Definitief accountantsverslag 2023

26 September 2024

ACCOUNTANTSVERSLAG 2023

Gemeente Voorne aan Zee

RA3669

Aanbiedingsbrief

Aan:

Geachte leden van de raad,

de raad van de gemeente Voorne aan Zee T.a.v. mevrouw A. Goslings, raadsgriffier Postbus 13 3220 AA Hellevoetsluis

Wij hebben de jaarrekening 2023 van de gemeente Voorne aan Zee gecontroleerd. Zoals afgesproken in onze opdrachtbevestiging d.d. 15 december 2023, ontvangt u hierbij ons accountantsverslag 2023. In dit verslag hebben we de belangrijkste bevindingen en conclusies naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole opgenomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2023 van de gemeente Voorne aan Zee.

Rotterdam, 26 september 2024

Onze bevindingen en aanbevelingen hebben wij op 5 september 2024 ambtelijk besproken en op 6 september 2024 afgestemd met de verantwoordelijk wethouder. Op 17 september 2024 hebben wij dit verslag besproken tijdens de bijeenkomst met uw auditcommissie.

Kenmerk: MS/JWB/RA3669

2023 was een bijzonder jaar vanwege het ontstaan van de gemeente Voorne aan Zee en de daaruit volgende organisatorische en financiële fusie, wijzigingen in het personeelsbestand en een nieuwe accountant. Dit heeft mede geleid tot een moeizaam en langdurig controleproces dat om zorgvuldige evaluatie en een concreet verbeterplan vanuit de organisatie vraagt, zodat voor de jaarrekening 2024 een genormaliseerd controleproces mogelijk wordt en u als raad beter in staat wordt gesteld uw controlerende taak te vervullen. Vanzelfsprekend is dit een gezamenlijk traject en zullen wij waar nodig of mogelijk u hierbij ondersteunen. Wij hopen u met dit verslag van dienst te zijn. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid om een nadere toelichting op de inhoud te geven. Met vriendelijke groet, BDO Audit & Assurance B.V. namens deze, Ter informatie De digitale versie van dit document is vanaf de inhoudsopgave interactief. Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden. VORIGE PAGINA

VOLGENDE PAGINA

INHOUDSOPGAVE

DASHBOARD

C.M. Steehouwer MSc RA Partner

Inhoudsopgave

1. DASHBOARD ACCOUNTANTSCONTROLE

2. UITKOMSTEN JAARREKENINGCONTROLE

4. BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN

BIJLAGEN

3. RESULTAAT & FINANCIËLE POSITIE

4

1. Dashboard

1.1 Dashboard accountantscontrole

1.1 Dashboard accountantscontrole STREKKING CONTROLEVERKLARING

5

RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING

RESULTAAT 2023

De raad van de gemeente Voorne aan Zee heeft de verantwoordingsgrens bepaald op € 5.700.000 (2%) en de rapportagegrens op € 250.000.

Op 26 september 2024 hebben wij onze controle afgerond. In deze rapportage nemen wij u mee in onze bevindingen, observaties en aanbevelingen.



Aangezien de niet-gecorrigeerde controleverschillen onder onze materialiteit blijven, verstrekken wij een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening. Als gevolg van bevindingen ten aanzien van de WNTverantwoording, hebben wij hierbij een beperking in ons oordeel opgenomen ten aanzien van deze specifiek verantwoording.





De gehanteerde materialiteit voor fouten en onzekerheden bedraagt respectievelijk € 2.863.000 en € 8.589.000.



Dit betekent dat de baten, lasten en balansmutaties 2023 niet rechtmatig tot stand zijn gekomen.

Het jaarverslag, inclusief de opgenomen informatie in de paragraaf bedrijfsvoering, is verenigbaar met de jaarrekening en bevat geen materiële onjuistheden.





De financiële verordening dient m.b.t. tijdigheid melden van overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten en baten verder geconcretiseerd te worden.





BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN / BESPREEKPUNTEN





Over WOO wordt beknopt gerapporteerd in de paragraaf bedrijfsvoering, terwijl dit een verplichte paragraaf is. Gezien de informatie wel is verstrekt dringen wij er op aan over 2024 wel een separate paragraaf op te nemen in de jaarstukken. Er is sprake van controleverschillen.

in

totaal



Ten onrechte geactiveerde vermeerderingen in de GREX ad € 700.000. Impact op het resultaat is nihil omdat de toevoeging aan de voorziening op deze GREX met hetzelfde bedrag te laag is verantwoord.



Diverse, per saldo beperkte ongecorrigeerde controleverschillen, zie paragraaf 2.1.

DASHBOARD





De onzekerheden binnen het sociaal domein bedragen € 2.431.000 en hangen samen met niet ontvangen controleverklaringen van zorgaanbieders.

JAARREKENING



Voorwaardencriterium: € 4.206.000;



Begrotingscriterium: € 8.058.000 (waarvan € 6.670.000 acceptabele overschrijdingen op lasten, maar wel onrechtmatig).

PROCES JAARREKENINGCONTROLE 2023

ongecorrigeerde



De geconstateerde afwijkingen overschrijden de verantwoordingsgrens van de gemeente Voorne aan Zee:



Boekjaar 2023 is het eerste jaar van de gefuseerde voormalige gemeenten. De operationele fusie en financiële verwerking hiervan, het verloop van medewerkers en een nieuwe accountant zijn elementen die een soepel jaarafsluitings- en controleproces behoorlijk hebben belemmerd. Zoals ook met de ambtelijke organisatie besproken zal kort na afronding een gezamenlijke zorgvuldige evaluatie worden gedaan van het proces. Om herhaling te voorkomen is het belangrijk dat de opvolging van verbeterpunten goed wordt geprioriteerd en de voortgang wordt bewaakt. Wij zien noodzaak tot verbetering in: 

Interne borging en bewaking van de kwaliteit van de oplevering (kennis, betrokkenheid en tijdigheid).



Interne proces van jaarafsluiting, coördinatie en inhoudelijke interne analyse.

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

(x €1.000)

2023

Begroting (na wijziging)

Saldo van baten en lasten

8.683

16.636

Mutatie reserves

-17.548

-17.950

Resultaat

-8.866

-1.314



Het resultaat 2023 wijkt ongeveer 3,6% af van de totale begrote lasten (na wijziging). Deze afwijking is beperkt hoger dan onze ervaringsnorm.



Het voorspellend vermogen van de begroting van gemeente Voorne aan Zee is hiermee relatief beperkt.



Een aandachtspunt vormt het versterken van het voorspellend vermogen. We raden u aan dit mee te nemen in de verbeteracties die intern al worden uitgewerkt.

OVERIGE BELANGRIJKE AANDACHTSPUNTEN VOOR 2024



U beschikt niet over een integrale frauderisicoanalyse voor de materiële stromen. Hier wordt aan gewerkt.



Het opstellen van een toetsingskader en een integrale risicoanalyse m.b.t. rechtmatigheid is een aandachtspunt voor de komende periode. Ook het uitbreiden van de scope van de VIC werkzaamheden en meer kort-cyclisch werken (tijdigheid van uitvoering) is aan te raden.



De Commissie BBV heeft voor begrotingsjaar 2025 via de Notitie Rente, Notitie Overhead en de Notitie Grondexploitatie enkele wijzigingen aangekondigd. Deze zijn (vrijwillig) reeds toepasbaar vanaf het begrotingsjaar 2024.



Verdere kwalitatieve groei in volwassenheid van de administratieve organisatie.



Transparantie over duurzaamheid verdient nog aandacht in uw P&C-cyclus, naar analogie van het bedrijfsleven.

