Personeelshandboek Vlaardingen (2021)

Zij zijn er beiden verantwoordelijk voor de re-integratie tot een succes te maken. Lid 8 Het uitgangspunt is terugkeer in de eigen functie van de medewerker. Lid 9 Als in overleg met de Arbodienst blijkt, dat de re-integratie in de eigen functie niet succesvol zal (kunnen) zijn, moet onderzocht worden of herplaatsing in een andere passende functie binnen de gemeente Vlaardingen mogelijk is.

61

Lid 10 Wanneer een interne herplaatsing niet tot de mogelijkheden behoort, zal onderzocht worden of herplaatsing buiten de gemeente Vlaardingen mogelijk is. Artikel 6

Evaluatie

Lid 1 De leidinggevende evalueert regelmatig, in ieder geval eens in de zes weken, met de medewerker hoe het gaat, of de afspraken in het plan worden nagekomen en of het plan nog past bij de situatie van de medewerker. Lid 2 Voor een goede begeleiding is tussentijdse evaluatie door de consulent/bedrijfsarts van de Arbodienst, de leidinggevende, de casemanager en de medewerker noodzakelijk. De medewerker zal dan ook zo vaak als nodig is voor een goede begeleiding, maar in ieder geval eens per zes weken, de voortgang met een consulent/bedrijfsarts van de Arbodienst bespreken. Lid 3 Tijdens deze evaluatiemomenten wordt telkens vastgesteld in hoeverre de gemaakte afspraken, zoals vastgelegd in het plan van aanpak, zijn nagekomen. Tevens zal besproken worden of het verwachte herstel daadwerkelijk is gerealiseerd. Lid 4 De leidinggevende wordt hierover door de medewerker en de Arbodienst ge'nformeerd. De leidinggevende informeert de casemanager/verzuimadministratie. Lid 5 Indien daartoe aanleiding is, zal het oorspronkelijke plan van aanpak worden bijgesteld door werknemer en werkgever. Lid 6 De Arbodienst verstuurt na ieder contactmoment de werkgever en de medewerker schriftelijk bericht over de voortgang. In het voortgangsverslag wordt vermeld welke activiteit is uitgevoerd en wat dit voor gevolgen heeft voor de werkhervatting.

Tevens wordt aangegeven welke werkzaamheden de medewerker, in plaats van reguliere taken, eventueel zou kunnen uitvoeren. Lid 7 Voor afloop van het eerste ziektejaar evalueren de medewerker en leidinggevende, na advies ingewonnen te hebben bij de Arbodienst, de stappen die in het eerste jaar zijn gezet om de reintegratie te bevorderen. De evaluatie wordt onderdeel van het re-integratieverslag. Artikel 7

WIA·aanvraag

Lid 1 De medewerker die langdurig ziek is, stuurt uiterlijk in de 91e ziekteweek een WIA-aanvraag met een re-integratieverslag, en eventueel andere door het UWV gevraagde stukken, naar het UWV toe. Medewerker ontvangt de aanvraagformulieren automatisch via het UW V. Lid 2 Dit re-integratieverslag maakt de medewerker samen met zijn leidinggevende en de casemanager. Hierin leggen de leidinggevende en de medewerker verantwoording af over wat zij tijdens de eerste twee ziektejaren hebben gedaan om terugkeer naar het werk bespoedigen. De medewerker moet in dit verslag ook zijn visie geven op het achterliggende re-integratietraject en de inspanningen van de werkgever en de Arbodienst. De Arbodienst draagt zorg voor het medische gedeelte. Lid 3 De casemanager ziet toe op het juist indienen van de WIA-aanvraag.

62

Lid 4 De leidinggevende en de medewerker kunnen samen besluiten de WlA-aanvraag uit te stellen voor de duur van 13, 26, 39 of 52 weken. De leidinggevende laat zich adviseren door de casemanager. Artikel 8

Toetsing UWV

Lid 1 Aan de hand van het re-integratieverslag beoordeelt UWV of de werkgever en de medewerker voldoende re-integratie-inspanningen hebben geleverd. Lid 2 lndien UW V van oordeel is, dat de werkgever niet heeft voldaan aan de wettelijke reintegratieverplichtingen, kan UW V bepalen dat de werkgever het salaris van de medewerker door moet betalen. Lid 3 lndien UW V van oordeel is, dat de medewerker onvoldoende medewerking aan zijn re-integratie heeft verleend, kan UW V weigeren de W lA-uitkering toe te kennen. Artikel 9

Sancties medewerker

lndien de werkgever van oordeel is, dat de medewerker onvoldoende medewerking aan zijn reintegratie verleent zijn de bepalingen uit 7:627 en 7:629 BW van toepassing. Artikel 10

Doorbetaling salaristijdens ziekte/arbeidsongeschiktheid

Een zieke medewerker ontvangt salaris op grond van de artikelen 7.2 en 7:3 van de Cao. Bij het berekenen van het salaris (refertetijdvak) ingeval de medewerker onregelmatige toelagen ontvangt, wordt uitgegaan van de omstandigheid dat de medewerker zijn arbeid was blijven verrichten volgens het rooster of de werktijdregeling welke voor hem gold op het tijdstip waarop de verhindering een aanvang nam. Artikel 11

Ontslag wegens arbeidsongeschiktheid

Lid 1 De medewerker kan bij volledige arbeidsongeschiktheid na 2 jaar ziekte worden ontslagen op grond van artikel 7:669 lid 3 onder b BW. Lid 2 lndien er sprake is van gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid is ontslag op zijn vroegst mogelijk tijdens het derde ziektejaar op grond van artikel 7.5 van de Cao Gemeenten. Bij een ontslag wordt rekening gehouden met de bepalingen in artikel 7:629 BW . Artikel 12

Sociaal Medisch Team (S.M.T.)

Lid 1 Aan het S.M.T. nemen deel: leidinggevende(n), de casemanager, de bedrijfsarts. Lid 2 ln het S.M.T. worden individuele casu'stiek, preventiebeleid en kern- en stuurgetallen besproken. Lid 3 De leidinggevende bespreekt met de bedrijfsarts in het S.M.T op welke wijze de re-integratie mogelijkheden kunnen worden vormgegeven. Lid 4 Ter terugdringing van het frequent kortdurend verzuim wordt in het S.M.T. regelmatig gesproken over de frequent verzuimende medewerkers.

63

Artikel 13

Vakantie tijdens ziekte

Lid 1 De zieke medewerker vraagt toestemming aan zijn leidinggevende wanneer hij op vakantie wil. Lid 2 De leidinggevende vraagt hieromtrent het advies van de bedrijfsarts. Artikel 14

Second Opinion

Is de werkgever of de medewerker het niet eens met het advies van de Arbodienst, dan kan de werkgever of de medewerker een deskundigenoordeel aanvragen aan het UW V. Het oordeel van UWV is niet bindend.

64

Hoofdstuk 23

Notitie Verzuim en re·integratie

De notitie verzuim en re-integratie 'Regie op eigen inzetbaarheid' tref je in deze link aan.

65

Privacy

66

Hoofdstuk 24

Privacy beleid

Het privacy beleid tref je in deze link aan.

67

Hoofdstuk 25

Artikel 1 1.

2. 3. 4. 5. 6. 7. B.

4. 5. 6. 7. B. 9. 10. 11. 12.

