LIS t/m 28 november 2022

Artikel 2. Vaststelling programma-indeling en paragrafen Nadere onderverdeling In artikel 2 lid 1 is expliciet opgenomen dat de raad bij aanvang van iedere raadsperiode de programma-indeling vaststelt. In het (facultatieve) derde lid is de mogelijkheid opgenomen om de programma’s nader onder te verdelen. De raad kan op deze wijze aangeven of en op welke wijze hij meer inzicht wenst in de beschrijving van de programma’s. Denk hierbij aan het specificeren van een aantal onderwerpen die in ieder geval terug moeten komen in het programma.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken Grensbedrag voor incidentele baten en lasten Gemeenten zijn verplicht om per programma de incidentele baten en lasten inzichtelijk te maken. De commissie BBV heeft in haar notitie Incidentele baten en lasten geadviseerd om in de financiële verordening een grensbedrag op te nemen waarboven de bedragen afzonderlijk moeten worden gespecificeerd. In artikel 3 lid 3 is de mogelijkheid opgenomen om een dergelijk grensbedrag te

bepalen. Het bedrag dat een gemeente hier kiest hangt in sterke mate samen met omvang van die gemeente. De keuze in hoogte van het bedrag is een manier om de administratieve last werkbaar te houden, maar het grensbedrag mag niet zo hoog zijn dat vrijwel geen incidentele baten en lasten afzonderlijk worden gespecificeerd.

Artikel 4. Kaders begroting en meerjarenraming Datum vaststelling nota beleid en financiële kaders begroting In veel gemeenten wordt deze nota de kader- voorjaars- of perspectiefnota genoemd. Omdat dit de kaders biedt voor de begroting, moet een datum worden gekozen die de ruimte biedt om de begroting op te stellen volgens het vastgestelde beleid en de financiële kaders. In de praktijk wordt deze kadernota vaak (ruim) voor het zomerreces vastgesteld. Normbedrag voor onvoorzien Gemeenten zijn verplicht om een bedrag voor onvoorziene uitgaven op te nemen. Wat hiervoor een reëel bedrag is, is aan de gemeente om te onderbouwen. In het tweede lid wordt hiervoor een norm geboden, hetzij een vast bedrag, hetzij een percentage van de totale lasten. Maar ook andere normen zijn hiervoor denkbaar, zoals een bedrag per inwoner.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten Autorisatieniveau Met de vaststelling van de begroting worden ook de baten en de lasten geautoriseerd. Het eerste lid van artikel 5 biedt de mogelijkheid om het autorisatieniveau, waarbinnen burgemeester en wethouders uitgaven kunnen doen, vast te stellen. In het (facultatieve) tweede lid wordt bovendien de mogelijkheid geboden om voor bepaalde onderdelen een apart autorisatieregime vast te stellen. Het gaat hierbij om een keuze die de raad maakt over de mate van kaderstelling door de raad en de grootte van de handelingsruimte van burgemeester en wethouders. Hoe lager het autorisatieniveau dat wordt gekozen, hoe kleiner de handelingsruimte van burgemeester en wethouders. Dat betekent dat burgemeester en wethouders vaker begrotingswijzigingen ter accordering aan de raad moeten voorleggen, voor zij over kunnen gaan tot handelen. Een hoger autorisatieniveau betekent meer handelingsruimte voor burgemeester en wethouders, binnen de doelstellingen van het programma(onderdeel) of taakveld. Informatie over investeringen In het zesde lid is opgenomen dat boven een bepaald bedrag burgemeester en wethouders de raad informeren over het effect van een voorgestelde investering op de schuldpositie van de gemeente. Dit helpt de raad een betere overweging te kunnen maken in het wel of niet accorderen van het investeringskrediet.

De hoogte van het gekozen bedrag hangt dan ook samen met de grootte van de begroting van de gemeente en het gewenste weerstandsvermogen. Het (facultatieve) zevende lid biedt de mogelijkheid om bij investeringen met een meerjarig karakter te kunnen schuiven tussen de jaargrenzen. Dit lid biedt de mogelijkheid voor de raad om aan te geven boven welk bedrag een dergelijke verschuiving moet worden gemeld aan de raad.

Artikel 6. Tussentijdse rapportages In dit artikel wordt uitgegaan van twee tussentijdse rapportages per jaar. Daarbij wordt de suggestie gegeven om te rapporteren over de eerste vier en negen maanden van het lopende boekjaar. Dat schept bij veel gemeenten de mogelijkheid om de tussenrapportages integraal in de raad te bespreken met de kader-/voorjaarsnota, respectievelijk de begroting. Uiteraard is het ook mogelijk om vaker tussentijds te rapporteren. In dat geval moet het eerste lid van dit artikel worden aangepast.

In het tweede lid is het aan te raden de uitsplitsing te kiezen die overeenkomt met het autorisatieniveau dat in artikel 5 is vastgesteld door de raad. Het derde lid geeft aan op welk detailniveau afwijkingen moeten worden toegelicht aan de raad. Hoe lager het gekozen bedrag, hoe meer details de raad ontvangt.

Artikel 7. Jaarstukken In lid 2 is de mogelijkheid geboden om vooruitlopend op de bestemming van het rekeningsaldo een voorstel aan de raad te doen voor de overheveling van budgetten. Dit is met name om te voorkomen dat uitvoering niet onnodig vertraging oploopt, wanneer gewacht moet worden tot vaststelling van de rekening. In de regel vindt dat plaats vlak voor de zomervakantie. We hebben in de modelverordening geen nadere criteria opgenomen. Het is uiteindelijk ook de raad zelf die bepaalt welke voorstellen voor overheveling in aanmerking komen. In de praktijk wordt wel vaak als eis gesteld dat het moet gaan om incidentele budgetten en dat de voortgang van activiteiten door het niet overhevelen anders in gevaar dreigt te komen. Het is aan de individuele gemeente om dit via de verordening al dan niet verder in te vullen.

