Document · PDF

7. BHIC - Begroting 2022 vastgesteld

Raadsvergadering 22 juli 2021, gemeente VughtBij agendapunt: Categorie I-A Externen13.165 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Verbruggen, Silvana Van: Verzonden: CC: Onderwerp: Bijlagen:

Secretariaat <Secretariaat@bhic.nl> maandag 12 juli 2021 11:10 Jan Kriek; Adrie Wijgers 2021080 BHIC vastgestelde begroting 2022 BHIC Begroting 2022 - vastgesteld en getekend 090721.pdf

Geachte Dames en Heren, Ten behoeve van uw archief treft u in de bijlage aan de door het bestuur van het BHIC vastgestelde Begroting 2022. Met vriendelijke groet, Jan Kriek directeur

Postbus 81

5201 AB 's-Hertogenbosch

Tel.

+31 (0) 73 681 85 00

Website

www.bhic.nl

Postbus 81 Tel. Website

5201 AB 's-Hertogenbosch +31 (0) 73 681 85 00 www.bhic.nl

BRABANTS HISTORISCH INFORMATIE CENTRUM

BEGROTING

2022

Brabants Historisch Informatie Centrum

's-Hertogenbosch, 9 juli 2021

INHOUDSOPGAVE BEGROTING 2022

111

Programmaplan 1. Doelstellingen en werkplan 2. Besluit Begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) 3. Overzicht baten en lasten 4. Begroot resultaat en wijzigingen

3 5 5 6

Paragrafen 1. Weerstandsvermogen en risicobeheersing 2. Onderhoud kapitaalgoederen 3. Financiering 4. Bedrijfsvoering 5. Verbonden partijen 6. Organisatiegegevens 7. Besluit Dagelijks bestuur 8. Besluit Algemeen bestuur

10 Il 13 14 15 16 16

Financiële begroting 1. Geprognosticeerde balans per 3 1 december 2021 - 2025 2. Exploitatiebegroting 2022 3. Toelichting Geprognosticeerde balans per 3 1 december 2021 - 2025 4. Toelichting Exploitatiebegroting 2022 5. Meerjarenbegroting 2022-2025 6. Toelichting Meerjarenbegroting 2022 - 2025 7. Overzicht incidentele baten en lasten 2022-2025

17 18 19 27 32 33 35

Programmaplan 1.1 Doelstellingen en werkplan Inleiding Het BHIC is per 1 januari 2005 ontstaan uit een fusie van het Rijksarchief in Noord-Brabant en de Streekarchieven Brabant-Noordoost en Langs Aa & Dommel. De huidige deelnemers in de Regeling Brabants Historisch Centrum zijn: De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Bernheze, Boekel, Boxmeer, Cuijk, Grave, Landerd, Meierijstad, Mill en Sint Hubert, Oss, Sint Anthonis, Sint-Michielgestel, Uden en Vught en de algemene en dagelijkse besturen van de waterschappen Aa en Maas en De Dommel.

Ontwikkelingen Per 1 januari 2021 is de gemeente Haaren uitgetreden. Biezenmortel is onderdeel geworden van de Gemeente Tilburg, Esch van de Gemeente Boxtel, Haaren van de Gemeente Oisterwijk en Helvoirt van de gemeente Vught. Voor de uittredende gemeente is de vigerende uittredingsregeling van toepassing. Per nader te bepalen datum in 2021 treedt de gemeente Boxtel toe. Per 1 januari 2022 worden de gemeenten Landerd en Uden naar verwachting heringedeeld tot de gemeente Maashorst. Per dezelfde datum worden de gemeenten Boxmeer, Cuijk, Sint Anthonis en Mill en Sint Hubert naar verwachting heringedeeld tot de gemeente Land van Cuijk. In financieel opzicht vormt het BHIC voor de deelnemende partijen een weinig verrassend dossier. In het tijdvak 2009-2013 zijn de bijdragen verlaagd, per saldo een bezuiniging van 10%. In 2017 is de bijdrage met nog eens 9% gekort. De afgelopen jaren zijn de budgetten alleen verhoogd vanwege indexering voor loonen prijsontwikkeling.

Doelstelling Het BHIC heeft een wettelijke taak en een maatschappelijke opgave. De wettelijke taak bestaat uit het goed, geordend en toegankelijk beheren van de archieven die aan het BHIC zijn overgedragen. Dit alles conform de Archiefwet en de daaruit voortvloeiende richtlijnen. De maatschappelijke opgave is de verbreiding van de kennis van de Brabantse geschiedenis. Deze doelstelling wordt gestuurd door de operationele missie: meer publiek, meer divers publiek, meer tevreden publiek.

Missie en strategische doelstellingen In de beleidsnotitie "Waarheen leidt de weg? 20 19-2022" zijn de ambities voor de komende jaren geformuleerd. Bij het herijken van de missie en de positionering van het BHIC tonen zich twee gezichten. Enerzijds is het BHIC een archief dat de wettelijke taken uitvoert, anderzijds is het een publieksinstelling die inhoud geeft aan de maatschappelijke opgave. In de archieffunctie bewaart en beheert het BHIC 'op goede, geordende en toegankelijke wijze' zo'n 40 strekkende kilometer papieren archief, alsook een groeiend aantal terabyte aan digitale bestanden. In de publieksfunctie bewerkt, verrijkt, redigeert en presenteert het BHIC de historische informatie en beleving op dusdanige wijze dat een zo groot mogelijk, een zo divers mogelijk en zo tevreden mogelijk publiek wordt bereikt. In de notitie worden de volgende ambities geformuleerd: Het BHIC is het genealogisch centrum voor Brabant; Het BHIC wordt het Brabants centrum voor beeld en geluid; Het BHIC schrijft Brabantse geschiedenis; Het BHIC versterkt marketing & promotie; Het BHIC beschikt over een volwaardige-depot.

Werkplan 2022 (de 3 Ws) Bij de uitvoering van de wettelijke taak zal in 2022 - naast de reguliere activiteiten - veel aandacht uitgaan naar de verdere ontwikkeling van hete-depot. Het ontwikkelen van hete-depot heeft geen uitzetting van de begroting tot gevolg. Het e-depot is geschikt voor twee soorten archieven: voor documenten die in oorsprong digitaal zijn aangemaakt (born digital) en voor documenten die later zijn gedigitaliseerd. Voor de born-digital documenten geldt dat de deelnemers op kleine schaal hun materiaal al overbrengen naar het e-depot. Het gaat hier om videotulen of projectdossiers. Naar verwachting zullen de deelnemers op middellange termijn in staat zijn om hun te bewaren archiefstukken met hun metadata goed, geordend en toegankelijk over te brengen naar het e-depot. Zodra een deelnemer structureel gebruik gaat maken van het e-depot, zal aan de deelnemer een tarief in rekening worden gebracht; er circuleren bedragen van € 1, 10 per inwoner. Op dat moment zullen de kosten van de fysieke en digitale wettelijke archieftaken in samenhang worden bekeken. Voor gedigitaliseerde bestanden ligt dat anders, zoals bijvoorbeeld bouwvergunningen, bodemdossiers, milieuvergunningen, e.d. Een groot aantal deelnemers heeft dit soort archieven gescand en toegankelijk gemaakt. Inmiddels zijn deze vergunningen ook in hete-depot geplaatst.

Voor een aantal gemeenten gaat het om een daadwerkelijke vervanging van de papieren exemplaren, bij de overige gemeenten gaat het om kopieën. Afgesproken is dat het BHIC tot en met 2022 dit soort archieven zoveel mogelijk gratis in het e-depot zal opnemen. Bij het realiseren van de maatschappelijke opgave zijn er - naast de reguliere activiteiten - drie majeure projecten gepland die allemaal een voortzetting zijn van projecten die eerder zijn gestart. Ze hebben geen uitzetting van de begroting tot gevolg. voor de historisch onderzoekers zullen er steeds meer scans op internet beschikbaar komen. Het gaat hier om digitale kopieën van originele aktes van Burgerlijke Stand, Bevolkingsregisters, maar ook notariële akten, gevangenisregisters e.d. Het BHIC groeit verder uit tot het genealogisch platform van Brabant. voor de lokaal geïnteresseerden zullen de bestaande digitale geschiedenisboekjes (de zgn. 'lokale pagina's') verder worden uitgebreid. De nadruk zal daarbij vooral liggen op acquisitie en digitale beschikbaarstelling van foto's en films. voor de thematisch geïnteresseerden zullen relevante provinciebrede onderwerpen digitaal worden gepresenteerd. Eerder werden o.a.

websites gelanceerd over het autobezit in Brabant ( 1906-1951 ), over het rijke roomse leven in Brabant ( 1900-1970), over het Brabantse dorpsleven ( 1900-1925), over de Brabantse gesneuvelden ( 1940-heden) en over de Brabantse industrie. Ook in 2022 zal deze reeks worden voortgezet.