Voorzieningen voor telewerken

De werkgever stelt aan de werknemer de voorzieningen ter beschikking, die de werkgever nodig acht om te kunnen telewerken. De werknemer ontvangt deze voorzieningen in bruikleen. De smartphone in bruikleen beschikt over een databundel van 2 GB per maand. Voor thuiswerken kan, indien gewenst, een leen laptop gereserveerd worden. Het is alleen mogelijk om te telewerken via de beveiligde thuiswerkomgeving. Het is niet toegestaan bestanden lokaal op een voorziening op te slaan. Het delen van gemeentelijke informatie via commerciele webmail en diensten als dropbox, Gmail, Wetransfer etc. is niet toegestaan. Het is niet toegestaan om derden toegang te verlenen tot de door de werkgever verstrekte voorzieningen. Alle gemeentelijke en BYOD voorzieningen zijn voorzien van Mobile Device Management (MDM) software, waarmee deze bij verlies of diefstal op afstand gewist kunnen worden. Het is niet toegestaan deze software te verwijderen.

Artikel 5 1. 2. 3.

Telewerkplek

De werkgever wijst de werknemer op de 'checklist telewerkplek', die als bijlage aan deze regeling is toegevoegd. De werknemer dient zijn telewerkplek te controleren aan de hand van deze checklist.

Artikel 4 1.

Bereikbaarheid

Als de werknemer telewerkt, is de werknemer telefonisch en per e-mail bereikbaar.

Artikel 3 1.

Verzoek tot telewerken

Als de werknemer wil telewerken, dan overlegt hij hierover met zijn leidinggevende. Telewerken op incidentele basis is in beginsel toegestaan, tenzij er omstandigheden zijn die dit niet wenselijk maken. De leidinggevende kan bepalen dat dit in verband met de aard van het werk, de bezetting of in verband met andere omstandigheden niet mogelijk is.

Artikel 2 1.

Telewerkbeleid

Beveiliging en privacy

De werknemer voert in openbare ruimtes geen gesprekken over gemeentelijke informatie. De werknemer voert vertrouwelijke gesprekken in een passende ruimte. Het is niet toegestaan om via een smartphone als ook niet op andere wijze (zoals via SMS, WhatsApp of andere chatfuncties) vertrouwelijke informatie uit te wisselen. Zorg dat het niet mogelijk is voor derden om mee te kijken op zakelijke schermen. Uitgeprinte gemeentelijke documentatie dient alleen in de beveiligde papiercontainer bij de werkgever afgevoerd te worden. Als de werknemer zijn telewerkplek verlaat, vergrendelt hij altijd zijn voorziening. Ook als hij/ zij thuis aan het telewerken is. Het is toegestaan om gebruik te maken van openbare hotspots, mits er gebruik wordt gemaakt van de thuiswerkomgeving. Het is niet toegestaan om vertrouwelijke informatie onbeheerd bij een telewerkplek te laten liggen. Vertrouwelijke informatie is altijd opgeborgen en op een plek die voor onbevoegden niet toegankelijk is. De werknemer print, scant of kopieert geen vertrouwelijke informatie in een openbare ruimte. Het downloaden van software uit niet vertrouwde bronnen, het jail-breaken of het rooten van de voorziening is niet toegestaan. Een ieder die werkt met persoonsgegevens houdt zich aan het gemeentelijke privacybeleid.

De werknemer meldt zich binnen 24 uur bij de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van de werkgever, indien er inzage is geweest door een onbevoegde in vertrouwelijke informatie,

6B

13.

bij verlies of diefstal van voorzieningen of documenten. Er is dan mogelijk sprake van een datalek. Bij verlies of diefstal dient er altijd aangifte te worden gedaan bij de politie. Na het melden van het verlies of de diefstal wordt de voorziening door de werkgever op afstand gewist. Niet voldoen aan deze regeling kan resulteren in een sanctie, conform het sanctiebeleid.

Artikel 6 1.

2.

Besindiging van het telewerken

De werkgever kan de mogelijkheid tot telewerken beeindigen als: a. de werknemer deze regeling of andere afspraken over het telewerken niet nakomt; b. de werknemer van functie verandert en telewerken in zijn nieuwe functie niet mogelijk of niet wenselijk is; of c. er sprake is van andere omstandigheden, waardoor telewerken volgens de werkgever niet meer mogelijk of wenselijk is. Als de mogelijkheid tot telewerken eindigt, levert de werknemer de daarvoor ter beschikking gestelde voorzieningen direct in bij de werkgever. De werknemer zorgt ervoor dat de voorzieningen bij inlevering niet meer vergrendeld zijn door wachtwoorden of codes.

Artikel 7

Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, kan de werkgever een bijzondere voorziening treffen.

69

Bijlage 1

Checklist telewerkplek

Wij vinden het belangrijk dat de werknemer op een veilige en gezonde manier werkt. Ook de werknemer die telewerkt. Als je meer dan 2 uur per dag telewerkt, houdt dan rekening met de onderstaande checklist die een gezonde werkhouding bevorderen en ondersteunen: • • • • • • • • • • • • • • •

Zijn de tekens op het beeldscherm voor jou goed leesbaar? Is het beeld op het beeldscherm stabiel? Kun je het contrast tussen de tekens en achtergrond op je scherm desgewenst bijstellen? Is je beeldscherm vrij te plaatsen en gemakkelijk verstelbaar en kantelbaar? Is je beeldscherm zo te plaatsen dat het vrij is van hinderlijke glans of spiegeling vanuit een normale werkhouding? Kun je je toetsenbord hellend plaatsen en staat het los van je beeldscherm? Heb je v66r je toetsenbord voldoende ruimte voor je handen en armen? Is de indeling van je toetsenbord en de vorm van de toetsen handig in gebruik? Zijn de symbolen en toetsen vanuit een normale werkhouding voldoende leesbaar? Kun je een comfortabele werkhouding aannemen aan het werkvlak? Is het voldoende groot, reflectie-arm en kun je je beeldscherm, toetsenbord, documenten en accessoires flexibel opstellen? Kun je de documenten die je nodig hebt bij je werk zo plaatsen dat oncomfortabele hoofd- en oogbewegingen tot een minimum zijn beperkt? Is je werkstoel stabiel, de zitting in hoogte verstelbaar, de rugleuning in hoogte en hellingshoek verstelbaar zodat je een bewegingsvrije en comfortabele werkhouding kunt aannemen? Kun je een voetensteun plaatsen als je dat wilt? Is je werkplek voor jou voldoende verlicht en is er een passend contrast tussen het beeldscherm en de omgeving? Kun je de lichtinval vanuit de ramen op je

beeldscherm regelen?

70

Vertrouwenspersonen

71

Hoofdstuk 26

Regeling melden vermoeden misstand

Artikel 1 lnformatie, advies en ondersteuning voor de werknemer Een werknemer kan bij een vermoeden van een misstand: a. de vertrouwenspersoon als adviseur in vertrouwen raadplegen; b. de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders in vertrouwen raadplegen. Artikel 2 lnterne melding Lid 1 Een werknemer met een vermoeden van een misstand binnen de organisatie van de werkgever kan daarvan melding doen: a. bij iedere leidinggevende die binnen de organisatie hierarchisch een hogere positie bekleedt dan hij; b. bij de vertrouwenspersoon. Lid 2 De leidinggevende of vertrouwenspersoon stuurt de melding, in overleg met de werknemer, door naar de gemeentesecretaris of naar het college als de werknemer een vermoeden heeft dat de gemeentesecretaris bij de vermoede misstand betrokken is. Lid 3 Een werknemer van een andere organisatie die door zijn werkzaamheden met de organisatie van de werkgever in aanraking is gekomen, en een vermoeden heeft van een misstand binnen de organisatie van de werkgever kan ook een interne melding doen. Lid 4 Als de werknemer een vermoeden heeft dat de gemeentesecretaris bij de vermoede misstand betrokken is, moet in deze regeling voor "gemeentesecretaris" "het college" worden gelezen.