Artikel 8. Wensen en bedenkingen over grote onderwerpen Zoals ook in de toelichting op de modelverordening is aangegeven, draait het in dit artikel niet om het budgetrecht, maar om de actieve informatieplicht van burgemeester en wethouders aan de raad. Dit artikel regelt dat in bepaalde gevallen burgemeester en wethouders de raad actief vooraf informeren, voordat zij bepaalde verplichtingen of rechtshandelingen aangaan, met een (groot) financieel gevolg. De hoogte van het bedrag waarboven de actieve informatieplicht geldt, wordt in dit artikel gekozen door de raad. De overweging zal vooral samenhangen met de omvang van de gemeente en het onderlinge vertrouwen tussen raad en burgemeester en wethouders.

Artikel 10. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording Zoals ook aangegeven in de toelichting op de modelverordening moet de verantwoordingsgrens tussen 0 en 3% liggen van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Hierbij kan de raad de volgende overwegingen meenemen:

Informatiepositie van de raad

Bij een laag percentage worden eerder fouten en onzekerheden zichtbaar voor de raad dan bij een hoog percentage.

Kosten van de verantwoording

Het gemeentelijk apparaat moet kosten maken om afwijkingen op te sporen en vast te leggen. Als de goedkeuringstolerantie op een laag niveau wordt vastgesteld, komen ook afwijkingen in beeld, waar relatief geringe bedragen mee zijn gemoeid. Ook zal het gemeentelijk apparaat meer afwijkingen moeten opsporen, vastleggen en rapporteren. De (interne) controle wordt duurder.

Eenduidigheid van normen en communicatie

Binnen de gemeente kunnen al normen (percentages) gehanteerd worden voor de goedkeuringstoleranties. Wil de raad verschillende normen hanteren, dan moet hij uitleggen

waarom iets bezien door de bril van rechtmatigheid wel akkoord is en door de bril van materialiteit niet.

De rapportagegrens, waarboven afzonderlijke fouten of onduidelijkheden moeten worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering, kan afwijken van de verantwoordingsgrens. Hierbij kunnen dezelfde overwegingen worden meegenomen als bij de tabel hierboven. Daarnaast verdient het aanbeveling om in de paragraaf bedrijfsvoering vooral die afwijkingen naar voren te laten komen die er echt toe doen, zonder dat de paragraaf buitensporig uitgebreid wordt.

Artikel 11. Voorwaardencriterium Het normenkader dient de interne controle. Het verdient daarom aanbeveling om een normenkader voor het lopende jaar, uiterlijk 31 december voorafgaand aan dat jaar vast te stellen. In het toetsingskader wordt het normenkader geoperationaliseerd voor de interne controle en wordt per wet/ regeling/ verordening vastgelegd welke artikelen relevant zijn voor de toetsing. Dit operationaliseren is een taak van burgemeester en wethouders. Met het opnemen van het (facultatieve) slot van lid 2, benadrukt de raad het belang van dit toetsingskader.

Artikel 14. Waardering en afschrijving vaste activa In dit artikel wordt een keuze gemaakt tussen het opnemen van richtlijnen omtrent waarderen en afschrijven in de financiële verordening, of om simpelweg te refereren aan een nota investeringen die met een zekere frequentie wordt opgesteld. In een nota investeringen worden over het algemeen meer kaders en richtlijnen vastgelegd, dan in het voornoemde artikel in de financiële verordening. Dit is dus in zekere zin een keuze in de reikwijdte van de kaderstelling van de raad. Bij het kiezen van de frequentie voor het opstellen van de nota investeringen wordt doorgaans gekozen voor een periode van vier jaar, of wanneer de actualiteit het dicteert. Op deze manier wordt de nota in ieder geval eens in iedere raadsperiode geactualiseerd. Het is mogelijk om voor bepaalde vaste activa een maximale afschrijvingstermijn op te nemen in plaats van een vaste afschrijvingstermijn. Van een maximale afschrijvingstermijn kan met de afschrijvingstermijn naar beneden worden afgeweken. Reden hiervoor is, dat de economische levensduur van bijvoorbeeld nieuwe riolering langer is dan die van oude riolering. Door het opnemen van de maximale afschrijvingstermijn kan voor oude riolering een kortere afschrijvingstermijn worden toegepast zonder hiervoor in de verordening een aparte bepaling op te nemen.

Artikel 15. Voorziening voor oninbare vorderingen Artikel 15 lid 2 biedt de mogelijkheid om een generieke norm vast te stellen voor de oninbaarheid van de vorderingen. Een uitzondering hierop vormen de individuele vorderingen die een bepaald grensbedrag te boven gaan. Die worden afzonderlijk op hun risico van oninbaarheid beoordeeld. De overwegingen bij het kiezen van dit grensbedrag zijn voor elke gemeente anders en hangen vooral samen met de omvang van de gemeente.

Artikel 16. Reserves en voorzieningen De commissie BBV adviseert om geen rente meer toe te rekenen over de reserves en voorzieningen. Het is echter nog wel toegestaan. De optie wordt daarom ook in de modelverordening nog wel geboden. Bij het kiezen van de frequentie voor het opstellen van de nota reserves en voorzieningen wordt doorgaans gekozen voor een periode van vier jaar, of wanneer de actualiteit het dicteert. Op deze manier wordt de nota in ieder geval eens in iedere raadsperiode geactualiseerd.

Artikel 16 lid 5 biedt de mogelijkheid om zowel bij de begroting als bij de jaarrekening burgemeester en wethouders te verplichten om de onderliggende bestedingsplannen van de reserves te actualiseren. Dat kan de raad betrekken bij afwegingen om al dan niet een alternatieve bestemming aan de reserves te geven.

