Nota reserves en voorzieningen 2023
Tekst van het document
Nota reserves en voorzieningen Gemeente Voorne aan Zee 2023
5 oktober 2023
Nota reserves en voorzieningen 2023
1
1. Inhoud 1.
Inhoud .................................................................................................. 2
2.
Inleiding ................................................................................................ 4
Aanleiding ...................................................................................................... 4 Doelstelling .................................................................................................... 4 Inwerkingtreding en citeertitel .......................................................................... 4 3.
Algemene uitgangspunten ..................................................................... 5
3.1 Wettelijk kader .......................................................................................... 5 3.2 Onderscheid reserves en voorzieningen ........................................................ 5 3.3 Soorten reserves ....................................................................................... 6 a. Algemene reserve ........................................................................................ 6 b. Bestemmingsreserves .................................................................................. 7 c. Stille reserves ............................................................................................. 7 4.
Gemeentelijk beleidskader .................................................................... 9
4.1 Harmonisatie van beleid ............................................................................. 9 4.2 Gewenste omvang van de Algemene reserve ................................................. 9 4.3 Reserves onder gezamenlijke noemer .......................................................... 9 4.4 Vrijvallende reserves .................................................................................. 9 4.5 Onderhoudsvoorzieningen ..........................................................................11 5.
Reserves: Beleid en beheer ................................................................. 12
5.1 Algemeen ................................................................................................12 5.2 Bevoegdheid ............................................................................................13 5.3 Instellingscriteria ......................................................................................13 5.4 Mutaties op reserves .................................................................................14 5.5 Opheffen van reserves ..............................................................................14 6.
Voorzieningen: beleid en beheer ......................................................... 15
6.1 Algemeen ................................................................................................15 6.2 Bevoegdheid ............................................................................................15 6.3 Instellingscriteria ......................................................................................15 6.4 Mutaties op voorzieningen .........................................................................16 6.4.1 Stortingen en onttrekkingen ....................................................................16 6.4.2 Negatieve voorzieningen .........................................................................16 6.5 Wijzigen doel of bestemming van voorzieningen ...........................................16 6.6 Opheffen van voorzieningen .......................................................................16 7.
Reserves en voorzieningen in de P&C cyclus ....................................... 17
7.1 Programmabegroting.................................................................................17 7.2 Bestuursrapportages .................................................................................17 5 oktober 2023
Nota reserves en voorzieningen 2023
2
7.3 Jaarrekening ............................................................................................17 7.4 Weerstandsvermogen ................................................................................18 Bijlage I: Voorstel tot harmonisatie van de reserves en voorzieningen Voorne aan Zee......................................................................................................... 19 Bijlage II: Gevolgen voor de exploitatie van de voorgestelde maatregelen reserves en voorzieningen ten opzichte van de ramingen in de begroting 2023-2026 .................................................................................................... 61 Bijlage III: Wet- en regelgeving ................................................................... 62 A. Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten .........................62 B. Richtlijnen van de Commissie BBV ................................................................65 Stellige uitspraken commissie BBV ...................................................................65 Aanbevelingen commissie BBV .........................................................................67 C. Verordening 212 gemeente Voorne aan Zee ..................................................68 D.
GEMEENSCHAPPELIJK FINANCIEEL TOEZICHTSKADER GTK GEMEENTEN 2020 ...69 Bijlage IV: Specificatie inzet dekkingsreserves ............................................ 75 Bijlage V: Specificatie algemene reserve ...................................................... 77
5 oktober 2023
Nota reserves en voorzieningen 2023
3
2. Inleiding Aanleiding In verband met de herindeling per 1 januari 2023 wordt een harmonisatie doorgevoerd ten aanzien van de beleidsuitgangspunten met betrekking tot de reserves en voorzieningen. In deze nota wordt, naast het juridische kader en overeenkomstig artikel 212 van de Gemeentewet, de vorming en besteding van de reserves en voorzieningen behandeld. Doelstelling De doelstelling van deze notitie is het creëren van een helder beleidskader met duidelijke bevoegdheden en verantwoordelijkheden in de manier waarop met de reserves en voorzieningen wordt omgegaan. In deze nota zijn richtlijnen opgenomen voor o.a. de vorming en aanwending van reserves en voorzieningen. Dit kader is samengesteld op basis van de actuele wet- en regelgeving. Omdat de aanwending van reserves het saldo van de begroting beïnvloedt, zijn alle wijzigingsvoorstellen getoetst op de financiële gevolgen op korte- en lange termijn. De nota is een kader, waarvan indien nodig kan worden afgeweken. In dergelijke gevallen wordt de raad om instemming gevraagd. Inwerkingtreding en citeertitel 1. De notitie kan worden geciteerd als “Nota reserves en voorzieningen gemeente Voorne aan Zee 2023”. 2. De notitie zal met terugwerkende kracht worden gehanteerd vanaf 1 januari 2023 en treedt in plaats van: • De Notitie reserves en voorzieningen 2019 van de gemeente Brielle (rbs.
2 juli 2019); • De Nota reserves en voorzieningen 2017-2020 van de gemeente Westvoorne (rbs. 27 juni 2017). .
5 oktober 2023
Nota reserves en voorzieningen 2023
4
3. Algemene uitgangspunten In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de wettelijke kaders op het gebied van de vermogensvorming en de onttrekkingen daaruit. Bij de begroting stelt de raad de kaders vast voor zowel het beleid als de financiën. Een goed inzicht in de financiële positie is, gelet op de continuïteit van de gemeente, essentieel. Uitgangspunten bij het formuleren van beleidsdoelstellingen voor vermogensmutaties bij reserves en voorzieningen zijn: •
duidelijke en consistente regelgeving voor de beleidsvorming;
•
het bevorderen van het inzicht en transparantie in de vermogenspositie van de gemeente;
•
voortvloeiend uit het voorgaande wordt inzicht verkregen in de gebonden- (bestemmingsreserves) en vrij beschikbare eigen vermogen (zie ook 2.3.b);
•
het beperken van de continuïteitsrisico’s van de gemeente.
3.1 Wettelijk kader In het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) staan de kaders met betrekking tot reserves. Het betreft de bepalingen met betrekking tot de reserves en voorzieningen die zijn vastgelegd in artikel 42 t/m 45 van het BBV. Artikel 42 schrijft voor dat het eigen vermogen bestaat uit de reserves en het resultaat na bestemming volgend uit de programmarekening. Het resultaat na bestemming moet daarbij afzonderlijk worden opgenomen. Artikel 43 geeft aan dat in de balans onderscheid wordt gemaakt naar de algemene reserve en bestemmingsreserves. Een bestemmingsreserve is een reserve waaraan de raad een bepaalde bestemming heeft gegeven. Artikel 44 heeft betrekking op voorzieningen en de situaties waarin deze moeten worden gevormd. Artikel 45 schrijft voor dat rentetoevoeging aan voorzieningen niet is toegestaan. Naast deze artikelen zijn er nog een aantal die toezien op de wijze van verwerking in de begroting en jaarrekening. Deze artikelen zijn, evenals de artikelen 42 t/m 45 opgenomen in de bijlagen bij deze nota. Naast de tekst van het BBV zijn er de ”Stellige uitspraken en de Aanbevelingen” van de commissie BBV. Voor zover hierin relevante zaken staan ten aanzien van de reserves en voorzieningen zijn deze ook opgenomen in de bijlagen.
