Jaarstukken 2020 met Controleverslag accountant Jaarstukken 2020 (2021-25959 )
Tekst van het document
Jaarverslag en jaarrekening
2020
tribuut belastingcentrum
Inhoudsopgave Voorwoord
4
Jaarverslag
5
Programmaverantwoording
5
Programmaonderdeel 1.1: Waarderen
5
Programma 1.2: Gegevensbeheer WOZ
8
Programmaonderdeel 1.3: Heffen
10
Programmaonderdeel 1 .4: Invordering
12
Programmaonderdeel 1.5: Frontoffice
14
Algemene dekkingsmiddelen
15
Overzicht van de kosten van overhead
15
Paragrafen
16
W eerstandsve1mogen
16
Financiering
18
Bedrijfsvoering
19
Jaa1Tekening
21
Activa
21
Passiva
22
Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening
23
Overzicht van bijdrage gemeenten in de jaarrekening
24
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling
25
Algemeen
25
Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening
25
Balans
25
Toelichting
26
Vaste activa
26
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar.
26
Liquide middelen
27
Eigen vermogen
27
Vlottende passiva
27
Toelichting op het overzicht van baten en lasten
28
Waardebepaling
28
Gegevensbeheer
28
Heffen
28
Invordering
28
Frontoffice
28
Jaarverslag Tribuut 2020
Algemene dekkingsmiddelen
29
Incidentele baten en lasten
30
Niet uit de balans blijkende financiële verplichtingen en rechten
30
Gebeurtenissen na balansdatum
31
Wet normering bezoldiging topfunctionarissen
29
Bijlage 1: Overzicht Taakvelden
32
Jaarverslag Tribuut 2020
Voorwoord Voor u ligt het jaarverslag van 2020. Ik schrijf dit voorwoord letterlijk in de eerste dagen van mijn aanstelling als interim directeur. Ook vorig jaar rond deze tijd startte een nieuwe directeur na een periode van minder aandacht van de vertrekkende directeur. Wat goed daarom dat de medewerkers de verantwoordelijkheid naar zich toegetrokken hebben om niet alleen de basis door te laten lopen, maar ook verbeteringen in processen door te voeren. In 2020 is een na een onderzoek van Rijnconsult een plan gemaakt voor de doorontwikkeling. Dit rapport is besproken met het bestuur. In december is dat vertaalt in een routekaart waarin voor de 3 stappen, Risico's verminderen, Continu verbeteren en Structuur/Cultuur, de te behalen mijlpalen zijn bepaald. Deze planning loopt door tot de zomer. Eind 2021 zijn er een aantal evaluaties gepland. 2020 stond ook in het teken van het omzetten van de WOZ taxaties van m3 naar m2. Dat is voor 4 gemeenten inmiddels afgerond. Deze inwoners hebben dit jaar de taxatie op basis van m2 ontvangen. De zorgen omtrent de 'No Cure No Pay bureaus' blijven toenemen. Hoewel de trend zich iets lijkt af te vlakken zijn we er niet gerust op dat het niet verder stijgt. De kosten voor het Tribuut en daarmee ook voor de gemeenten blijven daardoor erg groot. Het resultaat is, na de begrotingswijziging begin 2020, toch nog positief.
Wij stellen het bestuur voor dit positieve resultaat toe te voegen aan de algemene reserve. Hoewel de druk op de organisatie groot is, zoals ook uit het rapport van Rijnconsult blijkt, is het toch gelukt om veranderingen en verbeteringen door te voeren met zowel kwalitatief als kwantitatief een positief resultaat. Dat mag toch een mooie afronding van 2020 genoemd worden. Bert Groot Wesseldijk Directeur a.i.
Jaarverslag Tribuut 2020
7 Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorend~\ bij de controleverklaring d.d. 9 april 2021:
/
·~\\JJ
Jaarverslag Programmaverantwoording Programmaonderdeel 1.1: Waarderen LET OP: dit programmaonderdeel wijkt af van de begroting 2020. In de begroting 2020 wordt dit
programmaonderdeel 1.2 genoemd. Het uitvoeren van de Wet waardering onroerende zaken (WOZ) ten behoeve van de deelnemende gemeenten. Door middel van (modelmatige) waardebepaling en marktanalyse van alle objecten wordt de juiste WOZ-waarde en grondslag voor de OZB vastgesteld. Op basis hiervan worden vervolgens de WOZ-beschikkingen en het WOZ-taxatieverslag opgesteld. De uitvoering van de activiteiten dient plaats te vinden conform het toetsingskader en de richtlijnen van de waarderingskamer. De ambitie is om toe te werken naar het oordeel 'goed'.
Wat hebben we bereikt? Wij werken toe naar de beoordeling 'goed' van de waarderingskamer. De afgelopen jaren zijn de controles van de Waarderingskamer intensiever geworden. Enerzijds door verschuiving van aandacht naar de objectkenmerken. Anderzijds doordat het oordeel van de Waarderingskamer bij grote organisaties als Tribuut, niet alleen bepaald wordt door de Kwaliteit taxaties, maar ook door beoordeling van de Procesbeheersing, binnen alle processen die de WOZ betreffen. Dus ook alle activiteiten betreffende bezwaar, beroep en gegevensbeheer. In 2020 hebben we heel hard gewerkt om voor Lochem, Voorst, Epe en Zutphen in 2021 op gebruiksoppervlakte te waarderen. Dit is een hele omschakeling in de taxaties. In 2021 gaan we dit voor Apeldoorn oppakken. De Waarderingskamer heeft in 2019 in december afgezien van een inspectie naar de kwaliteit taxaties. Omdat we in 2020 vier gemeentes hebben getaxeerd op gebruiksoppervlakte, kregen we wel een inspectie. Deze is goed verlopen en inmiddels hebben wij toestemming gekregen om in februari 2021 te beschikken. Uit de door ons ingevulde vragenlijsten blijkt net als vorig jaar dat de waardering goed aansluit bij het marktniveau en de ratio's van de verkochte objecten goed zijn. Tevens is er op gelet dat consistent gewaardeerd is.
Begin 2020 heeft een onderzoek van de procesbeheersing plaatsgevonden en hierbij is het oordeel van de Waarderingskamer op Voldoende gebleven. Opvallend is wel dat de Waarderingskamer zelf in de gesprekken aangeeft helemaal niet zoveel belang te hechten aan het verschil tussen een eind oordeel Voldoende of Goed. Wederom is aangegeven dat wij bij Tribuut heel goed bezig zijn. Het eindoordeel van de waarderingskamer is, mede omdat dit meerdere clusters en processen betreft, ondanks de complimenten die wij over de herwaardering krijgen, moeilijk te wijzigen. Er is een aantal punten aangegeven waar we mee aan de slag kunnen. Inmiddels is er een besluit genomen om nog meer te investeren in de objectkenmerken.
Jaarverslag Tribuut 2020 Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorendà, bij de controleverklaring d.d. 9 april 2021:
[
+\[l/
KPI 3: Aantal verzonden beschikkingen per maand
Norm: WOZ tijdlijn (95% voor 1 maart beschikt) Apeldoorn Epe
Lochem
Voorst
Zutphen
Februari (95%)
99,00%
99,40%
99,30% 98,50%
98,80%
Maart (97%)
99,70%
99,80%
99,50% 99,30%
99,80%
April (99%)
100,00%
99,90%
99,20% 99,60% 100,00%
Mei (100%)
100,00% 100,00% 100,00% 99,70% 100,00%
Duiding In het eerste kwartaal waren alle gemeenten al boven 99% beschikt. In april, mei, juni zijn aanvullende kohieren gedraaid met resterende objecten. Naar aanleiding van bezwaren ontstaan er nog af en toe nieuwe objecten door samenvoeging of splitsing, deze worden dan in het eerstvolgende kohier beschikt. Ook zijn nieuwe objecten ontstaan doordat er niet gekoppelde percelen worden opgevoerd en getaxeerd en nog een aantal nieuw opgeleverde panden. Tevens worden bij niet-woningen soms nieuwe aanslagen verstuurd naar nieuwe gebruikers. Het terugbel traject direct na de aanslagen, was weer een succes, gelet op de overwegend positieve reacties. Er zijn in 2020 totaal 3060 terugbelverzoeken na de beschikkingen afgehandeld door het cluster Waarderen. In 2019 waren dit er 2406. Dit is het gevolg enerzijds van de wat hogere waardestijgingen en anderzijds hebben we dit ook extra gepromoot. Voor de gemeente Voorst is het percentage in mei niet behaald omdat er een aantal splitsingen in diverse panden diende plaats te vinden. Deze zijn medio juni opgelost.
