, KBO, PCOB en de WKS. De FWO is een onafhankelijk orgaan en heeft geen formele verbindingen met de gemeente. Een belangrijk doel van deze federatie is de belangenbehartiging van de ouderen onder meer op het terrein van wonen, welzijn, zorg en vervoer. Daarnaast organiseert de federatie voorlichtings-en ontspanningsactiviteiten voor ouderen. Sociaal Kontakt Wassenaar Sinds enige jaren bestaat het Sociaal Kontakt Wassenaar.
Dit is een platform van zorg- en welzijnsorganisaties en vrijwilligersorganisaties. Beroepskrachten en vrijwilligers spreken in dit platform met elkaar, wisselen ervaringen uit en worden geïnformeerd worden over ontwikkelingen en thema’s op het terrein van zorg en welzijn. Bevindingen vanuit de interviews: Adviesraad •
Twee keer per jaar is er een overleg tussen de voorzitters van de adviesraad en de cliëntenraad. Het doel van dit overleg is uitwisseling van waar men mee bezig is en het delen van ervaringen. Beide raden werken zelfstandig en betrekkelijk “los” van elkaar. Afgelopen jaren is er in enkele gevallen samen opgetrokken en is er een gezamenlijk advies opgesteld. De cliëntenraad richt zich met name op de uitvoering, de adviesraad concentreert zich op het beleid. Nu de cliëntenraad weer op sterkte is zou gekeken kunnen worden of en hoe er meer samen opgetrokken kan worden.
•
Het contact/de samenwerking met de SGW staat op een laag pitje. De SGW is met name bezig op het fysieke domein en de groep inwoners waar zij zich hard voor maken is smaller dan waar de adviesraad zich op richt. Zij hebben voor wat betreft de behoeften en belangen van de groepen inwoners voor wie zij actief zijn goede voelsprieten in de samenleving. Als de focusgroepen goed op orde zijn zou de SGW deel uit kunnen maken van de kring van een of meerdere focusgroepen zodat hun kennis en ervaring benut kan worden.
Gemeente •
Er is binnen de gemeente niet duidelijk uitgekristalliseerd hoe de Cliëntenraad Werk en Inkomen zich verhoudt tot de adviesraad. Binnen de gemeente is onbekend of er sprake is van onderling contact tussen beide organen. De verantwoordelijk wethouder ontmoet de leden van de cliëntenraad enkele keren per jaar.
Evaluatie en advies voor het College van Burgemeester en Wethouders en de Adviesraad Sociaal Domein van de gemeente Wassenaar Pagina 20 van 38
•
De leden delen dan wat zij tegenkomen in de uitvoering. De wethouder stelt dit overleg op prijs en vindt de informatie die hij ontvangt waardevol.
•
Een formele adviesfunctie t.a.v. beleidsdocumenten wordt niet vervuld door de cliëntenraad. De Participatiewet wordt samen met enkele andere gemeentes gemeenschappelijk uitgevoerd. De uitvoerende gemeente, de gemeente Leidschendam-Voorburg, is ook degene die de concept-beleidsdocumenten ontwikkelt. De beleidsmedewerkers van de gemeente Leidschendam-Voorburg, raadplegen de Adviesraad Sociaal Domein van de gemeente Wassenaar en vragen hen feedback. De gemeente Wassenaar verwerkt in de uiteindelijke beleidsdocumenten eigen accenten.
•
Binnen de gemeente Wassenaar zijn de SGW en de Federatie van Wassenaarse Ouderenorganisaties (FWO) actief. Deze twee organisaties hebben geen officiële adviesrol, maar fungeren als belangenbehartigers. Vanuit deze functie kunnen zij het contact met wethouders, gemeenteraadsleden en de pers zoeken. Beide organisaties zijn in feite zelforganisaties, van onderop georganiseerd, en hebben hierdoor een andere positie dan die van de gemeentelijke adviesraad die een formele rol hebben gebaseerd op wettelijke taken.