20 JS Streekarchief Midden-Holland

207 157 50

De confrontatie van de kasgeldlimiet aan de netto vlottende schuld heeft periodiek plaatsgevonden. Renterisicobeheer Bij het aantrekken van langlopende financiering stelt de wet Fido een norm waaraan het renterisico van de langlopende opgenomen leningen als geheel moet voldoen. Deze norm wordt aangeduid als de renterisiconorm en bedraagt 20% van het begrotingstotaal. De aflossingen en renteherzieningen van de bestaande leningenportefeuille mogen jaarlijks deze norm niet overschrijden. De renterisiconorm bedraagt 20% van het (primitieve) begrotingstotaal van € 1.286.466 ofwel € 257.293. De toetsing van het renterisico aan de norm laat zien dat het Streekarchief binnen de norm blijft. De berekening van deze toetsing is als volgt:

VOOR WAARMERKINGS8DOELEINDEN: ZIRKZEE AUl3ITB.V

31 HM |2' Paraaf.............

Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland

l... 24 van 49

Rente risico's Renteherzieningen 2020 Aflossingen 2020 Renterisico 2020

21 21

Berekening renterisiconorm Begrotingstotaal 2020 Percentage conform regeling Renterisiconorm 2020

1.286 20% 257

Toetsing renterisico aan norm Renterisico Renterisiconorm Onderschrijding

21 257 236

Bedragen x € 1.000,-

Schatkistbankieren In december 2013 is de Wet Schatkistbankieren ingevoerd. Op grond van deze wet is een drempel vastgesteld met het bedrag dat decentrale overheden buiten de schatkist mogen aanhouden. De drempel is vastgesteld op 0,75% van het jaarlijkse begrotingstotaal, met een minimum van € 250.000 en een maximum van € 2.500.000. Berekening drempel schatkistbankieren Primitieve begroting 2020: 1.286.466 Percentage: 0,75% Toegestane drempel: 9.648 De toegestane drempel is lager dan het minimumbedrag, zodat voor het SAMH het minimumbedrag van € 250.000 van toepassing is. Het gemiddelde saldo per kwartaal dat in 2020 buiten de schatkist is gehouden bedroeg: 1e kwartaal 2e kwartaal 3e kwartaal 4e kwartaal

156.744 164.288 148.808 153.247

EMU-saldo De begroting en jaarrekening van het SAMH is opgesteld conform ene (gemodificeerd) stelsel van baten en lasten. Het EMU-saldo gaat niet uit van baten en lasten, maar gaat uit van ontvangsten en uitgaven van de overheidsorganisatie, berekend op transactiebasis en overeenkomst de voorschriften van het Europese systeem van nationale en regionale rekeningen in de Europese Unie.

VQQR WAARMERK,NGSDOELE'NDEN:

ZIRKZEE AUDIT B.V 3 I

Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland

MMUijê

Paraaf......... I ------------- ___________1

25 van 49

1 2 3 4

5

6

7 8 9

10

11

(bedragen x € 1.000) Omschrijving Exploitatiesaldo vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves (zie BBV, artikel 17c) (een nadelig saldo wordt negatief weergegeven) Afschrijvingen ten laste van de exploitatie Bruto dotaties aan de post voorzieningen ten laste van de exploitatie minus de vrijval van de voorzieningen ten bate van de exploitatie Investeringen in (im)materiële vaste activa die op de balans worden geactiveerd Baten uit bijdragen van andere overheden, de Europese Unie en overigen, die niet op de exploitatie zijn verantwoord en niet al in mindering zijn gebracht bij post 4 Desimesteringen in (im)materiële vaste activa:Baten uit desinvesteringen in (im)materiële vaste activa (tegen verkoopprijs), voor zover niet op exploitatie verantwoord Aankoop van grond en de uitgaven aan bouw-, woonrijp maken e.d. (alleen transacties met derden die niet op de exploitatie staan) Baten bouwgrondexploitatie:Baten voorzover transacties niet op exploitatie verantwoord Lasten op balanspost Voorzieningen voorzover deze transacties met derden betreffen Lasten ivm transacties met derden, die niet via de onder post 1 genoemde exploitatie lopen, maar rechtstreeks ten laste van de reserves (inclusief fondsen en dergelijke) worden gebracht en die nog niet vallen onder één van bovenstaande posten Boekwinst bij verkoop effecten Berekend EMU-saldo

Rekening 2019

Raming 2020

Rekening 2020

-28

13

77

+

29

34

31

+

8

8

8

-

-

91

54

+

-

-

-

+

-

-

-

-

-

-

-

+

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-36

62

+

-

9

Als gevolg van Europese regelgeving mogen EU-lidstaten een begrotingstekort (EMU-saldo) hebben van maximaal 3% van het bruto binnenlands product (BBP). Aan dit maximale tekort van 3% hebben, naast de Rijksoverheid, ook de decentrale overheden een aandeel. Zoals eerder aangegeven werkt de EMU-systematiek op een andere manier dan het (gemodificeerde) baten- en lastenstelsel dat de gemeentelijke organisaties hanteren. Investeringen tellen bijvoorbeeld niet mee in het stelsel van baten en lasten, daarbij wordt uitgegaan van de afschrijvingslasten van de investeringen. Investeringen in een jaar tellen echter wel volledig mee in het EMU-saldo. Bij een sluitende begroting kan een gemeente daardoor toch een negatief EMU-saldo hebben. Het EMU-saldo van het SAMH voor het jaar 2020 komt uit op € 62.000. Het betekent dat in EMU-termen de inkomsten € 62.000 groter zijn dan de uitgaven. Financiering De leningportefeuille bestaat uit één lening, welke in 1998 is afgesloten bij de BNG. Oorspronkelijk bedroeg deze € 340.335 tegen een rente van 5,65 % en een looptijd van 25 jaar. De restantschuld bedraagt per 31 december 2020 € 69.263. De rentelasten bedroegen in 2020 € 4.393. VOOR WAARMERKING60OELEINDEN: zinrvzce nu UI 1 D. V Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland

26 van 49

31 mm I021 \

Financiële kengetallen Het opnemen van financiële kengetallen in de begroting past in het streven naar meer transparantie. Ook geven de kengetallen meer inzicht in de ontwikkeling van de financiële positie en de baten en lasten van SAMH. Kengetallen moeten daarbij in samenhang en in onderlinge verhouding beoordeeld worden. Verloop van de kengetallen

Kengetallen:

Verslag 2019

Begroting 2020

Verslag 202tt

5,2% 1,5% 37,5% 6,2% n.v.t. n.v.t.

-2.9% -5.2% 59,8% 3,9% n.v.t. n.v.t.