In deze bijlage zijn tevens de relevante bepalingen uit het “Gemeenschappelijk financieel toezichtskader GTK gemeenten 2020” opgenomen. 3.2 Onderscheid reserves en voorzieningen Het belangrijkste onderscheid tussen reserves en voorzieningen is dat reserves tot het eigen vermogen en voorzieningen tot het vreemd vermogen worden gerekend. Reserves zijn bedrijfseconomisch gezien vrij te besteden. De raad geeft aan een deel van het eigen vermogen een bepaalde bestemming, maar kan indien nodig deze bestemming ook weer wijzigen. Er kan door de gemeente dus zelfstandig over de aanwending van reserves worden beslist. 5 oktober 2023
Nota reserves en voorzieningen 2023
5
Voorzieningen worden beschouwd als verplichtingen om uitgaven te doen in een volgend dienstjaar, terwijl de verplichting haar oorsprong vindt in een daaraan voorafgaand boekjaar. In verband met het verplichtend karakter dat hieraan gekoppeld is, komen voorzieningen overeen met vreemd vermogen. Overigens is het ook verplicht om een voorziening te vormen als op balansdatum de verwachting bestaat dat het begrote resultaat van een grondexploitatie tegenvalt. Er hoeft dan nog geen sprake te zijn van een harde verplichting. De vorming van voorzieningen gaat via de programma’s ten laste van het betreffende product in de exploitatiebegroting. Dat wil zeggen dat de kosten van vorming van voorzieningen meetellen in het resultaat voor bestemming in tegenstelling tot de dotaties aan reserves. De aanwendingen komen rechtstreeks ten laste van de voorziening en vormen geen last meer in de exploitatie. Alle lasten en baten per programma vallen onder de resultaatbepaling en de daar tegenover staande mutaties in reserves behoren tot de resultaatbestemming. Dit betekent dat de uitgaven die samenhangen met een reserve als kosten moeten worden gepresenteerd op het betreffende programma. De bijbehorende onttrekking uit de reserve wordt als resultaatbestemming begroot. In het onderstaande schema zijn de verschillen vermeld:
Onderdeel van Wijziging bestemming Aanwending vrij
Reserve Eigen vermogen Mogelijk Ja*
Opbouw (dotatie) Onttrekking (aanwending)
Resultaatbestemming Resultaatbestemming
Verantwoordelijkheid instellen/opheffen
Bevoegdheid Raad
Voorziening Vreemd vermogen Niet mogelijk Alleen voor betreffend doel Resultaatbepaling Ten laste van de voorziening1 Bevoegdheid College Bevoegdheid Raad voor de niet verplichte voorzieningen (egalisatievoorzieningen art. 44, lid 1c en 1d, BBV).
*) Bij dekkingsreserves dient dan wel de vervangende dekking te worden aangegeven.
3.3 Soorten reserves Artikel 43 van het BBV onderscheidt twee soorten reserves; de algemene reserve en de bestemmingsreserves. a. Algemene reserve De algemene reserve vormt het vrij besteedbare eigen vermogen van de gemeente. De reserve is in principe vrij inzetbaar. Naast het wettelijk verplicht verrekenen van
1
Uitzondering hierop zijn de van derden verkregen middelen die specifiek besteed worden (bijvoorbeeld tarief egalisatie rioolbeheer).
5 oktober 2023
Nota reserves en voorzieningen 2023
6
het jaarresultaat met de algemene reserve vormt deze reserve een buffer voor financiële tegenvallers en onvoorziene risico’s. Voor zover de algemene reserve groter is dan nodig voor de normale functie van opvang van fluctuaties en risico’s / tegenvallers, kan deze worden ingezet voor de dekking van incidentele lasten. Risico’s waarvoor geen voorzieningen zijn gevormd worden gedekt door de algemene reserve. Er bestaat een directe relatie tussen de risico’s die de gemeente loopt en het minimaal noodzakelijk aan te houden buffervermogen. Risico’s kunnen op hoofdlijnen financieel worden vertaald en vervolgens afgezet worden tegen de weerstandscapaciteit/buffer. Op deze manier wordt de weerstandsratio bepaald. b. Bestemmingsreserves Een bestemmingsreserve is een reserve waaraan de raad een bepaalde bestemming heeft gegeven. De gemeente beschikt over diverse bestemmingsreserves. Bestemmingsreserves die vrij beschikbaar zijn; de raad kan tussentijds een ander doel geven aan een bestemmingsreserve; Bestemmingsreserves die niet vrij beschikbaar zijn, bijvoorbeeld voor het afdekken van kapitaallasten of het afdekken van specifieke risico’s (algemene risicoreserve en risicoreserve grondexploitatie). Een bestemmingsreserve is te besteden aan het doel waarvoor deze is ingesteld. De bestemming kan door de raad worden gewijzigd.
De bestemmingsreserves zijn onder te verdelen in: Dekkingsreserves Dekkingsreserves zijn bestemmingsreserves voor de dekking van kapitaallasten van reeds gerealiseerde investeringen. Volgens het BBV moet voor de activering van investeringen de bruto-methode worden gehanteerd. De bruto-methode houdt in dat aanwendingen van reserves niet afgetrokken mogen worden van het investeringsbedrag voor de berekening van de kapitaallasten. De kapitaallasten worden berekend over de bruto-investering en de reserve wordt gedurende de afschrijvingstermijn aangewend om de kapitaallasten (geheel dan wel gedeeltelijk) af te dekken. Egalisatiereserves Dit zijn reserves die gevormd zijn om (ongewenste) fluctuaties in exploitatieresultaten of tarieven op te vangen. Dit betekent dat de lasten en baten over de jaren heen regelmatig ten laste of ten gunste van de exploitatiebegroting worden gebracht om pieken en dalen te egaliseren. Voorwaarde is wel dat er een actueel meerjarenperspectief aan ten grondslag ligt. Overige bestemmingsreserves Dit betreffen reserves om te zijner tijd de realisering van een bepaalde activiteit mogelijk te maken. Daarnaast vallen hieronder de overige (vrije) bestemmingsreserves waaraan deels nog geen concrete besteding is gekoppeld in de vorm van ‘harde’ verplichtingen of risico’s.
De raad geeft aan deze reserves een bepaalde bestemming, maar kan deze nog vrij besteden zolang er niet via een begrotingswijziging is besloten tot aanwending. c. Stille reserves Van stille reserves is sprake als de waardering van eigendommen op de balans lager is dan de actuele waarde in het economisch verkeer. Stille reserves zijn dus reserves waarvan het bestaan niet blijkt uit de financiële administratie. De 5 oktober 2023
Nota reserves en voorzieningen 2023
7
verslaggevingsvoorschriften schrijven namelijk voor dat alleen waardering tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs of (duurzaam) lagere marktwaarde is toegestaan. Het is niet toegestaan activa te herwaarderen naar waarde in het economisch verkeer. Meestal zijn er gegronde redenen om specifiek gemeentelijk bezit niet te waarderen. Hiervan is bijvoorbeeld sprake bij incourante bezittingen, waarvan de waarde bijna niet te bepalen is. Hierbij kan worden gedacht aan schilderijen of andere bezittingen met een cultuurhistorische waarde, die niet verkocht kunnen worden (het zgn. tafelzilver). Daarnaast betreft het de meerwaarde van panden welke in gebruik zijn voor het functioneren van de organisatie en daarom niet verkocht kunnen worden of van aandelen welke niet vrij verhandelbaar zijn. Deze stille reserves worden daarom niet meegeteld voor de bepaling van het weerstandsvermogen van de gemeente. Bij de bepaling van het weerstandvermogen van de gemeente is geen rekening gehouden met stille reserves.
5 oktober 2023
Nota reserves en voorzieningen 2023
8
4. Gemeentelijk beleidskader Zoals in de inleiding is aangegeven, zijn in deze nota richtlijnen opgenomen voor o.a. de vorming en aanwending van reserves en voorzieningen. In dit hoofdstuk volgen hierover enkele uitwerkingen die bij het harmoniseren zijn gebruikt. Verder worden hier nadere beleidsuitgangspunten neergelegd. 4.1 Harmonisatie van beleid Momenteel is het achterliggende beleid omtrent reserves en voorzieningen nog niet geharmoniseerd. De Wet Arhi regelt dat binnen twee jaar na herindeling beleid waaruit tarieven voortkomen (zoals de rioolheffing of begraafrechten) zijn geharmoniseerd. Vooruitlopend op de harmonisatie en het opstellen van nieuwe beheersplannen zijn reserves en voorzieningen die betrekking hebben op dezelfde onderwerpen al wel samengevoegd. Na de daadwerkelijke harmonisatie van beleid kan door de raad besluitvorming plaats vinden over het wel dan niet aanhouden van bepaalde reserves en voorzieningen (voor zover deze niet wettelijk verplicht zijn). 4.2 Gewenste omvang van de Algemene reserve Per 1 januari 2023 zijn de verschillende algemene reserves van de individuele gemeenten samengevoegd in de “algemene reserve Voorne aan Zee”. Daarmee is een algemene reserve gevormd van aanzienlijke omvang met als doel het vormen van een buffer om onvoorziene uitgaven te dekken of als weerstandsvermogen te dienen voor de in kaart gebrachte risico’s.
