20 JS Streekarchief Midden-Holland
Tekst van het document
Aan het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland Klem Amerika 20 2806 CA GOUDA
Jaarstukken 2020
Vastgesteld door Dagelijks bestuur d d 24 maart 2021 Algemeen bestuur d d 7 juli 2021
VOOR WAARMERKiNGSDOElEINDEN ZIRK2EE AUOIT B V
Inhoudsopgave
1
Inleiding.............................................................................................................................................. 4
2
Financiële samenvatting..................................................................................................................... 5
3
2.1
Resultaat 2020........................................................................................................................... 5
2.2
Resultaatbestemming.................................................................................................................6
Jaarverslag......................................................................................................................................... 7 3.1
Programmaverantwoording........................................................................................................7
3.1.1
In bewaring nemen.............................................................................................................7
3.1.2
Bewaren en beheren........................................................................................................... 8
3.1.3
Ontsluiten / Beschikbaar stellen........................................................................................10
3.1.4
Educatie, advisering en toezicht........................................................... ......................... 13
3.1.5
Algemene dekkingsmiddelen........................................................................................... 20
3.2
4
Paragrafen................................................................................................................................ 22
3.2.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing.....................................................................22
3.2.2
Financiering......................................................................................................................23
3.2.3
Bedrijfsvoering..................................................................................................................27
Jaarrekening..................................................................................................................................... 30 4.1
Balans....................................................................................................................................... 30
4.2
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling ............................................................... 32
4.2.1
Informatie over de rechtspersoon.................................................................................... 32
4.2.2
Algemene toelichting........................................................................................................32
4.2.3
Algemene grondslagen voor verslaggeving.................................................................... 32
4.2.4
Grondslagen..................................................................................................................... 32
4.3
Toelichting op de balans..........................................................................................................34
ACTIVA............................................................................................................................................. 34 4.3.1
Materiële vaste activa.......................................................................................................34
4.3.2
Financiële vaste activa.....................................................................................................35
4.3.3
Vlottende activa................................................................................................................35
PASSIVA.......................................................................................................................................... 37 4.3.4
Vaste passiva................................................................................................................... 37
4.3.5
Vlottende passiva.............................................................................................................39
4.3.6
Niet uit de balans blijkende verplichtingen...................................................................... 40
4.3.7
Gebeurtenissen na balar
.......... 41
vèoW VvAARWËRKINGSDOELEINDEN',' 2IRKZEE AUDIT B.V
Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland
31 *A Paraaf: .........'l-Y......
2 van 49
4.4
5
Overzicht van baten en lasten................................................................................................. 42
4.4.1
Toelichting op het overzicht van baten enlasten 2020.................................................... 42
4.4.2
Verschillenanalyse overzicht baten en lasten................................................................. 43
4.4.3
Onvoorzien....................................................................................................................... 44
4.4.4
Structurele mutaties in de reserves................................................................................. 44
4.4.5
Incidentele baten en lasten............................................................................................. 44
4.5
Structureel begrotingssaldo......................................................................................................45
4.6
Wet Normering Topinkomens.................................................................................................. 45
Vaststelling jaarrekening 2020........................................................................................................47
Bijlage 1
Taakvelden...........
Bijlage 2
Controleverklaring
VOOR WAARMERKING6DOELEINDENZIRKZEE AUDITB V Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland
3 1 MAAI p' Paraaf
..... 1
3 van 49
1
Inleiding
Voor u liggen de Jaarstukken 2020. Vooruitlopend op de informatie, welke in de volgende hoofdstukken uitgebreid beschreven wordt, volgen hier alvast de belangrijkste financiële conclusies in deze rapportage: • Het positieve resultaat voor 2020 bedraagt € 76.904 positief; • Voor de gemeentelijke bijdragen is de extra verhoging van 5% toegepast; • De coronapandemie heeft geleid tot een lichte inkomstenstijging en een aantal besparingen in de kosten; • Voorgesteld wordt om met het positieve saldo het weerstandsvermogen te verhogen door het saldo toe te voegen aan de egalisatiereserve, die voor de toevoeging nihil is. De belangrijkste inhoudelijke ontwikkelingen betreffen: • Het bestuur heeft met besluitvorming op 23 januari de discussie over het basispakket van het Streekarchief succesvol afgerond. Vanaf 2021 worden de eventuele kosten voor maatwerk apart gefactureerd. • Er zijn effecten op de taakuitvoering als gevolg van de Corona pandemie maar deze zijn beperkt gebleven. • Het streekarchief is als gevolg van de verschillende lockdowns verschillende keren gesloten geweest. Tijdens de sluitingen werd wel zo veel mogelijk een digitale dienstverlening uitgeoefend voor urgente vragen. Het opvragen van archiefstukken door de bij het Streekarchief aangesloten gemeenten en de gemeente Zoetermeer, bleef mogelijk.
In de periodes dat het archief open was voor publiek, is gewerkt met toepassing van een op de organisatie toegesneden protocol van de branche van archieven • De coronapandemie werd als hotspot aangemerkt om zo veel mogelijk gericht materiaal te kunnen verzamelen en te bewaren. In april werd daarom een oproep gedaan naar het publiek om in te leveren dat een beeld geeft van de coronacrisis in onze regio, zodat historici over 50 of 100 jaar ook nog kunnen onderzoeken wat er gebeurde in onze samenleving. • Doordat het streekarchief het grootste deel van het jaar geen groepen kon ontvangen zijn nieuwe vormen van educatie verkend en (verder)ontwikkeld, waaronder een online cursus stamboomonderzoek en een online platform met primaire bronnen voor het voortgezet onderwijs www.qeschiedenislokaalmiddenholland.nl • De beeldbank, die uitgezet moest worden in 2018 als gevolge van een rechterlijke uitspraak bij een ander Nederlands archief, is sinds 8 juni weer online raadpleegbaar • Het Streekarchief nam deel aan de proeftuin vervroegde overbrenging in de praktijk. Deze proeftuin is onderdeel van de proeftuinen Woo 2019 - 2021 welke reeks is opgezet door de VNG. Daarin bereiden gemeenten en archiefinstellingen zich voor op de inwerkingtreding en effecten van de Woo (2021) en gemoderniseerde Archiefwet (2022). Het Streekarchief heeft die effecten verwoord in de beleidsvisie 2021 - 2026.
• In de tweede helft van het jaar is hard gewerkt aan een nieuwe raadpleegomgeving voor het publiek, zodat in 2021 er meer bronnen digitaal aangeboden kunnen worden alsmede de resultaten van door de vrijwilligers vele ingevoerde akten.
VOOR WAARMERKINGjSDOELEINDEN: ZIRKZEE AUtDIT B.V.
31 MM
i'
Pdl delf............J Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland
4 van 49
2
Financiële samenvatting
2.1
Resultaat 2020
De jaarrekening 2020, waarvoor op de volgende pagina's een voorstel is geformuleerd, sluit met een positief exploitatieresultaat van € 76.904. Het exploitatieresultaat van 2020 per programma is als volgt opgebouwd, waarbij ter vergelijking de cijfers van de begroting 2020 (inclusief begrotingswijzigingen) zijn weergegeven. Omschrijving Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Ou2rhead Totaal baten en lasten
70.767 255.586 529.053 61.118 369.942 1.286.466
^1.000 -10.000 -1.274.834 -1.325.834
29.767 255.586 519.053 61.118 -904.892 -39.368
-
-12.583 -12.583
-12.583 -12.583
1.286.466
-1.338.417
-51.951
Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves Resultaat Overzicht van baten en lasten Omschrijving Programma Baten en lasten
Jaarstukken 2019 Lasten Saldo Baten
Programmabegroting 2020 Lasten Baten Saldo
12.817 -72.541 532.192 294.329 -12.760 189.825 362.036 -1.267.933 1.391.199 -1.353.234
-59.724 532.192 281.569 189.825 -905.897 37.965
-9.559 -9.559
-9.559 -9.559
1.391.199 -1.362.793
28.406
-
F ekening 2020
Begroting 2020 né wijziging Lasten
Saldo
Baten
-61.542 502.765 349.265 170.310 -965.100 3.593
Saldo
Baten
14.182 501.227 337.618 169.543 319.323 4.393
-82.287
-68.105 501.227 319.911 169.543 -993.581 3.660
14.254 502.765 360.265 170.310 347.739 4.393
-1.312.839 -800
0 1.399.726
0
0
0
0
0
-1.400.435
-709
1.346.285
-1.413.630
-67.345
Overhead
0
-12.583
-12.583
0
-9.559
-9.559
Totaal mutaties reserves
0
-12.583
-12.583
0
-9.559
-9.559
-13.292
1.346.285
-1.423.189
-76.904
In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, adu'sering en toezicht Overhead Treasury Vennootschapsbelasting
Totaal baten en lasten Mutaties reserves
Resultaat
1.399.726
-75.796
Lasten
0 -11.000
0
-1.413.018
0 -17.707
0 -1.312.904 -733
NB In alle overzichten v/orden de baten weergegeven met een negatief bedrag en de lasten met een positief bedrag.
