3.2 Rvs jaarrekening 2021 bijlage 1 jaarstukken
Tekst van het document
Elk nieuw stadsdeel of buurt wordt per direct in de uitvoering van het beheer meegenomen, dit kost geld vanaf “dag oplevering”.
76
3.
JAARVERSLAG 2021 ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN
Ontwikkeling Begraafplaatsen Voor het totaal van de begraafplaatsen blijft het beleid gericht op een presentatie van een goed verzorgde en onderhouden begraafplaats. Het beheer en onderhoud van begraafplaatsen wordt afgestemd op de vraag van de inwoners. Daarbij is het doel (raadsbesluit) in de tarifering tenminste kostendekkend te begraven. Dit tarief wordt jaarlijks met 5% verhoogd tot een kostendekkend tarief is bereikt. Reguliere taken betreffen het begraven van overledenen en het aanleggen, beheren en onderhouden van gemeentelijke begraafplaatsen. De gemeente biedt momenteel voldoende begraafcapaciteit. Product
Kapitaalgoed (bedragen * € 1.000)
7.5
Begraafplaats
2020 Werkelijk
2021 Begroot
2021 Werkelijk
onderhoud
117
135
96
directe loonkosten
271
252
252
kapitaallasten inkomsten Totaal
77
62
62
-473
-518
-559
-8
-69
-149
Stranden In 2020 heeft de Stichting Strandexploitatie Veere (SSV) het beheer, onderhoud en beveiliging uitgevoerd op basis van het 10 jarig-contract uitgevoerd. Resultaat hiervan was het wederom verkrijgen van de Blauwe Vlag op zowel het Badstrand als het Nollestrand. Ook is meegedaan aan de strandverkiezing inzake schoonste strand van Nederland. Net als in 2019 behoren de stranden in Vlissingen tot de schoonste stranden van Nederland. Bovendien is de taakstelling in 2020 gerealiseerd. Product
Kapitaalgoed (bedragen * € 1.000)
5.7
Stranden
2020 Werkelijk
2021 Begroot
2021 Werkelijk
onderhoud
6
14
directe loonkosten
-
-
-
54
53
53
kapitaallasten
2
inkomsten
-218
-199
-181
Totaal
-158
-132
-127
Gebouwen In 2016 is het accommodatiebeleid geactualiseerd en is er gestart met een onderzoek om te komen tot een efficiënte en optimale bezetting van de accommodaties. Door opname van de noodzakelijke onderhoudsmaatregelen in het MJP-datasysteem wordt een integrale onderhoudsplanning en het daarmee gepaard gaande uitgavenoverzicht verkregen. Dit heeft geleid tot een nieuw meerjarig onderhoudsplan 2016-2025. De ingevoerde gegevens worden gedurende het jaar geactualiseerd en gebruikt voor het jaarlijks actualiseren van de planning. Voor het kapitaalgoed Accommodaties loopt het project 'Revitalisering gemeentelijk accommodatiebestand'. In 2021 is uitvoering gegeven aan het Accommodatieplan op hoofdlijnen. Om kapitaalvernietiging en waardeverlies van de uiteindelijk af te stoten accommodaties tot het daadwerkelijke moment van verkoop te voorkomen, is voor 2021 nog een bedrag is opgenomen voor onderhoud van onze accommodaties. Het al beschikbare bedrag dit jaar in de begroting is verhoogd met een extra bedrag, een door de inspecteur berekend gemiddelde, van € 439.287. Zie hiervoor de paragraaf Majeure Projecten.
77
3.
JAARVERSLAG 2021 ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN
Prog
Kapitaalgoed (bedragen * € 1.000)
2020 Werkelijk
2021 Begroot
2021 Werkelijk
Accommodaties 3
1
3
kostenpl
onderhoud welzijn-culturele accommodaties
279
397
584
directe loonkosten
383
262
262
kapitaallasten
257
213
213
inkomsten welzijn- culturele accommodaties
-485
-1.074
-574
onderhoud sportaccommodaties
415
349
417
directe loonkosten
857
713
713
kapitaallasten
482
425
425
inkomsten sportaccommodaties
-817
-941
-1.381
onderhoud onderwijshuisvesting
84
389
294
directe loonkosten
159
211
211
kapitaallasten
683
610
610
inkomsten onderwijshuisvesting
-385
-343
-26
onderhoud huisvesting Stadhuis
308
447
406
kapitaallasten
704
670
670
onderhoud huisvesting Vredehoflaan
11
8
10
kapitaallasten
25
23
23
onderhoud huisvesting Edisonweg
13
9
8
-
4
4
2.973
2.372
2.869
kapitaallasten Totaal
78
3.
JAARVERSLAG 2021 RESERVES EN VOORZIENINGEN
Onderstaand de specificatie van de reserves en voorzieningen: Stand per 01/01/21
Toevoeging
Onttrekking
Stand per 31/12/21
Algemene reserve
-94.468
43.147
18.832
-70.153
Bestemmingsreserves
14.866
18.338
4.460
28.744
Totaal Reserves
-79.602
61.485
23.292
-41.409 2.771
Overzicht reserves en voorzieningen (bedragen x € 1.000)
Verliesvoorziening grondexploitaties
5.823
-
3.052
Voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico's
8.739
664
479
8.924
Voorziening voor middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is
14.035
4.215
3.643
14.607
Onderhoudsvoorzieningen
192
-
-
192
Totaal voorzieningen
28.789
4.880
7.174
26.494
Totaal reserves en voorzieningen
-50.814
66.365
30.466
-14.915
De stand van de reserves en voorzieningen per 31 december 2021 is exclusief het nog te bestemmen resultaat van 2021. In deze paragraaf gaan wij in op het beleid rondom de reserves en voorzieningen. In de toelichting op de balans geven we per reserve en voorziening inzicht in de omvang, doelstelling en mutaties. Beleid In de financiële verordening hebben we een beleidskader opgesteld ten aanzien van reserves en voorzieningen. Hierin stelden we vast dat: 1. In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats. 2. Het college biedt de raad jaarlijks bij de programmabegroting in de paragraaf reserves en voorzieningen inzicht in de vorming en besteding van de reserves en voorzieningen. Het college legt hierbij de wijzigingen ten opzichte van de lopende beleid, voor zover deze vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de raad, ter besluitvorming voor aan de raad. 3. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven: a. het specifieke doel van de reserve; b. de voeding van de reserve; c. de maximale hoogte van de reserve; en d. de maximale looptijd. 4.
Als een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.
79
3.
JAARVERSLAG 2021 MAJEURE PROJECTEN
3.10.1 Scheldekwartier
Scheldekwartier
Status rood of groen
Antwoord / Toelichting
Projectbesluit
N.v.t.
Het projectbesluit Scheldekwartier is vastgesteld op 10 oktober 2019.
Projectresultaat
N.v.t.
In 2030 is de herstructurering van het Scheldekwartier afgerond. Het Scheldekwartier is dan een levendig, duurzaam en maritiem stadsdeel, waarbij de rijke industriële geschiedenis voelbaar en beleefbaar is. Het Scheldekwartier omvat ca 1.600 woningen, 35.000 m2 b.v.o. commerciële en niet-commerciële voorzieningen (waaronder een school), een nieuwe ontsluiting van de stad, een nieuwe dokbrug, nieuw aangelegde kades en een stadshaven. Daarnaast is ruime aandacht voor behoud en herontwikkeling van industrieel erfgoed. Er wordt een gedifferentieerd woningbouwprogramma ontwikkeld, verdeeld over de verschillende deelplannen: ■ Gestapeld: 1.144 eenheden waarvan 206 goedkoop/sociaal, 373 middenduur en 565 duur. ■ Grondgebonden: 491 eenheden waarvan 100 goedkoop/sociaal, 261 middenduur en 130 duur. ■ Totaal: 1635 eenheden waarvan 306 goedkoop/sociaal, 634 middenduur en 695 duur. Naast het woningbouwprogramma gaat de grex uit van een programma van ca. 35.400 m2 b.v.o. voor commerciële en niet commerciële voorzieningen inclusief een school. Dat is als volgt verdeeld: ■ Werken 3.550 m2 b.v.o. ■ Winkels/horeca: 3.050 m2 b.v.o. ■ Zorgvoorzieningen: 12.000 m2 b.v.o. ■ Recreatie, Leisure, cultuur, onderwijs: 16.800 m2 b.v.o.
