12. Raadsinformatiebrief Interbestuurlijk toezicht informatie- en archiefbeheer 2020
Tekst van het document
5.5
Duurzame verpakklnpmaterlalen blJ opslae; analool
5.5
Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden?
2o ja, kort aangeven welke.
Omslagen en mappen voldoen aan de kwaliteitseis ICN3; archlefd02en aan ICN3; de dymo label etiketten worden geprint op thermo-direct en zijn bestand tegen 95% luchtvochtigheid en een temperatuur van 30 graden celcius
Grondslag: Aw art. 21.1 Ab art. 11 Ar art. 9-13 Praktijknorm: Archiefregling bülage 2 (ICN -kwaliteitseisen) 5.5. Toelldl~I Onder verpakkingsmaterialen verstaan we: archiefmappen en -omslagen; tabstroken; archiefdozen; etiketten.
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
12
5.6
Systeem voor duurzaamheid analoog
5.6
Waarborat het archiverin&Ssysteem c.q zijn er naast 5.4 en 5.5 zod;ini&e voorzieninaen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswa.-dlge achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeuen: worden de archiefbescheiden In goede mater1êle staat gebracht en gehouden? Grondslag: Ab art. 11
Wordt het klimaat in archiefruimt en en/of archiefbewaarplaats systematisch gemonitord?
Te bewaren archiefbescheiden staan bij het BHIC. Het klimaat in de archiefbewaarplaats wordt systematisch gemonitord.
Zo ja, waren er afgelopen jaren overschrij dingen in temp of/en luchtvochtigheid?
Nee.
Praktljknorm: Checkliats van de Permanente commi88ie bouwzaken archiefinspecteura Voor papieren archiefbescheiden is het crel!ren van goede condities voor bewaring (zoals het verpakken in zuurvrije materialen en opslag in een archiefruimte die aan de eisen voldoet) in principe voldoende om te zorgen dat bewaarde bescheiden bij raadpleging na 100 jaar 'geen noemenswaardige achteruitgang' laten zien. Voor overgebrachte archieven is het regelmatig ompakken van papieren archieven noodzakelijk en het monitoren (en vastleggen) van de klimaatcondities van de bewaarplaats.
5.i. Toeliclltln&
5.7
Opbouw duurzHm dlgltllal Tnformatlebeheer
5.7
Werkt de gemeente bij de opbouw van dulnaam dlgltaal Informatiebeheer op basis van standaarden?
Is er vastgesteld beleid ten aanzien van het beheer van d'81tale archiefbescheiden?
Er wordt niet gewerkt op basis van het r eferentiekader, desondanks voldoet de gemeente grotendeels aan de in het RODIN genoemde punten.
Als de gemeente niet op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer werkt: Is de gemeent e hiermee bekend of gebrui kt ze een
RODIN Is bekend
Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBITI GEMMA Softwarecatalogus
Werkt de gemeente op basis van GIBIT?
Ja
Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)
Werkt de gemeente op basis van GEM MA Softwarecatalogus?
ja
Praktijknorm: RODIN versie 2 (2017)
Maakt de gemeente regelmatll: back-upkopl el!n van Informatie, en worden deze ja kopieen getest in overeenstemming met het overeengekomen back-upbeleid (vgl. BIO item 12.31?
5.7. Toellcht1n1
Het gebruik van RODIN Is geen wettelijke verplichting. In de GIBIT heeft met name art. 28 betrekking op archivering. Een essentieel onderdeel van duurzaam beheer, lnformatlebevelllglng. Is genormeerd In de Baseline lnformatlebevell'81ng overheid {BIO). Zie daarvoor:
5.B
ht!ps://www.informetiebeveiligingsdienst.nVproduct/baseline-informatiebeveiliging-overheid-biof Aanvullende rnetqegevens digitaal
5.8.
Zijn er aanvullende metilgegevens ontworpen en gefmplementeerd? (zie ook 5.2)
Zoja, welke?