Het positieve resultaat is het resultaat van de vier programma's en van de overhead tezamen. De algemene bijdragen worden in 2020 nog verantwoord in de overhead. Met ingang van het jaar 2021 zullen deze bijdragen ook toegerekend worden aan de vier programma’s conform de tijdsbesteding van de medewerkers aan deze programma's. De mutatie in de reserve betreft de reguliere onttrekking ter dekking van de kapitaallasten van de verbouwing van Depot. Voor een nadere specificatie van de mutatie wordt verwezen naar de toelichting op de balans.
Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN: ZIRKZFF Al inir R v
3 i MMKI ; Paraaf:
........
5 van 49
Voor een compleet overzicht van de lasten en baten verwijzen wij naar de recapitulatie van de baten en lasten met toelichting in hoofdstuk 4.4 Overzicht van baten en lasten. Methodiek indirecte kosten De tabellen van de productcategorieën geven op dit moment nog onvoldoende inzicht in de kosten en opbrengsten daarvan, er derhalve een disbalans bestaat. Om dit op te lossen wordt door SAMH en ODMH gewerkt aan een methodiek voor het verdelen van de indirecte kosten over de activiteiten om dit inzichtelijk neer te zetten. Dit is in lijn met wat in het DB in 2020 al is besloten. In de eerste managementrapportage van 2021 zal deze methodiek inzichtelijk zijn en zal daarover besloten worden.
2.2
Resultaatbestemming
Het totale resultaat van 2020 bedraagt € 76.904 positief. Resultaatbestemming Omschrijving Egalisatiereser\e Subtotaal egalisatiereserve Bestemmingsreserve Nieuwbouw depot Subtotaal bestemmingsreserves Totaal reserves
Stand 31-12-2020 voor bestemming
Stand 31-12-2020 na bestemming
Resultaat 2020 0 0
76.904 76.904
76.904 76.904
212.323 212.323 212.323
0 76.904
212.323 212.323 289.227
Voorgesteld wordt om bij de resultaatbestemming het exploitatieresultaat ad € 76.904 toe te voegen aan de egalisatiereserve.
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDENZIRKZEE AUDITB.V.
Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland
6 van 49
3
Jaarverslag
3.1
Programmaverantwoording
3.1.1
In bewaring nemen
Doelstellingen: • Bouwen aan het geheugen van de regio • Faciliteren van gemeenten bij archiefzorg Wat hebben we en/oor gedaan? • Verwerven van particuliere archieven en collecties • Verwerven overheidsarchieven en collecties • Faciliteren archiefbewerking door gemeenten • Opslag van niet overgebracht archief Verwerven overheidsarchieven en collecties De gemeente Krimpenerwaard is sinds 2018 bezig om de bouwdossiers van het voormalige Technisch Bureau Krimpenerwaard te integreren in hun eigen bestanden, die grotendeels al op het Gouwedepot werden beheerd. In 2020 werd de bewerking van de bouwdossiers van de voormalige gemeente Ouderkerk (inclusief Gouderak) afgerond en kon het geheel, met 52 meter extra, weer naar het Streekarchief worden overgebracht. De gemeente Krimpenerwaard bracht ook de hinderwetdossiers van de voormalige gemeente Vlist (met Haastrecht en Stolwijk) over (in totaal 7,5 meter). Van de gemeente Zuidplas werd het archief van de voormalige gemeente Zevenhuizen-Moerkapelle (1991-2009), dat in 2019 op het Gouwedepot was bewerkt, in beheer overgedragen. In totaal 99,5 meter. De gemeente Gouda tenslotte bracht de series persoonskaarten en woningkaarten en een aanvulling op het secretarie-archief (1976-1988) over. Dit betrof 70,75 meter.
Verwerven particuliere archieven en collecties Een belangrijke aanwinst betreft de collectie van de families Zijderlaan / Dogterom uit Stolwijk die dankzij bemiddeling van mevrouw J. van Herwaarden geschonken werd door mevrouw A. Dogterom. De collectie bestaat uit correspondentie en prentbriefkaartenalbums, voornamelijk uit de eerste decennia van de 20e eeuw. De collectie is niet alleen visueel aantrekkelijk maar biedt ook een interessante inkijk in familiebetrekkingen in die periode. Van de heren J. Versluis en C. Verlooij uit Waddinxveen ontvingen we een collectie met diverse documenten, waaronder veel foto’s, betreffende de carosseriefabriek Verheul uit diezelfde plaats (periode 1900-1960). De Goudse St. Anthonius van Padua parochie bracht het archief van de voormalige parochie van het Allerheiligst Sacrament over. Ook werd een grote aanvulling op de archieven van de voormalige St. Josephparochie en de O.L. Vrouwe Hemelvaartparochie overgedragen. Van deze twee laatste parochies en hun voorgangers hadden we al het nodige archiefmateriaal in huis. Via oudheidkundige vereniging Die Goude werd een collectie negatieven en foto’s van vader en zoon VQQR WAARMERKINGSDOELEINDEN.^IRKZEE AUDI! B.V. Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland
3 1 MAAR Paraaf: ........
f
7 van 49
rond de bevrijding van Gouda in 1945. Door de heer N. Boerboom waren alle negatieven en foto's al gescand en kreeg het Streekarchief ook de digitale bestanden. Via de heer A. Koolmees uit Krimpen aan den IJssel kregen we het archief van de Krimpense Christelijke Jongelings Vereniging geschonken (1891-2013). Met steun van de Stichting Vrienden van Archief en Librije werden enkele tientallen toverlantaarnplaatjes van de indertijd daarom bekende Goudse schilder J.W.H.C. van Staveren van rond 1900-1910 verworven. Faciliteren archiefbewerking door gemeenten De gemeente Zuidplas heeft de secretarie-archieven van de gemeente Moordrecht (2000-2009) en de gemeente Nieuwerkerk a/d IJssel (1995-2009), voor bewerking naar het Gouwedepot overgebracht. Deze archiefblokken werden hier door een extern bureau in hun geheel bewerkt. In totaal meer dan 100 meter. Ook werden de hinderwetdossiers van de gemeente Nieuwerkerk a/d IJssel en een aanvulling op de hinderwetdossiers van de gemeente Moordrecht door datzelfde bureau op het Gouwedepot bewerkt. Een medewerker van de gemeente Gouda heeft op het Gouwedepot voor die gemeente een grote aanvulling op de serie hinderwetdossiers bewerkt en een aanvulling op archief van de dienst Openbare Werken voor overdracht gereed gemaakt. Opslag van niet overgebracht archief Gemeente Gouda heeft 368 meter nog te bewerken archief op het Gouwedepot staan.