Bestuurlijk opdrachtgever
N.v.t.
wethouder John de Jonge
Ambtelijk opdrachtgever
N.v.t.
Directeur Ruimte en Samenleving Robert Hendrikse
Projectleider
N.v.t.
Hans van Houdt
Stand van zaken Project
Inmiddels zijn voor 708 woningen gronden verkocht, (deels) opgeleverd en deels in aanbouw per 01-01-2022. In 2022 komt daar nog bij: ■ 58 recreatieappartementen blok A Timmerplein (Dokwerker); ■ 100 (recreatie)appartementen Zeelandtoren ■ 24 vrije sector huurappartementen Plot Edelweis ■ 58 vrije sector huur- en koopappartementen Kop Keersluis. e ■ 31 grondgebonden woningen 1 fase Koperslagerij De volgende verkoopovereenkomsten zijn in voorbereiding: ■ 24 vrije sector koopappartementen blok D Timmerplein; ■ 28 wooneenheden Postkantoor; ■ 14 woningen Koperslagerij; ■ 20 sociale woningen blok I; Verder is het volgende te melden: ■ Het bouwrijp maken van Scheldewijk is nagenoeg afgerond (m.u.v. De Dempo). ■ Proef verstikken Japanse duizendknoop geslaagd. Japanse duizendknoop afgevoerd. ■ De kades zijn opgeleverd. ■ Herstel basaltkade (laatste stuk kades) wordt dit jaar voorbereid. ■ De nieuwe Dokbrug is opgeleverd en in gebruik genomen. De oude brug is verwijderd.
80
3.
JAARVERSLAG 2021 MAJEURE PROJECTEN
Scheldekwartier
Status rood of groen
Antwoord / Toelichting e ■ De Ketelmakerij, Hofjes, 1 fase Broederband en De Vesting zijn in 2022 opgeleverd. ■ Op drie bouwplots (Timmerfabriek, C-Dock, B Lofts, Singel Noord en Kop van het Dok) wordt conform jaarplan tegelijkertijd gebouwd. ■ De concrete start bouw van een aantal bouwplots (blok A Timmerplein, De Dempo, Koperslagerij, de Zeelandtoren en Kop Keersluis) is in voorbereiding. De huidige stand van zaken per deelproject: Scheldestad: ■ Bestemmingsplan Postkantoorlocatie, i.c.m. speeltuinlocatie. ■ Integrale visie Postkantoorlocatie, Van Dishoekhuis en speeltuinlocatie. Kop van het Dok: ■ Vol in aanbouw, oplevering eind 2022 / begin 2023. ■ Omwonenden en betrokkenen hebben ideeën aangeleverd voor het inrichtingsplan voor de helling. Die worden nu vertaald naar een ontwerp. Ketelmakerij: ■ Project is opgeleverd, omliggend terrein is woonrijp opgeleverd. Timmerplein – Zeelandtoren: ■ Het bestemmingsplan en de omgevingsvergunning zijn onherroepelijk geworden. ■ De bouwplot is bouwrijp gemaakt. ■ De levering van de grond is voorzien in 2022. Timmerplein – Middengebied: ■ De omgevingsvergunning B Lofts, C-Dock en Dokwerker zijn onherroepelijk geworden. ■ B Lofts en C-Dock gestart in 2022. Dokwerker start bouw begin 2023. Herbestemming Timmerfabriek ■ Verbouw in eindfase. Oplevering april 2022. Scheldewijk algemeen ■ Activiteiten vanuit uitvoeringsplan gebiedspromotie.
Artikelen in dag- en weekbladen, promotiefilmpjes, bouwborden, rondleidingen, bezoeken e.d. ■ Uitwerking actualisatie bestemmingsplan hoofdkantoor KSG e.o. in voorbereiding. ■ In de rapportageperiode hebben gesprekken plaatsgevonden met de provincie over de verwerving van de provinciale kade aan het Kanaal door Walcheren en het verplaatsen danwel beëindigen van de olieboot. e e ■ Uitvoering aanleg Dokter Stumphiuspark gestart. Oplevering 1 fase 1 kwartaal 2022. Blok I, J en K: ■ Voorbereiding bestemmingsplan ■ Voorbereiding 20 woningen l’Escaut blok I. Singel Zuid – Broederband ■ De grondgebonden woningen in de Broederband zijn door de ontwikkelaar opgeleverd aan de belegger.
81
3.
JAARVERSLAG 2021 MAJEURE PROJECTEN
Scheldekwartier
Status rood of groen
Antwoord / Toelichting ■ Terrein rondom de grond gebonden woningen is Woonrijp opgeleverd. e ■ Transport grond 2 fase heeft 2022 plaatsgevonden, bouw start dit jaar. Singel Zuid – De Vesting ■ Woningen opgeleverd. ■ De openbare ruimte rondom de opgeleverde woningen is vrijwel afgerond. De Hofjes ■ Bouw 24 woningen afgerond, woonrijpmaken is vrijwel afgerond. Singel Noord ■ Grond geleverd ■ Start bouw 35 grondgebonden woningen in het najaar 2021. ■ Oplevering voor de zomer 2022. Prinslocatie ■ Anterieure overeenkomst en ruilovereenkomst. ■ Medewerking verlenen aan bestemmingsplan Prins. Kop Keersluisbrug ■ Marktgang doorlopen, ontwikkelaar geselecteerd. ■ Koopovereenkomst afgesloten. ■ Transport grond en start bouw 2022. Maritiem programma: ■ Opgeleverd ■ Verkoop vaste ligplaatsen volgens schema in volle gang. ■ Passantenhaven geopend. ■ Mercuur en Koningen Emma zijn eind 2021 op hun definitieve plek gelegd. Herbestemming Machinefabriek ■ Gemeenteraad heeft budget casco + herstel beschikbaar gesteld. ■ Cascoherstel in voorbereiding, start werkzaamheden week 21 2022. ■ Voorbereiding herbestemming ■ Opstarten bestemmingsplan School Scheldewijk ■ Strategisch Huisvestings Plan vastgesteld. ■ Het definitieve besluit over nieuwbouw van een school in het Scheldekwartier is genomen in 2021. In de zomer van 2022 wordt de locatie vastgesteld.
Openbare Ruimte Kades ■ Woonrijpmaken Albionkade en Jan Weugkade nagenoeg afgerond. ■ Uitvoering De Oversteek nagenoeg afgerond.
Stand van zaken Geld
Grondverkopen 2021 zijn conform planning grondexploitatie verkocht.
Stand van zaken Risico's
Groen: ■ In zijn algemeenheid kan worden gesteld dat de risico’s afnemen. ■ Het risico dat de vraag naar woningen terug kan lopen is in de huidige markt onwaarschijnlijk. De vraag blijft, ondanks COVID, onverminderd groot.
82
3.
