Document · PDF

6. BHIC - Vastgestelde begroting 2025

Raadsvergadering 12 september 2024, gemeente VughtBij agendapunt: Categorie I-A Externen12.937 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

2024034 BHIC vastgestelde begroting 2025 Secretariaat <Secretariaat@bhic.nl> Ma 8-7-2024 11:41 CC:Adrie Wijgers <AWijgers@bhic.nl>;Dagmar van der Kooij <dagmar.van.der.kooij@bhic.nl> 2 bijlagen (2 MB) BHIC Begroting 2025 - vastgesteld en getekend 050724.pdf; Zienswijzen Ontwerpbegroting 2025 inclusief reactie BHIC .pdf;

Let op: Deze mail komt van buiten onze organisatie. Help mee om onze organisatie veilig te houden en denk na voordat je op een link klikt of een bijgevoegd bestand opent.

Geachte Dames en Heren, Ten behoeve van uw archief treft u in de bijlage de door het bestuur van het BHIC vastgestelde Begroting 2025 aan. Tevens treft u voor de volledigheid bijgaand een overzicht aan van de binnengekomen zienswijzen n.a.v. de Ontwerpbegroting 2025. Met vriendelijke groet, Adrie Wijgers Adjunct-directeur

Postbus 81

5201 AB 's-Hertogenbosch

Tel.

+31 (0) 73 681 85 00

Website

www.bhic.nl

Postbus 81 Tel. Website

5201 AB 's-Hertogenbosch +31 (0) 73 681 85 00 www.bhic.nl

BRABANTS HISTORISCH INFORAAfflE CENTRUM

BEGROTING 2025

Brabants Historisch Informatie Centrum

's-Hertogenbosch, 5juli 2024

INHOUDSOPGAVE BEGROTING 2025

Programmaplan l. Doelstellingen en werkplan

2. Besluit Begrotingen verantwoordingprovinciesen gemeenten (BBV)

Overzicht baten en lasten

4. Begroot resultaat en wijzigingen

Paragrafen l. Weerstandsvermogen en risicobeheersing 2. Onderhoud kapitaalgoederen 3. Financiering 4. Bedrijfsvoering 5. Verbonden partijen 6. Organisatiegegevens 7. Besluit Dagelijks bestuur 8. Besluit Algemeen bestuur

III Financiëlebegroting l. Geprognosticeerde balans per 31 december 2024-2028 2. Exploitatiebegroting 2025 3. Toelichting Geprognosticeerde balans per 31 december 2024 - 2028 4. Toelichting Exploitatiebegroting 2025 5. Meerjarenbegroting 2026-2028 6. Toelichting Meerjarenbegroting 2026 - 2028 7. Overzicht structureel begrotingssaldo

11 12 13

15 16 17

18 18

19 20 21 28 34

35 37

l Programmaplan 1.1 Doelstellingen en werkplan Inleiding

Het BHICis een gemeenschappelijke regeling (GR), per l januari 2005 ontstaan uit een fusievan het Rijksarchiefin Noord-Brabanten de Streekarchieven Brabant-Noordoosten LangsAa & Dommel. De huidigedeelnemers in de Regeling Brabants Historisch Centrum zijn: De Ministervan Onderwijs,Cultuur en Wetenschap,de collegesvan burgemeesteren wethoudersvan de gemeenten Bernheze, Boekel, Boxtel, Land van Cuijk, Maashorst, Meierijstad, Oss, Sint-Michielgestel en Vught en de algemene en

dagelijkse besturen van de waterschappenAa en Maasen De Dommel. De provincie Noord-Brabant is op haar eigen verzoek geen deelnemer van de gemeenschappelijke regeling van het BHIC, maar heeft per l januari 2022 met het BHIC een (nieuwe) dienstverleningsovereenkomst

afgesloten. De looptijd bedraagt10jaar, waarvan6 jaarvast en 2 verlengingsoptiesvan 2 jaar. Wijziging gemeenschappelijke regeling, nieuwe Archiefwet en uittreding Rijk De aanleiding voor het wijzigen van onze gemeenschappelijke regeling is tweeledig. Enerzijds zijn er de

wijzigingendie voortvloeien uit de gewijzigdeWet gemeenschappelijke regelingen. Anderzijdsis er de nieuwe Archiefwet 2021, die naar verwachting per l januari 2026 van kracht wordt. De invoering van de

nieuweArchiefwetleidt ertoe dat de Ministervan OCWuittreedt uit de gemeenschappelijkeregelingvan het BHIC. Hetzelfde geldt voor de andere Regionale Historische Centra (RHC's) in Nederland. Met het Rijk zijn afspraken vastgelegd over de papieren rijksarchieven en deze blijven bij het BHIC ondergebracht. Dit

wordt via een delegatiebesluiten een specifiekeuitkeringgeregeld. Daarnaastis op l februari2024een bestuursconvenant getekend door de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de RHC's over de samenwerking. Binnen deze nieuwe samenwerkingsvorm blijft het Rijk langdurig

inhoudelijken financieel betrokken bij de 11 RHC's. Het Rijk heeft aangegevendat het uittreden geen negatieve budgettaire consequenties zal hebben voor de zittende partners.

De wijzigingvan onzegemeenschappelijke regelingzal naarverwachtingop l januari 2025 in werking treden en wijkt afvan de planningvan de andereGR-en in de regio. Het doorvoeren van de wijzigingenin de Wetgemeenschappelijke regelingen en laterde wijzigingenin de Archiefwet, zou er toe leiden dat de wijzigingsproceduretweemaal kort na elkaar moet wordendoorlopen en dat is ongewenst. Het Rijk heeft daaropaangegevendat het in dezespecifiekesituatie mogelijk isvoor de RHC'som de inwerkingtredingsdatum van de wijzigingen als gevolg van de wetswijziging van de Wet

gemeenschappelijke regelingente verschuiven naar l januari 2025. Op die manierhoeft de wijzigingsprocedure slechts éénmaalte worden doorlopen. Begin december 2023 is het wijzigingsbesluit van de gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatie Centrum aan de deelnemers aangeboden en is hen gevraagd een eventuele zienswijze uiterlijk 31 maart 2024 in te dienen. Gevol en voor be rotin 2025

De begroting2025 is opgesteld in de lijn van begroting2024. De aanstaandeaanpassingvan de gemeenschappelijke regelingen de financieringswijzeis hierin nog niet verwerkt. Eris afgesproken met het Ministerievan OCWdat de ingangsdatumvan de nieuweArchiefweten het starten van de specifieke uitkering van Rijk, dezelfde zal zijn. Oftewel, zolang de nieuwe Archiefwet niet is ingegaan blijft de

huidigefinancieringdoor het Ministerievan OCWvan kracht. Dit is dan de lumpsum financieringvan het Rijk als deelnemervan de gemeenschappelijke regeling BHIC. Erkan dusgeen hiaatin de financiering ontstaan.

Doelstelling

Het BHIC heeft een wettelijke taak en een maatschappelijke opgave. De wettelijke taak bestaat uit het goed, geordend en toegankelijk beheren van de archieven die aan het BHIC zijn overgedragen. Dit alles conform de Archiefwet en de daaruit voortvloeiende richtlijnen. De maatschappelijke opgave is de verbreiding van de kennis van de Brabantse geschiedenis. Deze doelstelling wordt gestuurd door de operationele missie: meer publiek, meer divers publiek, meer tevreden publiek. Missie en strategische doelstellingen

In het nieuwe beleidsplan "(Ook) Ons Brabant"voor de periode 2023-2026, worden de ambities voor de komendejarengeformuleerden wordtvoortgegaanopde ingezetteweg. Bij de positioneringvan het BHIC tonen zichdetwee gezichten:enerzijdsis het BHICeen archiefdat de wettelijke taken uitvoert, anderzijds een publieksinstellingdieinhoudgeeftaande maatschappelijkeopgave. Dezeopgaveheeftgeenuitzetting van de begroting tot gevolg. Binnen de archieffunctie bewaart en beheert het BHIC 'op goede, geordende en toegankelijke wijze' zo'n

40 strekkende kilometer papieren archief, alsookeen groeiend aantal terabyte aandigitale bestanden. Binnende publieksfunctie bewerkt,verrijkt, redigeerten presenteert het BHICde historischeinformatie en belevingop dusdanigewijzedat een zo groot mogelijk, een zo divers mogelijk en zotevreden mogelijk publiek wordt bereikt. Het BHIC heeft de volgende ambities: Wij beschikken over een eigen digitaal, duurzaam depot Wij zijn het GenealogischCentrum van Brabant

Wij zijn het foto- en filmgeheugenvan Brabant Wij schrijven Brabantse Geschiedenis Wij verwelkomen een breder publiek Actualisering inwoneraantallen De bijdragen van de regiopartners zijn t/m 2024 steeds gebaseerd op de inwoneraantallen van 20 jaar geleden, zoals opgenomen in de Regeling Brabants Historisch Centrum. In de bestuursvergadering van 31 maart 2023, gehoord hebben de portefeuillehouders, is besloten vanaf 1-1-2025 uit te gaan van nieuwe inwoneraantallen.