BIJLAGEN

6

2. Uitkomsten jaarrekeningcontrole

2.1 Strekking van de controleverklaring 2023 2.2 Rechtmatigheidsverantwoording 2.3 Belangrijkste rechtmatigheidsbevindingen uitgelicht 2.4 Aandachtspunten voor 2024 2.5 Proces jaarrekeningcontrole 2023

2.1 Strekking van de controleverklaring De jaarrekening 2023 geeft een getrouw beeld

7

Op de hierna volgende pagina rapporteren wij de in onze controle geconstateerde bevindingen welke niet meer zijn verwerkt in de jaarrekening. Per saldo is het effect hiervan op het vermogen en resultaat van de gemeente Voorne aan Zee relatief beperkt. Bovendien blijft dit saldo ook binnen onze tolerantie. Dit betekent dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2023 als van de activa en passiva per 31 december 2023. De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording geeft een getrouw beeld en de met de raad gemaakte afspraken hierover zijn nageleefd. Wij hebben diverse controleverschillen geconstateerd die door de gemeente zijn gecorrigeerd. Wij hebben in ons controleplan toegelicht dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 143.000 rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn. Voor zover niet gecorrigeerd treft u deze op de volgende pagina aan.

Controleverklaring met beperking t.a.v. de WNT-verantwoording

DASHBOARD

Wij concluderen dat de resterende niet-verwerkte fouten en onzekerheden zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel en verstrekken derhalve een goedkeurend oordeel bij de jaarrekening als geheel. Ten aanzien van de WNTverantwoording zoals opgenomen in de jaarrekening is sprake van een beperking in ons oordeel. Voor een nadere toelichting hierover verwijzen wij naar paragraaf 4.4 van dit verslag.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.1 Strekking van de controleverklaring POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING

Overzicht ongecorrigeerde fouten, reclassificaties en onzekerheden

8

FOUTEN

RECLASSIFICATIES

ONZEKERHEDEN

VERWIJZING

Te hoog verantwoorde waardering grondexploitaties

- 255.000

-

-

§ 4.2

Werkelijke en geprojecteerde fout vanuit afloopcontrole debiteuren

- 174.000

-

-

§ 4.3

Voorziening dubieuze debiteuren onvolledig

- 188.000

-

-

§ 4.3

Ten onrechte geactiveerde kosten (GREX)

700.000

-

-

§ 4.2

Onjuiste dotatie voorziening (GREX)

-700.000

-

-

§ 4.2

Voorziening spaarverlof overvolledig

493.000

-

-

§ 4.3

Voorziening groot onderhoud te hoog gedoteerd

280.000

-

-

§ 4.3

Terug te betalen SiSa - RREW dubbel verantwoord

264.000

-

-

§ 4.3

Te vroeg verantwoorde opbrengst grondverkopen

-170.000

-

-

§ 4.3

Schuld inzake D14 NPO-gelden te laag verantwoord

-242.000

-

-

§ 4.3

Schuld inzake G10/G13 te hoog verantwoord

118.000

-

-

§ 4.3

Geen schuld inzake SiSa H30 verantwoord voor niet bestede middelen

-228.000

-

-

§ 4.3

Correctie voorziening Riolering verkeerd om geboekt

-249.000

-

-

§ 4.3

Correctie afrekening Syntrophos, te hoge schuld

444.000

-

-

§ 4.3

Onzekerheden sociaal domein (Jeugd + Wmo)

-

-

2.431.000

§ 4.1

Onzekerheden facilitaire projecten

-

-

973.000

§ 4.3

Geen volledige aansluiting huuropbrengsten woonbedrijf

-

-

205.000

§ 4.3

Niet toereikend onderbouwde balansposten

-

-

384.000

§ 4.3

Baten Programma 1 – ongedocumenteerde vrijval verplichting 1-1-2023

-

-647.000

-

§ 4.3

Baten en lasten Programma 1 te hoog (Fazantenlaan)

-

147.000

-

§ 4.3

Baten en lasten Programma 1 te laag (afwikkeling bankrekening)

-

-331.000

-

§ 4.3

-

§ 4.3

Getrouwheid

Baten en lasten SiSa-regelingen te hoog verantwoord Totaal getrouwheid Materialiteit (1% voor fouten, 3% voor onzekerheden)

DASHBOARD

1.471.000

-

93.000

640.000

3.993.000

2.863.000

2.863.000

8.589.000

Uitvoeringsmaterialiteit (65% van de materialiteit)

1.860.950

Rapporteringstolerantie (5% van de materialiteit)

143.150

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.1 Strekking van de controleverklaring

Geen aanwijzingen voor materiële fraude of non-compliance

9

Fraude en non-compliance Bij de planning van de jaarrekeningcontrole houden wij rekening met het risico dat de jaarrekening als gevolg van fraude en onregelmatigheden onjuistheden van materieel belang zou kunnen bevatten. Eén van de door ons uitgevoerde maatregelen is het bespreken van de mogelijke frauderisico’s en mogelijke fraudesituaties met verschillende personen binnen de gemeente Voorne aan Zee. Daarnaast nemen wij kennis van de door u opgenomen toelichtingen in de jaarstukken. Hiertoe hebben wij de mogelijke frauderisico’s en – situaties met u besproken. Het voorkomen en mitigeren van frauderisico’s is primair de verantwoordelijkheid van het college en de raad. Daarom hebben wij op diverse momenten met u en uw medewerkers en auditcommissie over dit onderwerp van gedachten gewisseld. Tijdens deze besprekingen hebben wij gesproken over de mogelijke fraude- en non-compliance risico's en mogelijke situaties van onregelmatigheden. Dit deden wij onder andere aan de hand van de door u ingevulde compliance vragenlijst. Onze observaties hierbij zijn als volgt:  de gemeente Voorne aan Zee beschikt niet over integrale vastgestelde frauderisicoanalyse voor de materiele stromen. Hier wordt aan gewerkt en wij benadrukken (nogmaals) het belang hiervan.

 de gemeente Voorne aan Zee beschikt over een integriteitsbeleid en diverse gedragscodes en -regelingen;  u bent onvoldoende voorbereid op een fraude-incident, omdat u niet beschikt over een incident-responsplan (als onderdeel van het beleid), wat de consequenties van een eventueel incident kan versterken. Daarnaast hebben wij specifiek aandacht besteed aan de veronderstelling dat er bij de opbrengstverantwoording frauderisico’s bestaan. Op basis van onze analyse concluderen wij dat er geen materieel frauderisico in de opbrengsten aanwezig is. Het enige frauderisico dat wij zien waarvan de impact materieel kan zijn betreft het risico van management override of controls, wat zich kan uiten in ongebruikelijke memoriaalboekingen. Dit betreft een voor iedere controle te onderkennen risico, waarmee dit niet alleen voor de jaarrekeningcontrole van gemeente Voorne aan Zee geldt. Wij lichten dit risico en de hiervoor door ons uitgevoerde werkzaamheden toe in onze controleverklaring. Onze werkzaamheden hebben niet geleid tot specifieke aanwijzingen voor materiële fraude of vermoedens van materiële fraude.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.1 Strekking van de controleverklaring

Continuïteitsveronderstelling

10

Vermogen om risico’s vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen De waarderingen in de jaarrekening van de gemeente Voorne aan Zee zijn gebaseerd op de veronderstelling dat de gemeente als geheel in continuïteit zal worden voortgezet. De inschatting of een duurzame voorzetting mogelijk is, inclusief de eventueel in de jaarrekening op te nemen toelichting, is de wettelijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Als accountant beoordelen wij de aanvaardbaarheid van de door het college van burgemeester en wethouders ingeschatte mogelijkheden tot een duurzame voortzetting. Wij vinden deze inschatting aanvaardbaar. Op basis van artikel 12 van de Gemeentewet kunnen gemeenten bij langdurige financiële tekorten een beroep doen op een extra uitkering uit het gemeentefonds. Omdat de omvang van het gemeentefonds hierdoor niet wijzigt betalen andere gemeenten daar dus aan mee. Om die reden moeten gemeenten aan allerlei voorwaarden voldoen om deze aanvullende uitkering te kunnen ontvangen. Maar in principe kunnen gemeenten hierdoor niet failliet gaan. Het gevolg hiervan is dat crediteuren en andere stakeholders nooit benadeeld kunnen worden door een faillissement.

