Informatiebrief 81 Adviescommissie governance Kruispuntkerk (incl. bijlage)

81 Informatiebrief Zaaknummer:

Z/25/106247

Documentnummer:

472779

Datum:

25 november 2025/verzonden 26 november 2025

Onderwerp:

Adviescommissie governance Kruispuntkerk

Portefeuillehouder:

Wethouder Paul de Bruijn

Bijlage(n):

1. Advies rapport

Geachte Raad,

Zoals toegezegd in de raadsvergadering van 12 december 2024 en in overeenstemming met uw besluit, informeert het college de gemeenteraad over de voortgang van de ontwikkelingen rondom de Kruispuntkerk. In dit geval willen wij u informeren over het adviesrapport van de werkgroep governance Kruispuntkerk. Aanleiding Zoals toegelicht in het raadsvoorstel van december 2024, heeft het college een adviescommissie governance ingesteld. Deze adviescommissie heeft de opdracht gekregen om tot een volwaardig onderbouwd voorstel te komen met betrekking tot de governance (in brede zin) voor een nieuw op te richten beheersstichting voor het nieuwe cultuurcentrum in de Kruispuntkerk. De adviescommissie voert binnen haar opdracht gesprekken met culturele organisaties in de gemeente Voorschoten en onderzoekt de lessen die kunnen worden geleerd bij vergelijkbare centra elders in het land. De adviescommissie governance heeft op 7 november 2025 jl. haar adviesrapport aangeboden aan wethouder Paul de Bruijn. Doel van het onderzoek De commissie kreeg de opdracht een voorstel te doen voor een passende bestuursstructuur en organisatievorm van een nieuw op te richten Stichting Cultureel Centrum Voorschoten (SCC). Daarbij stonden de volgende uitgangspunten centraal:

• • • •

een onafhankelijke, transparante en deskundige governance; een sterke rol voor vrijwilligers; een sluitende exploitatie binnen drie jaar; een structurele samenwerking met partners als de bibliotheek en andere maatschappelijke instellingen.

Belangrijkste aanbevelingen van de commissie De commissie adviseert de oprichting van een onafhankelijke stichting met een neutraal bestuur dat de belangen van alle gebruikers behartigt. Financiële uitgangspunten Gemeente Voorschoten Leidseweg 25 | Postbus 393, 2250 AJ Voorschoten | T 14071 | E gemeente@voorschoten.nl | www.voorschoten.nl BTW NL 00179762B01 | KvK 27381083 | IBAN NL43 BNGH 0285 0796 70 | BIC BNGHNL2G

De commissie gaat uit van een aanloopperiode van drie jaar waarin de gemeente eventuele exploitatietekorten afdekt (conform raadsbesluit december 2024, amendement 314). Na deze periode moet de stichting financieel zelfstandig kunnen opereren. Conclusie en vervolgstappen Het college heeft het adviesrapport ontvangen en wordt in de gelegenheid gesteld het rapport te lezen en te beoordelen. Met de oplevering van het rapport Aanbevelingen Governance Cultureel Centrum Kruispuntkerk is een belangrijke mijlpaal bereikt. We danken daarom ook de commissie voor de inzet, het harde werk en de waardevolle adviezen. In januari 2026 komt het college terug met een inhoudelijke reactie, vervolgstappen en voortgang van de oprichting van de stichting en de benoeming van het eerste bestuur. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

E.A. van Wattingen, Gemeentesecretaris

mw. drs. N. Stemerdink, burgemeester

Deze brief is digitaal vastgesteld. Hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief.

Aanbevelingen bestuursstructuur Cultureel Centrum in de Kruispuntkerk te Voorschoten “Gebruik waar je vandaan komt als kracht, terwijl je koers zet naar waar je naar toe wilt”

Voorschoten, 7 november 2025 Onderzoekscommissie (Governance): Marcel Cramwinckel Odette Paauwe-Insinger Willem Snoeker

1

Inhoudsopgave: Blz 1. Inleiding en samenvatting met leeswijzer

3

2. Opdracht aan de werkgroep/commissie en uitgangspunten

5

3. Visie van de commissie op de opdracht

6

4. Visie op het nieuwe Cultureel Centrum in de Kruispuntkerk

7

5. Werkwijze van de commissie en inzichten

9

6. Bestuursmodel Stichting Cultureel Centrum

13

7. Relatie gemeente en Stichting Cultureel Centrum

16

8. Interne organisatie en programmering

18

9. Relatie naar de bibliotheek en andere sociaal maatschappelijke locaties

24

10. Exploitatie en financiën

25

11. Aanbevelingen vervolgtraject

28

Bijlagen ➢ Bijlage 1: Profiel bestuurders Stichting Cultureel Centrum Voorschoten

31

➢ Bijlage 2: Profiel coördinator Cultureel Centrum bij de Stichting Cultureel Centrum Voorschoten

32

➢ Bijlage 3: Exploitatieoverzicht Stichting Cultureel Centrum Voorschoten

33

➢ Bijlage 4: Memo schatting exploitatie Stichting Cultureel Centrum Voorschoten

34

2

1. Inleiding en samenvatting Met het oog op de sluiting van het huidige Cultureel Centrum Voorschoten heeft het College van B en W een commissie ingesteld met het verzoek een bestuursmodel te adviseren voor de toekomstige Stichting Cultureel Centrum Voorschoten (SCC). In de commissie hebben zitting: Marcel Cramwinckel, Odette Paauwe-Insinger en Willem Snoeker. De aanbevelingen van de commissie in dit rapport zijn gebaseerd op inspirerende gesprekken met betrokken organisaties in Voorschoten en bezoeken aan vergelijkbare culturele centra elders in het land. De commissie beveelt aan het nieuwe Cultureel Centrum een laagdrempelige ontmoetingsplek te laten worden waar inwoners elkaar vinden voor muziek, theater, film, tentoonstellingen, lezingen en workshops. Ook is er ruimte voor vergaderingen, cursussen, studieplekken en bijzondere momenten zoals huwelijken en condoleances. Dit alles in de inspirerende ambiance van de monumentale herbestemde Kruispuntkerk. De horeca in het Cultureel Centrum vormt straks het kloppend hart: een gezellige plek voor koffie, een drankje of een informeel samenzijn en exposities. Zo wordt het centrum niet alleen een plek voor evenementen, maar ook voor spontane ontmoetingen los daarvan. De niet-commerciële horeca met terras is nodig voor een op termijn sluitende exploitatie. De eerste drie jaren dekt de gemeente Voorschoten de aanlooptekorten af.

In de afgelopen jaren is onder leiding van het filmtheater een Cultureel Centrum ontwikkeld met grote inzet van vrijwilligers en duizenden bezoekers. Daarin zijn de verantwoordelijkheden voor gebruik, beheer en barexploitatie in afzonderlijke stichtingen. De commissie heeft waardering voor wat tot stand is gebracht en wil die scheiding van verantwoordelijkheden nog verder doortrekken, kijkend ook naar de ervaringen vanuit andere voorbeelden. Om het centrum deskundig, veilig en neutraal te exploiteren stelt de commissie een geheel onafhankelijk stichtingsbestuur voor. Het bestuur van de stichting bestaat uit leden die op basis van deskundigheden en kwaliteit worden benoemd en geen bestuurlijke rol hebben in de gebruikers/hurende organisatie. Het behartigt de belangen van álle gebruikers en inwoners. Het bestuur stelt een betaalde Coördinator Cultureel Centrum aan die samen met de vrijwilligers van de gebruikers zorgt voor verhuur, programmering en het dagelijks reilen en zeilen. Daartoe worden diverse werkgroepen en commissies ingesteld. Per seizoen (jaarlijks) worden afspraken gemaakt met gebruikers. In de programmacommissie worden vraag en aanbod van ruimte verder op elkaar afgestemd met Coördinator Cultureel Centrum en bestuur als escalatiemogelijkheid. Waar mogelijk wordt ruimte behouden voor nieuwe initiatieven. Vrijwilligers zijn en blijven onmisbaar.

Van horeca en techniek tot communicatie en programmering: samen maken we met elkaar het centrum levendig en duurzaam. Samenwerking met andere instellingen en met name de bibliotheek is van groot belang om kosten te besparen en een beter aanbod te kunnen doen aan ons dorp.

