Voorne aan Zee-eindrapport-Informatievoorziening raad
Tekst van het document
Informatievoorziening aan de raad Een onderzoek van de rekenkamer Voorne aan Zee
RAPPORTAGE
Eindrapport
1
Beste lezer,
Deze rapportage bestaat uit drie delen
De rekenkamer Voorne aan Zee heeft onderzoek gedaan naar de kwaliteit van informatievoorziening aan de raad. Dit onderzoek is in afstemming met de raad opgenomen in het onderzoeksprogramma van de rekenkamer. Dit omdat er regelmatig discussies zijn over de kwaliteit van informatievoorziening aan de raad. De raad vraagt zich af welke stappen ondernomen kunnen worden om de kwaliteit van informatievoorziening verder te verbeteren.
Deel 1 Introductie
Noordwijk, 3 september 2025
LEESWIJZER
VOORWOORD
De rapportage is opgesteld door Ing. Peter Struik MBA en Hilda Sietsema.
Deel 2 De Kern
LEESWIJZER
Het voorliggende rapport bevat de resultaten van het onderzoek.
Dit deel beschrijft het doel van het onderzoek, de onderzoeksvragen en de bril waarmee de onderzoekers naar informatievoorziening kijken. Dit deel is voor de lezer die snel de conclusies en aanbevelingen op hoofdlijnen tot zich wil nemen. In dit deel wordt de centrale vraag van het onderzoek beantwoord en aanbevelingen gedaan. De centrale vraag is: Heeft de raad van Voorne aan Zee de beschikking over tijdige, volledige en juiste informatie om zijn controlerende en kaderstellende rol te kunnen uitoefenen? Dit deel sluit af met de bestuurlijke zienswijze van het college op de conclusies en aanbevelingen.
Deel 3 De Bevindingen Dit deel is voor de lezer die meer details tot zich wil nemen. In dit deel worden achtereenvolgens verschillende deelvragen beantwoord: Welke informatie heeft de raad ontvangen en met welk doel? Is de informatie aan de raad tijdig, toereikend en begrijpelijk, gegeven het doel van de informatie? In hoeverre wordt met de informatie de rol van de raad benut? Stelt de raad vooraf eisen aan de informatie en/of stuurt de raad bij in het geval de informatie niet voldoet aan de verwachtingen van de raad? Dit deel sluit af met beantwoording van de deelvragen: Hoe borgt het college en de ambtelijke organisatie dat informatie aan de raad van voldoende kwaliteit is? Wat is nog nodig om een hoger kwaliteitsniveau van informatievoorziening aan de raad te realiseren?
Bijlage 1 Respondenten en schriftelijke bronnen Dit is een navigatieknop
221
De centrale onderzoeksvraag Heeft de raad van Voorne aan Zee de beschikking over tijdige, volledige en juiste informatie om zijn controlerende en kaderstellende rol te kunnen uitoefenen?
DEEL1INTRODUCTIE
Aanpak De informatievoorziening aan de raad is breed. Het omvat allerlei onderwerpen, heeft verschillende vormen en wordt om allerlei redenen verstrekt: ter kennisgeving en voor beeld-, oordeels- en besluitvorming. Om het onderzoek enigszins behapbaar en concreet te houden heeft de rekenkamer daarom een keuze gemaakt om een aantal voorbeelden van informatievoorziening te onderzoeken en hieruit lessen te trekken. De gekozen voorbeelden zijn: Visiedocument Sociaal Domein, Bestemmingsplan Oude Goote en Afvalinzameling. Door met concrete voorbeelden te werken wordt het onderzoek veelzeggend en levend; het blijft niet hangen in abstracties. Stap 1: Oriëntatie In deze stap heeft de rekenkamer het onderwerp breed verkend, met als doel zicht te krijgen op aandachtspunten voor de verdiepende fase en selectie van drie concrete voorbeelden voor een verdere verdieping. In deze stap zijn gesprekken gevoerd met het college en een afvaardiging van de raad en zijn documenten bestudeerd. Stap 2: Verdieping In deze stap is ingezoomd op de drie concrete voorbeelden, om de praktijk scherp te krijgen. De documenten rondom de voorbeelden zijn bestudeerd en geanalyseerd. Gesprekken zijn gevoerd op een interactieve wijze door een werkatelier te organiseren voor ambtelijk sleutelpersonen rondom de voorbeelden.
In het werkatelier is de huidige kwaliteit van informatievoorziening besproken langs een gestructureerd normenkader, in hoeverre dat afwijkt van de gewenste kwaliteit en wat eventueel nog nodig is om de kwaliteit te verbeteren. De verdiepende fase is afgesloten met een gesprek met de werkgroep Bestuurlijk-Ambtelijk Samenspel.
Stap 1 Oriëntatie Aandachtspunten voor verdieping Selectie van drie concrete voorbeelden
Stap 2 Verdieping Verdieping op concrete voorbeelden Scherp krijgen van het verschil tussen de huidige en gewenste kwaliteit van informatievoorziening en verbeterpunten
Stap 3 Rapporteren Conceptrapport van bevindingen voor ambtelijke verificatie Eindrapport met conclusies en aanbevelingen voor bestuurlijke zienswijze
Stap 3: Rapportage In deze stap is de rapportage tot stand gekomen conform het protocol van de rekenkamer.
321 Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen
Bijlagen
DEEL1 INTRODUCTIE
Evaluatiemodel: de bril waarmee naar kwaliteit van informatievoorziening kijken Evaluatiemodel: Realisatiegericht onderzoek
Normenkader
De rekenkamer heeft gekozen voor een ‘realisatiegerichte’ evaluatie, zie de onderstaande figuur.
Het onderstaande normenkader is ingezet om op een navolgbare wijze een oordeel te kunnen vormen over de kwaliteit van informatievoorziening:
Realisatiegericht evalueren wil zeggen dat wordt teruggekeken (zoals dat normaliter in evaluaties wordt gedaan), maar dat vooral ook wordt vooruitgekeken. Kernvraag is telkens: “Wat moet of wil ik nog realiseren en hoe kan ik dat doen, in het licht van waar ik nu sta en waar ik vandaan kwam?” Het gaat om het ophalen van lessen uit het verleden en deze direct te richten op het realiseren van een gewenst toekomstbeeld. Realisatiegericht evalueren is vergelijkbaar met wat in onderzoeksland ook wel ‘actieonderzoek’ wordt genoemd. Met actieonderzoek doe je kennis op én verbeter je direct de praktijk. Het is te beschouwen als een leervorm waarbij professionals uit de praktijk op een interactieve wijze worden betrokken.
1 De timing van informatie: niet te vroeg en niet te laat, met oog op het op cruciale momenten de raad in positie te brengen. 2 De begrijpelijkheid van informatie: het is nodig dat informatie begrijpelijk en helder is. Dit vraagt naast zorg voor de inhoud ook om een goed proces, waarin de raad in stappen wordt meegenomen om de informatie te kunnen doorleven. 3 De focus van informatie gericht op politiek relevante zaken: informatie maakt inbreng en meerwaarde van de raad mogelijk. Dat stelt eisen aan de inhoud, zoals focus op: > Politiek relevante keuzevraagstukken en keuzeruimte voor de raad; > Inhoudelijke en financiële risico's plus wegen om deze beheersbaar te maken; > Evalueerbare doelen om doelbereiking te kunnen evalueren en op grond hiervan bij te kunnen sturen. 4 Regie op informatievoorziening: de raad bepaalt in belangrijke mate zelf de kwaliteit van informatie. De raad kan bijvoorbeeld eisen stellen aan de inhoud en daartoe het college verzoeken doen. Dit vraagt om een actieve houding van de raad. 5 Borging van kwaliteit van informatievoorziening: het schrijven van raadsstukken is een ‘vak apart’. Het is belangrijk om hiertoe de benodigde werkwijze en vaardigheden te verankeren in de ambtelijke organisatie en een evaluatie-leercyclus in te richten, waarmee verbeterpunten in beeld komen en worden geïmplementeerd.
