Document · PDF

Bijlage 2: Streekarchief Midden-Holland - jaarrekening 2025 met controleverklaring

Besluitvormende raadsvergadering 17 juni 2026, gemeente WaddinxveenBij agendapunt: Zienswijze ontwerp programmabegroting Streekarchief Midden-Holland18.707 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 3

Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

25 van 56

Rekening 2024

(bedragen x € 1.000)

1 2 3 4

7 8 9

Omschrijving Exploitatiesaldo vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves (zie BBV, artikel 17c) (een nadelig saldo wordt negatief weergegeven) Afschrijvingen ten laste van de exploitatie Bruto dotaties aan de post voorzieningen ten laste van de exploitatie minus de vrijval van de voorzieningen ten bate van de exploitatie Investeringen in (im)materiële vaste activa die op de balans worden geactiveerd Baten uit bijdragen van andere overheden, de Europese Unie en overigen, die niet op de exploitatie zijn verantwoord en niet al in mindering zijn gebracht bij post 4 Desinvesteringen in (im)materiële vaste activa:Baten uit desinvesteringen in (im)materiële vaste activa (tegen verkoopprijs), voor zover niet op exploitatie verantwoord Aankoop van grond en de uitgaven aan bouw-, woonrijp maken e.d. (alleen transacties met derden die niet op de exploitatie staan) Baten bouwgrondexploitatie:Baten voorzover transacties niet op exploitatie verantwoord Lasten op balanspost Voorzieningen voorzover deze transacties met derden betreffen Lasten ivm transacties met derden, die niet via de onder post 1 genoemde exploitatie lopen, maar rechtstreeks ten laste van de reserves (inclusief fondsen en dergelijke) worden gebracht en die nog niet vallen onder één van bovenstaande posten Boekwinst bij verkoop effecten Berekend EMU-saldo

Raming 2025

Rekening 2025

-6

-30

Als gevolg van Europese regelgeving mogen EU-lidstaten een begrotingstekort (EMU-saldo) hebben van maximaal 3% van het bruto binnenlands product (BBP). Aan dit maximale tekort van 3% hebben, naast de Rijksoverheid, ook de decentrale overheden een aandeel. Zoals eerder aangegeven werkt de EMU-systematiek op een andere manier dan het (gemodificeerde) baten- en lastenstelsel dat de gemeentelijke organisaties hanteren. Investeringen tellen bijvoorbeeld niet mee in het stelsel van baten en lasten, daarbij wordt uitgegaan van de afschrijvingslasten van de investeringen. Investeringen in een jaar tellen echter wel volledig mee in het EMU-saldo. Bij een sluitende begroting kan een gemeente daardoor toch een negatief EMU-saldo hebben. Het EMU-saldo van het SAMH voor het jaar 2025 komt uit op € 46.000. Het betekent dat in EMU-termen de inkomsten € 46.000 hoger zijn dan de uitgaven. Financiële kengetallen Het opnemen van financiële kengetallen in de begroting past in het streven naar meer transparantie. Ook geven de kengetallen meer inzicht in de ontwikkeling van de financiële positie en de baten en lasten van SAMH. Kengetallen moeten daarbij in samenhang en in onderlinge verhouding beoordeeld worden. Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

26 van 56

Kengetallen: netto schuldquote netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen solvabiliteitsratio structurele exploitatieruimte grondexploitatie belastingcapaciteit

Verloop van de kengetallen Verslag 2024 -9,2% -9,2% 48,6% 0,7% n.v.t. n.v.t.

Begroting 2025 -4,1% -4,1% 44,4% 0,0% n.v.t. n.v.t.

Verslag 2025 -10,2% -10,2% 49,4% 1,9% n.v.t. n.v.t.

Het kengetal netto schuldquote geeft het niveau weer van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Het kengetal solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin het streekarchief in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Het eigen vermogen wordt uitgedrukt in een percentage van het balanstotaal. Door verbetering van de resultaten laat deze ratio een hogere waarde zien. De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves gedeeld door de totale baten (exclusief mutaties reserves) en uitgedrukt in een percentage. Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten.

3.2.3 Bedrijfsvoering Bestuur In 2025 waren er geen wijzigingen in de samenstelling van het Dagelijks en Algemeen Bestuur. Beide overleggen kwamen drie keer bij elkaar. Klantenraad Gebruikers van het archief zijn via de Klantenraad vertegenwoordigd en worden op die wijze betrokken bij de ontwikkelingen binnen het Streekarchief. De website en de zoekfunctionaliteiten blijven daarbij een terugkerend aandachtspunt op de agenda van de Klantenraad. Daarnaast is de Klantenraad meegenomen in de voorbereidende stappen rondom het regionale e-depot en bij de totstandkoming van het werkprogramma. De verslagen van de Klantenraad zijn te raadplegen via de website van het Streekarchief. Vriendenstichting De Stichting kwam zes keer bij elkaar. Aan het einde van het jaar werd het jaarboekje De Schatkamer uitgegeven. HRM Met het ODMH is er een lopende DVO voor dienstverlening aan het streekarchief voor de personele administratie, salarisadministratie en advisering over personeel en organisatie. Het vormt onderdeel van een pakket waarin ook financiële, ICT en juridische ondersteuning zit. De ondersteuning verloopt naar volle tevredenheid en wordt regionaal gewaardeerd. Ten behoeve van het programma Leven Lang Leren, krijgen alle medewerkers elke maand een gezamenlijke cursus aangeboden. De onderwerpen hiervan lopen uiteen van het leren over Linked open dat, Records in Context en de AVG.

Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

27 van 56

Financiële bedrijfsvoering De ODMH verzorgt voor het Streekarchief het grootste deel van de financiële bedrijfsvoering en voert vanaf 2024 tevens de rechtmatigheidscontroles uit. De jaarlijkse accountantscontrole wordt uitgevoerd door WeCountancy, gevestigd te Oegstgeest. In het afgelopen jaar zijn drie offertes opgevraagd voor de uitvoering van de controle door een externe accountant. Alle aanbieders boden een vergelijkbaar dienstenpakket aan. Uit de vergelijking is WeCountancy als meest voordelige partij naar voren gekomen. Huisvesting Gouwedepot De lampen in de gangen van het depotgebouw zijn dit jaar vervangen door LED-verlichting. Ook de bedrading en de armaturen moesten hierbij vervangen worden. De binnendeur van de garage van het Gouwedepot kreeg een geautomatiseerde aandrijving. De firma Bruynzeel heeft de vijfjaarlijkse inspectie van de verrijdbare archiefstellingen uitgevoerd en waar nodig e.e.a. hersteld. Chocoladefabriek De luchtbehandelingsinstallatie kon dit jaar de vaak hoge temperaturen niet aan, waardoor een aantal keer de studiezaal gesloten moest worden ter bescherming van zowel archiefstukken als medewerkers. De luchtbehandelingsinstallatie in het handdepot werd vervangen, sindsdien zijn temperatuur en relatieve luchtvochtigheid op stabiele waarden te houden.