JAARVERSLAG 2021 MAJEURE PROJECTEN
Scheldekwartier
Status rood of groen
Antwoord / Toelichting ■ De bouwkosten stijgen maar wordt nog steeds gecompenseerd door de stijging van de VON-prijzen. ■ Het risico van onbekendheid met restobjecten en verontreiniging in de bodem is door het BRM fors afgenomen maar blijft aanwezig. ■ Het project blijft onderlinge afhankelijkheden kennen. Tegenvallers op het ene vlak, kunnen onmiddellijk effect hebben op andere terreinen. Het afhankelijkheidsrisico brug – kades - timmerplein – stadshaven is er niet meer doordat de brug en kades zijn opgeleverd en de oude brug is verwijderd. ■ De Japanse Duizendknoop is vernietigd waardoor het risico van hoge grondafvoerkosten voorkomen zijn. Rood: ■ Het project blijft onderlinge afhankelijkheden kennen. Tegenvallers op het ene vlak, kunnen onmiddellijk effect hebben op andere terreinen. Het risico herbestemming machinefabriek – parkeren Timmerplein, Damen en locatie schoolgebouw en bestemmingsplan hoofdkantoor nemen nog niet af. ■ Daarnaast is de bouw van de Kleine Kappen, Machineplein en Van Dishoeckhuis afhankelijk van de parkeeroplossing in de Machinefabriek. ■ Concrete parkeeroplossingen bij toenemende bewoners vragen aandacht. ■ Het risico dat er geen sluitende businesscase voor de Machinefabriek te maken is blijft aanwezig.
■ Het risico dat bezwarenprocedures bij bestemmingsplannen tot vertraging leiden neemt toe omdat steeds meer mensen in het Scheldekwartier gaan wonen. ■ Het risico is dat de Bunkerboot niet wordt verplaatst, terwijl dat wel is afgesproken t.b.v. de ontwikkeling Koperslagerij. ■ Het verwerven van de kade lukt niet waardoor de realisatie van plot I+ (kanaaleiland) niet lukt. ■ Het oplopen van levertijden van bouwmaterialen kan leiden tot langere bouwtijden. ■ De oorlog in Oekraïne leidt tot een verdere toename van de inflatie die eind 2021 al was ingezet. Dit leidt tot een aanzienlijke kostenstijging van materialen en zet daardoor de haalbaarheid van projecten onder druk. Bij de herziening van de grondexploitaties is dit onderkend door een hogere kostenstijging aan te nemen in 2022 en 2023, maar het risico is dat deze kostenstijging nog hoger uitpakt. Daarnaast leidt de situatie in Oekraïne tot een enorme vluchtelingenstroom, waarvan een aantal ook in Vlissingen opgevangen zullen worden. Dit kan effect hebben op de concrete invulling en snelheid van realisatie van plannen in voorbereiding.
Stand van zaken Organisatie
De gewenste snelheid van ontwikkeling van het Scheldekwartier, vraagt een omvangrijke inzet vanuit veel verschillende disciplines. Daar zit spanning op omdat we te maken hebben met verschillende deadlines en prioriteiten. Bij ruimtelijke ordening, verkeer, inkoop en vergunningen, beheer Machinefabriek ligt er veel werk. Het is een hele uitdaging om op alle vlakken te zorgen voor voldoende bemensing voor het Scheldekwartier. Mede ook door vertrek van collega’s. In het afgelopen jaar heeft zich dat nog duidelijker gemanifesteerd en leidt dat bijvoorbeeld tot vertraging in ruimtelijke procedures en daardoor ook mogelijk vertraging in grondverkoop en start bouw. Volgend de ontwikkeling in het Scheldekwartier neemt ook het aantal belanghebbenden (bewoners/gebruikers) ín het gebied toe. Dit vraagt
83
3.
JAARVERSLAG 2021 MAJEURE PROJECTEN
Scheldekwartier
Status rood of groen
Antwoord / Toelichting meer en andere (project)communicatie van de diverse disciplines en projectleiding. De coördinatie en beheer van de Machinefabriek is vacant. Covid Het effect van de coronacrisis lijkt nog steeds beperkt. De vraag naar woningen in het Scheldekwartier is ongewijzigd groot. Corona draagt hier aan bij omdat mensen de Randstad inruilen voor een woning buiten de Randstad. Het effect van thuiswerken maakt de afstand wonen-werk minder belangrijk. Er zijn op dit moment geen signalen dat corona negatieve invloed heeft op de wat langere termijn. Wel is het zo dat corona meer inspanningen vraagt van de projectgroep om de resultaten in het veld te kunnen bereiken. Het is lastig om een eenduidige lijn vast te houden naar stakeholders. Voor sommige zaken zoals onderhandelingen is het eigenlijk noodzakelijk om elkaar live te zien. Ook inhoudelijke sturing van (nieuwe) collega’s is door COVID lastiger. Het risico bestaat dat daardoor niet alle werkzaamheden voortvarend opgepakt kunnen worden en op ondergeschikte onderdelen in de toekomst tot vertraging leiden.
Stand van zaken Tijd
Groen: De werkzaamheden van het project liggen in zijn algemeenheid op schema, het tempo in de herontwikkeling is hoog. Rood: Besluitvorming van het cascoherstel en de herbestemming van de Machinefabriek zijn vertraagd, waardoor realisatie Machinefabriek en verkoop plots rondom de Machinefabriek onder druk komen te staan.
Stand van zaken Informatie
Loopt conform vastgestelde projectopdracht, te weten: ■ De bestuurlijk opdrachtgever wordt in een wekelijks overleg, en indien nodig tussentijds, door de ambtelijk opdrachtgever en projectleider geïnformeerd over actuele zaken. ■ De ambtelijk opdrachtgever wordt periodiek en indien nodig tussentijds door de projectleider geïnformeerd over actuele zaken. ■ Het college en de gemeenteraad worden via de reguliere P&C cyclus geïnformeerd over de voortgang. ■ De raad stelt twee maal per jaar de herziening van de grondexploitatie vast. (inclusief presentatie). ■ Een kernteam van projectleiding, planeconomie, stedenbouw heeft wekelijks voortgangsoverleg. Tweewekelijks is er een civiel projectleidersoverleg en een RO-overleg. Voor afzonderlijke projecten zijn projectgroepen.
Stand van zaken Communicatie
Loopt conform vastgestelde projectopdracht, te weten: ■ Conform b&w-besluit gebiedspromotie (d.d. 4 juli 2017); ■ Informatiebijeenkomsten in het kader van formele procedures, als onderdeel van de verschillende deelontwikkelingen; ■ Specifieke bijeenkomsten/overleggen met belanghebbenden / buren als onderdeel van de verschillende deelontwikkelingen. ■ De geplande fysieke bijeenkomsten zijn als gevolg van Corona tot nader orde uitgesteld. Informeren van bewoners over de uitvoering gaat nu per brief. ■ Aanvullende inzet op sociale media, een groot bouwbord geplaatst en kleinere bouwborden geplaatst in Scheldewijk en Timmerplein. ■ Vele artikelen en interviews met landelijke en regionale media.
Stand van zaken Kwaliteit
Loopt conform vastgestelde projectopdracht. Bij de uitwerking / realisatie wordt een hoog ambitieniveau nagestreefd. Kaders hiervoor zijn verwoord in de Ontwikkelingsvisie Scheldekwartier, Beeldkwaliteitsplan Scheldekwartier, Handboek openbare ruimte en locatiepaspoorten per deelplotontwikkeling.
Belangrijke besluiten tot volgende rapportage moment
N.v.t.
De belangrijkste relevante besluiten die de komende periode (tot 30 april 2022) voor besluitvorming worden voorgelegd zijn:
84
3.
JAARVERSLAG 2021 MAJEURE PROJECTEN
Scheldekwartier
Status rood of groen
Antwoord / Toelichting ■ Besluit koopovereenkomst l’Escaut Koperslagerij ■ Besluit anterieure overeenkomst, ruilovereenkomst en verkoopovereenkomst plot Edelweis.
Voorstellen voor bijsturingsmaatregelen
N.v.t.
Inhoudelijk: n.v.t. Organisatie: n.v.t. Tijd: n.v.t. Communicatie/informatie: n.v.t. Kwaliteit: n.v.t.
Overige opmerkingen
N.v.t.
n.v.t.
3.10.2 Revitalisering gemeentelijk accommodatiebestand Revitalisering gemeentelijk accommodatiebestand
Status rood of groen
Projectbesluit
N.v.t.