421 Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen
Bijlagen
Heeft de raad van Voorne aan Zee de beschikking over tijdige, volledige en juiste informatie om zijn controlerende en kaderstellende rol te kunnen uitoefenen?
DEEL2 DE KERN
Kernconclusie Er is een breed gedragen beeld dat de informatievoorziening naar de raad een kwaliteitssprong moet maken en dat dit in samenhang moet worden bezien met het politiek-bestuurlijke proces binnen de gemeente. Er is tussen de raad, het college en de ambtelijke organisatie een breed gedragen beeld dat de kwaliteit van informatievoorziening aan de raad moet verbeteren. De eerste periode na de fusie per 1 januari 2023 was er echter nog geen ruimte voor de raad, het college en de ambtelijke organisatie om daar het nodige voor te doen. Daarna wordt die ruimte wel gevonden en worden goede stappen ondernomen. De raad beschikt over een langetermijn-agenda met prioriteiten, waarbij onderwerpen worden gekwalificeerd als ‘large’, ‘medium’ of ‘small’. Afhankelijk van een kwalificatie wordt een daarbij passend politiekbestuurlijk proces en informatievoorziening gekozen. Er is een werkgroep ingericht voor verbetering van het bestuurlijkambtelijk samenspel. Deze werkgroep richt zich zowel op het verbeteren van het politiek-bestuurlijk proces als op de informatievoorziening. Inmiddels zijn processchema's opgesteld, formats gemaakt of gewijzigd voor startnotities en beleidsnota's en is het zogeheten ‘BOBvergadermodel’ geïmplementeerd. Ook binnen de ambtelijke organisatie is er aandacht voor de kwaliteit van informatie.
Voordat stukken naar het college of de raad worden gebracht, worden deze binnen ambtelijke teams kritisch bekeken, zowel op inhoud als op de functie en meerwaarde voor het politiek-bestuurlijke proces.
Er is dus sprake van een positieve ontwikkeling, waarbij er nog ruimte is voor verbetering. Dat is op zichzelf ook logisch, anders zou er geen ontwikkeling nodig zijn. We vatten de ruimte voor verbetering verder samen in drie deelconclusies op de volgende bladzijde. Dit met als doel mede een bijdrage te leveren aan de lopende inspanningen om een kwaliteitssprong te maken in het proces van politiek-bestuurlijke besluitvorming en de daarbij benodigde informatie. De deelconclusies moet ook in de tijd worden bezien. Vlak na de fusie was de bestuurlijke context immers anders dan nu.
521 Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen
Bijlagen
Heeft de raad van Voorne aan Zee de beschikking over tijdige, volledige en juiste informatie om zijn controlerende en kaderstellende rol te kunnen uitoefenen? Deelconclusie 2
DEEL2 DE KERN
Deelconclusie 1 De raad neemt zelf nog onvoldoende regie op de kwaliteit van het politiek-bestuurlijke proces en de informatievoorziening. Uit de bestudeerde casussen blijkt dat de raad ook zelf mede bepalend is voor de kwaliteit van informatievoorziening, maar daartoe nog onvoldoende als collectief op stuurt. De raad laat onderwerpen die als een politiek vraagstuk kunnen worden geduid liggen en stelt zich daarbij richting het college onvoldoende pro-actief op om deze goed voor het voetlicht te brengen. Zo worden tijdens de behandeling van de Visie op het sociaal domein relevante onderwerpen niet door de raad (als collectief) expliciet onderstreept of gemarkeerd als relevant politiek vraagstuk, dus waar de raad ook verschillende keuzes in wil of kan maken. Overigens is dit ten aanzien van het sociaal domein geen typisch ‘Voorne aan Zee fenomeen’. Ook de Raad voor het Openbaar bestuur, alsmede enkele hoogleraren, constateren dat raden van het sociaal domein geen politiek maken en dat daarmee enkel ‘nietszeggende’ visies en nota's verschijnen: “Goede zorg tegen redelijke kosten...”, daar is iedereen voor. Daarbij merken we op (de rekenkamer) dat bijvoorbeeld het onderwerp ‘normaliseren’ wel door het college is uitgewerkt in de Nota sociaal domein, maar hoe de keuze verder een bijdrage levert aan de betaalbaarheid van zorg- en hulp is niet helder.
Het is niet helder welke kwaliteitscriteria een raadscommissie hanteert om te bepalen of een stuk rijp is voor behandeling in de raad. De raad moppert over het besluit tot geheimhouding van het college ten aanzien van het dossier afvalinzameling. De raad neemt het college niet in bescherming door te vragen het instrument geheimhouding met meer chirurgische precieze toe te passen om ook recht te doen aan openbare en transparante besluitvorming. De fracties stellen als reflex nog meer inhoudelijke vragen, wat het college alleen maar in een nog meer kwetsbare positie brengt. Een uitzondering is de wijze waarop de raad bijstuurt als het gaat om participatie van inwoners. De raad weet daarbij signalen uit de samenleving op een goede wijze in de politieke arena te brengen en neemt de regie om op basis van deze signalen het proces ook bij te sturen.
De meerwaarde van de raad wordt nog onvoldoende benut. Visiestukken en beleidsnota's bevatten op zichzelf politieke vraagstukken, maar die worden onvoldoende expliciet in de politieke arena gebracht. De raad destilleert zelf politieke vraagstukken uit de (veelheid van) informatie. Doordat deze vraagstukken er niet vooraf expliciet uit worden getild door het college, is het voor de fracties als het ware ‘grossieren naar politieke punten’. Zo kan participatie bij uitstek worden benut om verschillende belangen in zicht te krijgen en daaruit politieke keuzevraagstukken te destilleren. Deze worden echter niet op een presenteerblaadje aan de raad aangereikt. Er wordt hoogstens opgemerkt dat participatie heeft plaatsgevonden en dat de resultaten zijn verwerkt in het desbetreffende stuk. Raadsleden vissen zelf de politieke vraagstukken uit de stukken en individuele fracties stellen daar vervolgens vragen over, bijvoorbeeld over wat een betaalbare woning is? De vraag wordt verder niet omgebogen naar een politiek keuzevraagstuk voor de raad als collectief. Er wordt veelvuldig gebruik gemaakt van visiedocumenten, strategische agenda, gebiedsagenda's, structuurplannen et cetera. Dit zijn typisch documenten met een hoog (en ook opstapelend) abstractieniveau. Het doel voor de raad is ook vaak onduidelijk.
Visies bevatten zaken waar over het algemeen iedereen het wel mee eens kan zijn, en bieden daarmee ook weinig richting of snijden onvoldoende toe naar de rol van de raad. Het is voor de raad moeilijk om te bepalen wat precies de bestuurlijke status van deze stukken is, om vervolgens daarop de raadsvragen af te kunnen stemmen.
Deelconclusie 3 De raad ontvangt eerder teveel dan te weinig informatie. De stukken bevatten vaak allerlei technische bijlagen of verwijzingen naar allerlei andere visies en beleidsnota's. Het is voor de raad ondoenlijk dit allemaal tot zich te nemen en de samenhang te doorgronden. Ook het college en de ambtelijke organisatie worstelt hiermee en vraagt zich af hoe dit anders zou kunnen.
621 Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen
Bijlagen
Welke aanbevelingen zijn er om de kwaliteit van informatievoorziening te verbeteren?
DEEL2 DE KERN
Aanbeveling 1 voor de raad: Zorg voor een gedeeld kwaliteitsbeeld en gedeelde kwaliteitscriteria voor het politiek-bestuurlijke proces. Neem ook als raad de regie op de kwaliteit van informatievoorziening. Dit door als collectief de kwaliteit van het politiek-bestuurlijke proces als uitgangspunt te nemen, los van politieke opvattingen over de inhoud. Dat betekent inhoud en proces goed van elkaar onderscheiden. Inwoners hebben recht op goed openbaar bestuur en transparante en zorgvuldige afweging van belangen. Dat staat verder los van politieke standpunten en meningsverschillen over de inhoud. Maak de inhoud dus politiek en niet het bestuurlijke proces. Ga het gesprek met het college aan over wat het kwaliteitsbeeld zou moeten zijn van het politiek-bestuurlijke proces. Ontwikkel samen dat kwaliteitsbeeld door naar gedeelde kwaliteitscriteria, zodat kan worden bewaakt op deze criteria. Die vormen dan ook meteen het uitgangspunt voor het college en ambtelijke organisatie voor de informatievoorziening aan de raad. Neem hierbij tevens mee hoe om te gaan met speciale situaties die om maatwerk vragen, zoals wanneer ‘geheimhouding’ vereist is. Denk mee met het college hoe dit met meer ‘chirurgische precisie’ toe te passen. Dit ook om het college in bescherming te nemen, want ‘geheimhouding’ leidt tot een meer kwetsbare positie van het college.