Artikel 17. Kostprijsberekening Artikel 17 lid 2 regelt expliciet dat gebruik wordt gemaakt van hetgeen wettelijk is toegestaan, ten aanzien van de kostenbasis voor met name de afvalstoffenheffing en de rioolheffing. De commissie BBV geeft aan dat de overheadtoerekening extra comptabel dient te geschieden. De gemeente is vrij in de te kiezen systematiek van toerekening, mits deze systematiek uniform wordt toegepast. In het vijfde lid kan de gemeente kiezen uit twee systemen. In het (facultatieve) zesde lid wordt de mogelijkheid geschapen om in het renteomslagpercentage de rente over het eigen vermogen toe te rekenen.

Artikel 19. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen Bij het kiezen van de frequentie voor het opstellen van de in artikel 19 lid 2 bedoelde nota wordt doorgaans gekozen voor een periode van vier jaar, of wanneer de actualiteit het dicteert. Op deze manier wordt de nota in ieder geval eens in iedere raadsperiode geactualiseerd.

Artikel 20. Financieringsfunctie In dit artikel wordt een keuze gemaakt tussen het opnemen van een aantal richtlijnen omtrent de financieringsfunctie in de financiële verordening, of om simpelweg te refereren aan een nota leningenen garantiebeleid die met een zekere frequentie wordt opgesteld. In een dergelijke nota worden over het algemeen meer kaders en richtlijnen vastgelegd, dan in het voornoemde artikel in de financiële verordening. Dit is dus in zekere zin een keuze in de reikwijdte van de kaderstelling van de raad. Bij het kiezen van de frequentie voor het opstellen van de nota leningen- en garantiebeleid wordt doorgaans gekozen voor een periode van vier jaar, of wanneer de actualiteit het dicteert. Op deze manier wordt de nota in ieder geval eens in iedere raadsperiode geactualiseerd. Bij het (facultatieve) derde lid: Garantieverlening brengt risico’s met zich mee. Voor risico’s van verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten moet in de jaarrekening een voorziening worden getroffen. Het derde lid bepaalt dat bij het besluit tot het verlenen van de garantie een inschatting van het risico moet worden gemaakt, zodat de raad dit kan meewegen bij de besluitvorming.

Artikel 21. Lokale heffingen Het wel of niet kiezen van lid c van dit artikel moet aansluiten bij de keuze die is gemaakt in artikel 17 Kostprijsberekening.

Artikel 23. Onderhoud kapitaalgoederen Artikel 23 lid 1 wordt verder ingevuld als de raad extra informatievoorziening verlangd in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen, naast de wettelijke verplichting. In lid 2, 3 en 4 wordt in elk lid de frequentie (aantal jaar) vastgesteld waarmee een onderhouds- of rioleringsplan moet worden opgesteld. De commissie BBV zegt hierover in haar stellige uitspraken (notities Materiele Vaste Activa, 2019): “Voorzieningen die vooraf worden gevormd om lasten van groot onderhoud gelijkmatig te verdelen over meerdere begrotingsjaren, kunnen alleen met instemming van de raad ingesteld en gevoed worden op basis van een recent beheerplan. Onder recent beheerplan wordt een beheerplan

verstaan van maximaal vijf jaar oud ten opzichte van het verslagleggingsjaar. Deze vijf jaar dient te worden gehanteerd als richttermijn waar gemotiveerd van kan worden afgeweken. […] Tussentijdse bijstelling van het beheerplan binnen de vijf jaar is verplicht, indien een belangrijke afwijking is opgetreden in de staat van het onderhoud.”

Artikel 24. Financiering Artikel 24 wordt verder ingevuld als de raad extra informatievoorziening verlangd in de paragraaf financiering, naast de wettelijke verplichting.

Artikel 25. Bedrijfsvoering Bij het kiezen van kwalitatieve criteria kan met denken aan fouten en onduidelijkheden die geregeld voorkomen, die samenhangen met bepaalde taken, processen of afdelingen of samenhangen met fraude. In de bedrijfsvoeringsparagraaf worden de afwijkingen op de rechtmatigheid toegelicht. Het kan overigens ook voorkomen dat de rapportagegrens zo wordt gesteld dat een afwijking niet in de rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen, maar wel de rapportagegrens voor de toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering overschrijdt.

Artikel 26. Verbonden partijen Artikel 26 wordt verder ingevuld als de raad extra informatievoorziening verlangd in de paragraaf verbonden partijen, naast de wettelijke verplichting.

Artikel 27. Grondbeleid Artikel 27 lid 1 wordt verder ingevuld als de raad extra informatievoorziening verlangd in de paragraaf grondbeleid, naast de wettelijke verplichting. Bij het kiezen van de frequentie voor het opstellen van de nota grondbeleid wordt doorgaans gekozen voor een periode van vier jaar, of wanneer de actualiteit het dicteert. Op deze manier wordt de nota in ieder geval eens in iedere raadsperiode geactualiseerd. Lid 4: de keuze voor contante of nominale waarde wordt verder toegelicht door de commissie BBV in de notitie Grondbeleid 2019. Voor verliesgevende grondexploitaties moet direct een verliesvoorziening worden getroffen. Het is een keuze van de gemeente om deze voorziening te waarderen tegen nominale waarde of tegen contante waarde. Bij het kiezen voor de nominale waarde betekent dit dat er nu meer geld wordt gereserveerd. Kiest een gemeente voor de contante waarde, dan moet in de toelichting (paragraaf Grondbeleid en toelichting op de balans) voor de verliesgevende grondexploitaties ook de verliezen op eindwaarde moeten worden vermeld.