Desalniettemin is de financiële positie vanuit het perspectief van raadsleden van belang en moet het college van burgemeester en wethouders inzicht geven in hoeverre de gemeente in staat is om de financiële risico’s vanuit de reguliere exploitatie en onverwachte tegenvallers financieel op te vangen, zonder tussenkomst van de toezichthouder. Met de invoering van de aangepaste Nederlandse Standaard 700 dienen accountants voor gemeenten in hun controleverklaringen bij jaarrekeningen naast fraude te rapporteren over de veronderstellingen inzake de financiële risico’s in relatie tot de financiële positie. Onze controlewerkzaamheden hebben geen informatie opgeleverd die strijdig is met de veronderstellingen en aannames van het college van burgemeester en wethouders over de gehanteerde uitgangspunten om de normale bedrijfsvoering voort te kunnen zetten.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.2 Rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording van gemeente Voorne aan Zee geeft een getrouw beeld

11

In de jaarrekening 2023 is voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen van het college, gericht op de rechtmatigheid van de baten en lasten alsmede de balansmutaties in de jaarrekening 2023. Het is onze rol om de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening te controleren. Wij hebben vastgesteld dat de rechtmatigheidsverantwoording in uw jaarrekening een getrouw beeld geeft. Onze controle richt zich op het bepalen of het oordeel van het college in de rechtmatigheidsverantwoording door het college toereikend is onderbouwd. Hierbij stellen wij vast of de rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld in overeenstemming met de afspraken die gemaakt zijn tussen de gemeenteraad en het college. Deze afspraken zijn vastgelegd in het normenkader van de gemeente dat d.d. 3 oktober 2023 door de gemeenteraad is vastgesteld. Het rechtmatigheidsoordeel van het college richt zich op een drietal criteria die wij hieronder nader hebben toegelicht. Bij de uitvoering van onze werkzaamheden hebben wij vastgesteld dat de organisatie toereikende werkzaamheden heeft uitgevoerd om het oordeel hieromtrent dat in de rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen te onderbouwen. Voorwaardencriterium Het college toetst bij de uitvoering van haar controlewerkzaamheden of bij de uitvoering van financiële beheershandelingen binnen de geldende wet- en regelgeving is gehandeld.

De relevante wet- en regelgeving is tussen het college en de raad afgestemd door middel van het normenkader. Het voorwaardencriterium is met name relevant bij de processen: subsidieverstrekkingen, participatiewet en aanbestedingen. Indien is vast komen te staan dat de gemeente niet aan het voorwaardencriterium heeft voldaan is sprake van een onrechtmatigheid. Begrotingscriterium Het begrotingscriterium richt zich op het budgetrecht van de raad. Overschrijdingen van de lasten en overschrijdingen van investeringsbudgetten (kredieten) zijn op basis van de Gemeentewet onrechtmatig. De raad autoriseert de begroting en stelt de kaders voor het college vast. Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid binnen de gestelde begroting. Begrotingsafwijkingen dienen tijdig gesignaleerd en gerapporteerd te worden aan de raad. In de rechtmatigheidsverantwoording zijn alle afwijkingen opgenomen ten opzichte van de begroting op het door de raad vastgestelde niveau. Het is vanuit het oogpunt van transparantie de bedoeling dat de rechtmatigheidsverantwoording een overkoepelend (totaal) beeld geeft van alle geconstateerde begrotingsonrechtmatigheden.

Het totaal van de begrotingsonrechtmatigheden van gemeente Voorne aan Zee heeft de verantwoordingsgrens overschreden en het college heeft het totaal van de begrotingsonrechtmatigheden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Als laatste dient het college een uitspraak te doen over de naleving van bepalingen die in wet- en regelgeving zijn opgenomen met betrekking tot misbruik en oneigenlijk gebruik. Hiervoor stelt het college vast welke verplichte handhaving noodzakelijk is en welke maatregelen binnen de gemeente genomen zijn om dit te kunnen uitvoeren. Tevens stelt het college vast of de getroffen maatregelen werken. Het college heeft geconstateerd dat er geen geformaliseerd M&O beleid bestaat en heeft dit toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Alleen daadwerkelijke afwijkingen als gevolg van misbruik worden betrokken in het proces tot het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.2 Rechtmatigheidsverantwoording De raad van gemeente Voorne aan Zee heeft de verantwoordingsgrens bepaald op 2% van de totale lasten inclusief de dotaties aan de reserves en de verantwoordingsgrens is daarmee bepaald op € 5,7 miljoen

12

Strekking van de rechtmatigheidsverantwoording De raad van gemeente Voorne aan Zee heeft de verantwoordingsgrens bepaald op 2% van de totale lasten inclusief de dotaties aan de reserves en de verantwoordingsgrens is daarmee bepaald op € 5,7 miljoen. Blijkens de rechtmatigheidsverantwoording is het college van mening dat de verantwoordingsgrens wordt overschreden in de jaarrekening 2023. De verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties zijn rechtmatig tot stand gekomen met uitzondering van hetgeen gerapporteerd is in de rechtmatigheidsverantwoording. De door het college gerapporteerde afwijkingen kunnen als volgt worden samengevat (fouten en onduidelijkheden worden niet bij elkaar opgeteld): POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (x € 1.000)

ONRECHTMATIGHEDEN

Voorwaardencriterium

4.206

-

§ 2.3

Begrotingscriterium

8.058

-

§ 2.3

-

-

-

12.264

-

Totaal Verantwoordingsgrens (2% voor afwijkingen)

5.700

Door de gemeenteraad vastgestelde rapportagegrens

DASHBOARD

VERWIJZING

Rechtmatigheid

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

De rapportagegrens voor de toelichting van de geconstateerde afwijkingen in de paragraaf bedrijfsvoering is door de raad bepaald op € 250.000

ONDUIDELIJKHEDEN

250

De rapportagegrens voor de toelichting van de geconstateerde afwijkingen in de paragraaf bedrijfsvoering is door de raad bepaald op € 250.000. De paragraaf bedrijfsvoering is onderdeel van het jaarverslag. Wij hebben deze paragraaf gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of deze paragraaf materiële afwijkingen bevat. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Op grond van onze werkzaamheden zijn wij van mening dat de paragraaf bedrijfsvoering verenigbaar is met de jaarrekening en geen materiële afwijkingen bevat. Op de volgende pagina’s gaan wij nader in op een aantal verschillende aspecten zoals door de gemeente Voorne aan Zee opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.3 Belangrijkste rechtmatigheidsbevindingen uitgelicht

Europese aanbestedingen

13

Europese aanbestedingen In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording heeft het college de juiste toepassing van de Europese aanbestedingsrichtlijnen gecontroleerd aan de hand van een zogenaamde spend-analyse. In het proces wordt de naleving van de inkoop- en aanbestedingsregels niet afgedwongen, hierdoor kan niet worden gesteund op interne beheersmaatregelen. Met behulp van de spend-analyse is de gemeente in staat achteraf de rechtmatigheid van de inkooptransacties te toetsen (toets op naleving EU-aanbestedingsregels achteraf op basis van de crediteurenadministratie). In 2023 blijkt uit de spend-analyse een afwijking van totaal € 4.206.000. Deze afwijking is als volgt opgebouwd: ONDERDEEL (x € 1.000)

BEDRAG (€)

Afwijkingen vanuit boekjaar 2022 die doorlopen in boekjaar 2023

2.244

Nieuwe afwijkingen met ingang van boekjaar 2023

1.692

Totaal

4.206

Zoals in de tabel is te lezen, bestaan de afwijkingen grotendeels uit een combinatie van doorlopende onrechtmatigheden uit voorgaande verslagjaren en nieuwe rechtmatigheidsafwijkingen met ingang van boekjaar 2023. Wezenlijke wijzigingen

Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen

DASHBOARD

Wezenlijke wijzigingen Gedurende de looptijd van een overeenkomst – dus na gunning - kan de inhoud van een opdracht wijzigen. Aanbestedingsrechtelijk geldt het uitgangspunt dat wijzigingen in zeer beperkte mate toelaatbaar zijn. Het risico kan niet worden uitgesloten dat andere inschrijvers geïnteresseerd waren geweest in de uitvoering van de gewijzigde opdracht en een andere inschrijving hadden ingediend. Het uitgangspunt is dat in geval van een wijziging de opdracht opnieuw aanbesteed moet worden. De werkelijke uitgaven uit hoofde van de betreffende contracten zijn hoger dan wat initieel was overeengekomen. Daarom wordt dit ook aangemerkt als onrechtmatigheid. Wij adviseren in het inkoopproces (bijvoorbeeld bij de uitvoering van periodieke spend-analyses) specifiek aandacht te hebben voor potentiële wezenlijke wijzigingen, waardoor deze eerder opgemerkt worden en hier tijdig actie op ondernomen kan worden. Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen De commissie BBV doet de aanbeveling om meerjarige inkoopcontracten, die zouden moeten voldoen aan Europese aanbestedingsregels maar dat niet doen, in de toelichting op de jaarrekening op te nemen bij de ‘niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen’ voor het volledige bedrag waarover het contract is afgesloten.