Van de gemeente Krimpen aan den IJssel gaat het om 377 meter. Dit betreft voornamelijk bestanden waarvan de inventarissen nog een bewerkingsslag moeten ondergaan voordat de archieven in beheer kunnen worden overgedragen. De gemeente Krimpenerwaard tenslotte heeft 96,5 meter archief in "predepot" op het Gouwedepot staan. Ook deze archieven moeten nog een definitieve bewerkingsslag ondergaan. Wat heeft het gekost? Het programma In bewaring nemen kent een positief saldo van € 68.105.
3.1.2
Bewaren en beheren
Doelstellingen: • Het in stand houden en benutten van de archiefbewaarplaats • Professioneel beheer van de in de bewaarplaats opgeslagen archieven en collecties Wal hebben we ervoor gedaan? • Materieel beheer archieven en collecties • Administratief beheer overgebrachte archieven en collecties
VOOR WAARMERKING6DOELEINDEN' ZIRKZEE AUDIT B.V
3J MAMjlIÏ Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland
8 van ‘19 Paraaf.
• • • •
Toegankelijk maken beheerde archieven en collecties Nader toegankelijk maken archieven en collecties Beheer van de archiefbewaarplaats Verhuur opslagruimte aan externe partijen
Materieel beheer archieven en collecties In samenhang met de inventarisatie van diverse particuliere archieven zijn deze materieel bewerkt (voorzien van nieuwe dozen, mappen en etiketten). Wat grotere projecten waren het opschonen en herverpakken van het archief van de Speeltuinvereniging Korte Akkeren en de collectie van de Goudse dominee Borger. Als voorbereiding op de nieuwe website en de invoer van de archiefbibliotheek en de Goudana in Scope werd voortvarend begonnen met het hernummeren en het, waar nodig, herverpakken van deze collecties. Helaas liep het tempo ernstig vertraging op vanwege de beperkende coronamaatregelen. Naar verwachting wordt dit project in 2021 afgerond. Met steun van de Stichting Vrienden van Archief en Librije werden enkele boeken en archiefstukken gerestaureerd, waaronder het boekje "Fasciculus myrre" (1539) met een bijzonder band en het rijk geïllustreerde "Naekeurige beschryving van de natuur der vier-voetige dieren ..." (1660) uit de Goudse Librije. Administratief beheer overgebrachte archieven en collecties Het standaardiseren en waar nodig aanvullen van de archiefbeschrijvingen in het archievenoverzicht kon dit jaar worden afgerond. Veel informatie bleek in de loop van jaren niet heel consequent in dezelfde velden te zijn ingevoerd en diverse beschrijvingen waren inmiddels aan een grote herziening toe.
Toegankelijk maken beheerde archieven en collectie Ook dit jaar werden verschillende al beschikbare inventarissen in het archiefbeheersysteem Scope gezet. Het betrof de inventarissen van het secretarie-archieven van Krimpen a/d Lek (1933-1984) en Schoonhoven (1985-2000). Deze toegangen moesten voor het importeren nog de nodige bewerkingen en correcties ondergaan. De toegangen op de door de gemeente Krimpenerwaard overgedragen bestanden bouwdossiers en hinderwetvergunningen werden aansluitend op overdracht in Scope gezet. De inventaris van het archief van de gemeente Zevenhuizen-Moerkapelle en het DOW-archief en de hinderwetvergunningen van Gouda waren al voor de overdracht geïmporteerd. Door de maatregelen rondom de corona-epidemie waren de mogelijkheden voor onze vrijwilligers om aan de archiefbestanden te werken beperkt. De inventarisatie van het archief van de Speeltuinvereniging Korte Akkeren en de collectie van de Goudse dominee Borgman, konden dit jaar worden afgerond. Vrijwiligster Corry Zwart inventariseerde de archieven van de Goudse Schouwburg en de collectie van de dichter Henk Kooijman. Vrijwilliger Wim Hoogwerf voltooide het invoeren in Scope van de al gedigitaliseerde affiches. Het ontsluiten van fotocollecties bleef achter bij de verwachtingen, omdat dit thuis niet verantwoord te doen is. Wel werd de digitaal beschikbare collectie Daems ontsloten.
Nader toegankelijk maken archieven en collecties Het nader toegankelijk maken heeft als doel om archiefstukken effectiever te kunnen raadplegen door publiek en medewerkers via de website en in de studiezaal. Het werk werd in 2020 wederom uitgevoerd door vrijwilligers via het crowdsc Dankzij de Coronatijd waarbij __ZIRKZEE AUDITB.V _ Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland
3 I MAAR! Paraaf: ....
9 van 49
mensen thuis kwamen te zitten, werd er heel veel ingevoerd en is het project sneller afgerond dan verwacht. Op 10 december was het precies een jaar geleden dat streekarchief het startschot gaf voor het project 'Hallo Midden-Holland! De bevolkingsregisters van Midden-Holland’. Dit vierden we met een bijeenkomst waar de vrijwilligers digitaal aan konden deelnamen. Ze bespraken de stand van zaken, blikten terug op het afgelopen jaar en besteedden aandacht aan opmerkelijke zaken die zij waren tegengekomen bij het invoeren. Ook vertelde één van de deelnemers over haar familiegeschiedenis. Projectleider Zübeyde Renda van het streekarchief vertelde over de stand van zaken van het project. Aan het einde van het jaar werkten werken er circa 400 vrijwilligers mee aan het indexeren van de bevolkingsregisters van onze regio. Samen hebben zij meer dan 82.000 scans dubbel ingevoerd. Dat is ruim 95% van het totaal. Daarvan is bijna 90% ook nog eens gecontroleerd. Begin 2021 kan de voltooiing van het project verwacht worden en zullen de bestanden en indexen vanaf het voorjaar te raadplegen zijn op de nieuwe website! Beheer van de archiefbewaarplaats In februari werd het oude klimaatregistratiesysteem vervangen door een nieuw, webbased systeem.
Het draaimechanisme van de verrijdbare stellingen in de archiefdepots werd door de leverancier nagelopen en waar nodig gesmeerd en op de juiste spanning gebracht. Verhuur opslagruimte aan externe partijen Al sinds 2015 verhuurt het Streekarchief een deel van haar depotruimte aan de gemeente Zoetermeer. Deze heeft al haar archief in het Gouwedepot geplaatst, in totaal 2 kilometer. Ook wordt de uitlening van dossiers uit de door Zoetermeer opgeslagen bestanden door het Streekarchief verzorgt. Vanaf 2019 huurt ook Museum Paulina Bisdom van Vliet uit Haastrecht vanwege een restauratie depotruimte en heeft ze het archief van de familie Bisdom en het museumarchief bij ons ondergebracht. Wat heeft het gekost? Het programma Bewaren en beheren kent een negatief saldo van € 501.227. Omschrijving
Gewijzigde begroting 2020 Lasten Baten | Saldo
I Bewaren en beheren
Totaal baten en lasten
502.765 I
I
! Lasten
Realisatie 2020 ! Baten Saldo
502.765 I
501.227 I
502.765
. i
502.765 l
501.227 I
502.765
-
502.765 !
501.227
501.227 I
.'
501.227 1
Totaal mutaties reserves Resultaat
3.1.3
501.227
Ontsluiten / Beschikbaar stellen
Doelstellingen: • Het in stand houden en benutten van de publieksruimte van het Streekarchief in de Chocoladefabriek • Archieven en toegangen zijn raadpleegbaar via de website en in de studiezaal • Registreren en afhandelen van (aan)vragen archieven door gemeenten en onderzoekers VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN: ZtRKZttr-AUBIT BtV. Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland
0 van 49
31 MAM21 Paraaf: .......xj.J]......
Wat hebben we ervoor gedaan? • Facilitair beheer studiezaal • Beschikbaar stellen bronnen studiezaalBeschikbaar stellen archiefstukken studiezaal en educatie • Beschikbaarstelling bronnen website • Uitlenen archiefstukken aan deelnemers GR en ODMH • Uitlening archieven externe partijen • Leveren van reproducties • Afhandelen klantvraag Facilitair beheer studiezaal In het afgelopen jaar heeft de studiezaal weinig aanpassingen ondergaan. De eerste maanden hebben we gewerkt zoals in voorgaande jaren. In deze periode hebben we de readerprinter voor het printen van microfiches weg gedaan. De printer zelf was al verschillende malen vervangen en er was geen exemplaar meer voorhanden die aangesloten kon worden op het apparaat. Flet leesapparaat functioneerde nog wel en werd door een enkele klant gebruikt voor het fotograferen van de inhoud van de microfiches. Toen ook dat minder werd, hebben we aan het begin van dit jaar besloten om helemaal afscheid te nemen van de readerprinter. Door het digitaliseren en ontsluiten van de bronnen die op de microfiches staan, hopen we binnenkort de content op onze website te kunnen tonen aan de klant. Overigens worden de gewone leesapparaten voor microfiches voorlopig nog wel gehandhaafd en gebruikt op de studiezaal. Flalverwege de maand maart ging de Chocoladefabriek dicht in verband met de pandemie.