Artikel 30. Interne controle In lid 2 wordt voorgeschreven dat burgemeester en wethouders registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de [aantal (bijvoorbeeld 4 of 5)] jaar controleren. Bij het kiezen voor een periode van vier jaar is het voordeel dat de controle elke raadsperiode plaatsvindt. Uiteraard speelt hier ook de overweging van capaciteit bij de interne controle: welke frequentie is haalbaar qua werklading.

Model Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet) (nieuw model, november 2022) Leeswijzer modelbepalingen - […] of [iets] = door gemeente in te vullen, zie bijvoorbeeld artikel 7, eerste lid. - [iets OF iets] = door gemeente te kiezen, zie bijvoorbeeld artikel 3, eerste lid. - [(iets)] = een duiding ter illustratie of uitleg voor gemeente, zie bijvoorbeeld artikel 2, eerste lid. - Combinaties zijn ook mogelijk, zie bijvoorbeeld artikel 3, eerste lid. Nadere uitleg is opgenomen in de VNG ledenbrief (zie ook de implementatiehandleiding, bijlage bij de VNG ledenbrief). Besluit van de raad van de gemeente [naam gemeente] tot vaststelling van de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet) [naam gemeente en eventueel jaartal] (Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet) [naam gemeente en eventueel jaartal]) De raad van de gemeente [naam gemeente]; gelezen het voorstel van burgemeesters en wethouders van [datum en nummer]; gelet op artikel 213a, eerste lid, van de Gemeentewet; gelezen het advies van de [naam commissie]; besluit vast te stellen de volgende verordening: Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet) [naam gemeente en eventueel jaartal] Artikel 1.

Definities In deze verordening wordt verstaan onder: - doelmatigheid: de mate waarin een maximale hoeveelheid producten en prestaties is gerealiseerd met een minimale hoeveelheid middelen of een hogere kwaliteit wordt bereikt met een gelijkblijvende hoeveelheid aan middelen; - doeltreffendheid: de mate waarin de geleverde producten en prestaties bijdragen aan het realiseren van gestelde gemeentelijke beleidsdoelen. Artikel 2. Onderzoeksfrequentie 1. Burgemeester en wethouders verrichten jaarlijks onderzoeken naar de doelmatigheid van [onderdelen van] de organisatie-eenheden van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente. Ieder gemeentelijke organisatie-eenheid en gemeentelijke taak wordt minimaal [eens in de [aantal] jaren OF eenmaal in [aantal (bijvoorbeeld twee)] raadsperioden] in zijn geheel aan dergelijke onderzoeken onderworpen. 2. Burgemeester en wethouders verrichten jaarlijks onderzoeken naar de doeltreffendheid van minimaal [aantal] programma's en paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan. Artikel 3. Onderzoeksplan [1. Burgemeester en wethouders zenden jaarlijks uiterlijk voor [datum] een onderzoeksplan naar de raad voor de in het daarop volgende jaar te verrichten onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid. OF 1.

Burgemeester en wethouders nemen jaarlijks een onderzoeksplan op in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting, voor de in het daaropvolgende jaar te verrichten onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid.] 2. Het onderzoeksplan bevat in ieder geval per onderzoek: a. het onderzoeksobject; b. de reikwijdte van het onderzoek; c. de onderzoeksmethode; d. de doorlooptijd van het onderzoek; e. de wijze van uitvoering van het onderzoek; f. het budget in de begroting voor het te verrichten onderzoek; g. […].

Bijlage bij VNG ledenbrief, kenmerk 22/061, november 2022.

Artikel 4. Voortgang onderzoeken Burgemeester en wethouders rapporteren in de tussentijdse rapportages en de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid en de uitputting van bijbehorende budgetten. Artikel 5. Verslag en plan van verbetering 1. De onderzoeksresultaten worden vastgelegd in een verslag. Het verslag bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen voor verbetering. 2. Op basis van het verslag stellen burgemeester en wethouders indien nodig een plan van verbetering op. 3. Het verslag en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. 4. Burgemeester en wethouders nemen op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen. Artikel 6. Intrekking oude regeling De [citeertitel oude verordening] wordt ingetrokken. Artikel 7. Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking op [datum op of na datum inwerkingtreding Wet versterking decentrale rekenkamers]. 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet) [naam gemeente en eventueel jaartal]. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van [datum]. De voorzitter, De griffier,

Bijlage bij VNG ledenbrief, kenmerk 22/061, november 2022.

Toelichting NB Deze toelichting is ook geschreven met het oog op de (mogelijke) keuzes die in de Model Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet) gemaakt zijn. Als een individuele gemeente op onderdelen andere keuzes maakt dan in deze modelverordening zijn gemaakt, dan sluit deze toelichting mogelijk niet aan. Wel kan ze uiteraard als basis dienen voor een door de gemeente zelf op te stellen toelichting. Voor een goed beeld dient deze modelverordening in samenhang met de hierbij behorende VNG ledenbrief en implementatiehandleiding gelezen te worden. Algemeen Artikel 213a van de Gemeentewet verplicht tot periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door burgemeester en wethouders gevoerde bestuur. Anders dan het onderzoek door de rekenkamer gaat het hierbij om een zelfonderzoek. Onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid – bijvoorbeeld op het gebied van milieu, leefbaarheid, openbaar vervoer en huisvesting – is van groot belang voor de algemene oordeelsvorming over het gevoerde beleid. Met deze onderzoeken wordt beoogd de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten, en daardoor doelmatiger en doeltreffender te werken en de publieke verantwoording daarover te versterken.