Lid 5 De melder kan direct een externe melding doen van een vermoeden van een misstand op grond van artikel 14 als het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd. Lid 6 Een melding laat de wettelijke verplichting tot het doen van aangifte van een strafbaar feit onverlet. Lid 7 De ex-medewerker die een vermoeden van een misstand wil melden, doet dit binnen een periode van twaalf maanden na zijn ontslag of beeindiging van zijn werkzaamheden voor de gemeente bij een vertrouwenspersoon. Hij kan alleen een melding van een vermoeden van een misstand doen als hij in de hoedanigheid van medewerker kennis heeft gekregen van het vermoeden. Artikel 3

Bescherming van de melder tegen benadeling

Lid 1 De werknemer die te goeder trouw en naar behoren een vermoeden van een misstand meldt, zal in verband daarmee geen nadelige gevolgen voor zijn rechtspositie ondervinden tijdens en na de behandeling van deze melding bij de werkgever, een andere organisatie of een externe instantie. Lid 2 Onder nadelige gevolgen wordt in ieder geval verstaan het nemen van een benadelende maatregel, zoals: a. het verlenen van ontslag, anders dan op eigen verzoek; b. het tussentijds beeindigen of het niet verlengen van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd; c. het niet omzetten van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd; d. het treffen van een disciplinaire maatregel; e. de opgelegde benoeming in een andere functie;

72

f. g. h.

het onthouden van salarisverhoging, incidentele beloning of toekenning van vergoedingen; het onthouden van promotiekansen; het afwijzen van een verlofaanvraag.

Lid 3 De werkgever zorgt ervoor dat de melder ook niet op andere wijze bij zijn werk nadelige gevolgen ondervindt van de melding. Lid 4 Als de werkgever na het doen van een melding een benadelende maatregel neemt, motiveert de werkgever waarom hij deze maatregel nodig acht en dat deze maatregel geen verband houdt met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand. Lid 5 De werkgever spreekt werknemers die zich schuldig maken aan benadeling van de melder daarop aan en kan hen een waarschuwing opleggen. Lid 6 Het bepaalde in lid 1 - 5 van dit artikel geldt ook voor de medewerker die te goeder trouw een vermoeden van een misstand in een andere organisatie dan die van gemeente Vlaardingen, volgens de in die organisatie geldende regels, bij die organisatie heeft gemeld. De bescherming geldt alleen als de medewerker: a. uit hoofde van zijn functie met die andere organisatie samenwerkt of heeft samengewerkt; b. uit hoofde van zijn functie kennis heeft verkregen van de vermoede misstand; c. het vermoeden van de misstand tijdig bij zijn leidinggevende heeft gemeld; d. zich heeft gehouden aan de afspraken die ter zake van deze melding met hem of haar zijn gemaakt door het bevoegd gezag.

Lid 7 De medewerker heeft recht op juridische bijstand wanneer hij als gevolg van het te goeder trouw melden van een vermoeden van een misstand nadelige gevolgen ondervindt in zijn rechtspositie, tijdens en/of na het volgen van deze regeling. De kosten van de juridische bijstand worden door de gemeente Vlaardingen vergoed. Artikel 4

Het tegengaan van benadeling van de melder

Lid 1 De vertrouwenspersoon bespreekt samen met de melder welke risico's op benadeling aanwezig zijn, op welke wijze die risico's kunnen worden verminderd en wat de werknemer kan doen als hij van mening is dat sprake is van benadeling. Lid 2 Als de melder vindt dat er daadwerkelijk sprake is van benadeling, kan hij dat bespreken met de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon en de melder bespreken welke maatregelen genomen kunnen worden om benadeling tegen te gaan. De vertrouwenspersoon maakt een verslag van deze bespreking en stuurt dit na goedkeuring door de melder naar de gemeentesecretaris. Lid 3 De gemeentesecretaris zorgt ervoor dat maatregelen die nodig zijn om benadeling tegen te gaan worden genomen. Lid 4 De melder heeft recht op juridische bijstand wanneer hij of zij als gevolg van het te goeder trouw melden van een vermoeden van een misstand nadelige gevolgen ondervindt in zijn rechtspositie, tijdens en/of na het volgen van deze regeling. Deze juridische bijstand wordt gefinancierd door de gemeente Vlaardingen. De vertrouwenspersoon heeft recht op juridische bijstand wanneer hij of zij nadelige gevolgen ondervindt in zijn rechtspositie, tijdens en/of na het volgen van deze regeling. Deze juridische bijstand wordt gefinancierd door de gemeente Vlaardingen.

73

Artikel 5

Bescherming van andere betrokkenen tegen benadeling

De werkgever zal: a. de vertrouwenspersoon niet benadelen vanwege het uitoefenen van de in deze regeling beschreven taken; b. de onderzoekers die in dienst zijn van de werkgever niet benadelen vanwege het uitoefenen van de in deze regeling beschreven taken; c. een werknemer die wordt gehoord door, documenten verstrekt aan of anderszins medewerking verleent aan de onderzoekers niet benadelen in verband met het te goeder trouw afleggen van een verklaring. Artikel 6

Intern en extern onderzoek naar benadeling van de melder

Lid 1 De melder die meent dat sprake is van benadeling in verband met het doen van een melding van een vermoeden van een misstand, kan de gemeentesecretaris verzoeken om onderzoek te doen naar de wijze waarop er binnen de organisatie met hem wordt omgegaan. Lid 2 Ook de personen bedoeld in artikel 6 kunnen de gemeentesecretaris verzoeken om onderzoek te doen naar de wijze waarop er binnen de organisatie met hen wordt omgegaan. Lid 3 De melder kan ook de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders verzoeken om een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop de werkgever zich jegens hem heeft gedragen in verband met het doen van een melding van een vermoeden van een misstand. Artikel 7

Vertrouwelijke omgang met de melding en de identiteit van de melder

Lid 1 De werkgever zorgt ervoor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor de personen die bij de behandeling van de melding betrokken zijn. Lid 2 De personen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken de identiteit van de melder niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de melder en gaan vertrouwelijk om met de informatie over de melding. Lid 3 Als het vermoeden van een misstand is gemeld via de vertrouwenspersoon en de melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon stuurt dit onverwijld door aan de melder. Lid 4 De personen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken de identiteit van de adviseur niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de melder en de adviseur.

Artikel 8

Vastlegging, doorsturen en ontvangstbevestiging van de interne melding

Lid 1 De leidinggevende of de vertrouwenspersoon die de melding ontvangt, stuurt de melding met instemming van de melder door aan de gemeentesecretaris. Lid 2 Een mondelinge melding of mondelinge toelichting wordt schriftelijk vastgelegd en ter goedkeuring voorgelegd aan de melder.

74

Lid 3 De gemeentesecretaris stuurt de melder onverwijld een ontvangstbevestiging van de melding. Lid 4 De ontvangstbevestiging bevat minimaal een zakelijke beschrijving van de melding, de datum waarop deze is ontvangen en een afschrift van de melding. Artikel 3

Behandeling van de interne melding door de werkgever

Lid 1 De gemeentesecretaris stelt onverwijld een onderzoek in naar het gemelde vermoeden van een misstand, tenzij: a. het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden of b. op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand. Lid 2 Als de gemeentesecretaris besluit geen onderzoek in te stellen, informeert hij de melder schriftelijk binnen twee weken na de interne melding. Daarbij wordt aangegeven waarom geen onderzoek wordt ingesteld. Lid 3 De gemeentesecretaris beoordeelt of een externe instantie van de interne melding van een vermoeden van een misstand op de hoogte moet worden gebracht. lndien de gemeentesecretaris een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt hij de melder hiervan een afschrift tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad. Lid 4 De gemeentesecretaris draagt het onderzoek op aan onderzoekers die onafhankelijk en onpartijdig zijn. Lid 5 Als de gemeentesecretaris een externe instantie op de hoogte gesteld heeft van de interne melding, kan hij voor het onderzoek aansluiten bij het onderzoek dat deze externe instantie (mogelijk) laat verrichten. Lid 6 De gemeentesecretaris informeert de melder onverwijld en schriftelijk dat een onderzoek is ingesteld en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd.