Reserves waaraan geen concrete bestemming was gegeven of waarop al vele jaren geen mutaties hebben plaatsgevonden zijn, evenals reserves van geringe omvang, toegevoegd aan de algemene reserve. Een beperkt aantal zeer specifieke reserves zijn in afwachting van nader onderzoek in stand gehouden. Daarbij rijst de vraag wat een afdoende niveau is waarop de algemene reserve moet worden gehandhaafd en hoe moet worden omgegaan met het eventuele verschil. Vanuit het taakveld risicomanagement wordt periodiek via de Planning- en Control-cyclus een risico-inventarisatie gemaakt. Het daarbij berekende benodigde weerstandsvermogen is een goede maatstaf om de minimale hoogte van algemene reserve op te bepalen. De maatstaf is gebaseerd op de activiteiten van de gemeente en de lokale omstandigheden waarin de gemeente haar werk doet en wordt periodiek herzien. 4.3 Reserves onder gezamenlijke noemer Door de samenvoeging van de gemeenten was er een grote hoeveelheid aan reserves en voorzieningen. Met deze nota wordt lijn aangebracht in de hoeveelheid en diversiteit van reserves en voorzieningen. Reserves en voorzieningen zijn waar mogelijk samengevoegd, waarbij de herkomst en oorspronkelijke bestedingsdoelen inzichtelijk worden gehouden.
4.4 Vrijvallende reserves Het opstellen van een nieuwe nota reserves en voorzieningen is een natuurlijk moment om de reserves en voorzieningen kritisch te bekijken op hun bestaansrecht. Wanneer er geen concreet bestedingsplan aanwezig is voor de komende jaren, is het uitgangspunt om de betreffende reserve te laten vrijvallen. Tevens worden reserves met een de relatief beperkte omvang opgeheven dan wel toegevoegd aan een direct gerelateerde reserve. Zo is het aantal reserves en voorzieningen fors teruggebracht van 47 naar 11 (reserves) en van 28 naar 18 (voorzieningen). 5 oktober 2023
Nota reserves en voorzieningen 2023
9
De reserves waarvan wordt voorgesteld om ze vrij te laten vallen, worden toegevoegd aan de algemene reserve. Het is een expliciete bevoegdheid van de gemeenteraad om bestemmingen van reserves te wijzigingen. Alle voorgestelde mutaties zijn opgenomen in bijlage I van deze notitie en vormen na vaststelling van de notitie het formele besluit voor alle wijzigingen. Positieve besluitvorming over genoemde beslispunten leidt tot het volgende overzicht voor de reserves en voorzieningen voor Voorne aan Zee. Overzicht reserves en voorzieningen Voorne aan Zee na vaststelling nota Reserves:
R1
Algemene reserve
74.611.281
R2
Reserve dekking kapitaalasten
96.704.518
R3
Reserve onderhoud wegen
1.728.759
R4
Reserve renovaties openbaar groen
1.391.569
R5
Reserve-erfpachtgronden
185.135
R6
Reserve Toekomstig onderhoud Plas van Heenvliet
458.756
R7
Reserve ontsluitingsweg Meeuwenoord
R8
Reserve groot onderhoud/renovatie sportcomplexen
488.778
R9
Reserve Aankoop- en exploitatiereserve museum
203.245
R10
Reserve Brielse Zoom Noord
514.891
R11
Reserve gevolgen BBV GREX
500.000 178.186.932
Totaal reserves
1.400.000
Voorzieningen
V1
Afvalstoffenheffing
2.812.369
V2
Riolering
14.472.283
V3
Wachtgeld/pensioen p.a.
4.567.499
V4
Verlofsparen
V5
Onderhoud accommodaties
V6
Koopgarant Elisabethhof
V7
Grondexploitatie:
V7-1
Nadelig saldo Veerhaven
778.215
V7-2
Nadelig saldo Molshoek
76.502
V7-3
Nadelig saldo bedrijventerrein Helius
500.451
V7-4
Kickersbloem 3
2.742.508
V7-5
Boomgaard
1.435.455
V7-6
Stadsdorp
2.882.921
5 oktober 2023
959.134
Nota reserves en voorzieningen 2023
1.399.018 27.763
10
V7-7
Nadelig saldo Motorbr. Verkooppunt
V7-8
Nadelig saldo Christinaplaats
V7-9
Verliezen grondexploitatie Glassanering
4.269.689
V7-10
Verliezen grondexploitatie Oude Goote
0
V7-11
Verliezen grondexploitatie Dorpshart Zwartewaal
V7-12
Realisatie flexwoningen sub-totaal grondexploitatie Totaal voorzieningen
0 339.184
1.022.039 0 14.046.964 38.285.030
4.5 Onderhoudsvoorzieningen Het is van belang dat er voor het onderhoud van kapitaalgoederen (bijv. wegen, riolering, groen, accommodaties) goede beheerplannen beschikbaar zijn. Op basis van deze beheerplannen kunnen voorzieningen worden gevormd om de onderhoudslasten van de kapitaalgoederen zo egaal mogelijk over de jaren te spreiden. De reden is dat met dit onderhoud jaarlijks een aanzienlijk bedrag is gemoeid en deze kosten jaarlijks fluctueren. Om tot een stabieler financieel perspectief te komen worden of kunnen deze kosten worden geëgaliseerd via onderhoudsvoorzieningen. De harmonisatie c.q. het opstellen van nieuwe beheerplannen is nog niet voltooid. Door het ontbreken van actuele beheerplannen kan niet onderbouwd worden aangetoond wat de benodigde omvang van de voorziening moet zijn en ontbreekt daarmee tevens het inzicht in de mate waarin de doelstelling van egalisatie van lasten over meerdere begrotingsjaren wordt gerealiseerd. Dit mag volgens de richtlijnen van de commissie BBV slechts een tijdelijke situatie zijn gedurende de periode dat het beheerplan wordt geactualiseerd, omdat een bestemmingsreserve de functie van egalisatiereserve groot onderhoud over meerdere begrotingsjaren niet kan overnemen.
Wanneer in de toekomst zou blijken dat door de omvang van de gemeente de onderhoudslasten reeds voldoende over de jaren gespreid zijn, kan de raad er voor kiezen de lasten van groot onderhoud ten laste van de exploitatie te boeken en geen onderhoudsegalisatie voorzieningen meer in te stellen. Bij de actualisatie van alle beheerplannen is dit een nader punt van onderzoek en afweging.
5 oktober 2023
Nota reserves en voorzieningen 2023
11
5. Reserves: Beleid en beheer 5.1 Algemeen De gemeenteraad heeft beleidsvrijheid in de omgang met reserves. Er zijn geen wettelijke restricties voor de gemeenteraad om reserves in te stellen, op te heffen of de bestemming ervan te wijzigen. De regelgeving met betrekking tot reserves in het BBV is hoofdzakelijk beperkt tot definities en de wijze van rapporteren in begroting en jaarrekening. Belangrijke aspecten om te hanteren bij het beleid inzake reserves zijn: transparantie, doelmatigheid en integrale afweging. Het uitgangspunt is het zoveel mogelijk beperken van (bestemmings)reserves, zowel qua aantal als qua omvang. Het beperken van de reserves bevordert de inzichtelijkheid in de financiële positie van de gemeente. Dekking van een structurele kapitaallast uit een bestemmingsreserve vertroebelt immers het zicht op de mate waarin de jaarlijkse structurele baten de structurele lasten dekken. Als het gaat om het realiseren van een bepaald beleidsdoel, loopt dit zoveel mogelijk via de exploitatie. Daar vindt ook de integrale afweging plaats. Voorkomen moet worden dat de aanwezigheid van veel bestemmingsreserves leidt tot uitholling van het bestuurlijk afwegingsproces. Een beperkt aantal reserves geeft daarnaast een beter overzicht en inzicht. Onttrekkingen aan reserves zijn incidentele dekkingsmiddelen. Daarom worden er geen structurele lasten ten laste van de reserves gebracht.