Onderhoud en instandhouding De Citadel De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per 1 januari 2019 is er een nieuwe huurovereenkomst afgesloten met een looptijd van 3 jaar. Na afloop van deze periode loopt de overeenkomst voor onbepaalde tijd door. Per 1 januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Na een proefperiode van drie jaar volgt een evaluatie en een definitief besluit van de Minister over het huisvestingsstelsel voor het vastgoed van de Rijks Historische Centra (RHC's) en de Musea. Indien voordeel wordt behaald met het zelf uitvoeren van het onderhoud en de instandhouding van De Citadel, mag dit binnen de doelstellingen van het BHIC worden besteed. Een deel van het bedrag wordt gereserveerd voor de toegenomen (niet verzekerbare) risico's als gevolg van het zelf verantwoordelijk zijn voor onderhoud en instandhouding en voor verduurzaming van het gebouw. In de proefperiode zal de besteding van de gelden via bestemmingsreserves lopen. Er is nog wel een beperking: het (rijks)geld mag niet gebruikt worden voor structurele verlaging van de jaarlijkse bijdragen van de regiopartners.

Wel is het zo, dat alle deelnemers van het BHIC van behaalde voordelen profiteren bij het uitvoeren van de wettelijke taken en de maatschappelijke opgaven. Er is sowieso een direct voordeel voor de gemeenten: de betaalde BTW over het zelf uitgevoerde onderhoud en instandhouding, kan naar verhouding worden verrekend via het BTW compensatiefonds.

1.2 Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is ingevoerd in 2004. Het BBV beoogt met de begroting- en verantwoordingstukken in de uiteenlopende informatiebehoeften van de verschillende belanghebbenden te voorzien. Het BBV is ook van toepassing op gemeenschappelijke regelingen, al zijn niet alle bepalingen relevant. De bepalingen die (deels) wel relevant zijn voor het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) zijn: het hanteren van een aantal financiële kengetallen; beter inzicht in het EMU-saldo; de verwerking van rentelasten en rentebaten; beter inzicht in de kosten van overhead; verantwoording eventuele vennootschapsbelastingplicht; het opnemen van een geprognosticeerde begin-en eindbalans. De financiële kengetallen en het EMU-saldo zijn opgenomen bij paragraaf 11.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing. De verwerking van rentelasten en rentebaten is opgenomen bij paragraaf 11.3 Financiering. De kosten van overhead en de stand van zaken betreffende de vennootschapsbelasting worden nader toegelicht bij paragraaf 1.3 Overzicht baten en lasten. In de financiële begroting is bij paragraaf 111.1 de geprognosticeerde begin-en eindbalans opgenomen voor de komende 5 jaren met een nadere toelichting bij paragraaf 111.3.

1.3 Overzicht baten en lasten Onderdeel van het programmaplan is een overzicht van de algemene dekkingsmiddelen, een overzicht van de kosten van overhead, het bedrag voor de heffing voor de vennootschapsbelasting en het bedrag voor onvoorzien. Voor het begrotingsjaar ziet dit er als volgt uit:

2022

Baten

Lasten

Saldo

Onttrekkingen en toevoegingen aan de reserves

€ 892.500 € 4.752.900 € 0 € 0 € 0 € 5.645.400 € 500.000

€ 4.489.200 € 0 € 1.156.200 € 0 € 0 € 5.645.400 € 500.000

€ -3.596.700 € 4.752.900 € -1.156.200 € 0 € 0 € 0 € 0

Resultaat

€ 6.145.400

€

Historische archieven 1) Algemene dekkingsmiddelen 2) Overhead 3) Heffing VPB 4) Bedrag onvoorzien Saldo van baten en lasten

Historische archieven De activiteiten van het Brabants Historisch Informatie Centrum behoren tot het taakveld 5.4 Musea. 2) Algemene dekkingsmiddelen Onder deze post zijn de bijdragen verantwoord van de deelnemers in de gemeenschappelijke regeling, zijnde het Rijk, gemeenten en waterschappen. 3) Overhead Leidraad voor de berekening van de overhead is de "Notitie overhead" van juli 2016, opgesteld door de Commissie BBV. Met overhead worden alle kosten bedoeld die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. In ieder geval worden leidinggevenden (ook wanneer zij deels uitvoerend werk verrichten) en ondersteunende diensten zoals Financiën, Inkoop, P&O, ICT, Facilitaire zaken, Communicatie en Managementondersteuning tot overhead gerekend. 4) Heffing VPB In de brief van 16 oktober 2017 heeft de belastingdienst uiteindelijk uitspraak gedaan over een mogelijke vennootschapsbelastingplicht. De uitkomst hiervan is dat er met ingang van 2016 geen sprake is van vennootschapsbelastingplicht.

1.4. Begroot resultaat en wijzigingen De begroting 2022 en de meerjarenbegroting 2023-2025 zijn structureel sluitend. De onderstaande tabel geeft een gecomprimeerde weergave van de exploitatiebegroting 2021 en 2022 en de verschillen.

Baten 1 Bijdrage Rijk 2 Bijdrage Gemeenten en waterschappen 3 Dienstverlening Provincie Noord-Brabant 4 Overige bedrijfsopbrengsten

Begroting 2021

Begroting 2022

Verschil 2021-2022

€ 2.949.400 € 1.778.800 € 639.400

€ 2.835.900 € 1.917.000 € 654.800 € 237.700 € 5.645.400

€ -113.500 € 138.200 15.400 €

€

-49.600

€

-9.500

€ 3.054.100 € 257.300 € 1.36 !.700 € 253.500 € 395.600 € 270.700

€ € € € € €

-69.500 8.100 161.200 9.200 112.100 -5.900

€

-4.500

€ 5.434.700

52.500 € € 5.645.400

€

210.700

€

220.200

€

€ -220.200

€ €

-500.000 279.800

€ €

-500.000 500.000

€ €

0 220.200

Gerealiseerde resultaat €

€

287.300

€ 5.654.900 Lasten 5 Personeelskosten 6 Afschrijvingen vaste activa 7 Huisvestingskosten 8 Organisatiekosten 9 Collectiebeheer 10 Dienstverlening en publieksbereik

Financiële baten en lasten Rentelasten

Totaal saldo baten en lasten Mutatie reserves 12 Toevoegingen 13 Onttrekkingen

€ 3.123.600 € 249.200 € 1.200.500 € 244.300 €

€

283.500 276.600

€

57.000

Het begrote resultaat in een begroting wordt beïnvloed door wettelijke wijzigingen, gemaakte keuzes, genomen besluiten en natuurlijk diverse aannames die gedaan worden bij het opstellen van de begroting. De belangrijkste wijzigingen in deze begroting ten opzichte van het voorgaande jaar zijn:

1 Bijdrage Rijk (€ -113.500) Het Rijk is voornemens de DTR-gelden (Digitale Taken Rijk, groot € 160. I00) niet meer beschikbaar te stellen vanaf 2022. De opgenomen loon-en prijsindexatie van 1,50% verhoogt de rijksbijdrage met€ 42.000. Het restant van € 4.500 betreft het verschil tussen de begrote en definitieve loon-en prijscompensatie van 2020.

2 Bijdrage Gemeenten en waterschappen (€ 138.200) De bijdrage is hoger door een loon-en prijsindexatie van 1,46%, oftewel € 27.300. Bij het opstellen van de begroting wordt steeds uitgegaan van een voorlopig indexeringspercentage, voor 2022 1,50%. Dit percentage wordt in de begroting 2022 gecorrigeerd met het positief of negatief verschil van het door de Minister vastgestelde rijks-indexeringspercentage 2020. Op deze wijze geldt door de jaren heen voor alle deelnemers hetzelfde indexeringspercentage. Het definitieve indexeringspercentage van het Rijk over 2020 was ten tijde van het opstellen van de kadernota 2022 nog niet bekend. De hierboven genoemde correctie was nog niet te berekenen. Inmiddels is het percentage over 2020 vastgesteld door het Rijk op 2,46%. Bij de begroting 2020 was uitgegaan van een voorlopige index van 2,50%, dus resteert er nog een te berekenen verschil van 0,04%. De indexatie in de begroting 2022 komt daarmee uit op 1,46%, oftewel de voorlopige index 2022 van 1,50% verlaagd met 0,04%. Daarnaast stijgt de bijdrage door de toetreding van de gemeente Boxtel (€ 125.700), maar daalt deze weer met € 14.800 door een dalende uittredingsbijdrage van de gemeente Haaren.

