Informatiebrief 81 Adviescommissie governance Kruispuntkerk (incl. bijlage)

Persoonsgebonden aspecten Bij de samenstelling van het bestuur wordt gestreefd naar een goede verdeling van een aantal persoonsgebonden aspecten; hierbij kan gedacht worden aan verdeling van persoonlijke aspecten, zoals: Affiniteit met en kennis van het besturen van kleine organisaties; Affiniteit met en kennis van cultureel gebonden zaken; Kennis van financiën; Communicatie, multimedia en PR;Kunnen samenwerken en “teamspeler” zijn. Beschikken over een gezonde dosis humor, zijn sociaal en flexibel. Voorzitter van de SCC Heeft bij voorkeur een brede bestuurderservaring Kan leidinggeven aan een veranderings- en besluitvormend proces Beschikt over een bindend vermogen Weet een prettige sfeer binnen het bestuur te bewerkstelligen Kan de SCC op passende wijze vertegenwoordigen Beschikt over voldoende tijd en energie voor de uitvoering van deze taak

31

Bijlage 2. Profiel Coördinator Cultureel Centrum bij de Stichting Cultureel Centrum Voorschoten Doelstelling De Stichting Cultureel centrum Voorschoten (SCC) stelt zich ten doel een breed scala aan culturele activiteiten te bieden ten behoeve van de bewoners van Voorschoten. Het betreft hier in ieder geval film, toneel, muziek, jazz, zang en exposities van kunst. Daarnaast stelt het centrum zich ten doel een inloophuis van Voorschoten voor alle Voorschotenaren te zijn voor ontmoeting en contact. Profiel kandidaat -

Hbo-denkniveau Heeft affiniteit met en kennis van cultureel gebonden zaken en ziet kansen voor nieuw aanbod vanuit een ondernemende, toekomstgerichte instelling Onderschrijft de doelstelling van de Stichting Cultureel Centrum Wil het boegbeeld zijn van de Stichting Cultureel Centrum Beschikt over leidinggevende capaciteiten, ook in kleinere organisaties met vrijwilligers Kan leidinggeven aan veranderingsprocessen Beschikt over communicatieve vaardigheden Heeft kennis van multimedia en PR-beleid

Persoonlijke aspecten -

Is een teamspeler, die bijdraagt aan ambities, continuïteit en doorontwikkeling van het Cultureel Centrum Beschikt over de nodige humor en is verbindend tussen partijen en beschikt over flexibiliteit en heeft een sociale instelling Heeft financieel inzicht

Taken -

-

Ontwikkelt in overleg met het bestuur beleid en draagt in samenwerking met de vrijwilligers zorg voor de uitvoering van het beleid In samenwerking met het bestuur wordt zorggedragen voor een gezond financieel beleid Analyseert vraag en aanbod op cultureel gebied en stemt nieuwe activiteiten af met het bestuur en de commissie programmering Geeft leiding/sturing aan een team van vrijwilligers. Door bundeling van een aantal organisaties heeft de Coördinator Cultureel Centrum een belangrijke verbindende rol in “dienend en verbindend” leiderschap. Geeft ruimte aan het team waarbij het scheppen van een goede samenwerking en een goede sfeer in het team een noodzaak is Houdt toezicht op onderhoud, schoonmaak, veiligheid (BHV) en technische installaties Verantwoordelijk voor de financiële administratie Coördineert de dagelijkse gang van zaken in het gebouw Onderhoud contact met leveranciers en onderhoudsbedrijven Faciliteert huurders en zorgt dat ruimtes gebruiksklaar zijn (zaalindeling, techniek, catering) Beheert sleutels, reserveringen en gebruiksregels

32

Bijlage 3 Exploitatieoverzicht Stichting Cultureel Centrum Voorschoten BEGROTING BATEN EN LASTEN €

€ 2.026

€ 2.027

€ 2.028

2.029

halve jaar BATEN Verhuur zalen (ex BTW)

40.000,00

88.000,00

100.000,0 0

120.000,00

Horeca

30.000,00

80.000,00

100.000,0 0

110.000,00

Sponsoring St. Vr.

