Jaarstukken Brielle 2022 definitief

88

Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen

Uit het beleidskader voortgevloeide (financiële) consequenties Voor een betere aansluiting met het MOP en het verhogen van de beheersbaarheid zijn de budgetten nader onverdeeld in: - algemeen onderhoud (klein- en reparatie-onderhoud) - cyclisch onderhoud (planmatig) - onderhoudsabonnementen (periodieke contracten) De onderhoudslasten zijn over een lange periode in beeld gebracht. In een periode van 30 jaar zullen alle vervangingen minimaal 1 keer uitgevoerd moeten worden. Als de jaarlijkse onderhoudslasten in die periode een grote variatie laten zien, kan ter egalisatie van de lasten een onderhoudsvoorziening worden ingesteld. Voor de periode 2021-2024 zijn conform het MOP de benodigde budgetten één op één in de begroting opgenomen.

Beheer Het onderhoudsbeheer van de gemeentelijke gebouwen zag er in 2022 als volgt uit:

Lasten

Begroot

Werkelijk

Verschil

Markt 7

35.015

33.962

1.053

Dijckhuis Vierpolders

36.090

47.109

-11.019

Dukdalf BRES

685.452

287.790

397.662

Franschestraat 1a

210

142

68

Garage Langestraat

680

649

30

Huisvesting binnendienst

109.910

57.176

52.734

Huisvesting buitendienst

70.940

22.969

47.971

Jacobskerk

50.810

3.316

47.494

500

0

500

0

4.261

-4.261

Kruithuis Langestraat 31 Lijnbaan 17

650

456

194

Maarland NZ 104

20.500

21.958

-1.458

Maarland ZZ 91

9.960

1.059

8.901

Nettenpakhuis

1.820

1.341

479

Rozemarijnstraat 42 – Infirmerie

3.990

1.357

2.633

Rozemarijnstraat 42a

1.600

2.022

-422

Rozemarijnstraat 46 – Arsenaal

18.010

8.845

9.165

Sportzaal Reede

8.000

12.513

-4.513

Sportzaal Trompstraat

42.676

31.665

11.011

Stadhuis/museum

108.403

103.368

5.035

1.205.216

641.958

563.258

Eindtotaal

Verkeers- en straatnaamborden Inleiding Door Syntrophos wordt een beheerprogramma geïmplementeerd bij de gemeenten op Voorne-Putten. Als alles goed functioneert worden ook alle verkeersborden in de gemeente in het beheersysteem opgenomen. Een en ander vindt plaats in overleg met de buurgemeenten. Inmiddels is een eerste inventarisatie uitgevoerd. Deze is in het kader van de Binnenstad- en Havenvisie geactualiseerd.

89

Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen

De verwachte levensduur van de borden, rekening houdend met vandalismeschade, is als volgt: ▪

Verkeersborden

8 jaar

▪

Onderborden

8 jaar

▪

Straatnaamborden

10 jaar

▪

Komborden

10 jaar

▪

Verkeersbordpalen

20 jaar

Lasten In 2022 is € 51.730 geraamd voor vervanging en onderhoud (verkeers)borden. Hiervan is € 47.675 besteed. .

90

Paragraaf Financiering

F

inanciering

Algemeen Ingevolge artikel 13 van het BBV bevat deze paragraaf in ieder geval de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille en geeft inzicht in de rentelasten, het renteresultaat, de wijze waarop rente aan investeringen, grondexploitaties en taakvelden wordt toegerekend en de financieringsbehoefte. De financieringsparagraaf is sinds 1 januari 2001 verplicht in de begroting. Deze verplichting hangt samen met de invoering per die datum van de Wet FIDO (financiering decentrale overheden). De financieringsparagraaf in samenhang met het in artikel 212 van de Gemeentewet voorgeschreven treasurystatuut vormt een belangrijk instrument in het transparant maken, en daarmee voor het sturen, beheersen en controleren, van de financieringsfunctie. Het treasurystatuut geeft de infrastructuur voor de inrichting van de financieringsfunctie. De uitwerking vindt zijn weerslag in de financieringsparagraaf in de begroting en in de jaarstukken. In de financieringsparagraaf worden de beleidsplannen aangegeven met betrekking tot het kasbeheer, gemeentefinanciering en het risicobeheer. Uitgangspunt is dat de plannen voldoen aan de richtlijnen van de Wet FIDO.