Beschrijvende: Documenttype en status
Grondslag: Ar art. 24 Praktljknorm: TMLO versie 1.1 (2014) MOTO (consultotieversie, april 2020) 5.&. Toelldltlnl
Onder 'aanvullende' metagegevens verstaat de archiefwetgeving technische metadata, die worden gebruikt om Informatiedr agers te beschrijven. In het TMLO zijn ze te vinden onder element nummer 21. Voor zover technische metadata wel worden vastgelegd, moeten ze zijn opgenomen in het metagegevensschema (zie KPI 5.2).
5.9
Opsllllfonnaten
5.9
Worden opslagformaten gebruikt die an een open stilllda.-d voldoen, tenzij dit redelljkerwljs niet kan worden verwacht?
Grondslag: Ar art. 26.l Praktljknorm: UJst apon standaardan Forum stand11rdlsotlll
Schrij ft de gemeente bepaalde opslil!lformaten verplicht voor? Welke?
nee
Indien gebruik wordt gemaakt van opslagformaten die niet aan een open standaard voldoen, kan de gemeent e uitleggen waarom niet?
ja
Handreiking voorkeursformaten Nationaal Archief
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
13
5.10
Functionele eisen
5.10
Zijn de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m. authentidteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd?
Heeft de gemeente een overzicht in w elke systemen/ applicaties zich informatieobjecten bevinden waar gedrag een rol speelt bij het begrijpen van de informatieobj ecten?
Grondslag: Ar art. 17, 21en22 In een digitale omgeving moet in bepaalde gevallen ook het 'gedrag' van archiefbescheiden worden vastgelegd. Het gaat vooral om informatieobjecten waarvan de functionaliteiten niet vanzelf bewaard blijven bij een conversie of migratie (zoals 3 0bestanden, rekenbladen, afbeeldingen, audio- en videobestanden en websites). De gemeente"moet dus weten welke afwijkende informatieobjecten in de organisatie gebruikt worden en kiezen voor opslag in gestandaardiseerde open formaten die functlonele eisen/gedrag behouden. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van de bewaarstrategie.
s.10. Toelichting
5.11
Voorzieningen compressie en encryptie
5.11.•
Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening ven de erchi.tbescheiden In het geval men gebruik maakt v1111 compressie- en/of encryptietechnieken?
Zo ja: welke?
Kleurenscans worden standaard gecomprimeerd naar packblts. Deze techniek Is uit erst effectief om het volume te verkleinen en vrij wel "lossless". Aangetoond is dat bij conversie vrijwel altijd een minimum aan data (of o pmaak)
Grondslag: Ar art. 26.2-3 Praktijknorm: Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) 5.11.e T11111ldi~1 Voor uitleg van deze begrippen zie: https://nl.wikipedia.orgfwikVDatacompressie https://nl.wikipedia.orgfwikVEncryptie Gebruik van compressietechniek Is alleen toegestaan voor zover verlies van Informatie geen Invloed heeft op de In de In de Archiefregeling gestelde eisen voor toegankelijke en geordende staat. Het meest wenselijke Is als de compressie verllesvrlj
5.11.b
En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden?
n.v.t.
5.11.c
Wordt in seval van encryptie bij overbrenging van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptlesleutel verstrekt?
n.v.t.
&.
VERVANGING, CONVERSIE/MIGRATIE, VERNIETIGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN. Vervanglnc. besluiten en wrldarlngen.
Hoe?
Comprimeren naar packblt s levert seen risico van Inbreuk op (zie 5.11.a
Is in de laatste S jaar (of: sinds een vorige meting) digitaal archief overgebracht waarop encryptie was toegepast?
Zo ja, is de sleutel ook meegeleerd?
6.1
Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen van papieren archiefbescheiden door dlgltale reproducties of omsekeerd waama de vervangen bescheiden worden vemletl9d)1
6.1.a
Grondslag: Aw art. 7; Ab art. 6.1 &.L• TOlllchtlnc
Zo ja, voor welk e (categorieën) archiefbescheiden?
