Raad - Handreiking integriteitssschending Vereniging van Griffiers

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending

Pag. 19

De 7 stappen van morele oordeelsvorming 1 Voor welke keuze sta ik? • Beschrijf de situatie; wat acht ik moreel juist? 2 Welke betrokkenen hebben een recht, belang of wens bij deze beslissing? 3 Wie neemt de beslissing? 4 Heb ik nadere informatie nodig om een verantwoorde beslissing te kunnen nemen? 5 Wat zijn de argumenten? 6 Tot welke conclusie kom ik? • Tussenstap: kan ik de schade beperken? 7 Ik peil bij mijzelf wat ik voel over de genomen beslissing.

3.12. Een integriteitsmelding richt zich tegen de griffier zelf En indien dit komt vanuit een raadslid/-leden, wat betekent dit dan voor het normale werk (en de werkverhouding) in de periode dat een melding/het onderzoek loopt? Kan de griffier dan “gewoon” functioneren, naar de gehele raad en in het bijzonder naar die raadsleden? Wat is de rol van de werkgeverscommissie daarbij? De meeste stappenplannen die gaan over het behandelen van integriteitsmeldingen gaan over het functioneren van bestuurders, dus burgemeesters, wethouders, raadsleden en commissieleden. Voor de griffier geldt de Ambtenarenwet en ook hoofdstuk 9 Awb dat handelt over klachten. Hoewel de aanvliegroute dus anders is bij een griffier dan bij een bestuurder, kan het doen van een melding door iemand bij de burgemeester wel direct gevolgen hebben voor het functioneren van de griffier. Hoewel het stappenplan integriteitsmeldingen hier niet van toepassing is, besteden we aandacht aan de situaties die zich kunnen voordoen. Primair is de werkgeverscommissie namens de gemeenteraad verantwoordelijk voor het instellen van een onderzoek. Vaak zal de burgemeester zich hierbij stevig betrokken tonen vanuit zijn verantwoordelijkheid voor het bevorderen van de integriteit van de gemeente.

We gaan ervan uit dat de burgemeester en de werkgeverscommissie in dit soort gevallen samen optrekken en bezien welk wettelijk kader van toepassing is. De volgende situaties kunnen zich hierbij voordoen: a – de melding tegen de griffier komt van buiten het gemeentebestuur; b – de melding tegen de griffier wordt gedaan door één van de wethouders of iemand vanuit de ambtelijke organisatie; c – de melding tegen de griffier wordt gedaan door één raadslid; d – de melding tegen de griffier wordt gedaan door meerdere raadsleden. In al deze situaties is het van belang voor de griffier de melding in de eerste fase “klein” wordt gehouden en dat zorgvuldig onderzoek wordt gedaan. Of een griffier kan blijven doorwerken bij een integriteitsmelding tegen hemzelf, wordt met name bepaald door de vraag wie de melding doet en wat de aard van de melding is. Komt de melding vanuit de raad (situatie “c” en “d”), dan wordt het lastig, zo niet onmogelijk om in functie te blijven. Uiteraard speelt de aard van de melding wel een rol. Door de melding vanuit de nabije omgeving van de griffier komt het vertrouwen in het functioneren van de griffier onmiddellijk in het geding. Zonder vertrouwen van de raad kan een griffier niet functioneren. Dat betekent ook dat ondanks dat je ambtenaar bent en daarmee recht hebt op rechtsbescherming, je in een aantal gevallen gedurende het onderzoek je functie

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending

Pag. 20

niet kunt uitoefenen, ook al staat niet vast dat je ergens schuldig aan bent. In die gevallen ligt het voor de hand dat je door de werkgeverscommissie wordt geschorst. Schorsing is een ordemaatregel die de werkgever kan nemen indien er sprake is van onwerkbare verhoudingen of indien er een ander belang is, zoals een onderzoeksbelang dat het noodzakelijk maakt dat de griffier (tijdelijk) niet aanwezig is op het werk. Wanneer de melding van “buitenaf” komt (situatie “a”) kan dat anders liggen. Hierdoor worden de onderlinge werkverhoudingen niet altijd meteen geraakt. Komt de melding vanuit de raad (situatie “c” en “d”) dan ontstaat er, zoals hiervoor al gesteld, een andere situatie. Immers, de raad is de werkgever van de griffier en in die verhouding is vertrouwen in een integer en neutraal handelende griffier voor de raadsleden van groot belang. Dit kan er toe leiden dat de werkgeverscommissie overleg voert met de fractievoorzitters in de raad om te beoordelen of er op dat moment nog voldoende basis is voor de griffier om verder te functioneren of dat het beter is om de griffier gedurende het onderzoek te schorsen. Maakt het nog uit waarvan de griffier beschuldigd wordt? Stel dat hem verweten wordt dat hij de ene fractie structureel van meer informatie heeft voorzien dan de andere fracties (partijdigheid).

Zou dat tot een andere behandeling moeten leiden dan een melding waarbij de griffier verweten wordt raadsbudget te hebben gebruikt voor eigen activiteiten? Is de werkverhouding tussen raad en griffier bij de ene melding meer verstoord dan bij de andere melding? Uiteindelijk zal dit een afweging zijn die in het concrete geval moet worden gemaakt en dit kan per raad anders uitvallen. In alle situaties is van groot belang dat de griffier onschuldig is totdat het tegendeel bewezen is. Het is daarom cruciaal hoe er over dergelijke meldingen zorgvuldig gecommuniceerd wordt binnen de raad. De werkgeverscommissie en de burgemeester doen er goed aan hier overleg over te voeren. Geborgd zal moeten worden dat de griffier in ieder geval bij het onderzoek moet worden gehoord. Het is van belang om stil te staan bij de communicatie richting het personeel van de griffie. Als griffier kun je wellicht inschatten hoe ernstig de melding aan jouw adres is. Tegelijkertijd kun je ook aftasten of het onderzoek op zorgvuldige wijze wordt ingericht. Het is in de meeste gevallen verstandig om, ongeacht jouw inschatting, contact te zoeken met iemand die je (juridisch) kan bijstaan. Een melding gaat je niet in de koude kleren zitten, dus het is verstandig om iemand mee te laten kijken die het hoofd koel houdt. Binnen de Vereniging van Griffiers kennen we het instituut vertrouwenspersonen.

Deze collega’s zijn er om naar je te luisteren en te klankborden. De gegevens van de vertrouwenspersonen zijn te vinden via de website van de Vereniging van Griffiers via www.griffiers.nl.

4)

Fase III - Vervolgonderzoek

Indien een besluit is genomen tot het uitvoeren van een vervolgonderzoek, kan er gekozen worden voor een intern vervolgonderzoek of een extern vervolgonderzoek. De keuze voor het soort onderzoek is afhankelijk van diverse factoren, maar dient bij voorkeur gebaseerd te zijn op de onderzoeksopdracht die geformuleerd moet gaan worden. Op basis van een uitvoerige en nauwkeurige onderzoeksopdracht kan namelijk veel beter worden bepaald waar het vervolgonderzoek over moet gaan en vooral welke

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending

Pag. 21

expertise benodigd is. Een goede keuze aan de voorkant is des te meer van belang, aangezien het halverwege alsnog overdragen aan professionele onderzoekers vaak niet meer mogelijk of erg lastig is. Je kunt als griffier in deze fase (van het formuleren van de onderzoeksopdracht) een ondersteunende rol spelen voor het presidium (= gezamenlijke fractievoorzitters) dan wel voor de burgemeester, afhankelijk van wie het besluit tot een vervolgonderzoek heeft genomen. Heeft het presidium het besluit genomen tot een vervolgonderzoek, dan ligt het voor de hand dat de griffier in beeld komt als ondersteuner in de voorbereiding van het onderzoek. Ditzelfde geldt ten aanzien van bijvoorbeeld het opstellen van een persbericht over het besluit tot een vervolgonderzoek. Het is echter denkbaar dat ook wanneer de burgemeester, samen met een presidiumlid, het vervolgonderzoek ter hand neemt, de griffier wordt gevraagd om hierin te ondersteunen. Het is verstandig in dat geval duidelijke afspraken te maken met het presidium en de werkgeverscommissie over de rol van de griffier in deze fase (zie ook hierna). In de praktijk wordt vaker gekozen voor een extern dan voor een intern vervolgonderzoek. Dit omdat de benodigde interne expertise ontbreekt danwel vanwege de objectiviteit van de onderzoekers ten opzichte van de bestuurders en volksvertegenwoordigers.