Verloop financieringstekort/overschot Net als in voorgaande jaren is er in Brielle sprake van een financieringsoverschot. Het financieringssaldo (=investeringen minus reserves, voorzieningen, leningen o/g en waarborgsommen) is per ultimo 2022 bijna -€ 25 miljoen. Dit is een indicatie dat er op korte termijn geen vaste geldlening hoeft te worden afgesloten.

Ontwikkeling leningenportefeuille Zoals uit het onderstaande overzicht "Mutaties vaste schuld" blijkt, bedraagt het totaal van de leningenportefeuille per 31 december 2022 € 1,3 miljoen. Er zijn in 2022 geen nieuwe leningen aangegaan. Mutaties vaste schuld

2022

(Bedragen x € 1000) Saldo per 1-1

2.271

Nieuwe leningen Reguliere aflossingen

964

Vervroegde aflossingen

0

Renteaanpassing (oud percentage) Renteaanpassing (nieuw percentage) Omzetting vast naar vlottend Omzetting vlottend naar vast Saldo per 31-12

1.307

Gemiddelde rente %

5,01%

91

Paragraaf Financiering

Ontwikkelingen lopende leningen, Op basis van artikel 6 van de wet Fido mag het renterisico op de vaste schuld de renterisiconorm niet overschrijden. Het percentage van de renterisiconorm zoals vastgelegd in de Uitvoeringsregeling Financiering decentrale overheden is bepaald op 20% van het begrotingstotaal met een minimum van € 2,5 miljoen (artikel 2 van de Uitvoeringsregeling Financiering decentrale overheden). Renterisiconorm en renterisico's van de vaste schuld per 1-1-2022 Renterisico op vaste schuld (bedragen x € 1000)

2022

1a. Renteherziening op vaste schuld o/g

0

1b. Renteherziening op vaste schuld u/g

0

2. Netto renteherziening op vaste schuld (1a-1b)

0

3a. Nieuw aangetrokken vaste schuld (o/g)

0

3b. Nieuw verstrekte lange leningen (u/g)

0

4. Netto nieuw aangetrokken vaste schuld (3a-3b)

0

5. Betaalde aflossingen

964

6. Herfinancieringen (laagste van 4 en 5)

0

7. Renterisico op vaste schuld (2+6)

0

Renterisiconorm 8. Stand van de vaste schuld per 1 januari

2.271

9. Het bij ministeriële regeling vastgestelde percentage

20%

10. Renterisiconorm (omvang begroting per 1-1-2022 € 80.352)

16.070

Toets renterisiconorm 10. Renterisiconorm

16.070

7. Renterisico op vaste schuld

0

11. Ruimte (+) / Overschrijding (-) (10-7)

16.070

Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet is het maximumbedrag waarmee de gemeente haar (kapitaal-) uitgaven mag financieren met kortlopende financieringsmiddelen (vlottende schuld). Deze limiet is het bedrag dat gelijk is aan 8,5% van het totale bedrag van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar. Dit percentage is overeenkomstig de bepaling in artikel 2 van de wet Financiering decentrale overheden (FIDO). Onder vlottende of korte schuld worden schuldtitels gerekend met een looptijd korter dan 1 jaar. Bijvoorbeeld: daggelden kasgeldleningen en rekening-courantkrediet. Zowel in de begroting als in het jaarverslag dient een overzicht te worden opgenomen waarin de werkelijke omvang van de kasgeldlimiet getoetst aan de wettelijke norm uit hoofde van Wet FIDO. Als grondslag van de wettelijk toegestane omvang van de kasgeldlimiet wordt aangehouden de omvang van de jaarbegroting per 1 januari 2022 voor het gehele begrotingsjaar. Voorts wordt de toegestane omvang van de kasgeldlimiet vastgesteld op het vigerende percentage zoals dat bij ministeriële regeling wordt vastgesteld. Tenslotte wordt het aldus berekende bedrag getoetst aan de werkelijke omvang van de kasgeldlimiet. Indien de werkelijke omvang lager is dan de wettelijke toegestane

92

Paragraaf Financiering omvang, is er sprake van ruimte; indien de werkelijke omvang hoger is dan de wettelijke toegestane omvang, is er sprake van overschrijding. Toetsing kasgeldlimiet Omvang begroting per 1 januari 2022 € 80.352.000 (= grondslag)