3

Zodra de plannen voor gemeentehuis/bibliotheek definitief worden dient overwogen te worden beide gebouwen onder de exploitatie van één stichting te brengen”. Om de aanbevelingen in de praktijk te brengen onderscheidt de commissie vervolgtrajecten, waaronder het sluiten van een intentieovereenkomst met de beoogde gebruikers.

4

2. Opdracht aan de werkgroep/commissie en uitgangspunten Het college van de gemeente Voorschoten verzoekt de werkgroep Governance Cultureel Centrum Kruispuntkerk een goed onderbouwd voorstel op te stellen voor de governance van een nieuw op te richten beheersstichting. Deze stichting zal verantwoordelijk zijn voor het beheer van het toekomstige cultureel centrum in de Kruispuntkerk. In de uitwerking dient de werkgroep ten minste de volgende uitgangspunten, zoals geformuleerd in het memo Voorstel Governance Cultuurcentrum (CCK) van 24 oktober 2024, mee te nemen: ● ●

●

●

Voorkeur voor een vrijwilligersorganisatie als beheermodel, bestaande uit vertegenwoordigers van vaste gebruikers van het centrum of uit neutrale vrijwilligers. Voorbeeldfunctie van het huidige model van het bestaande cultureel centrum, waarin neutraliteit wordt geborgd en belangen van betrokken partijen zorgvuldig worden afgewogen. Toezicht door de gemeente, met aandacht voor: 1. Aansluiting bij de gemeentelijke cultuurvisie 2. Een gezonde en transparante financiële bedrijfsvoering Inzet van functionarissen binnen de beheerorganisatie: op welke wijze en met welke taken.

Verwachte eindproducten De werkgroep wordt gevraagd te komen met: 1. Een voorstel voor een bestuursmodel, eventueel voorzien van een groeipad en bijbehorende onderbouwing 2. Een nadere uitwerking van taken, verantwoordelijkheden en organisatiestructuur van de beheersorganisatie. Hierbij dient ook aandacht te zijn voor: o onderhoud o schoonmaak o niet-commerciële horeca o en mogelijke organisatielagen 3. Een verkenning van mogelijke culturele en maatschappelijke samenwerkingspartners 4. Een inventarisatie van geïnteresseerde vrijwilligers per organisatie 5. Een voorstel voor structureel overleg en samenwerking tussen de verschillende organisatielagen 6. Een systematiek voor evaluatie en eventuele bijsturing 7. Een voorstel voor de inrichting van het proces rondom programmering, inclusief een kader voor het maken van keuzes en het stellen van prioriteiten 8. Een verkenning van mogelijkheden om speciale doelgroepen in te zetten ter ondersteuning van de vrijwilligersorganisatie (bijvoorbeeld via Gemiva of DZB) 9. Een overzicht van de verwachte kosten en baten 10. Aanvullende suggesties van de werkgroep voor het eindproduct

5

3. Visie van de commissie op de opdracht De commissie is van mening dat het ontwerpen van een bestuursmodel niet los gezien kan worden van vijf samenhangende factoren: 1. De missie van het Cultureel Centrum: wat is de beoogde maatschappelijke en culturele functie 2. De mogelijkheden van het gebouw: hoe multifunctioneel en flexibel is de ruimte, inclusief horeca, werk- en ontmoetingsplekken 3. Het exploitatiemodel: hoe wordt de exploitatie structureel gedekt 4. De samenwerking met andere ruimte-aanbieders binnen Voorschoten, zoals buurthuizen, kerkelijke instellingen en de bibliotheek 5. De synergie tussen gemeentehuis, bibliotheek en het Cultureel Centrum. Deze elementen beïnvloeden elkaar wederzijds. Een flexibel inzetbaar gebouw zal meer gebruikers aantrekken, wat gunstig is voor de exploitatie. Met oog op kostenbesparing is samenwerking met andere aanbieders van grote meerwaarde (bijvoorbeeld bij onderhoud/schoonmaak) en wordt hiermee ook het totale aanbod in het dorp versterkt. De commissie maakt in dit rapport de verbinding van de bovengenoemde vijf thema’s expliciet en doet daarop voorstellen. De gevraagde inventarisatie van vrijwilligers is niet meegenomen. Deze is pas vast te stellen na duidelijkheid over het bestuursmodel en de organisatorische indeling en werkgroepen, Uitgangspunten bij de opdracht ● ● ● ● ● ● ●

Het eigendom van het gebouw de Kruispuntkerk blijft berusten bij een private partij De gemeente Voorschoten is huurder van het gebouw en zal het doorverhuren aan een beheersstichting Deze stichting fungeert als rechtspersoon en is verantwoordelijk voor exploitatie, beheer en programmering Uitgangspunt van de opdracht is dat de stichting grotendeels op vrijwilligers rust – hetzij vanuit de gebruikers zelf, hetzij neutrale vrijwilligers Ondanks de grote inzet van vrijwilligers is een structurele inzet van alleen vrijwilligers een zware last De scheiding van rollen en verantwoordelijkheden tussen beheer en exploitatie enerzijds en gebruik en programmatische invulling anderzijds. Tot inspiratie kan dienen het bestaande model (drie stichtingen rond het huidige cultureel centrum) maar ook andere voorbeelden in den lande

6

4. Visie op het nieuwe Cultuur Centrum in de Kruispuntkerk De commissie sluit aan op de visie zoals geformuleerd in het genomen besluit van de gemeenteraad over het Cultuur Centrum in de Kruispuntkerk van 12 december 2024. Het Cultuur Centrum in de Kruispuntkerk wordt een energierijk, multifunctioneel centrum van en voor alle inwoners van Voorschoten. Het centrum wordt een plek waar cultuur, ontmoeting en maatschappelijke functies samenkomen en waar iedereen zich welkom voelt. Brede bruikbaarheid en samenwerking als fundamenten: Voor het realiseren van een succesvol cultureel centrum is een hechte samenwerking tussen alle betrokken partijen essentieel. De gemeente Voorschoten treedt op als facilitator en verhuurder van het pand ter uitvoering van de Gemeentelijke Cultuurvisie. Daarnaast zijn er diverse gebruikers, waaronder Stichting Filmtheater Voorschoten en meerdere culturele verenigingen en stichtingen die zich hebben verenigd in de Cultuurfabriek. Ook andere maatschappelijke en particuliere initiatieven kunnen zich aansluiten. De onderlinge afstemming van belangen is cruciaal, met als gezamenlijk doel: een levendig en laagdrempelig centrum voor ontmoetingen dat voorziet in de culturele en sociale behoeften van de gemeenschap in Voorschoten. Functionele invulling: Het Cultuur Centrum in de Kruispuntkerk zal diverse functies combineren, waaronder: •

Expositieruimte voor (lokale) kunstgenootschappen

•

Podiumvoorziening voor muziek (zoals jazz en klassieke zang, toneel) en theater

•

Filmzaal voor het vertonen van films

•

Algemene culturele maatschappelijke programmering, variërend van lezingen tot workshops, taallessen en beweging voor ouderen e.d.

•

Zaalverhuur in daluren voor bijeenkomsten, cursussen en onderwijsactiviteiten

•

Flexibele werkplekken met wifi voor individueel gebruik of samenwerking

•

Mogelijkheid tot huwelijkssluitingen en condoleancebijeenkomsten

•

Horeca (zie onderliggende toelichting)

Horeca ter ondersteuning maar ook als een ontmoetingsplek: Een laagdrempelige horecavoorziening is een onmisbaar onderdeel van het Cultureel Centrum. Het is centraal in het centrum gelegen, trekt daardoor mensen aan en fungeert als een "inloophuis", waar ontmoeting centraal staat, ook los van activiteiten. Denk aan koffieochtenden, informele

7

borrels, schaak- of dam middagen voor jongeren en een expositieruimte voor het werk van jonge kunstenaars. Enkele onbenutte ruimtes kunnen worden ingedeeld voor individuele werkplekken. Het ontwerp maakt horeca mogelijk voor koffie/thee/ licht alcoholische dranken en eenvoudige lunches. Deze mogelijkheden moeten maximaal benut worden. Inkomsten uit de horeca dragen in grote mate bij aan een sluitende exploitatie van de Stichting. Open voor iedereen: Het Cultureel Centrum is er niet alleen voor bestaande organisaties. Ook nieuwe initiatieven krijgen de ruimte om zich te presenteren en zich te ontwikkelen. Zo wordt het Cultureel Centrum in de Kruispuntkerk een dynamische plek waar de diversiteit van Voorschoten zichtbaar en voelbaar is.