De studiezaal was vanaf dinsdag 16 maart gesloten voor publiek en voor werknemers. Vanaf 19 mei 2020 zijn we weer open gegaan voor publiek op afspraak. De studiezaal werd heringericht, zodat de bezoekers op ruime anderhalve meter afstand hun onderzoek konden doen en ook de personeelsleden van het archief een veilige werkplek hadden. De balie had vanaf dat moment nog maar één terminal voor het personeel en er werd een tafel met terminal bijgeplaatst voor een andere medewerker. Voor de bezoekers werd gewerkt met een digitale agenda waarin klanten een afspraak konden maken voor onderzoek. Dit heeft goed gefunctioneerd en het systeem kon in de loop van de zomer worden uitgebreid voor de studieplekken in de Chocoladefabriek en totaal twaalf archiefplekken. De klanten hadden de mogelijkheid om meerdere tijdvakken per week te reserveren, van 10.00 - 13.30 uur en van 14.00 - 17.00 uur en zelfs ook een korte periode op dinsdagavond. Tussen de tijdvakken door werden tafels, stoelen en onderzoekaccessoires op de studiezaal gereinigd om besmettingsgevaar tegen te gaan. In deze periode hebben we twee nieuwe terminals gekregen voor de medewerkers op de studiezaal. De andere belangrijke aanpassing van de studiezaal was dat de boeken in de bibliotheek van de studiezaal zijn uitgezocht.
Een klein deel, boeken die zeer zelden geraadpleegd worden of kwetsbaar zijn, zijn opgenomen in de collectie van het Gouwedepot. Het deel van de boeken dat op de studiezaal bleef staan, werd ingevoerd in scope onder een nieuw inventarisnummer en een vindplaatslocatie. Daardoor zijn de boeken nu goed vindbaar in ons systeem en straks via de nieuwe website ook voor de klanten. De invoer in scope heeft als bijkomend voordeel dat de boeken makkelijk gecontroleerd kunnen worden. Tijdens de nieuwe opleving van de pandemie in het najaar van 2020 is de studiezaal wisselend open geweest. Meest voor professionele onderzoekers en steeds alles op afspraak. In de laatste periode van het jaar is de studiezaal weer helemaal gesloten voor publiek. VOOR WAARMERKINGSnOFLEINDENZIRKZEE AUDITbTv 11 van 49
Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland
31 m É°21 Paraaf- ..... \
Beschikbaarstellen bronnen studiezaal en Afhandelen klantvraag Vanaf de sluiting van de studiezaal in maart 2020 vanwege de pandemie zijn we gestart met digitale dienstverlening. Dit hield in dat de klant zoveel mogelijk via het toesturen van scans antwoord kreeg op zijn vraag. Vooral de bouwsector werd op deze wijze doorlopend bediend. De medewerkers zochten de benodigde documenten uit de archiefstukken op die nodig waren om de klantvraag te beantwoorden. De inhoud werd teruggekoppeld aan de klant en vervolgens als bestelling klaar gemaakt voor digitalisatie en het toesturen van de scans. Naast de bouwsector werden ook veel professionele onderzoekers op deze wijze geholpen met scans zodat hun onderzoek toch voortgezet kon worden. Het totaal aantal bestellingen is door deze werkwijze enorm toegenomen, van gemiddeld 700 bestellingen per jaar naar 950 bestellingen in 2020. Door deze andere manier van werken, was het nodig om meer medewerkers in te schakelen voor de dienstverlening. Dit kon gelukkig gerealiseerd worden omdat andere werkzaamheden vanwege de coronabeperkingen niet uitgevoerd konden worden. Verschillende perioden in het afgelopen jaar is de studiezaal open geweest voor eigen onderzoek van klanten en konden onze bronnen toch geraadpleegd worden. We hebben geprobeerd dit zo lang en uitgebreid mogelijk te doen, binnen de perken van de coronamaatregelen van de overheid.
Met het beschreven registratiesysteem konden we zoveel mogelijk klanten de kans geven om een plek te reserveren voor eigen onderzoek. Verder zijn door eigen werknemers in het afgelopen jaar meerder bronnen digitaal bewerkt zodat ook deze straks getoond kunnen worden op de website van het Streekarchief. Beschikbaarstellen archiefstukken studiezaal en educatie In totaal werden er 12.154 archiefstukken aangevraagd ten behoeve van de klanten op de studiezaal en voor educatieve projecten. In 2019 waren dit er 12.001 een lichte stijging dus. Wel moet hierbij bedacht worden, dat het streekarchief voor een aanzienlijk deel van het jaar gesloten is geweest voor bezoekers. Omdat in bepaalde periodes alleen de urgente aanvragen werden gehonoreerd, zijn er in verhouding minder bezoekers langs geweest, die minder archiefstukken mochten inzien. Beschikbaarstelling bronnen website De nadruk lag in dit jaar op het voorbereiden van alle metadata om geïmporteerd te worden in de nieuwe raadpleegomgeving. Dit bleek veel tijd te kosten, aangezien de gegevens uit diverse systemen komen en niet gestandaardiseerd werden ingevoerd in het verleden. Vanaf het najaar kon de leverancier van de nieuwe raadpleegomgeving Picturae starten met hun werkzaamheden. Ook ICTbedrijven hebben te maken met de coronabeperkingen.
Een strakke planning kon daarom niet gehaald worden en door de opgelopen vertraging werd de opleverdatum van 31 december niet gehaald. De werkzaamheden vorderen wel gestaag, waardoor de nieuwe livegang nu gepland staat voor het voorjaar van 2021. Er zullen dan aanzienlijk meer gegevens in structurele vorm en deels voorzien van gedigitaliseerde aangeboden kunnen worden aan het publiek. Uitlenen archiefstukken aan deelnemers GR en ODMH Door het ODMH en de bij de gemeenschappelijke regeling aangesloten gemeenten werden 3.143 dossiers "teruggeleend". Ter vergelijking, dit waren er in 2019 1304, eveneens een gevolg van de andere manieren van werken en werkzaamheden door de pandemie. Dit betekende wel weer een grotere inzet van medewerkers voor het streekarchief.