De nieuwe herwaardering met ORTAX is, door het toegenomen aantal bezwaren in 2020 wat later op gang gekomen. Omdat we voor het eerst vier gemeentes op gebruiksoppervlakte hebben getaxeerd, wat een hele andere wijze van taxeren is, waren extra controles nodig. Hierdoor heeft de herwaardering wat langer geduurd en hebben we voor deze gemeentes ongeveer 96% beschikt in de eerste run in februari 2021. Dit is nog steeds boven de gestelde norm van de Waarderingskamer van 95%. Voor Apeldoorn streven we ernaar om weer 99% te beschikken in de eerste run. Bezwaarafhandeling In 2019 was een groot deel van de taken van voormalig BBB verschoven naar het Cluster Waarderen. De verantwoordelijkheid voor de WOZ-uitspraken en het fiatteren is bij de taken gekomen, waarbij in 2019 het maken van de uitspraken hierbij grotendeels nog door een externe jurist was gedaan. In het kader van het Lean Traject Bezwaren, hebben we het proces zo ingericht, dat we in 2020 het gehele traject na het inboeken van de WOZ-bezwaren binnen het cluster Waarderen hebben afgehandeld. Hierbij maakt de taxateur de conceptuitspraak, die vervolgens door de fiatteur gecontroleerd wordt. Op deze wijze zijn we efficiënter gaan werken en houden we het vier ogen principe in stand. Doordat de taxateur ook over een aantal standaard tekstblokken beschikt, worden de uitspraken bovendien uniformer en is de kans op fouten kleiner.
Hierdoor zijn wij tevens kostenbesparender gaan werken. Het aantal bezwaarschriften is in 2020 iets meer gebleken dan in 2019. Daarbij zien we, "(dit is een landelijk beeld) een toename van de No Cure No Pay bureaus, wat de afhandeling van bezwaren, mede door de daarbij komende hoorzittingen, intensiever maakt. Door een combinatie van stijgende WOZwaardes en door de waardering op gebruiksoppervlaktes in Epe, Lochem, Zutphen en Voorst, verwachten we in 2021 weer meer bezwaren dan in 2020.
Jaarverslag Tribuut 2020 Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende[\+ [ bij de controleverklaring d.d. 9 april 2021: \\'/
Apeldoorn Epe
Lochem Voorst Zutphen Tribuut
Afgeronde bezwaren
1.975
333
428
190
477
3.379
Waarvan Gegrond
892
198
261
116
277
1.744
Waarvan ongegrond
1.184
178
192
97
239
1.890
3
4
480
3.383
1
Openstaande bezwaren
1.976
Totaal
333
428
190
Een bezwaarschrift kan uit meerdere regels bestaan en kan voor een deel gegrond zijn en voor een deel ongegrond.
Duiding Er zijn in 2020 meer WOZ-bezwaren binnen gekomen, dan in 2019. Dit is enerzijds logisch vanwege de gestegen waardes, maar dit komt ook door meer activiteit van NCNP bureaus. Van de ingediende bezwaarschriften is 46% afkomstig van NCNP bureaus, in 2019 was dit 42%. Per 31 december 2020 staan er nog een klein aantal dossiers in de werkvoorraden waar nog geen uitspraak naar verstuurd is. De meeste hiervan zijn recent binnen gekomen voor een ambtshalve beoordeling Op moment van schrijven, 4-2-2021, staan er geen WOZ-bezwaren open bij het Cluster Waarderen. Uit de in 2021 uit te voeren analyse van de bezwaren over het jaar 2020 zal straks blijken hoe wij het aantal gegronde bezwaren naar beneden kunnen krijgen.
Wat heeft het gekost? Uit onderstaande tabel blijkt dat het gerealiseerde resultaat€ 108.173 voordeliger uitvalt dan begroot. Begroting na wijziging
Begroting
Lasten
€1.583.860
Baten
-
Resultaat
€1.583.860
€1.995.678 €1.995.678
Realisatie
Saldo
€1.887.505
€108.173
-
-
€1.887.505
€108.173
In 2020 is er een onderbesteding geweest van de algemene organisatiekosten. Dit komt onder andere doordat de post "Onvoorzien" niet is gebruikt. Tevens zijn de proceskosten lager uitgevallen. Verder is er een overschrijding op het inhuurbudget, de beoogde efficiency winst is in dit cluster nog niet bereikt. Wel is er sprake van een lager dan begrootte doorbelasting vanuit de Overhead. Er zijn geen baten gerealiseerd.
Jaarverslag Tribuut 2020 t
Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende \ ,, j bij de controleverklaring d.d. 9 april 2021: (/\
Programma 1.2: Gegevensbeheer WOZ LET OP: dit programmaonderdeel wijkt af van de begroting 2020. In de begroting 2020 wordt dit programmaonderdeel 1.1 genoemd. Het verzamelen, actualiseren en beheren van basisgegevens benodigd voor de goede uitvoering van de wet WOZ. Een goed gegevensbeheer legt de basis voor de correcte uitvoering van het programmaonderdeel Waarderen.
Wat hebben we bereikt? Voor het cluster WOZ was 2020 een intensief jaar. Terugkijkend is de conclusie dat het cluster door nieuwe en de uitbreiding van de primaire processen de uitvoerbaarheid van de taken met de huidige bezetting niet meer reëel is. De grootste wijziging is natuurlijk de overgang in 2020 naar de gebruiksoppervlakte (GO). Inmiddels zijn de gemeenten Epe, Lochem, Voorst en Zutphen op basis hiervan beschikt. Door de gebruiksoppervlakte in de WOZ op te nemen wordt de samenwerking met de BAG voor beide partijen essentieel. Voor de gemeenten Epe, Lochem, Voorst en Zutphen is de projectfase eind 2019 al gestart en Loket31 is de partij die het GO voor alle woningen opnieuw bepaald. Middels steekproeven en verdere afstemming is de WOZ tevreden over de geleverde kwaliteit. In de zomer zijn de GO's ingelezen in de WOZ en bij de BAG aangeleverd om dit ook te verwerken. In de beheerfase wordt het belangrijk om de GO's bij de BAG en de WOZ structureel gelijk te houden. Continue worden er ni. wijzigingen doorgevoerd en met afspraken over het proces, de werkwijze en optimalisatie van het bestandsbeheer kunnen we beide basisregistraties synchroon laten lopen. De eerste stappen in 2020 zijn gemaakt om dit te bereiken. Ook voor de gemeente Apeldoorn is in de loop van 2020 het GO bepaald en deze zal begin 2021 worden opgeleverd.
Het cluster Waarderen kon aan de slag om de woningen op het GO te gaan taxeren. Voor de WOZ bracht dit ook vele vragen over het GO met zich mee. Het is duidelijk geworden dat de impact van omzetting naar de gebruiksoppervlakte op het cluster WOZ in 2020 groot was en primair ook structureel onderdeel van het takenpakket is geworden. Daarnaast is begin 2020 de werkwijze ten aanzien van vergunningen verbeterd. In het leantraject van 2019 met de gemeenten afgesproken dat de relevante (nieuwe) documenten via de mail worden aangeleverd. Veel minder zoekwerk in de verschillende zaaksystemen. Daarnaast gaan we in 2020 alle verleende vergunningen direct inventariseren om dit proces meer te spreiden over het jaar; de werkdruk aan het einde is daardoor lager en het proces In aanbouw kunnen we dan ook efficiënter afhandelen. Als cluster kijken we met grote tevredenheid terug op deze nieuwe werkwijze. De focus blijft ook op de LV-WOZ gericht. Ten aanzien van het aantal foutberichten wordt dit elk jaar een beetje verminderd, de afhankelijkheid van Gouw hierbij is heel groot. Belangrijkste opdracht wordt de synchronisatie van de LV met onze woz-adminstratie; alle verschillen moeten simpelweg worden opgelost.
