Jaarrekening 2022 Accountantsverslag 2022 gemeente Brielle

Accountantsverslag 2022 Gemeente Brielle

Aan de gemeenteraad van de gemeente Voorne aan Zee Postbus 13 3220 AA Hellevoetsluis

Geachte leden van de gemeenteraad,

Onderwerp Accountantsverslag 2022

Wij hebben de controle van de jaarrekening 2022 van de (voormalige) gemeente Brielle afgerond. De jaarrekening van gemeente Brielle is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Voorne aan Zee. Met dit accountantsverslag informeren wij u over onze belangrijkste controlebevindingen. Wij hebben de belangrijkste bevindingen op 28 juni 2023 besproken met de auditcommissie van de gemeente Voorne aan Zee.

Datum 13 juli 2023

Bij de jaarrekening 2022 hebben wij op 13 juli 2023 een goedkeurende controleverklaring voor het aspect getrouwheid en een verklaring met beperking voor het aspect rechtmatigheid afgegeven.

Kenmerk 312017019.23.284

Ons accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in de beoordeling van de jaarrekening 2022. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden en diverse besprekingen die wij met uw medewerkers hebben gevoerd. Voor de goede orde vermelden wij dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Wij maken u erop attent dat voor dit accountantsverslag een beperkte verspreidingskring geldt. Het accountantsverslag is uitsluitend bestemd voor de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. Wij geven u toestemming om dit accountantsverslag (zonder de persoonlijke handtekening) te publiceren via de agenda’s van de raadscommissies en de gemeenteraad.

Met vriendelijke groet, Publieke Sector Accountants B.V. ValidSigned door W. Kalkman RA op 13-07-2023

Was getekend: W. Kalkman RA

Publieke Sector Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 69411409.

Inhoudsopgave

Contact De volgende personen kunnen benaderd worden bij vragen met betrekking tot dit accountantsverslag: Wouter Kalkman

1. Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij......................................1 2. Financiële positie en resultaat ................................................................6 3. Bevindingen eindejaarscontrole............................................................10 4. Interne beheersing ...............................................................................20

06 – 2127 2977

5. Overige aangelegenheden ....................................................................25

wkalkman@psa-ra.nl

6. Verplichte tabel SiSa.............................................................................33

Amar Iqbal 06 – 4003 1051 aiqbal@psa-ra.nl

1.

Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij

312017019.23.284 - 3

1.Onze controleaanpak en de uitkomsten daarbij Reikwijdte van de controle

Met de opdrachtbevestiging van 9 september 2022 (kenmerk 312017019.22.257) heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2022. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van gemeente Brielle. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Onze controle wordt verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), met het door de gemeenteraad van gemeente Brielle op 27 oktober 2021 vastgestelde ‘Controleprotocol 2021 -2022’ en het daarbij behorende ‘Normenkader 2022’, dat op 19 oktober 2022 door de gemeenteraad van gemeente Brielle is vastgesteld, en in overeenstemming met het Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Controlestandaarden en de Regeling Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT). Tijdens de uitvoering van de oorspronkelijke controleplanning hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2022 voldoende voor de doelstelling van onze controle.

De wijze waarop wij de materialiteit bepaald hebben is gebaseerd op de maximaal toe te passen marges voor de Materialiteitsbepaling is bepaald overeenkomstig de accountantscontrole, zoals deze zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (het Bado). Bij onze controle van de jaarrekening 2022 hebben wij daarom de volgende goedkeuringstoleranties gehanteerd: aandachtspunten jaarrekeningcontrole 2022

Bron: jaarrekening 2022

Fouten

Goedkeuringsmaterialiteit

€ 1.001.000

Onzekerheden

€ 3.003.000

De gemeenteraad heeft in het ‘Controleprotocol 2021 - 2022’ de rapporteringstolerantie vastgesteld op € 100.000.

Onze aanpak is gericht op risico’s

Voor de jaarrekeningcontrole 2022 onderkennen wij een aantal risico’s en aandachtspunten, die een verhoogd (bruto) risico met zich mee (kunnen) brengen op een materiële fout in uw jaarrekening en die een mogelijke impact op de bedrijfsvoering kunnen hebben. De risico’s en aandachtspunten zijn hieronder weergegeven.

312017019.23.284 - 1

Opname van een risicogebied of aandachtspunt in deze opsomming betekent niet dat er sprake is van risico’s die zich daadwerkelijk voordoen, maar zijn enkel bedoeld om aan te geven dat wij hier tijdens onze controle (extra) aandacht aan hebben besteed. Aandachtspunten voor deze jaarrekening ▪ Bestaan en waardering van activa als gevolg van schattingselementen (inschatting van levensduur en restwaarden). ▪ De waardering en risico inschatting met betrekking tot lopende grondexploitaties, inclusief de geldende regels rondom het tussentijds winstnemen. ▪ Verwerking van reservemutaties als gevolg van wijzigingen in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV in 2018. ▪ De verantwoording en waardering van voorzieningen (personeelsvoorzieningen en onderhoudsvoorzieningen) in relatie tot de aanwezigheid van actuele beheerplannen en andere onderbouwingen. ▪ Uw fiscale positie in het kader van de vennootschapsbelasting (Vpb). ▪ “Management override of controls”. Dit betreft de mogelijkheid die het management heeft om specifieke controlemaatregelen te omzeilen, bijvoorbeeld door memoriaalboekingen of het schattingsproces. De specifieke aandacht voor dit risico is voorgeschreven vanuit de controlestandaarden en is niet uniek voor de gemeente Brielle. ▪ De naleving van de (Europese) aanbestedingsregels.

▪ Risico’s en onzekerheden in het sociaal domein, waaronder prestatielevering Wet Maatschappelijke Ondersteuning (hierna: Wmo) en de Jeugdwet. ▪ De actualiteit van de gevoerde administratie(s), gericht op de betrouwbaarheid van de (tussentijdse) informatievoorziening. ▪ De herindeling per 1 januari 2023. Het inschatten als significant risico is inherent aan deze posten en is niet direct een gevolg van verwachte leemten in de interne beheersing van uw gemeente. Ook is sprake van inschattingen van bruto risico’s, alvorens eventuele beheersmaatregelen zijn genomen. Ter voorkoming van een materiële fout in de jaarrekening heeft u voor bovenstaande risicogebieden beheersmaatregelen getroffen. Wij hebben ons bij de controle gericht op de opzet en het bestaan van de door u ingerichte beheersingsomgeving, die deze risico’s moeten verkleinen. Voor een toelichting op een aantal onderkende risico’s en aandachtpunten verwijzen wij naar hoofdstuk 3. ‘Bevindingen eindejaarscontrole’. Daarnaast verwijzen wij u naar onze bevindingen in hoofdstuk 4. ‘Interne beheersing’.