-0,1% -2,3% 50,8% 5,4% n.v.t. n.v.t.

netto schuldquote netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen solvabiliteitsratio structurele exploitatieruimte grondexploitatie belastinqcapaciteit

Het kengetal netto schuldquote geeft het niveau weer van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Het kengetal solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin het Streekarchief in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Het eigen vermogen wordt uitgedrukt in een percentage van het balanstotaal. Door verbetering van de resultaten laat deze ratio een hogere waarde zien. De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves gedeeld door de totale baten (exclusief mutaties reserves) en uitgedrukt in een percentage. Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten. 3.2.3

Bedrijfsvoering

Bestuur De fundamenten van het Streekarchief werden in 2020 versterkt. De drie pijlers daarvoor waren de Producten- en Dienstencatalogus (PDC), de financiële bedrijfsvoering en de beleidsvisie. De PDC vormt sinds januari een van de basisdocumenten voor de taakuitvoering van het Streekarchief. In 2019 is de bestuurlijke discussie gevoerd over het basispakket, op 23 januari 2020 werd de PDC op dit punt definitief vastgesteld. Nieuwe (digitale) producten en diensten, voortvloeiend uit nieuw beleid, worden in de toekomst toegevoegd na hierover overeenstemming te hebben bereikt met de gemeenten en na vaststelling door het bestuur. Een tweede element dat naar tevredenheid door alle belanghebbenden is afgerond waren de doorgevoerde veranderingen in de financiële bedrijfsvoering. Kern daarin is de onderbrenging van de financiële bedrijfsvoering bij het ODMH per 1 januari. Hier is ook P&O ondergebracht. Een duurzame oplossing werd een feit (zie verder onder Financiën). In de najaarsvergadering lichtte de directeur de beleidsvisie Naar een 3-dimensionaal archief 2Q21] 2026 toe aan het bestuur. De verwachte impact van de Wet Open Overheid (WOO) en de gemoderniseerde Archiefwet zijn daarin verwerkt.

Besloten werd om de visie te omarmen als een kader stellend document waarbij de komende jaren de effecten van de WOO en de Archiefwet op de taakuitvoering breder naar de gemeenten zal worden gecommuniceerd. Voor overleg met de ambtelijk vertegenwoordigers van de gemeenten bestaat het Strategisch Informatie Overleg (SIO) dat per gemeente is ingericht, het Managersoverleg dat de

Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland

VOOR WAARMERKTNG6DOELEINDEN: ZIRKZÊÊ AUDITB.V ; 7 van 49

mm f Paraaf:

L...

bestuursvergadering voorbereid met de directeur en een regionaal inhoudelijk overleg dat voorgezeten wordt door de toezichthouder. Voor dit laatste overleg en het SIO wordt verwezen naar het hoofdstuk Educatie, advisering en toezicht. Het Managersoverleg kwam in juni bijeen ter voorbereiding van de vergadering van het Algemeen Bestuur waarbij werd afgesproken dit overleg terug te brengen tot één bijeenkomst per jaar. Dit in samenhang met de tevredenheid over de ondersteuning van de financiële bedrijfsvoering door ODMH. Er was ook unanieme tevredenheid voor de gemaakte kwaliteitsslag rond de managementrapportage. Klantenraad De leden adviseerden bij de discussie over het basispakket (PDC), de ontwikkeling van de website en de beleidsvisie. Het blijft niet bij adviseren alleen: de leden werden actief betrokken bij het testen van onderdelen van de website. De klantenraad werd in 2020 uitgebreid met Elsa Moerkerken - Dekker, vertegenwoordiger van de Historische Vereniging Crempene uit Krimpen aan de Lek. Vriendenstich ting De Stichting kwam wegens de pandemie niet bij elkaar. Wél werden restauraties voor de Librije bekostigd en gerealiseerd en een aantal documenten aangekocht (zie onder Bewaren en beheren). De voorzitter, Adri den Boer, trad af na een jarenlange betrokkenheid bij het archiefwerk en het werk van de Stichting. Hij wordt opgevolgd door Jan Willem Klein.

HRM De personele administratie, salarisadministratie en advisering over personeel en organisatie werd en wordt tot blijvende tevredenheid gedaan door de afdeling personeelszaken van ODMH. Hiervoor is een dienstverleningsovereenkomst afgesloten. Er werd overgestapt naar de nieuwe arbodienstverlener Zorg van de Zaak, die ook voor ODMH werkzaam is en op die manier werd de afstemming rond HRM verder verbeterd. Wnra De juridische afdeling van ODMH ondersteunde het Streekarchief bij de voorbereiding van de wijziging van de Regeling Streekarchief Midden - Holland. De aanpassing is nodig door de invoering op 1 januari 2020 van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra). Financiële bedrijfsvoering Met ingang van 1 januari werd de ODMH de nieuwe dienstverlener en adviseur financiële bedrijfsvoering voor het Streekarchief. Daarmee is de financiële governance versterkt en geborgd. De transitie verliep succesvol en de gemeenten gaven unaniem aan tevreden te zijn met de effecten. Huisvesting Gouwedepot Voor het Gouwedepot heeft het Streekarchief een huurcontract met de gemeente. Daarnaast voert het Streekarchief het beheer uit over het gebouw ten behoeve van de twee andere bewoners, het archeologisch depot van de gemeente Gouda en het Gemeentearchief Alphen aan den Rijn. Hiervoor worden jaarlijks de kosten doorberekend.

In 2020 bleek sprake van sterke algengroei aan de zijgevel van het depotgebouw. De gevelplaten

bleken deels aan de bovenzijde niet afdoe

er langs de gevel werd 7IRK7FF Al IDIT R V_____

Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland

y

3 1 MM XI___

_ 28 van 49

geleid. De bestaande afdekking werd deels vervangen door een nieuwe daklijst. De luifel boven de garagedeur werd door de vrachtwagen van een leverancier beschadigd. Deze schade werd uiteraard hersteld. Chocoladefabriek Het Streekarchief heeft een huurcontract met de bibliotheek (sinds 2015) en een serviceovereenkomst (vernieuwd in 2017), waarbij jaarlijks bevoorschotting en afrekening plaatsvinden. Onder financiën is aangegeven dat het Streekarchief een vermindering op de huurkosten heeft in 2020 wegens de coronamaatregelen waardoor de Chocoladefabriek tot drie keer toe een periode moest sluiten. Het Streekarchief neemt deel aan het bouwoverleg over de ontwikkeling van de tweede verdieping. Keiharde data voor de start van de verbouwing werden in 2020 nog niet verkregen, de planning voor de start van de verbouwing staat nu voor februari 2021. Op de achtergrond is verder gewerkt aan verschillende vormen van samenwerking voor inhoudelijke programmering tussen Bibliotheek, Streekarchief en Libertum en andere partners. We voorzien daarom een mooie mozaïek aan kansen ontstaan naar 2022 toe wanneer de verbouwing een feit zal zijn. Informatievoorziening en automatisering In de tweede helft van het jaar werden de PC's en de thinclients met bijbehorende beeldschermen van zowel het Gouwedepot als van onze werkplekken op de Chocoladefabriek vervangen.

VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN ZIRKZEE AUDITB.V

Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Hotlancl

29 van 49

4

Jaarrekening

Hierna wordt via de balans met toelichting en het overzicht van baten en lasten met toelichting de financiële verantwoording afgelegd over het in het jaar 2020 gerealiseerde beleid.

