Raadsmemo Uitvoeringsprogramma Participatie Vlaardingen 2025

8. We denken al jd integraal

We willen de glimlach terugbrengen bij de stad. Daarvoor weten we dat een par cipa etraject nooit op zichzelf staat. Er gebeurt meer in de leefomgeving van inwoners. Par cipa e richten we daarom ook integraal en buurtgericht in. Levert een par cipa emoment andere aandachtspunten uit de wijk op? Dan pakken we die ‘bijvangst’ waar mogelijk jdig op. En we zien het bredere plaatje. We hebben en houden onze dienstverlening bijvoorbeeld op orde door jdig te reageren. Dit versterkt het vertrouwen jdens de samenwerking en het gesprek met de stad. Ook binnen onze organisa e denken we integraal. We betrekken andere collega’s en afdelingen waar nodig.

9. Warme ontvangst voor Ini a even vanuit de stad (incl. het Uitdaagrecht)

Hebben Vlaardingers een idee? Dan denken we vanuit oplossingen in plaats van bezwaren. De communica e en par cipa e is in handen van de ini a efnemer, maar we kunnen meekijken, adviseren en inspireren zodat onze Vlaardingse methodiek gemeengoed wordt. Ook is er een duidelijk aanspreekpunt voor Vlaardingers met een idee: de wijkmanagers in de wijk. Zij werken nauw samen met de collega’s intern. Ook kan een idee online worden ingestuurd. De mogelijkheid om met ideeën te komen brengen we meer onder de aandacht. En we maken ons sterk voor budget om ini a even te kunnen starten of ondersteunen. Het Uitdaagrecht gaat over het volledig overnemen van gemeentetaken. Dat is best ingewikkeld en heel specifiek. Daarom hebben we het gewoon over ini a even vanuit de stad. En die zijn van harte welkom.

5. Waarom vinden we par cipa e belangrijk? De mo va e télt Dat par cipa e belangrijk is, zal niemand ontkennen. Maar weten waaróm we par ciperen, is belangrijk voor de juiste aanpak hiervan. In Vlaardingen luidt onze missie: Vlaardingen wérkt. Samen. Dat doen we vanuit de visie dat: “de gemeentelijke organisa e wil werken vanuit de Vlaardingse essen e, op resultaatgerichte en open wijze, met oog voor toekoms ge ontwikkelingen. Samen en Meedoen zijn daarbij kernwoorden.” Onder meer uit de vragenlijst (Quick Scan Lokale Democra e) blijken voor inwoners de reden om te par ciperen: meer invloed op plannen en besluiten die daardoor beter aansluiten bij wensen en belangen. Redenen voor de gemeente om inwoners te laten par ciperen of tot ini a even te s muleren zijn:  Beter beleid en betere uitvoering ervan door de kennis en kunde uit de stad (inwoners zijn deskundigen van hun leefomgeving)  Meer ruimte voor maatschappelijke ini a even maakt de stad mooier, groener en socialer  Betere besluitvorming door belangenafweging: zoveel mogelijk belangen op tafel om tot een weloverwogen keuze te komen  Ac ef burgerschap en medeverantwoordelijkheid of (gedeeld) eigenaarschap  Herstel van vertrouwen  Accepta e op genomen beslissingen vergroten of onbehagen verminderen

6. Verwach ngen van par cipa e – De juiste start Waarom doe ik mee als inwoner? En waarom richt ik par cipa e in als gemeente? Of: waarom doen we als gemeente mee in een ini a ef van anderen? Om par cipa e op de juiste manier in te richten, is het belangrijk vooraf de mo va e van de verschillende par jen te kennen. Is dit nog niet duidelijk bij de start, dan voeren we hierover eerst het gesprek. Niet alleen met inwoners, maar waar nodig ook met raadsleden, het college en andere belanghebbenden. Zo zijn vooraf de verwach ngen en het doel helder. Dan pas volgen de par cipa evormen en de middelen. Waarom denk of doe ik als Vlaardinger mee aan par cipa e? Waarom organiseer ik als gemeente par cipa e?