De baten en lasten, alsmede Op basis van uw normenkader hebben wij de naleving van het financieel rechtmatigheidskader voor uw gemeente gecontroleerd. Hierbij zijn materiële bijzonderheden geconstateerd bij het onderwerp naleven van de regels rond de Europese balansmutaties, zijn niet aanbestedingswetgeving. Bij onze jaarrekeningcontrole hebben wij aan de hand van een door uw gemeente uitgevoerde volledig rechtmatig tot crediteurenanalyse (spendanalyse) gecontroleerd of de Europese aanbestedingswetgeving gedurende het boekjaar 2022 is stand gekomen nageleefd. Op basis van de spendanalyse constateren wij dat voor 13 dossiers de Europese aanbestedingsregels niet zijn nageleefd voor een bedrag van € 1.041.000.

312017019.23.284 - 2

Wij hebben daarnaast geconstateerd dat de baten ten aanzien van diverse specifieke uitkeringen onjuist zijn verwerkt in de jaarrekening. Tevens zijn de lasten, facturen ontvangen in 2023 die betrekking hebben op 2022, in de jaarrekening onvolledig verantwoord. In totaliteit komt dit neer op een rechtmatigheidsfout van €274.000 en een getrouwheidsfout van €133.000. Op het onderdeel Overzicht Algemene Dekkingsmiddelen is verder sprake van een overschrijding van de begroting (lasten) voor een bedrag van € 880.000. Deze begrotingsrechtmatigheidsfouten werken niet door in ons rechtmatigheidsoordeel. Onze conclusie is derhalve dat de baten en lasten, alsmede de balansmutaties, niet volledig rechtmatig zijn in de jaarrekening 2022. Voor een nadere duiding verwijzen wij u naar hoofdstuk 3.

De jaarrekening voldoet aan het BBV

Significante verslaggevingsgrondslagen en de toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie en de baten en lasten van gemeente Brielle. Daarnaast vereisen zij van het college van burgemeester en wethouders het toepassen van oordeelsvorming ten aanzien van moeilijke, subjectieve en complexe posities, die vaak – vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken – inherent onzeker zijn. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van gemeente Brielle zijn uiteengezet in de jaarstukken 2022 in onderdeel ‘Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling’. Wij hebben het door het college van burgemeester en wethouders toegepaste proces voor belangrijke verslaggevingsgrondslagen geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving beoordeeld. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsgrondslagen en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent zijn gebruikt: de jaarstukken voldoen aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

Geïdentificeerde fouten in de jaarstukken

Naar aanleiding van onze jaarrekeningcontrole resteren er ongecorrigeerde afwijkingen. Door ons gerapporteerde bevindingen zijn materieel (dus hebben invloed op de strekking van onze controleverklaring). De overige bevindingen zijn naar onze mening van belang voor uw beoordeling van de jaarstukken en de verdere kwaliteitsverbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing. Voor nadere toelichting hierop verwijzen wij naar het onderdeel ‘Goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid en een verklaring met een beperking voor rechtmatigheid’ in dit rapport (zie hierna). Voor de (niet materiële) fouten en tekortkomingen in de jaarstukken verwijzen wij u naar de diverse onderdelen van dit rapport.

Goedkeurende controleverklaring voor

Wij zijn van oordeel dat de jaarstukken 2022 van gemeente Brielle een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2022 als van de activa en passiva op 31 december 2022 in overeenstemming met het BBV. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2022 niet in alle van materieel belang zijnde aspecten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de in de relevante wet- en regelgeving 312017019.23.284 - 3

getrouwheid en een verklaring met een beperking voor rechtmatigheid

opgenomen bepalingen, zoals opgenomen in het normenkader (zoals besloten door de gemeenteraad op 19 oktober 2022). Dit komt door fouten door het niet voldoen aan de Europese aanbestedingswetgeving en het onjuist verantwoorden van de baten bij specifieke uitkeringen en het onvolledig verantwoorden van de lasten in de jaarrekening 2022. Hierbij geldt als voorwaarde dat de door ons gecontroleerde jaarrekening ongewijzigd door de gemeenteraad wordt vastgesteld. Wij verzoeken u derhalve ons een door voorzitter en de griffier ondertekend besluit van de vastgestelde jaarrekening te verstrekken. Mochten nog wijzigingen worden aangebracht in de definitieve versie van de jaarrekening dan dienen wij deze te beoordelen alvorens onze controleverklaring hierbij mag worden opgenomen. Voor de volledigheid hebben wij hieronder een overzicht met de geconstateerde controleverschillen opgenomen (inclusief de gehanteerde goedkeuringstoleranties, zoals eerder in dit hoofdstuk toegelicht): Aard van de fouten (x € 1.000)

Rechtmatigheid

Getrouwheid

Fouten Het niet voldoen aan de Europese aanbestedingswetgeving Onvolledigheid lasten

1.041 56

56

218

77

Totaal fouten

1.315

133

Goedkeuringstolerantie voor fouten

1.001

1.001

200

200

3.003

3.003

Onjuist verantwoorde baten specifieke uitkeringen

Onzekerheden Totaal onzekerheden ( Wmo en Jeugd) Goedkeuringstolerantie voor onzekerheden

312017019.23.284 - 4

2.

Financiële positie en resultaat

312017019.23.284 - 5

2.Financiële positie en resultaat De vermogenspositie van uw gemeente neemt in absolute zin af

In het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen (dat bestaat uit de algemene reserve en de bestemmingsreserves) worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten in 2022 bedraagt € 6,5 miljoen nadelig. Per saldo is tussentijds € 9,2 miljoen aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2022 € 2,7 miljoen voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans.

Eigen vermogen (in € 1.000)

2022

2021

2020

2019

2018

Eigen vermogen per 1 januari

121.039

124.320

109.853

113.258

124.795

Tussentijdse resultaatbestemming

-/- 9.230

-/- 10.205

10.189

-/- 8.123

-/- 12.489

2.714

6.924

4.278

4.718

952

Totaal (‘gerealiseerd saldo van baten en lasten’)

-/- 6.516

-/- 3.281

14.467

-/- 3.405

-/- 11.537

Eigen vermogen per 31 december

114.523

121.039

124.320

109.853

113.258

Gerealiseerd resultaat

De tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de toevoegingen aan en onttrekkingen uit de reserves, in overeenstemming met de besluiten van uw gemeenteraad. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2022 88% van het balanstotaal (op 1 januari 2022 87% van het balanstotaal). Hierbij dient opgemerkt te worden dat circa € 99 miljoen van het eigen vermogen reeds is bestemd. In de toelichting op balans bij het onderdeel eigen vermogen van de jaarrekening geeft het college van burgemeester en wethouders een nadere toelichting op de mutaties in het eigen vermogen over het jaar 2022. Wij verwijzen u naar deze toelichting.

312017019.23.284 - 6

Als signaalwaarde voor de solvabiliteitsratio geldt volgens de VNG een percentage van 20%. Bij een solvabiliteitsratio lager dan 20% bevindt de gemeente zich op glad ijs. In de begroting 2022 heeft de gemeenteraad de solvabiliteit bepaald op 84% en op basis van de jaarrekening 2022 bedraagt de solvabiliteit 88%. De solvabiliteit is derhalve 4 procentpunt hoger dan begroot.

