Bijlage 4 Globaal ontwerp regionaal publiek integraal warmtebedrijf warmte Leidse Regio

Bijdrage Aansluit Kosten: € 5.251. Woningen: vastrecht € 760,77 per jaar, € 47,64 per GJ. Kleinzakelijke aansluitingen: vastrecht € 615 per jaar, € 39,37 per GJ. Grootzakelijke aansluitingen: vastrecht € 5.519 per jaar, € 39,37 per GJ.

Maximumtarieven warmte in 2025: variabel tarief omlaag, vaste kosten bijna gelijk, https://www.acm.nl/nl/publicaties/maximumtarieven-warmte-2025-variabel-tarief-omlaagvaste-kosten-bijna-gelijk 61 In de businesscase is gerekend met de tarieven exclusief btw. Voor de leesbaarheid zijn hier de tarieven inclusief btw weergegeven. Voor de jaren na 2025 is een indexatie toegepast. 60

35 | Programma Warmte Leidse Regio | Globaal ontwerp Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio

8.9. Geen sluitende businesscase, aanvullende subsidie nodig Deze globale uitwerking laat zien dat er (nog) geen sluitende businesscase is voor het RPIW WLR. De huidige inschatting is dat er een additionele subsidie nodig is van € 458 miljoen om de uitgaven en inkomsten van het RPIW WLR in balans te brengen. In de overzichten zijn de kasstromen inzichtelijk gemaakt. Daarbij dient nogmaals benadrukt te worden dat in de globale businesscase veel aannames zijn gebruikt en deze (voor nu slechts) de eerste inzichten oplevert. De globale businesscase kan op veel punten verder aangescherpt worden. Het bovenstaande beeld sluit aan bij de bredere constatering dat collectieve warmteoplossingen mogelijk de laagste nationale of maatschappelijke kosten met zich meebrengen, maar dat warmtebedrijven er, in de huidige omstandigheden, niet in slagen om tot een sluitende businesscase te komen. In januari 2025 heeft de Warmtealliantie het Warmtebod62 opgeleverd aan de Rijksoverheid. Dit rapport bevat een analyse waarom de aanleg van warmtenetten stagneert en het formuleert de randvoorwaarden om de aanleg vlot te trekken. Het is aan de Rijksoverheid om hier richting in te kiezen en de oprichting van publieke warmtebedrijven, waaronder het RPIW WLR, (extra) te ondersteunen. Zonder zicht op deze additionele middelen zal het RPIW WLR geen bestaansrecht hebben.

Daarom is het noodzakelijk dat er bij oprichting zicht is op een sluitende businesscase.

Overzicht kasstromen RPIW WLR periode 2027 t/m 2050

62

Het Warmtebod, https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/duurzameenergie/documenten/rapporten/2025/01/14/het-warmtebod

36 | Programma Warmte Leidse Regio | Globaal ontwerp Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio

9. Risicoanalyse Bij de oprichting van het RPIW WLR en het realiseren van de regionale warmtevoorziening is het essentieel om mogelijke risico’s vroegtijdig te identificeren en beheersen. Een gedegen risicoanalyse biedt inzicht in de factoren die de oprichting en de bedrijfsvoering van het warmtebedrijf, alsook de realisatie van de beoogde warmteprojecten kunnen beïnvloeden. In dit hoofdstuk zijn de belangrijkste risico’s opgenomen, die tijdens een ambtelijke workshop in kaart zijn gebracht63. 9.1. Risicomanagementproces Het is belangrijk om te beseffen dat risicomanagement geen eenmalige inventarisatie is. In de opzet van het RPIW WLR krijgt (strategisch) risicomanagement een prominente rol in de organisatie door middel van het (vanaf het begin) aanstellen van een Risk Management Officer en het incorporeren van risicomanagement in de bedrijfsprocessen. Het is van belang om periodiek risicoanalyses uit te voeren. Daarnaast wordt in het vervolg een uitwerking gemaakt van het eigenaarschap per geconstateerd risico. Deze uitwerking volgt in de Kwartiermakersfase.

bedrijf operationeel is. Dit sluit aan bij inschattingen die zijn gedaan ten aanzien van het beoogde projectenportfolio tot en met 2035 en de het beoogde (financiële) commitment dat gevraagd wordt van de aandeelhouders. De weging en classificatie van risico’s is uitgevoerd met een inschatting van de kans (in procenten) dat een risico optreedt en de impact (financieel) die dat heeft voor het RPIW WLR. In hoofdstuk 3 is het borgen van de betaalbaarheid voor (eind)gebruikers benoemd als uitgangspunt voor het opzetten van het RPIW WLR. Vanaf de start van de samenwerking van WLR is hierbij aangegeven dat de randvoorwaarden die door het Rijk gecreëerd moeten worden op orde moeten zijn zodat gemeenten daarbinnen, via het RPIW WLR, kunnen werken aan een betaalbare warmtetransitie. Dit element is hier niet benoemd als risico maar als uitgangspunt. De toetsing of de randvoorwaarden op orde komen maakt wel integraal onderdeel uit van risicomanagementproces. 9.3. Geprioriteerde risico’s

9.2. Scope en uitgangspunten en status risicoanalyse

Alle geanalyseerde risico’s en mogelijke beheersmaatregelen zijn opgenomen in bijlage 5. In deze bijlage is de classificatie aangehouden, zoals de risico's op het moment van het maken van de eerste analyse in mei 2025 zijn ingeschat. Dit betreft de inzichten van dat moment en zonder de nog te treffen mitigerende maatregelen. Hierdoor blijven de geprioriteerde risico's staan in de hoogste, rode en oranje categorie. Deze risicoanalyse wordt periodiek herhaald en geactualiseerd. Zoals in 9.2 beschreven, wordt risicomanagement gezien als een continu proces.

De risicoanalyse is opgesteld vanuit het oogpunt van het RPIW WLR. Dat betekent dat het analyseren van risico’s vanuit de optiek van de beoogde aandeelhouders buiten scope is gehouden64. De risicoanalyse is (vooral) gericht op de oprichting van het RPIW WLR en de eerste tien jaar dat het

Het is zeer aannemelijk dat veel van de risico's na de actualisatie lager worden, of zelfs geminimaliseerd worden (dus minder verstrekkend gevolgen zullen hebben voor het RPIW WLR). Deels heeft dit te maken met het daadwerkelijk treffen van de mitigerende maatregelen. Na het

Risicomanagement richt zich op het inzichtelijk maken van risico’s verbonden aan de doelstellingen van het RPIW WLR. Dit is om vooraf bewuste keuzes te kunnen maken om risico’s te minimaliseren of bewust te nemen. Risicomanagement voorkomt daarmee niet alle risico’s en het is ook niet altijd mogelijk om de geconstateerde risico’s weg te nemen. Het voorkomt wel zo veel mogelijk verrassingen.

63

De risicoanalyse is uitgevoerd met behulp van de RISMAN methode.

Het is aan te raden voor de beoogde aandeelhouders om aanvullend een eigen risicoanalyse te verrichten. 64

37 | Programma Warmte Leidse Regio | Globaal ontwerp Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio

aanstellen van een Risk Management Officer wordt het effect van alle mitigerende maatregelen verwerkt in het overzicht. Deels zijn de ontwikkelingen rondom de behandeling van de Wcw inmiddels in positieve zin gevorderd en lijkt het risico rondom niet of in aanzienlijk gewijzigde vorm doorgaan van de Wcw minder groot dan in het voorjaar nog gedacht. Op basis van de in mei 2025 uitgevoerde risicoanalyse zijn 7 risico’s geclassificeerd als zeer groot, zowel op impact als op kans. Deze risico’s worden hierna beschreven. Risico: Hogere kosten en vertraging bij aansluiten van woningen Het is bekend dat de aansluiting van de warmtelevering in woningen, dus het stuk tussen de afleverset en het punt waar de huidige voeding van de radiatoren zich bevindt, kostbaar kan zijn. Dit kan per woning ook aanzienlijk verschillen. Het risico dat dit leidt tot vertraging in de aansluiting van woningen is als zeer hoog geclassificeerd, omdat hier (waarschijnlijk) veel maatwerk noodzakelijk is. Het vraagt vooraf een goede schouw in woningen en een realistische inschatting van de kosten en de planning om dit risico te beheersen. Risico: Vertraging bij aanleg regionale warmtevoorziening De les die getrokken is uit de aanbesteding voor de aanleg van WarmtelinQ van Rijswijk naar Leiden is dat de kosten voor aanleg hoger kunnen zijn dan verwacht.

