Bijlage 3 Fusie-effectrapportage

7.5.1 Financiële effecten van een fusie Naast de kwaliteitsimpuls, zoals in dit rapport op verschillende plekken is beschreven, is een van de doelen van de verdergaande samenwerking om middelen efficiënter en doelmatiger te besteden. Een fusie heeft de volgende financiële effecten: 1

Lagere kosten voor inkoop Een grotere organisatie is in staat betere inkoopvoorwaarden te bedingen. Dit positieve effect van een fusie wordt in de eerste twee jaren stapsgewijs groter, omdat bestaande contracten bij fusie mee overgaan. De nieuwe onderwijsorganisatie neemt op basis van wet- en regelgeving bestaande contracten over. Bij het bereiken van het einde van de looptijd worden contracten opnieuw aanbesteed of overeengekomen. Ervaringen laten zien dat dit voordeel gemiddeld 2% van de materiële lasten kan zijn.

2

Lagere kosten externe inhuur Zoals eerder vermeld, wordt met een fusie voorgesteld om externe inhuur waar mogelijk te insourcen in het stafbureau (vooral op het gebied van huisvesting en facilitair). Dat levert een geringe kostenbesparing op.

3

Lagere bestuurskosten De fusie-organisatie heeft één college van bestuur en één raad van toezicht. In onderstaand overzicht is aangegeven hoe de inzet na fusie zich verhoudt tot de huidige organisaties.

4

Gremium

Aantal leden separate situatie

Aantal leden nieuwe onderwijsorganisatie

Raad van toezicht

5+7

7

Bestuur (vanaf de fusiedatum)

1+1

2

Bestuur (bij het wenkend perspectief)

1+1

1

Lager risicoprofiel en benodigd weerstandsvermogen Door de grotere omvang van de nieuwe onderwijsorganisatie kan de impact van risico’s in de organisatie beter gespreid worden (vereveningseffect). Daardoor heeft een grotere organisatie een lager risicoprofiel en daarmee een relatief lager weerstandsvermogen nodig. De signaleringsgrens van de onderwijsinspectie van het weerstandsvermogen bedraagt 5% 11. Bravoo en Leerrijk zitten ruim boven deze signaleringswaarde van 5%. De nieuwe onderwijsorganisatie heeft, gezien het lagere risicoprofiel, een lager weerstandsvermogen nodig dan de optelsom van het benodigde weerstandsvermogen van Bravoo en Leerrijk. Daardoor heeft de fusieorganisatie meer eigen vermogen ter beschikking om te investeren in het onderwijs. Het is verstandig om na een fusie op basis van een risicoanalyse het risicoprofiel van de nieuwe onderwijsorganisatie te bepalen. Het benodigde weerstandsvermogen wordt vervolgens afgestemd op het risicoprofiel.

11 Het eigen vermogen is minimaal 5% van de baten.

A05876 | 20240207

49

59

In onderstaand overzicht hebben we een indicatie gegeven van de hiervoor beschreven financiële effecten. We vergelijken hierbij de huidige situatie met een bestuurlijke fusie. We merken hierbij op dat dit indicatief is en niet als maatgevend voor de fusie-organisatie beschouwd moet worden. Financiële effecten fusie

Bedrag

Financiële effecten fusie Lastenvermindering Compacter bestuur, toezicht, medezeggenschap

€ 38.155

Verminderen externe inhuur

€ 50.000

Lagere inkoopkosten

€ 71.100

Totaal inschatting lastenvermindering

€ 159.255

Stijging structurele lasten Hogere licentiekosten

€-

Totaal inschatting lastenstijging

€-

Saldo

€ 159.255

7.5.2 Kosten van een fusie Naast de structurele financiële effecten, ontstaan door een fusie ook incidentele extra kosten. Te denken valt aan: 1 Kosten voor teamontwikkeling. 2 Extern advies implementatie en begeleiding. 3 Communicatiekosten, nieuwe naam, website, e-mailadressen. De kosten voor het harmoniseren van systemen en beleid nemen we niet mee, omdat er in veel gevallen sprake is van het vervangen van de huidige kosten voor andere kosten, maar niet van extra kosten. De te verwachten incidentele kosten van een fusie zijn in onderstaand overzicht opgenomen. Extra incidentele kosten van fusie

