2e Voortgangsrapportage 2021 en bijbehorende begrotingswijziging

47

Stand van zaken (oranje lijst) nader te onderzoeken ombuigingen Nr Ombuiging

Verwachte Stand van zaken afronding uitwerking voorstel

75 Beiaardier uit dienst

Wij stellen voor om deze ombuiging niet verder uit te werken als separaat voorstel.

Er is (nog) geen grond van ontslag voor de beiaardier. Het carillon (de werkplek) blijft bestaan, alleen zullen er dan geen (wekelijkse) carillonbespelingen zijn. Voor incidentele bespelingen zal dan ingehuurd moet worden, wat relatief duurder is. Bezuiniging beiaardier valt ook niet onder een reorganisatie. Vooralsnog is er dus geen mogelijkheid om een ontslagverzoek in te dienen. Boventalligheid of ontslag zou gezien de staat van dienst van de beiaardier met (frictie)kosten gepaard gaan. Gezien het relatief lage bedrag aan loonkosten (ca € 15.000 per jaar) en voornoemde is het raadzaam om dit ombuigingsvoorstel niet in werking te stellen. Mogelijk kan dit voorstel opnieuw worden bezien wanneer de huidige beiaardier ontslag neemt of met pensioen gaat of wanneer de werkplek verdwijnt.

80 Concentratie van Wij stellen Dit is onderdeel van een continue proces dat bij de jaarlijkse herijking wordt meegenomen in de archieven voor om paragraaf Bedrijfsvoering. (Werken met een deze passief depot en ombuiging een werkdepot) niet verder uit te werken als separaat voorstel. 81 Subsidie grote Wij stellen evenementen (= voor om al vanaf 2021 deze met 40% ombuiging verminderd i.v.m. niet verder coalitieakkoord) uit te werken als separaat voorstel.

Zoals ook landelijk aan de orde is, staat de culturele sector in Vlaardingen als gevolg van de corona-crisis financieel en organisatorisch zwaar onder druk. Het grillige verloop van de coronacrisis met de daarbij genomen maatregelen maken de voorbereiding en uitvoering van evenementen onzeker. Bij een bezuiniging zal de continuïteit van een groot deel van de gesubsidieerde organisaties in gevaar komen. De kosten voor organisatoren van activiteiten en evenementen zijn daarnaast door veranderende wet- en regelgeving (bijvoorbeeld beveiliging) gestegen. Er heeft al een bezuiniging plaatsgevonden. Dit ging om een budgetverlaging van 40%. Gezien bovenstaande stellen wij voor om deze ombuigingsoptie niet in werking te stellen.

86 Versoberen voorzieningen inwoners

Wij stellen voor om deze ombuiging niet verder uit te werken als separaat voorstel.

Bij het versoberen van de voorzieningen zal vooral de binnenstad minder levendig zijn. Inwoners zullen deze voorzieningen missen en deze elders zoeken; mogelijke nieuwe inwoners zullen deze voorzieningen ook missen en zich minder snel in Vlaardingen vestigen. De organisaties achter publieke voorzieningen Stadsgehoorzaal, Kroepoekfabriek en KADE40 hebben de afgelopen jaren gewerkt aan samengaan en/of samenwerking voor zover dit mogelijk en/of zinvol was. Hieruit zijn financiële en organisatorische voordelen behaald die nodig waren om de eerdere bezuinigingen op te vangen. Versoberen van de voorzieningen betekent een versobering van het verenigingsleven dat volop gebruik maakt van de voorzieningen voor oefening en uitvoering. Daarnaast zal de versobering ervoor zorgen dat culturele ondernemers (veelal ZZP-ers) geen ruimte meer hebben om hun activiteiten te doen / klanten te ontvangen. De afgelopen jaren zijn veel gemeentelijke panden afgestoten waar bovenstaande doelgroepen gebruik van maakten en constateren wij een tekort aan ruimtes voor deze groepen. Gezien bovenstaande stellen wij voor om deze ombuigingsoptie niet in werking te stellen en uitsluitend te kijken naar het huisvestingsconcept (ombuigingsvoorstel 90).

90 1 locatie Q1 2022 Vlaardings erfgoed en kunst (alles onder 1 locatie brengen) eventueel met partners zoals bibliotheek, kade 40

Deze ombuigingsoptie is nog in onderzoek. De scenario’s worden in het vierde kwartaal van 2021 uitgewerkt. Na uitwerking van de scenario’s verwachten wij u in Q1 2022 nader te informeren.