E-depotvoorziening

Het BHICheeft een eigene-depotvoorzieningvoor haardeelnemers. In 2022 heeft het bestuureen besluit genomen over de bekostigingvan de e-depotvoorziening, nodigvoor het uitvoeren van deze nieuwewettelijke taak. Naconsultatie van de portefeuillehoudersen het ontvangen van positieve zienswijzen van alle deelnemers, zijn hierover afspraken gemaakt. Middels een groeimodel (4 jaren) wordt een bijdrage ter beschikking gesteld, beginnend met 0, 25 per inwoner in 2024. Vervolgens gaat dit bedrag naar 0,45 in 2025, 0,65 in 2026 en 0,85 per inwoner in

2027. Vanaf2028wordt de bijdragetoegevoegdaan de reguliere bijdrageen volgt vanafdanjaarlijkse indexering. De kosten van de e-depotvoorzieningzijn tot en met 2026 hogerdan de bijdragen.De meerkosten van de e-depotvoorzieningzullen gedektworden uit de bestemmingsreserve e-depot. Indien nodig zal het resterende deel gedekt worden uit een deel van de algemene reserve (deel boven 5%) en herijking van de overige bestemmingsreserves.

Onderhoud en instandhoudingDe Citadel De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per l januari 2019 is er een nieuwe

huurovereenkomst afgesloten en deze loopt voor onbepaaldetijd door. Per l januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Na een proefperiode is er een evaluatie uitgevoerd en ligt er een voorgenomen besluit het één en ander definitief te maken. Naar verwachting treedt per l januari 2025 het nieuwe huisvestingsstelsel in

werking. Instellingenzullen in dit nieuwestelsel niet meer de mogelijkheid hebbendienstverleningafte nemen van het RVB. De jaren 2022, 2023 en 2024 gelden als overgangsjaren. Deze periode wordt benut om het nieuwe stelsel vorm te geven en om instellingen de mogelijkheid te geven hun huisvestingsproces in te richten. Eind 2021 zijn OCW en RVB gestart met de vormgeving van het definitieve stelsel.

VoorDeCitadeliseen meerjarigonderhouds-en instandhoudingsplanvoorde komende30jaaropgesteld. Bij het vormgeven van het onderhoud en de instandhouding, maken wij onder meer gebruik van de kennis en expertise van het Rijk en Monumentenwacht Noord-Brabant. Verduurzamin

Het BHIC is gehuisvest in een monumentaal pand, dat eigendom is van het Rijk. Verduurzamingvan het gebouwis niet eenvoudig, enerzijdsvanwege de monumentale status en anderzijdsvanwege het feit dat wij huurderzijn. Datwil niet zeggen,dat wij hieraangeen aandachtbesteden. Integendeel,waarmogelijk doen wij aanpassingen en maken wij gebruik van de kennis en expertise van bijvoorbeeld het Rijk en Monumentenwacht Noord-Brabant.

In 2022 hebben we onderzoek gedaan naar mogelijke verduurzamingsmaatregelen door een EPA-U (Energie PrestatieAdviesUtiliteitsgebouwen)op te laten stellen. Dedoelstelling hiervan iste onderzoeken of we ons gebouw met een verbeterd installatieconcept zo optimaal mogelijk kunnen verduurzamen en ons energieverbruikverder kunnen reduceren. Er zijn 6 aanbevelingengedaan en globaal doorgerekend. De volgende stap was deze uit te werken, waarbij we ons bij de prioritering richten op hetgeen snel te realiseren is. Bij de verduurzamingsmaatregelenworden genoemd: bijstellen stooklijnen, LED-verlichting, ventilatie, infiltratie, HR++glas en warmtepomp. In 2023 zijn we gestart met de uitvoering. Verbouwin voormali

restauratieatelier

Er zijn verkennende gesprekken met Erfgoed Brabant, als nieuwe huurder van het voormalige restauratieateliervan het BHIC. Daartoewordt dit bijgebouwverbouwd en krijgt het een kantoorfunctie. Volgens de meest recente planning wordt de verbouwing gestart in de 2e helft van 2024 en wordt de oplevering begin 2025 verwacht.

Werkplan2025 Bij de uitvoeringvan de wettelijke taak zal in 2025- naast de reguliere activiteiten -veel aandacht uitgaan naar de verdere ontwikkeling van het e-depot. Dit digitale duurzame depot is geschikt voor twee soorten archieven: voor documenten die in oorsprong digitaal zijn aangemaakt (bom digital) en voor documenten die later zijn gedigitaliseerd. Voor de born-digitai

documentengeldt dat de deelnemers op kleine schaal hun materiaal al overbrengen naar het edepot. Het gaat hier om videotulen of projectdossiers. Naar verwachting zullen de deelnemers

op middellangetermijn in staat zijn om hun afgesloten documentmanagementsysteem goed, geordend en toegankelijk over te brengen naar het e-depot. Voor gedigitaliseerde bestanden ligt dat anders, zoals bijvoorbeeld bouwvergunningen, bodemdossiers, milieuvergunningen, e. d. Een groot aantal deelnemers heeft dit soort archieven gescand en toegankelijk gemaakt. Inmiddels zijn deze vergunningen ook in het e-depot geplaatst. Voor een aantal gemeenten gaat het om een daadwerkelijke vervanging van de papieren exemplaren, bij de overige gemeenten gaat het om kopieën.

Voorde historisch onderzoekerszullen er steeds meer scansop internet beschikbaarkomen. Het gaat hierom digitale kopieën van originele aktes van Burgerlijke Stand, Bevolkingsregisters, maar

ook notariële akten, gevangenisregisters e.d. Het BHIC groeit verder uit tot hét genealogisch centrum van Brabant.

Een andere belangrijke invulling van de maatschappelijkeopgave is het ontsluiten en toegankelijk maken van beeldmateriaal. In ons koude depot worden foto's en films onder de juiste omstandigheden bewaard. Het is nu van belang, dit deel van de Brabantsegeschiedenis te ontsluiten voor het brede publiek. Particulieren, organisatiesen instellingen melden zich inmiddelsmet beeldmateriaal, waarbijwe strenge criteria hanteren bij acquisitieen selectie. Daardoorworden er ook collecties beleefd geweigerd, ten behoevevan een evenwichtige samenstelling van de collectie. Zo wordt het aantal opgenomen familiefilms relatiefminder, en wordt het aandeel van films gemaakt door o.a. amateurfilmclubs relatiefgroter. Dit zijn grotere collecties, vaak 'professioneler' gemaakt, met eerder gebeurtenissen in stad of dorp, in plaats van in de familie of bij toeval.

Voorhetschrijvenvan Brabantsegeschiedenisbrengenweaande handvan inmiddelsruim 10.000 verhalen Brabant in beeld. Veelal verhalen van ooggetuigen die hun unieke ervaringen optekenen

en zo een aanvulling zijn op de institutionele archieven, zoals met Protest in Brabant. Daarmee willen we de meerstemmigheid en diversiteit van onze archieven bevorderen. We kiezen daarin steeds vaker voor communities. Op die manier worden we meer facilitator dan schrijver. Zo

schrijven we samen Brabantse geschiedenis. Eerder werden o.a. websites gelanceerd over het autobezit in Brabant, het rijke roomse leven in Brabant, het Brabantse dorpsleven, de Brabantse gesneuvelden en de Brabantse industrie. Ook in 2025 zal deze reeks worden voortgezet. Ook willen we verder met de dagboeken van De Quay. Daarmee willen we ook aansluiten op de verhaallijnen van de provincie: Bevochten Brabant, Religieus Brabant, Innovatief Brabant en Bestuurlijk Brabant. Voor het verwelkomen van een breder publiek wordt het terrein van De Citadel meer ingezet.