BenV
Is daartoe per seval een besluit tot vervanging senomen, en is dat besluit gepubliceerd?
ja
Zijn de originelen na vervanging daadwerkelijk vernietigd?
ja
Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad)
invulsheet Niet oversebrachte archiefbescheiden
14
6.1.b
Zo ja, waarborgt het college als archlefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volled ige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorl<omende gegevens?
Wanneer het om blijvend te bewaren bescheiden gaat, komen dan alle aspecten benoemd in de Archiefregeling art. 26.b aan de orde?
ja
Zo ni et, w elke niet?
Grondslag: Ab art. 6.1 BW art. 2.:10, lid 4 Ar art. 26.b Praktijknonn: Handreiking vervanging archiefbescheiden, versie 2.0
6.Lb Taallchtl"I Bij de beschrijving van de reikwijdte van het vervangingsproces moet ook worden vermeld of het gaat om retrospectieve vervanging. dat wil zegen vervanging van archiefbescheiden die zijn gevor md voorafgaand aan het besluit, of om routinematige vervanging. dat wil zecgen vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties als onderdeel van de digitalisering van de gehele informatiehuishouding. Zo ja, heeft het a>llege als archlefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vemle~en en van blijvend te bewaren an:hlefbescheklen opgemaakt en het beslult daarover op de Juiste wijze bekend gemaakt?
6.1.c.
Grondslag: Ab art. 6.2 en 8 Ar art. 26.b Praktljknonn: Handreiking vervanging archiefbescheiden, versie 2.0
6.2
Converteren en mt1reren
6.2.a
Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer Hn de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden?
Is in de laatste 5 jaar (of: si nds een vorige meting) conversi e/ migratie toegepast?
Grondslag: Ar art. 25
nee
Indien conversie of mlsratle niet Is toegepast, heeft de gemeente er dan zicht op of nog aan de eisen van geord ende en toegankelijke stailt wordt voldaan?
6.2..1 Toelchtlng
Conversie Is het omzetten van gegevens van het ene bestandsformaat naar het andere, migratie Is het overgaan naar andere software. De tijdigheid van een conversie of migratie kan alleen worden vastgesteld In relatie tot een ICT-protocol waarin Is beschreven wanneer en waarom een conversie of migratie wenselijk is. Dit zou onderdeel moeten uitmak en van een bewaarstrategie.
6.2.b
Wordt/is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt?
Ja
Zo ja, maakt documentatie over de conversie/migratie deel uit van de v erklari ng?
In geval dit plaatsvindt w ordt er een verklaring opgemaakt
Grondslag: Ar art. 25 Praktljknonn: Leidraad migratie (WFA]
Ub Taellclldnc
De verklaring moet een specificatie bevatten van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd/gemigreerd en aangeven op welk e wijze en met welk resultailt is getoetst of nadien aan de eisen voor geordende en toegankelijke staat w ordt voldaan. Het is wenselijk dilt getoetst wordt op informatiebehoud van gegevens, raadpleegbaarheid van meegemigreerde brondocumenten en functionaliteit van het systeem.
6.3
Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenfijst
6.3.a
Past het college als archiefzorgdracer waardering en selectie toe op de gemeentelijke archlefbehelden?
Wor dt van archiefbescheiden de bewaartennijn vastgelegd en is dilt opgenom en In het metadiltaschema?
ja
Grondslaa::
Aw art. Sen 9
Wordt van archiefbescheiden het jaar van v ernletl9lng c.q. van overbrenging naar de ar chiefbewaarplaats vastgelegd?
ja
Op w elk moment, direct of later?
Direct nadat de zaak in zij n geheel is afgerond, na vervallen belang. na beeindiging in bijvoorbeeld contracten, na ult dlensttredlf18 etc.
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
15
Maakt het college als archlefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst?
6.3.b
Zo nee, Is de seldende selectie- ofvernletlgingslljst bekend?