Ook zal een intern onderzoek kritischer door de media worden beoordeeld, vanwege het beeld dat de slager zijn eigen vlees keurt. Een voordeel van een intern vervolgonderzoek kan zijn dat de kosten beperkter zullen zijn en dat het eerder compacter kan worden gehouden qua publiciteit en omvang dan bij een formele aanstelling van een externe onderzoeker.

4.1 Onderzoeksopdracht

Zoals hiervoor al aangegeven, is het belangrijk dat er een heldere en nauwkeurige onderzoeksopdracht wordt geformuleerd (zowel bij een intern als bij een extern vervolgonderzoek). De onderzoeksopdracht bevat ten minste de volgende elementen: - de aanleiding van het onderzoek; - het doel danwel de opdracht; - de onderzoeksvragen, onderzoeksmethoden en onderzoekscapaciteit; - het onderzoeksprotocol dat van toepassing is; - het normenkader dat gehanteerd zal worden; - de (vermoedelijke) duur en het beschikbare budget; - de wijze waarop gecommuniceerd zal worden gedurende het vervolgonderzoek; - de wijze van rapportage aan de opdrachtgever; - de rolverdeling tussen onderzoeker en opdrachtgever; - de omgang met tussentijdse wijzigingen en eventuele uitbreiding van de werkzaamheden; - de afbakening van het onderzoek (welke werkzaamheden worden wel van de onderzoekers verwacht en welke niet); Op basis van de onderzoeksopdracht zal een inschatting gemaakt kunnen worden van de expertise die voor het vervolgonderzoek benodigd is en of deze expertise eventueel intern beschikbaar is. In beide gevallen (intern dan wel extern) is het raadzaam om een onderzoeksteam samen te stellen met verschillende disciplines. Als er gekozen wordt om het vervolgonderzoek extern uit te besteden, is het raadzaam om bij de keuze voor een bepaald bureau breed te oriënteren en diverse offertes op te vragen.

Als griffier kun je hierin een ondersteunende rol spelen door een overzicht beschikbaar te hebben van verschillende bureaus. Ook kan een dergelijk overzicht worden opgevraagd via de commissie Integriteit van de Vereniging van Griffiers.

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending

Pag. 22

4.2 Intern vervolgonderzoek – rol griffier Het interne vervolgonderzoek kan uitgevoerd worden door een interne onderzoeker (bijvoorbeeld de ambtenaar die audits uitvoert conform artikel 213a Gemeentewet), een interne commissie (bijvoorbeeld een raadscommissie) of door de burgemeester zelf, samen met een presidiumlid. De rol van de griffier bij interne vervolgonderzoeken hangt sterk af van wie het onderzoek doet. Wordt het vervolgonderzoek inderdaad gedaan door een raadscommissie of door de burgemeester zelf, daarbij begeleid door een presidiumlid, dan ligt het voor de hand dat je als griffier optreedt als ondersteuner. Het is raadzaam om in dat geval duidelijke afspraken te maken met het presidium en de werkgeverscommissie. Deze afspraken gaan o.a. over de omgang met geheimhouding, over de extra taken voor de griffier, over de werkverdeling binnen de griffie (kan de klus gedaan worden met de vaste bezetting of is er extra menskracht nodig) en over het aanspreekpunt voor de griffier. Het doel van deze afspraken is dat helder is voor de raad wat de positie van de griffier in het onderzoek is en dat voorkomen wordt dat de griffier teveel als partij in het onderzoek wordt gezien, in plaats van als neutrale ondersteuner. Wordt het interne onderzoek uitgevoerd door een interne professionele onderzoeker, dan heeft de griffier geen directe (ondersteunende) rol.

Wel kan de griffier / de griffie benaderd worden voor het aanleveren van informatie.

4.3 Extern vervolgonderzoek – rol griffier

Een extern vervolgonderzoek kan uitgevoerd worden door bij voorbeeld: - Een externe professionele onderzoeker van een andere provincie of gemeente; - Een externe commissie bestaande uit (oud-)bestuurders, hoogleraren of andere deskundigen; - Een extern onderzoeksbureau, zoals bijvoorbeeld een forensisch accountant, een particulier recherchebureau, een advocatenkantoor of een organisatieadviesbureau. De keuze voor één van de bovengenoemde opties zal afhangen van de onderzoeksvraag. Het inhuren van een extern onderzoeksbureau heeft als voordeel dat er voldoende onderzoekscapaciteit, kennis en expertise aanwezig zal zijn. Tegelijkertijd zullen de kosten snel hoger zijn en vraagt het meer coördinatie. Bij een extern vervolgonderzoek is de rol van de griffier in principe zeer beperkt, aangezien ondersteuning van het externe onderzoeksbureau niet aan de orde is. De griffie kan, als ondersteuner van de raad, wel benaderd worden voor bepaalde praktische informatie. Daarnaast kan de griffier, namens de raad, de burgemeester bevragen over de voortgang in het onderzoeksproces.

4.4 Bespreking / behandeling van het onderzoeksrapport

Als het rapport over het vervolgonderzoek is afgerond, is het van belang dat er duidelijke afspraken worden gemaakt over de bespreking van en de communicatie over het rapport. Als griffier heb je een adviserende rol richting het gremium dat normaliter de planning en de concept-agenda’s van commissieen raadsvergaderingen opstelt (agendacommissie / presidium). Moet er een extra vergadering gepland worden? Kan de bespreking in het openbaar plaatsvinden of is er reden voor beslotenheid? Wie zit de vergadering voor? De raadsvoorzitter of de plaatsvervangend voorzitter? Verwacht men veel publiek op de tribune? Laat je de onderzoeker in de vergadering een toelichting geven? Ten aanzien van de communicatie is het van belang om te bepalen wat er gecommuniceerd gaat worden, op welk moment en naar wie (intern, extern of beide). Als griffier kun je de burgemeester hierin adviseren. Het is raadzaam om in ieder geval informatie te verstrekken over het proces dat doorlopen is. In dit stadium is maximale transparantie het uitgangspunt. Daarnaast is van belang om af te spreken wanneer het rapport wordt vrijgegeven. Is het geheel openbaar of zijn er wellicht besloten delen en hoe

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending

Pag. 23

dient daarmee omgegaan te worden? Betrek bij voorkeur ook de collega’s van de afdeling communicatie bij dit onderdeel en/of de communicatieadviseurs van de griffie zelf.

4.5 Mogelijke uitkomsten van het afsluitende debat

De uitkomst van het politieke debat over het onderzoeksrapport kan verschillende uitkomsten hebben, afhankelijk van de persoon die de integriteit geschonden zou hebben. Bij een wethouder heeft de raad de mogelijkheid om het vertrouwen in deze wethouder op te zeggen via een motie van wantrouwen. Gaat het om een raadslid, dan kan dit raadslid alleen op grond van artikel 15 Gemeentewet en artikel X8 Kieswet geschorst worden door de raadsvoorzitter. De raad heeft in dit geval de mogelijkheid om het raadslidmaatschap vervallen te verklaren. Veel integriteitsschendingen zullen buiten het kader van artikel 15 Gemeentewet vallen. In die gevallen kan de raad zich slechts uitspreken over de situatie en eventueel een motie aannemen, tenzij er sprake is van strafbare feiten. Van strafbare feiten kan altijd aangifte worden gedaan. Is de burgemeester onderwerp van discussie, kan de raad via een motie oproepen om met de Commissaris van de Koning in gesprek te gaan over het eventuele vertrek van de burgemeester.

