12. Raadsinformatiebrief Interbestuurlijk toezicht informatie- en archiefbeheer 2020

Vught ~j Datum

1juni2021

Onderwerp

Toezicht op informatie- en archiefbeheer 2020 Z21 - 234387

Zaaknummer Documentnr.

UIT/21 - 429143

Inleiding Toegankelijke en betrouwbare overheidsarchieven zijn essentieel voor een goede democratische controle op het bestuurlijk handelen. De provincie houdt toezicht op het archief- en informatiebeheer door na te gaan of de wettelijke taken worden uitgevoerd en goede maatregelen zijn getroffen voor het tegengaan van risico's.

Voorgeschiedenis Het college informeert de raad jaarlijks over het informatie- en archiefbeheer. In juni 2020 bent u voor het laatst geïnformeerd.

Inhoudelijk In samenwerking met het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC), in de rol van gemeentearchivaris, is het KPl-formulier (bijlage 2) ingevuld. De resultaten daarvan zijn verwerkt in het inspectieverslag (bijlage 1). Het algemene oordeel van de gemeentearchivaris is positief. Het archief- en informatiebeheer binnen de gemeente Vught is voor een groot deel op orde. De organisatie laat in de ingevulde KPl's zien dat het belang van een goede informatiehuishouding in beeld is. De gemeentearchivaris signaleert wel enkele risico's voor de informatiehuishouding. Deze risico's concentreren zich op een drietal deelgebieden. De formulering van deze deelgebieden sluiten aan bij de relevante Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's). 1. Afspraken over informatiebeheer met gemeenschappelfjke regelingen (KPI 1.5) Er is in beeld aan welke gemeenschappelijke regelingen de gemeente deelneemt, maar er is geen duidelijk overzicht van afspraken tussen de gemeente en gemeenschappelijke regelingen over wie op welke manier waar informatie beheert. Dit is een risico voor de duurzame toegankelijkheid van informatie en voor de informatievoorziening aan de gemeenteraad en burger. 2. Gevolgen van splitsing gemeente Haaren (Helvoirt bfj Vught) (KPI 1.4) Bij een herindeling is er altijd een risico dat informatie buiten beeld raakt.

Daarom is de uitwerking van de recente herindeling op de informatiehuishouding door de gemeentearchivaris onder de loep genomen. Hij concludeert dat de gemeente goede afspraken heeft gemaakt met de gemeente Oisterwijk over het gebruik van archiefbescheiden van de voormalige gemeente Haaren. Vught heeft deze afspraken naar behoren uitgevoerd en houdt zich hierbij aan de principes van de Wet Algemene Regels Herindeling \Wet Arhi) en de Archiefwet 1995. Het risico dat informatie buiten beeld raakt of onvoldoende wordt beheerd is daarom klein.

1/2

Vught ~j 3.

Vernietiging van digitale archiefbescheiden blijft uit (KPI 6.1) De vernietigingsprocedure is ingericht in het zaaksysteem JOIN. Het daadwerkelijk uitvoeren van vernietiging van digitale informatie is nog een aandachtspunt. Het op tijd vernietigen van overheidsinformatie is een verplichting vanuit de Archiefwet. Enkel het verwijderen van digitale archiefbescheiden uit het zaaksysteem is niet voldoende. Vaak staat informatie ook nog op netwerkschijven, in e-mailboxen en in procesapplicaties. Van volledige vernietiging is dan ook pas sprake als alle kopieën van de archiefbescheiden en de procesinformatie zijn vernietigd.

De gemeentearchivaris geeft in het verslag aan dat bovenstaande risico's bij de gemeente goed in beeld zijn en realiseert zich dat deze risico's ook bij veel andere gemeenten spelen. Hij adviseert tot concrete verbeterplannen te komen voor de risico's genoemd onder 1 en 3. In 2021 worden de volgende verbeteracties ingezet: 1. Afspraken over informatiebeheer met gemeenschappeli.fke regelingen (KPI 1.5) In beeld wordt gebracht welke afspraken er zijn over de zorg en beheer van archief in gemeenschappelijke regelingen waaraan taken zijn gemandateerd en als er geen afspraken zijn worden deze gemaakt. 2. Vernietiging van digitale archiefbescheiden blijft uit (KPI 6.1) • In het op te stellen informatiebeheerplan wordt de procedure voor vernietiging van de archiefbescheiden in JOIN en de kopieën in de procesapplicaties vastgelegd; • Een doorlopende machtiging vernietiging wordt aangevraagd. Te beginnen bij de processen van het sociaal domein. In 2022 wordt u geïnformeerd over de voortgang van de verbeteracties. Burgemeester en wethouders van Vught, de secreta · , de burgemeester,

-

R.J. van de Mortel

Bijlage(n): 1. Inspectieverslag gemeentearchivaris d.d. 29-4-2021

2. VNG-formulier archief KPI's

2/2

ZSaknummer: Z21 - 234387 Document: IN/21 - 427547 Overig stuk inkomend

Zuid-Willemsvaart 2 's-Hertogenbosch Postbus 81 5201 AB 's-Hertogenbosch T +31 (0)73 6818500

11111 lbhic

1

1

BRABANTS HISTORISCH INFORMATIE CENTRUM

C~ f]\1EENTE VUGI-IT z~i:_ik:

Ollt\'.:

Gemeente Vught College van Burgemeester en Wethouders Postbus 10100 5260 GA Vught

UW KENMERK

BIJLAGE(N)

: Inspectieverslag

ONS KENMERK ONDERWERP

- 3 iiE I 2021

Post in nr.:

: 2021065

DOORKIESNR.

: Inspectieverslag gemeentearchivaris

E-MAIL

: 073-6818535

's-Hertogenbosch, 29 april 2021

Geacht college, Als gemeentearchivaris zie ik toe op de informatiehuishouding binnen uw organisatie. Bij deze bied ik u als bijlage mijn inspectieverslag aan over de stand van zaken op het gebied van informatiebeheer en archivering binnen uw gemeente. Dit verslag geldt als het verslag van de gemeentearchivaris, zoals bedoeld in artikel 3 van de Archiefverordening gemeente Vught 2018. Ik rapporteer hierin over de kansen en bedreigingen die ik zie en ik doe enkele aanbevelingen om het archief- en informatiebeheer binnen uw organisatie verder te verbeteren. Ik adviseer u het inspectieverslag te gebruiken bij uw jaarlijkse verantwoording over het archief- en informatiebeheer aan het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie Noord-Brabant.

Met vriendelijke groet,

9 . J.G.M . Sanders gemeentearchivaris

info@bhic.nl 1www.bhic.nl l IBAN: NL 15RABO 0192326147 I BIC: RABONL2U I KvK: 64250636 I BTW: 8l3565376BO1

ZSaknummer: Z21 - 234387 Document: IN/21 - 427547 Overig stuk inkomend

Inspectieverslag archief- en informatiebeheer Gemeente Vught

Versie: In opdracht van: Archiefinspecteur: Datum:

1.0

....

dr. J.G.M. Sanders, gemeentearchivaris 29 april 2021

Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC), 's-Hertogenbosch

ZSaknummer: Z21 - 234387 Document: IN/21 - 427547 Overi stuk inkomend

1. Conclusies en managementsamenvatting Het archief- en informatiebeheer binnen de gemeente Vught is voor een groot deel op orde. De organisatie laat in de ingevulde lijst van kritische prestatie indicatoren van de VNG (KPl's) zien dat het belang van een goede informatiehuishouding uitstekend in beeld is. 1 Eerder formuleerde de gemeente al beleid om de informatiehuishouding duurzaam te verbeteren door de invoering van een kwaliteitssysteem conform de handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden van de VNG (KIDO) en een bijbehorende plan-do-check-act-cyclus.2 Voor het lopende jaar is er de ambitie om een informatiebeheerplan te realiseren . Deze plannen vereisen niet alleen een inzet van de direct betrokken medewerkers, maar vereisen draagvlak in de gehele organisatie . Het algemene oordeel van de gemeentearchivaris is positief en hij blijft graag op de hoogte van de voortgang van de plannen. De gemeentearchivaris signaleert wel enkele risico's voor de informatiehuishouding op een drietal deelgebieden. Bij de formulering van deze deelgebieden wordt aangesloten bij de relevante KPl's. Op twee

van

deze

drie

deelgebieden

doet

de

gemeentearchivaris

aanbevelingen

om

de

informatiehuishouding te verbeteren.