Aanbeveling 2 voor de raad en het college: Redeneer in eerste instantie vanuit de meerwaarde van ieders rol, en niet zozeer vanuit bevoegdheden en verantwoordelijkheden die een rol met zich meebrengt. Benut elkaars meerwaarde door samenwerking en spreek die naar elkaar uit. Zo kan het college de meerwaarde van de raad benutten als orgaan waar vraagstukken in de politieke arena worden gebracht, omdat belangen moeten worden afgewogen. Ook kan de volksvertegenwoordigende rol meer worden benut door concrete ervaringen en wensen uit de gemeenschap om te zetten naar politieke standpunten. Denken vanuit meerwaarde biedt meer perspectief dan denken vanuit bevoegdheden. Denken vanuit bevoegdheden leidt tot een positiespel wat verder niets bijdraagt aan het realiseren van maatschappelijke opgaven. Dit vraagt om vertrouwen tussen de raad en het college. Voer hierover het gesprek met elkaar, als onderdeel van een gesprek over de gewenste bestuurscultuur. Vertrouwen is namelijk een belangrijk fundament om elkaars meerwaarde te kunnen benutten, in plaats van terug te vallen op positiespel of de ander meer als ‘hindermacht’ te zien dan ‘meedenkkracht’. Zet het onderwerp ‘meerwaarde van de raad’ op de agenda van het introductieprogramma voor nieuwe raadsleden, zodat deze mindset vanaf de start als raadslid ook scherp op het netvlies staat.
721 Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen
Bijlagen
Welke aanbevelingen zijn er om de kwaliteit van informatievoorziening te verbeteren?
DEEL2 DE KERN
Aanbeveling 3 voor het college: Richt de informatievoorziening op politiek relevante zaken en maak het bestuurlijke proces daarmee meer navolgbaar. Richt de informatievoorziening naar de raad niet op ‘nog meer informatie’ maar juist op ‘minder maar meer relevante informatie’. Doe dit door:
Politieke (keuze)vraagstukken?
Elk stuk (startnotitie, visiedocument, beleidsnota et cetera) te starten met een samenvatting van politieke (keuze)vraagstukken die met het aanbieden van het stuk onderdeel worden van het politieke debat of in een later stadium (na uitwerking) daar nog onderdeel van zullen worden. Elk stuk te voorzien van een procesbeschrijving: welke afspraken zijn gemaakt tussen raad en college voorafgaande aan het stuk en hoe ziet het vervolgproces eruit? Het steevast vastleggen van de afspraken en vastzetten van zaken, en deze opnieuw herhalen, is vooral belangrijk in langlopende processen waar het risico bestaat dat eenmaal gemaakte afspraken gaandeweg worden ‘vergeten’ of beelden daarover uiteen gaan lopen. Dit is een van de lessen die vooral getrokken kunnen worden uit de casus afvalinzameling. Wees spaarzaam met het opstellen van visiedocumenten, vooral als deze enkel leiden tot het vaststellen van zaken waar iedereen het toch wel over eens kan zijn. Spits deze meer toe op een verkenning van een maatschappelijke opgave. Maak daarbij uitdrukkelijk het verschil tussen een huidige en gewenste situatie scherp. Maak ook duidelijk wat oplossingsrichtingen zijn om dit verschil te overbruggen en wie daaraan een bijdrage kan leveren, zie de figuur hiernaast. Daardoor onstaat meerwaarde voor het doorgronden van een vraagstuk.
Probeer allerlei verwijzingen naar andere beleidsstukken te vermijden, maar breng de samenhang daar waar relevant concreet voor het voetlicht. Doe dit niet verkokerd langs verschillende beleidsonderwerpen en zet de maatschappelijke opgaven centraal, zie de figuur hiernaast. Het is voor de planologische procedures wettelijk verplicht allerlei technische stukken en -onderzoeken als bijlage toe te voegen. Maak een samenvatting van de belangrijkste conclusies van deze onderzoeken.
821 Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen
Bijlagen
Bestuurlijke zienswijze van het college
BESTUURLIJKE ZIENSWIJZE
Deelvragen Terugkijken
921 Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen
Bijlagen
DEEL 3 DE BEVINDINGEN
Dit deel 3 van het rapport richt zich op de deelvragen van het onderzoek. De eerste vier deelvragen worden beantwoord aan de hand van drie concrete voorbeelden in de achtereenvolgende paragrafen 3.1 t/m 3.3. In paragraaf 3.4 worden de deelvragen beantwoord over de borging van kwaliteit in het algemeen en ambities voor de toekomst, dus los van de casussen.
Bij de beantwoording van alle deelvragen worden de desbetreffende normen toegepast van het normenkader. Legenda: Voldoet aan de norm Voldoet deels aan de norm: neutraal Voldoet niet aan de norm
Deelvragen Terugkijken
Deelvragen Vooruitkijken
3.1 Casus 1 Visiedocument Sociaal Domein. 1 Welke informatie heeft de raad ontvangen en met welk doel? 2 Stelt de raad vooraf eisen aan de informatie en/of stuurt de raad bij in het geval de informatie niet voldoet aan de verwachtingen van de raad? 3 Is de informatie aan de raad tijdig, toereikend en begrijpelijk, gegeven het doel van de informatie? 4 In hoeverre wordt met de informatie de rol van de raad benut?
3.4 Deelvragen over de borging van kwaliteit en toekomstige ambities 5 Hoe borgt het college en de ambtelijke organisatie dat informatie aan de raad van voldoende kwaliteit is? 6 Wat is nog nodig om een hoger kwaliteitsniveau van informatievoorziening aan de raad te realiseren?
3.2 Casus 2 Bestemmingsplan Oude Goote Deelvragen idem als casus 1. 3.3 Casus 3 Afvalinzameling Deelvragen idem als casus 1.
21 10
Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen
Bijlagen
3.1 Casus 1 Visiedocument Sociaal Domein Deelvragen
DEEL 3 DE BEVINDINGEN
1 Welke informatie heeft de raad ontvangen en met welk doel? 2 Stelt de raad vooraf eisen aan de informatie en/of stuurt de raad bij in het geval de informatie niet voldoet aan de verwachtingen van de raad? Welke informatie heeft de raad ontvangen? Het traject om te komen tot een visie liep al reeds in de drie voormalige gemeenten. In opmaat naar de fusie is besloten het visiedocument door de raad van de nieuwe gemeente te laten vaststellen, zodat de nieuwe gemeente een vertrekpunt heeft om het sociaal domein verder vorm te geven. De raadscommissie Samenleving heeft met het document ‘Samen Krachtig!, Integrale koers Sociaal Domein 2023-2026’ de visie van het college op het sociaal domein ontvangen, dit ter bespreking in de vergadering van 6 juni 2023. De portefeuillehouder heeft in deze vergadering een toelichting gegeven op de visie en heeft aangegeven dat de visie voortbouwt op de ingeslagen weg die reeds al door de drie gemeenten van voor de fusie was ingezet. Het moest nog wel verder worden uitgewerkt in concrete voorstellen voor een vertaalslag naar de praktijk. Daarnaast zijn raadsinformatieavonden georganiseerd over op de visie aansluitende beleidsthema's, zoals armoede-, sport- en cultuurbeleid. Om de betrokkenheid van de raad verder te vergroten is samen met twee raadsleen een raadsinformatieavond Lokale Jeugdhulp voorbereid.