Daarnaast kan besluitvorming langzamer verlopen dan vooraf ingeschat. Het risico hierop wordt ingeschat als zeer groot. Een helder besluitvormingsproces met realistische tijdlijnen en een verzoek om extra financiële ondersteuning aan het Rijk zijn mogelijkheden om dit risico te mitigeren. Risico: Hogere en onvoorspelbare kosten Een onzekere geopolitieke situatie en de daaruit voorvloeiende consequenties voor financiële markten en materiaalprijzen is een reëel risico waar rekening mee gehouden moet worden. Dit beïnvloedt vanzelfsprekend de businesscase van het RPIW WLR. Daarom zijn periodieke actualisatie van kentallen waar mee gerekend wordt, werken

met verschillende scenario’s en het borgen van het risicomanagementproces belangrijke elementen waarmee dit risico beheerst moet worden. Risico: Concurrentie met fossiele alternatieven Energiemarkten fluctueren, mede als gevolg van hiervoor benoemde geopolitieke invloeden. Het risico hiervoor is hoog ingeschat, en wordt in de beheersmaatregelen gecombineerd met het hiervoor benoemde risico. Risico: Minder warmte beschikbaar uit regionale bronnen Voor de ontwikkeling van een regionale warmtevoorziening is de aanname dat er voldoende regionale bronnen beschikbaar komen (waaronder geothermie en restwarmte), om aan de warmtevraag te kunnen voldoen. Het risico is groot dat van de transportcapaciteit van WarmtelinQ onvoldoende over is, als het PRIW WLR daarvoor een contract wil sluiten, én dat de geothermiebron van Aardwarmte Rijnland niet ontwikkeld wordt. Ook is nog onzeker of er voldoende capaciteit beschikbaar is om derdenlevering via het Vattenfall-netwerk in te zetten, om daarmee de beoogde warmteclusters van warmte te voorzien. Om dit te voorkomen wordt onder andere samengewerkt met de RES-regio Holland Rijnland en de provincie Zuid-Holland om een eerlijke en maatschappelijk wenselijke verdeling van bronnen te bepleiten en vindt er overleg plaats met Vattenfall om de mogelijkheden voor derdentoegang te bespreken. Ook de inzet van tijdelijke bronnen is hierbij een optie.

Risico: Tegenvallers in warmtevraagontwikkeling komen terecht bij RPIW WLR Het PRIW WLR is voor het projectenportfolio afhankelijk van snelheid en voortgang van de ontwikkeling van de warmtevraag in gemeenten. Dit is een complex en zorgvuldig proces dat zich slecht laat voorspellen. Daarom wordt dit als een groot risico aangemerkt. Als tegenvallende resultaten uit dit proces, zoals beperkte aansluitbereidheid terechtkomen bij het RPIW WLR, dan is er een groot risico op beperkte volloop van een warmtenet. Het vraagt duidelijke (proces)afspraken over verantwoordelijkheden.

38 | Programma Warmte Leidse Regio | Globaal ontwerp Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio

Risico: Onvoldoende ruimte in de boven- en ondergrond De huidige opgave van het RPIW WLR is grotendeels gebaseerd op de analyse die gemeenten in de transitievisies warmte hebben vastgelegd. Hierin is weinig aandacht besteed aan onderzoek of er voldoende ruimte is in de ondergrond om warmte-infrastructuur aan te leggen, of bovengronds om gebouwen voor regelsystemen te plaatsen. Er bestaat dus een risico dat de beoogde uitrol belemmerd wordt door geen of beperkte bovengrondse en ondergrondse ruimte. Het vraagt vroegtijdig onderzoek en ruimtereservering om dit risico te mitigeren. In de aanloop naar het opstellen van warmteprogramma’s bij gemeenten moet dit aspect meer aandacht krijgen.

39 | Programma Warmte Leidse Regio | Globaal ontwerp Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio

10. Vervolgstappen Als vervolg op de Voorbereidingsfase (2025) voor de oprichting van het RPIW WLR, volgt de Kwartiermakersfase (2026). Deze fase start na het ondertekenen van de samenwerkingsovereenkomst RPIW WLR (voorzien begin 2026). In deze fase wordt toegewerkt naar de daadwerkelijke oprichting van het RPIW WLR. Tot de oprichting dienen er de nodige vervolgstappen gezet te worden die, voor het grootste deel, al direct gestart kunnen worden. Deze stappen worden vastgelegd in een stappenplan. In de samenwerkingsovereenkomst zijn hierover afspraken opgenomen, die voorzien zijn voor de Kwartiermakersfase. 10.1. Optimaliseren projectenportfolio Het is belangrijk om de projectenportfolio te optimaliseren door bijvoorbeeld de planning én de volgorde van de warmteprojecten voor de buurten en wijken op elkaar af te stemmen. Dit is tevens belangrijke input voor het aanscherpen van de globale businesscase. De optimalisatie van de projectenportfolio en het verbeteren van de kosteninschatting per project dient (bij voorkeur) plaats te vinden in samenhang met: •

•

•

•

•

de verdere concretisering van de warmte-hoofdinfrastructuur in de Leidse regio, mede op basis van het Toekomstbeeld regionaal warmtesysteem Holland Rijnland. een (vroegtijdig) onderzoek en ruimtereservering, zowel onder- als bovengronds, om de (on)mogelijkheden om de regionale warmtevoorziening aan te kunnen leggen vast te stellen. samenwerking met Vattenfall, waarin afspraken gemaakt worden over de (mogelijke) uitbreiding van hun warmtenet in de Leidse regio en de (beoogde) (door)levering van warmte. het opstellen van de warmteprogramma’s door de gemeenten in de Leidse regio. Hierin staat welke wijken en buurten in de eerste periode van 10 jaar van het aardgas gaan en hoe dat gebeurt. het opstellen van een plan-milieueffectrapport (plan-MER) door gemeenten met de verwachte milieueffecten van gemaakte keuzes in het warmteprogramma.

10.2. Onderzoek regionale en lokale warmtebronnen In lijn met de ORES-studie en het Toekomstbeeld regionaal warmtesysteem Holland Rijnland wordt voor de Leidse regio ingezet op een multibronnenstrategie, een combinatie van lokale en regionale warmtebronnen. Dit is om te kunnen voldoen aan de totale warmtevraag, de leveringszekerheid te garanderen, de risico’s te spreiden en flexibiliteit te behouden. Het is daarbij noodzakelijk dat de gemeenten en het RPIW WLR zicht hebben of krijgen op de warmtebronnen in de Leidse regio en onder welke voorwaarden en condities die ontwikkeld kunnen worden. Daarbij dient ook de vraag beantwoord te worden in hoeverre het gewenst is dat het RPIW WLR bronnen ontwikkelt en/of aandeelhouders (van het RPIW WLR) participeren in bronontwikkeling. Het is niet ondenkbaar dat er tijdelijke warmtebronnen ingezet moeten worden om de warmteprojecten tijdig te kunnen realiseren, conform de (gewenste) planning in de warmteprogramma’s van gemeenten. In combinatie met het optimaliseren van de projectenportfolio dient in beeld gebracht te worden welke mogelijkheden er zijn voor tijdelijke bronnen en voor welke warmteprojecten dat een (tijdelijke) oplossing kan bieden. 10.3.