De toename door de toetreding van de gemeente Boxtel is voor een belangrijk deel een verschuiving: met de gemeente Boxtel was er al jaren een uitgebreide dienstverleningsovereenkomst, waarvan de opbrengsten werden verantwoord onder de overige bedrijfsopbrengsten. 3 Dienstverlening Provincie Noord-Brabant (€ 15.400) Bij de indexatie van de bijdrage van de Provincie is de CBS-index van toepassing. De bijdrage is€ 9.700 hoger door een loon-en prijsindexatie van 1,50% (prognose) en een aanpassing van eerdere jaren (€ 5.700). 4 Overige bedrijfsopbrengsten(€ -49.600) Door de toetreding van de gemeente Boxtel tot het BHIC, waarmee een uitgebreide dienstverleningsovereenkomst was afgesloten, dalen de overige bedrijfsopbrengsten (€ 117.200). Dit wordt voor een deel teniet gedaan door loon-en prijsindexatie (€ 4.800) en een stijging van de begrote depotverhuur en dienstverlening (€ 62.800). 5 Personeelskosten(€ -69.500) De kosten dalen door het bijstellen van de personeelsformatie na het schrappen van de DTR-gelden door het Rijk vanaf 2022 (€ -160.100). De kosten stijgen vanwege structurele CAO-verhogingen (€ 38.400), salarisperiodieken (€ 34.100) en de daarvan afhankelijke salaristoeslagen als het Individueel Keuze Budget (totaal € 14.100). De stijging van de sociale lasten bedraagt € 4.200. De premies voor het pensioen dalen licht door de lagere personele kosten (€ -1 1.300).

De kosten voor personeel niet in loondienst stijgen met € 8.800 en de overige personeelskosten met € 2.300. 6 Afschrijvingen vaste activa (€ 8.100) De afschrijvingen nemen met name toe door ICT-investeringen. 7 Huisvestingskosten (€ 161.200) De grote stijging wordt veroorzaakt door het opnemen van kosten van verduurzaming van De Citadel (€ 125.000). De kosten hiervan worden gedekt uit een bestemmingsreserve. Daarnaast stijgt de huur met € 2.500 en de toevoeging aan de voorziening onderhoud en instandhouding met € 31.600. De energiekosten blijven gelijk en de schoonmaakkosten stijgen met € 2.100.

8 Organisatiekosten(€ 9.200) De automatiseringskosten nemen toe met€ 4.500 en de overige organisatiekosten met€ 4.700. Deze laatste stijging is met name toe te schrijven aan de kosten van de aansluiting als formele Cao-partner in plaats van Cao-volger. 9 Collectiebeheer (€ 112.100) Door het vormgeven van het e-depot, het Genealogisch centrum van Noord-Brabant en Beeld en Geluid, stijgen de kosten van het collectiebeheer. Het digitaliseringsbudget stijgt met € 35.000, de ontwikkelingskosten voor beheer van de collecties met € 13.500 en de internet-en clouddiensten met € 14.100. De grootste stijging zit echter in de hostingskosten (€ 49 .500), veroorzaakt door de toename van de benodigde opslagcapaciteit door de stijgende omvang van de digitale collectie. 10 Dienstverlening en publieksbereik (€ -5.900) Geen noemenswaardige wijzigingen. 11 Rentelasten (€ -4.500) De rentelasten dalen met€ 4.500 vanwege het lineaire aflossingsschema van beide leningen. 12 Toevoegingen reserves(€ 0) Per saldo geen mutatie. Er zijn toevoegingen aan de bestemmingsreserves: De Citadel € 125.000, E-depot € 125.000, Genealogisch centrum € 75.000, Publieksfunctie Beeld en Geluid € 100.000 en Publieksfunctie Marketing en Promotie € 75.000. 13 Onttrekkingen reserves(€ 220.200) Er wordt€ 220.200 meer onttrokken aan de bestemmingsreserves dan vorig jaar.

De ontwikkeling en de vorming van het e-depot, het Genealogisch centrum van Noord-Brabant en het Brabantse Beeld en Geluid, is in volle gang. Daarnaast wordt er vanaf 2022 een start gemaakt met de verduurzaming van De Citadel. Er zijn onttrekkingen aan de bestemmingsreserves: De Citadel € 125.000, E-depot € 132.600, Genealogisch centrum € 72.400, Publieksfunctie Beeld en Geluid € 95.000 en Publieksfunctie Marketing en Promotie € 75.000.

Voor een nadere toelichting op de exploitatiebegroting wordt verwezen naar hoofdstuk 111 paragraaf 4 op pagina 27.

Il Paragrafen 11.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) in staat is middelen vrij te maken om substantiële financiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. In deze paragraaf wordt inzicht gegeven in het vermogen van het BHIC om risico's op te vangen die niet in de begroting zijn verwerkt. Een risico is de kans op het optreden van een positieve dan wel negatieve gebeurtenis van materieel belang, die niet voorzien is in de begroting van enig jaar. Het BHIC heeft tot taak het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden opgenomen in de rijksarchiefbewaarplaats in de Provincie Noord-Brabant en de archiefbewaarplaatsen van de deelnemende gemeenten en waterschappen. Het richt zich op verbetering van de digitale dienstverlening, het archief als informatiecentrum en verbetering van de lokale dienstverlening. Daarnaast is het een taak van het BHIC de gemeentelijke informatiehuishoudingen van de deelnemers te inspecteren en daarover te adviseren. Het BHIC is er voor het verrichten van door de minister, de gemeenten en de waterschappen opgedragen taken.

Voor de bekostiging van de uitvoering van deze taken is het BHIC nagenoeg geheel afhankelijk van de gemeenten, waterschappen, het ministerie van OCW en de dienstverleningsovereenkomsten. Risico's die van invloed kunnen zijn op de toekomstige cijfers zijn:

Soort risico Vertraging in de besluitvorming op bestuurlijk niveau Wijziging in de hoogte van de bijdrage door de deelnemers Wijzigingen in de gemeenschappelijke regeling CAO aanpassingen Wachtgeld verplichtingen Verhogingen huurpenningen die afwijken van de bijdrage van OCW Boekwaarde pand Grave is hoger dan de vastgestelde WOZ-waarde Contracten van de depotverhuur zijn jaarlijks opzegbaar Wijziging in de hoogte van de bijdrage via DVO's Geen volledige dekking van de kosten van het E-depot

Risico-

bedrag

factor 10%

waarde € 5.000

20%

€ € € € € € € € €

Totaal

€ 415.000

€ 50.000 € 475.000 € 50.000 € 100.000 € 100.000 € 200.000 € 50.000 € 275.000 € 650.000 € 400.000

10% 10% 10% 10% 10% 20% 20%

95.000 5.000 10.000 10.000 20.000 5.000 55.000 130.000 80.000

Het begroot weerstandsvermogen bedraagt ultimo 2025 € 418.000. De mate van het vormen van weerstandsvermogen wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten (artikel 22) van de gemeenschappelijke regeling. De regeling geeft aan dat de algemene reserve niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen, tenzij door hen gezamenlijk een ander percentage wordt vastgesteld.

Weerstandsvermo

Begroting

2021

2022

2023

2024

2025

€ 418.000 €

418.000

€ 418.000 €

418.000

8,8%

€ Stand per 3 i december €

Algemene reserve

Algemene reserve in procenten van de deelnemersbijdragen

418.000

€

418.000

€

8,8%

418.000

EMU-saldo De berekening van het EMU-saldo geeft aan of er op basis van de huidige begroting, in EMU-termen, een overschot is. De ontwikkeling van het EMU-saldo is als volgt:

EMU-saldo

jaarrekening

Begroting

2020

2021

2022

2023

2024

2025

€ 729.000

€ 447.000

€ -184.000

€ 408.000

€ 409.000

€ 346.000

Kengetallen Het Besluit Begroting en Verantwoording schrijft een verplichte set van financiële kengetallen voor. Naast de kengetallen dient een beoordeling van de onderlinge verhouding van de kengetallen in relatie tot de financiële positie te worden opgenomen. De invoering is bedoeld om de financiële positie inzichtelijker te maken. De ontwikkeling van de kengetallen is als volgt:

jaarrekening

Begroting

Kengetal

2020

2021

2022

2023

2024

2025

Netto schuldquote*

Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte

23%

38%

31%

29%

0,2%

* Is gelijk aan de Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Netto schuldquote De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van maximaal 130%. Hierbij geldt dus hoe lager hoe beter. Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van minimaal 20%. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. Bij de beoordeling van dit kengetal moet in ogenschouw worden genomen, dat het Brabants Historisch Informatie Centrum een gemeenschappelijke regeling is en een maximale reserve van 10% mag hebben. Het cijfer kent desondanks een positieve ontwikkeling door de vorming van bestemmingsreserves. Structurele exploitatieruimte De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves, te delen door de totale baten.