Waarom doe ik als gemeente mee aan ini a even van de stad?

SAMEN: Doel van de par cipa e (en dus de verwach ngen)

7. Par cipa e vormgeven – Het stappenplan Is duidelijk wat we samen willen bereiken met par cipa e? Dan volgt vanuit het bepalen van de ruimte voor invloed. Wat valt er in deze fase van het project te kiezen voor alle belanghebbenden? Waarom denk of doe ik als Vlaardinger mee aan par cipa e? Waarom organiseer ik als gemeente par cipa e?

SAMEN:

Invloed

Doel van de par cipa e (en dus de verwach ngen)

Wat valt er te kiezen?

Waarom doe ik als gemeente mee aan ini a even van de stad?

De verschillende niveau’s van ruimte voor invloed kennen we als de (oude vertrouwde) par cipa eladder. Die ladder hee oplopende treden van Informeren naar Raadplegen, Adviseren, Coproduceren tot (mee)Beslissen. Bij een ladder ontstaat het gevoel: hoe hoger op de ladder, hoe beter. Maar het gaat niet om beter. Het gaat om het juiste niveau te kiezen dat past bij de ruimte die er is voor samenwerken en invloed hebben. Daarom hebben we het in Vlaardingen niet over de tredes op de ladder, maar over de banen waar we in varen: de par cipa ebanen.

De Vlaardingse par cipa ebanen Par cipa e gaat over het gesprek voeren, samenwerken en invloed hebben. Hoe meer ruimte er is voor invloed, hoe meer ‘wind in de zeilen’ er

is voor de stad. Maar dat betekent tegelijker jd ook dat par ciperen meer jd, inzet en energie van de deelnemers vraagt. Voordat we een par cipa etraject starten, zorgen we dat dit goed in beeld is. Welke baan bevaren we? Daarbij kan jdens de loop van een par cipa etraject steeds van baan gewisseld worden als dat bij de trajec ase past. Het doel van de par cipa e kiest namelijk steeds het middel en niet andersom. De ini a even van de stad geven we ook ruim baan: Zelf (laten) organiseren. Dat is overheidspar cipa e, waarbij de gemeente een faciliterende rol hee . Ook het Uitdaagrecht draait de rollen om en legt de organisa e bij de inwoners zelf neer. Zoals gezegd laten we al deze ini a even vallen onder de gezamenlijke noemer ‘Ini a even vanuit de stad’.

Met opmerkingen [EB1]: Dit is een schets van hoe de par cipa ebanen kunnen worden verbeeld. Moet nog samen met de rest van het document vormgegeven worden. De insteek is aan te geven dat meer invloed ook betekent meer naar voren komen en dus meer inzet tonen. Ook is duidelijker verwoord wat de kracht (en macht) van de inwoners steeds is en welke ruimte de gemeente daarvoor moet laten.

Schema van de Vlaardingse par cipa ebanen. Links de gemeente en rechts de par ciperende par jen. Waar varen we? Hoe meer invloed en dus ‘wind in de zeilen’ hoe meer jd en energie van de deelnemers er nodig is.

Par ciperend informeren De gemeente (of ini a efnemer) neemt de omgeving mee in de plannen. Zowel op inhoud als op de stappen in het proces. De invloed op het besluit is hier afwezig. Wel is er een duidelijk aanspreekpunt of kanaal om vragen te kunnen stellen of zorgen te kunnen uiten. Ook is alle informa e steeds terug te vinden op één centraal punt, bijvoorbeeld een par cipa ewebsite. Dit maakt dat par ciperend informeren echt onderdeel is van de par cipa ebanen. Vragen stellen (raadplegen) Bij varen in de baan Raadplegen is de vraag van de gemeente of ini a efnemer: hee u opmerkingen of aandachtspunten? Dit is een gesprek om perspec even en belangen te verzamelen. De invloed op besluiten is klein, er is wel invloed op inzicht en begrip. Advies vragen In de baan Advies vragen hee de omgeving meer wind in de zeilen. Hierbij adviseert de omgeving de gemeente of ini a efnemer. Dat is een hoger niveau van meedenken en vraagt dus ook om ac ef meer kennis van het ini a ef te krijgen. In de baan Advies vragen geldt de belo e dat dit advies zichtbaar wordt meegenomen in de plannen en uiteindelijke besluitvorming, of dat er goed wordt gemo veerd waarom dit niet kan. De invloed is hier redelijk groot. Samen maken In de baan Samen maken wordt samen opgevaren. Dit is een echte samenwerking met evenveel wind in de zeilen. Bijvoorbeeld om tot een ontwerp of oplossingsrich ng te komen.