Bedragen in € (x 1000) per kwartaal 1e kw

2e kw

3e kw

4e kw

80.352

80.352

80.352

80.352

- in procenten van de grondslag

8,50%

8,50%

8,50%

8,50%

- in bedrag

6.830

6.830

6.830

6.830

Opgenomen gelden < 1 jaar

0

0

Schuld in rekening-courant

3.487

116

0

0

Gestorte gelden door derden < 1 jaar

0

0

0

0

Overige geldleningen niet zijnde vaste schuld

0

0

0

0

4

5

9

9

945

834

519

398

(4) Totaal netto vlottende schuld (2) - (3)

2.538

-723

-528

-407

Toegestane kasgeldlimiet (1)

6.830

6.830

6.830

6.830

Ruimte (+) / Overschrijding (-); (1) - (4)

4.292

7.553

7.358

7.237

(1)Toegestane kasgeldlimiet

(2) Omvang vlottende korte schuld 0

0

(3) Vlottende middelen Contante gelden in kas Tegoeden in rekening-courant Overige uitstaande gelden < 1 jaar Toets kasgeldlimiet

93

Paragraaf Financiering

Rentelasten en renteresultaat 2022 De externe rentelasten over korte en lange financiering

118.687

De externe rentebaten (incl. rente risico-opslagpercentage KZC/geldlening Syntrophos)

-104.768

Saldo rentelasten en rentebaten

13.919

De rente die aan de grondexploitatie moet worden doorberekend

-71.056

De rente van projectfinanciering i.v.m. toerekening aan het betreffende taakveld

0

De rentebaat van verstrekte leningen

0

Aan taakvelden toe te rekenen externe rente Rente over eigen vermogen

-57.137 6.051.995

Rente over voorzieningen

0

Totaal aan taakvelden toe te rekenen rente

5.994.858

De aan taakvelden toegerekende rente (renteomslag)

-5.223.646

Renteresultaat op het taakveld Treasury (-/- =voordeel)

771.212

Wijze van toerekening van rente Investeringen en taakvelden Het gehanteerde percentage voor 2022 voor toerekening aan investeringen bedraagt 5,0%. De rentelasten van het betreffende activa worden doorbelast naar de betreffende taakvelden. Rente over het eigen vermogen Het gehanteerde percentage aan het eigen vermogen bedraagt 5,0%. Grondexploitaties De toegestane toe te rekenen rente aan bouwgrond in exploitatie wordt gebaseerd op de daadwerkelijk te betalen rente over het vreemd vermogen. De berekende rente is als volgt bepaald: het gewogen gemiddelde rentepercentage van de bestaande leningenportefeuille van de gemeente, naar verhouding vreemd vermogen / totaal vermogen. De toe te rekenen rente aan de grondexploitaties is in 2022 0,70%. Aan de complexen die rubriceren als materiële vaste activa wordt het omslagpercentage in rekening gebracht, te weten 5%.

94

Paragraaf Bedrijfsvoering

B

edrijfsvoering

Inleiding Bedrijfsvoering bestaat traditioneel uit de onderdelen personeel, informatisering, ITsystemen, administratie, juridische zaken, communicatie, organisatie, financieel beheer en huisvesting. Het betreft het geheel van functies dat dient ter sturing of ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.

Ambitie college Voor een slagvaardige ambtelijke organisatie is een goede bedrijfsvoering essentieel. Stabiliteit en innovatie, en dat kan goed hand in hand gaan, zijn de elementen waar wij ons op richtte in de bedrijfsvoering. Na de stop in de ontwikkeling naar de ambtelijke fusie hebben we een flinke start gemaakt om onze eigen organisatie verder te ontwikkelen tot aan de start van de voorbereidingen van de fusie Vele initiatieven zijn ontplooid en hebben een aanzet gekregen in de ontwikkeling van onze organisatie. Een in het oog springend punt daarin is de aandacht voor de financiele huishouding. Uitgangspunt was het streven naar een duurzaam financieel gezonde gemeente. Met een solide financieel beleid waarbij structurele uitgaven worden gedekt door structurele inkomsten.