91 Samenvoeging Wij stellen Dit betreft feitelijk gezien geen ombuigingsmaatregel. Het gaat vooral om een maatregel om de begrotingsposten voor om budgetten voor Kunst, Cultuur en Erfgoed beter te kunnen bewaken. KCE deze ombuiging niet verder uit te werken als separaat voorstel. 92 Beheer, behoud en ontsluiting/

Q1 2022

Deze ombuigingsoptie is nog in onderzoek. De scenario’s worden in het vierde kwartaal van 2021 uitgewerkt. Na uitwerking van de scenario’s verwachten wij u in Q1 2022 nader te informeren.

48

beleving erfgoed en kunst 94 Planaanpassing om kosten voor archeologisch onderzoek te vermijden

N.n.b.

Deze ombuigingsoptie wordt nog nader onderzocht. Een concrete planning voor een voorstel kan nog niet worden afgegeven.

117 Inventarisatie kunstbezit

N.n.b.

De inventarisatie van kunstwerken is uitgevoerd. Een opdracht voor taxatie is verstrekt. Na taxatie kan een voorstel worden uitgewerkt en voorgesteld. Waarschijnlijk levert deze ombuigingsoptie een incidentele opbrengst op. Een exacte planning voor een voorstel is nog niet voorhanden. Dit is afhankelijk van wanneer de taxatie is afgerond.

49

9. Sport en recreatie Financieel overzicht afwijkingen op de programma’s 9. Sport en Recreatie Taakveld

Lasten

Baten

Saldo

0.5 Treasury

0

16

16

0

16

1.2 Openbare orde en veiligheid

70

0

-70

0

-70

2.3 Recreatieve havens

60

207

147

0

147

3.4 Economische havens

11

5

-5

0

-5

5.1 Sportbeleid en activering

2.510

0

-2.510

100

-2.410

5.2 Sportaccommodaties

2.671

663

-2.008

194

-1.814

5.7 Openbaar groen en (openlucht) recreatie

1.127

19

-1.108

0

-1.108

0

0

0

-100

-100

6.449

911

-5.538

194

-5.344

Bedragen (x € 1.000)

0.10 Mutaties reserves Totaal

Mutatie 2e

Prognose

VGR 2021

2021

Toelichting afwijkingen op de Taakvelden Toelichting afwijkingen op de taakvelden programma Sport en recreatie Taakveld 5.1 Sportbeleid en activering

Voordeel Nadeel 294

Gezond in de stad (GIDS) Voorgesteld wordt om het restant van € 100.000 te storten in de reserve Nationaal Actieplan Sport en Bewegen (NASB) voor besteding in het volgende jaar. De bedoeling is om deze middelen in 2022 in te zetten voor de uitvoering van het nog op te stellen preventie-akkoord. Belangrijke pijlers zijn niet roken, niet drinken en minder overgewicht. Indirect dragen deze pijlers bij aan de positieve gezondheid van alle Vlaardingers. Daarnaast is in de septembercirculaire bekend geworden dat het stimuleringsprogramma in 2022 wordt voortgezet. Het programma geeft gemeenten extra ruimte om de gezondheid van mensen in lage sociaaleconomische posities structureel en duurzaam te verbeteren.

100

Correctie kapitaallasten diverse programma's Zie Programma Bestuur, dienstverlening en participatie, taakveld 04 Overhead voor toelichting.

194

Actualisatie reserves en voorzieningen Actualisatie reserves en voorzieningen programma Sport en recreatie

Voordeel

Nadeel

Taakveld 0.10 Mutaties reserves

100

Reserve NASB Storting in de reserve vanwege uitgestelde activiteiten.

Actualisatie verbonden partijen Recreatieschap Midden-Delfland Koepelschap Buitenstedelijk Groen Bijzonderheden Binnen dit programma zijn verder geen bijzonderheden te melden. Herstelplan Het programma Sport en Recreatie speelt niet direct een rol bij de inhoudelijke realisatie van het herstelplan. In dit programma is rapporteren over de voortgang van thema’s uit het herstelplan dan ook niet aan de orde.

100

50 Stand van zaken (groene lijst) ombuigingen In de bijlage “Ombuigingsvoorstellen” bij de meerjarenbegroting 2021 – 2024 trof u voorstellen voor ombuigingen aan die wij aan uw raad vroegen vast te stellen. Deze voorstellen heeft u destijds aangenomen en zijn dus reeds verwerkt in de begroting. Voor dit programma gaat het om de volgende ombuigingsnummers: 31, 33a, 35, 38 en 40. Stand van zaken (oranje lijst) nader te onderzoeken ombuigingen In de bijlage “Ombuigingsvoorstellen” bij de meerjarenbegroting 2021 – 2024 trof u ombuigingsvoorstellen aan, die eerst nog verder uitgewerkt moesten worden, de zogenaamde ‘oranje lijst’. Bij de onderwerpen van de oranje lijst binnen dit programma kunnen wij op dit moment nog niet geheel aan uw wens voldoen. Deze onderwerpen zijn nog in onderzoek en dus nog niet zo ver uitgewerkt dat wij al kunnen concluderen of een ombuiging uiteindelijk haalbaar en/of wenselijk is. Door de complexiteit van de betreffende onderwerpen vergt dit meer tijd. Deze onderwerpen denken wij in het 1e kwartaal van volgend jaar af te ronden en aan uw raad te kunnen voorleggen. Stand van zaken (oranje lijst) nader te onderzoeken ombuigingen Nr Ombuiging