De omvang van de totale fout is de omvang van de besteding (last of investering) in het jaar waarin de onrechtmatigheid wordt geconstateerd verhoogd met de bestedingen van de jaren erna voor de periode van het afgesloten contract.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.3 Belangrijkste rechtmatigheidsbevindingen uitgelicht

Registratie

Begrotingsrechtmatigheid

14

Registratie Dossiervorming en registratie ten aanzien van afgeronde aanbestedingen is een aandachtspunt. De documentatie was uiteindelijk aanwezig, maar was niet altijd gestructureerd beschikbaar. Ook ontbreekt op dit moment een contractenregister waarmee inzichtelijk is welke lopende contracten de gemeente heeft en wat de looptijden daarvan zijn. Een dergelijk register zou helpen om het inkoop- en aanbestedingsproces beter onder controle te krijgen. Begrotingsrechtmatigheid In totaal heeft uw gemeente circa € 255,0 miljoen aan lasten begroot na wijziging, tegenover circa € 248,0 miljoen aan werkelijke lasten in 2023. Dit is in totaal een onderschrijding van circa € 7,0 miljoen. Echter voor de programma’s 1 Bestuur, 3 Werken, algemene dekkingsmiddelen en overhead is sprake van overschrijdingen van de werkelijke lasten in relatie tot de begroting na wijziging van in totaal € 7,5 miljoen. Dit bedrag is opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording als begrotingsonrechtmatigheid. Ook blijkt uit de rechtmatigheidsverantwoording dat de investeringskredieten met € 555.500 zijn overschreden. In de financiële verordening van de gemeente Voorne aan Zee is afgesproken dat een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal budget van het krediet, acceptabel is. Hier is in deze situatie geen sprake van.

Financiële verordening aanpassen om ‘tijdigheid’ te definiëren

Overschrijdingen van baten en onderschrijding van baten en lasten zijn op zichzelf niet onrechtmatig. Deze kunnen alleen onrechtmatig zijn als die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld. Niet tijdig betreft een afspraak tussen de raad en het college. In de financiële verordening van de gemeente Voorne aan Zee is dit niet expliciet uitgewerkt. Wij raden aan dit alsnog te doen. Nu heeft het college verantwoord dat de overschrijding van baten en de onderschrijdingen van baten en lasten pas na de najaarsbrief zijn ontstaan en door rapportering hiervan in de jaarrekening zijn deze afwijkingen tijdig gemeld aan de raad. Hiervoor wordt aangesloten bij hetgeen gebruikelijk was in voorgaande jaren. Op basis van de Kadernota Rechtmatigheid 2023 en de uitleg hierbij van de Commissie BBV is de rechtmatigheidsbevinding van de gemeente gebaseerd op de bruto onrechtmatigheden, wat een afwijking is van alle eerdere jaren; tot en met 2022 telden alleen de netto onrechtmatigheden mee in de oordeelsvorming van de accountant. De besluitvorming hieromtrent is in het voorjaar van 2024 definitief geworden, waardoor hierop in beperkte mate kon worden geanticipeerd door de gemeente.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.4 Aandachtspunten voor 2024

15

Inleiding Naar aanleiding van onze controle van de jaarrekening 2023 hebben wij een aantal observaties en aanbevelingen over het afgelopen boekjaar weergegeven. Daarnaast willen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, de volgende aandachtspunten voor het komende jaar benoemen, naast de in de volgende paragraaf opgenomen observaties en verbeterpunten voor het jaarrekeningtraject.

Verbetering interne beheersing

Voorspellend vermogen van de begroting

Duurzaamheidsverslagging bij gemeenten

DASHBOARD

Kwaliteitsverbetering administratieve organisatie In bijlage C van dit accountantsverslag hebben wij de belangrijkstee bevindingen in het kader van de interne beheersing gerapporteerd en de rol van de VIC hierin. Gezien de uitdagingen tijdens de jaarrekeningcontrole 2023, is dit een aandachtpunt voor 2024. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zijn ook de werkzaamheden van VIC vormgegeven. Gebleken is dat er verbeteringen nodig zijn met betrekking tot de gefundeerde onderbouwing ten behoeve van de bevindingen zoals opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. We vragen uw aandacht hiervoor in 2024. Daarnaast is in dit kader relevant:  Het opstellen van een toetsingskader en een integrale risicoanalyse m.b.t. rechtmatigheid is een aandachtspunt voor de komende periode.  Het uitbreiden van de scope van de VIC werkzaamheden en meer kort-cyclisch werken (tijdigheid van afronding en rapportage). Voorspellend vermogen van de begroting Voor bijna alle programma’s is sprake is van afwijkingen tussen begrote baten en lasten en daadwerkelijke baten en lasten. Wij adviseren verbetering van het voorspellend vermogen structureel onderdeel van uw proces te maken. Dit kan door gestructureerd afwijkingen van de begroting te evalueren gedurende het jaar, waarmee lering kan worden getrokken voor toekomstige prognoses.

Hiermee kan het lerend vermogen van uw organisatie verbeteren en neemt de kwaliteit van uw begroting en financiële sturing toe. Door gestructureerd en gedocumenteerd de kwaliteit van de prognoses te beoordelen aan de hand van realisatie zoals achteraf is gebleken, kunnen toekomstige prognoses verbeterd worden en/of kan eerder bijgestuurd worden. De afwijkingen van de begroting hebben diverse oorzaken welke in de programmaverantwoording zijn toegelicht. Wij adviseren u dit nadrukkelijker onderdeel van uw proces te maken bij de bestuursrapportages en voortdurend te monitoren waardoor niet alleen verschillen, maar ook waar ruimtes, ontstaan en de raad te informeren over tijdelijke en reserve-budgetten gedurende het jaar, het overhevelen hiervan bij de jaarrekening en de impact op de begroting van het lopende boekjaar. Duurzaamheidsverslaggeving bij gemeenten De Europese Unie heeft in 2022 de Corporate Sustainability Reporting Directive (hierna: CSRD) aangenomen om de kwaliteit, volledigheid en consistentie van duurzaamheidsrapportages te verbeteren. Hoewel de CSRD niet van toepassing is op gemeenten, is duurzaamheid ook voor gemeenten een belangrijk thema waar al over gerapporteerd wordt. Het opstellen van zo'n rapport vereist duidelijke, niet-financiële taal op het gebied van duurzaamheid, waarbij niet alleen de eigen organisatie, maar ook de omgeving een rol speelt.