Bestuursopdracht 13 september 2018 Projectopdracht 14 mei 2020 (verseon, 1204869)
Projectresultaat
N.v.t.
Met het vaststellen van het Accommodatieplan op hoofdlijnen is het resultaat van dit project als volgt vastgelegd: Voor het einde van 2026 hebben we een beheersbaar, onderhouden en vitaal gemeentelijk accommodatiebestand inclusief een structurele totale bezuiniging van € 1,5 miljoen op de totale exploitatiekosten van gemeentelijke accommodaties.
Bestuurlijk opdrachtgever
N.v.t.
wethouder Rens Reijnierse
Ambtelijk opdrachtgever
N.v.t.
Maarten Akerboom
Projectleider
N.v.t.
Gijs Bastiaanssen
Stand van zaken Project
n.v.t.
Het Accommodatieplan op hoofdlijnen is vastgesteld op 30 september 2021 en krijgt vervolg in de uitvoeringsagenda in Q1 2022. De uitvoering van het jaarplan 2020, vastgesteld op 2 juli 2020 liep, zoals eerder gerapporteerd door in 2021 maar heeft om diverse redenen nog niet tot financieel resultaat geleid (zie Stand van zaken Geld). Op 9 december 2021 heeft de raad het collegeadvies mbt het rekenkamerrapport inzake vastgoed en accommodaties vastgesteld. Dit advies is betrokken bij de verdere uitwerking van het Accomodatieplan op hoofdlijnen .
Stand van zaken Geld
Antwoord / Toelichting
De acties die resteren uit het jaarplan 2020 zijn voor een deel afgerond dan wel nagenoeg gereed voor besluitvorming door het college. Echter, onder andere het Didam-arrest, vertraging door langere afstemming met gebruikers en kwalitatief onvoldoende inschrijving bij verkooptrajecten hebben ertoe geleid dat de taakstelling in 2021 nog niet is gerealiseerd (€ -92.130,-). Zoals hiervoor is aangegeven, zijn de meeste acties inmiddels voorbereid en is de verwachting dat het dit in 2022 snel tot financieel resultaat zal leiden en daarmee alsnog realisatie op de taakstelling te gaan inboeken in 2022 e.v.. Voor de bestemmingsreserve geldt dat door het uitblijven van verkoopresultaten maar ook het maken van verkoopkosten, het beginsaldo gelijk is aan het eindsaldo (ca € 450.000,-). Ook deze reserve zal met het inlopen van de vertraging met het in 2021 beoogde bedrag worden gewijzigd. In het vastgestelde Accommodatieplan op hoofdlijnen is een prognose opgenomen m.b.t. de verdere ontwikkeling van de bestemmingsreserve en de taakstelling. De vervolgstap hierop is vaststelling van de MJOP's door de raad en het inrichten van een voorziening voor beheer en onderhoud voor de komende jaren. Bij deze nadere uitwerking wordt duidelijk of de prognose ook realiteit kan worden en wat dat betekent voor de begroting.
85
3.
JAARVERSLAG 2021 MAJEURE PROJECTEN Status rood of groen
Antwoord / Toelichting
Belangrijke besluiten tot volgende rapportage moment
N.v.t.
Vaststelling uitvoeringsagenda college en informeren raad Q3 2022 .
Voorstellen voor bijsturingsmaatregelen
N.v.t.
Overige opmerkingen
N.v.t.
Revitalisering gemeentelijk accommodatiebestand Stand van zaken Risico's Stand van zaken Organisatie Stand van zaken Tijd Stand van zaken Informatie Stand van zaken Communicatie Stand van zaken Kwaliteit
3.10.3 Omgevingswet
Omgevingswet
Status rood of groen
Projectbesluit
Antwoord / Toelichting Programmabegroting 2017-2021. Projectvoorstel Implementatie Omgevingswet vastgesteld door het college d.d. 18 april 2017. ■ Collegeopdracht 14 januari 2020. ■ Projectopdracht (directie) 25 juni 2020. ■ Projectplan (AOG) 10 november 2020 (Verseon-nr: 123648). ■ ■
Projectresultaat
n.v.t.
De doelstelling van dit project is om de Omgevingswet binnen de gemeentelijke organisatie (intern) van Vlissingen tijdig te implementeren.
Bestuurlijk opdrachtgever
n.v.t.
Wethouder Sem Stroosnijder
Ambtelijk opdrachtgever
n.v.t.
Directeur Dienstverlening Maarten Akerboom
Projectleider
n.v.t.
Lydia van Oudenaren
Stand van zaken Project
n.v.t.
- Uitgevoerd zijn 4 businessgames voor circa 40 medewerkers die met het vergunningenproces te maken krijgen. Oefenen en testen van het ontworpen proces stonden centraal. - Wij hebben de Verkenning Omgevingsvisie vastgesteld en u daarover geïnformeerd. Het is het voorbereidend document voor de definitieve Omgevingsvisie. De participatiemomenten van de Toekomstvisie Vlissingen 2040 zijn benut voor de Verkenning. - Inzicht in de derving van leges als gevolg van de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen en de Omgevingswet. Dit is meegenomen in de begroting 2022 e.v. - Uw raad heeft het bindend adviesrecht, het delegatiebesluit en de verordening ruimtelijke kwaliteitscommissie vastgesteld. - Wij hebben software aangeschaft om een Omgevingsplan en toepasbare regels te kunnen maken. Ook is een aanpassing van de huidige Vergunningverlening, Handhaving en Toezicht (VTH) software aangeschaft. - We hebben een schetsontwerp participatiebeleid gemaakt. Aan de rekenkamer is informatie gegeven over het toepassen van participatie en onze gedachten voor het nieuwe beleid. - Er is een plan van aanpak voor het Omgevingsplan gemaakt.
86
3.
JAARVERSLAG 2021 MAJEURE PROJECTEN
Omgevingswet
Status rood of groen
Stand van zaken Geld
Antwoord / Toelichting - Via een raadswerkgroep is een delegatie van uw raad met regelmaat geïnformeerd over de verschillende onderdelen van de Omgevingswet en is opgehaald waar aandacht aan geschonken moest worden. De bestedingen zijn op de volgende punten achter gebleven ten opzichte van de projectbegroting: a. Opleidingen b. DSO c. Omgevingsvisie d. Personeel Dit heeft te maken met: Ad a. Het gegeven dat Zeeland breed centraal opleidingen tegen gunstige tarieven worden aangeboden. Ad b. Op het gebied van ict landelijk en bij de leverancier nog niet alles op orde is, waardoor we hebben gewacht en kosten nog niet gemaakt zijn. Ook zijn de kosten voor de aangeschafte applicaties gunstiger dan verwacht. Voor een deel hebben we samen met Middelburg aanbesteed. Ad c. Er meer kosten voor de Omgevingsvisie en de milieueffectrapportage in 2022 vallen dan in 2021. Ad d. Bij het maken van de begroting voor personele lasten is het moeilijk om dit precies in te schatten omdat het om een nieuwe wet gaat. Er vinden ook wisselingen plaats die invloed hebben op het budget. En door het uitstel van de inwerkingtreding van de Omgevingswet zijn sommige kosten nog niet gemaakt.
Stand van zaken Risico's Landelijk is er veel aandacht voor de (meerjarige) financiële gevolgen van de inwerkingtreding van de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen. In Vlissingen hebben we dit zo goed als mogelijk in beeld en meegenomen in de financiële documenten. We hebben een motie over de kosten van het DSO mede ondertekend en bij de VNG ingediend. Tegelijkertijd zal de praktijk moeten uitwijzen hoe de kosten precies uitvallen. We nemen deel aan een ambtelijke werkgroep die maandelijks door de VNG wordt georganiseerd en houden daarmee vinger aan de pols. Stand van zaken Organisatie
Zie risico's en tijd.