In 2020 heeft cluster WOZ als initiatiefnemer de 1 e stappen hierin gezet door met cluster Heffen de subjecten te ontdubbelen en met cluster Waarderen de status van bezwaarschriften in de LV recht te trekken (2018-19). Zelf heeft het cluster WOZ de code Gebouwd/Ongebouwd/Beide en de relatie met de gebruikscode en het meegetaxeerde oppervlakte synchroon gemaakt aan de wozadministratie. Dit wordt gelijk in een handleiding werkwijze/procedure vastgelegd om deze fouten te voorkomen. De Waarderingskamer volgt de ontwikkelingen met de behulp van de LV-WOZ nauwgezet. De mutatiesignalering heeft bij de gemeenten in 2020 ook meer de door WOZ gewenste aandacht gekregen. Dit heeft wel tot gevolg dat we als cluster meer data ontvangen om te beoordelen en te verwerken. De signalering is een belangrijke bouwsteen voor de samenhang tussen de BAG/BGT/WOZ en is daarom een flinke uitbreiding van het primaire woz-proces. Afstemming met de gemeenten hierover is onverminderd van groot belang, dit wordt (h)erkend, maar er naar handelen blijkt geregeld weer een onzekere factor. Naast deze in het oog springende highlights gaan de reguliere taken 'gewoon' door zoals het Kadaster, de vraagprijzen, de bagextracten etc. Resumerend was dit een mooi en intensief jaar voor het cluster WOZ!
Jaarverslag Tribuut 2020
7 \J
Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende\ bij de controleverklaring d.d. 9 april 2021: (\
Wat heeft het gekost? Uit de tabel blijkt dat het gerealiseerde resultaat€ 76.160 voordeliger uitvalt dan begroot. Begroting na Realisatie Saldo wijziging €1.148.097 €1.150.027 €1.073.867
Begroting Lasten Baten Resultaat
-
€1.148.097
€1.150.027
€76.160
-
-
€1.073.867
€76.160
In 2020 is er een onderbesteding geweest van de algemene organisatiekosten. Dit komt onder andere doordat de post "Onvoorzien" niet is gebruikt.. Verder is er een overschrijding op het inhuurbudget, dit wordt mede veroorzaakt door het GO project. Wel is er sprake van een lager dan begrootte doorbelasting vanuit de Overhead. Er zijn geen baten gerealiseerd.
Jaarverslag Tribuut 2020
7 Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende\ . bij de controleverklaring d.d. 9 april 2021:
\
[J}j
Programmaonderdeel 1.3: Heffen Het verzamelen, actualiseren en beheren van basisgegevens ten behoeve van de belastingheffing en inning voor de deelnemende gemeenten en het opleggen van subject- en object gebonden aanslagen en gemeentelijke heffingen. Op basis van de door de raden van de deelnemende gemeenten vastgestelde verordeningen, legt de belastingorganisatie aan de belastingplichtigen een aanslag op. Een belangrijk aandachtspunt is de toenemende mate van automatisering en koppelingen met landelijke systemen. Dit maakt dat de rol van de heffingsambtenaar evolueert en de nadruk sterker komt te liggen op controles aan de voorkant van het proces in plaats van aan de achterkant. Door middel van opleiding en training wordt het personeel ondersteund in deze ontwikkeling. Tot dit programma behoort ook het correct en tijdig afhandelen van heffingsbezwaren.
Wat hebben we bereikt? Voor alle gemeenten zijn bijna alle aanslagen van de verschillende belastingsoorten opgelegd. De reguliere aanslagoplegging is door Corona anders verlopen dan gepland. KPI 4: Aantal opgelegde kohieren per maand Norm: jaarlijkse kohierplanning Zutphen Apeldoorn Epe Lochem Voorst 70% 75% Q1 januari75% 70% 75% maart Q2 april-juni 70% 60% 70% 90% 80% Q3juli100% 100% 100% 100% 100% september Q4 Oktober100% 100% 100% 100% 100% december Duiding: Op verzoek van de Gemeenten zijn verschillende (onderdelen van) kohieren aangehouden en dus niet conform planning opgelegd. Deze KPI is daarom dit jaar niet gehaald. Apeldoorn heeft besloten om in 2020 geen reclamebelastingen en precariobelasting voor terrassen op te leggen. Ook in Epe is er geen aanslag Precariobelasting voor terrassen opgelegd
Ook in dit bijzondere jaar is de basis van het cluster goed op orde gebleken. Voor elk proces is inmiddels achtervang ingeregeld. Het team heeft hard gewerkt om alle procesonderdelen (vanuit huis) goed te laten verlopen. Er zijn geen achterstanden bij de verwerking van de GBA-mutaties, stufvordering-bestanden, automatische verminderingen en heffingsbezwaren. Bij het verwerken van de inzamel- en ledigingsgegevens van Circulus lopen we door een softwarefout iets achter met de verwerking van ledigingsgegevens van de Gemeente Apeldoorn. Deze fout wordt door GOUW opgelost voordat de diftar-aanslagen over 2020 de deur uit gaan. Per 1 januari 2021 heeft de Gemeente Epe diftar ingevoerd. De voorbereidingen en de testfase voor de implementatie zijn goed verlopen. Ondanks dit testtraject is het definitieve bestand met inzamelmiddelen nog niet door Circulus uitgeleverd. Er zijn problemen met de registratie van de gechipte containers. Momenteel is Circulus bezig met een correctieslag van deze registratie. Omdat er in 2021 in 1e instantie alleen het vaste bedrag op de aanslag staat heeft dit nog geen (grote) consequenties. De tussentijdse afrekeningen staan voor april op de planning. Circulus heeft aangegeven dat de registratieproblemen dan zijn opgelost. De Gemeente Zutphen heeft vanaf 1 januari 2021 Forensenbelasting ingevoerd.
De eerste voorbereidingen hiervoor zijn in het jaar 2020 gedaan. Het belastingsysteem is ingericht en de potentiële kandidaten zijn in 2021 aangeschreven. De 1 e aanslag run wordt in april 2021 gedraaid. Vanaf juli 2020 wordt de post van het cluster in het Zaaksysteem verwerkt. Het grote voordeel hiervan is dat alles goed geregistreerd wordt en verwerkt kan worden via een workflow. AIie stukken zijn nu makkelijk terug te vinden en inzichtelijk voor alle medewerkers. Er is in overleg met de regiefunctionarissen besloten om geen controle Hondenbelasting uit te laten voeren. Ook de jaarlijkse boekencontrole bij een aantal recreatiebedrijven t.b.v. de Toeristenbelasting is in 2020 niet gedaan. Jaarverslag Tribuut 2020
, Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende\ bij de controleverklaring d.d. 9 april 2021:
/
\)\Y
Beoordelingsprotocollen subjecten
Gegevensbeheer van de Basisadministraties Personen en Niet-natuurlijke personen. De focus ligt op kwaliteitsverbetering van de subjectgegevens van niet natuurlijke personen. In verband met het berichtenverkeer naar de LV-WOZ hebben we de volledigheidscontrole van de BSN en RSIN van de (nieuwe) natuurlijke en niet natuurlijke personen ingebouwd in ons proces. Deze worden nu wekelijks gedraaid en verwerkt. Onjuistheden worden via Digi-koppeling terug gemeld aan de verschillende basisregistraties. Bezwaarafhandeling Apeldoorn Epe
Lochem Voorst Zutphen Tribuut
Afgeronde bezwaren
493
81
98
53
328
952
Waarvan Gegrond
243
50
57
43
212
605
Waarvan ongegrond
250
44
63
27
163
547
2
2
1
9
100
55
329
961
Openstaande bezwaren
4
Totaal
497
81
Een bezwaarschrift kan uit meerdere regels bestaan en kan voor een deel gegrond zijn en voor een deel ongegrond.
Duiding Het cluster Heffen is vanaf 1 februari 2019 verantwoordelijk voor het correct en tijdig afhandelen van bezwaarschriften met betrekking tot opgelegde aanslagen heffingen. Er zijn in 2020 totaal 961 heffingsbezwaren afgehandeld door het cluster. Ten opzichte van 2019 is er efficiënter omgegaan met standaard uitspraakbrieven. Er is behoorlijk wat tijd gestoken in de doorontwikkeling van de uitspraakbrieven zodat de kwaliteit en snelheid van afhandelen is verbeterd. Dat een groot deel van de bezwaren gegrond zijn verklaard is een jaarlijks terugkomend beeld. Oit komt doordat de kleinste mutatie, ( net verhuisd, geen hond meer, geen huurder meer van een bedrijfspand) al tot een gegrond bezwaar leidt. Bezwaarmakers van heffingsbezwaren hebben vaak een gegronde reden om bezwaar te maken. Er staan nog 9 heffingsdossiers van 2020 open. Dit betreft (pro-forma)bezwaren waarvoor nog aanvullende stukken moeten worden aangeleverd of waarvoor een adviesaanvraag bij de Gemeente uitstaat. Om het aantal formele bezwaarschriften terug te brengen, leggen wij een sterke focus op het proactief en informeel afhandelen van bezwaren. Er zijn in 2020 zo'n 1100 informele bezwaren afgehandeld..
