4. Mededeling gemeentesecretaris en college B&W - Beantwoording persvragen n.a.v. OR-rapport over de organisatieontwikkeling

“ Geachte raadsleden, Gisteren ontvingen wij persvragen van het Brabants Dagblad over de organisatieontwikkeling, nadat interne stukken van de OR bij de pers terecht zijn gekomen. Bij deze informeren wij u over de antwoorden die wij op deze vragen hebben gegeven, inclusief de bijbehorende bijlagen en een gezamenlijk statement van de Ondernemingsraad en de directie. Als college onderschrijven wij dit statement van harte. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Mocht u naar aanleiding van deze mededeling vragen hebben, dan zijn het college en de gemeentesecretaris te allen tijde bereid om hier antwoorden op te geven. Zoals toegezegd houden wij u uiteraard op de hoogte van de organisatieontwikkeling via de gebruikelijke weg van de P&C-cyclus. Bijgevoegde stukken: - Beantwoording persvragen n.a.v. OR-advies - Collegevoorstel en besluit 18-06-2024 o Notitie Wijziging organisatiestructuur Gemeente Vught 2024 o OR adviesrapport o 2024.06.19 Reactie op OR rapport en collegebesluit - Statement OR en Directie Met vriendelijke groet, Het college van B&W en de Gemeentesecretaris

Dag

,

Op 18-06 stuurde je een reeks vragen aan de gemeente Vught over het OR-advies. In deze mail zullen wij deze vragen zo goed mogelijk beantwoorden, sommige vragen beantwoorden wij gebundeld. Vooraf geven wij graag een korte toelichting op het proces. Ook hebben de OR en de directie een gezamenlijk statement gepubliceerd richting de organisatie dat wij met je willen delen. Statement OR en Directie “Als Ondernemingsraad en WOR-bestuurder zetten we ons samen in voor de ontwikkeling van onze organisatie. We zijn het op inhoud niet altijd met elkaar eens, maar onze gesprekken zijn constructief en we vinden elkaar in een gezamenlijke wil om onze organisatie vooruit te brengen. Dit is een intern proces dat wij samen doorlopen en waar wij de collega’s in onze organisatie graag bij betrekken. Dat interne documenten bij de media belanden verstoort de organisatieontwikkeling, schaadt onze organisatie en is frustrerend voor de vele collega’s die vanuit goede wil met ons hun schouders onder het mooie werk zetten dat wij elke dag voor het bestuur en de samenleving mogen doen. Wij blijven met goed vertrouwen in elkaar bouwen aan Vught.” Dit statement wordt onderschreven door het college van B en W. Toelichting op het proces: Opdracht College aan gemeentesecretaris: Zoals reeds gemeld werken wij aan een organisatieontwikkeling.

Hiervoor heeft de gemeentesecretaris in opdracht van het college de visie ‘Vught bouwt verder’ opgesteld. Om duidelijkheid te geven aan de organisatie en kwetsbaarheden in het management weg te nemen is de voorgestelde structuurwijziging een logische volgende stap. Procesgang advies OR en besluit college Voor het doen van de adviesaanvraag heeft de directie, omwille van een zorgvuldig en correct proces, extern advies ingewonnen. De voorgestelde inrichting van de organisatie is van wezenlijk belang voor het realiseren van de beleidsdoelstellingen van het college en is onderdeel van het coalitieakkoord. Dit valt onder de werking van artikel 46 WOR (Wet op de ondernemingsraden). Dit betreft een verbijzondering die de WOR maakt voor de overheidssector, vanwege het zogenoemde ‘politiek primaat’ (dit is slechts een juridische term). Dit betekent dat de beoogde wijziging van de organisatiestructuur als zodanig is uitgezonderd van het formele adviesrecht van de ondernemingsraad. De WOR-bestuurder heeft daarom de OR-advies gevraagd op de personele- en financiële consequenties van de structuuraanpassing. De directie hecht echter veel waarde aan de mening van de OR op de organisatiewijziging en heeft de OR daarom nadrukkelijk per brief uitgenodigd om deze met de directie te delen.

Om de OR de mogelijkheid te bieden zich goed te laten ondersteunen en begeleiden heeft de directie middelen beschikbaar gesteld om tot een gedegen en uitgebreid advies te komen. De OR heeft gebruik gemaakt van de uitnodiging en de mogelijkheid om zich te laten ondersteunen en heeft breed geadviseerd in haar adviesrapport. De OR heeft het advies uitgebracht aan de WOR-bestuurder. Letterlijk heeft de OR daarbij aangegeven: “De OR beoogt met dit advies in samenhang maximaal bij te dragen aan een succesvolle realisatie van de door u opgestelde visie ‘Vught bouwt verder’.“ De bestuurder heeft deze adviezen meegenomen in een voorstel aan het college m.b.t. de structuuraanpassing. Het besluit van het college van 18-06 vind je bijgevoegd, waarbij de adviezen en aanbevelingen van de OR zijn overgenomen. De WOR-bestuurder heeft dit besluit vandaag met de OR gedeeld in een brief. Deze vind je eveneens bijgevoegd.

Antwoord op vragen BD: - Waarom is er gekozen voor een 'politiek primaat' voor een organisatiewijziging? Een verrassing voor de OR. De OR heeft toch adviesRECHT? Vindt het college instemming van de OR niet relevant? Wordt de OR op deze manier voldoende gehoord en serieus genomen? Denkt u hiermee weerstand en gedoe te verminderen? Of werkt u het juist in de hand? De vraag suggereert dat er een keuze zou zijn gemaakt om de rol van de OR te beperken en u suggereert dat wij de rol van de OR niet serieus nemen. Dit wijzen wij stellig van de hand. In bovenstaande tekst is toegelicht waarom de directie in haar adviesaanvraag rekening heeft gehouden met de wettelijke bepaling rond het politiek primaat. - Waarom is de OR niet vooraf om advies gevraagd? Deze vraag kunnen wij niet plaatsen. De OR is om advies gevraagd, daarnaast is er regelmatig overleg tussen de WOR-bestuurder en de OR. - Ik lees in het rapport de nodige kritiek, zorgen en twijfel over de nieuwe voorgestelde werkwijze zoals een magere onderbouwing, het gemis van een samenhangend plan dat leidt tot onduidelijkheid en het gevoel van onveiligheid gevolgd door een toename in personele en financiële risico's.

Hoe ervaren/lezen het college van B & W en de gemeentesecretaris dit? - De OR maakt zich zorgen over de impact van de plannen op werkplezier en het imago van de gemeente en geeft aan dat de 'ziel en de verbinding uit de organisatie' dreigt te gaan. Ook roept zij op om 'met hart en hoofd te denken' als het om de organisatie gaat? Graag een reactie hierop. - Ook lees ik 'onduidelijkheid en het niet naleven van normgedrag, maakt dat de werkomgeving in de beleving minder veilig is. Een toename van gelatenheid en overlevingsdrang, werkdruk, onbegrip, onduidelijkheid en ruis die ondermijnend werkt voor de organisatie'. Terecht wijst de OR ons op de zorgen die door mensen uit haar achterban zijn geuit. Wij zijn ons zeer bewust van signalen uit de organisatie in de roerige tijd die achter ons ligt. Daar luisteren we naar en die nemen we zeer serieus. De OR heeft in haar adviesrapport aangegeven dat de organisatiewijziging zelf niet ter discussie staat, maar dat het belangrijkste is om de ambities van 'Vught bouwt verder' met draagvlak van de medewerkers te realiseren. Om draagvlak te realiseren had de OR graag, gelijktijdig met de structuurwijziging, een gedetailleerd implementatieplan gezien voor het andere spoor (cultuurverandering). De aanbeveling van de OR is dan ook om de structuurwijziging op te schorten tot het implementatieplan gereed is.

