Document · PDF

Ingekomen stukken van 1 t/m 21 september 2021

Gemeenteraad 14 oktober 2021, gemeente VlaardingenBij agendapunt: Lijst ingekomen stukken18.275 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 3

Ingekomen stukken Onderwerp

1864645 Brief inzake parkeerbeleid Vlaardingen

Datum

01-09-2021

Hoofddocument

Brief inzake parkeerbeleid Vlaardingen 1-9-2021 redacted

Advies

Verzoek aan College om af te handelen en afschrift aan de raad

Rubriek

B lijst

Onderwerp

1865630 Gevaarlijk fietspad Deltaweg

Datum

06-09-2021

Hoofddocument

Gevaarlijk fietspad Deltaweg redacted

Advies

Verzoek aan College om af te handelen en afschrift aan de raad

Rubriek

B lijst

Onderwerp

1865632 Project Floreskwartier

Datum

06-09-2021

Hoofddocument

Brief Gemeenteraad redacted

Advies

Verzoek aan College om af te handelen en afschrift aan de raad

Rubriek

B lijst

Onderwerp

1866000 Concept auditplan 2021

Datum

07-09-2021

Hoofddocument

Concept auditplan 2021

Afzender

Deloitte

Advies

In handen stellen van Auditcommissie voor advies aan gemeentereraad

Rubriek

B lijst

Onderwerp

1863851 Verzoek om een sraat of kunstwerk te vernoemen naar Vaclav Havel_redacted

Datum

07-09-2021

Hoofddocument

Verzoek om een sraat of kunstwerk te vernoemen naar Vaclav Havel redacted

Afzender

Stichting Geschiedenis Totalitaire Regimes en hun slachtoffers

Advies

Verzoek aan College om af te handelen en afschrift aan de raad

Rubriek

B lijst

Onderwerp

1866609 Brief Oproep voor opvang asielzoekers en huisvesting statushouders d.d. 9 september 2021

Datum

09-09-2021

Hoofddocument

Brief Oproep voor opvang asielzoekers en huisvesting statushouders d.d. 9 september 2021

Advies

Verzoek aan college om af te handelen en afschrift aan de raad

Rubriek

B lijst

Onderwerp

1866921Aanbiedingsbrief zienswijzeprocedure Tweede wijziging begroting

Datum

14-09-2021

Hoofddocument

Aanbiedingsbrief zienswijzeprocedure Tweede b redacted

Afzender

Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

Advies

Voor advies in handen stellen van College

Rubriek

B lijst

Onderwerp

1864694 Ledenbrief modelverordening riool en waterzorgheffing

Datum

01-09-2021

Hoofddocument

2021 lbr 21 065-modelverordening-riool-en-waterzorgheffing

Afzender

VNG

Advies

Ter kennisname

Rubriek

A lijst

Onderwerp

1864637 Klimaatverandering

Datum

06-09-2021

Hoofddocument

Klimaatverandering redacted

Advies

Ter kennisname

Rubriek

A lijst

Onderwerp

1867910 Ledenbrief loga circulaire regeling netto flo spaartegoed

Datum

06-09-2021

Hoofddocument

20210906 ledenbrief loga-circulaire-regeling-netto-flo-spaartegoed

Afzender

VNG

Advies

Ter kennisname

Rubriek

A lijst

Onderwerp

1866116 Petitie voor insectvriendelijker groenbeheer in uw gemeente

Datum

07-09-2021

Hoofddocument

Petitie voor insectvriendelijker groenbeheer in uw gemeente redacted

Afzender

Natuurmonumenten

Advies

Ter kennisname

Rubriek

A lijst

Onderwerp

1867441 Benoeming burgemeester

Datum

20-09-2021

Hoofddocument

Benoeming burgemeester

Afzender

Provincie Zuid-Holland

Advies

Ter kennisname

Rubriek

A lijst

Onderwerp

1867920 Studietoeslag

Datum

21-09-2021

Hoofddocument

Studietoeslag redacted

Afzender

Landelijke Studentenvakbond

Advies

Ter kennisname

Rubriek

A lijst

Aan: Het College van Burgemeester en Wethouders van Vlaardingen T.a.v. de heer Bikkers, wethouder Per e-mail: bart.bikkers@vlaardingen.nl De Gemeenteraad van Vlaardingen T.a.v. de griffie Per e-mail: griffie@vlaardingen.nl Vlaardingen, 1 september 2021 Onderwerp: parkeerbeleid Nieuwe Kerkstraat en Binnensingel

Geacht college, geachte raad, Wij ontvingen uw brief met nummer 1855490, waarin u de uitslag meldt van de in de VOP en de Oostwijk gehouden parkeerenquête over de invoering van betaald parkeren. De uitkomst voor de Oostwijk is dat 26% van de ondervraagden een voorkeur heeft voor betaald parkeren. Omdat dit lager is dan de van tevoren aangegeven minimumgrens van 50%, meldt u namens het college dat er voorlopig geen betaald parkeren zal worden ingevoerd in de Oostwijk. Tevens geeft u aan dat de gemeente met de wijkbewoners verder wil praten over de parkeerproblemen en mogelijke oplossingen daarvoor. Als bewoners van de Nieuwe Kerkstraat in de Oostwijk reageren wij graag als volgt op de bovenbedoelde brief. Wij beginnen met (a) enkele opmerkingen over de opzet (en omvang) van de enquête, gevolgd door (b) wat recente geschiedenis over een eerdere evaluatie van het parkeerbeleid in onze Oostwijk en sluiten af met (c) een concreet en plaatselijk gedragen voorstel. a. De opzet (en omvang) van de bovenbedoelde enquête betreft niet alleen een gebied met daadwerkelijke, actuele en urgente parkeerproblemen, maar vooral ook een gebied waar dergelijke problemen niet of nauwelijks aan de orde zijn. Door het kiezen van deze ruime opzet viel de uitslag in zekere zin al van tevoren te voorspellen: er bestaat geen meerderheid vóór de invoering van betaald parkeren.

Naar onze mening was de enquête dus op een te groot gebied gericht, waardoor de bewoners van straten met echte parkeerproblemen (zoals de Nieuwe Kerkstraat) hun stem ondergesneeuwd zagen. Alleen maatwerk kan in onze ogen daadwerkelijk de problematiek aanpakken. In het verleden zijn de bewoners van de Nieuwe Kerkstraat overigens al eens ‘gepasseerd’ in verband met (de evaluatie van) het bestaande parkeerbeleid. Ter toelichting het volgende. b. Enkele jaren geleden is het parkeerbeleid rond de Binnensingel (de ‘parkeergrens’) geëvalueerd, na het invoeren van betaald parkeren een paar jaar daarvoor. De invoering van betaald parkeren op de Binnensingel heeft voor de Nieuwe Kerkstraat geleid tot een enorm ‘waterbedeffect’ met een parkeerdruk van ruim boven de 100% (zelfs illegale plaatsen worden regelmatig ingenomen), evenals (indirect) tot een serie van inbraken. Dit laatste doordat door de toevloed van busjes en bedrijfswagens (vaak

hoger dan 2.5 meter) die ’s nachts en in het weekend worden achtergelaten, een onoverzichtelijke situatie ontstaat, waardoor bewoners elkaars huizen niet meer kunnen zien en bewaken en inbrekers (kennelijk) van deze chaos profiteren. De gevolgen van het parkeerbeleid hebben in de laatste jaren logischerwijs tot grote frustratie bij de bewoners geleid. Een aantal bewoners heeft een of meerdere gesprekken gevoerd met de gemeente en er is een brief verzonden aan de burgemeester (destijds mevrouw Jetten), waarop echter nooit een reactie is gekomen. De bovenbedoelde evaluatie van het parkeerbeleid rond de Binnensingel heeft tot de conclusie geleid dat de parkeergrens niet goed gekozen is. Deze conclusie hebben wij destijds van de parkeerambtenaar vernomen. Deze ambtenaar vertelde ons ook dat onze straat een veel te kleine buffer heeft aan parkeerplaatsen voor niet-bewoners. Dit is de hoofdoorzaak van de huidige problemen. Aangezien de Binnensingel daarentegen een zeer ruime buffer van parkeerplaatsen voor niet-bewoners heeft (immers: parkeerplaatsen over de hele lengte van de straat aan beide zijden, alsmede een ‘middenberm’ die over de hele lengte ook uit parkeerplaatsen bestaat), luidde de conclusie van de parkeerambtenaar als volgt. De parkeergrens moet één straat teruggebracht worden, waardoor de Binnensingel weer ‘vrij parkeren’ wordt.

