Raad - Handreiking integriteitssschending Vereniging van Griffiers

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending Van melding tot onderzoek

De burgemeester is sinds begin 2016 verantwoordelijk voor de bevordering van de bestuurlijke integriteit van de gemeente. Als eerste adviseur van de raad kan er een beroep gedaan worden op de griffier om te adviseren of te ondersteunen bij het proces. In dit document gaan we specifiek in op de rol van de griffier bij een mogelijke integriteitsschending.

Vereniging van Griffiers, Commissie Integriteit, 2023

1) Voorwoord Griffiers vervullen binnen de gemeenten en provincies een bijzondere rol. Als schakel tussen raad en college, tussen Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten komen zij in aanraking met diverse kanten van het openbaar bestuur. In het krachtenveld waarin griffiers opereren zijn diverse belangen te onderscheiden. Griffiers houden bij hun handelen altijd in gedachten dat zij zijn aangesteld om de volksvertegenwoordigers te ondersteunen. Integriteit is een belangrijk onderwerp in het openbaar bestuur. De wetgever heeft bij wijzigingen van de Provinciewet en de Gemeentewet de Commissaris van de Koning en de burgemeester aangewezen als de hoeders van de integriteit. Concrete bevoegdheden zijn daarbij niet gegeven. Vanaf 2023 is nadere wetgeving van kracht waarmee nog meer bevoegdheden worden toegekend aan de Commissaris van de Koning, hij mag bij de gemeente geheime stukken inzien en aanwezig zijn bij alle vergaderingen, ook de besloten vergaderingen. Provinciale Staten en de gemeenteraden hebben de mogelijkheid om gedragscodes vast te stellen. In de model gedragscode wordt verwezen naar de mogelijkheid om een onderzoeksregeling te treffen bij vermeende integriteitsschendingen. Deze regeling bestaat dan veelal uit een stappenplan (Stappenplan integriteitsschendingen) waarin een aantal concrete stappen in het onderzoek staan beschreven.

Bij het stappenplan hoort soms ook een algemene toelichting. Voor een griffier die wordt geconfronteerd met een (aanstaande) melding op het gebied van integriteit in de provincie of gemeente ontstaat (tijdelijk) een ander krachtenveld. De commissaris of de burgemeester voert een (voor)onderzoek uit naar aanleiding van de melding. Het vooronderzoek kan worden opgevolgd door een feitenonderzoek. Deze handreiking zoomt in op de rol van de griffier in een dergelijk krachtenveld. Bij de verschillende fases die te onderscheiden zijn wordt ingegaan op de positie van de griffier. Griffiers staan soms voor dilemma’s: Welke rol kan ik spelen, welke rol wil ik spelen? Als ik vandaag aanwezig ben bij de ontvangst van een melding door de burgemeester, wat betekent dit dan voor mijn positie in het verloop van het onderzoek? Kan ik een raadslid adviseren dat een integriteitsmelding wil gaan doen? Hoe ver kan ik daar in gaan? Hoe ga ik er mee om er als er van mij als griffier een verklaring wordt gevraagd over een bepaalde gebeurtenis? Moet ik en zo ja wanneer moet ik de werkgeverscommissie inschakelen als ik informatie aanlever aan de burgemeester? In dit stuk staat dus de griffier die betrokken raakt bij een integriteitsmelding centraal. We behandelen daarbij de verschillende fases van de integriteitsmelding en zoomen telkens in op de rol van de griffier.

We gaan ervan uit dat we hiermee onze collega griffiers helpen bij het maken van de vele afwegingen die als gevolg van een integriteitsmelding kunnen of moeten worden gemaakt. Hoewel ervoor gekozen kan worden alleen die pagina’s te lezen die betrekking hebben op de fase waarin de integriteitsmelding zich op dat moment bevindt, adviseren wij onze collega griffiers toch kennis te nemen van de hele handreiking omdat de verschillende fases nauw met elkaar verbonden zijn. Griffiers vervullen binnen de gemeenten en provincies een bijzondere rol. Als schakel tussen raad en college, tussen Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten komen zij in aanraking met diverse kanten van het openbaar bestuur.

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending

Pag. 1

In het krachtenveld waarin griffiers opereren zijn diverse belangen te onderscheiden. Griffiers houden bij hun handelen altijd in gedachten dat zij zijn aangesteld om de volksvertegenwoordigers te ondersteunen. Integriteit is een belangrijk onderwerp in het openbaar bestuur. De wetgever heeft bij wijzigingen van de Provinciewet en de Gemeentewet de Commissaris van de Koning en de burgemeester aangewezen als de hoeders van de integriteit. Concrete bevoegdheden zijn daarbij niet gegeven. Vanaf 2023 is nadere wetgeving van kracht waarmee nog meer bevoegdheden worden toegekend aan de Commissaris van de Koning, hij mag bij de gemeente geheime stukken inzien en aanwezig zijn bij alle vergaderingen, ook de besloten vergaderingen. Provinciale Staten en de gemeenteraden hebben de mogelijkheid om gedragscodes vast te stellen. In de model gedragscode wordt verwezen naar de mogelijkheid om een onderzoeksregeling te treffen bij vermeende integriteitsschendingen. Deze regeling bestaat dan veelal uit een stappenplan (Stappenplan integriteitsschendingen) waarin een aantal concrete stappen in het onderzoek staan beschreven. Bij het stappenplan hoort soms ook een algemene toelichting. Voor een griffier die wordt geconfronteerd met een (aanstaande) melding op het gebied van integriteit in de provincie of gemeente ontstaat (tijdelijk) een ander krachtenveld.

De commissaris of de burgemeester voert een (voor)onderzoek uit naar aanleiding van de melding. Het vooronderzoek kan worden opgevolgd door een feitenonderzoek. Deze handreiking zoomt in op de rol van de griffier in een dergelijk krachtenveld. Bij de verschillende fases die te onderscheiden zijn wordt ingegaan op de positie van de griffier. Griffiers staan soms voor dilemma’s: Welke rol kan ik spelen, welke rol wil ik spelen? Als ik vandaag aanwezig ben bij de ontvangst van een melding door de burgemeester, wat betekent dit dan voor mijn positie in het verloop van het onderzoek? Kan ik een raadslid adviseren dat een integriteitsmelding wil gaan doen? Hoe ver kan ik daar in gaan? Hoe ga ik er mee om er als er van mij als griffier een verklaring wordt gevraagd over een bepaalde gebeurtenis? Moet ik en zo ja wanneer moet ik de werkgeverscommissie inschakelen als ik informatie aanlever aan de burgemeester? In dit stuk staat dus de griffier die betrokken raakt bij een integriteitsmelding centraal. We behandelen daarbij de verschillende fases van de integriteitsmelding en zoomen telkens in op de rol van de griffier. We gaan ervan uit dat we hiermee onze collega griffiers helpen bij het maken van de vele afwegingen die als gevolg van een integriteitsmelding kunnen of moeten worden gemaakt.

Hoewel ervoor gekozen kan worden alleen die pagina’s te lezen die betrekking hebben op de fase waarin de integriteitsmelding zich op dat moment bevindt, adviseren wij onze collega griffiers toch kennis te nemen van de hele handreiking omdat de verschillende fases nauw met elkaar verbonden zijn.

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending

Pag. 2

Inhoudsopgave 1)

Voorwoord ....................................................................................................................