Stand van zaken Tijd
Met alle werkzaamheden liggen we op schema. We wachten de beslissing van de nieuwe minister af over de definitieve inwerkingreding van de Omgevingswet en de Wkb. (Inmiddels heeft de minister besloten dat de inwerkingtredingsdatum 1 januari 2023 is). Hoewel we alle software hebben aangeschaft en voldoende menskracht hebben, vraagt het meer tijd en inzet dan we verwachtten om dit goed te implementeren.
Stand van zaken Informatie
De overleggen van het project verlopen conform afspraak.
Stand van zaken Communicatie
De communicatie naar initiatiefnemers/bewoners over de wijzigingen van de Omgevingswet en Wet kwaliteitsborging voor het bouwen wordt in Q4 van 2022 opgepakt (inwerkingtreding wet is 1 januari 2023 geworden). Hiervoor wordt de toolkit van de VNG benut. In SPOZ-verband (Zeeland breed) wordt verkend wat samen opgepakt wordt.
Stand van zaken Kwaliteit
Geen bijzonderheden.
Belangrijke besluiten tot volgende rapportage moment
N.v.t.
- Besluit Verordening nadeelcompensatie (Q1); - Plan van aanpak Omgevingsplan vaststellen door ambtelijk opdrachtgever (Q1); - Besluit over lijst verplichte partcipatie (Q3);
87
3.
JAARVERSLAG 2021 MAJEURE PROJECTEN
Omgevingswet
Status rood of groen
Voorstellen voor bijsturingsmaatregelen
N.v.t.
Overige opmerkingen
N.v.t.
Antwoord / Toelichting - Besluit over participatiebeleid (Q3);
geen
88
3.
JAARVERSLAG 2021 BEDRIJFSVOERING
Artikel 12 De programmabegrotingen voor 2015-2018 tot en met 2019-2021 gaven een niet sluitend saldo. Hierdoor is de gemeente onder preventief toezicht gekomen van de provincie Zeeland. Daarnaast is door de gemeenteraad een aanvullende uitkering aangevraagd uit het Gemeentefonds voor die jaren op grond van Artikel 12 van de Financiële verhoudingswet. Op basis van het Artikel 12-rapport Vlissingen 2017-2018 heeft de artikel 12-inspecteur aan de beheerders van het gemeentefonds geadviseerd dat door de beheerders van het gemeentefonds een beschikking afgegeven moet worden op basis waarvan voor de periode 2017-2029 de volgende aanvullende uitkeringen uit het gemeentefonds worden verstrekt: ■ 2017: € 8.020.000;
■ 2018 t/m 2028: € 6.000.000 per jaar; ■ 2029: € 5.967.000.
Op 19 december 2019 heeft de Minister van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) een besluit genomen over de aanvullende uitkering ex. Artikel 12 Financiële verhoudingswet voor de gemeente Vlissingen. Dit besluit gaat over de jaren 2019 t/m 2029. Op 10 juli 2019 had de Minister van BZK reeds een besluit genomen over de aanvullende uitkering over de jaren 2017 en 2018 van respectievelijk € 8.020.000 en € 6.000.000. Op uw verzoek is een bestuurlijke vertegenwoordiging vanuit de gemeente op 30 oktober 2019 in gesprek gegaan met het ministerie van BZK. Ten aanzien van de OZB onderschrijven de fondsbeheerders het oordeel van de artikel 12-inspecteurs dat er sprake is verwijtbaarheid. Maar zij komen tot een andere weging ten aanzien van het passende niveau voor de OZB. Het onderzoek naar de historie van het Scheldekwartier laat zien dat er sprake is van een heel specifieke situatie. Ondanks dat de gemeente Vlissingen verantwoordelijk is, blijkt uit het onderzoek van de artikel 12-inspecteurs dat geen van de betrokken partijen (Rijk, provincie, gemeente) de uiteindelijke realiteit vooraf als mogelijkheid onder ogen heeft gezien. Het resultaat is dat het Vlissingse OZB tarief 140% in plaats van 150% van het landelijk gemiddelde moet zijn. De totale aanvullende uitkering stijgt daardoor met € 8.124.000 van € 79.987.000 naar € 88.111.000.
De aanpassing resulteert in de volgende aanvullende uitkering: ■ 2019: € 13.286.000.
■ 2020 t/m 2027: € 7.000.000 per jaar. ■ 2028: € 4.805.000.
De verhoging van de aanvullende uitkering en de verlaging van de eigen bijdrage is financieel verwerkt in de programmabegroting 2021-2024. Over 2019 is een aanvullende uitkering uit het gemeentefonds ontvangen van € 10.363.000 in verband met de tekorten binnen het Sociaal domein en Werk & Inkomen. Deze uitkering is achteraf vastgesteld en verantwoord in het boekjaar 2020. De uitkering is verder uitgekeerd bovenop de aanvullende uitkering van € 13.286.000 vanuit het inspectierapport 2017-2018. Over 2020 is een aanvullende uitkering uit het gemeentefonds ontvangen van € 5.265.000 in verband met de tekorten binnen het Sociaal domein en Werk & Inkomen. Deze uitkering is achteraf vastgesteld en verantwoord in het boekjaar 2021. Deze uitkering is verder uitgekeerd bovenop de aanvullende uitkering van € 7.000.000 vanuit het inspectierapport 2017-2018. Personeel We hebben er voor gekozen om, in afwachting van de strategische- en organisatievisie, verdere uitwerking van de HR-visie uit te stellen tot 2022. We hebben uiteraard wel de nodige aandacht besteed aan de verschillende HR-onderwerpen. Zo is een werkgroep 'Aantrekkelijk werkgeverschap' gestart, waar ook de nodige middelen voor zijn opgenomen in de begroting 2022. Dit maakte, naast de onderdelen werkdruk en
89
3.
JAARVERSLAG 2021 BEDRIJFSVOERING
werkplezier, onderdeel uit van 'Vlissingen Live'. Dit was een soort talkshow waarin directie en collega's, aan 30 mensen in de zaal en 200 mensen digitaal thuis, de ontwikkelingen schetsten. Daarnaast hebben we werk gemaakt van de onboarding (welkom heten en inwerken van nieuwe collega's), periodiek vinden er bijeenkomsten voor nieuwe medewerkers over uiteenlopende onderwerpen plaats. We zijn gestart met het verder optuigen van het vitaliteitsbeleid, wordt vervolgd in 2022. Hierin zullen we beschrijven wat nodigis om de vitaliteit van medewerkers in elke leeftijdsgroep, te vergroten. Ook hebben we actie ondernomen om de huidige gesprekscyclus te gaan veranderen. Waar nu de nadruk ligt op beoordelen, gaan we de gesprekken meer inrichten op het ontwikkelen van medewerkers. Opleiding is hier onder andere een onderdeel van. Vanaf 2021 zijn we met vertrekkende medewerkers exitgesprekken aan het voeren, onder andere om te weten te komen waarom iemand vertrekt en wat we daar als organisatie van kunnen leren. CAO Er is een nieuwe cao voor 2021 en 2022 overeengekomen. In de cao zijn afspraken gemaakt over onder andere salaris en de thuiswerkvergoeding. De salarissen stijgen per 1 december 2021 met 1,5% en per 1 april 2022 met 2,4%.