Grondslag: Aw art. 5
Zijn er (voor onderdelen van de gemeent elijke organisatie] ook andere selectielij sten van kracht?
nee
Zo ja, welke, en zijn deze in een SIO behandeld/ vastgesteld?
Ab art. 2·5 Praktljknorm: Selectielijst 2012, 2017 en 2020 Selecielijst 1983
G.3-b Toelldltl111
Voor archiefbescheiden gedateerd t/m 1995 seldt de Ujst van voor vemletlglng In aanmerklns komende stukken In semeentearchleven (1983). Voor archiefbescheiden gedateerd vanaf 1996 tm 2016 Is dat de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (2005, geactualiseerd juni 2012). Voor archieven vanaf 2017 tot en met 2019 geldt de selectielijste 2017. voor archieven gearmd na 2017 geldt de selectielijste 2020.
6.3.c
Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlljst?
Is dit in een SIO behandeld/ vastgesteld?
Zo ja, wordt die gebulkt voor alle archiefbescheiden? Indien nee, voor welke archiefbescheiden/ zaaktypen dan wel? 6.3.d
Is er een Hotspotmonitor vastgesteld?
--~-- Zo ja, wie stelde die vast (bijv oorbeeld het SIO)?
Grondslag: Aw art. 5 Ab art. 2-5 Praktijknorm: Selectielijst 2020 par. 1.3 en 1.5 Handreiking periodieke hotspot-monitor deoentrale overheden (Archief2020 2017) 5.J.d Toelldlll111
Een hotspotmonltor Is een Integraal onderdeel van de (lnterh!emeentell]ke selectlelljst 2017 en verder.
6.4
Vemletlglns en verklartnsen
6.4.a
Vemle~ het college als archlefzorgdrager de daartoe In aanmerklns komende archiefbescheiden1
Grondslag: Aw art. 3 Abart.8
Worden de wettelijke bewaartermij nen gehanteerd?
ja
Worden de behandelaars van de te vernietigen archiefbescheiden geraadpleegd voordat vernietiging gaat plaatsvinden?
ja
Is of wordt een machtiging tot vernietiging aangevraagd?
In voorbereiding.
Worden kopieen systematisch systematisch meqenomen in de reguliere vernietiging?
Nee. Er w ordt vernietigd in zaaksysteem/ DMS. De papi eren archiefbescheiden worden 6 weken na ontvangst vemietigd.
Voorziet het back-up beleid in vernietiging van back"\lpS an maximaal 1 jaar?
nee
Zo nee, wat is de reden dat back-ups langer worden bewaard?
1 jaar is te kort
5.4.1 Toelchtlng
De archiefzorgdrager is verplicht de archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken te vernietigen, uitzonderingen daargelaten. Dit geldt ook voor kopieën en backups.
6.4.b
Maakt het collece als archlefzorgdrager verklaringen van vemletlglng op die ten minste een specificatie van de vemieti&de archiefbescheiden en de grond en wijze van vernieti&infl; bevatten? Grondslag: Aw art. 3
invulsheet Niet oversebrachte archiefbescheiden
Worden archiefbescheiden op dossierniveau (zo mogelijk In verzamelbeschrijvingen] gespecificeerd?
ja
Wordt van de vernietigde archiefbescheiden in de verklaring opgenomen op grond van welke categorle(!n) van welke selectlelljst deze zij n vernletlsd?
ja
Wordt vastjlelesd wanneer, hoe en door wie de vemletlglng heeft plaatsgevonden?
ja
16
6.5
Vervreemding, besluiten en verklaringen
6.5.a
Heeft het collqe als archiefzoradracer in de afaelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd, niet als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers expliciet wordt voorgeschreven?
nee
Zoja, welke?
Grondslag: Aw art. 3, 8 en 10 Van vervreemding (overdracht van eigendom] Is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie (zorgdrager of niet-overheidsorganisatie). In de meeste gevallen gebeurt dit als 1evol1 van de uitvoering van nieuwe wetgevin1 waarin de vervreemdin1 van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven. In dat seval is geen machtiging van vervreemding door de minister noodzakelijk.