2)

Fase I - Melding of signaal van integriteitsschending .................................................... 5 2.1

Integriteit ............................................................................................................................ 5

2.2

Integriteitsschending ........................................................................................................... 7

2.3

Rol van de griffier bij een melding van mogelijke integriteitsschending ................................. 8

2.4

Stappen bij een melding van een vermoedelijke integriteitsschending .................................. 9

2.5

Handvatten bij meldingen van vermeende integriteitsschendingen ...................................... 9

3)

Fase II – Vooronderzoek - De Griffier en zijn verschillende rollen ................................. 10 3.1

Adviseur van de melder (als deze raadslid of commissielid is)…………….……………………………….11

3.2

Adviseur van een raadslid of commissielid waartegen de melding is gedaan……….…..…………11

3.3

De melder en degene wie de melding gericht is melden zich allebei bij de griffier ….…………12

3.4

Adviseur van de burgemeester als onderzoeker………………….………………………………………..…….12

3.5

Adviseur van de burgemeester als raadsvoorzitter……………………………………….…………………….12

3.6

Verstrekker van bij de griffie aanwezige informatie ten behoeve van het onderzoek.…………13

3.7

Informant met betrekking tot een gebeurtenis die in de melding wordt genoemd (omdat je erbij aanwezig was)………… …………………………………………………………………………………………….……15

3.8

Adviseur van het presidium of leden van het presidium ...................................................... 15

3.9

Adviseur van ambtenaren die het onderzoek uitvoeren ...................................................... 16

3.10

Informant over de strekking en doelstelling van het stappenplan (indien het stappenplan door de griffier is opgesteld…………………………………………………………………………………………………16

3.11

De griffier signaleert zelf een integriteitsschending ............................................................ 16

3.12

Een integriteitsmelding richt zich tegen de griffier zelf ........................................................ 18

4)

Fase III - Vervolgonderzoek ......................................................................................... 19 4.1

Onderzoeksopdracht. ........................................................................................................ 20

4.2

Intern vervolgonderzoek – rol griffier ................................................................................ .21

4.3

Extern vervolgonderzoek – rol griffier ................................................................................ 21

4.4

Bespreking / behandeling van het onderzoeksrapport ........................................................ 21

4.5

Mogelijke uitkomsten van het afsluitende debat ................................................................ 24

4.6

Hoe om te gaan met situaties waarin integriteitsmeldingen (vermoedelijk) als politiek instrument worden ingezet om mensen doelbewust te beschadigen?…………………………………22 Nazorg............................................................................................................................... 23

4.7

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending

Pag. 3

5)

Bijlagen

24

5.1

Bijlage I - Wetboek van strafvordering, Art. 162.................................................................. 25

5.2

Bijlage II - Gemeentewet, Art. 15 verboden handelingen .................................................... 26

5.3

Bijlage III - Kieswet, Art. X8 ................................................................................................ 27

5.4

Bijlage IV - Voorbeeld protocol / Stappenplan gemeente Hilversum .................................... 30

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending

Pag. 4

2) Fase I - Melding of signaal van integriteitsschending 2.1 Integriteit

Vanzelfsprekend is een politieke ambtsdrager zelf primair verantwoordelijk voor zijn integriteit. Per 1 februari 2016 is de Gemeentewet aangepast en heeft de burgemeester voor wat betreft de bestuurlijke integriteit officieel een rol gekregen: Art 170 Gemeentewet, Lid 2. De burgemeester bevordert de bestuurlijke integriteit van de gemeente. De burgemeester heeft de wettelijke taak gekregen om de bestuurlijke integriteit van zijn gemeente te bevorderen en bij (vermoedens van) integriteitsschendingen door het bestuur handelend op te treden. Hiermee is de verantwoordelijkheid voor de portefeuille ‘integriteit’ duidelijk bepaald. De wettelijke bepalingen geven ruimte om naar gelang de situatie handelend op te treden, waarbij niet alleen gedacht moet worden aan het optreden bij incidenten. Het is ook heel belangrijk om integriteitsschendingen te voorkomen. De griffier kan hierbij met name in relatie tot de gemeenteraad een belangrijke rol spelen. We adviseren de griffier integriteit en integriteitsbewustzijn een vaste plaats te geven binnen het werkterrein. Wettelijk kader Voor die bestuurlijke integriteit zijn een beperkt aantal wettelijke bepalingen opgenomen in de Gemeentewet.

- onverenigbare functies (artikel 13); - eed of belofte (artikel 14); - onverenigbare handelingen (artikel 15); - gedragscode (artikel 15 derde lid) - beraadslagen en stemmen bij belangen (artikel 28); Buiten de wettelijke grenzen is er een groot grijs gebied. Een gedragscode kan handvatten bieden en ook het continue met elkaar over integriteitsrisico’s en omgangsvormen spreken is belangrijk. Gedragscode De Gemeentewet verplicht de gemeenteraad om voor zichzelf en voor de bestuurders een gedragscode vast te stellen (Gemeentewet: art. 15 derde lid, art. 41c tweede lid en art. 69 tweede lid). Afwijkingen van het normenkader van een gedragscode kan een integriteitsschending tot gevolg hebben. De gedragscode geeft tevens enige handvatten voor handelingen van politieke ambtsdragers. De raad kan zelf bepalen wat hij in de gedragscode wil opnemen. Van de burgemeester wordt verwacht dat hij de bestuurlijke integriteit bevordert en monitort. Bij een overtreding van de gedragscode is het voor de burgemeester niet eenvoudig te bepalen welke feitelijke stappen er genomen moeten worden, zeker als er geen stappenplan door de gemeenteraad is vastgesteld. Een adviseur zoals de griffier of gemeentesecretaris kan hierbij een rol spelen.

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending

Pag. 5

De griffier wordt, als eerste adviseur van de raad, beschouwd als de meest aangewezen persoon voor vragen van de gemeenteraad over bestuurlijke integriteit. Raadsleden kunnen bij de griffier terecht voor het afgeven van een signaal, vragen over integriteit of een vertrouwelijke consultatie. Preventieve acties integriteitbeleid Veel griffiers ondersteunen hun raad door preventieve trainingen op het gebied van integriteit aan te bieden. Dit is een prima instrument om het onderwerp onder de aandacht van de raadsleden te brengen en te houden. In de praktijk vragen veel griffiers zich af hoe ze dit kunnen aanpakken. Nu is er geen eenduidig advies dat voor alle gemeenten toegepast kan worden. Er zijn verschillende factoren in de lokale situatie die hierbij een rol spelen. Van groot belang is in ieder geval dat de griffier goed doordenkt wat hij met de training wil bereiken en voor het doel van de training ook draagvlak binnen de raad weet te verkrijgen. Daarom adviseren wij de onderstaande vragen in ieder geval te beantwoorden. Waarom wil ik/de raad een training? De eerste vraag die moet worden beantwoord is welk doel de training exact moet dienen. In de praktijk zal het antwoord vaak praktisch zijn: omdat de raad of de burgemeester het vraagt.

Maar neem hier geen genoegen mee! Zoek naar de achterliggende reden, ook al is dat misschien niet meer dan de wens van de burgemeester om zo invulling te geven aan zijn zorgplicht voor bestuurlijke integriteit. Het kan bijvoorbeeld ook gaan om de volgende redenen:  het op de agenda krijgen van het onderwerp: bewustwording van het thema;  een afspraak om bijvoorbeeld jaarlijks aandacht aan het thema integriteit te blijven schenken;  een incident in het recente verleden;  de overtuiging in de raad dat dit thema onlosmakelijk verbonden is met het zijn van een goede volksvertegenwoordiging; De reden voor het geven van een training bepaalt de opzet en inhoud van de training. Is er draagvlak voor de training in de raad? Gelukkig hebben volksvertegenwoordigers in toenemende mate het besef dat integriteit een belangrijk thema is waar periodiek aandacht aan moet worden besteed. Daarmee is echter niet gezegd dat de volledige raad zit te springen om een training. In de toch al drukke agenda’s van de raadsleden moet een training concurreren met vele andere evenementen die op korte termijn als relevanter beleefd kunnen worden. Daarom is het belangrijk om actief draagvlak voor de training te creëren bij de raad. Dit kan door raadsleden te betrekken bij de voorbereiding van de training, bijvoorbeeld door vragen en casussen aan te laten dragen.