8

5. Werkwijze van de commissie en inzichten De aanpak van de commissie bestaat uit drie stappen: Stap 1: Kennisvergaring bij vergelijkbare instellingen Stap 2: Gesprekken met (huidige) gebruikers, meedenken over de inrichting van de SCC ten behoeve van flexibiliteit, exploitatie en ook ten behoeve van nieuwe gebruikers Stap 3: Meedenken over aanpak fondsenwerving naar aanleiding van stap 2

Ad) Stap 1: Kennisvergaring bij vergelijkbare instellingen Volgens het motto “beter goed gejat dan slecht bedacht” en ter inspiratie bestudeerde de commissie de huidige structuur en bezocht de commissie een aantal vergelijkbare culturele centra. In dit hoofdstuk wordt dat op een rijtje gezet. In de volgende hoofdstukken maakt de commissie duidelijk welke conclusies en aanbevelingen zij op basis daarvan formuleert. ● ● ● ● ● ● ●

Huidige Cultureel Centrum Voorschoten Dorpscentrum Oegstgeest Pauluskerk Oegstgeest Buurthuis Stompwijk Brinkhuis Laren Huis van Eemnes CKC Zoetermeer (Cultuur, Kunst en Partners)

Tijdens deze bezoeken zijn gesprekken gevoerd met bestuursleden en bedrijfsleiders, gecombineerd met rondleidingen. De focus lag op de volgende thema’s: a. Bestuursvorm b. Inzet en samenwerking van vrijwilligers c. Totstandkoming van de organisatiestructuur d. Exploitatie ten aanzien van de navolgende aspecten: 1. Relatie tussen gemeente en bestuur cultureel centrum 2. Inrichting en verhuur 3. Rol van horeca Ervaringen en bevindingen De huidige structuur in Voorschoten: In de afgelopen jaren is onder leiding van het filmtheater een cultureel centrum ontwikkeld met grote inzet van vrijwilligers en duizenden bezoekers. Daarin zijn de verantwoordelijkheden voor gebruik, beheer en barexploitatie in afzonderlijke stichtingen ondergebracht met gedeeltelijk dezelfde bestuurssamenstelling. Van de mogelijkheid om tot het bestuur van de beheersstichting toe te treden is door andere organisaties geen gebruik gemaakt. Dit model heeft in zoverre goed gewerkt dat met inzet van vele vrijwilligers duizenden bezoekers per jaar naar het cultureel centrum zijn gekomen. Met waardering voor alle inzet is ook

9

geconstateerd dat met name in de beginfase het beheer niet geheel onafhankelijk is ervaren door overige gebruikers. Maak een nieuw begin! De opvallendste ervaring is dat het scheppen van een nieuwe structuur en het gebouw niet het eindpunt is van een discussie. Het startpunt van iedere ontwikkeling is het punt waar je vandaan komt, waarbij stap voor stap activiteiten worden ontwikkeld die passen in de missie. Om dat te realiseren is een gerichte gemeentelijke opdracht aan bestuur en coördinator Cultureel Centrum nodig. Een stabiele uitgangssituatie van enkele vaste huurders waarop kan worden “doorgebouwd” en een “creatieve/ondernemende instelling is noodzakelijk. Met een startbudget of een dekking voor een financieringstekort voor de duur van een paar jaar wordt een en ander soms makkelijker gemaakt. De algemene opgedane ervaring van de commissie is dus: “Gebruik waar je vandaan komt als kracht, terwijl je koers zet naar waar je naar toe wilt” a) Bestuur De meeste instellingen hanteren een onafhankelijk bestuur, dat los staat van de gebruikersorganisaties. Het bestuur huurt het gebouw van de gemeente en verhuurt het vervolgens aan culturele partijen. Een onafhankelijke positie is cruciaal om de belangen van alle huurders evenwichtig te bedienen en om zo ook het algemeen belang te dienen.

De leden van het stichtingsbestuur worden benoemd op basis van deskundigheid en onafhankelijkheid. Een gebruikelijke samenstelling is: voorzitter, penningmeester, secretaris en algemeen bestuurslid. Gebleken is dat een (betaalde, parttime) beheerder voor de dagelijkse gang van zaken onontbeerlijk is voor het welslagen van de continuïteit en ontwikkeling van het cultuurcentrum. De beheerder draagt vanuit de invulling van zijn functie bij aan een positieve exploitatie. b) Beheerder In opdracht van het bestuur is de beheerder in de bezochte locaties verantwoordelijk voor verhuur, programmering en het initiëren van nieuwe activiteiten in samenwerking met (nieuwe) gebruikers. De beheerder kost in aanvang geld, maar gebleken is dat de kosten voor deze functie na een aanloopperiode worden terugverdiend. De kosten voor deze functie worden op termijn uit de exploitatie gedekt Soms zijn de taken van bestuur en beheer gecombineerd in die van directeur/bestuurder onder een raad van toezicht. c) Bij organisaties met slechts een enkele huurder is meestal sprake van een bestuur met een beheerder, zonder raad van toezicht. d) Organisatiestructuur, vrijwilligers en samenwerking Vrijwilligers zijn essentieel voor het functioneren van de bezochte centra, zo ook voor het Cultureel Centrum in de Kruispuntkerk.

Succesvolle centra besteden veel aandacht aan samenwerking tussen gebruikersorganisaties. Belangrijk uitgangspunten: de centra zijn er

10

voor iedereen van groot- tot kleingebruiker. Het opbouwen van een sterke onderlinge samenwerking blijkt een proces dat sturing, tijd en zorgvuldigheid vergt. e) Exploitatie Een positief exploitatieresultaat is op termijn noodzakelijk. Dat vraagt om a) maximale verhuur van het gebouw, met name overdag b) stabiele vaste inkomsten doordat de gemeente zelf of de bibliotheek ruimte huurt in het centrum of structurele ruimteverhuur bijvoorbeeld aan een muziekschool c) een opdracht gericht op ontwikkeling en nieuwe activiteiten draagt hier ook aan bij, zoals aangetoond bij de bezochte cultuurhuizen

1. Inrichting en verhuurbaarheid Een flexibele en aantrekkelijke inrichting is essentieel voor brede verhuur. Aansluiting bij wensen van gebruikers is bepalend voor de bezettingsgraad. Regelmatige aanpassingen zijn nodig en moeten uiteindelijk uit de huuropbrengsten gefinancierd worden. 2. Horecavoorziening Een horecafunctie is in alle bezochte centra als ontmoetingsruimte onmisbaar gebleken, gezien de aanloop en omzet overdag. Denk aan koffie of een drankje bij repetities, uitvoeringen of bijeenkomsten en exposities. Horeca draagt bovendien bij aan hogere zaalverhuur en faciliteert gemeentelijk gebruik (zoals recepties).

3. Samenwerking met bibliotheek In centra waar ook een bibliotheek is gevestigd, ontstaat meerwaarde door beheer voor meerdere deelnemers en ontstaat gemakkelijker een brede programmering omdat men elkaar in het gebouw makkelijk weet te vinden en doordat de besturing op synergie is ingericht.

Ad) Stap 2: Gesprekken met gebruikers: meedenken over de inrichting van de Kruispuntkerk De opgedane kennis over opzet en exploitatie is regelmatig besproken met de gemeentelijke projectleider en een vertegenwoordiger van het adviesbureau Kathedraaldenkers. Verder zijn meermalen ook afzonderlijke gesprekken gevoerd met gebruikersorganisaties van het huidige Cultureel Centrum en bestuurders van de drie stichtingen aldaar. Hun wensen en ideeën zijn – waar haalbaar – verwerkt in ons advies. Helaas is door het beperkte gemeentelijk budget (volgens raadsbesluit) niet alles realiseerbaar. Daarom is fondsenwerving belangrijk. De commissie vervult om die reden een rol in de fondsenwerving (stap 3).

Ad) Stap 3: Fondsenwerving Fondsenwerving voor aanvullende inrichting kan starten op het moment dat stichtingen zijn opgericht, beleidsplannen zijn geschreven en de ANBI’s zijn aangevraagd en toegekend, de definitieve inrichting duidelijk is en een bidboek is opgesteld.