Verwachte Stand van zaken afronding uitwerking voorstel

29 Subsidie zwembad (i.r.t. lening)

Q1 2022

30 Zwembadactiviteiten Q1 2022

Bezuinigingen op het zwembad of de zwembadactiviteiten hebben direct gevolgen voor de exploitatie van zwembad De Kulk en mogelijk sluiting van het zwembad tot gevolg. Het zwembad werkt in samenspraak met de gemeente thans verschillende scenario's uit aangaande de (financiële) toekomst van het zwembad, waarbij gekeken wordt wat nodig is om een zwemvoorziening in stand te houden. Om in de tussentijd de financiële druk op de exploitatie van het zwembad te ontlasten, zijn in de kadernota extra financiële middelen opgenomen. Daarnaast wordt fasegewijs gewerkt aan een toekomstvisie voor zwemmen in Vlaardingen die in verschillende scenario’s wordt uitgewerkt. Voor einde 2021 wordt de gemeenteraad betrokken in deze visievorming, zodat deze begin 2022 kan worden uitgewerkt in verschillende mogelijke toekomstscenario’s. Zie toelichting ombuiging 29.

51

10. Financiën Financieel overzicht afwijkingen op de programma’s 10. Financiën Taakveld

Lasten

Baten

Saldo

4.188

6.116

1.929

0.61 OZB woningen

0

10.931

0.62 OZB niet-woningen

0

8.819

0.64 Belastingen overig

1.686

Bedragen (x € 1.000)

Mutatie 2e

Prognose

VGR 2021

2021

471

2.399

10.931

-54

10.877

8.819

504

9.323

2.052

366

136

502

0

164.050

164.050

6.333

170.383

0.8 Overige baten en lasten

3.056

22

-3.034

2.104

-930

0.9 Vennootschapsbelasting

0

0

0

0

0

3.3 Bedrijvenloket en bedrijfsregelingen

24

24

0

0

0

3.4 Economische promotie

0

329

329

-200

129

0.10 Mutaties reserves

0

1.791

1.791

0

1.791

8.954

194.136

185.181

9.294

194.476

0.5 Treasury

0.7 Algemene uitkering en overige uitkeringen gemeentefonds

Totaal

52 Toelichting afwijkingen op de Taakvelden Toelichting afwijkingen op de taakvelden programma Financiering Taakveld 0.5 Treasury

Voordeel Nadeel 471

Rentelasten leningen De rentelasten van de langlopende geldleningen komen € 345.810 lager uit dan geraamd. Dit komt omdat er in het jaar 2021 geen nieuwe langlopende geldleningen worden aangetrokken en de nieuwe geldleningen die in 2020 na het opstellen van de begroting tegen een lager rentepercentage zijn aangetrokken dan in de begroting geraamd.

346

Dividenden Evides en Irado Het slotdividend 2020 van Evides is nog niet ontvangen. Uitgangspunt is dat dit gelijk is aan het vorige slotdividend. Dat is een voordeel van € 70.000 t.o.v. de huidige begroting Het dividend van Irado is volledig ontvangen. Alleen de dividendbelasting ad. €55.000 is nog niet ontvangen. Per saldo een voordeel van € 125.000 op de dividenden.

125

Taakveld 0.61 OZB woningen en taakveld 0.62 OZB niet-woningen

504

54

Op de woningen en niet-woningen hebben we momenteel € 450.000 meeropbrengsten ten opzichte van wat er begroot is. Dit heeft de volgende oorzaken: * Bij de berekening van de verschillende OZB-tarieven hebben we rekening gehouden met een totale buffer van € 100.000. Deze buffer dient om eventuele tegenvallers op te vangen. Nu er zich geen tegenvallers hebben voorgedaan hebben we een voordeel. * Het innen van de onroerendezaakbelasting is voorspoediger verlopen dan primair ingeschat. De oninbaarheid van de OZB-aanslagen is derhalve meegevallen. Dit levert een voordeel op van € 212.000. * De tarieven voor de onroerendezaakbelastingen worden al in oktober van het voorafgaande jaar vastgesteld. Op dat moment is de herwaardering WOZ in de regel slechts voor een deel voltooid. In dit geval is de waardeontwikkeling een fractie meer gestegen dan in oktober 2020 verwacht. Dat betekent voor nu een voordeel op de baten van € 288.000. * In het herstelplan is een toename van 500 woningen opgenomen. In werkelijkheid zijn er per saldo 81 bijgekomen. Een nadeel op de OZB-opbrengsten van € 150.000. Per saldo een incidenteel voordeel van € 450.000.