College en directie hebben grondig afgewogen met welk scenario we zorgen voor een stevig fundament (zie toelichting op proces), én tegelijkertijd recht doen aan de signalen en aanbeveling van de OR. Het college heeft daarop een voorgenomen besluit genomen over de voorgestelde structuurwijziging. Dat betekent dat het college pas definitief over de structuurwijziging besluit als een integraal implementatieplan is vastgesteld. Wij gaan dus mee in deze aanbeveling van de OR. - Vindt u, dit advies van de OR lezend en terugkijkend op de afgelopen periode, dat u de raad juist geïnformeerd heeft over de onrust in de organisatie en de organisatiewijziging? - Zijn er zaken die het college anders had gedaan met de kennis van nu? Wij hebben de raad in april geïnformeerd met een RIB en conform afspraak met de raad houden wij hen op de hoogte via de P&C cyclus.

- Kan ik over de bijlagen van het advies beschikken Het document inclusief de bijlagen is van de Ondernemingsraad. Het is een beslissing van de OR om de bijlagen niet breder te delen. - Zijn er tussen de geuite onrust (maart) en nu stappen gezet om de onrust weg te nemen? Zo ja, welke? - Ik heb gemerkt dat de wethouders weer vaker in het gemeentekantoor werken ipv in het raadhuis. Is dat één van de maatregelen om de verbinding met de ambtenaren te herstellen/verstevigen? Ja, er zijn tal van stappen ondernomen sinds maart die hebben bijgedragen aan een betere werksfeer op de werkvloer met meer rust en duidelijkheid. Hierop ontvangen directie en MT positieve signalen. Hieraan blijven wij werken. Het implementatieplan bij Vught bouwt verder hoort daarbij. Een voorbeeld van de stappen die sinds maart zijn ondernomen: - Op een aantal plekken in de organisatie is direct versterking georganiseerd om de werkdruk te verlichten. - Omdat in de oude managementstructuur meerdere vacatures waren ontstaan is, vooruitlopend op de structuurverandering en in overleg met de OR, een tijdelijke managementstructuur vastgesteld. Alle posities in dit MT zijn bemenst, deels door tijdelijke en interim teammanagers. Ook is een interim adjunct directeur aangesteld. Verder is in overleg met de OR gestart met de werving van vacante managementfuncties.

Zodra de structuurwijziging definitief is vastgesteld kunnen tijdelijke teammanagers definitief worden aangesteld en is het MT bezet met managers in vaste dienst. - De interne communicatie rondom de organisatieontwikkeling is verbeterd en meer gestructureerd, onder meer met meer frequente berichtgeving en een rondgang van de gemeentesecretaris en het MT langs alle teams. De organisatieontwikkeling staat regelmatig op de agenda van teamoverleggen en wekelijks op de agenda van het MT. - Het (tijdelijk) managementteam is gestart met een teamontwikkeltraject waarin heldere afspraken worden gemaakt over rollen en verantwoordelijkheden - Het voltallige college wil toegankelijk en aanspreekbaar zijn voor medewerkers en zet zich daar voor in. Enkele voorbeelden hiervan zijn 1: er hebben inmiddels meerdere bestuurlijke gesprekken met de OR plaatsgevonden, 2: alle collegeleden zijn nog meer aanwezig in het gemeentekantoor voor overleg en 3: het college heeft de medewerkers nadrukkelijk uitgenodigd om indien gewenst in gesprek te gaan met het college of individuele leden van het college. - Het zittende management is benoemd naar hogere schalen, de OR benoemt de risico’s van deze benoemingen.

Denkt het college op deze wijze de juiste mensen op de juiste plek in de top van de organisatie te hebben? - De overheadkosten worden met de nieuwe manier van werken met 118.488 euro verminderd, was dat het doel of is het een gevolg van? De OR denkt dat deze besparing te rooskleurig is, graag een reactie. - Wat zijn de personeelskosten op dit moment, inclusief inhuur. En wat worden de personeelskosten na de structuurwijziging/reorganisatie? - Hoe denkt u over de door de OR geschetste 'reële personele en financiële risico's? Bovenstaande vragen voeren terug op adviezen en vragen van de OR aan de WOR-bestuurder. Zoals door de OR gevraagd gaan wij hierover graag met hen in gesprek. Dat gesprek voeren wij niet via de pers. - Wat vindt u van de aanbeveling van de OR om de wijzigingen vd organisatiestructuur op te schorten? - Wat gebeurt er nu met het advies van de OR? En wie bepaalt en controleert dat? De aanbevelingen en adviezen van de OR zijn overgenomen. Zie bijlagen.

Voorstel 1. Een voorgenomen besluit te nemen tot de structuurwijzing zoals beschreven in de bijgevoegde notitie ‘wijziging van de organisatiestructuur 2024’ 2. Het definitieve besluit te nemen nadat het integraal implementatieplan is vastgesteld; 3. Voorbereidingen voor de structuurwijziging voort te zetten. Eerdere besluitvorming N.v.t. Inleiding Voorop staat dat we een heldere en efficiënte dienstverlening richting onze inwoners en externe partijen willen (blijven) bieden. Dit vraagt om goede verbinding en verregaande samenwerking met de gemeente en haar inwoners, het bestuur en elkaar. Onze omgeving, de samenleving en de eisen van de inwoners veranderen en bovendien groeien we als organisatie. We willen dat er ondanks die toenemende druk, extra werk en organisatiegroei, voldoende aandacht blijft voor onze medewerkers. De ambitie van de gemeente Vught is om een zelfstandige gemeente te blijven. Dat vraagt aanpassing van onze organisatie om aan de veranderende vraag te kunnen blijven voldoen en aan onze ambitie te kunnen blijven vasthouden. Daarbij hoort een volwassen organisatie die zich steeds kan aanpassen aan de omgeving. Vanwege onze ambitie en de veranderende omgeving heeft de gemeentesecretaris in de zomer van ’23, in opdracht van het College, zijn visie op de organisatieontwikkeling ontwikkeld en neergelegd in de nota “Vught bouwt verder!”.

Deze visie is aan het college, het MT en de organisatie gepresenteerd. Ook is de raad in een raadsinformatiebrief van 12 september 2023 meegenomen en heeft hij de visie ontvangen. Vanzelfsprekend is ook de OR geïnformeerd over de visie. De visie geeft oplossingsrichtingen voor verbetering van het functioneren van de organisatie en geeft richting. Dit wordt uitgewerkt in een twee sporen aanpak. Het ene spoor is gericht op de cultuurverandering en het andere spoor is gericht op de structuurverandering. Het vertrek van de managers van de twee afdelingen, de adjunct-directeur en het aankomend vertrek van een aantal interimmanagers gaf ons de mogelijkheid en de noodzaak om de huidige managementstructuur als eerste aan te pakken en te kijken welke aanpassingen helpend en ondersteunend zijn aan de implementatie van de visie “Vught bouwt verder”. Dit heeft tot de keuze geleid om het aantal managementlagen te verminderen en te professionaliseren. De redenen en onderbouwing zijn terug te lezen in de bijgesloten notitie ‘Wijziging organisatiestructuur gemeente Vught 2024’. In de notitie wordt specifiek ingezoomd op de benodigde organisatiestructuur die de organisatieontwikkeling verder moet ondersteunen. Op 30 mei 2024 heeft de ondernemingsraad advies uitgebracht. In het adviesrapport geeft de ondernemingsraad aan de structuurwijziging als zodanig niet ter discussie te stellen.

Wel had zij graag gelijktijdig met de aanpassing van de organisatiestructuur een uitgewerkt implementatieplan

2/5

ontvangen, ter bevordering van draagvlak en het verkrijgen van de vereiste professionaliteit van directie/management. In de praktijk voelt de directie de urgentie om de structuuraanpassing naar voren te halen. Het vertrek van de managers van de twee afdelingen en de adjunct-directeur heeft geleid tot onduidelijkheid en onrust in de organisatie, zoals de OR terecht heeft geconstateerd. Daarbij komt het aankomend vertrek van enkele interimmanagers. De directie is zich echter ook zeer bewust van de signalen uit de organisatie in de afgelopen roerige tijd. Terecht is de OR daar alert op en terecht wordt de directie daarop gewezen. De directie vindt het belangrijk om te luisteren naar wat er leeft in de organisatie. De afgelopen dagen zijn een aantal scenario’s opnieuw kritisch tegen het licht gehouden om te bezien met welk scenario we zorgen voor een stevig fundament en we ook recht doen aan de signalen en zorgen uit de organisatie. Voorgesteld wordt om een voorgenomen besluit te nemen tot de structuurwijziging zoals beschreven in de als bijlage bijgevoegde notitie ‘wijziging van de organisatiestructuur 2024’ maar hiertoe pas te besluiten nadat een integraal implementatieplan is vastgesteld.