Alle zaken die voor een doelmatig en doeltreffend bestuur van belang zijn kunnen daarbij aan de orde komen. Ook dienen burgemeester en wethouders periodiek te onderzoeken of de inrichting van de gemeentelijke organisatie (in brede zin: de personeelsformatie, de informatievoorziening en de administratieve organisatie) en het gemeentelijk middelenbeheer aan de gestelde eisen voldoet. Burgemeester en wethouders zijn verplicht de onderzoeken te verrichten en hiervan verslag uit te brengen. De verordening die de raad vaststelt, conform artikel 213a van de Gemeentewet, bevat de kaders voor deze onderzoeken. De raad bepaalt de regels waaraan burgemeester en wethouders op hoofdlijnen moeten voldoen. De raad stelt ook vast hoe hij bij de onderzoeken betrokken wordt en daarover geïnformeerd wordt. Relatie met lokale rekenkamer De controle op en de evaluatie van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het bestuur geschieden primair door de raad en burgemeester en wethouders zelf. Daarnaast doen de lokale rekenkamers onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid en beheer. De rekenkamer kan op grond van het gestelde in artikel 213a, derde lid, van de Gemeentewet gebruik maken van de onderzoeksresultaten van burgemeester en wethouders.

Ook kan de rekenkamer zo nodig een tweede oordeel geven, als ze van mening is dat over een bepaald onderwerp een onafhankelijk oordeel moet worden gegeven. Artikelsgewijs Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht. Artikel 2. Onderzoeksfrequentie In artikel 2 worden burgemeester en wethouders opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door burgemeester en wethouders gevoerde bestuur. De raad stelt vast met welke frequentie deze onderzoeken van burgemeester en wethouders minimaal moeten plaatsvinden. Hierbij wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid. Eerste lid De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het gemeentelijk beleid en beheer van gemeentelijke middelen. Omdat de uitvoering wordt gedaan door de gemeentelijke organisatie, richten deze onderzoeken zich enerzijds op de organisatie-eenheden van de gemeente en anderzijds op de gemeentelijke taken en doelmatigheid in de procesgang. Het voordeel hiervan is dat ook de doelmatigheid van de uitvoering van gemeentelijk beleid en het beheer van middelen door derden wordt onderzocht.

Bijlage bij VNG ledenbrief, kenmerk 22/061, november 2022.

Om te verzekeren dat alle onderdelen van de gemeente op doelmatigheid worden onderzocht, verplicht het artikel dat ieder onderdeel van de gemeente en elke gemeentelijke taak [eens in de [aantal] jaren OF eenmaal in de [aantal (bijvoorbeeld twee)] raadsperioden] wordt onderzocht. Tweede lid De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma's of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan programma’s of paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten. Artikel 3. Onderzoeksplan Eerste lid Burgemeester en wethouders stellen een onderzoeksplan op voor het komende jaar. Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal. De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen. [Het onderzoeksplan wordt los aangeboden aan de raad. De raad kan het ter bespreking agenderen, maar het wordt door burgemeester en wethouders vastgesteld. OF Het onderzoeksplan wordt als onderdeel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting aangeboden aan de raad.

Het wordt ook door de raad vastgesteld.] Tweede lid In het tweede lid is aangegeven wat in ieder geval moet worden opgenomen in het onderzoeksplan. Tweede lid, onder a Het onderzoeksobject wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven. Tweede lid, onder b De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad en burgemeester en wethouders), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven. Tweede lid, onder c Hier wordt aangegeven welke onderzoeksmethode per onderzoek wordt gebruikt. Te denken valt aan het meten van de effecten van begrotingsprogramma's, aan de hand van tevoren bepaalde indicatoren. Dat kunnen meetbare en telbare prestaties zijn.

Ook kan worden gedacht aan meningspeilingen in enigerlei vorm en andere 'zachtere' meetmethoden. Naast de vraag of de doelstellingen zijn gehaald kan worden onderzocht of dat gebeurd is met een zo efficiënt mogelijk gebruik van middelen. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van benchmarking. Tweede lid, onder d Er wordt een inschatting van de duur van het onderzoek gegeven, eventueel onderverdeeld in fasen. • Tweede lid, onder e Onderzoeken kunnen in opdracht van burgemeester en wethouders worden uitgevoerd door het ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert, zullen in het onderzoeksplan waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Dat betekent dat het onderzoek zelf mag worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. De evaluatie en de

Bijlage bij VNG ledenbrief, kenmerk 22/061, november 2022.

aanbevelingen voor verbetering daarentegen moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. Tweede lid, onder f Tot slot wordt jaarlijks vooraf het budget in de begroting bepaald voor het in het daaropvolgende jaar te verrichten onderzoek. Artikel 4. Voortgang onderzoeken De paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met de inhoud van de programma's. Het ligt voor de hand om in deze paragraaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur en de uitputting van bijbehorende budgetten. Artikel 5. Verslag en plan van verbetering Eerste lid Met de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in verslagen voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, eerste lid, van de Gemeentewet. De verslagen dienen volgens artikel 197, tweede lid, van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die tijdens het betreffende verslagjaar zijn afgerond.

Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de verslagen ontvangt zodra ze zijn vastgesteld. Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van het verslag. Tweede lid Bedrijfsvoering is een zaak van burgemeester en wethouders. Burgemeester en wethouders bepalen dan ook of op basis van de onderzoeksresultaten het nodig is een plan van verbetering op te stellen. Het plan wordt – indien van toepassing – opgesteld door burgemeester en wethouders. Derde lid Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd. Vierde lid Tot slot volgt dat een plan van verbetering moet leiden tot actie. Het zijn burgemeester en wethouders die de organisatorische maatregelen nemen tot verbetering.

Bijlage bij VNG ledenbrief, kenmerk 22/061, november 2022.