504

54

Taakveld 0.64 Belastingen overig

136

OZB woningen en niet-woningen

Opbrengsten Hondenbelasting Bij het behandelen van de Meerjarenbegroting 2022-2025 heeft uw Raad een amendement aangenomen inzake 'Aanvullende investeringsprogramma'. Middels dit amendement is besloten de hondenbelasting per 1-1-2022 af te schaffen. De aframing opbrengsten hondenbelasting in het amendement ging uit inclusief extra opraming hondenbelasting zoals in deze Voortgangsrapportage voorgesteld. Met dit voorstel wordt de raming van de Hondenbelasting op 0 gezet.

60

Opbrengsten precario Bij het opstellen van de begroting 2021 was geen rekening gehouden met de CPI-indexatie met betrekking tot de jaarlijkse precariobaten die de gemeente ontvangt van Stedin. Voor 2021 leidt dit tot een incidenteel voordeel van € 76.000. Taakveld 0.7 Algemene uitkeringen en overige uitkeringen Gemeentefonds

76

6.333

Mutaties algemene uitkering Effecten meicirculaire 2021 De effecten van de meicirculaire op het uitkeringsjaar 2021 bedragen € 4.697.000. Een uitgebreide toelichting vindt u in het raadsmemo gevolgen meicirculaire 2021.

6.333

Effecten septembercirculaire 2021 De effecten van de septembercirculaire op het uitkeringsjaar 2021 bedragen € 63.000. Een uitgebreide toelichting vindt u in het raadsmemo gevolgen septembercirculaire 2021. In deze circulaire wordt het bedrag voor Jeugd ad € 6.249.000 voor het uitkeringsjaar 2022 toegekend. Hiervoor was in de meerjarenbegroting 2022 – 2025 al een stelpost opgenomen van € 6.300.000. Deze mag vervallen. Overige mutaties De in de begroting 2021 – 2024 opgenomen negatieve stelpost en voorzichtigheidsbuffer voor het uitkeringsjaar 2021 ad € 1.573.000 in totaal zijn niet meer nodig en kunnen vrijvallen. Zowel de mei- als de septembercirculaire 2021 zijn positief uitgepakt. De decembercirculaire heeft over het algemeen geen grote financiele gevolgen. De verwachting is dat de totale ontvangsten gemeentefonds voor het boekjaar 2021 € 170,4 miljoen zal zijn. Taakveld 0.8 Overige baten en lasten

3.394

1.290

Stelpost buffer sociaal domein Zie programma 7 Sociaal Domein, taakveld 68.2 Geescaleerde zorg 18-.

1.000

Stelpost Strategische Personeelsplanning Zie programma 1 Bestuur, Dienstverlening en participatie taakveld 4. Overhead.

361

53

Stelpost coronacrisis In de begroting van 2021 is een stelpost corona opgevoerd van 1 miljoen euro in verband met mogelijke nadelen die voortvloeien uit de coronacrisis. Daarnaast zijn er coronasteunpakketten van respectievelijk € 591.000 en € 734.000 ontvangen vanuit het Gemeentefonds. Dit betekent een vrijval op Programma 10 van € 2.325.000. Ten aanzien van het coronosteunpakket van € 591.000 worden lasten opgevoerd op programma Sociaal Domein vanwege planvorming voor bestrijding eenzaamheid ouderen en het inzetten van perspectiefmiddelen voor jeugd, zie hiervoor Programma 7 Sociaal Domein.

2.325

Stelpost coronasteunpakket septembercirculaire Deze middelen zijn beschikbaar gesteld in de septembercirculaire 2021 en houden we ter besteding beschikbaar. Zie raadsmemo septembercirculaire 2021.

929

Overige stelposten In de begroting van 2021 zitten een aantal stelposten die te maken hebben met indexering en onvoorziene kosten. Per saldo een voordeel van € 69.000. Taakveld 3.4 Economische promotie

69

200

Opbrengsten Toeristenbelasting Door de coronacrisis is er een sterke afname van toerisme in Vlaardingen in 2021. Dit leidt tot een minderopbrengst van € 200.000 welke gedekt kan worden uit de vrijval van de stelpost corona-crisis, zie taakveld overige baten en lasten.