Het risico is anders aanwezig dat de begroting in de toekomst zwaarder belast wordt, indien een reserve is uitgeput, terwijl de activiteit door blijft gaan. De kosten moeten dan in de begroting worden opgevangen. Een uitzondering in het BBV op de regel dat onttrekkingen aan reserves incidentele dekkingsmiddelen zijn, is de reserve dekking kapitaallasten. In dat geval worden afschrijvingen uit reserves gedekt. Hierin schuilt het gevaar dat bij vervanging (na volledige afschrijving) er geen ruimte in de begroting is om de kapitaallasten te dekken, omdat de bestemmingsreserve volledig is uitgeput. Overigens moet hierbij worden opgemerkt dat niet alle volledig afgeschreven activa ook direct aan het einde van de economische levensduur is. Het kan ook gebeuren dat vervanging in verband met gewijzigd beleid niet noodzakelijk gevonden wordt. In deze gevallen is vervanging niet aan de orde en vormt dan ook geen probleem voor de begroting. Reserves mogen niet negatief zijn; Negatieve bestemmingsreserves zijn volgens het BBV niet toegestaan. In feite zijn het geactiveerde tekorten die aan de passivazijde van de balans worden opgenomen. Het opnemen van negatieve bestemmingsreserves zou tot een kunstmatige verhoging van de algemene reserve leiden. Dit is bezwaarlijk voor het inzicht in de financiële positie, waar een verkeerde signaalwerking van uit kan gaan.
Het is wel mogelijk dat een situatie ontstaat, waarbij sprake is van een negatieve algemene reserve. Hiermee wordt bedoeld dat de omvang van de totale reservepositie van de gemeente onvoldoende van omvang is om een rekeningtekort te dekken. Het provinciaal toezichtkader stelt dat wanneer de algemene reserve negatief wordt, de gemeente deze negatieve stand van de algemene reserve binnen de termijn van de meerjarenraming moet wegwerken. Lukt dit niet, dan wordt een gemeente onder preventief toezicht geplaatst. Is de negatieve stand ontstaan ten gevolge van verliezen op de grondexploitatie, dan kan de toezichthouder de gemeente toestemming geven dit tekort in een langere periode dan 4 jaar te saneren.
5 oktober 2023
Nota reserves en voorzieningen 2023
12
Rente toevoeging aan reserves Alhoewel in het BBV de mogelijkheid vooralsnog blijft bestaan een rentevergoeding over het eigen vermogen te berekenen en deze door te belasten aan de taakvelden, adviseert de commissie BBV vanwege het verlangde inzicht, de eenvoud en de transparantie, deze systematiek niet meer toe te passen. In navolging op deze aanbeveling van de commissie BBV is er in de “Financiële verordening gemeente Voorne aan Zee 2023” al voor gekozen om geen rente toe te voegen aan de reserves. Reserve dekking kapitaallasten Op grond van het BBV is het niet toegestaan om gemeentelijke middelen ineens op een actief (investering) in mindering te brengen. Investeringen moeten bruto worden geactiveerd en afgeschreven. Indien het wenselijk is om eenmalige middelen (reserves of exploitatiebudgetten) in te zetten voor investeringen kunnen deze gestort worden in een (afzonderlijke) bestemmingsreserve. Via de vorming van een (afzonderlijke) bestemmingsreserve dekking kapitaallasten kunnen de kapitaallasten, die in de exploitatie op de betreffende producten staan, worden afgedekt door jaarlijks een bedrag gelijk aan de kapitaallasten uit die bestemmingsreserve te laten vrijvallen. Op die manier kan worden bereikt dat deze lasten budgetneutraal zijn. Deze kapitaallastenreserve heeft derhalve administratieve, financieel-technische achtergronden.
In het BBV is vastgelegd dat indien geen rente aan deze bestemmingsreserve wordt toegevoegd dat dan alleen de afschrijvingslasten aan de reserve mogen worden onttrokken. Deze systematiek is doorgevoerd in de harmonisatie van de huidige reserves. Bovendien zijn alle bestaande reserves ter dekking van kapitaallasten (=afschrijving) samengevoegd tot één reserve. Het aanspreken van het vermogen in deze reserve heeft direct gevolgen voor de exploitatie. Onttrekkingen aan een bestemmingsreserve kapitaallasten mogen als structureel worden aangemerkt (notitie materiele vaste activa commissie BBV). 5.2 Bevoegdheid De gemeenteraad besluit tot het instellen en opheffen van reserves (budgetrecht van de raad). 5.3 Instellingscriteria Zoals vermeld is het uitgangspunt het zoveel mogelijk beperken van bestemmingsreserves, zowel qua aantal als qua omvang. Voorkomen moet worden dat onnodig middelen worden vastgelegd waarvoor een andere bestemming mogelijk is. De “Financiële verordening gemeente Voorne aan Zee 2023” bepaalt dat bij een voorstel tot het instellen van de reserve minimaal moet worden aangegeven: • het specifieke doel van de reserve; • de voeding van de reserve; • de maximale hoogte van de reserve; • de maximale looptijd. Het doel, omvang et cetera van een reserve kan altijd door de gemeenteraad worden gewijzigd. Deze wijziging vindt plaats door middel van een raadsbesluit.
5 oktober 2023
Nota reserves en voorzieningen 2023
13
5.4 Mutaties op reserves Bij de begroting wordt inzicht gegeven in de stand en de ontwikkeling van de reserves. De gemeenteraad staat met het vaststellen van de begroting de voorgenomen onttrekkingen en stortingen in de reserves toe (budgetrecht van de raad). Tussentijdse wijzigingen op reserves worden gerapporteerd via de 1e of 2e bestuursrapportage (berap) of specifieke raadsvoorstellen, waarbij de begroting wordt aangepast. De besluitvorming door de gemeenteraad moet in de loop van het begrotingsjaar plaatsvinden tot uiterlijk 31 december van het betreffende jaar. In de realisatie (jaarrekening) kunnen mutaties in de reserves alleen plaatsvinden tot maximaal het bedrag dat door de gemeenteraad is goedgekeurd, tenzij de gemeenteraad het college heeft gemandateerd. Daarboven is een raadsbesluit noodzakelijk. Indien in de realisatie blijkt dat onttrekkingen aan reserves lager zijn dan geraamd, dan wordt onttrokken op basis van de realisatie. Indien onttrekkingen zouden plaatsvinden op basis van de hogere ramingen dan ontstaan rekeningoverschotten. Deze dienen weer bij de jaarrekening verklaard te worden en de reserve moet weer op niveau gebracht worden om de toekomstige onttrekkingen te kunnen opvangen. 5.5 Opheffen van reserves Als het doel waarvoor de reserve is ingesteld of de vastgestelde einddatum wordt bereikt, dan wordt de reserve opgeheven.
Hierbij wordt rekening gehouden met de eventueel dan nog bestaande (financiële) verplichtingen. Opheffen vindt middels raadsbesluit plaats. Eventuele vrijvallende middelen worden toegevoegd aan de Algemene reserve.
5 oktober 2023
Nota reserves en voorzieningen 2023
14
6. Voorzieningen: beleid en beheer 6.1 Algemeen De omvang van voorzieningen dient dekkend te zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico’s. Over- en onderdekking zijn niet toegestaan. Indien sprake is van een schatting van de onderliggende verplichting of risico, dan moet deze schatting betrouwbaar zijn. Dit hangt samen met de eisen die aan de getrouwheid van een jaarrekening worden gesteld. Het is niet toegestaan om de vorming van een voorziening voor bestaande verplichtingen achterwege te laten op grond van bijvoorbeeld beleidsmatige overwegingen. Bij voorzieningen kan ook sprake zijn van voorzieningen voor dubieuze debiteren en verliesvoorzieningen grondexploitaties. Dit zijn voorzieningen die op basis van het BBV (presentatie technisch) verplicht in mindering moeten worden gebracht op het totale debiteurensaldo c.q. de boekwaarde van de grondexploitaties (activazijde van de balans). Voorzieningen worden gevormd ten laste van het betreffende taakveld/product in de exploitatiebegroting. Vorming van voorzieningen telt dan ook mee in het resultaat vóór bestemming (resultaatbepaling). De aanwendingen komen verplicht rechtstreeks ten laste van de voorziening. Dit in tegenstelling tot reserves (resultaatbestemming).