Model Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) (nieuw model, november 2022) Leeswijzer modelbepalingen - […] of [iets] = door gemeente in te vullen, zie bijvoorbeeld artikel 2, eerste lid. - [iets] = facultatief, zie bijvoorbeeld artikel 4, tweede lid. - Combinaties zijn ook mogelijk, zie bijvoorbeeld artikel 5, vijfde lid. Nadere uitleg is opgenomen in de VNG ledenbrief (zie ook de implementatiehandleiding, bijlage bij de VNG ledenbrief). Besluit van de raad van de gemeente [naam gemeente] tot vaststelling van de Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) [naam gemeente en eventueel jaartal] (Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) [naam gemeente en eventueel jaartal]) De raad van de gemeente [naam gemeente]; gelezen het voorstel van burgemeesters en wethouders van [datum en nummer]; gelet op artikel 213, eerste lid, van de Gemeentewet ; gelezen het advies van de [naam commissie]; besluit vast te stellen de volgende verordening: Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) [naam gemeente en eventueel jaartal] Artikel 1.

Definities In deze verordening wordt verstaan onder: - accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet; - accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant; [- boardletter: een samenvatting van de managementletter met de bestuurlijke relevante punten, met als oogmerk om hierover publiekelijk verantwoording af te leggen;] - deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening; - jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet; [- managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;] - rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving. Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole 1. De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van [aantal] jaar. 2.

Burgemeester en wethouders bereiden in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval: a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door burgemeester en wethouders en afwijkende rapportagegrenzen; b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties; c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; d. de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

Bijlage bij VNG ledenbrief, kenmerk 22/061, november 2022.

e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering [, zoals de management- en boardletter]; f. de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden; g. de gemeentelijke producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden; h. […]. 4. In afwijking van het derde lid, aanhef, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt. 5. De raad stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast. Artikel 3. Overige controles en opdrachten 1. Burgemeester en wethouders kunnen de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in [citeertitel Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet)] voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Burgemeester en wethouders informeren de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. 2.

Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. 3. Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn burgemeester en wethouders bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. Artikel 4. Inrichting accountantscontrole 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening: a. de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie; b. De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de gemeente uit. 2. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, [een vertegenwoordiging uit] de raad en vertegenwoordigers van de gemeente. Artikel 5. Informatieverstrekking door burgemeester en wethouders 1.

Burgemeester en wethouders zijn verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole. 2. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn. [3. Bij de jaarrekening bevestigen burgemeester en wethouders schriftelijk aan de accountant, dat alle burgemeester en wethouders bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.] 4. Burgemeester en wethouders overleggen de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk [datum] aan de raad. [5. Burgemeester en wethouders overleggen de [management- en] boardletter met een reactie vanuit burgemeester en wethouders voor uiterlijk [datum] aan de raad.] 6. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door burgemeester en wethouders aan de raad en de accountant gemeld. 7.

De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders zo veel mogelijk gebruik van het namens burgemeester en wethouders uitgevoerde onafhankelijke onderzoek. 8. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door

Bijlage bij VNG ledenbrief, kenmerk 22/061, november 2022.

een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering. van de ambtelijke organisatie. Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant 1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente. 2. De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen. 3. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten. Artikel 7. Rapportering door accountant 1.

Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan burgemeester en wethouders. 2. In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan burgemeester en wethouders voorgelegd met de mogelijkheid voor burgemeester en wethouders om op deze stukken te reageren. 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met [een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van] de raad. Artikel 8. Intrekking oude regeling De [citeertitel oude verordening] wordt ingetrokken. Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel 1.

Deze verordening treedt in werking op [datum op of na datum inwerkingtreding Wet versterking decentrale rekenkamers], met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar [jaar] en later. 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) [naam gemeente en eventueel jaartal]. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van [datum]. De voorzitter, De griffier,

Bijlage bij VNG ledenbrief, kenmerk 22/061, november 2022.

Toelichting NB Deze toelichting is ook geschreven met het oog op de (mogelijke) keuzes die in de Model Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemaakt zijn. Als een individuele gemeente op onderdelen andere keuzes maakt dan in deze modelverordening zijn gemaakt, dan sluit deze toelichting mogelijk niet aan. Wel kan ze uiteraard als basis dienen voor een door de gemeente zelf op te stellen toelichting. Voor een goed beeld dient deze modelverordening in samenhang met de hierbij behorende VNG ledenbrief en implementatiehandleiding gelezen te worden. Algemeen Artikel 213 van de Gemeentewet verplicht de raad bij verordening regels vast te stellen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Door middel van de Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) stelt de raad de kaders voor de accountantscontrole, gebruik makend van de mogelijkheden die artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (hierna: Bado) daartoe bieden. Het is de raad die de accountant voor de controle van de jaarrekening aanwijst. In het voortraject voor de aanwijzing – de aanbesteding – zijn burgemeester en wethouders nauw betrokken. Burgemeester en wethouders kunnen daarnaast extra opdrachten aan dezelfde of een andere accountant verstrekken.

Wanneer de opdracht is verleend, bepaalt de accountant binnen de kaders van de opdracht, op welke wijze hij de controle uitvoert. Uiteraard vindt hierover wel periodiek overleg plaats, zodat afgestemd kan worden met betrokkenen en andere onderzoeken en controles. Voor een goede uitvoering van en rapportage over de controle, hebben burgemeester en wethouders en de accountant verschillende rechten en plichten. Zo moeten burgemeester en wethouders ervoor zorgen dat de accountant alle informatie krijgt die hij nodig heeft om de controle uit te voeren. De accountant, aan de andere kant, zorgt dat betrokkenen tijdig worden geïnformeerd over bevindingen. Verder hebben burgemeester en wethouders een eigenstandige informatieplicht richting de raad. Relatie met de rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders Vanaf boekjaar 2023 nemen burgemeester en wethouders een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in hoeverre de gemeente rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant voorheen een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). De accountant geeft vanaf dit moment dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid.

De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de raad en burgemeester en wethouders, over de (financiële) rechtmatigheid. Met als doel om de kaderstellende en controlerende rol van de raad op dit vlak te versterken. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, maar toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is. Dit betekent onder meer dat afwijkingen van rechtmatigheid (voor zover deze niet tevens van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring. Hierdoor kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er omvangrijke afwijkingen van rechtmatigheid opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording van burgemeester en wethouders, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is, omdat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording.

