Bijlage 1a Rapportage doelmatigheidsonderzoek Pepperflow 2023
Tekst van het document
Doelmatigheidsonderzoek Pepperflow 2023
Versie 3 juni 2024 14.00 uur
Inhoud 1. Managementsamenvatting................................................................................................... 2 2. Inleiding................................................................................................................................ 3 2.1 Aanleiding....................................................................................................................... 3 2.2 De centrale vraag............................................................................................................ 3 2.3 Doelgroepen onderzoek.................................................................................................. 4 2.4 Periode onderzoek........................................................................................................... 4 2.5 Werkwijze en onderzoeksopzet.......................................................................................4 3. Onderzoeksresultaten.......................................................................................................... 4 3.1 Deskonderzoek................................................................................................................ 4 3.1.1 Kosten Pepperflow.....................................................................................................
4 3.1.3 Opstellen P&C documenten met behulp van Pepperflow vanaf 2018........................6 3.2 Enquête........................................................................................................................... 6 3.2.1 De enquête is opgebouwd langs de navolgende lijnen:.............................................7 Kwaliteit................................................................................................................................ 7 Efficiënter en minder foutgevoelig........................................................................................7 Ontwikkeling.......................................................................................................................... 7 Ondersteuning....................................................................................................................... 7 3.2.2 Uitwerking vragen en antwoorden enquête...............................................................7 4. Conclusies en aanbevelingen...............................................................................................7 4.1 Conclusies Raad en College............................................................................................. 7 4.1.1 Kwaliteit.......................................................................................................................
7 4.1.2 Efficiency...................................................................................................................... 8 4.1.3 Ontwikkeling................................................................................................................. 8 4.1.4 Ondersteuning.............................................................................................................. 8 4.2 Conclusies Ambtelijke organisatie...................................................................................8 4.2.1 Kwaliteit....................................................................................................................... 8 4.2.2 Efficiency...................................................................................................................... 9 4.2.3 Ontwikkeling................................................................................................................. 9 4.2.4 Ondersteuning.............................................................................................................. 9 4.3 Aanbevelingen................................................................................................................ 9 Bijlage 1: Presentatie uitkomsten enquête.............................................................................11 1.1 Vragen en antwoorden m.b.t.
kwaliteit..........................................................................11 1.2 Vragen en antwoorden m.b.t. efficiency........................................................................15 1.3 Vragen en antwoorden m.b.t. ontwikkeling...................................................................22 1.4 Vragen en antwoorden m.b.t. Ondersteuning................................................................24 1.5 Vragen uitsluitend aan ambtelijke organisatie gesteld..................................................25
1
1. Managementsamenvatting Ieder jaar wordt door het college een onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid uitgevoerd. Dit jaar is gekozen om een doelmatigheidsonderzoek uit te voeren naar Pepperflow. Pepperflow wordt sinds 2018 als digitale rapportagetool gebruikt voor het opstellen en ontsluiten van de Planning & Control instrumenten binnen de gemeente Waalwijk. In 2022 is door waarnemend wethouder Financiën een toezegging gedaan aan de raad om het gebruik van Pepperflow te evalueren. Naast raadsleden zijn collegeleden en ook ambtenaren belangrijke gebruikers van deze tool. Ook intern is deze tool nog nooit eerder geëvalueerd. Met dit onderzoek willen vaststellen of de eerder geformuleerde doelstellingen hebben behaald en welke stappen we nog kunnen en of moeten zetten om te verbeteren. Concluderend kunnen we, ondanks dat we niet beschikken over harde cijfers, op basis van deze enquête en professional judgement aannemen dat er minder tijd nodig is voor het opmaken van de P&C instrumenten. Daarnaast is door de afname van foutkansen de kwaliteit van de stukken toegenomen. Door de raad en college wordt het gebruik van Pepperflow als een toegevoegde waarde gezien. De raad heeft enkel als wens aangegeven dat gestelde vragen en antwoorden bij een P&C instrument IN Pepperflow in een overzicht beschikbaar moeten zijn.
Ondanks dat alles digitaal beschikbaar is, blijft de raad de wens uiten voor een ‘papieren’ versie. De Word en pdf versie die momenteel door de applicatie gegenereerd worden zijn niet presentabel. Hierover moet met de leverancier in gesprek worden gegaan om te bekijken wat de mogelijkheden tot verbetering zijn. Door raad, college en ambtelijke organisatie is aangegeven dat de efficiency en foutgevoeligheid van het gebruik van Pepperflow nog geoptimaliseerd worden door:
Een goede introductie Pepperflow bij ieder P&C instrument aan nieuwe raadsleden, collegeleden en medewerkers; Een goede handleiding ter ondersteuning van het technisch gebruik van Pepperflow of aangeven waar deze raadpleegbaar is; Vragen dienen door Griffie gesplitst te worden in politieke en technische vragen waardoor alléén technische vragen bij opstellers terechtkomen en politiek getinte vragen rechtstreeks naar verantwoordelijk portefeuillehouder; Antwoorden van technische vragen dienen in een workflow in Pepperflow afgewikkeld te worden (accordering antwoord door verantwoordelijk portefeuillehouder).
Om het proces van totstandkoming van een P&C instrument te optimaliseren kan men denken aan de volgende aanbevelingen: Werkbeschrijving/verdeling m.b.t. wie welke taken in Pepperflow uitvoert optimaleren; Procesbeschrijving per P&C product; Helderheid m.b.t. wie teksten moeten aanleveren; Bij diverse bovengenoemde aanbevelingen zal ook in contact getreden moeten worden met de leverancier van Pepperflow om de optimale procesflow ter ondersteuning van onze wensen te onderzoeken.
2
2. Inleiding Volgens artikel 1 van de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid 2023 verricht het college jaarlijks onderzoek naar: 1. De doelmatigheid en doeltreffendheid van onderdelen van de organisatie-eenheden van de gemeente of 2. Naar de doeltreffendheid van minimaal 1 Beleidsveld of delen daarvan of een paragraaf van de begroting en jaarstukken of delen daarvan. Voor 2023 heeft het college besloten om een doelmatigheidsonderzoek uit te voeren naar Pepperflow, beter bekend als de Begrotingsapp. De Begrotingsapp is een applicatie die gemeenten helpt om, geautomatiseerd, zichtbaar te maken wat ze doen voor de inwoners. Met een eenvoudige overzichtspagina worden alle concrete maatregelen zichtbaar en diverse filters maken inzichtelijk welke maatregelen voor welke regio, doelgroep of thema worden uitgevoerd. In de verdere uitwerking van het onderzoek spreken we niet over de begrotingsapp maar over Pepperflow. Toepassingsgebied doelmatigheidsonderzoek Het onderzoek heeft betrekking op product 26 en specifiek op 6026040 software C&S. 2.1 Aanleiding Vanaf 2018 gebruikt de gemeente Waalwijk Pepperflow als digitale rapportagetool voor Planning en Control producties, zoals de jaarrekening, de begroting en het Voor- en Najaarsbericht. Deze producties worden online gepubliceerd voor de raad en de inwoners van de gemeente Waalwijk.
Raadsleden werken via deze tool in een aparte omgeving waarin zij ook raadsvragen kunnen stellen over de P&C-stukken. Voor de financiële rapportage is de tool van Pepperflow gekoppeld aan ons financieel systeem. In 2022 is door waarnemend wethouder Financiën een toezegging gedaan aan de raad om het gebruik van Pepperflow te evalueren. Deze toezegging is gedaan omdat de raad al een tijd gebruik maakte van deze tool en het logisch is om het gebruik hiervan met hen als belangrijke gebruikersgroep te evalueren. Ambtelijke organisatie/college Naast raadsleden zijn collegeleden en ook ambtenaren belangrijke gebruikers van deze tool. Ook intern is deze tool nog nooit geëvalueerd. Gekoppeld aan de eerdere toezegging aan de raad is het een mooi moment om het gebruik van Pepperflow ook intern door college en ambtenaren te evalueren. In dit doelmatigheidsonderzoek bevragen we alle drie gebruikersgroepen. Belangrijk is om op te merken dat we met dit onderzoek willen vaststellen of we de eerder geformuleerde doelstellingen hebben behaald en welke stappen we nog kunnen en of moeten zetten om te verbeteren. Hierbij willen we verder voortborduren op de doelstellingen die eerder zijn verwoord. Door middel van dit doelmatigheidsonderzoek willen wij hier vorm aan geven.