Lid 7 De gemeentesecretaris informeert de personen op wie een melding betrekking heeft over de melding, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad. Artikel 4

De uitvoering van het interne onderzoek

Lid 1 De onderzoekers stellen de melder in de gelegenheid te worden gehoord. De onderzoekers zorgen voor een verslag, en leggen dit verslag ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt het vastgestelde verslag. Lid 2 De onderzoekers kunnen ook anderen horen. De onderzoekers zorgen voor een verslag, en leggen dit verslag ter goedkeuring en ondertekening voor aan de persoon die gehoord is. De persoon die gehoord is ontvangt het vastgestelde verslag. Lid 3 De onderzoekers kunnen binnen de organisatie van de werkgever alle documenten inzien en opvragen die zij voor het doen van het onderzoek redelijkerwijs nodig achten.

75

Lid 4 Werknemers mogen de onderzoekers alle documenten verstrekken waarvan zij het redelijkerwijs nodig achten dat de onderzoekers daar in het kader van het onderzoek kennis van nemen. Lid 5 De onderzoekers stellen een concept onderzoeksrapport op en stellen de melder in de gelegenheid daar opmerkingen bij te maken, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan. De melder is tot geheimhouding van het conceptrapport verplicht. Lid 6 De onderzoekers stellen vervolgens het onderzoeksrapport vast. Zij sturen de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan. Artikel 5

Standpunt van de werkgever

Lid 1 De werkgever informeert de melder binnen acht weken na de melding schriftelijk over het standpunt met betrekking tot het gemelde vermoeden van een missstand en tot welke stappen de melding heeft geleid. Lid 2 Als duidelijk is dat het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, dan informeert de werkgever de melder daar schriftelijk over. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de melder het standpunt tegemoet kan zien. Als de totale termijn daardoor meer dan twaalf weken is, wordt dit gemotiveerd. Lid 3 Na afronding van het onderzoek beoordeelt de werkgever of een externe instantie van de interne melding, van het onderzoeksrapport en/of van het standpunt van de werkgever op de hoogte moet worden gebracht. lndien de werkgever een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt hij de melder hiervan een afschrift, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad. Lid 4 De personen op wie de melding betrekking heeft, worden op dezelfde manier ge'nformeerd als de melder, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad. Artikel 6

Hoor en wederhoor ten aanzien van onderzoeksrapport en standpunt werkgever

Lid 1 De werkgever stelt de melder in de gelegenheid op het onderzoeksrapport en het standpunt van de werkgever te reageren. Lid 2 Als de melder in reactie op het onderzoeksrapport of het standpunt van de werkgever onderbouwd aangeeft dat het vermoeden van een misstand niet daadwerkelijk of niet deugdelijk is onderzocht of dat in het onderzoeksrapport of het standpunt van de werkgever sprake is van wezenlijke onjuistheden, reageert de werkgever hierop en stelt hij zo nodig een nieuw of aanvullend onderzoek in. Op dit nieuwe of aanvullende onderzoek gelden dezelfde regels als voor het eerste onderzoek. Lid 3 Als de werkgever een externe instantie op de hoogte brengt of heeft gebracht, stuurt hij ook de hiervoor bedoelde reactie van de melder op het onderzoeksrapport en het standpunt van de werkgever aan die externe instantie toe. De melder ontvangt hiervan een kopie.

76

Artikel 7

Externe melding

Lid 1 Een werknemer kan een vermoeden van een misstand extern melden bij de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders of een andere daartoe bevoegde instantie, indien hij: a. het niet eens is met het standpunt van werkgever of van oordeel is dat het vermoeden ten onrechte terzijde is gelegd; b. niet tijdig een standpunt heeft ontvangen over zijn interne melding. Lid 2 De werknemer kan direct een externe melding doen van een vermoeden van een misstand als het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd. Dat is in ieder geval aan de orde indien dit uit enig wettelijk voorschrift voortvloeit of sprake is van: a. acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt; b. een vermoeden dat de werkgever bij de vermoede misstand betrokken is; c. een situatie waarin de melder in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen in verband met het doen van een interne melding; d. een duidelijk aanwijsbare dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal; e. een eerdere melding overeenkomstig de procedure van dezelfde misstand of onregelmatigheid, die de misstand niet heeft weggenomen; f. een plicht tot directe externe melding.

Lid 3 In paragraaf 4 van de W et voor Huis voor Klokkenluiders is de onderzoeksprocedure neergelegd voor het onderzoeken van een vermoeden van een misstand door de afdeling onderzoek. Artikel 8

Rapportage en evaluatie

Lid 1 De gemeentesecretaris stelt in samenwerking met de vertrouwenspersoon jaarlijks een rapportage op over de uitvoering van deze regeling. Deze rapportage bevat in ieder geval: a. informatie over het aantal meldingen en een indicatie van de aard van de meldingen, de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van de werkgever; b. algemene informatie over eventuele ervaringen met het tegengaan van benadeling van de melder; c. informatie over het aantal verzoeken om onderzoek naar benadeling in verband met het doen van een melding van een vermoeden van een misstanden een indicatie van de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van de werkgever. Lid 2 De gemeentesecretaris stuurt de rapportage ter bespreking aan de ondernemingsraad.

77

Hoofdstuk 27

Regeling klachten ongewenst gedrag

Artikel 1

Het melden van ongewenst gedrag

Lid 1 Eenieder die met ongewenst gedrag wordt geconfronteerd heeft het recht zich te wenden tot de vertrouwenspersoon of hulp te vragen bij de eigen (of hogere) leidinggevende. Lid 2 Afhankelijk van de aard en de ernst van de gedragingen kan de vertrouwenspersoon adviseren een klacht in te dienen bij de commissie. Lid 3 Meldingen, die worden gedaan meer dan twee jaar nadat de gebeurtenis waarop de melding betrekking heeft plaatsvond, worden niet in behandeling genomen, tenzij blijkt dat de melding is ingediend zo spoedig als dit in redelijkheid mogelijk was. Lid 4 Een melding kan mondeling of schriftelijk zijn. Een schriftelijke anonieme melding wordt niet in behandeling genomen. Lid 5 Een medewerker die een melding heeft gedaan, mag door het indienen van een melding of klacht, geen nadeel ondervinden in zijn werkzaamheden. Artikel 2

Het indienen van een klacht

Lid 1 Eenieder die met ongewenst gedrag geconfronteerd wordt en de commissie wil inschakelen kan rechtstreeks of via de vertrouwenspersoon een klacht indienen. Lid 2 De vertrouwenspersoon handelt een melding af. Lid 3 Een klacht wordt schriftelijk en ondertekend, in gesloten envelop, door de aanklager of door de vertrouwenspersoon bij de commissie ingediend en bevat tenminste de naam en het adres van de aanklager, de dagtekening, een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht en de naam of namen van de aangeklaagde(n), eventuele ondernomen stappen, namen van eventuele getuigen. Lid 4 Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen, maar kunnen ondersteuning bieden aan (een) andere niet-anonieme klacht(en). Lid 5 Een klacht wordt niet in behandeling genomen indien meer dan twee jaar zijn verstreken sinds het feit zich heeft voorgedaan. Deze termijn geldt niet, indien het een voorval betreft dat mogelijk tevens een strafbaar feit inhoudt. Lid 6 De aanklager kan zich bij het indienen van de klacht en wanneer hij gehoord wordt, laten bijstaan door een vertrouwenspersoon of door een zelfgekozen raadsvrouw of -man. Het laatste geldt ook voor de aangeklaagde.