4.1

Balans

Totaal activa

Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland

|

569.260

591.375

-w^no-vA/AARMËRKlNGSDQELElbtDEhl: ZIRKZEE AUDIT B.V. 30 van 49

3 1 MWl|021 Paraaf: ..... .............

Ultimo 2019

Ultimo PASSIVA

2020

Vaste passiva

0 212.323 76.904

Voorzieningen - Onderhoudsegalisatieworzieningen

75.110

Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer - Onderhandse lening van: Binnenlandse banken en overige financiële instellingen

221.882

289.227

Eigen vermogen - Egalisatiereserve - Bestemmingsresen^s - Gerealiseerd resultaat

28.406 221.882 -28.406 66.685

75.110 66.685

69.263

47.432 47.432

69.263 411.769

Totaal vaste passiva

357.830

Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Overige schulden

Overlopende passiva - Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen, met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume

18.921

51.985 18.921

51.985

214.624

105.507

214.624

105.507

Totaal vlottende passiva

157.491

233.545

Totaal passiva

569.260

591.375

4.2

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling

De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft. 4.2.1

Informatie over de rechtspersoon

Vestigingsadres en inschrijfnummer handelsregister Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Midden-Holland is feitelijk en statutair gevestigd op Klein Amerika 20, 2806 CA te Gouda en is ingeschreven bij het handelsregister onder nummer 58613064. 4.2.2

Algemene toelichting

De belangrijkste activiteiten van de rechtspersoon De activiteiten van Streekarchief Midden-Holland bestaan voornamelijk uit: het uitvoeren van gemeenschappelijke taken in het kader van de Archiefwet. 4.2.3

Algemene grondslagen voor verslaggeving

De standaarden op basis waarvan de jaarrekening is opgesteld De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bepalingen van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Activa en verplichtingen worden in het algemeen gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs of de actuele waarde. Indien geen specifieke waarderingsgrondslag is vermeld vindt waardering plaats tegen de verkrijgingsprijs. In de balans en het overzicht van baten en lasten zijn referenties opgenomen. Met deze referenties wordt verwezen naar de toelichting. 4.2.4

Grondslagen

Materiële vaste activa Materiële vaste activa worden, tenzij anders aangegeven, gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs inclusief direct toerekenbare kosten, onder aftrek van lineaire afschrijvingen gedurende de verwachte toekomstige gebruiksduur en bijzondere waardeverminderingen. De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen in jaren (op grond van de Financiële verordening SAMH 2005 ex artikel 212 gemeentewet): - 40 jaar: nieuwbouw bedrijfsgebouwen; - 30 jaar: renovatie, restauratie en aankoop bedrijfsgebouwen; - 20 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen; -10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen, telefooninstallaties, kantoormeubilair, aanleg tijdelijke terreinwerken, nieuwbouw tijdelijke bedrijfsgebouwen en groot onderhoud bedrijfsgebouwen; - 5 jaar: automatiseringsapparatuur; Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven. Financiële vaste activa De onder financiële vaste activa opgenomen overige vorderingen omvatten verstrekte leningen en overige vorderingen, alsmede gekochte leningen die tot het einde van de looptijd zullen worden aangehouden. Deze vorderingen worden initieel gewaardeerd tegen reële waarde. Vervolgens worden deze leningen gewaardeerd tegen de geamortiseerde kostprijs. Ook transactiekosten worden verwerkt in de eerste waardering en als onderdeel van de effectieve rente ten laste van het resultaat gebracht.

Bijzondere waardeverminderingen worden ten laste van de overzicht van baten en lasten gebracht.

Vorderingen Vorderingen worden bij eerste verwerking gewaardeerd tegen de reële waarde van de tegenprestatie. Voorzieningen wegens oninbaarheid worden in mindering gebracht op de boekwaarde van de vordering. Bestemmingsreserves De bestemmingsreserve is een reserve waaraan het Algemeen Bestuur een bepaalde bestemming heeft gegeven. De bestemmingsreserves zijn gewaardeerd op nominale waarde. Voorzieningen De voorzieningen worden gewaardeerd tegen de beste schatting van de bedragen die noodzakelijk zijn om de verplichtingen per balansdatum af te wikkelen. De overige voorzieningen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde van de uitgaven die naar verwachting noodzakelijk zijn om de verplichtingen af te wikkelen, tenzij anders vermeld. Voorziening voor groot onderhoud Voor uitgaven voor groot onderhoud en vervanging van de inrichting van het Gouwedepot wordt een voorziening gevormd om deze lasten gelijkmatig te verdelen over een aantal boekjaren. De toevoegingen aan de voorziening wordt bepaald op basis van het geschatte bedrag van het groot onderhoud en de periode die telkens tussen de werkzaamheden voor groot onderhoud verloopt. Vaste schulden Vaste schulden worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde. Transactiekosten die direct zijn toe te rekenen aan de verwerving van de langlopende schulden worden in de waardering bij eerste verwerking opgenomen.

Vlottende passiva Vlottende passiva worden bij de eerste verwerking gewaardeerd tegen reële waarde. Grondslagen voor de bepaling van het saldo van baten en lasten Het saldo van baten en lasten wordt bepaald als het verschil tussen de opbrengstwaarde van de geleverde prestaties en de kosten en andere lasten over het jaar. De opbrengsten op transacties worden verantwoord in het jaar waarin zij zijn gerealiseerd. In het overzicht van baten en lasten zijn naast de cijfers over voorgaand boekjaar ook de cijfers van de door het Algemeen Bestuur vastgestelde begroting(en) opgenomen. Subsidiebaten Onder subsidie wordt verstaan de aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen en/of diensten.

VOOR WAARMERKING6DOELEINDEN; ZIRKZSÉ AUDIT0.V

Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland

33 van 49

4.3

Toelichting op de balans

ACTIVA 4.3.1

Materiële vaste activa

De materiële vaste activa bestaan uit overige investeringen met een economisch nut. Deze investeringen kunnen als volgt worden onderverdeeld: Boekwaarde 31-12-2020

Boekwaarde 31-12-2019

332.289

309.346

332.289

309.346

Machines, apparaten en installaties

Het onderstaande overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de overige investeringen met economisch nut weer: Investeringen

Boekwaarde 31-12-2019

Machines, apparaten en installaties

309.346

Totaal

309.346

Afwaar­ dering

Bijdrage van derden

Afschrij­ vingen

Desinves­ teringen

Investe­ ringen

30.700

0

0

30.700

0

Boekwaarde 31-12-2020

53.644

332.289

53.644

332.289

Een deel van de kapitaallasten op de materiële vaste activa wordt gedekt uit een bestemmingsreserve. Dit betreft de inrichting van het Gouwe Depot. Voor het verloop van deze reserves wordt verwezen naar hoofdstuk 4.3.4 Vaste Passiva. De totale investeringen in heel 2020 worden in het hierna volgende overzicht getoond. Investe ringsomschrijving