4.6 Hoe om te gaan met situaties waarin integriteitsmeldingen (vermoedelijk) als politiek instrument worden ingezet om mensen doelbewust te beschadigen? Voor dit soort situaties is een aantal zaken van belang: wanneer is er sprake van doelbewust beschadigen? In hoeverre zijn de belangen van de gemeente in het geding? En in hoeverre heb je als griffier het vermoeden dat er sprake is van doelbewust beschadigen? En maakt het vervolgens verschil voor de afhandeling van de melding? Het is moeilijk vast te stellen of een melder met verkeerde intenties een melding doet. Je kunt als griffier soms wel aanvoelen dat het niet helemaal goed zit of vermoeden dat een melder er een belang bij heeft, maar bewijzen is lastig. Er zijn voorbeelden waar de verhouding tussen (groepen) burgers en de gemeente zodanig verzuurd is dat alle instrumenten die beschikbaar zijn worden ingezet. Er wordt dan actief gezocht naar mogelijkheden om het gemeentebestuur te kapittelen. Voor de afhandeling van een melding zou het geen verschil moeten maken of je als griffier een vermoeden hebt van doelbewust beschadigen of niet. Immers, vanuit je rol als neutrale adviseur moet je ervoor waken om de melder aan te spreken op het mogelijke doelbewuste karakter van de melding. Het is niet aan jou als griffier om daar iets van te vinden, nog afgezien van de vraag of je het zou kunnen bewijzen.

Het risico dat de verhouding met de melder, vanwege jouw beschuldiging, voorgoed beschadigd is, is levensgroot aanwezig. Dat is met name aan de orde als het gaat om een melder die politiek actief is. Het allerbelangrijkste is dat de melding zorgvuldig en nauwkeurig wordt onderzocht en afgehandeld. Het is de burgemeester die de melder eventueel aanspreekt op het mogelijk (doelbewust) beschadigen van mensen. Een doelbewuste poging om iemand anders te beschadigen kan zich ook voordoen als het ene raadslid in een openbare vergadering het andere raadslid aanspreekt op zijn/haar gedrag of een familielid van het raadslid in de discussie betrekt en daarbij de suggestie wekt dat er iets niet goed zit. (U stemt alleen maar voor, omdat uw broer….) Op zo’n moment heeft het raadslid dat beschuldigd wordt de schijn al tegen en ligt er een belangrijke taak voor de burgemeester om de vergadering direct te schorsen. Bij voorkeur wordt dan in dezelfde

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending

Pag. 24

openbare vergadering de beschuldiging weerlegd danwel wordt aan het beschuldigende raadslid vriendelijk doch dringend verzocht om de gesproken woorden terug te nemen. Als griffier heb je hierin een belangrijke adviesrol richting de burgemeester of voorzitter van de vergadering. De voorzitter kan allereerst het raadslid erop aanspreken dat in de raad niet zo met elkaar wordt omgegaan, dat er andere wegen zijn om (vermoedens van) een integriteitsschending bespreekbaar te maken of te melden, buiten de vergadering om, want door een (vermoeden van een) integriteitsschending in het openbaar uit te spreken worden personen beschadigd zonder dat er zorgvuldig onderzoek is gedaan.

4.7 Nazorg Een integriteitsonderzoek kan grote impact hebben op de betrokken politiek ambtsdrager en op het betreffende bestuur. Het kan het verstandig zijn om enige tijd na het afsluitende debat over het onderzoek een evaluatiegesprek in te plannen. Aan dit gesprek kunnen bestuurders, volksvertegenwoordigers en ambtenaren deelnemen die behoefte hebben aan een evaluatie. De griffier kan de burgemeester adviseren een dergelijk evaluatiegesprek te organiseren. De evaluatie kan gaan over het doorlopen proces (om van te leren), maar een evaluatie kan ook worden gehouden omdat de onderlinge verhoudingen ondanks de afronding van de zaak verstoord zijn. Van belang is in alle gevallen niet het gesprek te heropenen over de inhoud van de zaak. De doelstelling van de evaluatie moet volstrekt helder worden gedefinieerd alvorens deze te starten. In een aantal gevallen zal er wellicht ook behoefte zijn om de zaak te laten rusten.

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending

Pag. 25

5)

Bijlagen

I. II. III. IV.

Wetboek van strafvordering, Art. 162 Gemeentewet, Art. 15 verboden handelingen Kieswet, Art. X8 Voorbeeld protocol / Stappenplan gemeente Hilversum

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending

Pag. 26

5.1 Bijlage I - Wetboek van strafvordering, Art. 162 Wetboek van strafvordering Titel I Het opsporingsonderzoek Artikel 162 1. Openbare colleges en ambtenaren die in de uitoefening van hun bediening kennis krijgen van een misdrijf met de opsporing waarvan zij niet zijn belast, zijn verplicht daarvan onverwijld aangifte te doen, met afgifte van de tot de zaak betrekkelijke stukken, aan de officier van justitie of aan een van zijn hulpofficieren, a. indien het misdrijf is een ambtsmisdrijf als bedoeld in titel XXVIII van het Tweede Boek van het Wetboek van Strafrecht, dan wel b. indien het misdrijf is begaan door een ambtenaar die daarbij een bijzondere ambtsplicht heeft geschonden of daarbij gebruik heeft gemaakt van macht, gelegenheid of middel hem door zijn ambt geschonken, dan wel c. indien door het misdrijf inbreuk op of onrechtmatig gebruik wordt gemaakt van een regeling waarvan de uitvoering of de zorg voor de naleving aan hen is opgedragen. 2. Zij verschaffen de officier van justitie of de door deze aangewezen hulpofficier desgevraagd alle inlichtingen omtrent strafbare feiten met de opsporing waarvan zij niet zijn belast en die in de uitoefening van hun bediening te hunner kennis zijn gekomen. 3.

De bepalingen van het eerste en tweede lid zijn niet van toepassing op de ambtenaar die door het doen van aangifte of het verschaffen van inlichtingen gevaar zou doen ontstaan voor een vervolging van zich zelf of van iemand bij wiens vervolging hij zich van het afleggen van getuigenis zou kunnen verschonen. 4. Gelijke verplichtingen rusten op rechtspersonen of organen van rechtspersonen wier taken en bevoegdheden zijn omschreven bij of krachtens de wet, voor zover daartoe bij algemene maatregel van bestuur aangewezen. 5. Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur kunnen voorschriften worden gegeven in het belang van een goede uitvoering van dit artikel. 6. De aangifte van misdrijven, bedoeld in het eerste lid onder c, kan in overleg met de officier van justitie en met inachtneming van de voorschriften, als bedoeld in het vorige lid, nader worden beperkt. 7. De voordracht voor een algemene maatregel van bestuur als bedoeld in het vierde of vijfde lid, wordt niet gedaan dan nadat het ontwerp in de Nederlandse Staatscourant is bekend gemaakt en sedert de dag waarop de bekendmaking is geschied twee maanden verstreken zijn.

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending

Pag. 27

5.2

Bijlage II - Gemeentewet, Art. 15 verboden handelingen

GEMEENTEWET Hoofdstuk II De raad Artikel 15 1. Een lid van de raad mag niet: a. als advocaat of adviseur in geschillen werkzaam zijn ten behoeve van de gemeente of het gemeentebestuur dan wel ten behoeve van de wederpartij van de gemeente of het gemeentebestuur; b. als gemachtigde in geschillen werkzaam zijn ten behoeve van de wederpartij van de gemeente of het gemeentebestuur; c. als vertegenwoordiger of adviseur werkzaam zijn ten behoeve van derden tot het met de gemeente aangaan van: 1e. overeenkomsten als bedoeld in onderdeel d; 2e. overeenkomsten tot het leveren van onroerende zaken aan de gemeente; d. rechtstreeks of middellijk een overeenkomst aangaan betreffende: 1e. het aannemen van werk ten behoeve van de gemeente; 2e. het buiten dienstbetrekking tegen beloning verrichten van werkzaamheden ten behoeve van de gemeente; 3e. het leveren van roerende zaken anders dan om niet aan de gemeente; 4e. het verhuren van roerende zaken aan de gemeente; 5e. het verwerven van betwiste vorderingen ten laste van de gemeente; 6e. het van de gemeente onderhands verwerven van onroerende zaken of beperkte rechten waaraan deze zijn onderworpen; 7e. het onderhands huren of pachten van de gemeente. 2. Van het eerste lid, aanhef en onder d, kunnen gedeputeerde staten ontheffing verlenen. 3. De raad stelt voor zijn leden een gedragscode vast.