1.1. Risico's 1.

Afspraken over informatiebeheer met gemeenschappelijke regelingen (GR's) (KPI 1.5)

Er is onvoldoende in beeld wat de afspraken zijn op het gebied van informatiebeheer met de GR's waaraan de gemeente deelneemt. Dit geldt met name voor GR' s waaraan de gemeente taken heeft gemandateerd, zoals de Omgevingsdienst Brabant Noord (ODBN) . Hierdoor dreigt overheidsinformatie buiten beeld te raken en is beheer conform de eisen van de Archiefwet 1995 (hierna: Aw) niet goed mogelijk. Als overheidsinformatie buiten beeld raakt, loopt de gemeente bovendien het risico niet te kunnen voldoen aan de informatieplicht richting burger en gemeenteraad. 2.

Gevolgen van splitsing gemeente Haaren (Helvoirt bij Vught) (KPI 1.4)

Bij een herindeling is er altijd een risico dat informatie buiten beeld raakt. Daarom is de uitwerking van de recente herindeling op de informatiehuishouding onder de loep genomen. De gemeente heeft goede afspraken gemaakt met de gemeente Oisterwijk over het gebruik van archiefbescheiden van de voormalige gemeente Haaren. Vught heeft deze afspraken naar behoren uitgevoerd en houdt zich hierbij aan de principes van de Wet Algemene Regels Herindeling (hierna: Wet Arhi) en de Archiefwet 1995 (hierna Aw). Het risico dat informatie buiten beeld raakt of onvoldoende wordt beheerd is daarom klein. 3.

Vernietiging van digitale archiefbescheiden blijft uit (KPI 6.1)

Een groot deel van de overheidsinformatie wordt beheerd in het zaaksysteem Join. In het zaaksysteem zijn de vernietigingstermijnen correct ingericht, maar de vernietiging van digitale archiefbescheiden in de periode 2018 tot heden is niet op orde. Daarnaast bevinden zich nog (kopieën van) archiefbescheiden in andere applicaties waaruit ook onvoldoende wordt vernietigd. Het op tijd vernietigen van overheidsinformatie is een verplichting vanuit de Archiefwet. Bovendien dreigt bij niet tijd op vernietigen een verwerking van persoonsgegevens die in strijd is

1

2

VNG, Horizontale verantwoording via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) (2020) VNG, Handreiking kwaliteitssysteem decentrale overheden (KIDO) (2016)

1

ZSaknummer: Z21 - 234387 Document: IN/21 - 427547 Overig stuk inkomend

met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) of de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: UAVG).

1.2. Aanbevelingen De gemeentearchivaris is verheugd dat bovenstaande risico's bij de gemeente goed in beeld zijn en realiseert zich dat deze risico's ook bij veel andere gemeenten spelen. Hij adviseert om tot concrete (SMART-geformuleerde) verbeterplannen te komen voor bovenstaande risico's 1 en 3, bij voorkeur opgenomen in het informatiebeheerplan, zodat duidelijk is op welke termijn de verbeteringen gerealiseerd zullen zijn. De gemeentearchivaris adviseert prioriteit te geven aan het verbeteren van afspraken over informatiebeheer met gemeenschappelijke regelingen (zie hoofdstuk 3). Op dit punt is er een risico dat informatie buiten beeld raakt, onvolledig is en/of onvoldoende wordt beheerd. Voor de gedetailleerde aanbevelingen verwijs ik naar de desbetreffende paragrafen van dit verslag.

2. Inleiding De gemeentearchivaris van de gemeente Vught heeft onderzoek laten verrichten naar de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer binnen de gemeente. Het resultaat daarvan is dit inspectieverslag. Het rapport sluit aan bij de KPl's van de VNG die gebaseerd zijn op de eisen die voortkomen uit de Aw, het Archiefbesluit (hierna: Ab) en de Archiefregeling (hierna: Ar). Ook komt soms aanpalende wetgeving zoals de AVG, de UAVG en de Wet Openbaarheid van Bestuur (hierna: WOB) aan de orde. Gezien de opheffing van de gemeente Haaren en de toevoeging van het dorp Helvoirt aan de gemeente Vught per 2021 zijn ook de Wet Arhi en de Wet Splitsing Gemeente Haaren (hierna : Wet Splitsing Haaren) voor dit verslag relevant. Op deze manier wordt inzichtelijk in hoeverre de informatiehuishouding van de gemeente aan wet- en regelgeving voldoet. In plaats van alle KPl's te behandelen, is de aanpak risicogericht. Aan de orde komen de deelgebieden waarop de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie in gevaar is, of dreigt te komen en waarop de risico's voor de gemeente het grootst zijn. Deze risico's worden steeds gekoppeld aan de desbetreffende KPl's die erop van toepassing zijn. Een risicogerichte benadering sluit aan bij het aangepaste beleid van het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) van de provincie Noord-Brabant vanaf 2021.

3 Voor het onderzoek is de volgende informatie en documentatie gebruikt: •

KPl-lijst ingevuld door de gemeente Vught

•

Aanvullende informatie van de gemeente Vught (per e-mail)

•

Het inspectieverslag van de gemeentearchivaris van 2020

•

Het oordeel van het IBT van 2020

•

Een aanvullend gesprek met adviseur informatievoorziening

Per onderdeel komt aan de orde welke kansen en bedreigingen er zijn en doet de gemeentearchivaris vanuit zijn rol enkele aanbevelingen om het archief- en informatiebeheer in uw organisatie verder te verbeteren.

3

Interbestuurlijk Toezicht Provincie Noord-Brabant, Systematisch toezicht archief en informatiebeheer, https ://www.brabant.nl/bestu u r/kwaliteit-openbaar-bestuur/i nterbestu u rl ijktoezicht/toezichtgebieden/ archief-en-informatiebeheer/systematisch-toezicht.

2

ZSaknummer: Z21 - 234387 Document: IN/21 - 427547 Overi stuk inkomend

De drie deelgebieden die aan de orde komen zijn: •

Gemeenschappelijke regelingen (KPI 1.5)

•

Splitsing van de gemeente Haaren; Helvoirt bij Vught (KPI 1.4)

•

Vernietiging en hotspots (KPI 6.1 en 6.3)

3. Gemeenschappelijke regelingen (KPI 1.5) De gemeente Vught beschikt over een recent geactualiseerd en gepubliceerd overzicht van verbonden partijen .4 Hierin zijn ook de gemeenschappelijke regelingen opgenomen waaraan Vught deelneemt. Aan een deel van de GR's heeft de gemeente enkel taken overgedragen (gedelegeerd). Dat betekent dat de GR verantwoordelijkheid draagt voor het archiefbeheer van deze taken, zorgdrager is en deze informatie niet hoeft terug te leveren aan de gemeente. Aan andere GR's, zoals de Omgevingsdienst Brabant Noord (ODBN), heeft de gemeente enkel taken gemandateerd . Dat betekent dat de gemeente Vught verantwoordelijk blijft voor het archiefbeheer van deze taken en zorgdrager is. De gemeente moet dan ofwel de archiefbescheiden terug ontvangen en zelf beheren, ofwel de ODBN opdragen de archivering uit te voeren. In beide gevallen dient de gemeente een regeling te treffen met de ODBN met de afspraken ten aanzien van de archivering. De ODBN geldt hier als voorbeeld van een verbonden partij met door de gemeente gemandateerde taken . Hetzelfde is uiteraard ook van toepassing op andere GR's waaraan de gemeente taken geeft gemandateerd. Er is momenteel geen actueel overzicht van de getroffen voorzieningen die met de verbonden partijen zijn getroffen voor de zorg van de archiefbescheiden.

Dit probleem speelt bij meerdere gemeenten dus het is verstandig om dit probleem in goed overleg met de desbetreffende GR's en de andere deelnemende gemeenten op te pakken .

3.1.1. Kansen •

Er is goed in beeld aan welke GR's de gemeente deelneemt. Dit maakt het inzichtelijk maken van de informatiestromen makkelijker.

3.1.2. Bedreigingen •

Er is geen duidelijk overzicht van afspraken tussen de gemeente en GR's over het informatiebeheer en teruglevering van informatie. Dit is een aanzienlijk risico voor de duurzame toegankelijkheid van informatie en voor de informatievoorziening aan de gemeenteraad en burger.