2.2 De centrale vraag Dit doelmatigheidsonderzoek dient antwoord te geven op de volgende centrale vraag: Heeft de aanschaf en het gebruik van Pepperflow als digitale rapportagetool geleid tot het realiseren van: 1. De basis op orde: Het digitaliseren van het huidige handmatige werk aan de P&C producten in de nieuw aan te schaffen rapportagetool, waardoor dit proces efficiënter en minder foutgevoelig wordt; 2. Digitale ontsluiting naar Burger en Raad: Wanneer de rapportagetool aan de achterkant is ingericht, vervolgens de ontsluiting via de digitale weg naar burger en 3
raad via een begrotingsapp op de website wordt vormgegeven in een door gemeente Waalwijk gewenste vorm. Deze centrale vraag kan uiteengezet worden in de volgende deelvragen: 1. Heeft het gebruik van Pepperflow als rapportagetool daadwerkelijk geleid tot een efficiënter en minder foutgevoelig P&C proces? 2. Welke concrete voorbeelden ondersteunen dit? 3. Waar kan op deze twee aspecten het gebruik van Pepperflow nog geoptimaliseerd worden? 4. Hoe wordt überhaupt het gebruik van Pepperflow door de verschillende doelgroepen ervaren? 5. Op welke vlakken kan het gebruik van Pepperflow nog verbeterd worden? 2.3 Doelgroepen onderzoek Voor de evaluatie dient op hoofdlijnen rekening te worden gehouden met drie doelgroepen, te weten de raad, het college en de ambtelijke organisatie. 2.4 Periode onderzoek De looptijd van het onderzoek is van februari t/m mei 2024. Maart/april: uitzetten vragenlijst; Mei: opstellen rapportage en besluitvorming College. 2.5 Werkwijze en onderzoeksopzet Het onderzoek is door team Concernstaf van de gemeente Waalwijk uitgevoerd; De conclusies en aanbevelingen komen voort uit het deskonderzoek en de enquête die bij de doelgroepen is uitgezet; Aan de hand van de conclusies en met name de aanbeveling(en) dient een verbeterplan/optimaliseringsslag gemaakt te worden.
3. Onderzoeksresultaten 3.1 Deskonderzoek 3.1.1 Kosten Pepperflow
+ Jaarlijkse kosten Pepperflow Betreft licentie voor pakket en ondersteuning Ambtelijke kosten Pepperflow Procesgerichte ambtelijke inzet TFIN en Concernstaf Applicatie beheer functioneel en helpdesk: 0,50 fte TFIN Inrichten/actualiseren/uitzetten updates Pepperflow: 0,30 fte Concernstaf Totaal
€ 30.000 € 80.000
€ 110.000
Kosten ambtelijke inzet uren overige teams: € niet te kwantificeren Het gebruik (uren) van Pepperflow door medewerkers van andere teams dan TFIN en Concernstaf wordt niet geregistreerd en daarmee kan er geen bedrag aan gekoppeld worden. Deze personele inzet zal zeker niet meer zijn dan bij de oude werkwijze waarbij een P&C product werd opgesteld via een Word document.
Aantal gebruikers Pepperflow (meer dan alleen raadplegen):
4
Raad
29
Fractievolgers
10
Griffie
6
College
6
Directie
2
Teammanagers
17
Medewerkers
34
TFIN
9
P en C
3
Totaal
116
3.1.2 Opstellen P&C documenten via oude werkwijze tot 2018
Tekstuele en inhoudelijke opmaak Bij de oude werkwijze werd door TFIN of Concernstaf een in Word opgemaakt format per P&C document naar de teams (medewerkers) gemaild met het verzoek het format van tekst en cijfers te voorzien en retour te mailen. De retour ontvangen formats werden door TFIN of Concernstaf in een Totaal Word-document van het desbetreffende P&C document geplakt. Na de behandeling van het eerste concept van een P&C document in het college werden de tekstaanpassingen het college door TFIN of Concernstaf naar de teams uitgezet met verzoek tot aanpassing. Na aanpassing mailden de teams de gewijzigde teksten retour naar TFIN of Concernstaf en werd het gehele P&C-document in Word opnieuw opgemaakt. De opmaak was immers geheel verstoord door de gewijzigde teksten, tabellen en titels. TFIN en Concernstaf hielden handmatig bij of alle aangepaste teksten werden teruggemaild. Er lag nergens vast of de aangepaste teksten door de teammanager en/of portefeuillehouder geaccordeerd waren. Hierdoor was veelvuldige afstemming met teams over de aanlevering noodzakelijk. Een veel voorkomende omissie in het proces was dat het onderling mailen vaak misging; niet naar de juiste persoon retour, foutieve bijlage(n) en niet in het juiste format aangeleverd maar een losse tekst in een mail.
Vaak werd door medewerkers het format en lettertype aangepast en dat leverde enorm veel herstel werk op. Bijkomend nadeel van een Word-document is dat in 2018 niet door meerdere medewerkers gelijktijdig in hetzelfde document gewerkt kon worden. Bovenstaand proces werd bij het samenstellen van ieder P&C document meerdere keren herhaald. Financiële opmaak/vulling Naast het tekstuele deel werd ook het financiële deel van de P&C documenten in een Word of Excel document opgemaakt, er bestond geen koppeling met de financiële applicatie. Een enkele financiële mutatie betekende dat het gehele P&C document doorlopen moest worden om de financiële consequenties en financiële cijfers en tellingen op diverse plaatsen in het document aan te passen en dat ging begrijpelijkerwijs regelmatig mis. Kortom een zeer tijdrovende en foutgevoelige aangelegenheid.
5
3.1.3 Opstellen P&C documenten met behulp van Pepperflow vanaf 2018
Vanuit cluster Concernstaf wordt in Pepperflow een startdocument gemaakt van een P&C document. In dit document zijn reeds alle relevante tekstuele en financiële items opgenomen. De financiële gegevens kunnen rechtstreeks via een automatische koppeling vanuit het financiële pakket in Pepperflow worden ingelezen. De teams (medewerkers met schrijfrechten in Pepperflow) krijgen een update verzoek om in Pepperflow teksten in te voeren/actualiseren. De schrijvers kunnen uitsluitend de aan hen toegewezen update verzoeken muteren en kunnen het format (vaste kopjes e.d.) niet aanpassen of teksten van andere muteren of verwijderen. Alle ingevoerde teksten krijgen de standaard opmaak van Pepperflow. Mutaties door medewerkers worden voorzien van naam schrijver en tijdstip en daarmee zijn alle wijzigingen traceerbaar. Als een medewerker een updateverzoek heeft afgehandeld dan wordt in Pepperflow het updateverzoek als afgehandeld geregistreerd. Concernstaf heeft hiermee continu inzicht in de afhandeling van updateverzoeken en heeft daarmee de mogelijkheid om “achterblijvers” tijdig een reminder te sturen vanuit Pepperflow.
Het werken met Pepperflow zorgt ervoor: dat iedereen continu met een actuele versie van een P&C document werkt; formats door medewerkers van de aanleverende teams niet kunnen worden aangepast; lettertypes niet gewijzigd kunnen worden; wijzigingen in Pepperflow de lay-out niet aantasten; er geen verschillen bestaan tussen de financiële informatie uit het financiële pakket en Pepperflow. Ten opzichte van de oude werkwijze met een Word document heeft Pepperflow binnen de teams TFIN en Concernstaf geen personele besparing opgeleverd. Wel is veel meer sprake van stroomlijning van de totstandkoming van P&C document en een kwaliteitsslag waardoor de organisatie in zijn geheel efficiënter is gaan functioneren. 3.2 Enquête Met behulp van een digitale vragenlijst is getracht om te achterhalen of de doelstellingen zijn gerealiseerd. Voor de ambtelijke organisatie hebben we alleen medewerkers voor de enquête uitgenodigd die ook daadwerkelijk werken met Pepperflow. Om een goede analyse te kunnen maken hebben we de ambtelijke organisatie in meerdere groepen medewerkers verdeeld.