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending

Pag. 28

5.3

Bijlage III - Kieswet, Art. X8

KIESWET Hoofdstuk X Beëindiging van het lidmaatschap en tijdelijke vervanging als lid Artikel X 8, eerste lid 1. Het lid van de gemeenteraad dat in strijd met artikel 15, eerste lid, van de Gemeentewet handelt, kan in zijn betrekking worden geschorst door de voorzitter van de gemeenteraad. De voorzitter onderwerpt de zaak aan het oordeel van de raad in zijn eerstvolgende vergadering.

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending

Pag. 29

5.4

Bijlage IV - Voorbeeld protocol / Stappenplan gemeente Hilversum

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending

Pag. 30

GEMEENTEBLAD

Nr. 242492 22 september 2020

Officiële uitgave van de gemeente Hilversum

Stappenplan integriteitsmeldingen politieke ambtsdragers 2020 gemeente Hilversum

Raadsbesluit De raad van de gemeente Hilversum, Gelezen het voorstel van het presidium d.d. 24 maart 2020; Gehoord het advies van de commissie Economie en Bestuur d.d. 20 augustus 2020: besluit:

1. de procesevaluatie d.d. 20 maart 2020 en het aanvullend advies d.d. 8 april 2020 van Necker van Naem voor kennisgeving aan te nemen; 2. het Stappenplan integriteitsmeldingen 2020 vast te stellen onder intrekking van het Stappenplan integriteitsmeldingen 2018. 3. het college te verzoeken binnen de ambtelijke organisatie en integriteitscoördinator aan te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 7 september 2020, de griffier de burgemeester, P.M.H. van Ruitenbeek P.I. Broertjes

Stappenplan integriteitsmeldingen politieke ambtsdragers 2020 gemeente Hilversum Algemeen 1. Onder politiek ambtsdragers wordt verstaan: de burgemeester, de leden van het college, de raadsleden en commissieleden, niet zijnde raadslid. 2. Onder integriteitscoördinator wordt verstaan: De hiervoor aangewezen functionaris die binnen de gemeente Hilversum ambtelijke ondersteuning biedt rondom het thema integriteit. 3. In gevallen waarin dit stappenplan niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is, vindt op initiatief van de burgemeester bespreking plaats in het presidium. 4. Het stappenplan is openbaar en door derden te raadplegen. 5. De burgemeester, de leden van het college, de raadsleden en de commissieleden ontvangen bij hun aantreden een exemplaar van dit stappenplan. 6. Uitgangspunt bij het gebruik van dit stappenplan zijn de door de raad bij besluit van 16 september 2015 vastgestelde ‘Gedragscode Integriteit volksvertegenwoordigers in de gemeente Hilversum’ en ‘Gedragscode integriteit college van burgemeester en wethouders in de gemeente Hilversum’. Melding 1. Meldingen van vermeende integriteitsschendingen worden schriftelijk gedaan bij de burgemeester, die deze in behandeling neemt, tenzij er sprake is van een melder die zijn identiteit niet bekend maakt.

1

Gemeenteblad 2020 nr. 242492

22 september 2020

2. Vanaf het moment dat de melding is gedaan tot en met het doorlopen van de benodigde stappen uit het Stappenplan, wordt ambtelijke ondersteuning geboden door de integriteitscoördinator aan de burgemeester. 3. De identiteit van de melder wordt niet bekend gemaakt bij degene die de melding betreft of anderen anders dan de personen die de eerste screening uitvoeren, zonder daaraan vooraf schriftelijk akkoord te hebben gevraagd aan- en verkregen van de melder. 4. Van de melder wordt verwacht dat hij zijn melding schriftelijk indient. 5. Hij ontvangt daarop binnen vijf werkdagen een formele, schriftelijke ontvangstbevestiging waarin de melder ook wordt gevraagd niet de publiciteit te zoeken m.b.t. de melding om de persoonlijk levenssfeer van de betrokken bestuurder te beschermen in afwachting van de uitkomsten van het onderzoek. 6. Meldingen over de burgemeester worden via de griffie schriftelijk gedaan bij het presidium. Het presidium wijst twee van zijn leden aan die in de plaats treedt van de burgemeester bij het zetten van de stappen volgens het stappenplan . 7. De burgemeester kan ook door eigen waarneming of door berichtgeving van buitenaf kennis nemen van een vermeende integriteitsschending. In die gevallen kan hij op eigen initiatief een melding opstellen, gebaseerd op zijn waarneming of op de berichtgeving van buitenaf.

In de melding beschrijft de burgemeester wat de aanleiding is om een eerste screening uit te voeren. Aangifte 1. Als er in enige fase van de behandeling van de melding een vermoeden is van een misdrijf kan de burgemeester, na overleg met het presidium, aangifte doen bij de politie. Overleg met het presidium hoeft niet plaats te vinden als de raad na behandeling van een onderzoeksrapport besluit dat aangifte wordt gedaan. 2. Vanaf dat moment wordt alle informatie voorgelegd aan de politie, eventueel na overleg met de officier van justitie. Eerste screening 1. Op basis van de ontvangen melding doet de burgemeester zo spoedig mogelijk een eerste screening. Tijdens de eerste screening worden altijd de melder en de politiek ambtsdrager gehoord tegen wie de melding gericht is. Bij de uitnodiging aan de politiek ambtsdrager verstrekt de burgemeester in ieder geval een korte omschrijving van de aard van de melding. De melding zelf wordt niet vooraf verstrekt. Van de gesprekken in de eerste screening wordt vanuit het oogpunt van zorgvuldigheid en navolgbaarheid een verslag gemaakt. Dit verslag wordt voor een akkoord voorgelegd aan de gesproken personen. De gespreksverslagen worden opgenomen in het onderzoeksdossier. 2.

Als de burgemeester na de eerste screening concludeert dat geen feitenonderzoek nodig is, stelt hij een screeningsverslag op en doet melding van zijn conclusies aan degene die de melding heeft gedaan en aan de betrokken politieke ambtsdrager. Het screeningsverslag wordt aan beide partijen verstrekt. Aan de politiek ambtsdrager wordt tevens een kopie van de melding verstrekt, uitgezonderd de identiteit van de melder. 3. De melder en de betrokken politieke ambtsdrager kunnen binnen vier weken na ontvangst van het screeningsverslag, via de griffier, het presidium verzoeken te besluiten dat wel een feitenonderzoek noodzakelijk is. Het presidium besluit binnen vier weken na ontvangst van het verzoek over het verzoek en kan het besluit eenmaal met twee weken verdagen. 4. Als de burgemeester na de eerste screening concludeert dat een feitenonderzoek nodig is, stelt hij een screeningsverslag op, dat hij gezamenlijk met een concept onderzoeksopdracht voorlegt aan het presidium. 5. Het presidium vergadert binnen twee weken nadat het screeningsverslag en de concept onderzoeksopdracht zijn voorgelegd. 6. Het presidium treedt op als klankbord voor de burgemeester ten aanzien van de onderzoeksopdracht, tenzij het presidium op grond van het screeningsverslag tot het oordeel komt dat er geen integriteitsschending heeft plaatsgevonden en er dus geen feitenonderzoek nodig is.