Dit is een verschil met de huidige gemeentelijke jaarverslagen die vaak omvangrijk en gericht zijn op wettelijke taken. Het invoeren van de CSRD biedt gemeenten de kans om in duidelijke taal en transparantie, zowel intern als extern, uit te leggen wat hun concrete, meetbare acties, standpunten en resultaten zijn en zullen zijn op het gebied van milieu, sociale en menselijke factoren en corporate governance. Gemeenten hebben een grote impact op de waardeketen en zijn daarom bij uitstek geschikt om duurzaamheidsdoelstellingen te realiseren. Een groeiend aantal gemeenten is zich hiervan bewust en heeft zich aangesloten bij het VNG-initiatief om een zogenoemde SDG-gemeente te worden. De CSRD gaat nog een stap verder en zorgt ervoor dat sectoren onderling vergeleken kunnen worden. Bovendien vraagt de CSRD om concreet meetbare output. Voor meer informatie over CSRD verwijzen wij naar bijlage D. JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.5 Proces jaarrekeningcontrole 2023

Proces jaarrekeningcontrole 2023

16

Proces jaarrekeningcontrole De omstandigheden waar u mee te maken had, hebben niet positief bijgedragen aan de complexiteit en doorlooptijd van uw proces van de jaarafsluiting alsmede van de jaarrekeningcontrole. We doelen hierbij vooral op de consequenties van de fusie van de voormalig gemeenten Westvoorne, Hellevoetsluis en Brielle in de gemeente Voorne aan Zee die zowel organisatorisch als wat betreft de financiële administratie een belangrijke verzwaring van dit traject heeft geleid. Ook de personele wisselingen, met daarmee ook het weglekken van kennis over het verleden, en de wisseling van accountant hebben hierin een rol gespeeld. Zoals ook al met de ambtelijke organisatie besproken genoeg redenen en observaties om een gezamenlijke zorgvuldige evaluatie te hebben en concreet de verbeterpunten te benoemen. Om de verbetering van dit proces te borgen is het raadzaam aan de verbeterpunten concrete acties te koppelen, verantwoordelijkheden expliciet te beleggen en de concrete voortgang te toetsen en monitoren. Met de ambtelijke organisatie hebben we onze eerste observaties gedeeld en ook de ambtelijke organisatie heeft tenminste gedeeltelijk in beeld waar acties nodig zijn.

Belangrijke vragen die de gemeente wat ons betreft in het actieplan zou moeten beantwoorden zijn (niet limitatief):  Wie is betrokken en in welke rol, met welke verantwoordelijkheid en zijn de randvoorwaarden voor kwaliteit en tijdigheid geborgd?  Hoe kan de coördinatie van het proces intern worden verstevigd en een goede kwaliteitsreview op de informatie uit de lijn worden geborgd?  Is voldoende duidelijk wat ieders verwachtingen zijn en sluit planning en periodieke afstemming hier op aan? Vanzelfsprekend kijken wij hierin mee, zodat de voortgang, die ook van invloed is op de planning van de volgende jaarrekeningcontrole zo passend mogelijk kan worden gemaakt.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

17

3. Resultaat & financiële positie

3.1 Resultaat 2023 per programma 3.2 Dashboard financiële positie 3.3 Ons beeld van uw financiële positie

3.1 Resultaat 2023 per programma Resultaat 2023 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt € 7,6 miljoen voordelig

18

Het resultaat van gemeente Voorne aan Zee over het jaar 2023 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt € 7,6 miljoen voordelig. In onderstaand overzicht is het resultaat per programma in het kort weergegeven: 2023

BEGROTING NA WIJZIGINGEN

VERSCHIL

Programma 1 – Bestuur

-15.795

-14.732

-1.063

Programma 2 – Wonen

-25.938

-24.921

-1.017

Programma 3 – Werken

-2.668

-5.264

2.596

Programma 4 – Leven

-58.048

-69.793

11.745

Programma 5 - Middelen

-2.108

-2.434

326

Algemene dekkingsmiddelen

145.661

145.765

-104

Overhead

-49.776

-45.257

-4.519

-11

-5

-6

Saldo van baten en lasten

-8.683

-16.641

7.958

Onttrekkingen reserves

38.380

39.155

-775

Dotatie aan reserves

-20.832

-21.205

373

8.865

1.309

7.556

OVERZICHT REALISATIE PROGRAMMA’S (x 1.000)

Vennootschapsbelasting

Resultaat Belangrijkste afwijkingen in het resultaat 2023

DASHBOARD

De belangrijkste afwijkingen van de begroting na wijzigingen zien we terug in het programma Leven en in Overhead. Voor een nadere toelichting/analyse verwijzen wij naar de jaarstukken 2023 van gemeente Voorne aan Zee . Het resultaat 2023 wijkt ongeveer 3,6% af van de totale begrote lasten (na wijziging). Deze afwijking is beperkt hoger dan onze ervaringsnorm bij gemeenten van een vergelijkbare omvang en complexiteit.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

3.2 Dashboard financiële positie

RATIO WEERSTANDSVERMOGEN

2,00

SOLVABILITEITSRATIO

2,10

2,20

1,80

36,0% 35,0%

36,0% 35,0%

34,0%

1,60

33,0%

1,40

32,0%

1,20

31,0% 30,0%

1,00 Begroting 2023

87,0%

Begroting 2023

Rekening 2023

NETTO SCHULDQUOTE (GECORRIGEERD)

Rekening 2023

RATIO GRONDEXPLOITATIE 93,0%

25,0%

22,0% 17,0%

20,0% 15,0% 10,0% 5,0% 0,0% Begroting 2023

DASHBOARD

38,0% 37,0%

1,80

96,0% 86,0% 76,0% 66,0% 56,0% 46,0% 36,0% 26,0% 16,0% 6,0%

19

JAARREKENING

Begroting 2023

Rekening 2023

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

Rekening 2023

BIJLAGEN

3.2 Uw financiële positie

Onze rol in relatie tot het weerstandsvermogen en financiële kengetallen

20

Onze rol in relatie tot het weerstandsvermogen en financiële kengetallen De analyse van het weerstandsvermogen en de financiële kengetallen is een onderdeel van het jaarverslag en de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Vanuit onze controlerende rol dienen wij vast te stellen of het jaarverslag (en dus deze paragraaf) niet strijdig is met de jaarrekening en geen materiële onjuistheden bevat. De kengetallen moeten altijd in relatie tot elkaar worden bezien. Uit de combinatie van de kengetallen kan een beeld worden geschetst van de financiële positie van de gemeente Voorne aan Zee. Daarbij kan ook inzichtelijk worden gemaakt wat de oorzaak is van een sterke of zwakke financiële positie. De financiële kengetallen geven, met de inherente beperkingen hierbij, inzicht in (de ontwikkeling van) uw financiële positie. Hieronder schetsen wij de financiële positie op basis van de ratio's zoals opgenomen in de jaarrekening 2023.

Weerstandsvermogen gemeente Voorne aan Zee is ruim voldoende

Solvabiliteit en netto schuldquote

DASHBOARD

Weerstandsvermogen gemeente Voorne aan Zee is ruim voldoende In de paragraaf weerstandsvermogen heeft het college een overzicht opgenomen van de weerstandscapaciteit. De weerstandscapaciteit bedraagt volgens deze paragraaf € 66,6 miljoen. In het weerstandsvermogen ultimo 2023 zijn geen vrij aanwendbare bestemmingsreserves meegeteld. In geval van calamiteiten is het ook nog mogelijk om een deel van deze vrij aanwendbare bestemmingsreserves een andere aanwending te geven. In de paragraaf weerstandsvermogen zijn de relevante risico’s benoemd. De gemeente Voorne aan Zee heeft op basis van interne berekeningen het totale bedrag aan risico’s waaraan de organisatie is blootgesteld bepaald op € 30,7 miljoen. Het weerstandsvermogen van de gemeente Voorne aan Zee is volgens het GTK 2020 ruim voldoende te noemen. Solvabiliteit en netto schuldquote De solvabiliteit bedraagt ultimo 2023 36%. Voor de solvabiliteit geldt dat hoe hoger dit percentage is, hoe beter de gemeente Voorne aan Zee in staat is om haar verplichtingen op lange termijn te voldoen. De netto schuldquote bedraagt 83%. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie en de hoogte van de investeringen uit het nabije verleden.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

21

4. Belangrijkste bevindingen

4.1 Bevindingen sociaal domein 4.2 Programma ruimtelijk domein 4.3 Overige bevindingen 4.4 Schattingen 4.5 BBV, WNT en SiSa