Met behulp van dit kengetal kan worden beoordeeld in welke mate sprake is van een begrotingsevenwicht. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter.

11.2 Onderhoud kapitaalgoederen Het Brabants Historisch Informatie Centrum beschikt over gebouwen en installaties waarvoor planmatig onderhoud nodig is. De locatie in Grave is in eigendom en het volledige onderhoud van dit pand komt voor rekening van het BHIC. De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf (voorheen Rijksgebouwendienst). Tot en met 2018 voerde het Rijksvastgoedbedrijf het onderhoud en de instandhouding uit, alleen het huurdersonderhoud kwam voor rekening van het BHIC.

Per 1 januari 2019 is dit veranderd en is het BHIC verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Het Rijksvastgoedbedrijf blijft eigenaar. Voor beide panden is een meerjarig onderhouds- en instandhoudingsplan voor de komende 30 jaar (De Citadel), resp. 15 jaar (Grave) opgesteld.

11.3 Financiering T reasurybeleid Door het bestuur is een normenkader voor rechtmatigheid vastgesteld. Onderdeel daarvan is dat ten aanzien van het financieel beheer risicoloos en zeer defensief met eventuele overtollige middelen wordt omgegaan. Het is niet toegestaan, zonder voorafgaande toestemming van het algemeen bestuur, leningen af te sluiten. Het treasurybeleid wordt verder sterk beïnvloed door het verplicht schatkistbankieren bij de centrale overheid (zie hierna). Renteschema In de "Notitie rente 2017" van de Commissie BBV wordt ingegaan op de verwerking van rentelasten en rentebaten. Doelstelling is een eenduidige handelwijze te bevorderen met betrekking tot de verwerking van rentelasten en rentebaten in de begroting en de jaarstukken. Daartoe is een renteschema ontwikkeld, dat inzicht geeft in de rentelasten van de externe financiering, het renteresultaat en de wijze van rentetoerekening. Voor het begrotingsjaar geeft dit het volgende beeld: Renteschema 2022 a.

De externe rentelasten over de korte en lange financiering

De externe rentebaten

+/+ -/-

€ 52.500

€

0 € 52.500

Saldo rentelasten en rentebaten De rente die aan de grondexploitatie moet worden € 0 c 1. doorberekend -/De rente van projectfinanciering die aan het betreffende taakveld € 52.500 c2. moet worden toegerekend -/De rentebate van doorverstrekte leningen indien daar een specifieke lening voor is aangetrokken (=projectfinanciering), die € 0 c3. aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend +/+ -------

€ .-52.500

Aan taakve/den toe te rekenen externe rente +/+ +/+

d 1. Rente over eigen vermogen d2. Rente over voorzieningen

Totaal geraamde aan taakvelden toe te rekenen rente e.

De aan taakvelden toegerekende rente (renteomslag)

Verwacht Renteresultaat op het taakveld Treasury

-/-

€

Schatkistbankieren In de begrotingsperiode zullen overtollige liquide middelen, voor zover niet nodig als werkkapitaal, op een spaarrekening bij de huisbankier worden uitgezet. Door de invoering van het schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht een deel van hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. In de begrotingsperiode wordt naar verwachting voldaan aan de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden door het niet overschrijden van het drempelbedrag. Het drempelbedrag (het bedrag dat buiten de schatkist mag worden gehouden) bedraagt ten tijde van de begrotingsopstelling€ 250.000. Kasgeldlimiet en renterisiconorm De wettelijk vastgelegde kasgeldlimiet en begrotingsperiode niet worden overschreden.

renterisiconorm

zullen

naar

verwachting

Kasstroomoverzicht In de toelichting op de begroting is een geprognosticeerde begin-en eindbalans opgenomen voor het begrotingsjaar en de drie jaren daaropvolgend. Hiermee wordt inzicht verkregen in de ontwikkeling van de financieringsbehoefte voor de komende jaren. Ter nadere toelichting is onderstaand een kasstroomoverzicht opgesteld volgens de indirecte methode. De geldmiddelen in het kasstroom- overzicht bestaan uit de liquide middelen. Begroting

Begroting

2021

2022

2023

2024

2025

bedragen x € 1.000

€

- afschrijvingen

€

205

€

257

€

257

€

257

€

257

- mutaties reserves/fondsen

€

188

€

- mutaties voorzieningen

€

-352

€

382

€

340

€

157

€ € € € € €

0 0

€ € € € €

639

€ € € € € €

-95

€ € € € € €

597

€

414

€

-105

€

-105

€

-40

€

-140

€

-110

€

-105

€

-105

€

-"10

€

-140

€

-110

- 110

€ €

-110

€ €

-1 10

€ €

-110

€ €

Aflossing langlopende schulden

€ €

-110

Overige mutaties eigen vermogen

€

Totaal

€

-110

€

-110

€

-110

€

-110

€

-110

Mutatie geldmiddelen

€

-138

€

-310

€

489

€

347

€

194

Saldo 1 januari

2.746

3.103

€ € €

3.103

2.826

€ € €

2.826

2.540

€ € €

2.540

2.822

€ € €

2.822

Saldo 31 december

€ € €

3.300

Kassen

€

Rekening-courant bank

€

Spaarrekeningen bank

€ € €

200

€ € €

200

2.540

€

2.826

€ € €

200

2.614

€ € €

200

2.328

€ €

Resultaat Kasstroom operationele activiteiten

Aan12assingen voor: €

€

Veranderingen in werkka12itaal· voorraden vorderingen overlopende activa vlottende schulden overlopende passiva Totaal

0 -89 - 183 -47

0 0 0 0

0 0 0

Kasstroom investeringsactiviteiten Investeringen in vaste activa Totaal Kasstroom financieringsactiviteiten Nieuw opgenomen leningen

Saldo geldmiddelen Mutatie

-282

286

277

197

Specificatie geldmiddelen

Schatkistbankieren Saldo 31 december

2.610 2.822

2.891 3.103

3.088 3.300

Naar verwachting hoeft in de begrotingsperiode 202 1-2025 geen aanvullende lening te worden afgesloten om de investeringen te financieren.

11.4 Bedrijfsvoering 12

Algemeen en dagelijks bestuur De beoordeling en sturing van de door het BHIC te bereiken effecten is in eerste instantie een taak van het bestuur van het BHIC. De bestuurlijke inrichting van het BHIC is echter volledig afwijkend van wat gangbaar is bij gemeenschappelijke regelingen. Het algemeen bestuur -waarvan een deel tevens als dagelijks bestuur fungeert - bestaat vanaf 2016 uit acht leden: vier 'rijksleden' benoemd door de minister en vier 'regionale' leden die worden aangewezen door de gemeenten en waterschappen. Het bestuur is autonoom maar dient uiteraard wel gevoed te worden met de denkbeelden en gevoelens van alle deelnemende partijen. Daartoe is er een portefeuillehoudersoverleg in het leven geroepen. Met deze constructie is de directe financiële invloed van de deelnemende gemeenten en waterschappen beperkt, doch is het wel mogelijk om met behoud van effectiviteit op afstand te toetsen en te sturen. De provincie Noord-Brabant is geen deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling van het BHIC, maar heeft met het BHIC een dienstverleningsovereenkomst afgesloten.

Huisvesting Het gebouw in 's-Hertogenbosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per 1 januari 20 19 is er een nieuw huurcontract en is het BHIC verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Het Rijksvastgoedbedrijf blijft eigenaar. Het gebouw in Grave is in eigendom.