Resultaat 2022 is beïnvloed door reservemutatie(s)

Het feitelijke saldo van baten en lasten in een boekjaarjaar wordt weergegeven als het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente ook het gerealiseerd resultaat. Dit is het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het boekjaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse toevoegingen aan reserves. De toevoegingen aan dan wel onttrekkingen uit reserves vinden plaats op basis van de door u genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de bestuurlijke besluitvorming. Concreet betekent dit voor uw gemeente het volgende: Exploitatieresultaat (in € 1. 000) Totale baten

58.443

Totale lasten

64.960

Gerealiseerde saldo van baten en lasten (nadelig)

6.517

Af: toevoegingen aan reserves

32.444

Bij: onttrekkingen uit reserves

41.674

Saldo mutaties reserves (per saldo onttrekking)

9.230

Gerealiseerd resultaat (voordelig)

2.713

Het overzicht van baten en lasten over 2022 laat een nadelig gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten van € 6,5 miljoen zien, ten opzichte van een begroot (na wijziging) nadelig saldo van € 14,0 miljoen. Dit is een voordeel van € 7,5 miljoen. Het gerealiseerd resultaat ad € 2,7 miljoen voordelig is afzonderlijk op de balans onder het eigen vermogen opgenomen. In de jaarstukken wordt op diverse plaatsen een nadere toelichting gegeven op de totstandkoming van het gerealiseerd resultaat en worden de verschillen tussen de begroting (na wijziging) en de gerealiseerde baten en lasten verklaard. Wij verwijzen u naar deze toelichtingen.

312017019.23.284 - 7

Het nadelige saldo van baten en lasten 2022 (resultaat vóór bestemming) is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Door het effect van de incidentele baten en lasten buiten beschouwing te laten, ontstaat meer inzicht in de reguliere baten en lasten. Het inzicht in de reguliere baten en lasten is van belang, omdat het een betere indicatie geeft van de toekomstige baten en lasten, overigens zonder rekening te houden met beleidswijzigingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten is eveneens inzicht in de incidentele baten en lasten gegeven. Kortheidshalve verwijzen wij u naar deze uiteenzetting. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit Het college van vanwege ingeschatte risico’s. De beschikbare weerstandscapaciteit heeft het college van burgemeester en wethouders bepaald op burgemeester en € 12,4 miljoen. wethouders kwalificeert het weerstandsvermogen als De inventarisatie van risico’s die in de paragraaf “Weerstandsvermogen en risicobeheersing” (in het jaarverslag) is opgenomen, geeft ruim voldoende om de een indicatie van de financiële omvang van de belangrijkste (specifieke) risico’s, inclusief een kans inschatting van het zich voordoen van het geïdentificeerde risico, om zo de benodigde weerstandscapaciteit te kunnen bepalen.

Daarbij wordt een doorlopend inzicht onderkende risico’s af te gegeven in de grootste risico’s (qua kans en financiële impact) voor uw gemeente, en wordt aangegeven welke risico’s zijn kunnen dekken verdwenen en/of nieuw zijn geïdentificeerd. Ook wordt een inhoudelijke toelichting gegeven op nieuw gedefinieerde en gewijzigde risico’s in de top van de grootste risico’s. Hieruit volgt een bedrag aan gewenste weerstandscapaciteit (risico-omvang) van afgerond € 6,7 miljoen. De weerstandscapaciteit bedraagt € 12,4 miljoen. De weerstandsratio bedraagt 1,9 en is naar de mening van het college van burgemeester en wethouders ruim voldoende. Wij verwijzen u voor de onderkende risico’s en de kwantificering daarvan naar de paragraaf “Weerstandsvermogen en risicobeheersing”. Overigens merken wij hierbij op dat de gewenste weerstandscapaciteit, de weerstandscapaciteit en de weerstandsratio niet aan accountantscontrole of een beoordelingsopdracht zijn onderworpen.

312017019.23.284 - 8

3.

Bevindingen eindejaarscontrole

312017019.23.284 - 9

3.Bevindingen eindejaarscontrole Oplevering is verder verbeterd

Bij de start van de controle van de jaarrekening 2022 op 5 juni 2023 waren de concept jaarstukken 2022 gereed. De oplevering van de onderbouwende stukken was niet helemaal volledig, maar wel kort na de start alsnog aangeleverd. Ten opzichte van vorig jaar heeft uw gemeente wederom stappen gezet in het proces van samenstellen van de jaarstukken. Het zelflerend vermogen bij het proces samenstellen jaarstukken is daarmee voldoende. Wij merken op dat als gevolg van de herindeling het samenstel- en controleproces een ingewikkeld proces is gebleken, dat door een gezamenlijke inspanning net voor 15 juli 2023 is afgerond. Dit hebben wij ook besproken met uw auditcommissie op 28 juni 2023. Na de start van de controle van de jaarrekening 2022 hebben wij de volledige en constructieve, prettige medewerking van uw organisatie gehad.

Europese aanbestedingen: rechtmatigheidsfouten van in totaal € 1.041.000

In het kader van de verbijzonderde interne controle heeft uw organisatie een grondige analyse van de opdrachtverleningen uitgevoerd, met als doel om vast te stellen of uw gemeente aan de richtlijnen rondom Europese aanbesteding heeft voldaan. Wij hebben vooraf met uw medewerkers afspraken gemaakt op welke wijze de spendanalyse dient te worden geanalyseerd. Op basis van de spendanalyse constateren wij dat voor 13 dossiers de Europese aanbestedingsregels niet zijn nageleefd. Wij merken op dat de bevindingen grotendeels zijn geconstateerd door uw gemeente en grotendeels voortkomen uit financiële beheershandelingen van voor 2022. De rechtmatigheidsfout komt uit op een bedrag van € 1.041.000 (2021: € 1.714.000). Het betreft de volgende inkopen: Soort Groenvoorziening Afvalstromen Binnenstad Havenvisie GREX inhuur Inhuur juridisch advies Onderhoud gebouwen Totaal

Rechtmatigheidsfout 2022 € 233.000 € 170.000 €0 €0 € 223.000 € 415.000 € 1.041.000

Rechtmatigheidsfout 2021 € 903.000 € 223.000 € 158.000 € 199.000 € 161.000 € 70.000 € 1.714.000