Beschikbaar gesteld krediet

Werkelijk besteed in 2020

Inventaris Kantoorinventaris

76.000 15.000

41.101 12.543

Totaal

91.000

53.644

De investeringen in 2020 betreffen kantoorapparatuur zoals laptops en monitoren. Daarnaast is in 2020 geïnvesteerd in een nieuwe beheeromgeving genealogie en kranten en vervanging van de website. Voor het kunnen beheren, raadplegen en delen van (digitale) bestanden op de website, is de website van het Streekarchief omgevormd tot een nieuwe raadpleegomgeving. De bestaande infrastructuur aan de achterkant (ScopeArchiv), waarin de archiefcollecties, bibliotheek en beeldcollectie worden beheerd, is aangesloten op de voorkant, zodat deze op regelmatige basis kan worden bijgewerkt. Daarnaast is voor de nadere toegangen en periodieken ook een nieuwe beheersomgeving worden ingericht. In de nieuwe raadpleegomgeving kunnen ook alle digitale bestanden en gedigitaliseerde archiefstukken ontsloten worden, die toegankelijk worden gemaakt in de periode 2020-2023. Bij het kiezen van de nieuwe leverancier is zo veel mogelijk rekening gehouden met de noodzakelijke vervanging en conversie van het archiefbeheersysteem in 2024, zodat deze dan zo effectief en kostenbesparend uitgevoerd kan worden. De oplevering van de nieuwe VOOR WAARMERKING6D0ÉLËIN0ÉN: Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland

ZIRKZEË AUDIT B V

3 1 MMRÏ Paraaf: .........

34 van 49

raadpleegomgeving stond gepland voor eind 2020, maar is door de coronapandemie vertraagd. Definitieve oplevering (en de werkelijke besteding en eindafrekening van alle kosten) zal daarom pas plaatsvinden in het voorjaar van 2021. 4.3.2 Financiële vaste activa Het verloop van deze post is als volgt: Investeringen

Boekwaarde 31-12-2019

Lening u/g

50.000

Totaal

50.000

Vermeerderingen

Aflossingen Boekwaarde 31-12-2020

0

20.000

30.000

20.000

30.000

Als zekerheid voor de vordering van € 30.000 heeft het Streekarchief recht van hypotheek op een perceel grond gelegen te Schoonhoven, kadastraal bekend onder B2272. Het rentepercentage over deze lening bedraagt 2% per jaar. In januari 2021 is de lening volledig afgelost. 4.3.3 Vlottende activa Onder deze paragraaf lichten we de volgende zaken toe: • uitzettingen korter dan één jaar; • liquide middelen; • overlopende activa. Uitzettingen korter dan één jaar De in de balans opgenomen uitzettingen met een looptijd van één jaar of minder kunnen als volgt gespecificeerd worden: Soort vordering

Saldo 31-12-2020

Voorziening voor oninbaarheid

Saldo 31-12-2019

Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in ‘s Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar 0\erige wrderingen

34.032

0

62.033

588 22.369

0 0

30.472 30.792

Totaal

56.990

0

123.297

De uitstaande vorderingen betreffen voor het merendeel vorderingen op openbare lichamen, waartoe ook de deelnemende gemeenten en provincie behoren. Het restant betreft vorderingen op marktpartijen. Het SAMH heeft geen voorziening voor oninbaarheid. In december 2013 is de Wet Schatkistbankieren ingevoerd. Op grond van deze wet is een drempel vastgesteld met het bedrag dat decentrale overheden buiten de schatkist mogen aanhouden. De drempel is vastgesteld op 0,75% van het jaarlijkse begrotingstotaal, met een minimum van € 250.000 en een maximum van € 2.500.000. De toegestane drempel is lager dan het minimumbedrag, zodat voor het SAMH het minimumbedrag van € 250.000 van toepassing is. Het gemiddelde saldo per kwartaal dat in 2020 buiten de schatkist is gehouden bedroeg:

A/OOR WAARMPRKttvrjRnoPiciwncwJaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland

ZIRKZEE AUDIT B.V. 31

MAAR Al

Paraaf: .......... O ...

3

van 49

1e kwartaal 2e kwartaal 3e kwartaal 4e kwartaal

156.744 164.288 148.808 153.247

Het SAMH heeft voldaan aan de norm. Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen bestaat uit de volgende componenten: Boekwaarde 31-12-2020

Boekwaarde 31-12-2019

311 136.109

295 86.007

136.420

86.302

Kassaldi Banksaldi

De rekening-courantverhouding met het Rijk voor het schatkistbankieren is opgenomen onder de uitzettingen korter dan één jaar. Overlopende activa De post overlopende activa kan als volgt onderscheiden worden: Boekwaarde 31-12-2020 Nog te ontvangen bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Vooruitbetaalde bedragen die ten gunste van volgende begrotingsjaren komen

Boekwaarde 31-12-2019

733

5.189

12.829

17.241

13.562

22.430

PASSIVA 4.3.4 Vaste passiva Eigen Vermogen Het in de balans opgenomen Eigen Vermogen bestaat uit de volgende posten: Boekwaarde

Boekwaarde

31-12-2020

31-12-2019

0 212.323 76.904

28.406 221.882 -28.406

289.227

221.882

Egalisatieresene Bestemmingsresen.es Gerealiseerd resultaat

Het totale resultaat van het SAMH over het jaar 2020 bedraagt € 76.904 positief. In onderstaand overzicht wordt een uiteenzetting gedaan van de stand en de mutaties van de reserves. Hierin is nog geen rekening gehouden met de bestemming van het resultaat 2020.

Onuchrijvtng

Egalisatiereserve

Saldo aan hot Bestemming begin 2020 resultaat vong faar

Saldo begin

Toevoegingen

Vrijval

Onttrekkingen Vermindering

2020 na

ter dekking

resultaatboaemming

van afsctirliving

28 <06

•28.406

0

Totaal Algemene Reserve

28.406

•28.406

0

Saldo ultimo 2020

0 0

0

ë

ë

0

BR Nieuwboim depot

221 882

9.559

212.323

Totaal Beslemmingsrtserves

221.882

0

221.882

ë

0

ë

9359

212.323

Totaal Reserves

250 288

28406

221 882

O

0

Ü

9 559

212 323

221.882

Resultaat Resultaat Totaal Rrtuuat

Totaal Eigen Vermogen

De onttrekking aan de bestemmingsreserve Nieuwbouw depot vindt plaats ter dekking van de afschrijvingslasten van de inrichting van het depot. Dit is een structurele onttrekking. Egalisatiereserve De egalisatiereserve is bedoeld voor het opvangen van schommelingen in het bedrijfsresultaat zodat deelnemende gemeenten niet ieder jaar worden geconfronteerd met een naverrekening, omdat de in de jaarrekening vastgestelde bijdrage afwijkt van de raming. Het saldo van de baten en lasten kan ten bate of ten laste van de egalisatiereserve gebracht worden zolang het in de gemeenschappelijke regeling Streekarchief gestelde maximum van 10% van het begrotingstotaal (totaal bijdragen) niet is bereikt en/of zolang het fonds over voldoende middelen beschikt Bestemmingsreserve Nieuwbouw depot Deze reserve dient ter dekking van de afschrijvingslasten van de investeringen (o.a. aanschaf van stellingen en inventaris) voor het nieuwe depot en de overige verhuiskosten.