De komende periode wordt het implementatieplan verder uitgewerkt voor de visie “Vught bouwt verder” op de thema’s Bedrijfscultuur, Bestuurlijke- en ambtelijke samenwerking, dienstverlening en goed werkgeverschap. Het werken aan draagvlak en de professionaliteit van management/directie krijgt hierin een plek. De directie stemt uiterlijk 1 oktober 2024 samen met het MT het implementatieplan vast en zal hierin de adviezen van de OR meenemen. In het implementatieplan zal per thema worden uitgewerkt welke activiteiten hieronder vallen. Het geheel van activiteiten vormt straks de ‘roadmap’ voor de komende naar schatting 2 tot 3 jaar. Argumenten Zie hiervoor de notitie ‘Wijziging organisatiestructuur Gemeente Vught 2024” die de basis vormt van dit besluit. 1.1:

Formeel wordt er nu geen besluit tot structuurwijziging genomen. Formeel wordt de besluitvorming voor de structuurwijziging uitgesteld totdat een integraal implementatieplan is vastgesteld (uiterlijk 1 oktober 2024). Directie en college vinden het belangrijk te luisteren naar wat er leeft in de organisatie. Daarom wordt de aanbeveling van de OR om het besluit tot structuurwijziging uit te stellen totdat een integraal implementatieplan is vastgesteld overgenomen. Middels dit besluit spreek het college uit de beoogde structuurwijziging te steunen.

3.1:

Starten met de voorbereidingen is noodzakelijk. Achter de schermen moet veel ingeregeld worden voor de structuurwijziging. Denk onder andere aan mandaten, taakverantwoordelijkheden, financiën & budgetrechten en de ICTinrichting. Om op 1 januari in de gehele gemeentelijke huishouding klaar te staan voor de nieuwe structuur is het noodzakelijk nu te starten met de voorbereidingen.

3/5

Kanttekeningen 1.1 We investeren in de professionalisering en ontwikkeling van het management met een MD traject. De huidige teamleiders worden in de beoogde managementstructuur benoemd tot teammanager. Zij worden integraal (budget-) verantwoordelijk voor hun eigen team en dit brengt een grotere verantwoordelijkheid met zich mee. Wij zijn ons ervan bewust dat dit een verdere professionaliseringsslag en ontwikkeling vraagt van onze huidige teamleiders. We investeren daarom in de teammanagers door middel van opleiding, training en coaching in een MD traject. 1.2

De sturingkaders worden momenteel uitgewerkt in een nieuwe leiderschapsvisie en sturingsfilosofie. De functie van teamleider wijzigt in teammanager en de rol van regisseur komt niet meer terug als zodanig in de nieuwe structuur. De werkzaamheden zullen anders georganiseerd moeten worden. De teammanagers worden hierin gefaciliteerd en ondersteund. De managers hebben hiervoor heldere kaders nodig en voldoende ondersteuning. Deze kaders worden momenteel uitgewerkt in een nieuwe leiderschapsvisie en sturingsfilosofie door een projectgroep met vertegenwoordiging vanuit het MT, HR en Financiën.

Participatie N.v.t. Personeel Ten aanzien van de rechtspositie van de medewerkers wordt verwezen naar de notitie. Financiën Ten aanzien van de financiële impact van de structuurwijziging als zodanig wordt verwezen naar de notitie. De nieuwe managementstructuur past binnen de financiële middelen die reeds begroot zijn voor de bestaande managementstructuur. De komende periode wordt per team een kwantitatieve en kwalitatieve vlootschouw uitgevoerd om te komen tot een efficiënte en effectief ingerichte organisatie. De eventuele impact van de structuurwijziging op de verdeling van werkzaamheden in de teams wordt meegenomen in deze vlootschouw. De uitkomsten hiervan worden meegenomen in de begroting 2025 en verder en ondergebracht in de P&C cyclus. Ze zijn hiermee onderdeel van de taakstelling bedrijfsvoering zoals vastgelegd in de kadernota. Medezeggenschap De beoogde wijziging van de managementstructuur als zodanig is uitgezonderd van het formele adviesrecht van de ondernemingsraad, vanwege het zogenoemde primaat van de politiek. Met uitzondering van de personele- en financiële gevolgen van de structuurwijziging. Vanwege de impact van de structuurwijziging en het daaropvolgende implementatietraject, heeft de directie de OR gevraagd om naast het formele advies ook hun mening te geven op de structuuraanpassing als zodanig. De OR heeft op 30 mei jl.

het schriftelijk advies overhandigd aan de WOR-bestuurder. De OR stelt de organisatiewijziging als zodanig niet ter discussie, maar geeft als aanbeveling om deze pas in te voeren nadat er een uitgewerkt implementatie plan is met daarin opgenomen de door de OR

4/5

aangedragen aanbevelingen/adviezen. Daarnaast heeft de OR zijn zorgen geuit over het verkrijgen van voldoende draagvlak bij de medewerkers en de vereiste professionaliteit van directie/management Zie bijgevoegd rapport van de OR. De OR heeft de directie gevraagd de inhoud van de bijlagen van het rapport – in het belang van de organisatie - alleen te delen met het college ter ondersteuning van contextuele afweging en besluitvorming. Het college heeft de bijlagen ter kennisneming ontvangen. De directie staat positief tegenover de adviezen van de OR, die worden meegenomen bij het implementatie plan. Met dit voorstel wordt tegemoet gekomen aan de aanbeveling van de OR om de structuurwijziging pas in te voeren nadat er een uitgewerkt implementatie plan is vastgesteld. De WOR-bestuurder heeft er alle vertrouwen in dat de door de OR in het rapport gestelde vragen en geuite zorgen beantwoord worden in het implementatieplan. Het implementatieplan zal als vast agendapunt terugkeren op het OR-overleg, met als doel in gesprek te blijven over status en voortgang. Communicatie Ten aanzien van de communicatie tot op dit moment wordt verwezen naar de notitie. Nadat het college een besluit heeft genomen worden ten eerste de direct betrokken geïnformeerd. Dit betekent dat op woensdag 19 juni 2024 het MT en de OR door de directie worden geïnformeerd.

Daarna wordt zo spoedig mogelijk de organisatie middels een communicatiebericht geïnformeerd. Bijlage(n): 1. Notitie “Wijziging organisatiestructuur gemeente Vught 2024” 2. Adviesrapport OR 3. Reactie WOR bestuurder op adviesrapport OR dd. 19-06-2024

5/5

Wijziging organisatiestructuur Gemeente Vught 2024

Vught Bouwt Verder!

1 Wijziging organisatiestructuur Gemeente Vught 18 juni 2024

Inhoudsopgave

1.

MANAGEMENT SAMENVATTING ............................................................................................................. 3

2.

HET STRATEGISCH KADER ........................................................................................................................ 4

3.

DE HUIDIGE ORGANISATIE EN HAAR KENMERKEN ................................................................................... 4

4.

VOORGESTELDE ORGANISATIE ................................................................................................................ 5

5.

DE DIRECT BETROKKENEN; ROLLEN EN (PERSONELE-) GEVOLGEN ........................................................... 7 5.1 De teamleiders ......................................................................................................................................... 7 5.2 Regisseurs ................................................................................................................................................ 8 5.3 Vacatures teammanagers – gefaseerde werving .................................................................................... 9 5.4 De ondernemingsraad ............................................................................................................................. 9 5.5 Het college ............................................................................................................................................. 10

6.

FINANCIËLE CONSEQUENTIES ................................................................................................................ 10

7.

COMMUNICATIE .................................................................................................................................... 10

8.