De nieuwe heflift met veiligheidsmaatregelen ten behoeve van het laden en lossen van de archiefstukken werd eindelijk vervangen, waardoor deze weer te bedienen is door één medewerker. Informatievoorziening en automatisering Het beheer en toezicht van het telefonie- en wifinetwerk zal worden ondergebracht bij de ICT-afdeling van het ODMH. Ook het beheer van de ICT-omgeving zal op termijn worden overgenomen door de ODMH. Hierbij zijn zowel schaalvoordelen te behalen en kan er nog meer aandacht worden besteed aan beveiliging van gegevens. Het streekarchief schafte in 2025 PIDmanager aan. Met deze applicatie is het mogelijk om zogenaamde ‘Persistente Identifiers (PID)’s aan documenten en dossiers in het e-depot toe te voegen. EEN PID is een unieke identificatiecode van een digitaal object die op een afgesproken plaats wordt geregistreerd. Communicatie Door middel van sociale media, digitale nieuwsbrief en persberichten stond het streekarchief regelmatig in de belangstelling. Rechtmatigheidsverantwoording Sinds verslagjaar 2023 legt het dagelijks bestuur zelfstandig verantwoording af in de jaarrekening over de naleving van de financiële rechtmatigheid. Deze verantwoording is opgenomen in bijlage 1 bij de jaarrekening.

Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

28 van 56

De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op drie criteria: begrotingscriterium, voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. In navolging van het interne controleplan zijn verbijzonderde interne controles (VIC) uitgevoerd, waarbij we in nauwe samenspraak met de accountant de omvang van de steekproeven en de uit te voeren controles bepaald hebben. Met onze interne controles hanteren we de goedkeurings- en rapporteringstoleranties, zoals vastgelegd in het Controleprotocol 2025.

Voor het jaar 2025 is de verantwoordingsgrens op basis van de werkelijke lasten vastgesteld op € 42.428 Begrotingscriterium De begrotingsrechtmatigheid heeft betrekking op het financiële handelen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Dit wordt formeel als volgt omschreven: “Financiële beheershandelingen die ten grondslag liggen aan de baten en lasten (exploitatie), alsmede de balansposten (investeringen), dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). Bij het begrotingscriterium gaat het om controle op over- en onderschrijdingen van de geautoriseerde begroting na begrotingswijzigingen in het boekjaar. Vastgesteld wordt of er sprake is van dit soort over- en onderschrijdingen en of ze passen binnen het beleid en met reden zijn toegelicht in de jaarrekening. Bij de beoordeling wordt onderscheid gemaakt tussen over- en onderschrijdingen. Baten en lasten mogen niet worden gesaldeerd. a. Overschrijdingen van lasten zijn altijd onrechtmatig, maar kunnen acceptabel zijn op basis van gemaakte afspraken. In de rechtmatigheidsverantwoording worden de onrechtmatigheden weergegeven evenals het aandeel daarvan dat acceptabel is op basis van de afspraken. b. Onderschrijdingen van lasten en over- of onderschrijdingen van baten zijn in de aard niet onrechtmatig.

Wanneer ze tijdig gemeld zijn bij het algemeen bestuur vervalt de onrechtmatigheid. Bij het streekarchief is de gebruikelijk gang van zaken dat onderschrijdingen in de jaarrekening vermeld worden. Dit voldoet aan de tijdige melding. In artikel 11 (begrotingscriterium) van de financiële verordening is e.e.a. nader toegelicht. c. Reservemutaties zijn onrechtmatig als er geen besluit van het algemeen bestuur aan voorafgegaan is. Dergelijke besluiten moeten voor 31 december van het verslagjaar genomen zijn. d. Overschrijdingen van investeringskredieten zijn altijd onrechtmatig, maar kunnen acceptabel zijn op basis van gemaakte afspraken. In de rechtmatigheidsverantwoording worden de onrechtmatigheden weergegeven evenals het aandeel daarvan dat acceptabel is op basis van de afspraken e. Onderschrijdingen van investeringskredieten zijn in de aard niet onrechtmatig. Wanneer ze tijdig gemeld zijn bij het algemeen bestuur vervalt de onrechtmatigheid. Bij het streekarchief is de gebruikelijk gang van zaken dat de onderschrijdingen in de jaarrekening vermeld worden. Dit voldoet aan de tijdige melding. In artikel 11 (begrotingscriterium) van de financiële verordening is e.e.a. nader toegelicht.

Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

29 van 56

Begrotingscriterium 1A Overschrijding lasten programma’s 1B Overschrijding investeringsbudgetten 2 Ongeautoriseerde reservemutaties 3 Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten, investeringen en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of niet tijdig aan het algemeen bestuur zijn gemeld Totaal begrotingsonrechtmatigheden 4 Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt verwezen naar dit vooraf vastgestelde beleid. De niet-acceptabele begrotingsonrechtmatigheden worden inhoudelijk in de rechtmatigheidsverantwoording en in de paragraaf bedrijfsvoering toegelicht. Voorwaardencriterium 5 Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed M&O-criterium 6 Geen bevindingen Totaal onrechtmatigheden Waarvan acceptabel Waarvan niet-acceptabel

x € 1 duizend -

In 2025 zijn er geen begrotingsonrechtmatigheden geconstateerd. Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving, zowel intern als extern. In 2025 zijn controles uitgevoerd in het kader van de wet- en regelgeving voor de (Europese) aanbesteding en voor de WNT-verantwoording. Hierbij zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Het derde criterium betreft misbruik en oneigenlijk gebruik. Veelal is M&O-beleid geïntegreerd binnen de processen. Qua onderbouwing van de verantwoording op dit gebied kan daarom gebruik worden gemaakt van de procescontroles die worden uitgevoerd om vast te stellen of voldaan is aan het voorwaardencriterium. In 2025 zijn controles uitgevoerd op het gebied van treasury en de interne regelingen budgetverantwoording en Betalingsbevoegdheden. Voor de regeling Betalingsbevoegdheden is

Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

30 van 56

vastgesteld dat binnen de gestelde maxima is geopereerd, waardoor geen onrechtmatigheden zijn geconstateerd. Ook bij de controle op het gebied van treasury zijn geen onrechtmatigheden naar voren gekomen. Conclusie Het dagelijks bestuur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten en ook de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves. Openbaarheid Op 1 mei 2023 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. Deze wet verplicht bestuursorganen om op termijn verschillende categorieën documenten uit eigen beweging openbaar te maken (actieve openbaarmakingsplicht). In de jaarlijkse verantwoording moet verslag worden gedaan van de uitvoering van de Woo. Het SAMH heeft als volgt invulling gegeven aan de verplichtingen uit de Woo. De verplichte informatiecategorieën zijn openbaar gemaakt via de website en/of via de Woo-index waarop het streekarchief sinds 2024 ook is aangesloten.

Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

31 van 56

Jaarrekening

Hierna wordt via de balans met toelichting en het overzicht van baten en lasten met toelichting de financiële verantwoording afgelegd over het jaar 2025 gerealiseerde beleid.