De organisatie Het Brabants Historisch Informatie Centrum kent drie afdelingen (Publiekstaken, Archieftaken en Middelen) en is onderverdeeld in clusters. Het cluster Klantenservice ontvangt en distribueert vragen (gesteld per brief, telefoon, email, mondeling) over de diverse clusters. Daarnaast ontvangt en verwijst het bezoekers door naar andere clusters. De toegankelijke originelen kunnen in de studiezaal door het publiek worden geraadpleegd. Het cluster

Studiezaal zorgt voor deze dienstverlening. Het cluster ICT/ Facilitair ondersteunt de werkprocessen van alle clusters, die gebruik maken van diverse geautomatiseerde systemen en het cluster verzorgt daarnaast het technisch gebouwenbeheer. Het Projectenbureau draagt zorg voor de optimalisering van dit proces. Daarnaast is het verantwoordelijk voor productontwikkeling. Het cluster Inhoudelijk beheerzorgt voor het toegankelijk maken van informatie via inventarissen, indexen en databases. Het cluster Materieel beheer/ E-depot bewerkt informatiedragers zodanig dat deze opgeslagen kunnen worden en de originele staat bewaard blijft. Het cluster Relatiebeheer/ Inspectie is de schakel tussen het BHIC en de archiefvormers (gemeenten, overheidsinstellingen) die de informatiedragers aanleveren. Het cluster /11iddelen ondersteunt de werkprocessen van alle dusters op het gebied van organisatie, huisvesting, financiën en personeel. Het organigram van het Brabants Historisch Informatie Centrum geeft het volgende beeld:

Directie

Ondernemingsraad

Middelen

Vertrouwenspersoon 1

Publiekstaken 1

Projecten bureau

KI ante nservi ce

Studiezaal

ICT/ Facilitair

! Archieftaken

Inhoudelijk beheer

Materieel beheer/ Edepot

Relatiebeheer/ Inspectie

Maatschappelijk verantwoord ondernemen Het wordt steeds belangrijker als organisatie om maatschappelijk verantwoord te ondernemen. 15026000 is een internationale richtlijn die maatschappelijk verantwoord ondernemen beschrijft vanuit zeven basisprincipes. Het BHIC onderschrijft de richtlijn en voert deze naar eer en geweten uit.

11.5 Verbonden partijen Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin het Brabants Historisch Informatie Centrum een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Van een financieel belang is sprake bij het ter beschikking stellen van een bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat, onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Een bestuurlijk belang is aanwezig bij zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft één verbonden partij, te weten de Vereniging Van Eigenaren Zuid-Coster. In deze vereniging zijn behalve het Brabants Historisch Informatie Centrum, de gemeente Grave en woningbouwcorporatie Mooiland Maasland vertegenwoordigd. Deze vereniging is opgericht in verband met het gezamenlijk huisvesten in het kantoorpand aan de Arnoud van Gelderweg in Grave.

Vestigingsplaats Bijdrage aan doelstelling Openbaar belang Het belang van het BHIC Omvang van het eigen vermogen Omvang van het vreemd vermogen Financieel resultaat

Verenifing Van Eienaren Zuid-Coster Grave Grave, Arnoud van Gelderweg 69-73. Huisvesting ten behoeve van het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten en waterschappen. Beheer en onderhoud van het kantoorpand voor de gezamenlijke eigenaren. Ten tijde van de begrotingsopstelling: het BHIC participeert voor 11%, Gemeente Grave voor 39% en Mooiland Maasland voor 50%. Er is geen eigen vermogen en dit zal er aan het einde van de begrotingsperiode naar verwachting ook niet zijn. Er is geen vreemd vermogen en dit zal er aan het einde van de begrotingsperiode naar verwachting ook niet zijn. Het jaarlijkse resultaat in de begrotingsperiode bedraagt € 0. Het aandeel van het BHIC in een positief of negatief resultaat bedraagt 11% en wordt jaarlijks afgerekend. Na toerekening van ieders aandeel sluit de jaarlijkse exploitatie zonder saldo.

11.6 Organisatiegegevens Statutaire naam Vestigingsplaats: Rechtsvorm Locaties:

: Brabants Historisch Informatie Centrum : 's-Hertogenbosch : Openbaar Lichaam, volgens de Wet gemeenschappelijke Regelingen : 's-Hertogenbosch, Grave

Doe/stellingen Het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden opgenomen in de rijksarchiefbewaarplaats in de Provincie Noord-Brabant en de archiefbewaarplaatsen van de deelnemende gemeenten en waterschappen.

Samenstelling directie De directie wordt gevoerd door de heer J.C. Kriek. De directeur valt onder de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De totale bezoldiging ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum.

Samenstelling Algemeen bestuur Naam De heer drs. P.L.B.A. van Geel De heer prof. dr. H.C. Bunt Mevrouw A.M. Demmers-van der Geest De heer drs. H.A.G. Hellegers De heer R.J. van de Mortel De heer mr. J.C.M. Pommer Mevrouw E.H.T. Stravens Vacature

Woonplaats Helmond Eindhoven Bergen op Zoom Uden Vught Den Dungen Steensel

Functie Voorzitter Lid Lid Lid Lid Lid Lid Lid

De bestuursleden vallen onder de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). De bezoldiging van de bestuursleden ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum.

ll. 7 Besluit Dagelijks bestuur Het Dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling het Brabants Historisch Informatie Centrum besluit in zijn vergadering van 9 april 202 i:

i. 2.

de ontwerpbegroting 2022 voor zienswijze aan te bieden de ontwerpbegroting 2022 en de ontvangen zienswij:; aa te bieden aan het Algemeen bestuur ten behoeve van behandeling in zijn vergad f ing va juli 2021; te verklaren dat de voorzieningen voor onderh den ins ndhouding van voldoende omvang zijn voor de bekostiging van het toek stig onde houd en instandhouding, op basis van een recent beheerplan.

11.8 Besluit Algemeen bestuur Het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling het Brabants Historisch Informatie Centrum besluit:

1. gehoord hebbende de zienswijzen van de deelnemers,~e oting 2022 vast te stellen in zijn vergadering van .... juli 2021 .

J.C. Kriek Directeur

111 Financiële begroting 111.1 Geprognosticeerde balans per 31 december 2021 - 2025 Bedragen x € 1.000

31-12

2021

2022

2023

2024

2025

Investeringen met een economisch nut

€ 1.996

€ 1.816

€ 1.802

€ 1.755

€ 1.605

VLOTTENDE ACTIVA Voorraden

€

VASTE ACTIVA Materiële vaste activa

Uitzettingen looptijd < 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen

€ € €

45 5 50

Liquide middelen

€ 2.822

Overlopende activa

€

150

€ € €

45 5 50

€ 2.540 €

150

€ € €

45 5 50

€ 2.826 €

i 50

€ € €

45 5 50

€ 3.103 €

150

€ € €

45 5 50

€ 3.300 €

150

Totaal vaste activa € 5.019

€ 4.557

€ 4.829

€ 5.059

€ 5.106

31-12

VASTE PASSIVA Eigen vermogen

2021

2022

2023

31-12 2024

Algemene reserve

€ 418 € 939 € 0 € 1.357

€ 1.792

€ 1.440

€ 1.822

€ 2.162

€ 2.319

€ 1.320

€ 1.210

€ 1.100

€

990

€

880

Bestemmingsreserves Gerealiseerde resultaat

2025

Voorzieningen Onderhouds-en instandhoudingsvoorzieningen

Vaste schulden looptijd > 1 jaar Binnenlandse banken

VLOTTENDE PASSIVA Netto vlottende schulden looptijd < 1 jaar Overige schulden

€

300

€

300

€

300

€

300

€

300

Overlopende passiva

€

250

€

250

€

250

€

250

€

250

Totaal vaste passiva € 5.019

€ 4.557

€ 4.829

€ 5.059

€ 5.106

Voor een nadere toelichting op de balans wordt verwezen naar hoofdstuk 111 paragraaf 3 op pagina 19.