Daartoe zijn er verkennende gesprekken met Erfgoed Brabant, als mogelijke nieuwe huurder van het voormalige restauratieatelier van het BHIC. Een huurder die zich, net als het BHIC, richt

op expertise binnen het erfgoed. Dit zou van toegevoegde waarde kunnen zijn, om de Citadel nog meer de historische context te geven die het in potentie al heeft. De ingebruikname is gepland in 2025. Naast de andere verhalen willen we verder onze digitale dienstverlening en vindbaarheid optimaliseren, zodat dit een breder publiek bereikt.

1.2 Besluit begrotingen verantwoording provinciesen gemeenten (BBV) Het Besluit begrotingen verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is ingevoerd in 2004. Het BBV beoogt met de begroting-en verantwoordingstukken in de uiteenlopende informatiebehoeftenvan de verschillende belanghebbenden te voorzien. Het BBV is ook van toepassing op gemeenschappelijke

regelingen, al zijn niet alle bepalingen relevant. De bepalingen die (deels) wel relevant zijn voor het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) zijn: het hanteren van een aantal financiële kengetallen; beter inzicht in het EMU-saldo; de verwerking van rentelasten en rentebaten; beter inzicht in de kosten van overhead; verantwoording eventuele vennootschapsbelastingplicht;

het opnemen van een geprognosticeerdebegin-eneindbalans. De financiëlekengetallen en het EMU-saldo zijn opgenomen bij paragraaf11. 1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing. De verwerking van rentelasten en rentebaten is opgenomen bij paragraaf 11.3 Financiering. De kosten van overhead en de stand van zaken betreffende de vennootschapsbelasting

worden nader toegelicht bij paragraaf 1.3 Overzicht baten en lasten. In de financiële begroting is bij paragraaf111. 1 de geprognosticeerde begin-en eindbalansopgenomen voor de komende 5 jaren met een nadere toelichting bij paragraaf 111. 3.

1. 3 Overzicht baten en lasten

Onderdeelvan het programmaplaniseenoverzichtvan de algemenedekkingsmiddelen,eenoverzichtvan de kosten van overhead, het bedragvoor de heffingvoor de vennootschapsbelastingen het bedragvoor onvoorzien. Voor het begrotingsjaar ziet dit er als volgt uit: 2025

Historische archieven l) Algemene dekkingsmiddelen 2)

Baten

Lasten

Saldo

1.067. 900 5.935. 600

5. 719. 000 O

-4. 651. 100 5. 935. 600

1.462.300

-1.462.300

Overhead3) Heffing VPB4) Bedrag onvoorzien Saldovan baten en lasten Onttrekkingen en toevoegingen aan de reserves Resultaat l)

O O 7.003.500 302.800 7.306.300

O O O O 7. 181.300 -177.800 125.000 177.800 7. 306.300 0

Historische archieven De activiteiten van het Brabants Historisch Informatie Centrum behoren tot het taakveld 5. 4 Musea.

2) Al emene dekkin smiddelen

Onderdeze post zijn de bijdragenverantwoordvan de deelnemers in de gemeenschappelijke regeling, zijnde het Rijk, gemeenten en waterschappen.

3) Overhead Leidraad voor de berekening van de overhead is de "Notitie overhead" van juli 2016, opgesteld door de Commissie BBV. Met overhead worden alle kosten bedoeld die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. In ieder geval worden leidinggevenden (ook wanneer zij deels uitvoerend werk verrichten) en ondersteunende diensten zoals Financiën, Inkoop, P&O, ICT, Facilitaire zaken. Communicatie en Managementondersteuning tot overhead gerekend.

4) Heffin VPB In de brief van 16 oktober 2017 heeft de belastingdienst uiteindelijk uitspraak gedaan over een mogelijke vennootschapsbelastingplicht. De uitkomst hiervan is dat er met ingang van 2016 geen sprake is van vennootschapsbelastingplicht.

1.4. Begroot resultaat en wijzigingen

De begroting2025 en de meerjarenbegroting 2026-2028zijn structureel sluitend. De onderstaandetabel geeft een gecomprimeerde weergavevan de exploitatiebegroting2024 en 2025 en de verschillen. Begroting

Begroting

Verschil

2024

2025

2024-2025

3. 124.800 2.230.400

3.454. 100

329.300 251. 100

695. 900

2.481.500 729.900

299. 100

338. 000

34.000 38.900

6. 350. 200

7. 003. 500

653. 300

3.772.500 1.404. 100 268.300

4. 185. 800

413.300 198.800 28.900 38.700 48.800

Baten

l Bijdrage Ministerie OCW 2 Bijdrage Gemeenten en waterschappen 3 Dienstverlening Provincie Noord-Brabant 4 Overige bedrijfsopbrengsten Totaal baten

Lasten

5 Personeelskosten

6 Huisvestingskosten 7 Organisatiekosten 8 Afschrijvingen

252. 600

507.300 274.500 14.900

9 Collectiebeheer 10 Publieksbereik

11 Financieringskosten

1.602.900 297. 200 291. 300 556. 100 287. 400

12. 900

-39.400

-54.300

Totaal lasten

6. 494. 200

7. 181.300

687. 100

Totaal saldo van baten en lasten

-144.000

-177.800

-33.800

12 Toevoegingen reserves

-150.000

-125.000

25.000

13 Onttrekkingen reserves

294. 000

302.800

8.800

Mutaties reserves

Gerealiseerde resultaat

Het begrote resultaat in een begroting wordt beïnvloed door wettelijke wijzigingen, gemaakte keuzes, genomen besluitenen natuurlijk diverseaannamesdiegedaanworden bij het opstellen van de begroting. De belangrijkste wijzigingenin deze begrotingten opzichtevan het voorgaandejaarzijn: l. Bi'dra e Ministerie OCW toename 329.300

Het verschil tussen het voorlopige en definitieve indexeringsbedragvoor loon-en prijsontwikkeling 2023 en 2024 bedraagt 198.400. De opgenomen loon-en prijsindexatie 2025 van 4,0% verhoogt de rijksbijdrage met 130.900. 2. Bi'dra e Gemeenten en waterscha

en toename 251. 100

De opgenomen loon-en prijsindexatie van 6, 8% (4, 0% voor 2025 + 2,8% correctie 2023) verhoogt de bijdrage met 151. 200. Een negatief effect van 6. 800 betreft de daling van de (toegerekende) uittredingsbijdrage van de gemeente Haaren. Daarnaast is er een toename van 106.700 voor de bekostigingvan de e-depotvoorziening,conform het groeimodel ( 0,20 per inwonerin 2025).

3. Dienstverlenin Provincie Noord-Brabant toename 34.000

De opgenomen loon-en prijsindexatie van 4, 0% verhoogt de bijdrage met 28. 100. Het verschil tussen

het voorlopige en definitieve indexeringsbedrag2023 en 2024 bedraagt 5.900.Jaarlijkswordt de afgesprokenvergoedinggeïndexeerd conform het cijfervan het Centraal Economisch Plan (CEP)van het Centraal Planbureau(CPB). Hierbijwordt de prijsindexatie materiëleoverheidsconsumptie (Imoc) toegepast, waarbij het gemiddeldewordt genomen van de 4 opgenomenjaren (t-2 t/m t+1). 4. Overi e bedri'fso bren sten toename

38. 900

Naarverwachting start in de 2e helft van 2024 de verbouwingvan het voormalige restauratieatelier, de oplevering wordt begin 2025 verwacht. De beoogde huurder van dit bijgebouw is Erfgoed Brabant. Tegenover de verbouwingskosten (zie afschrijvingen in de exploitatie) staan huuropbrengsten. Op de locatie in Grave verhuren we momenteel de beganegrond en de insteek is dit structureel te gaan doen. De huuropbrengsten (en te leveren dienstverlening als servicekosten) zijn door deze ontwikkelingen toegenomen met 29. 900. De begrote overige bedrijfsopbrengsten stijgen verder nog met 9.000, met name vanwege meer depotverhuur en dienstverlening. 5. Personeelskosten (toename

413. 300

De salariskosten stijgen flink door structurele CAO-verhogingen. Door gemaakte afspraken met terugwerkende kracht worden we geconfronteerd met extra lasten. Een hogere procentuele verhoging (4% i. p. v. 3% begroot) betekent