200

Actualisatie reserves en voorzieningen Actualisatie heeft niet geleid tot wijzigingen in de reserves en voorzieningen. Actualisatie verbonden partijen Bank Nederlandse Gemeenten (BNG) Regionale Belasting Groep (RBG) Bijzonderheden Tegoed bij Rijks schatkist en leenschuld In de jaarrekening 2020 meldden wij u dat het saldo bij Rijks Schatkist ultimo 2020 veel hoger was dan verwacht namelijk € 35 miljoen. Gedurende geheel 2021 zijn en worden er geen nieuwe geldleningen aangetrokken. Wel zijn er diverse leningen voor een bedrag van € 20 miljoen afgelost. Het tegoed bij Rijks Schatkist is echter nog steeds ruim € 35 miljoen. Gesteld kan worden dat er veel minder wordt uitgegeven dan geraamd aan reguliere exploitatieuitgaven. Ook blijven de investeringen achter. Op de diverse programma’s kunt u de diverse oorzaken terugvinden en de bijbehorende voordelen. Begin januari 2022 staat er weer een aflossing van een langlopende geldlening van € 20 miljoen gepland. Dan zal het tegoed bij Rijks Schatkist weer op een acceptabel niveau zijn. In de jaarrekening 2021 komen wij weer op dit onderwerp terug. Herstelplan Het programma Financiën speelt niet direct een rol bij de inhoudelijke realisatie van het herstelplan. In dit programma is rapporteren over de voortgang van thema’s uit het herstelplan dan ook niet aan de orde.

Stand van zaken (groene lijst) ombuigingen In de bijlage “Ombuigingsvoorstellen” bij de meerjarenbegroting 2021 – 2024 trof u voorstellen voor ombuigingen aan die wij aan uw raad vroegen vast te stellen. Deze voorstellen heeft u destijds aangenomen en zijn dus reeds verwerkt in de begroting. Voor dit programma gaat het om het volgende ombuigingsnummer: 118. Onderstaand treft u de actuele stand van zaken.

54

Stand van zaken (groene lijst) ombuigingen Nr Ombuiging

Stand van zaken

118 Toeristenbelasting verhogen van € 2,52 naar € 3,00

Tariefstijging is doorgevoerd. Echter is er door de coronacrisis een sterke afname van toerisme in Vlaardingen in 2021. Dit leidt tot een minderopbrengst van 200.000. Zie de verdere toelichting bij de begrotingsafwijkingen binnen dit programma.

Stand van zaken (oranje lijst) nader te onderzoeken ombuigingen In de bijlage “Ombuigingsvoorstellen” bij de meerjarenbegroting 2021 – 2024 trof u ombuigingsvoorstellen aan, die eerst nog verder uitgewerkt moesten worden, de zogenaamde ‘oranje lijst’. Binnen dit programma is echter geen sprake van nader te onderzoeken ombuigingen.

55

Paragraaf Bedrijfsvoering Inleiding We willen een organisatie zijn, waarin de focus ligt op de stad. De maatschappelijke vragen en opgaven in onze stad zijn complex en divers. De aanpak daarvan vraagt om een daarbij passende wijze van werken en soms andere vaardigheden van management en medewerkers. Voor de organisatie is het van belang om ‘in control’ te zijn. Vanwege de groter wordende vraagstukken en opgaven, hebben we begin 2021 een nieuwe sturingsfilosofie opgesteld. Daarnaast hebben we de organisatiestructuur aangepast naar een procesopgavenmodel. De per september 2021 gestarte concerndirectie gaat verder vormgeven aan deze ontwikkelingen. Om verder ‘in control’ te komen en te blijven wordt gewerkt aan het optimaliseren en vastleggen van processen, het beveiligen van informatie en het borgen van de begrotings- en inkooprechtmatigheid. Daarnaast wordt gekeken hoe de kwaliteiten van medewerkers het best tot hun recht komen. Personeel en organisatie Organisatieontwikkeling Waar op afstand werken in 2020 nog van tijdelijke aard leek te zijn, is er inmiddels een structurele vorm van hybride werken de nieuwe realiteit voor medewerkers waarbij de functie dit toelaat. De norm hierbij is dat 40% op kantoor wordt gewerkt en 60% thuis/elders.

Het hybride werken wordt projectmatig opgepakt, waarbij medewerkers breed uit de organisatie vertegenwoordigt zijn in verschillende werkgroepen met continu focus voor het welbevinden van de medewerkers. In het begin van 2021 zijn de sturingsfilosofie (5 sturingsprincipes) en de 4 kernwaarden vastgesteld. Een gevolg hiervan is de wijziging van de organisatiestructuur naar een proces-opgavemodel. De invulling hiervan is in volle gang en de (nieuwe) directie en de medewerkers geven verder vorm aan de sturingsprincipes en onze kernwaarden. Investering in medewerkers en beheersing kosten van extern ingehuurd personeel Om de kosten van externe inzet te reduceren is per functie een strategie bepaald of er intern mogelijkheden zijn om medewerkers op te leiden of hoe deze vacature succesvoller te kunnen vervullen. De nieuwe wervingscampagnes en de opleidingstrajecten hebben geleid tot een reductie van de externe inzet. Deze interventies worden gecontinueerd, geëvalueerd en geoptimaliseerd zodat de focus hierop scherp blijft. In oktober 2021 zijn 9 structurele functies die door externe inzet werden vervuld vervangen door invulling middels een dienstverband bij de organisatie.