PROCES- EN MIJLPAALPLANNING .......................................................................................................... 11

BIJLAGEN ........................................................................................................................................................ 11

2 Wijziging organisatiestructuur Gemeente Vught 18 juni 2024

1. Management samenvatting Vught wordt gezien als een van de mooiste gemeenten van Nederland. Centraal gelegen in het gemoedelijke Brabant, rijk aan natuur en door Nationaal Monument Kamp Vught een plek met grote historische waarde voor het hele land. Wonen en werken in deze omgeving is dan ook zeer aantrekkelijk. De medewerkers van de gemeente Vught werken met veel trots, bevlogenheid en loyaliteit voor de stad en haar inwoners. Onze organisatie kenmerkt zich door mensgerichtheid en als een warme organisatie, waar we elkaar kennen en er voor elkaar zijn. Waarin we pragmatisch werken en de zaken samen oplossen. Deze werkcultuur vormt een fijne en krachtige basis. Maar ondanks deze mooie uitgangspositie kent de gemeentelijke organisatie uiteraard ook uitdagingen. Denk aan vraagstukken rondom digitalisering. En de veranderende en krappe arbeidsmarkt waarbij we moeten concurreren met naaste spelers als de Provincie en de gemeente Den Bosch. Onze omgeving, de samenleving en de eisen van de inwoners veranderen en bovendien groeien we als organisatie. We willen dat er ondanks die toenemende druk, extra werk en organisatiegroei, voldoende aandacht blijft voor onze medewerkers. De ambitie van de gemeente Vught is om een zelfstandige gemeente te blijven. Daarbij hoort een volwassen organisatie die zich steeds kan aanpassen aan de omgeving.

Voorop staat dat we een heldere en efficiënte dienstverlening richting onze inwoners en externe partijen willen (blijven) bieden. Dit vraagt om goede verbinding en verregaande samenwerking met de stad en haar inwoners, het bestuur en elkaar. Duidelijk moet zijn wie waarvoor staat en hoe we elkaar kunnen vinden en versterken. Met duidelijke spelregels, goede ondersteunende processen en systemen. Kortom, om goed in te spelen op de veranderende omgeving en behoeften van onze inwoners, is het van belang om als ambtelijke organisatie meer regie te nemen en behouden op deze ontwikkelingen door wendbaar, daadkrachtig en flexibel te zijn. Met een focus op een excellente dienstverlening. Vanuit de kernwaarden: Dienstverlenend, ondernemend, eigenaarschap en flexibiliteit. Na het vertrek van de managers van de twee afdelingen deed zich de kans voor om de huidige managementstructuur tegen het licht te houden en een aanpassing door te voeren, waarbij eigenaarschap en verantwoordelijkheid beter belegd zijn en de organisatie een overzichtelijkere structuur krijgt. Zodat samenwerking, meer aandacht voor elkaar en snelle besluitvorming voldoende ruimte krijgt. En de controle en grip om optimaal te kunnen sturen op de ontwikkelingen wordt vergroot. Hierbij passen minder managementlagen en zo optimaal mogelijk samengestelde teams.

Na het vertrek is de kans ontstaan om hierop te anticiperen en het aantal managementlagen te verkleinen. Dit zal leiden tot een meer efficiënte, effectieve en resultaatgerichte organisatie met kortere lijnen en meer aandacht voor medewerkers en bedrijfsvoering. Zodat we met elkaar in een goede sfeer op hoogwaardige wijze dienstverlening kunnen leveren aan de samenleving en het bestuur. En de van de burger verkregen beschikbare middelen zo zinvol en effectief mogelijk worden aangewend. Dit document werkt deze verandering en de daartoe te zetten stappen op hoofdlijnen uit.

3 Wijziging organisatiestructuur Gemeente Vught 18 juni 2024

benamingen en verantwoordelijkheden in de loop der tijd steeds meer gaan uiteenlopen en onduidelijk worden. Dat lijkt ook in Vught het geval te zijn. Ondanks de relatief beperkte omvang van de organisatie, bestaat de organisatie inmiddels uit drie managementlagen. Die van Directie, Afdelingsmanagers en Teamleiders. Daarnaast kennen we Regisseurs en Coördinatoren. En ondertussen ook 2 programmamanagers (Rijksinfra en Asiel/Migratie). De regisseur heeft vooral een inhoudelijke “spin in het web” rol richting een aantal beleidsvelden. Het betreft een rol waarvoor de betrokkene een maandelijkse vergoeding ontvangt bovenop zijn formele functionele inschaling. De coördinatoren nemen de operationele taken van de leidinggevende waar. Ook dit betreft een rol en ook zij ontvangen hiervoor een maandelijkse vergoeding. De praktijk leert dat de grote gelaagdheid onduidelijkheid in rollen en verantwoordelijkheden met zich mee brengt. Daarnaast legt de toenemende complexiteit van vragen steeds meer druk op onze organisatie en onze mensen. De werkdruk is hoog en dat gaat ten koste van kwaliteit en de aandacht voor de medewerkers.

4. Voorgestelde organisatie De in de inleiding aangehaalde aanpassing van de managementstructuur is gezien het voorgaande een logische keuze. Onderstaande uitwerking geeft de nieuwe structuur weer:

Om te komen tot deze platte organisatie is tevens een aangepaste teamindeling uitgewerkt. De kans om de managementstructuur aan te passen heeft namelijk ook de gelegenheid geboden om naar de grootte van de teams te kijken en daar waar nodig de teamindeling aan te passen. Hierbij is gekeken naar de omvang van toekomstige teams. Dit laatste om de “span of attention” voor toekomstige leidinggevenden behapbaar te houden.

5 Wijziging organisatiestructuur Gemeente Vught 18 juni 2024

In praktijkvoorbeelden wordt een span of attention van 15 tot 30 medewerkers gezien als een realistische omvang. Dit aantal is hier als richtlijn gebruikt. Het betreft uiteraard een richtlijn, want het bepalen van een gezonde span of attention is afhankelijk van meerdere factoren en kan per team verschillen. Denk aan factoren zoals: Sturingsmechanisme, aard van de werkzaamheden, de taakbekwaamheid en zelfredzaamheid van de medewerkers in het team, stabiliteit van de omgeving en de mate van hulpconstructies die je als manager tot je beschikking hebt. Daarnaast is ook gekeken naar logische verbanden in werkzaamheden (keten). Concreet heeft dit de grootste impact op WOZ & Belastingen en Vastgoed & Grondzaken. ➢ Bij het huidige Team Organisatie ondersteuning met daarin WOZ & Belastingen en gegevensbeheer is de omvang groot. En bij een platte organisatie die we op het oog hebben, met een grotere integrale verantwoordelijkheid voor de teammanager, kan hierdoor de aandacht en tijd voor de medewerkers in het team onder druk komen te staan. Bij het bepalen welke onderdeel overgeheveld kan worden naar een ander team, is gekeken met welke keten een logisch verband kan worden gemaakt. Dit heeft geleid tot de keuze om het onderdeel WOZ & Belastingen en gegevensbeheer als geheel over te hevelen naar team Business Control.

Het Team Organisatie ondersteuning krijgt in de nieuwe structuur de naam Integrale informatie voorziening (Team IIV). ➢ Bij het cluster Vastgoed & Grondzaken is vooral aansluiting gezocht met een meer voor de hand liggende keten. Dit betekent dat de Beleidsadviseurs grondzaken naar Team gebiedsontwikkeling gaan, Gebouwen en accommodatie beheer gaat naar Team Leven en meedoen en Gegevensbeheer vastgoed gaat naar Team B&C. Een uitwerking van de teamindeling is ter informatie als bijlage I toegevoegd. In de nieuwe situatie werken we nog maar met 2 managementlagen: Directie en de teammanagers. De directie vormt samen met de teammanagers het MT. •

De Teamleider komt in gewijzigde vorm terug in de functie van Teammanager. Door het wegvallen van de laag van afdelingsmanager, vallen zij direct onder de verantwoordelijkheid van de directie. Zij nemen de taken en verantwoordelijkheden die eerst bij afdelingsmanager lagen over. En zij komen hierdoor in een directere verbinding te staan met het bestuur en worden verantwoordelijk voor de PIOFACHtaken. De teammanager heeft een breder scala aan verantwoordelijkheden. Zo zijn ze verantwoordelijk voor de operationele taken en HR aangelegenheden maar kunnen ze ook betrokken worden bij strategische vraagstukken. Tevens blijven ze verantwoordelijk voor het oplossen van dagelijkse inhoudelijke uitdagingen. Kort gezegd; de teammanagers zijn integraal verantwoordelijk voor de mensen, middelen en output. De manager is een faciliterend leider die het ondersteunen van de medewerkers in het uitvoeren van hun werk centraal heeft staan en daarmee de prestaties van de medewerkers, het team en de organisatie kan vergroten. De manager hoeft geen specialist op de inhoud te zijn, maar heeft er wel kennis van of affiniteit mee. Om als manager deze integrale verantwoordelijkheid te kunnen nemen, zal de directie de managers hierin faciliteren. Naast sparringpartner (vanuit de aandachtsvelden) is