Wat heeft het gekost? Uit de tabel blijkt dat het gerealiseerde resultaat€ 296.085 voordeliger uitvalt dan begroot.
Begroting na Realisatie Saldo wijziging €1.243.380 €1.245.338 €949.253
Begroting Lasten Baten Resultaat
€1.243.380
€1.245.338
€ 296.085
-
-
€949.253
€ 296.085
Het batig saldo wordt onder andere verklaard door een lagere besteding op de post "Onvoorzien". Echter hoofdzakelijk wordt dit saldo veroorzaakt door een lager dan begrootte doorbelasting vanuit de Overhead. Er zijn geen baten gerealiseerd.
Jaarverslag Tribuut 2020 Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende\ / bij de controleverklaring d.d. 9 april 2021: (\/
Programmaonderdeel 1 .4: Invordering Het gehele proces van doelgerichte acties om de opgelegde aanslagen in te vorderen en te verwerken. Dit hoofdproces zorgt ervoor dat alle belastingschuldigen betalen, een betalingsregeling treffen, kwijtschelding ontvangen en er schuldhulpverlening plaatsvindt bij invordering. Dit binnen het kader van het beleid van de individuele deelnemende gemeenten. Verwerking van automatische incasso, versturen van betalingsherinneringen, aanmaningen en dwangbevelen en in voorkomende gevallen het oninbaar verklaren van de belasting vindt hier plaats. Het proces invordering omvat tevens de financiële afdracht aan de gemeenten. Vanuit een klantgerichte houding worden alle openstaande bedragen correct, tijdig, consistent en efficiënt ingevorderd.
Wat hebben we bereikt? 2020 is voor het cluster invordering een uitdagend jaar geweest. In maart werden we overvallen door het Corona-virus en alle bijbehorende maatregelen van de rijksoverheid. Mede door het in de afgelopen jaren ingezette en ontwikkelde beleid 'niet willer-niet kunner' zijn we in staat geweest snel te schakelen. We hebben duidelijke informatie op de website gezet, de gemeenten hierin meegenomen en de klanten die onze hulp inriepen bij betalingsproblemen hebben we kunnen bedienen door een soepel beleid, echter wel gericht op uiteindelijke betaling van de aanslag(en). Na de eerste schrikreacties van veel ondernemers en zzp-ers zagen we in mei en juni toch weer een 'ontspanning' en hebben veel klanten met uitstel alsnog uit zichzelf aan de betalingsverplichting voldaan. Klanten die dat niet deden of niet konden hebben wij actief (telefonisch) benaderd en maatwerkafspraken mee gemaakt. Ook nu zijn we daar nog steeds mee bezig. Daarbij konden we de vruchten plukken van de in voorgaand jaar ingezette trend om niet meer alleen met brieven te communiceren, maar actief klanten te benaderen en (maatwerk)afspraken te maken. Op kwijtscheldingsgebied hebben we nog een heel wat te winnen. We hebben in de afhandeling van de aanvragen een aantal maanden achterstand opgelopen als gevolg van een softwarewijziging.
Pas na de zomer zijn we in staat geweest weer correcte brieven in bulk te produceren. De afhandeling van de kwijtscheldingsaanvragen van 2020 is daardoor vertraagd en loopt nog door tot en met het eerste kwartaal van 2021. KPI 5: % geïnde bedragen ten opzichte van totaal opgelegd (-/- KWS, oninbaar en uitstel) 1 jaar na dagtekening: 98% 2 jaar na dagtekening: 99,5% 3 jaar na dagtekening: 99,9% Apeldoorn Epe Lochem Voorst Zutphen 1 jaar oud 99,57 % 99,79 % 99,68 % 99,99 % 99,63 % 2 jaar oud 99,67 % 99,58 % 99,94 % 99,96 % 99,83 % 3 jaar oud 99,99 % 99,81 % 99,82 % 99,97 % 99,97 % Duiding
Norm:
De inningspercentages voor 2020 zijn nagenoeg gelijk aan de percentages van het 4° kwartaal 2019, ondanks alle corona-perikelen. Ook nu zien we dat we de inningspercentages voor gemeente Zutphen steeds meer gaat aansluiten bij de overige vier gemeenten. Kwijtschelding Kengetallen bij KPI 5: Kwijtschelding A eldoorn Automatische KWS 3.542 2.680
EMETIIII
Ee
% Toegekend
Lochem
Voorst
"
I I
EMI 1.567 58,47% 1.254 (80,03%)
Zut hen
1.163 1.038
'78, 18%
206 66,45%
131'75,29%
678 65,32%
163 79,13%}
106 80,92%
540 (79,65%)
Duiding: In 2020 zien we een kleine toename van het aantal reguliere aanvragen. Dit is te verklaren door het feit dat we -in vergelijking met 2019- iets minder kwijtschelding hebben verleend op het aanslagbiljet. Over het geheel wijken de cijfers niet af. Het percentage toekenningen ligt vrij hoog. Dit is
Jaarverslag Tribuut 2020 Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende \ ( bij de controleverklaring d.d. 9 april 2021: (\
echter een vertekend beeld. De mensen die hebben gereageerd naar aanleiding van een brief worden met voorrang bekeken. Mensen die niet hebben gereageerd, omdat bijvoorbeeld de getoetste gegevens kloppen, zijn voor het einde van Q1 2021 afgehandeld. Het toekenningpercentage zal daardoor nog wijzigen.
Wat heeft het gekost? Uit de tabel blijkt dat het gerealiseerde resultaat€ 137.172 nadeliger uitvalt dan begroot. Begroting na Realisatie Saldo wijziging € 984.045 €985.607 €1.122.779 €-137.172
Begroting Lasten Baten Resultaat
€ 984.045
€ 985.607
-
-
€1.122.779
€-137.172
Het negatieve saldo wordt veroorzaakt door overschrijding van het inhuurbudget. Extra inhuur is noodzakelijk geweest omzet er nog aantallen in Kwijtscheldingen weggewerkt diende te worden, alsook door Corona. Wel is er sprake van een lager dan begrootte doorbelasting vanuit de Overhead. Er zijn geen baten gerealiseerd.
Jaarverslag Tribuut 2020
,J
Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende\ bij de controleverklaring d.d. 9 april 2021: \(]
Programmaonderdeel 1.5: Frontoffice Binnen het programmaonderdeel Frontoffice valt alle eerstelijns klantcontact met de burger. Uitgangspunt is dat de afdeling Frontoffice het eerste aanspreekpunt voor belastingplichtigen van alle deelnemende gemeenten is. De breed inzetbare Frontoffice medewerkers hebben kennis van alle belastingprocessen en zorgen door het behandelen van klantvragen en klachten, zodat er zo min mogelijke klantvragen aan de backoffice terecht komen. Tot dit programmaonderdeel behoort ook het verzorgen van publieksinformatie, algemene informatieverstrekking en het bekendmaken en publiceren van regelgeving.
Wat hebben we bereikt? Wij zijn van 25 maart tot 14 april 2020 vanwege een corona uitbraak telefonisch niet bereikbaar geweest. Helaas was het op dat moment technisch niet mogelijk om vanuit huis mee te draaien in de telefoon. Het sluiten van de telefoon voor deze periode was een moeilijke maar onvermijdelijke beslissing! Wel hebben wij de keuze gemaakt om de klanten die een e-mail stuurden zoveel mogelijk terug te bellen om uitgebreider antwoord te kunnen geven dan via de e-mail. De klanten hebben dit erg op prijs gesteld. Van alle gesprekken worden aantekeningen gemaakt in onze belastingapplicatie zodat wij altijd weten wat er met de klant is gecommuniceerd. Inmiddels zijn de medewerkers van Tribuut voorzien van een mobiele telefoon. Naast telefonie heeft de klant ook de mogelijkheid om Tribuut te bereiken via e-mail. Op dit moment is de e-mail nog niet gekoppeld aan onze belastingapplicatie. In 2021 staat dit op de planning om te implementeren. Als dat gerealiseerd is, is al onze correspondentie met de klant terug te vinden in onze belastingapplicatie. Daarnaast zal in 2021 ook het beveiligd e-mailen ingevoerd gaan worden. Dat maakt het mogelijk om ook bij privacy gevoelige informatie veilig met de klant te communiceren via de e-mail. Het laatste kanaal dat de klant kan kiezen om contact te zoeken met Tribuut is de website.