De bewoners van de Nieuwe Kerkstraat waren zeer verbaasd toen het bovenbedoelde voorstel destijds niet door de toenmalig wethouder is gevolgd. De bewoners van de Binnensingel zijn gevolgd in hun verzoek om de grens niet aan te passen, waardoor hun onevenredig ruime parkeersituatie wordt behouden. Dit terwijl daardoor (als gezegd) een ‘waterbedeffect’ in de Nieuwe Kerkstraat wordt gecreëerd, welke straat niet over de daarvoor vereiste buffer beschikt, met alle gevolgen van dien. Voor zover wij kunnen nagaan, zijn de (toenmalige) bewoners van de Nieuwe Kerkstraat hier niet over geraadpleegd. c. Ons voorstel is om alsnog en op korte termijn de grens van betaald parkeren één straat terug te schuiven, zodat de ‘echte’ parkeerbuffer op de Binnensingel wordt gebruikt, waardoor de woon- en parkeersituatie op de ‘parkeergrens’ (en dus ook in onze straat) weer draaglijk wordt. Alleen op die wijze kan er sprake zijn van een evenwichtig en rechtvaardig parkeerbeleid voor zowel de Nieuwe Kerkstraat als de Binnensingel. Graag vernemen wij uw antwoord op ons voorstel vanuit actief burgerschap binnen twee weken na heden. Onze (e-mail)adressen staan onderaan deze brief vermeld. Vanzelfsprekend zijn wij, indien gewenst, beschikbaar voor overleg over het bovenbedoelde probleem.

Zou u in dit geval eveneens contact met ons willen opnemen (bij voorkeur via email), zodat op korte termijn een datum voor dit overleg kan worden gepland? Met vriendelijke groet en hoogachting,

T.a.v. de raadsgriffier met verzoek om deze mail door te sturen naar college van burgemeester en wethouders. Geacht college van burgemeester en wethouders, Als bewoner aan de Berkelsesluis ben ik onaangenaam verrast door het fietspad dat de afgelopen dagen is aangelegd in én van/naar mijn straat. In de brief van teammanager Beheer Openbare Ruimte d.d. 20 augustus, (zie brief bijlage) zijn de volgende twee zaken beloofd omtr pad: a: “...Om deze situatie te verbeteren leggen wij aan de noordzijde van de Deltaweg, tussen de Van Beethovensingel en de Berkelsesluis een fietspad aan." b: “Op de Berkelsesluis wordt het fietspad NAAST het bestaande trottoir gerealiseerd.” Hierbij gaat er per belofte een aantal zaken ernstig mis: a: Dit fietspad is in de plaatsgekomen van het voetpad dat daar lag. Waar moet wij nu lopen, joggen, honden uitlaten? Hoe kom ik nu bij Gamma, Praxis of bij de snackbar? Moet ik dan omlopen via de metro? Moet ik nu op dit fietspad lopen? Dat mag toch helemaal niet. Bovendien ben ik danbang dat ik word aangereden door (groepen race)fietsers en snor- en bromscooters. Het is duidelijk helemaal niet veilig als hier geen voetpad is. Waarom is ie dan verwijderd als veilighied van kwetsbare verkeersdeelnemers wel de prioriteit is? b: Het fietspad is niet naast het bestaande voetad gelegd, maar 2/3 van het voetpad is vervangen door dit nieuwe fietspad.

Het voetpad is nu nog maar 1,20 meter breed. Ik kan dus niet met mijn 80 jarige moeder aan mijn arm naar mijn eigen huis lopen, zonder gevaar te lopen dat we worden aangereden door diezelfde (groepen race)fietsers en snor- en bromscooters. Om maar niet te spreken over mijn kinderen met hun vriendjes en vriendinnetjes, of kleine neefjes en nichtjes. Dus: dit fietspad levert als ‘oplossing' alleen maar méér problemen op. Het is levensgevaarlijk - het zorgt voor ongelukken met bewoners als slachtoffer. Tot slot: Waarom wisten wij trouwens niets af van de aanleg van dit fietspad? En waarom is er niet aan ons als bewoners gevraagd om mee te denken? Wij maken immers dadelijks gebruik van deze verkeerssituaties. De communicatie van de gemeente over het fietspad met de bewoners is in dit geval trouwens erg mager: de brief is geschreven op 20/08/2021, terwijl in de brief gezegd wordt dat de realisatie van het fietspad zal starten op 02/08/2021 - dat is toch minimaal 20 dagen te laat! Graag verneem ik uw antwoord. Ik hoop dat een en ander teruggedraaid kan worden, zodat er weer een veilige situatie voor mijn deur bestaat. Met vriendelijke groet,

+++ BIJLAGE: BRIEF STEDELIJK BHEEER, d.d. 20 augustus 2021

Vlaardingen, 5 September 2021

Ter attentie van: Gemeenteraad Vlaardingen

Betreft: Floreskwartier bouwproject

Geachte dames en heren, In het jaar 2020 ontvingen wij, bewoners van de Floreslaan (onder andere n de start van dit project. Natuurlijk heb ik onmiddellijk mijn twijfels kenbaar gemaakt aan Groep, maar meer dan een standaardantwoord heb ik niet gekregen.

, de aankondiging van

an de ABB-

In de afgelopen maanden, na de tweede aankondiging, heb ik twijfels en vragen bij de gemeente ingediend. De vragen werden beantwoord door de heer (Adviseur ruimtelijke ordening). Ik geloof echter niet dat ik directe en geruststellende antwoorden heb gekregen, en ik ben zeker geen technicus die in staat is de voor- en nadelen van de ontwikkeling van dit project na te gaan. Ik schrijf hier dus om uiting te geven aan mijn twijfels en vooral aan mijn bezorgdheid over de uitvoering van dit project.

Punt één: luchtkwaliteit en fijnstoffen problematiek; onnodige overbevolking van de binnenstad Navraag bij de voormalige bewoners van de Floreslaan leerde mij dat het project in 2006 is stopgezet vanwege de luchtkwaliteit en fijnstoffen problematiek: ik vraag me nu in stadstaal af hoe het mogelijk is dat na vijftien jaar de luchtkwaliteit en fijnstoffen situatie zo verbeterd kan zijn dat dit project doorgang heeft mogen vinden. Als natuurliefhebber en liefhebber van de stad Vlaardingen had ik een project verwacht voor de vergroening van de Indische buurt, met de aanleg van een park, om de luchtkwaliteit in onze buurt te verbeteren en de geluidsoverlast van de Marathonweg op te vangen. In plaats daarvan zullen nieuwe huizen worden gebouwd, die de oude problemen niet zullen wegnemen en die bovendien aanzienlijke overlast zullen veroorzaken voor de bestaande bewoners. Om aan de grote vraag naar woningen te voldoen, had men kunnen denken aan uitbreiding van het stedelijk complex in de richting van het industriegebied en niet aan overbevolking van het centrum.

Punt twee: maatregelen treffen voor geluidshinderarm heien De afstand tussen de gevel van mijn huis en de gevel van de dichtstbijzijnde te bouwen huis zal slechts 32 meter bedragen. Dit doet me denken aan de vreselijke overlast die de heiwerkzaamheden zullen veroorzaken. Volgens kan er gewerkt worden van 07:00 tot 17:00 uur. De heiwerkzaamheden zullen de meeste overlast veroorzaken en zullen gemiddeld 4/5 werkweken duren. Ondanks mijn vragen en bezorgdheid heeft met geen woord gerept over maatregelen om de door heiwerkzaameden veroorzaakte geluidsoverlast in te dammen. Ik heb uitgevonden dat er wel mogelijke maatregelen bestaan, zoals ik in dit artikel lees (bijlage 1). Ik heb jaren geleden al een keer dit soort werkzaamheden meegemaakt in Vlaardingen en de afstand tussen percelen was veel groter: aangezien de afstand hier ontzettend klein is en dat we tegenwoordig minstens drie dagen vanuit huis werken (voor sommige banen, zoals de mijne, aangename bereikte mogelijkheid), zal ik er zeker verschrikkelijke last van hebben en onze huisdieren nog meer: wat doet de gemeente om in dit geval de lichamelijke en geestelijke gezondheid van de burgers te beschermen? Dit is onaanvaardbaar. Op dit punt maak ik mij ernstige zorgen.