G.5-• Toelc:htl"I
Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen? Grondslag: Aw art. 8 6.5.c Zo j•. heeft de zorgdrqer het Stnltegisch lnformlltieoverleg (SIO), of •Is dllt niet is: de juiste deskundigen, geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? 6.5.b.
n.v.t.
Zo nee, waar om niet?
n.v.t.
Zo nee, waarom niet?
Grondslag: Ab art. 7 Praktljknorm: Handreiking Strategisch lnformatleoverleg [510) 5.5.cTaelldld111 Bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding moeten tenminste worden betrokken: een door de zorgdrager aangewezen persoon binnen de gemeentelijke organisatie die verantwoordelijk is voor de informatiehuishoudi ng en de gemeentearchivaris, mits deze Is benoemd. 6.5.d
Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt? Grondslag: Ab art. 8
5.5.d Toelldld111
Het besluit dient te worden gepublioeerd (Gemeentebladl
7.
OVERBRENGING VAN ARCHIEFBEsotEIDEN
7.1
Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn.
7.1.1
Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of E depotvoorzlenlng?
Grondslag: Aw art. 3 en 12-13 Ab art. 9.1 en 12 7.1.b Zo nee/deels, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht? (n.v.t./ of beantwoorden In kolom Toellchtlng op antwoord) 7.1.c.
Zo nee/deels, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/af praktisch, van de niettijdige overbrenging? (n.v.t./ of beantwoorden In kolom Toelichting op antwoord)
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
n.v.t.
Zo nee, waarom niet?
Wat is de omvang van de overgebrachte archiefbescheiden sinds het vorige verslag i n meters/ dossiers/ GB (wilt van toepassing is)?
,,.... bel-.In Is er een overzicht van deze ar chiefbescheiden?
De bouwvergunningen en bestuursarchief 1986-2000 zijn gereed voor overbrenging. De daadwerkelijke overdracht naar het BHIC staat gepland voor begin 2021.
ja
kolom Toellchlq
,,.... bel-.
In Is per archiefbestand aan te geven wat de reden is, bijv. nog niet gereed gemaakt kolom Toellch~ voor overbrenging; nodig voor de bedrtjfsvoerln&; andere reden?
Het gaat om een per iode van 15 jaar i n plaats van 10 jaar. Uit praktische overwegingen en In het belang van de bedrijfsvoering, is besloten om dit blok over te dragen i n 2020. Hiervoor is ontheffing verleend door Gedeput eerde Staten.
17
7.2 7.2
Verklaringen van owrtirenglng Maakt het colleae als archiefzoradra&er, samen met de beheerder van de •chiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op? Grondslag: Ab art. 9.3
7.3
Nlet._rbrengen vanwege bedrljfwoerl111 (wrvallen)
7.3
Heeft het a>llege als archlefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van
bedrijfsvoerinj; niet binnen de wettelijke overbengingstermijn overgebracht kunnen worden en machtiging tot opschorting wn overbrenging •qevrugd bij en ontvqen wn gedeputeerde staten? Grondslag: Aw art. 13.3-4
invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden
18
KPI
KPI uitvraag
1.
LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?
1.1
Verordening archlefzorg
1.1.a
Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving?
1.1.b
Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?
1.Z
Beheerregeling 1nformatiebeheer
1.2
Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgestelde beheerregeling Informatiebeheer inzake het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, en het beheer van de archiefbewaarplaats?
1.3
Strategisch informatieoverleg (SIO)
1.3
Heeft het college als archiefzorgdrager een strategisch informatie overleg (SIO) ingesteld?
1.4
Wijziging Overheidstaken
1.4
Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke?
Ja
1.5
Gemeenschappelijke regelingen en andere intergemeentelijke samenwerkingsvormen
0
1.5.a
Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling en andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden?