In 2020 zijn wij gestart om "Mijn Tribuut" dezelfde look and feel te geven als de website van Tribuut. Eind 2020 is het vernieuwde "Mijn Tribuut" gelanceerd. De klant heeft nu niet het idee dat hij op een andere website komt als hij inlogt met zijn DigiD. De uitstraling is nu uniform, vergroot de herkenbaarheid en draagt bij aan het gebruiksgemak. In 2020 zijn er flinke stappen gemaakt in het digitaal afhandelen van de post en wordt meer dan 95% van de post digitaal afgehandeld. In 2021 zal het laatste cluster overgaan naar digitale afhandeling van de post. Daarmee is het project digitalisering post afgehandeld. In 2020 hebben wij het lean traject van het bezwarenproces binnen de frontoffice verder opgepakt. Op basis van onze ervaringen uit het afgelopen jaar hebben wij nieuwe keuzes gemaakt om het proces efficiënter en daarmee sneller te laten verlopen. Veel handwerk en controles zijn in het systeem verwerkt waardoor wij minder fouten maken en eenvoudiger inzicht krijgen. In 2020 is de formatie voor de frontoffice uitgebreid met een extra medewerker voor 32 uur. Deze formatie is inmiddels ingevuld. In 2019 is het inboeken van de bezwaren een taak van de frontoffice geworden. Het toevoegen van deze taak heeft tot gevolg gehad dat er door de frontoffice minder telefoon afgedaan kon worden.
Met deze uitbreiding hopen wij dat de backoffice weer minder bij hoeft te springen in de telefoon en zich kan concentreren op hun werkzaamheden. Bijkomend voor deel is dat meer klanten nu direct een warme stem aan de telefoon krijgen.
Wat heeft het gekost? Het gerealiseerde resultaat van programma Frontoffice valt € -15.852 nadeliger uit dan begroot.
Begroting na wijziging
Begroting Lasten
€ 584.625
Baten
-
Resultaat
€584.625
€ 585.557
€ 585.557
Realisatie
Saldo
€ 601.409
€-15.852
-
-
€ 601.409
€-15.852
Jaarverslag Tribuut 2020
+/f
Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende\ bij de controleverklaring d.d. 9 april 2021:
Het negatieve saldo wordt veroorzaakt door overschrijding van het inhuurbudget. Extra inhuur is noodzakelijk geweest omzet er nog aantallen in Kwijtscheldingen weggewerkt diende te worden, alsook door Corona. Er zijn geen baten gerealiseerd.
Algemene dekkingsmiddelen Begroting na wijziging
Begroting Gemeentelijke bijdragen
€ 5.544.008
Realisatie
€ 5.962.207
€ 5.962.207
€0
€ 66.593
€ 66.593
Opstartkosten GBO project
Totaal
Saldo
€ 650.000
€ 650.000
€ 431.052
€ 218.948
€ 6.194.008
€ 6.612.207
€ 6.459.852
€ 285.541
Bij de vaststelling van de jaarrekening 2019 heeft het bestuur van Tribuut toestemming gegeven om het restant opstartbudget in de jaren 2019 en 2020 te mogen gebruiken voor het bereiken van de benodigde efficiency winst, en daar waar nodig om de nog niet bereikte efficiency te compenseren. Dit leidt er toe dat er in 2020 een bedrag van € 66.593 is onttrokken aan het restant opstartbudget. Eind 2018 heeft het bestuur van Tribuut het projectplan voor de conversie naar gebruiksoppervlakten goedgekeurd, en heeft daar een projectbudget aan gekoppeld. Na de vereiste zienswijzeperiode is dit budget in een begrotingswijziging verwerkt. Echter, in 2020 is niet het gehele budget uit de jaarschijf verbruikt. Dat deel van het budget dat in 2020 is ontvangen, maar niet in 2020 is aangewend wordt als vooruit ontvangen bedrag op de balans opgenomen. Ten slotte zijn er overige, niet begrootte baten gerealiseerd. Deze negatieve baten bestaat uit een vordering op de gemeente Epe voor het voorschieten van de verbouwingskosten. In de jaarrekening 2019 is deze als baten opgenomen en zal nu verrekend worden.
Overzicht van de kosten van overhead Begroting na Realisatie Saldo wijziging €1.985.148 €2.171.642 €1.982.858
Begroting Lasten Baten Resultaat
€1.985.148
€2.171.642
€188.784
-
-
€1.982.858
€188.784
Er spelen een aantal factoren mee bij het ontstaan van het positief saldo. De posten Onvoorzien en Frictiekosten zijn niet ingezet, waardoor het positief saldo ontstaat.
Jaarverslag Tribuut 2020 Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende\ ( bij de controleverklaring d.d. 9 april 2021: ·/
Paragrafen Weerstandsvermogen Belastingsamenwerking Tribuut heeft een financiële buffer nodig mocht zich een financiële tegenvaller voordoen. Het weerstandsvermogen geeft aan hoe solide de financiële positie van Tribuut is. Het weerstandsvermogen wordt bepaald door de weerstandscapaciteit af te zetten tegen de geschatte financiële impact van de risico's en de waarschijnlijkheid dat zij zich voordoen. Tribuut loopt zoals elke organisatie verschillende risico's. Een deel hiervan wordt al afgedekt door het treffen van maatregelen, zoals het afsluiten van verzekeringen. Risico's die relevant zijn voor het weerstandsvermogen zijn de risico's waarvoor geen dekking is in de begroting. Hiervoor heeft Tribuut een financiële buffer nodig. Deze financiële buffer is de weerstandscapaciteit. Op grond van artikel 21 lid 5 van de Gemeenschappelijke Regeling Tribuut belastingsamenwerking zijn de deelnemers verplicht er zorg voor te dragen dat Tribuut te alle tijde over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen. Hiermee worden risico's die niet in de begroting zijn opgenomen en niet gedragen kunnen worden vanuit de post onvoorzien en de eigen reserve gedragen door de deelnemende gemeenten. Dit betekent dat de deelnemende gemeenten zelf ook maatregelen moeten treffen om eventuele risico's af te dekken.
In het bedrijfsplan van Tribuut zijn de risico's en beheersmaatregelen van de oprichting en implementatie benoemd en zijn de bedrijfsvoeringrisico's geïnventariseerd. Daarnaast zijn in de begroting en in het budget voor de opstartkosten ramingen opgenomen o.a. voor frictiekosten, ontwikkelformatie en proceskostenvergoedingen, die bijdragen aan de beheersing van de risico's.
Risico's Ultimo 2020 kunnen de risico's als volgt worden beoordeeld: Proceskosten vergoeding De proceskostenvergoedingen zijn in 2019 met 70% gestegen ten opzichte van het voorgaande boekjaar, en zijn daardoor 166% hoger uitgevallen dan begroot. Hoewel in het Toekomstplan 2020 reeds rekening werd gehouden met een hoger budget, is nu gebleken dat het begrootte bedrag niet volledig is benut. Ondanks het reëel begroten onderkennen we een restrisico op dit onderwerp ter grootte van€ 100.000 Beleidsharmonisatie Een oorspronkelijke opdracht geformuleerd in het bedrijfsplan was beleidsharmonisatie. Echter zien we dat in de verordeningen van deelnemers al dan niet kleine, complexe belastingsoorten, maar ook de grote algemene belastingsoorten worden voorzien van verschillende grondslagen. Hoe kleiner en complexer de belastingsoort, dan wel hoe gedifferentieerder de grondslag, hoe kwetsbaarder en bewerkelijker de uitvoering en zijn dus ook de daarmee samenhangende kosten hoger. Niet alleen is een harmonieuzer belastingbeleid van groot belang om de kosten en kwetsbaarheid te verminderen en kwaliteit te verbeteren, maar ontstaat hierin ook een risico. Echter het financiële risico van het uitblijven van beleidsharmonisatie en/of het toevoegen van complexe belastingsoorten en/of grondslagen wordt geschat op nihil.