Punt drie: geen overeenkomst met bewoners die een koopwoning hebben Ik kocht het huis juist vanwege de locatie en de rust en het groen in onze straat. Hoe komt het dat iemand mag bepalen om woningen zo dichtbij te gaan bouwen zonder eens overleg te hebben gehad met de mensen die al jaren op dezelfde straat een koopwoning hebben?

Punt vier: mogelijke schade aan bestaande woningen Volgens zal er voor aanvang van de heiwerkzaamheden een vooropname bij direct omwonenden worden uitgevoerd. Ook zal na de bouw een eindopname worden uitgevoerd, waaruit zal blijken of er toerekenbare schade als gevolg van trillingen is ontstaan. Als er toerekenbare schade ontstaat is de bouwer hiervoor aansprakelijk. Er is dus nog een kans dat ik na minstens achttien maanden werkzaamheden overlast krijg van problemen door bouwschade. Dit is ook niet aanvaardbaar.

Volgens zijn jullie eindverantwoordelijk voor het vaststellen van bestemmingsplannen en de uiteindelijke keuze om woningen op deze locatie te realiseren ligt dus bij jullie.

Dit is een serieuze zaak en Gemeente Vlaardingen of ABB mogen niet zomaar over geestelijke en lichamelijke gezondheid van mensen beslissen en dan ook voor lange termijn, alleen om geld te verdienen door het proppen van zo veel woningen in zo een kleine ruimte, in het bijzonder in dat eerste stuk tegenover Floreslaan Ik zou u dan ook willen vragen de geuite bezorgdheid empathisch te beoordelen alsof u zelf de overlast van dit project op een afstand van 30 meter zou moeten doorstaan.

Alvast bedank voor jullie inzet.

Met vriendelijke groet,

CONCEPT Gemeente Vlaardingen

Controleplan voor het jaar eindigend op 31 december 2021

31 augustus 2021

Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland

VERTROUWELIJK Aan de gemeenteraad van de gemeente Vlaardingen t.a.v. de heer drs. J. Mimpen Postbus 1002 3130 EB VLAARDINGEN

Tel: 088 288 9830 Fax: 088 288 9909 www.deloitte.nl

Rotterdam, 31 augustus 2021 Geachte leden van de Raad, Wij hebben het genoegen u hierbij ons concept-auditplan aan te bieden voor de controle van de gemeente Vlaardingen voor het boekjaar eindigend op 31 december 2021. Het doel van dit document is u een samenvatting te geven van de wijze waarop wij de controle van de jaarrekening over 2021 verrichten. Ons auditplan is mede gebaseerd op onze kennis en ervaring vanuit voorgaande jaren. Het auditplan is een dynamisch document, dat wij in overleg met u tussentijds bijwerken als de actuele situatie bij de gemeente Vlaardingen hiertoe aanleiding geeft. De gevolgen van de coronacrisis zijn in ieder geval een belangrijke ontwikkeling die impact heeft op zowel de bedrijfsvoering en de financiën van de gemeente, als op de controlewerkzaamheden voor het boekjaar 2021. Uiteraard zijn de exacte gevolgen hiervan voor de aard en reikwijdte van de accountantscontrole en de mogelijke invloed op de oordeelsvorming over de jaarrekening 2021 nu nog niet in te schatten. In het voorliggende auditplan hebben wij, voor zover nu bekend en in te schatten, een aantal belangrijke contouren en aandachtspunten ter zake geschetst. Wij houden hierover nauw contact met zowel u als auditcommissie als met de ambtelijke organisatie, en stellen waar nodig het auditplan tussentijds bij. Communicatie neemt sowieso een prominente plaats in binnen ons auditplan 2021.

Op basis hiervan zijn en blijven wij op de hoogte van de voor u relevante ontwikkelingen. Zo fungeren wij optimaal als certificerend accountant van uw gemeente. Het controleplan 2021 wordt op 22 september 2021 door ons met de auditcommissie besproken. Met vriendelijke groet, Deloitte Accountants B.V.

drs. R.M.J. van Vugt RA

Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de ‘Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020’ gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NWE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Inhoud

Controleplan Samenvatting controleplan

Onze opdracht en het normenkader

Goedkeurings- en uitvoeringstolerantie

Risicoanalyse en bijzondere aandachtspunten

Geïntegreerde IT-audit

Communicatie en rapportage

Relevante actualiteiten voor de jaarrekening 2021

Bijlagen Controleteam

Begrote uren jaarrekeningcontrole

Onafhankelijkheid

‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse

Onze kwaliteitsbelofte

01 Controleplan

Gemeente Vlaardingen | Auditplan 2021

Samenvatting controleplan 1.

Samenvatting controleplan

Reikwijdte van onze controle

Onze controle uiteengezet

Communicatie en rapportage Actualiteiten

In overeenstemming met het besluit van uw gemeenteraad d.d. 8 juli 2020 heeft u ons verzocht de jaarrekening 2021 te controleren. Van het jaarverslag stellen wij, op basis van onze kennis van de jaarrekening, vast dat deze aansluit met de jaarrekening. De werkzaamheden met betrekking tot het jaarverslag hebben derhalve niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. U als raad bent opdrachtgever van de accountant. Als raad bepaalt u de goedkeuringstolerantie; dat wil zeggen: met welke nauwkeurigheid wij de jaarrekeningcontrole uitvoeren. U hebt, zoals nagenoeg alle gemeenten, ervoor gekozen de goedkeuringstolerantie te stellen op het wettelijke maximum van 1% van de totale lasten. Op basis van de begroting 2021 bedraagt de verwachte goedkeuringstolerantie voor de jaarrekeningcontrole 2021 € 2.722.000. Onze controleaanpak kenmerkt zich door de focus die wij leggen op de belangrijkste kansen en risico’s, en daarmee op de zaken die er voor uw gemeente toe doen. Deze focus bepalen wij samen met u. In het gezamenlijke overleg met uw gemeente (jaarlijkse pre-audit) stellen wij de risicoanalyse op voor de controle van de jaarrekening. Relevante aandachtsgebieden die wij voor de jaarrekeningcontrole 2021 onderkennen, zijn: •

Bijlagen

De naleving van de EU-aanbestedingsrichtlijnen.

•

De betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking, inclusief cybersecurity.

•

De beheersing en verantwoording van de bestedingen in het sociaal domein (inclusief de COVID-19 gerelateerde regelingen zoals de Tozo en de TONK)

De rechtmatigheidsverantwoording, prognose invoering d.d. 1 januari 2022.

•

Opvolging van de bevindingen en aanbevelingen uit de boardletter en het accountantsverslag 2020.

Een tijdige afstemming en communicatie als basis voor onze relatie vinden wij belangrijk. Een expliciete tijdlijn en specifieke afspraken over de aard en de timing van de werkzaamheden leiden tot een succesvolle samenwerking. Met de verantwoordelijke sleutelfunctionarissen zijn detailafspraken gemaakt over de jaarrekeningcontrole 2021.