111.2 Exploitatiebegroting 2022 Begroting 2021

Jaarrekening 2020 Baten Bijdrage Rijk Bijdrage Gemeenten en waterschappen Dienstverlening Provincie Noord-Brabant Overige dienstverlening Verhuur depotruimte Verhuur vastgoed en catering Lasten Salariskosten Sociale lasten Pensioenpremies Personeel niet in loondienst Andere personeelskosten Afschrijvingen vaste activa Huurkosten incl. terugbetaling voorschotten Toevoeging onderhoud en instandhouding Onderhoud gebouwen en installaties Verduurzaming De Citadel Energiekosten Schoonmaak, beveiliging en verzekering Kantoorkosten, telefonie en data Advies- en Accountantskosten Automatiseringskosten Algemene kosten Kosten bezoekers-/personeelsruimte Collectiebeheer Kosten dienstverlening Publieksbereik Financiële baten en lasten Rentelasten

€ 2.885.901 € 1.728.400 € 623.832 7.202 € € 326.066 20.075 € € 5.591.476

€ € € € € €

Begroting 2022 € € € € € €

€

2.949.400 1.778.800 639.400 2.500 273.800 11.000 5.654.900

€

2.835.900 1.917.000 654.800 1.500 226.700 9.500 5.645.400

€ 1.971.145 € 270.673 € 319.181 289.455 € € 146.184 € 240.615 190.345 € € 823.782 € 36.499 € 0 131.619 € € 41.750 € 38.822 € 40.861 € 120.167 35.109 € 8.162 € € 335.871 € 16.414 € 219.106

€ € € € € € € € € € € € € € € € € € € €

2.134.500 295.200 351.700 216.300 125.900 249.200 176.100 806.900 37.800 0 141.000 38.700 43.100 35.000 117.700 38.500 10.000 283.500 24.300 252.300

€ € € € € € € € € € € € € € € € € € € €

2.061.000 299.400 340.400 225.100 128.200 257.300 178.600 838.000 38.300 125.000 141.000 40.800 44.100 36.000 122.200 42.300 8.900 395.600 24.400 246.300

€

61.598 € 5.337.358

€

57.000 5.434.700

€

52.500 5.645.400

Totaal saldo baten en lasten Toevoegingen reserves en fondsen Bestemmingsreserves Onttrekkingen reserves en fondsen Bestemmingsreserves

€

254.118

€

220.200

€

-500.000

€

-500.000

€

-500.000

€

278.005

€

279.800

€

500.000

Gerealiseerde resultaat

32.123

Voor een nadere toelichting op de exploitatiebegroting wordt verwezen naar hoofdstuk 111 paragraaf 4 op pagina 27. 18

111.3 Toelichting Geprognosticeerde balans per 31 december 2021 - 2025 Materiële vaste activa In 2022/2023 is bij inventarissen een hoger bedrag begroot voor vervanging van kantoormeubilair en vloerbedekking. In een 5 à 6-jarige cyclus wordt de ICT-infrastructuur herijkt en deels opnieuw ingericht. De laatste keer was dat in 2018/2019, zodat weer een vernieuwing wordt verwacht in 2023/2024. In 2024 is bij de ICT-investeringen in software een bedrag opgenomen voor een nieuwe website. Voor de komende jaren worden de volgende investeringen geraamd:

Begroting 1nventarissen ICT-Hardware ICT-Software

€ € € €

2021 7.500 35.000 25.000 67.500

Begroting 2022 17.500 € € 35.000 € 25.000

€

77.500

Begroting € € € €

2023 50.000 110.000 60.000 220.000

Begroting € € € €

2024 7.500 60.000 110.000 177.500

Begroting € € € €

2025 7.500 25.000 25.000 57.500

Het verloop van de materiële vaste activa in het begrotingsjaar is als volgt: Afschrijvings~ercentage

Grond Gebouwen Verbouwingen Bedrijfsinstallaties Inventarissen Depotinrichting ICT-Hardware ICT-Software

2,5% 10% 2 5%-6 /3%- I0% 10%/20% 4%110% 20% 20%

Stand 31-12-2021 94.000 € € 1.203.200 € 1.800 € 65.200 61.600 € € 244.800 € 216.700 € 108.800

Totaal € 1.996.100

Investeringen in 2022 € 0 € 0 € 0 € 0 € 17.500 € 0 € 35.000 € 25.000

Afschrijving in 2022 € 0 46.300 € 400 € € 29.400 € 13.500 29.400 € 96.000 € 42.300 €

Stand 3 1-12-2022 94.000 € € 1.156.900 1.400 € € 35.800 € 65.600 € 215.400 € 155.700 91.500 €

€

257.300

€ 1.816.300

Stand 31-12-2023 94.000 1.110.700 1.000 28.600 98.700 186.300 174.300 107.900

Stand 31-12-2024 94.000 € € 1.064.400 € 600 21.500 € € 86.400 € 157.100 € 166.800 € 164.400

Stand 31-12-2025 94.000 € € 1.018.100 200 € 14.300 € 77.500 € € 128.000 € 133.500 € 139.500

1.801.500

€ 1.755.200

€ 1.605.100

77.500

Meerjarig ontwikkelt de boekwaarde zich als volgt:

Grond Gebouwen Verbouwingen Bedrijfsinstallaties 1nventarissen Depotinrichting ICT-Hardware ICT-Software

€ € € € € € € € €

Stand 31-12-2021 94.000 1.203.200 1.800 65.200 61.600 244.800 216.700 108.800 1.996.100

Stand 31-12-2022 € 94.000 € 1.156.900 € 1.400 € 35.800 € 65.600 € 215.400 € 155.700 € 91.500 € 1.816.300

€ € € € € € € € €

Uitzettingen looptijd < 1 jaar Dit betreft de jaarlijks achteraf vastgestelde loon- en prijscompensatie over de rijksbijdrage van het voorgaande jaar.

liquide middelen Per 14 december 20 13 is de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden van kracht. Voor decentrale overheden betekent dit dat zij verplicht zijn hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Het drempelbedrag (het bedrag dat buiten de schatkist mocht worden gehouden) bedraagt in 2022 naar verwachting € 250.000.

Kassen Rekening-courant bank Spaarrekeningen bank Schatkistbankieren

31-12-2021

31-12-2022

2.000 € 10.000 € 200.000 € 2.610.000 € 2.822.000

2.000 € € 10.000 € 200.000 € 2.328.000 € 2.540.000

€

31-12-2023

31-12-2024

31-12-2025

2.000 € 10.000 € 200.000 € 2.614.000 € 2.826.000

€ 2.000 € 10.000 € 200.000 € 2.891.000 € 3.103.000

2.000 € € 10.000 € 200.000 € 3.088.000 € 3.300.000

€

De liquide middelen zijn toegenomen door de gevormde voorziening voor onderhoud en instandhouding De Citadel en door de aanwezige bestemmingsreserves.

Overlopende activa De overlopende activa betreffen vooruitbetaalde bedragen voor meerjarige onderhoudscontracten voor ICT en vooruitbetaalde hostingskosten voor de website en databases.

Eigen vermogen Onderstaande tabellen geven het verloop van de reserves in de periode 2021-2025 weer:

Al emene reserve Stand per 1 januari Bij: Toevoegingen Af: Onttrekkingen Stand per 3 1 december

€ € € €

Begroting

2021

2022

2023

2024

2025

418.100 € 0 €

418.100 € 0 € 0 €

418.100 0 0

€

418.100

0 €

418.100

€

418.100

€

418.100

€

418.100

De algemene reserve is bedoeld voor de kleinere risico's in de bedrijfsvoering die in een boekjaar onverwacht de exploitatie in de min kunnen brengen. Bijvoorbeeld niet begrote tussentijdse aanpassingen in de cao, schadeclaims, bezuinigingen en wachtgeldverplichtingen. De mate van het vormen van een algemene reserve wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten (artikel 22) van de gemeenschappelijke regeling. De regeling geeft aan dat de reserve niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen, tenzij door hen gezamenlijk een ander percentage wordt vastgesteld. Algemene reserve in procenten van de deelnemersbijdragen

8,8%

Bestemmingsreserves De Citadel E-depot infrastructuur E-depot uitvoering Genealogisch centrum Publieksfunctie - B & G Publieksfunctie - M & P Totaal

Begroting

2021

2022

2023

2024

2025

€ € € € € € €

600.000 15.600 21.300 136.300 166.400 0 939.600

600.000 12.700 16.600 138.900 171.400 0 939.600

€ € € € € € €

600.000 9.800 11.900 141.500 176.400 0 939.600

€ € € € € € €

600.000 6.900 7.200 144.100 181.400 0 939.600

€ € € €

600.000 4.000 2.500 146.700 186.400 0 939.600

€

€ €

Bestemmingsreserve De Citadel De Citadel in Den Bosch is een voormalig fort dat werd gebouwd tussen 1637 en 1645. Tijdens de bouw werden de plannen steeds meer uitgebreid en het fort groeide uit tot een vijfhoekige schans met bastions en rondom een brede gracht. Later, eind l 8e eeuw, kwam er een hoofdgebouw bij, dat de functie kreeg als militaire gevangenis en nog weer later als kazerne. Door de verbreding van de Zuid Willemsvaart werd er één bastion van de Citadel afgebroken. De Citadel is voor het laatst gerestaureerd tussen 1983 en 1985. Het Rijksvastgoedbedrijf is eigenaar van het pand, maar heeft het onderhoud en de instandhouding van De Citadel per ! januari 2019 overgedragen aan het BHIC. Het BHIC wordt geacht te handelen "als ware zij eigenaar". Het Rijk (Rijksvastgoedbedrijf/ Ministerie OCW) blijft nog wel voor bepaalde risico's aansprakelijk, zoals verborgen gebreken, natuurrampen, asbest, bodemverontreiniging en terrorisme. Het BHIC is aansprakelijk voor juridische en organisatorische risico's, schade voortkomend uit het gebruik, wateroverlast in de depots, legionella en brand. Daarnaast is het BHIC aansprakelijk voor financiële risico's, zoals renterisico, liquiditeitsrisico, financieringsrisico, faillissementsrisico, leegstand gedurende de overeenkomst en kosten bij vertrek. Samengevat zijn het calamiteiten en risico's die niet verzekerbaar zijn.