3.1.3. Aanbevelingen •

Voor wat betreft de GR's waaraan taken zijn gemandateerd: breng in kaart welke afspraken er zijn over de zorg en het beheer van archiefbescheiden en harmoniseer deze zo veel mogelijk.

•

Indien bovenstaande afspraken er niet zijn, adviseer ik hierover op korte termijn afspraken te maken en de gemeentearchivaris hierbij te betrekken .

•

Formuleer bovenstaande onderdeel SMART, zodat helder is wanneer de gemeente verwacht dit onderdeel te realiseren.

4

Opgenomen in: Programmabegroting 2019-2022, paragraaf 'verbonden partijen'.

3

Zaaknummer: Z21 - 234387 Document: IN/21 - 427547 Overig stuk inkomend

4. Splitsing van de gemeente Haaren; Helvoirt bij Vught (KPI 1.4) Met ingang van 2021 is de gemeente Haaren opgeheven. Het grondgebied van de kern Haaren is toegevoegd aan de gemeente Oisterwijk; deze gemeente is tevens rechtsopvolger van Haaren. De kern Esch is toegevoegd aan de gemeente Boxtel en het grondgebied van Helvoirt hoort nu bij Vught. Als gevolg van deze herindeling vervreemdde de gemeente Haaren eind vorig jaar de overgebrachte archieven van de voormalige gemeente Helvoirt aan de gemeente Vught, waardoor Vught nu zorgdrager van deze archieven is. Via een vergelijkbare regeling heeft de gemeente Haaren de aanwezige akten van de burgerlijke stand van de voormalige gemeente Helvoirt vervreemd aan Vught. De gemeente Haaren - en daarna de gemeente Oisterwijk als rechtsopvolger - heeft het statische en semistatische archief van de gemeente Haaren zo goed als mogelijk afgesloten. Met uitzondering van de hierboven genoemde vervreemde archiefbescheiden, zijn als gevolg van de splitsing van de gemeente Haaren alle archiefbescheiden van Haaren overgegaan naar de gemeente Oisterwijk (zie hiervoor art. 3 lid f Wet splitsing Haaren). Conform art. 70 Wet Arhi is Oisterwijk nu zorgdrager van deze archiefbescheiden. Dit geldt dus ook voor informatie die betrekking heeft op het grondgebied en de inwoners van het dorp Helvoirt.

Deze informatie valt dus onder het zorgdragerschap van Oisterwijk, maar het grondgebied is nu Vughts en de Helvoirtenaren zijn nu inwoners van Vught. Om de gemeentelijke taken goed uit te voeren heeft de gemeente Vught dus toegang nodig tot informatie die in beheer is bij Oisterwijk. Dit geldt bijvoorbeeld voor de toegang tot dossiers in het sociaal domein van inwoners van Helvoirt. Daarom is in het voortraject van de herindeling afgesproken dat Vught - evenals Boxtel en Tilburg - toegang krijgt tot kopieën van dergelijke informatie van de gemeente Oisterwijk. Deze documenten blijven voor Vught dan de status van werkkopie houden omdat de originelen in beheer zijn in Oisterwijk. De gemeente Vught heeft de afspraken die zijn gemaakt met Oisterwijk bij de herindeling goed uitgevoerd en heeft daarbij de principes van de Wet Arhi en de Archiefwet gerespecteerd. Het archief van het sociaal domein dat betrekking heeft op de inwoners van Helvoirt is ter beschikking gesteld aan de gemeente Vught. Voor de burgers met een lopende rechtsverhouding heeft de gemeente Vught daardoor ook de beschikking over de historische data die is opgemaakt door de gemeente Haaren.

De archiefbescheiden die betrekking hebben op inwoners waarvan de lopende rechtsverhouding inmiddels is beëindigd, gaan naar de gemeente Oisterwijk als rechtsopvolger en zorgdrager van de archieven van de voormalige gemeente Haaren. Op deze manier kan de gemeente de zaak in vakapplicatie Suite afhandelen en de rechtszekerheid en continuïteit voor de inwoners van Helvoirt garanderen. Voor andere archiefbescheiden die betrekking hebben op Helvoirt, en dus in beheer zijn in Oisterwijk, heeft de gemeente Vught een apart proces ingericht in de applicatie Topdesk. De gemeente vraagt in een formulier de informatie op in Oisterwijk. Vught registreert de documenten vervolgens in Join bij de bijbehorende zaak. De documenten krijgen de omschrijving 'werkdocument' zodat duidelijk is dat het bewuste document geen te archiveren document is. De gemeentearchivaris oordeelt dat dit een goede uitwerking is van de afspraken die met Oisterwijk zijn gemaakt en een correcte uitvoering van de Wet Arhi. Daarnaast doet het ook recht aan het herkomstbeginsel: het archivistische principe dat de archiefbescheiden opgemaakt of ontvangen door de gemeente Haaren als één geheel bijeen blijven.

4

Zaaknummer: Z21 - 234387 Document IN/21 - 427547 Overig stuk inkomend

5. Vernietiging en hotspots (KPI 6.1en6.3) 5.1.

Vernietiging

De gemeente Vught werkt digitaal en digitaliseert papieren archieven volgens een handboek vervanging. De vernietiging van fysieke dossiers conform de vigerende selectielijst is op orde. De vernietigingsprocedure is ingericht in het zaaksysteem Jo in. Het uitvoeren van vernietiging van digitale informatie vanuit Join is nog een aandachtspunt. Dit is tot en met het jaar 2017 op orde maar in de periode daarna heeft de gemeente een achterstand opgebouwd . Om dit weg te werken, is de gemeente bezig met de aanvraag van een doorlopende machtiging vernietiging bij het BHIC. Met een dergelijke machtiging op zaaktypeniveau is het voor een gemeente eenvoudiger om de vernietiging van digitale archiefbescheiden goed te regelen. Dit gemeente zal als eerste een machtiging aanvragen voor de processen in het sociaal domein. Daarnaast werkt de functioneel beheerder van Join aan een betere inrichting van vernietiging in het zaaksysteem . De gemeente Vught bereidt een informatiebeheerplan voor. Het voornemen is om hierin ook de aanbevelingen mee te nemen, zoals opgenomen in het Verslag onderzoek volledigheid digitale dossiers gemeente Vught, uitgevoerd door het IBT in samenwerking met de gemeente Vught. Deze

aanbevelingen zijn in het inspectieverslag van vorig jaar door de gemeentearchivaris overgenomen.5 Eén van deze aanbevelingen betreft het volledig vernietigen van informatie waarvan de bewaartermijn is verstreken . Digitale vernietiging die voldoet aan archiefwettelijke eisen, betekent verwijdering van een archiefstuk zonder dat deze gereconstrueerd kan worden. Enkel het verwijderen van digitale archiefbescheiden uit het zaaksysteem is dan ook niet altijd voldoende. Vaak bestaat deze informatie (of de bijbehorende procesinformatie) ook nog op netwerkschijven, in e-mailboxen en in procesapplicaties. Van volledige vernietiging is dan ook pas sprake als alle kopieën van de archiefbescheiden en de procesinformatie zijn vernietigd. Ook bij de gemeente Vught bevatten procesapplicaties, netwerkschijven en e-mailboxen nog te vernietigen informatie. In een deel van de vakapplicaties is vernietiging niet of niet goed in te richten. Vught erkent dat dit een probleem is en wil dit als verbeterpunt in het informatiebeerplan opnemen . Het voorlopige beeld is dat er na vernietiging in Join nog een handmatige vernietiging in de vakapplicaties nodig is. Vught heeft een goed overzicht van in welke applicaties zich (kopieën van) archiefbescheiden bevinden. Daarmee is aan één van de belangrijkste voorwaarden voor het volwaardig inrichten van digitale vernietiging voldaan.

De gemeentearchivaris gaat ervan uit dat de gemeente in het informatiebeheerplan verbeterplannen maakt om de achterstanden op het gebied van digitale archivering in te lopen.