78

Lid 7 De commissie brengt in principe binnen acht weken advies uit aan het bevoegd gezag welke weer binnen twee weken (via verdagen eventueel vier weken) klager en aangeklaagde schriftelijk in kennis van hun conclusie(s). Artikel 3 Klachten over politiek ambtsdragers Het college kan, in afwijking van het gestelde onder artikel 1 lid 7 onder aanklager - de commissiebelasten met onderzoek naar en advies over een klacht die betrekking heeft op ongewenst gedrag van een politiek ambtsdrager van de gemeente jegens aanklager. Artikel 4 Vertrouwelijkheid gegevens Eenieder die in het kader van deze regeling op enigerlei wijze de beschikking krijgt over gegevens, waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, en voor wie niet al uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift ter zake van die gegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit. Artikel 5

Aanwijzing vertrouwenspersonen

Lid 1 Het college benoemt, op voordracht van de directie, een of meer personen als interne vertrouwenspersoon voor meldingen inzake ongewenste omgangsvormen. Lid 2 lnterne vertrouwenspersonen worden in beginsel voor onbepaalde tijd benoemd, doch ten hoogste voor de duur van het dienstverband. Lid 3 De interne vertrouwenspersoon dient te voldoen aan nader door het college te stellen functie-eisen. Lid 4 Bij ontbreken van interne vertrouwenspersonen zullen externe vertrouwenspersonen worden benoemd. De duur van de benoeming wordt overeengekomen tussen de inlenende gemeente en de organisatie waarvan de vertrouwenspersoon wordt betrokken. Lid 5 Het college kan een vertrouwenspersoon, al dan niet op zijn verzoek, ontheffen uit de functie van vertrouwenspersoon. Lid 6 De vertrouwenspersoon mag niet direct betrokken zijn of zijn geweest bij de ongewenste omgangsvormen waarover de klacht is ingediend. ln dat geval vindt zo nodig tijdelijke ontheffing uit de functie van vertrouwenspersoon plaats. Lid 7 Als gevolg van het uitoefenen van de taak vertrouwenspersoon kan een vertrouwenspersoon in de reguliere werkzaamheden niet worden benadeeld. Artikel 6

Taken vertrouwenspersoon

Lid 1 De vertrouwenspersoon dient de medewerker die bij hem melding maakt van ongewenst gedrag op te vangen, advies te geven, de melding te behandelen en steun te bieden. Lid 2 De vertrouwenspersoon informeert de medewerker over de verschillende wegen die openstaan en tracht door bemiddeling tot een oplossing van de gesignaleerde problemen te komen. Lid 3 De vertrouwenspersoon verwijst zo nodig de medewerker door naar interne of externe deskundigen.

79

Lid 4 De vertrouwenspersoon ondersteunt op zijn verzoek van de aanklager bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie en begeleidt in het traject dat daarop volgt. Lid 5 Ingeval van een ingediende klacht zal de vertrouwenspersoon deze namens het college ter advisering doorsturen naar de commissie en indien gewenst tevens als informant fungeren. Lid 6 De vertrouwenspersoon brengt gevraagd en ongevraagd advies uit aan afdelingshoofd(en) of andere personen binnen de organisatie betreffende preventie en bestrijding van ongewenst gedrag. Lid 7 De vertrouwenspersoon biedt nazorg aan de medewerker die een melding heeft gedaan. Lid 8 De vertrouwenspersoon is bevoegd bij de aangeklaagde, andere betrokkenen en/of deskundigen alle informatie in te winnen die noodzakelijk is om tot een goed inzicht te komen, de commissie te informeren en/of om de klacht af te doen. Lid 9 De vertrouwenspersoon brengt gevraagd en ongevraagd advies uit aan afdelingshoofd(en) of andere personen binnen de organisatie betreffende preventie en bestrijding van ongewenst gedrag. Lid 10 De vertrouwenspersoon is de afdelingen en/of afdelingshoofden behulpzaam bij het verzorgen van voorlichting en publiciteit over ongewenst gedrag en de uitvoering van deze regeling. Lid 11 Het college stelt de vertrouwenspersoon in de gelegenheid zijn taken naar behoren te vervullen.

Lid 12 De gemeentesecretaris verschaft de vertrouwenspersonen alle middelen en faciliteiten, die voor een goede uitoefening van de functie en waarborging van de privacy nodig zijn. Lid 13 Op verzoek van de vertrouwenspersoon kan een overleg plaatsvinden met de gemeentesecretaris. Artikel 7

Werkwijze en bevoegdheden van de vertrouwenspersoon

Lid 1 De vertrouwenspersoon onderneemt met een melding of klacht alleen actie indien de aanklager daarmee instemt. Lid 2 De vertrouwenspersoon is bevoegd informatie in te winnen bij de betrokkenen en/of getuigen (na toestemming van de aanklager). De vertrouwenspersoon neemt daartoe de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht ter bescherming van de privacy en andere belangen van de betrokkenen. Lid 3 De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding van hetgeen in verband met de werkzaamheden in de functie van vertrouwenspersoon ter kennis wordt gebracht. Lid 4 In voorkomende gevallen kan de vertrouwenspersoon externe deskundigen raadplegen. In het geval hier kosten aan verbonden zijn, dient de directie vooraf in te stemmen met een dergelijk consult. Lid 5 De vertrouwenspersoon registreert de aard en de omvang van de klachten voor het geanonimiseerd jaarverslag.

80

Lid 6 De vertrouwenspersoon stelt jaarlijks een geanonimiseerd verslag op ten behoeve van de directie inzake meldingen en klachten en doet aanbevelingen met betrekking tot ongewenste omgangsvormen alsmede een beschrijving van de eigen rol. Lid 7 De door de vertrouwenspersoon samengesteld geanonimiseerd jaarverslag zal toegestuurd worden aan de leden van de OR. Aan de hand van het jaarverslag zal een keer per jaar een gesprek plaatsvinden tussen de vertrouwenspersonen en de leden van de OR. Artikel 8 Procedure externe klachtencommissie Klachtencommissie ter advisering ingeval van klachten met betrekking tot ongewenst gedrag. a. Klachtenbehandeling: De gemeente Vlaardingen heeft zich, voor wat betreft de behandeling en advisering van klachten op het gebied van ongewenst gedrag, aangesloten bij de "Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de Gemeentelijke Overheid" van de VNG, in deze regeling genoemd "commissie". b. Taak van de commissie: De commissie heeft tot taak om klachten, welke namens het college ter behandeling zijn doorgestuurd, te onderzoeken en daarover advies uit te brengen. c.

Ontvankelijkheid van klachten: Ook klachten welke niet via de vertrouwenspersoon maar rechtstreeks bij de landelijke commissie zijn ingediend en vallen onder de begripsbepalingen als verwoord in artikel 1 onder c t/m g van de "Regeling Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de Gemeentelijke Overheid" van de VNG zullen in behandeling worden genomen. d. Afhandeling van klachten: a. Voor wat betreft de voorwaarden en regels die bij de afhandeling van klachten omtrent ongewenst gedrag in acht (dienen te) worden genomen is de "Regeling Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de Gemeentelijke Overheid" van de VNG bindend. b. Het college stelt binnen twee weken na ontvangst van het advies van de commissie klager en aangeklaagde schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de gegrondheid van de klacht alsmede de eventuele conclusies die het daaraan verbindt. lndien de conclusies van het college afwijken van het advies van de commissie wordt de reden van die afwijking vermeld. c. Het college kan de afdoening voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan klager en aangeklaagde.