4.1

Balans

ACTIVA

Ultimo 2025

Ultimo 2024

Vaste activa Materiële vaste activa - Investeringen met economisch nut

236.101 236.101

Totaal vaste activa

230.962 230.962

236.101

230.962

Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd k orter dan één jaar - Vorderingen op openbare lichamen - Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Overige vorderingen Liquide middelen - Kas- en banksaldi Overlopende activa - Nog te ontvangen bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen - Vooruitbetaalde bedragen die ten gunste van volgende begrotingsjaren komen

287.500

253.294

27.797

18.895

252.963

228.140

6.741

6.260 132.239

132.239

104.628 104.628

35.632

42.985

2.206

6.456

33.426

36.530

Totaal vlottende activa

455.371

400.908

Totaal activa

691.473

631.870

Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

32 van 56

PASSIVA

Ultimo 2025

Ultimo 2024

Vaste passiva Eigen vermogen - Egalisatiereserve - Bestemmingsreserves - Gerealiseerd resultaat

131.083 169.748 40.971

Voorzieningen - Onderhoudsegalisatievoorzieningen

113.865

341.801

306.923 117.373 175.840 13.710

113.865

Totaal vaste passiva

108.810 108.810

455.667

415.733

60.091

41.975

Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd k orter dan één jaar - Overige schulden

Overlopende passiva - Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen, met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume

60.091

41.975

175.715

174.163

Totaal vlottende passiva

235.806

216.138

Totaal passiva

691.473

631.870

Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

33 van 56

4.2

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling

De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft.

4.2.1 Informatie over de rechtspersoon Vestigingsadres en inschrijfnummer handelsregister Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Midden-Holland is feitelijk en statutair gevestigd op Klein Amerika 20, 2806 CA te Gouda en is ingeschreven bij het handelsregister onder nummer 58613064.

4.2.2 Algemene toelichting De belangrijkste activiteiten van de rechtspersoon De activiteiten van Streekarchief Midden-Holland bestaan voornamelijk uit: het uitvoeren van gemeenschappelijke taken in het kader van de Archiefwet.

4.2.3 Algemene grondslagen voor verslaggeving De standaarden op basis waarvan de jaarrekening is opgesteld De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bepalingen van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Activa en verplichtingen worden in het algemeen gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs of de actuele waarde. Indien geen specifieke waarderingsgrondslag is vermeld vindt waardering plaats tegen de verkrijgingsprijs. In de balans en het overzicht van baten en lasten zijn referenties opgenomen. Met deze referenties wordt verwezen naar de toelichting.

4.2.4 Grondslagen Materiële vaste activa Materiële vaste activa worden, tenzij anders aangegeven, gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs inclusief direct toerekenbare kosten, onder aftrek van lineaire afschrijvingen gedurende de verwachte toekomstige gebruiksduur en bijzondere waardeverminderingen. De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen in jaren (op grond van de Financiële verordening SAMH 2005 ex artikel 212 gemeentewet): - 40 jaar: nieuwbouw bedrijfsgebouwen; - 30 jaar: renovatie, restauratie en aankoop bedrijfsgebouwen; - 20 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen; - 10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen, telefooninstallaties, kantoormeubilair, aanleg tijdelijke terreinwerken, nieuwbouw tijdelijke bedrijfsgebouwen en groot onderhoud bedrijfsgebouwen; - 5 jaar: automatiseringsapparatuur; Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven. Vorderingen Vorderingen worden bij eerste verwerking gewaardeerd tegen de reële waarde van de tegenprestatie. Voorzieningen wegens oninbaarheid worden in mindering gebracht op de boekwaarde van de vordering. Bestemmingsreserves De bestemmingsreserve is een reserve waaraan het Algemeen Bestuur een bepaalde bestemming heeft gegeven. De bestemmingsreserves zijn gewaardeerd op nominale waarde. Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

34 van 56

Voorzieningen De voorzieningen worden gewaardeerd tegen de beste schatting van de bedragen die noodzakelijk zijn om de verplichtingen per balansdatum af te wikkelen. De overige voorzieningen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde van de uitgaven die naar verwachting noodzakelijk zijn om de verplichtingen af te wikkelen, tenzij anders vermeld. Voorziening voor groot onderhoud Voor uitgaven voor groot onderhoud en vervanging van de inrichting van het Gouwedepot wordt een voorziening gevormd om deze lasten gelijkmatig te verdelen over een aantal boekjaren. De toevoegingen aan de voorziening wordt bepaald op basis van het geschatte bedrag van het groot onderhoud en de periode die telkens tussen de werkzaamheden voor groot onderhoud verloopt. Vaste schulden Vaste schulden worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde. Transactiekosten die direct zijn toe te rekenen aan de verwerving van de langlopende schulden worden in de waardering bij eerste verwerking opgenomen. Vlottende passiva Vlottende passiva worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde. Grondslagen voor de bepaling van het saldo van baten en lasten Het saldo van baten en lasten wordt bepaald als het verschil tussen de opbrengstwaarde van de geleverde prestaties en de kosten en andere lasten over het jaar.

De opbrengsten op transacties worden verantwoord in het jaar waarin zij zijn gerealiseerd. In het overzicht van baten en lasten zijn naast de cijfers over voorgaand boekjaar ook de cijfers van de door het Algemeen Bestuur vastgestelde begroting(en) opgenomen. Subsidiebaten Onder subsidie wordt verstaan de aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen en/of diensten.

4.2.5 Waarderingsgrondslagen WNT Voor de uitvoering van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de (semi)publieke sector (WNT) heeft de instelling zich gehouden aan de Beleidsregel toepassing WNT.

4.2.6 Grondslagen voor de rechtmatigheidsverantwoording De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de financiële verordening en op basis van de kadernota rechtmatigheid. Dat betekent dat: - De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten, balansmutaties, alsmede de baten en lasten inzake specifieke uitkeringen op grond van art. 17 Financiële-verhoudingswet; - De financiële rechtmatigheid waaronder het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium omvat: o Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normenkader zoals op 26 november 2025 door het algemeen bestuur is vastgesteld;

Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

35 van 56

o Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten onrechtmatig zijn, waarbij voor een aantal scenario’s in de financiële verordening is beschreven wanneer deze overschrijdingen acceptabel zijn. Voor over- en onderschrijdingen van baten, onderschrijdingen van lasten en onderschrijdingen van investeringskredieten geldt dat deze als onrechtmatig zijn aangemerkt, indien ze niet tijdig aan het algemeen bestuur zijn gemeld. Dit voldoet aan de tijdige melding. In artikel 11 (begrotingscriterium) van de financiële verordening is e.e.a. nader toegelicht. o Het derde criterium betreft misbruik en oneigenlijk gebruik. Omdat alleen bij misbruik sprake is van een onrechtmatigheid, zijn eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens) opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de Kadernota rechtmatigheid 2025 van de Commissie BBV en ook onze eigen financiële verordening. Dit betekent dat: o Een verantwoordingsgrens van 2% (zijnde € 42.428) is gehanteerd waarboven cumulatieve fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen; o Een rapporteringstolerantie van € 10.000 is gehanteerd waarboven fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen.

Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

36 van 56

4.3

Toelichting op de balans

ACTIVA 4.3.1 Materiële vaste activa De materiële vaste activa bestaan uit overige investeringen met een economisch nut. Deze investeringen kunnen als volgt worden onderverdeeld: Boekwaarde 31-12-2025

Boekwaarde 31-12-2024

236.101

230.962

236.101

230.962

Machines, apparaten en installaties

Het onderstaande overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de investeringen weer: Investeringen

Boekwaarde 31-12-2024

Machines, apparaten en installaties

230.962

Totaal

230.962

Afwaardering

Bijdrage van derden

Afschrijvingen

Desinvesteringen

Investeringen

37.095 0

37.095

Boekwaarde 31-12-2025

42.234

236.101

42.234

236.101

Een deel van de kapitaallasten op de materiële vaste activa wordt gedekt uit een bestemmingsreserve. Dit betreft de inrichting van het Gouwe Depot. Voor het verloop van deze reserves wordt verwezen naar hoofdstuk 4.3.4 Vaste Passiva. De totale investeringen in heel 2025 worden in het hiernavolgende overzicht getoond. Investeringsomschrijving

Beschikbaar gesteld Werkelijk besteed krediet in 2025

Gouwedepot Automatisering Inventaris

9.000 57.000 13.000

5.825 21.690 14.719

Totaal

79.000

42.234

In 2025 zijn diverse investeringen gerealiseerd, waaronder de aanschaf van een aantal laptops en desktops, netwerkcomponenten, iPhones en een Netgateapparaat. Daarnaast zijn voor het Gouwe Depot nieuwe vergaderstoelen aangeschaft en is aanvullend meubilair geplaatst in de Chocoladefabriek. Ook is voor de Chocoladefabriek een heflift in gebruik genomen. Een deel van de investeringen schuift door naar 2026. Dit betreft de raadpleegomgeving en ICT-componenten. Voor het eerste geldt dat personeelsinzet in 2025 moeilijk te realiseren was. Voor het tweede houden we rekening met de aansluiting van de ICT-omgeving van het ODMH die plaats zal vinden vanaf 2026.

4.3.2 Vlottende activa Onder deze paragraaf lichten we de volgende zaken toe: • Uitzettingen korter dan één jaar; • Liquide middelen;

Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

37 van 56

• Overlopende activa.

Uitzettingen korter dan één jaar De in de balans opgenomen uitzettingen met een looptijd van één jaar of minder kunnen als volgt gespecificeerd worden: Soort vordering

Saldo 31-12-2025

Voorziening voor oninbaarheid

Saldo 31-12-2024

Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige vorderingen

27.797

18.895

252.963 6.741

0 0

228.140 6.260

Totaal

287.500

253.294

De uitstaande vorderingen betreffen voor het merendeel vorderingen op openbare lichamen, waartoe ook de deelnemende gemeenten en provincie behoren. Het restant betreft vorderingen op marktpartijen. Het SAMH heeft geen voorziening voor oninbaarheid. In december 2013 is de Wet Schatkistbankieren ingevoerd. Op grond van deze wet is een drempel vastgesteld met het bedrag dat decentrale overheden buiten de schatkist mogen aanhouden. Sinds 1 juli 2021 bedraagt deze drempel 2% van het jaarlijks begrotingstotaal, met een minimum van € 1.000.000. Het gemiddelde saldo per kwartaal dat in 2025 buiten de schatkist is gehouden bedroeg: 1e Kwartaal 2e kwartaal 3e Kwartaal 4e Kwartaal

€ € € €

619.454 389.988 206.816 211.796

Het streekarchief heeft voldaan aan de norm.

Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen bestaat uit de volgende componenten:

Kassaldi Banksaldi

Boekwaarde 31-12-2025

Boekwaarde 31-12-2024

498 131.741

413 104.215

132.239

104.628

De rekening-courantverhouding met het Rijk voor het schatkistbankieren is opgenomen onder de uitzettingen korter dan één jaar.

Overlopende activa De post overlopende activa kan als volgt onderscheiden worden:

Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

38 van 56

Boekwaarde 31-12-2025

Boekwaarde 31-12-2024

2.206

6.456

33.426

36.530

35.632

42.985

Nog te ontvangen bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Vooruitbetaalde bedragen die ten gunste van volgende begrotingsjaren komen

In 2025 zijn al enkele bedragen betaald voor facturen met kosten van 2026.

PASSIVA 4.3.3 Vaste passiva Eigen Vermogen Het in de balans opgenomen Eigen Vermogen bestaat uit de volgende posten: Boekwaarde 31-12-2025

Boekwaarde 31-12-2024

131.083 169.748 40.971

117.373 175.840 13.710

341.801

306.923

Algemene reserve Bestemmingsreserves Gerealiseerd resultaat

Het totale resultaat van het SAMH over het jaar 2025 bedraagt € 40.971 positief. In onderstaand overzicht wordt een uiteenzetting gedaan van de stand en de mutaties van de reserves. Hierin is nog geen rekening gehouden met de bestemming van het resultaat 2025.

Omschrijving

Saldo aan het begin 2025

Bestemming resultaat vorig jaar

Saldo begin 2025 na resultaatbestemming

Toevoegingen

Vrijval

Onttrekkingen

Vermindering Saldo ultimo ter dekking van 2025 afschrijving

Algemene Reserve Algemene reserve

Totaal Algemene Reserve

117.373

13.710

131.083

117.373

13.710

131.083

Bestemmingsreserves BR Nieuwbouw depot

175.840

6.092

169.748

Totaal Bestemmingsreserves

175.840

6.092

169.748

Totaal Reserves

293.213

13.710

306.923

6.092

300.831

175.840

Resultaat Resultaat

13.710

-13.710

Totaal Resultaat

13.710

-13.710

40.971

Totaal Eigen Vermogen

306.923

6.092

341.801

40.971

De onttrekking aan de bestemmingsreserve Nieuwbouw depot vindt plaats ter dekking van de afschrijvingslasten van de inrichting van het depot. Dit is een structurele onttrekking. Algemene reserve

Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

39 van 56

De algemene reserve is bedoeld voor het opvangen van schommelingen in het bedrijfsresultaat zodat deelnemende gemeenten niet ieder jaar worden geconfronteerd met een naverrekening, omdat de in de jaarrekening vastgestelde bijdrage afwijkt van de raming. Het saldo van de baten en lasten kan ten bate of ten laste van de algemene reserve gebracht worden zolang het in de gemeenschappelijke regeling streekarchief gestelde maximum van 10% van het begrotingstotaal (totaal bijdragen) niet is bereikt en/of zolang het fonds over voldoende middelen beschikt Bestemmingsreserve Nieuwbouw depot Deze reserve dient ter dekking van de afschrijvingslasten van de investeringen (o.a. aanschaf van stellingen en inventaris) voor het nieuwe depot en de overige verhuiskosten.

Voorzieningen Voorzieningen zijn in de volgende categorieën in te delen: 1 onderhoudsvoorzieningen; 2 bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten; 3 verplichtingen of verliezen waarvan de omvang onzeker is, doch waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten; 4 van derden verkregen middelen welke specifiek besteed moeten worden.