22. 800 extra salariskosten. Voor 2025 is uitgegaan van een

salarisverhogingvan 4% per l januari 2025, kosten 91.600. Dan is er een toename van 50.300 in verband met de kosten van de e-depotvoorziening, conform het groeimodel. Door met name periodieken stijgen de kosten met 35. 800. Voor een tijdelijke medewerker is een bedrag begroot van 55. 100, welke kosten ten laste worden gebracht van de bestemmingsreserve publieksfunctie. Het effect van de hierboven genoemde stijgingen werkt ook weer door naar de daarvan afhankelijke salaristoeslagen, zoals bijvoorbeeld IKB (Individueel Keuze Budget), een bedrag van 61. 800. Door de hogere salariskosten stijgen ook de pensioenpremies met 31. 900 en de sociale lasten met 53. 900. De sociale lasten stijgen naar verhouding ook meer door de verhoging van het maximum

bijdrageloon met 7%. De kosten voor personeel niet in loondienst nemen met 5.800 af, met name door minder begrote externe kosten voor technisch beheer. De andere personeelskosten nemen met 15. 900 toe. Deze stijging wordt naast prijsverhogingen veroorzaakt door hogere kosten voor duurzame inzetbaarheid van medewerkers. 6. Huisvestin skosten toename

198. 800

De huurkosten en de zakelijke lasten stijgen met 27. 100. De toevoegingen aan de voorzieningen onderhoud en instandhouding, kosten klein onderhoud en verduurzaming van beide panden nemen toe met 123. 000, vooral vanwege de sterk gestegen prijzen in de bouwsector. De begrote energiekosten stijgen met 46. 900 en de overige huisvestingskosten met 1. 800. 7. 0r anisatiekosten toename 28. 900

De kantoorkosten (telefonie, dataverbindingen) stijgen met 6. 100 en advies-en administratiekosten met 3. 300. De automatiseringskosten nemen toe met 11. 600, zowel met betrekking tot hardwareals softwarecontracten. De overige organisatiekosten stijgen met 7. 900. 8. Afschri'vin en toename 38. 700

De afschrijvingen van verbouwingen en de bedrijfsinstallaties nemen toe vanwege de geplande verbouwing van het voormalig restauratieatelier en aanpassingen van de depotinstallaties in Grave (totaal 50. 100). De afschrijving op software stijgt vanwege de vernieuwing van de website in 2024/2025 en de overige afschrijvingen dalen, per saldo met 11.400).

9. Collectiebeheer toename

48. 800

De internet-, cloud- en hostingsdienstenstijgen met 32. 300, met name alsgevolgvan toenemende opslagkostenvan onze digitalecollectie (neemtjaarlijkstoe door de service scannenop verzoek). Daarnaast door de toename van data binnen de e-depotvoorziening. Voor 2025 wordt een migratie voorzien van Preservica-CEP versie naar Preservica-EPC. Voor de begeleiding en nadere uitwerking van

de BIO/NIS2is een bedragvan 11.500 begroot. Danzijn er nog de kosten voor de inhuurvan derden voor onderhoud en ontwikkeling, deze stijgen met 3. 500. De overige collectiekosten stijgen maar beperkt met 1. 500. 10. Publieksbereik toename

12. 900

Ook bij het publieksbereikzien we stijgende internet-, cloud- en hostingsdiensten( 8.700). De post inhuurderden neemt toe met 4.500. Deoverige kosten, zoalsvoor de studiezaal, publiciteiten promotie, dalen met 300. 11. Financierin skosten afname 54. 300

De rentelasten dalen met 4. 500vanwege het lineaire aflossingsschemavan beide leningen. De afname van de kosten, is met name te danken aan het begroten van een rentevergoedingvan het Ministerie van Financiën.Overde middelen, dievolgensde Regelingschatkistbankierendecentraleoverhedenbij het Rijk moeten worden aangehouden, wordt inmiddels een rentevergoeding uitgekeerd. Het te begrote bedrag voor rentebaten is verhoogd met 49. 800. 12. Toevoe in en reserves afname 25. 000

Eris alleen nog een toevoeging aan de bestemmingsreserve E-depot ( 125.000). Door het groeimodel van de bekostiging, zijn de kosten van de e-depotvoorzieningtot en met 2026 hogerdan de bijdragen. De meerkosten van de e-depotvoorziening worden in deze periode gedekt door het inzetten van de bestemmingsreserve E-depot. 13. Onttrekkin en reserves toename 8. 800

Er wordt in totaal 8. 800 meer onttrokken aan de bestemmingsreserves. De onttrekking aan de

bestemmingsreserve E-depot bedraagt 170.500 en zal verder verminderen. Vooreen tijdelijke medewerker is een bedrag begroot van 85.300 (inclusiefpremies en sociale lasten), welke kosten ten laste worden gebrachtvan de bestemmingsreserve publieksfunctie. De onttrekkingen aan de overige bestemmingsreserves bedragen in totaal 47. 000.

Vooreen naderetoelichting op de exploitatiebegrotingwordt verwezen naar hoofdstuk III paragraaf4.

II Paragrafen 11.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) in staat is middelen vrij te maken om substantiëlefinanciëletegenvallers op te vangen, zonderdat dit aanpassing van het beleid vereist. In deze paragraaf wordt inzicht gegeven in het vermogen van het

BHICom risico'sop te vangendie niet in de begrotingzijn verwerkt. Een risico is de kansop het optreden van een positievedan wel negatievegebeurtenisvan materieel belang,die niet voorzien is in de begroting van enig jaar.

Het BHIC heeft tot taak het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden opgenomen in

de rijksarchiefbewaarplaats in de Provincie Noord-Brabant en de archiefbewaarplaatsen van de deelnemende gemeenten en waterschappen. Het richt zich op verbetering van de digitale dienstverlening, het archief als informatiecentrum en verbetering van de lokale dienstverlening. Daarnaastis het een taakvan het BHICde gemeentelijke informatiehuishoudingenvan de deelnemerste inspecteren en daarover te adviseren. Het BHIC is er voor het verrichten van door de minister, de

gemeentenendewaterschappenopgedragentaken.Voorde bekostigingvan de uitvoeringvandezetaken is het BHIC nagenoeg geheel afhankelijk van de gemeenten, waterschappen, het ministerie van OCW en de dienstverleningsovereenkomsten. Risico's die van invloed kunnen zijn op de toekomstige cijfers zijn: Risico-

Risico-

bedrag 57.000 593.000

factor 10% 20%

waarde 5.700 118.600

Wijzigingen in de gemeenschappelijke regeling

57. 000

10%

5. 700

CAOaanpassingen Wachtgeldverplichtingen

114.000 114.000

10% 10%

11.400 11.400

Verhogingen huurpenningen die afwijken van de bijdragevan OCW Boekwaarde pand Grave is lager dan de vastgestelde WOZ-waarde Contracten van de depotverhuur zijnjaarlijks opzegbaar

208.000 242.000 237.000

10% 10% 20%

20. 800 24. 200 47.400

Wijzigingin de hoogte van de bijdragevia DVO's Geen volledige dekkingvan de kosten van het E-depot

729.000 110.000

20% 20%

145.800 22. 000

Totaal

413.000

Soort risico Vertraging in de besluitvorming op bestuurlijk niveau Wijzigingin de hoogte van de bijdrage door de deelnemers

Het begroot weerstandsvermogen bedraagt ultimo 2028

433. 000. De mate van het vormen van

weerstandsvermogen wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten (artikel 22) van de gemeenschappelijke regeling. De regeling geeft aan dat de algemene reserve niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen, tenzij door hen gezamenlijk een ander percentage wordt vastgesteld.

Weerstandsvermogen Stand per 31 december

Begroting

2024

2025

2026

2027

2028

433.000

433. 000

8, 1%

7, 3%

7, 2%

7, 1%

Algemene reserve in procenten van de

(deelnemers)bijdragen

EMU-saldo De berekening van het EMU-saldo geeft aan of er op basis van de huidige begroting, in EMU-termen, een overschot is. De ontwikkeling van het EMU-saldo is als volgt: Begroting

Begroting

2024

2025

2026

2027

2028

481.000

-393.000

551. 000

946. 000

641. 000

EMU-saldo Ken etallen

Het Besluit Begroting en Verantwoording schrijft een verplichte set van financiële kengetallen voor. Naastde kengetallen dient een beoordelingvan de onderlingeverhoudingvan de kengetallen in relatie tot de financiële positie te worden opgenomen. De invoering is bedoeld om de financiële positie

inzichtelijkerte maken. De ontwikkelingvan de kengetallen is als volgt: Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Solvabiliteitsratio

0% 23%

0% 19%

0% 18%

0% 17%

2028 0% 17%

Structurele exploitatieruimte

Kengetal Netto schuldquote*

Begroting

Netto schuld uote

De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten

en de aflossingen op de exploitatie. De Verenigingvan Nederlandse Gemeenten (VNG) gaat uit van een norm van maximaal 130%. Hierbij geldt dus hoe lager hoe beter. Solvabiliteitsratio

Dit kengetal geeft inzichtin de mate waarinde gemeenschappelijkeregeling in staat is aan haarfinanciële verplichtingen te voldoen. Onder solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van

het balanstotaal. DeVerenigingvan NederlandseGemeenten (VNG) gaat uit van een norm van minimaal 20%. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. Bij de beoordeling van dit kengetal moet in ogenschouw

wordengenomen, dat het BrabantsHistorisch InformatieCentrum een gemeenschappelijkeregeling isen een maximale reserve van 10% mag hebben. Structurele ex loitatieruimte

De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves, te delen door de totale baten. Met behulp van dit kengetal kan worden beoordeeld in welke mate sprake is van een begrotingsevenwicht. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. 11.2 Onderhoud kapitaalgoederen Het Brabants Historisch Informatie Centrum beschikt over gebouwen en installaties waarvoor planmatig onderhoud nodig is. De locatie in Grave is in eigendom en het volledige onderhoud van dit pand komt voor

rekening van het BHIC. De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf(voorheen Rijksgebouwendienst). Tot en met 2018 voerde het Rijksvastgoedbedrijf het onderhoud en de instandhouding uit, alleen het huurdersonderhoud kwam voor rekening van het BHIC.