Een andere tip is om vooraf met de fractievoorzitters te spreken over de training en hen op te roepen hun fractie zoveel mogelijk bij de training aanwezig te laten zijn. Wat voor een soort training heb ik nodig? In de kern zijn er twee basistypen trainingen die ingezet kunnen worden: een training met een juridisch accent of een training met een moreel accent. Het verschil zit in de vraag of de training gaat over wat een raadslid niet mag doen of over de vraag wat een raadslid juist wel zou moeten doen. In de juridische variant zal vanuit de wetgeving worden verduidelijkt welke regels er zijn om integriteitschendingen te voorkomen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan gedragscode sessies. Een morele training maakt helder wat een volksvertegenwoordiger moet doen om een moreel zuiver politicus te zijn. Dat gaat verder dan alleen je aan de regels houden om zo integriteitsschendingen te voorkomen. Denk hierbij aan trainingen morele oordeelsvorming. In de praktijk zal er vaak voor een combinatie van beide basistypen worden gekozen, dus een training waarin zowel juridische als morele aspecten aan de orde komen. De keuze welk accent gelegd moet worden is afhankelijk van de doelstelling van de training en van de mate waarin het thema leeft in de

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending

Pag. 6

raad. Is er regelmatig aandacht voor integriteit? Een raad die vaker over integriteit spreekt blijkt in de praktijk meer behoefte te hebben aan morele trainingen. Dit aspect van integriteit is immers complexer en biedt meer ruimte voor onderlinge discussie. Wie gaat de training verzorgen? In de regel worden trainingen uitgevoerd door trainers van ingehuurde bureaus. Bij de selectie van een bureau is het verstandig om volstrekt duidelijk te maken wat het doel van de training is. De effectiviteit van de training neemt toe als de deelnemers vragen herkennen die aansluiten bij de eigen situatie. Daarnaast is het verstandig om jezelf ervan te laten overtuigen dat het bureau dat de training gaat uitvoeren goed thuis is in de wereld van integriteit van politici. Dit is namelijk fundamenteel anders dan een training over integriteit voor ambtenaren, omdat een werkgever-werknemer relatie ontbreekt. Trainingen voor ambtenaren zijn niet toepasbaar voor volksvertegenwoordigers, zelfs niet als de training een overwegend juridisch karakter heeft, bijvoorbeeld: het sanctieregime bij schendingen voor raadsleden is heel anders dan het regime voor ambtenaren. Voorkom ‘integriteits-moeheid’! Veel mensen vinden integriteit erg belangrijk. In de waan van alle dag sneeuwt het onderwerp toch makkelijk onder. Ook is het moeilijk om politici blijvend scherp te houden op dit thema.

Het gevaar van integriteits-moeheid ligt dan op de loer. Om dit te voorkomen is het raadzaam om aan het begin van de raadsperiode afspraken te maken over de aandacht die de komende periode aan dit thema besteed gaat worden. Daarbij kunnen dan onderwerpen voor de hele periode worden vastgelegd. Zo kun je afspreken om in het eerste jaar te spreken over de wet- en regelgeving, in het tweede jaar de gedragscode te herijken en in het derde jaar morele oordeelsvorming te trainen. Verder is het goed om elk jaar casussen uit de afgelopen periode te bespreken.

2.2 Integriteitsschending

Wat verstaan we onder een integriteitschending? Een gedraging van een politiek ambtsdrager, die in strijd is met het handelen als ‘goed volksvertegenwoordiger’ of ‘goed bestuurder’. Het kan gaan om feiten die wettelijk strafbaar zijn, maar ook om handelingen in strijd met geschreven of ongeschreven regels. Raads- en collegeleden zijn niet wettelijk verplicht om een integriteitschending door een raadslid of een wethouder te melden. Op grond van artikel 162 van het Wetboek van Strafvordering zijn leden van de gemeenteraad, leden van het college en ambtenaren alleen verplicht om (bij de politie) aangifte te doen van ambtsmisdrijven. Een mogelijke integriteitschending door een raadslid of een wethouder kan gesignaleerd worden door collega-bestuurders, ambtenaren, organisaties, bedrijven of burgers, die hier melding van kunnen doen bij de burgemeester. Een melding hoeft niet noodzakelijkerwijs te gaan over een vaststaand feit. Er kan ook sprake zijn van een vermoeden. Indien de persoon in kwestie een melding doet, moet het echter wel om een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden gaan, voor zover mogelijk onderbouwd door eigen kennis of eigen waarneming. Wij adviseren om heel zorgvuldig om te gaan met een melding en een goede en volledige integriteitstoetsing te maken alvorens een melding daadwerkelijk in behandeling te nemen (zie verderop in Fase II: integriteitstoetsing).

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending

Pag. 7

Anonimiteit De melder van een mogelijke integriteitsschending kan verzoeken om anonimiteit. Het anoniem melden van een integriteitsschending is, indien het vastgestelde stappenplan daartoe ruimte biedt, mogelijk bij de burgemeester. De burgemeester is dan de enige die weet wie de melding heeft gedaan. Echter wanneer de melding daadwerkelijk tot een onderzoek leidt geeft dit beperkingen. Zo is het bijvoorbeeld voor onderzoekers niet mogelijk om nadere vragen te stellen aan de melder. Aan anonieme verklaringen wordt over het algemeen slechts aanvullende bewijskracht toegekend. Een anonieme verklaring is alleen toelaatbaar in combinatie met ander verifieerbaar bewijsmateriaal. De feiten in het onderzoeksrapport mogen niet alleen bestaan uit anonieme afgelegde verklaringen. Wanneer een strafrechtelijk onderzoek wordt ingesteld bestaat de mogelijkheid dat de identiteit van de melder alsnog bekend wordt. We adviseren je, als je contact hebt met de anonieme melder, deze hier vooraf op te wijzen. Mogelijke toekomstige schending van integriteit Indien je als griffier weet dat iemand van plan is iets te doen dat mogelijk een integriteitsschending tot gevolg heeft, dan word je geacht hem daarvoor te waarschuwen. Je kunt als alternatief er ook voor kiezen de betreffende persoon mee te geven dat het wellicht verstandig is om een (andere) adviseur te raadplegen.

Afhankelijk van de bestuurscultuur is het in sommige raden gebruikelijk dat je de fractievoorzitter van een raadslid hierop vertrouwelijk aanspreekt.

2.3 Rol van de griffier bij een melding van mogelijke integriteitsschending Een melding of een signaal kan bij verschillende personen binnenkomen. Wanneer er een signaal is binnengekomen over een politiek ambtsdrager heeft deze er recht op dat er uiterst zorgvuldig wordt omgegaan met een melding. Als griffier is het belangrijk om vooraf goed na te denken over je rol bij een melding van een vermeende integriteitsschending, Als griffier kun je in verschillende rollen en situaties terecht komen (zie ook Fase II vooronderzoek): 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

adviseur van de melder (als deze raadslid of commissielid is); adviseur van het raadslid of commissielid waartegen de melding is gedaan; De melder en degene tegen wie de melding gericht is melden zich allebei bij de griffier; adviseur van de burgemeester als onderzoeker; adviseur van de burgemeester als raadsvoorzitter; verstrekker van bij de griffie aanwezige informatie ten behoeve van het onderzoek; informant met betrekking tot een gebeurtenis die in de melding wordt genoemd (omdat je erbij aanwezig was); 8. adviseur van het presidium of leden van het presidium; 9. adviseur van ambtenaren die het onderzoek uitvoeren; 10. informant over de strekking en doelstelling van het stappenplan (indien het stappenplan door de griffie is opgesteld); 11. De griffier signaleert zelf een integriteitsschending; 12. Een integriteitsmelding richt zich tegen de griffier zelf. Onderstaand tref je de rol van de griffier als adviseur van de melder. De overige rollen van de griffier komen in Fase II, het vooronderzoek, aan de orde.