In dat geval vindt er geen feitenonderzoek plaats. 7. De betrokken politiek ambtsdrager wordt over het doen van de eerste screening en van de uitkomst daarvan zo spoedig mogelijk geïnformeerd. Het screeningsverslag wordt alleen verstrekt aan de politiek ambtsdrager als de burgemeester van oordeel is dat er geen feitenonderzoek nodig is. 8. De melder wordt geïnformeerd door de burgemeester als wordt besloten geen feitenonderzoek in te stellen. In dat geval wordt ook het screeningsverslag overgelegd. Als de burgemeester tot het oordeel komt dat er een feitenonderzoek nodig is, dan wordt de melder geïnformeerd door de burgemeester nadat het presidium heeft vergaderd over de concept onderzoeksopdracht. Het verstrekken van het screeningsverslag blijft in dat geval achterwege omdat het onderzoek nog verder gaat. Als het presidium alsnog besluit dat geen feitenonderzoek nodig is, dan wordt de melder ook daarover geïnformeerd waarbij het screeningsverslag wordt verstrekt. 9. Bij het vermoeden van een opzettelijk valse beschuldiging onderneemt de burgemeester actie tegen de melder in de vorm van een feitenonderzoek. De persoon tegen wie opzettelijk valse beschuldigingen zijn gedaan, kan daarvan aangifte doen bij de politie.

2

Gemeenteblad 2020 nr. 242492

22 september 2020

Feitenonderzoek 1. De burgemeester geeft opdracht tot een feitenonderzoek aan een externe onderzoekscommissie. 2. Een externe onderzoekscommissie bestaat uit natuurlijke personen die op verzoek van de burgemeester gezamenlijk een commissie vormen of uit een onderzoeksteam vanuit een bedrijf. De leden van de commissie komen van buiten de gemeentelijke organisatie. 3. Alvorens de burgemeester de opdracht verstrekt vergewist hij zich ervan dat binnen de externe onderzoekscommissie de juiste kennis voor het doen van het feitenonderzoek aanwezig is. Opdrachtverstrekking De burgemeester komt een schriftelijke onderzoeksopdracht met de onderzoekscommissie overeen. In de opdracht staan in ieder geval vermeld de aanleiding, de onderzoeksopdracht en de verwachte duur en kosten van het onderzoek. Kennisgeving aan betrokkene 1. Als de burgemeester tot het oordeel komt dat er een feitenonderzoek nodig is dan wordt de betrokken politiek ambtsdrager hierover door de burgemeester geïnformeerd, nadat het presidium heeft vergaderd over de concept onderzoeksopdracht. 2. In de brief is in ieder geval opgenomen: a. een omschrijving van het handelen of nalaten dat aanleiding is tot het instellen van het onderzoek; b. de melding dat betrokkene en getuigen kunnen worden gehoord; c.

de melding dat, als andere feiten en omstandigheden bekend worden die van belang kunnen zijn voor het bepalen van de omvang, aard en ernst van de integriteitsbreuk, het onderzoek zich kan uitstrekken tot die feiten en omstandigheden. Horen van betrokkenen en getuigen 1. De betrokken politiek ambtsdrager en getuigen kunnen worden gehoord. 2. Van de melder wordt verwacht desgevraagd zijn medewerking te verlenen aan het onderzoek. 3. De gesprekken worden gehouden door minimaal twee personen. 4. Er wordt een gespreksverslag opgemaakt en ondertekend door de onderzoekers en de getuigen/betrokkene. 5. De gehoorde krijgt de mogelijkheid om binnen vijf werkdagen schriftelijk te reageren op het verslag. 6. Als de gehoorde weigert te tekenen wordt daarvan melding gemaakt in het verslag. Als de gehoorde dat wil, wordt er een schriftelijke weergave van de afwijkende mening van de gehoorde bij het verslag gedaan. Communicatie 1. De burgemeester zorgt voor de interne en externe communicatie. 2. In beginsel wordt tijdens de eerste screening en het feitenonderzoek geen melding gedaan over de melding en het onderzoek, anders dan naar direct betrokkenen en eventueel het presidium. Het betreft lopende de eerste screening en het feitenonderzoek een interne kwestie. 3.

Als de pers in een bepaalde kwestie op de hoogte gesteld zal (of moet) worden gedurende het doorlopen van het Stappenplan, zal de burgemeester de pers te woord staan. Geen van de overige betrokkenen spreekt met de pers gedurende het doorlopen van het Stappenplan. 4. Informatie die extern wordt gedeeld, is zuiver en consequent procesmatig. Onderzoeksrapportage 1. Van het feitenonderzoek wordt een rapport opgesteld dat aan de burgemeester wordt aangeboden 2. De rapportage bevat in elk geval: de geanonimiseerde melding, de onderzoeksopdracht, het normenkader, een beschrijving van de uitgevoerde onderzoekshandelingen, de bevindingen, een toetsing van de bevindingen aan het normenkader en een conclusie waarin de vraag of er sprake is van een integriteitschending wordt beantwoord. 3. De burgemeester toetst of de conclusie van de rapportage redelijkerwijs kan worden gedragen door de inhoud van het onderzoek. 4. De burgemeester zendt de onderzoeksrapportage ter consultatie aan het presidium. 5. De rapportage wordt gelijktijdig aan de betrokken ambtsdrager aangeboden. 6. De burgemeester voegt aan de onderzoeksrapportage een brief toe waarin het proces dat heeft plaatsgevonden naar aanleiding van de integriteitsmelding wordt toegelicht. 7. De burgemeester biedt, na consultatie van het presidium, de onderzoeksrapportage aan de raad aan. 8.

De gemeenteraad bespreekt de onderzoeksrapportage niet in een commissievergadering, maar rechtstreeks in de eerstvolgende raadsvergadering. 9. Wanneer de betrokken politiek ambtsdrager wethouder is, informeert de burgemeester ook het college over de onderzoeksrapportage. 10. De raad beoordeelt of het rapport aanleiding geeft om aangifte te doen of een motie in te dienen.

3

Gemeenteblad 2020 nr. 242492

22 september 2020

Toelichting stappenplan integriteitsmeldingen politiek ambtsdragers 2020 Inleidende opmerkingen Als iemand een vermoeden heeft van een integriteitsschending door een ambtsdrager, dan kan als eerste worden overwogen om alternatieve middelen toe te passen. Er zou immers wellicht sprake kunnen zijn van een misverstand of onwetendheid. Alternatieve middelen zijn bijvoorbeeld het bespreken van het onderwerp met een vertrouwenspersoon of de betrokken ambtsdrager zelf. Mocht de gedraging zich daarvoor niet lenen, of als er om andere redenen niet voor wordt gekozen om het gesprek met de bestuurder aan te gaan, dan kan conform dit stappenplan een melding worden gedaan. Als er een integriteitsmelding wordt gedaan dan heeft dat de nodige gevolgen. Ten eerste is van belang dat een dergelijke melding in de context van het openbaar bestuur al schadelijke gevolgen kan hebben voor de politiek ambtsdrager nog voordat vastgesteld is dat er daadwerkelijk een schending heeft plaatsgevonden. Om de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene zo veel mogelijk te beschermen, en de kans op onnodige beschadiging daarvan te beperken, is het van belang de kring van ingelichte personen zo klein mogelijk te houden.

Een tweede relevant gevolg is dat er een (vorm van) onderzoek moet gaan plaatsvinden waarbij de onderzoeker(s) er belang bij hebben om in relatieve stilte hun werk te kunnen doen om mogelijk verlies aan bewijs te voorkomen. De opbouw van het stappenplan sluit hierbij aan. In eerste instantie is er een screening door de burgemeester die op grond van artikel 170 lid 2 Gemeentewet belast is met het bevorderen van de integriteit van de gemeente. De kring van betrokkenen is op dat moment heel klein. Pas na deze eerste screening komt, als naar het oordeel van de burgemeester verder onderzoek nodig is, of als de melder of politiek ambtsdragers niet tevreden is met de conclusie dat een feitenonderzoek niet nodig is, het presidium in beeld, een grotere kring van betrokkenen. Na het feitenonderzoek wordt de zaak besproken in de raadsvergadering, het moment waarop er maximale transparantie is en alle raadsleden betrokken zijn. Bij integriteitsschendingen gaat het om het gedrag van bestuurders in relatie tot zijn werkzaamheden als bestuurder. Een precieze grens is niet te trekken. Daarbij is formeel van belang dat de leden van het college hun functie kunnen uitoefenen zolang zij het (politieke) vertrouwen van de raad genieten.