312017019.23.284 - 10

Verder merken wij op dat het college een aantal dossiers op het gebied van inhuur personeel heeft ondergebracht onder een raamovereenkomst die Europees is aanbesteed. Hierdoor zijn deze dossiers niet meer onrechtmatig in 2022. Wij hebben uw college in onze managementletters geadviseerd over de stappen die u kunt zetten in het proces rondom de rechtmatigheid van aanbestedingen. Op basis van onze werkzaamheden bij de jaarrekening hebben wij nog een enkele adviezen ter verbetering van de huidige analyse en gebruiksvriendelijkheid ten behoeve van de controle. ▪ Om de huidige analyse van het college verder te verbeteren adviseren wij u om het college een spendanalyse op te laten stellen die in overeenstemming is met de SDO-notitie inzake aanbestedingsrechtmatigheid. Via het expertisecentrum aanbesteden PIANOo van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat is inmiddels een voorbeeldbestand beschikbaar gesteld. In dit voorbeeld is vervat hoe het college handen en voeten geeft aan hetgeen is opgenomen in de SDO-notitie, waaronder de opdeling naar opdrachten en het onderbouwen van subsidies en bijdragen aan gemeenschappelijke regelingen. ▪ Wij adviseren u om het college te verzoeken om ook na het uitvoeren van Europese aanbestedingen contracten te blijven monitoren en voldoende aandacht te hebben voor contractbeheer

Grondexploitaties

Een belangrijke post in de jaarrekening van de gemeente Brielle is de voorraad grondexploitaties. Door de invloed van parameters (o.a. indexering, fasering, rente, prijs), die bepalend zijn voor toekomstige kosten en opbrengsten, hebben wij tijdens de controle bijzondere aandacht besteed aan de grondexploitaties. De risico’s voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot de zogenoemde vijf P’s: ▪ Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt. Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn. ▪ Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in woningbehoefte en vraag naar bedrijventerreinen. Is er een kritische analyse van de ‘mix’ van aanbod van bedrijventerreinen en woningen (huur, koop, vrije kavels, appartementen, etc.) in de projecten, in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente? ▪ Prijs: de verkoopprijzen van woningen zijn momenteel enorm hoog. Hoe vertaalt dit zich in grondprijzen en wat zijn de verwachtingen op de (middel-)lange termijn, bijvoorbeeld door ontwikkelingen in de hypotheekrente(aftrek) en de COVID19 crisis. ▪ Plankosten: zijn de geraamde kosten die voor de grondexploitaties gemaakt moeten worden realistisch.

U kunt hierbij denken aan de totstandkoming van de ramingen van bijvoorbeeld civieltechnische werken en interne plankosten. ▪ Parameters: zijn de gehanteerde kosten- en opbrengstenindexaties in lijn met de actuele marktontwikkelingen en zijn de renteparameter en disconteringsvoet in overeenstemming met de voorschriften in het BBV.

312017019.23.284 - 11

De grondexploitaties zijn door uw gemeente voor de jaarrekening 2022 met deze uitgangspunten opnieuw doorgerekend (geactualiseerd), en waar nodig zijn door uw college de verwachtingen bijgesteld, waarmee tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet worden getroffen. Bouwgronden in exploitatie Uw gemeente heeft ultimo boekjaar 2022 3 in exploitatie opgenomen bouwgronden ( in boekjaar 2021 waren het er 4). In het boekjaar is het project Seggelant afgesloten. De actieve bouwgronden in exploitatie zijn verantwoord onder de voorraden op de balans en opgenomen in de paragraaf grondbeleid. De projecten verschillen in omvang, complexiteit en risico’s die aan de waardering van deze grondexploitaties zijn verbonden. De bruto boekwaarde bedraagt na de winstneming van € 37.000 in 2022 per 31 december 2022 in totaal € 10,1 miljoen. Er is sprake van 2 verliesvoorzieningen voor het complex Glassanering en Dorpshart Zwartewaal voor in totaal € 5,3 miljoen. De netto boekwaarde per ultimo 2022 komt daarmee uit op € 4,8 miljoen. De onzekerheden die met de resultaten van grondexploitaties samenhangen, ontstaan doordat de waardering (en daarmee de te nemen winsten en verliezen) gebaseerd zijn op schattingen.

De omvang van de in de toekomst nog te realiseren opbrengsten en kosten is hier een belangrijk factor in. Uw gemeente verwacht de komende jaren nog voor € 7,8 miljoen aan investeringen te doen. Dit heeft voornamelijk betrekking op het complex Dorpshart Zwartewaal (€ 6,3 miljoen) en het complex Jan Matthijssenlaan (€ 1,4 miljoen). De nog te realiseren opbrengsten in de komende jaren bedragen € 13,3 miljoen. Hierbij merken wij op dat het project Glassanering loopt tot en met 2023 en de verwachte opbrengsten voor dit project € 5,7 miljoen bedragen. In het project Dorpshart Zwartewaal verwacht de gemeente tot met einde looptijd 2027 nog € 5,8 miljoen aan opbrengsten. Oude Goote In november 2022 is de faciliterende grondexploitatie Oude Goote vastgesteld en is een anterieure overeenkomst afgesloten. Het bestemmingsplan wordt in 2023 vastgesteld. Gezien dit project niet kwalificeert als actieve grondexploitatie is dit project niet verantwoord onder de voorraden, maar is dit verspreid onder de materiële vaste activa (gronden) en de overlopende posten verantwoord in de jaarstukken. Risico’s bouwgronden in exploitatie niet gedaald Wij controleren de waardering van de grondexploitaties aan de hand van een risicoanalyse. In deze analyse betrekken wij de omvang van de nog te realiseren kosten en opbrengsten, de looptijd van de projecten, afwijkingen van het MPG ten opzichte van eerdere

312017019.23.284 - 12

jaren, het effect van de parameters, programmering, winstnemingen en verliesvoorzieningen. Op basis van deze risicoanalyse zijn wij van mening dat de risico’s ondanks de afname van het aantal projecten niet is afgenomen. Glassanering Voor het project Glassanering heeft zich een nieuwe kandidaat gemeld voor de resterende 16ha. Met deze partij wordt een opbrengst van in totaal € 5,6 miljoen verwacht. Gezien de historie blijft de daadwerkelijke levering van de resterende gronden een risico voor de gemeente. Dorpshart Zwartewaal Voor het project Zwartewaal is in de jaarrekening een verliesvoorziening gevormd van circa € 1 miljoen, ten opzichte van een positief resultaat van € 0,1 miljoen voorgaand jaar. Op basis van de risicoanalyse van de gemeente blijkt dat uw gemeente risico’s loopt waarbij de kans dat deze zich voordoen kleiner is dan 50%. Deze risico’s worden door uw gemeente meegenomen bij de bepaling van het weerstandsvermogen van de gemeente. Ten aanzien van dit project heeft u naast de voorziening een gewogen risico van € 0,7 miljoen opgenomen als onderdeel van het benodigde weerstandsvermogen. Zie voor een verdere toelichting paragraaf Grondbeleid en Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing.

Memorandum parameters grondexploitaties De gemeente Brielle beoordeelt jaarlijks of de gehanteerde parameters (rente, verkooptempo grond, grondprijzen, etc.) nog realistisch zijn in de huidige economische omstandigheden. U heeft in het MPG op hoofdlijnen de gebruikte parameters toegelicht, dit is een verbetering ten opzichte van voorgaand jaar. Echter adviseren wij conform voorgaande jaren om jaarlijks een memorandum parameters grondexploitatie op te stellen en middels objectieve rapportages uw keuzes, binnen de bandbreedtes van deze rapportages, te motiveren en vast te laten stellen door het college.