5.2. Hotspots In sommige gevallen kan het vanuit erfgoed- en verantwoordingsoverwegingen nodig zijn om meer informatie te bewaren dan volgens de selectielijst noodzakelijk is. Het aanwijzen van goed afgebakende hotspots geeft de gemeente de mogelijkheid om rondom deze specifieke thema's meer archiefbescheiden blijvend te bewaren. Een recent voorbeeld van een duidelijke hotspot is de coronaepidemie die veel gemeenten ook als zodanig hebben benoemd . De gemeente Vught heeft op dit moment nog geen hotspotmonitor vastgesteld, maar is van plan om hiermee aan de slag te gaan. Een

5

Zie hiervoor: Verslag onderzoek volledigheid digitale dossiers gemeente Vught (23-01-2019) en het Inspectieverslag van de gemeentearchivaris Vught (2020).

5

Zaaknummer. Z21 - 234387 Document: IN/21 - 427547 Overi stuk inkomend

voorlopige analyse van de gemeente laat zien dat er rondom thema's die voor een hotspotstatus in aanmerking zouden komen, zoals de ombouw van de N65, vooral sprake is van zaken die al blijvend te bewaren zijn. Het zaaksysteem geeft momenteel de behandelaar wel al de mogelijkheid om aan te geven dat een informatie van cultuurhistorische waarde is.

5.2.

Kansen

•

De vernietiging van fysieke archiefbescheiden is goed op orde.

•

De gemeente Vught heeft een helder overzicht van alle applicaties waarin zich te vernietigen archiefbescheiden bevinden.

•

De noodzaak van het inlopen van de achterstand op het gebied van digitale vernietiging staat scherp op het netvlies van de gemeente.

5.3. •

Bedreigingen Vernietiging is een wettelijke plicht die voortkomt uit art. 3 Aw. Het uitblijven van digitale vernietiging betekent dus dat de gemeente Vught niet volledig voldoet aan de verplichtingen in deAw.

•

De selectielijst bepaalt de vernietigingstermijn van een archiefstuk. Na de vernietigingstermijn vervalt in principe ook de AVG-grondslag om persoonsgegevens in die archiefstukken te bewaren. Aangezien veel overheidsinformatie persoonsgegevens bevat, is het niet op tijd vernietigen van (alle kopieën van) archiefbescheiden vaak ook een overtreding van de AVG.

•

De meest recente Selectielijst gemeenten laat nauwelijks nog ruimte om ervan af te wijken. Zonder vastgestelde hotspotlijst is het dus niet mogelijk om informatie met een hoge erfgoedwaarde (zoals bijvoorbeeld informatie rondom de corona-pandemie) uit te zonderen van vernietiging. Historisch onderzoek over deze periode wordt daardoor moeilijker. Een periodieke hotspotmonitor is een verplichting die voortkomt uit de Selectielijst gemeenten.

5.4. •

Aanbevelingen Ontwikkel, zo mogelijk in het informatiebeheerplan, een SMART-verbeterplan om de achterstand op het gebied van digitale vernietiging in te lopen en betrek daarbij naast Join ook de vakapplicaties die kopieën en/of procesinformatie bevatten. Dit beperkt en voorkomt de overtreding van AVG en Archiefwet. De Doorlopende machtiging vernietiging van het BHIC kan hierbij behulpzaam zijn.

•

Zorg dat bij de aanbesteding van applicaties wordt meegenomen dat deze een mogelijkheid hebben om de vernietiging van informatie in te richten. Het is verstandig om dit op te nemen in het informatiebeheerplan en breed in de organisatie te delen.

•

Stel een interne werkgroep in om hotspots vast te stellen en een periodieke hotspotmonitor in te richten om aan deze verplichting uit de selectielijst te voldoen.

6. Conclusies Zie voor algemene conclusies hoofdstuk 1 'Conclusies en managementsamenvatting'.

6

orpnisatie:

KPI nr.

1.

VUGHT

31-dec-20 Toelichting op antwoord KPl-Yl'llll· of deelYrqen

KPl-milll niet -.pbrachte archiefbescheidef1 (N·OI

LOKALE REGELINGEN

Hoofdvra•: Voldoen de gemeenteljke replngen aan de -nen]ke eisen?

1.1

Verordening archlefzorg

1.1.a

Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad wsqiestelde archiefverordening Inzake de archlefzorg dle voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving?

Grondslag: Aw art 30.l en 32.1 Praktijknorrn: VNG model archiefverordening

1.1.b

sep-2018 Zo ja, wanneer is de archiefverordening vastgesteld? Besteedt deze aandacht aan: - Zorgpllcht Burgemeester en wethouders (art. 1) • fäken gemeentearchivaris of gemeentesecretaris (art. 2) ten aanzien van overgebrachten en niet overgebrachten archiefbescheiden.

ja ja

- Verantwoording door burgemeester en wethouders (art.3)

ja

- Beschikbaarstelling gegevens de beschikbaarstelling gqevens voor verantwoording toezicht en publicatie (art. 4)

ja

- Opname in de archiefbewaarplaats van archieven van particulieren (art. 5)

nee

Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? Grondslag: AW art. 30.l Aw art. 32.2

1.2

Beheerreplln1 Informatiebeheer

1.2

Beschikt de gemeente over een door het college als archlefzorgdrager vastgestelde beheerrec;elina Informatiebeheer inzake het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, en het beheer van de archiefbewaarplaats? Grondslag: Archiefverordening van de gemeente Praktijknorrn: VNG model beheerregeling

U. Toelldltlng

jun- 20111 Zo ja: wanneer is de rqeling (of het besluit) vastgesteld? Besteedt dit besluit aandacht aan: Taken van de beheerder (art. 3)

ja

Taken en bevoegdheden van het Stratecisch lnforrnatieover1q (510) en gemeentearchiwris. (wie geeft advies over wat) (art. 41

ja

Overdracht en ter beschilckingstelling wn archiefbescheiden (art. 5) Verantwoordelljkheden t en aanzien van de archiefbewaar plaats (art. 6)

ja ja

De Beheerregeling Informatiebeheer is niet bij wet verplicht, maar wordt vrijwel altijd in een Archiefverotrdeni ng verplicht gesteld ((vgl. het VNG model daarvoor).

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

2

1.3

Strategisch lnfonn11tleoverleg (510)

1.3

Heeft het colleae als archiefzor1draser een stratealsch informatie overleg (SIO) in1esteld? Grondola1: Toelichting op de wijziging van het Archiefbsluit 2012. Prolrtl)knorm: VNG model aanwlJzlngs- en benoemlngs-beslulten Handreiking Strategisch Informatieoverleg [SIO)

Zoja: Is in dit 510 ook een onafhankelijke deskundige benoemd? Welke taken en bevoegdheden zijn, naast de wettelljke verpllchtlngen [6.3.d en 6.5.c), bij het SIO belegd?

nee Het Strategisch Informatie Over1ea {510) 1ee1t burgemeester en wethouders of de beheerder advies over:

Taken voor het SIO zijn In leder geval vaststelllng van een Hotspotmonltor (KPI 6.3.d) en advisering Inzake vervreemding van archiefbescheiden die geen gevolg Is van uitvoering van nieuwe wetgeving (KPI 6.5.c). Daarnaast kunnen bij het SIO andere taken en/of bevoesdheden worden belegd (zie Handreiking).

W1Jzlstn1 OVerheldsblken

1.4

Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij Heeft er In de laatste vijf jaar een dergelijke situatie plaatssevonden? Ji opheffing. samenvoeging. splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgHn7 Zo j•. welke? Grondslag: Aw art. 4 Zo ja, welke? Welke voorzlenlng[en) Is/zijn getroffen? Wet algemene regels herindeling (ARHI) art. 70 Praktljknorm: Handreiking Inrichting Informatie- en archiefbeheer bil samenwerkingsverbanden (Verbonden partijen) (Juridische) voorzieningen die de zorgdrager zou moeten treffen zijn het opstellen van een akte van terbeschikkingstelling, of een verklaring van overbrenging dan wel vervreemding. 1.4.. Toelidltlng Daarnaast moet de gemeentelijke organisatie zorgen voor het afsluiten van archieven en de [voorbereiding van) terbeschikkingstelling. overbrenging of vervreemdi ng.