Bijlage bij VNG ledenbrief, kenmerk 22/061, november 2022.

Artikelsgewijs Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht. Artikel 1. Definities [In artikel 213, vijfde lid, van de Gemeentewet is bepaald dat de accountant verslag uitbrengt aan de raad met een afschrift aan burgemeester en wethouders. Men kan ervoor kiezen dat de accountant, uit hoofde van zijn natuurlijke adviesfunctie, ook een zogenoemde managementletter uitbrengt met meer gedetailleerde bevindingen die niet direct de verklaring raken. De accountant kan daar aanbevelingen voor verbeteringen aan toevoegen met betrekking tot de interne beheersing, de ITomgeving en actuele ontwikkelingen. Een dergelijke managementletter is uiteraard bestemd voor het management van het gemeentelijk apparaat en burgemeester en wethouders. Daarnaast kan ook een boardletter opgesteld worden die naar de raad gestuurd kan worden. Deze boardletter houdt alleen de bestuurlijk relevante punten van de managementletter in en eventuele publicatie gevoelige informatie (zoals over IT-beveiliging) is uit deze letter verwijderd. Wanneer een boardletter wordt opgesteld ten behoeve van de raad is het ook raadzaam om vast te leggen op welke wijze burgemeester en wethouders reageren op de aanbevelingen richting de raad.] Artikel 2.

Opdrachtverlening accountantscontrole Na afloop van ieder begrotingsjaar moeten burgemeester en wethouders verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, eerste lid, van de Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan de raad moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, tweede lid, van de Gemeentewet). Artikel 2 regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening. In de opdrachtverlening kan de raad aandachtspunten meegeven aan de accountant die de raad nader belicht wil zien. Eerste lid Artikel 213 van de Gemeentewet geeft aan dat raad een of meerdere accountants aanwijst. Hierbij wordt verwezen naar de kwaliteitseisen zoals die zijn geformuleerd in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Het moet gaan om een registeraccountant of een AccountantAdministratieconsulent ten aanzien van wie in het accountantsregister een aantekening is geplaatst. Door gebruikmaking van deze bevoegdheid kan de raad zijn controlerende rol richting de organisatie versterken. De periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening is ook vastgelegd in het eerste lid. Dit impliceert niet dat daarna van accountant wordt gewisseld.

De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de opdracht. Een raad die per periode wil wisselen van controlerend accountant zal hierbij met de aanbesteding rekening moeten houden, door de controlerend accountant van de afgelopen periode uit te sluiten. Tweede lid Het tweede lid dicht een uitvoerende rol toe aan burgemeester en wethouders. De raad heeft een kaderstellende rol; hij stelt de selectiecriteria vast op basis waarvan de keuze voor de accountant wordt bepaald. In de praktijk stellen burgemeester en wethouders het programma van eisen (in concept) op, in samenwerking met de raad. Ook voeren burgemeester en wethouders de aanbesteding uit. Na aanwijzing door de raad is het de burgemeester die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant sluit. De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte, zie artikel 171, eerste lid, van de Gemeentewet. Derde lid, onder a Voor de accountantscontrole geldt het Bado, dat krachtens artikel 213, zesde lid, van de Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het Bado bevat onder andere regels voor de omvangsbases en goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen. De goedkeuringstoleranties zijn kwantitatieve criteria.

Het geeft de grens weer van fouten of onzekerheden in de controle, die maximaal mogen voorkomen in een jaarrekening om een goedkeurende accountantsverklaring te ontvangen. Komen de fouten of onzekerheden boven deze grens uit, dan acht de accountant dat de jaarrekening geen getrouw beeld geeft. De bovengrenzen

Bijlage bij VNG ledenbrief, kenmerk 22/061, november 2022.

van de goedkeuringstoleranties zijn 1% van de omvangsbasis voor de fouten in de jaarrekening en 3% van de omvangsbasis voor de onzekerheden in de controle. De omvangsbasis is gelijk aan de totale lasten van de gemeente. De raad kan deze percentages aanscherpen, dat wil zeggen op een lager percentage dan 1% of 3% zetten. De accountant brengt hierover verslag uit in het verslag van bevindingen. De toleranties moeten al bij de aanbesteding van de accountantscontrole worden bepaald en zodoende worden opgenomen in het programma van eisen. Een aanscherping van de eisen door de raad zal in veel gevallen leiden tot een hogere prijsstelling door de accountant(s), vanwege de daarmee gepaard gaande werkzaamheden De verantwoordingsgrens en eventuele afwijkende rapportagegrenzen door burgemeester en wethouders worden geregeld in de [citeertitel Verordening financiële beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet)]. De verantwoordingsgrens moet tussen de 0 – 3 % liggen van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Het geeft aan boven welke grens burgemeester en wethouders een fout of onduidelijkheid moeten rapporteren aan de raad via de rechtmatigheidsverantwoording.

Daarnaast kan de raad een rapportagegrens vaststellen, waarboven burgemeester en wethouders afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen moeten toelichten in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening. Derde lid, onder b Het derde lid, onder b, gaat in op de deelverantwoordingen die de accountant apart moet controleren. Ook bij de deelverantwoordingen geldt dat de bovengrenzen van de goedkeuringstoleranties 1% van de omvangsbasis zijn voor de fouten in de jaarrekening en 3% van de omvangsbasis voor de onzekerheden in de controle. De raad kan ook hier de percentages aanscherpen, dat wil zeggen op een lager percentage dan 1% of 3% zetten. Op grond van (bijzondere) activiteiten van het deel van de gemeentelijke organisatie kan de accountant voor de berekening van de goedkeuringstoleranties voor bepaalde deelverantwoordingen gemotiveerd kiezen voor een andere omvangsbasis dan de totale lasten van de deelverantwoording (artikel 2, zesde lid, van het Bado). Derde lid, onder c tot en met h Bij de overige onderdelen in het derde lid is een aantal zaken gespecificeerd die mogelijk kostenverhogend kunnen werken. Daarom is hiervan expliciet opgenomen dat ze in de uitvraag voor de opdrachtverlening expliciet benoemd moeten worden.