De digitale vragenlijst is bij onderstaande groepen uitgezet: Gehele raad en fractievolgers Gehele college Directie Teammanagers Team FIN Beleidsmedewerkers Concernstaf Griffie Communicatie De enquête is 9 april 2024 uitgezet en op 18 april is een reminder verzonden met als uiteindelijke sluitingsdatum 25 april 2024. Om de mening van onze inwoners te peilen is overwogen om het Inwonerspanel of het TIP panel te benaderen maar deze panels zijn de laatste tijd minder door de gemeente geraadpleegd. Daarnaast hebben we onderzocht hoeveel inwoners onze P&C instrumenten hebben bezocht. Dit blijken er in de praktijk niet zo veel te zijn. We hebben daarom besloten om de inwoners niet te betrekken in het onderzoek. Wellicht is het een optie om bij het project Burgerbegroting geïnteresseerde inwoners te bevragen over Pepperflow. 6
3.2.1 De enquête is opgebouwd langs de navolgende lijnen:
Kwaliteit Pepperflow biedt de mogelijkheden om snel informatie met betrekking tot de P&C producties (van Overdrachtsdocument, Coalitieakkoord, Begroting, tussenrapportages tot de jaarrekening) op een aantrekkelijke wijze te presenteren.
Daarnaast kan snel worden doorgeschakeld naar informatie die de beleidsdoelstelling ondersteunen zoals: de activiteiten die worden gepland om de doelstellingen te kunnen verwezenlijken; Waalwijk in cijfers en andere bronnen (beleidsnota’s) die extra context geven m.b.t. de beleidsdoelstelling; dit alles gelardeerd met actueel beeldmateriaal. Efficiënter en minder foutgevoelig Leidt de rapportagetool Pepperflow tot een efficiënter en minder foutgevoelig P&C proces. Ontwikkeling Wat kan beter en wat zou toegevoegd moeten worden. Ondersteuning Is de helpdeskfunctie adequaat ingeregeld en bekend bij de gebruikers van Pepperflow. Geplaatste opmerkingen geënquêteerden De geënquêteerden is de mogelijkheid geboden om bij vragen opmerkingen te plaatsen. Voor de leesbaarheid is gekozen om in onderhavige rapportage alleen die opmerkingen vanuit de raad, college en ambtelijke organisatie te vermelden die relevant zijn voor de onderbouwing van de getoonde scores Bij de uitvoering van het verbeterplan zullen alle opmerkingen en aanbevelingen worden betrokken. 3.2.2 Uitwerking vragen en antwoorden enquête
In bijlage 1 zijn per lijn de vragen en antwoorden van de diverse groepen in detail uitgewerkt. De hieruit voortvloeiende conclusies en aanbevelingen zijn in het navolgende hoofdstuk uitgewerkt.
4. Conclusies en aanbevelingen De deelnemers aan de enquête werken voldoende lang met Pepperflow om gefundeerde uitspraken te kunnen doen. 4.1 Conclusies Raad en College 4.1.1 Kwaliteit
De raad en het college vinden het in het algemeen een prettig programma om te gebruiken en vinden het een goede tool om de planning en control instrumenten zoals collegeprogramma, kadernota, voorjaarsbericht, programmabegroting, najaarsbericht en jaarrekening te ontsluiten. Daarnaast kunnen ze de gewenste informatie snel raadplegen. Aandachtspunt is het navigeren binnen verschillende onderdelen van een P&C instrument en kan de overzichtelijkheid van de verschillende onderdelen van een P&C instrument worden verbeterd. Daarnaast wordt als wens geopperd om binnen een 7
programmaonderdeel ook te kunnen schakelen naar voorgaande jaren zodat verschillen meteen zichtbaar worden. 4.1.2 Efficiency
Ook op het vlak van efficiency ervaart de raad Pepperflow als een fijne applicatie om mee te werken. De applicatie is toegankelijk, heeft een goede doorzoekfunctie en is goed te gebruiken op meerdere devices. Daarnaast is de communicatie met betrekking tot het gebruik van Pepperflow voor zowel nieuwe als bestaande gebruikers adequaat ingeregeld. Ook het rapporteren over de voortgang van de activiteiten via een stoplichtmodel wordt zeer positie ontvangen. Het college wijkt hier in haar mening op sommige punten behoorlijk vanaf. Het college vindt het gebruik van de zoekfunctie in Pepperflow lastig. Veel zoekopdrachten worden niet gevonden door de applicatie of het is niet mogelijk om in meerdere P&C producten te gelijk te doorzoeken. Ook is bij het college onvoldoende bekend dat de applicatie op meerdere devices kan worden gebruikt. Daarnaast heeft het college, maar ook de raad, behoefte aan een goede introductie van het gebruik van Pepperflow voor nieuwe, maar ook voor bestaande gebruikers. Het snel opzoeken van vragen, antwoorden en het geven van annotaties wordt door de raad als positief ervaren, maar juist door het college als negatief. Bij het college komt dit vooral door onbekendheid met de mogelijkheden van Pepperflow.
Ten slotte wordt het ontbreken van een handleiding voor het juist gebruik van Pepperflow of in ieder geval de onbekendheid waar deze in de applicatie te vinden is, door zowel raad als college als negatief ervaren. Door zowel raad als college zijn enkele wensen geformuleerd: Een overzicht van alle vragen in de applicatie Pepperflow in plaats van een Excel met hierop de gestelde vragen; Nog betere indeling van verantwoordelijk ambtenaar per tekstblok. Teksten, maar ook vragen, dienen in Pepperflow door teammanager en verantwoordelijk portefeuillehouder voor akkoord te worden getekend. Dus niet zoals nu buiten de applicatie om teksten afstemmen met verantwoordelijken. 4.1.3 Ontwikkeling
Door zowel de raad als het college is nagedacht over de verder ontwikkeling van Pepperflow. Door de raad is in ruime meerderheid aangegeven dat men op dit moment geen belangrijke functionaliteiten mist in de applicatie. Dit in tegenstelling tot het college. De wens van het college is: Een goede zoekfunctie; Meer gebruik van tabellen, afbeeldingen en andere vormen van communicatie. Hierdoor wordt de applicatie meer visueel en prettiger leesbaar. Zowel de raad als het college zijn het in ruime meerderheid eens dat het aantal P&C producten op dit moment meer dan voldoende is. Uitbreiding is voor nu niet noodzakelijk. 4.1.4 Ondersteuning
Van de helpdeskfunctie door TFIN en de Concernstaf wordt zowel door de raad als het college niet of nauwelijks gebruik gemaakt. Dit komt voornamelijk door het niet weten dat er een helpdeskfunctie is. Degene die de helpdesk benaderen worden snel en vakkundig geholpen. Dit wordt als positief ervaren. 4.2 Conclusies Ambtelijke organisatie 4.2.1 Kwaliteit
Ook de ambtelijke organisatie is over het algemeen positief over het gebruik van Pepperflow. Dat neemt niet weg dat er nog aandachtpunten zijn om de kwaliteit van het 8
proces van totstandkoming van een P&C instrument te verhogen. Op dit moment ervaart men het invoeren van informatie in de applicatie als omslachtig. Ook het onderling samenwerken aan teksten wordt als lastig ervaren, waardoor veel afstemming van teksten buiten de applicatie om gebeurt. Wens is om alle communicatie en afstemming via de applicatie te laten verlopen en niet buiten de applicatie om. 4.2.2 Efficiency
Op de vraag of door het gebruik van de applicatie het proces van opstellen van een P&C instrument efficiënter is geworden wordt eveneens positief op gereageerd. Vergeleken met de ‘oude’ situatie zonder het gebruik van Pepperflow is men van mening dat het gebruik van een applicatie een toegevoegde waarde heeft. Ook hier zijn er nog aanvullende punten die de nodige aandacht verdienen. De ambtelijke organisatie ervaart het werken met Pepperflow als lastig. Mede doordat een goede handleiding (of de kennis waar deze te vinden) en instructie vooraf voor gebruik van Pepperflow ontbreekt. Ook de zoekfunctie in Pepperflow is een verbeterpunt. Daarnaast is de beschikbaarheid en adequaat reageren op vragen van de helpdeskfunctie een punt van zorg. Ten slotte verdient het proces van afwikkeling vragen van de raad gesteld per P&C instrument aandacht. Doordat vragen (zowel politiek getinte als technische vragen) nu rechtstreeks door de opsteller worden beantwoord, vindt onvoldoende interne afstemming plaats over de juistheid en volledigheid van het gegeven antwoord. 4.2.3 Ontwikkeling
Op het gebied van doorontwikkeling van Pepperflow worden door de ambtelijke organisatie met name aandacht besteed aan het interne proces voor het juist en volledig vullen van Pepperflow. Voor de ambtelijke organisatie is het, zonder een duidelijk instructieprogramma, handleiding en verwachtingen omtrent het opnemen van de juiste informatie in Pepperflow per P&C instrument, lastig om in één keer de juiste informatie per P&C instrument te ontsluiten in de applicatie. Hierdoor wordt het proces onnodig als inefficiënt ervaren. Een duidelijke instructie en handleiding vóóraf bij ieder P&C instrument wordt als een pré ervaren. Het proces van vragen en annotaties is nu ingericht dat vragen direct vanuit de raadsleden bij de opsteller terecht komen. Dit is niet wenselijk, omdat door raadsleden niet alleen technische maar ook politieke vragen in het proces worden gesteld. De belangrijke rol van de Griffie ter voorkoming dat politieke vragen beantwoord worden door opstellers wordt hierbij in de applicatie volledig aan voorbij gegaan. Dit is een niet wenselijke situatie. Ook het bevriezen van de definitieve documenten en dat niet alle Word en Excel functionaliteiten in de applicatie kunnen worden gebruikt worden als een minpunten ervaren. Ten slotte is de Word of pdf versie die uit de applicatie komt voor veel verbetering vatbaar.