1.4

1.5 1.5.a

Gemeemchllppelljke regelingen en andere Intergemeentelijke Hmenwerldnpvormen Treft het colleae als archiefzorgdrager, bij de instell ng van een gemeenschappelijke regeling p en andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert, voorzieningen

omtrent de zorg voor de archiefbescheiden? Grondslag: Aw art. 40 Praktijknorm: Handrelkln1 lnrlcht1n1 Informatie- en 1rchlefbeheer bil 11menwerklnpverbonden [Verbonden portlJenl Handreiking informatieveiligheid en samenwerkingsverbanden

Heeft er in de laatste vijf jaar een dergelijke situatie plaatssevonden?

nee

nee

Zo ja, welke voorziening(en) is/zijn getroffen? Is bijvoorbeeld een archiefbewaarplaats aansewezen en een archivaris benoemd / aangewezen, het uitbestede archiefbeheer geregesl in de vorm van bijvoorbeeld een mandaadregellng, en de lnformmatlevelllgheld geregeld? Neemt de gemeente in samenwerkingsovereenkomsten met private partijen ook dergelijke bepalingen oer de noodzakelljke voorzieni ngen voor het archiefbeheer?

l.5.1 Toelchtlng

Het gaat hier om het op afstand zetten van de uitvoering van taken in gemeenschappelijke regelingen (GR). Dit kan alleen door middel van mandaat. Het college blijft dan archiefzorgdrager. (Wanneer een gemeente taken of bevoegdheden op basis van delegatie onderbrengt In een GR, Is sprake van de overdracht van taken zoals bedoeld In KPI 1.4. Het college Is dan niet langer archlefzorgdriiier.] Als medeoprichter van een GR is het collea;e verantwoordelijk voor opname van een archiefparagraaf in de GR-tekst waarin tenminste de bestuur lijke verantwoordelijkheid wordt belesd voor het GR-archief. Als zorgdrager moet het college regels stellen aan aeatie en beheer van gemeentelijke archiefbescheiden bij de GR, bijvoor beeld door middel van dienstverleningsovereenkomsten. Sinds de invoering van de Aw 1995 zijn andere samenwerkings-verbanden in zwang gekomen waarover de wet niets zegt. Het is echter verstandig bij deze KPI ook te kijken naar het op afstand zetten van de uitvoering van taken in overheidsstichtingen en NV's en In publiek-private samenwerkingsverbanden (BV, NV, VOF). De getroffen/ nog te treffen bevelllglngsmaatregelen wat betreft Informatie behorende bij ultgeplaatste taken worden hier niet bevraa&d, en behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

3

1.5.b

Zijn alle gemeenscnappelljke recellngen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen In het landelijk GR-i'egister, en is er een overzicht van andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert?

Zo nee: bevat het (eigen) rqlster per gemeenschappelijke rqellng In leder geval:

Grondslag: Wg art. 27

de deelnemers;

Pniktijknonn:

de wettelij ke voorshriften waardoor de bevoegdheden van het samenwerkingsverband worden beheerst; de bl!Ol!fldheden die bij de regeling zijn overgedragen; het adres en plaasts van vestiging; of het een openbaar llchaam of een gemeenshappelljk orgaan Is Ingesteld; Is er een overzicht van andere Hmenwerkingsverbanden? Zo ja, is dit overzicht actueel en vo lledig?

LS.b Taelldlt1111

Voor nadena uiUeg van hel landelijk GR-register, ook in nalatie IDl WGR art 27, zie https:/lwww.koopovameid.nl/voor-ovemedenlgemeenten-provincies-en-waterschappen/gemeenschappleijke -regelingen.

1.6

Mandaatregelins archiefzorg

1.6

Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van reaels?

)Il

Grondslag: Awb litle 10.1

Zo ja, voldoet deze aan de wettellj ke voorschriften voor dergelijke rqellngen?

Vervanging Is gemandateerd aan teamleider Organisatieondersteuning

Houdt de gemeente zich daanian, d.w.z. worden de diverse bevoegdheden uitgeoefend door de ter zake bevoegde ambtenaren?

ja

L6. Taelldltlng

Bijvoorbeeld voor de vervanging van archiefbescheiden of voor opstellen en ondertekeningen van vemietigngslijsten.

1.7

Uitbesteden Archlefbeheer(staken)

1.7

Worden er archlefbehel!r(deel)tMen ultbestnd7 lnclen (aspecten van) het archielbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekr-.chtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovwHnkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke elndvenintwoordelljkheld? Grondslag: BW boek6 Gemw art. 160 en 165

)Il ZO ja, per geval: Is er een dienstverleningsovereenkomst?

nee: de taken die het BHIC uitvoert liggen vast In de gemeenschappelijke regeling en de archiefveror dening van het BHIC

Zo ja, in hoeverre is in de overeenkomst rekeni ng gehouden met de wettelij ke gemeentelijke elndverantwoordelljkheld? Zijn er maatregelen setroffen In het kader van falnlssement, beslagleglng of inbeslagname bij betrokken private partijen? Zijn er maatregelen getroffen in gevallen) van externe data-opslag, bijvoorbeeld bij procesapplicaties (al dan niet in de cloud) ?

Zijn, i n geval er sprake is van persoonsgegevens in de archieven, de nodige verwerkovereenkomsten gesloten? Denk bij het uitbesteden van archiefbeheertaken of-diensten aan: inhuur personeel; huur archiefruimte, archiefbewaarplaats of e·depot; het extern laten bewerken of restaureren van papieren archieven; het laten hosten van digitale gegevens. Wanneer de hele documentaire Informatievoorziening Is uitbesteed [bijvoorbeeld In een shared service centre) of het beheer van de statische archieven Is uitbesteed aan een externe archieforganisatie, dan Is sprake van een op afstand gezette taak als bedoeld In KPI 1.5.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

4

Publicatie en bekendmaking

1.B 1.8

Doet de gemeente haar publicaties en bekendma~en via DROP (Decentrale Reaelaevln& en Offidi!le Publicaties) en/ of https://www.offidelebekendmakingen.nl/gemeenteblad?

Zo nee, hoe geschiedt dan publicatie en bekendmaking dan wel?

Grondslag: Wet elektronische publicaties per 1-1-2021. Praktljknonn: Gemeenteblad op website: offlclelebekendmaklngen.nl ULToelldldng De Inwerkingtreding van de Wet electronlsche publlcatles Is gepland ljan. 2021. Vanaf dat moment moeten regelingen en bekendmaklngn van de overheid vla DROP op https://www.offlclelebekendmalclngen.nVgemeenteblad worden gepubliceerd. Drop Zie https://www.koopoverheld.nVvooroverheden/gemeenten-provlndes-en-waterschappen/drop

MIDDELEN EN MENSEN Mlddelen

2.

Z.1

Hoeveel mlddelen stelt het colege als archlefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het b•hur v1111 de •rchi•lbncheid•n Vlln de gemeent•lijke org1111•n en het toezicht daarop?

2.1

Grondslag: Aw art. 30.2

Z.L Toelldldnl

vraag beantw. ln Wat Is het totale bedrag dat Is opgevoerd op de begroting van het lopende ]aar? kolom

613.000

Toelichting pm./GR Welk bedrag is gereserveerd voor de in de linker kolom benoemde kosten ? NB er zijn kengetallen nodig om te kunnen bepalen of het gereserveerde bedrag redelijkerwijs voldoende is om de kosten te dekken.

personeel 441.500 GMR BHIC 95.700 beheersystemen 52.000 huur depotruimte 25.000

De volgende kostensoorten zijn relevant: loon personeel, externe inhuur personeel, opleiding personeel, materialen voor het papieren archief (zippels, verpakking e.d.), externe bewer1ting archieven, vernietiging, bouw/inrichting archiefruimte (ook dlgltaall, huur archiefruimte of opslag. externe dlgltallserlng archieven, scanners, software DMS/RMA, software DSP/ZTC, archiefdienst of aanslultlng bij exter ne archieforganisatie (archiefbewaar plaats), aanslultlng docum entenwacht. Er zijn geen kengetallen beschikbaar.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

5

z.z

Mensen, kwantitatief tbv beheer

2.2.a

Hoeveel mensen (fte's) stelt het colleae als archlefzorsdracer na 1oedkeurlng door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden un de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.

vraac be1ntw. In kolom Toelichting

174fte Wat is de totlle omvang in fte van: Al medewerkers In de organisatie die Informatie produceren of verwericen?

pm./GR Grondslag: Aw art. 32

BI Medewerkers In de organisatie die zijn belast met Informatiebeheer, zoals 8,11 fte medewerters DV,ICT, interne archiefdienst en eventuele informatiebeheerders op andere afdelingen. Wat Is de omvang In fte van de medewerkers die zijn belast met het infonnatiebeheer, uigesplitst naar functiesoort.