De verdere concretisering van de visie is gedaan in een verordening (zoals de term ‘normaliseren’) en verschillende beleidsnota's en hiertoe zijn ook raadsavonden georganiseerd. Stelt de raad vooraf eisen aan de informatie en/of stuurt de raad bij? In de raadscommissie Samenleving van 6 juni 2023 spreken de fracties hun waardering uit over de visie en geven aan graag een uitwerking te zien in concrete plannen en besluiten. Dat is een logische stap, omdat cruciale begrippen zoals preventie, normaliseren en sociale basis nog niet zijn uitgewerkt. Dat is van belang omdat deze onder andere worden ingezet om de zorg en ondersteuning in de toekomst betaalbaar te houden. De gemeente geeft in de visie het volgende aan: ‘het is zoeken naar een optimale balans tussen een toegankelijk en betaalbaar zorgstelsel’. Als laatste geeft de raadscommissie het onderwerp ‘eenzaamheid’ te missen en wordt aandacht gevraagd voor het subsidiebeleid, de verbinding tussen wonen en zorg, in het bijzonder wonen en jongeren, armoedebeleid en mantelzorgers. Besloten wordt dat de visie rijp is voor behandeling in de raad van 22 juni 2023 en kan worden geagendeerd als bespreekstuk. Het stuk wordt in die vergadering besproken en de raad stemt in met het stuk, met een aangenomen amendement om een passage over eenzaamheid toe te voegen.
Toegepaste normen De raad ontvangt de informatie op tijd De informatie is begrijpelijk De raad heeft/neemt regie op de kwaliteit van informatievoorziening Resumé Het is een visiedocument met een voor visies gebruikelijk hoger abstractieniveau. Er wordt jargon uit het sociaal domein gebruikt zonder begrippen toe te lichten en een begrippenlijst ontbreekt. Wel wordt door het beschrijven van maatschappelijke opgaven het stuk voor raadsleden begrijpelijker en wordt de raad verder meegenomen in raadsinformatievonden. De raad neemt geen regie op de kwaliteit van informatievoorziening. De raad stelt geen eisen aan de kwaliteit en stuurt enkel bij wanneer onderwerpen worden gemist. De kernvraag waarom het college kiest om voort te gaan op de ingeslagen weg, die door de drie gemeenten van voor de fusie was ingezet, wordt niet gesteld. Was deze weg succesvol genoeg om dat te doen en waaruit blijkt dat? Er worden geen kritische vragen gesteld over de onderliggende beleidstheorie: wat heeft al wel en wat heeft nog niet gewerkt en waarom? Het koersdocument voorziet daar ook niet in. Er wordt niet helder gemaakt waarom de visie rijp is voor bespreking in de raad.
Wat zijn, behalve het hebben van waardering voor het stuk, de onderliggende criteria voor doorgeleiding naar de raad? Er worden onderwerpen gemist, zoals eenzaamheid en volgens de raadscommissie zijn cruciale begrippen zoals preventie en normaliseren niet uitgewerkt. Deze zijn overigens vervolgens wel uitgewerkt in bijvoorbeeld de Verordening Jeugdhulp Voorne aan Zee 2025.
3 11 21
Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen
Bijlagen
3.1 Casus 1 Visiedocument Sociaal Domein Deelvragen
DEEL 3 DE BEVINDINGEN
3 Is de informatie aan de raad toereikend en begrijpelijk, gegeven het doel van de informatie? Is de informatie aan de raad tijdig, toereikend en begrijpelijk, gegeven het doel van de informatie? Het doel van de informatie is om de raad in te laten stemmen met een voorzetting van de voorgaande visie van de drie afzonderlijke gemeenten van voor de fusie. Om de zorg toegankelijk en betaalbaar te houden, wil de gemeente meer de focus leggen op: Preventie: het zo vroeg als mogelijk opmerken en voorkomen van problemen om verergering te voorkomen. Normaliseren: niet elke kwetsbaarheid of moeilijkheid vraagt om hulp en ondersteuning van de gemeente. Inzetten op een sterke sociale basis in de dorpen en wijken en positieve gezondheid. Dit betekent inzet op sporten, bewegen, culturele activiteiten, burenhulp, vrijwilligersen welzijnswerk. De onderliggende beleidstheorie wordt verder niet uiteengezet: werken de bovenstaande instrumenten, waaruit blijkt dat en wat zijn eventuele bijeffecten? In hoeverre is hierop al ingezet en wat was het effect? Er zijn geen evalueerbare doelen gesteld, er wordt aangegeven dat verdere uitwerking nodig is. In het koersdocument wordt verder gesteld dat de visie is ontwikkeld vanuit kaders van eerder gestelde visies: toekomstvisie, besturingsvisie, dienstverleningsvisie, huisvestingsvisie en het coalitieakkoord en -programma.
Daarnaast wordt aangegeven dat het een resultaat is van een participatietraject met de Adviesraad Sociaal Domein als vertegenwoordigers van inwoners, bestuursleden, raadsleden en maatschappelijke partners. Het doel van participatie en de inbreng van deze partijen is verder niet beschreven.
Toegepaste normen De informatie wordt doorleefd Resumé Het geheel van veronderstellingen dat ten grondslag ligt aan de keuze om te focussen op preventie, normaliseren en sterke sociale basis is niet helder beschreven. Het is niet aannemelijk gemaakt dat de inzet hierop zal leiden tot het betaalbaar (en daarmee toegankelijk) houden van de hulp en zorg. De informatie is daartoe niet toereikend. Het wordt door de raad ook niet doorleeft, de door het college aangedragen focus wordt niet ter discussie gesteld en er worden verder geen vragen over gesteld. De doelen zijn niet evalueerbaar geformuleerd en zijn kwalitatief en abstract. Er wordt naar minimaal 16 verschillende (deels nog op te stellen) visies, beleidsstukken, uitvoeringsprogramma's en akkoorden verwezen. Dit maakt dat het stuk moeilijk is te doorgronden want een heldere samenhang ontbreekt. Om dat te kunnen doen zal de lezer kennis moeten hebben van al die stukken. Dat vraagt veel tijd en een zoektocht, want een overzicht over al deze stukken ontbreekt. Wat precies het doel, de vraagstelling en het resultaat van participatie is geweest is niet helder. Zijn wensen en behoeften in kaart gebracht of is participatie inzet geweest van het op tafel krijgen van verschillende belangen die afgewogen moeten worden?
Als laatste wordt aangegeven dat er raakvlakken zijn met allerlei (soms nog op te stellen) verschillende visies, beleid en akkoorden, zoals: Visie Sociale Basis, Integraal Zorg Akkoord, Akkoord Wonen en Ondersteuning Zorg voor Ouderen, Programma Ouderen en Mantelzorgbeleid, Armoedebeleid, Subsidiebeleid, Tactische Uitvoeringsplannen en Programma's.
3 12 21
Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen
Bijlagen
3.1 Casus 1 Visiedocument Sociaal Domein Toegepaste normen
Deelvragen
DEEL 3 DE BEVINDINGEN
4 In hoeverre wordt met de informatie de rol van de raad benut?
De rol van de raad De raad is het orgaan waar politieke keuzevraagstukken worden voorgelegd en waar politieke keuzes worden gemaakt. Door de raad politieke keuzevraagstukken aan te reiken wordt de meerwaarde van de raad benut. In het visiedocument worden politieke keuzevraagstukken echter nog niet expliciet onderstreept als vraagstuk dat aan de raad nog zal worden voorgelegd. Dit type vraagstukken worden wel in verschillende delen van de visie genoemd, zoals het vinden van de balans in de verantwoordelijkheidsverdeling tussen inwoner, professional en gemeente, maar het is voor raadsleden zoeken naar deze vraagstukken. Ook resultaten uit participatie, zoals bijvoorbeeld verschillende belangen die spelen, worden in de informatievoorziening aan de raad ook niet ingezet om politieke vraagstukken voor het voetlicht te brengen. Het voorgaande is overigens niet typisch voor Voorne aan Zee. De Raad voor het Openbaar bestuur constateerde in 2020 dat de raden van het sociaal domein geen politiek maken. Hoogleraren Douwe Jan Elzinga en Geert Boogaard geven dit ook aan in 2021 aan in het essay ‘Maak lokale zorg politiek’ en geven een aantal verklaringen voor het gebrek aan lokale politiek: ‘Een uitgangspunt bij de decentralisaties in 2015 was om ruimte te geven aan professionals, immers zorgprofessionals weten het beste welke zorg nodig is.