Om er een presentabel document van te maken moeten er nog veel handmatige activiteiten plaatsvinden. 4.2.4 Ondersteuning
Bij veel medewerkers is niet bekend dat er een helpdeskfunctie binnen onze gemeente aanwezig is ter ondersteuning. Medewerkers die gebruik maken van de interne helpdeskfunctie zijn hier positief over. Aandachtspunt is wel de beperkte beschikbaarheid van de helpdeskfunctie. 4.3 Aanbevelingen De conclusies per lijn zijn voor de twee doelgroepen nagenoeg gelijk en hier is een duidelijke herkenbare tendens in zichtbaar. In onderstaande aanbevelingen proberen we handvatten te bieden om het gebruiksgemak van Pepperflow nog verder te professionaliseren en te optimaliseren.
9
Ofschoon we niet beschikken over harde cijfers mag op basis van deze enquête en professional judgement worden aangenomen dat er minder tijd nodig is voor het opmaken van de P&C instrumenten. Daarnaast is door de afname van foutkansen de kwaliteit van de stukken toegenomen. Door de raad en college wordt het gebruik van Pepperflow als een toegevoegde waarde gezien. De raad heeft enkel als wens aangegeven dat gestelde vragen en antwoorden bij een P&C instrument IN Pepperflow in een overzicht beschikbaar moeten zijn. Ondanks dat alles digitaal beschikbaar is, blijft de raad de wens uiten voor een ‘papieren’ versie. De Word en pdf versie die momenteel door de applicatie gegenereerd worden zijn niet presentabel. Hierover moet met de leverancier in gesprek worden gegaan om te bekijken wat de mogelijkheden tot verbetering zijn. Door raad, college en ambtelijke organisatie is aangegeven dat de efficiency en foutgevoeligheid van het gebruik van Pepperflow nog geoptimaliseerd worden door:
Een goede introductie Pepperflow bij ieder P&C instrument aan nieuwe raadsleden, collegeleden en medewerkers; Een goede handleiding ter ondersteuning van het technisch gebruik van Pepperflow of aangeven waar deze raadpleegbaar is; Vragen dienen door Griffie gesplitst te worden in politieke en technische vragen waardoor alléén technische vragen bij opstellers terechtkomen en politiek getinte vragen rechtstreeks naar verantwoordelijk portefeuillehouder; Antwoorden van technische vragen dienen in een workflow in Pepperflow afgewikkeld te worden (accordering antwoord door verantwoordelijk portefeuillehouder).
Om het proces van totstandkoming van een P&C instrument te optimaliseren kan men denken aan de volgende aanbevelingen: Werkbeschrijving/verdeling m.b.t. wie welke taken in Pepperflow uitvoert optimaleren; Procesbeschrijving per P&C product; Helderheid m.b.t. wie teksten moeten aanleveren; Bij diverse bovengenoemde aanbevelingen zal ook in contact getreden moeten worden met de leverancier van Pepperflow om de optimale procesflow ter ondersteuning van onze wensen te onderzoeken. Waalwijk 30 mei 2024
10
Bijlage 1: Presentatie uitkomsten enquête De vragen en de uitkomsten zijn gegroepeerd naar: Raad/Fractievolgers College Ambtelijke organisatie Totaal van de drie groepen Uitgezet
Ingevuld
Percentage
Raad/Fractievolgers
40
14
21%
College
5
4
6%
Directie
3
3
5%
Managementteam (incl. programmamanagers)
17
10
15%
Beleidsmedewerkers
34
25
38%
Team Financiën
9
8
12%
Planning en Control
3
2
3%
Griffie
1
0
0%
Totaal
112
66
100%
Ambtelijke organisatie:
1.1 Vragen en antwoorden m.b.t. kwaliteit 1. Hoe lang werkt u al met Pepperflow? 6% 17%
1 jaar 2 tot 4 jaar 4 tot 6 jaar Ik werk niet met Pepperflow
42% 35%
Conclusie: De deelnemers aan de enquête werken voldoende lang met Pepperflow om gefundeerde uitspraken te kunnen doen. 2. Pepperflow is een prettig programma in het gebruik.
Doelgroep Raad/fractievolgers College Ambtelijke organisatie
Helemaal mee eens, Mee eens
Helemaal mee oneens, Mee oneens
Niet mee eens, niet mee oneens
N.v.t
41%
16% 0% 26%
25% 0% 37%
18% 25% 2%
75% 35% 11
Totaal alle groepen
39%
23%
32%
6%
Gemaakte opmerkingen Raad Persoonlijk ben ik vaak de weg kwijt in Pepperflow en kan ik wat ik zoek niet vinden. Ik wil daarbij opmerken dat een (herhalingscursus) over het gebruik van Pepperflow een oplossing kan zijn omdat het probleem ook aan mij kan liggen! De zoekfunctie van Pepperflow is prettig. Maar het programma is niet overzichtelijk. Verder kun je je opmerkingen niet altijd op de juiste plek kwijt. Vragen kunnen niet worden aangepast (bij schrijffouten) of verduidelijkt dan wel verwijderd (omdat het antwoord elders bleek te staan). College Het is soms niet goed leesbaar of goed te gebruiken via mobiele apparaten. Menu is dan niet (volledig) te zien of de tabellen zijn maar deels zichtbaar. Ambtelijke organisatie Aan de voorkant zeker. Aan de achterkant wat minder: ik vind het gebruik van PPF niet altijd overzichtelijk. Een voorbeeld is als er vragen gesteld worden door de Raad. Dan krijg je een melding maar die is algemeen. Het vergt nog best veel zoekwerk om de betreffende vraag te vinden dan. Pepperflow heeft plus- en minpunten. Plus: handig dat alles bij elkaar staat en ook teruggevonden kan worden. Min: omslachtig voor invoeren en samenwerken. De laatste jaren steeds meer omwegen in gebruik voor het invullen.
Er is een koppeling aanwezig met de cijfers, maar moet iedere keer wel veel afstemming maken om te kijken alles uit iFinanciën overgekomen is naar PPF. 3. Pepperflow is een goede tool om planning en control instrumenten te ontsluiten. Helemaal mee eens, Mee eens
Helemaal mee oneens, Mee oneens
Niet mee eens, niet mee oneens
N.v.t
Raad/fractievolgers College Ambtelijke organisatie
66% 33% 49%
8% 0% 6%
8% 33% 40%
18% 34% 5%
Totaal alle groepen
52%
6%
33%
9%
Doelgroep
Gemaakte opmerkingen Raad Twee verschillende documenten, bijvoorbeeld een begroting en een jaarrekening of het voorjaars- en het najaarsbericht, kun je niet naast elkaar leggen. Veel te omslachtig om hier mee te werken. Het is vooral een programma om de ambtelijke organisatie in controle te krijgen. Het ziet er mooi uit maar praktisch gezien niet overzichtelijk. College Ik ken geen alternatieven, dus ik weet het niet. In potentie wel, maar de meerwaarde van een online systeem (de interactie voor vragen) wordt nog niet goed uitgevoerd (ambtelijk). Waardoor de meerwaarde t.o.v. een pdf eigenlijk nihil is nu. Daarnaast ben je beperkt in hoofdkopjes in het menu (die moeten altijd hetzelfde blijven).