SiSa: zorg voor beter grip en monitoring op uw inkomende subsidies

De SiSa-bijlage is een verplicht onderdeel van de jaarrekening (artikel 24 lid 3c) en betreft een format voor de verantwoording van meerdere specifieke uitkeringen tegelijk. De afgelopen jaren is een trend te zien dat er steeds meer (incidentele) specifieke uitkeringen worden verstrekt aan gemeenten vanuit het Rijk. U heeft daarom net als meerdere gemeenten moeite om een volledig dossier aan te leveren bij de verantwoording van al deze regelingen. Om de verantwoording en de onderbouwing hiervan in betere banen te leiden hebben wij de volgende aandachtspunten voor u: ▪ Draag zorg voor voldoende inzicht in de stand van zaken per specifieke uitkering. Idealiter zijn de vakinhoudelijke teams op de hoogte van de subsidievereisten en sturen zij bij gedurende het jaar. ▪ Draag zorg voor voldoende kennis omtrent de werkwijze en verwachtingen vanuit het Rijk en uw accountant inzake de SiSabijlage, bij uw SiSa-coördinator en betrokken financieel consulenten. Betrek hierbij ook de 2e en 3e lijn die een zichtbare inhoudelijke controle gaan uitvoeren, voordat de gegevens aan de accountant worden overgedragen. 312017019.23.284 - 13

Het college is bezig met het verder op orde brengen en het verbeteren van de informatiebeveiliging voor de gemeente Voorne aan Zee – bijzonder aandacht voor dwingende aanbeveling vanuit BIOaudit

U bent bezig met het verder op orde brengen en het verbeteren van de informatiebeveiliging voor de gemeente Voorne aan Zee – bijzonder aandacht voor dwingende aanbeveling vanuit BIO-audit. BIO-audits In het kader van de verdere verbetering van uw informatiebeveiliging heeft naar aanloop van de gemeentelijke herindeling per 1 januari 2023 zowel een BIO-audit plaatsgevonden bij de gemeenschappelijke regeling SSC Syntrophos als bij de gemeente Brielle. Op basis van dit onderzoek blijkt dat er meerdere aandachtspunten zijn ter verdere verbetering, zowel bij de gemeenschappelijke regeling als bij de gemeente Brielle. Wij hebben vernomen dat deze aandachtspunten zijn meegenomen in het verbeterplan (roadmap) voor de gemeente Voorne aan Zee. Op 20 december heeft de CISO van gemeente Brielle een presentatie houden (Opdrachtgever-Opdrachtnemer overleg) over de beoogde roadmap en de financiële middelen die hiervoor benodigd zijn. Wij vragen in het bijzonder uw aandacht voor de dwingende aanbeveling vanuit de BIO-audit bij SSC Syntrophos in het kader van cryptografie, beoordeling van technische naleving van beveiligingsnormen en risico’s, bescherming van transacties in toepassingen en het periodiek beoordelen van toegangsrechten in de systemen. Wij adviseren u de noodzakelijke acties voor de nieuwe gemeente Voorne aan Zee uit te zetten.

IT-audit Over het boekjaar 2022 heeft het college geen IT-audit laten uitvoeren op de voor de jaarrekening relevante automatiseringsapplicaties, behoudens de reguliere ENSIA-audit. Wij hebben het college geadviseerd om een IT-audit te laten uitvoeren als nulmeting, gericht op het (integraal) inzicht krijgen in de noodzakelijke eisen in het kader van de betrouwbaarheid van het systeem van geautomatiseerde (financiële) gegevensverwerking. Dit kan de organisatie verder helpen bij het professionaliseren en inrichten van controles gericht op de effectiviteit van de IT General Controls (ITGC’s).

Begrotingsrechtmatigheid is Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2022, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. adequaat toegelicht in de jaarrekening De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moet door de gemeenteraad zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet.

Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan de gemeenteraad, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van de gemeenteraad.

312017019.23.284 - 14

Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV. Een belangrijk uitgangspunt is dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Essentieel is dat de gemeenteraad nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat de gemeenteraad geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet worden betrokken bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden afgegeven. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. Daarnaast moet de accountant deze kostenoverschrijdingen, waarvan het college van burgemeester en wethouders in de jaarrekening moet aangeven dat de gemeenteraad deze nog dient te autoriseren, in het verslag van bevindingen aan de orde stellen.

Extra lasten die zijn gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor de ruimte bieden, terwijl deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten en waarbij de gemeenteraad nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig en tellen mee in het oordeel van de accountant. Dit is bij uw gemeente overigens niet aan de orde. Begrotingsafwijkingen, met uitzondering van investeringskredieten, werken niet door in de controleverklaring In totaal heeft uw gemeente € 74,6 miljoen aan lasten begroot na wijziging (excl. reservemutaties), tegenover € 65,0 miljoen aan gerealiseerde lasten in 2022. Dit is in totaal een onderschrijding van € 9,6 miljoen (13%). Aan baten had uw gemeente een bedrag van € 60,6 miljoen begroot na wijziging, tegenover € 58,4 miljoen aan gerealiseerde baten in 2022. Het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten komt daarmee op € 6,5 miljoen nadelig. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen op het niveau waarop de gemeenteraad de begroting autoriseert. In uw geval is dat op programmaniveau, waarbij er sprake is van hogere lasten op de programma’s: ▪

Overzicht Algemene Dekkingsmiddelen ad € 880.000 (interne doorbelasting rente naar taakvelden)

Naast overschrijdingen van lasten op deze programma’s, zijn ook op onderdelen meer baten gerealiseerd dan begroot. Over de baten rapporteren wij in deze paragraaf niet, omdat dit geen onderdeel uitmaakt van het criterium begrotingsrechtmatigheid zoals de richtlijnen voorschrijven. De overschrijdingen op de lasten zijn onrechtmatig, maar tellen niet mee in het oordeel van de accountant. De begrotingsrechtmatigheid omvat ook de overschrijdingen op investeringskredieten. Deze hebben zich in 2022 niet voorgedaan. Wij verwijzen voor een inhoudelijke en meer specifieke analyse van de begrotingsafwijkingen naar de toelichtingen die zijn opgenomen in de jaarrekening, waarin een analyse van de (begrotings-) afwijkingen en de begrotingsrechtmatigheid 2022 is opgenomen.

312017019.23.284 - 15

Te betalen vennootschapsbelasting

Uitgangspunt in uw jaarrekening is dat geen sprake is van activiteiten die onder de vennootschapsbelastingplicht vallen. Het college van burgemeester en wethouders heeft voor 2022 geen vennootschapsbelastingverplichting ingerekend. Overigens adviseren wij u om bij nieuwe en gewijzigde activiteiten de vennootschapsbelastingverplichting blijvend te actualiseren. Hieronder valt ook een periodieke toets of uw “grondbedrijf” door de ondernemerspoort gaat. In dit kader laat uw gemeente dit periodiek toetsen door een extern deskundige.