Per l januari 2019 is dit veranderd en is het BHIC verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Het Rijksvastgoedbedrijf blijft eigenaar. Voor beide panden is een meerjarigonderhouds-en instandhoudingsplanvoorde komende30jaar(DeCitadel), resp. 15jaar (Grave) opgesteld. 12

11.3 Financiering Treasu beleid

Door het bestuur is een normenkader voor rechtmatigheid vastgesteld. Onderdeel daarvan is dat ten aanzien van het financieel beheer risicoloos en zeer defensief met eventuele overtollige middelen wordt

omgegaan. Het is niettoegestaan,zondervoorafgaandetoestemmingvan het algemeen bestuur, leningen afte sluiten. Het treasurybeleid wordt verder sterk beïnvloed door het verplicht schatkistbankierenbij de centrale overheid (zie hierna). Renteschema

In de "Notitie rente 2023" van de Commissie BBV wordt ingegaan op de verwerking van rentelasten en

rentebaten. Doelstelling is een eenduidige handelwijzete bevorderen met betrekking tot de verwerking van rentelasten en rentebaten in de begrotingen dejaarstukken. Daartoeiseen renteschemaontwikkeld, dat inzicht geeft in de rentelasten van de externe financiering, het renteresultaat en de wijze van rentetoerekening. Voorhet begrotingsjaargeeft dit het volgende beeld: Renteschema 2025

a. b.

De externe rentelasten over de korte en lange financiering De externe rentebaten

+/+

39.000

-/-

78. 400 -39. 400

Scf/c/o rentelasten en rentebaten

De rente die aan de grondexploitatie moet worden cl. doorberekend

-/-

De rente van projectfinanciering die aan het betreffende

c2. taakveld moet worden toegerekend

-/-

De rentebatevan doorverst rekte leningen indien daar een specifieke lening voor is aangetrokken (=projectfinanciering), die

c3. aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend

+/+ -o -39.400

Aan taakvelden toe te rekenen externe rente

dl. Rente over eigen vermogen d2. Rente overvoorzieningen

+/+ +/+

Totaal geraamde aan taakvelden toe te rekenen rente De aan taakvelden toegerekende rente (renteomslag)

Verwacht Renteresultaat o

het taakveld Treasu

o o

-39.400 o

-/-

-39. 400

Schatkistbankieren

In de begrotingsperiode zullen overtollige liquide middelen, voor zover niet nodig als werkkapitaal, op een

spaarrekening bij de huisbankier worden uitgezet. Door de invoering van het schatkistbankieren zijn decentrale overheden verplicht een deel van hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te

houden. In de begrotingsperiode wordt naar verwachting voldaan aan de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden door het niet overschrijden van het drempelbedrag. Het drempelbedrag (het bedrag dat buiten de schatkist mag worden gehouden) bedraagtten tijde van de begrotingsopstelling 1.000. 000. Kas eldlimiet en renterisiconorm

De wettelijk vastgelegde kasgeldlimiet en begrotingsperiode niet worden overschreden.

renterisiconorm zullen naar verwachting in de

Kasstroomoverzicht

In de toelichting op de begroting is een geprognosticeerde begin-en eindbalans opgenomen voor het begrotingsjaar en de drie jaren daaropvolgend. Hiermee wordt inzicht verkregen in de ontwikkeling van de financieringsbehoefte voor de komende jaren. Ter nadere toelichting is onderstaand een kasstroomoverzichtopgesteldvolgensde indirecte methode. Degeldmiddelen in het kasstroom-overzicht bestaan uit de liquide middelen. bedragen x 1. 000 Resultaat

Begroting

2024

2025

2026

2027

2028 O

-afschrijvingen

253

291

- mutaties reserves/fondsen

-145

-178

-62

- mutaties voorzieningen

177

259

voorraden

vorderingen

Kasstroom operationele activiteiten Aan assin en voor:

291

314

337

405

Veranderin en in werkka itaal:

overlopende activa

vlottende schulden

overlopende passiva

-5

283

372

543

628

696

-868

-943

-55

Totaal

Kasstroom investeringsactiviteiten Investeringen in vaste activa

-868

-943

-55

-110

-80

-110

-80

Mutatiegeldmiddelen

-695

-681

378

493

561

Saldol januari

4.434

3.739

3.058

3.436

3.930

Mutatie

-695

-681

378

493

561

Saldo 31 december

3. 739

3. 058

3.436

3. 930

4.491

Kassen Rekening-courantbank Spaarrekeningenbank Schatkistbankieren

l 260 1 3. 477

l 260 1 2. 796

l 260 1 3. 174

l 260 1 3. 668

l 260 l 4. 229

Saldo 31 december

3. 739

3. 058

3.436

3. 930

4.491

Totaal

Kasstroom financieringsactiviteiten Nieuw opgenomen leningen Aflossing langlopende schulden Overige mutaties eigen vermogen Totaal

Saldo geldmiddelen

Specificatie geldmiddelen

Naar verwachting hoeft in de begrotingsperiode 2024-2028 geen aanvullende lening te worden afgesloten om de investeringen te financieren.

11.4 Bedrijfsvoering Al emeen en da eli'ks bestuur

De beoordelingen sturingvan de door het BHICte bereikeneffecten is in eerste instantie eentaakvan het bestuur van het BHIC. De bestuurlijke inrichting van het BHIC is echter volledig afwijkend van wat gangbaar is bij gemeenschappelijke regelingen. Het algemeen bestuur - waarvan een deel tevens als dagelijks

bestuur fungeert - bestaatvanaf2016 uit acht leden: vier 'rijksleden' benoemd door de minister en vier 'regionale' leden die worden aangewezendoor de gemeenten en waterschappen. Het bestuur is autonoom maar dient uiteraard wel gevoed te worden met de denkbeelden en gevoelens van alle deelnemende partijen. Daartoe is er een portefeuillehoudersoverleg in het leven geroepen. Met deze constructie is de directe financiële invloed van de deelnemende gemeenten en waterschappen beperkt, doch is het wel mogelijk om met behoud van effectiviteit op afstand te toetsen en te sturen. De provincie Noord-Brabant is geen deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling van het BHIC, maar heeft met het BHIC een dienstverleningsovereenkomst afgesloten.

Huisvestin

Het gebouw in 's-Hertogenbosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per l januari 2019 is er een nieuw huurcontract en is het BHIC verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Het Rijksvastgoedbedrijf blijft eigenaar. Het gebouw in Grave is in eigendom.

Deor anisatie

Het Brabants Historisch Informatie Centrum kent drie afdelingen (Publiekstaken, Archieftaken en Middelen) en is onderverdeeld in clusters.

Het cluster Klantenserviceontvangt en distribueertvragen (gesteld per brief, telefoon, email, mondeling) over de diverse clusters. Daarnaastontvangt en verwijst het bezoekersdoor naar andere clusters.

De toegankelijke originelen kunnen in de studiezaal door het publiek worden geraadpleegd. Het cluster Studiezaal zorgt voor deze dienstverlening. Deze dienstverlening wordt steeds meer digitaal door de service scanningop verzoek.