12
Ambtelijke organisatie Misschien als eindgebruiker (lezer) wel maar niet per se voor intern gebruik. Fijn om alles van planning en control bij elkaar te hebben. 4. Ik kan in Pepperflow de gewenste informatie m.b.t. Collegeprogramma, Kadernota, Voorjaarsbericht, Programmabegroting, Najaarsbericht en Jaarrekening snel raadplegen. Helemaal mee eens, Mee eens
Helemaal mee oneens, Mee oneens
Niet mee eens, niet mee oneens
N.v.t
Raad/fractievolgers Collegeprogramma Kadernota Voorjaarsbericht Programmabegroting Najaarsbericht Jaarrekening
45% 54% 54% 45% 54% 54%
0% 0% 0% 0% 0% 0%
45% 36% 36% 45% 36% 36%
10% 10% 10% 10% 10% 10%
College Collegeprogramma Kadernota Voorjaarsbericht Programmabegroting Najaarsbericht Jaarrekening
0% 100% 100% 100% 100% 100%
33% 0% 0% 0% 0% 0%
33% 0% 0% 0% 0% 0%
34% 0% 0% 0% 0% 0%
Ambtelijke organisatie Collegeprogramma Kadernota Voorjaarsbericht Programmabegroting Najaarsbericht Jaarrekening
47% 44% 49% 48% 49% 51%
19% 22% 22% 16% 20% 18%
24% 29% 24% 33% 26% 26%
10% 5% 5% 3% 5% 5%
Totaal alle groepen Collegeprogramma Kadernota Voorjaarsbericht Programmabegroting Najaarsbericht Jaarrekening
44% 48% 52% 49% 51% 53% 51%
17% 17% 17% 11% 16% 14% 16%
29% 30% 26% 34% 27% 27% 27%
11% 5% 5% 6% 6% 6% 6%
Doelgroep
Gemaakte opmerkingen P&C-product: Collegeprogramma Raad Zoals aangegeven kan ik informatie lastig vinden. Waar mogelijk, bijvoorbeeld als het om doelstellingen of uitgangspunten gaat, is het collegeprogramma wel opgenomen in het programma. Maar dit geldt niet voor het gehele programma. Dat zou heel fijn zijn als dat kon. Is dat mogelijk voor raadsleden? 13
College De pdf die vanuit het coalitieakkoord beschikbaar is, is daarvoor fijner. Het is copy paste werk uit het coalitieakkoord geweest en de structuur is dus niet ideaal voor Pepperflow. Hadden we wellicht meteen vanaf het begin in Pepperflow moeten schrijven. Maar je wilt juist ook een akkoord printen en ondertekenen. Iets om volgend jaar over na te denken! Ambtelijke organisatie Je moet wel bekend zijn om de informatie een beetje handig eruit te krijgen. Ik heb geen flauw idee waar ik moet beginnen. P&C-product: Kadernota Raad Zoals aangegeven kan ik informatie lastig vinden. Het gaat niet zo snel als in de papieren versie, omdat je moet navigeren tussen de verschillende onderdelen, zoals bijvoorbeeld onontkoombaarheden en wensen. Ik ben niet geïnformeerd of de informatie m.b.t. de kadernota mij als raadslid via Pepperflow bereikt? Evt. via een koppeling met het RIS? College Zoeken werkt prima en ik heb heel snel alle documenten (in het archief) bij elkaar. Ambtelijke organisatie Geen 'over-all'-overzicht. Lastig zoeken. Geen eenvoudige zoek-functie. P&C-product: Voorjaarsbericht Raad Zoals aangegeven kan ik informatie lastig vinden. De papieren versie bevatten een recapitulatieoverzicht. Gelukkig is Pepperflow op dit punt wel verbeterd ten opzichte van eerdere versies. College Geen opmerkingen. Ambtelijke organisatie Geen opmerkingen.
P&C-product: Programmabegroting Raad Zoals aangegeven kan ik informatie lastig vinden. Het zou een wens zijn om nog een laag dieper te kunnen kijken in de begroting. Of om gemakkelijk naar dezelfde informatie van een jaar eerder te kunnen gaan. Bepaalde actiepunten zijn wel snel te vinden maar de grote lijn per beleidsveld niet. College Het voordeel is ook dat dit bestand anders een vrij grote pdf was geweest en moeilijk te versturen / downloaden is (zie begroting Loon op Zand is zelfs online niet te openen, is namelijk 75mb). Ik zou het alleen fijn vinden om ook per jaar makkelijker door te klikken naar andere jaren, zodat je verschillen kan zien (maar wel meteen op de juiste plek in het bestand zit in een ander jaar). Ambtelijke organisatie Ik zou het niet weten, heb daar dit systeem nog niet voor gebruikt. P&C-product: Najaarsbericht Raad Zie opmerkingen voorjaarsbericht. 14
College Geen opmerkingen. Ambtelijke organisatie Geen opmerkingen. P&C-product: Jaarrekening Raad Zoals aangegeven kan ik informatie lastig vinden. De jaarrekening is natuurlijk erg veel omvattend. Dat maakt het nog lastiger om de juiste informatie te vinden. De grote afwijkingen ten opzichte van de begroting zijn goed terug te vinden. College Idem als programmabegroting. Ambtelijke organisatie Als bedrijfsvoeringsteam vind ik dat het ver weg gestopt is. 1.2 Vragen en antwoorden m.b.t. efficiency 5. Pepperflow is een toegankelijk tool. Helemaal mee eens, Mee eens
Helemaal mee oneens, Mee oneens
Niet mee eens, niet mee oneens
N.v.t
Raad/fractievolgers College Ambtelijke organisatie
54% 50% 50%
9% 50% 26%
27% 0% 24%
10% 0% 0%
Totaal alle groepen
51%
24%
24%
1%
Doelgroep
Gemaakte opmerkingen Raad Als je weet hoe Pepperflow werkt, dan is de tool best toegankelijk. Pepperflow is een digitaal middel/instrument om het ambtelijk apparaat te ondersteunen. Hoe het gebruikt en ingezet wordt is mede afhankelijk van keuzes en motivatie van gebruikers. Het lijkt me logisch dat er tussen betrokkenen onderling afstemming is m.b.t. continuïteit, consequentheid en consequenties bij gebruik. Een soort update als deze. College Ik zoek betrekkelijk vaak zaken, die niet naar boven komen. Of ze er dan niet in zitten of dat ik de verkeerde zoekwoorden gebruik weet ik dan niet. Ja wel, maar de gebruiksvriendelijkheid kan beter. Door klikken naar een volgende pagina is verwarrend en via het menu omslachtig. Je moet heel veel klikken om het hele document te hebben gelezen. Ambtelijke organisatie Veel beleidsmedewerkers geven aan Pepperflow niet te snappen. Niet alle functionaliteiten (van bv Word) zijn beschikbaar. lettertype bijvoorbeeld is niet of moeilijk aan te passen. 15
6. Pepperflow heeft een goede doorzoekfunctie. Helemaal mee eens, Mee eens
Helemaal mee oneens, Mee oneens
Raad/fractievolgers College Ambtelijke organisatie
64% 50% 21%
9% 50% 32%
18% 0% 39%
9% 0% 8%
Totaal alle groepen
32%
28%
33%
7%
Doelgroep
Niet mee eens, niet N.v.t mee oneens
Gemaakte opmerkingen Raad Het lukt mij niet om dat wat ik zoek ook te vinden. College Ik zoek vaak tevergeefs. En je kunt volgens mij niet zoeken in alle documenten tegelijk. Ik weet niet altijd wat waarin staat. Alleen zoekt hij niet door alle vragen en antwoorden heen. Ambtelijke organisatie De zoekfunctie ervaar ik als minder. Vind het moeilijk om gericht te zoeken. 7. Pepperflow is op alle devices (PC, Laptop, iPad en Mobiel) goed te gebruiken. Helemaal mee eens, Mee eens
Helemaal mee oneens, Mee oneens
Niet mee eens, niet mee oneens
N.v.t
Raad/fractievolgers College Ambtelijke organisatie
54% 50% 37%
9% 50% 5%
18% 0% 37%
19% 0% 21%
Totaal alle groepen
41%
8%
31%
20%
Doelgroep
Gemaakte opmerkingen Raad Ik gebruik Pepperflow enkel op PC en dat werkt prima. Op PC en laptop wel, op iPad al minder en op de smartphone is Pepperflow niet zo handig. College Weet alleen van iPad en Laptop. Hoe dit op mobiel is weet ik niet. Alleen op pc. iPad en mobiel is vaak niet ideaal. Menu werkt niet goed of is niet helemaal zichtbaar, vragen stellen / inloggen werkt niet altijd goed, en de tabellen in de teksten zijn vaak niet volledig te zien. Ambtelijke organisatie Op kleine(re) schermen zoals IPad en mobiel niet echt handig. Mobiel is te klein en niet bedoeld voor dergelijke applicaties.