6 Wijziging organisatiestructuur Gemeente Vught 18 juni 2024

het ook noodzakelijk om als directie er voor te zorgen dat de managers kunnen leunen op vaste businesspartners (zoals HR en Business control) die ze in een vroegtijdig stadium kunnen betrekken bij hun uitdagingen. De teammanager moet met de vaste businesspartners het reilen en zeilen van het team bespreken en bepalen. Aan de hand van een op te stellen strategisch plan kan de teammanager vervolgens voor zijn team inzichtelijk maken wat er (verder) nodig is om de impact van de aangepaste managementstructuur en het wegvallen van de rol van regisseur het beste op te vangen. • •

De rol van regisseur komt niet meer terug in de nieuwe situatie, met uitzondering van de (product)regisseur P&C. De rol en inzet van coördinator blijft bestaan.

Daarnaast kent het huidige team BOR als enige onderdeel een bedrijfsleider. Dit team en de functie van bedrijfsleider blijft intact en ongewijzigd. Zij krijgen wel een andere plek in de nieuwe structuur en worden onderdeel van het Team Openbare Ruimte.

5. De direct betrokkenen; rollen en (personele-) gevolgen 5.1 De teamleiders De huidige leidinggevenden op de bestaande teams worden het meeste geraakt door de beoogde verandering. Immers, zij krijgen door het absorberen van de taken en verantwoordelijkheden van afdelingsmanagers een deels aangepaste functie. Hiertoe is de functiebeschrijving (en bijbehorende indeling) Teammanager door de directie op 15 april vastgesteld. Opgemerkt dient te worden dat het een generiek profiel betreft. Maar dat dit profiel ook voldoende ruimte geeft om per team de rol van manager zo in te vullen als dat nodig blijkt te zijn. De functiebeschrijving is ter informatie als bijlage II bij dit stuk opgenomen en ingeschaald in schaal 13. De nieuwe structuur kent in totaal 10 teammanager posities. In de huidige situatie zijn 4 teamleiders (schaal 12) in vaste dienst werkzaam. Zij volgen hun teams in de nieuwe situatie en worden direct geplaatst in de functie van teammanager (schaal 13) op zo’n manier dat zij als het ware hun huidige team ‘volgen’, vanuit het principe “mens volgt werk”. Hiermee willen we het vertrouwen in onze huidige teamleiders uitspreken en voor hen de transitie zo comfortabel mogelijk maken. De verdere beoordeling zal plaatsvinden conform ons regulier HR beleid. Betreft: • Teamleider Frontoffice wordt Teammanager Frontoffice. Teamsamenstelling blijft hetzelfde.

• Teamleider Wegwijs+ wordt Teammanager Wegwijs+. Teamsamenstelling blijft hetzelfde • Teamleider Vergunningen & Veiligheid wordt Teammanager Vergunningen & Veiligheid. Teamsamenstelling blijft hetzelfde. • Teamleider Business Control wordt Teammanager Business Control. Team wordt uitgebreid met WOZ & Belastingen en gegevensbeheer

7 Wijziging organisatiestructuur Gemeente Vught 18 juni 2024

Bovenstaande groep teamleiders wordt met ingang van 1 september 2024 benoemd in de functie van teammanager. De periode van 1 september tot uiterlijk 1 januari 2025 geldt als overgangsperiode. Deze periode wordt gebruikt voor de verdere implementatie van de structuurwijziging in o.a. de systemen, regelingen en de P&C cyclus. Om onze teamleiders een zoveel als mogelijk zachte landing te bieden in de nieuwe functie, zal er een MT traject worden opgestart waarin de teammanagers samen met de directie hun rol zowel gezamenlijk als op individuele basis verder vorm gaan geven en verduidelijken. Wij bieden de nieuwe teammanagers hierin de tijd en de mogelijkheden om zich in deze rol verder te bekwamen en hun (faciliterende) leiderschapskwaliteiten verder te ontwikkelen. Een ontwikkel assessment zal onderdeel hiervan uitmaken. De nieuwe structuur vraagt daarbij om een (verdere) uitwerking van de in de visie “Vught bouwt verder” aangehaalde 4 steigers: Dienstverlening, Cultuur, Bestuurlijk – Ambtelijk samenspel en Goed werkgeverschap. Denk daarbij aan de uitwerking van: de kaders, ondersteuning en toezicht (KOT*), handvaten en spelregels bij de sturing op de PIOFACH -taken, een (management)cyclus / overlegstructuur, de wijze van samenwerken en de aanspreek- en feedback cultuur. Ook dit zal een plek krijgen in het traject.

Het benodigde tijdspad en de (verdere) invulling van dit traject wordt in Q3 gezamenlijk opgepakt en uitgewerkt in samenwerking met de directie en HR. * Uitwerking Kaders, Ondersteuning en Toezicht. Hiervoor is het doel dat (kaders) afspraken, opdrachten en beleidsregels zo SMART mogelijk geformuleerd zijn voor alle onderdelen van de organisatie. Duidelijk moet ook zijn hoe de ondersteuning (denk aan HR, financiën en communicatie) hiervoor ingericht gaat worden. Tot slot vraagt dit de inrichting van de (wijze van) controle, evaluatie en beoordeling op basis van de afgesproken kaders (Toezicht) met als doel tijdige signalering om bij te kunnen sturen, leren en verbeteren.

5.2 Regisseurs De regisseursrol komt te vervallen, met uitzondering van de (product)regisseur P&C. In de huidige situatie kennen we een medewerker ontwikkeling II en een projectleider II (beiden schaal 11 functies) die tot heel recent de rol van regisseur bekleedden. De regisseur Leven & Meedoen en de regisseur Inrichting openbare ruimte. Beiden functionarissen nemen momenteel op tijdelijke basis de functie van teamleider Team Leven & Meedoen respectievelijk Team Inrichting openbare ruimte (schaal 12) waar. Zij verkeren in een andere positie dan de hierboven beschreven teamleiders. Zij hebben namelijk formeel de functie van medewerker ontwikkeling en projectleider en deze functies wordt niet geraakt door deze structuurwijziging. Zij krijgen de mogelijkheid zich de vaardigheden om de nieuwe functie goed en volledig te vervullen nog eigen te maken onder de conditie dat zij deze functie tijdelijk voor een in overleg te bepalen periode op proef kunnen gaan vervullen. Een ontwikkelassessment zal onderdeel uitmaken van deze proefperiode. Juridische check Om bovenstaande zorgvuldig en goed in te vullen is advocatenkantoor CARPA gevraagd om mee te denken en een advies uit te brengen. Hun advies heeft geleid tot bovenstaande uiteenzetting en procesafspraken. In bijlage III de was wordt lijst met betrekking tot deze functies en rollen.