Voor raadsleden geldt dat zij een kiezersmandaat hebben en alleen ontslag kunnen krijgen van de raad bij overtreding van artikel 15 Gemeentewet (de verboden handelingen ).

4

Gemeenteblad 2020 nr. 242492

22 september 2020

Toelichting per onderwerp in het stappenplan. Algemeen In dit artikel wordt afgebakend dat het stappenplan van toepassing is op politiek ambtsdragers. Het stappenplan is een nadere uitwerking van de gedragscodes die door de gemeenteraad zijn vastgesteld voor de raad, het college en de burgemeester. Er is een algemene regel opgenomen over situaties waarin het stappenplan niet voorziet, op dat moment vindt bespreking plaats in het presidium. Er wordt in dit artikel ook geregeld dat het stappenplan kenbaar wordt gemaakt bij degene die politiek ambtsdrager worden. In dit artikel wordt de integriteitscoördinator geïntroduceerd. Deze functionaris biedt ambtelijke ondersteuning aan de burgemeester of (een vertegenwoordiging uit) het presidium. Deze ondersteuning is gericht op het faciliteren van en adviseren over het proces volgens het Stappenplan. Daarnaast heeft de integriteitscoördinator een inhoudelijk adviserende rol als het gaat om de beoordeling van de resultaten uit de stappen ‘aangifte’, ‘eerste screening’, ‘feitenonderzoek’, communicatie’ en ‘onderzoeksrapportage’. Melding In dit stappenplan wordt ervan uitgegaan dat de burgemeester bestuurlijk (eind)verantwoordelijk is voor het behandelen van de melding van integriteitsschendingen door politiek ambtsdragers, tenzij de burgemeester zelf onderwerp is van de integriteitsmelding.

In dat geval ligt de eindverantwoordelijkheid bij het presidium. De burgemeester kan door een melding, door eigen waarneming of door berichtgeving van buiten de organisatie kennis nemen van een vermeende integriteitsschending. De burgemeester kan door een melding, door eigen waarneming of door berichtgeving van buiten de organisatie kennis nemen van een vermeende integriteitsschending. Hij doet altijd een eerste screening van de melding, tenzij de schriftelijke ingediende melding anoniem wordt gedaan. De melder verzoekt door het indienen van de melding de gemeente om onderzoek te doen via de procedure zoals beschreven in dit stappenplan. Zoals eerder opgemerkt is in de eerste fase het van belang de kring van ingelichte personen klein te houden om onnodige beschadiging van de politiek ambtsdrager te voorkomen. De melder ontvangt binnen vijf werkdagen een formele, schriftelijke ontvangstbevestiging. De melder wordt in de ontvangstbevestiging gevraagd niet de publiciteit te zoeken m.b.t. de melding om de persoonlijk levenssfeer van de betrokken bestuurder te beschermen in afwachting van de uitkomsten van het onderzoek. De belangen van de melder en die van de gemeente lopen hier parallel.

Het zou immers niet consequent zijn om enerzijds een verzoek in te dienen om te komen tot waarheidsvinding via een zorgvuldige procedure en anderzijds de politiek ambtsdrager publiekelijk te beschadigen zonder dat die waarheidsvinding heeft plaatsgevonden en is afgerond. Van de betrokken ambtsdrager wordt eveneens verwacht dat hij de resultaten van het onderzoek afwacht. In voorkomende geval zal de burgemeester verder dienen te beslissen of de bij hem bekend geworden informatie aanleiding is om: - een feitenonderzoek te (laten) verrichten; - aangifte te doen. Is sprake van een melding, waarneming of berichtgeving over een vermeende integriteitsschending door de burgemeester, dan treden twee raadsleden uit het presidium in de plaats van de burgemeester bij alle te zetten stappen in het stappenplan. Is er twijfel over de onafhankelijke positie van de burgemeester – bij de burgemeester zelf of het presidium – dan treedt het presidium in de beoordeling van de vraag of het opdrachtgeverschap over moet worden gedragen aan het presidium. In alle gevallen biedt de integriteitscoördinator ambtelijke ondersteuning aan de opdrachtgever, zijnde de burgemeester of (een vertegenwoordiging uit) het presidium. Aangifte In dit artikel wordt nadrukkelijk de mogelijkheid benoemd om als gemeente aangifte te doen bij de politie.

Nadrukkelijk gaat het hierbij om een zogenaamde “kan-bepaling” waarbij er ruimte is voor de burgemeester om al dan niet tot het doen van aangifte over te gaan. Het doen van aangifte tijdens het onderzoek kan er toe leiden dat er twee onderzoeken tegelijk lopen. Eerste screening Feiten en omstandigheden zoals die bekend worden aan de burgemeester, zijn niet altijd zonder meer aanleiding een feitenonderzoek in te stellen. Het starten van een feitenonderzoek heeft grote gevolgen voor zowel de betrokkenen als de gemeentelijke organisatie. Daarom doet de burgemeester een eerste screening om het op dat moment voorhanden zijnde feitenmateriaal te analyseren. In deze fase wordt bezien of de melding bijvoorbeeld voldoende duidelijk is, of al eerder eenzelfde melding is gedaan

5

Gemeenteblad 2020 nr. 242492

22 september 2020

en of het feit waarvan melding wordt gedaan al dan niet valt onder de reikwijdte van de gedragscodes (of een privéaangelegenheid betreft). De melder en betrokkene worden in ieder geval gehoord, alvorens te concluderen of een feitenonderzoek wel of niet nodig is. De burgemeester bepaalt zelf de reikwijdte van de eerste screening. Van de eerste screening wordt altijd een screeningsrapport opgesteld, dat in sommige gevallen heel kort van inhoud zal kunnen zijn (bijvoorbeeld als de melding een gedraging betreft die niet valt onder de gedragscodes en overige regelgeving). Als de burgemeester vindt dat geen feitenonderzoek nodig is, meldt hij dat op grond van lid 2 aan de melder en aan de betrokken politieke ambtsdrager. Deze zijn dan in de gelegenheid om een second opinion te vragen bij het presidium op grond van lid 3. Wanneer de eerste screening hiertoe aanleiding geeft, kan in aansluiting hierop een feitenonderzoek worden ingesteld en/of aangifte worden gedaan. In het stappenplan zijn een aantal termijnen opgenomen om te borgen dat het proces met voortvarendheid wordt doorlopen. In sommige gevallen zal dit tot gevolg hebben dat het presidium extra moet vergaderen. Met betrekking tot het verstrekken van het screeningsrapport is een uitgebreide regeling opgenomen. (lid 2, 7 en 8).

Uitgangspunt is dat als het onderzoek afgerond is en er volgens de burgemeester geen vervolgonderzoek nodig is het screeningsverslag ter beschikking wordt gesteld. Als er naar het oordeel van de burgemeester wel een feitenonderzoek nodig is dan wordt het screeningsverslag niet ter beschikking gesteld omdat het verstrekken het feitenonderzoek zou kunnen belemmeren. Het screeningsverslag kan aanleiding geven om een feitenonderzoek in te stellen. De basis is dat de burgemeester hiertoe besluit op basis van zijn bevindingen. De burgemeester zorgt dat er een concept onderzoeksopdracht wordt geformuleerd. Hierbij kan de burgemeester ervoor kiezen zelf een onderzoeksopdracht op te (laten) stellen of hij vraagt op basis van zijn screeningsverslag aan een externe commissie of een bureau om een offerte waarin de onderzoeksopdracht is vervat. De concept onderzoeksopdracht wordt voorgelegd aan het presidium om te klankborden. Het presidium krijgt dus op dat moment twee documenten tegelijk voorgelegd (onder oplegging van geheimhouding toegestuurd) op grond van lid 4. Het presidium vergadert binnen een termijn van twee weken op grond van lid 5. In uitzonderlijke gevallen kan het presidium op grond van lid 6 alsnog besluiten dat geen feitenonderzoek nodig is omdat er naar het oordeel van het presidium geen integriteitsschending heeft plaatsgevonden.