Voorzieningen Voorzieningen zijn in de volgende categorieën in te delen: 1 onderhoudsvoorzieningen; 2 bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten; 3 verplichtingen of verliezen waarvan de omvang onzeker is, doch waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten; 4 van derden verkregen middelen welke specifiek besteed moeten worden. Boekwaarde 31-12-2020

Boekwaarde 31-12-2019

75.110

66.685

75.110

66.685

Onderhoudsegalisatievoorzieningen

De voorziening gebruikersonderhoud wordt gevormd als egalisatievoorziening voor toekomstig periodiek onderhoud, reparatie en vervanging van het gebruikersdeel van de inrichting van het Gouwedepot. Deze voorziening behoort tot categorie 1. De jaarlijkse dotatie is gebaseerd op de meerjaren onderhoudsplannen huurdersdeel welke in 2013 zijn opgesteld. Deze meerjaren onderhoudsplannen voor de locatie Gouwedepot is opgesteld voor de periode 2014 tot en met 2053. Op grond van deze onderhoudsbegroting bedraagt de jaarlijks noodzakelijke dotatie voor het Gouwedepot € 8.425. Van de gevormde voorziening geldt als buffer € 20.000 (in 2014 als minimum ingesteld). In het hierna volgende overzicht wordt een uiteenzetting gedaan van de stand en de mutaties van de voorziening.

Voorzieningen

Saldo 31-12-2019

Voorziening gebruikersonderhoud

66.685

Totaal voorzieningen

66.685

Onttrekkingen

Vrijval

Toevoegingen

Vermindering ter dekking van afschrijving

8.425

0

75.110

8.425

0

75.110

0 0

Saldo 31-12-2020

Vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar De onderverdeling van de in de balans opgenomen langlopende schulden is als volgt: Boekwaarde 31-12-2020

Boekwaarde 31-12-2019

47.432

69.263

47.432

69.263

Onderhandse lening \ran: Binnenlandse banken en overige financiële instellingen

In onderstaand overzicht wordt het verloop weergegeven van de vaste schulden over het jaar 2020.

Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland

unno lATAARMPRKlMClSnOELEJhlDEML ZIRKZEE AU DITB.V. ft

3 1 MAARf

38 van 49

Soort vordering

Saldo 31-12-2019

Vermeer­ deringen

Aflossingen

Saldo 31-12-2020

Onderhandse lening

69.263

-

21.831

47.432

Totaal

69.263

-

21.831

47.432

Het werkelijke saldo van de lening bedraagt ultimo 2020 € 69.263. De hierboven getoonde aflossing betreft de aflossing in 2021, die in de jaarrekening verwerkt wordt in de overlopende passiva. De totale rentelast voor het jaar 2020 met betrekking tot de vaste schulden bedraagt € 4.393. 4.3.5 Vlottende passiva Op basis van het BBV dienen niet-bestede middelen van uitkeringen van Europese en Nederlandse overheidslichamen met een specifiek bestedingsdoel als Vooruitontvangen middelen’ op de balans verantwoord te worden onder de overlopende passiva. Verder zijn onder de vlottende passiva ook kortlopende schulden opgenomen. Boekwaarde

Boekwaarde

31-12-2020

31-12-2019

51.985 105.507

18.921 214.624

157.491

233.545

Boekwaarde

Boekwaarde

31-12-2020

31-12-2019

51.985

18.921

51.985

18.921

Overige schulden < 1 jaar Overlopende passiva

Kortlopende schulden < 1 jaar De samenstelling van de kortlopende schulden is als volgt:

Crediteuren

Overlopende passiva De post overlopende passiva kan als volgt onderscheiden worden: Boekwaarde

Boekwaarde

31-12-2020

31-12-2019

105.507

214.624

105.507

214.624

Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen, met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume

De verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen (met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume) zijn de volgende schulden:

Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland

VOQR-WAARMERKINGSDOELGINDEf'r 2IRKZE6 AUDIT B.V

3 I MM F Paraaf........... (

39 van 49

Af te dragen premies en sociale \erzekeringen Kortlopend deel lening BNG Rekening-courant BNG Overige nog te betalen bedragen

Boekwaarde

Boekwaarde

31-12-2020

31-12-2019

65.005 21.831 0 18.670

51.897 20.664 114.064 27.999

105.507

214.624

Het nog te betalen bedrag betreft kosten van 2020, die pas in 2021 gefactureerd zijn en betaald worden. 4.3.6

Niet uit de balans blijkende verplichtingen

Het SAMH is voor een aantal toekomstige jaren verbonden aan verschillende, niet uit de balans blijkende, financiële verplichtingen. Hieronder volgt een opsomming van de belangrijkste van deze verplichtingen: Huurverplichtingen Met de gemeente Gouda is een huurovereenkomst afgesloten voor de huur van de bedrijfsruimte (depot) gelegen aan de Kleine Esch 970 te Moordrecht, gemeente Zuidplas. De overeenkomst is ingegaan per 10 juni 2014 met een looptijd van 25 jaar. De basishuur exclusief servicekosten en exclusief BTW bedraagt op jaarbasis € 174.305. De huurprijs wordt jaarlijks per 1 januari geïndexeerd op basis van de wijziging van het consumenten­ prijsindexcijfer reeks alle huishoudens (2000=100). Met de Stichting Openbare Bibliotheek Gouda is een (onder)huurovereenkomst afgesloten voor de huur van kantoorruimte in het gebouw De Chocoladefabriek, Klein Amerika 20 te Gouda. Het gehuurde deel van de bedrijfsruimte is gelegen op de begane grond en de eerste verdieping en is groot ca. 488 m2 BVO. De overeenkomst is aangegaan voor de duur van 9 jaar en 11 maanden en eindigt per 1 april 2024. De aanvangshuurprijs bedraagt op jaarbasis exclusief BTW en exclusief servicekosten € 38.804. De huurprijs wordt jaarlijks per 1 januari geïndexeerd op basis van de wijziging van het consumentenprijsindexcijfer reeks alle huishoudens (2000=100). Leaseverplichtingen Met Multilease B.V.

is een operational leaseovereenkomst afgesloten voor een Opel Combo. De overeenkomst is aangegaan op 22 juni 2020 en heeft een looptijd van 72 maanden. De overeengekomen leaseprijs bedraagt ca € 3.499 per jaar exclusief brandstof. Beheerovereenkomst Met de medegebruikers van het depot gelegen aan de Kleine Esch 970 te Moordrecht, te weten het Gemeentearchief Alphen aan den Rijn en gemeente Gouda afdeling Archeologie, is een beheer­ overeenkomst afgesloten waarbij is overeengekomen, dat het Streekarchief Midden-Holland namens de participanten de coördinatie van het beheer van de gemeenschappelijke ruimten op zich neemt voor zover dit het beheer betreft die tot de taken van de gebruikers van het pand behoren. De overeenkomst is ingegaan op de datum van eerste ingebruikname en geldt voor onbepaalde tijd.