Rente toevoeging aan voorzieningen Op grond van het BBV is rentetoerekening aan voorzieningen niet toegestaan omdat de omvang van de voorziening altijd even groot moet zijn als de verplichtingen en risico’s waarvoor ze zijn ingesteld. De enige uitzondering hierop betreft voorzieningen welke op contante waarde worden gewaardeerd. 6.2 Bevoegdheid De gemeenteraad besluit tot het instellen en opheffen van voorzieningen. Door het verplichtende karakter van de voorzieningen heeft de gemeenteraad hierbij echter weinig speelruimte. Dit met uitzondering van de voorzieningen om de lasten van groot onderhoud gelijkmatig te verdelingen (onderhoudsvoorzieningen). Formeel dient de gemeenteraad de betreffende lasten in de begroting echter wel te autoriseren. De gemeenteraad besluit tot toevoegingen aan voorzieningen via de vaststelling van de programma’s van de begroting en/of de jaarrekening. Door het verplichtende karakter van de uitgaven heeft het college de bevoegdheid uitgaven ten laste van de voorziening te doen, indien de uitgave voldoet aan het doel van de voorziening. 6.3 Instellingscriteria Het instellen van voorzieningen vindt plaats op grond van criteria genoemd in het BBV. Dit betekent dat noodzakelijk te vormen voorzieningen ook daadwerkelijk gevormd moeten worden, ongeacht of de gemeenteraad hiertoe vooraf heeft besloten.
Voorzieningen ter egalisatie van lasten van groot onderhoud worden uitsluitend bij raadsbesluit ingesteld, omdat aan dergelijke voorzieningen beleidskeuzes ten grondslag liggen (bijvoorbeeld ten aanzien van het onderhouds- en kwaliteitsniveau). Per 5 oktober 2023
Nota reserves en voorzieningen 2023
15
voorziening kunnen de beleidskeuzes verschillen. De gemeenteraad stelt jaarlijks budget beschikbaar om de betreffende kwaliteitsniveaus te kunnen handhaven. De door de gemeenteraad genomen beleidskeuzes komen tot uitdrukking in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen. Over de vorming van voorzieningen ter dekking van verplichtingen en verliezen, risico’s, bijdragen van derden wordt de gemeenteraad geïnformeerd en vindt aanpassing van de begroting plaats. 6.4 Mutaties op voorzieningen 6.4.1 Stortingen en onttrekkingen Toevoegingen aan en onttrekkingen uit de voorziening zijn gebaseerd op de noodzakelijke omvang van de voorziening. Stortingen in de voorziening zijn een last voor de exploitatie (resultaatbepaling). De onderhoudslasten moeten verplicht direct ten laste van de voorziening worden gebracht. Deze lasten mogen niet via de exploitatie worden geboekt. Indien voorzieningen zijn gevormd om een gelijkmatige verdeling van lasten over begrotingsjaren te bewerkstellingen, dan dienen actuele beheerplannen of (meerjaren) berekeningen aanwezig te zijn. Als de achterliggende verplichting, het verlies, het risico of specifieke besteding van de voorzieningen vervalt, dan moet de voorziening worden opgeheven en vallen de middelen vrij ten gunste van het betreffende taakveld/product in de exploitatie. 6.4.2 Negatieve voorzieningen Voorzieningen kunnen niet negatief zijn.
6.5 Wijzigen doel of bestemming van voorzieningen Vanwege het verplichte karakter kan het doel of bestemming van een voorziening niet wijzigen. 6.6 Opheffen van voorzieningen Voorzieningen worden door het college opgeheven als de verplichting of het risico waarvoor de voorziening is gevormd niet meer actueel is. Zoals gezegd wordt dit bepaald door het verplichtende karakter in het BBV. Indien de voorziening echter is gevormd om een gelijkmatige verdeling van lasten over de begrotingsjaren te bewerkstelligen, dan moet de gemeenteraad hierover een beslissing nemen; bijvoorbeeld ingeval een actueel beheerplan ontbreekt kan gemotiveerd van de richttermijn van vijf jaar worden afgeweken, indien dit is geautoriseerd door de gemeenteraad.
5 oktober 2023
Nota reserves en voorzieningen 2023
16
7. Reserves en voorzieningen in de P&C cyclus De huidige reserves en voorzieningen zijn opgenomen in bijlage I van deze nota. In deze bijlage zijn alle in de begroting 2023 genoemde reserves en voorzieningen opgenomen. Op basis van de uitgangspunten in deze nota is, rekening houdend met de saldi van de afzonderlijk reserves en voorzieningen een voorstel opgenomen tot het in stand houden, samenvoegen of opheffen er van. Rapporteren en besluitvorming over de reserves en voorzieningen heeft verder een plek binnen de P&C cyclus. 7.1 Programmabegroting Bij het opstellen van de (meerjaren)begroting worden de reserves en voorzieningen integraal beoordeeld en worden de meerjarige uitgaven en inkomsten geactualiseerd. Hierbij wordt onder andere gekeken naar de noodzaak voor het aanhouden van de reserve, de omvang en de (meerjarige)ontwikkeling van de reserves en voorzieningen. Daarnaast wordt ook beoordeeld of het noodzakelijk is om nieuwe reserves of voorzieningen in te voeren. Een meerjarig overzicht van de reserves en voorzieningen wordt in de programmabegroting opgenomen in het onderdeel financiële begroting: geprognosticeerde balans en toelichting. Mutaties op reserves vereisen de instemming van de gemeenteraad. De gemeenteraad keurt met het vaststellen van de begroting de voorgenomen onttrekkingen en stortingen in de reserves goed.
De vaststelling van de begroting heeft een begrotingswijziging tot gevolg waarna de verwerking van de begroting in de financiële administratie wordt doorgevoerd. Indien het voorstel is om een nieuwe reserve of voorziening in te voeren dan wordt bij het raadsvoorstel een afzonderlijk reserve- of voorzieningenblad opgenomen. Hierop staat alle benodigde informatie over de nieuwe reserve of voorziening. Via een apart beslispunt wordt de gemeenteraad gevraagd een besluit te nemen voor de instelling van de nieuwe reserve of voorziening. Ook het opheffen van een reserve of voorziening vindt plaats met een apart beslispunt in het raadsbesluit. 7.2 Bestuursrapportages Tussentijdse wijzigingen op reserves en voorzieningen worden gerapporteerd in de 1e of 2e bestuursrapportage (berap) voor de bijstelling van de begroting. Na goedkeuring door de gemeenteraad wordt de begroting hierop aangepast. 7.3 Jaarrekening In de jaarrekening wordt in de toelichting op de balans per reserve en per voorziening het verloop gedurende het jaar weergegeven. Daarnaast wordt de aard en reden van elke reserve en voorziening, de mandatering, de toevoegingen / de onttrekkingen en de afwijkingen realisatie ten opzichte van de raming toegelicht. Door de vaststelling van de jaarrekening door de gemeenteraad vindt vaststelling plaats van de gerealiseerde onttrekkingen en stortingen in reserves en voorzieningen.
Indien het voorstel is om een nieuwe reserve of voorziening in te voeren dan wordt bij het raadsvoorstel ook een afzonderlijk reserve- of voorzieningenblad opgenomen. Via een apart beslispunt wordt de gemeenteraad gevraagd een besluit te nemen voor de 5 oktober 2023
Nota reserves en voorzieningen 2023
17
instelling van de nieuwe reserve of voorziening. Ook het opheffen van een reserve of voorziening vindt plaats met een apart beslispunt in het raadsbesluit. 7.4 Weerstandsvermogen De algemene reserve is een onderdeel van de berekening van de weerstandscapaciteit. De overige reserves worden niet meegenomen in de bepaling van het weerstandsvermogen omdat hier een bestemming aan ten grondslag ligt. In de begroting en in de jaarrekening wordt in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing het weerstandsvermogen bepaald op basis van de beschikbare weerstandscapaciteit in relatie tot de mogelijke risico’s. Voor zover deze risico’s te maken hebben met gemeenschappelijke regelingen wordt dit nader toegelicht in de paragraaf Verbonden partijen. In een aantal gevallen beschikken ook deze regelingen over een weerstandvermogen om de risico’s af te dekken.