Uitwerken samenwerking warmteservicebedrijf Alliander heeft, als beoogd aandeelhouder in verschillende publieke warmtebedrijven, een visie uitwerkt die voorziet in de oprichting van een warmteservicebedrijf (WSB). Het WSB is een dochterbedrijf van Alliander, die diverse diensten levert aan warmtebedrijven om ervoor te zorgen dat deze de uitdagingen het hoofd kunnen bieden en kan zorgen voor kostenbesparingen door schaalvoordelen. De publieke warmtebedrijven kunnen deze diensten inkopen bij het WSB zonder (Europese)

40 | Programma Warmte Leidse Regio | Globaal ontwerp Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio

aanbesteding, omdat gebruik wordt gemaakt van de speciale sectorvrijstelling uit de aanbestedingswet65. Zie ook hoofdstuk 5. Er zijn op verschillende plaatsen discussies gevoerd over de opzet die Alliander voorstelt, waaronder ook met de WLR-gemeenten. Ook tijdens de behandeling van het wetsvoorstel Wcw in de Tweede Kamer is er aandacht besteed aan de wenselijkheid en de opzet van warmteservicebedrijven. Dit heeft tot wettelijke kaders geleid. Het is gewenst en noodzakelijk om een nadere uitwerking te maken van de inzet van het WSB en de rol- en takenverdeling tussen het RPIW WLR en het WSB. 10.4. Uitwerken kavelstrategie door gemeenten Met de vaststelling van de warmteprogramma’s (uiterlijk in 2026) bepalen gemeenten waar en wanneer collectieve warmteoplossingen gerealiseerd worden. Op basis hiervan bepalen gemeenten de omvang en begrenzing van warmtekavels. Het wetsvoorstel Wcw benadrukt dat warmtekavels een juiste omvang moeten hebben, zodat het realiseren van een collectieve warmteoplossing rendabel is. Een te klein kavel kan als gevolg hebben dat het moeilijk is om tot een sluitende businesscase te komen. Grotere kavels maken het mogelijk om de investeringen over meer aansluitingen te verdelen, wat ook de realisatie van minder rendabele buurten en wijken ten goede komt. Te grote kavels kunnen grotere risico’s met zich meebrengen en investeringsbeslissingen bemoeilijken.

Het RPIW WLR kan naar verwachting efficiënter opereren als de warmtevoorziening regionaal wordt aangelegd, met minder versnippering en schaalgroottevoordelen voor bijvoorbeeld beheerprocessen. 10.5. Verkennen samenwerking met lokale initiatieven Lokale initiatieven, zoals warmtegemeenschappen, spelen een belangrijke rol in de warmtetransitie en dragen bij aan de realisatie van collectieve 65

Door juridisch adviesbureau AKD is, in opdracht van het programma WLR, het advies aanbestedingsrecht Warmte Servicebedrijf opgesteld. 66 Het onderzoek heeft plaatsgevonden door interviews met warmtegemeenschappen en energiecoöperaties. Een energiecoöperatie kan in principe een warmtegemeenschap zijn, en daarmee in aanmerking komen voor een warmtekavel, mits deze voldoet aan de

warmteoplossingen. De betrokken personen beschikken veelal over inhoudelijke kennis, vertegenwoordigen een betrokken achterban en hebben een sterke mobilisatiekracht. Hierdoor kan het draagvlak onder inwoners vergroot worden. Om de warmtetransitie succesvol te kunnen realiseren, is het noodzakelijk dat er een goede samenwerking is tussen gemeenten, warmtegemeenschappen en het (toekomstig) warmtebedrijf. In 2025 heeft een groep studenten van de Erasmus Universiteit, in samenwerking met het adviesbureau NCOD, een onderzoek66 uitgevoerd hoe de samenwerking tussen gemeenten, energiecoöperaties en het RPIW WLR vormgegeven kan worden. Op basis van ervaringen uit andere regio’s, wetenschappelijke inzichten en interviews met verschillende partijen heeft het onderzoek concrete aanbevelingen opgeleverd hoe die samenwerking opgezet kan worden. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om het vormgeven van een zogeheten opgroeiruimte voor lokale initiatieven en warmtegemeenschappen. Met voldoende opgroeiruimte voor lokale initiatieven en warmtegemeenschappen kan de samenwerking tussen de partijen rondom de warmtetransitie gestalte krijgen. Daarnaast zijn een Raad van Advies (zie ook hoofdstuk 7) en een helpdesk voor initiatieven voorbeelden waaraan gedacht kan worden om betrokkenheid voor lokale initiatieven en warmtegemeenschappen bij het RPIW WLR te organiseren.

In de eerstkomende jaren zal de basis gelegd worden en dienen de samenwerkingsafspraken nader uitgewerkt te worden. 10.6. Aanscherpen globale businesscase Zoals in hoofdstuk 8 is benadrukt, kan de globale businesscase op veel punten aangescherpt worden. Dit kan bijvoorbeeld door de planning én de volgorde van de warmteprojecten voor de buurten en wijken op elkaar af te stemmen. Tevens wint de globale businesscase aan waarde door de specifieke eisen die de Wcw stelt aan een warmtegemeenschap. Vaak houden energiecoöperaties zich nu alleen nog bezig met duurzame opwek van elektriciteit en moeten zij zich nog beraden op hun rol voor collectieve warmte. Daarmee zijn energiecoöperaties betrokken als mogelijk voorloper van de daadwerkelijke warmtegemeenschappen.

41 | Programma Warmte Leidse Regio | Globaal ontwerp Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio

aannames te valideren en/of detailuitwerkingen te maken van de beoogde warmte-infrastructuur. Daarmee kunnen nauwkeurigere inschattingen gemaakt worden van de benodigde investeringen. De benoemde vervolgstappen in dit hoofdstuk leveren veel van de bedoelde nadere uitwerkingen op, die vervolgens gebruikt kunnen worden om de globale businesscase aan te scherpen. Daarbij kunnen dan ook de laatste inzichten over subsidies en/of aanvullende financiële instrumenten verwerkt worden. 10.7. Vervolgstappen risicomanagement Uit de risicoanalyse wordt duidelijk dat er veel risico’s en mogelijke obstakels zijn om de beoogde warmtevoorziening in de Leidse regio te realiseren. Het programma Warmte Leidse Regio zet in samenspraak met Alliander, EBN en gemeenten aanvullende stappen om: • • • • •

deze risicoanalyse verder uit te werken. vast te stellen welke mitigerende maatregelen er in de periode tot aan de oprichting van het RPIW WLR genomen worden. de (beoogde) actiehouder van de mitigerende maatregelen vast te stellen. de (beoogde) eigenaar van de mitigerende maatregelen vast te stellen. halfjaarlijks te rapporteren over de risico’s en de effecten van de mitigerende maatregelen.

10.8. Opstellen businessplan Een cruciale vervolgstap op dit globaal ontwerp, is het opstellen van het (eerste) businessplan van het RPIW WLR. Dit is voorzien als uitwerking tijdens de Kwartiermakersfase. Een belangrijke toevoeging ten opzichte van het globaal ontwerp is het vormgeven van de beoogde (start)organisatie. Verder leveren de uitwerkingen van de vervolgstappen in dit hoofdstuk input voor het businessplan. Een (door de aandeelhouders) goedgekeurd businessplan is noodzakelijk om het RPIW WLR van start te laten gaan.