11

De commissie beveelt daarom aan dat dit traject wordt uitgevoerd, zodra duidelijk is hoe de bestuursstructuur eruit gaat zien, dus na dit advies. Vooruitlopend daarop wordt in opdracht van de gemeente aan een bidboek gewerkt.

12

6. Bestuursmodel Stichting Cultureel Centrum Kruispuntkerk (SCC) 6.1. Eisen aan het bestuursmodel Het bestuursmodel moet bijdragen aan de realisatie van de missie: “Van en voor Voorschoten”. Belangrijke elementen zijn ruimte voor bestaande én nieuwe gebruikers, een plek voor ontmoeting (ook buiten voorstellingen), en een betaalbaar aanbod – voor publiek, gebruikers en gemeente. Ook spontane bezoekers moeten zich welkom voelen. Het model moet: ● ● ●

zorgen voor een eerlijke, transparante toewijzing van ruimtes vertrouwen wekken bij alle betrokkenen (gebruikers, vrijwilligers, gemeente) publieke taken en middelen zichtbaar en verantwoord beheren

De commissie heeft hierbij zowel naar de huidige situatie als naar landelijke voorbeelden gekeken. Verworvenheden uit het verleden die ook nu nuttig zijn hebben we gewaardeerd en meegenomen in de voorstellen.

Drie bestuursmodellen De commissie onderscheidt drie hoofdmodellen: 1. Bestuur door hoofdgebruiker In dit model liggen bestuur en gebruiker in een hand. Het heeft duidelijke verantwoordelijkheid lijnen, maar heeft het risico in zich van het onevenwichtig bedienen van de huurders en schaadt het algemeen belang. Het vermindert betrokkenheid van andere gebruikers en vrijwilligers. Deze vorm is slechts geschikt bij één of enkele gebruikers. 2. Bestuur met gebruikersvertegenwoordiging Brede inbreng, maar focus zal hierbij vooral op bestaande gebruikers liggen. Innovatie of nieuwe initiatieven kunnen ondergesneeuwd raken bij interne belangentegenstellingen. Het model kent een groot aantal bestuursleden, waarbij de taken van besturen en uitvoering/programmering elkaar “in de weg” zitten. Het vermindert de slagvaardigheid voor verdere ontwikkeling van een cultureel centrum vanwege het ontbreken van een escalatie mogelijkheid. 3. Neutraal bestuur Een onafhankelijk bestuur behartigt collectieve belangen, stimuleert deskundigheid en innovatie. De bestuurders werken voor niemand in het bijzonder en daarmee voor iedereen. De bestuurders hebben geen zakelijke of persoonlijke belangen die belangenverstrengeling tot gevolg kan hebben, zowel ten aanzien van gemeentelijke en hurende organisatie van het de SCC.

Met gebruikers worden huurcontracten gesloten, tijdelijk of langdurend, waarin afspraken worden gemaakt over tarieven, gebruiksvoorwaarden en eventuele bijzonderheden, zoals de

13

inzet van hun vrijwilligers. Per nieuw seizoen worden afspraken gemaakt over de ruimte behoefte. Een programmacommissie waarin alle gebruikers vertegenwoordigd zijn, adviseert over programmering en gebruik van faciliteiten. Bij conflicten fungeert het eerst de Coördinator Cultureel Centrum en daarna het bestuur als onafhankelijke eindbeslisser. ADVIES COMMISSIE De commissie adviseert model 3. De bestaande stichting Beheer Cultureel Centrum is ontstaan vanuit een noodoplossing om de sluiting van het huidige cultuurcentrum te voorkomen. Er is waardevolle ervaring opgedaan die de commissie als lering uit het verleden heeft meegenomen in haar onderzoek. Ondanks de bewonderwaardige inzet van vrijwilligers oordeelt de commissie dat een structurele inzet van alleen vrijwilligers een te zware wissel trekt op de vrijwilligers. Voor de gewenste dagelijkse (3 dagdelen) openstelling acht de commissie de aanstelling van een Coördinator Cultureel Centrum noodzakelijk. De commissie heeft daarom nadrukkelijk gekozen voor een toekomstgerichte, duurzame opzet en daarmee voor een onafhankelijke stichting met een deskundig neutraal bestuur en een brede gebruikersinbreng via een programmacommissie. Hierin wordt de scheiding tussen bestuur en gebruikers/huurders, die deels ook nu al aanwezig is, consequent doorgevoerd.

De commissie ziet geen reden voor een afzonderlijke stichting voor alleen de barexploitatie, mede omdat de horeca exploitatie en de rest van het centrum nog meer dan nu met elkaar verbonden worden.

Bestuursvorm: bestuur of raad van toezicht? Twee varianten: ● ●

Traditioneel bestuur: bevoegdheden liggen bij het bestuur; aan te stellen Coördinator Cultureel Centrum is uitvoerder. Raad-van-toezichtmodel: aan te stellen directeur-bestuurder is formeel bestuurder; raad van toezicht houdt toezicht.

ADVIES COMMISSIE De commissie adviseert het traditionele bestuursmodel met een Coördinator Cultureel Centrum, gelet op de relatief kleine omvang van het Cultureel Centrum.

Taken van het bestuur Het bestuur is verantwoordelijk voor: •

Beheer en exploitatie van het gebouw vanuit huurdersverantwoordelijkheid

•

Benoeming en aansturing van de Coördinator Cultureel Centrum, de vrijwilligers en de programmering

14

•

Communicatie, ontwikkeling van een centraal ontmoetingspunt met horeca, zoals kaartverkoop (in overleg met huurders)

•

Relatiebeheer met gemeente, huurders, bibliotheek, buurthuizen, kerkelijke en andere organisaties

•

Financieel beheer: begroting, boekhouding, jaarrekening, contracten, onderhoud

•

Benoemt de bestuursleden van de stichting en ook van de vriendenstichting

•

Fondsenwerving

Afspraken met de gemeente en met gebruikers over taakverdeling zijn cruciaal, met name rond communicatie en kaartverkoop voor het creëren van de vorming van de gemeenschappelijkheid van één cultuurcentrum van Voorschoten. Het is belangrijk met de bibliotheek afspraken te maken over mogelijkheden van gezamenlijk beheer/onderhoud van de beide locaties en samenwerking bij programmering (zoals kinderactiviteiten tijdens de vakantieperiode). De commissie voorziet in deze samenwerking wederzijdse positieve effecten in de kosten en daarmee in de exploitatie, als ook in de programmering.

15

7. Relatie Gemeente en Stichting Cultuur Centrum 1. Het organogram

2. Relatie tussen Gemeente Voorschoten en Bestuur SCC ●

Huurder versus verhuurder Bestuur SCC huurt het gebouw “Kruispuntkerk” van de gemeente Voorschoten; een demarcatie lijst geeft aan wie waarvoor verantwoordelijk is. De gemeente huurt van een private eigenaar. De gemeente kan als gebruiker overigens ook weer ruimten huren van de stichting.

●

Financiële relatie De gemeente betaalt het “inbouwpakket” en is verantwoordelijk voor de afschrijving. De waarde daarvan komt op de balans van de gemeente. De aanvullende investeringen vanuit fondsen, die door de stichting worden verworven, komen op de balans van de stichting. De stichting is verantwoordelijk voor een sluitende exploitatie. Het zal met name in de eerste drie jaren voorkomen dat dat nog niet lukt. De gemeente past in die periode de tekorten bij en bepaalt de voorwaarden waaronder dat gebeurt. Bij amendement is in daartoe in decembervergadering van de gemeenteraad van 2024 (amendement 314) de begroting een begrotingspost aangewezen. Gemeente en stichting sluiten daartoe een overeenkomst. De verwachting is dat na 3 jaar er een positieve exploitatie is, waardoor er geen financiële relatie meer is tussen de SCC en de gemeente.