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN: ZIRKZEE AUDITB.V. Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland
3 I MAARÏ|j|lJ21 Paraaf: ........ij.........
12 van 49
Uitlening archieven externe partijen Gemeente Zoetermeer, die al haar archieven in het Gouwedepot heeft ondergebracht, heeft in totaal 3.347 dossiers opgevraagd. Dit is vergelijkbaar met 2019, toen er 3.226 dossiers werden uitgeleend. Leveren reproducties Er werden 5.662 scans van bouwtekeningen gemaakt en 2.091 scans van overige archiefstukken. De verhoging (in 2019 was dit respectievelijk 4.918 en 1.342) was grotendeels te verklaren door de coronabeperkingen. Wat heeft het gekost? Het programma Ontsluiten / Beschikbaar stellen kent een negatief saldo van €319.911. Omschrijving Ontsluiten/beschikbaar stellen Totaal baten en lasten
Lasten
360.265 360.265
-11.000 -11.000
337.618 337.618
-
-
360.265
-11.000
Totaal mutaties reserves Resultaat
3.1.4
Realisatie 2020 Baten Saldo
Gewijzigde begroting 2020 Saldo Lasten Baten 349.265 349.265
-17.707 -17.707
319.911 319.911
349.265
337.618
-17.707
319.911
Educatie, advisering en toezicht
Doelstellingen: • Archief in het geschiedenisonderwijs, bewustwording van de eigen omgeving én kennis over praktische tools voor verenigingen, kerken enz. voor het beheer van het eigen archief • Het in stand houden en benutten van regionale Historische Ontmoetingspunten • Streekarchief op de kaart zetten en laagdrempelig maken • Sturen en adviseren van gemeenten bij duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding Wat hebben we ervoor gedaan? • Onderwijs over archiefonderzoek • Onderwijs over (lokale) geschiedenisonderwerpen voor de jeugd • Onderwijs over (lokale) geschiedenis voor volwassenen • Workshops archiefbeheer voor particulieren • Rondleidingen Gouwedepot • Externe communicatie • Bijdragen aan Historische Ontmoetingspunten (HOP) • Redactionele bijdragen aan historische publicaties en uitingen • Commissie naamgeving openbare ruimte • Regionaal Kennis- en Innovatieplatform • Voorlichting informatiebeheer • Advies m.b.t. archiefbewerkingsprojecten • Gevraagd advies Informatiebeheer • Periodieke hotspotmonitor • Toetsing van vernietigingslijsten
Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland
ZIRKZEE AUCïf™ÜC,N;
3 1 MAM Paraaf;
3 van 49
• • • •
Inspectie (toezicht op archieven) KPI-verslagen Strategisch Informatie Overleg (SIO) Beheer en onderhoud PDC
Regionaal Kennis-en Innovatieplatform Regionaal Informatie Overleg (RIO) In 2020 heeft één fysiek RIO plaatsgevonden. In dit RIO is een presentatie gegeven door de gemeente Krimpen aan den IJssel over het daar geïmplementeerde kwaliteitssysteem en is gesproken over de jaarlijkse hotspotmonitor. Daarnaast is er drie keer (digitaal) vergaderd over de invulling van de COVID-19 hotspot. Onder meer de praktische uitvoering daarvan kwam aan bod. VNG Proeftuinen Wet Open Overheid Het Streekarchief nam deel aan de proeftuin vervroegde overbrenging in de praktijk Deze proeftuin is onderdeel van de proeftuinen Woo 2019 - 2021 welke reeks is opgezet door de VNG. Daarin bereiden gemeenten en archiefinstellingen zich voor op de inwerkingtreding van de Woo (2021) en gemoderniseerde Archiefwet (2022). Voor de proeftuin werkte het Streekarchief samen met de gemeente Purmerend en gezamenlijk werd de Toekomstverkenning archiefdiensten (producten grip op informatie nummer 6) geschreven en uitgebracht. Dit gebeurde op 1 september. De verkenning biedt handvatten om met bestuurders en gemeenten het gesprek aan te gaan over de effecten van de beide wetten voor de instellingen naar 2032 toe. Het Streekarchief heeft die effecten verwoord in de beleidsvisie 2021 - 2026. Op 26 november gaven de directeur en de voorzitter een webinar over dit thema voor 150 deelnemers uit het veld via het VNG Platform.
In 2021 start de tweede ronde Grip op informatie waaraan het Streekarchief deelneemt via de werkgroep Rol/Taak archiefinstelling. Voorlichting informatiebeheer Met de gemeenten had de toezichthouder diverse contactmomenten. Door de COVID-19 pandemie is het aantal (digitale en fysieke) contactmomenten aanzienlijk minder dan voorgaande jaren. Een selectie van contactmomenten: Gouda (5 contactmomenten) 1. Werkoverleg 2. KPI-bespreken Krimpen aan den IJssel (3 contactmomenten) 1. Werkoverleg 2. SIO Krimpenerwaard (3 contactmomenten) 1. Werkoverleg Waddinxveen (5 contactmomenten) 1. Werkoverleg 2. SIO Zuidplas (3 contactmomenten) 1. Werkoverleg ODMH (1 contactmoment) 1. Overleg Invulling archieftoezicht
Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN: ZIRKZEE AUDIT B.V.
31 HM i' Paraaf: .........
14 van 49
Advies m.b.t. archiefbewerkingsprojecten De archiefbewerkingsprojecten door externe partijen op het Gouwedepot gebeurden onder begeleiding van het Streekarchief. Het Streekarchief is samen de PKG (Protestantse Kerk Gouda) een project gestart om de digitale archivering van de kerk beter te organiseren. Dit project moet tevens leiden tot een standaard richtlijn van het Streekarchief voor de opzet van een digitaal archief van particuliere instellingen. Gevraagd advies Informatiebeheer In 2020 is er geen advies omtrent het archief- en informatiebeheer gevraagd en gegeven. Periodieke hotspotmonitor De COVID-19 pandemie heeft er voor gezorgd dat dit onderwerp landelijk én regionaal van toepassing is als hotspot. Hotspots zijn opvallende of intensieve gebeurtenissen of kwesties met een grote invloed op burgers en gemeenten waarvan het belangrijk is dat de informatie bewaard blijft. Voor gemeenten betekend dit dat informatie die betrekking heeft op de hotspot als zodanig gekenmerkt wordt en voor blijvende bewaring in aanmerking komt. De gemeenten Waddinxveen en Krimpen aan den IJssel hebben in het Strategisch Informatie Overleg (SIO) de COVID-19 pandemie officieel tot hotspot aangewezen. Ook de overige gemeenten zijn met dit onderwerp bezig. Het SAMH heeft het verzamelen van particulier materiaal op zich genomen.
Via de lokale media is opgeroepen om beeldmateriaal en documenten toe te sturen. Dit resulteerde in veel foto's, films en documenten die via de website toegankelijk worden gemaakt. Tijdens het Regionaal Informatie Overleg (RIO) in december is tevens het initiatief genomen ook bij de andere gemeenten de invoering van een hotspotmonitor te agenderen voor het Strategisch Informatie Overleg (SIO). Toetsing vernietigingslijsten Door de toezichthouder zijn de jaarlijkse vernietigingslijsten voor de vijf gemeenten beoordeeld. Zijn akkoord dient eveneens als akkoord tot vernietiging. Zo nodig werden ook te vernietigen dossiers geraadpleegd. Met ingang van dit jaar verloopt het vernietigingsproces van de gemeente Gouda geheel digitaal. De toezichthouder beoordeelt en accordeert via het zaaksysteem de vernietigingslijsten. Inspectie (toezicht op archieven) In samenwerking met de gemeenten zijn voor 2020 onderzoeken gepland die ingaan op verschillende aspecten van het informatie- en archiefbeheer. Een onderzoek naar de duurzame archivering van opnamen van openbare raadsvergaderingen (‘videotulen’) is hier een voorbeeld van. Door de COVID-19 pandemie, en de daarbij behorende beperkingen, konden deze onderzoeken niet worden uitgevoerd. KPi-verslagen In het KPI-verslag legt het college van B en W verantwoording over het archief- en informatiebeheer af aan de gemeenteraad en de provincie.