Tegelijkertijd verwachten gemeenten een matigende houding. Er zijn dus twee kanten: ‘doen wat nodig is’ en ‘alleen dat doen wat nodig is’. Vooral het eerste lukt. Het tweede lukt niet omdat professionals zich door de gemeente niet gesteund voelen bij ingrijpende keuzes die dan moeten worden gemaakt. Wezenlijke politieke afbakeningsvragen worden niet gesteld en beantwoord.’ ‘Bij gebrek aan politiek aan de voorkant ontstaan nietszeggende nota's. ‘Goede zorg tegen redelijke kosten’, daar is iedereen voor.’ ‘De oerbron van lokale politiek is concrete ervaringen uit de gemeenschap omzetten in een standpunt in de lokale politieke arena. Deze volksvertegenwoordigende rol is geïsoleerd geraakt door de kaderstellende en controlerende rol als eerste te noemen (voorzover al al enige helderheid is wat deze laatste twee rollen betekenen). De volksvertegenwoordigende rol is losgezongen van de andere rollen.’
De informatie is gericht op politiek relevante zaken en maakt daardoor inbreng en meerwaarde van de raad mogelijk Resumé Politiek keuzevraagstukken worden onvoldoende expliciet gemarkeerd als onderwerpen die nog aan de raad zullen worden voorgelegd, alsmede het politieke proces om deze te behandelen. Ze zijn wel te vinden maar ‘verzuipen’ als het ware in de tekst, een helder overzicht of samenvatting (aan de voorkant van het verhaal) van deze vraagstukken ontbreekt. De raad kan participatie niet benutten om verschillende belangen in zicht te krijgen en daaruit politieke keuzevraagstukken te destilleren. De informatie over verschillende ingebrachte belangen ontbreekt.
Uit de ambtelijke verificatie van het conceptrapport van bevindingen blijkt overigens dat het ook niet de bedoeling was om met het visiedocument politieke discussies te voeren. Het was de bedoeling dit aan de hand van de uitwerking in beleidsnota's te doen.
3 13 21
Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen
Bijlagen
3.2 Casus 2 Bestemmingsplan Oude Goote Deelvragen
DEEL 3 DE BEVINDINGEN
1 Welke informatie heeft de raad ontvangen en met welk doel?
Welke informatie heeft de raad ontvangen? De raad heeft het bestemmingsplan achtereenvolgens in de commissie- en raadsvergadering besproken. In de commissievergadering bestaan vragen over wanneer een woning kan worden geduid als een betaalbare woning en daar ontstaat discussie over. Het plan omvat namelijk de realisatie van 800 woningen voor verschillende doelgroepen met als uitgangspunt 30% sociale bouw, 20% betaalbaar en 50% vrije sector. In het bestemmingsplan wordt verder het volgende aangegeven: Herstel van een ecologische verbindingszone, een groene corridor en duurzaam hemelwaterafvoer door infiltratiecapaciteit van het gebied te benutten. De parkeerbehoefte is op te vangen met parkeren op eigen terrein en in de openbare ruimte. Ten aanzien van de bereikbaarheid kan het verkeer veilig afgewikkeld worden door ontsluiting op meerdere plaatsen. Voor een deel van de woningen wordt de akoestische voorkeursgrenswaarde overschreden, maar nergens een maximale grenswaarde. Voor de overschrijding van de voorkeursgrenswaarde moet een hogere waarde worden aangevraagd. Toename van geluid voor nabij gelegen bestaande woningen kan grotendeels worden voorkomen door juiste materiaalkeuze van de wegverharding. Het plan ligt in lijn met landelijk en provinciaal beleid en regelgeving, alsmede met regionaal beleid en bevat daarvan een uitputtend overzicht.
Het plan is verder niet m.e.r.-plichtig, er zijn geen nadelige milieugevolgen te verwachten.
Toegepaste normen De raad ontvangt de informatie op tijd De informatie is begrijpelijk Resumé De doelen zijn deels evalueerbaar geformuleerd. Het gaat om 800 woningen waarvan 30% sociaal, 20% betaalbaar en 50% vrije sector. Voor het segment sociale huur bestaan landelijke normen. Echter, wat precies de maximale prijs is van betaalbare koopwoningen is niet gedefinieerd. Ook tijdens de commissievergadering van 14 juni 2023 bestaat hierover onduidelijkheid. Opgaven rondom natuur en milieu en klimaatadaptatie worden benoemd. Daarbij wordt concreet aangegeven hoe deze te realiseren. Opgaven op het gebied van parkeerbehoefte, verkeersveiligheid en bereikbaarheid worden benoemd. Onderliggende onderzoeken wijzen uit dat geen knelpunten ontstaan. Wel zijn maatregelen nodig voor het beperken van geluidsbelasting rondom bestaande woningen in de nabije omgeving. Het gaat dan om de materiaalkeuze van wegverharding.
Het raadsvoorstel bevat naast het bestemmingsplan 21 bijlagen. Daarvan bevatten 19 bijlagen onderzoekstechnische informatie. Twee bijlagen bevatten resultaten van inspraak en zienswijzen van inwoners en andere stakeholders. Ook liep er een procedure bij de Raad van State. Het bleek nodig dat er tussentijds een herstelbesluit aan de raad moest worden voorgelegd, omdat in dezelfde periode het parkeerbeleid werd vastgesteld. Daarom moest het bestemmingsplan in overeenstemming worden gebracht met het parkeerbeleid.
3 14 21
Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen
Bijlagen
3.2 Casus 2 Bestemmingsplan Oude Goote Deelvragen
DEEL 3 DE BEVINDINGEN
2 Stelt de raad vooraf eisen aan de informatie en/of stuurt de raad bij in het geval de informatie niet voldoet aan de verwachtingen van de raad? 3 Is de informatie aan de raad toereikend en begrijpelijk, gegeven het doel van de informatie? Stelt de raad vooraf eisen aan de informatie en/of stuurt de raad bij? Ondanks de positieve conclusies, en onderbouwing met onderzoek, maken bewoners van nabij gelegen woningen zich zorgen over de gevolgen van het plan ten aanzien van toename van verkeersdrukte en geluidsbelasting. Zij hebben geen vertrouwen in de onderzoeken en onderzoeksresultaten. In de commissievergadering van 14 juni 2023 wordt dit signaal besproken en de commissie roept het college op hierover met omwonenden in gesprek te gaan. Op basis van resultaten uit inspraak- en zienswijzen wordt het voor de raad duidelijk dat omwonenden van nabijgelegen woningen zich zorgen maken over de gevolgen van het bouwplan ten aanzien van toename van verkeersdrukte en geluidsbelasting. Ondanks de positieve conclusies, en onderbouwing met onderzoek, hebben omwonenden geen vertrouwen dat de toename van verkeersdrukte en geluidsbelasting binnen voor hen acceptabele grenzen zal blijven. Vier insprekers tijdens de raadvergadering van 22 juni 2023 onderstrepen dit nog eens.
De raad deelt de zorgen van de omwonenden en neemt een motie aan om het college te verzoeken meerdere scenario's inzichtelijk te maken en omwonenden daarbij actief te betrekken. Volgens één van de fracties had de afweging tussen verschillende scenario's in de openbaarheid moeten plaatsvinden en niet achter gesloten deuren. Is de informatie aan de raad tijdig, toereikend en begrijpelijk - gegeven het doel van de informatie? Zoals op de vorige bladzijde besproken bevat het bestemmingsplan heldere doelen en opgaven. Het bevat verder allerlei technische hoofdstukken met 19 technische bijlagen. In gesprekken in het kader van dit onderzoek geven raadsleden aan al deze technische bijlagen niet te kunnen doorgronden en zij vragen zich ook af of deze gegeven het doel van de informatie ook nodig zijn; de conclusies zouden voldoende moeten zijn. Een raadslid verwoord dit als volgt: “we verzuipen in de informatie”.