16
8. Hebt u voor het gebruik van Pepperflow een handleiding die u hierbij helpt?
Doelgroep
Ja 40%
Raad/fractievolgers College Ambtelijke organisatie Totaal alle groepen
Nee
0% 13%
60% 100% 87%
18%
82%
Gemaakte opmerkingen Raad Misschien is deze er wel maar die heb ik niet geraadpleegd. Een training 'gebruik Pepperflow' zou mij meer helpen. College Een systeem dient zonder handleiding goed te gebruiken te zijn, ofwel logisch. Niet nodig ook. Ambtelijke organisatie Nooit gehad. Ik heb nog nooit een handleiding gezien. Handleiding staat niet op intranet of RIS en daarmee een verbeterpunt. 9.
De communicatie m.b.t. het gebruik van Pepperflow is adequaat ingeregeld.
Doelgroep Raad/fractievolgers College Ambtelijke organisatie Totaal alle groepen
Helemaal mee eens, Mee eens 45%
Helemaal mee oneens, Mee oneens
Niet mee eens, niet mee oneens
N.v.t
0% 36%
9% 50% 26%
36% 0% 28%
10% 50% 10%
37%
23%
29%
11%
Gemaakte opmerkingen Raad Soms zijn er te weinig velden om vragen te kunnen stellen. Ik schat in dat daarom mijn vraag niet meteen op de juiste plek terecht komt. Het is een flinke zoektocht naar de antwoorden die gegeven zijn op de gestelde vragen. Het overzicht in Word is een stuk toegankelijker. College Geen idee. Voor mij niet nodig, maar in mijn omgeving zou dit absoluut gewenst zijn. Zowel voor ambtenaren als raadsleden! Ambtelijke organisatie
17
Applicatiebeheer (en achtervang), proces en verantwoordelijkheid voor opstellen P&Cproducties en vraag-antwoord met gemeenteraad is qua werkproces en verantwoordelijkheid niet voldoende scherp beschreven (onduidelijk TFIN en cluster P&C). Bij het eerste gebruik of voor nieuwe/inhuur medewerkers: korte toelichting. Wat is het, waarvoor wordt het gebruikt en wie hebben er rechten toe.
10. De introductie en verdere begeleiding van nieuwe gebruikers van Pepperflow is adequaat ingeregeld. Helemaal mee eens, Mee eens
Helemaal mee oneens, Mee oneens
Niet mee eens, niet mee oneens
N.v.t
Raad/fractievolgers College Ambtelijke organisatie
30% 0% 8%
0% 50% 45%
60% 0% 18%
10% 50% 29%
Totaal alle groepen
12%
36%
26%
26%
Doelgroep
Gemaakte opmerkingen Raad Zover mij bekend was er geen introductie noch begeleiding maar ik zou ook zeker bekennen dat ik aan het begin van mijn raadlidmaatschap de context nog onvoldoende begreep en zodoende de uitleg niet is blijven hangen. Spreekt voor zich. De tekortkomingen heb ik al bij de eerdere opmerkingen aangegeven. Ik ben niet op de hoogte van wat wel en niet geregeld is. College Geen idee. Ambtelijke organisatie Applicatiebeheer (en achtervang), proces en verantwoordelijkheid voor opstellen P&C-producties en vraag-antwoord met gemeenteraad is qua werkproces en verantwoordelijkheid niet voldoende scherp beschreven (onduidelijk TFIN en cluster P&C).
Bij het eerste gebruik of voor nieuwe/inhuur medewerkers: korte toelichting. Wat is het, waarvoor wordt het gebruikt en wie hebben er rechten toe.
Ik vind de beheerder niet of nauwelijks reageren. Hij is niet zichtbaar. Communiceert ad-hoc.
De ene keer is de communicatie rondom een actie goed. De andere keer minder. Minder is dat het overzicht en samenhang ontbreekt bij het invullen. Ieder doet dit voor zich, op zijn eigen manier.
11. Het stellen en beantwoorden van vragen over P en C producten via Pepperflow is een adequate oplossing.
Doelgroep Raad/fractievolgers College
Helemaal mee eens, Mee eens
Helemaal mee oneens, Mee oneens
Niet mee eens, niet mee oneens
N.v.t
33%
22% 50%
33% 50%
12% 0%
0%
18
Ambtelijke organisatie
34%
16%
26%
24%
Totaal alle groepen
32%
18%
29%
21%
Gemaakte opmerkingen Raad Vind dit lastig want ik ben zelf dus geen ster in het gebruik van Pepperflow. De manier van vragen stellen is wel handig maar soms ook te gefragmenteerd. Het overzicht in Excel geeft dan juist weer wel een praktisch overzicht maar dat zou niet nodig moeten zijn. Ik ben niet enthousiast maar ook hier; het kan aan mij liggen. Ik zou graag vragen hierin kunnen delen met de fractie, zonder dat ik ze zichtbaar heb voor iedereen. Ik ben nog niet overtuigd van de voordelen. College Vragen stellen prima. Beantwoorden. Dit systeem gebruiken we niet optimaal. Ambtelijk wordt er nog een omweg gebruikt voor de verspreiding van de vragen, onhandig en levert fouten op. Collegeleden geven goedkeuring per mail, fout gevoelig want het is weer extra werk. En ook Griffie plaatst nog een extra schema. Ambtelijke organisatie Dit werkt zo goed zelfs dat het aantal raadsvragen enorm is toegenomen. Daar kan nog veel in verbeterd worden. Ik herinner me bijvoorbeeld mailtjes om een vraag te beantwoorden, terwijl er van mij geen actie nodig was. Los van Pepperflow is het belangrijk dat er per team niet teveel medewerkers worden belast met het beantwoorden van vragen zodat snel inzichtelijk is wie welke vragen moet beantwoorden.
De workflow en autorisaties zijn lastig goed in te regelen, waardoor de doorlooptijd van het beantwoorden van de vragen (te) hoog is. Dit ligt deels aan de (on)mogelijkheden van Pepperflow, maar ook aan de gekozen workflow en zeer versnipperde verantwoordelijkheden binnen de gemeente Waalwijk. Welke functionaliteiten zijn wenselijk zodat dit beter gaat functioneren? Raad Een overzicht van alle vragen IN Pepperflow zelf (misschien wel met een linkje naar het item). College Beter indelen van verantwoordelijke ambtenaren per kopje. Goedkeuringsfunctie voor teammanagers / college in Pepperflow. Afspraken over tuning zodat ambtelijk geen weken beslag wordt gelegd op hun tijd. Ambtelijke organisatie In Pepperflow zou m.b.t. vragen een functie toegevoegd moeten worden die het mogelijk maakt om vragen te voorzien van de categorie politieke of niet politieke vraag. Het is aan de Griffie om bij binnenkomende vragen deze kwalificatie mee te geven. Politieke vragen dienen door PoHo te worden beantwoord (team maakt wel een antwoord voor de PoHo maar dat gaat niet via Pepperflow retour naar de raad maar wordt meegenomen in het politieke debat.
19
12. Het rapporteren over voortgang activiteiten via kleuren (stoplicht) is een adequate oplossing. Helemaal mee eens, Mee eens
Helemaal mee oneens, Mee oneens
Niet mee eens, niet mee oneens
Raad/fractievolgers College Ambtelijke organisatie
70% 50% 56%
20% 0% 11%
0% 50% 16%
10% 0% 17%
Totaal alle groepen
58%
12%
14%
16%
Doelgroep
N.v.t
Welke tekortkomingen kunt u aangeven? Gemaakte opmerkingen Raad De stoplichten worden te rooskleurig verwerkt. Welke kleur wordt gegeven, is nogal eens aan discussie onderhevig. Want hoe wordt bepaald of de uitvoering een beetje of meer dan een beetje achterloopt op de planning. Kleuren kunnen in één oogopslag aspecten duidelijk maken en activeren automatische geheugenprocessen. Risico van persoonlijk kleuren (o.b.v. interpretatie) is aanwezig. Is arbitrair. College Soms is het wel erg platgeslagen en is enige duiding wenselijk. Omschrijving en toelichting zou ik graag anders zien. Meer in lijn met toelichting op resultaat op outcome (effect) en output (uitkomst/activiteit). Vragen in de toelichting dus anders maken bijvoorbeeld. Ambtelijke organisatie Wel activiteiten scherper benoemen (wat willen we in jaar x echt realiseren) en vervolgens ook de kleuren scherper definiëren.