De toezichthouder heeft aan de verschillende verslagen zijn medewerking verleent. VOOR WAARMERKINGSDOELËINDEN: ZIRKZëé AUDIT S.v Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland
Strategisch Informatie Overleg (SIO) Voor alle gemeenten afzonderlijk is een SIO ingericht waarin directeur en toezichthouder deelnemen aan overleg over informatievraagstukken die generiek en specifiek bij gemeenten spelen. In 2020 werden de SlO’s, wegens de pandemie, beperkt gehouden. Via dit overleg werd de beleidsvisie met de gemeenten besproken en gepresenteerd en werd een onderwerp uit de beleidsvisie, nl. het ontwikkelen van een e-depot voor de regio, geëntameerd. Het Streekarchief zal per 2021 de regie voeren, zo werd gemeente breed afgesproken, over de ontwikkeling van een gezamenlijke oplossing voor de duurzame toegankelijkheid van informatie. Onderwijs over archiefonderzoek Vanwege het covid-19 virus kon een aantal geplande activiteiten geen doorgang vinden. Dit weerhield de afdeling educatie er niet van om in 2020 nieuwe stappen te zetten in haar missie om historisch onderzoek en beleving van regionaal erfgoed te bevorderen. Onderwijs over (lokale) geschiedenisonderwerpen voor de jeugd Oorlog Dichterbij Midden-Holland In het kader van 75 jaar vrijheid in 2020 ontwikkelde het Streekarchief in samenwerking met de Bibliotheek Gouda en Libertum het project ‘Oorlog Dichterbij in Midden-Holland’.
Het doel van dit project is om informatie over de Tweede Wereldoorlog, nu dikwijls verspreid over diverse organisaties en particulieren- te bundelen en beschikbaar te stellen voor een breed publiek. Het project zette in op twee producten: de een website en een educatief project voor het basisonderwijs. Op website https://www.wo2-middenholland.nl wordt bestaande informatie gebundeld met oorlogsverhalen uit de regio. Helaas moesten we vanwege de lockdowns de lancering en verdere uitrol van de website uitstellen, maar mede dankzij onze stagiaire Senne Franse is er al een goed begin gemaakt. Daarnaast is een aantal speciale koffers met educatief materiaal gemaakt voor de groepen 6, 7, en 8 van het basisonderwijs. Deze bevatten foto’s documenten, kopieën van voorwerpen en leesboekentips waarmee kinderen kunnen speuren naar de oorlog en oorlogsverhalen in hun eigen woonplaats. Zo kunnen kinderen een straat uit hun dorp tegenkomen waar een bom viel, erachter komen waar een lid van het verzet woonde of een verhaal lezen over Joodse inwoners die zijn weggevoerd. De koffers zijn beschikbaar via de Chocoladefabriek in Gouda en zijn ook aan te vragen bij Bibliotheek De Groene Venen, de Bibliotheek Krimpenerwaard en de Bibliotheek aan de IJssel.
Lancering Geschiedenislokaal Midden-Holland In februari lanceerden we in aanwezigheid van docenten uit onze regio onze nieuwe website Geschiedenislokaal Midden-Holland: bronnen voorliet onderwijs. Op deze website zijn (primaire) bronnen over de geschiedenis van de regio Midden-Holland te vinden, voornamelijk uit de collecties van het Streekarchief. De bronnen kunnen door geschiedenisdocenten in het voortgezet onderwijs gebruikt worden als lesmateriaal en zijn een verdieping op de bestaande lesstof. Leerlingen kunnen eveneens bij Geschiedenislokaal terecht voor bronnen en informatie voor profielwerkstukken. Dankzij de medewerking van onze stagiaire Corry Vroege (master Onderwijs en Communicatie aan de Universiteit Utrecht) konden we van start gaan met maar liefst acht thema’s: Steden en burgers in Middeleeuwen, Steden en burgers in de 16e eeuw , Steden en burgers in de 17e eeuw WON in beeld, Oorlogsaffiches, Joods leven, Het kiesrecht en Migratie. De drie eerstgenoemde thema’s zijn tevens het eindexamenonderwerp voor het Voorgezet Wetenschappelijk Onderwijs. Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland
Voor waarmerkingbdoeleinden: ZIRKZEE AUDIT B.V.
31 MM .1....
16 van 49
Geschiedenislokaal maakt het mogelijk voor docenten om de regionale geschiedenis te koppelen aan de algemene geschiedenisonderwerpen. Door de lokale geschiedenis te betrekken, neemt de beleving en het begrip voor geschiedenis toe. Wij overleggen met docenten over relevante thema's. Bovendien is het mogelijk om lesopdrachten bij de thema’s te plaatsen. Daarnaast zijn ook de leden van het transcriptiecafé van het Streekarchief betrokken bij het lokaal. Zij voorzien oude documenten op de website van transcripties. Geschiedenislokaal Midden-Holland maakt deel uit van een groter netwerk van 'Geschiedenislokalen’ in Nederland. De beheerders van de lokale websites hebben halfjaarlijks overleg. Onderwijs over (lokale) geschiedenis voor volwassenen Nederland Leest: Kleine geschiedenis, grote verhalen De jaarlijkse campagne Nederland leest bood met het thema 'Kleine geschiedenis, grote verhalen’ de mogelijkheid tot mooie samenwerkingen met de Bibliotheek Gouda, binnen het HOP Schoonhoven en met onze archiefonderzoekers. • • • •
•
Een tentoonstelling in de Chocoladefabriek in samenwerking met onderzoekers over bijzondere voorouders uit hun stambomen Een tentoonstelling in het HOP Schoonhoven over levensverhalen van Schoonhovenaren, op basis van onderzoek in het negentiende-eeuwse bevolkingsregister door Leo de Kluijver Een podcast met Leo de Kluijver over zijn passie voor historische verhalen en zijn onderzoeken Een wekelijkse Insta live waarin de collectiespecialist van de Bibliotheek Gouda met archiefmedewerker Taffy van Doorn het geschenkboek 'Het zwijgen van Maria Zachea' besprak Een vierdelige online filmserie over het opstarten van stamboomonderzoek door de educatief medewerker
Door al deze activiteiten en insteken werd november 2020 een zeer actieve maand waarin we succesvol veel nieuwe vormen van publieksbereik uitprobeerden. Workshops archiefbeheer voor particulieren In verband met de coronamaatregelen zijn er dit jaar geen workshops archiefbeheer georganiseerd. Rondleidingen Gouwedepot In verband met de coronamaatregelen konden er geen rondleidingen gepland worden in 2020. Externe communicatie De externe communicatie stond dit jaar ook voor het grootste gedeelte in teken van de coronapandemie. De verschillende sluitingen en heropeningen van de studiezaal alsmede het goed informeren van wat wel of niet mogelijk was in deze perioden, kostte de meeste uren. De digitale nieuwsbrief werd daarvoor het meeste gebruikt en het aantal abonnees groeide van licht van 839 naar 876. Daarnaast probeerden we de collectie ook op een andere manier onder de aandacht te brengen. De productie van een mondkapje met de instructie voor de pesthuismeester uit 1655 vond gretig aftrek. Zelfs vanuit het buitenland werden er bestellingen gedaan. Ook de Schilderijkaart die in 1520 500 jaar bestond en zeer mooi ons werkgebied in beeld brengt, was een populaire koop. De verkoop en verspreiding vindt plaats in samenwerking met Kruim Eten en Drinken.
Bijdragen aan Historische Ontmoetingspunten (HOP) Opening HOP Bergambacht
In september 2020 ondertekenden de Historische Vereniging Bergambacht, de Bibliotheek Krimpenerwaard en het Streekarchief Midden-Holland het convenant tot het oprichten van het Historisch Ontmoetingspunt Bergambacht. Het Historisch Ontmoetingspunt Bergambacht is nu officieel een plek in de Bibliotheek Bergambacht waar de partners gezamenlijk tentoonstellingen, lezingen en activiteiten van historische aard organiseren. Redactionele bijdragen aan historische publicaties en uitingen Vanwege de grotere druk op de dienstverlening kon er dit jaar minder bijgedragen worden aan historische publicaties of andere uitingen. Wel startten Joke Radstaat en Marianne van de Veer met de beeldredactie voor het boek 750 jaar Gouda. Dit wordt uitgegeven eind 2021 door de Historische Vereniging die Goude, in samenwerking met het streekarchief en Museum Gouda. Aan de diverse historische verenigingen werd wel content aangeleverd ten behoeve van tentoonstellingen of regionale uitgaven, vooral ook in het kader van 75 jaar vrijheid en Open Monumentendag (zie ook de bijlage). Commissie naamgeving openbare ruimte Vertegenwoordigers van het Streekarchief zijn betrokken in Commissies Naamgeving Openbare Ruimten in twee gemeenten: Gouda en Waddinxveen. Gouda: de vertegenwoordiger van het Streekarchief leidde als voorzitter het periodiek overleg. Hoofdthema in Gouda blijft het project Westergouwe.