Ja
1.5.b
Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijk GR-register, en is er een overzicht van andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert?
ja
1.6
Mandaatregeling archiefzorg
1.6
Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels?
resultaat
ja
... ja
-
Ja
ja
ja
1.7
Ultbesteden Archlefbeheer(staken)
1.7
Worden er archiefbeheer(deel)taken uitbesteed? Indien (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid?
1.8
Publicatie en bekendmaking
1.8
Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties) en / of https://www.officielebekendma kingen. nl/gem eentebl ad i'
z.
MIDDELEN EN MENSEN Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archlefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?
Z.1
Middelen
2.1
Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop?
2.Z
Mensen, kwantitatief tbv beheer
2.2.a
Hoeveel mensen (fte's) stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.
ja
ja
zieKPI verslag
Zie KPI verslag
-
2.2.b
Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden?
nee
2.2.c
Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het Interbestuurlijk Toezicht door de provincie?
nee
2.3
Mensen, kwalitatief tbv beheer
2.3.a
Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 2.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 4.2.)
2.3.b
Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan?
2.3.c
Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het Interbestuurlijk Toezicht door de provincie?
Ja
nee
2.4
Mensen, kwantitief tbv toezicht
2.4
Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers.
3.
ARCHIEFRUIMTEN, APPLICATIES, ARCHIEFBEWAARPLAATS EN E-DEPOTS Hoofdvraag: Zijn de fysieke en dlgltale bewaaromstandigheden op orde?
3.1
Archiefruimten, appllcatles en serverruimten
3.1.a
Beschikt de gemeente over een of meer (analaoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en -besluit genoemde eisen voldoen?
ja
3.1.b
Gebruikt het college deze archiefruimte(n) t.b.v. de te bewaren en op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden?
Ja
3.1.c
Beschikt het college over een applicaties -DMS / RMA en procesapplicaties waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd?
ja
3.4
Onderdeel gemeentelijk rampenplan
3.4
Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen?
3.5
Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming
3.5.a
Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan, en een veiligheidsplan voor hete-depot (of de edepots)?
Ja
3.5.b
Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 3.4)
ja
4.
Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?
4.1 4.1.a
Kwaliteitssysteem archiefbeheer Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd?
4.1.b
Zo ja of deels, welk systeem?
4.1.c
Zo ja of deels, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwa 1iteitssysteem?
4.3
Gekwalificeerde gemeentearchivaris Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de welovergebrachte?
4.3.a
4.3.b
Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek?
4.4
Verslag toezicht archiefbeheer
4.4
Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?
Zie KPI verslag
ja zleKPI verslag
Ja ja
Ja ja
5.
ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELUKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?
5.1
Geordend overzicht analoog en digitaal
5.1
Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur?
5.2
Authenticiteit en context analoog en digitaal
5.2.a.
Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld:
5.2.a.1
- de inhoud, structuur en verschijningsvorm;
5.2.a.2
- wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt;
5.2.a.3
- de samenhang met andere archiefbescheiden;
5.2.a.4
- de uitgevoerde beheeractiviteiten;
5.2.a.5
- de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden.
5.3
Systeem voor toegankelijkheid analoog en digitaal
5.3
Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is?
5.4
Duurzame materialen en gegevensdragers analoog
5.4
Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden? Duurzame verpakklngsmaterlalen bij opslag analoog
ja
Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden? Systeem voor duurzaamheid analoog
Ja
ja
5.8
Waarborgt het archiveringssysteem c.q zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden? Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden? Aanvullende metagegevens dlgltaal
5.8.
Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? (zie ook 5.2)
5.9
Opslagformaten
5.9
Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht? Functionele eisen
ja
Zijn de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd? Voorzieningen compressie en encryptie
..
5.11.a
Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken?
ja
5.11.b
En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden?
n.v.t .
5.11.c
Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?
n.v.t.
6.
VERVANGING, CONVERSIE/MIGRATIE, VERNIETIGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN. Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang Is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhlstorle?
6.1
Vervanging, besluiten en verklaringen.
5.5 5.5
5.6 5.6
5.7 5.7
5.10 5.10
5.11
ja
ja
.... .... ....