Indien aanwezig kan de reserve te zijner tijd een bijdrage leveren aan een "midlife-renovatie", welke na 75 jaar (2060) aannemelijk is. De bestemmingsreserve wordt daarnaast gebruikt om de opgave tot verduurzaming van het gebouw vorm te geven. Gezien het bouwjaar en de monumentale status is dat een behoorlijke uitdaging. Bestemmingsreserve De Citadel Stand per 1 januari Bij: Toevoegingen Af: Onttrekkingen Stand per 3 1 december

Begroting

2021 € € € €

Begroting

2022 € € € €

Begroting

2024

2023

€ 600.000 € 125.000 € -125.000 € 600.000

400.000 200.000 0 600.000

Begroting €

600.000 125.000 -125.000 600.000

€ € €

2025 € € € €

600.000 125.000 -125.000 600.000

De begrote onttrekkingen kunnen als volgt worden gespecificeerd:

Bestemmingsreserve De Citadel Personele kosten/ inhuur derden Klimaatverbetering Gebouwen Herbestemming en Profilering Citadel Duurzame opwekking energie Verbetering isolatie Energetische optimalisatie installaties

€ € € €

€ € €

Begroting

2022

2023

2024

2025

37.500 75.000 12.500 0 0 0 125.000

€ € € € € € €

37.500 75.000 12.500 0 0 0 125.000

€ € € € € € €

37.500 0 12.500 50.000 25.000 0 125.000

€

€ € € € € €

37.500 0 12.500 25.000 25.000 25.000 125.000

Bestemmingsreserve E-depot infrastructuur Deze bestemmingsreserve is ontstaan uit toevoegingen van positieve exploitatiesaldi. Het Rijk beschikt over een e-depot dat in de eindfase van ontwikkeling is en kan in principe in de toekomst zou gaan fungeren als e-depot voor de deelnemers van het BHIC. Inmiddels is het duidelijk dat dit maar tijdelijk is en dat wij een eigen E-depot gaan realiseren. De benodigde (infrastructurele) investeringen voor de werking van hete-depot worden gedekt uit deze bestemmingsreserve. Te denken valt aan het toegankelijk maken via portalen van het digitaal archiefmateriaal. De ontwikkeling en het verloop van deze bestemmingsreserve is moeilijk te voorspellen, maar het voorkomt dat er tussentijds extra middelen gevraagd moeten worden aan de deelnemers. We krijgen steeds meer inzicht in de kosten, de financiering en de snelheid van invoering van hete-depot. In de beleidsnotitie "Waarheen leidt de weg? 2019-2022" zijn de ambities voor de komende jaren geformuleerd. Voor het realiseren van de ambitie om over een volwaardige-depot te beschikken zijn bestemmingsreserves gevormd. Aangezien het onbekend is of er de komende jaren positieve exploitatiesaldi zullen zijn, is het noodzakelijk een toevoeging aan de bestemmingsreserve te doen. Bestemmingsreserve

Begroting

E-de ot infrastructuur

2021

Stand per 1 januari Bij: Toevoegingen Af: Onttrekkingen Stand per 3 1 december

€ € € €

34.900 50.000 -69.300 15.600

Begroting

2022

2023

€ € € €

15.600 25.000 -27.900 12.700

Begroting

2024

-27.900

€ € €

-27.900

9.800

€

6.900

12.700 25.000

2025 € € € €

9.800 25.000

6.900 25.000 -27.900 4.000

De begrote onttrekkingen kunnen als volgt worden gespecificeerd: Begroting

2022

Bestemmingsreserve E-deeot infra Afschrijvingen hard- en software Internet-en clouddiensten

Begroting

€ € €

19.300 8.600 27.900

Begroting

2024

2023 € € €

19.300 8.600 27.900

Begroting

€ € €

19.300 8.600 27.900

2025 € € €

19.300 8.600 27.900

Bestemmingsreserve E-depot uitvoering Het e-depot dat door het Rijk is ontwikkeld is in principe ook geschikt voor opname van de archieven van lokale en regionale overheden. Een groot aantal deelnemers heeft archieven gescand en toegankelijk gemaakt. Dit zijn dan bijvoorbeeld bouwvergunningen, bodemdossiers, milieuvergunningen, e.d., die inmiddels in hete-depot zijn geplaatst. Voor een aantal gemeenten gaat het om een daadwerkelijke vervanging van de papieren exemplaren, bij de overige gemeenten gaat het om kopieën. Afgesproken is dat het BHIC tot en met 2022 dit soort archieven zoveel mogelijk gratis in hete-depot zal opnemen. Naar verwachting zullen de deelnemers op middellange termijn in staat zijn om hun afgesloten documentmanagementsysteem goed, geordend en toegankelijk over te brengen naar het e-depot. Zodra een deelnemer structureel gebruik gaat maken van hete-depot, zal aan de deelnemer een tarief in rekening worden gebracht. Tot die tijd verricht het BHIC de werkzaamheden op projectbasis, waarbij de werkelijke kosten aan de betreffende deelnemers sterk gereduceerd in rekening worden gebracht. Het is inmiddels duidelijk dat het gebruik van het e-depot van het Rijk eindig is. Om die reden is het BHIC begonnen met het in eigen beheer aanschaffen en ontwikkelen van hete-depot voor de eigen partners in de gemeenschappelijke regeling.

Op dit moment bevindt zich de aanbesteding hiervan in de laatste fase en zal de implementatie en migratie op korte termijn starten.

Bestemmingsreserve E-de ot uitvoerin Stand per 1 januari Bij: Toevoegingen Af: Onttrekkingen Stand per 31 december

Begroting

2021 € € € €

26.500 75.000 -80.200 21.300

Begroting

2023

2022 € 21.300 € 100.000 € -104.700 16.600 €

€ € € €

Begroting

2024 € € € €

16.600 100.000 -104.700 11.900

2025

11.900 100.000 -104.700 7.200

€ € € €

7.200 100.000 -104.700 2.500

De begrote onttrekkingen kunnen als volgt worden gespecificeerd:

Bestemmingsreserve E-de~ot uitvoering Internet-en clouddiensten Hostingskosten Ontwikkeling beheer collectie

Begroting

2022

2023

2024

2025

€ € € €

65.000 14.700 25.000 104.700

€ € € €

65.000 14.700 25.000 104.700

€ € € €

65.000 14.700 25.000 104.700

Bestemmingsreserve Genealogisch centrum van Noord-Brabant In de beleidsnotitie "Waarheen leidt de weg? 2019-2022" zijn de ambities voor de komende jaren geformuleerd. Voor het realiseren van de ambitie "Het BHIC is het genealogisch centrum voor Brabant" is een bestemmingsreserve gevormd. Essentieel voor de genealogische zoekmachine is de stamboom-databank met persoonsgegevens van Brabanders. Oorspronkelijk bevatte deze database vooral de gegevens van geboorte-, huwelijks- en overlijdensakten uit het eigen verzorgingsgebied (Noordoost-Brabant), later werd de verzameling aangevuld met de data van alle Brabantse huwelijksakten. Het echte werk moet nog beginnen: de originele aktes moeten worden gescand (2019-2022), de gegevens uit de aktes moeten door vrijwilligers worden ingevoerd en vervolgens moeten die data aan de betreffende scans worden gekoppeld (20192022). Bestemmingsreserve Genealo isch centrum Stand per 1 januari Bij: Toevoegingen Af: Onttrekkingen Stand per 31 december