Waddinxveen: hierin participeert de vertegenwoordiger van het Streekarchief samen met de vertegenwoordiger van het Historisch Genootschap als externe adviseur. Hoofdthema’s in Waddinxveen waren en zijn benoeming van straten in Park Triangel deelplannen H, I en J, het Vermeulenpad en de Zesde Tochtweg. Bijlage: Overzicht educatieve bezoeken, workshops, evenementen en presentaties 2020 Hieronder volgt het totaaloverzicht van de educatieve activiteiten van 2020. Ook reeds geplande activiteiten, die door covid-19 geen doorgang vonden, worden hierbij vermeld. De gedachte hierbij is dat er wel uren aan besteed zijn en dat in sommige gevallen de inhoud ook in volgende jaren nog gebruikt kan worden. Jeugdeducatie • Kunst van het Kopiëren (2 x , 1 x geannuleerd) • Ontdek Gouda in 1575 (2 x workshop Kinderboekenweek) • Aftrap Goudse Verhalenproject met Simon van der Geest • Koffers ‘Oorlog dichterbij in Midden-Holland’ • Tijdjagers (HOP Ouderkerk) • Goudazoekers (geannuleerd) • Open Monumenten Klassendag (geannuleerd) • Workshop Minecraft voor ervaren spelers (HOP Schoonhoven, geannuleerd)
VOOR WAARMERKING6DOELEINDEN:
^JRKZeÊ-AUDIT-BA/ 18 van 49
Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland
Pa
Voortgezet en hoger onderwijs • Lancering website Geschiedenislokaal Midden-Holland • Project PABO Driestar Gouda en het water (3 x in Chocoladefabriek, 1 x geannuleerd) • Lesmateriaal en PowerPointpresentatie Jodenvervolging in de geschiedenis i.s.m. Coornhert college (uitgevoerd door docent op school) • Lesmateriaal en PowerPointpresentatie Opstand en Reformatie voor Goudse Waarden 5 VWO • Archiefintroductie Driestar studenten docentenopleiding geschiedenis (geannuleerd) • Presentaties voor TV in de Middeleeuwen’ i.s.m. Goudse Waarden (geannuleerd) Project Jodenvervolging in Gouda in WOU i.s.m. GSG Leo Vroman (geannuleerd) Samenwerkingsproject met Technasium i.h.k.v. Gouda 750 jaar (geannuleerd) Presentaties en lezingen • Vrouwengeschiedenislezing/interview met Simone van der Vlugt over haar boeken Jacoba,
• • • • • • • •
dochter van Holland en Schilderslief Gouda in de 15° eeuw (collegereeks door historica Anna Dlabacova) Workshop Onderzoek naar WOU (geannuleerd) Lezing verffabriek MASCO door Leen Ouweneel en Truus Jansen (HOP Schoonhoven) Lezing Leermonumenten door Jet van Herwaarden-Rijlaarsdam (HOP Schoonhoven) Boekpresentatie 'Zij kwamen uit de Krimpenerwaard’ door Hans Korevaar en Otto Ooms (HOP Schoonhoven) Optreden Silvertown Rhythm Stars (HOP Schoonhoven, geannuleerd) Auteurslezing Roxane van leperen (HOP Schoonhoven, geannuleerd) College Goudologie I College Schoonhovologie I Historische filmochtenden (HOP Schoonhoven, 5 x, 3 x geannuleerd)
Cafés/werkplaatsen • Stamboomcafé (4 x in Chocoladefabriek, 1 x online, 5 x geannuleerd ) • Transcriptiecafé (12 x op locatie, verder online) • Historisch café (HOP Krimpen a/d Lek, verzorgd door Crempene) Programma’s • Open Joodse Huizen/Huizen van verzet Schoonhoven (geannuleerd) Tentoonstellingen Chocoladefabriek • Vele Handen • Geertje en Jacoba • Leermonumenten • Kleine geschiedenis, grote verhalen HOP Schoonhoven • MASCO verffabriek • Schoonhovense ‘Nederbiet’ uit de jaren ’60 (geannuleerd) • Leermonumenten - —1—— --------- — • Kleine geschiedenis, grote verhal >n 'VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN_______ ZIRK7FF AlJfU-r. d w Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland
3 1 MAAR!
#
Paraaf: ......... \1....
v
19 van 49
HOP Ouderkerk • Vertier in vroeger tijden • Zomerexpositie 50 jaar Speelweek (geannuleerd) • Nadenken over en terugdenken aan vijf lange jaren van bezetting HOP Krimpen aan de Lek • Winter in Krimpen aan de Lek • 75 jaar bevrijding (geannuleerd) • Bekende Krimpeners en het bevolkingsregister (naar aanleiding van Vele Handen) • Ansichtkaarten uit Krimpen aan de Lek • Leermonumenten • Het Groene Kruis HOP Bergambacht (geopend in september 2020) • Leermonumenten • Meten is weten
Wat heeft het gekost? Het programma Educatie, advisering en toezicht kent een negatief saldo van € 169.543. Omschrijving Educatie, advisering en toezicht Totaal baten en lasten
Gewijzigde begroting 2020 Lasten Baten Saldo
Lasten
170.310 170.310
169.543 169.543 ,
Totaal mutaties reserves Resultaat
3.1.5
170.310 170.310
Realisatie 2020 Baten I Saldo 169.543 169.543
-1 170.310
170.310
169.543
169.543
Algemene dekkingsmiddelen
In de programmaverantwoording moet ook het overzicht Algemene dekkingsmiddelen worden gegeven. Voor onze gemeenschappelijke regeling interpreteren wij dit als de bijdragen, die de deelnemende gemeenten betalen aan het Streekarchief (hoewel dit volgens het BBV niet als zodanig kwalificeert). De algemene bijdragen worden in 2020 nog verantwoord in de overhead. Met ingang van het jaar 2021 zullen deze bijdragen ook toegerekend worden aan de vier programma’s conform de tijdsbesteding van de medewerkers aan deze programma’s. Overhead In het vernieuwde BBV wordt overhead gedefinieerd als 'alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces'. Kort samengevat omvat de overhead: • Leidinggevenden • Financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie; •
Human Resource;
Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland
VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN: ZIRKZEE AUDITB.V.
3 1 Mi jfa Paraaf: ......... |.r......