Niet altijd duidelijk wanneer je een bepaalde kleur moet gebruiken. Vooral bij projecten die langjarig zijn en die wel volgens plan verlopen. Is het dan groen of geel?
13. Het snel opzoeken in Pepperflow van annotaties/vragen/antwoorden is adequaat ingeregeld. Helemaal mee eens, Mee eens
Helemaal mee oneens, Mee oneens
Niet mee eens, niet mee oneens
N.v.t
Raad/fractievolgers College Ambtelijke organisatie
44% 0% 20%
11% 100% 31%
33% 0% 31%
12% 0% 18%
Totaal alle groepen
24%
29%
30%
17%
Doelgroep
20
Gemaakte opmerkingen Raad Lukt mij niet. Alles is te vinden, maar niet altijd even snel. De zoekfunctie van de website van de gemeente Waalwijk is erg gevoelig voor het perspectief en taalgebruik van de ontwerper. Minder vanuit het perspectief van de inwoner als gebruiker. Ik weet niet of Pepperflow deze site ondersteunt? College Ehm.... kan dat? Dit is mij nog niet gelukt. Ambtelijke organisatie Wist niet van deze functie. 14. Ik kan makkelijk in een P&C product navigeren van de ene tekst naar de andere tekst (bv tussen paragrafen). Helemaal mee eens, Mee eens
Helemaal mee oneens, Mee oneens
Niet mee eens, niet mee oneens
N.v.t
Raad/fractievolgers College Ambtelijke organisatie
22% 50% 33%
22% 0% 17%
44% 0% 35%
12% 50% 15%
Totaal alle groepen
32%
17%
35%
16%
Doelgroep
Gemaakte opmerkingen Raad Lukt mij niet; ben al snel de weg kwijt. Het is niet te vergelijken met bladeren door een papieren document. Wanneer je van het ene naar het andere onderdeel gaat, dan moet je verschillende stappen zetten. Ik kan niet beoordelen hoe intern navigeren verloopt. In de reactietermijnen naar inwoners en externen vallen regelmatig gaten in de communicatie. Dat geldt zowel voor gemaakte afspraken als overschrijding van wettelijke termijnen. College Geen idee. Soms wel onduidelijk wat waar bij hoort. Ambtelijke organisatie Maak ik nauwelijks gebruik van.
21
1.3 Vragen en antwoorden m.b.t. ontwikkeling 15. Zijn er functionaliteiten die u mist in Pepperflow?
Doelgroep
Ja 20%
Nee
Raad/fractievolgers College Ambtelijke organisatie
100% 30%
80% 0% 70%
Totaal alle groepen
31%
69%
Welke functionaliteiten mist u? Gemaakte opmerkingen Raad Pepperflow onthoudt niet waar ik ben gebleven. De documenten zijn te groot om ze in één keer door te nemen. Ik moet altijd noteren op welke pagina ik ben gebleven. College Goede zoekfunctie. Meer gebruik van tabellen, afbeeldingen en andere vormen van communicatie. Platte tekst en tabellen kunnen we ook in pdf maken. Ambtelijke organisatie Overzicht van reserves en voorzieningen met toelichting. 16. Zou u, naast de huidige P en C producten, nog meer producten in Pepperflow opgenomen willen hebben?
Doelgroep Raad/fractievolgers College Ambtelijke organisatie Totaal alle groepen
Ja 11%
Nee
0% 10%
89% 100% 90%
10%
90%
Welke planning en control producten zou u toe willen voegen? Gemaakte opmerkingen Raad Een soort track and trace systeem m.b.t. zaken waarvoor inwoners contact opnemen met het gemeentehuis en v.v. Vanaf het eerste fysieke, telefonische of digitale contact tot nazorg. Dat vraagt naast een actieve ook een responsieve houding van het ambtelijk apparaat. College Geen opmerkingen. Ambtelijke organisatie Overzicht van reserves en voorzieningen met toelichting.
22
17. Waar kan volgens u nog verbetering van het gebruik van Pepperflow plaatsvinden?
Doelgroep
Lay-out
Zoekfuncti e
Vraag en antwoor d
Overige
0%
0% 0%
43% 0%
14% 50%
14% 50%
Ondersteunin g
Raad/fractievolgers College Ambtelijke organisatie
29%
23%
23%
12%
4%
38%
Totaal alle groepen
23%
17%
17%
9%
34%
Wat kan er volgens u worden verbeterd? Gemaakte opmerkingen Raad Zoals aangegeven zou een training mij erg helpen. Begrijp niet zoveel van financiën. Heb geen totaaloverzicht. Deze vraag heb ik al op meerdere plekken beantwoord. Deze situatie laat zien hoe het werken met een programma in de praktijk kan werken. Stop met Pepperflow en ontsluit voor de raad alle informatie via Notubiz. College Allemaal. Meer uitleg en goed inregelen ambtelijk hoe dit snel en beter werkt. Nu is de meerwaarde van het systeem (interactie) een nadeel voor de meeste. Ambtelijke organisatie In de kern is Pepperflow een mooi pakket. Echter zonder ondersteuning vanuit CSTR en training budgethouders halen we te weinig uit Pepperflow. In de praktijk vullen we 1 à 2 keer per jaar en wij (TORV) doen er vervolgens weinig mee.
Het interne proces, goede uitleg voor nieuwe medewerkers, een duidelijke keuze of we alles zelf in Pepperflow gaan doen of toch via mail.
Een introductieprogramma is noodzakelijk.
18. Het maken en delen van annotaties in Pepperflow is adequaat ingeregeld. Helemaal mee eens, Mee eens
Helemaal mee oneens, Mee oneens
Niet mee eens, niet mee oneens
N.v.t
Raad/fractievolgers College Ambtelijke organisatie
22% 0% 0%
22% 100% 0%
44% 0% 0%
12% 0% 0%
Totaal alle groepen
20%
30%
40%
10%
Doelgroep
Gemaakte opmerkingen Raad Het maken van annotaties lukt mij wel maar delen wist ik niet dat mogelijk was. 23
Ik kan wel annotaties maken, maar die zijn niet op alle devices goed te zien.
College Ken de mogelijkheid niet. Je kunt het niet goed delen met anderen, uitleg ontbreekt ook hoe dat werkt. En je wilt juist ook in een fractie dingen kunnen delen. Dus niet alleen 1 op 1. Ik gebruik het echter zelden. Ambtelijke organisatie Geen opmerkingen. 1.4 Vragen en antwoorden m.b.t. Ondersteuning 19. Hebt u weleens contact met de helpdeskfunctie van TFIN?