Wet normering topinkomens (WNT)

De Wet normering topinkomens (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging over € 216.000 niet te boven gaat. Daarnaast dienen gemeenten het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. Met ingang van boekjaar 2018 dienen ook de ontvangen vergoedingen die bij andere WNT plichtige instellingen zijn ontvangen te worden verantwoord in de WNT-verantwoording. Aangezien het voor ons niet mogelijk is de volledigheid vast te stellen van de dienstbetrekkingen en de ontvangen vergoedingen, is in de Regeling Controleprotocol WNT opgenomen dat wij de anticumulatiebepaling niet hoeven te controleren.

In onze controleverklaring is dit ook als zodanig toegelicht. De naleving van de anticumulatiebepaling maakt derhalve geen onderdeel uit van de controle van de accountant. De WNT-toezichthouders kunnen hier wel zelfstandig onderzoek naar doen en zo nodig handhavend optreden. In 2022 is voor geen van de topfunctionarissen en overige medewerkers sprake van een overschrijding van de grensbedragen. Bij de controle van de WNT-verantwoording 2022 stelden wij wel vast dat er geen sprake was van een (zichtbare) interne controle op de opgestelde WNT-verantwoording. Wij vragen uw aandacht voor de inhoudelijke controle, bijvoorbeeld het beoordelen van de juistheid van de looncodes die wel of niet zijn meegenomen en de zichtbare vastlegging van het uitgevoerde controlewerk. In het kader van de WNT attenderen wij u erop dat u de plicht heeft om uiterlijk 1 juli 2023 uw WNT-verantwoording over het kalenderjaar 2022 via internet op een algemeen toegankelijke wijze openbaar te maken. Indien op grond van andere op de verantwoordelijke van toepassing zijnde regelgeving of een besluit een later tijdstip waarop het financieel verslaggevingsdocument openbaar moet worden gemaakt geldt, is die latere datum de uiterlijke datum van openbaarmaking. 312017019.23.284 - 16

Geen fouten en onzekerheden met betrekking tot de SiSabijlage, met uitzondering van regeling B2. Daarnaast een kwalitatieve bevinding.

Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit accountantsverslag over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2022 onder Single information, Single audit (SiSa) vallen. Wij doen dit met een tabel, die in overeenstemming met de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa ook opgenomen moet worden als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Per regeling is hierin aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Wij hebben deze tabel in hoofdstuk 6 ‘Verplichte tabel SiSa’ opgenomen. Wij merken op dat wij geen fouten of onzekerheden hebben geconstateerd die groter zijn dan € 125.000 (of groter dan de rapporteringsgrens) zoals voorgeschreven via de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa, met uitzondering van de onzekerheden bij de regeling B2. Zie hiervoor hoofdstuk 6. In dat kader merken wij tevens op dat er meerdere overlopende posten in het kader van de specifieke uitkeringen SiSa niet juist en of volledig zijn opgenomen. Hiervoor is een fout voor rechtmatigheid opgenomen van € 218.000 en voor getrouwheid een fout van € 77.000. Zie onze foutenevaluatie in hoofdstuk 1. Er is geen sprake van formeel M&O-beleid Wet Inburgering in 2022. Dit is een kwalitatieve bevinding die wij moeten rapporteren.

Lasten zijn niet volledig verantwoord in de jaarstukken

Op basis van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden blijkt dat uw gemeente voor circa € 56.000 aan lasten niet heeft verantwoord in de jaarstukken 2022. Het betreft meerdere facturen die na de afsluiting van de financiële administratie in het nieuwe jaar 2022 zijn binnengekomen. Gezien de geringe omvang per factuur heeft de gemeente ervoor gekozen om deze niet meer te verwerken in de jaarrekening. Wij hebben voor een bedrag van € 56.000 opgenomen in het overzicht met controleverschillen. Hiervoor verwijzen wij u naar hoofdstuk 1 van dit rapport.

Prestatielevering Wmo en jeugdlokaal niet geheel kunnen vaststellen: Onzekerheid van € 200.000

Het vaststellen dat de prestaties in het kader van de Wmo en jeugdlokaal zijn geleverd moet op twee manieren worden vastgesteld. Enerzijds via de verantwoording van Wmo en jeugdlokaal van de zorginstelling. Bij deze verantwoordingen is op basis van het controleprotocol Wmo boven de € 125.000 een controleverklaring van de accountant van de zorginstelling toegevoegd. De accountant stelt onder andere vast dat de zorg is geleverd. Anderzijds door bij verantwoordingen zonder controleverklaring, of in die gevallen waar geen goedkeurende controleverklaring is verstrekt met opmerkingen over de prestatielevering, het college aanvullende controles uit te laten voeren om vast te stellen dat de prestatie zijn geleverd. Een voorbeeld is om via een telefonische enquête vast te stellen dat de cliënt de zorg heeft ontvangen of het implementeren van een evaluatiemoment in het proces rondom Wmo en jeugdlokaal. Het college heeft dit jaar, in tegenstelling tot voorgaand jaar, deze aanvullende controles op o.a. prestatielevering niet uitgevoerd. Voor de zorginstellingen waarbij geen controleverklaring is opgeleverd resteert een onzekerheid. Deze bedraagt in totaal € 200.000.

312017019.23.284 - 17

M&O-beleid: inzake TOZO en Wet inburgering geen formeel vastgesteld beleid door gemeente Brielle

De uitvoering van de regeling Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (TOZO) is belegd bij de gemeente Rotterdam (RBZ-Meergemeenten) middels mandaat. Bij de uitvoering in mandaat geldt in principe dat het M&O-beleid van de verantwoordende gemeente (gemeente Brielle) van toepassing is. Op basis van gesprekken met uw medewerkers en het accountantsverslag en controlememorandum van de accountant van de gemeente Rotterdam stellen wij vast dat geen sprake is van specifiek en vastgesteld beleid op het gebied van M&O door de gemeente Brielle. De gemeente Brielle en de andere RBZ-Meergemeenten liften mee op het M&O-beleid van de gemeente Rotterdam. De accountant van gemeente Rotterdam heeft vastgesteld dat de gemeente Rotterdam maatregelen heeft getroffen op het gebied van M&O. Daarnaast heeft de accountant van de gemeente Rotterdam testwerkzaamheden uitgevoerd om vast te stellen of de IB-maatregelen zoals geïdentificeerd gedurende het hele jaar hebben gewerkt. Hieruit komen geen bijzonderheden. Wet Inburgering In het kader van de Wet Inburgering is de uitvoering belegd bij de gemeente Nissewaard middels mandaat. Bij de uitvoering in mandaat geldt in principe dat het M&O-beleid van de verantwoordende gemeente (gemeente Brielle) van toepassing is.

In de aanloop naar de invoering hebben wij geconstateerd dat de gemeente Brielle samen met de andere fusiegemeenten een beleidsstuk Veranderopgave Inburgering Voorne-Putten hebben opgesteld. Dit is in 2022 niet vertaald naar formeel vastgesteld beleid.