Dit zal bijvoorbeeld aan de orde zijn als het presidium van mening is dat de vragen die de burgemeester als basis voor het feitenonderzoek heeft geformuleerd in de onderzoeksopdracht naar het oordeel van het presidium reeds in voldoende mate worden beantwoord in het screeningsverslag. Het presidium zal van deze mogelijkheid alleen in heel bijzondere gevallen gebruik maken. De burgemeester is nadat hij het screeningsverslag heeft opgesteld en aangeboden aan het presidium met een concept onderzoeksopdracht niet meer in de gelegenheid om zijn “eerste screening” te vervolgen (uit te breiden) op verzoek van het presidium. De burgemeester is immers dan al tot de conclusie gekomen dat hij een feitenonderzoek noodzakelijk acht en daarmee is zijn rol als onderzoeker afgerond. Als het vermoeden bestaat dat opzettelijk een valse beschuldiging heeft plaatsgevonden (bijvoorbeeld uit rancune), kan de persoon die het betreft daarvan aangifte doen (laster/smaad). De burgemeester kan hier ook een feitenonderzoek doen instellen op grond van lid 9. Feitenonderzoek In een feitenonderzoek wordt het waarheidsgehalte van signalen en/of vermoedens beoordeeld door na te gaan of deze op redelijke grond zijn gebaseerd. Concreet betekent dit dat een onderzoek wordt ingesteld naar de handelwijze van betrokkene.

Betrokkenen en/of getuigen kunnen gehoord worden en eventueel andere onderzoeksmethoden kunnen worden aangewend om alle relevante feiten omtrent het vermoeden van de integriteitsschending in kaart te brengen. Er is een verschil in de onderzoeksmethoden die door de gemeente en door justitie kunnen worden gehanteerd. De gemeente heeft alleen bevoegdheden die voortvloeien uit de juridische verhouding tussen de gemeente en de betrokken politiek ambtsdrager. Justitie kan bij een redelijk vermoeden van schuld (o.a. op basis van een aangifte) meer bevoegdheden hanteren, afhankelijk van de ernst van de verdenking. Externe onderzoekscommissie Het laten verrichten van het onderzoek door een externe commissie of partij (zoals een forensisch accountant of een particulier recherchebureau) is een manier om voldoende onderzoekscapaciteit, kennis en expertise te verkrijgen. Wel moet rekening worden gehouden met de consequenties die de commerciële achtergrond van een externe partij met zich meebrengt. Procedures omtrent de wijze van onderzoek door een externe partij kunnen op sommige punten afwijken van relevante regelgeving binnen de overheid. Een forensisch accountant doet bijvoorbeeld geen onderzoek, wanneer de betrokkene niet mee wenst te werken. Opdrachtverstrekking Het besluit wie het onderzoek naar de integriteitsschending zal uitvoeren, is afhankelijk van de aard 6

Gemeenteblad 2020 nr. 242492

22 september 2020

integriteitsschending, de benodigde onafhankelijkheid, de benodigde objectiviteit en aanwezige kennis en expertise. Afhankelijk van deze factoren kan het feitenonderzoek worden uitgevoerd door een externe commissie of een externe partij (bijvoorbeeld: een forensisch accountant of een particulier recherchebureau). In de opdrachtverstrekking met een externe partij dient aandacht te worden besteed aan de lengte en intensiteit van het onderzoek. Gedurende het proces dient dit te worden gecontroleerd en zo nodig te worden bijgestuurd. De burgemeester komt na overleg met het presidium schriftelijk een onderzoeksopdracht met de gekozen onderzoekers overeen. De opdrachtverstrekking bevat ten minste de volgende punten: a. De aanleiding. b. Een duidelijk omschreven opdracht. De opdracht of de reikwijdte van het onderzoek kan wanneer noodzakelijk worden uitgebreid. Gedurende het onderzoek kan het voorkomen dat de integriteitsschending omvangrijker of complexer is dan vooraf kon worden ingeschat. In voorkomend geval zal steeds in overleg met de burgemeester moeten worden besloten over een eventuele uitbreiding van het onderzoek (bijvoorbeeld capaciteit, gebruikma- king bevoegdheden, meer mensen horen enz.). Een eventuele uitbreiding van het onderzoek wordt schriftelijk vastgelegd. c. De vermoedelijke duur van het onderzoek.

De burgemeester dient op adequate wijze te reageren op een vermoeden van een integriteitsschending. Dit betekent, dat hij de verantwoordelijkheid heeft daadkrachtig een feitenonderzoek op te pakken. Zonder afbreuk te doen aan de zorgvuldigheid van het onderzoek dient het feitenonderzoek dan ook binnen afzienbare tijd te zijn afgerond. d. De met het onderzoek gemoeide kosten (eventueel afgescheiden in een apart offertedeel). Wanneer het onderzoek wordt verricht door een externe partij zijn er enkele aanvullende aandachtspunten. Vastgesteld zal moeten worden van welke bevoegdheden de externe partij gebruik kan maken. Deze bevoegdheden zullen afhankelijk zijn van de relatie die er bestaat tussen de gemeente en de betrokken ambtsdrager en van de externe partij die het onderzoek doet. Ook moet worden overeengekomen dat binnen de grenzen van dit stappenplan zal worden gewerkt. De meeste bureaus zullen zich in ieder geval moeten houden aan de privacygedragscode sector particuliere onderzoeksbureaus van de Nederlandse veiligheidsbranche. Het is tevens verstandig vast te stellen hoe lang het onderzoek mag duren en hoeveel onderzoekscapaciteit passend is om in te zetten. De burgemeester zorgt er bij de opdrachtverlening voor dat er een kwalitatief goed onderzoek wordt gehouden tegen een voorafgaand afgesproken prijs.

Meerwerk kan alleen na voorafgaand overleg en instemming van de burgemeester worden uitgevoerd. Kennisgeving aan betrokkene Voordat het feitenonderzoek kan worden gestart, zal de betrokken politiek ambtsdrager schriftelijk in kennis moeten worden gesteld van het feit dat er een feitenonderzoek naar zijn gedragingen wordt ingesteld. Daarnaast kan het wenselijk zijn dat deze mededeling hem tevens mondeling wordt gedaan. Dit kan op het moment dat de burgemeester de schriftelijke kennisgeving in persoon uitreikt. De kennisgeving aan betrokkene dat een feitenonderzoek naar hem wordt ingesteld, bevat de volgende onderwerpen:

a. Een omschrijving van het handelen of nalaten dat aanleiding is tot het instellen van een onderzoek. b. Een mededeling dat betrokkene en eventuele getuige(n) kunnen worden gehoord. c. De mededeling dat wanneer andere feiten en omstandigheden bekend worden die van belang kunnen zijn voor de vaststelling van de omvang, aard en ernst van de integriteitsbreuk, het onderzoek zich kan uitstrekken tot die feiten en omstandigheden. Het onderzoek dient zorgvuldig plaats te vinden. Dit houdt in dat alle belangen (de belangen van betrokkene, het belang van de melder(s), het belang van het onderzoek, het belang van de organisatie en de belangen van getuigen) worden gewogen. Zorgvuldig onderzoek heeft dan betrekking op de vraag hoe belangen dienen te worden afgewogen. Er dient zodanig rekening te worden gehouden met de persoonlijke belangen van betrokkene dat zo min mogelijk inbreuk wordt gemaakt op zijn persoonlijke levenssfeer. Zorgvuldigheid heeft evenzeer betrekking op het feit dat achteraf verantwoording moet kunnen worden afgelegd over alle beslissingen en (onderzoeks)handelingen voorafgaand aan en gedurende het onderzoek. Teneinde dit mogelijk te maken, dienen de burgemeester en de onderzoekers hun beslissingen en handelingen behoorlijk te documenteren. Sterk samenhangend met zorgvuldigheid is het uitgangspunt dat onderzoekers zich dienen te onthouden van onoorbare handelingen.

Op verschillende plaatsen wordt dit punt in dit stappenplan nader uitgewerkt.