8 Wijziging organisatiestructuur Gemeente Vught 18 juni 2024

5.3 Vacatures teammanagers – gefaseerde werving Na bovenstaande exercitie ontstaat er voor de volgende teams een vacature: ❖ ❖ ❖ ❖ ❖ ❖

Duurzame Leefomgeving Gebiedsontwikkeling Integrale Informatievoorziening (IIV) Bedrijfsvoering (HR, Juridische Zaken en Communicatie) Leven & Meedoen Openbare ruimte

De werving zal gefaseerd worden opgepakt. De teams Duurzame Leefomgeving, Gebiedsontwikkeling, IIV en Bedrijfsvoering worden momenteel ingevuld door externen. Gezien de urgentie en het naderende vertrek van een aantal externen zal voor de zomer – voorafgaand aan een formeel besluit - gestart worden met de werving van de managers voor de teams Duurzame Leefomgeving, Gebiedsontwikkeling en IIV (fase 1). Dit is met de OR besproken en hierop is door OR positief geadviseerd met de aantekening dat de werving een invulling is binnen de huidige structuur. Na de zomer zal gestart worden met de werving van de manager Bedrijfsvoering (fase 2) en tegen het einde van het jaar start de werving van de manager Leven & Meedoen, de manager Openbare ruimte en Directeur Bedrijfsvoering & Dienstverlening (fase 3). De werving voor deze vacatures wordt ingezet conform ons werving- en selectiebeleid. Een selectie assessment zal onderdeel uitmaken van de selectieprocedure bij nieuwe managers. De geplaatste teammanagers kunnen uiteraard bij interesse in een management positie voor een ander team, solliciteren op de betreffende vacature. De medewerkers uit de teams worden betrokken bij de werving van de managers.

5.4 De ondernemingsraad Het formele adviesrecht van de OR is beperkt tot de personele- en de daarmee gepaard gaande financiële gevolgen van de hierboven beoogde structuurwijziging. Een structuurwijziging zoals hier voorgenomen valt in beginsel onder de aangelegenheden waarover ingevolge het bij of krachtens de Wet op de ondernemingsraden (WOR) bepaalde overleg moet plaatsvinden tussen de ondernemer en de ondernemingsraad. Dat staat in artikel 23 lid 2 van de WOR. Artikel 46d, aanhef en onder b van de WOR maakt hierop echter een uitzondering voor aangelegenheden die betrekking hebben op de publiekrechtelijke vaststelling van taken van publiekrechtelijke lichamen en onderdelen daarvan, evenals het beleid ten aanzien van de uitvoering van die taken, behoudens voor zover het betreft de gevolgen daarvan voor de werkzaamheden van de in de onderneming werkzame personen. Dit betreft het zogenoemde primaat van de politiek. De bepaling in art. 46d van de WOR beoogt besluiten van democratisch gecontroleerde organen die een politieke afweging vergen van de daaraan verbonden voor- en nadelen te onttrekken aan het adviesrecht van de ondernemingsraad.

9 Wijziging organisatiestructuur Gemeente Vught 18 juni 2024

De bevoegdheid regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie van de gemeente — de griffie uitgezonderd — is op grond van de Gemeentewet belegd bij het college van burgemeester en wethouders. De voorgestelde inrichting van de organisatie is van wezenlijk belang voor het realiseren van de beleidsdoelstellingen van het college. Het besluit dat daarop het oog heeft raakt daarom aan de uitoefening van publiekrechtelijke taken en is in zoverre het resultaat van een proces dat staat onder controle van een lichaam waarvan de leden democratisch zijn verkozen. En valt daarmee onder de werking van artikel 46 WOR. De beoogde wijziging van de managementstructuur als zodanig is uitgezonderd van het formele adviesrecht van de ondernemingsraad. We vinden het echter van belang dat we de mening van de OR op de wijziging kennen en hebben de OR uitgenodigd om dit met de Directie te delen.

5.5 Het college Het college is het bevoegd orgaan om te besluiten over de structuurwijziging. Het college is vooraf mondeling meegenomen en het definitieve voorstel wordt ter besluitvorming aan het college voorgelegd.

6. Financiële consequenties Huidige structuur Functie Schaal fte Gemeentesecretaris 15 Adjunct-directeur 14 Manager Ontwikkeling 13 Manager Dienstverlening 13 Teamleider business control 12 Teamleider organisatieondersteuning 12 Teamleider frontoffice 12 Teamleider Vergunningen en Veiigheid 12 Teamleider wegwijs+ 12 Regisseur gebiedsontwikkeling 12 Regisseur meedoen 11 Regisseur ruimtelijk beleid 11 Regisseur inrichting openbare ruimte 11 Regisseur vastgoed en grondzaken 11 Bedrijfsleider BOR 10

Salaris 1fte Loonkosten 1 € 156.855,46 € 156.855,46 1 € 144.028,13 € 144.028,13 1 € 132.189,25 € 132.189,25 1 € 132.189,25 € 132.189,25 1 € 122.894,94 € 122.894,94 1 € 122.894,94 € 122.894,94 1 € 122.894,94 € 122.894,94 1 € 122.894,94 € 122.894,94 1 € 122.894,94 € 122.894,94 1 € 122.894,94 € 122.894,94 1 € 109.658,33 € 109.658,33 1 € 109.658,33 € 109.658,33 1 € 109.658,33 € 109.658,33 1 € 109.658,33 € 109.658,33 1 € 96.567,03 € 96.567,03

TOTAAL

15

€ 1.837.832,08

Nieuwe structuur Functie Gemeentesecretaris Directeur bedrijfsvoering en dienstverlening Teammanager Bedrijfsleider BOR

Schaal

fte 15 14 13 10

Salaris 1fte Loonkosten 1 € 156.855,46 € 156.855,46 1 € 144.028,13 € 144.028,13 10 € 132.189,25 € 1.321.892,50 1 € 96.567,03 € 96.567,03

13

€ 1.719.343,12

7. Communicatie Wij vinden het belangrijk dat alle medewerkers en betrokkenen op de hoogte zijn van de ontwikkelingen. De direct betrokkenen zijn vooraf geïnformeerd, het MT is meegenomen en de directie heeft alle teams bezocht en ze geïnformeerd over het proces en de ontwikkelingen op hoofdlijnen. Op intranet wordt de organisatie in zijn geheel via updates op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen.

10 Wijziging organisatiestructuur Gemeente Vught 18 juni 2024

8. Proces- en mijlpaalplanning In bijlage IV is een proces- en mijlpaalplanning opgenomen. Hierin is op hoofdlijnen uitgewerkt welke stappen moeten worden gezet en wanneer zij zullen zijn afgerond. Deze planning is met alle betrokkenen doorgenomen en hierop is commitment afgegeven.

Bijlagen I. II. III. IV.

Teamindeling Functiebeschrijving Teammanager Was wordt lijst Mijlpaalplanning

11 Wijziging organisatiestructuur Gemeente Vught 18 juni 2024

II Bijlage Functieomschrijving Teammanager Generiek functieprofiel Teammanager Algemeen Je bent als Teammanager verantwoordelijk voor jouw team, zowel inhoudelijk als qua personeel. Je bent daarbij binnen de budgettaire randvoorwaarden en de vastgestelde inzet van mensen en materiële middelen aanspreekbaar op de realisatie van de vastgestelde organisatiedoelen en beleid en doet voorstellen daaromtrent. Als teammanager ben je vooral een faciliterend leider die het ondersteunen van de medewerkers in het uitvoeren van hun werk centraal heeft staan en daarmee de prestaties van de medewerkers, het team en de organisatie kan vergroten. Als teammanager hoef je geen specialist te zijn op de inhoud maar heb je er wel kennis van en affiniteit mee. Als teammanager val je direct onder de verantwoording van de directie, bestaande uit de Gemeentesecretaris/Algemeen Directeur en de Directeur Bedrijfsvoering & Dienstverlening. De directie vormt samen met de teammanagers het MT. De directie werkt als één orgaan samen en neemt gezamenlijk besluiten ten behoeve van de organisatie. Daarbij werken beide directieleden vanuit hun eigen aandachtsvelden. Als aandachts-directeur zijn zij daarmee het eerste aanspreekpunt en sparringpartner voor de teammanagers.

Functieprofiel Concernsturing • Je geeft, samen met bestuurders, de directie, collega managers integraal (horizontaal en verticaal) uitvoering aan de opgaven, producten en diensten waarvoor de gemeente Vught staat, op de wijze zoals beschreven onder de overige resultaatgebieden; • Je volgt externe en interne ontwikkelingen en geeft op basis daarvan mede invulling aan de strategische koers van de organisatie teneinde de bestuurlijke ambities te realiseren; • Je opereert hierin binnen de context van wet- en regelgeving en/of bestuurlijke en ambtelijk vastgestelde kaders, doelstellingen en beleid; • Je maakt, vanuit een integrale aanpak de vertaalslag van de strategische koers voor de organisatie naar een tactisch jaarplan voor je eigen team met heldere prestatieindicatoren voor de te leveren resultaten, prestaties en inzet; • Je bent een volwaardige gesprekspartner voor het college van B&W, de directie en de collega teammanagers.