Onderhoudsegalisatievoorzieningen

Boekwaarde 31-12-2025

Boekwaarde 31-12-2024

113.865

108.810

113.865

108.810

De voorziening gebruikersonderhoud wordt gevormd als egalisatievoorziening voor toekomstig periodiek onderhoud, reparatie en vervanging van het gebruikersdeel van de inrichting van het Gouwedepot. Deze voorziening behoort tot categorie 1. De jaarlijkse dotatie is gebaseerd op de meerjaren onderhoudsplannen huurdersdeel welke in 2013 zijn opgesteld. Deze meerjaren onderhoudsplannen voor de locatie Gouwedepot is opgesteld voor de periode 2014 tot en met 2053. Eind 2024 is het meerjarenonderhoudsplan door de gemeente Gouda geactualiseerd. Voor de dotatie ten behoeve van het huurdersdeel is een nieuwe berekening gemaakt, die voor de komende jaren drie tot vier keer zo hoog zou worden. In het kader van de gevraagde besparingen, heeft het streekarchief de bedragen voor de komende 10 jaar aangepast naar meer reëlere en draagbare bedragen. Op grond van deze onderhoudsbegroting bedraagt de jaarlijks noodzakelijke dotatie voor het Gouwedepot nu € 16.222. In 2025 zijn er daarnaast € 11.167 aan kosten gerealiseerd. Deze kosten hebben onder meer betrekking op het onderhoud van het archiefsysteem, het aansluiten en vervangen van wifiaccesspoints, de vervanging van de intercominstallatie, omzetting van TL-verlichting naar LED, aankoop en montage van een draaideur/aandrijving en een montageprofiel met afdekkap.

In het hiernavolgende overzicht wordt een uiteenzetting gedaan van de stand en de mutaties van de voorziening.

Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

40 van 56

Voorzieningen

Saldo 31-12-2024

Onttrekkingen

Voorziening gebruikersonderhoud

108.810

11.167

Totaal voorzieningen

108.810

11.167

Toevoegingen

Vrijval

Vermindering ter dekking van afschrijving

Saldo 31-12-2025

16.222

113.865

16.222

113.865

4.3.4 Vlottende passiva Op basis van het BBV dienen niet-bestede middelen van uitkeringen van Europese en Nederlandse overheidslichamen met een specifiek bestedingsdoel als ‘vooruit ontvangen middelen’ op de balans verantwoord te worden onder de overlopende passiva. Verder zijn onder de vlottende passiva ook kortlopende schulden opgenomen. Boekwaarde 31-12-2025

Boekwaarde 31-12-2024

60.091 175.715

41.975 174.163

235.806

216.138

Boekwaarde 31-12-2025

Boekwaarde 31-12-2024

60.091

41.975

60.091

41.975

Boekwaarde 31-12-2025

Boekwaarde 31-12-2024

175.715

174.163

175.715

174.163

Overige schulden < 1 jaar Overlopende passiva

Kortlopende schulden < 1 jaar De samenstelling van de kortlopende schulden is als volgt:

Crediteuren

Overlopende passiva De post overlopende passiva kan als volgt onderscheiden worden:

Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen, met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume

De verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen (met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume) zijn de volgende schulden:

Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

41 van 56

Af te dragen premies en sociale verzekeringen Overige nog te betalen bedragen

Boekwaarde 31-12-2025

Boekwaarde 31-12-2024

95.964 79.750

90.325 83.838

175.715

174.163

De overige nog te betalen bedragen zijn kosten van 2025, die pas in 2026 betaald worden. Veelal zijn dit facturen over de maand december, waarvan de facturering achteraf plaatsvindt. Ook de nog te betalen administratie- en accountantskosten voor het opstellen van de jaarrekening zijn hierin meegenomen.

4.3.5 Niet uit de balans blijkende verplichtingen Het SAMH is voor een aantal toekomstige jaren verbonden aan verschillende, niet uit de balans blijkende, financiële verplichtingen. Hieronder volgt een opsomming van de belangrijkste van deze verplichtingen: Huurverplichtingen Met de gemeente Gouda is een huurovereenkomst afgesloten voor de huur van de bedrijfsruimte (depot) gelegen aan de Kleine Esch 970 te Moordrecht, gemeente Zuidplas. De overeenkomst is ingegaan per 10 juni 2014 met een looptijd van 25 jaar. De basishuur exclusief servicekosten en exclusief BTW bedraagt op jaarbasis € 174.305. De huurprijs wordt jaarlijks per 1 januari geïndexeerd op basis van de wijziging van het consumenten- prijsindexcijfer reeks alle huishoudens (2000=100). Met de Stichting Openbare Bibliotheek Gouda is een (onder)huurovereenkomst afgesloten voor de huur van kantoorruimte in het gebouw De Chocoladefabriek, Klein Amerika 20 te Gouda. Het gehuurde deel van de bedrijfsruimte is gelegen op de begane grond en de eerste verdieping en is groot ca. 488 m2 BVO. Vanaf 1 juli 2025 is een nieuw huurcontract afgesloten, waarbij de huurprijs over een periode van 3 jaar wordt verhoogd naar een marktconforme huurprijs. De aanvangshuurprijs bedraagt op jaarbasis exclusief BTW en exclusief servicekosten € 38.804.

De huurprijs wordt jaarlijks per 1 januari geïndexeerd op basis van de wijziging van het consumentenprijsindexcijfer reeks alle huishoudens (2000=100). Leaseverplichtingen Met Multilease B.V. is een operational leaseovereenkomst afgesloten voor een Opel Combo. De overeenkomst is aangegaan op 22 juni 2020 en heeft een looptijd van 72 maanden. De overeengekomen leaseprijs bedraagt ca € 3.499 per jaar exclusief brandstof. Beheerovereenkomst Met de medegebruikers van het depot gelegen aan de Kleine Esch 970 te Moordrecht, te weten het Gemeentearchief Alphen aan den Rijn en gemeente Gouda afdeling Archeologie, is een beheerovereenkomst afgesloten waarbij is overeengekomen, dat het streekarchief namens de participanten de coördinatie van het beheer van de gemeenschappelijke ruimten op zich neemt voor zover dit het beheer betreft die tot de taken van de gebruikers van het pand behoren. De overeenkomst is ingegaan op de datum van eerste ingebruikname en geldt voor onbepaalde tijd.

Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

42 van 56

Met de hoofdhuurder van de Chocoladefabriek, de Stichting Openbare Bibliotheek Gouda gelegen aan het adres Klein Amerika 20, is een beheerovereenkomst afgesloten waarbij is overeengekomen, dat de Bibliotheek Gouda zal optreden als coördinator beheer van de Chocoladefabriek voor zover dit het beheer betreft die tot de taken van de gebruikers van het pand behoren. De overeenkomst is ingegaan op de datum van eerste ingebruikname, aangepast met het nieuwe huurcontract van 1 juli 2025 en geldt voor onbepaalde tijd. Overige overeenkomsten Met Preservica Ltd. is een overeenkomst afgesloten voor een E-depotvoorziening voor de initiële looptijd van vier jaar, met als startdatum 01-05-2023 met de mogelijkheid voor het streekarchief de overeenkomst telkens stilzwijgend met één jaar te verlengen. Verlenging geschiedt onder gelijkblijvende condities en voorwaarden. Na vier jaar is jaarlijkse indexering toegestaan. Voor een nieuw archiefbeheersysteem wordt met Vitec Memorix een transitieproject uitgevoerd, wat leidt tot de vervanging van het contract met Data Matters/ScopeArchiv. Vitec Memorix werkt met jaarlijkse abonnementskosten. Met dip Webarchief is een jaarlijks abonnement afgesloten voor het archiveren van diverse website Met Gio Coffee B.V. is een overeenkomst afgesloten voor de huur van een koffieautomaat.