42 | Programma Warmte Leidse Regio | Globaal ontwerp Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio

Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio

Bijlagen Globaal ontwerp - Bijlagen

43 | Programma Warmte Leidse Regio | Globaal ontwerp Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio

Bijlage 1. Roadmap programma Warmte Leidse Regio

44 | Programma Warmte Leidse Regio | Globaal ontwerp Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio

Bijlage 2. Businessmodel van het RPIW WLR

45 | Programma Warmte Leidse Regio | Globaal ontwerp Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio

Bijlage 3. Value Proposition Canvas

46 | Programma Warmte Leidse Regio | Globaal ontwerp Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio

Bijlage 4. Toelichting goedkeuring bestuursbesluiten In de statuten en de aandeelhoudersovereenkomst zijn verschillende bestuursbesluiten onderworpen aan de goedkeuring van de algemene vergadering (AVA) van het RPIW WLR. Als er een raad van commissarissen (RvC) is ingesteld zal de RvC een aantal bestuursbesluiten goedkeuren. In deze bijlage is een overzicht opgenomen van de lijst van goed te keuren bestuursbesluiten, met een toelichting daarbij wat dat besluit inhoudt. Verschil in zware en normale bestuursbesluiten Er is een onderscheid gemaakt in de bestuursbesluiten. Sommige bestuursbesluiten hebben relatief gezien minder impact op de strategie, financiële positie en reputatie van het warmtebedrijf. Voor die bestuursbesluiten geldt een lichter goedkeuringsregime. Die bestuursbesluiten worden goedgekeurd door de RvC, als deze is ingesteld. Zolang er geen RvC is moet het besluit met minimaal 66⅔ % van de aandelen goedgekeurd worden. Een bestuursbesluit met veel impact moet goedgekeurd worden door de RvC (zodra ingesteld) én door de aandeelhouders met een meerderheid van 87%. Een voorbeeld van een zwaarder bestuursbesluit is de vaststelling van het businessplan. Zowel de RvC als de aandeelhouders moeten het businessplan goedkeuren. Bij de aandeelhouders is een meerderheid van 87% vereist. Alle besluiten die in het businessplan staan hoeven niet nogmaals goedgekeurd te worden.

De goedkeuring van het businessplan dekt alle daarin genoemde besluiten. Dat is wel zo efficiënt. Met het onderscheid tussen de normale en zware besluiten is er een balans tussen slagvaardigheid in de dagelijkse bedrijfsvoering en zorgvuldigheid en draagvlak bij ingrijpende, risicovolle of strategisch ingrijpende beslissingen. Goedkeuring van bestuursbesluiten (RvC én 87% meerderheid) Zoals hiervoor toegelicht moeten bepaalde bestuursbesluiten goedgekeurd worden door de RvC (zodra ingesteld) en door de AVA met minimaal 87% van de stemmen (zie artikel 6.1.7 van de conceptstatuten in de conceptoprichtingsakte). Het gaat om de volgende besluiten:

a. oprichten van, deelnemen in en/of het voeren van het bestuur over andere vennootschappen of ondernemingen, alsmede het afstoten of liquideren van dan wel het beëindigen van het management over zodanige vennootschappen of ondernemingen. Het gaat hier bijvoorbeeld om de oprichting van een andere vennootschap door het RPIW WLR. Denkbaar is ook dat het RPIW WLR aandelen wil kopen in een ander bedrijf. Dat is een verstrekkend besluit waar de AVA invloed op wil uitoefenen en waar brede consensus wenselijk is. b. aanbrengen belangrijke wijziging in de werkzaamheden van de Vennootschap Als de werkzaamheden voor een belangrijk deel wijzigen moet dat goedgekeurd worden door de AVA. Dit doet zich bijvoorbeeld voor als het RPIW WLR een regionaal warmteproject wil beëindigen of overdragen. c. het verplaatsen, vervreemden of staken van de onderneming of een belangrijk onderdeel daarvan. Het RPIW WLR besluit haar hoofdkantoor en technische installaties te verplaatsen naar een andere stad, of verkoopt een groot deel van haar warmtenetten (en stopt daarmee voor een belangrijk deel met haar bedrijfsvoering). d. het vaststellen van het Businessplan. Het bestuur legt jaarlijks in het businessplan vast wat het RPIW WLR het daaropvolgende jaar gaat doen. Het businessplan bevat een begroting voor het volgende jaar en een indicatieve begroting voor de vier jaren die daarop volgen (art.

6.1.14 conceptstatuten). Dit is het belangrijkste strategische en financiële document. Om die reden is 87% meerderheid van de AVA en goedkeuring van de RvC vereist. Zoals hiervoor toegelicht geldt de goedkeuring ook voor alle handelingen die in het businessplan worden genoemd. e. het wijzigen van het businessplan dat meer dan tien procent (10%) overschrijding van het totaalbedrag van de jaarlijkse begroting tot gevolg heeft.

47 | Programma Warmte Leidse Regio | Globaal ontwerp Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio

Het bestuur kan het businessplan in beperkte mate zelf aanpassen, zodat het bestuur voldoende flexibiliteit behoudt om slagvaardig te opereren. Als een wijziging echter leidt tot een overschrijding van meer dan tien procent van het totaalbedrag van de jaarlijkse begroting, is de impact daarvan dermate groot dat een nieuwe goedkeuring door de AVA noodzakelijk is. f. aanvraag van surseance van betaling door de Vennootschap. Het RPIW WLR verkeert in financiële problemen en vraagt uitstel van betaling aan. Dit is een onderwerp waar de AVA invloed op moet hebben. g. Het goedkeuren van het financieringsplan van de Vennootschap. Het RPIW WLR wordt onder meer gefinancierd door stortingen vanuit de aandeelhouders. Dat gebeurt in tranches. Per tranche wordt er een financieringsplan opgesteld. De AVA moet dat goedkeuren.

b.

c.

Goedkeuring van bestuursbesluiten (RvC of meerderheid 66⅔ %) Zoals hiervoor toegelicht moeten een aantal bestuursbesluiten goedgekeurd worden door de RvC, mits ingesteld. Zolang de RvC niet is ingesteld, moet de AVA de bestuursbesluiten goedkeuren (zie art. 6.1.8 van de conceptstatuten). De AVA neemt dit goedkeuringsbesluit met een meerderheid van 66⅔ %. Er zijn een paar uitzonderingen waar zowel goedkeuring van de RvC en AVA is vereist. Nogmaals, die goedkeuring is alleen vereist als het besluit niet al in het goedgekeurde businessplan staat. Per besluit is een korte toelichting opgenomen en een voorbeeld. a. aangaan, wijzigen of verbreken van een duurzame samenwerking met een andere rechtspersoon of vennootschap dan wel als volledig aansprakelijke vennoten in een CV67 of VOF68 (i) die welke ingrijpende betekenis heeft voor de vennootschap of van groot strategisch belang is, of (ii) belang > € 2.500.000.

67

Een commanditaire vennootschap (CV) is een samenwerkingsvorm tussen minstens twee personen, waarbij er beherende vennoten zijn die de dagelijkse leiding voeren en privé aansprakelijk zijn, en stille (commanditaire) vennoten die alleen financieel bijdragen en beperkt aansprakelijk zijn tot hun inbreng.

d.

e.

Het RPIW WLR zal diverse langlopende contracten gaan sluiten. Contracten die van ingrijpende betekenis zijn voor het RPIW WLR of een belang betreffen van meer dan € 2,5 miljoen moeten goedgekeurd worden, tenzij het al is genoemd in het goedgekeurde businessplan. Het kan bijvoorbeeld gaat om de inkoop van warmte of de ontwikkeling van een nieuwe warmtebron. indienen van een aanvraag door de vennootschap om aangewezen te worden voor een warmtekavel. Het RPIW WLR dient bij een gemeente een aanvraag in om aangewezen te worden als warmtebedrijf voor een specifieke kavel. Dit is een belangrijke strategische beslissing. Als het niet in het goedgekeurde businessplan is opgenomen, dan heeft het bestuur goedkeuring nodig van de RvC (mits ingesteld) en de AVA. voeren van rechtsgedingen, het aangaan van vaststellingsovereenkomsten, compromissen en akkoorden en het berusten in rechtsvorderingen als belang > € 2.500.000 (m.u.v. spoedeisende maatregelen). Hier gaat het om verschillende juridische procedures. Een voorbeeld is een rechtszaak met een aannemer over bijvoorbeeld een schadeclaim van € 3.000.000. aangaan van geldleningen > € 2.500.000. Het aangaan van geldleningen van meer dan € 2.500.000 moet goedgekeurd worden door de RvC (mits ingesteld) en anders de AVA als het niet in het goedgekeurde businessplan staat.

stellen van zekerheid waaronder het aangaan (of verlengen) van overeenkomsten waarbij de vennootschap zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, of zich voor een derde sterk maakt. Deze situatie kan zich bijvoorbeeld voordoen als het RPIW WLR een dochteronderneming heeft. De dochteronderneming wil financiering

68

Een vennootschap onder firma (VOF) is een rechtsvorm waarin minimaal twee personen samenwerken onder één gemeenschappelijke naam. Deze vennoten zijn mede-eigenaar en zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de schulden van de onderneming.