Het aanhouden van een algemene reserve bij deze partijen heeft vooral een aantal praktische doelen • Het voorkomen van administratieve lasten bij het verrekenen van beperkte positieve of negatieve resultaten; • Het voorkomen van verrassingen voor gemeenten bij een negatief resultaat wat bijdraagt aan stabiliteit en continuïteit voor zowel gemeenten als de regeling; • Beperkte financiële consequenties voor gemeenten; • Keuzevrijheid voor gemeenten; over toevoegingen en onttrekkingen aan de reserve wordt jaarlijks door de algemene besturen apart besloten. Het bepalen van de benodigde weerstandscapaciteit blijft maatwerk per gemeente.
5 oktober 2023
Nota reserves en voorzieningen 2023
18
Bijlage I: Voorstel tot harmonisatie van de reserves en voorzieningen Voorne aan Zee. Onderstaande overzicht sluit aan bij het overzicht dat onder 4.4.1 is opgenomen in de programmabegroting 2023. Naast de omschrijving en het begrote saldo is per reserve en voorziening de toelichting opgenomen zoals deze bestond in de gemeente waar de reserve of voorziening zijn oorsprong vindt. Vervolgens is een kolom opgenomen met daarin een voorstel (beslispunt) tot het opheffen, samenvoegen of in stand houden van de betreffende reserve c.q. voorziening. De laatste kolom vermeldt het saldo conform de vastgestelde jaarrekeningen van de voormalige gemeenten. Omschrijving
Saldo 1-1-2023 volgens begroting VaZ
HVS Algemene reserve
HVS Reserve kunstgrasvelden
HVS Reserve oliehuisje 5 oktober 2023
Toelichting (in oude gemeente(n))
Voorstel
Stand 1-12023 conform jaarrekeningen 2022
30.394.789 Deze reserve bevat het vrij besteedbare eigen vermogen van de gemeente. Dit vormt een buffer voor financiële tegenvallers. (Het BBV kent behalve de algemene reserve ook bestemmingsreserves. Dat zijn reserves waaraan de gemeenteraad al een bepaalde bestemming heeft gegeven).
Saldo per 1 januari 2023 storten in de nieuw te vormen reserve “Algemene reserve VaZ”;
25.713.662
606.642 Deze reserve dekt de kapitaallasten van de aangelegde kunstgrasvelden.
In de begroting 2023 VaZ is de boekwaarde per 1/1/23 van € 499.860 van het veld dat uit deze reserve werd gedekt volledig afgeschreven (i.v.m. de gewijzigde afschr.termijn) en gedekt uit de reserve (incl. € 3.499 rente). Het resterende saldo ad. €103.283 wordt gestort in de algemene reserve, dit betekent dat ultimo 2023 het saldo van de reserve nihil is en deze reserve kan worden opgeheven
606.642
Overboeking naar de “Algemene reserve VaZ.
-103.283
Toevoegen aan nieuw te vormen reserve “dekking
39.547
39.547 De dekking de kapitaallasten van de investering in
Alle begrote mutaties in deze reserve omzetten in mutaties in de nieuwe reserve. Overboeking naar de “Alge- -25.713.662 mene reserve VaZ”
Nota reserves en voorzieningen 2023
19
Omschrijving
Saldo 1-1-2023 volgens begroting VaZ
Toelichting (in oude gemeente(n))
Voorstel
het oliehuisje loopt via de Reserve Oliehuisje.
kapitaallasten VaZ”. Conform de geformuleerde uitgangspunten wordt alleen de afschrijving gedekt. Hiervoor dient de reserve in 2023 te worden verhoogd met € 1.871.
Stand 1-12023 conform jaarrekeningen 2022
Beschikking over de “Algemene reserve VaZ”
1.871
Overboeking naar de reserve “dekking kapitaallasten VaZ” HVS Reserve werkloods
327.719 Deze reserve dekt gedeeltelijk de kapitaallasten van de investering werkloods
-41.418
Toevoegen aan nieuw te vormen reserve “dekking kapitaallasten VaZ”.
327.719
Conform de geformuleerde uitgangspunten wordt alleen de afschrijving gedekt. De reserve per 1/1/23 is niet toereikend en dient om de volledige afschrijvingstermijn dekking te kunnen voorzien te worden verhoogd met € 1.049.848. Anders wordt er slechts 24% van de afschrijving gedekt.
HVS Reserve erfpachtsgronden
186.014 Bij het instellen van de reserve is conform de financiele verordening van Hellevoetsluis het volgende bepaald:
Overboeking van de “Algemene reserve VaZ”
1.049.848
Overboeking naar de reserve “dekking kapitaallasten VaZ”
-1.377.567
Gelet op de specifieke bestemming van de reserve wordt voorgesteld deze in stand te houden.
185.135
a. het specifieke doel van de reserve; b. de voeding van de reserve; c. de maximale hoogte van 5 oktober 2023
Nota reserves en voorzieningen 2023
20
Omschrijving
Saldo 1-1-2023 volgens begroting VaZ
Toelichting (in oude gemeente(n))
Voorstel
Stand 1-12023 conform jaarrekeningen 2022
de reserve; d. de maximale looptijd. Ad. a. Veiligstellen marktwaarde bij eventuele verkoop en eventueel egaliseren rente bij stijgen rentekosten boven 3,64% Ad. b. De voeding van de reserve komt uit de opbrengst erfpachtcanon Kickersbloem 3 boven rentekosten van 1,4% Ad. c. Er is geen maximale hoogte, omdat de looptijd van de erfpacht in principe eeuwigdurend is, tenzij tot verkoop van het blote eigendom wordt overgegaan. Ad. d. Eeuwigdurend, tenzij tot verkoop van het blote eigendom wordt overgegaan HVS Reserve flankerend beleid
HVS Reserve aandelen Eneco/Stedin)
5 oktober 2023
15.592 Voor de afdekking van de kosten van organisatieveranderingen, eventuele wachtgeldverplichtingen, uitvoering van de wet Poortwachter waarbij de gemeente risicodrager is voor herplaatsing van personeel en voor de gemeentelijke FPU is de reserve Flankerend Beleid ingesteld.
Conform de uitgangspunten van deze notitie kan deze reserve worden opgeheven. Het saldo wordt gestort in de “Algemene reserve VaZ”.
15.592
Overboeking naar de “Algemene reserve VaZ”
-15.592
649.133 De reserve is ingesteld bij de verkrijging van aandelen waarvoor geen koopsom behoefde te worden betaald. De bespaarde rente over de reserve wordt toegevoegd aan de middelen van de gewone dienst en vormt daarmee de dekking voor de kapitaallasten die voortvloeien uit de activering van het aandelenpakket. De reserve dient om die reden in stand te
Door de verkoop van de aandelen Eneco kan de reserve worden opgeheven.
649.133
Voorgesteld wordt het saldo te storten in de algemene reserve. Overboeking naar de “Algemene reserve VaZ”
Nota reserves en voorzieningen 2023
-649.133
21
Omschrijving
Saldo 1-1-2023 volgens begroting VaZ
Toelichting (in oude gemeente(n))
Voorstel
Stand 1-12023 conform jaarrekeningen 2022
worden gehouden en kan niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Per ultimo maart 2020 zijn de aandelen gesplitst in Eneco en Stedin. De aandelen Eneco zijn verkocht. HVS Reserve uitbreiding aandelen Evides
Voorgesteld wordt de reserve op te heffen en de rente over de boekwaarde van het aandelenpakket ten laste van de exploitatie te brengen.