:z..z.•• Toelldltm1

Er zijn geen kengetallen beschikbaar

2.2.b

0.67 adviseur lnfonnatievoorzlenlng 1,00 medewericer infonnatiedienstverlening 1 1,00 medewerker servicedesk DIV 4,00 medewerker informatiedienstverlening 1,44 assistent documentaire infonnatievoorziening

Zijn de medewerkers in de organisatie die informatie produceren of verwericen ja voldoende op de hoogte van de interne richtlijnen op infonnatiebeheergebied om een goed Informatiebeheer te kunnen garanderen? ...___,_,,___ " - van welke aard zijn de achterstanden? Zie de voorbeelden in de toelichting. - wilt is de omvang van deze achterstanden fysiek (aantal m of MB, GB, TB)?

- en in geschat aantal arbeidsuren om deze weg te wericen? - waarom zijn deze achterstanden ontstaan? - zullen zonder ingrijpen deze achterstanden nog groeien? - is het wegwerten van de achterstanden in een planning opgenomen? - zo Ja. op welke termijn worden de wericzaamheden OPSepakt en afgerond? 2.2.b Toellchtl111 Het gaat hier om structurele achterstanden die binnen de dagelijkse uitvoering van de beheerwerkzaamheden met de normale personeelsbezetting en toegekende middelen niet zijn weg te wericen. Voorbeelden nlet--OVergebrachte archieven: . ·. . . 2.2.c Zijn er aanmerkin1en aeweest vanuit het Interbestuurlijk Toezicht door de provincie? Zo ja, welke?

Z.3

Mensen, kwafitatief tbv beheer

2.3.a

Kan het callege als archlefzorgdrager het kwalltettsnlveau waaronder de opleldlng van het onder 2.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 4.2.) Grondslag: Aw art. 32.2

Per functie aangeven:

vereiste opleiding. werk- en denkniveau;

HBO: adviseur Informatievoorziening, medewericer infonnatiedienstverlening 1 MBO+ medewerker servicedesk DIV, medewerker informatiedienstverlening HAVO: assistent document aire informatievoorziening

werkelijke opleidingsniveau van de medewerkers.

Afwijkend t .o.v vereist. Medewericer informatiedienstverlening 1 WO medewericers lnformatledienstverlenlng HBO

Zijn er medewerkers in opleidi ng? Zoja, welke opleiding en wanneer afte ronden? Wilt is het opleidingsbudget (per medewerker/ afdeling)? 2.3.b

Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan?

2.3.c

Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het Interbestuurlijk Toezicht door de provincie?

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

1 SOD 1 afgerond november 2020 Organisatiebreed opleidingsbudget afhankelijk van behoefte en noodzaak in gezet.

Zo nee, welke niet? Zie 2.2.b voor voorbeelden.

Î::::iiii~:J Zoja, welke?

6

Z.4

Mensen, kwantltlef tbv toezicht

2A

Hoeveel formatieruimte heeft het colleae als archiefzorplraaer vasta;esteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de 1rchielbew1arplaats overgebrachte .-chielbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers.

vraec be1ntw. In Wat is de totale omvang in fte en wat is de omvang per functiesoort [archivaris/ kolom

archiefinspecteur f overi&)?

Toelichting pm./GR

Totale omvang: 2,Sfte. Verdeeld over de vol&ende functies: 2 archiefinspecteurs (totaal 1,6 fte), 1 gemeentearchivaris [0,4 fte), 1 adviseur dlgltale Informatie (0,2 fte), 1 adviseur vemletlglng 0,3 fte. Houden toeilcht bij 14 gemeenten, de

Grondslag: Aw ut. 32.2 Praktijknorm: Rekennonn formatie (inter-)gemeentelijke archiefinspectie (LOPAl/KVAN/BRAIN) 2010

3.

ARotlEFRUIMTEN, APPLICATIES, ARotlEFBEWAARPLAATS EN E-DEPOTS

3.1

Archiefruimten, applicaties en serverruimten

3.1.a

Beschikt de gemeente over een of meer [analaoge) archiefruimten waarvan Is vastp!steld dat deze aan alle In de Archlefregellng en -besluit genoemde eisen voldoen?

Door wie Is d•t vastpstekl? (Indien er een exteme f commercli!le archiefruimte Is Ingehuurd die aan de eisen voldoet kan KPI 3.1.a met 'ja' worden beantwoord)

Archiefruimte In gemeentekantoor door Archl eftnspectle Depot bij het BHIC door gemeentearchivaris en depotbeheerders.

En wanneer?

Archiefruimte gemeentekantoor In 2009 Depot blj het BHIC jaarlijks.

Abort.13

Geef voor elke archiefruimte aan of deie aan de eisen voldoet.

voldoet

Ar 1rt. 27~. 57 en 59

Zo nee, aan welke eisen niet?

Grondslag: Aw 1rt. 21.1

Praktijknorm Checklist van de Permanente commissie bouwzaken archiefinspecteurs 3.1.b Gebruikt het college deze an:hlefrulmte[n) t.b.v. de te bewaren en op termijn naar de archlelbewurplaats over te brengen archiefbescheiden?

Indien 3.1.a met nee Is beantwoord en toch wordt gebruik voor te bewaren ..__ _ _ _" archief, dan sprake van d uurzaamheidsrisico.

Grondslag: Aw art. 21.1 Abart.13

Ar art. 27-46. 57 3.1.c

3.Lc Tmlldill•

Beschikt het a>llege over een appliarties -OMS IRMA en procesapplicaties wa.-mee de noodakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd?

Is er een overzicht van deze applicaties?

ja

Zo ja, is er concreet zicht o p evt. ontbrekende functionaliteiten van de afzonderlljke vakappllcatles, bijvoorbeeld ten behoeve van vernleti&lng of van migratie / conversie van informatie?

ja. Vemietiging is in vakapplicaties niet mogelijk. Het gaat hier om procesinformatie. Documenten zijn gearchiveerd In het zaaksysteem/DMS

Onder informatiebeheertaken verstaan we de onderdelen van het beheer die in hoofdstuk 6 t/m 8 van deze handreiking aan de orde komen. De normen IS0-16175·2 (internationaal) en NEN2082 (nationaal) bevatten te stellen eisen aan applicaties gebruikt voor Informatiebeheer. De getroffen f nog te treffen bevelli&lnpmaatregelen wat betreft di&ltale Informatie In DMS f RMA en vakappllcatles worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveili&ing op grond van de BIO.

3.4

Onderdeel gemeentelijk rampenplan

3.4

Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan wa•in ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing ofvelllgstellng van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals [te bewaren! archiefbescheiden zijn ope;enomen?

Zo ja, aan welke elementen wordt aandacht besteed? M.a.w.: hoe volledig is dit plan?

Er is een calamiteiten en ontruimingsplan (conform Leidr aad LOPAI) voor de archiefruimte In het gemeentekantoor

Grondslag: Wet veiligheidsregio's art. 3; Praktljknorm: Handreiking regionaal rlslcoproftel Risicoprofielen van de veiligheidsregio's. Het regionaal rlslcoproftel Is een Inventarisatie en analyse van de In een velllgheldsreglo aanwezige risico's, Inclusief relevante risico's uit aangrenzende gebieden. Het rlslcoproflel moet zijn vastgesteld door de velllgheldsreglo (en Is daar ook op te vragen). De handreiking onderscheidt zes vitale belangen. Punt 6 betreft de veiligheid van cultureel erfgoed.

3.5

Plan vellgheld, calamltelten en ontruiming

3.S.a

Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimi1l115plan, en een veiligheidsplan voor hete-depot (of de e· depots)?

Praktijknorm: Leidraad calamiteitenplan archieven LOPAI (2002), nu BRAIN

Ten aanzien van analoge informatie: Zo ja, aan welke elementen wordt aandacht besteed? M.a.w.: hoe volledig is dit plan?

Er is een calamiteiten en ontruimingsplan (conform Leidraad LOPAI) voor de archiefruimte in het gemeentekantoor

Wordt het LOPAl-model gevolgd?

ja

Wordt er regelmatig mee geoefend, en zo ja, hoe vaak?

nee ja

Zijn de autorisaties op de fysieke toeaang tot de archiefruimte(n) ersp. Archiefbewaarplaats(en) ingericht?