81

Geschillen & sancties

82

Hoofdstuk 28

Sanctiebeleid

Bij het niet naleven van de voorschriften zoals vastgelegd in het personeelshandboek van de gemeente Vlaardingen en de bepalingen in de cao gemeenten kan de werkgever een disciplinaire sanctie opleggen en documenteren in het personeelsdossier, varierend van een mondelinge waarschuwing tot ontslag (op staande voet). De disciplinaire sanctie dient in verhouding te staan tot het gedrag van de medewerker. De mogelijkheid van het opleggen van een sanctie vloeit voort uit de gezagsrelatie tussen de werkgever en de werknemer onder de voorwaarden dat de omstandigheden daar aanleiding toe geven en de maatregel in verhouding is met de eisen van redelijkheid en billijkheid. Onderstaande opsomming van disciplinaire sancties is limitatief. Het is de werkgever toegestaan om een combinatie van sancties op te leggen, indien dit evenredig is aan het gedraging dat heeft plaatsgevonden. De werkgever weegt alle feiten, omstandigheden en belangen zorgvuldig af bij het bepalen van de sanctie(s). Binnen onze organisatie gelden de volgende sancties: 1. Mondelinge waarschuwing; 2. Schriftelijke waarschuwing; 3. Overplaatsing naar een andere afdeling en/of locatie; 4. Onthouding van een salarisverhoging of promotie; 5. Plaatsing in een lagere functie (demotie) met vermindering van salaris en salaristoelagen; 6. Schorsing met behoud van salaris; 7. Ontslag (op staande voet).

In gevallen waarin dit beleid niet of niet in redelijkheid voorziet, kan de werkgever een bijzondere voorziening treffen.

83

Hoofdstuk 29

Geschillenregeling gemeente Vlaardingen

Paragraaf 1. Algemene bepalingen Artikel 1. Doel van de regeling Het doel van deze regeling is vast te leggen hoe binnen de gemeentelijke organisatie om wordt gegaan met arbeidsrechtelijke geschillen. Uitgangspunt is de verschillen van inzicht zoveel mogelijk op de werkplek zelf en bij voorkeur in een open gesprek tussen de werkgever en de medewerker tot een oplossing te brengen. Als dit informele gesprek niet tot het gewenste resultaat leidt kan voor bemiddeling worden gekozen. Voor de begeleiding van dit gesprek wordt een bemiddelaar ingezet. Ook kan voor mediation worden gekozen. Als bemiddeling en mediation niet blijkt te lukken of de kans bestaat dat de onderlinge verhoudingen teveel worden belast, kan de geschillencommissie om een uitspraak worden gevraagd. Paragraaf 2. Bemiddelingsprocedure Artikel 2 Open gesprek 1. Verschillen van inzicht worden zoveel mogelijk op de werkplek zelf en bij voorkeur in een open gesprek tussen de leidinggevende of de HRM adviseur en de medewerker tot een oplossing gebracht. 2. Leidt het open gesprek niet tot een voor de medewerker of de werkgever bevredigende oplossing of is een gesprek geen optie dan kan voor bemiddeling worden gekozen. Artikel 3. Bemiddeling 1.

De medewerker of de werkgever kan bij de bemiddelaar van de geschillenregeling een verzoek indienen om onder zijn begeleiding het geschil tussen de werkgever en de medewerker op te lossen. lndien de bemiddeling niet tot een voor de medewerker of de werkgever bevredigende oplossing heeft geleid, kan het geschil alsnog aan de geschillencommissie worden voorgelegd. Dit kan ook als een van de partijen bemiddeling geen optie vindt. 2. De bemiddelaar van de geschillenregeling is de intern mediator van de gemeente Vlaardingen. De bemiddelaar is geregistreerd bij de Mediators federatie Nederland (MfN) en werkt op grond van het "Statuut voor de interne mediator in dienst van de gemeente Vlaardingen" waardoor de onafhankelijkheid is gewaarborgd. 3. Een week nadat een geschil bij de bemiddelaar van de geschillenregeling is ontvangen nodigt deze partijen uit voor een gesprek. Nadat de indienende partij de inhoud en context van het geschil mondeling heeft toegelicht, kunnen opties worden besproken. De bemiddelaar probeert in enkele gesprekken de partijen naar een oplossing te begeleiden. 4. Een verzoek om bemiddeling op grond van deze geschillenregeling wordt via de e-mail ingediend bij dhz@vlaardingen.nl. Artikel 4. Mediation 1.

lndien in een conflictsituatie verharding van standpunten optreedt waardoor partijen verder van elkaar komen te staan kan gekozen worden voor mediation door een externe MfN geregistreerde mediator. 2. De mediator gaat na of beide bij het geschil betrokken partijen mediation wensen en akkoord gaan met de voorwaarden. 3. Bij aanvang van de mediation vindt ondertekening van de mediationovereenkomst plaats. ln deze overeenkomst is onder meer de vertrouwelijkheid vastgelegd. 4. De mediator zal partijen stimuleren tot overleg en begeleidt hen bij het vinden van een passende oplossing. Deze wordt niet opgelegd; partijen bepalen zelf welke afspraken er worden gemaakt. Van hen wordt verwacht dat zij zich daartoe actief zullen opstellen. 5. De gemaakte afspraken worden schriftelijk vastgelegd waarbij ook wordt overeengekomen of en zo ja welke informatie naar buiten wordt gebracht.

84

Artikel 5. Geen oplossing lndien de bemiddeling of mediation niet tot een voor de medewerker of de werkgever bevredigende oplossing heeft geleid, kan door de betreffende partij het geschil, met inachtneming van artikel 6 (toepassingsgebied), alsnog aan de geschillencommissie worden voorgelegd. Paragraaf 3. De geschillencommissie Artikel 6. Toepassingsgebied De volgende geschillen kunnen aan de geschillencommissie worden voorgelegd: o de individuele toepassing van een functiewaarderingssysteem; o afspraken in het kader van een Van werk naar werktraject; o de individuele toepassing van bepalingen in een sociaal plan of sociaal statuut; o de individuele toepassing van het sanctiebeleid van de werkgever, met uitzondering van ontslag; o individuele beoordelingen. Het openbaar lichaam van de gemeenschappelijke regeling Stroomopwaarts MVS (als werkgever) en de medewerker in dienst bij voornoemd openbaar lichaam kunnen eveneens geschillen aan de geschillencommissie voorleggen. Het voornoemde openbaar lichaam neemt hierover afzonderlijk een besluit. Artikel 7. Geschillencommissie 1. De medewerker die van de geschillenregeling gebruik maakt zal daardoor op geen enkele wijze in zijn positie bij de werkgever worden benadeeld. Dit geldt ook voor de medewerker die als vertrouwenspersoon, getuige of deskundige is betrokken bij een procedure. 2.

De leden van de geschillencommissie en de medewerkers werkzaam binnen het secretariaat zijn gehouden tot geheimhouding. Artikel 8. Samenstelling 1. De geschillencommissie bestaat uit: a. een onafhankelijke voorzitter die in overleg tussen de werkgever en de ondernemingsraad van de gemeente Vlaardingen wordt benoemd; b. twee commissieleden, waarvan een commissielid op voordracht van de werkgever wordt benoemd en een commissielid op voordracht van de ondernemingsraad van de gemeente Vlaardingen. 2. De voorzitter en de leden worden op voordracht van de partij die hen heeft voorgedragen door de werkgever benoemd, geschorst en ontslagen. 3. De geschillencommissie regelt de vervanging van de voorzitter. 4. De voorzitter en de leden van de geschillencommissie kunnen geen deel uitmaken van of werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van de werkgever. Artikel 9. Zittingsduur 1. De voorzitter en de leden van de geschillencommissie worden benoemd voor een termijn van vier jaar. 2. De voorzitter en de leden van de geschillencommissie treden af op de dag nadat de zittingsduur genoemd in het eerste lid is verlopen. Met in achtneming van het eerste lid kunnen zij maximaal eenmalig worden herbenoemd. 3. De voorzitter en de leden van de geschillencommissie kunnen op elk moment ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de werkgever. 4.