1.550.363
Overboeking naar de “Algemene reserve VaZ”
-1.550.363
Subtotaal reserves Hellevoetsluis
33.768.799
WVN Algemene reserve
4.567.722 Doel / besteding: De alge- Saldo per 1 januari 2023 mene reserve is het vrij be- storten in de nieuw te vorsteedbare eigen vermogen men reserve “Algemene revan de gemeente, met als serve VaZ”; belangrijkste functie het Alle begrote mutaties in vormen van een buffer voor deze reserve omzetten in financiële tegenvallers. Re- mutaties in de nieuwe rekeningsaldi worden ten serve. gunste of ten laste van deze reserve gebracht. Overboeking naar de “Algemene reserve VaZ”
7.097.362
WVN Algemene reserve woonbedrijf
5 oktober 2023
1.550.363 De reserve is ingesteld bij de verkrijging van aandelen waarvoor geen koopsom behoefde te worden betaald. De bespaarde rente over de reserve wordt toegevoegd aan de middelen van de gewone dienst en vormt daarmee de dekking voor de kapitaallasten die voortvloeien uit de activering van het aandelenpakket. De reserve dient om die reden in stand te worden gehouden en kan niet voor andere doeleinden worden gebruikt.
3.194.892 Doel/besteding van deze reserve was: het beschikbaar hebben van middelen om eventuele exploitatietekorten te kunnen opvangen en daarmee de continuïteit van het woonbedrijf te waarborgen. De algemene
-7.097.362
M.i.v. 1 januari 2021 heeft de provincie het gebruik van deze reserve als zgn. ‘systeemreserve’ niet langer toegestaan. De saldi van de woningexploitatie mogen niet meer met de reserve worden verrekend,
Nota reserves en voorzieningen 2023
3.194.892
22
Omschrijving
Saldo 1-1-2023 volgens begroting VaZ
Toelichting (in oude gemeente(n))
Voorstel
Stand 1-12023 conform jaarrekeningen 2022
bedrijfsreserve woonbedrijf mocht uitsluitend worden gebruikt in het belang van de volkshuisvesting.
maar maken integraal onderdeel uit het jaarresultaat van de gemeente. De laatste mutatie in de reserve De reserve maakte volgens heeft plaatsgevonden in het beleid van de gemeente 2021, hierbij is een bedrag van € 5 miljoen overgeWestvoorne deel uit van boekt naar de reserve Onhet weerstandsvermogen. dersteuning maatsch.projecten OV, Rock, Tinte. Gelet op het vorenstaande heeft het in stand houden van een afzonderlijk reserve woonbedrijf geen toegevoegde waarde. Voorgesteld wordt het saldo toe te voegen aan de “Algemene Reserve VaZ”. Overboeking naar de “Algemene reserve VaZ” WVN Reserve huisvesting onderwijs locaties voormalig gemeente Westvoorne
6.397.211 Doel: Het egaliseren van de kosten van het stichten en in stand houden van schoolgebouwen. Gewenste omvang De minimum omvang wordt bepaald door de te dekken kapitaallasten. Geen maximum bepaald. Bijzonderheden Jaarlijks wordt de reserve verhoogd met de bijdrage voor huisvesting onderwijs in de algemene uitkering (storting o.b.v. historisch bepaald vast bedrag van € 518.282,-). Daarnaast worden de jaarlijkse totale werkelijke kapitaallasten en exploitatiekosten voor huisvesting onderwijs onttrokken aan deze reserve.
5 oktober 2023
-3.194.892
In principe is dit een van de reserves ter dekking van kapitaallasten. Conform de uitgangspunten dient aanpassing van de reserve plaats te vinden voor de rentelasten, zodat alleen de afschrijvingslaten worden gedekt. • Uitsterfconstructie toepassen, d.w.z. nieuwe huisvestingslasten rechtstreeks dekken binnen de exploitatie en niet via reserves. • Overige exploitatielasten niet meer dekken uit reserve maar uit de exploitatie; • de jaarlijkse storting vanuit de algemene uitkering ad.€ 481.282
Nota reserves en voorzieningen 2023
6.377.683
23
Omschrijving
Saldo 1-1-2023 volgens begroting VaZ
Toelichting (in oude gemeente(n))
Voorstel
Stand 1-12023 conform jaarrekeningen 2022
ingaande 2023 achterwege laten Rekening houdend met het vorenstaande is de reserve niet toereikend om de afschrijvingslasten van de huidige investeringen te dekken. Om een volledige dekking te realiseren is een aanvullende storting benodigd van € 3.924.070. 3.924.070 Overboeking van de “Algemene reserve VaZ” -10.301.753 Overboeking naar de reserve “dekking kapitaallasten VaZ” WVN Reserve begraafplaatsen (v/h opbrengst uitgifte eigen graven)
Aangezien de systematiek van deze reserve maar in één van 3 voormalige gemeenten werd toegepast zijn er 2 opties: 1. systematiek gaan toepassen voor alle begraafplaatsen van VaZ en daarbij Gewenste omvang Geen de baten en lasten in de minimum / maximum bebegroting aanpassen en de paald. omvang van de reserve Bijzonderheden Jaarlijks toereikend maken. worden de ontvangen koop- 2. De reserve opheffen en sommen voor eigen graven de baten en lasten geheel toegevoegd. Ter dekking verwerken in de exploitatie. van de kosten wordt jaarAlleen het gedeelte van de lijks € 50.000,- onttrokken. reserve dat de huidige afDaarnaast worden investe- schrijvingslasten in stand ringen t.b.v. de begraafhouden. Verder uitsterfconplaatsen c.q.de aula’s uit structie toepassen, d.w.z. deze reserve gedekt. dat de lasten van nieuwe investeringen t.l.v. de exploitatie komen.
977.508 Het beschikbaar hebben van middelen om de kosten van uitbreiding, vernieuwing of nieuwe aanleg van algemene begraafplaatsen in één keer uit te kunnen dekken.
982.908
Het gedeelte van de reserve dat nodig is voor de dekking van de huidige afschrijvingslasten bedraagt € 165.433. De resterende ruimte in de reserve van € 817.475 kan worden 5 oktober 2023
Nota reserves en voorzieningen 2023
24
Omschrijving
Saldo 1-1-2023 volgens begroting VaZ
Toelichting (in oude gemeente(n))
Voorstel
Stand 1-12023 conform jaarrekeningen 2022
toegevoegd aan de algemene reserve VaZ. De gemeenteraad van Westvoorne heeft in september 2021 opdracht gegeven om de maximale variant voor het optimaliseren van de aula’s bij de begraafplaatsen in Westvoorne te onderzoeken. Op basis van dit onderzoek is een voorstel voorbereid voor het beschikbaar stellen van een krediet van € 1.135.071. Bij de arhi-toetsing is door de provincie geen toestemming gegeven voor het nemen van het besluit voor een krediet in de raad. De reden daarvoor is, dat het besluit uitstelbaar was tot na de fusie per 1 januari 2023. Op dit moment er nog geen concreet voorstel in voorbereiding, daarnaast is vrije ruimte in de reserve niet toereikend om de verwacht afschrijvingslasten te dekken. Voorgesteld wordt om te kiezen voor optie 2, de reserve op te heffen en het bedrag van de vrije ruimte te storten in de algemene reserve.
WVN Reserve vlaktaks Jeugdzorg 5 oktober 2023
70.402 Doel: Het dekken van de extra kosten voor jeugdzorg in jaar t die via vlaktaks in de jaren t+2, t+3
Overboeking naar de “Algemene reserve VaZ”
-817.475
Overboeking naar de reserve “dekking kapitaallasten VaZ”
-165.433
Laatste onttrekking uit deze reserve is geraamd in de
70.402
Nota reserves en voorzieningen 2023
25
Omschrijving
Saldo 1-1-2023 volgens begroting VaZ
(v/h Sociaal Domein)
Toelichting (in oude gemeente(n))
Voorstel
Stand 1-12023 conform jaarrekeningen 2022
en t+4 in rekening worden begroting 2023, daarna is gebracht (was voorheen de de reserve uitgeput. reserve sociaal domein voor Voorgesteld wordt de reegalisatie van uitgaven en serve per 1 januari 2024 op inkomsten sociaal domein). te heffen. Gewenste omvang De minimum omvang wordt beBegroting 2023: beschikpaald door de hoogte van king ten gunste van de exde vlaktaks. ploitatie Bijzonderheden De hoogte van deze reserve is gebaseerd op de vlaktaks die t/m 2017 ontstaan is, die in de periode 2018-2021 in rekening zal worden gebracht.