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending

Pag. 8

1. Adviseur van de melder (als deze raadslid of commissielid is) In de meeste stappenplannen wordt er geen beperking opgelegd aan de groep van personen die een integriteitsmelding kan doen. Integriteitsmeldingen kunnen bijvoorbeeld worden gedaan door inwoners, vertegenwoordigers van instelling of zelfs journalisten. Je bent als griffier niet in de positie om deze mensen te ondersteunen bij hun melding. Maar in de relatief kleine politieke gemeenschap binnen een gemeente is de kans aanwezig dat het een raadslid of een commissielid is dat de melding heeft gedaan. De vraag is dan wat je positie is als griffier. Je bent immers eerste (algemeen) adviseur van de raad, dus kan het voorkomen dat de melder bij jou steun of advies zoekt. Onze aanbeveling is om bij het vervullen van deze rol telkens af te wegen hoe ver je kunt en wilt gaan. Helemaal geen enkel advies geven lijkt ons geen optie. Vaak is er een relatie tussen het werk als raadslid of commissielid en de melding. Advies geven over de werking van het stappenplan als zodanig mag geen enkel probleem zijn, het gaat immers om feitelijke informatie. Vanuit die rol kun je ook beschrijven wat de burgemeester volgens het stappenplan zou moeten gaan doen. Mocht je informatie over de stand van het onderzoek hebben vernomen dan kan je die informatie niet delen met de melder.

We adviseren om de positie die je inneemt ook te benoemen in je gesprek met de melder en daar transparant over te zijn.

2.4 Stappen bij een melding van een vermoedelijke integriteitsschending 1. Ontvangst van de melding Wanneer je zelf een melding of signaal ontvangt adviseren we je terughoudend op te stellen. Neem uitsluitend de melding in ontvangst en geef aan dat je deze met de burgemeester gaat bespreken. Wanneer de melding de burgemeester betreft kun je dit met de plaatsvervangend voorzitter van de raad bespreken, indien het protocol of stappenplan dit voorschrijft. Leg de melder, indien deze anoniem wenst te blijven, uit wat de gevolgen kunnen zijn bij anonimiteit. Leg de datum en het tijdstip van de melding en de gegevens van de melder vast. De burgemeester bevestigt de ontvangst van de melding schriftelijk en kan hierbij eventueel een registratieformulier gebruiken. Publiciteit De media volgen de politiek kritisch en nauwlettend. Bij vermeende integriteitsschendingen van politici heeft dit er in een aantal gevallen toe geleid dat er in de media al een (voor-) veroordeling heeft plaatsgevonden, voordat er onderzoek is gedaan. Het gevolg is dat politieke ambtsdragers (onschuldig) onder verdenking komen te staan en grote schade oplopen. Ook de geloofwaardigheid van de politiek in het algemeen wordt op deze wijze aangetast. Het is daarom zaak dat alle betrokkenen de grootst mogelijke terughoudendheid betrachten bij een vermoeden van schending van de integriteit.

Daaruit volgt ook dat in alle stadia van de afhandeling de groep van het aantal betrokkenen zo klein mogelijk gehouden moet worden. Als er uiteindelijk werkelijk sprake is van een integriteitsschending en er een oordeel is gevormd over de ernst van de kwestie en een eventueel passende sanctie, dan moet de zaak natuurlijk wel naar buiten gebracht worden. Bekijk hoe urgent de actie is die ondernomen moet worden. Hoe actueel is de melding? Is er mediaaandacht? Wanneer er media-aandacht is, dan kan gemeente bevestigen dat er een melding is ontvangen en in behandeling wordt genomen. Op die manier ontstaat er ruimte om met de melding aan de slag te gaan.

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending

Pag. 9

2.5 Handvatten bij meldingen van vermeende integriteitsschendingen  Protocol processtappen bij vermoeden van integriteitsschending door politieke ambtsdragers In de modelgedragscode van de VNG staat in artikel 6.2 eerste lid onder c vermeld dat de gemeenteraad op voorstel van de burgemeester afspraken maakt over de processtappen die gevolgd worden in geval van een vermoeden van een integriteitsschending. We adviseren een protocol op te stellen, waarin de processtappen zijn vastgelegd die gevolgd dienen te worden bij een vermoeden van integriteitsschending door politieke ambtsdragers. Een dergelijk document helpt de burgemeester concreet invulling te kunnen geven aan zijn taak. Het maakt dat het voor een ieder helder is welke stappen genomen gaan worden en versterkt de burgemeester bij zijn optreden. Iedere gemeente kan zelf een protocol of stappenplan bepalen. De VNG heeft geen model-protocol vastgesteld. We hebben een aantal protocollen van diverse gemeenten als voorbeeld toegevoegd. In een protocol wordt bepaald wie de melding gaat beoordelen. We adviseren het protocol door de gemeenteraad te laten vaststellen.  Formulier registratie integriteitsschending door politieke ambtsdragers Een hulpmiddel bij situaties waar er sprake is van een vermoedelijke integriteitsschending is een formulier registratie integriteitsschendingen.

Op dit formulier worden door de burgemeester de vermoedens van schendingen, de aard en het daaropvolgend onderzoek en afdoening gelijkluidend geregistreerd. Hierdoor wordt inzicht verkregen in de aard en de omvang van de schendingen. De registraties kunnen eventueel gebruikt worden bij het verslag doen van alle meldingen. Ze kunnen aanvullende informatie geven bij een bespreking van het onderwerp integriteit met de raad en helpen bij een eventuele evaluatie.

3) Fase II – Vooronderzoek - De Griffier en zijn verschillende rollen Als griffier ben je de eerste adviseur van de burgemeester als het gaat om raadsaangelegenheden. Niet voor niets zijn de griffiers getraind 1 om de burgemeester te helpen bij zijn rol als hoeder van de integriteit (artikel 170 Gemeentewet), voor zover het gaat om raadsaangelegenheden. Het vooronderzoek start zodra er na de melding aanvullende informatie wordt opgevraagd door de burgemeester. Overleg met de burgemeester met wie de melding besproken wordt, bijvoorbeeld in de driehoek (gemeentesecretaris, griffier en burgemeester). Belangrijk is dat beoordeling van integriteitskwesties onpartijdig geschiedt. De kern is dat zuiverheid van besluitvorming wordt gewaarborgd. Houd de kring van geïnformeerde personen beperkt. Indien de melding betrekking heeft op de burgemeester, dan kan bijvoorbeeld de plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad de plaats van de burgemeester innemen. Denk na over de te bespreken onderwerpen en welke rol je invult tijdens dit gesprek en welke rol je daarna pakt. We adviseren je de volgende punten te bespreken: a. wie aan zet is en in welke rol; b. afspraken over vertrouwelijkheid of geheimhouding; c. op welk moment naar buiten toe gecommuniceerd zal worden. In 2016 zijn alle griffiers uitgenodigd voor een training van twee dagdelen door bureau BING.