Externe inhuur op structurele functies wordt vooral gebruikt als overbrugging van de wervingsperiode, bij moeilijk te vervullen functies of wanneer nog onvoldoende duidelijk is hoe de functie in de toekomst het best kan worden ingevuld, dit gelet op ontwikkelingen in de organisatie. Om de continuïteit te waarborgen is derhalve (specialistische) externe inzet nodig. De genoemde focus op externe inzet op structurele functies draagt eraan bij dat de gemiddelde duur van de inhuur wordt verkort. Het actief oppakken van strategische personeelsplanning (SPP) heeft meer inzicht opgeleverd betreft de kwalitatieve en kwantitatieve personeelsinzet, zodat de strategische doelen gerealiseerd worden en de ambities waargemaakt. Deze methodiek helpt ook om knelpunten op termijn te voorspellen, te voorkomen en op te lossen. SPP maakt het personeelsbestand inzichtelijk door o.a. een weergave te geven over bijvoorbeeld wanneer en waar in de organisatie medewerkers vertrekken vanwege het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. Verder brengt SPP in kaart wat cruciale/ kritieke processen met het oog op continuïteit zijn, wat de loopbaanmogelijkheden zijn, welke ontwikkelingen op het vakgebied invloed kunnen hebben, of de talenten voldoende ingezet worden en welke vacatures moeilijk vervulbaar zijn.

Er wordt per team, per portefeuille en organisatie breed in Q4 een analyse gemaakt over de uitkomsten. Aantrekken en behouden van het juiste talent Wij geloven in duurzame retentie en een activerend en inclusief arbeidsmarktbeleid, waarbij we ontwikkeling blijven stimuleren en investeren in elkaar en de toekomst. De gemeente Vlaardingen heeft uitgesproken gelijke kansen voor iedereen in de organisatie te bevorderen en te blijven streven naar inclusiviteit en diversiteit. Hiertoe zijn twee concrete doelstellingen geformuleerd, te weten: 1) een wervingsstrategie en wervingskanalen die gericht zijn op kansengelijkheid en het uitdragen

56 hiervan in de arbeidsmarktcommunicatie en vacatureteksten. En 2) het stimuleren van diversiteit en het bewustzijn hiervan op werkvloer door inclusie en diversiteit zoveel mogelijk te integreren in opleidings- en ontwikkeltrajecten, trainingen en bijeenkomsten. Het opgestelde actieplan Inclusie en Diversiteit, welke is gevolgd na de ondertekening charter Diversiteit, sluit hierop aan. In dit plan zijn concrete actiepunten opgenomen met betrekking tot werving- en selectie-aangelegenheden om een samengesteld personeelsbestand te bevorderen. Het huidig opleidings-/trainingsaanbod wordt continu afgestemd op de behoefte van de medewerkers en de organisatie. Het aanbod wordt zowel collectief en individueel aangeboden, zodat de medewerkers en onze organisatie wendbaar en weerbaar kunnen blijven. Ziekteverzuim Met betrekking tot de risicobereidheid is een verzuimdoel vastgesteld op 5,5% Inmiddels is het verzuimpercentage onder het verzuimdoel, te weten 5.2% (peildatum 1-10-2021). Het verzuim wordt tweemaandelijks beschouwd via de managementrapportage in het concerndirectieteam, hiermee worden risico’s geïdentificeerd. Deze beschouwing zorgt voor een gezamenlijk eigenaarschap en het monitoren waar er re-integratiekansen zijn. Het risico op verzuim wordt gemanaged door inzetbaarheid onderdeel uit laten maken in het gesprek tussen de medewerker en diens leidinggevende.