●

Bij onverhoopte tekorten na die periode is de stichting eveneens verantwoordelijk. Dit zou ertoe kunnen leiden dat de stichting failliet gaat. In dat geval heeft de gemeente de beleidskeuze om die tekorten ook aan te zuiveren. De commissie stelt vast dat de gemeente

16

de mogelijkheid heeft om (financiële) voorwaarden te stellen vanuit het gemeentelijk belang van het cultuur maatschappelijk beleid in Voorschoten en het financieel beleid van de gemeente. ●

Bij handelen in strijd van de statuten van de SCC heeft de gemeente de bevoegdheid om de huurovereenkomst op te zeggen

●

Gemeentelijk beleid Het bestuur van de Stichting Cultuurcentrum Kruispuntkerk is een belangrijke rol toebedeeld in de uitvoering van het gemeentelijk sociaal-cultureel beleid.

●

Sollicitatiecommissie Zie voor nadere toelichting onder hoofdstuk Interne organisatie en programmering.

17

8. Interne organisatie en programmering 8.1. Het organogram

8.3 Toelichting op het organogram Bestuur Het bestuur functioneert onafhankelijk van de gemeente of de gebruikers, zoals ook de governance code culturele instellingen aanbeveelt. Daarom benoemt het bestuur zijn opvolgers. Voor de start beveelt de commissie aan dat de gemeente het eerste bestuur benoemt. Zie verder de paragraaf met vervolgstappen in hoofdstuk 11. Benoeming geschiedt op basis van kwaliteitseisen (zie bijlage 1 profiel bestuurders). Het bestuur bestaat tenminste uit een voorzitter, secretaris en penningmeester. Coördinator Cultureel Centrum De Coördinator Cultureel Centrum wordt benoemd door het bestuur op basis van het advies van de sollicitatiecommissie. In de sollicitatiecommissie heeft in ieder geval 1 afgevaardigde vanuit de gemeente zitting, vanwege de belangen van de gemeente (financiële relatie, beheer, beleid). De afgevaardigde van de gemeente heeft een adviserende rol. Het SCC-bestuur benoemt de andere deelnemers in de sollicitatiecommissie van de SCC.

18

Bestuur stichting Cultureel Centrum Het bestuur Stichting Cultureel Centrum heeft de navolgende taken en verantwoordelijkheden: ● Het bestuur is verantwoordelijk voor het beheer en exploitatie van het cultuurcentrum. ● Is verantwoordelijk voor de uitvoering en realisatie van het gemeentelijk sociaal-culturele beleid binnen de SCC ● Stelt het beleid vast en draagt zorg voor het goed functioneren van het centrum ● Draagt zorg voor een goede samenwerking met andere culturele instellingen, zoals bibliotheek en buurthuizen ● Benoemt nieuwe bestuursleden ● Ieder bestuurslid heeft een zittingsduur van 4 jaar en kan eenmalig worden herbenoemd ● Benoeming is op basis van deskundigheid en dient in onafhankelijkheid de belangen van het Cultureel Centrum (zie bijlage 1) ● Regelt personeelszaken en salarisbetaling ● Een bestuurslid ontvangt geen salaris vergoeding. Eventuele gemaakte kosten voor de bestuurstaak kunnen volgens duidelijke vastgestelde regels vergoed worden Bovenstaande moet statutair vastgelegd worden. Stichting vrienden van het Cultureel Centrum De stichting heeft een directe relatie met het bestuur van SCC en zet zich in voor het verkrijgen van extra financiële middelen voor de SCC. Hierbij te denken aan het ontvangen van legaten, algemene giften/donaties en schenkingen. Statutair mogen de binnengekomen gelden uitsluitend ten goede komen ten behoeve van de SCC.

Het bestuur van de SCC is verantwoordelijk voor de oprichting van deze stichting en benoemd en ontslaat de bestuurders hiervan. Eventueel gemaakte onkosten worden na overleg en goedkeuring door bestuur Stichting vrienden van het Cultureel Centrum vergoed. Coördinator Cultureel Centrum Hoewel de basis van de uitvoering op vrijwilligers berust, pleit de commissie voor een deskundige Coördinator Cultureel Centrum (in directe dienst of gedetacheerd vanuit een andere organisatie, zoals vanuit gemeente), die niet alleen het beheer voert, maar zich ook inzet voor het aantrekken van nieuwe huurders en de gewenste vernieuwing van het Cultureel Centrum inclusief de horecavoorzieningen. De verantwoordelijkheden en de coördinatie van de diversiteit activiteiten zijn te groot om alleen bij vrijwilligers neer te leggen: te weten beveiliging, programmering, huisvrede, horeca, innovatie en meer. Ook de beoogde openstelling overdag speelt hierbij een rol. De ontwikkeling en de gewenste vernieuwing van het Cultuur Centrum is gebaat bij een Coördinator Cultureel Centrum die samen met de gebruikers de “motor” hiervoor vormen Er is positieve ervaring met dit gemengde model in andere gemeenten.

19

Aanstelling en taken van de Coördinator Cultureel Centrum (zie bijlage 2 profiel Coördinator Cultureel Centrum): ● Wordt aangesteld door het bestuur conform de sollicitatieprocedure. In de

● ● ● ● ● ● ● ● ●

sollicitatiecommissie hebben een vertegenwoordiger van de gemeente en van de voornaamste gebruikers zitting. Dit is belangrijk voor het draagvlak van de bedrijfsleider Is verantwoordelijk voor het dagelijkse beheer en de exploitatie van het Cultureel Centrum en werkt nauw samen met de vrijwilligers Zorgt voor het faciliteren van activiteiten en signaleert onderhoudsgebreken van het gebouw Is centraal aanspreekpunt voor de vrijwilligers in de diverse werkgroepen en commissies en is coördinator over wat binnen SCC plaatsvindt Besluit wanneer werkgroepen en commissies niet tot een eenduidig standpunt kunnen komen Motivator voor een succesvol draaiend SCC Verantwoordelijk voor bezetting van de horeca faciliteiten Regelt de afspraken met gebruikers en legt deze vast in een overeenkomst. Deze overeenkomst wordt definitief vastgesteld en ondertekend door het bestuur Heeft een actieve taakgerichte rol in het ontwikkelen van nieuwe activiteiten in het Cultureel Centrum Ontvangt voor zijn/haar taak een salaris

Huurders/gebruikers Huurders/gebruikers hebben een contractuele relatie met de Stichting SCC. Verder zijn ze vertegenwoordigd in de commissie programmering en in andere werkgroepen en commissies. Per jaarlijks seizoen worden afspraken gemaakt over de ruimtebehoefte en de programmering. Via de Coördinator Cultureel Centrum fungeert het bestuur als escalatie mogelijkheid om in laatste instantie problemen op te lossen. Vrijwilligers Vrijwilligers zijn tot nu toe in de basis verbonden aan hun (eigen) hurende organisaties. Voor de toekomstige samenhang en samenhorigheid van het Cultureel Centrum, als huis voor iedereen, is het van belang dat de vrijwilligers zich als eenheid gaan voelen. De vrijwilliger behoudt zijn voorkeur voor de inzet van zijn/haar organisatie. Ook stelt hij/zij zich beschikbaar om zich in te zetten voor andere vrijwilligerstaken in het Cultureel Centrum als organisaties (huurders) daarom vragen. Voor het creëren van deze verbondenheid ligt een belangrijke taak bij de Coördinator Cultureel Centrum. Daarnaast is er ruimte voor vrijwilligers die zich in algemene zin inzetten voor het Cultureel Centrum. Wij zien dit als een groeiproces. De vrijwilligers ondersteunen de Coördinator Cultureel Centrum en het bestuur bij de uitvoering van activiteiten. Zij zijn met elkaar het “hart” van de organisatie en zorgen voor onderlinge verbinding binnen het Cultureel Centrum.

Interne organisaties Om het Cultureel Centrum goed te organiseren is een interne organisatie nodig. De Coördinator

20

Cultureel Centrum heeft vanuit zijn leidinggevende rol tot taak een prettige en verbindende sfeer te creëren met de vrijwilligers en de bestuurders van de organisaties. Commissie programmering De programmacommissie waarin gebruikers vertegenwoordigd zijn, adviseert over programmering en gebruik van faciliteiten. Bij eventuele conflicten fungeert het eerst de Coördinator Cultureel Centrum en daarna het bestuur als onafhankelijke eindbeslisser. Met gebruikers worden huurcontracten gesloten, tijdelijk of langdurend, waarin afspraken worden gemaakt over tarieven, gebruiksvoorwaarden en eventuele bijzonderheden. Stelt het culturele programma samen voor het Cultureel Centrum: voorstellingen, exposities, educatie, etc. Stelt, onder verantwoordelijkheid van het bestuur, het totale programma van het Cultureel Centrum vast in samenwerking met de Coördinator Cultureel Centrum Heeft derhalve geen bemoeienis met de inhoud van het programma van een huurder/vereniging zelf, dat blijft onder verantwoordelijkheid van de huurder/vereniging De verhuur vindt plaats binnen kaders (zie hieronder de punten 5 t/m 8) Aan het begin van het seizoen geven de verenigingen/huurders op hoeveel dagdelen zij claimen. De commissie stemt deze wensen met elkaar af.