48 | Programma Warmte Leidse Regio | Globaal ontwerp Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio

aantrekken en als onderdeel daarvan stelt het RPIW WLR zich borg voor de lening die de dochteronderneming sluit. f. verkrijgen, vervreemden, bezwaren, huren en verhuren, in gebruik nemen, bouwen en ingrijpend verbouwen van registergoederen als belang > € 2.500.000. Het verkrijgen van registergoederen kan zich bijvoorbeeld voordoen als het RPIW WLR een stuk grond wil aankopen. Als het registergoed een waarde van meer dan € 2.500.000 vertegenwoordigt (en het niet in het goedgekeurde businessplan staat), is het een zodanig ingrijpend besluit dat het belangrijk is dat de RvC (en zolang deze niet is ingesteld de AVA) dat goedkeurt. Het voorgaande geldt ook als het bestuur van plan is om het registergoed te verkopen. g. het vaststellen of wijzigen van een door het bestuur vast te stellen reglement. Dit gaat met name over het bestuursreglement. In het bestuursreglement legt het bestuur haar interne werkwijze vast. Controle daarop is raadzaam. Dit besluit is onderworpen aan zowel de goedkeuring van de RvC (mits ingesteld) als de AVA. h. uitoefenen van stemrecht op niet ter beurze genoteerde aandelen en andere stemgerechtigde effecten, waaronder begrepen het bepalen van de richting waarin zal worden gestemd. Als het RPIW WLR de aandelen houdt in andere BV’s, zoals bijvoorbeeld een ander warmtebedrijf, moet het bestuur goedkeuring krijgen voor haar voorgenomen wijze van stemmen.

Op die manier houden aandeelhouders grip op de sturing van andere BV’s, waar het RPIW WLR in participeert. Let wel dat deze goedkeuring alleen nodig is als het gaat om ingrijpende besluiten. i. stichten en opheffen van nevenvestigingen. Het gaat hier om het openen van een andere vestiging. Dit zal waarschijnlijk minder snel voorkomen bij het RPIW WLR, maar is toch goed om op te nemen in de lijst. j. alle andere rechtshandelingen met een belang > € 2.500.000 of met strategisch belang.

Dit betreft een vangnetbepaling. Hiermee worden alle rechtshandelingen, die niet onder de eerdergenoemde besluiten vallen maar die vanwege hun aanzienlijke waarde of strategisch belang toch goedkeuring vereisen, alsnog onder de goedkeuringsplicht gebracht. k. het verrichten van alle handelingen anders dan hiervoor vermeld, met een strategisch belang voor de vennootschap of een waarde groter dan € 5.000.000. Dit betreft rechtshandelingen met een waarde van meer dan € 5.000.000 die goedgekeurd moet worden door de RvC (mits ingesteld) en de AVA. Aandeelhoudersbesluiten Hiervoor hebben we de bestuursbesluiten besproken, die goedgekeurd moeten worden. De aandeelhouders hebben ook eigen bevoegdheden, die ze kunnen uitoefenen. Ook hier is er een onderscheid in met welke meerderheid het besluit aangenomen moet worden. De volgende besluiten moeten met 87% van de stemmen aangenomen worden: a. uitgifte van aandelen dan wel tot het verlenen van rechten tot het nemen van aandelen. b. uitsluiting van het voorkeursrecht bij uitgifte van aandelen. c. verlenen van goedkeuring tot inkoop van eigen aandelen. d. vervreemding van eigen aandelen door de vennootschap. e. besluit tot kapitaalvermindering. f. verlenen van goedkeuring voor de overdracht van aandelen als bedoeld in artikel 5.3 statuten. g.

benoemen, schorsen en ontslaan van bestuurders en het vaststellen van de bezoldiging en de overige (arbeids-) voorwaarden die van toepassing zijn op de Bestuurders. h. het instellen van de RvC. i. het vaststellen van de vaste beloning voor commissarissen. j. het vaststellen van het aantal commissarissen. k. het verlenen van decharge aan bestuurders en/of commissarissen. l. het geven van een aanwijzing als bedoeld in artikel 6.1.2 statuten.

49 | Programma Warmte Leidse Regio | Globaal ontwerp Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio

m. uitkering van winst dan wel uitkering van interim-dividend en/of uitkering ten laste van een reserve. n. goedkeuring van het reglement van de RvC. o. goedkeuring van de profielschets van de RvC. p. vaststelling van de jaarrekening. q. Statutenwijziging. r. juridische fusie, splitsing, ontbinding van de Vennootschap.

50 | Programma Warmte Leidse Regio | Globaal ontwerp Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio

Bijlage 5. Risico dossier (workshop 24 april 2025) In het hoofdstuk Risicoanalyse is een algemene toelichting gegeven op de belangrijkste risico’s die horen bij de oprichtingsfase en de eerste ontwikkel- en exploitatieperiode van het RPIW WLR. Deze bijlage bevat een tabel met een meer gedetailleerde opgave van de risico’s met bijbehorende mitigerende maatregelen. De hier opgenomen risico’s zijn niet uitputtend en worden in de Kwartiermakersfase nader uitgewerkt en aangevuld. De classificatie en weging van risico’s is vastgesteld op basis van onderstaande tabel: Klassen Kans

Kans Impact (referentiebeeld) Financieel

Impact - Tijd

Impact Kwaliteit

1

0 – 10 %

< 1x per 10 jaar

< € 500.000

< 3 maanden

Zeer klein

2

10 – 30 % 1x per 5 – 10 jaar

€ 500.000 – € 2.000.000

3 – 6 maanden

Klein

3

30 – 50 % 1x per 2 – 5 jaar

€ 2.000.000 – € 5.000.000

6 – 12 maanden

Midden

4

50 – 70 % 1x per 1 – 2 jaar

€ 5.000.000 – € 10.000.000

12 –24 maanden

Groot

5

70 – 90 % > 1x per jaar

> € 10.000.000

> 24 maanden

Zeer groot

Grofweg leidt de inschatting van de impact van een risico en van de kans dat deze zich voordoet tot de volgende indeling van risico’s in klassen: Kans Zeer klein

Klein

Middel

Groot

Zeer groot

Impact

Zeer groot Groot Middel Klein Zeer klein

51 | Programma Warmte Leidse Regio | Globaal ontwerp Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio

Omschrijving risico

Oorzaak en gevolg risico

Kwantificering risico

Nr.

Risico

Oorzaak

Gevolg

Kans

Impact

1

Hogere kosten en vertraging bij het aansluiten van woningen op het warmtenet.

Inpandige situatie zeer verschillend per woning.

Veel maatwerk noodzakelijk is.

Zeer groot

Zeer groot

2

Vertraging bij de realisatie van de regionale warmtevoorzie ning, waaronder de realisatie van de warmtehoofd infrastructuur.

Vertraagde besluitvorming, mislukte aanbesteding.

Langere doorlooptijd, hogere kosten bij de realisatie van de warmte hoofd infrastructuur.