Personeelsbegroting Zoals bepaald in het ombuigingsvoorstel wordt een ombuiging van 1% van de loonsom bezuinigd oplopend tot 4% van de totale loonsom in 2024. Door het hanteren van kwalitatieve en kwantitatieve data en SPP analyses kunnen we sturen op 1% besparing op de loonkosten. Deze taakstelling is volledig in de meerjarenbegroting verwerkt. Zoals genoemd vraagt om flexibele inzet van medewerkers en management waarbij inzet op andere terreinen wenselijk kan zijn. Het proces/opgavegericht werken geeft hierbij de mogelijkheid om dit goed te kunnen organiseren. Informatie- en facilitaire voorzieningen

Privacy en informatieveiligheid Informatiebeveiliging Begin dit jaar zijn de zelfevaluaties over 2020 afgerond. De bevindingen hieruit, heeft geleid dat de focus vooral gelegen heeft op het gebied van DigiD. Er is inmiddels een nieuwe koppeling actief en de dienstverlening loopt als vanouds. De audit over de nieuwe koppeling wordt nu uitgevoerd om ook in het kader van ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) te voldoen aan de gestelde eisen. ENSIA over 2021 is momenteel in volle gang en de zelfevaluaties worden binnen de diverse domeinen besproken en ingevuld. De voorgang verloop soepel en zal tijdig (voor 31december) zijn uitgevoerd. De invulling van de BIO-maatregelen (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) uit het rekenkamerrapport worden getoetst aan ENSIA en aldaar in verwerkt. Procedures voor toegangscontrole, het verbeteren van de weerbaarheid van het interne netwerk, krijgt gestalte. Getuige het feit dat de gemeente twee grote DDOS aanvallen binnen korte tijd heeft kunnen weerstaan. Segmentatie van het interne netwerk en een (veilige) herziening van het interne Wifi netwerk hebben plaatsgevonden. Delen zijn inmiddels gereed, en waar nog noodzakelijk voortgang wordt gemaakt om in voorbereiding van de overgang naar “de Cloud”, gereed te zijn.

Koppelingen en veiligheidsissues rondom externe locaties (bijvoorbeeld het havenkantoor als back-up locatie) zijn geïnventariseerd en de aanpak wordt nader beschreven. Documenten en procedures rondom Bedrijfscontinuïteit zijn momenteel onderhanden en er is een vast overlegorgaan ingesteld wat de voorloper is van het verder uit te werken Cybercrisis- of Security Expert team. Privacy Verouderde en verlopen verwerkersovereenkomsten zijn dit jaar vernieuwd om aan de privacy eisen van de gemeente en het VNG model te voldoen. Als een externe partij persoonsgegevens voor de gemeente Vlaardingen verwerkt wordt hier altijd een duidelijk doel en grondslag voor geformuleerd. De externe partij zorgt voor passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens goed te beveiligen. Dit wordt door de gemeente en de externe partij in de

57 verwerkersovereenkomsten vastgelegd. In de interne processen en informatiesystemen van de gemeente zijn ook verbeteringen doorgevoerd om verder aan de AVG wetgeving te voldoen. Alle verwerkingen van persoonsgegevens zijn getoetst door middel van een Data Protection Impact Assessment (DPIA) om privacy risico’s in kaart te brengen en passende beveiligingsmaatregelen toe te passen. Alle verwerkingen van persoonsgegevens zijn hierbij geregistreerd in het verwerkingsregister van de gemeente om overzicht te behouden. Het proces omtrent het melden van datalekken is verbeterd en efficiënter gemaakt voor medewerkers om te garanderen dat kritische datalekken binnen de wettelijk gemeld worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). In 2021 zijn er tot nu toe binnen gemeente Vlaardingen 8 datalekken vastgesteld. Geen van deze datalekken zijn bij de Autoriteit Persoonsgegevens gemeld omdat het datalek geen risico vormde voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. Denk hierbij aan een email met een foutieve geadresseerde of een foutief document die richting een inwoner is verstuurd. Alle betrokkenen zijn hierbij op de hoogte gesteld van het datalek en er zijn maatregelen getroffen om de risico’s te beperken.

Informatie en data Ten behoeve van de programma’s optimalisatie dienstverlening, Omgevingswet (en Digitaal Stelsel Omgevingswet) en toekomstige ontwikkelingen is er een nieuwe moderne integrale informatievoorziening gebouwd. De processen voor o.a. de Omgevingswet en het programma optimalisatie dienstverlening worden nu gerealiseerd in deze nieuwe omgeving. In 2021 is de basis gelegd voor het datawarehouse dat nu verder wordt uitgebreid met diverse data bronnen zodat we op basis van data, meerdere onderwerpen kunnen onderbouwing. Door deze ontwikkeling zullen er ook verschillende monitoren beschikbaar komen die een bijdrage leveren aan de beleidsvraagstukken. Inkoop Met ingang van 1 januari 2021 is het nieuwe team inkoop van start gegaan. In de afgelopen periode heeft men zich vooral gericht op het vormgeven van dit team en de samenwerking binnen de organisatie. Naast begeleiding bij Europese en nationale aanbestedingen kan inkoop nu ook door de organisatie om advies gevraagd worden bij meervoudig onderhandse aanbestedingen. De functie van contractbeheerder is inmiddels ingevuld en er vindt momenteel een uitgebreide inventarisatie van de lopende contracten plaats. Het doel hiervan is om deze contracten centraal te registreren en beschikbaar te stellen, waardoor een beter zicht bestaat op de inkopen gemeente-breed en de contracten die er zijn.