Wij bieden u als auditcommissie graag de ruimte om een aantal wensen ten aanzien van de controle in ons controleplan te laten opnemen. Op 22 september 2021 zullen wij met de auditcommissie de mogelijke speerpunten, voor de accountantscontrole 2021 bespreken. Wij doen u via deze weg een suggestie: •

•

Implementatie Rechtmatigheidsverantwoording •

Praktische uitvoerbaarheid en kwaliteit interne controle

•

Analyse begrotingsrechtmatigheid

Kwaliteitsagenda P&C cyclus

Daarnaast hebben wij bij de audit 2020, als gevolg van de startfase van de projecten, geen aandacht besteed aan het speerpiny rondom de financiële projectbeheersing. Wij stellen voor om dit speerpunt alsnog in 2021 te behandelen: •

•

De waardering van de voorraad bouwgronden in exploitatie (actief grondbeleid), alsmede de juistheid en volledigheid van de verantwoorde opbrengsten inzake het faciliterend grondbeleid. Expliciet aandacht voor de nieuwe grondexploitatie ‘Het Nieuwe Thuis’.

•

Om relevant te zijn én te blijven, en meerwaarde te bieden aan de gemeente Vlaardingen, blijven wij op de hoogte van de actuele ontwikkelingen en geven wij deze een plaats in onze risicoanalyse, controleaanpak en rapportages. Hierbij kunt u denken aan (niet limitatief):

Projectbeheersing - financieel, kredieten: • Integraal Huisvestingsplan primair, speciaal en voortgezet onderwijs 2020-2029. • Investeringsbudget cloudmigratie.

Deloitte Accountants B.V. is onafhankelijk van de gemeente Vlaardingen. 5

Onze opdracht en het normenkader Onze opdracht

Belangrijkste boodschap

Reikwijdte van onze controle Onze controle uiteengezet

Als accountant van uw gemeente onderzoeken wij of de jaarrekening het door de wet vereiste inzicht geeft, overeenkomstig het bepaalde in artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet. De uitslag van ons onderzoek zullen wij weergeven in een controleverklaring en in een verslag van bevindingen over de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Wij rapporteren in de controleverklaring ook over de andere informatie, waaronder het jaarverslag en de eventueel aanvullende informatie. Daartoe lezen wij de andere informatie en overwegen wij daarbij, op basis van onze kennis en ons begrip, te verkrijgen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, of de andere informatie: •

Met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat.

•

Alle informatie bevat die op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten vereist is.

Communicatie en rapportage Actualiteiten

Het normenkader Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole betreft de inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de gemeente zelf. Het normenkader moet door het college actueel worden gehouden en worden aangepast op basis van nieuwe wet- en regelgeving. Het college stelt dit normenkader vast en legt dit minimaal ter kennisname voor aan u als raad. Het normenkader voor 2021 is nog niet vastgesteld.

Bijlagen

De belangrijkste elementen uit het vast te stellen normenkader 2021 zijn: •

Besluit Begroting en Verantwoording (BBV)

•

Europese aanbestedingswet

•

Wet Normering Topinkomens

•

Staatssteunregels

•

Financiële verordening ex. art 212 GW

•

Controleverordening ex. art. 213 GW

Goedkeurings- en uitvoeringstolerantie Belangrijkste boodschap

Reikwijdte van onze controle Onze controle uiteengezet

Het begrip ‘tolerantie’ wordt door de accountant toegepast zowel bij het plannen en uitvoeren van de controle, als bij het evalueren van het effect van de geïdentificeerde afwijkingen op de controle en van eventuele niet-gecorrigeerde afwijkingen op de financiële overzichten, alsmede bij het vormen van het oordeel in de controleverklaring. De gemeenteraad heeft het recht om jaarlijks de goedkeuringstoleranties van de jaarrekeningcontrole vast te stellen. U hebt, zoals als nagenoeg alle gemeenten, ervoor gekozen de goedkeuringstolerantie te stellen op het wettelijke maximum van 1% van de totale lasten.

De basis voor onze goedkeurings- en uitvoeringstoleranties

•

Als basis voor de berekening van de goedkeuringstolerantie 2021 voor fouten hebben wij een percentage van 1% van de totale lasten uit de begroting 2021 gehanteerd (€ 2.722.000)

•

Als basis voor de berekening van de goedkeuringstolerantie 2021 voor onzekerheden hebben wij als percentage 3% van de totale lasten uit de begroting 2021 gehanteerd (€ 8.166.000)

•

De uitvoeringsmaterialiteit ligt lager dan de goedkeuringstolerantie. Er wordt een afslag op de goedkeuringstolerantie gehanteerd, omdat wij tijdens onze controle gebruikmaken van steekproeven en deelwaarnemingen, waardoor er sprake kan zijn van onontdekte fouten.

Rapportagetolerantie

Communicatie en rapportage

•

De rapportagetolerantie voor fouten en onzekerheden is, conform uw controleprotocol, € 200.000.

•

Afwijkingen en onzekerheden boven dit bedrag en andere correcties die om kwalitatieve redenen relevant zijn, rapporteren wij aan u.

Goedkeuringstolerantie

Actualiteiten

6,0 5,0

Bijlagen

4,0 3,0 2,0 1,0 Verwachting 2021

Realisatie 2020

Onze risicoanalyse voor de gemeente Vlaardingen Initiële risicoanalyse

Belangrijkste boodschap

Reikwijdte van onze controle Onze controle uiteengezet

Communicatie en rapportage Actualiteiten

Bijlagen

Op basis van onze initiële beoordeling zullen wij onze controlewerkzaamheden toespitsen op de geïdentificeerde aandachtsgebieden. Bij het uitvoeren van onze risicoanalyse besteden wij aandacht aan de risico’s die het college heeft vastgesteld naar aanleiding van zijn eigen risicoanalyse. Tijdens het uitvoeren van de controlewerkzaamheden wordt onze risicoanalyse voortdurend geactualiseerd.

Voor de controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente Vlaardingen zijn, vanuit een brutobenadering, de volgende relevante aandachtsgebieden onderkend: 1. 2. 3. 4.

Waardering van de grondexploitatieportefeuille (actief grondbeleid), alsmede de juistheid en volledigheid van het faciliterend grondbeleid en de onderliggende contractuele verplichtingen. Beheersing en verantwoording van de bestedingen in het sociaal domein Het naleven van de EU-aanbestedingsrichtlijnen De beheersing en verantwoording van de bestedingen in het sociaal domein (inclusief Tozo en de TONK-regeling).

2 3 Kans

In aanvulling hierop onderkennen wij de betrouwbaarheid van de algemene IT-beheersmaatregelen die relevant zijn in het kader van de controle van de jaarrekening 2021 als belangrijk aandachtsgebied. Deze brutobenadering houdt in dat dit de belangrijkste onderkende risico’s zijn, zonder rekening te houden met de bestaande controlemix van internebeheersingsmaatregelen van de gemeente Vlaardingen. Bij het plannen van onze auditresponse op deze belangrijke controlerisico's houden wij, waar dit van toepassing is, rekening met de bestaande controlemix van interne-beheersingsmaatregelen van de gemeente Vlaardingen.

Laag

Impact

Hoog

Tabel 1. Belangrijkste - brutorisico’s

Aandacht voor de ‘Tone at the top’ Uit maatschappelijk oogpunt is de ‘Tone at the top’ een zeer relevant onderwerp, waar verschillende partijen, zoals college, gemeenteraad, accountants, commissarissen en externe toezichthouders, aandacht aan (zouden) moeten besteden. Bij de ‘Tone at the top’ gaat om het (rolmodel)gedrag van het management (of de bestuurders). Het gaat daarbij niet zozeer om concrete beheersingsmaatregelen, zoals procedures, functiekwalificaties en fysieke veiligheid, maar is meer een kwestie van factoren die het gedrag van mensen binnen organisaties beïnvloeden, ook wel de ‘soft controls’ genoemd.

Een meer gedetailleerde toelichting op de ‘Tone at the top’ en de frauderisicoanalyse is opgenomen in de bijlagen.

