Bijlage 2: Streekarchief Midden-Holland - jaarrekening 2025 met controleverklaring

Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2025. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2025 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub j Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. Controleaanpak frauderisico's Wij hebben tijdens onze controle inzicht verkregen in de organisatie en haar omgeving. Ook hebben wij de opzet en implementatie van het risicobeheer van de organisatie met betrekking tot fraude en het niet-naleven van wet- en regelgeving onderzocht.

Onze procedures omvatten onder andere het verkrijgen van een begrip van de bedrijfscultuur die heerst binnen de organisatie en procedures om indicaties van mogelijke fraude en het niet-naleven te onderzoeken. Daarnaast hebben we procedures uitgevoerd om inzicht te krijgen in de juridische en regelgevende kaders die van toepassing zijn op de organisatie en hebben we geen specifiek gebied geïdentificeerd als zijnde het meest waarschijnlijk om een materieel effect te hebben op de financiële overzichten. We hebben de risicofactoren voor fraude en niet-naleving geëvalueerd om te toetsen of deze factoren wijzen op een risico van materiële onjuistheden in de financiële overzichten. Op basis van het bovenstaande en de controlestandaarden hebben we de volgende frauderisico’s geïdentificeerd die relevant zijn voor onze controle, inclusief de relevante veronderstelde risico’s zoals vastgelegd in de controlestandaarden, en hebben we als volgt gereageerd:

Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door management (een verondersteld risico) Risico Het management bevindt zich in een unieke positie om boekhoudgegevens te manipuleren en frauduleuze financiële overzichten op te stellen door controles te overrulen die anders effectief lijken te werken. Werkzaamheden We hebben de opzet en implementatie van interne beheersingsmaatregelen geëvalueerd die frauderisico’s en het niet-naleven van regels verminderen, zoals processen met betrekking tot journaalposten en schattingen. We hebben een data-analyse uitgevoerd om hoog-risico journaalposten te evalueren. Ook hebben wij nagekomen journaalposten gecontroleerd. Daarnaast hebben wij belangrijke schattingen en oordelen van het management geëvalueerd op mogelijke vertekening (bias). Wanneer we onverwachte journaalboekingen of andere risico’s hebben geïdentificeerd via onze gegevensanalyse, hebben we aanvullende controleprocedures uitgevoerd om elk geïdentificeerd risico af te dekken. Dit omvat ook het testen van transacties aan de hand van brondocumentatie. Conclusie De uitgevoerde werkzaamheden bevatten geen bevindingen die wijzen op een indicatie van fraude of materiele onjuistheden. B. Verklaring over het in de Jaarstukken opgenomen andere informatie Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten de Jaarstukken andere informatie die bestaan uit: • •

Jaarverslag 2025 bestaande uit ”Programmaverantwoording” en “Paragrafen”; Overige gegevens.

Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie: •

met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat;

• alle informatie bevat die is vereist op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de controle of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten volgens het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag en de overige gegevens in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

C. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het bestuur voor de jaarrekening Het bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV. Het bestuur is ook verantwoordelijk voor de financiële rechtmatig van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting, met het Normen en toetsingskader van de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland en met de bepalingen van en krachtens de WNT en het getrouw toelichten van de financiële rechtmatigheid in de jaarstukken. In dit kader is het bestuur tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van het normenkader voor de financiële rechtmatigheid mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude.

Bij het opmaken van de jaarrekening moet het bestuur de veronderstellingen inzake de financiële risico’s in relatie tot de financiële positie onderbouwen en afwegen of het Streekarchief Midden-Holland in staat is de financiële risico’s vanuit de reguliere exploitatie en onverwachte tegenvallers financieel op te vangen zonder tussenkomst van de toezichthouder. Het bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de financiële risico’s kunnen worden opgevangen toelichten in de jaarrekening. Het bestuur is verantwoordelijk voor het vaststellen van het normenkader voor de financiële rechtmatigheid en het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de Gemeenschappelijk regeling Streekarchief Midden-Holland. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken.

Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Normen en toetsingskader van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Midden-Holland, het Controleprotocol WNT 2025, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit:

•

het identificeren en inschatten van de risico’s: dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing;;

•

•

•

• •

het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de organisatie; het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan; het vaststellen dat de door het bestuur gehanteerde continuïteitsveronderstelling aanvaardbaar is. Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de organisatie de activiteiten in continuïteit kan voortzetten. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring.

Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat een organisatie haar continuïteit niet langer kan handhaven; het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; en het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen en of de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen.

Wij communiceren met het Algemeen Bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing.

Noordwijk, 11 maart 2026 Wecountancy Audit B.V.

W.E.A. Nagtegaal RA