1.000,00

2.000,00

3.000,00

4.000,00

1.000,00

1.000,00

2.000,00

500,00

500,00

500,00

500,00

71.500,00

171.500,0 0

204.500,0 0

236.500,00

Huur Kruispuntkerk

12.500,00

55.000,00

55.000,00

55.000,00

Gas Licht Water (servicekosten)

11.000,00

22.500,00

23.000,00

23.500,00

Coördinator CC incl. werkgeverslasten

45.000,00

85.000,00

87.000,00

89.000,00

0,00

8.000,00

8.000,00

8.000,00

Inkoop Horeca

20.000,00

40.000,00

45.000,00

50.000,00

Vrijwilligers bijeenkomsten/ horeca 1xpj

1.250,00

3.500,00

3.500,00

3.500,00

Verzekeringen

2.000,00

3.000,00

3.000,00

3.000,00

Communicatie (site, boekjes, e.d.)

2.500,00

1.000,00

1.000,00

1.000,00

Aanloopkosten zoals vergunningen

pm

pm

Inkomsten/nieuw e activiteiten

0,00

Fondsen PM Bijdragen aan communicatie Subtotaal

LASTEN

Klein Onderhoud

33

Onvoorzien

10.000,00

20.000,00

20.000,00

20.000,00

Totaal

104.250,00

238.000,0 0

245.500,0 0

253.000,00

Saldo

-32.750,00

-66.500,00

-41.000,00

-16.500,00

Bijdrage Gemeente

32.750,00

66.500,00

41.000,00

16.500,00

34

Bijlage 4 Memo schatting exploitatie Cultureel Centrum Voorschoten Betreft bijlage bij raadsvoorstel ontwikkeling Kruispuntkerk Datum: 24 oktober 2024 Exploitatiekosten: De “directe” exploitatiekosten voor het cultuurcentrum in de Kruispuntkerk zijn ingeschat op basis van de exploitatielasten in het huidig cultureel centrum aan de Prinses Marijkelaan en op basis van expert beoordeling. Huur van de kerk: Het college heeft de intentie om met de eigenaar van de Kruispuntkerk een huurovereenkomst te sluiten. De belangrijkste uitgangspunten voor een mogelijke overeenkomst zijn: * Een huursom van € 110.000 die jaarlijks wordt geïndexeerd op basis van de cijfers consumentenprijsindexcijfers (CPI) die op maandbasis door het CBS gepubliceerd * De huurperiode bedraagt 30 jaar. * In de huurovereenkomst wordt het recht van eerste koop vastgelegd.

Servicekosten: Servicekosten bestaan uit kosten van energie, water, glasbewassing en liftonderhoud. Als indicatieve referentie is uitgegaan van de service kosten die gangbaar zijn. Deze bedragen ongeveer € 30/m2. Dit levert een kostenpost van ca € 22.000.

Klein onderhoud: Dit betreft klein reparaties en onderhoud van het cultuurcentrum. We gaan ervan uit dat de beheerstichting dergelijke werkzaamheden in belangrijke mate zelf uitvoert. De kosten worden indicatief geraamd op € 8.000.

Verzekeringen: Dit betreft de verzekering voor de inrichting van het cultuurcentrum (inbouw en meubilair). De jaarpremie bedraagt ongeveer € 2.000.

De totale “directe” exploitatielasten bedragen daarmee € 142.000. Dit bedrag is exclusief de kapitaallasten. Deze worden in de financiële paragraaf van het raadsvoorstel toegelicht.

35

Exploitatie opbrengsten: Schatting huuropbrengsten Om een inschatting te maken van de exploitatielasten is het nodig om een inschatting te maken van de inkomsten die in de Kruispuntkerk kunnen worden gegenereerd met de zaalverhuur. Daarvoor wordt gekeken naar de verhuurinkomsten die op dit moment in het cultureel centrum aan de Marijkelaan worden gegenereerd. Deze bedroegen in 2023 € 32.000 (ex BTW): bestaande uit € 25.000 “vast huurders” en € 7.000 uit incidentele verhuur. Bij deze bedragen moet worden aangetekend dat het Filmtheater haar huur voldoet “in natura” (door het leveren van vrijwilligers voor beheer en bar). Deze huuropbrengsten zijn niet zonder meer te vertalen naar de potentiële opbrengsten in het cultuurcentrum Kruispunt. In de Marijkelaan wordt de “verhuurpotentie” niet volledig benut omdat de huidige groep vrijwilligers daarvoor niet groot genoeg is. Door inzet van bredere groep vrijwilligers vanuit een bredere achterban van organisaties zou in het nieuwe centrum de potentiële vraag naar zalen beter kunnen worden bediend. Daarbij is het de verwachting dat de aantrekkelijke ligging in het centrum en de goede faciliteiten in het cultuurcentrum Kruispunt zal leiden tot een grotere verhuurbaarheid van de zalen. Het is daarom te verwachten dat de huuropbrengsten in de Kruispuntkerk hoger zullen zijn dan in de prinses Marijkelaan.