VOOR WAARMERKINGSDOELEINDENr Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland

ZIRKZEE AUDIT B.V.

Pa

40 van 49

Met de hoofdhuurder van de Chocoladefabriek, de Stichting Openbare Bibliotheek Gouda gelegen aan het adres Klein Amerika 20, is een beheerovereenkomst afgesloten waarbij is overeengekomen, dat de Bibliotheek Gouda zal optreden als coördinator beheer van de Chocoladefabriek voorzover dit het beheer betreft die tot de taken van de gebruikers van het pand behoren. De overeenkomst is ingegaan op de datum van eerste ingebruikname en geldt voor onbepaalde tijd. Overige overeenkomsten Met Data Matters B.V. is een overeenkomst afgesloten voor applicatiehosting. De overeenkomst is ingegaan per 1 maart 2014 en heeft een looptijd van 5 jaar met de intentie deze voor onbepaalde tijd voort te zetten. De kosten worden geraamd op € 23.840 per jaar. Met Gio Coffee B.V. is een overeenkomst afgesloten voor de huur van een koffie automaat. De overeenkomst is ingegaan per 29 juli 2019 en heeft een looptijd van 60 maanden. De overeengekomen huurprijs bedraagt ca € 348 op jaarbasis. 4.3.7 Gebeurtenissen na balansdatum Impact Coronavirus Het Streekarchief heeft de impact van de corona pandemie op de taakuitvoering en de bedrijfsvoering voor 2020 gemonitord. Daaruit kwam naar voren dat de impact nihil is. Op basis daarvan is de verwachting voor 2021 dat dit herhaald wordt, ergo wederom nihil.

VOOR WAARMb'RKING6DOEI.ËINDEN■

AUDIT B.V

Pai

Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland

41 van 49

4.4

Overzicht van baten en lasten

Samen met de balans vormt het overzicht van baten en lasten de jaarrekening 2020. De jaarrekening geeft inzicht in het financiële eindresultaat 2020 met een analyse en toelichting op de belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de begroting. Programmabegroting 2020

Rekening 2019

Overzicht van baten en lasten Omschrijving Programma Baten en lasten

Lasten

Baten

Saldo

Lasten

Baten

Saldo

In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advsering en toezicht Overhead Treasury Vennootschapsbelasting

12.817 532.192 294.329 189.825 356.495 5.541 0 1.391.199

-72.541 0 -12.760 0 -1.266.933 -1.000 0 -1.353.234

-59.724 532.192 281.569 189.825 -910.438 4.541 0 37.965

70.767 255.586 529.053 61.118 365.549 4.393 0 1.286.466

-41.000 0 -10.000 0 -1.274.034 -800 0 -1.325.834

29.767 255.586 519.053 61.118 -908.485 3.593 0 -39.368

0 0

-9.559 -9.559

-9.559 -9.559

0 0

-12.583 -12.583

-12.583 -12.583

1.391.199

-1.362.793

28.406

1.286.466

-1.338.417

-51.951

Totaal baten en lasten Mutaties reserves Overhead

Totaal mutaties reserves Resultaat

Overzicht van baten en lasten

Begroting 2020 na wijziging

Rekening 2020

Omschrijving Programma Baten en lasten

Lasten

Baten

Saldo

Lasten

Baten

Saldo

In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Vennootschapsbelasting

14.254 502.765 360.265 170.310 347.739 4.393 0 1.399.726

-75.796 0 -11.000 0 -1.312.839 -800 0 -1.400.435

-61.542 502.765 349.265 170.310 -965.100 3.593 0 -709

14.182 501.227 337.618 169.543 319.323 4.393 0 1.346.285

-82.287 0 -17.707 0 -1.312.904 -733 0 -1.413.630

-68.105 501.227 319.911 169.543 -993.581 3.660 0 -67.345

0 0

-12.583 -12.583

-12.583 -12.583

0 0

-9.559 -9.559

-9.559 -9.559

1.399.726

-1.413.018

-13.292

1.346.285

-1.423.189

-76.904

Totaal baten en lasten Mutaties reserves Overhead

Totaal mutaties reserves Resultaat

4.4.1

Toelichting op het overzicht van baten en lasten 2020

Het overzicht van baten en lasten 2020 beslaat de periode 1 januari tot en met 31 december 2020. In 2019 is de programmabegroting 2020 vastgesteld De baten van het Streekarchief bestaan voor het overgrote deel uit de vaste bijdragen van de deelnemende gemeenten. De lasten van het SAMH zijn grofweg in 2 categorieën op te delen, namelijk personeelskosten en apparaatskosten. De apparaatskosten maken onderdeel uit van de overheadkosten en bestaan voor een groot deel uit huisvestingslasten, automatiseringslasten en afschrijvingslasten. Per 1 januari 2016 is de Wet Modernisering Vennootschapsbelastingplicht Overheidsondernemingen in werking getreden. Ondersteund door een fiscalist van Zirkzee accountants heeft het SAMH

Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland

VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN: ZIRKZEE AUDIT B.V.

42 van 49

onderzocht welke gevolgen deze wet heeft voor de dienst. Geconcludeerd is dat het SAMH vrijgesteld is van aangifte. 4.4.2 Verschillenanalyse overzicht baten en lasten In onderstaande tabel worden de verschillen getoond tussen de begrote en de gerealiseerde baten en lasten. Verschillenanalyse In bewarinq nemen Baten Lasten Saldo van baten en lasten Mutaties reserves Resultaat In bewaring nemen Bewaren en beheren Baten Lasten Saldo van baten en lasten Mutaties reserves Resultaat Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Baten Lasten Saldo van baten en lasten Mutaties reserves Resultaat Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, adviserina en toezicht Baten Lasten Saldo van baten en lasten Mutaties reser\es Resultaat Educatie, advisering en toezicht Overhead Baten Lasten Saldo van baten en lasten Mutaties resenes Resultaat Overhead Treasurv Baten Lasten Resultaat Treasury | Resultaat

Begroting 2020 na wijziging

Saldo

Jaarrekening 2020

V/N

-75.796

-82.287

14.254

14.182

-6.491 -72

V V

-61.542

-68.105

-6.563

0

0

0

-61.542

-68.105

-6.563

V V

0

0

0

-

502.765

501.227

-1.539

V

502.765

501.227

-1.539

0

0

0

502.765

501.227

-1.539

V V

-11.000 360.265

-17.707 337.618

-6.707 -22.648

V V

349.265

319.911

-29.354

0

0

0

349.265

319.911

-29.354

V V

0

0

0

-

170.310

169.543

-767

V

170.310

169.543

-767

0

0

0

170.310

169.543

-767

V V

-1.312.839 347.739

-1.312.904 319.323

-65 -28.416

V V

-965.100

-993.581

-28.481

V

-12.583

-9.559

3.024

N

-977.683

-1.003.140

-25.457

V

-800 4.393

-733 4.393

67

N

0

3.593

3.660

67

N

-13.292

-76.904

-63.612

V

De verschillenanalyse toont voordelen op de programma’s van het Streekarchief alsmede op de overhead. Deze voordelen betreffen de inkomsten en de materiële lasten. Geconcludeerd kan worden dat de besteding van de personele lasten conform de begroting is. De werkelijk betaalde personeelskosten wijken nauwelijks af van de geraamde personeelskosten.

Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland

VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN: ZIRKZEE AU DIT B.V.

3 1 HA» Paraaf: .........

m

43 van 49

De inkomsten zijn in 2020 ongeveer € 12.000 hoger dan geraamd, onder andere als gevolg van het grote aantal aanvragen voor kopieën van archiefstukken. Dit is een gevolg van de coronapandemie, waardoor bezoekers niet naar het archief mochten of wilden komen. De totale werkelijke kosten zijn in 2020 ongeveer € 51.000 lager dan begroot. De materiële lasten zijn in 2020 lager dan aanvankelijk geraamd. Ook voor deze besparing geldt dat het coronavirus hier voor een groot deel (circa € 30.000) verantwoordelijk voor is. Door de lockdown en de overige coronamaatregelen zijn minder kosten gemaakt voor de studiezaal, studiekosten van het personeel en de huur van de Chocoladefabriek. Ook hoefde er door de lockdown minder tijdelijk personeel ingehuurd te worden ten behoeve van vervanging van een sabbatical en een zwangerschapsverlof. Daarnaast is er in 2020 € 14.000 minder uitgegeven aan automatiseringslasten dan vooraf begroot was. Dit komt door een vertraagde oplevering van de nieuwe raadpleegomgeving die pas in 2021 zal plaatsvinden (inclusief eindfacturering). De laatste meevaller was een tweetal creditnota’s voor ruim € 9.000 als afrekening van de schoonmaakkosten 2018 en 2019. Hier was vooraf geen rekening mee gehouden. 4.4.3

Onvoorzien

In de programmarekening dient inzicht gegeven te worden in het gebruik van een eventueel geraamd bedrag voor onvoorzien. In de begroting 2020 van het SAMH was geen post onvoorzien geraamd. In geval van onvoorziene kosten die de exploitatie overstijgen wordt dekking gevonden in de egalisatiereserve, dan wel zijn de deelnemende gemeenten en aansprakelijk. 4.4.4

Structurele mutaties in de reserves

De structurele mutaties in de reserves zien er als volgt uit: Structurele mutaties in de reserves

Begroting 2020 na wijziging

Jaarrekening 2020

Structurele onttrekkinaen Bestemmingsreserve Nieuwbouw depot

12.583

9.559

Totaal structurele reservemutaties

12.583

9.559

De structurele onttrekking betreft de jaarlijkse onttrekking aan de bestemmingsreserve Nieuwbouw depot. Deze structurele onttrekking wordt ingezet ter dekking van de eveneens structurele afschrijvingslasten op de investeringen oor de inrichting van het Gouwe depot. 4.4.5

Incidentele baten en lasten

Het hierna volgende overzicht toont de hiervoor genoemde incidentele baten en lasten. Dit zijn baten en lasten die zich maximaal 3 jaar achtereen voordoen.

VOOR WAARMERKING5SDOELEINDEN: ZIRKZEE AU 0IT B.V.

3 I MM Paraaf: ......... Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland

»

T.....

44 van 49

Incidentele baten en lasten

Begroting 2020 na wijziging

Jaarrekening 2020

Programma

Incidentele baten Inkomsten fotografie Korting huur Chocoladefabriek

-1.000 0

-7.707 -9.885

0

-9.885

Werk door derden/inhuur personeel Nagekomen lasten wrige jaren

30.000 250

29.952 -9.188

Totaal Incidentele lasten

30.250

20.764

Totaal

30.250

10.879

Totaal incidentele baten

Ontsluiten en beschikbaar stellen Overhead

Incidentele lasten 0\erhead Overhead

De coronapandemie heeft in 2020 voor diverse incidentele voordelen gezorgd in de jaarrekening van het Streekarchief. Deze zijn versnipperd over verschillende kostenposten en daardoor moeilijk in het overzicht van incidentele baten en lasten op te nemen. Slechts enkele grote items worden hierin opgenomen en toegelicht. Het coronavirus heeft onder andere voor extra inkomsten gezorgd. Als gevolg van het vele thuiszitten, zijn meer reproductieaanvragen binnengekomen. Daarnaast heeft het Streekarchief een huurkorting gehad van de gemeente Gouda ter grootte van een kwartaal. Het incidentele nadeel betreft de inhuur van een externe medewerker voor de vervanging van een vaste medewerker van de studiezaal.

4.5

Structureel begrotingssaldo

Het structurele begrotingssaldo van het SAMH ziet er als volgt uit: Presentatie van het structureel begrotingssaldo Saldo baten en lasten Toevoegingen en onttrekkingen aan reservss Begrotingssaldo na bestemming Waarvan incidentele baten en lasten (saldo) Structrueel begrotingssaldo

Rekening Begroting Rekening 2019 2020 2020 -709 -67.345 37.965 -9.559 -12.583 -9.559 28.406 -13.292 -76.904 112.624 30.250 994 -84.218 -43.542 -77.898

Het totale rekeningsaldo van het SAMH is bijna € 77.000 positief. Als de incidentele baten en lasten hieruit gehaald worden, resteert een resultaat van bijna € 78.000 positief. Dit is ongeveer € 34.000 hoger dan begroot was. Dit verschil komt voort uit de lager uitgevallen kostenposten als gevolg van de coronapandemie en geeft daardoor een iets vertekend beeld. De werkelijke structurele baten en lasten wijken nauwelijks af van de begrote structurele baten en lasten.

4.6

Wet Normering Topinkomens

Op grond van de Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sectoren (WNT) moeten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen in de jaarstukken per individuele functionaris aangeven wat het belastbare loon en de voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn zijn, indien deze uitgaan boven de WNT-norm (in 2020: € 201.000). Voor elke topfunctionaris moeten deze gegevens sowieso vermeld worden. Ook als de WNT-norm niet overschreden wordt. In 2020 heeft binnen het SAMH geen overschrijding plaatsgevonden van het maximum salaris als bedoeld in de WNT.

Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland

ZIRKZEEAUDITB-V.

31 Paraaf: ......jlv

45 van 49

De functionarissen die bij het SAMH onder deze wet vallen zijn de leden van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur. Met uitzondering van de heer S.M.J. Janzing zijn alle leden van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur onbezoldigd binnen het SAMH. Om deze reden wordt het belastbaar loon van deze leden niet benoemd. Het SAMH heeft geen beloningen aan de leden betaald. De specificatie van de het belastbaar loon topfunctionarissen luidt als volgt:

Ge(ievens2020 bedragen x € 1

Drs. S.M.J. Janzing

Functiegegevens

Directeur

Aanvang en einde functievervulling in 2020 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fle) Dienstbetrekking?

1/1 -31/12 0,89

Bezotdiging

__________ iL_________

Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal

72.520 12.564 85.084

Individueel toepasselijk bezoldiginqsmaximum

178.667

-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Totale bezoldiging

N.v.t. 85.084

Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling

N.v.t. N.v.t.