De agenda wordt ook samen met de betrokken par jen en bewoners afgesproken. De gemeente kan wel de randvoorwaarden meegeven, zoals technische kaders of te volgen beleidsregels of wetgeving. Het bestuur neemt de uitkomst over in hun besluit. Zowel de invloed op het besluit als de inhoudelijke inbreng is hier groot. Laten meebeslissen In de baan Laten meebeslissen staan de zeilen aan de kant van de stad redelijk bol. Belanghebbende bewoners en par jen beslissen (mee), bijvoorbeeld door te stemmen. Bij meebeslissen neemt het bestuur de uitkomst in principe over. De invloed is dus groot. De gemeente gee vooraf wel de randvoorwaarden aan en toetst achteraf of deze zijn gevolgd. Zelf laten organiseren In de baan Zelf laten organiseren zijn de bewoners of de ini a efnemers de organisatoren van de par cipa e én de beslissers. Veel wind in de zeilen dus, maar dat vraagt ook flinke inzet ( jd en energie) en stuurmansschap. De gemeente staat niet aan de kant. Het is een belangrijke

partner voor bijvoorbeeld geld, jd, deskundige kennis of materiaal. De gemeente maakt hiervoor de weg zoveel mogelijk vrij en bewaakt het maatschappelijk belang, de regels uit het eigen beleid of de wet.

Doelgroep en fase bepalen het niveau De ruimte voor invloed varieert jdens een par cipa etraject en is niet op elk moment gelijk. Ook is de ruimte voor invloed misschien niet voor elke betrokken doelgroep gelijk. Daardoor bepalen we het par cipa eniveau ook steeds per trajec ase en per doelgroep.

Wie zijn de doelgroepen? Direct omwonenden of gebruikers Doelgroepen eromheen Belangenverenigingen Inhoudelijk deskundigen Ondernemers…

Par cipa evorm en de middelen

Wat vragen we?

Waar zijn we? (trajec ases): Plan en proces bepalen Keuzes maken Uitvoering Evalueren en leren

Pas dan bepalen we de par cipa evorm en het middel. De par cipa evormen en -middelen zijn uiteenlopend en ook voortdurend in ontwikkeling. Bij het invoeren van nieuwe vormen van par cipa e kijken we eerst of deze een toegevoegde waarde hebben voor de doelgroep en het doel van de par cipa e. Par cipa e vraagt capaciteit: jd en energie. Zowel voor de deelnemers als de organisa e. Daarom ze en we eerst in op het gedegen toepassen van de bestaande vormen en de bewustwording van iedereen die met par cipa e te maken krijgt (inwoners én medewerkers in de organisa e). Con nuïteit gaat boven vernieuwing ‘om het vernieuwend zijn’. De basis op orde! Wel houden we nieuwe

ontwikkelingen nauw in de gaten. Vraagt een par cipa edoel en een doelgroep om een ander, passend instrument? Dan zorgen we dat er voldoende jd, geld en inzet voor is om dit op onze Vlaardingse gedegen manier toe te passen. Waarom denk of doe ik als Vlaardinger mee aan par cipa e? Waarom organiseer ik als gemeente par cipa e?

SAMEN:

Invloed

Vorm

Doel van de par cipa e (en dus de verwach ngen)

Wat valt er te kiezen?

Welke vorm past daarbij?

Waarom doe ik als gemeente mee aan ini a even van de stad?