Het totale financieel risico bedraagt€ 100.000; afgezet tegen de weerstandscapaciteit van € 128.500 is het weerstandsvermogen € 28.500. Als ratio uitgedrukt bedraagt dit 1,28.
Jaarverslag Tribuut 2020 Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende , . / bij de controleverklaring d.d. 9 april 2021: ~
Financiële kengetallen Op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording moeten een aantal kengetallen in de paragraaf Weerstandsvermogen worden opgenomen. In onderstaande tabel worden deze kengetallen epresenteerd:
la. Netto schuldquote lb. Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen
10,84%
-0,04%
2. Solvabiliteitsratio 3. Grondexploitatie 4. Structurele exploitatieruimte
14,1%
2,0%
NVT
NVT
NVT
NVT
5. Belastingcapaciteit
NVT
NVT
Beoordeling en toelichting financiële kengetallen: De verschillende, afzonderlijke financiële kengetallen zoals hierboven gepresenteerd zeggen nog weinig over hoe de financiële positie van Tribuut moet worden beoordeeld. Zo hoeft een schuld geen nadelig effect te hebben op de financiële positie, maar is dat afhankelijk of en wat er aan eigen vermogen en baten tegenover die schuld staat en hoe groot de kans is dat de schuld weer wordt afgelost. Het is dus, met andere woorden, niet mogelijk om een individueel kengetal te gebruiken voor de beoordeling van de financiële positie. De kengetallen zullen altijd in samenhang moeten worden bezien, omdat ze alleen gezamenlijk en in hun onderlinge verhouding een goed beeld kunnen geven van de financiële positie van Tribuut.
Netto schuldquote en netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen: Hoe hoger de schuld, hoe hoger de netto schuldquote. De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van Tribuut ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de eventuele aflossingen. Om inzicht te verkrijgen in hoeverre er sprake is van doorlenen wordt de netto schuldquote zowel in- als exclusief doorgeleende gelden weergegeven.
Solvabiliteitsratio: Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin Tribuut in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Dit kengetal is nagenoeg nihil omdat wij volledig gefinancierd worden door de aangesloten gemeenten.
Jaarverslag Tribuut 2020 Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende \ bij de controleverklaring d.d. 9 april 2021:
]
[j/
Financiering Ons financieringsvraagstuk is van een beperkte omvang. Dit heeft te maken met het feit dat de begroting vooral bestaat uit personeelslasten of daaraan gerelateerde kosten. De financieringsrisico's zijn om die reden beperkt.
Algemene ontwikkelingen De treasuryfunctie is gebaseerd op de Wet Fido, en maakt onderdeel uit van de PIOFACH samenwerkingsovereenkomst die met de gemeente Apeldoorn is afgesloten. Tribuut heeft geen leningen uitstaan. Tevens neemt Tribuut sinds 1 maart 2016 deel aan het schatkistbankieren.
Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet is in de Wet Fido een norm gesteld voor het maximum bedrag waarop de organisatie haar financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,5% van het begrotingstotaal aan lasten voor bestemming, dus met uitzondering van de stortingen in de reserves. Het begrotingstotaal per 1 januari 2020 bedraagt na begrotingswijziging€ 6.612.207. De kasgeldlimiet bedraagt daarom€ 562.038. Onderstaande tabel laat zien dat de kasgeldlimiet niet is overschreden. 1e kwartaal
Netto vlottende schuld Kasgeldlimiet Ruimte onder limiet
2° kwartaal
4e kwartaal
3° kwartaal
€ -680.427
€ -1.078.041
€ -1.159.712
€ -1.850.437
€ 562.038 € 118.389
€ 562.038 € 516.003
€ 562.038 € 597.674
€ 562.038 € 1.288.399
Renterisiconorm Het renterisico op de lange financiering wordt wettelijk begrensd door de renterisiconorm. De renterisiconorm is 20% van het begrotingstotaal, met een minimum van€ 2.5 miljoen en is niet overschreden in 2020.
Maximaal renterisico op vaste schuld Renterisiconorm Ruimte onder limiet
Begroot 2020 €0
Realisatie 2020 €0
Begroot 2019 €0
€ 2.500.000 € -2.500.000
€ 2.500.000 € -2.500.000
€ 2.500.000 € -2.500.000
•
Financiering Wij hebben een eenvoudige rol op treasurygebied. De behoefte is minimaal: Daar waar behoefte is aan financiering zal eerst worden gekeken of aan deze behoefte voldaan kan worden door een aanvullende (incidentele) bijdrage van de deelnemende gemeenten. Tribuut streeft naar optimale financiële afstemming met de deelnemende gemeenten. Hierbij ligt de nadruk op het zo efficiënt mogelijk doorsluizen van de belastinginkomsten naar de deelnemende gemeenten. Daarnaast wordt de bevoorschotting van de gemeenten zodanig afgestemd dat het aangaan van leningen tot een minimum wordt beperkt. Tribuut werkt hierbij met gescheiden bankrekeningen voor de bedrijfsvoering en belastinginning.
Jaarverslag Tribuut 2020
j
Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende\ _ bij de controleverklaring d.d. 9 april 2021: \}J\.J
Bedrijfsvoering Het organogram van Tribuut ziet er als volgt uit:
Ill Ill I
a ]_, Sn ESE Formatie staf en management: 6 fte.
ICT visie en werken vanuit de Cloud In 2020 zijn er nieuwe stappen gezet die de ICT visie steeds meer werkelijkheid maken. Daar waar in de jaren 2016 tot en met 2018 het tijdschrijfsysteem nog "on premise" stond, dus geïnstalleerd binnen de kantoorautomatisering van Tribuut, maken we in 2020 steeds maar gebruik van een web-versie die gehost en geserviced wordt door de leverancier. Omdat het tijdschrijfsysteem een op zichzelf staande applicatie is was dit een eenvoudige transitie. Een aanzienlijk ontwikkeling op dit gebied is die van de waarderingsapplicatie Ortax. Deze applicatie zal in 2021 overgebracht worden naar de hostingomgeving van de leverancier. Openstaande punten worden in 2021 opgepakt.
PIOFACH Ten aanzien van huisvesting is het tweede deel met herziening van de begane grond gekoppeld aan een onderzoek naar de maatregelen die genomen kunnen worden om het binnenklimaat van Tribuut te verbeteren. Helemaal noodzakelijk, nu het Corona virus ook vraagt om ventilatie, terwijl dat- los van het open zetten van ramen - binnen het pand van tribuut niet mogelijk is. Dit onderzoek zal in 01 2021 worden afgerond, waarna gekeken kan worden met de eigenaar van het gebouw (gemeente Epe) wat er met de uitslagen gedaan kan worden. Bij aanvang van 2020 was het voornemen om steeds meer bedrijfsvoering taken naar Tribuut toe te halen. Nadere inventarisatie hiervan heeft geleidt tot de conclusie dat dit in het kader van kwetsbaarheid en kwaliteit onverstandig zou zijn, terwijl een kostenvoordeel niet gegarandeerd zou zijn. Door het MT is er in voorgaande jaren een bewuste keuze gemaakt om afscheid te nemen van de ondersteuning op het gebied van inkoop. Dit besluit heeft ertoe geleid dat er (Tribuut-breed) geen ondersteuning op gebied van inkoop elders is belegd. Hierdoor zijn er meerdere onrechtmatige inkoopdossiers en een niet goedkeurende verklaring ten aanzien van rechtmatigheid door de accountant naar boven gekomen.
Hierop is snel geschakeld hebben wij samen met een inkoop-adviesbureau de meest urgente knelpunten en risico's weggewerkt; enkele minder urgente dossiers worden in 2021 afgerond. Gelet op de schaalgrootte van Tribuut is ervoor gekozen om de samenwerking met de 2 ondersteunende gemeenten verder uit te bouwen en te verstevigen. Om zo toekomstbestendig te kunnen gaan organiseren. Zeker ten aanzien van de ICT zaken noodzakelijk, omdat het kritische bedrijfsproces volledig afhankelijk is van automatiseringsapplicaties en ook het proces naar buiten toe steeds meer digitaliseert. Resultaat van deze omslag is een met Preventie uitgebreide OVO met Epe en een herziening van afspraken rondom o.a. financiële en ICT ondersteuning in de OVO met Apeldoorn.