De overeenkomst is verlengd per 1 maart 2024 en heeft een looptijd van 60 maanden. De overeengekomen huurprijs bedraagt ongeveer € 468 op jaarbasis.

4.4

Overzicht van baten en lasten

Samen met de balans vormt het overzicht van baten en lasten de jaarrekening 2025. De jaarrekening geeft inzicht in het financiële eindresultaat 2025 met een analyse en toelichting op de belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de begroting. NB In alle overzichten worden de baten weergegeven met een negatief bedrag en de lasten met een positief bedrag.

Omschrijving Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Totaal baten en lasten

Programmabegroting 2025 Lasten Baten Saldo

Jaarstukken 2024 Lasten Baten Saldo

34.170 872.096 440.995 198.418 548.704 2.094.382

-147.819 -1.013.456 -643.565 -272.105 -10.000 -2.086.945

-113.649 -141.360 -202.570 -73.687 548.704 -10.000 7.437

31.015 815.484 411.988 212.078 531.291

-7.437 -7.437

2.094.382

-2.094.382

Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves Resultaat

Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

2.001.857

-147.343 -964.578 -594.556 -274.250 -26.982 -2.007.708

-116.328 -149.093 -182.568 -62.172 531.291 -26.982 -5.851

-7.437 -7.437

-7.859 -7.859

2.001.857

-2.015.567

-13.710

43 van 56

Omschrijving Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Totaal baten en lasten

Gewijzigde begroting 2025 Lasten Baten Saldo

Jaarstukken 2025 Lasten Baten Saldo

32.326 850.641 420.165 264.262 604.304 2.171.698

-151.930 -1.013.455 -643.566 -346.655 -10.000 -2.165.606

-119.604 -162.814 -223.401 -82.393 604.304 -10.000 6.092

32.267 831.454 417.957 257.528 582.154 2.121.361

-146.210 -1.013.792 -642.476 -336.579 -17.183 -2.156.240

-113.943 -182.338 -224.518 -79.051 582.154 -17.183 -34.879

-6.092 -6.092

2.171.698

-2.171.698

2.121.361

-2.162.332

-40.971

Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves Resultaat

4.4.1 Toelichting op het overzicht van baten en lasten 2025 Het overzicht van baten en lasten 2025 beslaat de periode 1 januari tot en met 31 december 2025. In 2024 is de programmabegroting 2025 vastgesteld. De baten van het streekarchief bestaan voor het overgrote deel uit de vaste bijdragen van de deelnemende gemeenten. De lasten van het streekarchief zijn grofweg in 2 categorieën op te delen, namelijk personeelskosten en apparaatskosten. De apparaatskosten maken onderdeel uit van de overheadkosten en bestaan voor een groot deel uit huisvestingslasten, automatiseringslasten en afschrijvingslasten. Het positieve resultaat is het resultaat van de vier inhoudelijke programma’s en van de overhead tezamen. De mutatie in de reserve betreft de reguliere onttrekking ter dekking van de kapitaallasten van de verbouwing van het Gouwedepot. Voor een nadere specificatie van de mutatie wordt verwezen naar de toelichting op de balans.

4.4.2 Verschillenanalyse overzicht baten en lasten In de volgende tabel worden de verschillen getoond tussen de begrote en de gerealiseerde baten en lasten.

Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

44 van 56

Verschillenanalyse

Begroting 2025 na wijziging

Jaarrekening 2025

Saldo

V/N

In bewaring nemen Baten Lasten Saldo van baten en lasten Mutaties reserves Resultaat In bewaring nemen

-151.930 32.326 -119.604 0 -119.604

-146.210 32.267 -113.943 0 -113.943

5.719 -59 5.660 0 5.660

N V N N

Bewaren en beheren Baten Lasten Saldo van baten en lasten Mutaties reserves Resultaat Bewaren en beheren

-1.013.455 850.641 -162.814 0 -162.814

-1.013.792 831.454 -182.338 0 -182.338

-337 -19.187 -19.524 0 -19.524

V V V V

Ontsluiten/beschikbaar stellen Baten Lasten Saldo van baten en lasten Mutaties reserves Resultaat Ontsluiten/beschikbaar stellen

-643.566 420.165 -223.401 0 -223.401

-642.476 417.957 -224.518 0 -224.518

1.090 -2.207 -1.117 0 -1.117

N V V V

Educatie, advisering en toezicht Baten Lasten Saldo van baten en lasten Mutaties reserves Resultaat Educatie, advisering en toezicht

-346.655 264.262 -82.393 0 -82.393

-336.579 257.528 -79.051 0 -79.051

10.076 -6.734 3.343 0 3.343

N V N N

Overhead Baten Lasten Saldo van baten en lasten Mutaties reserves Resultaat Overhead

0 604.304 604.304 -6.092 598.212

0 582.154 582.154 -6.092 576.062

0 -22.150 -22.150 0 -22.150

V V V

Treasury Baten Lasten Resultaat Treasury

-10.000 0 -10.000

-17.183 0 -17.183

-7.183 0 -7.183

V V

-40.971

Resultaat

De verschillenanalyse toont geringe verschillen in de baten en lasten. Ten opzichte van de begroting sluit het jaar met een positief resultaat van € 40.971. De afwijkingen groter dan € 10.000 worden hierna toegelicht. De lasten binnen het programma Bewaren en beheren zijn lager uitgevallen dan oorspronkelijk was begroot. Voor Opleidingen e-depot zijn in 2025 geen kosten gemaakt, terwijl hiervoor wel middelen waren opgenomen in de begroting. Daarnaast zijn ook de lasten voor de Pilot e-depot in 2025 lager uitgevallen dan gepland. Binnen het programma Educatie, advisering en toezicht zijn de baten lager dan begroot. Dit hangt samen met de projecten Gouda Tijdmachine en Slavernijverleden Gouda. Voor beide projecten geldt dat de bijbehorende subsidieperiode loopt over 2025–2026. Een deel van de subsidie wordt in 2026 ontvangen, waardoor de baten in 2025 achterblijven ten opzichte van de begroting. Ook binnen de Overhead zijn de lasten lager uitgevallen dan voorzien. Dit wordt met name

Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

45 van 56

veroorzaakt door lagere automatiseringskosten dan geraamd. Deze lagere kosten hangen samen met het feit dat een gepland crowdsourcingproject als gevolg van langdurige ziekte nog geen doorgang heeft kunnen vinden. De renteopbrengsten zijn daarentegen hoger uitgevallen dan begroot. In het laatste kwartaal is gestart met de werving voor twee vacatures, waarvoor in de begroting al middelen waren gereserveerd. Eén van deze functies is in november ingevuld; de tweede vacature ia pas in 2026 vervuld. De huur van de Chocoladefabriek was te hoog geraamd op basis van het tarief in 2027, waardoor ook daarvoor een lager bedrag is gerealiseerd.