Toegepaste normen De raad heeft/neemt regie op de kwaliteit van informatievoorziening De informatie wordt doorleefd Resumé De raad neemt regie, want: Bewoners van nabijgelegen woningen maken zich zorgen over de gevolgen van het plan ten aanzien van toename van verkeersdrukte en geluidsbelasting. Zij hebben geen vertrouwen in de onderzoeken. De commissie roept het college op hierover met omwonenden in gesprek te gaan. De raad neemt in de raadsvergadering van 22 juni 2023 nog sterker regie op de informatievoorziening. Met een aangenomen motie wordt het college opgedragen verschillende scenario's inzichtelijk en openbaar te maken en daarbij omwonenden actief te betrekken. Met de aangenomen motie wordt het politiek-bestuurlijk proces wel verwarrend, omdat het bestemmingsplan wordt vastgesteld en tegelijkertijd een motie wordt aangenomen. Dit zonder vooraf helder te maken of de resultaten als gevolg van uitvoering van de motie nog kan leiden tot een bijstelling van het raadsbesluit. De raadsinformatie is toereikend, maar er is eerder teveel dan te weinig informatie: Het bestemmingsplan bevat allerlei technische hoofdstukken met technische bijlagen die voor het doel van de informatie niet nodig zijn. Ieder hoofdstuk sluit immers af met een korte conclusie.
De leesbaarheid en begrijpelijkheid kan worden verbeterd door alle conclusies uit de technische bijlagen te bundelen in één hoofdstuk. Bij het vaststellen van een bestemmingsplan door de raad is het wel vanuit de Wet ruimtelijke ordening en de Awb verplicht de stukken die ten grondslag liggen aan het besluit mee te sturen.
3 15 21
Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen
Bijlagen
3.2 Casus 2 Bestemmingsplan Oude Goote Toegepaste normen
Deelvragen
DEEL 3 DE BEVINDINGEN
4 In hoeverre wordt met de informatie de rol van de raad benut?
In hoeverre wordt met de informatie de rol van de raad benut? Het college zet participatie in om wensen, behoeften en bezwaren van inwoners op te halen en deze te voorzien van een antwoord, al dan niet met een - in de ogen van het college - passende oplossing. Dit wordt in het uiteindelijke plan als enige voorkeur aan de raad voorgelegd, zonder eventuele keuzevraagstukken zichtbaar te maken. De meerwaarde van de raad wordt daarmee niet ten volle benut. De raad destilleert vervolgens zelf de politieke keuzevraagstukken uit de zienswijzen. De raad kijkt daarmee met een andere blik naar participatie. Met een aangenomen motie wordt het college opgedragen verschillende scenario's inzichtelijk en openbaar te maken en daarbij omwonenden actief te betrekken. Participatie is dan inzet van het politieke debat, want signalen uit de samenleving worden in de politieke arena getrokken.
De informatie is gericht op politiek relevante zaken en maakt daardoor inbreng en meerwaarde van de raad mogelijk Resumé Met een aangenomen motie wordt het college opgedragen verschillende scenario's inzichtelijk en openbaar te maken en daarbij omwonenden actief te betrekken. Daarmee brengt de raad alsnog signalen uit de gemeenschap in de politieke arena en zet dat ook om in een politiek standpunt. Dit laatste gebeurt niet met de vraag wanneer een koopwoning wel of niet betaalbaar is. Ondanks opmerkingen van fracties hierover, komt de raad niet tot een politieke discussie over dit onderwerp en laat daarmee een politiek vraagstuk liggen.
Sommige fracties vragen zich af of een prijs van € 405K wel een betaalbare woning is. Het college geeft aan dat de vraag, wat wel of wat geen betaalbare koopwoning is, een politieke discussie is. Hier wordt door de raad verder geen gevolg aan gegeven. De raad laat daarmee een politiek vraagstuk liggen. Na het besluit van de Raad van State is de raad verder niet geïnformeerd over dat het bestemmingsplan onherroepelijk is en dat sommige werkzaamheden vooruitlopend op dat besluit zijn gestart. In gesprekken in het kader van dit onderzoek wordt aangegeven dat er geen eenvoudige procedure is om de raad snel en kort iets mede te delen. Dat kan via een raadsinformatiebrief, maar dat is een lange procedure. Er is behoefte aan een laagdrempelige procedure om de raad snel op de hoogte te brengen van actuele ontwikkelingen.
3 16 21
Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen
Bijlagen
3.3 Casus 3 Afvalinzameling Deelvragen
DEEL 3 DE BEVINDINGEN
1 Welke informatie heeft de raad ontvangen en met welk doel? 2 Stelt de raad vooraf eisen aan de informatie en/of stuurt de raad bij in het geval de informatie niet voldoet aan de verwachtingen van de raad? Strategische keuze In het jaar 2023 wordt de raad geïnformeerd over marktontwikkelingen rondom Afval met een sessie voor raadsleden op 10 mei 2023, een raadsinformatiebrief van 29 juni 2023 en een raadsinformatieavond op 5 september 2023. De aanleiding was dat het toen lopende contract tussen de gemeente en de inzamelaar eind 2025 afloopt en deze te kennen heeft gegeven niet meer te willen inschrijven op een eventuele aanbesteding van de gemeente. De informatieavond van 5 september 2023 betrof een presentatie over een uitgevoerde ambtelijke verkenning van drie strategische opties voor de afvalinzameling. De opties zijn vergeleken aan de hand van vijf ongewogen criteria: financiële investering, afvalstoffenheffing, efficiency, tijdsbestek en haalbaarheid. Aan de raad wordt gevraagd om mee te gaan met het voorstel van het college: optie 3 ‘deelnemen aan een Overheids N.V.’. De raad geeft aan nader onderzoek te willen van een extern adviesbureau. Op 17 januari 2024 verschijnt een rapport van een extern bureau over de verkenning van de drie strategische opties voor inzameling van afval. Het rapport wordt op 7 februari 2024 tijdens een raadsinformatieavond gepresenteerd.
De drie opties zijn afgewogen aan de hand van zes verschillende ongewogen criteria (zie kader rechts). Ook hier blijkt optie 3 de voorkeur te hebben. Het college gaat vervolgens verder met de uitwerking van deze optie, zie de volgende bladzijde ‘Partnerselectie’.
Toegepaste normen De raad ontvangt de informatie op tijd De informatie is begrijpelijk en wordt doorleefd De raad heeft/neemt regie op de kwaliteit van informatievoorziening Resumé De raad ontvangt op tijd informatie over de noodzaak tot het maken van een strategische keuze. De raad neemt ook de regie door aanvullend onderzoek te vragen. Strategische opties 1 Uitbesteden aan de markt; 2 Zelf doen met een op te richten eigen uitvoeringsorganisatie; 3 Deelnemen aan een overheids N.V.: samenwerken bij een al bestaande door de overheid gedomineerde inzamelorganisatie zoals RAD, Reinis of Irado. Afwegingscriteria rapportage 17 januari 2024 1 Proactieve samenwerking beleidsdoelen; 2 Leveringszekerheid en bedrijfsefficiency; 3 Invloed en zeggenschap; 4 (Langetermijn)risico's; 5 Transparantie en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen; 6 Practische uitvoerbaarheid.
3 17 21
Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen
Bijlagen
3.3 Casus 3 Afvalinzameling Deelvragen 1 Welke informatie heeft de raad ontvangen en met welk doel? 2 Stelt de raad vooraf eisen aan de informatie en/of stuurt de raad bij in het geval de informatie niet voldoet aan de verwachtingen van de raad?