Ontwikkeling organisatie In 2019 is de organisatie gestart de ontwikkeling van de eigen organisatie na de stop van de ambtelijke fusie op Voorne. Hiervoor is BOOST (Brielse Organisatie Ontwikkeling Sterk en Toekomstbestendig) in het leven geroepen. Onder de noemer BOOST streven we naar een efficiënte, open, wendbare en opgavegerichte organisatie. We streefden naar een organisatie met een zo optimaal mogelijke match tussen het werk (opgaven) en de mensen (professionals) die aan deze organisatie verbonden zijn. Een organisatie die flexibel kan reageren op nieuwe of veranderende opgaven. Een organisatie die inzet op het talent en vakmanschap van medewerkers om te komen tot een excellente dienstverlening aan de samenleving van Brielle. De ontwikkeling wordt in een viertal projecten vorm gegeven, te weten: 1. Versterk de basis 2. Versterk de interne en externe communicatie 3. Realiseer een wendbare en opgavengerichte organisatie 4. Realiseer een efficiënte en effectieve organisatie Nadat duidelijk werd dat de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne zouden gaan fuseren is de inzet voor de ontwikkeling van de Brielse organisatie overgegaan op de ontwikkeling van de nieuwe organisatie Voorne aan Zee. In dit traject hebben we ook weer dankbaar gebruik gemaakt van alle ervaringen uit de Brielse organisatieontwikkeling.

95

Paragraaf Bedrijfsvoering In 2022 is in het kader van continuiteit naar de nieuwe gemeente toe heel veel werk verzet. Een belangrijke opdracht was de basis op orde brengen in de nieuwe gemeente van o.a. processen en dienstverlening. Om dit te bewerkstelligen was een stevige projectorganisatie opgezet.

Corona Als gemeentelijke organisatie zijndiverse maatregelen genomen om veilig te kunnen werken. Het uitgangspunt was thuiswerken en er was altijd de mogelijkheid om op kantoor te komen als dat nodig is. Maatregelen zijn genomen zoals desinfectie, looprichtingen en aangepast schoonmaakprotocol. Deze maatregelen zijn voor alle gemeentelijke gebouwen ingevoerd. Ook voor bezoekers zijn afspraken gemaakt en worden de brancheprotocollen gevolgd (musea, zwembad, culturele centra). Kantoorwerk in een Corona-arme omgeving is niet meer hetzelfde als voor de uitbraak van Corona. We gaan niet meer terug naar de oude situatie maar we gaan vooruit naar een meer hybride situatie van thuiswerken en op kantoor zijn. Het stadskantoor was daar al snel op ingericht en ook de ondersteuning van het personeel (ICT) was snel op orde. In Voorne verband is dit ‘nieuwe werken’ zoveel mogelijk met elkaar afgestemd zeker ook met het ook op de voorbereidingen van de nieuwe gemeente Voorne aan Zee

Financiële verordeningen De gemeenteraad moet nadere regels stellen met betrekking tot de bedrijfsvoering. Dat is bepaald in de Gemeentewet en in het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten. In de Gemeentewet wordt dit expliciet aangegeven bij de volgende onderwerpen: •

artikel 212: Versterking beleidsmatig karakter financiële verordening. Deze verordening is door de gemeenteraad vastgesteld op 26 november 2019.

•

artikel 213: Versterking aandacht voor rechtmatigheid door het opnemen van een rechtmatigheid oordeel en de accountantsverklaring. Versterking aandacht van de raad voor de rechtmatigheid, de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen. Deze verordening is door de gemeenteraad vastgesteld op 11 november 2003;

•

artikel 213a: Verordening over periodiek onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid. Deze verordening is door de gemeenteraad vastgesteld op 9 maart 2004;

•

lokale rekenkamerfunctie: een commissie van de raad of een zelfstandige instelling die doelmatigheid – en doeltreffendheid – en incidenteel rechtmatigheidsonderzoeken doet naar het gemeentelijk beleid.

96

Paragraaf Bedrijfsvoering

Personeel en organisatie Formatie Onderstaand een overzicht van de werkelijke bezetting van de (financiële) formatie in 2022 ten opzichte van de geraamde formatieruimte 2022 (1 fte is gelijk aan een werkweek van 36 uur)

Omschrijving

Begroting

Rekening

verschil

gemeentesecretaris

1,00

1,00

0,00

griffie

1,67

2,39

0,72

ambtenaren burgerlijke stand

0,10

0,10

0,00

4,11

4,00

domein BZM (afd.hoofd + controller + coordinator website + bestuursadviseur+ secretaresse OR)

-0,11

Trainees (tot aan fusie)

2,00

1,0

-1,00

bureau BOA

12,92

14,03

1,11

bureau P&O

4,37

1,93

-2,44

bureau IZ

9,14

8,14

-1,00

bureau Financiën

6,89

6,89

0,00

Domein samenleving projectleider +controller)