Hiernaast ontvangen alle gemeentelijke medewerkers, die op 3 november 2021 in dienst waren, een corona-onkostenvergoeding van € 300 en een eenmalige uitkering van € 900. Daarnaast is afgesproken dat elke medewerker in de gemeentelijke sector een salaris van minimaal € 14 per uur krijgt. Medewerkers die volgens afspraak thuis werken, ontvangen in 2022 een vergoeding van € 2 netto per dag dat ze thuis werken. Voor 2023 gaan partijen nieuwe afspraken ontwerpen op basis van de ontwikkeling van het thuiswerken en de wet- en regelgeving daaromheen. Die afspraken worden dan opgenomen in een volgende cao. Hybride werken Al sinds 2018 is Vlissingen bezig met een nieuwe manier van werken: ‘Passend werken’, waarbij flexibel wordt gewerkt en het stadhuis gezien wordt als huis voor de stad met ruimte voor ontmoeting. Door het thuiswerken tijdens de coronapandemie zijn de werkbehoeften veranderd en ideeën in een stroomversnelling geraakt. De enquête die we onder medewerkers hebben gehouden laat dat duidelijk zien: meer dan helft van onze medewerkers wil, ook na corona, graag minimaal de helft van de werktijd thuis blijven werken. Vooral om geconcentreerd te kunnen werken. Het kantoor willen ze daarbij primair gebruiken voor ontmoeting en samenwerken.
Daarom hebben we ‘passend werken’ verandert in ‘hybride werken’: de activiteit is leidend is voor de werkplek: thuis, op kantoor of op een andere locatie. Hybride werken basis In 2021 zijn we op twee manieren met hybride werken aan de slag gegaan. Allereerst hebben we hybride werken binnen de huidige muren van het stadhuis zoveel mogelijk doorgevoerd. ‘Hybride werken basis’ noemen we dat. Zo hebben we zoveel als mogelijk een nieuwe mix aan werkplekken gerealiseerd: standaard werkplekken, stiltewerkplekken, hybride werkplekken en meer (hybride) overlegruimtes. Deze nieuwe indeling hebben we nauwgezet bepaald. Zo hebben we een uitgebreide werkstijlanalyse gehouden en verschillende malen overlegd met de teamleiders. Om het plan te kunnen realiseren, hebben we samen met medewerkers het hele stadhuis opgeruimd. Verder hebben we hybride vergadersets besteld. Met deze sets kunnen mensen thuis en op kantoor goed met elkaar overleggen. Bovendien hebben we met bestaande budgetten zoveel mogelijk bureaus vervangen door zit- en stabureaus en nieuwe bureaustoelen besteld. Om ervoor te zorgen dat medewerkers een goede start maken met hybride werken, hebben we veel gecommuniceerd en alle teams een workshop aangeboden. Tot slot hebben we in 2021 een eerste versie van het thuiswerkbeleid gemaakt.
In dit beleidsplan staat beschreven wat we onder hybride werken verstaan en hoe we thuiswerken een vaste plek willen geven. Toekomstscenario Naast het basisscenario, zijn we aan de slag gegaan met het toekomstscenario, oftewel het volwaardig doorvoeren van hybride werken. Dit vraagt om een aanpassing van de kantoorvloeren. Een expertbureau
90
3.
JAARVERSLAG 2021 BEDRIJFSVOERING
in het nieuwe werken (Ynno) heeft hier in eerste instantie meerdere scenario’s voor uitgewerkt. Samen met het college is een keuze gemaakt voor scenario 2. In dit scenario worden de kantoorvloeren aangepast. Het gaat om een nieuwe indeling van de kantoorvloer met een nieuwe werkplekkenmix. Deze mix bestaat uit standaard werkplekken zoals we die nu kennen, stilte werkplekken, ruimtes om hybride te kunnen werken, ruimtes om samen te werken, kleine en grote vergaderplekken en ruimten om elkaar te ontmoeten en koffie en thee te pakken. Dit betekent dat het aantal werkplekken afneemt en het aantal ruimten om (hybride) samen te werken groeit. Goede voorzieningen voor hybride werken en vergaderen zijn bij dit alles onmisbaar. Er is kritisch gekeken naar de benodigde aanpassingen en bedragen hiervoor. Dit scenario is in de begroting verwerkt.
91
3.
JAARVERSLAG 2021 BEDRIJFSVOERING
Informatie/automatisering Doorontwikkeling I&A samenwerking De ondersteuning van thuiswerkers door COVID-19 zorgde ook in 2021 voor een zware belasting van de helpdesk. De vacatures gericht op het op orde krijgen van het beheer zijn ingevuld. Deze formatie uitbreiding heeft gezorgd voor afname van structureel overwerk op de 2e lijn. Verlofstuwmeren zijn deels teruggebracht. Verdere professionalisering en doorontwikkeling van de I&A Samenwerking zijn opgestart. Daarbij is er ingezet op het overgaan naar procesgericht werken zodat afhankelijkheid van individuen is afgenomen. De eerste processen zijn verbeterd en ingevoerd. Digitale transformatie ■ Vervanging zaaksysteem
De implementatie van het nieuwe zaaksysteem is inmiddels definitief gepland op 14 februari 2022. Vanwege de grote impact en de complexiteit van de invulling van de technische randvoorwaarden was live-gang in 2021 niet haalbaar noch verantwoord. ■ E-depot De gemeente is verplicht te bewaren informatie na verloop van tijd over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Voor digitale informatie is dat een e-depot. De gemeente heeft eerder besloten zich in principe aan te sluiten bij het e-depot van het Zeeuws Archief, waaraan alle Zeeuwse overheden gaan deelnemen. Dit depot is nog steeds in ontwikkeling. In 2020 zijn voorbereidende werkzaamheden verricht voor deze aansluiting, maar deze is nog niet gerealiseerd. Na implementatie van het nieuwe zaaksysteem wordt hier verder invulling aan gegeven. ■ P2P systeem Het onderzoek naar een systeem voor inkoop en contractbeheer is onderdeel geworden van de veranderopgave team Advies. ■ Digitale handtekening Steeds meer applicaties bieden een eigen oplossing voor accorderen en ondertekenen. Vooralsnog wordt er geen generiek systeem ingezet hiervoor. ■ Digitale publieksdiensten Met de implementatie van het nieuwe systeem voor publieksdiensten, iBurgerzaken, kunnen nu stappen gezet worden om steeds meer diensten digitaal aan te bieden.
■ Digitalisering parkeervergunningen Een nieuw systeem voor parkeervergunningen, CityPermit, is geïmplementeerd. ■ Online grafzoeker De implementatie van de online grafzoeker biedt nieuwe diensten rond begraafplaatsen. Implementeren I-visie en beleid De I-visie is door het college vastgesteld. In navolging hiervan wordt een traject opgestart om met het college toe te werken naar een meer strategische visie op informatievoorziening gebaseerd op de strategische en organisatie visie. Op het gebied van werken onder architectuur, data-gedreven werken en professionaliseren van de informatievoorzieningsorganisatie zijn al stappen gezet. Informatiebeveiliging Sinds 2020 wordt gewerkt aan het verbeteren van informatiebeveiliging volgens een jaarlijkse cyclus. In deze cyclus worden aanbevelingen van de informatiebeveiligingsdienst, eventuele verbeterpunten uit audits en zelfevaluaties gebruikt voor het doen van verbetervoorstellen voor doorvoeren van verbeteringen in de informatiebeveiliging. ENSIA
92
3.