Bedrag

Periode

Teamontwikkeling

50.000

2 jaar

Extern advies implementatie en begeleiding

110.000

Eenmalig

Communicatiekosten, nieuwe naam, website, e-mailadressen

50.000

1 jaar

7.5.3 Financiële positie Om een goed beeld van de financiële positie van Bravoo en Leerrijk te hebben, heeft Wijs Accountants een due diligence onderzoek uitgevoerd. In bijlage IV is het rapport opgenomen. Uit het onderzoek komt naar voren dat Bravoo en Leerrijk financieel gezond zijn en dat er geen grote risico’s zijn ontdekt. 7.5.4 Afspraken over reservebeleid Bij een bestuurlijke fusie worden de reserves van Bravoo en Leerrijk samengevoegd. Reeds vastgestelde bestemmingsreserves blijven behouden.

A05876 | 20240207

50

59

8. Vervolgstappen 8.1 Besluitvorming en implementatie Nadat dit rapport door de bestuurders is vastgesteld, zetten Bravoo en Leerrijk onderstaande stappen ter besluitvorming en implementatie. Stap

Toelichting

Planning

1

Informeren vakbonden.

Februari 2024

2

Voorgenomen besluit college van bestuur.

Februari 2024

Besluitvormingsfase

Besluitvormend document schriftelijk voorleggen aan de gemeenschappelijke medezeggenschapsraden , Raden van toezicht en colleges B&W. 3

Toelichting aan de beide raden van toezicht.

Februari 2024

4

Toelichting aan de beide gemeenschappelijke medezeggenschapsraden.

Februari 2024

5

Toelichting aan de directeuren.

Februari 2024

6

Informeren vakbonden.

Maart 2024

7

Advies colleges B&W.

Maart 2024

8

Ouderraadpleging.

Maart 2024

9

Instemming gemeenschappelijke medezeggenschapsraden.

April 2024

10

Goedkeuring van raad van toezicht.

Maart/april 2024

11

Technisch overleg vakbonden.

April 2024

12

DGO-vakbonden.

Mei 2024

13

Akkoord NKSR.

N.t.b. juli 2024

14

Fusietoets DUO.

Juli 2024

15

Besluitvorming gemeenteraden.

Juli 2024

16

Definitief besluit.

N.t.b. september 2024

1

Bekrachtiging vorming College van bestuur en raad van toezicht.

Oktober 2024

2

Harmonisatie PSA en FA.

Septemberdecember 2024

3

Inrichting van het stafbureau (detailstructuur vormgeven, werving en selectie, plaatsing, teamontwikkeling).

September 2024

4

Herinrichten overlegstructuren directeuren, stafbureau, enz.

September 2024

5

Harmonisatie werkprocessen (HR, financiën, ICT, huisvesting, facilitair, communicatie).

Septemberdecember 2024

6

Vorming gemeenschappelijke medezeggenschapsraad nieuwe organisatie.

September 2024

Implementatiefase

A05876 | 20240207

51

59

7

Notarieel proces (samenvoeging rechtspersonen).

Septemberdecember 2024

8

Benaderen contractpartijen op stichtingsniveau (samenvoegen of continueren).

Oktober 2024

9

Opstellen indicatieve eindbalans Bravoo en Leerrijk voor samenvoeging.

November 2024

8.2 Harmonisatiekalender Na het definitief besluit moeten verschillende beheersmatige en beleidsmatige zaken geharmoniseerd worden. In onderstaand overzicht hebben we opgenomen welke stappen voor een fusiedatum geharmoniseerd moeten worden en welke zaken na de fusie opgepakt kunnen worden. Harmonisatiekalender Voor de fusiedatum (1-1-2025)

Thema

Verantwoordelijk

Q2-Q4

Inrichting PSA en FA en harmonisatie processen.

PSA en FA

Medewerkers PSA en FA

Q2/Q3

Harmonisatie ICT. Te beginnen met het opstellen van een programma van eisen.

ICT

ICT-medewerkers

Q3

Ontwikkelen nieuw allocatiesysteem en opstellen begroting 2025 en meerjarenbegroting 2025-2028.

FIN

Controller

Q3

Voorbereiden samenvoegen dossiers/archieven.

HRM

HRM

Q3

Afstemming dossiers op het gebied van ontslag, ziekte, functioneren, enz.

HRM

HRM

Q3/Q4

Opzetten overlegstructuur staf, College van bestuur, Raad van toezicht, gemeenschappelijke medezeggenschapsraad, en directeuren, en organisatiebrede netwerken.