Tijdens deze training is ingegaan op de theorie en het proces van de morele oordeelsvorming. 1

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending

Pag. 10

Terugkoppeling en vastlegging Koppel terug aan de melder dat er een vooronderzoek zal gaan plaatsvinden. De burgemeester oefent zijn taak uit als onafhankelijke bestuurder binnen de gemeente. In de meeste gevallen zal hij deels zelf onderzoek doen door gesprekken te voeren, maar hij zal ook een deel van het onderzoek overlaten aan anderen. In fase I hebben we de verschillende rollen van de griffier al genoemd en de rol van adviseur van de melder nader uiteengezet. Hieronder gaan we dieper in op de situaties en overige rollen van de griffier en benoemen we de aandachtspunten. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7.

Adviseur van de melder (als deze raadslid of commissielid is); Adviseur van het raadslid of commissielid waartegen de melding is gedaan; De melder en degene tegen wie de melding gericht is melden zich allebei bij de griffier; Adviseur van de burgemeester als onderzoeker; Adviseur van de burgemeester als raadsvoorzitter; Verstrekker van bij de griffie aanwezige informatie ten behoeve van het onderzoek; Informant met betrekking tot een gebeurtenis die in de melding wordt genoemd (omdat je erbij aanwezig was); 3.8. Adviseur van het presidium of leden van het presidium; 3.9. Adviseur van ambtenaren die het onderzoek uitvoeren; 3.10. Informant over de strekking en doelstelling van het stappenplan (indien het stappenplan door de griffie is opgesteld); 3.11. De griffier signaleert zelf een integriteitsschending; 3.12. Een integriteitsmelding richt zich tegen de griffier zelf.

3.1. Adviseur van de melder (als deze raadslid of commissielid is) Deze rol is al nader toegelicht in fase I.

3.2. Adviseur van het raadslid of commissielid waartegen de melding is gedaan 2A Een raadslid waartegen een melding is gedaan vraagt de griffier om een oordeel. Wanneer een raadslid jouw mening vraagt over een tegen hem ingediende integriteitsmelding dien je hier terughoudend mee om te gaan. Integriteit valt immers in de eerste plaats onder de verantwoordelijkheid van de burgemeester. Objectiviteit van de griffier staat voorop. Een inhoudelijke bespreking is riskant, daar de melder uitspraken al snel kan opvatten als partij kiezen (voor of tegen). Ook kun je je laten verleiden tot het verstrekken van informatie, die later een mogelijk onderzoek in de weg kan zitten. Je kunt het betreffende raadslid natuurlijk wel informeren over het proces en over het stappenplan en over de rol die jij als griffier hebt in dit proces. Verder kun je adviseren de processtappen af te wachten en het aan de burgemeester, als eindverantwoordelijke in dit proces, over te laten.

Is dat alles? Nee, want ons advies is de theorie. Je bent als griffier wel de eerste adviseur van de raad en daarom heb je in veel gevallen ook een vertrouwensrelatie opgebouwd met de raadsleden. Het raadslid verwacht van jou zeer waarschijnlijk dan ook een inhoudelijke reactie op de situatie. Dat kan zorgen voor een

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending

Pag. 11

ongemakkelijke situatie. Immers, je bent voorstander van een goed onderzoek, maar je vindt het ook vervelend dat je geen invulling kan geven aan je adviesrol. Het is dus zoeken naar een evenwicht. Een voorbeeld Stel er is een discussie over het wel of niet mee kunnen stemmen door een raadslid bij een bepaald onderwerp. Als daarover na het door de raad genomen besluit een melding is gedaan door een collegaraadslid, dan past de griffier in eerste instantie terughoudendheid bij het geven van een mening in verband met het onderzoek dat mogelijk gaat komen. Als echter twee of drie maanden later hetzelfde onderwerp opnieuw op de agenda staat en het onderzoek naar de melding is nog niet afgerond, dan kan het betreffende raadslid tegen wie de melding is gedaan de griffier voor deze nieuwe situatie om advies vragen. Een gewaarschuwd mens telt immers voor twee: mag ik nu wel of niet meestemmen? In dit voorbeeld is het verstandig om tegen het betreffende raadslid te zeggen dat je hem wel wilt adviseren, maar dat je dit adviesverzoek (met name de vraag of je antwoord kunt geven) wel eerst wilt bespreken met de burgemeester. Immers, het onderzoek loopt nog en het advies van de griffier kan dan neigen naar een stellingname in het onderzoek. Door het geven van een advies over de komende stemming neem je immers een positie in over de situatie bij de eerste stemming.

Rapport Als er eenmaal een rapportage ligt dan kan het raadslid ook bij jou komen voor advies. Het is niet verstandig inhoudelijk over de uitkomsten van het onderzoek een advies of een oordeel te geven. Wanneer het betreffende raadslid je vraagt of hij als raadslid aan kan blijven, is het verstandig om deze vraag niet rechtstreeks te beantwoorden maar een objectieve context te schetsen van de voor- en nadelen bij de afweging. Het is echt aan het raadslid zelf om de afweging te maken. Als het raadslid met jouw advies aan de wandel gaat en jouw advies deelt met de eigen fractie dan bestaat de kans dat dit als een boemerang bij jou terugkomt. 2B Het raadslid merkt dat de melding politiek gemaakt wordt en vraagt jou om advies Sinds de komst van sociale media is het voor een ieder mogelijk om bij een breed publiek direct aandacht te vragen voor bepaalde kwesties, zo ook voor integriteitskwesties. Het is inmiddels voorgekomen dat de melding die bij de burgemeester wordt ingediend de volgende dag ook in de krant staat. Uiteraard vragen journalisten op dat moment ook andere politici om commentaar. Er zijn partijen die op dat moment graag willen laten zien dat zij een groot voorstander zijn van integer bestuur en daarom naar de pers reageren. Het betreffende raadslid wordt onderwerp van een mediastorm en kan naar de griffier toe komen voor advies.

Van belang is dat de Gemeentewet in artikel 170 lid 2 aangeeft dat het de burgemeester is die belast is met het bevorderen van de integriteit. In de meeste stappenplannen ligt de taak om namens de gemeente te communiceren dan ook bij de gemeente. De boodschap naar buiten toe kan niet anders zijn dan dat iemand onschuldig is totdat anderszins vast is komen te staan. De burgemeester is in positie om naar buiten toe te treden en aandacht te vragen voor een zorgvuldige procedure. Raadsleden kunnen niet gedwongen worden om hun mond te houden, maar de burgemeester kan op jouw advies wel de raadsleden of in ieder geval de fractievoorzitters bij elkaar roepen om hen op het hart te drukken geen commentaar te geven in de pers. Het is niet professioneel om een collega-raadslid al te veroordelen, voordat de feiten boven tafel zijn of een eventueel onderzoek is afgerond. Daarnaast zal de burgemeester de raadsleden of fractievoorzitters uitleggen welke gevolgen de verschillende uitkomsten

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending

Pag. 12

van een onderzoek kunnen hebben. Een raadslid kan alleen naar huis worden gestuurd na het verrichten van verboden handelingen (artikel 15 Gemeentewet in combinatie met X8 Kieswet). In veel gevallen is er, ook bij een voor het raadslid negatieve uitkomst van het onderzoek, geen rechtsmiddel om het raadslidmaatschap te ontnemen. Het raadslid kan een grote neiging hebben om zichzelf in de pers te verdedigen. Een bekend adagium is: wie geknipt wordt moet stilzitten. Het eerste advies is dus: niet inhoudelijk reageren. Wel reageren levert in veel gevallen extra schade op. Nu er reeds een nieuwsbericht ligt waarin de integriteit van een lid ter discussie wordt gesteld bestaat de kans dat de media weinig nieuwswaarde meer ziet in het verhaal van het raadslid zelf. Indien de reactie van het raadslid toch wordt meegenomen bestaat de kans dat het slechts onderdelen betreft en/of het verhaal uit zijn verband wordt getrokken. Als het raadslid toch wil reageren dan kan volstaan worden met de tekst dat het goed is dat de burgemeester een eerste screening houdt, omdat ook dit raadslid een voorstander is van integer bestuur. Het raadslid wacht de resultaten van het onderzoek met belangstelling af.