20 van 49
• • • • • • •
Inkoop (incl. aanbesteding en contractmanagement); Interne en externe communicatie m.u.v. klantcommunicatie (KCC); Juridische zaken, voor zover het bedrijfsvoering betreft; Bestuursondersteuning; Informatievoorziening en automatisering (ICT Facilitaire zaken en Huisvesting; Managementondersteuning
Financieringsfunctie Met ingang van 2014 zijn deze rentebaten bijna geheel weggevallen door de invoering van het schatkistbankieren. Door deze invoering is het Streekarchief, net als andere lagere overheden, verplicht overtollige middelen weg te zetten bij het rijk. De rentevergoeding die hier tegenover staat is vooralsnog nihil. Voor de lening bij de Bank Nederlandse Gemeenten bedroeg de rente in 2020 € 4.393. Deze lening is in 2023 volledig afgelost. Ultimo 2020 bedroeg deze lening € 69.263. Vennootschapsbelasting Per 1 januari 2016 is de Wet Modernisering Vennootschapsbelastingplicht Overheidsondernemingen in werking getreden. Ondersteund door een fiscalist van Zirkzee accountants heeft het SAMH onderzocht welke gevolgen deze wet heeft voor de dienst. Geconcludeerd is dat het SAMH vrijgesteld is van aangifte. Onvoorzien Het Streekarchief houdt in de begroting geen rekening met een post onvoorzien. Wat heeft het gekost? Over het gehele jaar bedraagt het positieve resultaat van de algemene dekkingsmiddelen € 999.480. Omschrijving Baten en lasten 0\«rhead Totaal baten en lasten
Gewijzigde begroting 2020 Lasten Baten Saldo
Lasten
352.132 -1.313.639 352.132 -1.313.639
-961.507 -961.507
323.716 -1.313.637 323.716 -1.313.637
-989.921 -989.921
-
-12.583 -12.583
-12.583 -12.583
-
-9.559 -9.559
-9.559 -9.559
352.132
-1.326.222
-974.090
323.716
-1.323.196
-999.480
Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves Resultaat
Realisatie 2020 i Baten Saldo
VOOR WAARMERKIN GSDOELEINDENZIRKZEE AU diïb.v. 31 Mm i'
Paraaf:
Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland
21 van 49
3.2
Paragrafen
Artikel 26 van het BBV schrijft voor dat in het jaarverslag dezelfde paragrafen opgenomen moeten worden als die in de begroting opgenomen zijn. Voor het Streekarchief zijn de volgende paragrafen van toepassing: • Weerstandsvermogen • Financiering • Bedrijfsvoering Niet van toepassing zijn de volgende paragrafen: • Lokale heffingen • Onderhoud • Bestuurlijke participaties • Grondbeleid 3.2.1
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Het weerstandsvermogen is gedefinieerd als het vermogen van het SAMH om niet-structurele financiële risico’s op te kunnen vangen ten einde zijn taken te kunnen voortzetten. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen weerstandscapaciteit en de risico’s waarvoor geen voorzieningen zijn getroffen. Reserves en voorzieningen Voor de herijking van het weerstandsvermogen is een nota reserves en voorzieningen opgesteld. In de vergadering van 28 november 2019 is de nota reserves en voorzieningen 2020-2023 door het algemeen bestuur vastgesteld. Herijking is een vierjaarlijkse wettelijke verplichting. Weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit. dat wil zeggen de middelen die SAMH beschikbaar heeft of kan maken om de financiële gevolgen van niet-begrote lasten (zoals risico’s) op te kunnen vangen. Voor de weerstandscapaciteit is geen algemene norm beschikbaar. SAMH streeft ernaar om 1 jaar subsidie als reserve te hebben. Ultimo 2020 bedraagt de totale reservepositie, inclusief het nog te bestemmen resultaat 2020 € 289.227. Dit is 22,2% van de jaarsubsidie ad € 1.313.639. Ultimo 2019 was dit nog 17,5%. De stijging is de resultante van de onttrekking aan de reserve van € 9.559 en het nog te bestemmen resultaat uit 2020 ad € 76.904 positief. Risico’s De risico's die verzekerd kunnen worden zijn verzekerd. Bij brand is reconstructie niet mogelijk.
Eventuele uitkeringen aan medewerkers bij gedwongen ontslag zijn niet voorzien en komen in voorkomend geval ten laste van de exploitatie in het jaar waarin de gebeurtenis zich zal voordoen. Beleid weerstandcapaciteit en risico’s Het beleid is erop gericht met de bestaande subsidies minimaal te voorzien in de reguliere exploitatielasten van het SAMH. De weerstandscapaciteit zijn de middelen waarover het SAMH kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. Bij SAMH zijn dit de egalisatiereserve en de bestemmingsreserves Personeelslasten, Nieuwbouw depot. Daarnaast is er een on Iprhni irifivnnmpning-hastftmri-VQQf- oekomstig penodieK VOOR WAARMERKINGSDOELEiNDEN: ZIRKZEE AUDI! 22 van 49 Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland
31 MMRÏ \j
.................
• .
•
1
onderhoud welke ten laste komt van de huurder. De bestemmingsreserve nieuwbouw depot en de voorziening onderhoud zijn afgestemd op de te verwachten toekomstige kosten voor dekking van de afschrijvingslasten (nieuwbouw depot) en voor periodiek onderhoud en vervanging ten laste van de huurder van het depot. Voor een toelichting op de gevormde reserves en voorziening en het doel waarvoor deze zijn gevormd verwijzen wij naar de toelichting op de balans onder hoofdstuk 4.3.4 van de jaarrekening. Risicoanalyse De bestaande risico’s zijn opgenomen in de nota reserves en voorziening (april 2020). Deze ontstaan uit wettelijk vraagstukken zoals het Auteursrecht, personele calamiteiten zoals ziekteverzuim en uitstroom, diefstal en schade aan documenten, organisatorische veranderingen b.v. het uittreden van een gemeente en ICT impact door digitale veranderingen en leveranciersknelpunten. De risico’s liggen bij het SAMH. Het SAMH neemt voldoende beheersmaatregelen om de risico's te minimaliseren. Nooit uitgesloten kan worden dat incidenten zich toch voordoen waardoor, met als voorbeeld het Auteursrecht, boetes kunnen worden opgelegd. Door de in die wet vastgestelde hoogte van zo'n boete zal dit naar verwachting de begrotingsomvang van het SAMH al snel overschrijden.
Deze risico’s kunnen jaarlijks variëren, reden waarom die worden gemonitord om daarop een advies te onderbouwen voor de opbouw van het weerstandsvermogen. De monitoring geeft geen aanleiding om de opbouw van het weerstandsvermogen aan te passen. Een nieuw, zij het tijdelijk, risico is de corona pandemie. De effecten daarvan zijn dit jaar bijgehouden en daaruit is gebleken dat die nihil zijn voor het Streekarchief. Doordat uit raadpleging op afstand meer inkomsten werden gegenereerd en materiële kosten lager waren is er een positief resultaat ontstaan. Dit biedt de mogelijkheid om via resultaatbestemming het weerstandsvermogen sneller dan verwacht naar het in de regeling gestelde plafond, 10% van de begroting, te brengen. 3.2.2 Financiering In deze paragraaf dient de realisatie van de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille te worden opgenomen. In de vergadering van het algemeen bestuur van 14 maart 2019 is het Treasurystatuut van het SAMH geactualiseerd vastgesteld. In dit statuut wordt de beleidsmatige infrastructuur van de treasuryfunctie vastgelegd in de vorm van uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten. Het statuut maakt een objectieve en transparante verantwoording vooraf en achteraf mogelijk. Jaarlijks wordt zowel in de begroting als in de jaarrekening een treasuryparagraaf opgenomen.
In deze paragraaf worden de specifieke beleidsvoornemens respectievelijk de uitvoering van het beleid op het gebied van de treasury vastgelegd. In het kort wordt de huidige situatie weergegeven met betrekking tot een aantal aandachtspunten: Financieringspositie De financieringspositie wordt als volgt weergegeven (bedragen x € 1.000):
VOOR WAARMERKING6D0ELEINDEN'
_____ ZIRK2Ê£AUD1XBA4_____ ' Jaarstukken 2020, Streekarchief Midden-Holland
23 van 49
Ultimo 2020 332 30 0 362
Ultimo 2019 309 50 0 359
Langlopende schulden Eigen vermogen Voorzieningen Totaal financiering
47 289 75 m
69 222 67 358
Financieringsoverschot
49
-A
Toename financieringsoverschot
59
Materiële vaste activa Financiële vaste actvia Overige verbonden partijen Totaal vaste activa Deze boekwaarde wordt gefinancierd met:
Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet geeft aan in welke mate in de financiering van investeringen mag worden voorzien in de vorm van kortlopende middelen. Volgens de wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO) bedraagt de kasgeldlimiet 8,2% van het totaal van de (primitieve) begroting ad € 1.286.466 (zie hoofdstuk 4.4) ofwel € 105.490. Volgens de jaarrekening 2020 bedraagt het overschot aan vlottende middelen (bedragen x € 1.000): Totaal vlottende activa Totaal vlottende passiva Overschot middelen