4.4.3 Onvoorzien In de programmarekening dient inzicht gegeven te worden in het gebruik van een eventueel geraamd bedrag voor onvoorzien. In de begroting 2025 van het streekarchief was geen post onvoorzien geraamd. In geval van onvoorziene kosten die de exploitatie overstijgen wordt dekking gevonden in de algemene reserve, dan wel zijn de deelnemende gemeenten aansprakelijk.

4.4.4 Structurele mutaties in de reserves De structurele mutaties in de reserves zien er als volgt uit:

Structurele mutaties in de reserves

Begroting 2025 na wijziging

Jaarrekening 2025

Structurele onttrekkingen Bestemmingsreserve Nieuwbouw depot

6.092

Totaal structurele reservemutaties

6.092

De structurele onttrekking betreft de jaarlijkse onttrekking aan de bestemmingsreserve Nieuwbouw depot. Deze structurele onttrekking wordt ingezet ter dekking van de eveneens structurele afschrijvingslasten op de investeringen voor de inrichting van het Gouwedepot.

4.4.5 Incidentele baten en lasten Het hiernavolgende overzicht toont de hiervoor genoemde incidentele baten en lasten. Dit zijn baten en lasten die zich maximaal 3 jaar achtereen voordoen. Incidentele baten en lasten

Begroting 2025 na wijziging

Jaarrekening 2025

Incidentele baten Projectbaten

-74.550

-64.811

Totaal incidentele baten

-74.550

-64.811

Incidentele lasten Projectlasten

74.550

-64.474

Totaal incidentele lasten

74.550

-64.474

-337

Totaal

Programma

Educatie

In 2024 is gestart met een tweetal tijdelijke projecten voor de gemeente Gouda als extra maatwerk. Deze brachten ook in 2025 extra, incidentele inkomsten en uitgaven met zich mee.

Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

46 van 56

4.5

Structureel begrotingssaldo

Het structurele begrotingssaldo van het SAMH ziet er als volgt uit: Presentatie van het structureel begrotingssaldo Saldo baten en lasten Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves Begrotingssaldo na bestemming Waarvan incidentele baten en lasten (saldo) Structrueel begrotingssaldo

Rekening Begroting Rekening 2024 2025 2025 -5.851 6.092 -34.879 -7.859 -6.092 -6.092 -13.710 0 -40.971 -324 0 -337 -13.386 0 -40.634

Het totale rekeningsaldo van het SAMH is € 40.971 positief. Als de incidentele baten en lasten hieruit gehaald worden, resteert een resultaat van € 40.634 positief.

4.6

Wet Normering Topinkomens

Op grond van de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sectoren (WNT) moeten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen in de jaarstukken per individuele functionaris aangeven wat het belastbare loon en de voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn zijn, als deze uitgaan boven de WNT-norm (in 2025: € 246.000). Voor elke topfunctionaris moeten deze gegevens sowieso vermeld worden. Ook als de WNT-norm niet overschreden wordt. In 2025 heeft binnen het SAMH geen overschrijding plaatsgevonden van het maximumsalaris als bedoeld in de WNT. De functionarissen die bij het SAMH onder deze wet vallen zijn de leden van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur. Met uitzondering van directeur zijn alle leden van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur onbezoldigd binnen het SAMH. Om deze reden wordt het belastbaar loon van deze leden niet benoemd. Het SAMH heeft geen beloningen aan de leden betaald. De specificatie van het belastbaar loon topfunctionarissen luidt als volgt:

Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

47 van 56

Gegevens 2025 bedragen x € 1

C.A. Bakker - Wijbrans

Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling in 2025 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) Dienstbetrekking? Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal

Directeur 1/1 - 31/12 0,89 ja

Individueel toepasselijk bezoldigingsmaximum

218.667

-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Totale bezoldiging

N.v.t. 101.059

Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling Gegevens 2024

N.v.t. N.v.t.

bedragen x € 1

87.636 13.423 101.059

C.A. Bakker - Wijbrans

Functiegegevens Aanvang en einde functievervulling in 2024 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte) Dienstbetrekking? Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal

Directeur 1/1 - 31/12 0,89 ja

Individueel toepasselijk bezoldigingsmaximum

207.111

-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Totale bezoldiging

N.v.t. 98.909

Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling

N.v.t. N.v.t.

4.7

84.979 13.930 98.909

Taakvelden

Met ingang van begrotingsjaar 2018 zijn gemeenschappelijke regelingen verplicht om een overzicht op te nemen waarin de lasten en baten van de regeling verdeeld worden naar (hoofd)taakvelden. Deze (hoofd)taakvelden zijn door het Rijk vastgesteld. Via dit overzicht kunnen overheden makkelijker met elkaar vergeleken worden. De jaarrekening 2025 ingedeeld naar taakvelden ziet er als volgt uit: TaakOmschrijving veld 0.1 Bestuur 0.4 Overhead 0.5 Treasury 0.10 Mutaties reserves 0.11 Resultaat van rekening van baten en lasten Totaal taakvelden

Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

Programmabegroting 2025 Gewijzigde begroting 2025 Lasten 1.545.679 548.704 0 0 0 2.094.382

Baten -2.076.945 0 -10.000 -7.437 0 -2.094.382

Lasten 1.567.394 604.304 0 0 0 2.171.698

Baten -2.155.606 0 -10.000 -6.092 0 -2.171.698

48 van 56

TaakOmschrijving veld 0.1 Bestuur 0.4 Overhead 0.5 Treasury 0.10 Mutaties reserves 0.11 Resultaat van rekening van baten en lasten Totaal taakvelden

Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

Verschil jaarrekening t.o.v. gewijzigde begroting Baten Lasten Baten -2.139.057 -28.187 16.549 0 -22.150 0 -17.183 0 -7.183 -6.092 0 0 0 40.971 0 -2.162.332 -9.366 9.366

Jaarrekening 2025 Lasten 1.539.207 582.154 0 0 40.971 2.162.332

49 van 56

Vaststelling jaarrekening 2025

Het Streekarchief Midden-Holland gezien het voorstel van het dagelijks bestuur d.d. 11 maart 2026.

BESLUIT: De balans en de rekening van baten en lasten welke gecontroleerd zijn door de accountant voor het jaar 2025 vast te stellen. Aldus besloten in de openbare vergadering van het algemeen bestuur d.d. 2 juli 2026.

De directeur,

Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

De voorzitter,

50 van 56

Bijlage 1 Verantwoording rechtmatigheid Verantwoordelijkheid dagelijks bestuur De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruiken oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het dagelijks bestuur toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door het algemeen bestuur vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door het algemeen bestuur op 26 november 2025 vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het algemeen bestuur bepaald en bedraagt 2%van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 42.428.