312017019.23.284 - 18

4.

Interne beheersing

312017019.23.284 - 19

4.Interne beheersing Kernboodschappen interim- Naar aanleiding van de interim-controle hebben wij een managementletter uitgebracht. Voor een nadere duiding van onze opmerkingen en aanbevelingen uit de managementletter 2022 verwijzen wij daarnaar. Hieronder hebben wij de controle managementsamenvatting opgenomen.

312017019.23.284 - 20

RechtmatigheidsVerantwoording 2023

In de meicirculaire 2018 (en de daarna verschenen informatie en besluiten) heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (hierna ministerie BZK) aangegeven dat met ingang van het boekjaar 2023 het college een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening moet afgeven. Tot en met de jaarrekening 2022 geeft de accountant bij de jaarrekening van uw gemeente een controleverklaring af, met daarin een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid. Dat tweede oordeel, de rechtmatigheid, verdwijnt vanaf de jaarrekening 2023. Het ministerie van BZK heeft via de nieuwsbrief IBI (nummer 109, juni 2022) aangegeven dat de introductie van de rechtmatigheidsverantwoording uitgesteld wordt tot in ieder geval de jaarrekening 2023. Inmiddels is duidelijk dat dit ook het definitieve invoeringsjaar is. Dit betekent dat vanaf dan onze controleverklaring alleen een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording die door het college in de jaarrekening wordt opgenomen) bevat. Vanaf het verslagjaar 2023 moet het college zichzelf over rechtmatigheid verantwoorden. In de jaarrekening dient daartoe de rechtmatigheidsverantwoording te worden opgenomen. In de paragraaf Bedrijfsvoering kan een uitgebreidere toelichting op rechtmatigheidsbevindingen door het college worden gegeven.

In onze managementletter zijn wij ingegaan op wat dit allemaal voor uw gemeente betekent. De belangrijkste punten hebben wij hierna samengevat en, waar noodzakelijk, aangevuld met recente ontwikkelingen: ▪

Voor de rechtmatigheidsverantwoording heeft de commissie BBV een model tekst ontwikkeld. Met dit verplichte model moet het college zich verantwoorden over de rechtmatigheid, eventuele afwijkingen en onduidelijkheden. Relevant hiervoor is de “verantwoordingsgrens”. Dit is het bedrag, dat ligt tussen 0% en 3% van de lasten, inclusief toevoegingen aan reserves, waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden gerapporteerd door het college. Fouten en onduidelijkheden (zie verderop in dit onderdeel) worden niet bij elkaar opgesteld.

▪

In de paragraaf Bedrijfsvoering moet vervolgens een toelichting worden gegeven op de afwijkingen en de maatregelen die het college neemt om deze in de toekomst te voorkomen. Een rapporteringsgrens kan gebruikt worden om geconstateerde fouten die onder de verantwoordingsgrens vallen toch inzichtelijk te maken voor de gemeenteraad. De gemeenteraad zou bijvoorbeeld kunnen bepalen dat deze afwijkingen door het college moeten worden vermeld in de paragraaf Bedrijfsvoering. Door deze laatste afwijkingen in de paragraaf Bedrijfsvoering te rapporteren, informeert het college de gemeenteraad over de kwaliteit van de interne beheersing en de uitkomsten daarvan. Meer hierover kunt u ook lezen in de Notitie Bedrijfsvoering van de commissie BBV.

▪

Een belangrijke wijziging met betrekking tot het normenkader is dat vanaf 2023, het normenkader expliciet door de gemeenteraad moet worden vastgesteld.

312017019.23.284 - 21

▪

De commissie BBV heeft inmiddels de herziene kadernota uitgebracht (hierna Kadernota rechtmatigheid 2023), waarin zij haar visie geeft over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording. Het doel is uiteindelijk dat de gemeente zelfstandig de in de Kadernota rechtmatigheid 2023 benoemde rechtmatigheidscriteria (het begrotingscriterium, het M&O-criterium en het voorwaardencriterium) afdekt. In paragraaf 1.4 van de Kadernota rechtmatigheid 2023 is een tiental stellige uitspraken gedaan en zijn zeven aanbevelingen gedaan. Deze worden in de Kadernota rechtmatigheid 2023 verder uitgewerkt. Deze stellige uitspraken en aanbevelingen kunnen u helpen bij de verdere implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording binnen uw gemeente. Een aantal van deze stellige uitspraken en aanbevelingen willen wij graag onder de aandacht brengen: o

o

De kadernota 2023 introduceert het begrip ‘onduidelijkheden’. Dit begrip geeft aan dat er situaties zijn waarin het ook voor het college niet duidelijk is of er rechtmatig gehandeld is. Deze moeten dan worden toegelicht en worden gewogen door het college. In de Kadernota wordt ook ingegaan op de toepassing van tolerantiegrenzen, afwijkingen en de weging hiervan. Deze begrippen zijn vooral van belang voor uw intern controleplan.

▪

De commissie adviseert ook fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf Bedrijfsvoering. Hierover heeft de commissie BBV in de Notitie Bedrijfsvoering meer geschreven.

▪

De invoering betekent eveneens dat de verordeningen 212, 213 en het normenkader moeten worden geactualiseerd. Ook moeten afspraken worden gemaakt of herzien met de accountant. Hierbij moet u vooral denken aan de scope van de interne controle (getrouwheid versus rechtmatigheid), de documentatie van de uitgevoerde interne controles en de planning van de interne controle. Het intern controleplan, de daarin opgenomen risicoanalyse en de tijdige uitvoering van de geplande interne controles, zijn belangrijke randvoorwaarden om in 2024 een rechtmatigheidsverantwoording op te kunnen stellen met betrekking tot boekjaar 2023.

▪

Bij aan derden uitbestede werkzaamheden is het belangrijk als gemeente zelf zekerheid te krijgen over de rechtmatigheid. De wijze waarop dat kan is in de Kadernota uitgewerkt. Uw gemeente heeft overigens in dit verband geen werkzaamheden aan derden uitbesteed.

Wij adviseren u overigens om (voor zover u dit nog niet heeft gedaan) kennis te nemen van de Kadernota rechtmatigheid 2023. Deze kadernota kan ondersteunend zijn aan het verder vormgeven aan de invulling van de rol van verschillende actoren binnen uw gemeente. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording stelt hogere eisen aan het college om voldoende en actief toezicht te houden op de interne beheersing, tijdig en adequaat bij te sturen aan de hand van bevindingen en hierover zich te verantwoorden aan de 312017019.23.284 - 22

raad. Dat betekent dat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording het moment is om het gehele systeem van interne beheersing (de 'checks and balances') naar een hoger niveau te tillen. Dit heeft mogelijk ook gevolgen voor de inrichting van de organisatie en de inzet van medewerkers. Een goede onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording is ons gedeeld belang. De accountant moet straks immers verklaren dat de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording getrouw is. Uw accountant is dus in belangrijke mate afhankelijk van de (interne controle) werkzaamheden van het college. Wij adviseren dan ook om samen optrekken met uw accountant om tot een goede invulling van de rechtmatigheidsverantwoording te komen. Het doel is uiteindelijk dat de gemeente geheel zelfstandig de 3 rechtmatigheidscriteria (het begrotingscriterium, het M&O-criterium en het voorwaardencriterium) afdekt en dat door goede afspraken aan de voorkant de accountant zou kunnen volstaan met een marginale review achteraf. Wij hebben van u vernomen dat u reeds bezig bent met het zetten van de noodzakelijke stappen ter voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording in de nieuwe gemeente.