7

Gemeenteblad 2020 nr. 242492

22 september 2020

Zo komt in de paragraaf over 'het horen van betrokkene' aan de orde dat onderzoekers zich dienen te onthouden van fysieke druk en het misleiden van betrokkene. Horen van betrokkene en getuigen Gedurende het feitenonderzoek kan betrokkene worden gehoord. Het horen dient op zorgvuldige wijze te geschieden. Dit houdt in dat de betrokkene voor het gesprek dient te worden geïnformeerd over de aard en mogelijke duur van het gesprek. Betrokkene kan zich tijdens het gesprek laten bijstaan door een raadsman. Ook dienen onderzoekers zich voor, tijdens en na het gesprek te onthouden van het doen van misleidende mededelingen of gedragingen en het toepassen van psychische en/of fysieke druk of dwang. Dit houdt verband met het feit dat betrokkene in vrijheid zijn verklaring moet kunnen afleggen. Dat betrokkene door middel van het afleggen van verklaringen medewerking moet verlenen aan het feitenonderzoek is niet in enig voorschrift neergelegd. Wel mag van een politieke ambtsdrager, aan wiens integriteit extra hoge eisen mogen worden gesteld, worden verwacht dat hij openheid van zaken geeft in een situatie waarin gerechtvaardigde twijfel is gerezen aan zijn integriteit. Om de onafhankelijkheid van het onderzoek te bevorderen en te zorgen dat het gesprek als bewijs kan worden geaccepteerd, is het noodzakelijk gesprekken in koppels van twee onderzoekers te voeren.

Van het gesprek wordt door de onderzoekers verslag gemaakt. Onderzoekers kunnen zowel mensen van binnen de organisatie als van buiten de organisatie als getuige horen. De getuigen werkzaam binnen de organisatie en de griffie, zijn verplicht mee te werken aan het feitenonderzoek. Dit vloeit rechtstreeks voort uit hun dienstverband. Wanneer een ambtelijke getuige niet wil meewerken, geldt dit als plichtsverzuim. De medewerking houdt in dat de getuige verplicht is informatie te verschaffen ten behoeve van het onderzoek. De informatie die de getuige verstrekt, dient op waarheid te berusten. Voor het gesprek plaatsvindt, dient de getuige op de hoogte te worden gesteld van de aard en de mogelijke duur van het gesprek. Daarnaast dient te worden meegedeeld dat de getuige zich kan laten bijstaan door een raadsman. Het collectief horen van getuigen is geen betrouwbare methode voor het verkrijgen van objectieve informatie. Door onderzoekers wordt van het gesprek een verslag gemaakt. Duidelijk moet zijn wie wat heeft verklaard, hetgeen impliceert dat verklaringen moeten zijn voorzien van de naam van de getuige en diens handtekening respectievelijk een datum.

Het anoniem afleggen van een verklaring is niet ten principale verboden, doch een dergelijke verklaring is alleen toelaatbaar in combinatie met ander, verifieerbaar bewijsmateriaal, en alleen indien het handhaven van de anonimiteit op zeer zwaarwegende gronden noodzakelijk is. Aan anonieme verklaringen wordt over het algemeen slechts aanvullende bewijskracht toegekend. Het feitencomplex mag niet enkel bestaan uit een anoniem afgelegde verklaring. Tijdens het feitenonderzoek zal van de verschillende onderzoekshandelingen verslag moeten worden opgemaakt. Een goede verslaglegging is een solide schriftelijke basis, waarmee de burgemeester en de onderzoekers zich een oordeel kunnen vormen over de vermoedelijke integriteitsschending. Het onderzoek dient voor alle partijen inzichtelijk te zijn en de rechtmatigheid en de kwaliteit van het onderzoek moet kunnen worden getoetst. Een adequate verslaglegging maakt inzichtelijk in hoeverre overeenstemming of verschil van mening bestaat tussen de verschillende partijen omtrent de toedracht, feiten en omstandigheden met betrekking tot het vermoeden van de integriteitsschending. Aandachtspunten verslaglegging van de gesprekken Van de gesprekken met de betrokkene(n) en de getuigen dient door de onderzoekers verslag te worden opgemaakt. Het interview dient met twee personen te worden afgenomen.

Het verslag dient een zo getrouw mogelijke weergave te zijn van hetgeen tijdens het gesprek aan de orde is geweest. Hierna kan het verslag worden voorgelegd aan de betrokkene/de getuige(n). Willen de verslagen voldoende bewijskracht hebben, dienen deze door degene die aan het gesprek hebben deelgenomen te worden ondertekend. Dit betekent dat het verslag moet worden ondertekend door zowel onderzoekers als degenen die zijn geïnterviewd (betrokkene en getuige(n). De ondertekening houdt in dat op elke pagina van het gespreksverslag een paraaf gezet wordt. Hierbij dient de mogelijkheid aan betrokkene(n) of getuige(n) te worden geboden commentaar te geven op het gespreksverslag. Weigert een betrokkene het gespreksverslag te ondertekenen, dan wordt daarvan door de onderzoekers in het verslag, zo mogelijk met vermelding van de redenen, melding gemaakt. Het verslag wordt aan het dossier toegevoegd.

8

Gemeenteblad 2020 nr. 242492

22 september 2020

Er kan worden gekozen om aanstonds een verslag op te maken en dit onmiddellijk na het beëindigen van het gesprek te laten ondertekenen. Groot voordeel van een dergelijke werkwijze is dat het praktisch is, in die zin dat het wellicht minder aanleiding zal geven tot discussies over de tekst van het verslag. Er kan ook worden gekozen het verslag op een later moment (doch wel zo spoedig mogelijk, dat wil zeggen binnen enkele werkdagen) op te maken en ter ondertekening aan betrokkene/getuige(n) op te sturen. Er dient hierbij een termijn (5 werkdagen) te worden gesteld om het verslag terug te sturen met schriftelijke opmerkingen. In het geval dat onderzoekers en de betrokkene/getuige(n) het niet eens kunnen worden over de tekst van het verslag kan een rapport aan het verslag worden toegevoegd, waarin de afwijkende opinie van betrokkene/getuige(n) wordt opgenomen. Aangifte Als de inschatting is dat er vermoedelijk een misdrijf heeft plaatsgevonden, dient aangifte te worden gedaan. De onderzoekers plegen hiertoe overleg met de burgemeester, die vervolgens na overleg met het presidium de beschikbare gegevens aan de politie voorlegt, eventueel na overleg met de Officier van Justitie. Alle op dat moment bekende informatie wordt aan de politie ter beschikking gesteld. Let op, de aangifte kan al plaatsvinden na de eerste screening.

Als op enig moment bekend wordt dat de aangifte niet verder wordt opgepakt (bijvoorbeeld als de Officier van Justitie vervolging niet opportuun acht), kan het eigen onderzoek weer worden opgestart. Communicatie Het stappenplan gaat uit van de gedachte dat in de eerste fase na een melding de kring van personen die met de melding bekend zijn, zo klein mogelijk moet worden gehouden. Dit neemt niet weg dat de betrokkene zo goed mogelijk moet worden geïnformeerd. Er zijn in dit stappenplan verschillende momenten genoemd, wanneer communicatie plaatsvindt tussen de burgemeester (of onderzoekers) en de betrokkene. Deze momenten zijn onder meer: - het horen van de betrokkene zelf; - de schriftelijke kennisgeving aan de betrokkene dat een feitenonderzoek naar hem is gestart; - het eventueel ter inzage geven van bepaalde onderzoeksresultaten; - de mededeling dat het onderzoek naar hem is afgesloten. Naast bovengenoemde contactmomenten kan er behoefte zijn aan verdere informatie uitwisseling. Betrokkene zal informatie willen hebben omtrent de gang van zaken tijdens het onderzoek en de voortgang van het onderzoek. Dit kan conflicteren met het onderzoeksbelang. Voorstelbaar is dat het voor de bewijsvergaring niet bevorderlijk is om alle informatie lopende het onderzoek aan betrokkene ter verstrekken.