-70.402
De koppeling tussen de inkomsten via het gemeentefonds enerzijds en de geraamde budgetten voor sociaal domein anderzijds is losgelaten. Maar doordat nu al bekend is dat we de komende jaren extra hoge bijdragen voor jeugdzorg gaan betalen i.v.m. de vlaktaks die nog over 2015, 2016 en 2017 betaald moeten worden in de periode 2017 t/m 2021, wordt voorgesteld die bedragen (die al redelijk in te schatten zijn) in de reserve beschikbaar te houden, om deze lasten voor de komende jaren te kunnen dekken. Voorstel In stand houden totdat de heffingen via vlaktaks afgerond zijn, daarna de reserve opheffen. WVN Reserve parkeerfonds
5 oktober 2023
48.050 Het realiseren van parkeer- Een dergelijke reserve beplaatsen uit de bijdragen stond maar in 1 gemeente. die daar, door derden, bij Gelet op de geringe omwijziging van bestemmings- vang wordt voorgesteld de plannen voor betaald wor- reserve op te heffen en te den. Gewenste omvang: Nota reserves en voorzieningen 2023
48.050
26
Omschrijving
Saldo 1-1-2023 volgens begroting VaZ
Toelichting (in oude gemeente(n))
Voorstel
Stand 1-12023 conform jaarrekeningen 2022
Geen minimum / maximum storten in de algemene rebepaald. Op termijn moeserve. ten alle kapitaallasten geAandachtspunt is nog het dekt kunnen worden. Bijharmoniseren van de bijzonderheden Bij (herinrich- dragen van derden, die na tings)projecten kunnen par- opheffen van de reserve tijen de verplichting tot het rechtstreeks t.g.v. de exrealiseren van parkeerploitatie komen. plaatsen afkopen. De ontvangen afkoopsommen worden in deze reserve ge- Overboeking naar de “Algemene reserve VaZ” stort. WVN Reserve kapitaallasten voormalig gemeente Westvoorne
5 oktober 2023
-48.050 8.342.593
De reserve heeft, hoewel 8.342.593 In de vergadering van de raad van Westvoorne 22 ja- de naam anders doet vernuari 2020 is besloten de moeden, geen directe relaaandelen Eneco te verkotie met de kapitaallasten pen. Op 25 maart 2020 is van investeringen. De omuit deze verkoop € 21,2 vang heeft een relatie met miljoen ontvangen. Op 4 de rentelasten van door november 2020 heeft de Westvoorne afgesloten gemeenteraad de bestem- langlopende leningen in de ming van deze incidentele begroting. De (aflopende) middelen bepaald. onttrekkingen aan de re1. Een bedrag van € 10,1 serve loopt nog tot 2036. miljoen is toegevoegd aan De provincie heeft de ontde algemene reserve trekkingen destijds aangemerkt als structureel dek2. Een bedrag van € 6,1 kingsmiddel. miljoen is toegevoegd aan De aannames die destijds de reserve kapitaallasten zijn gedaan zijn, mede in ter dekking van jaarlijkse relatie tot de herindeling, rentelasten 3. Een bedrag van € 5 mil- achterhaald. joen is toegevoegd aan de Voorgesteld wordt om het in 2020 ingestelde bestem- saldo van de reserve per 31 december 2023 toe te voemingsreserve ondersteuning maatschappelijke pro- gen aan de “Algemene reserve VaZ”. De dekking die jecten Oostvoorne, Rochierdoor wegvalt in de kanje en Tinte.
(meerjaren)begroting kan Doel van de onder 2 geworden gecompenseerd noemde storting was om door een storting in de remet het inzetten van de in- serve “dekking kapitaallascidentele verkoopopbrengst ten VaZ”. De omvang van van de Eneco aandelen een deze storting moet zodanig zijn dat de hieraan te relabijdrage te leveren om de teren afschrijvingen van inmeerjarige begrotingstevesteringen jaarlijks gemidkorten op te lossen deld gelijk zijn aan de thans voorziene dekking. Nota reserves en voorzieningen 2023
27
Omschrijving
Saldo 1-1-2023 volgens begroting VaZ
WVN Reserve t.b.v. dekking alg. dienst 2015-2026
Toelichting (in oude gemeente(n))
Voorstel
De oorspronkelijke berekeningen van de benodigde reserve kapitaallasten om de structurele rentelasten te verlagen zijn gebaseerd op de volledige leningenportefeuille van Westvoorne met een gemiddelde restant looptijd van 17 jaar en de toenmalige marktrente.
De geraamde onttrekking 2023 (opgenomen in de begroting 2023) wordt nog verwerkt via de reserve “dekking kapitaallasten VaZ”
875.000 De stille reserve van het woonbedrijf gedeeltelijk inzetten voor het dekken van de begroting door verkoop van woningbezit. Gewenste omvang Per 3112-2026 is het saldo van deze reserve € 0,-. Bijzonderheden Kadernota 2013: gedurende een periode van 10 jaar jaarlijks 5 woningen van het woonbedrijf te verkopen en deze verkoopwinst ten gunste te laten komen aan de algemene dienst. De geraamde opbrengst die hiervoor in de begroting is opgenomen is € 625.000,- per jaar.
Stand 1-12023 conform jaarrekeningen 2022
Overboeking naar de reserve “dekking kapitaallasten VaZ”
-1.010.147
Overboeking naar de reserve “Algemene reserve VaZ”
-7.332.446
Deze reserve kan niet worden aangemerkt als een kapitaallastendekkingsreserve aangezien er geen sprake is van de dekking van kapitaallasten en is daarmee dus in principe geen structureel dekkingsmiddel. De provincie heeft in het verleden besloten deze onttrekking niet te corrigeren en te blijven aanmerken als structureel (t/m 2026).
875.000
Voorgesteld wordt om deze reserve toe te voegen aan de nieuw te vormen reserve “dekking kapitaallasten VaZ” en de onttrekking bij deze reserve gelijk te houden aan de thans geldende.
Nadat bekend werd dat de verkoop van het woonbedrijf niet doorging, is beslo- Overboeking naar de reserve “dekking kapitaallasten de opbrengst uit verkoop van woningen geleide- ten VaZ” lijk af te bouwen de komende jaren. Het woningbedrijf draagt gedurende 10 jaar voor € 625.000,per jaar bij aan de dekkingsmiddelen voor de begroting van de gemeente door verkoop van 5 woningen per jaar van het woonbedrijf. 5 oktober 2023
Nota reserves en voorzieningen 2023
-875.000
28
Omschrijving
Saldo 1-1-2023 volgens begroting VaZ
Toelichting (in oude gemeente(n))
Voorstel
Stand 1-12023 conform jaarrekeningen 2022
Deze opbrengst wordt vervolgens gedurende 14 jaar ingezet als dekkingsmiddel van de algemene dienst. Deze opbrengst wordt de eerste 4 jaar voor 100% opgenomen in de begroting van de algemene dienst. Vanaf 2017 wordt 90% van € 625.000,- opgenomen als dekkingsmiddel in de begroting en wordt 10% van de opbrengst gestort in een nieuw te vormen bestemmingsreserve “Verkoop huurwoningen”. In 2018 wordt dit 85% in de begroting en 15% storting in de reserve en zo verder t/m 2022. De geraamde opbrengst uit verkoop van woningen van het woonbedrijf wordt op deze manier vanaf 2017 afgebouwd. Vanaf 2023, als er geen opbrengsten meer zijn uit verkoop van huurwoningen, kan er nog gedurende 4 jaar (t/m 2026) een bijdrage uit de reserve als dekkingsmiddel worden onttrokken. Op basis van het grote aantal verkopen in 2013 en 2014 heeft het woonbedrijf de totale meerjarenopbrengst toen direct gerealiseerd en is dit bedrag in de reserve gestort, waarna er alleen nog de jaarlijkse onttrekking ten gunste van de begroting van de algemene dienst plaatsvindt. Bij het vaststellen van de begroting 2017 heeft de raad een amendement ingediend om het saldo dat in deze reserve zat over te 5 oktober 2023