3.3.

De melder en degene tegen wie de melding gericht is melden zich allebei bij de griffier.

In deze situatie neem je als griffier geen inhoudelijke positie in. Het is belangrijk dat de griffier neutraal is. Je kan als klankbord fungeren, maar niet inhoudelijk op de zaak ingaan en ook niet als mediator fungeren. Je kan in deze situatie wel aanvoelen of er bereidheid is om met elkaar in gesprek te gaan. In dat geval kan de griffier aanzetten tot een gesprek met de burgemeester. We adviseren terughoudend te zijn als je gevraagd wordt om bij dat gesprek aanwezig te zijn, omdat je snel in een andere rol komt of als partijdig wordt gezien. Áls je ervoor kiest om bij het gesprek te zijn, maak aan het begin van het gesprek dan goed je rol duidelijk en denk vooraf na waar je gaat zitten, dit moet aansluiten bij je rol op dat moment. Realiseer je dat beide partijen recht hebben op een adviseur/vertrouwenspersoon en bespreek met partijen de mogelijkheden daartoe.

3.4. Adviseur van de burgemeester als onderzoeker

De burgemeester wordt door de wetgever gezien als een onafhankelijk persoon. We adviseren je om vanuit je rol als griffier buitengewoon terughoudend te zijn bij het adviseren van de burgemeester als onderzoeker. Aan het begin van het vooronderzoek is er wat ons betreft wel aanleiding om te spreken over de randvoorwaarden van het vooronderzoek. Wie gaat het uitvoeren (niet de ambtenaren die op de een of andere manier bij de melding betrokken zijn geweest), in welke tijdspanne en wat zijn de rollen van de griffier en de gemeentesecretaris? Hoe kan de driehoek waarborgen dat het onderzoek niet vroegtijdig breed bekend wordt en wordt degene tegen wie de melding is gericht wel of niet al in deze fase geïnformeerd? Het zijn vragen die voordat het vooronderzoek start besproken kunnen worden. Daar kunnen ook afspraken uit voortvloeien. Daarna past jou als griffier echter grote terughoudendheid. Verdere bemoeienis met het onderzoek positioneert jou als griffier op een ongewenste manier en de kans is aanwezig dat je door je omgeving wordt gelabeld als behorend tot een van de partijen of als ondersteuner van de burgemeester. In latere fase(s) heb je opnieuw je zelfstandige adviserende rol in het geheel en die kun je alleen waarmaken als je neutraal blijft tijdens het vooronderzoek.

In enkele stappenplannen wordt de griffier genoemd als adviseur van de burgemeester in het kader van de communicatie. Dit is met name relevant tijdens het vervolgonderzoek, maar ook in het vooronderzoek kan het noodzakelijk zijn te communiceren, zeker als er gelekt wordt. Bij de advisering is de opbouw van het stappenplan jouw kompas. In het vooronderzoek is het de bedoeling dat de zaak klein blijft. Zodra er toch iets naar buiten gaat is het zaak om de burgemeester mee te geven dat hij de

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending

Pag. 13

belangen van alle betrokkenen (waaronder de melder en degene tegen wie de melding wordt gedaan als de gemeente als organisatie) tegen elkaar afweegt. In de meeste gevallen dient te worden volstaan met de bevestiging dat er een vooronderzoek loopt en de mededeling dat er gedurende het onderzoek geen mededelingen worden gedaan.

3.5. Adviseur van de burgemeester als raadsvoorzitter

Tijdens het vooronderzoek is de raad nog niet geïnformeerd over de kwestie. Toch kan het zo zijn dat het vooronderzoek uitlekt. In dat geval zal er beroering ontstaan en kan het ook voorkomen dat de burgemeester als voorzitter van de raad het verwijt krijgt dat hij de raad niet op tijd heeft geïnformeerd over hetgeen er speelt. In de meeste stappenplannen is opgenomen dat de burgemeester in onvoorziene gevallen overleg voert met het presidium (het overleg van de fractievoorzitters). Jouw rol is om de burgemeester hierop te wijzen. Er is een gerede kans dat raadsleden gebruik gaan maken van hun instrumenten omdat ze meer willen weten. In die gevallen is het aan de burgemeester om te bevestigen dat er een onderzoek loopt en dat er verder tot aan de afronding daarvan geen mededelingen worden gedaan. Voor het overige komt de raadsvoorzitter tijdens het onderzoek meestal niet in beeld.

3.6. Verstrekker van bij de griffie aanwezige informatie ten behoeve van het onderzoek De burgemeester kan in het kader van het onderzoek stukken opvragen bij de griffie. Voor zover het gaat om openbare stukken ligt het voor de hand om deze te verstrekken. In deze fase van het vooronderzoek is het van belang hiervan geen melding te maken aan derden, ook niet aan de werkgeverscommissie. Immers, de kring van geïnformeerden moet zo klein mogelijk blijven. Wanneer het gaat om stukken die rechtstreeks het functioneren van de griffie (inclusief medewerkers) raken dan is het verstandig daar de werkgeverscommissie wel over te informeren. De werkgeverscommissie is namens de raad immers werkgever van de griffie en heeft er daarom recht op te weten dat de griffie inhoudelijk betrokken is geraakt bij het vooronderzoek. Stel de burgemeester ervan op de hoogte dat de kring van geïnformeerden groter is geworden doordat je de werkgeverscommissie hebt ingelicht. De juridische kant van het onderzoek van de burgemeester De burgemeester moet zich bij het onderzoek houden aan geldende wet- en regelgeving. Dit betekent dat de onderzoeksbevoegdheden mede worden bepaald door de rechtsverhouding tussen de gemeente en de persoon die wordt onderzocht. Bij e-mail onderzoek geldt in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Voor de griffier en griffiemedewerkers is relevant dat zij ambtenaar zijn en aldus een arbeidsrelatie hebben met de gemeente. Die juridische relatie brengt voor de werkgever een aantal rechten met zich mee. Het uitoefenen van die rechten moet altijd vooraf worden gegaan door een belangenafweging. De inzet van onderzoeksmiddelen dient te voldoen aan de eisen van proportionaliteit en subsidiariteit. De Nederlandse veiligheidsbranche heeft een privacygedragscode sector particuliere onderzoeksbureaus uitgebracht, waarin uitgebreid beschreven staat welke regels er gelden voor de verschillende onderzoeksmethoden. Als er door de gemeente opdracht wordt gegeven voor een onderzoek, dan draagt de gemeente daarvoor de verantwoordelijkheid. De gemeente is gehouden aan de AVG en de bevoegdheden hangen samen met de rechtsverhouding die de gemeente heeft met de onderzochte persoon. Voor particuliere recherchebureau dat de opdracht aanneemt geldt dezelfde afbakening als die van de opdrachtgever. Dit betekent dus dat een particulier recherchebureau bij het ene onderzoek soms meer bevoegdheden kan uitoefenen dan in het andere onderzoek vanwege verschillen in de rechtsverhouding tussen opdrachtgevers en de onderzochte personen. Voor het particuliere recherchebureau geldt daarnaast een

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending

Pag. 14

sectornormering, in aanvulling op toepasselijke wet- en regelgeving van toepassing. In deze documenten is een sectornormering opgenomen, onder In het geval dat een dergelijk onderzoek wordt verricht door een particulier recherchebureau, zijn de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus, de Regeling particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus en de Privacygedragscode meer ten aanzien van e-mailonderzoek en informatievergaring. Deze normering luidt samengevat als volgt: 1. controle van e-mailverkeer is alleen toegestaan in opdracht van de verantwoordelijke; 2. controle van e-mailverkeer is alleen toegestaan voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden, zoals in geval van het vermoeden van misbruik van het netwerk door de betrokkene of in geval van verdenking van ander ernstig laakbaar of strafbaar handelen; 3. indien er minder ingrijpende onderzoeksmogelijkheden zijn om de benodigde informatie aan het licht te brengen of om bewijs te vergaren voor de laakbare en/of strafbare gedragingen, dienen deze te worden toegepast (beginsel van subsidiariteit); 4. het onderzoek dient zo gericht mogelijk plaats te vinden (beginsel van proportionaliteit); 5. de periode van het onderzoek dient beperkt te zijn (beginsel van proportionaliteit); 6. niet relevant gebleken gegevens dienen te worden vernietigd.