DEEL 3 DE BEVINDINGEN
Partnerselectie Er zijn drie potentiële partners die voldoen aan optie 3. Er wordt een uitvraag gedaan naar deze drie kandidaten (RAD, Reinis en Irado) om een voorstel te doen voor toetreding. Alle drie doen een voorstel dat bestaat uit twee delen: een reactie op de eerder genoemde zes kwaliteitscriteria en een voorstel voor te leveren diensten en daarmee samenhangende kosten. Tot de start van de partnerselectie was het proces in openbaarheid te volgen. Daarna niet meer want het college besluit dat bedrijfsgevoelige informatie niet openbaar mag worden gemaakt. Op 12 september 2024 wordt in een besloten deel van de raadscommissie het tot dan toe doorlopen proces van partnerselectie verder toegelicht, waaronder een onderlinge vergelijking van de drie mogelijke kandidaten. Dit op basis van de zogeheten ‘afvaldriehoek’, waarbij de kandidaten worden vergeleken op basis van drie criteria: milieu, service en kosten. De afvaldriehoek als afwegingsinstrument was overigens reeds eerder onderwerp van gesprek tijdens de sessie voor raadsleden op 10 mei 2023. Op 24 september 2024 neemt het college het besluit om toe te treden tot Reinis en deze de opdracht te geven voor het inzamelen van afval, en de onderliggende documenten die daaraan te grondslag liggen te delen met de gemeenteraad(commissie) met de verplichting tot geheimhouding.
De raad wordt geïnformeerd door het college dat de keuze op Reinis is gevallen omdat het economisch de meest voordelige aanbieder is. In het desbetreffende raadsvoorstel vraagt het college aan de raad kennis te nemen van het voornemen om te gaan samenwerken met Reinis en ten aanzien van dit voornemen geen wensen of bedenkingen kenbaar te maken. Op 27 november 2024 wordt het raadsvoorstel in de raadscommissie behandeld. De raadscommissie vraagt het college om dit voorstel terug te nemen. Er heerst namelijk ontevredenheid, dit ten aanzien van de transparantie van het proces van partnerselectie. Er wordt door het college aangegeven dat er gekozen is voor de meest voordelige aanbieder. Commissieleden geven aan dat dit anders is dan de afspraak met de raad om de afweging te maken op basis van de eerder gepresenteerde afwegingscriteria, waarbij naar hun beeld elk criterium even zwaar weegt. De commissie vraagt verder om inzage in de scores op deze criteria. Dat kan ook, want alle onderliggende stukken liggen ter inzage bij de griffie en in een latere fase ook digitaal achter ‘een slotje’.
Toegepaste normen De raad ontvangt de informatie op tijd De informatie is begrijpelijk en wordt doorleefd De raad heeft regie op de kwaliteit van informatievoorziening Resumé Er wordt door het college aangegeven dat geheimhouding nodig is vanwege bedrijfsgevoelige informatie. Bij het besluit tot geheimhouding is verder niet gepreciseerd hoe dit private belang opweegt tegen het algemeen belang van openbaarheid van bestuur. De raad is als collectief niet in staat op dit punt de regie naar zich toe te trekken, anders dan om meer informatie te vragen. Het is voor de raadscommissie een verrassing dat het criterium ‘kosten’ voor het college een zwaar gewicht heeft gekregen. De raadscommissie en het college geven aan dat er geen afspraken gemaakt zijn over het toekennen van gewicht aan de verschillende criteria. In beginsel zouden de criteria rondom kwaliteit dan ook even zwaar moeten wegen als de kosten.
3 18 21
Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen
Bijlagen
3.3 Casus 3 Afvalinzameling Toegepaste normen
Deelvragen
DEEL 3 DE BEVINDINGEN
3 Stelt de raad vooraf eisen aan de informatie en/of stuurt de raad bij in het geval de informatie niet voldoet aan de verwachtingen van de raad? 4 In hoeverre wordt met de informatie de rol van de raad benut?
Extra besloten raadsvergaderingen Er volgt een extra besloten commissievergadering op 9 december 2024 om een en ander richting de raad te verduidelijken. Op 17 december 2024 een is een raadsinformatiebrief gestuurd ten behoeve van de raadsvergadering van 19 december 2024. In de raadsinformatiebrief gaat het college verder in op de bevoegdheden die het college geeft. Het college geeft aan dat tijdens de raadvergadering van 19 december de raad wel wensen en bedenkingen kenbaar kan maken ten aanzien van het eerdere collegebesluit, zie hieronder. Het agendapunt ‘Uitvoeringsorganisatie Afval’ wordt echter op de avond van de raadsvergadering uit de agenda gehaald. Conform de Gemeentewet is de keuze voor een aanbieder en het instemmen met het deelnemen aan een uitvoeringsorganisatie een collegebevoegdheid. Daarentegen wil het college samen met de raad optrekken en derhalve het eerdere raadsvoorstel daarop wijzigen, door de raad alsnog te vragen wensen en bedenkingen kenbaar te maken over het voornemen om deel te nemen aan de uitvoeringsorganisatie. Op 23 januari 2025 volgt een extra besloten raadsbijeenkomst. Voorafgaande aan deze bijeenkomst worden door de raadsfracties 60 schriftelijke vragen ingediend. De beantwoording op de vragen valt onder geheimhouding, maar gaan in grote lijnen over het proces van partnerselectie, de gehanteerde afwegingscriteria en de scores daarop.
Op 30 januari 2025 volgt een besloten deel van de raadsvergadering. Er worden moties en amendementen ingediend. Moties en amendementen met de bedoeling het college haar besluit te laten heroverwegen worden niet aangenomen. De moties en amendementen worden in het besloten deel behandelt; de besluitvorming is openbaar. De motie om het college het besluit te laten heroverwegen haalt het niet. Wel wordt een amendement aangenomen, zie het kader rechts.
De raad heeft/neemt regie op de kwaliteit van informatievoorziening De informatie is gericht op politiek relevante zaken en maakt daardoor inbreng en meerwaarde van de raad mogelijk Resumé De raad is collectief niet in staat de regie naar zich toe te trekken ten aanzien van ‘openbaarheid van bestuur’, anders dan het stellen van nog meer vragen. Het college organiseert meerdere besloten momenten voor de raad en de stukken liggen voor raadsleden ter inzage bij de griffie. De informatie is gericht op politiek relevante zaken. De eerder gestelde afwegingscriteria, en de scores daarop, weerspiegelen namelijk een belangenafweging. Door de geheimhouding is dit echter niet politiek te benutten. De raad kan immers niet in openbaarheid hierover het politieke debat voeren. Aangenomen amendement ‘Wensen van de Raad’ Kennis te nemen van het voornemen om te gaan samenwerken met Reinis: De operationele overgang zo spoedig mogelijk tot stand te laten komen om de continuïteit voor personeel en middelen zeker te stellen. In de contractvorming extra aandacht te geven aan de doelgroep ‘mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt’. Inwoners op de hoogte te houden van de voortgang en de raad met regelmaat mee te nemen in het transitieproces. Na de transitieperiode spoedig te starten met een gezamenlijk grondstoffen beleidsplan, waarin ook wordt gefocust op vergroening en verduurzaming.
3 19 21
Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen
Bijlagen
3.4 Borging van kwaliteit en verbeterpunten Deelvragen
DEEL 3 DE BEVINDINGEN
5 Hoe borgt het college en de ambtelijke organisatie dat informatie aan de raad van voldoende kwaliteit is?
In gesprekken in het kader van dit onderzoek blijkt dat er een gedragen beeld is dat de kwaliteit van informatievoorziening aan de raad moet verbeteren. Er wordt aangegeven dat de gemeente na de herindeling tijd nodig heeft om dat op orde te krijgen, dat stappen daartoe genomen zijn en nog genomen moeten worden. Er is inmiddels een integrale langetermijnagenda opgesteld, waarin inzichtelijk is gemaakt welke stukken wanneer ter besluitvorming aan de raad zullen worden aangeboden. Er wordt onderscheid gemaakt in drie categorieën onderwerpen: Large: het gaat hier om kaderstellende documenten. Deze categorie begint altijd met een startnotitie aan de raad en het kaderstellend document loopt via de stappen van beeld-, oordeels- en besluitvorming (BOB-vergadermodel). Na het besluit door de raad volgt een uitvoeringsplan dat door het college wordt vastgesteld, de raad wordt geïnformeerd via raadsinformatiebrieven. Medium: hier gaat het om reguliere stukken die ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd, zoals omgevingsplannen en beleidsstukken. Ook hier wordt het BOBvergadermodel gehanteerd. Small: technische voorstellen die geen inhoudelijke wijzigingen bevatten en als hamerstuk geagendeerd worden.