Jaarverslag Tribuut 2020
.7 Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende" , / bij de controleverklaring d.d. 9 april 2021:
À¢
Tenslotte heeft corona ook thuiswerken noodzakelijk gemaakt binnen Tribuut. Daartoe zijn alle medewerkers in 2020 van een mobiele telefoon voorzien om vanuit de telefooncentrale te kunnen bellen en gebeld te worden. Tevens hebben de medewerkers eind december hun laptop in ontvangst mogen nemen.
Personeel en Medezeggenschap De medewerkers zijn het kapitaal van Tribuut. Net als alle andere jaren hebben de medewerkers minimaal drie gesprekken met hun leidinggevende. In de startgesprekken worden de competenties en de resultaten met elkaar afgesproken. In het voortgangsgesprek wordt er halverwege het jaar gekeken wat de stand van zaken is en aan het einde van het jaar evalueren wij het jaar. In deze gesprekken wordt er ook gesproken over de ontwikkelingen van de medewerker en kunnen er afspraken gemaakt worden over trainingen of cursussen. Dit jaar zijn er weer verschillende interne trainingen gegeven om bijgepraat te worden over actuele onderwerpen. De medewerkers van cluster WOZ hebben het certificaat Basis WOZ behaald. Ook medewerkers uit andere clusters hebben deze cursus gevolgd. Verschillende collega's hebben vorig jaar deelgenomen in verschillende Lean-werkgroepen. Dit jaar zijn enkele processen verder geoptimaliseerd met als doel efficiency maar zeker ook voor werkdruk verlaging van de medewerkers. Door Corona is er uiteindelijk geen vervolg gegeven aan de Green Belt opleiding voor Lean. Een aantal collega's zouden deze opleiding gaan volgen. Dit staat nog op de planning zodra deze mogelijkheden er weer zijn. We merken dat collega's het lastig vinden om door werkdruk tijd te nemen om even met een andere bril te kijken naar de processen.
We zullen dit moeten blijven stimuleren omdat als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg. We moeten dus blijven stimuleren en investeren om hier tijd voor te maken. Wij hebben dit jaar wederom van een collega afscheid genomen die met vervroegd pensioen ging. Ook hebben in 2020 wederom een aantal collega's afscheid van Tribuut genomen. Inmiddels zijn alle vacatures weer ingevuld. Het gemiddeld ziekteverzuim blijft laag bij Tribuut (<5%). Hier mogen wij trots op zijn. De samenwerking met de OR is in 2020 constructief verlopen. We hebben diverse onderwerpen in goed overleg en waar nodig met advies en/of instemming van de Or tot stand laten komen.
Planning & Control Op basis van de risico's en bevindingen van de accountant tijdens de jaarrekeningcontrole 2019 zijn er diverse Interne Controles uitgevoerd. Hoewel er een stap is gemaakt in logging van handelingen in de diverse systemen, is er nog onvoldoende ingericht. Hierdoor kan er onvoldoende gesteund worden op systeem-controles. Dit betekent dat er door de accountant meer gegevensgerichte controles gedaan zullen moeten worden. In 2021 zal hier op geïnvesteerd worden om vanuit de diverse systemen betere controles te kunnen uitoefenen. Hierdoor zullen de interne controles betere inzichten opleveren en uiteindelijk kan er Data gedreven sturing gegeven worden. Bij de vaststelling van het Toekomstplan 2020 heeft het bestuur van Tribuut besloten om niet naar een ISAE of ISO certificering toe te werken. Ook zonder deze certificeringen is Tribuut voldoende aantoonbaar in control en wegen de baten niet op tegen de lasten. Daar waar er aanwijzingen zijn dat Tribuut niet of verminderd in control is, of een heroverweging dit noodzakelijk maakt, kan het bestuur ieder moment beslissen dat er alsnog een certificering moet komen. Organisatie Nadat er begin 2020 naar voren is gekomen dat er enkele risico's en hiaten in de bedrijfsvoering aanwezig zouden zijn is er een organisatie ontwikkeltraject gestart.
Dit traject is gestart door Rijnconsult met een onderzoek en een rapport als resultaat. In het uiteindelijke rapport is de gewenste doorontwikkeling verwoord. Uit dit traject is een routekaart ontwikkeld die handvatten heeft gegeven voor de doorontwikkeling van Tribuut. Deze doorontwikkeling zal in 2021 worden uitgevoerd.
Jaarverslag Tribuut 2020 Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende
[
bij de controleverklaring d.d. 9 april 2021://
Jaarrekening Door middel van een jaarrekening, jaarverslag en bijbehorende controleverklaring van de onafhankelijke accountant wordt door de directie verantwoording afgelegd aan het bestuur over het gevoerde financiële beheer in een bepaald begrotingsjaar. Balans De balans is een momentopname en geeft inzicht in de vermogenstoestand op een specifieke datum. Aan de debetzijde van de balans zijn de activa/ bezittingen opgenomen. Onder deze bezittingen vallen niet alleen tastbare bezittingen, maar ook vorderingen op derden. De creditzijde van de balans geeft de passiva / financieringsbronnen weer. Dit betreft onder andere gevormde voorzieningen en reserves en schulden op lange en korte termijn. Tribuut heeft op 31 december 2020 geen door derden aangegane geldleningen gewaarborgd en geen garantiestellingen afgegeven voor natuurlijke personen of rechtspersonen.
Activa 31-12-2020
31-12-2019
51.608
0
1.219.893
681.420
Nog te ontvangen
526.157
641.138
Banksaldi
69.968
87.647
Vooruitbetaalde facturen
439.227
37.361
2.306.853
1.447.566
Activa
Materiële vaste activa
Uitzettingen met een looptijd van <1 jaar Uitzettingen in 's Rijks schatkist
Liquide Middelen
Overlopende Activa
Totaal activa
Jaarverslag Tribuut 2020
h\
Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende f bij de controleverklaring d.d. 9 april 2021: (\\/
Passiva Passiva
31-12-2020
31-12-2019
Gerealiseerd resultaat
327.199
26.506
Door te storten belastingen
381.979
69.042
Nog te betalen bedragen
701.294
634.498
Nog uit te betalen resultaat 2019 Vooruit ontvangen bedragen
26.506
Eigen vermogen
Schulden met een looptijd < 1 jaar
Overlopende passiva
Totaal passiva
Jaarverslag Tribuut 2020
869.875
717.520
2.306.853
1.447.566
7 Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende \ \ bij de controleverklaring d.d. 9 april 2021:
/
(\\h
Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening Inzicht wordt gegeven in de resultaten per programma, waarbij een vergelijking wordt gemaakt met de programmabegroting 2020. Gewijzigde Begroting (€ x 1000)
Begroting (€ x 1000)
Realisatie (€ x 1000)
Lasten aten saldo
Lasten Baten saldo1fis%fhe Lasten Baten sado Waardebepaling
€ 1.584
-€1.584
€ 1.995
-€1.995
€ 1.888
-€1.888
Gegevensbeheer
€ 1.148
-€1.148
€ 1.150
-€1.150
€ 1.074
-€1.074
Heffen
€ 1.243
-€1.243
€ 1.245
-€1.245
€949
-€ 949
Invordering
€984
-€ 984
€ 986
-€ 986
€ 1.123
-€1.123
Frontoffice
€ 585
-€ 585
€ 586
-€ 586
€ 601
-€ 601
Opstartbudget
€0
€0
Project GBO
€ 650
€650
r
€0
0
0
€ 650
€ 650
0
€ 5.962
€ 5.962
€ 6.612
€0
€67
€ 67
€0
€ 431
€ 431
€0
€ 5.962
€ 5.962
€ 6.460
€ 327
.,
Gemeentelijke bijdragen Gerealiseerd Resultaat
Jaarverslag Tribuut 2020
€ 6.194
€ 5.544
€ 5.544
€ 6.194
€0
€0
€ 6.612
€0
€ 6.133
7 Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende+ bij de controleverklaring d.d. 9 april 2021:
/
\lM/
Overzicht van bijdrage gemeenten in de jaarrekening
Kostenverdeling per gemeente (x€1.000) Gemeente
Begroting
Apeldoorn
Verschil nog te voldoen
Begrotingswijziging
€2.943
€3.163
€ 220
Epe
€616
€ 664
€48
Lochem
€ 600
€ 647
€47
Voorst
€ 390
€421
€31
Zutphen
€ 995
€1.067
€72
Totaal
€5.544
€5.962
€418
Jaarverslag Tribuut 2020 Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende] / bij de controleverklaring d.d. 9 april 2021: \\/
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Algemeen De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV).
Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop de diensten of goederen geleverd zijn (lasten-baten stelsel). Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begroting jaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden, overlopende vakantiegelden verlofaanspraken en dergelijke. Voor arbeidskostengerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen.
De referentieperiode is dezelfde als die van de meerjarenraming, te weten vier jaar. Indien er sprake is van (eenmalige) schokeffecten (bijvoorbeeld reorganisaties) dient wel een verplichting opgenomen te worden. De mutaties in de reserves worden gescheiden verantwoord. Het jaarrekeningresultaat is hierdoor zowel voor als na de storting in dan wel onttrekking uit de reserves inzichtelijk.
Balans Vaste activa De materiële vaste activa met economisch nut worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.
Vlottende activa en passiva Vorderingen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. De voorziening wordt statisch bepaald op basis van de geschatte inningskansen. Liquide middelen en overlopende posten zijn tegen nominale waarde opgenomen. De vlottende passiva zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde.
Reserves Algemene reserves zijn reserves waar het algemeen bestuur geen specifieke bestemming aan heeft gegeven. Bestemmingsreserves zijn reserves waar het algemeen bestuur een specifiek doel aan heeft gegeven.
Jaarverslag Tribuut 2020 Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende\ bij de controleverklaring d.d. 9 april 2021:
/
1]/
Voorzieningen Voorzieningen kunnen in overeenstemming met de BBV worden gevormd als sprake is van: • • •
Verplichtingen en verliezen, waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, maar wel redelijkerwijs kunnen worden geschat. Op balansdatum bestaande risico's, die kunnen leiden tot verplichtingen of verliezen, waarvan de omvang al redelijkerwijs kan worden geschat. Toekomstige kosten, mits de oorsprong ligt voorafgaande aan de balansdatum en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van de lasten over een aantal begrotingsjaren.
Toelichting op de balans per 31-12-2020
Vaste activa Verloop boekwaarde overige investeringen met economisch nut
Boekwaarde 31-12-2019 Overige materiele vaste activa
Bijdragen van derden
Investeringen
€0
€ 51.608
Boekwaarde 31-12-2020
€0
€ 51.608
In 2020 hebben alleen investeringen op vaste activa plaats gevonden. De afschrijvingen zullen vanaf 2021 worden berekend. De stand van deze post is dan ook € 51.608. In het Besluit Begroting en Verantwoording is bepaald dat alle vaste activa moet worden geactiveerd voor het bedrag van de investering (artikel 62 lid 1 ). Een kenmerk van vaste activa is dat zij hun nut over meerdere jaren afstaan. De levensduur is echter niet oneindig. Het zichtbaar maken van de waardevermindering wordt afschrijving genoemd. De afschrijving op vaste activa wordt gedaan over de aanschafwaarde (lineaire afschrijfmethode) met een restwaarde van nihil. Deze afschrijvingen zullen met ingang van 2021 worden berekend. De aangeschafte laptops zullen in 3 jaar tijd worden afgeschreven, terwijl de (mobiele) telefonie in 2 jaar wordt afgeschreven.
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar. De in de balans opgenomen uitzettingen met een looptijd van één jaar of minder kunnen als volgt gespecificeerd worden: Uitzettingen in 's Rijks schatkist betreft de deelname van Tribuut aan het zogenaamde schatkistbankieren per 1 maart 2016. Dit houdt in dat eventuele positieve banksaldi bij het Rijk worden uitgezet. Het drempelbedrag voor Tribuut bedraagt, op basis van het begrotingstotaal, € 250.000. Omdat de geldstroom uit gronde van de bedrijfsvoering van Tribuut minimaal is ten opzichte van de belastingengeldstroom is dit drempelbedrag niet toereikend voor het totale betalingsverkeer van Tribuut. Onderstaande tabel laat zien dat in de eerste twee kwartalen en het laatste kwartaal van 2020 het drempelbedrag is overschreden. Oorzaak hiervan is de combi-aanslag die eind februari is bezorgd in het verzorgingsgebied van Tribuut. Dit heeft zeker in maart en april 2020 geleid tot zeer veel (grote) betalingen in zeer korte tijd, waardoor het banksaldo op de belastingrekening sneller op liep dan er afgeboekt kon worden naar de schatkist. Ook in het tweede kwartaal is dit effect goed zichtbaar. In het laatste kwartaal is de laatste automatische incasso-run niet per direct is afgeroomd naar de schatkist in verband met de kerstdagen; gezien het grote bedrag leidt dit tot een overschrijding.
Overschrijding drem
Jaarverslag Tribuut 2020
€186.417
€ 115.675
NVT
NVT
.7 Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorended, [ bij de controleverklaring d.d. 9 april 2021: \\\/
Ultimo 2020 is het saldo op 's Rij ks schatkist als volgt opgebouwd:
Bedrijfsvoeringsrekening
Belastingrekening: Invorderingskosten en nog door te storten belastinggelden
Totaal uitzettingen in 's Rijks schatkist
Nog te ontvangen bestaat uit de betaalde BTW, die via de transparantiemethode is doorgeschoven naar de deelnemende gemeenten, evenals nog niet door deelnemers voldane facturen.
Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen bestaat uit het saldo op de bedrijfsvoeringsrekening en het saldo op de belastingrekening:
Eigen vermogen Resultaat Verloop eigen vermogen Tribuut Boekwaarde 31-12-2019 Resultaat € 26.506
Uitbetaling resultaat € -26.506
Resultaat 2020 € 327.199
Boekwaarde 31-12-2020 € 327.199
Het bestuur heeft in de bestuursvergadering van 20 maart 2020 besloten het resultaat over 2019 terug te laten vloeien naar de deelnemers. Dit is in het jaar 2020 niet gebeurd. In 2020 is een voordeel gerealiseerd van € 327 .199.
Vlottende passiva Schulden met een rentetypische looptijd van < 1 jaar Door te storten belastingen is het saldo van belastinggelden, dat per 31-12-2020 op de bankrekening en schatkist van Tribuut stond, maar pas in 2021 zal worden doorgestort.
Overlopende passiva Betalingen onderweg zijn alle facturen die in 2020 zijn binnengekomen en pas in 2021 betaald zijn, en die facturen, die in 2021 zijn binnen gekomen maar betrekking hebben op 2020. Tevens staan hier de sociale lasten onder, die betrekking hebben 0p 2020, maar pas in 2021 verwerkt worden. Vooruit ontvangen bedragen heeft betrekking op dat deel van het opstartbudget, dat in de jaren 2016 tot en met 2019, is bijgedragen door de deelnemende gemeenten, maar nog niet tot aanwending is gekomen. Ook valt hier onder het restant van het projectbudget voor de conversie van inhoud naar gebruiksoppervlakten. Verloop vooruit ontvangen bedragen Boekwaarde Onttrekkingen 31-12-2019 Opstartbudaet € 478.474 € 66.592 ·• Project GBO € 239.046 € 431.052
Dotaties €0 € 650.000
Boekwaarde 31-12-2020 €411.882 € 457.994
Jaarverslag Tribuut 2020 I
Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden behorende] [ bij de controleverklaring d.d. 9 april 2021: \['}/
Het bestuur van Tribuut heeft in de vergadering van 22 februari 2019 besloten dat het restant opstartbudget in de jaren 2019 en 2020 aangewend mag worden voor het bereiken van de benodigde efficiency en daar waar nodig tot het compenseren van de nog niet bereikte efficiency. Er is op het moment van vaststellen van de jaarrekening nog geen besluit genomen hoe met het restant van het opstartbudget moet worden omgegaan.
Toelichting op het overzicht van baten en lasten Op enkele programmaonderdelen worden de begrote lasten niet overschreden; deze kostenbesparingen worden deels gecompenseerd door onderbestedingen in andere programmaonderdeel.