Het cluster ICT/Facilitairondersteunt de werkprocessenvan alle clusters, die gebruik makenvan diverse geautomatiseerde systemen en het cluster verzorgt daarnaast het technisch gebouwenbeheer. Het Projectenbureau is verantwoordelijk voor de productontwikkeling, zoals het uitwerken van historische thema's en projecten. Daarnaast draagt het zorg voor optimalisering van diverse werkprocessen. Het cluster Inhoudelijk-en materieel beheer zorgt voor het toegankelijk maken van informatie via inventarissen, indexen en databases. Daarnaast voor de materiële verzorging van de collectie, voor conservering en restauratie van de analoge archieven. Het cluster Relatiebeheer/Inspectie/E-depot voert inspecties uit en draagt zorg voor het bewerken van informatiedragers, zodanig dat deze opgeslagen kunnen worden en de originele staat bewaard blijft. Het cluster is de schakel tussen het BHIC en de archiefvormers (gemeenten, overheidsinstellingen) die de informatiedragers aanleveren en richt zich op de ontwikkeling en implementatie van het E-depot. Het cluster Middelen ondersteunt de werkprocessen van alle clusters op het gebied van organisatie, huisvesting, financiën en personeel.

Het organigramvan het Brabants Historisch InformatieCentrum geeft het volgende beeld:

Directie

Ondernemingsraad

Middelen

Vertrouwenspersoon

Archieftaken

Publiekstaken

Projecten

Klanten-

bureau

service

Studiezaal

ICT/

Inhoudelijk

Facilitair

- en

materieel beheer

Maatscha

Relatiebeheer/

Inspectie/ Edepot

eli'k verantwoord ondernemen

Het wordt steeds belangrijker als organisatie om maatschappelijk verantwoord te ondernemen.

IS026000is een internationale richtlijn die maatschappelijkverantwoord ondernemen beschrijftvanuit zeven basisprincipes. Het BHIC onderschrijft de richtlijn en voert deze naar eer en geweten uit.

11.5 Verbonden partijen

Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin het Brabants Historisch Informatie Centrum een bestuurlijk en een financieel belang heeft.Van een financieel belang is sprake bij het ter beschikkingstellen van een bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat, onderscheidenlijkhet bedragwaarvooraansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haarverplichtingen niet nakomt. Een bestuurlijk belangis aanwezigbij zeggenschap,hetzij uit hoofdevan vertegenwoordigingin het bestuur hetzij uit hoofdevan stemrecht. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft één verbonden partij, te weten de Vereniging van

Eigenaren Zuid-Ooster. In deze vereniging zijn behalve het Brabants Historisch Informatie Centrum, de gemeente Grave en woningbouwcorporatie Mooiland Maasland vertegenwoordigd. Deze vereniging is

opgericht in verband met hetgezamenlijkhuisvesten in het kantoorpandaan de Arnoud van Gelderwegin Grave.

Vestigingsplaats Bijdrage aan doelstelling Openbaarbelang Het belang van het BHIC

Verenigingvan EigenarenZuid-OosterGrave Grave, Arnoud van Gelderweg 69-73. Huisvesting ten behoeve van het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten en waterschappen. Beheer en onderhoud van het kantoorpand voor de gezamenlijke eigenaren. Ten tijde van de begrotingsopstelling: het BHIC participeert voor 11%, Gemeente Grave voor 39% en Mooiland Maasland voor 50%.

Omvangvan het eigen vermogen

Omvangvan het vreemd vermogen Financieel resultaat

Er is geen eigen vermogen en dit zal er aan het einde van de begrotingsperiode naar verwachting ook niet zijn. Er is geen vreemd vermogen en dit zal er aan het einde van de begrotingsperiode naar verwachting ook niet zijn. Het jaarlijkse resultaat in de begrotingsperiode bedraagt 0. Het aandeel van het BHIC in een positief of negatief resultaat bedraagt 11% en wordt jaarlijks afgerekend. Na toerekening van ieders aandeel sluit de jaarlijkse exploitatie zonder saldo.

11.6 Organisatiegegevens Statutaire naam

: Brabants Historisch Informatie Centrum

Vestigingsplaats:

: 's-Hertogenbosch : Openbaar Lichaam, volgens de Wet gemeenschappelijke Regelingen . 's-Hertogenbosch, Grave

Rechtsvorm Locaties:

Doelstellingen Het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheidenopgenomen in de

rijksarchiefbewaarplaatsin de Provincie Noord-Brabanten de archiefbewaarplaatsenvan de deelnemende gemeenten en waterschappen. Samenstelling directie De directie werd gevoerd door de heer J. C. Kriek tot en met 15 juni 2024. Op dit moment is de functie vacant. De directeur valt onder de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT).. De totale bezoldiging ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum. Samenstelling Algemeen bestuur Naam

Functie

De heer drs. P. L. B.A. van Geel

Voorzitter

De heer prof. dr. H.C. Bunt

Lid

Mevrouw A. M. Demmers-van der Geest De heer R.J. van de Mortel Deheermr. J.C. M. Pommer Mevrouw drs. M. A. H. Moorman

Lid Lid Lid Lid

De heer S. Oegema De heer mr. M.W.J. M. de Man (vanaf 5 april 2024)

Lid Lid

De bestuursleden vallen onder de Wet normering bezoldiging topfunctie narissen publieke en semipublieke sector (WNT). De bezoldiging van de bestuursleden ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum.

11.7 Besluit Dagelijks bestuur Het Dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling het Brabants Historisch Informatie Centrum besluit in zijn vergadering van 5 april 2024: l. de ontwerpbegroting 2025 voor zienswijze aan te bieden aan de deelnemers; 2. de ontwerpbegroting 2025 en de ontvangen zienswijzen aan te bieden aan het Algemeen bestuur ten behoeve van behandeling in zijn vergadering van 5 juli 2024; 3. te verklaren dat de voorzieningen vqójl- onderhoud en instandhouding van voldoende

omvang zijn voor de bekostigingva/ l^et toekomstig onderhoud en instandhouding,op

basisvan een recent beheerplan. f

drs. P. L. .A. Vo rzit

n Geel

riek ire teur

'.^

11. 8 Besluit Algemeen bestuur Het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling het Brabants Historisch Informatie Centrum besluit:

gehoord hebbende de zienswijzen van de deelnemers, de begroting 2025 vast te stellen in zijn vergaderingvan 5 juli 2024;

2. het vaststellen van de begroting 2025, met een structureel saldo van 0; 3. het vaststellen van de meerjarenbegroting 2026-2028, met structurele saldi van 0.

drs. . L. B . an Geel

ter

A.J.A. Wijgers Adjunct-directeur

III Financiële begroting

111. 1 Geprognosticeerde balans per 31 december 2024 - 2028

2024

Bedragen x 1.000 31-12 31-12 2025 2026

31-12 2027

31-12 2028

2. 469

3. 120

2. 883

2. 656

2. 460

O 85

31-12

VASTE ACTIVA

Materiële vaste activa

Investeringen met een economisch nut VLOTTENDE ACTIVA Voorraden

Uitzettingen looptijd < l jaar

Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen

Liquide middelen

Overlopende activa

Totaal vaste activa

VASTE PASSIVA

O 95

3. 739

3. 058

3. 436

3. 930

4. 491

400

6. 702

6. 673

6. 815

7. 072

7. 397

31-12 2024

31-12 2025

31-12

31-12 2027

31-12 2028

433

1.044

433 866

804

433 804

1.477

1. 299

1. 237

1.237

3. 108 115

3.367

3. 656

3.958

490

85 520

80 550

85 580

4. 353 65

990

880

800

720

640

322

292

200 6. 702

200 6. 673

200 6. 815

200 7.072

200 7. 397

2026

Eigen vermogen

Algemene reserve Bestemmingsreserves

Gerealiseerde resultaat

Voorzieningen Onderhoudsvoorziening De Citadel Onderhoudsvoorziening Grave IKB-en vitaliteitsverlof

610

Vaste schulden looptijd > l jaar Binnenlandse banken

VLOTTENDE PASSIVA Netto vlottende schulden looptijd < l jaar Overige schulden

Overlopende passiva Totaal vaste passiva

Voor een nadere toelichting op de balans wordt verwezen naar hoofdstuk III paragraaf 3. 19

111.2 Exploitatiebegroting2025

Werkelijk 2023

Begroting

2024

2025

3.215.535 1.983.710 682.095

3. 454. 100 2.481. 500

361. 395

3. 124.800 2.230.400 695.900 299. 100

6. 242. 735

6. 350. 200

7. 003. 500

Personeelskosten

3. 648.072

3. 772.500

4. 185.800

Huisvestingskosten Organisatiekosten Afschrijvingen

1. 559. 988

1.404. 100

1. 602. 900

247.929 254.317

Collectiebeheer

401. 931

268.300 252.600 507.300

Publieksbereik

178.366 -93. 132

274. 500 14. 900

297.200 291.300 556. 100 287.400

Totaal lasten

6. 197.472

6. 494. 200

7. 181. 300

Totaal saldo van baten en lasten

45.263

-144.000

-177.800

Toevoegingen reserves

-100.000

-150.000

-125.000

Onttrekkingen reserves

179. 276

294. 000

302. 800

Baten

Bijdrage Ministerie OCW Bijdrage Gemeenten en waterschappen Dienstverlening Provincie Noord-Brabant Overige bedrijfsopbrengsten Totaal baten

729.900 338.000

Lasten

Financieringskosten

-39. 400

Mutaties reserves

Gerealiseerde resultaat

124.539

Vooreen nadere toelichting op de exploitatiebegrotingwordt verwezen naar hoofdstuk III paragraaf4.