Toegepaste normen De kwaliteit van informatievoorziening wordt geëvalueerd als onderdeel van een leercyclus en daaruit voortvloeiende verbeterpunten worden geïmplementeerd Resumé Er is een gedragen beeld dat de kwaliteit van informatievoorziening moet verbeteren, het kost echter tijd om dat te realiseren. De gemeente heeft drie belangrijke stappen gemaakt om de kwaliteit van het politiek-bestuurlijke proces en informatievoorziening te verbeteren: De langetermijnagenda; Werken met startnotities; Het BOB-vergadermodel.
Er is binnen de ambtelijke organisatie een traject gestart om het bestuurlijk-ambtelijk samenspel (BAS) te versterken, hiertoe is een zogeheten ‘BAS-werkgroep’ ingericht waarbij ook de griffier is aangesloten. Deze werkgroep heeft een handelingsperspectief opgesteld. Dat omvat een processchema van startnotitie t/m alle stappen die doorlopen moeten worden om een voorstel voor te leggen aan de raad. Ook zijn formats gemaakt en of gewijzigd voor een startnotitie en beleidsnota's. Inmiddels zijn de eerste startnotities gemaakt. Het doel van startnotities is om de raad in de positie te brengen om het proces van visie- en beleidsontwikkeling te richten door op hoofdlijnen inhoudelijke en procesmatige uitgangspunten vast te laten stellen. 21 20
Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen
Bijlagen
3.4 Borging van kwaliteit en verbeterpunten Deelvragen
DEEL 3 DE BEVINDINGEN
6 Wat is nog nodig om een hoger kwaliteitsniveau van informatievoorziening aan de raad te realiseren? Startnotities Een belangrijke ontwikkeling om een hogere kwaliteit van informatievoorziening te realiseren is het werken met startnotities. Hier gaan we op basis van waarnemingen van de onderzoekers dan ook verder op in. Er zijn namelijk al eerste ervaringen opgedaan met drie startnotities: Governance en verbonden partijen, Groenstructuurplan en Oriëntatie positiebepaling recreatieschap. De eerste twee zijn nader onderzocht door de startnotitie en de opname van de raadsbehandeling te bestuderen. De raadscommissie AZM is positief over de startnotitie Governance en verbonden partijen, die overigens ook nog vervolg zal krijgen met een beeldvormende themabijeenkomst voor de raad. De startnotitie bevat al veel informatie over verbonden partijen: wat zijn het, uitgangspunten voor deelname en rollen raad-college-ambtelijke organisatie en het sturen, beheersen en verantwoorden. Aan de hand van de startnotitie vraagt de raad aandacht voor: Verplichte samenwerkingsverbanden: deze kenmerken zich door uitvoering van wettelijke taken gecombineerd met veel deelnemers. Hierdoor zal de gemeente minder invloed hebben. De vorm (type) van samenwerkingsverbanden.
Voor gemeenschappelijke regelingen is de democratische legitimiteit met wetgeving gewaarborgd, voor naamloze- en besloten vennootschappen niet. De rollen van de raad en het college, waarbij de rol van het college dubbel is. Het college vult zowel de rol van opdrachtgever vanuit de gemeente in, als die van eigenaar van de verbonden partij. Deze rollen kunnen met elkaar conflicteren. De startnotitie Groenstructuurplan is behandeld in de raadscommissie Ruimte. De startnotitie roept bij de commissieleden vooral de vraag op hoe participatie zich verhoudt tot het uitgangspunt dat het plan geen financiële gevolgen heeft. Met dit gegeven vraagt de raad aan het college om extra aandacht te besteden aan verwachtingenmanagement, immers zonder financiële middelen beschikbaar te stellen kunnen wensen en behoeften van inwoners wellicht niet worden gehonoreerd. De portefeuillehouder geeft aan dat de huidige situatie van de groenstructuur het uitgangspunt is. Als laatste zijn er vragen over wat precies een structuurplan is en hoe dat zich verhoudt tot een beleidsplan, waar de raad al twee jaar op wacht. Deel 1 Introductie
Deel 2 De Kern
Deel 3 De Bevindingen
Bijlagen
Toegepaste normen Het doel van startnotities wordt gerealiseerd Resumé De startnotitie Governance en verbonden partijen bevat uitgangspunten en deze worden aan de raad voorgelegd. De raad vraagt voor de uitwerking aandacht voor de typen verbonden partijen waarbij de invloed van de raad minder is. De raad spreekt zich verder niet expliciet uit over de uitgangspunten of geeft het college over deze typen geen nadere uitgangspunten mee, anders dan ‘extra aandacht vragen voor...’. De startnotitie geeft een compleet beeld over wat relevant is voor sturing op verbonden partijen. Wij (de onderzoekers) merken op dat de behandeling van de startnotitie hiermee ook het karakter heeft van een beeldvormende raadsbijeenkomst. De aandacht van de raad voor de startnotitie Groenstructuurplan gaat vooral uit naar het proces van participatie. De raad geeft aan dat aan inwoners duidelijk moet worden gemaakt dat er geen extra financiële middelen zijn om wensen en behoeften in te vullen. In de startnotitie is participatie een gegeven. Dit zonder de kernvragen te beantwoorden of een structuurplan, waarbij de huidige situatie het uitgangspunt is, zich leent voor participatie en wat het doel is van participatie. Als laatste is het voor de raad niet scherp wat de meerwaarde is van het hebben van een structuurplan bovenop een nog op te stellen beleidsplan. 21 21
3.4 Borging van kwaliteit en verbeterpunten Deelvragen
DEEL 3 DE BEVINDINGEN
6 Wat is nog nodig om een hoger kwaliteitsniveau van informatievoorziening aan de raad te realiseren? BOB-vergadermodel: fase van beeldvorming De introductie van het BOB-vergadermodel is een belangrijke ontwikkeling om een hogere kwaliteit van informatievoorziening te realiseren. Op het onderdeel beeldvorming gaan we hieronder verder in. Beeldvorming vindt plaats in een eerste ronde van een vergadering van een raadscommissie, maar ook tijdens informerende bijeenkomsten voorafgaande aan raads- of commissievergaderingen. Voor dit onderzoek is een opname van een raadsavond op 8 januari 2025 over de gebiedsagenda Rickse Boomgaard bestudeerd. Tijdens deze avond is de gebiedsagenda gepresenteerd. De raad heeft kennis kunnen nemen van verschillende mogelijkheden voor het gebied als geheel, en verschillende deelgebieden en ontwikkelvelden. Het doel van de avond was om de raads- en commissieleden de ruimte te geven verduidelijkende vragen te stellen.
Dat hebben de raadsleden ook gedaan, bijvoorbeeld: ‘Wordt er aandacht besteed aan parkeren en hoe? Valt de bouwhoogte van negen meter niet buiten de kaders van het bouwbesluit? Hoe zijn de ontwikkelingen rondom het KPN-gebouw? Wat moet urgent uit de agenda worden opgepakt? Zijn er al ideeën over het type woningen en doelgroepen? Hoe wordt rekening gehouden met speelvelden voor kinderen?’ Ook blijkt het zoeken voor de raad (net zoals bij het Groenstructuurplan) wat de status is van het stuk. Er wordt door raadsleden opgemerkt dat er nog veel open einden zijn die moeten worden onderzocht. Het antwoord is dat er bewust niet is gekozen om een masterplan te maken en het ook nog geen wijziging is van een bestemmingsplan. Er wordt in de presentatie verder aangegeven dat het doel van een gebiedsagenda is het bieden van een integrale visie op een hoger schaalniveau door samenhang aan te brengen tussen de schaalniveaus en stil te staan bij actuele vraagstukken en focussen op toekomstige uitdagingen.