Zeer groot

Zeer groot

Beheersmaatregelen

Klasse Maatregel en actiehouder a. Expliciet in de businesscase meenemen: - Realistische bandbreedte aan kosten. - Risico-opslag. - Heldere scope taken en projecten, en - Mogelijk innovatieve oplossingen bij obstakels. b. Beperken van de opgave, door de minder rendabele buurten en wijken niet te realiseren. c. Uitvoeren woningschouw bij voldoende brede groep woningen voorafgaand aan FID per project. Actiehouder: Programma WLR/ RPIW WLR. a. Realisatie van de warmte-hoofdinfrastructuur in kleinere stappen/delen, om de investeringen te kunnen spreiden in de tijd. Dit is om er voor te zorgen dat specifieke buurten en wijken (eerder) aangesloten worden. b. Besluitvormingsproces volledig in beeld brengen en per stakeholder bijhouden/vastleggen én inzetten op een proces met deelgoedkeuringen in plaats van in te zetten op een grote finale goedkeuring. c. Lobbytraject richting de Rijksoverheid, de provincie Zuid-Holland en andere overheden om (extra) financiële ondersteuning te verkrijgen om de realisatie te versnellen en/of mogelijk te maken. Actiehouder: Programma WLR/ RPIW WLR.

52 | Programma Warmte Leidse Regio | Globaal ontwerp Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio

Omschrijving risico

Oorzaak en gevolg risico

Kwantificering risico

Nr.

Risico

Oorzaak

Gevolg

Kans

Impact

3

Hogere en onvoorspelbar e kosten.

Onzekerheid financiële markt en geopolitieke invloed, stijgende materiaalprijzen.

Businesscase RPIW WLR en warmteproject en sluit niet, projecten raken vertraagd, kunnen niet worden gerealiseerd.

Zeer groot

Zeer groot

4

Fossiele alternatieven (gas en olie) worden aantrekkelijker dan warmte.

Fluctuatie energiemarkten.

Zie risico 3 voor gezamenlijke uitwerking.

Zeer groot

Zeer groot

Beheersmaatregelen

Klasse Maatregel en actiehouder a. Realistische begroting voor de businesscase op basis van goede kengetallen. Actiehouder: Financieel controller WLR en later RPIW WLR. b. Periodiek uitvoeren risico-inventarisatie. Actiehouder: business controller WLR en later RPIW WLR. c. Begroting, businesscase en risico-inventarisatie periodiek bijstellen om het actueel te houden. Actiehouder: business controller WLR en later RPIW WLR d. Uitvoeren gevoeligheidsanalyse om invloed van kostenwijzigingen scherp te krijgen. Actiehouder: Project binnen programma WLR. e. Uitvoeren second opinion op de gevoeligheidsanalyse en businesscase. Actiehouder: Project binnen programma WLR. f. Risico opslag/Hedging opnemen voor eventuele onvoorziene kosten (rente, inflatie, hogere kosten). Actiehouder: Financieel directeur RPIW WLR. g. Uitwerken meerdere scenario’s voor o.a. rente, inflatie, kosten etc. Actiehouder: Programma WLR, Financieel directeur RPIW WLR. h. Nauwe afstemming met de afzonderlijke warmteprojecten per gemeente voor een realistische inschatting. Actiehouder: Gemeente, RPIW WLR. i. Transparant en regelmatig communiceren over mogelijke risico’s en onzekerheden met financiers, gemeenteraden en klanten. Actiehouder: Gemeente (college B&W), Financieel directeur RPIW WLR. Algemene mitigerende maatregel: Aanstellen van een governance en compliance officer. Actiehouder: Programma WLR / RPIW WLR.

Zie risico 3 voor gezamenlijke uitwerking. Aanvullend: a. Ontwikkelen van een eigen bronnen strategie. Actiehouder: Aanzet door programma, monitoring door technisch team RPIW WLR.

53 | Programma Warmte Leidse Regio | Globaal ontwerp Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio

Omschrijving risico

Oorzaak en gevolg risico

Kwantificering risico

Nr.

Risico

Oorzaak

Gevolg

Kans

Impact

5

Er is minder warmte beschikbaar vanuit regionale warmte(bronne n), zoals WarmtelinQ en Aardwarmte Rijnland, dan (in de toekomst) benodigd is. Tegenvallers tijdens de ontwikkeling en realisatie van warmteproject en worden door derden afgewenteld op het RPIW WLR.

WarmtelinQ is uitverkocht; De aanleg van de uitkoppeling van warmte (Tstukken) wordt niet gerealiseerd; Het project Aardwarmte Rijnland komt niet tot ontwikkeling. o.a. Gemeenten komen afspraken niet na over warmtevraag ontwikkeling en participatie, aannemers komen afspraken niet na in de realisatiefase.

Leveringsonzekerheid, extra onvoorziene kosten om alternatieve (tijdelijke) warmte bronnen te realiseren.

Groot

Zeer groot

Vertraging en hogere kosten voor warmteproject en die door RPIW WLR worden gedragen en mogelijk tariefverhogend werken.

Groot

6

Beheersmaatregelen

Klasse Maatregel en actiehouder a. Lobbytraject richting de Rijksoverheid, de provincie Zuid-Holland en/of andere overheden om te bepleiten dat zij daarin de belemmerende factoren (tijdig) verhelpen. Actiehouder: Gemeenten, EBN, Alliander en Firan. b. Deelname van (individuele) aandeelhouders van het RPIW WLR en/of het RPIW WLR zelf in de ontwikkeling van Aardwarmte Rijnland. Actiehouder: Programma WLR / RPIW WLR.

Zeer groot

a. Duidelijke afspraken maken met en tussen alle partijen betrokken bij de realisatie van het warmteproject (juridisch vastleggen), voordat Final Investment Decision wordt genomen. b. Periodiek uitvoeren risicoanalyse en duidelijke afspraken maken over eigenaarschap van de risico’s en de mitigerende maatregelen. Actiehouder: Programma WLR / RPIW WLR.

54 | Programma Warmte Leidse Regio | Globaal ontwerp Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio

Omschrijving risico

Oorzaak en gevolg risico

Kwantificering risico

Beheersmaatregelen

Nr.

Risico

Oorzaak

Gevolg

Kans

Impact

7

Er is onvoldoende ruimte in de boven- en ondergrond om de warmteinfrastructuur te kunnen aanleggen.

Te volle ondergrond, geen rekening houden met toekomstige warmtenetten bij aanleg andere infrastructuur.

Zeer groot

Groot

a. Vroegtijdig onderzoek(en) doen naar de (mogelijke) inpassing en locatie(s) van de beoogde warmte-(hoofd)infrastructuur. b. Vroegtijdig ruimte (publieke) reserveren en/of grond aankopen om plaatsing van warmte-infrastructuur mogelijk te maken. c. Alternatieve tracés en locaties inzetten of gebruiken met (mogelijk) hogere kosten. d. Afstemming over én (mogelijk) combineren van projecten die publieke infrastructuur (op dezelfde plaats) realiseren. e. Tijdig betrekken van stakeholders, waaronder Liander en Dunea. f. Alternatieve collectieve warmteoplossingen uitwerken en realiseren.

8

Onzorgvuldig heden in de samenwerking sovereenkomst RPIW WLR en/of is de legitimiteit van de besluitvorming verminderd.

Haast in het proces vanwege de aanstaande gemeenteraadsverkiezingen.

Verslechtering business-case, vertraging in de realisatie warmtevoorzie ning, extra financiële bijdrage aandeel houders nodig. Vertraging in de besluitvorming, vertraging voor lopende en geplande warmteprojecten.

Middel

Groot

a. Vroegtijdig afstemming planning en besluitvormingsproces. b. Inbouwen go/ no-go momenten in de besluitvorming. c. Mogelijkheden onderzoeken om controversiële besluiten uit te stellen en in uitwerkingen bandbreedtes, scenario’s en kaders opnemen, die het beoogde commitment in voldoende mate waarborgt. d. Scenario’s uitwerken waarbij individuele gemeente later instapt als aandeelhouder van het RPIW WLR.

Klasse Maatregel en actiehouder

55 | Programma Warmte Leidse Regio | Globaal ontwerp Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio

Omschrijving risico

Oorzaak en gevolg risico

Kwantificering risico

Nr.