4.1 Bevindingen sociaal domein

Sociaal domein 2023 bedragen circa € 24,2 miljoen

Onzekerheid ten aanzien van prestatielevering

22

Programma ‘Leven’ bestaat voor een belangrijk deel uit ‘het sociaal domein’. Een belangrijk onderdeel van het programma ‘Leven’ zijn de lasten met betrekking tot het sociaal domein. Deze lasten van de gemeente Voorne aan Zee bedragen over 2023 circa € 24,2 miljoen. WMO en Jeugd (zorg in natura) De toekenning van voorzieningen in het kader van WMO en jeugd vindt plaats vanuit de gemeente Voorne aan Zee. De gemeente heeft derhalve zelf inzicht in de cliënten en de gemaakte afspraken. Met betrekking tot de lasten Wmo ZIN vraagt de gemeente Voorne aan Zee per zorginstelling om een controleverklaring bij de productieverantwoording op basis van het landelijk protocol. Van een aantal zorginstellingen is geen productieverantwoording met een controleverklaring ontvangen, waarmee zou kunnen worden onderbouwd dat voor de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk prestaties zijn verricht. Hierdoor is sprake van een onzekerheid in onze controle ten aanzien van prestatielevering, zowel omtrent de getrouwheid als rechtmatigheid van deze lasten. Uitgaande van de interne beheersing op het proces van beschikkingen tot en met betalingen bij uw gemeente, de uitkomsten van de in 2023 ontvangen controleverklaringen ramen wij het bedrag van deze resterende onzekerheid voor WMO en Jeugd ZIN op € 2.431.000.

Persoonsgebonden budgetten De SVB controleert zorgovereenkomsten, toetst facturen en declaraties en betaalt uit aan zorgverleners of andere instellingen. Uw gemeente verstrekt de beschikkingen pgb en is verantwoordelijk voor een adequate cliëntregistratie en het vaststellen van de prestatielevering. Uit de accountantscontrole 2023 bij de SVB blijkt dat landelijk sprake is van een oordeel met beperking. De impact hiervan voor de gemeente Voorne aan Zee blijft beneden onze rapporteringstolerantie en is daarmee beperkt.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.2 Grondexploitaties

23

Een belangrijke onderdeel in onze controle betreft de controle van de grondexploitaties. Actualisatie en bijstelling grondexploitaties De veruit grootste balanspost met betrekking tot onderhanden projecten betreft de voorraden (grondexploitaties). Door de invloed van de parameters (zoals kostenstijgingen, stikstofproblematiek, bouwvrijstelling, fluctuatie verkoopprijzen, rente-effecten) die bepalend zijn voor de in de toekomst te realiseren opbrengsten hebben wij bij onze controle de grondexploitaties diepgaand gecontroleerd. Redelijkheid belangrijkste schattingselementen vastgesteld

De risico's voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot drie P’s:  Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt? Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn.  Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in vooral de woningbehoefte. Is er een kritische analyse van de ‘mix’ van woningen (huur, koop, vrije kavel appartementen, etc.) in de projecten in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente?  Prijs: is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaafd, rekening houdend met het risico dat gronden later of in het geheel niet worden afgenomen? Deze drie P’s zijn tijdens de jaarrekeningcontrole besproken met uw medewerkers. Tijdens deze gesprekken zijn de uitgangspunten onderzocht. De grondexploitaties zijn met deze uitgangspunten per 31 december 2023 geactualiseerd. Tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet worden getroffen. Notities Commissie BBV De Commissie BBV heeft voor begrotingsjaar 2025 via de Notitie Rente, Notitie Overhead en de Notitie Grondexploitatie enkele wijzigingen aangekondigd. Deze zijn (vrijwillig) reeds toepasbaar vanaf het begrotingsjaar 2024.

Algemeen beeld De gemeente Voorne aan Zee heeft in aantallen een omvangrijke portefeuille met grondexploitaties en facilitaire projecten. De meeste projecten zijn echter van beperkte omvang, waardoor de impact van deze projecten voor de jaarrekening beperkt is. In onze controle gaan wij uit van een risicogerichte aanpak, waarbij het project Kickersbloem III als significant risico is aangemerkt. De overige projecten hebben naar onze inschatting een gemiddeld of laag risico. Onder andere als gevolg van de samenvoeging van de drie gemeenten zien wij in de beheersing van de grondexploitaties nog verschillen ten aanzien van de kwaliteit van de GREX-berekeningen, de opzet van berekeningen en de mate waarin inschattingen van het management worden onderbouwd. Wij adviseren u voor komend boekjaar de inrichting van het actualisatieproces van de grondexploitaties te uniformeren en een interne kwaliteitstoetsing op de opgestelde GREX-berekeningen, inclusief het achterliggende dossier geüniformeerd uit te voeren en zichtbaar vast te leggen.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.2 Grondexploitaties

24

Voorziening verlieslatende complexen De bruto boekwaarde van de grondexploitaties van de gemeente Voorne aan Zee bedraagt € 57,1 miljoen (1-1-2023: € 52,9 miljoen). Van deze boekwaarde is circa € 15,0 miljoen (1-1-2023: 14,0 miljoen) voorzien. Deze voorziening ziet met name op de volgende projecten: • Glassanering ruimte voor ruimte kavels: (€ 4,3 miljoen); • Dorpshart Zwartewaal (€ 2,9 miljoen); • Stadsdorp/Eendraghtshof (€ 2,9 miljoen). De belangrijkste verbetering in de eindwaarde ten opzichte van voorgaand jaar is zichtbaar bij het project Kickersbloem III, deze ontwikkeling is op de volgende pagina nader toegelicht. Wij hebben de belangrijkste uitgangspunten die ten grondslag liggen aan de bepaling van de omvang van de voorziening gecontroleerd en vastgesteld dat de belangrijkste schattingselementen aanvaardbaar zijn. Winstneming Het voorzichtigheidsbeginsel leidt ertoe dat realisatie van winst moet worden uitgesteld tot daarover voldoende zekerheid bestaat. Dit betekent echter niet dat pas winst moet worden genomen bij het afsluiten van het grondexploitatiecomplex. In de notitie Grondexploitatie is opgenomen dat voor winstneming de Percentage of Completion (POC) methode geldt: voor zover gronden zijn verkocht en opbrengsten zijn gerealiseerd dient tussentijds naar rato van de voortgang van de grondexploitaties winst te worden genomen.

Indien aan de volgende voorwaarden is voldaan, bestaat er voldoende zekerheid om winst te kunnen nemen: 1. Het resultaat op de grondexploitatie kan betrouwbaar worden ingeschat; én 2. De grond (of het deelperceel) moet zijn verkocht; én 3. De kosten zijn gerealiseerd (winst wordt naar rato van de realisatie gerealiseerd).

ONTWIKKELING BOEKWAARDE GRONDEXPLOITATIES 2023-2022 (x € 1 miljoen) 60,0

57,1 52,9

50,0

40,0

37,8 35,4

30,0

20,0

19,3

17,5

10,0

0,0

BIE - woningbouw

BIE - bedrijventerreinen

2023

Voor de grondexploitaties van gemeente Voorne aan Zee heeft deze methode geresulteerd in een terugname van in het verleden genomen winst van in totaal circa € 60.000. Hiernaast is een uitsplitsing naar soort project weergegeven. DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2022

Totaal

4.2 Grondexploitaties

Woningbouw: Glassanering

Bedrijventerreinen: Kickersbloem III

25

Woningbouwplannen € 19,3 miljoen Het grootste deel van de boekwaarde komt voor rekening van bouwgrondexploitatie Glassanering ruimte voor ruimte ad € 9,9 miljoen. Deze grondexploitatie zit voor wat betreft de gerealiseerde kosten in de afrondende fase. De resterende nog te maken kosten zijn dan ook nog beperkt. De nog te realiseren opbrengsten bedragen circa 5,6 miljoen. Voor deze nog te realiseren opbrengsten is in 2023 een koopovereenkomst gesloten. De verwachting is dat de verkoop in 2024 zal worden gerealiseerd. Het risico voor dit project in het kader van de waardering schatten wij derhalve beperkt in in het kader van de jaarrekeningcontrole. Bedrijventerreinen € 37,8 miljoen De boekwaarde met betrekking tot de bedrijventerreinen bestaat nagenoeg volledig uit het grondexploitatiesaldo van Kickerbloem III. De nog te realiseren opbrengsten van Kickersbloem III bestaan voor een deel uit de nog te realiseren verkopen voor circa € 24,0 miljoen. Daarnaast zijn nog diverse exploitatiebijdragen te verwachten vanuit de facilitaire grondexploitatie en de zelfontwikkelaar binnen Kickersbloem III. Naar aanleiding van de controlewerkzaamheden heeft een positieve bijstelling van het resultaat met € 1,8 miljoen plaatsgevonden in verband met een toename in de nog te realiseren opbrengsten.