Eventuele knelpunten worden voorgelegd via de Coördinator Cultureel Centrum aan het bestuur Tijdens het seizoen gemelde verzoeken voor het gebruik van dagdelen overlegt de commissie om te komen tot een wederzijdse acceptabele haalbare oplossing Richt zich vanuit creatieve ideeën ook op vernieuwing van het aanbod en aantrekken van nieuwe huurders met name gericht op de dagdelen waar er nog geen verhuur plaatsvindt Verhuur aan commerciële (culturele) organisaties is een sluitpost boven de culturele organisaties

1) 2) 3) 4) 5)

6) 7)

Commissie fondsenwerving De commissie zet zich in voor het verkrijgen van extra financiële middelen voor realisatie van uitvoeringen ten behoeve van de huurders/gebruikers en het SCC. •

Is een samenwerkingsverband van vrijwilligers uit diverse huurders/gebruikers van de SCC

•

Zij helpen elkaar tot het aanschrijven van fondsen voor gerichte financiële ondersteuning voor die huurders/gebruikers die extra gelden nodig hebben voor hun vereniging ter hantering in het gebruik van een ruimte in het Cultureel Centrum

•

Het aanschrijven van fondsen vraagt een deskundigheid expertise en is niet bij alle verenigingen aanwezig en op deze wijze ontstaat de cultuur van samenwerking en er voor elkaar te zijn. Het staat los van de “Stichting Vrienden van het Cultureel Centrum Voorschoten”

•

Zij adviseren het bestuur van de SCC

21

NB. De fondsenwerving ten behoeve van de bouw/inrichting van het Cultreel Centrum tot aan oplevering, wordt op dit moment voorbereid in opdracht van de gemeente door adviesbureau kathedraaldenkers in overleg met de toekomstige gebruikers. De commissie adviseert de aanvragen vervolgens formeel te doen door het bestuur van de op te richten stichting SCC, omdat de gemeente geen aanvragen kan doen.

Werkgroep bediening projector De filmprojector wordt uitsluitend bediend door een gespecialiseerde vrijwilligers vanuit het filmtheater voor het draaien van hun films. Buiten de gehuurde uren door het filmtheater en bij gewenst gebruik van de projector voor andere huurders draagt de Stichting filmtheater zorg voor een beschikbare vrijwilliger. Werkgroep bediening belichtingsinstallatie De belichtingsinstallatie, al dan niet in combinatie met de geluidsinstallatie, wordt primair bediend door een gespecialiseerde vrijwilligers van het filmtheater of van andere gebruikers. De bedrijfsleider is verantwoordelijk voor het aantrekken van eveneens gespecialiseerde vrijwilligers, bij het ontstaan van vacatures voor de bediening.

22

Horecagroep De Coördinator Cultureel Centrum is verantwoordelijk voor de horeca-activiteiten en wordt bijgestaan door een verantwoordelijk gestelde vrijwilliger. Samen met de andere vrijwilligers voeren zij de horecawerkzaamheden uit. ● ● ● ● ● ● ●

De vrijwilligers hebben de vereiste opleiding voor de horeca op dit niveau Niemand buiten deze groep mag de horecawerkzaamheden verrichten Deze groep wordt aangestuurd door de Coördinator Cultureel Centrum De Coördinator Cultureel Centrum is naast de financiële eindverantwoordelijke ook verantwoordelijke voor het assortiment, de presentatie en de inkoop De verantwoordelijk gestelde vrijwilliger ontvangt een vrijwilligersvergoeding voor de gedelegeerde taken van de Coördinator Cultureel Centrum De vrijwilligers verbonden aan het programma van de betreffende huurders die bardiensten draaien mogen de voorstelling “om niet” bijwonen. De Coördinator Cultureel Centrum draait zelf ook een deel van de bardiensten

Werkgroep communicatie De vrijwilligers in deze werkgroep dragen zorg voor de algehele communicatie ten behoeve van de SCC. Hierbij blijft de Coördinator Cultureel Centrum eindverantwoordelijk ● Regelt de communicatie over activiteiten van de SCC ● Ontwikkelt en beheert website ● Draagt zorg voor de ontwikkeling voor een centraal ticketverkoopsysteem voor alle activiteiten bij de SCC ● De werkgroep is een samenstelling van de Coördinator Cultureel Centrum en een aantal vrijwilligers ● Draagt zorg voor de professionele ondersteuning ten behoeve van de website bouw

23

9. Relatie naar de bibliotheek en andere sociaal maatschappelijke locaties Hoewel de opdracht zich richt op de Kruispuntkerk, pleit de commissie voor een breder perspectief. De commissie geeft hieronder in 2 stappen weer hoe te komen tot verdere ontwikkeling in de relatie van de SCC tot de bibliotheek en andere sociaal maatschappelijke locaties. stap 1 Volgens de plannen wordt de bibliotheek fysiek gehuisvest bij het gemeentehuis. Tussen bibliotheek en Cultureel Centrum bestaat een overlap in doelgroepen en activiteiten. Denk bijvoorbeeld aan lezingen, cursussen en activiteiten voor kinderen en senioren. De ruimtes in het Cultureel Centrum kunnen ook benut worden voor activiteiten van de bibliotheek of van de gemeente. Daarom is het wenselijk maximaal te investeren in samenwerking tussen het gemeentehuis, de bibliotheek en het Cultureel Centrum. Doel is tot een aantrekkelijk aanbod van activiteiten te komen en ook kostenbesparing te realiseren, zoals centraal georganiseerde schoonmaak, onderhoud, programmering van activiteiten, website e.d.) Een samenhangend en aanvullend aanbod van cultuur en informatie versterkt de maatschappelijke functie van beide instellingen. De commissie beveelt aan dat de gemeente, de bibliotheek en de SSC zowel bestuurlijk als uitvoerend een structuur opzetten om dit te gaan organiseren.

stap 2 De commissie adviseert om zodra de plannen voor een raadhuis/bibliotheek definitief worden, na te gaan of het beheer van beide gebouwen niet in één stichting kan worden ondergebracht. Hiervoor zijn diverse goede voorbeelden te vinden in den lande. Voordelen zijn dat kosten worden bespaard en dat een organisatie ontstaat dat krachtig kan sturen op de ontwikkeling van een samenhangend aanbod van tal van activiteiten. Ook de mogelijkheden van een samenwerkingsovereenkomst dienen te worden onderzocht Dit is het moment om de keus te maken voor een Raad van Toezicht model met de aanstelling van een directeur-bestuurder. De directeur bestuurder wordt gesteund door een kleine professionele staf. Relatie naar andere sociaal maatschappelijke locaties Het Cultureel Centrum maakt een onderdeel uit van alle culturele activiteiten in Voorschoten. De commissie beveelt aan een overzicht van alle relevante locaties (buurthuizen, kerken e.d.) te maken met als tweeledig doel: - Gebruikers kunnen eenvoudig zien waar zij iets kunnen huren afgesteld op hun behoefte. Dit bevordert samenhang binnen het sociaal domein. - Ontwikkelen van samenwerkingsmogelijkheden zoals gedeelde schoonmaakcontracten, vrijwilligersbeleid of evenementenorganisatie in verband kostenbeheer.