De werkgever kan voor het aflopen van de benoemingstermijn als bedoeld in het eerste lid, als het betreffende commissielid niet naar behoren functioneert, dan wel als door veranderde omstandigheden het lidmaatschap van het commissielid niet meer verenigbaar is met de (onafhankelijke) aard van de commissie, het betreffende commissielid ontslaan. 5. De aftredende of ontslagnemende voorzitter of leden van de geschillencommissie blijven hun functie vervullen totdat in de opvolging is voorzien.

85

Artikel 10. Secretaris 1. De secretaris van de geschillencommissie is een door de werkgever aangewezen persoon. 2. De werkgever wijst tevens een of meer -plaatsvervangend- secretarissen aan. 3. De secretaris van de geschillencommissie draagt er zorg voor dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het geschil genoegzaam voor te bereiden. Paragraaf 4 Procedure Artikel 11. Algemeen De procedure is in de Nederlandse taal. Dit betekent dat het verzoek om een uitspraak in de Nederlandse taal gesteld moet zijn, dat de mondelinge en/of schriftelijke behandeling in het Nederlands plaatsvindt en dat de uitspraak van de geschillencommissie in het Nederlands is. Artikel 12. lndienen geschil 1. De werkgever of de medewerker start een procedure voor de geschillencommissie met de toezending van een brief of een e-mailbericht aan de secretaris <naam e-mailadres>. 2. ln de brief of het e-mailbericht wordt in ieder geval aangegeven: a. de naam, het adres, en het (mobiele) telefoonnummer van de medewerker; b. de beslissing -of het achterwege blijven daarvan- die ten grondslag ligt aan het geschil; c. een heldere omschrijving van de feiten die tot het geschil hebben geleid; d. een duidelijke eindconclusie en/of verzoek. 3. De ontvangst van het ingediende geschil wordt binnen een week bevestigd aan de indiener. 4.

Als de brief of het e-mailbericht niet aan de vereisten voldoet, geeft de secretaris van de geschillencommissie de indiener de gelegenheid om het aan te vullen. 5. De procedure schort de eventuele werking van een bestreden beslissing niet op. 6. Zodra de gegevens volledig zijn kan de geschillencommissie de werkgever verzoeken om een tijdelijke maatregel te treffen. Artikel 13. Geen herhaling Ter zake van dezelfde aangelegenheid kan door de medewerker of de werkgever slechts eenmaal een geschil in de zin van deze regeling aanhangig worden gemaakt. Artikel 14. Afzien van behandeling Wanneer tijdens de behandeling van het geschil door de geschillencommissie een van de partijen of beide partijen het geschil bij de bevoegde rechter aanhangig maakt of aanhangig maken, ziet de geschillencommissie af van verdere behandeling. Artikel 15. Onderzoek 1. De voor de behandeling van het geschil ingediende stukken worden integraal doorgestuurd naar de andere betrokken partij (werkgever of medewerker). De andere partij wordt door de secretaris verzocht hierop binnen twee weken met een dossier (verweer inclusief relevante stukken) te reageren. Deze reactie wordt door de secretaris aan de indienende partij, de voorzitter en de leden van de geschillencommissie gezonden. 2. De secretaris kan van de in het eerste lid omschreven werkwijze afwijken. 3.

Als het geschil gaat over de individuele toepassing van een functiewaarderingssysteem, stuurt de secretaris aan de werkgever een kopie van het dossier, met het verzoek om een schriftelijk deskundigen advies uit te -laten- brengen. Artikel 16. Uitnodiging hoorzitting 1. De secretaris van de geschillencommissie bepaalt plaats en tijdstip van de zitting waarin de werkgever en de medewerker in de gelegenheid worden gesteld door de geschillencommissie te worden gehoord 2. De secretaris nodigt de werkgever en de medewerker ten minste twee weken voor de zitting schriftelijk uit. 3. Partijen kunnen uiterlijk een week voor de hoorzitting onder opgaaf van redenen de secretaris verzoeken het tijdstip van de zitting te wijzigen.

86

4. De secretaris kan wegens bijzondere omstandigheden afwijken of afwijking toestaan van de termijnen genoemd in dit artikel. Artikel 17. Quorum 1. Voor het houden van een zitting is vereist dat de meerderheid van het aantal leden, onder wie in elk geval de voorzitter, of zijn plaatsvervanger, aanwezig is. 2. In bijzondere gevallen kan de voorzitter besluiten de hoorzitting te -laten- houden door minder dan het aantal in het eerste lid genoemde leden. In dat geval wordt het besluit omtrent het uit te brengen advies aangehouden en wordt in de eerstvolgende vergadering waarin het in het eerste lid genoemde aantal leden aanwezig is, nadat zij kennis hebben genomen van het desbetreffende verslag, een besluit over het uit te brengen advies genomen. Artikel 18. Niet-deelneming aan de behandeling De voorzitter en de leden van de geschillencommissie nemen niet deel aan de behandeling van een geschil indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn. Zij laten zich zo nodig vervangen. Artikel 19. Hoorzitting 1. De mondelinge behandeling is niet openbaar, tenzij de geschillencommissie anders bepaalt en de medewerker en de werkgever daar geen bezwaar tegen hebben. 2. Tijdens de mondelinge behandeling zal de geschillencommissie proberen een minnelijke schikking tussen de werkgever en de medewerker te bereiken.

De geschillencommissie kan daartoe de behandeling aanhouden en partijen een termijn voor beraad geven. Artikel 20. Nader onderzoek 1. Indien na afloop van de zitting, maar voordat het advies wordt opgesteld, nader onderzoek wenselijk blijkt te zijn, kan de voorzitter uit eigen beweging of op verlangen van de andere leden van de geschillencommissie dit onderzoek houden. 2. De uit het nader onderzoek verkregen informatie wordt in afschrift aan de leden van de geschillencommissie, de werkgever en de medewerker worden toegezonden. 3. De leden van de geschillencommissie, de werkgever en de medewerker kunnen binnen een week na verzending van de nadere informatie aan de voorzitter van de geschillencommissie een verzoek richten tot het beleggen van een nieuwe hoorzitting. De voorzitter beslist op zo'n verzoek. 4. Op een nieuwe hoorzitting zijn de bepalingen in deze regeling die betrekking hebben op de hoorzitting, zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing. Artikel 21. Raadkamer 1. De geschillencommissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over haar advies. 2. De geschillencommissie beslist bij meerderheid van stemmen over haar advies. 3. Het advies is gemotiveerd en wordt door de voorzitter en de secretaris van de geschillencommissie ondertekend. Artikel 22. Advies 1.

De geschillencommissie streeft er naar binnen 3 weken na de mondelinge behandeling uitspraak te doen in de vorm van een schriftelijk zwaarwegend advies aan de werkgever en de medewerker. 2. Het advies houdt een zakelijke vermelding in van wat over en weer is gezegd en wat verder ter zitting is voorgevallen. Het advies verwijst daarnaast naar de op de zitting overgelegde stukken. Deze kunnen aan het advies worden gehecht. Paragraaf 5 Slotbepalingen Artikel 23. Onvoorziene omstandigheden Als er omstandigheden zijn waarin dit reglement niet voorziet dan beslist de geschillencommissie.

87

Artikel 24. Jaarverslag De geschillencommissie brengt jaarlijks v66r 1 maart aan de werkgever en de Ondernemingsraad verslag uit van haar werkzaamheden in het voorafgaande kalenderjaar. Artikel 25. lnwerkingtreding Deze geschillenregeling treedt op 1 januari 2020 in werking.