13 Wijziging organisatiestructuur Gemeente Vught 18 juni 2024

Integraal management • Je draagt zorg voor de dagelijkse aansturing van jouw team waarbij je de kernwaarden van de gemeente Vught (dienstverlenend, ondernemend, eigenaarschap en flexibiliteit) combineert met jouw eigen kenmerkende en inspirerende stijl van leidinggeven; • Je geeft op een mensgerichte, inspirerende en enthousiaste wijze leiding aan je team en de individuele medewerkers; • Je weet een veilige omgeving te creëren met open communicatie, waarbij ruimte is voor het geven van constructieve feedback. • Je weet wat jouw medewerkers beweegt, je faciliteert ze zodat zij kunnen doen waar ze goed in zijn en bevordert eigenaarschap binnen de functie. Je zorgt ervoor dat je regelmatig hierover in gesprek bent met jouw medewerkers.

Dit doe je in lijn met onze regeling “HR-gesprek” waarbij je met elkaar resultaatgerichte afspraken maakt en hierop monitort en waar nodig ondersteunt en bijstuurt; • Je bent sparringpartner voor de medewerkers op strategisch, tactisch en / of operationeel niveau; • Je bent verantwoordelijk voor een optimale opbouw, samenstelling en omvang van je team waarmee je toekomstige veranderingen en ontwikkelingen het hoofd kunt bieden en maakt hierbij slim gebruik van strategische personeelsplanning; • Je bevordert de samenwerking en kennisdeling zowel binnen het team als met andere teams; Bedrijfsvoering • Je zorgt dat je op de hoogte bent en blijft van veranderingen en koerswijzigingen binnen de organisatie en binnen het werkveld van je team. Je stuurt daarbij continu bij naar de huidige situatie. Je kijkt daarbij verder dan je eigen team en werkt samen met je collega-teammanagers aan de bedrijfsvoering en samenhangende koers voor organisatie; • Je bewaakt hierin de planning en control van de bedrijfsprocessen binnen het team.

• Je voert de regie en realiseert binnen de gestelde (financiële) kaders de PIOFACHdoelen en taken (Personeel, Informatievoorziening, Organisatie, Financiën, Algemene zaken, Communicatie en Huisvesting) voor het eigen team, in nauwe samenwerking met de collega teammanagers; • Je bepaalt binnen de gestelde (financiële) kaders (afspraken, opdrachten en beleidsregels) de inzet van mensen en middelen ter realisatie van de te leveren producten en diensten. • Gebaseerd op Kaders, Ondersteuning en Toezicht (KOT) focus je je op het behalen van de resultaatafspraken, ruim ondersteund door de bedrijfsvoering onderdelen en met de vrijheid om de wijze waarop (zoveel mogelijk) naar eigen inzicht in te richten binnen de gestelde kaders; • Je bent verantwoordelijk en legt verantwoording af voor de middelen die beschikbaar zijn voor jouw team. Tevens ben je verantwoordelijk voor de doorkijk naar benodigde middelen die voor jouw team in de toekomst nodig zijn, en dit inzichtelijk te maken en te borgen in de P&C producten; • Je schrijft een jaarplan voor jouw team en zorgt voor een goede uitvoering.

14 Wijziging organisatiestructuur Gemeente Vught 18 juni 2024

Producten en diensten • Je vertaalt het organisatie beleid naar de ontwikkeling, voorbereiding en -uitvoering van de producten en diensten binnen jouw team; • Je bewaakt en bevordert de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de dienstverlening en de bijbehorende processen; • Je initieert, coördineert en bewaakt de inrichting en oplevering van projecten die bijdrage aan de ontwikkeling en implementatie van de producten en diensten binnen jouw team. Netwerken • Je ontwikkelt en onderhoudt een relatienetwerk binnen en/of buiten de organisatie en daar waar nodig initieer en bevorder je samenwerking met organisaties/partijen; • Je bewaakt en beheert contracten met partijen/belanghebbenden;

Kennis • WO werk- en denk niveau; • Aantoonbare ervaring met leidinggeven; • Aantoonbare kennis van en ervaring met vraagstukken op het gebied van inrichten, verbeteren van werkprocessen, de P&C-cyclus en HR-vraagstukken . • Ervaring met werken in een politiek bestuurlijke omgeving is een pre; • Kennis van het managen van veranderingen en ontwikkelingen en het vermogen om veranderingen te faciliteren is een pre;

Eigenschappen/competenties •

•

• •

•

•

•

Mensgericht leiderschap: je inspireert, stimuleert en enthousiasmeert medewerkers door voorbeeldgedrag vanuit de visie en kernwaarden van de organisatie en hebt oog voor hun behoeften. Organisatiesensitiviteit: je bent goed op de hoogte van wat er speelt binnen de organisatie. Je hebt oog voor de effecten van het eigen handelen en activiteiten op andere onderdelen in de organisatie en houdt daar rekening mee. Resultaatgerichtheid: je bent gericht op het behalen van de afgesproken doelen en resultaten en je wil deze koersvast op effectieve en efficiënte manier behalen. Dienstverlenend: Je denkt en handelt vanuit het perspectief van onze inwoners en ons bestuur. Je vertaalt de behoeften, wensen en verwachtingen van de inwoners en het bestuur naar succesvolle producten en diensten. Ondernemend: Je bent creatief, handelt zelfstandig en bent grensverleggend bezig binnen de vastgestelde (financiële) kaders. Je zoekt daarbij actief naar kansen om het vastgestelde doel zo efficiënt en effectief mogelijk te bereiken. Eigenaarschap: Je voelt je verantwoordelijk om een bijdrage te leveren aan de organisatie, handelt hiernaar en bent hierop aanspreekbaar. Je neemt het initiatief om nieuwe zaken op te pakken. Je ontfermt je over je taken, voelt je verantwoordelijk en denkt flexibel en oplossingsgericht. Je neemt de lead en bent een voorbeeldfunctie voor je team.

Flexibiliteit: Je kunt je snel en effectief aanpassen aan de veranderende vraag van onze omgeving, nieuwe situaties en onverwachte omstandigheden, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van het werk of de prestaties.

15 Wijziging organisatiestructuur Gemeente Vught 18 juni 2024

Bijlage III Was wordt lijst

WAS Func. schaal Organisatie onderdeel 13 Afdeling Ontwikkeling

Functie / rol oud manager ontwikkeling

WORDT Niet ingevuld

Wijziging Functie vervallen

Functie nieuw

Func. schaal

Teammanager Gebiedsontwikkeling Teammanager Leven & Meedoen

13 13

13 12 11

afdeling Dienstverlening manager dienstverlening Afdeling Ontwikkeling regisseur gebiedsontwikkeling Afdeling Ontwikkeling regisseur leven & meedoen

Inhuur Inhuur vaste medewerker

Functie vervallen rol vervalt rol vervalt

12 12 12

afdeling Dienstverlening teamleider frontoffice afdeling Dienstverlening teamleider wegwijs+ afdeling Dienstverlening teamleider Vergunningen en Veiigheid

vaste medewerker vaste medewerker vaste medewerker

Gewijzigde functie Teammanager Frontoffice Gewijzigde functie Teammanager Wegwijs+ Gewijzigde functie Teammanager Vergunningen & Veiligheid

13 13 13

11 11 12

afdeling Dienstverlening regisseur inrichting openbare ruimte afdeling Dienstverlening regisseur vastgoed en grondzaken afdeling Dienstverlening teamleider business control

vaste medewerker Niet ingevuld vaste medewerker

rol vervalt Teammanager Openbare ruimte rol vervalt Gewijzigde functie Teammanager Business Control

13

12 11

afdeling Dienstverlening teamleider Organisatieondersteuning afdeling Dienstverlening regisseur ruimtelijk beleid

Inhuur Inhuur

Functie vervallen rol vervalt

Teammanager Integrale Informatievoorziening (IVV) Teammanager Duurzame Leefomgeving