Risicoanalyse en bijzondere aandachtspunten Belangrijkste boodschap

Reikwijdte van onze controle Onze controle uiteengezet

Communicatie en rapportage

Effecten COVID-19 Het effect van het coronavirus op de maatschappij blijft, net als in 2020, in het boekjaar 2021 aanzienlijk. De aanpassingen van het op afstand werken alsmede de financiële en sociale impact op uw gemeente zullen nog lang aanwezig zijn. Deze gevolgen vragen zodoende ook om extra aandacht voor sturing en verantwoording. In uw beleids-/verantwoordingsdocumentatie worden de verschillende gevolgen van het coronavirus op uw gemeente al reeds uiteengezet. Naar aanleiding van deze documenten hebben wij op basis van de nu beschikbare informatie, en rekening houdend met de materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2021 de volgende onderwerpen benoemd waarvoor extra aandacht en werkzaamheden nodig zijn tijdens zowel de in- als de externe controle: • De Tozo en TONK-regeling, die financieel verantwoord moet worden in de jaarrekening van de gemeente Vlaardingen, aangezien de activiteiten in het kader van sociale zaken uitgevoerd worden door de gemeenschappelijke regeling Stroomopwaarts. • Debiteuren (invorderingsrisico’s voor organisaties die zwaar zijn getroffen door de coronacrisis). • Subsidieverstrekkingen (verstrekte subsidies aan instellingen die de subsidieactiviteiten niet kunnen uitvoeren als gevolg van COVID-19). Gedurende de controle van het boekjaar 2021 vullen en passen wij deze onderwerpen waar nodig aan.

Tevens zullen wij, in het geval van het wijzigen van deze onderwerpen, dit communiceren de auditcommissie, inclusief de verwachte c.q. mogelijke gevolgen daarvan voor de auditfee 2021 en voor de strekking van de controleverklaring bij de jaarrekening 2021.

Actualiteiten

Bijlagen

Geïntegreerde IT-audit Belangrijkste boodschap

Reikwijdte van onze controle

Tijdens onze controleaanpak zal voor een gedeelte gebruik worden gemaakt van IT-specialisten. Deze specialisten versterken de kwaliteit en de betrouwbaarheid van de controle, door zich te richten op de systemen en op de integriteit van de data. Op basis van geselecteerde bedrijfsprocessen en beheersingsdoeleinden identificeren, analyseren en testen de IT-specialisten relevante applicaties en geautomatiseerde interne-beheersingsmaatregelen. In het kader van onze IT-audit maken wij gebruik van geavanceerde audittools, waarmee wij snel inzicht verkrijgen in uw IT-beveiligingsomgeving, beveiligingsinstellingen en automatiseringsomgeving. Wij vergelijken de veiligheid en de betrouwbaarheid van uw systeem met internationale standaarden en benchmarks, en rapporteren alleen de van belang zijnde potentiële beveiligingsproblemen die gevolgen kunnen hebben voor uw beheersingsmaatregelen.

In 2020 is een rapport van de rekenkamercommissie Schiedam-Vlaardingen vastgesteld waaruit enkele kritische bevindingen blijken inzake de informatieveiligheid. Opvolging van deze bevindingen zullen wij beoordelen en betrekken in onze controle.

Onze controle uiteengezet

Ten slotte zal er aandacht besteed worden aan het voornemen tot een cloudmigratie, die in 2022 geïmplementeerd moet worden. De focus hierbij voor de audit 2021 ligt op het ontwerp van de projectaanpak, waaronder het risicomanagement en de financiële beheersing.

Communicatie en rapportage

Omschrijving van aangelegenheden IT en GITC’s

Actualiteiten

Bijlagen

Relevante IT-systeem en GITC’s

Samenvatting van procedures en activiteiten

Windows AD

Controle opzet en bestaan van de algemene geautomatiseerde interne beheersingsmaatregelen m.b.t. authenticatie en identificatie.

Centric (Database)

Controle opzet en bestaan van de algemene geautomatiseerde interne beheersingsmaatregelen m.b.t. authenticatie, identificatie en het doorvoeren wijzigingen in het systeem.

Coda (Financiële administratie)

Controle opzet en bestaan van de algemene geautomatiseerde interne beheersingsmaatregelen m.b.t. authenticatie, identificatie en het doorvoeren wijzigingen in het systeem.

Donau (Koppelmodule factuurverwerking)

Controle opzet en bestaan van de algemene geautomatiseerde interne beheersingsmaatregelen m.b.t. authenticatie, identificatie en het doorvoeren wijzigingen in het systeem.

Communicatie en rapportage Het uitvoeren van onze controlewerkzaamheden leidt tot de volgende rapportages:

Belangrijkste boodschap

Rapportage

Tijdstip

Inhoud

Auditplan (concept)

Vóór 1 september

Reikwijdte van onze controle

Auditplan (definitief)

PM, na bespreking in de auditcommissie en na vaststelling van de speerpunten 2021

Samenvatting van de wijze waarop wij de controle van de jaarrekening over 2021 verrichten en van de in samenspraak onderkende aandachtsgebieden.

Onze controle uiteengezet

Bestuurlijke samenvatting managementletter (boardletter) voor de auditcommissie/gemeenteraad

December 2021

Bestuurlijk relevante aandachtspunten; mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en de procedures (beheersingsstructuur), beheersing van specifieke subsidiestromen, evenals overige van belang zijnde onderwerpen.

Communicatie en rapportage

Managementletter voor het college en de directie

December 2021

Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen, evenals overige van belang zijnde onderwerpen.

Accountantsverslag voor de auditcommissie/gemeenteraad (concept)

Mei 2022

Resterende onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging. De opmerkingen zijn nimmer van dien aard dat ze afbreuk doen aan de strekking van de controleverklaring.

Accountantsverslag voor de auditcommissie/gemeenteraad (definitief)

Juni 2022, na afronding van de accountantscontrole

Ons oordeel over de mate waarin de jaarrekening een getrouw beeld geeft i.o.m. verslaggevingsvoorschriften (Bbv), alsmede over de financiële rechtmatigheid.

Controleverklaring voor de auditcommissie/gemeenteraad

Juni 2022, na afronding van de accountantscontrole

Actualiteiten

Bijlagen

Communicatie en rapportage Belangrijkste boodschap

Reikwijdte van onze controle Onze controle uiteengezet

Communicatie en rapportage Actualiteiten

Aangezien de controle gedurende het jaar wordt uitgevoerd, evalueren wij op diverse momenten onze bevindingen en trekken wij tussentijds (voorlopige) conclusies. Wij zullen hierover op vooraf bepaalde momenten tijdens de controle met het management en de auditcommissie communiceren. Onderstaand overzicht geeft de verwachte momenten van communicatie met en rapportage aan de gemeente Vlaardingen weer.

Planning Planning

Interim-controle

Jaarrekening

Inschatting significante risico’s De significante risico’s hebben betrekking op:

• Afstemming risicoinschatting en scoping.

• Beoordeling van procesbeschrijvingen.

• Jaareinde controlewerkzaamheden

• Maken van auditafspraken.

• Testen van opzet, bestaan en werking van internebeheersingsmaatregelen

• Jaareinde afsluitende besprekingen

• Bespreken van inschatting frauderisico’s. • Bespreking van (concept-) auditplan met de gemeenteraad van gemeente Vlaardingen en de auditcommissie.

• Beoordeling interne controle (inclusief walkthroughs) • Deelwaarnemingen inkopen, investeringen en subsidieverstrekkingen

Bijlagen

Auditplan 201X Audit2021 Plan

September 2021

• Samenvatting controlebevindingen • Bespreken bevindingen met het toezichthoudend orgaan en de auditcommissie

• ‘Management override of controls’ (het kunnen doorbreken van controls door het management is een generiek verondersteld significant risico). Kwaliteit en onafhankelijkheid Wij bevestigen dat alle Deloitte-collega’s onafhankelijk zijn van de gemeente Vlaardingen. Wij nemen onze onafhankelijkheid en de kwaliteit van de controlewerkzaamheden die wij uitvoeren zeer serieus. Controlekwaliteit is voor ons prioriteit nummer één.