88

BIJLAGEN

89

De eed De gemeente Vlaardingen heeft als overheidsinstelling een voorbeeldfunctie in de maatschappij. Ambtenaren maken deel uit van het openbaar bestuur en dienen dus het algemeen belang. Dit brengt voor de medewerkers van de gemeente Vlaardingen speciale verantwoordelijkheden met zich mee. Het afleggen van de eed heeft tot doel dat de medewerker zich bewust is van die speciale positie en dat hijI zij zweert zich daarnaar te gedragen. De gemeente Vlaardingen wil een organisatie met een open werkklimaat zijn, die zich inzet voor de belangen van Vlaardingen) en het vertrouwen heeft van de burgers. Hiertoe zweer ik voor de gemeente Vlaardingen het volgende: •

lk zweer dat ik direct noch indirect, in welke vorm dan ook, valse informatie heb verstrekt in verband met het verkrijgen van mijn aanstelling.

•

lk zweer dat ik tot het verkrijgen van mijn aanstelling aan niemand iets heb geschonken of beloofd en dat ik dit ook niet zal gaan doen.

•

lk zweer dat ik mij als een goed medewerker zal gedragen.

•

lk zweer dat ik plichtsgetrouw en nauwgezet de aan mij opgedragen taken zal vervullen naar beste vermogen.

•

lk zweer dat ik zaken die mij uit hoofde van mijn functie vertrouwelijk ter kennis komen of waarvan ik het vertrouwelijke karakter moet inzien, geheim zal houden voor andere dan die personen aan wie ik ambtshalve tot mededeling verplicht ben.

•

lk zweer dat ik onpartijdig zal handelen en de democratische beginselen zal respecteren.

•

lk zweer dat ik in mijn contacten met burgers, klanten en vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties een integere, zorgvuldige en betrouwbare medewerker van de gemeente zal zijn.

•

lk zweer dat ik voorkom dat mijn gedrag het aanzien van de gemeente of het ambt zal schaden, en ik neem hierbij de gedragscode van de gemeente Vlaardingen als uitgangspunt.

•

lk zweer dat ik zorgvuldig zal omgaan met eigendommen van de gemeente Vlaardingen.

•

lk zweer dat ik mij ervan bewust ben dat ik geen geschenken of gunsten accepteer, zonder dat mijn leidinggevende op de hoogte is gesteld.

•

lk zweer dat ik trouw ben aan de Grondwet en aan alle overige (wettelijke) regelingen van het rijk en de gemeente Vlaardingen.

Antwoord: 'Zo waarlijk helpe mij God almachtig'. De eed werd afgelegd volgens bovenstaand formulier. Plaats:

Datum:

……………………………..

……………………………..

Naam en ondertekening: ……………………………..

Naam en ondertekening: ……………………………..

90

De belofte De gemeente Vlaardingen heeft als overheidsinstelling een voorbeeldfunctie in de maatschappij. Ambtenaren maken deel uit van het openbaar bestuur en dienen dus het algemeen belang. Dit brengt voor de medewerkers van de gemeente Vlaardingen speciale verantwoordelijkheden met zich mee. Het afleggen van de eed heeft tot doel dat de medewerker zich bewust is van die speciale positie en dat hijI zij verklaard zich daarnaar te gedragen. De gemeente Vlaardingen wil een organisatie met een open werkklimaat zijn, die zich inzet voor de belangen van Vlaardingen) en het vertrouwen heeft van de burgers. Hierbij verklaar ik voor de gemeente Vlaardingen het volgende: •

lk verklaar dat ik direct noch indirect, in welke vorm dan ook, valse informatie heb verstrekt in verband met het verkrijgen van mijn aanstelling.

•

lk verklaar dat ik tot het verkrijgen van mijn aanstelling aan niemand iets heb geschonken of beloofd en dat ik dit ook niet zal gaan doen.

•

lk verklaar dat ik mij als een goed medewerker zal gedragen.

•

lk verklaar dat ik plichtsgetrouw en nauwgezet de aan mij opgedragen taken zal vervullen naar beste vermogen.

•

lk verklaar dat ik zaken die mij uit hoofde van mijn functie vertrouwelijk ter kennis komen of waarvan ik het vertrouwelijke karakter moet inzien, geheim zal houden voor andere dan die personen aan wie ik ambtshalve tot mededeling verplicht ben.

•

lk verklaar dat ik onpartijdig zal handelen en de democratische beginselen zal respecteren.

•

lk verklaar dat ik in mijn contacten met burgers, klanten en vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties een integere, zorgvuldige en betrouwbare medewerker van de gemeente Vlaardingen zal zijn.

•

lk verklaar dat ik voorkom dat mijn gedrag het aanzien van de gemeente of het ambt zal schaden, en ik neem hierbij de gedragscode van de gemeente Vlaardingen als uitgangspunt.

•

lk verklaar dat ik zorgvuldig zal omgaan met eigendommen van de gemeente Vlaardingen.

•

lk verklaar dat ik mij ervan bewust ben dat ik geen geschenken of gunsten accepteer, zonder dat mijn leidinggevende op de hoogte is gesteld.

•

lk verklaar dat ik trouw ben aan de Grondwet en aan alle overige (wettelijke) regelingen van het rijk en de gemeente Vlaardingen.

Antwoord: 'Oat verklaar en beloof ik!' De belofte werd afgelegd volgens bovenstaand formulier. Plaats:

Datum:

……………………………………….

……………………………………….

Naam en ondertekening: ………………………………………..

Naam en ondertekening: ……………………………………….

91

'Verklaring lntegriteit' niet ambtelijk personeel Toelichting 'Verklaring lntegriteit' niet ambtelijk personeel Het afleggen van de ambtseed of belofte is een verplichting bij de aanstelling van ambtenaren. lndien je bij de gemeente Vlaardingen gaat werken als stagiaire, trainee of externe, dan leg je geen eed of belofte af, maar dan word je verzocht om een integriteitsverklaring te ondertekenen. lntegriteit bij de gemeente Vlaardingen De gemeente Vlaardingen heeft als overheidsinstelling een voorbeeldfunctie in de maatschappij. Als je gaat werken bij de gemeente Vlaardingen dien je het algemeen belang. Dit brengt voor de medewerkers van de gemeente Vlaardingen speciale verantwoordelijkheden met zich mee. Het ondertekenen van de integriteitsverklaring heeft tot doel dat je je bewust bent van die speciale positie en dat je zweert je daarnaar te gedragen. De gemeente Vlaardingen wil een organisatie met een open werkklimaat zijn, die zich inzet voor de belangen van Vlaardingen en het vertrouwen heeft van de burgers. Naam:

geb. datum :

met ingang van:

afdeling:

legt de volgende verklaring integriteit af en ondertekent deze:

Verklaring integriteit

Hierbij verklaar ik, 

dat ik plichtsgetrouw en nauwgezet de mij opgedragen taken zal vervullen en dat ik daarbij de integriteitregels van de gemeente Vlaardingen zal eerbiedigen; de gedragscode en het integriteitsbeleid* voor medewerkers van de gemeente Vlaardingen zijn hierbij mijn leidraad;



dat ik zaken die mij uit hoofde van mijn functie vertrouwelijk ter kennis komen of waarvan ik het vertrouwelijke karakter moet inzien, geheim zal houden voor anderen dan die personen aan wie ik ambtshalve tot mededeling verplicht ben;



dat ik zal voorkomen dat mijn gedrag het aanzien van de gemeente Vlaardingen schaadt;



dat ik zorgvuldig zal omgaan met gemeentelijke eigendommen.

Vlaardingen,

handtekening

*bijlage: Gedragscode gemeente Vlaardingen lntegriteitsbeleid gemeente Vlaardingen

92

Registratieformulier geweld, agressie en/of overval Dit formulier invullen na ieder voorval van geweld, agressie en/of overval Persoonsgegevens melder: is anoniem wenselijk, naam niet invullen Naam Functie Afdeling I team Persoonsgegevens veroorzaker, persoon is medewerker Naam Functie Afdeling I team Persoonsgegevens veroorzaker, persoon is geen medewerker Naam Adres Postcode, plaats Reden aanwezigheid lncidentgegevens: Datum en tijdstip Locatie incident