Doelgroep
Ja 10%
Raad/fractievolgers College Ambtelijke organisatie Totaal alle groepen
Nee
50% 24%
90% 50% 76%
22%
78%
Gemaakte opmerkingen Raad Wist niet dat die er was maar wil ook niet ambtenaren onnodig lastigvallen. Dit is vrijwel elke ronde het geval, omdat ik bij het werken altijd wel een keer een foutmelding krijg. College Weet van het bestaan niet af. Ambtelijke organisatie Bestaat die dan? Helpt altijd prima. Problemen worden snel en adequaat opgepakt ook buiten reguliere werktijden. Nee, want deze is niet goed te bereiken of reageert helemaal niet. 20. De helpdeskfunctie vanuit TFIN is goed bereikbaar. Helemaal mee eens, Mee eens
Helemaal mee oneens, Mee oneens
Niet mee eens, niet mee oneens
N.v.t
Raad/fractievolgers College Ambtelijke organisatie
27% 50% 21%
0% 0% 3%
18% 0% 34%
55% 50% 42%
Totaal alle groepen
24%
2%
29%
45%
Doelgroep
Gemaakte opmerkingen Raad Op een concrete vraag komt binnen een redelijke termijn een inhoudelijke reactie. College Geen opmerkingen. 24
Ambtelijke organisatie Op de dagen dat helpdeskmedewerker werkt is die goed bereikbaar. Dat geldt echter niet op de dagen dat hij er niet is. Dat zou wel beter moeten, bijvoorbeeld door een vervanger voor helpdeskmedewerker te regelen. Kende het bestaan niet. 21. De helpdeskfunctie van TFIN lost problemen/vragen snel op. Helemaal mee eens, Mee eens
Helemaal mee oneens, Mee oneens
Niet mee eens, niet mee oneens
N.v.t
Raad/fractievolgers College Ambtelijke organisatie
27% 50% 29%
0% 0% 3%
27% 0% 26%
46% 50% 42%
Totaal alle groepen
30%
2%
25%
43%
Doelgroep
Gemaakte opmerkingen Raad Meestal kan het worden opgelost. College Geen opmerkingen. Ambtelijke organisatie Kende het bestaan niet. 1.5 Vragen uitsluitend aan ambtelijke organisatie gesteld Onderstaande vragen zijn uitsluitend aan de ambtelijke organisatie voorgelegd en niet aan de Raad en College. Vragen hebben betrekking op het werken met Pepperflow in het kader van de totstandkoming van een P&C product. Dit is minder relevant voor de raad en college aangezien zij met het resultaat van het (concept) P&C product werken en minder met het proces van totstandkoming. 22. De inzet van Pepperflow heeft geleid tot minder fouten in de P en C documenten. Helemaal mee eens, Mee eens
Helemaal mee oneens, Mee oneens
Niet mee eens, niet mee oneens
N.v.t
Raad/fractievolgers College Ambtelijke organisatie
n.v.t. n.v.t.
n.v.t. n.v.t.
n.v.t. n.v.t.
n.v.t. n.v.t.
20%
16%
44%
20%
Totaal alle groepen
20%
16%
44%
20%
Doelgroep
Gemaakte opmerkingen Ambtelijke organisatie Doordat er nog steeds ook veel via mail aangeleverd moet worden, lopen zaken soms door elkaar heen of langs elkaar. Zo raakt het overzicht qua inhoud soms kwijt.
25
23. Het gebruik van Pepperflow als rapportagetool heeft daadwerkelijk geleid tot een efficiënter en minder foutgevoelig P&C proces. Helemaal mee eens, Mee eens
Helemaal mee oneens, Mee oneens
Niet mee eens, niet mee oneens
N.v.t
Raad/fractievolgers College Ambtelijke organisatie
n.v.t. n.v.t.
n.v.t. n.v.t.
n.v.t. n.v.t.
n.v.t. n.v.t.
21%
9%
42%
28%
Totaal alle groepen
21%
9%
42%
28%
Doelgroep
Gemaakte opmerkingen Ambtelijke organisatie Zeker. Belangrijk minpunt op dit moment is wel dat we documenten niet kunnen bevriezen. Dat maakt dat we bijvoorbeeld nu nog geen digitale goedkeuringsverklaring van de accountant kunnen krijgen. Dit is wel een belangrijk verbeterpunt. Het gaat véél sneller en tijdiger dan met andere systemen. 24. De P&C producties komen in Pepperflow sneller tot stand dan in een Word document.
Doelgroep Raad/fractievolgers College Ambtelijke organisatie Totaal alle groepen
Helemaal mee eens, Mee eens n.v.t. n.v.t.
Helemaal mee oneens, Mee oneens n.v.t. n.v.t.
Niet mee eens, niet mee oneens n.v.t. n.v.t.
36%
27%
29%
8%
36%
27%
29%
8%
N.v.t n.v.t. n.v.t.
Gemaakte opmerkingen Ambtelijke organisatie Nu vooral een hoop geplak uit Word. Extra stappen erbij i.p.v. verlichting. Dit wordt echter beperkt doordat de workflow niet goed is ingeregeld. De versnipperde en onduidelijke verantwoordelijkheden en het arbeidsintensieve traject om autorisaties bij te werken (rapportage wordt met autorisaties gekopieerd van eerdere rapportage) moeten worden opgelost om meer snelheid te krijgen in het opstellen van de rapportages. Vertraging ontstaat doordat medewerkers zich niet aan planningen houden of zaken worden bij verkeerde medewerkers uitgezet. Daarnaast zijn er veel inhuurkrachten die onbekend zijn met Pepperflow en daarmee niet adequaat kunnen reageren op verzoeken vanuit Pepperflow. Pepperflow heeft het voordeel dat snel inzicht kan worden verkregen in wie nog taken heeft openstaan dat is met een Word document niet mogelijk. Ook hier draagt een introductieprogramma bij aan een kwaliteits- en efficiencyslag.
26
25. Het proces van vraag en antwoord is adequaat ingericht. Helemaal mee eens, Mee eens
Helemaal mee oneens, Mee oneens
Niet mee eens, niet mee oneens
N.v.t
Raad/fractievolgers College Ambtelijke organisatie
n.v.t. n.v.t.
n.v.t. n.v.t.
n.v.t. n.v.t.
n.v.t. n.v.t.
28%
22%
31%
19%
Totaal alle groepen
28%
22%
31%
19%
Doelgroep
Gemaakte opmerkingen Ambtelijke organisatie De ene keer krijg ik wel een melding dat er een vraag open staat en de andere keer niet. Vragen en antwoorden gaan over verschillende schijven. Het komt via een ondersteuner bij mij. Dan moet ik een antwoord schrijven en zelf afstemmen met de portefeuillehouder. De ondersteuner zet de antwoorden in Pepperflow. Dit vind ik apart, want het schrijven van de begroting moet ik wel zelf in Pepperflow zetten. Verder vind ik het ook apart dat iedere beleidsmedewerker zelf met de portefeuillehouder moet afstemmen. Het lijkt me logischer dit centraal, bijvoorbeeld via de teammanager te regelen Zoals reeds opgemerkt moet er een filter worden aangebracht m.b.t. politieke vragen. 26. De knip/plak functie vanuit Excel/Word naar Pepperflow is goed.
Doelgroep Raad/fractievolgers College Ambtelijke organisatie Totaal alle groepen
Helemaal mee eens, Mee eens n.v.t. n.v.t.
Helemaal mee oneens, Mee oneens n.v.t. n.v.t.
Niet mee eens, niet mee oneens n.v.t. n.v.t.
32%
24%
26%
18%
32%
24%
26%
18%
N.v.t n.v.t. n.v.t.
Gemaakte opmerkingen Ambtelijke organisatie Tabellen en teksten vanuit Word/Excel in Pepperflow worden geplat komen qua layout niet overeen. Meer functionaliteit m.b.t. Word en Excel in Pepperflow. 27. Teksten kunnen in Pepperflow simpel worden ingevoerd. Helemaal mee eens, Mee eens
Helemaal mee oneens, Mee oneens
Niet mee eens, niet mee oneens
N.v.t
Raad/fractievolgers College Ambtelijke organisatie
n.v.t. n.v.t.
n.v.t. n.v.t.
n.v.t. n.v.t.
n.v.t. n.v.t.
75%
16%
9%
0%
Totaal alle groepen
75%
16%
9%
0%
Doelgroep
Gemaakte opmerkingen 27
Ambtelijke organisatie Niet altijd duidelijk of een tekst is opgeslagen en daarmee bestaat kans dat een ingevoerde tekst verloren gaat. Je moet er aan denken bij een nieuwe regel om de shift enter te gebruiken i.p.v. enter, want anders komt er te veel wit regel. 28. Tabellen kunnen in Pepperflow simpel worden ingevoerd.
Doelgroep Raad/fractievolgers College Ambtelijke organisatie Totaal alle groepen
Helemaal mee eens, Mee eens n.v.t. n.v.t.
Helemaal mee oneens, Mee oneens n.v.t. n.v.t.
Niet mee eens, niet mee oneens n.v.t. n.v.t.
12%
29%
29%
30%
12%
29%
29%
30%
N.v.t n.v.t. n.v.t.
Gemaakte opmerkingen Ambtelijke organisatie Ik mis de Excel functie dat je formules in kunt verwerken. Voor Excel tabellen omslachtige procedure. 29. Het heeft een toegevoegde waarde als portefeuillehouders in Pepperflow teksten kunnen accorderen. Helemaal mee eens, Mee eens