N.t.b.

N.t.b.

Q4

Afstemmen kwaliteitszorgstructuren.

O&K

Medewerkers O&K

Q4

Voorbereiden gelijktijdig ontslag en benoeming (opstellen arbeidsovereenkomsten en beëindigingsbrieven).

HRM

Medewerkers HRM

Q4

Samenvoegen dossiers/archieven.

HRM

HRM

Q3

Afstemming dossiers op het gebied van ontslag, ziekte, functioneren, enz.

HRM

HRM

Q3/Q4

Ontwikkelen strategisch beleidsplan nieuwe onderwijsorganisatie.

BEST

Bestuur, staf en directeuren

HRM

HRM

Na fusiedatum (1-1-2025) Q1

Formuleren en vaststellen nieuw formatiebeleid.

Q1 en Q2

Harmoniseren PDCA-cycli (format jaarplannen e.d.).

Q2

Ontwikkelen nieuw inkoopbeleid.

FIN

Medewerkers financiën, huisvesting en ICT

Q2

Ontwikkelen nieuw kwaliteitsstelsel en harmoniseren kwaliteitszorgsystemen.

O&K

College van bestuur, medewerkers O&K

A05876 | 20240207

52

59

Q3

Ontwikkelen nieuw personeelsbeleid.

HRM

HRM/College van bestuur/directeuren

Q1 en Q2 2024

Uitwerken professionalisering(sbeleid) en professionele leergemeenschappen

HRM en O&K

HRM en O&K

8.3 Evaluatie Na 1 januari 2025 wordt een fusie geëvalueerd. Er wordt hierbij vooral gekeken naar hoe het in- en uitfaseren is gelopen. De evaluatie zal met de directeuren, de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad, het college van bestuur en de raad van toezicht plaatsvinden. Een eerste evaluatie kan in het derde kwartaal van 2024 plaatsvinden. Onderwerpen van deze evaluatie zijn in ieder geval:  De mate waarin de (gekwantificeerde) doelen uit de intentieverklaring bereikt zijn en wat daarvoor nog nodig is. 

Verloop infaseren in de systemen en het beleid.



Verloop infaseren in de organisatiestructuur en de werking ervan in het bijzonder.



Verloop infaseren in de medezeggenschap.

De betrokkenen stellen voor ieder evaluatief moment vast welke punten worden meegenomen in de bespreking. 8.4 Advies gemeenten Bij een bestuurlijke fusie is het conform artikel 64b lid 2 sub j WPO moeten de colleges van burgemeester en wethouders gevraagd worden om te adviseren over de fusie. We stellen voor om op basis van deze rapportage dit advies te vragen en onmiddellijk na ontvangst met de gemeenschappelijke medezeggenschapsraden te delen.

A05876 | 20240207

53

59

Bijlage I:

A05876 | 20240207

Intentieverklaring Bravoo en Leerrijk

54

59

A05876 | 20240207

55

59

Bijlage II:

Overzicht toename bestuurstaken

De bestuurlijke verantwoordelijkheid wordt getypeerd door:  Kwaliteit van de primaire onderwijsprocessen. – Wettelijke sturingsdocumenten (schoolplan, schoolgids, schoolveiligheidsplan). – Wettelijke sturingssystemen (leerling- en onderwijsvolgsysteem). – Wettelijke verantwoordingssystemen (curriculumonafhankelijke toetssystemen voor tussenopbrengsten en eindopbrengsten).  Zorgplicht. – Participatie in samenwerkingsverbanden passend onderwijs. – Opstellen schoolondersteuningsprofielen. – Bieden van basisondersteuning en extra ondersteuning, passend onderwijsaanbod.  Lokaal educatieve agenda. – Participatie in lokale overleggen van de gemeenten. – Doelstellingen op het gebied van het vergroten van onderwijskansen, onderwijs voor nieuwkomers- en vluchtelingen, vroeg signalering van (jonge) risicokinderen.  Kwaliteitszorg en kwaliteitscultuur. – Horizontale dialoog met belanghebbenden in en om scholen. – Systematische planning, uitvoering, evaluatie en bijstelling van onderwijsprocessen. – Publieke verantwoording (jaarverslag, scholen op de kaart, bestuurlijke benchmark). – Verantwoording aan interne toezichthouder en externe toezichthouder (onderwijsinspectie). – Juridische afhandeling van klachten. – Privacy beleid en AVG.  Governance. – Transparante besturing, toezicht en medezeggenschap.