24

10. Exploitatie en financiën Uitgangspunten Uitgangspunt voor de exploitatie van het Cultureel Centrum is de besluitvorming van de gemeenteraad van december 2024. Daarbij is door de gemeenteraad uitgegaan van een structureel exploitatietekort van € 63.000. (Zie het “memo schatting exploitatie cultureel centrum Voorschoten” in bijlage 4). Daarbij is een aantal kostenposten aan de inkomsten kant (horeca, deel van de zaalhuur) en aan de uitgaven kant (Coördinator Cultureel Centrum) niet meegenomen, in de verwachting dat dit bij deze voorstellen over de governance wordt aangevuld. De commissie heeft in zijn voorstel het memo tot uitgangspunt genomen en stellen daarop aanpassingen voor. In de paragrafen hierna wordt hierop een nadere toelichting gegeven. De eenmalige investeringskosten en de afschrijving daarop laat de commissie in zijn advies buiten beschouwing. De gemeente neemt die voor zijn rekening. Het gaat hierbij om de basis inrichting. Kosten die daarboven uitgaan worden via aanvragen bij fondsen gedekt. Een bidboek om fonds bijdragen binnen te halen is inmiddels in de maak onder aansturing van de gemeenteambtenaar. Een deel van de inbreng is afkomstig van het filmtheater (zoals de projector). Ambitie Naar het oordeel van de commissie is de ambitie dat het cultureel centrum na een aanloopperiode van drie jaar financieel op eigen benen moeten kunnen staan.

Het nieuwe bestuur en de aan te stellen Coördinator Cultureel Centrum gaan daarop sturen, ook met het ontwikkelen van nieuwe activiteiten en nieuwe huurders. Dat vraagt uiteraard een aanloopperiode. Het amendement van PvdA en GroenLinks maakt mogelijk dat gedurende drie jaar de tekorten door de gemeente worden afgedekt. De commissie beveelt aan dat de gemeente hier ruimhartig in optreedt, omdat de ervaringen op andere locaties laten zien dat steun in het begin zich later met een goede, ambitieuze en creatieve organisatie “terugverdient”. Inkomsten Aan de inkomsten kant zijn de belangrijkste bronnen de zaalverhuur en de horeca. De commissie raamt, na een aanloopperiode van drie jaar, een structurele omzet voor zaalhuur van € 120.000. Dat is 20% meer dan in het memo. Het verschilt vloeit voort uit enerzijds een prijsverhoging van 10%. De tariefverhoging is gebaseerd op de hogere kwaliteit van het centrum qua voorzieningen en op inflatie. Dat is nog steeds lager dan tarieven voor bijvoorbeeld de Dorpskerk. Verder gaat de commissie ervan uit dat door actieve en innovatieve inzet van de Coördinator Cultureel Centrum en het bestuur meer activiteiten worden ontwikkeld en verhuur gaat plaatsvinden hetgeen tot 10% meer inkomsten kan leiden. Daarbij rekent de commissie ook de incidentele verhuur uit bar ruimte /foyer mee.

Wat betreft de hoogte van de tarieven is in het memo van december 2024 geen onderscheid gemaakt naar soorten huurders. De commissie beveelt aan wel die mogelijkheid te openen voor commerciële partijen die in de doelstelling van het centrum passen. Als bijvoorbeeld een particuliere muziekschool ruimtes huurt, is het redelijk dat ook de tarieven hoger liggen. Een voorbeeld hiervan is te vinden in het Cultureel Centrum in Oegstgeest. Dat zou tot een gunstiger inkomsten beeld leiden dan nu geschetst. De verhuur op

25

commerciële tarieven acht de commissie verantwoord voor ruimtes die anders niet verhuurd zouden worden aan maatschappelijke partijen zoals verenigingen en stichtingen. De horeca is een nieuwe inkomstenbron. Door de ligging aan het begin van het centrum (inclusief terras) en het feit dat het Cultureel Centrum de hele dag en avond open is, wordt een actief beleid ingezet en het gebruik van een kleine hoogwaardige keuken, schat de commissie in dat de omzet zoals die nu voor het Cultureel Centrum is (ca € 36.000) in een aantal jaren verdrievoudigd kan worden naar ca € 110.000. De horeca is ook anders van karakter dan in het huidige Cultureel Centrum want het is niet alleen maar ondersteunend. Het is tevens een ruimte voor exposities. Je loopt binnen voor een drankje of een broodje, ook als er geen voorstellingen zijn. Het is in lijn met de ervaringen bij andere bezochte cultuurhuizen. De commissie gaat ervan uit dat de gemeente vanuit de centrumvisie maatregelen treft om te zorgen dat het plein aan de voorkant van de Kruispuntkerk deels gebruikt kan worden als terras. Dit zal de aantrekkelijkheid als plaats van ontmoeting sterk verhogen en inkomsten genereren. De horeca wordt geëxploiteerd op niet-commerciële basis door de stichting. Omdat de horeca ruimte tevens een tentoonstellingsruimte is, heeft het dus ook een culturele functie.

Door beide eisen valt de horeca naar het oordeel van de commissie binnen de staatssteunregels Verder zijn er inkomsten vanuit sponsoring en overige nieuw te ontwikkelen activiteiten. Ook zijn ad hoc fondsbijdragen voor specifieke activiteiten denkbaar (bijv. fonds 1818 voor concerten). Dit is lastig te ramen en kan per jaar nogal verschillen zodat de commissie dit PM heeft opgenomen. Uitgaven Aan de uitgavenkant is de grootste post de huur. In het memo van december is uitgegaan van een commercieel, minimaal kostendekkend tarief, hetzelfde als wat de gemeente aan de eigenaar betaalt (€ 110.000). Maar het gaat bij het Cultureel Centrum om maatschappelijk vastgoed. De gemeente heeft beleid om maatschappelijk vastgoed tegen een lager tarief te verhuren. De commissie raamt de huur, ook kijkend naar ander vastgoed van de gemeente, dan ook op per saldo ca € 55.000. In technische zin is hiertoe nodig, dat de stichting wordt aangemerkt als een dienst van algemeen economisch belang via een zogenaamd Algemeen Belangen Besluit. Aan de uitgavenkant staat de kostenpost voor servicekosten en klein onderhoud opgenomen. De post voor verzekeringen is met € 1.000 opgehoogd naar € 3.000 omdat ook een bedrag geraamd is voor een verzekering voor bestuurdersaansprakelijkheid. De geraamde salariskosten voor de Coördinator Cultureel Centrum zijn inclusief werkgeverslasten.

De reden voor de aanstelling van de Coördinator Cultureel Centrum staat verwoord in hoofdstuk 8 (blz. 18). Vrijwilligers doen hun werk in beginsel om niet. De commissie veronderstelt dat dit zo blijft. De commissie gaat ervan uit dat de verantwoordelijk gestelde vrijwilliger voor de horeca een vergoeding binnen de fiscale grens van € 2.100 per jaar krijgt i.v.m. de leiding over het draaien van bardiensten en verantwoordelijkheid in de afdracht financiële middelen (zie voor nadere toelichting activiteiten hoofdstuk 8 (blz 23). Verder is een post communicatie opgenomen (website, boekjes e.d.) die gedeeltelijk wordt gedekt door bijdragen van gebruikers. Eenmalig zijn extra kosten geraamd voor het opzetten van de communicatie (website, ontwerp brochures e.d.).

26

Tenslotte is er de post inkoop horeca, ongeveer de helft van de omzet. Dit is gebaseerd op ervaringen in buurtcentra en andere cultuur huizen die bezocht zijn. Zowel aan de inkomsten als aan de uitgavenkant zitten uiteraard aannames en onzekerheden. Het is mede daarom belangrijk dat een goede interne financiële cyclus wordt opgezet, onder eindverantwoordelijkheid van een bestuurslid voor financiën (penningmeester). Die cyclus wordt afgestemd op de cyclus van de gemeente. Elk jaar wordt tijdig een aanvraag ingediend voor financiële ondersteuning door de gemeente. En tijdig wordt de afrekening meegenomen in de jaarafrekening van de gemeente. Dit moet op technisch niveau verder worden uitgewerkt. Dit is vergelijkbaar met de cyclus die doorlopen wordt t.b.v. buurthuizen en het zwembad. Belangrijk is dat in het kader van deze cyclus het gesprek tussen stichting en gemeente niet alleen gaat over geld, maar ook over de bijdrage van de stichting aan de cultureel-maatschappelijke doelen van de gemeente. Daarnaast draagt het bij aan de verhoging van de uitstraling en levendigheid van het centrum van Voorschoten en het behoud van het religieus erfgoed.