Risico

Oorzaak

Gevolg

Kans

Impact

9

Gemeente treedt niet als goed opdrachtgever op; Gemeenten nemen beslissingen richting RPIW WLR waar ze de consequenties niet van overzien.

Onvoldoende afstand tussen politiek en bestuur RPIW WLR; Governance en inrichting vennootschap en rol aandeelhouders onduidelijk; onvoldoende kennis over aandeelhoudersr ol bij gemeenten.

Geen checks en balances, ongezonde bedrijfsvoering, irrationele of vertraagde besluitvorming, financiële risico's.

Zeer groot

Middel

Voorwaarden in de contracten met leveranciers van warmte (bronnen) en de leverancier(s) van transport capaciteit leiden tot grote (financiële) risico’s voor het RPIW WLR.

Warmte bedrijven hebben te maken met grote financiële voorinvesteringen, die niet direct gedekt worden door eindverbruikers.

Vertraging bij realisatie van warmteproject en, hogere kosten (bijvoorbeeld door tijdelijke bronvoorzienin gen en langere realisatieperio de).

Middel

10

Beheersmaatregelen

Klasse Maatregel en actiehouder a. Gezamenlijke kennisopbouw bij gemeenten door uitwisseling en voldoende capaciteit beschikbaar stellen. Actiehouder Gemeente

Groot

b. Opstellen van een (uitvoering)plan binnen iedere gemeente, met daarin de wijze waarop de gemeentelijk haar taak/rol invult, met daarin de benodigde capaciteit, expertise en de wijze waarop wordt samengewerkt met het RPIW WLR. c. Goede uitwerking governance RPIW WLR met hulp Juridische Zaken en juridisch adviesbureau. d. Periodiek evalueren van de governance en samenwerking. e. Verplichte periodieke in control statement RPIW WLR. f. Toepassen Corporate Governance Code door RPIW WLR. g. Periodiek uitvoeren risicoanalyse. h. Monitoren uitvoering mitigerende maatregelen door actiehouders van de belangrijkste en meest urgente risico’s. a. De risico’s in de keten goed in kaart te brengen en met de partners, op een goede manier in de contracten vast te leggen, zodat risico verdeling en waardering in verhouding staat. b. Uitstellen van het aangaan van verplichtingen tot er (voldoende) zekerheid is voor de hoeveelheid warmte die gecontracteerd moet voor een bepaald warmteproject. c. Afhankelijkheid van individuele (warmte)bronnen verminderen, door in te zetten op een multi-bronnen strategie, waardoor de noodzaak om risicovolle voorwaarden te (moeten) accepteren afneemt. d. Externe juridische expertise inschakelen voor opstellen contracten en ondersteuning bij onderhandelingen. e.

Vroegtijdig regionaal overleg voeren met vertegenwoordigers van warmtebronnen, warmtetransport en met Vattenfall.

56 | Programma Warmte Leidse Regio | Globaal ontwerp Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio

Omschrijving risico

Oorzaak en gevolg risico

Kwantificering risico

Nr.

Risico

Oorzaak

Gevolg

Kans

Impact

11

Gemeenten de Wgiw aanwijs bevoegdheid niet inzetten.

Er onvoldoende politieke draagvlak is voor inzet aanwijs bevoegdheid.

De volloop blijft achter en de businesscase slechter is dan voorzien.

Middel

Middel

Beheersmaatregelen

Klasse Maatregel en actiehouder a. Binnen WLR samenwerking modellen voorbereide voor besluitvorming. b. Analyse maken van de impact van al dan niet inzetten Wgiw bevoegdheid. c. Colleges en raden voorlichten over inzet bevoegdheid en waarborgen. Actiehouder: Programma WLR en later RPIW WLR.

12

Structuur of Businessmodel van het RPIW WLR sluit niet goed aan bij juridische, financiële en wettelijke kaders.

Structuur of businessmodel onvoldoende in compliance met geldende kaders vastgesteld, onvoldoende expertise in het proces.

13

Na de gemeenteraad sverkiezingen in maart 2026 is politiek draagvlag warmtenetten minder of weg.

Veranderende politieke agenda’s gemeenten.

Geen aanwijzing RPIW WLR mogelijk voor kavels, moeite om vermogen aan te trekken, geen subsidies voor warmteproject en, vertraging. Gemeenten ontwikkelen minder warmteproject en of stappen uit RPIW WLR.

Klein

Zeer groot

a. Inhuren van externe expertise en/of specifieke kennis (juridische, financieel) en samenwerken met gespecialiseerde (advies)bureaus. b. Periodieke toetsing governance en businessmodel door een onafhankelijke derde partij. c. Nauwe samenwerking opbouwen en/of in vroeg stadium afstemming zoeken met belangrijke stakeholders, zoals de Bank Nederlandse Gemeenten, Ministerie van KGG, Autoriteit Consument & Markt.

Middel

Middel

a. Politieke partijen voorzien van de benodigde informatie over de warmtetransitie en de oprichting van het RPIW WLR, voorafgaand aan de gemeenteraadverkiezingen. b. Duidelijke afspraken maken en vastleggen in de samenwerkingsovereenkomst voor de oprichting van het RPIW WLR over de te ontwikkelen projecten en de financiering daarvan. c. Vanuit de huidige WLR-samenwerking en vanuit de toekomstige aandeelhouders het gezamenlijke belang uitdragen met behulp van landelijke, regionale en plaatselijke communicatie.

57 | Programma Warmte Leidse Regio | Globaal ontwerp Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio

Omschrijving risico

Oorzaak en gevolg risico

Kwantificering risico

Nr.

Risico

Oorzaak

Gevolg

Kans

Impact

14

Er graafrust wordt gehanteerd door andere ruimtelijke opgave of geen rekening wordt gehouden met warmte infrastructuur bij andere projecten WarmtelinQ Rijswijk- Leiden wordt niet of aanzienlijk later gerealiseerd. Het warmtesystee m voor langere tijd niet (goed) functioneert.

Geen regie op de ondergrondse infra, Slechte afstemming verschillende opgaven in de openbare ruimte

Warmteproject en raken vertraagd, kosten worden hoger dan voorzien

Klein

Middel

a. Goede interne afstemming binnen gemeente van projecten. Actiehouder: gemeenten b. Integrale communicatie tussen stakeholders over infrastructurele projecten in de regio en langetermijnplanning daarvan. Actiehouder: RPIW WLR c. Rijk: regie instrument voor gemeente inregelen via nationaal programma bodem en ondergrond d. Werken met meerjarenplanning voor uitvoering per gemeente

Veel hogere kosten van realisatie, geen overeen stemming investeerders. Er een technisch defect is in het warmtesysteem.

Een belangrijke warmtebron ontbreekt.

Klein

Middel

a. Bronnenstrategie RPIW WLR opstellen die scenario's bevat en toekomstige ontwikkelingen voor ca. 20 jaar. b. In de businesscase rekening houden met minder positieve scenario’s voor de kosten.

Afspraken niet nagekomen kunnen worden en hoge kosten gemaakt moeten worden.

Klein

Middel

a. Samenwerken met partners met voldoende kennis van en ervaring met warmtenetten. b. Voldoende capaciteit reserveren voor storingsdienst. c. Robuuste piek- en backup voorziening realiseren. d. Afspraken maken met Vattenfall, Uniper, Aardwarmte Rijnland over levering bij storingen.

15

16

Beheersmaatregelen

Klasse Maatregel en actiehouder

Actiehouder: Programma WLR en later RPIW WLR.

58 | Programma Warmte Leidse Regio | Globaal ontwerp Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio

Omschrijving risico

Oorzaak en gevolg risico

Kwantificering risico

Beheersmaatregelen

Nr.

Risico

Oorzaak

Gevolg

Kans

Impact

17

Wetsvoorstel Wcw en instrumenten wijzigen of worden vertraagd.