Begroting

2021 € € € €

145.700 75.000 -84.400 136.300

Begroting

2022 € € € €

Begroting

2024

2023

136.300 75.000 -72.400 138.900

€ € € €

Begroting

138.900 75.000 -72.400 141.500

€ € € €

2025

141.500 75.000 -72.400 144.100

€ € € €

144.100 75.000 -72.400 146.700

De begrote onttrekkingen kunnen als volgt worden gespecificeerd:

Bestemmingsreserve Genealogisch centrum Digitaliseringskosten Internet-en clouddiensten Hostingskosten Ontwikkeling beheer collectie Ontwikkeling portalen publiek Publiciteit via Marketing en Promotie

€

€ € € € €

€

Begroting

2022

2ö23

2ö24

40.000 3.000 20.000 3.500 3.500 2.400 72.400

€ € € € €

€ €

35.000 3.000 25.000 3.500 3.500 2.400 72.400

€ € € € € €

€

25.000 3.000 35.000 3.500 3.500 2.400 72.400

Begroting

2025 € € € €

15.000 3.000 45.000 3.500 3.500 2.400 72.400

€

€ €

Bestemmingsreserve Publieksfunctie Beeld en Geluid In de beleidsnotitie "Waarheen leidt de weg? 2019-2022" zijn de ambities voor de komende jaren geformuleerd. Voor het realiseren van een drietal ambities met betrekking tot de publieksfunctie zijn bestemmingsreserves gevormd. Het BHIC heeft de ambitie het Brabants centrum voor beeld en geluid te worden. Het BHIC beschikt over zo'n 350.000 foto's, waarvan er bijna een kwart miljoen voor het publiek raadpleegbaar zijn in de fotodatabase. Daarnaast hebben we circa 700 films en filmpjes, waarvan slechts een deel ontsloten is en op de website zichtbaar. Bestemmingsreserve Publieksfunctie B & G Stand per 1 januari Bij: Toevoegingen Af: Onttrekkingen Stand per 3 1 december

Begroting 2021 € 112.300 € 100.000 € -45.900 € 166.400

Begroting 2022 .c :66.400 € 100.000 € -95.000 € 171.400 ~

Begroting 2023 .c 17L400 € 100.000 -95.000 € € 176.400 ~

Begroting 2024 € 176.400 € 100.000 -95.000 € 181.400 €

Begroting 2025 181.400 € 100.000 € € -95.000 186.400 €

Begroting 2024 € 26.000 5.000 € € 7.000 € 6.000 13.500 € € 5.000 € 10.000 € 22.500 € 95.000

Begroting 2025 26.000 € € 5.000 € 5.500 6.000 € € 15.000 5.000 € 10.000 € 22.500 € 95.000 €

De begrote onttrekkingen kunnen als volgt worden gespecificeerd:

Begroting 2022 26.000 Personele kosten/ inhuur derden € € 5.000 Aankoop collecties en depotkosten € 10.000 Digitaliseringskosten 6.000 Internet-en clouddiensten € € 10.500 Hostingskosten 5.000 Ontwikkeling beheer collectie € 10.000 Ontwikkeling portalen publiek € 22.500 Publiciteit via Marketing en Promotie € 95.000 € Bestemmingsreserve Publieksfunctie Beeld en geluid

Begroting 2023 26.000 € € 5.000 € 8.500 € 6.000 12.000 € € 5.000 € 10.000 22.500 € € 95.000

Bestemmingsreserve Publieksfunctie Marketing en Promotie Daarnaast wil het BHIC de komende jaren meerdere themakaarten lanceren over de Brabantse geschiedenis. Dit betreft een vervolg op de website In Brabant staat een huis die in 2020 het daglicht zal zien. Bij al deze ontwikkelingen is het ook zaak het publieksbereik te behouden en uit te breiden. Marketing en promotie zijn echter een onderbelicht aspect binnen de bedrijfsvoering van het BHIC. Versterking van de marketing en promotie vormt een grote prioriteit, niet alleen met het oog op het toekomstig publieksbereik, maar ook als rechtvaardiging van alle moeite die nu wordt gestoken in het ontwikkelen van attractieve en toegankelijke inhoud. Bestemmingsreserve Publieksfunctie M & P Stand per 1 januari Bij: Toevoegingen Af: Onttrekkingen Stand per 3 1 december

Begroting 2021

€ € € €

Begroting 2023

Begroting 2022 0 0 0 0

€ € € €

0 75.000 -75.000 0

€ € € €

0 75.000 -75.000 0

Begroting 2024

€ € € €

0 75.000 -75.000 0

Begroting 2025

€ € €

0 75.000 -75.000

€

De begrote onttrekkingen kunnen als volgt worden gespecificeerd: Bestemmingsreserve Publieksfunctie Marketing en Promotie Personele kosten/ inhuur derden Publiciteit via Marketing en Promotie

Begroting

2022 € € €

Begroting

2023

65.200 9.800 75.000

€ € €

Begroting

2024 € € €

65.200 9.800 75.000

2025

65.200 9.800 75.000

€ € €

65.200 9.800 75.000

Voorzieningen In onderstaande tabel is het verloop van de voorzieningen in de periode 2021-2025 weergegeven: Voorziening onderhoud en inst.andhoudin De Citadel Grave Totaal

€ € €

Begroting

2021

2022

2023

2024

2025

1.668.400 124.100 1.792.500

€ € €

1.342.200 97.800 1.440.000

€ 1.729.200 € 2.066.100 € 2.220.300 99.200 € 92.600 € 95.900 € € 1.821.800 € 2.162.000 € 2.319.500

Voorziening onderhoud en inst.andhouding

Begroting

Bij: jaarlijkse toevoeging Af. onttrekkingen Stand per 31 december

Begroting

2ó21

2ó22

2023

2024

2025

€ 1.588.900 € 803.600 € -724. 100 € 1.668.400

€ 1.668.400 € 838.000 € -1, 164.200 € 1.342.200

€ 1.342.200 € 838.000 € -451.000 € 1.729.200

€ 1.729.200 € 838.000 € -501.100

€ 2.066.100 € 838.000 € -683.800 € 2.220.300

De Citadel Stand per 1 januari

Begroting

€ 2.066.100

De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per 1 januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Daartoe is een onderhoudsen instandhoudingsplan opgesteld met een looptijd van 30 jaar. In deze periode zijn de jaarlijkse toevoegingen aan de voorziening voldoende om de jaarlijks geplande onderhouds-en instandhoudingstaken uit te voeren.

Voorziening onderhoud en inst.andhouding Grave Stand per 1 januari Bij: toevoegingen Af: onttrekkingen Stand per 31 december

Begroting

2021

2022

2023

2024

2025

€ € € €

€

120.800 3.300

€

124.100

€ €

124.100 3.300 -29.600 97.800

€ € € €

97.800 3.300 -8.500 92.600

€ € € €

92.600 3.300 0 95.900

€ € € €

95.900 3.300 0 99.200

De locatie in Grave is eigendom van Brabants Historisch Informatie Centrum en het volledige onderhoud komt voor eigen rekening. Daartoe is een onderhouds-en instandhoudingsplan opgesteld met een looptijd van 15 jaar. In deze periode zijn de jaarlijkse toevoegingen aan de voorziening voldoende om de jaarlijks geplande onderhouds-en instandhoudingstaken uit te voeren.

Vaste schulden looptijd> 1 jaar Er zijn twee leningen afgesloten bij de BNG. De eerste lening in 2005 tegen een rentepercentage van 3,95% (nr. 40.100581) en een twee lening in 2006 tegen een rentepercentage van 4, 16% (nr. 40.101402). Beide leningen zijn niet vervroegd aflosbaar. Het verloop van de leningen is als volgt:

Aflossingswijze Lineair Lineair

Oorspronkelijk Looptijd 20 jaar 30 jaar

Stand 31-12-2022 € 90.000 € 1.120.000 Totaal € 1.210.000

Aflossingsverplichting € 30.000 € 80.000

Stand 31-12-2021 € 120.000 € 1.200.000

€

110.000

€ 1.320.000"

Stand 31-12-2023 € 60.000 € 1.040.000

Stand 31-12-2024 € 30.000 € 960.000

Stand 31-12-2025 € 0 € 880.000

€

Bedrag

€ €

600.000 2.400.000

€

3.000.000

c=·-~-

1.100.000

990.000

--" ·---------·

880.000

Netto vlottende schulden looptijd < 1 jaar Deze post betreft het ultimo van het jaar te betalen bedrag aan crediteuren, loonbelasting, sociale lasten, pensioenpremies en omzetbelasting.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Vught&id=bcaa9f13-e338-4997-a00d-025c49cd0eee