• Verstrekken controleverklaring en accountantsverslag jaarrekening 2021

Boardletter 2021

Accountantsverslag 2021

November 2021 Rapportage: december 2021

April/mei 2022 Rapportage: mei 2022

Continu Ongoing communicatie met uw gemeente – korte lijnen communication and feedback

Relevante actualiteiten voor de jaarrekening 2021 Belangrijkste boodschap

Reikwijdte van onze controle Onze controle uiteengezet

Communicatie en rapportage

Rechtmatigheidsverantwoording Zoals reeds bekend, moet uw gemeente in de jaarrekening over het boekjaar 2022 een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarstukken. Hoe deze verantwoording eruit komt te zien, waar deze in de jaarstukken moet worden opgenomen en wat de scope is van de verantwoording, is in de afgelopen maanden onderwerp geweest van gesprekken tussen verschillende organisaties, zoals de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG), het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) en de commissie BBV. Inmiddels is duidelijk hoe de rechtmatigheidsverantwoording er uit gaat zien. De rechtmatigheidsverantwoording zal worden opgenomen in de jaarrekening, met een specifieke regeling voor de nauwkeurigheid van de verantwoording, waarbij meer uitgebreide informatie in de paragraaf Bedrijfsvoering wordt opgenomen. Hierbij zullen de volgende uitgangspunten worden gehanteerd: •

De rechtmatigheidsverantwoording is een onderdeel van de jaarrekening, waarbij voor de decentrale overheid een rapportagetolerantie geldt van maximaal 3% en minimaal 1% van de totale lasten. De gemeenteraad bepaalt in het normenkader deze tolerantie. De raad heeft hierbij de keuze om minder nauwkeurig te worden geïnformeerd over eventueel geconstateerde bevindingen inzake rechtmatigheid. De rechtmatigheidsverantwoording valt onder het getrouwe beeld oordeel van de accountant.

•

Scope: financiële rechtmatigheid, zoals deze nu reeds is uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV. Het gaat alleen om de rechtmatigheids-criteria die geen getrouwe beeldcriteria zijn (voorwaarden-, begrotings- en misbruik- en oneigenlijk-gebruikcriterium).

Onderstaand zijn de voornaamste gevolgen voor de accountantscontrole opgenomen:

Actualiteiten

•

De accountant verklaart dat de door het college opgestelde rechtmatigheidsverantwoording getrouw is (met 1% goedkeuringstolerantie). Deze verklaring wordt onderdeel van het getrouwheidsoordeel; het separate oordeel over rechtmatigheid zoals we dat kennen uit de huidige controleverklaring vervalt hiermee.

•

Rechtmatigheidsfouten en onzekerheden hebben geen effect meer op het oordeel van de accountant. Wanneer de rechtmatigheidsverantwoording geen getrouw beeld geeft van de rechtmatigheidsfouten en –onzekerheden, uitgaande van de door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringstolerantie van maximaal 3% en minimaal 1%, heeft dit invloed op het accountantsoordeel in de controleverklaring.

Bijlagen

De voornaamste gevolgen voor de gemeente zijn: •

Het college van uw gemeente treedt in overleg met de raad over de te hanteren rapporteringstoleranties voor de rechtmatigheidsverantwoording.

•

Uw gemeente identificeert de belangrijkste rechtmatigheidsrisico’s in aansluiting op de toetsingscriteria en neemt deze op in een controleplan. Voorts moet worden bepaald op welke wijze deze rechtmatigheidsrisico’s worden afgedekt (via systeemgerichte en gegevensgerichte (verbijzonderde) controles). Het controleplan moet met het college van B&W worden afgestemd en structureel worden ingebed in de P&C-cyclus.

•

Uw gemeente dient rekening te houden met eventuele verbonden partijen (m.n. gemeenschappelijke regelingen), waarvan de fouten en onzekerheden meegenomen moeten in de rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente. Dit geldt met name voor gemeenschappelijke regelingen die taken in mandaat uitvoeren, zoals het geval is bij serviceorganisaties (belastingen, salarissen) en bij gemeenschappelijke regelingen die zich richten op het uitvoeren van de Participatiewet.

Wij helpen uw gemeente graag met het verder vormgeven van de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording.

Relevante actualiteiten voor de jaarrekening 2021 Belangrijkste boodschap

Cyberrisico’s

Cybersecurityrisico’s blijven toenemen, in het bijzonder vanwege de volgende drie oorzaken:

Reikwijdte van onze controle Onze controle uiteengezet

Communicatie en rapportage Actualiteiten

Bijlagen

• • •

Het continu stijgende automatiseringsniveau binnen organisaties maakt hen kwetsbaarder voor schade aan de IT-processen, bijvoorbeeld vanwege cybercrime. Steeds ingenieuzere aanvallen zorgen ervoor dat preventieve veiligheidsmaatregelen alléén niet effectief genoeg zijn. Nieuwe wetgeving (zoals de AVG) dwingt organisaties hun informatiemiddelen op een efficiënte wijze te beschermen. Indien een organisatie verzuimt de vereiste maatregelen te nemen om inbreuken op de veiligheid te verhinderen of te rapporteren, kunnen aanzienlijke boetes worden opgelegd.

U dient cybersecurityrisico’s op een efficiënte wijze te managen, om te voorkomen dat deze uw organisatie hinderen in het behalen van haar doelstellingen. Deze risico’s zijn steeds belangrijker, ook voor de jaarrekeningcontrole. Auditrespons Als onderdeel van onze controle verzoeken wij het management om inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van cyberrisico’s, bijvoorbeeld als dit heeft geleid tot ongeautoriseerde wijzigingen in de IT-systemen of in de gegevens die met deze systemen worden beheerd, tot het openbaar worden van persoonsgegevens, andere vertrouwelijke gegevens of Intellectual Property, of tot het verstoren van de bedrijfsvoering. Wij zijn van plan besprekingen te organiseren met de relevante personen binnen uw organisatie, om inzicht te krijgen in de met het oog op cyberrisico’s ingevoerde beheersingsmaatregelen. Indien er eventueel onvolkomenheden worden geconstateerd tussen de verwachte en de daadwerkelijke beheersingsmaatregelen op dit gebied, overwegen wij hoe dit onze controle beïnvloedt. Wij zullen naar aanleiding daarvan ook het management rapporteren over deze onvolkomenheden.

Omgevingswet De Omgevingswet gaat in op 1 juli 2022. Met de Omgevingswet kunnen gemeenten in het fysieke domein het verschil maken. De wet heeft als uitgangspunt ‘decentraal, tenzij’. Zo is er meer ruimte voor lokale afwegingen. Hierdoor kunnen gemeenten meer maatwerk leveren en kunnen zij de kwaliteit van de leefomgeving verbeteren. De Omgevingswet biedt (juridische) instrumenten om bijvoorbeeld energietransitie en klimaatadaptie mogelijk te maken. Inwoners en bedrijven profiteren hier ook van, ook in de zin van participatie bij de beleidsvoorbereiding en de besluitvorming. De mate waarin de Omgevingswet een andere manier van werken noodzakelijk maakt, is afhankelijk van uw ambitie met de Omgevingswet en van uw huidige manier van werken. Hoe groot is uw ambitie met de Omgevingswet? En hoe ver staat de huidige werkwijze af van de werkwijze die past bij uw ambitie? Het belangrijkste politiek-bestuurlijke document is de Omgevingsvisie. In de Omgevingsvisie legt de gemeenteraad, integraal, de strategische hoofdkeuzes voor het beleid in de fysieke leefomgeving vast. Deze ‘fysieke leefomgeving’ is heel breed en omvat onder meer de beleidsterreinen cultureel erfgoed, energie-infrastructuur, landbouw, landschap, ruimtelijke ordening, gezondheid, milieu, natuur en water.

02 Bijlagen

Gemeente Vlaardingen | Auditplan 2021

Controleteam Belangrijkste boodschap

Reikwijdte van onze controle Onze controle uiteengezet

Communicatie en rapportage Actualiteiten

Bijlagen

De controle over het jaar 2021 en verder van de gemeente Vlaardingen staat onder leiding van Rein-Aart van Vugt (Engagement Partner). Hij is verantwoordelijk voor het coördineren en leveren van de dienstverlening aan de gemeente Vlaardingen, teneinde de hoogwaardige kwaliteit van onze dienstverlening te garanderen. Onze multidisciplinaire aanpak betekent dat sectorspecialisten en professionals met diverse achtergronden en vaardigheden worden ingeschakeld. De complexiteit van de branche waarin de gemeente Vlaardingen actief is, vereist dat wij de geschikte specialisten bij de controle betrekken. Zij hebben de benodigde kennis en ervaring om een kwalitatief hoogwaardige controle uit te voeren op het gebied van de financiële verslaggeving en de internebeheersmaatregelen van de gemeente Vlaardingen.