111.3 Toelichting Geprognosticeerde balans per 31 december 2024 - 2028 Materiëlevaste activa

In de komende jaren wordt er geïnvesteerd in de aanpassing en verbouwing van het voormalig restauratieatelier bij De Citadel, in een aanpassing van de installaties van de depots in Grave en in een nieuwe website.

Het voormalig restauratieatelier krijgt een andere bestemming en wordt (zelfstandige) kantoorruimte. Het is de bedoeling deze ruimte te verhuren aan een partij, die de functie van De Citadel als erfgoedlocatie ondersteunt. Hiervoor zijn al gesprekken gaande met Erfgoed Brabant. De verbouwing zal naar verwachting ook bruikbare informatie opleveren voor de verduurzaming van het gehele complex, omdat

dit bijgebouwin dezelfde periode als het hoofdgebouwis herbouwd.

Bij onze locatie in Grave is Mooiland voornemens een grondige verbouwing uit te voeren, waarbij ook naar het installatieconcept wordt gekeken. In dit traject participeren wij als VvE-lid en zullen wij ook naar ons eigen bouwdeel kijken. Diverse installaties in de depots in Grave bevinden zich aan het einde van de technische levensduur en er bestaat de wens van ons het klimaat in de depots (temperatuur en luchtvochtigheid) volledig in eigen beheer te krijgen. De huidige website is gebouwd in 2014 en is in de tussenliggende jaren diverse malen geüpgraded. Na ruim 10 jaar is het tijd geworden in een nieuwe website te investeren, om aan de gewijzigde vraag en omstandigheden te kunnen voldoen. Voor de komende jaren worden de volgende investeringen geraamd: Begroting

Begroting

2025

2024

Gebouwen

Verbouwingen Bedrijfsinstallaties Inventarissen

Depotinrichting ICT-Hardware ICT-Software

Begroting

2026

Begroting

2027

2028

377. 600 335. 200 15. 000

402. 600 385. 200 15. 000

15. 000

50. 000 90. 000 867.800

50.000

25.000 15.000

25. 000 15. 000

55.000

90. 000 942.800

Het verloop van de materiële vaste activa in het begrotingsjaar is als volgt:

Grond Gebouwen

Verbouwingen Bedrijfsinstallaties Inventarissen

Depotinrichting ICT-Hardware ICT-Software

Afschrijvings-

Stand

percentage

10%/20%

31-12-2024 94. 000 1. 064. 400 376. 300 348. 300 151. 300

4%/10%

166.300

20% 20%

171. 900 96. 500 2.469.000

2, 5%

10% 5%-62/3%-10%

Totaal

Investeringen in 2025

402. 600 385. 200 15. 000 50. 000 90. 000 942.800

Stand

Afschrijving in 2025

31-12-2025 o

94.000

46. 300 41. 800 44. 000 26. 000

1.018. 100 737. 100 689. 500 140. 300

30.300 68.200

136.000

34. 700 291.300

153. 700 151. 800 3. 120. 500

Meerjarig ontwikkelt de boekwaarde zich als volgt:

Grond Gebouwen Verbouwingen

Bedrijfsinstallaties Inventarissen

Depotinrichting ICT-Hardware ICT-Software

Stand

31-12-2024 94. 000

31-12-2025 94. 000

31-12-2027

31-12-2028 94. 000

1.064.400

1.018.100

376. 300 348. 300 151. 300

737. 100 689. 500 140. 300 136. 000

31-12-2026 94. 000 971. 800 695. 500

166.300 171. 900 96. 500

879.300 612.700

654. 100 601. 500

645.500 131.900 105. 700

113.500

153. 700 151. 800 3. 120.500

2. 469. 000

94.000 925.600

125. 100 2. 883. 000

564. 600

122.000

111.000

78. 700 84. 500 96. 000

59. 200 72. 500 67. 500

2. 656. 400

2. 460. 800

Uitzettingen looptijd < l jaar Dit betreft de jaarlijks achteraf vastgestelde loon- en prijscompensatie over de rijksbijdrage van het voorgaandejaar. Liquide middelen

Per 14 december 2013 is de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden van kracht. Voor decentraleoverheden betekentdit datzijverplicht zijn hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Het drempelbedrag (het bedrag dat buiten de schatkist mag worden gehouden) bedraagt

in 2025 1.000.000. Kassen

Rekening-courant bank Spaarrekeningen bank Schatkistbankieren

31-12-2024

31-12-2025

31-12-2026

31-12-2027

31-12-2028

1.000

260. 000 1. 000 3. 477. 000

260. 000 1. 000 2. 796. 000

260. 000 1. 000 3. 174. 000

260. 000 1. 000 3. 668. 000

260. 000 1. 000 4. 229. 000

3. 739. 000

3. 058. 000

3. 436. 000

3. 930. 000

4. 491. 000

De liquide middelen dalen aan het begin van de begrotingsperiode door begrote investeringen in 2024/2025. Aan het eind van de begrotingsperiode nemen deze weer toe, met name als gevolg van de toename van de voorziening voor onderhoud en instandhouding De Citadel. Overlopende activa De overlopende activa betreffen vooruitbetaalde bedragen voor meerjarige onderhoudscontracten voor ICT en vooruitbetaalde hostingskosten voor de website en databases. Eigen vermogen Onderstaande tabellen geven het verloop van de reserves in de periode 2024-2028 weer: Begroting Begroting Begroting Begroting 2025 2026 2027 2024 Algemene reserve 433. 100 433. 100 433. 100 418. 100 Stand per l januari

Begroting

2028 433. 100

Bij: Toevoegingen

15.000

Af: Onttrekkingen

433. 100

Stand per 31 december

Algemene reserve in procenten van de (deelnemers)bijdragen

8, 1%

7, 3%

7, 2%

7, 1%

De algemene reserve is bedoeld voor de kleinere risico's in de bedrijfsvoering die in een boekjaar onverwacht de exploitatie in de min kunnen brengen. Bijvoorbeeld niet begrote tussentijdse aanpassingen in de cao, schadeclaims, bezuinigingen en wachtgeldverplichtingen. De mate van het vormen van een algemene reserve wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten (artikel 22) van de gemeenschappelijke regeling. De regeling geeft aan dat de reserve niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen, tenzij door hen gezamenlijk een ander percentage wordt vastgesteld.

Bestemmings-

Begroting

reserves

2024

De Citadel E-depot

655. 100 172. 300

Genealogisch centrum

118.100

Publieksfunctie

Begroting 2025

98.800

Totaal

1. 044. 300

630. 100 126.800 96. 100 13. 500 866. 500

Begroting

2026 615. 100 101. 800

Begroting

2027 615.100

2028 615. 100

101. 800

101. 800 74. 100

74. 100 13.500

804. 500

13.500 804.500

Bestemmin sreserve De Citadel

De Citadel in Den Bosch is een voormalig fort dat werd gebouwd tussen 1637 en 1645. Tijdens de bouw werden de plannen steeds meer uitgebreid en het fort groeide uit tot een vijfhoekige schans met bastions en rondom een brede gracht. Later, eind 18e eeuw, kwam er een hoofdgebouw bij, dat de functie kreeg als militaire gevangenis en nog weer later als kazerne. Door de verbreding van de Zuid Willemsvaart werd er één bastion van de Citadel afgebroken. De Citadel is voor het laatst gerestaureerd tussen 1983 en 1985. Het Rijksvastgoedbedrijf is eigenaar van het pand, maar heeft het onderhoud en de instandhouding van

De Citadel per l januari 2019overgedragen aan het BHIC.Het BHICwordt geachtte handelen "alsware zij eigenaar".Het Rijk (Rijksvastgoedbedrijf/ Ministerie OCW)blijft nogwel voor bepaalderisico's aansprakelijk, zoalsverborgen gebreken, natuurrampen, asbest, bodemverontreinigingen terrorisme. Het BHICis aansprakelijkvoorjuridische en organisatorischerisico's, schadevoortkomend uit het gebruik, wateroverlast in de depots, legionella en brand. Daarnaast is het BHIC aansprakelijk voor financiële risico's, zoals renterisico, liquiditeitsrisico, financieringsrisico, faillissementsrisico, leegstand gedurende de overeenkomst en kosten bij vertrek. Samengevat zijn het calamiteiten en risico's die niet

verzekerbaarzijn. Indienaanwezigkan de reserve te zijnertijd een bijdrage leveren aan een "midliferenovatie", welke na 75 jaar (2060) aannemelijk is.