312017019.23.284 - 23

5.

Overige aangelegenheden

312017019.23.284 - 24

5.Overige aangelegenheden Geen meningsverschil met het college van burgemeester en wethouders

Er zijn geen meningsverschillen met het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Voorne aan Zee geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door het college en de medewerkers van uw gemeente de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.

Bevestigingen van het college van burgemeester en wethouders ontvangen

Wij hebben namens het college van burgemeester en wethouders een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen d.d. 13 juli 2023.

Naleving van wet- en regelgeving

Wij hebben geen kennis van te rapporteren omstandigheden in verband met het niet-naleven van wet- en regelgeving met uitzondering van de bevindingen die elders in het rapport zijn opgenomen ten aanzien van met name EU-aanbestedingen.

Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving

Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden zijn geen bijzonderheden gebleken waarop wij u via deze rapportage willen attenderen. Er is intern aandacht bij uw gemeente om de betrouwbaarheid en continuïteit van de IT-omgeving verder te verbeteren. Belangrijke onderdelen hierbij zijn de opvolging van de bevindingen vanuit de BIO-analyse. Vanwege de snel veranderde IT-omgeving en de ontwikkelingen zoals de BIO is het belangrijk om voldoende aandacht voor de IT-omgeving te hebben. Wij hebben onze concrete bevindingen opgenomen in de managementletter en hebben vernomen dat u in de nieuwe gemeente Voorne aan Zee aan de slag gaat om onze aanbevelingen op te volgen.

312017019.23.284 - 25

Geen aanwijzingen van fraude

In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Wij hebben een fraudediscussie gevoerd met de directie, het financieel management en de concerncontroller van de gemeente Brielle, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de vermoedens van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken. Van het management en directie hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing of anderen in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn op de jaarrekening, zijn betrokken. Tevens hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die gericht waren op het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en schattingen en hebben significante en ongebruikelijke transacties met behulp van gegevensanalyses onderzocht.

Hoewel wij op grond van de controle- en overige standaarden een kritische houding moeten hebben ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek is gericht op het ontdekken hiervan. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2022 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude.

Inzicht in onze tijdsbesteding

In het rapport “In het publieke belang” van de NBA, de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountant, zijn maatregelen opgenomen die de kwaliteit en onafhankelijkheid van de controlerend accountant moeten waarborgen of verbeteren. Op basis van één van de maatregelen rapporteren wij de bestede uren van onze controlewerkzaamheden aan u. Hieronder treft u de opgave van onze tijdsbesteding aan., inclusief een schatting van nog te besteden uren voor de afronding van de jaarrekeningcontrole (waaronder het voeren van besprekingen en het archiveren van ons dossier. Uren geraamd

Uren besteed

Tekenend accountant

97

55

Overige teamleden

551

789

Het hogere aantal bestede uren wordt voor een belangrijk deel verklaard doordat het aantal SiSa-regelingen, waarover u met de jaarrekening 2022 verantwoording moet afleggen, significant is gestegen. Met onze brief van 7 februari 2023 hebben wij u daarover geïnformeerd. In de “geraamde tijdsbesteding” zijn hiervoor geen uren geraamd.

312017019.23.284 - 26

Bevestiging onafhankelijkheid

Bevestiging onafhankelijkheid In overeenstemming met Nederlandse wet- en regelgeving, waaronder de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO) van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), dient de externe accountant mogelijke conflicten met betrekking tot zijn onafhankelijkheid, zowel in wezen als in schijn, onder de aandacht te brengen van het college en de gemeenteraad. Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van gemeente Brielle en gemeente Voorne aan Zee in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast. Stelsel van waarborgen om onafhankelijke positie te waarborgen Publieke Sector Accountants beschikt over een stelsel van maatregelen om onze onafhankelijke positie bij controlecliënten te waarborgen. Het stelsel van maatregelen is een integraal onderdeel van de bestuurlijke organisatie en van het voor de gehele organisatie van toepassing zijnde stelsel van kwaliteitsbeheersingsmaatregelen.

Bijgaande niet-limitatieve opsomming geeft u een indruk van de maatregelen die bijdragen aan het waarborgen van onze onafhankelijke positie: ▪ Schriftelijke onafhankelijkheidsbepalingen waarin alle bestaande onafhankelijkheidsvereisten en de risico’s ten aanzien van de bedreiging van de onafhankelijkheid en de daaraan gerelateerde waarborgen zijn verwerkt. ▪ Procedures voor tijdige bekendmaking van de voorschriften en de daarin aangebrachte wijzigingen aan alle partners en werknemers bij Publieke Sector Accountants. ▪ Procedures voor de organisatie van periodieke training inzake de toepassing van de onafhankelijkheidsvoorschriften. ▪ Procedures die erop gericht zijn dat onze gevolmachtigden en werknemers in specifieke casussen en omstandigheden de onafhankelijkheidsvoorschriften naleven. ▪ De benoeming van professionals op seniorniveau die verantwoordelijk zijn voor het continu actualiseren van de procedures en voorschriften, de tijdige bekendmaking ervan en het adequaat functioneren van het gehele stelsel van waarborgen.

▪ Procedures voor een schriftelijke rapportage per controlecliënt waarin is vastgelegd of sprake is van omstandigheden die de onafhankelijkheid van de accountant die de controleopdracht uitvoert bedreigen, op welke wijze met potentiële bedreigingen is omgegaan en indien er bedreigingen zijn gesignaleerd, welke maatregelen dan zijn genomen om deze bedreiging voor de onafhankelijkheid weg te nemen. De vastlegging van deze beoordeling inclusief een gemotiveerde conclusie (de zogenoemde onafhankelijkheidsevaluatie) wordt in het dossier opgenomen. ▪ Procedures die vereisen dat een daartoe geëigende afdeling binnen Publieke Sector Accountants wordt geconsulteerd, als sprake is van een mogelijke aantasting van de onafhankelijkheid in relatie tot een specifieke cliënt. Wij zullen dan ook overwegen de gemeenteraad of de auditcommissie te raadplegen. ▪ Procedures voor het interne toezicht in relatie tot de toetsing en bewaking van de naleving van de onafhankelijkheidsvoorschriften. De opzet en werking van ons stelsel van maatregelen worden periodiek door de externe toezichthouder getoetst.