Is de burgemeester dan werkgever van de griffie? Nee, dat is de werkgeverscommissie namens de raad. Alle ambtenaren hebben een arbeidsovereenkomst en zijn dus ondergeschikt aan de rechtspersoon ‘gemeente’ als werkgever. De burgemeester is op grond van artikel 170 Gemeentewet vertegenwoordiger van de gemeente in en buiten rechte. Daarom kan de burgemeester een volmacht geven, bijvoorbeeld aan de griffier of de voorzitter van de werkgeverscommissie, om de arbeidsovereenkomst te ondertekenen. De burgemeester doet er toch goed aan voorafgaand aan de inzet van onderzoeksmethodieken als het het functioneren van de griffie betreft hierover van gedachten te wisselen met de werkgeverscommissie. Intermezzo Wanneer mag er informatie uit een digitaal systeem (netwerk binnen de gemeente) worden toegevoegd aan een onderzoek? Voor ieder systeem waarin gegevens worden opgeslagen is iemand de verantwoordelijke. Deze persoon, vergelijkbaar met een beheerder, zal een afweging moeten maken of inzage (toegang) tot het systeem wordt verleend en hoever deze toegang in het kader van het onderzoek mag reiken.

In de Memorie van Toelichting op de Wbp stelt de wetgever over de verantwoordelijke: ‘Bij de beantwoording van de vraag wie de verantwoordelijke is, dient enerzijds te worden uitgegaan van de formeel-juridische bevoegdheid om doel en middelen van de gegevensverwerking vast te stellen, anderzijds - in aanvulling daarop - van een functionele inhoud van het begrip. Het laatste criterium speelt met name een rol als er verschillende actoren bij de gegevensverwerking betrokken zijn en de juridische bevoegdheid onvoldoende helder is geregeld om te kunnen bepalen wie van de betrokken actoren als verantwoordelijke in de zin van de wet moet worden aangemerkt. In dergelijke situaties zal aan de hand van algemeen in het maatschappelijk verkeer geldende maatstaven moeten worden bezien aan welke natuurlijke persoon, rechtspersoon of bestuursorgaan de betreffende verwerking moet worden toegerekend.’ (MVT, II, nr. 3, blz. 55; idem nr. 3, blz. 16).

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending

Pag. 15

Wij gaan ervan uit dat de burgemeester, mede op grond van zijn vertegenwoordigende bevoegdheid op grond van artikel 170 Gemeentewet kan worden beschouwd als verantwoordelijke. Omdat de burgemeester zelf verantwoordelijke voor het systeem is kan hij dus ook zelf, na het maken van een afweging, zichzelf toegang verschaffen tot het systeem. Mocht er later een toetsing plaatsvinden (bijvoorbeeld omdat er een zaak voor een rechter aanhangig wordt gemaakt) dan zal de burgemeester zich moeten verantwoorden voor de door hem gemaakte afweging.

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending

Pag. 16

3.7. Informant met betrekking tot een gebeurtenis die in de melding wordt genoemd (omdat je erbij aanwezig was) Als ambtenaar van de gemeente ben je in principe verplicht medewerking te verlenen aan het onderzoek. Dit betekent onder andere dat aan jou als griffier een verklaring kan worden gevraagd. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk. Uiteraard doe je dit naar eer en geweten, maar het is wel verstandig van tevoren van de burgemeester en onderzoekende ambtenaren te vernemen op welke wijze de mondelinge of schriftelijke verklaring onderdeel zal worden van het onderzoek. Die informatie zal van invloed zijn op de vorm van een schriftelijke verklaring. Als er een gerede kans is dat je verklaring gepubliceerd zal worden dan is het verstandig een formelere toon aan te slaan (dus niet: “beste Piet…”). Als je mondeling informatie verstrekt is het verstandig te vragen naar een verslag waarop je correcties mag aanbrengen. Wees bij het afleggen van een verklaring zo concreet mogelijk en geef antwoord op de gestelde vraag. Griffiers maken veel mee. Het is soms moeilijk om feiten terug te halen, zeker als de melding betrekking heeft op gebeurtenissen die al langere tijd geleden hebben plaatsgevonden. Verklaar dus over wat je weet en geef ook aan wat je niet meer weet. Omdat het vooronderzoek klein wordt gehouden is het niet de bedoeling je afgelegde verklaring te delen met anderen.

3.8.

Adviseur van het presidium of leden van het presidium

Als de burgemeester van mening is dat er geen vervolgonderzoek nodig is dan kunnen zowel de melder als degene tegen wie de melding gericht is geweest daartegen in veel stappenplannen “beroep” aantekenen bij het presidium. Zorg ervoor dat er zo snel mogelijk een vergadering komt. In de meeste gevallen ben je tijdens de vergadering aanwezig als adviseur van de fractievoorzitters. Sta stil bij de vraag wie deze presidiumvergadering voor moet zitten. Er kan aanleiding zijn om het voorzitterschap niet door de burgemeester te laten vervullen. Het is immers zijn onderzoek dat wordt besproken en hij zou anders inhoudelijk moeten reageren en tegelijkertijd voor moeten zitten. Bespreek dit met de burgemeester en de eventueel aanwezige plaatsvervangend voorzitter. Hoewel je vanuit je functie over van alles en nog wat mag adviseren lijkt het ons verstandig je te beperken tot het verstrekken van informatie over het stappenplan en de rol van het presidium daarin. Het is niet aan jou als griffier om een oordeel te vellen over het onderzoek van de burgemeester of de daaruit door de burgemeester getrokken conclusie. Denk er aan dat de persoonlijke en politieke belangen die op het spel staan enorm groot zijn en dat van het presidium eigenlijk wordt gevraagd een soort rechtbank te spelen.

Hier gaat het niet alleen meer om de melding zelf maar ook om de positie van de burgemeester als onderzoeker. Als de burgemeester een vervolgonderzoek niet nodig vindt en het presidium denkt daar toch anders over, dan is dat voor de burgemeester ongemakkelijk. Het kan wel jouw taak zijn om de besluiten van het presidium uit te voeren. Dus als er tot een vervolgonderzoek wordt besloten dan kan het zo zijn dat het aan jou is om over dat besluit te communiceren. Bespreek de mogelijke uitkomsten van het presidium van tevoren met de burgemeester en maak afspraken voor de verschillende scenario’s. Wie gaat wat doen? Denk daarbij ook aan de communicatie namens het presidium.

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending

Pag. 17

3.9.