De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2025 van de Commissie BBV van september 2025. Bevinding Het dagelijks bestuur stelt vast dat de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen bedrag € 0 bedraagt. Dit is lager hoger dan de daarvoor gestelde grens van € 42.428. Van de niet rechtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties is volgens het dagelijks bestuur overigens een bedrag van € 0 acceptabel op basis van door het algemeen bestuur vastgestelde afspraken. De geconstateerde afwijkingen betreffen: -

Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

51 van 56

Tabel rechtmatigheidsverantwoording

x € 1 duizend -

In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met het algemeen bestuur aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het dagelijks bestuur ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

52 van 56

Bijlage 2 Bijdragen 2025 Verdeelsleutels 1 2 Oprganisatie Inwoners Aantal m1 Personeelsper 1-1-2024 per 1-1-2024 kosten (€) Verdeelsleutel 1

Bijdragen 2025 Overige kosten (€) 2

Kosten e-depot (€) 1 en 2

Extra Totale bijdragen (€) bijdragen (€)

Gouda Krimpen aan den IJssel Krimpenerwaard Waddinxveen Zuidplas ODMH RMH

75.726 29.635 57.790 33.845 47.818 -

4.510 446 2.723 705 1.287 -

348.846 136.519 266.220 155.913 220.282

260.397 25.751 157.220 40.705 74.308

93.872 25.002 65.243 30.295 45.390 2.000

4.213 3.053 5.238 400 750 3.000

707.328 190.326 493.922 227.313 339.981 2.750 3.000

Totaal baten en lasten

244.814

9.671

1.127.781

558.382

261.803

16.654

1.964.620

De extra bijdragen voor het jaar 2025 betreffen additionele dienstverlening in de vorm van: - Opslag van niet-overgebracht archief voor de gemeente Gouda ad € 3.513; - Opslag van niet-overgebracht archief voor de gemeente Krimpen a/d IJssel ad € 3.053; - Opslag van niet-overgebracht archief voor de gemeente Krimpenerwaard ad € 2.238; - Naamgevingscommissie voor de gemeente Waddinxveen ad € 400; - Naamgevingscommissie voor de gemeente Gouda ad € 700; - Historisch Ontmoetingspunten, uren werkgroep voor de gemeente Krimpenerwaard ad € 3.000.

Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

53 van 56

Bijlage 3 Overzicht activiteiten (zie ook bij de Programma's hierboven) Onderwijs en werkplaatsen over archiefonderzoek Stamboomcafé in de Chocoladefabriek (11 x) Stamboomcafé bij de Bibliotheek aan den IJssel (ongeveer tweemaandelijks) Stamboomonderzoek voor beginners bij de Volksuniversiteit Gouda (drie lessen) Cursus Oud schrift voor gevorderden (8 lessen verspreid over 2025 en 2026) Transcriptiecafé (tweewekelijks) Gouda Tijdmachinecafé (4x) Vaste bezoekersbijeenkomst (tweemaal per jaar) Sprekers voorjaar: Peter Beukema over zijn huidige onderzoek: 'Verhalen na de bevrijding' en Arie Brugmans over zijn onderzoek en boek 'Pijn en verzet in stilte, Moerkapelle in de oorlog' Sprekers najaar: Kees Verlooij en Cor van Dijk over hun onderzoeken naar respectievelijk het huis Souburgh in Waddinxveen en het huis te Rosendaal te Haastrecht Schoonhovologie, archiefintroductie Goudologie, archiefintroductie (2 x) Goudologie Groen: introductie archiefonderzoek doen

Onderwijs over (lokale) geschiedenisonderwerpen voor de jeugd en jongvolwassenen Basisonderwijs • • •

Goudazoekers (7 klassen) Haastrechtspeurders (2 klassen) Open Monumenten Klassendag (1 klassen)

Voortgezet en Hoger onderwijs • •

Driestar PABO voor literatuuronderzoek Gouda en het water (3 klassen) Introductiebezoek voor geschiedenisproject van klas 4VWO van De Goudse Waarden.

Onderwijs over (lokale) geschiedenis voor volwassenen •

•

Collegereeks over Jacoba van Beieren in samenwerking met de Bibliotheek Gouda (4 x) Met colleges door prof. dr. Dick de Boer, dr. Margreet Brandsma (Universiteit Gent), dr. Sanne Frequin (Universiteit Utrecht), dr. Olga van Marion (Universiteit Leiden). Librijecafé (4x) o Thema: tijd, spreker: Jeroen Salman o Thema: plekken van de Librije en de verbouwing van de Van Beverninghkapel, sprekers: Jaap van Rijn, Coretta Bakker en Bianca van den Berg: o Thema: architectuur, spreker: Koen Ottenheym o Thema: winter, spreker: Gé Vaartjes Open Joodse Huizen - Huizen van Verzet Gouda: gehele organisatie van het programma, inzet van diverse archiefmedewerkers als sprekers

Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

54 van 56

• • •

•

Open Joodse Huizen - Huizen van Verzet Schoonhoven: ondersteuning organisatie, spreker Sporen van slavernij in Gouda, faciliteren bijeenkomsten en wandelingen. Bijeenkomst met het thema ‘Ziekte en gezondheid’ met het bekijken van originele bronnen en boeken ter gelegenheid van een personeelsexcursie van werknemers van het Groene Hart Ziekenhuis, met medewerking van Peter Kuppen Gouda in 3D voor Probus Gouda

Tentoonstellingen in de Chocoladefabriek • • • •

Boeken van archiefonderzoekers 80 jaar bevrijding Goudse Architecten, naar aanleiding van het boek van Bianca van den Berg en Marije Strating Jacoba was hier!

Evenementen • • •

Open middag in de Chocoladefabriek, met presentatie van de beeldbank en Gouda in 3D-experience Lentegroen festival, met display en uitleg van botanische boeken Drukkersmarkt, met presentatie bijzondere drukken uit de librije.

Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

55 van 56

Overige gegevens

Jaarstukken 2025, Streekarchief Midden-Holland

56 van 56

CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan: de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland A. Verklaring over de in de Jaarstukken opgenomen jaarrekening 2025 Verklaring over de jaarrekening 2025 Ons oordeel Wij hebben de jaarstukken 2025 van Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland te Gouda gecontroleerd. Naar ons oordeel geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van zowel de grootte en de samenstelling van de baten en lasten over 2025 alsmede van het vermogen van Gemeenschappelijke regeling Streekarchief MiddenHolland op 31 december 2025 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en bepalingen van en krachtens de WNT. De jaarrekening bestaat uit: 1. het overzicht van baten en lasten over 2025; 2. de balans per 31 december 2025; 3. de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen, waaronder de rechtmatigheidsverantwoording van het bestuur over de financiële rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties over 2025; en 4. de bijlage met het overzicht van de gerealiseerde baten en lasten per taakveld.

De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2025 en het Normen en toetsingskader van de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening'. Wij zijn onafhankelijk van de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief MiddenHolland zoals vereist in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Informatie ter ondersteuning van ons oordeel Wij hebben onze controlewerkzaamheden bepaald in het kader van de controle van de jaarrekening als geheel alsmede de balansmutaties en bij het vormen van ons oordeel hierover.

Onderstaande informatie ter ondersteuning van ons oordeel en onze bevindingen moeten in dat kader worden bezien en niet als afzonderlijke oordelen of conclusies. Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op EUR 42.425. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten van 2% de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado50.

← Vorig deel Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/16834973/2