Om een indicatie te geven van die huuropbrengst is de volgende schatting te maken.

Huurprijzen Voor de huurprijzen hanteren we de prijzen per dagdeel die in de prinses Marijkelaan worden gehanteerd. In onderstaande tabel zijn de prijzen per ruimte en per dagdeel weergegeven, onderscheiden naar langdurige of incidentele huur. Hierbij opgemerkt dat de prijzen in vergelijking met andere locaties laag zijn.

Tabel 1: Huurprijzen per ruimte (cultureel centrum Pr. Marijkelaan) Langdurige verhuur

Incidentele verhuur

Ochten d

Midda g

Av on d

Ochten d

Midda g

Av on d

Grote zaal

€ 66

€ 66

€ 66

€ 136

€ 136

€ 195

Kleinere zaal

€ 44

€ 44

€

€ 91

€ 91

€

36

44

102

37

Bezetting Om een idee te hebben van de bezetting, gaan we voor de langdurige verhuur uit van de bezetting die ongeveer in de prinses Marijkelaan wordt gerealiseerd. Voor de incidentele huur gaan we uit van een verhuur van de grote zaal voor 1 ochtend, middag en avond per maand. Voor de kleinere zalen gaan we uit van 2 ochtenden, middagen en avonden per week. Tabel 2: Bezetting ruimtes per dagdeel langdurig/incidenteel Langdurige verhuur

Incidentele verhuur

Ochten d

Midda g

Avond Ochten d

Grote zaal

1

3

5

Kleinere zaal

3

3

3

Midda g

Av on d

0,25

0,25

0, 25

2

2

2

Dit combinatie van tabel 1 en 2 levert een opbrengst per zaal per dagdeel per week:

Tabel 3: Opbrengst per ruimte per week (langdurig/incidenteel) Langdurige verhuur

Incidentele verhuur

Ochten d

Midda g

Av on d

Ochten d

Midda g

Av on d

Grote zaal

66

198

33 0

34

34

4 9

Kleinere zaal

132

132

13 2

182

182

2 0 4

En uitgaande van 45 verhuurbare weken per jaar, de volgende opbrengst per zaal per jaar: Tabel 4: Opbrengst per ruimte per dagdeel per jaar (45 weken) (langdurig/incidenteel) Langdurige verhuur

Incidentele verhuur

TOTAAL opbrengst per zaal per jaar

38

Ochten d

Midda g

Avond Ochten d

Midda g

Av on d

Grote zaal

2.970

8.910

14.8 50

2.194

1.530

1.5 30

€ 31.984

Kleinere zaal

5.940

5.940

5.9 40

8.190

8.190

9.1 80

€ 43.380

39

In het ontwerp zijn een grote zaal en 2 kleinere zalen beschikbaar. Dat levert de volgende verhuurpotentie: Tabel 5: Opbrengst potentiële verhuur

Grote zaal

€ 31.984

Kleinere zaal 1

€ 43.380

Kleinere zaal 2

€ 43.380

TOTALE Opbrengst

€ 118.744

Ex BTW

€ 98.135

In de opbrengst van de ontwerpen is geen rekening gehouden met opbrengst uit verhuur van de barruimte/foyer. Omdat bovenstaande een grove schatting is, zou om “rijk-rekenen” te voorkomen, een correctie kunnen worden aangebracht waarbij de opbrengst met 20% naar beneden wordt bijgesteld. In dat geval zou de huuropbrengst € 79.000 bedragen. Exploitatiesaldo Exploitatieoverzicht: lasten, opbrengsten en saldo Exploitatie lasten Huur

110.000

Servicekosten

22.000

Klein onderhoud

8.000

Verzekeringen

2.000

Totaal

142.000

Exploitatie inkomsten Verhuurzalen

79.000

40

Exploitatie tekort

63.0 00

Bovenstaande tabel laat zien dat met de huidige inschatting van kosten en opbrengsten er een exploitatietekort bestaat van tussen van € 63.000 per jaar. Bovenstaande exploitatie richt zich alleen op de vastgoed exploitatie. Eventuele kosten die samenhangen met bijvoorbeeld vrijwilligersvergoedingen of opbrengsten die samenhangen met opbrengsten uit de ondersteunende horeca zijn hiervoor buiten beschouwing gelaten. Bij de verdere uitwerking van de governance wordt hieraan nader aandacht besteed.

41