Vierde lid De raad kan de onderdelen van de jaarrekening, de onderdelen van deelverantwoording en gemeentelijke organisatieonderdelen jaarlijks opnieuw vaststellen. Op deze manier kan de raad rekening houden met gewijzigde politieke omstandigheden. Hierover worden bepalingen in het programma van eisen bij de aanbesteding en opdrachtverlening opgenomen. Vijfde lid Het bedrag dat is gemoeid met de accountantscontrole van de jaarrekening kan zo hoog zijn, dat deze controle Europees moet worden aanbesteed. Dit hangt natuurlijk ook af van de contractsduur die met de accountant wordt aangegaan. Bij een langere contractsduur is de prijs van het contract eveneens hoger. Bij Europese aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van jaarrekening bepalen. De raad stelt de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren vast. Artikel 3. Overige controles en opdrachten Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van burgemeester en wethouders.

Ook kunnen burgemeester en wethouders besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen.

Bijlage bij VNG ledenbrief, kenmerk 22/061, november 2022.

Eerste lid Het eerste lid regelt hoe burgemeester en wethouders moeten omgaan met de uitbesteding van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid, zoals de verbetering van de administratieve organisatie, aan de accountant. Veelal zal het hier gaan om onderzoeken die vallen onder de reikwijdte van de [citeertitel Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet)]. Door deze werkzaamheden te gunnen aan de accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor de raad in het geding komen. Op de loer liggende belangenverstrengeling tussen burgemeester en wethouders en accountant kan mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Indien burgemeester en wethouders het voornemen hebben de accountant te vragen voor advieswerkzaamheden, dienen burgemeester en wethouders de raad hier vooraf over te informeren. Dit biedt de raad de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan burgemeester en wethouders kenbaar te maken. Tweede en derde lid Het tweede en het derde lid regelen, dat burgemeester en wethouders voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad aangewezen accountant inschakelen.

Voor de controles die worden bedoeld in het tweede en derde lid, gelden vaak afwijkende controleeisen van de derden, bijvoorbeeld vanuit de ministeries. In dat geval dient in de opdrachtverlening aan de accountant te worden aangegeven dat de controle aan deze eisen moet voldoen. Artikel 4. Inrichting accountantscontrole Eerste lid Het eerste lid regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en burgemeester en wethouders ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Burgemeester en wethouders zijn hierin volgend. Tweede lid Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant, [een vertegenwoordiger uit] de raad ende verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Deze vertegenwoordigers zijn bijvoorbeeld een vertegenwoordiger van de rekenkamer, de portefeuillehouder en het hoofd financiën, de gemeentesecretaris en de (concern)controller. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.

Daarnaast moet men bewust zijn van het feit dat er vanuit verschillende invalshoeken controlerende werkzaamheden plaatsvinden: werkzaamheden vanuit de verbijzonderde interne controle, de onderzoeken die worden uitgevoerd door de lokale rekenkamer en de doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken die door burgemeester en wethouders worden uitgevoerd. Om te voorkomen dat er dubbel werk wordt verricht is het raadzaam dat er periodiek afstemming plaats vindt over de uit te voeren onderzoeken. Artikel 5. Informatieverstrekking door burgemeester en wethouders Eerste lid Burgemeester en wethouder zijn niet alleen verantwoordelijk voor de jaarrekening en de rechtmatigheidsverantwoording, waar een verklaring op wordt afgegeven, ten opzichte van de raad zijn burgemeester en wethouders ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de raad geëiste deelverantwoordingen. Tweede lid Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden, bijvoorbeeld verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen,

Bijlage bij VNG ledenbrief, kenmerk 22/061, november 2022.

administraties, plannen, overeenkomsten en berekeningen. Burgemeester en wethouders zorgen ervoor dat deze bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn. [Derde lid Het derde lid verplicht burgemeester en wethouders een verklaring af te geven aan de accountant, waarin burgemeester en wethouders verklaren geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een Letter Of Representation (LOR) genoemd.] Vierde lid In het vierde lid is een uiterlijke datum aan burgemeester en wethouders gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval vóór 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 van de Gemeentewet). Dat betekent dat voor deze datum de jaarrekening door de raad moet zijn behandelt, een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 van de Gemeentewet) doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld. Overigens verzendt de accountant de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen ook rechtstreeks aan de raad.

Artikel 197, tweede lid, van de Gemeentewet bepaalt dat burgemeester en wethouders bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan de raad, de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen daarbij moeten toevoegen. [Vijfde lid Het vijfde lid gaat in op de wijze waarop burgemeester en wethouders de [management- en] boardletter aanbieden aan de raad.] Zesde lid Het zesde lid gebiedt burgemeester en wethouders alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening – en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de raad aan burgemeester en wethouders bekend is geworden – terstond te melden aan de raad en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit. Zevende en achtste lid De zevende en achtste leden beogen te waarborgen dat de accountant bij de uitvoering van zijn werkzaamheden zoveel als mogelijk zal steunen op de interne auditfunctie binnen de gemeente. Als de werkzaamheden van voldoende kwaliteit zijn en voldoen aan de daarvoor geldende standaarden, dan dient de accountant daar zoveel als mogelijk op te steunen bij de totstandkoming van zijn oordeel. Hiermee wordt beoogd dat door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering wordt gestimuleerd. Artikel 6.