Adviseur van ambtenaren die het onderzoek uitvoeren

Over deze rol kunnen we kort zijn: we adviseren nadrukkelijk om niet op te treden als adviseur van ambtenaren die het onderzoek namens de burgemeester uitvoeren. Als je al advies zou geven over het onderzoek, doe dit dan in de beslotenheid van de driehoek, maar zeker niet naar ambtenaren uit de ambtelijke organisatie. Door advies te geven over het onderzoek kom je in een vreemde situatie terecht, je draagt dan (in ieder geval in de beeldvorming in je omgeving) mede verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het onderzoek, terwijl ook jij als griffier moet waken over je onafhankelijkheid. Een uitzondering op dit advies is de advisering over het stappenplan zoals genoemd bij punt 8.

3.10. Informant over de strekking en doelstelling van het stappenplan (indien het stappenplan door de griffie is opgesteld)

Als jij de opsteller bent geweest van het stappenplan dan is het begrijpelijk dat mensen bij je aankloppen om meer uitleg over eventuele bepalingen die niet helder zijn. Je kunt hier binnen bepaalde marges wel een reactie op geven, maar laat je niet verleiden tot het geven van (negatieve of positieve) kwalificaties over het stappenplan. In de praktijk kan namelijk geen enkel stappenplan voorzien in alle situaties. Zodra het stappenplan in werking treedt komen er ongetwijfeld onvolkomenheden aan het licht. Ga hierover niet de discussie aan maar volsta met mogelijkheid van het evalueren van het stappenplan na de definitieve afloop van de voorliggende melding.

3.11. De griffier signaleert zelf een integriteitsschending

Als griffier opereer je in het krachtenveld tussen de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie. Je behoort tot de top van de gemeentelijke organisatie. Vanuit deze positie zie je veel en hoor je veel. Dit kunnen ook minder fraaie zaken zijn. Tegelijkertijd ben je zelf ook heel zichtbaar en reageert je omgeving op jouw gedragingen. Het uitoefenen van de functie van griffier is uitdagend en interessant. Tegelijkertijd brengt de functie ook bepaalde verantwoordelijkheden met zich mee. Als griffier ben je niet alleen dienstbaar aan de raad. Je bent ook dienstbaar aan de gemeente, de inwoners van die gemeente en aan de lokale democratie. Formeel kun je, net als andere personen van binnen en buiten de organisatie, een integriteitsmelding doen. Eén van de eerste vragen die dat bij je zal oproepen is de vraag: wat voor gevolgen heeft het doen van een melding voor mijn eigen positie? De melder wordt gezien als degene die de kwestie aanhangig maakt. Het is de melding die wordt onderzocht. Dat betekent dat als uit het onderzoek komt dat er geen integriteitsschending heeft plaatsgevonden dit ook van invloed zal zijn op de beeldvorming over jou als griffier. Te verwachten is dat degene tot wie de melding zich richt, niet direct de meest warme gevoelens voor jou zal ontwikkelen.

Afhankelijk van de positie die deze bestuurder bekleedt en de wijze waarop de bestuurder omgaat met de melding, kan dit ook gevolgen hebben voor de bestaande werkrelaties. Er staat dus veel op het spel, niet alleen voor degene tegen wie de melding gericht is, maar ook voor jouzelf. Wij adviseren dan ook om voorafgaand aan een melding hier uitgebreid bij stil te staan. Maak een inschatting van de situatie en bekijk eerst of je het gesprek kan aangaan met de (vermoedelijke) schender. Wanneer het melden grote(re) consequenties kan hebben is het raadzaam om de (voorzitter van de) werkgeverscommissie vertrouwelijk te informeren. Een methode om goed overzicht te krijgen van de situatie is morele oordeelsvorming Hiermee wordt een denkproces bedoeld waarbij alle relevante belangen in de desbetreffende situatie in kaart worden

De rol van de griffier bij een vermeende integriteitsschending

Pag. 18

gebracht. Vervolgens kan via deze methode bepaald worden welk belang in het concrete geval de doorslag moet geven en welke handeling gewenst is (zie ook de publicatie “Integriteitskompas – morele richtingwijzer voor griffiers”, met daarin opgenomen de zevenstappen-methode van morele oordeelsvorming). Een belangrijke vraag in dit proces is ook wie degene is die bepaalde belangen hoort te behartigen. Met andere woorden: ben jij aan zet of is iemand anders dat? We willen daarmee overigens niet suggereren dat je geen verantwoordelijkheid zou moeten nemen, maar wel dat je -voordat je een melding doet- een uitgebreide afweging moet maken. Neem bij je afwegingen in ieder geval de volgende aandachtspunten mee:  Vanaf het moment van de melding verlies je een deel van je handelingsrepertoire. Omdat je onderdeel bent geworden van het eventuele onderzoek kun je vanaf dat moment niet meer zelf de betrokken persoon aanspreken. Het is de burgemeester die aan de slag moet gaan met de melding;  Je kunt over de door jou gedane melding in principe niet spreken met derden. In het stappenplan zit immers de regeling dat de melding in eerste instantie zo klein mogelijk wordt gehouden om de betrokkene niet onnodig te beschadigen;  Als jouw melding niet alleen door jou, maar ook door anderen geconstateerd is, lijkt het verstandig om –zo mogelijk- ook gezamenlijk de melding te doen.

Dit zorgt ervoor dat je als melder minder kwetsbaar wordt;  Hou er rekening mee dat het moeilijk te voorspellen is hoe lang de afhandeling van de melding gaat duren. Dit brengt voor jou als melder een bepaalde spanning met zich mee. Zorg ervoor dat je in ieder geval één vertrouwd iemand hebt waarmee je over de kwestie kunt spreken; dat kan ook iemand van buiten de gemeente zijn;  Onderzoek of er in jouw gemeente een klokkenluidersregeling is vastgesteld. In een dergelijke regeling zijn waarborgen opgenomen voor een klokkenluider. De doelgroep van deze regeling kan echter een andere zijn dan de doelgroep waarop het stappenplan integriteitsmeldingen zich richt (namelijk bestuurders). Het is dus niet zo dat als je een integriteitsmelding doet je daarmee ook per definitie aanspraak kunt maken op de waarborgen uit de klokkenluidersregeling;  Het doen van een integriteitsmelding heeft formeel geen invloed op jouw rechtspositie. De keerzijde is echter dat je als griffier nooit verder kunt functioneren als een substantieel deel van de gemeenteraad het vertrouwen in je verliest; Informeel heb je als griffier heel veel mogelijkheden om mogelijke integriteitsschendingen aan te kaarten. Je hebt daartoe ook ruimte omdat je de eerste adviseur bent van de gemeenteraad en de burgemeester als voorzitter van die raad.

Bij het informeel aankaarten van integriteitsschendingen heb je eveneens te maken met het hiervoor beschreven krachtenveld. Het voordeel is dat je in de informele setting veel meer gebruik kunt maken van de mogelijkheid om vragen te stellen. Het stellen van één of meer vragen is wat anders dan het geven van een oordeel. In een integriteitsmelding zit altijd een oordeel besloten. De melder vindt immers dat er vermoedelijk in strijd met de integriteit is gehandeld. Door het stellen van vragen kun je de ander (tegen wie een melding gericht zou zijn) en/of de omgeving van die ander bewust maken van een mogelijk probleem. Afhankelijk van de aard van de schending kan er wellicht de mogelijkheid zijn om de zaak recht te trekken en de schending te beëindigen. Je kunt mogelijk (ook) andere personen in positie brengen om informeel aan de slag te gaan met de situatie. De gemeentesecretaris en de burgemeester zijn, als er een goede relatie bestaat, vaak de eerste aanspreekpunten om zaken aan te kaarten.