13 13

vacature vacature

Nieuw

Teammanager Bedrijfsvoering (HR, JZ en communicatie)

13

vacature

Vacature Vacature

Vacature

13

16 Wijziging organisatiestructuur Gemeente Vught 18 juni 2024

Bijlage IV Planning

Maart April Mei Juni Juli Augustus September 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 Wat

Uiterste datum

aanscherpen concept profiel manager ter voorlegging aan MT voorbespreken concept profiel in MT concept adviesaanvraag voorbereiden Ophalen input op profiel concept adviesaanvraag (nota) bespreken in DT Verwerken input op conceptprofiel en duiden verschil oud en nieuw Aangepaste profiel terugkoppelen aan MT Definitief maken en voorleggen voor weging Uitkomst weging DR akkoord op defintief profiel Juridische check op adviesaanvraag Akkoord DR op advies aanvraag Adviesaanvraag indienen bij OR (per brief via Join) Let op!!! Meivakantie Start werving vacatures teammanagers (fase 1) adviestermijn OR (6 weken) advies OR Voorbereiden zaak in Join tbv collegebesluit Voorbespreken concept college besluit met BGM College dossier indienen (in join, uiterlijk op woensdag voor 12 uur) College vergadering / besluit Gesprekken met betreffende leidinggevenden Gesprekken met teams Brieven leidinggevenden en informeren rest van organisatie Let op!! Zomervakantie Ingangsdatum benoeming teammanagers Uiterste ingangsdatum nieuwe structuur

12-mrt 13-mrt 22-mrt 25-mrt 25-mrt 10-apr 10-apr 10-apr 10-apr 15-apr 10-apr 15-apr 18-apr 22 april t/m 3 mei 1-mei 31-mei 3-jun 3-jun 5-jun 12-jun 18-jun 21-jun 28-jun 28-jun 6 juli t/m 18 augustus 1-sep 1-jan

17 Wijziging organisatiestructuur Gemeente Vught 18 juni 2024

Voorblad

Beantwoording adviesaanvraag ‘‘Wijziging organisatiestructuur Gemeente Vught 2024’

Datum:

29-05-2024

In opdracht van:

WOR-bestuurder

Opgesteld door:

Ondernemingsraad Gemeente Vught

Ondersteund door:

Buro Kwadraat vertegenwoordigt door Martien Plasmeijer, Pieter Oegema, Arnoud Gazan

Afgestemd met:

Het preadvies is afgestemd met een afvaardiging van de OR achterban op 22 mei 2024 en vervolgens met de directie 23 mei 2024

Versie:

1.0 (organisatie)

VOORWOORD

3

INLEIDING

4

LEESWIJZER EERSTE INDRUK OR VAN UW ADVIESAANVRAAG HET OR-ADVIES MANAGEMENT SAMENVATTING 1. INLEIDING 2. STRATEGISCH KADER 3. HUIDIGE ORGANISATIE EN HAAR KENMERKEN 4. VOORGESTELDE ORGANISATIE 5. DE DIRECT BETROKKENEN; ROLLEN (PERSONELE GEVOLGEN) 6. FINANCIËLE CONSEQUENTIES 7. COMMUNICATIE

4 4 6 6 6 7 8 9 10 12 14

CONCLUSIES

16

ONZE AANBEVELINGEN

17

BIJLAGE I FEEDBACK EN REACTIES VAN DE ACHTERBAN

21

BIJLAGE II OR BELEVINGSLIJN VISIE ‘VUGHT BOUWT VERDER’ TOT 18 APRIL JL.

22

Beantwoording adviesaanvraag ‘‘Wijziging organisatiestructuur Gemeente Vught 2024’

2

Voorwoord We willen u bedanken voor de adviesaanvraag ‘Wijziging organisatiestructuur Gemeente Vught 2024’ welke de OR op 18 april 2024 heeft ontvangen. U heeft ons verzocht om onze mening over uw adviesaanvraag uiterlijk 31 mei 2024 te delen met als doel uw definitieve voorstel ‘Wijziging organisatiestructuur Gemeente Vught 2024’ 12 juni a.s. ter besluitvorming aan het College voor te leggen. U stelt in dit verband dat de OR alleen adviesrecht heeft op de personele en financiële gevolgen die voortvloeien uit het voorgenomen besluit. Alvorens over te gaan op de beantwoording van uw adviesaanvraag hechten wij eraan om het bestaansrecht van de OR-gemeente Vught met u en alle lezers van ons advies te delen. Anders gezegd; u meenemen in waar de OR in de kern van is en dat van daaruit de adviesaanvraag wordt beantwoord. Het bestaansrecht van de OR is: De ondernemingsraad van gemeente Vught signaleert, adviseert en controleert in het belang van het goed functioneren van de medewerkers & de organisatie, zodat: - Medewerkers werkplezier ervaren, zich begrepen, gehoord en vertegenwoordigd voelen. - Verbeteringen op het gebied van veiligheid, gezondheid, welzijn en bedrijfsvoering worden gecreëerd. - Gemeente Vught vanuit een stabiele basis zich toekomstbestendig kan door ontwikkelen.

De OR is u erkentelijk voor de geboden gelegenheid dat wij met professionele ondersteuning van Buro Kwadraat uw adviesaanvraag integraal kunnen beantwoorden. De OR beoogt met dit advies in samenhang maximaal bij te dragen aan een succesvolle realisatie van de door u opgestelde visie ‘Vught bouwt verder’. Voorop staat dat de OR zich sterk wil maken voor een betekenisvolle organisatie waar samenleving & bestuur zich gehoord en begrepen voelen. En vanuit goed werkgeverschap werkplezier voortdurend tot uiting komt. Onze bezorgdheid over de mogelijk impact van uw adviesaanvraag op werkplezier, werkgeverschap en gemeentelijk imago heeft ons ertoe aangezet onze achterban te bevragen. Uit ontvangen input leiden wij als rode draad af dat de ziel en de verbinding uit de organisatie dreigt te gaan. En dat raakt ons. Het tijdsgewricht waarin we leven vraagt van ons allen (College B&W, directie en medewerkers) bij de realisatie van ‘Vught bouwt verder’ als eenheid in alle verscheidenheid te ‘bouwen’ aan een sterke en wendbare organisatie. We roepen ieder vanuit zijn eigen verantwoordelijkheid om zijn plek te pakken. Graag spreken wij met u af dat ons advies als co-creërende houvast mag dienen in de dialoog en samenwerking tussen u en de OR. Zoals u in ‘Vught bouwt verder’ beschrijft, is organisatieontwikkeling immers een continuproces.

Beantwoording adviesaanvraag ‘‘Wijziging organisatiestructuur Gemeente Vught 2024’

3

Inleiding Leeswijzer Teneinde het leesgemak te bevorderen, hebben wij de beantwoording van uw adviesaanvraag binnen dezelfde inhoudsopgave uitgewerkt. Wij delen onze bevindingen op personele en financiële gevolgen via open vragen aangevuld met een concreet advies. Ons advies is gericht op meedenken en gehoor geven aan het verlangen van de medewerkers naar duidelijkheid, vertrouwen, in control willen zijn, rust, stabiliteit, werkplezier, heldere doelen, verantwoordelijkheidsverdeling, faciliterend leiderschap, professioneel gedrag, integrale samenwerking, persoonlijke groei, eigenaarschap en toekomstbestendigheid. De uitvraag onder vakbondsleden van onze organisatie, media-uitingen, de online petitie en diverse signalen die ons vanuit de organisatie bereikten, inspireerde de OR om de samenwerking en omgangsvorm tussen OR en WOR-bestuurder tegen het licht te houden. Vanuit het denkkader van buiten naar binnen werken, heeft de OR bij Berenschot informatie opgevraagd over hun benchmarkproduct (formatie en kosten bij vergelijkbare gemeenten). We nemen u graag mee in de bevindingen. Ter afsluiting nemen we u mee in onze conclusies en aanbevelingen waarbij wij onderscheid maken tussen voorwaardelijke en overige adviezen. Tijdens het preadvies van 23 mei jl. heeft u de OR verzocht in overweging te nemen de bijlagen I en II niet op te nemen in de openbare publicatie van het OR-advies.