Rein-Aart van Vugt Engagement Partner

Anne-Margriet de Winter Manager

Geert-Jan Broekhuizen Manager

06 - 11 00 2352 RvanVugt@deloitte.nl

06 -12 01 0912 AMdeWinter@deloitte.nl

06 -53 59 8602 GBroekhuizen@deloitte.nl

Rein-Aart werkt ruim 25 jaar exclusief voor cliënten in de publieke sector. Daarnaast is hij lid van de commissie BBV en kan hij vanuit die functie uw gemeente goed adviseren over de actuele ontwikkelingen die bij uw gemeente spelen.

Anne-Margriet is manager en heeft ruim 16 jaar ervaring in de gemeentebranche, met een specifieke expertise in complexe grondexploitaties. Daarnaast verzorgt zij verschillende cursussen over de ontwikkelingen in de gemeentelijke branche

Geert-Jan is ruim 8 jaar werkzaam in de controlepraktijk en is betrokken bij de landelijke gemeentebranche. Hij is met name deskundig op het gebied van verslaggeving en AO/IC en zal de algehele aansturing van de controle verzorgen. Daarnaast is hij primair aanspreekpunt.

Begrote uren jaarrekeningcontrole Belangrijkste boodschap

In het NBA-rapport ‘In het publieke belang’ is als maatregel benoemd dat de accountant aan het toezichthoudend orgaan rapporteert hoeveel partner- en teamuren hij verwacht te besteden en heeft besteed aan het uitvoeren van de controle. Het aantal uren van de partner, de manager en het team ten opzichte van het in totaal bestede aantal uren kan worden gezien als een indicator voor de kwaliteit van de uitgevoerde controle. Wij verwachten de volgende aantallen uren te zullen besteden aan onze controle van de jaarrekening van de gemeente Vlaardingen. Wij gaan er hierbij van uit dat teamleden van het geschikte niveau hiermee voldoende tijd en aandacht aan de opdracht zullen besteden.

Reikwijdte van onze controle

Functieniveau

Onze controle uiteengezet

Communicatie en rapportage

Geplande uren

Relatief

Partner

6,3%

Audit manager

163

15,2%

Controleleider

228

21,3%

Overige teamleden, incl. specialisten WNT en IT

613

57,2%

Impact COVID-19

1.071

100%

Totaal

Het honorarium voor de accountantscontrole is conform de ‘OVEREENKOMST Aanbesteding BI.2019.571 Accountantsdiensten’ als volgt opgebouwd:

Actualiteiten

• •

Bijlagen

All-in jaartarief 2021 conform artikel 4.1 Meerwerk als gevolg van uitbreiding van het normenkader voor de accountantscontrole 2021, als gevolg van COVID-19 conform artikel 3.1

€

120.750

€

Belangrijkste uitgangspunten voor de jaarrekeningcontrole 2021 •

Voor het realiseren hiervan gaan wij uit van een effectieve samenwerking.

•

Wij gaan uit van een AO/IB met slechts enkele tekortkomingen; wij hebben onze voor 2021 geplande uren afgestemd op de aantallen gerealiseerde uren van de laatste jaarrekeningcontroles. Dit geeft u als raad het comfort dat bij enkele tekortkomingen uw planning-en-controlecyclus alsnog kan worden gerealiseerd.

•

Wij gaan uit van een adequate en tijdige oplevering van de gevraagde controle-informatie en -documentatie.

•

Bij aanvang van de controle van de jaarrekening zijn de conceptstukken zonder openstaande punten beschikbaar. Dit impliceert dat de te controleren jaarrekening en de verantwoordingsstukken tijdig gereed zijn en voldoen aan de van toepassing zijnde regelgeving en verslaggevingsvoorschriften.

•

Naleving van de overeengekomen tijdsplanning (zowel door ons als door u als gemeente).

•

Voor het boekjaar 2021 zijn op dit moment geen significante wijzigingen bekend in de wet- en regelgeving (waaronder het BBV) en/of in de reikwijdte van de accountantscontrole.

Onafhankelijkheid Belangrijkste boodschap

Reikwijdte van onze controle Onze controle uiteengezet

Communicatie en rapportage

Deloitte is onafhankelijk van de gemeente Vlaardingen Het handhaven van en toezicht houden op onze onafhankelijkheid vergt een gezamenlijke inspanning van zowel ons als accountant als van het college en de gemeenteraad van de gemeente Vlaardingen. Onze onafhankelijkheid bevestigen wij schriftelijk in de opdrachtbevestiging en in het verslag van bevindingen aan de gemeenteraad. Wij identificeren eventuele zaken waarvan naar onze mening redelijkerwijs is te veronderstellen dat deze van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Onafhankelijkheidsmaatregelen Onderdeel van onze onafhankelijkheidsmaatregelen zijn onder andere: • Een cultuur waarin wij het belang van onafhankelijkheid benadrukken. • Diepgaande monitoringprocessen. • Een strikt beleid, dat dat Deloitte duidelijk wordt gecommuniceerd. • Training voor alle partners, directors en professionals. • Een ‘restricted entity list’ en toezicht op persoonlijke financiële belangen. • Jaarlijkse onafhankelijkheidsverklaringen door partners, directors en werknemers. • Beleid ten aanzien van het rouleren van partners, langdurige betrokkenheid van seniorleden van het controleteam, goedkeuring vooraf voor aanvullende/overige dienstverlening en zakelijke relaties en voor geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid. • Openbaar maken van de fees. • Besprekingen van het controleteam.

Actualiteiten Specifieke waarborgen en procedures

Bijlagen

Deloitte heeft belangrijke waarborgen en procedures ingesteld om (veronderstelde) bedreigingen voor haar onafhankelijkheid en objectiviteit tegen te gaan, zoals: • Deloitte voert vóór het afgeven van de controleverklaring een onafhankelijke kwaliteitsbeoordeling uit op het controledossier van de eindverantwoordelijke accountant. • Een onafhankelijke partner beoordeelt in dit kader tevens de belangrijkste besluiten waarmee de objectiviteit van ons oordeel is gewaarborgd. • Jaarlijks rapporteren wij onze beoordeling van de objectiviteit en de onafhankelijkheid aan de gemeenteraad. • Voorafgaand aan het aanvaarden van een verzoek tot aanvullende dienstverlening of een herbenoeming voor de controleopdracht vindt een formele overweging en beoordeling plaats, om te zien of aanvaarding van deze diensten, dan wel voortzetting van de controleopdracht, gepast is.

‘Tone at the top’ en frauderisicoanalyse Belangrijkste boodschap

Reikwijdte van onze controle Onze controle uiteengezet

Communicatie en rapportage Actualiteiten

Bijlagen

De ‘Tone at the top’ is een essentieel onderdeel van de soft controls in een organisatie en heeft voornamelijk betrekking op het gedrag. Het hoogste management dient hierbij het goede voorbeeld te geven. Als onderdeel van onze controle verkrijgen wij relevante informatie, indrukken en standpunten over de ‘Tone at the top’ bij de gemeente Vlaardingen. Dit stelt ons in staat om, waar nodig, onze waarnemingen te delen met het college en de gemeenteraad. Uw verantwoordelijkheden De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college en de raad en betreft ook het onderhouden van de interne beheersing om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Deze verantwoordelijkheid omvat tevens: het uitvoeren, vastleggen en actualiseren van de frauderisicoanalyse als geïntegreerd onderdeel van de interne beheersing, een evaluatie van de mogelijke impact en waarschijnlijkheid van frauderisico’s, en de ondernomen acties om frauderisico’s te beperken, inclusief de risico’s van omkoping, corruptie en cybersecurity.