De nog te realiseren opbrengsten zijn in belangrijke mate onderbouwd met reserveringsovereenkomsten en koopovereenkomsten, waardoor het risico dat de gronden niet kunnen worden verkocht ten opzichte van voorgaand jaar verder is gereduceerd. De nog te realiseren kosten voor het project Kickersbloem III zijn onderbouwd met actuele ramingen die in maart 2023 zijn geactualiseerd. De ramingen zijn per einde boekjaar 2023 gecontroleerd door de planeconomen en de projectleiders op basis waarvan de kosten en opbrengsten zijn geactualiseerd. Tevens heeft indexatie van de ramingen plaatsgevonden in overeenstemming met marktgegevens. Hiermee is ons inziens sprake van een goede basis die ten grondslag ligt aan de nog te realiseren kosten. Ten aanzien van het project Kickersbloem hebben wij in aanvulling op de reeds doorgevoerde correctie van € 1,8 miljoen een tweetal niet gecorrigeerde verschillen geconstateerd. In één geval is vastgesteld dat nog te realiseren kosten niet zijn doorgerekend in de grondexploitatie, terwijl hiervoor wel een raming aanwezig is. Deze geraamde kosten ad € 655.000 zijn niet opgenomen in de nog te realiseren opbrengsten als gevolg van een omissie in de GREX-berekening.

Daarnaast constateren wij dat er een bedrag van € 700.000 is geactiveerd op de grondexploitatie Kickersbloem III met betrekking tot een schadeloosstelling die ten onrechte ten laste van de grondexploitatie is gebracht. Hierdoor dient de bruto-boekwaarde voor een bedrag van € 700.000 te worden verlaagd. Dit leidt tevens tot een bijstelling van de verliesvoorziening met € 700.000, waardoor de impact op het jaarrekeningresultaat 2023 nihil is.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.2 Grondexploitaties

Facilitaire projecten

26

Facilitaire projecten € -12,3 miljoen De gemeente heeft diverse projecten waarbij sprake is van anterieure overeenkomsten met ontwikkelaars. Hierbij speelt de gemeente voornamelijk een rol als controleur en toezichthouder op de planvorming en de uitvoering, waarvoor een vergoeding wordt ontvangen van de ontwikkelaar. In een aantal gevallen kiest de gemeente ervoor haar eigen gronden in te brengen en door deze ontwikkelaar bouw- en woonrijp te laten maken, waardoor de risico’s in een vroeg stadium aan de ontwikkelaar worden overgedragen. Het saldo van de facilitaire projecten bestaat met name uit één omvangrijke negatieve post, zijnde de boekwaarde van het facilitaire project Kickersbloem III voor circa € 14,8 miljoen. Hier dient een interne afrekening plaats te vinden met de grondexploitatie Kickersbloem III. Wij adviseren de gemeente om te beoordelen in hoeverre het wenselijk is om deze tussentijdse afrekening te verwerken. Voor circa € 2,5 miljoen is sprake van facilitaire projecten waarvoor de gemeente activiteiten heeft uitgevoerd waarvoor nog een vergoeding ontvangen zal worden. Deze bedragen waren ten onrechte gesaldeerd met de schuld van project Kickersbloem. In de definitieve jaarrekening is dit aangepast.

Wij adviseren u de beheersing van de facilitaire projecten meer in lijn te brengen met de wijze waarop de grondexploitaties van de gemeente beheerst worden, zodat kansen en risico’s voor deze projecten in een vroeg stadium in kaart kunnen worden gebracht en gestructureerd kunnen worden gemonitord.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.3 Overige bevindingen

Openingsbalans 2023

Materiële vaste activa

27

Openingsbalans 2023 Tijdens de jaarrekeningcontrole bleek dat de ‘consolidatie’ van de openingsbalansen als gevolg van de gemeentelijke fusie van de gemeenten Westvoorne, Brielle en Hellevoetsluis niet correct verwerkt was. Geconstateerde onjuistheden zijn vervolgens in de (nieuwe) financiële administratie van gemeente Voorne aan Zee verwerkt. Hierdoor bleken verloopoverzichten, etc. niet aan te sluiten. Materiële vaste activa Vanuit de controle van de materiële vaste activa volgen de volgende observaties, bevindingen en/of aanbevelingen: ‘Oude Goote’ is in de jaarrekening 2023 verwerkt als facilitair project. Voor de gemeente Voorne aan Zee geldt dat dit een verlieslatend project betreft. Voor het verlies op het project ontvangt de gemeente Voorne aan Zee een subsidie, echter deze subsidie dekt maximaal 50% van het tekort op dit project. Het resterende verlies is voor rekening van de gemeente zelf. In eerste instantie had de gemeente geen verliesvoorziening voor dit verlies gevormd. Deze bevinding is gecorrigeerd in een volgende versie van de jaarrekening. Onze observatie is dat de gemeente Voorne aan Zee in bredere zin beperkte beheersing heeft op (provinciale) subsidies (bijdragen van derden).  In het verloopoverzicht van de materiële vaste activa – woonruimten zijn de mutaties van het woonbedrijf gesaldeerd weergegeven onder de vermeerderingen.

Hierdoor geeft het verloopoverzicht de investeringen voor een bedrag van € 1.463.000 te laag weer. De desinvesteringen (€ 565.000) en de afschrijvingslasten (€ 898.000) zijn eveneens te laag verantwoord. Hoewel het eindsaldo correct is weergegeven, geeft de toelichting op de balans niet het juiste inzicht. De afschrijvingslasten zijn nog nader toegelicht in de paragraaf woonbedrijf. Deze paragraaf is echter geen onderdeel van de jaarrekening waarbij wij onze controleverklaring verstrekken.  Tijdens de controle hebben wij werkzaamheden uitgevoerd in het kader van het bestaan en de waardering van het (gemeentelijk) vastgoed. Wij constateren dat beperkt sprake is van recente taxaties. De ontvangen taxatierapporten stammen uit de periode 2019-2021. Het dringende advies is om hernieuwde taxaties uit te laten voeren (inclusief de ‘Maagdelijke gronden’). 

Financiële vaste activa

Uitzettingen

Financiële vaste activa In 2023 heeft de gemeente Voorne aan Zee een renteloze lening verstrekt aan een vereniging in de gemeente. De gemeente heeft ervoor gekozen om een niet-marktconforme lening te verstrekken in plaats van een subsidie. In deze situatie kan sprake zijn van staatssteun. De vereniging krijgt immers (mogelijk) een voordeel ten opzichte van andere verenigingen. Deze leningsvorm is toegestaan wanneer deze transparant is. Wij adviseren de gemeente in de toekomst de overwegingen hieromtrent uitdrukkelijk te documenteren. Uitzettingen Vanuit de controle van de uitzettingen volgen de volgende observaties, bevindingen en/of aanbevelingen: De gemeente Voorne aan Zee bepaalt de voorziening SoZa debiteuren o.a. op basis van een zogenaamde ‘ijzeren voorraad’. In deze methode worden de recent (2023) ontstane vorderingen waarop niet is afgelost ten onrechte meegenomen in de ijzeren voorraad. Wij hebben de impact hiervan voor de jaarrekening 2023 beoordeeld en deze is relatief beperkt. Wij adviseren u deze methode intern te evalueren.  Naar aanleiding van onze controlewerkzaamheden heeft de gemeente Voorne aan Zee voor circa € 600.000 correcties geboekt in het kader van openstaande posten in de subadministratie die in 2023 reeds afgelopen waren. Wij dringen aan uw procedures in dit kader aan te scherpen. 