Leren door evalueren

Na de uitvoering van het project of vaststelling van een beleid volgt nog een laatste par cipa eronde: de evalua e. Hierin halen we bij alle betrokken par jen op hoe de beleving van het par cipa etraject is geweest. De succesfactoren voor een geslaagde par cipa e vormen de basis voor de te stellen vragen hierbij. Was de werkwijze vooraf duidelijk? Waren de verwach ngen en ieders rol helder en zijn die waargemaakt? Is iedereen en ieders belang in beeld geweest? Wordt de uiteindelijk gemaakte keuze begrepen? Bij geslaagde par cipa e wordt de uiteindelijke uitkomst misschien niet door iedereen bejubeld, maar wel begrepen.

8. Par cipa e in programma in 2025 Het uitvoeringsprogramma 2025 richt zich op drie doelen: 1. De par cipa ecultuur – De bewustwording en de vaardigheden rond par cipa e binnen onze organisa e toetsen en vergroten. 2. Par cipa eprocessen – Het verder ontwikkelen en implementeren van effec eve par cipa emethoden en -instrumenten om verschillende groepen op passende wijze te betrekken. 3. Transparant verantwoorden – Duidelijk, open en transparant zijn en de resultaten van par cipa etrajecten aan alle betrokkenen terugkoppelen. Conclusies 1. Onze houding van iedereen die met par cipa e te maken hee , wordt bepaald door de 9 Vlaardingse Vuistregels. Zo doen we het in Vlaardingen. 2. Bij burgerpar cipa e wordt de inwoner steeds meer het vertrekpunt in ons denken. 3. Duidelijkheid, bereikbaarheid, kennis en vindbaarheid van informa e staan voorop. 4. We stappen af van de par cipa eladder en denken meer horizontaal: met de Vlaardingse par cipa ebanen. 5. We gaan voor het solide kennnen en toepassen van bestaande par cipa evormen en -middelen. Bij nieuwe vormen wegen we de meerwaarde voor het doel van de par cipa e af tegen de extra inzet die de introduc e van een nieuwe werkvorm kost. Aanbevelingen en ac es 2025 en verder   

Implementa eplan voor het organiseren van par cipa e in de organisa e Het inrichten van een intern par cipa epunt: kennisbank en ondersteunende coachingsfunc e voor medewerkers Het ontwikkelen van een overzichtelijke par cipa ewebsite als centraal informa epunt, met een agenda van bijeenkomsten, overzicht van lopende trajecten, jdlijnen en nieuwsberichten.

9. Par cipa e financieel – De budge en Budget voor burgerpar cipa e Voor de kosten van (burger)par cipa e is bewust geen apart budget opgenomen in de gemeentebegro ng. Par cipa e is onderdeel van ieders werk, van iedere reguliere taak en ieder project of programma. De benodigde budge en en capaciteit horen dan ook deel uit te maken van de vastgestelde ramingen. Om dit te ondersteunen en te kunnen controleren beva en alle college- en raadsvoorstellen een par cipa eparagraaf. Hierin geven we steeds aan wat het doel van de par cipa e is, welke vorm wordt gebruikt en welke middelen daarbij gepland zijn. Ook de planning ( jdspad) van het par cipa etraject gebaseerd op de verschillende mijlpalen in het project of programma zorgen voor een zo juist mogelijke inscha ng van inzet en kosten. Budget voor ini a even (overheidspar cipa e) Bij kleinere ini a even vanuit de stad is een budget om deze te kunnen starten of ondersteunen belangrijk. We onderzoeken hiervoor hoe en onder welke voorwaarden we dit kunnen regelen. Budget voor par cipa eadviseur en ontwikkeling tools Er zal buiten de projecten en programma’s een structureel budget nodig zijn voor de implementa e en ondersteuning van het programma par cipa e. Van het oprichten van een par cipa epunt voor de organisa e en het aanstellen van een par cipa ecoach of -adviseur, tot de ontwikkeling van tools zoals een online par cipa epla orm.

De bijlagen - Verbeteragenda - Rekenkamerrapport - Memo Onderzoek referendumverordening en burgerberaad - Rapport Rode draad uit individuele gesprekken (keuze om dit hier bij te voegen voor college of alleen bij het implementa eplan)