3.5.11Dellditln1

Oe ptroffen / n01 te treffen beveili1ins1m11~len wat betreft dilitlle informatie in edepot[•] en (anderel applicaties worden hier niet bevre1id, want behoren tot het domein van irrformatiebeveili1in1op1rond wn de BIO. Oe VNG lrrformatiebeveililinasdienst (IBO) heeft een aanllll ..,...naamde openitionele kennisproducten besdiikbear voor aspecten van inform1tiebeveili1ins, iie https://www.inform1tiebeveili1inpdienst.nl/kennisproducten-ibd/

3.S.b

Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aqewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 3.4)

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

Ja

Zoja, welke?

Depot ruimte BHIC is aangeweien bij totale evacuati e. Naast gelegen repro ruimt e of hoger gelegen bedrij fskantine voor t ijdelijk e evacuatie

7

4. 4.1

Interne kwaliteitszorx en toezicht Kwaliteitssysteem archiefbeheer Maakt het colleae als zo11drager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden

4.1.a

Het KIDO en de KPl's maken onderdeel uit van de PDCA cvctus rea liseren duurzaam toegankelijke lnformatlevoorzlelng gemeente Vught.

gebruik Vlln IMll1 kwaMtllitssysteem w•arvoor toetsb•re eisen zijn geformuleerd? Grondslag: Archiefregeling art. 16;

Praktljknorm: KIDO 4.L1. toelchtlng Een kwaliteitssysteem is het geheel van #organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszor~. De archiefwetgeving schrijft niet voor hoe een kwaliteitssysteem vormgegeven moet worden, maar stelt In de toelichting op de Archlefregelln& dat "elk e overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan Informatie- en archiefmanagement In overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken•. De organisatie moet kunnen aantonen dat beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belqd, hoe taken dienen te worden uit&evoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en in hoeverre aan bepaalde standaarden wordt voldaan en dat regelmatig interne toetsing en ewluatie plaatsvinden. Zo j• of dHls, welk systHm? (n.v.t.?/ indien kpi 4.1.a ~Ja/deels? dan beantwoorden in kolom Toelichting op antwoord)

4.1.b

vrug bHntw. in Besteedt het systeem aandacht aan:

kolom Toellchtlng

Grondslag: Archlefre,gellng art. 16;

zo ja of deels, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem? Idem 4.1.b

4.1.c

Praktijknorm: KIDO

Gekwalificeerde gemeentearchivaris

4.3.a

Heeft het college als archlefzorgdrager een gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de welovergebrachte?

ja

organisatie (KIDO hoofdstuk 41 operationele Inrichting van het Informatiebeheer (KIDO hoofdstuk 5)

ja ja

de onderscheidelijke informatiebeheerprocessen ( KIDO hfdstuk 6-9)

ja

Zijn er Intern normen vastgesteld waaraan het Informatiebeheer moet voldoen en ja waarop structureel periodiek wrodt getoetst? ..---Ja .,--- - Worden er systematisch kwalit eitscontroles gedaan? Zo Ja, welke? ja. Op basis van diverse cognosrapporten worden documenten en zaken gecontroleerd en de documentregistratles w orden gecontroleerd op moment van defintief maken en zaken worden gecontroleerd op volledigheid na afhandelen door behandelaar.

Grondslag: Archiefregeling art. 16;

4.3

beleld (KIDO hoofdstuk 3)

In hoeverre zijn medewerkers (behandelHrs) op de hoogte van de interne lnformatlebeheervoorschrlften?

Alle nieuwe medewerkers krijgen instr uctie in de eerste werkweek. Er vindt jaarlij ks bljschollng plaats. En In het kennissysteem van Topdesk zijn procedures beschreven.

Vindt periodiek inteme toetsi ng van het kwaliteitssysteem plaats? Zo ja, worden daaruit consequenties getrokken (PCDA)?

Ja Verbeterpunten worden omgezet naar acties. De voortgang wordt besproken In het Informatie- en archiefbeleidsoverlq.

Ja

Gemeenschappelijke regeling BHIC

Grondslag: Aw art. 32.1, 3.2.2 en 32.3

Aanpaasingewet WNRA art 8.0 Praktijknorm: Model aanwijzingsbesluit VNG

u

T....,htlR«

4.3.b

De Wet Normallsatle Rechtspositie Ambtenaren (Wnra) treedt met Ingang van 1 januari 2020 In werking. De Archiefwet wordt daarop aangepast [art. 32 voor gemeentenl. In de praktijk betekent het dat benoemlngsbeslulten vanaf 2020 moeten worden omgezet in aanwijzingsbesluiten. Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek?

Zo nee, is deze in opleiding? Hoe ver gevorderd?

Grondslag: Aw art. 32.1

4.4

Verslag toezicht archiefbeheer

4A

Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

zo ja, is dit een verslag o p basis van de voorliggende archief-KPl's? ja Ja Als dit niet het geval is, leg uit welke facetten het inspectieverslag wel aan de orde ..__ _ _ _" stelt .

9

Wat wordt gedaan om de Inhoud van het verslag bij het college onder de aandacht te krijgen?

Het verslag van de archivaris wordt samen met dit KPI formulier en een raadsinformatiebrief aan het colle1e voorgelegd. Na instemming gailt de raadsinform iltiebrief samen met het verslag van de archivaris KPI fprm uller naar de raad en de Provincie. Het college en de raad worden met een raadsinformatiebrief met daarin eventuele verbeterpunt en en het verslag van de provincie gelnformeerd over de bevindingen.

Wordt voldaan aan de wettelijk bepaalde regelmaat waarmee het verslag moet worden uil!lebracht?

ja, de gemeenteraad wordt jaarlijks geïnformeerd

Grondslag: Aw art. 32.2

Praktijknorm: VNG model archiefverordening

4.4. Toellclltln1

Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen.

5. 5.1

ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKEWKHEID EN DUURZAAMHEID ARC"EFBESCHEIDEN Geordend overzkht analoos en dlBftaal

5.1

Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren] archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur?

G•mt hmt om Hn llftl"lil:ht Df....., -cllllln1 Hier worden overzichten bedoeld van de werkelijk aanwezl1e documenten en iaken/dosslers. In dit overzicht staat.. kort samengevat, om welke archiefbescheiden het gaat., waar deze te vinden is (fysieke loatie/applicatie) en of het om te bewaren of op termijn te vernietigen archiefbescheiden gaat;

1

Op welk niveau {documenten, dossiers, bedrijfssystemen, databases etc.) worden ze bij gehouden?

Documenten, dossiers, zaaktypen

Ab art 12 Ar art. 18 en 23

Welke soorten metadata worden ger1!4:istreerd in welke overzichten(en)?

Beschrijvend, administratief en beheersmetadata

Wordt er gebruik gemaakt van een zaaktypencatalogus? Zo ja welke?

zaaktypen.nl gebaseerd op 1-navigator

Grondslag: Aw art.3 en 21.2

Wordt de omvang in meters resp. GB/rB bijgehouden? Zo j•. wat is hiervan de omvang? {peildatum kengetallen aangeven] Worden ook archiefbescheiden In vakappllcaties opgenomen In het overzicht? Indien dit niet het geval Is, Is er een overzicht van relevante vakappllcatles beschikbaar?

Nee. Er Is een overzicht van de appllcatles

Wordt In het geordend overzicht ook blJllehouden of en waar er sprake Is van [een Ja bepaald soort] persoon51egevens?

S.L Toallclllln1

Wordt In het overzicht ook bijgehouden of er beperkingen aan de openbaarheid zijn gesteld?