Gegevens 2019 bedragen x € 1 functiegegevens Aanvang en einde functievervulling in 2019 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fle) Dienstbetrekking?

Drs. S.M.J. Janzing Directeur 1/1 -31/12 0,89 __________ ja__________

Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen Beloningen betaalbaar op termijn Subtotaal

72.297 11.747 84.044

Individueel toepasselijk bezoldigingsmaximum

172.444

-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Totale bezoldiging

N.v.t. 84.044

Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling

N.v.t. N.v.t.

5

Vaststelling jaarrekening 2020

Het Streekarchief Midden-Holland gezien het voorstel van het dagelijks bestuur d.d. 24 maart 2021.

BESLUIT: De balans en de rekening van baten en lasten welke gecontroleerd zijn door de accountant voor hel jaar 2020 vast te stellen. Aldus besloten in de openbare vergadering van het algemeen bestuur d.d. 7 juli 2021.

De directeur,

Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland

. De voorzitter,

47 van 49

Bijlage 1

Taakvelden

Met ingang van begrotingsjaar 2018 zijn gemeenschappelijke regelingen verplicht om een overzicht op te nemen waarin de lasten en baten van de regeling verdeeld worden naar (hoofd)taakvelden. Deze (hoofd)taakvelden zijn door het Rijk vastgesteld. Via dit overzicht kunnen overheden makkelijker met elkaar vergeleken worden. De jaarrekening 2020 ingedeeld naar taakvelden ziet er als volgt uit: Taak-

Programmabegroting 2020

Omschnjung

Lasten

Gewijzigde begroting 2020

Baten

Lasten

Baten

916.524 365.549 4.393 0 51.951

-51.000 -1.274.034 -800 -12.583 0

1.047.594 347.739 4.393 0 13.292

-86.796 -1.312.839 -800 -12.583 0

Totaal taakvelden

1 338 417

-1 338 417

1 413 018

1 413 018

Taak

Jaarrekening 2020

0.1 0.4 0.5 0.10 0.11

0.1 0.4 0.5 0.10 0.11

Bestuur Overhead Treasury Mutaties reserves Resultaat van rekening van baten en lasten

Omschrijving

Bestuur Overhead Treasury Mutaties reserves Resultaat van rekening van baten en lasten

Totaal taakvelden

Verschil jaarrekening t o v gewijzigde begroting Lasten Baten

Lasten

Baten

1.022.569 319.323 4.393 0 76.904

-99.993 -1.312.904 -733 -9.559 0

-25.025 -28.416 0 0 63.612

-13.197 -65 67 3.024 0

1 423 189

-1 423 189

10 171

-10 171

VOOR WAARMERKING SDOELEINDEN: ZIRKZEE AUt DITB.V

li?

3 1 HAM Paraaf: ......... Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland

... -18 van 49

Zirkzee Audit accountants

Ka pteyn straat l SBIC-building suite 300 2201 BB Noordwijk Postbus 93 2340 AB Oegstgeest T 071 - 51 54 014 F 071 - 51 73 666 mail@zirkzee.nl www.zirkzee.nl onderdeel van de Z/irkzec-grocp

CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT

Aan: de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland A. Verklaring over de in de Jaarstukken opgenomen jaarrekening 2020 Verklaring over de jaarrekening 2020 Ons oordeel

Wij hebben de in de Jaarstukken op de pagina’s 30 tot en met 45 opgenomen jaarrekening 2020 van de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland te Gouda gecontroleerd. Naar ons oordeel: • geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief MiddenHolland per 31 december 2020 en van het resultaat over 2020 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de bepalingen van en krachtens de WNT; • zijn de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2020 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving waaronder het Normen en toetsingskader van de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland. De jaarrekening bestaat uit: 1. de balans per 31 december 2020; 2. het overzicht van baten en lasten over 2020; en 3. de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en overige toelichtingen.

De Zirkzee-groep is een samenwerkingsverband van registeraccountants, accountants-administratieconsulenten, belastingadviseurs en administratieve dienstverleners. Zirkzee Audit accountants is de handelsnaam van Zirkzee Audit B.V., statutair gevestigd te Oegstgeest (KvK nr. 28049205).

Op alle opdrachten die aan ons worden verleend, zijn toepasselijk de algemene voorwaarden van het SRA. Iedere aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval onder onze fceroepsaansprakelijkheidsverzekering wordt uitbetaald. Op eerste verzoek zal u een exemplaar van deze voorwaarden toegezonden worden.

Zirkzee Audit accountants

De basis voor ons oordeel

Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2020 en het Normen en toetsingskader van de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening'. Wij zijn onafhankelijk van de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd

In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2020 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub j Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. Materialiteit

Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de getrouwheid van de jaarrekening als geheel en voor de financiële rechtmatigheid bepaald op € 13.450. De bij onze controle toegepaste materialiteit is gebaseerd op 1% van de totale lasten. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2020. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn. B. Verklaring over het in de Jaarstukken opgenomen andere informatie

Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten de Jaarstukken andere informatie die bestaan uit: • •

Jaarverslag 2020 bestaande uit "Programmaverantwoording” en r"Paragrafen”; Overige gegevens.

Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie: • •

met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat; alle informatie bevat die die is vereist op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten

Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de controle of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat.

Zirkzee Audit accountants

Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten volgens het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag en de overige gegevens in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. C. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het bestuur voor de jaarrekening

Het bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Het bestuur is ook verantwoordelijk voor het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting, met het Normen en toetsingskader van de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland en met de bepalingen van en krachtens de WNT. In dit kader is het bestuur verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante wet­ en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het bestuur afwegen of het Streekarchief Midden-Holland in staat is om haar werkzaamheden in continuïteit voort te zetten. Op grond van genoemd verslaggevingsstelsel moet het bestuur de jaarrekening opmaken op basis van de continuïteitsveronderstelling, tenzij het bestuur het voornemen heeft om de organisatie te liquideren of de activiteiten te beëindigen of als beëindiging het enige realistische alternatief is.

Het bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de organisatie haar activiteiten in continuïteit kan voortzetten, toelichten in de jaarrekening. Het bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de Gemeenschappelijk regeling Streekarchief Midden-Holland. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening

Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.

Zirkzee Audit accountants

Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Normen en toetsingskader van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Midden-Holland, het Controleprotocol WNT 2020, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: •

het identificeren en inschatten van de risico’s: o dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude; o van het niet rechtmatig tot stand komen van baten en lasten alsmede de balansmutaties die van materieel belang zijn, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing;

•

het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de organisatie;

•

het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan;

•

het vaststellen dat de door het bestuur gehanteerde continuïteitsveronderstelling aanvaardbaar is. Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de organisatie de activiteiten in continuïteit kan voortzetten. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring. Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat een organisatie haar continuïteit niet langer kan handhaven;

•

het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; en

•

het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen en of de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen.

Zirkzee Audit accountants

Wij communiceren met het Algemeen Bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing.

Oegstgeest, 31 maart 2021 Zirkzee Audit B.V. was getekend H.M. Schwarz AA