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.3 Overige bevindingen

28

Vanuit de afloopcontrole op de debiteuren hebben wij geconstateerd dat een factuur in 2024 gedeeltelijk gecrediteerd is. Feitelijk had de openstaande post ultimo 2023 al gedeeltelijk afgeboekt moeten worden ter grootte van de uiteindelijke creditfactuur in het nieuwe jaar. Vanwege onze steekproefmethodiek is sprake van een geëxtrapoleerd effect van € 174.000.  In de berekening van de voorziening dubieuze debiteuren ultimo 2023 heeft de gemeente Voorne aan Zee per abuis een onjuist bedrag vanuit de opgave van SVWH overgenomen. Dit leidt tot een ongecorrigeerd controleverschil van € 188.000.  Onder de uitzetting was per saldo een bedrag van € 4.765.000 aan grootboekrekeningen verantwoord die op basis van het BBV onder de overlopende activa verantwoord zouden moeten worden. In de definitieve jaarrekening is dit aangepast. 

Overlopende activa en passiva

Voorzieningen

Overlopende activa en passiva Tijdens de controle is gebleken dat saldi op diverse grootboekrekeningen onvoldoende uitgezocht waren. Daarnaast bleek dat de overlopende activa en passiva onvolledig verantwoord waren doordat nog te ontvangen subsidies, nog te betalen subsidies en andere door te belasten kosten niet verantwoord waren. Deze bevindingen zijn gecorrigeerd in een volgende versie van de jaarrekening. Met uitzondering van een schuld inzake de SiSa H30 voor een bedrag van € 228.000. Voorzieningen Vanuit de controle van de voorzieningen volgen de volgende observaties, bevindingen en/of aanbevelingen: De voorziening voor wethouderspensioenen (APPA) per eind 2023 is onderbouwd door actuariële berekeningen van een externe serviceorganisatie. Deze organisatie heeft de uitgangspunten uit de circulaire van het ministerie gebruikt. Daarnaast is de voorziening geïndexeerd met 3,03%; dit betreft de index per 1 januari 2024 van het ABP. De nieuwe collegeleden zijn meegenomen in de voorziening. In de voorziening waren de (gewezen) wethouders van de voormalige gemeente Westvoorne niet volledig opgenomen. Binnen een voorziening kan niet voor twee verschillende benaderingen gekozen worden. Als de gemeente voor een deel van de wethouders zegt dat er sprake is van een gelijkblijvend karakter v.w.b.

de lasten (en dus geen voorziening opneemt) en voor een ander deel wel een voorziening opneemt worden grondslagen en het BBV niet ‘gelijktijdig’ stelselmatig toegepast. Dit is aangepast in een volgende versie van de jaarrekening.  In de jaarrekening 2023 zien wij geen aanwendingen in het kader van de voorziening groot onderhoud en is wel een dotatie verwerkt van € 280.000. Op basis van de besluitvorming van de raad is de voorziening van voormalig Westvoorne is deze bevroren in afwachting van een geactualiseerd plan. Doteren kan om die reden niet plaatsvinden. Evenwel is sprake van gepland onderhoud ten bedrage van circa € 590.000, terwijl geen onttrekking aan de voorziening is verantwoord. Indien daadwerkelijk groot onderhoud is gepleegd dient dit ten laste van de voorziening te worden gebracht.  In december 2022 en januari 2023 heeft de Commissie BBV een nadere toelichting uitgebracht over het vraagstuk rondom de te vormen voorziening voor verlofsparen binnen de CAO Gemeenten 2021-2022:  Voor het wettelijke verlofsaldo per 31 december wordt geen voorziening getroffen. Doordat dit verlof binnen 2 jaar moet worden opgenomen, zal dit saldo in de regel niet bovenmatig worden en geen spaarsaldo betreffen. Hier is sprake van een verplichting van gelijke omvang die op grond van het BBV niet tot een voorziening in de balans leidt.

 Voor het spaarverlof zoals dit vanaf 2022 van toepassing is, moet voor de verplichting een voorziening worden opgenomen omdat hier sprake is van een spaarsaldo dat in de tijd, niet van gelijke omvang zal blijven, wat betreft toevoegingen en opnamen van spaarverlof. In de opbouwjaren zal naar verwachting vooral sprake zijn van toevoegingen en aangroei van het spaarsaldo. 

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.3 Overige bevindingen



29

Voor het bovenwettelijke verlof waarvan aangetoond kan worden dat dit een gelijke omvang kent en voor zover dat niet het karakter heeft van overmatige verlofsaldi of spaarsaldi mag geen voorziening worden opgenomen. Voor het bovenwettelijke verlof dat geen gelijke omvang kent en/of bestaat uit overmatige verlofsaldi of spaarsaldi moet een voorziening worden opgenomen. Bij de analyse van de bovenwettelijke verlofverplichting en of er sprake is van wel of geen gelijke omvang van deze verplichting, is het belangrijk het risico van het omzetten naar spaarverlof te betrekken. Mogelijk gaan hier in de toekomst ervaringscijfers bij helpen.

Voor het spaarverlof zoals dit vanaf 2022 van toepassing is moet voor de verplichting een voorziening worden opgenomen omdat hier sprake is van een spaarsaldo dat in de tijd, naar verwachting, niet van gelijke omvang zal zijn wat betreft toevoegingen en opnamen van spaarverlof. In de opbouwjaren zal naar verwachting vooral sprake zijn van toevoegingen en groei van de omvang van het spaarsaldo. Per balansdatum en bij het opmaken van de jaarrekening hebben ambtenaren de gemeente Voorne aan Zee nog maar beperkt bovenwettelijk verlof formeel omgezet naar spaarverlofcontracten. Op basis van uitingen van de Commissie BBV dient de gemeente Voorne aan Zee een inschatting te maken welk deel van het saldo bovenwettelijk verlof per balansdatum naar verwachting omgezet zal gaan worden naar spaarverlofcontracten. Wij hebben vastgesteld dat de voorziening is gevormd op basis van het saldo van het spaarverlof, overwerk en ORT. Hierbij gaat de gemeente er dus vanuit dat al het overwerk en ORT omgezet zullen worden in spaarverlofcontracten. Wij schatten dit in als te voorzichtig en niet volledig in overeenstemming met het BBV en rapporteren de € 493.000 als controleverschil. Wij dringen erop aan om de komende jaren op basis van ervaringscijfers een voorziening te vormen en concreet beleid te formuleren over maximaal mee te nemen verlofrechten naar een volgend kalenderjaar. Fiscaliteit

Fiscaliteit Als onderdeel van de eerstejaars jaarrekeningcontrole hebben wij een beeld gevormd van de fiscale organisatie van de gemeente Voorne aan Zee met als doel op hoofdlijnen inzicht te verkrijgen in de belangrijkste fiscale processen binnen de gemeente. In dit kader rapporteren wij de volgende bevindingen: De gemeente is fiscaal in ontwikkeling, waardoor rollen en taken verder moeten worden gedefinieerd, processen verder geoptimaliseerd kunnen worden en meer systeem- en ketengericht gewerkt kan worden. Dat wil zeggen dat de fiscaliteit op een meer gestandaardiseerde wijze en functionele wijze verankerd dient te worden in beleid, bedrijfsvoering en processen.  Met betrekking tot de Vpb lijkt het er voor nu op dat gemeente Voorne aan Zee voor het cluster (actieve) grondbedrijf niet door de zogenaamde ‘ondernemerspoort’ zal gaan. De resultaten van de voormalige gemeenten Westvoorne, Hellevoetsluis en Brielle tonen aan dat het cluster grondbedrijf verlieslatend zijn. Momenteel wordt gewerkt aan geactualiseerde QuickScan om voorgaande af te concluderen en vast te leggen. Wij dringen aan om deze op korte termijn af te wikkelen en de uitkomsten hiervan te evalueren.  De gemeente Voorne aan Zee is op de hoogte van de lopende discussies rondom de exploitatie van reclameactiviteiten en de veiling van de benzineverkooppunten.