Daarnaast zijn het college en de raad verantwoordelijk voor: het monitoren van het risico op managementfraude, het bepalen of de interne-beheersingsmaatregelen voldoende zijn om frauderisico’s te identificeren, en het beoordelen van de competentie en de integriteit van het management. Met het vaststellen van de frauderisicoanalyse begin 2021 geeft u invulling aan deze verantwoordelijkheid. Het ontslaat u echter niet van het continu monitoren op organisatorische wijzigingen waardoor risico’s kunnen wijzigen. Onze verantwoordelijkheden

Wij dienen een fraudediscussie te voeren en bevestigingen te verkrijgen van uw management en van anderen binnen de gemeente ten aanzien van: de interne beheersing, de risico-inschattingen (inclusief de processen om de risico’s op fraude te identificeren en erop in te spelen), en de eventuele kennis met betrekking tot (vermoede) fraude. Verder zijn wij verplicht het management te verzoeken om informatie die het eventueel aan het college en de raad heeft meegedeeld over de processen om de risico’s op fraude te identificeren en erop in te spelen, en om informatie die het management eventueel aan zijn werknemers heeft verstrekt over zijn visie op de bedrijfsvoering en op ethisch gedrag. Daarnaast dienen wij inzicht te krijgen in de wijze waarop het college en de raad toezicht uitoefenen op de door het management gevolgde processen om de risico’s op fraude binnen de gemeente te identificeren en hierop in te spelen. Als accountant verkrijgen wij in dit kader een redelijke, maar geen absolute, mate van zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.

Kenmerken van fraude Afwijkingen in de jaarrekening kunnen het gevolg zijn van fraude of fouten. De onderscheidende factor tussen begrippen ‘fraude’ en ‘fouten’ is het antwoord op de vraag of de onderliggende actie die leidt tot een afwijking in de jaarrekening al dan niet opzettelijk is uitgevoerd. Voor accountants zijn twee soorten opzettelijke afwijkingen relevant: afwijkingen als gevolg van frauduleuze financiële verslaggeving en afwijkingen als gevolg van oneigenlijke toe-eigening van activa.

Onze kwaliteitsbelofte Belangrijkste boodschap

Reikwijdte van onze controle Onze controle uiteengezet

Communicatie en rapportage

De voordelen van onze kwaliteitsbelofte voor de gemeente Vlaardingen Het dienen van het publiek belang in de rol van extern accountant past naadloos in de global purpose van Deloitte: to make an impact that matters. Deloitte en haar medewerkers streven dagelijks met volle overtuiging naar het maken van een relevante en betekenisvolle impact op de maatschappij. Dit doen zij met een professioneel-kritische instelling; niet alleen op het gebied van de accountancy, maar ook op werkvelden als IT en cybersecurity en door het inzetten van data analytics als onderdeel van de controleaanpak, evenals door het in het controleteam opnemen van experts op het gebied van bijvoorbeeld corruptie, belastingen, waarderingen en pensioenen. Onze professionals zijn zich er terdege van bewust dat het leveren van een consistent hoge kwaliteit hierbij van essentieel belang is. Deloitte streeft continu naar de hoogste kwaliteit van dienstverlening. Ons robuuste beleid, onze procedures en onze controlemethodiek worden aangevuld met een strakke organisatie van kwaliteitscontrole, een sterke overlegcultuur, een gedegen beoordelingsproces en risicomanagementsysteem, en ons voornaamste goed: de kwaliteit van onze professionals en de reputatie die daarop is gebouwd. Kwaliteit is de kern van de strategie die Deloitte volgt en wij zijn trots op ons stelsel van kwaliteitsbeheersing.

Uw opdrachtteam is verantwoordelijk voor alle ten aanzien van de opdracht genomen beslissingen. Onze aanpak gaat bovendien uit van een sterke partnerbetrokkenheid: wij onderscheiden ons door de tijd die onze partners aan de controles besteden en aan de dienstverlening aan de cliënt gedurende het hele jaar. De goede naam en ons vermogen om onze reputatie, die van onze cliënten en die van onze professionals te beschermen, vormen de kern van de kwaliteit van onze professionele dienstverlening. De kernpunten van onze kwaliteitsbeheersing zijn:

Actualiteiten

Bijlagen

•

Leiderschap - Ervoor zorgen dat onze mensen zich houden aan de hoogste integriteitsstandaarden en hen stimuleren de juiste beslissingen te nemen.

•

Standaarden - Onze mensen informeren over onze gedragscode, professionele standaarden en standaarden voor dienstverlening.

•

Onafhankelijkheid – Het monitoringproces om de naleving van de onafhankelijkheidsregels vast te stellen.

•

Consultatie – Het stimuleren van consultatie over complexe interpretaties van wet- en regelgeving en procedures op het gebied van controle, onafhankelijkheid en verslaggeving.

• •

Professionele ontwikkeling – Het investeren in diverse programma’s die zijn gericht op persoonlijke groei en ontwikkeling. Continu veranderingsproces – Het leren van het verleden, zodat wij ons beleid, onze procedures en onze controleaanpak verder kunnen versterken, om zo aan de behoeften van onze cliënten en de voortdurend veranderende omgeving te kunnen voldoen.

Verdere details van onze kwaliteitsagenda zijn toegelicht in ons transparantieverslag. Wij zetten altijd de beste professionals in, op alle niveaus. Al onze professionals volgen sectorspecifieke trainingen, om hun sectorkennis te vergroten en ervoor te zorgen dat zij diepgaande kennis hebben van de gemeentesector. Zo is de kwaliteit van onze dienstverlening aan de gemeente Vlaardingen geborgd.

WSCTRS 1^^ M

Stichting Geschiedenis Totalitaire Regimes en hun Slachtoffers Foundation History of Totalitarian Regimes and their Victims

GESCAND

3 O AöG. W"

Gevestigd; Dr. Mees ten Oeverlaan 29 3648 XA Wilnis The Netherlands

Kantoor: Facility Centre 'De staalfabriek' Venserweg 1 1112 AR Diemen (near Amsterdam)

Tel.:

IBAN: NL07 RABO 0154 8659 58 BIC; RAB0NL2U KvK 30281102 ANBi-status toegekend

+31-20-6990300 +31-6-55117696 E-mail; info@sgtrs.n( vvww.sgtrs.nl

Gemeenteraad van Vlaardingen Westnieuwland 6 3131 VX Vlaardingen

Wilnis, 27-08-2021 Betreft; Verzoek om een straat of kunstwerk te vernoemen naar Vaclav Havel.

Geachte dames en heren. Op 19 mei jl schreven wij u een brief, met daarin ons voorstel om een straat of kunstwerk naar

Vaclav Havel te vernoemen. Met vreugde constateerden wij dat onze brief de lokale media heeft bereikt en ervan kond deed. Dus dit impliceerde, dat onze brief goed was aangekomen.

Een ontvangstbevestiging uwerzijds was dus niet nodig.

Nu we enkele maanden verder zijn, vragen wij u, of u aan onze suggestie gehoor zult geven. Het enthousiasme in uw gemeente over ons voorstel maakt ons wel nieuwsgierig naar het

vervolg. We worden dan ook graag op de hoogte gehouden over de verdere ontwikkelingen.

Te meer omdat we ook de Vaclav Havel Bibliotheek in Praag daarover willen berichten.

Mocht u behoefte hebben aan meedenken, dan houden we ons graag aanbevolen.

Inmiddels verblijven wij, (voorzitl^rj

(secretaris)

Bestuursleden: voorzitter;

secretaris en penningmeester:

SCTRS is founding memher van het Platform European Memory and Conscience (www.pemc.eu) De stichting Geschiedenis Totalitaire Regimes en hun Slachtoffers is op 17 november 2009 opgericht met het doel mee te helpen uitvoering te geven aan de resolutie P6 TA(2009)0213 "Europees Geweten en het Totalitarisme", door het Europees Parlement aangenomen op 2 april 2009.

SsS'ï

sctrs.nl

VluchtelingenWerk Zuidwest-Nederland

Aan de Gemeenteraad

Boompjes 406 3011 XZ Rotterdam Telefoon (010) 229 23 62 www.vluchtelingenwerk.nl/zuidwest info-zuidwest@vluchtelingenwerk.nl

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/10701760/1