JAARVERSLAG 2021 BEDRIJFSVOERING
ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) heeft tot doel het ontwikkelen en implementeren van een zo effectief en efficiënt mogelijk ingericht verantwoordingsstelsel voor informatieveiligheid gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). ENSIA helpt gemeenten in één keer slim verantwoording af te leggen over informatieveiligheid gebaseerd op de BIO. De verantwoordingssystematiek over de Basisregistratie Personen (BRP) en wet- en regelgeving Reisdocumenten (PUN en PNIK), Digitale persoonsidentificatie (DigiD), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), Basisregistratie Ondergrond (BRO), Waardering onroerende zaken (WOZ) en de Structuur uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (Suwinet) is samengevoegd en gestroomlijnd. Met ENSIA wordt invulling gegeven aan de verplichting van de organisatie om zowel horizontale- als verticale verantwoording te overleggen. De verticale verantwoording geschied aan de verschillende departementen en de horizontale verantwoording aan de gemeenteraad door middel van deze paragraaf in het jaarverslag. Het traject van de zelfevaluatie ENSIA startte op 1 juli 2020 en eindigde 31 december 2020. In deze periode zijn zelfevaluatie afgerond met de volgende scores: ■ BRP : 98%
■ Reisdocumenten : 98% ■ BAG : 100% ■ BGT : 100%
■ BRO : 100% ■ WOZ : NVT
Begin 2021 zijn auditverklaringen afgegeven voor DigiD en Suwinet en samen met de collegeverklaring naar de verschillende departementen verzonden. Uit de zelfevaluatie zijn enkele verbeterpunten naar voren gekomen, deze zullen in de komende cyclus worden meegenomen. Privacy (AVG) In het jaar 2021 heeft Vlissingen voortvloeiend uit de AVG ontwikkelpunten vanuit de eerder uitgevoerde borgingsmeting verder ingezet op de onderdelen: beleid, processen, organisatorische inbedding, samenwerking, beveiliging en verantwoording. Hierdoor is een verdere groei op het gebied van bewustwording en educatie doorgemaakt. Informatiebeveiliging en privacy is nu standaard opgenomen in het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers en er zijn informatiesessies per team gehouden om medewerkers bewust te maken over de meest voorkomende bedreigingen (o.a. fishing, datalekken en malware) binnen een gemeente. Vlissingen heeft in 2021 de stap gemaakt om vooraf processen en/of applicaties te beoordelen op privacyen informatiebeveiligingsrisico’s en hierop organisatorische en technische maatregelen te treffen zodat de gemeente compliant aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming werkt. Gemelde datalekken per jaar Omschrijving
Aantal 2020
Aantal 2021
Verkeerde ontvanger persoonsgegevens (intern & extern via mail en/of post)
6*
16
Dossier met persoonsgegevens kwijtgeraakt
1
1
Gegevensdeling zonder toestemming
2
7
Uitvoering van verkeerde autorisatie rechten
0
2
Totaal
9
26
93
3.
JAARVERSLAG 2021 BEDRIJFSVOERING
*In 2020 is 1 datalek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De toename van het aantal datalekken is conform de verwachting naar aanleiding van de bewustwordingsgroei en het aantal medewerkers dat de gemeente Vlissingen kent. Organisatie Organisatieontwikkeling - Wet banenafspraken Organisatieontwikkeling is een continue doorgaand proces. Dat uit zich bijvoorbeeld in het steeds verder gebruik maken van projectmatig werken en het verder in control zijn van de bedrijfsprocessen. Medio 2019 is een start gemaakt met de visie op HR. Vanuit deze visie worden verschillende activiteiten uitgerold. De visie is gebaseerd op de doelen van de organisatie en de ontwikkeling die de komende jaren op de gemeente Vlissingen afkomen, o.a. de grote uitstroom van 1/3 van het aantal medewerkers de komende 10 jaar, de digitalisering, de krappe arbeidsmarkt en het domeingericht werken. De visie op HR bestaat uit 4 pijlers: ‘werkplezier & vitaliteit’, ‘de organisatie’, ‘vakmanschap’ en ‘werkgeversimago'. De wet banenafspraak is een onderdeel van de pijler werkgeversimago. Via de tewerkstelling van medewerkers van Orionis geven wij hier uitvoering aan. De verdere uitrol van de Visie op HR is afhankelijk van en wachtte op de vaststelling van de Strategische visie.
Om vervolgens de streefbeelden uit de strategische visie, de visie op dienstverlening en andere organisatiebrede visies te realiseren en goed om te gaan met de ontwikkelingen die op de organisatie afkomen, hebben we een organisatie nodig die hierop is toegerust. In het project 'Toekomstbestendige organisatie' brengen we in 2022 in beeld wat de organisatie hiervoor in huis moet hebben en werken we uit hoe we daar in een behapbaar groeitraject naartoe kunnen ontwikkelen. Het gaat hierbij om acties die bijdragen aan de continue ontwikkeling van de organisatie en nadrukkelijk niet om een reorganisatie. Bij dit alles zoeken we afstemming met andere activiteiten en projecten waarin de ontwikkeling van de organisatie centraal staat, zoals de benchmark en het Strategisch Personeelsplan. Huisvesting Team stadsbeheer De raad is met de vaststelling van de 2de bestuursrapportage 2021 akkoord gegaan met een verhoging van het investeringskrediet als gevolg van verwachte prijsstijgingen voor bouwkosten. Dat betrof een indexatie op bouwkostenonderdelen met ca 13% op basis van de destijds geldende indexatiecijfers. Het bouwteam heeft eind 2021 de eerste financiële (marktconforme) doorrekening opgeleverd van het concept voorlopig ontwerp.
Daaruit is gebleken dat deze indexatie alleen, verre van voldoende zou zijn om het ontwerp te realiseren en is geconstateerd dat een analyse op programma van eisen, ontwerp en initiële investeringsraming noodzakelijk is om te bepalen wat de vervolgstappen moeten/kunnen zijn. Deze analyse vindt momenteel plaats en afhankelijk van de uitkomst wordt college en raad verzocht hierover te besluiten. Huisvesting stadhuis De werkzaamheden die verband hielden met het huisvesten van de medewerkers van WMO en jeugd, zijn in 2020 afgerond. De ruimtes zijn efficiënt ingedeeld. Met het vervangen van het klimaatsysteem is ook de verlichting vervangen voor Ledverlichting in alle werkruimtes van het stadhuis. Procesmanagement Voor het project "meer structuur door procesmanagement" zijn in 2021 dertien processen gekozen. Acht processen zijn door de bril van procesmanagement bekeken en beoordeeld. Met de proceseigenaar zijn alle knelpunten benoemd. Deze zijn direct gerepareerd daar waar het kon. De overige constateringen worden de komende periode geoptimaliseerd en geborgd. Twee processen worden in het eerste kwartaal van 2022 nog opgeleverd. Drie van de gekozen processen zijn in 2021 niet opgepakt. In 2022 wordt een vervolg gegeven aan deze manier om processen te optimaliseren en er op te sturen.
94
3.
JAARVERSLAG 2021 BEDRIJFSVOERING
Communicatie Interne communicatie Het continueren van de interne communicatie aanpak zorgde er in 2021 voor dat de communicatie met de medewerkers steeds beter en duidelijker werd. Zeker in deze coronatijd is het zo belangrijk dat de interne verbinding nog meer wordt versterkt om zo ook aan te sluiten op de communicatiebehoefte van onze medewerkers. Aan de hand van een jaarkalender en onder de naam ‘Vlissingen komt op koers’ werd voortgeborduurd op de resultaten van werkbelevingsonderzoeken. De jaarkalender bevatte allerlei concrete acties zoals interne nieuwsbrief De Weekvangst, Visnet, reguliere gesprekken tussen directie en medewerkers en een hybride personeelsbijeenkomst VLISSINGEN LIVE! aan het eind van het jaar. Verder is er vanuit interne communicatie veel betrokkenheid geweest bij vitaliteit en het terugkeerplan oftewel het hybride werken. Externe communicatie Ook in 2021 was participatie in veel projecten een belangrijk onderdeel. Zo zijn de participatietrajecten voor de projecten Nollebos-Westduinpark en strategische visie afgerond. Voor de Spuikom en de aardgasvrije wijk is de participatie opgestart en de participatie voor de omgevingsvisie krijgt een vervolg in 2022. Vanwege de beperkingen i.v.m.