Verandering in de politieke voorkeuren, lobby belanghebbende n

Klein

Middel

a. Planning herzien, de samenwerkingsovereenkomst aangaan nadat de (aangepaste) Wcw is aangenomen door het parlement, b. Inbouwen go/ no- go momenten in de besluitvorming zodat onomkeerbare grote verplichtingen pas worden aangegaan nadat het wettelijk kader definitief is.

18

Aandeelhouder s komen de financiële verplichtingen niet na, zoals vastgelegd in de SOK

Tegenvallende financiële capaciteit gemeenten, of budgetten bij EBN en Firan

Voorgenomen samenwerking svorm blijkt niet mogelijk, businesscase is gebaseerd op verkeerde aannames, EBN of Firan kunnen niet deelnemen aan RPIW WLR. Tekort aan financiële middelen bij RPI WWLR

Klein

Middel

a. Afspraken maken in de samenwerkingsovereenkomst over de stappen die genomen worden in een situatie waarbij een aandeelhouder haar financiële verplichtingen niet nakomt. b. Afspraken maken in de samenwerkingsovereenkomst en de statuten van het RPIW WLR over toe- en uittreding in het RPIW WLR. c. Tijdig reserveren van de benodigde financiële middelen door de aandeelhouders. d. Regelmatig financieel overleg tussen RPIW WLR en haar aandeelhouders en transparantie (over en weer) ten aanzien van de (eventuele problemen met de) financiële inbreng. e. De benodigde financiële middelen (tijdig) op een derdenrekening zetten, waardoor de middelen vroegtijdig beschikbaar zijn.

Klasse Maatregel en actiehouder

59 | Programma Warmte Leidse Regio | Globaal ontwerp Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio

Omschrijving risico

Oorzaak en gevolg risico

Kwantificering risico

Nr.

Risico

Oorzaak

Gevolg

Kans

Impact

19

Wegvallen van subsidies die een groot deel van de financiële middelen vormen noodzakelijk voor RPIW WLR en projecten. Bepaalde voorinvestering en in noodzakelijke regionale infrastructuur worden niet gedaan.

RPIW WLR en projecten grotendeels met subsidies worden gefinancierd.

Businesscase voor RPIW WLR en de warmteproject en niet sluitend is/ niet gefinancierd kan worden.

Klein

Middel

a. Lobby voeren bij het Rijk voor financiële middelen warmtetransitie. b. Transparant maken in Businesscase welk deel van financiering afhankelijk is van subsidies. c. In Businesscase werken met scenario’s. d. Aandeelhouders zo snel mogelijk informeren over financieel beleid Rijk op het gebied van warmtetransitie indien van invloed.

Er niet goed is nagedacht over een regionaal / landelijk toekomstbeeld.

Kosten / investeringen in latere fase oplopen omdat later verzwaringen en verleggingen nodig zijn.

Klein

Middel

a. Infrastructurele ontwerpen en businesscase maken vanuit het perspectief van de regio en het Toekomstbeeld RES. b. Duurzame afstemming en samenwerking met de bredere RES regio. c. Kennis en kunde delen, zowel regionaal als landelijk. d. Lobby over benodigde voorinvesteringen naar PZH, RES, Rijksoverheid.

Er geen aannemers beschikbaar zijn voor de aanleg van een project.

Weinig partijen beschikbaar zijn met ervaring in aanleg van warmte-netten.

Vertraging bij start project en hogere kosten aanleg.

Klein

20

21

Beheersmaatregelen

Klasse Maatregel en actiehouder

Actiehouder: Programma WLR en later RPIW WLR. Middel

a. Tijdig vooruitplannen projecten. b. Langdurige samenwerking aangaan met partijen (raamcontracten). c. Tijdig starten met marktverkenning en voorbereiding van aanbesteding. d. Regelmatig informeren markt over voortgang regionale ontwikkelingen. Actiehouder: Programma WLR en later RPIW WLR.

60 | Programma Warmte Leidse Regio | Globaal ontwerp Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio

Omschrijving risico

Oorzaak en gevolg risico

Kwantificering risico

Nr.

Risico

Oorzaak

Gevolg

Kans

Impact

22

Partners zijn ontevreden over tempo en manier van realiseren van warmte projecten.

Één partner dominante zeggenschap heeft over planning en realisatie van warmte Projecten.

Partners willen uitstappen.

Klein

Middel

Overschot of tekort aan capaciteit (in piek en back up voorziening of diameter leidingen). Minder duurzame bronnen versneld uitgefaseerd worden of te weinig capaciteit hebben.

Bronnen en infrastructuur sluiten niet goed aan bij de lokale behoefte en situatie.

Het warmtenet te duur wordt, technisch onbetrouwbaar is of de aanleg te lang duurt.

Klein

Verduurzaming van bronnen sneller moet en gehandhaafd wordt juridisch wettelijk.

Warmte levering onbetrouwbaar wordt.

Zeer klein

23

24

Beheersmaatregelen

Klasse Maatregel en actiehouder a. Eerlijke verdeling van middelen over deelnemers. b. Transparante projectplanning 5 á 10 jaar vooruit. c. Evenwichtige governance en zeggenschap waardoor instemming van meerder partners én meerdere gemeentes nodig is voor aanpassen meerjarenprojectplanning. d. Periodieke evaluatie governance en samenwerking. Actiehouder: Programma WLR en later RPIW WLR.

Middel

a. Strategie maken voor aansluitvolgorde en temperatuurregime. b. Analyseren warmtevraagontwikkeling voor de lange termijn. Actiehouder: Programma WLR en later business developer RPIW WLR. c. Analyseren woningvoorraad qua isolatie en verwachte ontwikkelingduurzaamheidsadviseurs gemeenten.

Klein

a. Kennis van regels over verduurzaming bronnen in de organisatie borgen (compliance officer). b. Inzicht en zekerheid over bronnen en hun duurzaamheid (compliance officer / business developer). Actiehouder: Programma WLR en later RPIW WLR.

61 | Programma Warmte Leidse Regio | Globaal ontwerp Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio

Bijlage 6. Referenties 1. AKD (26 juni 2025), Advies aanbestedingsrecht Warmteservicebedrijf 2. AKD (30 mei 2025), Governance Regionaal warmtebedrijf 3. Erasmus Universiteit Rotterdam & _NCOD (juni 2025), Samenwerking tussen regionaal warmtebedrijf, gemeenten en energiecoöperaties 4. Fakton Energy (28 februari 2025), Financiering Warmte Leidse Regio 5. Greenvis (14 april 2025), Toekomstbeeld regionaal warmtesysteem Holland Rijnland, een eerste verkenning 6. Rebel (juni 2025), Businesscase WLR, haalbaarheidsstudie

62 | Programma Warmte Leidse Regio | Globaal ontwerp Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio

Titel Globaal ontwerp Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio Versie 1.0 Definitief Classificatie Goedgekeurd stuurgroep - openbaar Datum 8 september 2025 Opdrachtgever Stuurgroep programma Warmte Leidse Regio Auteurs Hans van Egmond, René Jansen, Karolina Pill, Paul de Rooij Deelnemers workshops: Alliander/Firan: Theo Voskuilen, Miguel Alvares, Tom Willemse; Energie Beheer Nederland: Peter Graafland, Inge Heijtmeijer; Gemeente Katwijk: Steven van der Plas, Herman Verhagen, Danny van der Plas, Chantal Walther; Gemeente Leiden: Harmen de Vrede, Winnie Valkhoff, Youri Haasbroek, Menno van Gameren, Annemiek Aarts, Mark van der Veer, Jos van Wersch, Boudewijn Kopp, Jacqueline Baljet; Gemeente Leiderdorp: Roelf Brinkman, Anna Okello; Gemeente Oegstgeest: Petra van der Meij, Nico Janssen; Gemeente Voorschoten: Mighael Vroom, Tom Wagemans, Stefan van Hameren, Julia Middelburg, Martijn Blom; Gemeente Zoeterwoude: Yorick Rens, Annebel Laukens. 63 | Programma Warmte Leidse Regio | Globaal ontwerp Regionaal Publiek Integraal Warmtebedrijf Warmte Leidse Regio