– Kwaliteitsborging via uitwerking codes Goed bestuur en Goed toezicht (besturingsfilosofie, toezichtsvisie, toezichtskader, managementstatuten, medezeggenschapsreglement).  Werkgeversrol. – Uitwerken en invoeren cao-afspraken. – Arbobeleid. – Verzuimbeleid en wet verbetering Poortwachter. – Strategisch personeelsbeleid: opleiding in de school, begeleiding van starters, voortgezette professionalisering, formatie/werkgelegenheidsbeleid, ouderenbeleid.  Vastgoedbeheerder. – (Doordecentralisatie) onderwijshuisvesting en realisatie schoolgebouwen. – Meerjarig onderhoud van schoolgebouwen. – Duurzame en gasloze exploitatie van schoolgebouwen. – (Brand)veilige schoolgebouwen en speeltoestellen.  Netwerkbeheerder. – Realisatie en onderhoud van digitale infrastructuur. – Exploitatie van digitale systemen, digitale leermiddelen.  Beheerder van private en publieke middelen. – Rechtmatige en doelmatige besteding van publieke middelen. – Administratieve organisatie en interne planning & control op schoolniveau en stichtingsniveau. – Wettelijke administratiesystemen voor gegevensuitwisseling. – Verantwoording conform RJ-richtlijnen in jaarverslag/ jaarrekening. – Verantwoording conform regelgeving van andere overheden (bijv. Gemeente, Provincie, Europa).

A05876 | 20240207

56

59

Bijlage III: Overzicht functies Bravoo en Leerrijk Bravoo12 Functie

Leerrijk13 Schaal

Fte

OP

Functie

Schaal

Fte

Vakleraar

LC

0,2319

Vakleraar

LB

0,4000

Intern begeleider

LD

2,0219

Intern begeleider

LC

8,2176

Leraar

LD

0,6000

OP

Leraar

LC

26,4748

Leraar

LC

44,3359

Leraar

LB

98,5482

Leraar

LB

111,8151

Leraar in opleiding (LIO)

OOP Beleidsmedewerker Personeel en Organisatie

3,6250

OOP 12

0,7000

Beleidsadviseur HR

11

1,5000

Beleidsadviseur huisvesting & facilitair

11

0,8500

Beleidsmedewerker Onderwijs en Kwaliteit

12

0,8000

Beleidsmedewerker Onderwijs & Kwaliteit

11

1,0000

Controller

12

1,0000

Controller

11

0,7000

Bestuurssecretaresse

10

1,0000

Bestuurssecretaris

11

0,8000

Psycholoog/Orthopedagoog

11

0,8000

Gedragswetenschapper/ deskundige bevoegd gezag

11

0,8000

Logopedist

9

0,6918

Senior medewerker financiële administratie

8

0,4000

Leraarondersteuner B

8

12,2200

Leraarondersteuner A

7

6,6250

Managementassistent

6

1,1000

Medewerker financiële administratie

6

0,6000

Mdw administratief & secretarieel C

6

0,6500

Onderwijsassistent C

6

11,9513

Onderwijsassistent C

6

2,2603

Onderwijsassistent

6

0,6000 Onderwijsassistent B

5

0,6146

Onderwijsassistent A

4

8,0500

Onderwijsassistent

4

8,9936

12 N.B. Bravoo heeft in september 2023 het functiehuis geactualiseerd. 13 N.B. Leerrijk werkt aan het onderhoud van het functiehuis. Dat zal in april 2024 worden afgerond.

A05876 | 20240207

57

59

Administratief Medewerker

4

0,9000

Facilitair medewerker

4

0,3000

Conciërge/onderhoudsmedewerker B

4

1,7000

Conciërge

3

1,1000

Administratief medewerker

4

4,0000

Conciërge

3

3,8200

Conciërge (ID-baan)

3

1,0000

Conciërge (ID-baan)

1

1,0000

Directeur

D12

12,7993

Directeur

D11

0,0000

Adjunct-directeur

A11

0,7000

Directie Directeur

A05876 | 20240207

D12

7,5400

58

59

Bijlage IV: Rapport due diligence onderzoek De rapportage due diligence Bravoo en Leerrijk d.d. januari 2024 is in een separaat bestand opgenomen.

A05876 | 20240207

59

59