COVID-19 heeft participatie op verschillende digitale manieren (of fysiek, maar op afstand) plaatsgevonden en zijn inwoners, ondernemers en organisaties betrokken bij onderwerpen die spelen in de gemeente Vlissingen. Dit zorgt in veel gevallen voor meer draagvlak. We hebben het afgelopen jaar wel gezien dat de verschuiving van fysieke naar online participatie meer tijd en inzet vraagt. Er zit ook een grens aan online overleggen: er is een moment in elk proces dat fysiek bijeenkomen nodig is om verder te komen. Het pakket Wind in de zeilen vraagt veel aandacht voor externe communicatie. In afstemming met het Rijk en de provincie is een kernboodschap opgesteld. Daarnaast adviseren we de andere betrokken overheidsorganisaties, die verder van de inwoners af staan, over de lokale kennis en ervaring. We zoeken continue naar samenhang in de communicatie tussen de verschillende fiches. Om op die manier het pakket Wind in de zeilen steeds zichtbaar en concreter te maken voor de inwoners van Vlissingen en Zeeland. Inkoop en aanbesteden Inkoop- en aanbestedingsbeleid De wijzigingen van het op 1 december 2020 vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn in 2021 geïmplementeerd in de organisatie. Aanbestedingsproces Vanuit procesmanagement is in 2021 het aanbestedingsproces herzien en zijn de knelpunten vastgesteld.
We zijn gestart met het gebruik van een organisatiebrede aanbestedingskalender om zicht te hebben op geplande inkooptrajecten en benodigde capaciteit en tijdig benutten van inkoopkansen. Contractbeheer en contractmanagement Contractbeheer en –management zijn kritische succesfactoren in het behalen van rechtmatigheid en de strategische doelen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid en dienen tevens om risico’s uit te sluiten. Door structurele controle vanuit de contractbeheerder op ontvangen facturen en bijbehorende prestatieverklaringen kunnen we vaststellen dat de actieve inkoopcontracten in 2021 bijna volledig zijn geregistreerd (van circa 80% in 2020).
95
3.
JAARVERSLAG 2021 BEDRIJFSVOERING
Rechtmatigheid Rechtmatigheid en interne controle Artikel 213 van de Gemeentewet schrijft voor dat de accountant jaarlijks een verklaring afgeeft over de mate waarin de verantwoorde baten, lasten en mutaties van balansposten rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatigheid is het voldoen aan interne en externe wet- en regelgeving. Dit wordt vastgelegd in een normenkader (overzicht intere en externe wet- en regelgeving). Jaarlijks wordt het normenkader gescreend op gewijzigde, interne en externe, regelgeving. Aan de hand van deze screening wordt het normenkader geactualiseerd. Het normenkader is in 2021 vastgesteld door het college en ter kennisgeving aangeboden aan de raad. In maart 2021 is het controleprotocol door de raad vastgesteld. In het controleprotocol staat welke werkzaamheden de accountant in opdracht van de raad verricht om tot een oordeel te komen over de jaarrekening 2021. Hierin zijn onder andere de goedkeuringstoleranties (grenzen) opgenomen die de accountant dient te hanteren voor de controle. Voor 2021 zijn de volgende toleranties (grenzen) vastgesteld: Goedkeuringstolerantie Goedkeurend ≤1% Fouten in de jaarrekening(% lasten) ≤3% Onzekerheden in de controle (% lasten)
Beperking
Oordeelonthouding
> 1 < 3%
-
Afkeurend ≥3%
> 3 < 10%
≥10%
-
Interne controles 2021 De interne controles welke in 2021 zijn uitgevoerd zijn opgenomen in het intern controleplan 2021. De processen inkoop- en aanbesteding, sociaal domein, subsidies, grondexploitaties en personeel zijn onder andere opgenomen in het interne controleplan 2021. Het college stelt het intern controleplan jaarlijks vast. De interne controles die betrekking hebben op 2021 zijn uitgevoerd in de periode april 2021 tot en met maart 2022. De bevindingen en aanbevelingen uit deze interne controles worden vastgelegd in rapportages. De inhoud hiervan wordt besproken met de betrokken teams, directies en college. Rechtmatigheidsverantwoording Het Rijk heeft in 2021kenbaar gemaakt dat de rechtmatigheidsverantwoording met 1 jaar is uitgesteld.De rechtmatigheidsverantwoording dient nu voor het eerst over het boekjaar 2022te worden afgegeven door het college. In 2021 is er wel verder gewerkt aan de voorbereidingen om vanaf het boekjaar 2022 invulling te kunnen geven aan de rechtmatigheidsverantwoording. Er heeft een bewustwordingscampagne plaatsgevonden, aanpassingen in verordeningen zijn voorbereid, het concept interne controleplan 2022 is besproken met de accountant en de voorbereidingen voor de aanschaf van een interne controle tool (applicatie/software) zijn gestart.
Dit alles is gedaan om de interne beheersing vanaf 1 januari 2023 afgestemd te hebben op het kunnen afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording door het college over het boekjaar 2023.
96
3.
JAARVERSLAG 2021 VERBONDEN PARTIJEN
Algemeen Bij de definitie van het begrip verbonden partijen sluiten wij aan bij het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV): Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de provincie onderscheidenlijk de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Financieel belang Onder een financieel belang verstaan wij een aan de verbonden partij beschikbaar gesteld bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat, het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Bestuurlijk belang Onder een bestuurlijk belang verstaan wij zeggenschap, via vertegenwoordiging in het bestuur of via stemrecht. Dit betekent dat er sprake is van een bestuurlijk belang als een collegelid, een raadslid of een ambtenaar van de gemeente namens de gemeente in het bestuur van de verbonden partij plaatsneemt of namens de gemeente stemt. Bovenstaande betekent dat wij organisaties waar bijvoorbeeld alleen sprake is van een financieel belang niet zien als een verbonden partij. Het aangaan van banden met (verbonden) partijen komt altijd voort uit het publieke belang. Verbonden partijen zijn over het algemeen opgericht om op een efficiënte wijze publieke taken uit te voeren. Vaak gaat het om samenwerkingsverbanden met andere gemeenten.
Ontwikkelingen Afgelopen jaren hebben we ook verbonden partijen opgenomen waarvan geen sprake was van een financieel belang en geen bestuurlijk belang.Deze verbonden partijen nemen we dan ook niet meer op in deze jaarrekening. Dit betreffen: ■ Mondia Scholengroep ■ Archipel scholen
■ N.V. Economische Impuls Zeeland
■ Vereniging Zeeuwse Gemeenten (VZG) ■ BNG
■ PZEM N.V.
Wel hebben we de gegevens van CZW opgenomen. Alhoewel de gemeente hier geen formeel financieel belang in heeft is het voor de beeldvorming wel belangrijk. Op de volgende pagina geven wij een opsomming van de verbonden partijen die de gemeente Vlissingen per 31 december 2021 kent.We geven dit weer per programma met de bijbehorende financiële bijdrage van de gemeente Vlissingen in 2021. Vervolgens presenteren wij een uitgebreide lijst met gegevens van de diverse verbonden partijen. In de lijst per verbonden partij nemen we de cijfers op die blijken uit hun concept-jaarrekening.
97
3.
JAARVERSLAG 2021 VERBONDEN PARTIJEN
Lijst Verbonden Partijen Verbonden partijen per programma
Gemeentelijke bijdrage 2021 (X € 1.000)
Programma 1 Leefbaarheid Afvalstoffenverwijdering Midden- en Noord Zeeland (OLAZ)
1.173
Regionale Uitvoeringsdienst Zeeland (RUD)
499
Veiligheidsregio Zeeland
3.031
Stadsgewestelijke brandweer (SGB)
447
Veiligheidscentrum Zeeland B.V. (Trainingscentrum Vlissingen B.V.)
-
Programma 2 Aantrekkelijke Stad North Sea Port SE (voorheen N.V. Zeeland Seaports)
-
Holding Zeeuwse Visveilingen N.V. (ontvangst van dividend)
-
Programma 3 Sociale samenhang Orionis
7.780
Gemeentelijke Gezondheidsdienst Zeeland (GGD)
1.867
Gemeentelijke Vervoerscentrale Zeeland B.V.
168
Stadsgewestelijke Zwembad Vastgoed B.V.
494
CZW
32 TOTAAL
98
15.291