Vooruitlopend op structurele financieringwordt een start gemaakt met verduurzamingvan de gebouwenen de ontwikkelingvan een erfgoedlocatie(huisvestingsaspect).

O O

Bestemmingsreserve

De Citadel

Begroting

2024

2025

2026

Begroting 2027

Stand per l januari

707.600

655. 100

630. 100

Bij: Toevoegingen Af: Onttrekkingen

O -52. 500

O -25. 000

O -15. 000

Stand per 31 december

655. 100

630. 100

615.100

Begroting 2028

615. 100

De begrote onttrekkin en kunnen alsvolgt wordengespecificeerd: Begroting

Begroting

2026

2027

2025 2. 500 10.000

Bestemmingsreserve De Citadel Inspecties en monitoring

Energetische optimalisatie installaties

2028

2. 500

2.500

12. 500

10.000

25. 000

15. 000

Herbestemming en ProfileringCitadel Klimaatverbetering Gebouwen

Begroting

Bestemmin sreserve E-de ot

In 2016 isgestart met de ontwikkelingvan een eigene-depot, waarbij is besloten noggeen bijdrageaan de deelnemers te vragen. Het BHICheeft sinds l juli 2021 een eigen e-depotvoorziening. Dedeelnemers van het BHIC zorgen vanaf 2024, via een groeimodel, voor de bekostiging van deze voorziening. De bestemmingsreserve voorkomt, dat er tussentijds extra middelen gevraagd moesten worden aan de

deelnemers. We krijgen steeds meer inzichtin de kosten, de financieringen de snelheidvan invoering

van het e-depot. De kosten van de e-depotvoorziening zijn in de periode 2022 tot en met 2026 hoger dan de bijdragen van deelnemers. Het verschil zal deels worden gedekt uit de bestemmingsreserve e-depot. Bestemmingsreserve

E-depot

Begroting

2024

2025

2026

2027

Stand per l januari

Bij: Toevoegingen Af: Onttrekkingen Stand per 31 december

Begroting

91.300

172.300

126.800

101. 800

259. 500 -178. 500 172. 300

125. 000 -170. 500 126. 800

100. 000 -125. 000 101. 800

2028 101.800

101. 800

De begroteonttrekkin en kunnen als volgt wordengespecificeerd: Begroting

Bestemmingsreserve E-depot Internet-en clouddiensten

2025

Begroting 2026

170. 500

125.000

170.500

125. 000

Begroting 2027

Begroting

2028

Exploitatiekosten hard- en software Inhuur derden

O O O O O

Bestemmin sreserve Genealo isch centrum van Noord-Brabant

In de notitie "(Ook) Ons Brabant Beleidsplan 2023-2026" worden de ambities voor de komende jaren geformuleerd. Voor het realiseren van de ambitie "Wij zijn het Genealogisch centrum van Brabant" is een bestemmingsreserve gevormd. Essentieel voor de genealogische zoekmachine is de stamboom-databank met persoonsgegevens van Brabanders. De originele aktes zijn grotendeels gescand. Nu moeten de gegevens uit de aktes aan de betreffende scans worden gekoppeld. Bestemmingsreserve Genealogisch centrum

Begroting

2024

Begroting

2026 96. 100

Stand per l januari

140. 100

2025 118.100

Bij: Toevoegingen Af: Onttrekkingen

-22.000

Stand per 31 december

118. 100

96. 100

74. 100

Begroting

2027 74. 100

2028

74. 100

De begrote onttrekkin en kunnen als volgt worden gespecificeerd: Begroting

Begroting

Bestemmingsreserve Genealogisch centrum

Digitaliseringskosten

2025 22.000

2026 22.000

22. 000

2028

2027

Bestemmin sreserve Publieksfunctie

In de notitie "(Ook) Ons Brabant Beleidsplan 2023-2026" worden de ambities voor de komende jaren

geformuleerd. Zo willen wij het foto- en filmgeheugenvan Brabantworden, willen we Brabantse geschiedenisschrijven en willen we een breder publiekverwelkomen. Daarnaastvoor de ontwikkeling van een erfgoedlocatie(publieksaspect). Voorhet realiserenvan dezeambities met betrekkingtot de publieksfunctie is een bestemmingsreserve gevormd. Bestemmingsreserve Publieksfunctie

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Stand per l januari

139. 800

98. 800

13. 500

Bij: Toevoegingen Af: Onttrekkingen

0 -41. 000

0 -85. 300

0 O

Stand per 31 december

98. 800

13. 500

Begroting 2028

13. 500

0 O

O O

13. 500

De begrote onttrekkin en kunnen als volgt wordengespecificeerd:

Bestemmingsreserve Publieksfunctie Personele kosten/ inhuur derden

Begroting

2025

2026

2027

2028

85. 300

Internet-en clouddiensten

85.300

Voorzieningen In onderstaande tabel is het verloop van de voorzieningen in de periode 2024-2028weergegeven: Begroting Voorzieningen De Citadel Grave IKB-en vitaliteitsverlof Totaal

Begroting

2024 3. 108.800 115.000 490.700

2025 3. 367.700 85.800 520.600

2026 3. 656.600 80.900

2027 3.958.500 85.800

2028 4. 353.800 65.200

550. 500

3. 714. 500

3. 974. 100

4.288.000

580. 400 4. 624. 700

610. 300 5. 029. 300

Onderhouds-en instandhoudin svoorzienin

De Citadel

De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per l januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Daartoe is een onderhoudsen instandhoudingsplan opgesteld met een looptijd van 30 jaar. In deze periode zijn de jaarlijkse toevoegingen aan de voorziening voldoende om de jaarlijks geplande onderhouds-en instandhoudingstaken uitte voeren. Voorziening onderhoud en instandhouding

2024 2. 950.900 893.900

Stand per l januari Bij: jaarlijkse toevoeging Af: vrijval Stand per 31 december

Onderhoudsvoorzienin

Begroting

De Citadel

Begroting

-736. 000

2025 3. 108.800 893.900 -635.000

2026 3. 367.700 893.900 -605.000

2027 3. 656.600 893.900 -592.000

2028 3. 958.500 893.900 -498.600

3. 108. 800

3. 367. 700

3. 656. 600

3. 958. 500

4. 353. 800

Grave

De locatie in Grave is eigendomvan BrabantsHistorisch InformatieCentrum en het volledige onderhoud komt voor eigen rekening. Daartoe is een onderhouds-en instandhoudingsplan opgesteld met een looptijd van 15 jaar. In deze periode zijn de jaarlijkse toevoegingen aan de voorziening voldoende om de jaarlijks geplande onderhouds-en instandhoudingstaken uit te voeren.

Voorziening onderhoud en instandhouding Grave

Stand per l januari Bij: toevoegingen Af: vrijval Stand per 31 december

Begroting

2024 110.100

2025 115.000

2026 85.800

2027 80.900

2028 85.800

4. 900

-34. 100

-9.800

-25.500

115. 000

85. 800

80. 900

85. 800

65. 200

Voorzienin

OO IKB-en vitaliteitsverlof

In de CAO is opgenomen dat het gekochte IKB-verlof (Individueel keuze budget) niet meer vervalt of verjaart, ongeacht in welk jaar dit gekocht is. Het extra verlof kan worden ingezet voor mantelzorg, sabbatical, tijdelijk korter werken al dan niet in aanloop naar pensionering. Verder is in de CAO een mogelijkheid opgenomen voor oudere medewerkers om vitaliteitsverlofuren te sparen. Voor het opnemen van verlof direct voor het ingaan van pensionering, gelden aanvullende fiscale regels. Begroting

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Vught&id=86359ef9-5eba-4521-889e-232f24a4636c