1-
Ja Ja Ja
Ja ja
ja
deels
ja
-
6.1.a
Past de gemeente vervanging toe [b.v. het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]?
6.1.b
Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens?
6.1.c.
Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt? Converteren en migreren
ja
6.2.a
Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden?
ja
6.2.b
Wordt/is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt?
6.3
Archlefselectlelljst, hotspotmonltor en stukkenlljst
6.3.a
Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke
6.3.b
Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst?
6.3.c
Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst?
Ja
...
ja
,_
6.2
,_
6.3.d
Is er een Hotspotmonitor vastgesteld?
6.4
Vernietiging en verklaringen Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten?
6.4.a 6.4.b
Ja
... "
ja ja
...
ja
Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd, niet als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers expliciet wordt voorgeschreven?
nee
6.5.b.
Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen?
n.v.t.
6.5.c
Zo ja, heeft de zorgdrager het Strategisch Informatieoverleg (SIO), of als dat niet is: de juiste deskundigen, geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding?
n.v.t .
6.5.d
Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt?
n.v.t.
7.
OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na bij wet astgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct In de praktijk?
7.1
Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn.
7.1.a
Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of E depotvoorziening?
deels
7.1.b
Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht?
zie KPI verslag
7.1.c.
Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging? Verklaringen van overbrenging
zie KPI verslag
7.3
Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering (vervallen)
-
ja
6.5.a
Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op?
-
raE
Vervreemding, besluiten en verklaringen
7.2
-
nee
6.5
7.2
-
ja
-
7.3
Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet binnen de wettelijke overbengingstermijn overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd bij en ontvangen van gedeputeerde staten?
Ja
Grafishe weergave opties KPI resultaten, en eventueel naar voorkeur te gebruiken voor rapportage Weergave in aantal ingevulde antwoorden per categorie
Niet overgebracht
Totaal KPI uitvraag 94, waarvan:
Resultaatscore KPI's in % niet overgebrachte archiefbescheiden voldoet
voldoet deels
onvoldoende
Totale omvang uitvraag niet overgebracht:
62
daadwerkelijk ingevuld: nog niet ingevuld:
62 0
n.v.t.
feitelijk 68, maar 6 KPI's niet met: ja/deels/nee/n.v en worden beantwoord in kolom toel (2.1 / 2.2.a / 2.4 / 4.1.b / 7.1.b / 7.1.c
KPI score in aantal niet overgebrachte archiefbescheiden
1. Lokale regelingen
100
2. Middelen en mensen
100
voldoet
onvoldoende
n.v.t.
52
0%
3. Archiefruimte, applicaties, archiefbwaarplaats en E-depot
voldoet deels
83
10%
17
20%
30%
40%
3
2
50%
60%
70%
80%
5
90%
100%
Weergave in % per ingevulde categorie KPI totalresultaten in % niet overgebrachte archiefbescheiden voldoet
4. Interne kwaliteitszorg en toezicht
voldoet deels
onvoldoende
n.v.t.
100 35
84
5. Ordening, autenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid
78
6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding
73
7. Overbrenging archiefbescheiden
67
6 6 11
7
20
score
33
Voldoet aan archiefwetgeving voldoet voldoet deels onvoldoende niet van toepassing
KPI vragen 52 2 3 5 62
KPI score niet overgebracht in aantal en %
Resultaatscore KPI antwoorden niet overgebrachte archiefbescheiden
5; 8%
3; 5% voldoet
voldoet deels
onvoldoende
n.v.t. voldoet
1. Lokale regelingen
voldoet deels
2; 3%
10
onvoldoende niet van toepassing
2. Middelen en mensen
5 52; 84%
3. Archiefruimte, applicaties, archiefbwaarplaats en E-depot
5
4. Interne kwaliteitszorg en toezicht
5
5. Ordening, autenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid
14
6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding
11
7. Overbrenging archiefbescheiden
1
2
1 1
1
2
3
1
% 83,9 3,2 4,8 8,1 100,0
8