2,00

2,00

0,00

afdeling beleid

6,66

6,60

-0,06

afdeling burgerzaken

4,65

3,43

-1,22

afdeling voorzieningen

15,29

12,84

-2,45

afdeling Dukdalf

21,00

17,13

-3,87

afdeling museum

3,56

3,78

0,22

4,00

4,00

afdeling Ruimtelijke ontwikkeling

21,12

19,12

-2,00

afdeling beheer openbare ruimte

35,40

34,36

-1,04

Totaal formatietijdseenheden

155,86

142,74

-13,12

Domein grondgebied (programmamanager + projectleider + controller + mdedew. )

0,00

Toelichting: Het verschil tussen de formatie en de werkelijke bezetting is te verklaren uit het feit dat richting de naderende fusie gekozen is voor inhuur van personeel ingeval van vertrek c.q. pensioen van medewerkers waarvoor formatie in de organisatie aanwezig was.

Beheersing fraude risico Het beheersen van fraude risico’s worden toegepast binnen de reguliere processen van de gemeente Brielle. Extra aandacht is gegeven aan de risico’s op internet fraude. Ook nog in het jaar 2022 is dit een belangrijk onderwerp geweest binnen de organisatie. De FG en de CISO hadden hier een belangrijke rol in.

97

Paragraaf Bedrijfsvoering

ICT Per 1 maart 2013 is de gemeenschappelijke regeling Syntrophos van start gegaan. Hiermee zijn de taken die door de gemeente worden uitgevoerd op het gebied van ICT, telefonie, geo-informatie en management (ondersteunende) taken ophouden te bestaan binnen de gemeente en overgegaan naar het shared service center. Verdere informatie omtrent de relatie met Syntrophos is vermeld bij de paragraaf verbonden partijen.

Verantwoording Informatiebeveiliging ENSIA Deze paragraaf biedt inzicht in de wijze waarop de bedrijfsvoering plaatsvindt vanuit financiële aspecten, personele aangelegenheden en de organisatie. ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) is een gezamenlijk project van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, de VNG, gemeenten, het ministerie van Sociale Zaken & Werkgelegenheid en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (DGBRW). ENSIA heeft tot doel het verantwoordingsproces over informatieveiligheid bij gemeenten verder te professionaliseren door het toezicht te bundelen en aan te sluiten op de gemeentelijke Planning & Control-cyclus. Hierdoor heeft het gemeentebestuur meer overzicht over de stand van zaken van de informatieveiligheid en kan het hier ook beter op sturen. Single Information Audit Uitgangspunt van ENSIA is de single information audit. Dit betekent dat één keer per jaar de zelfevaluatielijsten worden ingevuld. De informatie wordt gebruikt voor de horizontale verantwoording richting gemeenteraad en de diverse verticale verantwoordingslijnen richting departementen.

98

Paragraaf Bedrijfsvoering

Horizontale verantwoording Met de resolutie “Informatieveiligheid, randvoorwaarde voor de professionele gemeente” van 2013 hebben de gemeenten afgesproken de Baseline Informatieveiligheid Gemeenten (BIG) te implementeren. Deze baseline is de kern van de verantwoording over informatieveiligheid aan de gemeenteraad. 2019 is het laatste jaar dat er verantwoording over de BIG werd afgelegd. Vanaf 2020 gebeurt op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De horizontale verantwoording bestaat uit de zelfevaluatie, een IT-audit, een verklaring van het College van B&W en een passage over informatieveiligheid in het jaarverslag. De verticale verantwoording Over de BRP en Reisdocumenten, Suwinet, BAG, BGT, BRO, WOZ en DigiD moeten gemeenten ook verantwoording afleggen. Dit noemen we de ‘verticale verantwoording’. De horizontale verantwoording richting gemeenteraad vormt hiervoor de basis. De normen van de BIO en de specifieke normen van de BRP, PUN, Suwinet, BAG, BGT, BRO, WOZ en DigiD zijn opgenomen in de zelfevaluatievragenlijst. In deze vragenlijsten zijn ook vragen over niet-informatieveiligheids- aspecten van genoemde stelsels opgenomen, zodat deze niet op een apart moment hoeven te worden beantwoord. In het kader van ENSIA informeert het college van B en W de gemeenteraad over informatieveiligheid in het jaarverslag.

De verantwoording aan de gemeenteraad is de laatste stap in het ENSIA-proces en wordt jaarlijks herhaald. Over het jaar 2022 is het de zesde keer dat op deze wijze verantwoording wordt afgelegd. ENSIA wordt steeds verder uitgebreid.

99