27

11. aanbevelingen vervolgtraject Vervolgstappen Om de Stichting Cultureel Centrum daadwerkelijk operationeel te maken zijn in hoofdlijnen de volgende vervolgstappen nodig. 1. Politiek: rol gemeenteraad De stichting wordt opgericht door de gemeente. De reden is dat het cultuurcentrum een belangrijk instrument is in de uitvoering van het gemeentelijk cultureel-maatschappelijk beleid en de opvolger van het bestaande Cultureel Centrum, waarvan de gemeente-eigenaar is. Dit is een logischer keuze dan oprichting door een aantal betrokken inwoners, of oprichting door de gebruikers. Op basis van artikel 160, tweede lid van de gemeentewet moeten wensen en bedenkingen worden ingewonnen bij de gemeenteraad over het voornemen tot oprichting van een stichting. Daarbij moet ook toegelicht worden dat de raad heeft besloten om de eerste 3 jaren de tekorten af te dekken (amendement 314). Vervolgens kan B en W, waar nodig met aanpassing van het voornemen, overgaan tot het oprichten van de stichting door statuten te laten vaststellen via een notaris. Deze procedure bij de raad kost ca 3 maanden en bij de notaris ca 1 maand 2. Bestuur: twee fasen In de statuten moet een eerste bestuur worden benoemd. Dat geschiedt op voorstel van B en W omdat de gemeente opricht.

Het bestuur bereidt tot aan de ingebruikname van het Cultuur Centrum als kwartiermaker alles voor wat nodig is om het centrum in gebruikte kunnen nemen. Daarna komt de fase van beheer en door ontwikkeling. Het bestuur benoemt zelf zijn opvolgers. B en W formuleren op basis van dit rapport een opdracht voor het eerste bestuur. Onderdeel daarvan is - het benoemen van een Coördinator Cultureel Centrum - het maken van een projectplan - het opstellen van verhuur contracten - het inrichten van de organisatie Belangrijk is dat de bestuurders niet alleen in staat zijn het centrum structureel goed te exploiteren, maar ook over de eigenschappen bezitten om sturing te geven aan de veranderopgave die gepaard gaat met het oprichten van het centrum Overige taken • Inschrijving bestuurders in het UBO-register • Opstellen van een beleidsnota • Aanvragen van de ANBI-status (doorlooptijd ca. 6–8 weken) • Oprichting stichting vrienden van het Cultureel Centrum 3. Organisatie en Coördinator Cultureel Centrum Na het oprichtingsbesluit door B en W zet de projectleider van de gemeente samen met de betrokken gebruikers een organisatiestructuur met werkgroepen op zoals beschreven in hoofdstuk 8. De Coördinator Cultureel Centrum gaat daar vervolgens verder mee na zijn of haar aantreden. Het door het bestuur benoemde Coördinator Cultureel Centrum krijgt tot taak om de organisatie, die

28

nodig is voor het Cultureel Centrum en die uit een groep vrijwilligers bestaat van de organisaties die het centrum gaan gebruiken, verder in te richten langs de lijnen beschreven in hoofdstuk 8. Ook moet hij/zij een projectplan opstellen voor de verdere aanpak. De Coördinator werkt nauw samen met de gemeentelijke projectleider, die geleidelijk zijn taken voor de opbouw aan deze Coördinator overdraagt. Het werven van een Coördinator kost ca 3 maanden. Het uitwerken in een projectplan kost ca 3 maanden. 4. Geld A) Het bestuur van de Stichting Cultureel Centrum stuurt de werving van fondsen aan die nodig zijn voor de start van het centrum. Dit gebeurt op basis van een bidboek dat in opdracht van de gemeente wordt voorbereid. De aanvragen worden geschreven met behulp van vrijwilligers vanuit diverse organisaties, die daartoe samenwerken in de werkgroep fondsenwerving. De werving van fondsen neemt naar schatting een jaar in beslag, afhankelijk van de fondsen waar het om gaat. Vooruitlopend hierop vindt al een onderzoek plaats naar de haalbaarheid van eventuele aanvragen door “Kathedraaldenkers” in opdracht van de gemeente. B) De gemeente dient op de begroting middelen vrij te maken die nodig zijn om de stichting te kunnen starten (zie amendement PvdA en GroenLinks).

Ook moeten financiële voorwaarden worden opgesteld die aangeven hoe en onder welke condities de gemeente een bijdrage verschaft aan de stichting. 5. Oprichting Stichting Vrienden van het Cultureel Centrum Voorschoten Deze stichting heeft tot taak financiële middelen te werven ter ondersteuning van de activiteiten van het cultureel centrum (zoals donaties, schenkingen en legaten). Deze gelden kunnen worden ingezet voor het algemeen belang van het Cultureel Centrum en voor ondersteuning van nieuwe (startende) activiteiten. Het bestuur “Stichting Vrienden van het Cultureel Centrum Voorschoten” en het bestuur SCC neemt, zo nodig na raadpleging van de werkgroep programmering. De stichting moet operationeel zijn bij de start van het centrum. De stichting wordt opgericht door het bestuur van de Stichting Cultureel Centrum. • • • • • • •

Benoemen van een neutraal bestuur dat geen personele banden mag hebben met het bestuur van de Stichting Cultureel Centrum Opstellen en vaststellen van statuten Inschrijving bij de Kamer van Koophandel Inschrijving bestuurders in het UBO-register Opstellen van een beleidsnota Inrichten van een website Aanvragen van de ANBI-status (doorlooptijd ca. 6–8 weken)

29

6) Stuurgroep oprichting Cultureel Centrum. Om het verander proces van oprichting in goede banen te leiden beveelt de commissie aan om een stuurgroep op te richten. Deze wordt ontbonden bij de start van het centrum. De stuurgroep staat tot aan de benoeming van het bestuur onder leiding van de eerst betrokken wethouder en stuurt het veranderingsproces aan. Secretaris is de gemeentelijke projectleider. Na de benoeming van het bestuur van de Stichting Cultureel Centrum neemt de voorzitter daarvan de leiding over. De Coördinator Cultureel Centrum neemt na zijn benoeming de rol van de gemeentelijke projectleider over. Leden van deze stuurgroep zijn vertegenwoordigers en vrijwilligers van de cultuurfabriek, het filmtheater en ambtenaren van de meest betrokken gemeentelijke afdelingen (financiën, vastgoed, cultuur)

Tot slot Het tot stand komen van het nieuwe Cultureel Centrum in de Kruispuntkerk vraagt samenwerking tussen alle partijen vanuit een gemeenschappelijk doel: een mooie culturele voorziening voor ons dorp creëren waar zoveel jaren op is gewacht. Het vraagt ook daadwerkelijk commitment om er ook in de volgende fasen samen de schouders onder te zetten. Daarom stelt de commissie voor om met toekomstige primaire gebruikers in een vroeg stadium (voorafgaand aan de bouwwerkzaamheden) een intentieovereenkomst aan te gaan waarin vastgelegd dat zij ➢ daadwerkelijk de overtuiging hebben om als huurder gebruik te gaan maken van het nieuwe Cultureel Centrum in de Kruispuntkerk, zodra dat in gebruik wordt gesteld ➢ actief medewerking verlenen tot verdere opbouw en realisatie van het nieuwe Cultureel Centrum

30

Bijlage 1 Profiel bestuurder Stichting Cultureel Centrum Voorschoten Doelstelling De Stichting Cultureel Centrum Voorschoten (SCC) stelt zich ten doel een breed scala aan culturele activiteiten te bieden ten behoeve van de bewoners van Voorschoten. Het betreft hier in ieder geval film, toneel, muziek, jazz, zang en exposities van kunst. Daarnaast stelt het Cultureel Centrum zich ten doel een inloophuis van Voorschoten voor alle Voorschotenaren te zijn voor ontmoeting en contact. Het bestuur van Stichting Cultuurcentrum Voorschoten bestaat uit ten minste 3 leden. Het bestuur kiest uit zijn midden een voorzitter, secretaris en een penningmeester. Profiel kandidaten Academisch of HBO werk- en denkniveau; Onderschrijven doelstellingen en de missie van Stichting Cultureel Centrum Voorschoten; Beschikken over aantoonbare bestuurlijke ervaring, ook in kleinere organisaties; Hebben ervaring in verandering van processen en zijn verbindend tussen partijen; Hebben ervaring in overleg met overheids- en private instellingen; Willen die kwaliteiten graag belangeloos ter beschikking stellen van de SCC en daarmee het culturele belang van Voorschoten.