Ja

Zijn ook netwerkschijven, emailboxen van medewerkers en gemeentelijke databases in het overzicht opgenomen?

nee

Zijn ook alle gemeentelijke websites en de sodal mediakanalen van gemeente en bestuurders In het overzicht opgenomen?

nee

Naast post- of dossierregistratie-, zaak- en documentmanagementsystemen, die over archleffunctlonalltelt beschikken conform NEN 2082. zijn meestal tal van andere Informatiesystemen In gebrui k die wij hier samenvatten onder de noemer 'vakapplicaties'. Bij deze kpi zijn twee zaken van belang: 1) de mate waarin de gemeente het gehele informatiebeheer in kaart heeft. Kijk niet alleen naar het post- of dossierregistratie-, zaak- of documentmaniliementsysteem, ook de gemeentelijke website, verplicht digitaal te bewaren ruimtelijke plannen (DURP) en andere applicBties waarin zich te bewaren informatie bevindt, moeten in het overzicht zijn opgenomen. Denk daarom aan het opvragen van een compleet overzicht van systemen/applicaties die in gebruik zijn; 2) hoe groot het percentage archiefbescheiden Is dat ter archivering wordt aangeboden (capturel. In hoeverre leggen medewerkers bijvoorbeeld werkarchleven aan [In mailprogrammatuur, op netwerkschijven of op papier] die niet bij de afdellng DIV of In een te archiveren applicatie terechtkomen1 De hoeveelheid e-mails die wordt gearchiveerd in vergelijking met het totaal aantal e-mails dat de organisatie binnenkomt kan als indicatie dienen. Let ook op projecten die op andere locaties worden uitgevoerd en op het gebruik van sociale media.

Voor overgebrachte archieven kan gekeken worden naar de mate waarin aanwinsten en nog te bewerken archieven zijn opgenomen in het archiefbeheersysteem.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

10

5.2

Authenticiteit en context analoos en digitaal

5.2.a.

Heeft het collqe als archiefzoradracer ervoor aezorad dat van elk der ontvanaen of OP1emaakte [te bewaren! archiefbescheiden met behulp Vlln metagecevens(schema) kan worden vastgesteld:

Heeft de oraanisatie de beschrijvinJ van metagegevens vastaelead in een metageaevensschema conform NEN-150 23081 of het model TMLO /MOTO?

nee

Zo ja, is dit schema vast&esteld en geïmplementeerd? Geef per overzicht, [archief)systeem, databilSe etc. zoals bedoeld onder 5.1 aan, of dit voor de punten 5.2.A.1 t/m 5.2A5 het geval Is.

Grondslag: Ar art. 17 en 19 Praktijknorm: TMLO 1.1 2014

MOTO Ccon&ultatieversie april 2020) 5.2.1 Toelichting

Invulling van kpi 5.2.a.l - 5.2.a.5: Niet-overgebrachte archieven: Geaevens over archiefbescheiden worden VilStgelegd In de metadatavelden van systemen. Kpl 5.2 moet op verschillende niveaus worden beantwoord: 1) of de gebruikte (postregistratie-, zaak- of documentmanagement)systemen en applicaties beschikken over de vereiste metadatavelden om de hieronder bij kpi 5.2.a.1 t/m 5.2.a.5 geformuleerde vereisten vast te legen. In dat geval kan worden volstaan

5.2.a.1

- de inhoud, structuur en verschijningsvonm;

Voor nadere uitleg over metagegevens, zie: till!egevens, zie https://www.gemmaonline.ni/index.php/Verdiepi11Lmetagegevens.

jll

Worden archiefbescheiden/dossiers lnhoudelljk beschreven?

ja

Gaat het om (wat betreft de originele archiefbescheiden/ dossiers) analoge of digit ale informatie?

digitaal

Is in geval van digitale archiefbescheiden het opslagformaat vastgelegd?

ja

5.2.1.1 Toallchtl"I In de meeste [maar lang niet alle) gevallen voldoen als beschrijving van inhoud, structuur en verschijningsvorm metadata over: identificatiekenmerk - uiterlijke vorm -Inhoudsomschrijving (bijvoorbeeld omslag. doos) resp. aggregatieniveau (bijvoorbeeld zaakdossler} - lnhoudsbeschr1Jvlrc -datering Eisen aan inhoud, structuur en verschijningsvorm zijn soms al vastgelegd in de sjablonen die voor documenten worden gebruikt. 5.2.a.2

5.2.a.3

5.2.a.4

5.2.a.5

-wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of OPlemaakt;

- d• nmenha1111 met

•rider• mrt:hiefb•scheiden;

- de uitgevoerde beheeractiviteiten;

- de besturlngsprogrammatuuo- of toepassingsprogrammatuur Inzake de archiefbescheiden.

Wanneer? Doorwle7 Uit Hoofde van welke tHk of werkproces? ......- - . - - - " Worden archiefbescheiden logisch met elkaar in verband gebracht d.m.v.

ja ja ja ja

~----- dossiervormin&fzaakvorming7

Is van archiefbescheiden vastgelegd dat ze in een bepaalde vorm (analoog/digitaal! als origineel worden beschouwd? Wordt vasr,;elegd of zaken/dossiers aan elkaar zijn gerelateerd, bijvoorbeeld in geval an bezwaar- of beroepszaken? ~--jll ~-~ Worden de bewaartermijn, de conversie/ migratie en de (andere) wljzlglng{en)

ja ja bewaartermijn en versiebeheer

- - - - - - van de archiefbesheiden vastgelegd? Worden de archiefbescheiden, in gveal van verwijdering uit het beheersysteem of Ja. Vraag beantwoord voor zaaksysteem. Voor alle overige uit de vakapplicaties, opgenomen in een specificatie bij een verklaring an systemen gebeurt dit niet vemietiging. overdracht in beheer, ter beschikkingstelling. vervreemding of overbren1l1117 .....--jll ~-- Is de besturingsprogrammatuur of toepassl111sprc&rammatuur Inzake de ja ~----- archiefbescheiden vastaelegd7

5.2.a.S Toelchtl"I Dit moet worden vast&elegd wanneer men kiest voor emulatie als bewaarstratqie. Emulatie is de methode waarbij de technische omgevin1 die noodzakelijk is voor het uitvoeren van oude programma's, softwarematig wordt nagebootst. Als gekozen wordt voor open formaten zijn deze gegevens minder relevant.

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

11

5.3

Systeem voor toepnkelljkheld analoog en digitaal

5.3

Waarborat het archiverin&Ssysteem de toeaankeliJke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig d.t elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbll• of wurneemba• te maken is? Grondslag: Aw srt. 3 en 21.1 Ab art 12 Praktljknorm: Ar art 20 Weten of vergeten? Handreiking voor het toepassen van de Algemene verordening gegevensbescherming In samenhana met de Archiefwet in de daaelijkse praktijk van het informatiebeheer bij de overheid

Is alle informatie die onder de Archiefwet valt met behulp van de onder 5.2a.1, 5.2a.2 en 5.2a.3 genoemde metagecevens terug te vinden en leesbaar te maken?

ja

Is de toegankelijkheid gewaarborgd van de gemeentelijke websites en mobiele applicaties (apps) voor mensen met een beperking conform het Tijdelijk besluit digit ale toegankelijkheid overheid? Is er bijvoorbeeld op de website een toqankelljkheldverklaring geplaatst?

Status toegankelijkheid is B- voldoet gedeeltelijk. Toegankelijkheidsver klaring staat op website.

Is de beperkte beschikbaarheid gewaarborgd van In de archiefbescheiden voorkomende personen conform de AVG?

Nee

5.3. Toelldnln1

Website dlgl ToegangkellJkheld Het archiveringssysteem moet minimaal doorzoekbaar zijn met behulp van een van de onder 5.2.A.1, 5.2.A.2 en 5.2.A.3 genoemde metasegevens. Wat als redelijke termijn beschouwd kan worden, hanst mede af van het werkproces. Voor de overgebrachte archieven is beoordeling van 'redelijke termijn' afhankelijk van de afspraken die zijn vastgelegd in een Handvest Dienstverlening.

5.4

Duurzame materialen en ppYensdraprs analoo1

5.4

Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden?

2o ja, kort aangeven welke.

Printers voldoen aan COT akte printerkeuring { ISO 11798); papier voldoet aan N EN2728; inkt aan ISO 11798; pennen voldoen aan Dl N 16554-2:1982 of ISO 12757-2:1998; digitale gegevensdragers worden niet gebruikt voor het bewaren van archiefbescheiden

Grondslag: Aw art. 21.1

AB art.11 AR art. Hien 14-15 Praktijknorm: Goedgekeurde printers (COTI Geschikt papier {LOPAI, 2013)

5.4.. Toelldl~I

Onder duurzaamheid verstaat men het "leesbaar en interpreteerbaar houden gedurende de wettelijk bepaalde bewaartermijn".