Ook is er een contractadviseur aangesteld met als doel de organisatieonderdelen te adviseren op het gebied van contractbeheer en contractmanagement en het analyseren van de bestaande contractportfolio. Momenteel is de aanschaf van een nieuw inkoop en contractmanagementsysteem in voorbereiding, waarmee de inkoop en het contractmanagement in 2022 verder geprofessionaliseerd kan worden. Financiën en control

Interne controle en rechtmatigheid De wetgeving voor de rechtmatigheid is een jaar vertraagd, deze zal vanaf het verslagjaar 2022 in werking treden. In 2021 worden de eerste ervaringen opgedaan met een pilot rechtmatigheid, waarvan de uitkomsten begin 2022 worden gedeeld. De Verbijzonderde Interne Controle richt zich in 2021 nog met name om inzicht te geven over de rechtmatigheid binnen de financiële processen. Op basis van het inzicht worden verbeteringen voorgesteld, er wordt geen verklaring opgesteld. Over het verslagjaar 2021 onderzoekt de accountant de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. De uitslag van het onderzoek wordt weergegeven in een controleverklaring. Procesmanagement Gemeente Vlaardingen ontwikkeld zich naar een proces en opgave gericht organisatie. Om procesgericht te werken worden momenteel de randvoorwaarden uitgewerkt. Deze uitwerking richt

58 zich enerzijds op kennis en kunde vergroten en anderzijds op inzetten van professionele capaciteit op procesmanagement en de inzet op de rollen binnen procesgericht werken. Betaaltermijnen De werkelijke gemiddelde betaaltermijn bedraagt momenteel 13 dagen en verloopt daarmee nagenoeg overeenkomstig de gestelde norm van 12 dagen. Sturing verbonden partijen In april en mei jl. zijn de begrotingen van de verbonden partijen ontvangen. Door het college zijn deze geclusterd aan de gemeenteraad aangeboden. Door middel van een oplegnotitie in de vorm van een raadsmemo is een samenvatting aangeboden van de verschillende begrotingen. Eveneens is op hoofdlijnen aangegeven welke effecten van corona we zien bij de diverse verbonden partijen. Op deze manier proberen we de behandeling van de zienswijzen op de verbonden partijen te verbeteren en zowel college als raad meer in positie te brengen. In breder perspectief is te melden dat dit voorjaar de nieuwe Wet Gemeenschappelijke Regelingen door de Tweede Kamer is goedgekeurd. Op het moment van schrijven wordt de wet in de Eerste Kamer behandeld. De wet geeft de gemeenteraad meer instrumenten om sturing te geven op verbonden partijen. Daarnaast is door de griffie en de auditcommissie een MVS-regionale bijeenkomst georganiseerd over sturing op verbonden partijen.

In deze bijeenkomst is gesproken over risicosturing op verbonden partijen en over regionale samenwerking in sturing op verbonden partijen. Zowel de komst van de nieuwe wet als de inzet van nieuwe instrumenten als risicosturing vraagt om een herijking van de huidige notitie werkwijze verbonden partijen. Monitoren verbeteracties Zowel de externe als interne controle hebben geleid tot constateringen. Hierover is advies gegeven. Deze adviezen dienden ter verbetering van de bedrijfsvoering binnen de gemeente. De opvolging en uitwerking van deze adviezen zijn van belang voor de ontwikkeling van de processen. Door verbeteringsacties in te zetten, kunnen onrechtmatigheden worden voorkomen. In 2021 ligt de focus op onderstaande verbeteracties, waarvan wij u onderstaand op de hoogte brengen van de stand van zaken. Begrotingsrechtmatigheid

De acties begrotingsrechtmatigheid te borgen lopen op schema. Er vinden maandelijks budgetgesprekken plaats tussen de budgethouders en team Financiën. Maandelijks wordt gecontroleerd of alle raadsbesluiten tot aanpassing van de begroting juist en volledig zijn verwerkt in het financiële systeem. Grondexploitaties De nota grondbeleid wordt in het najaar 2021 aangeboden voor besluitvorming. We blijven de afwegingen en controles bij het opstellen en actualiseren van grondexploitatieberekeningen vastleggen. Inkoop en aanbesteding Voor de ondernomen acties verwijzen wij naar de bovenstaande toelichting onder het kopje 'Inkoop'. Verhuur en erfpacht De nota grondbeleid wordt in het najaar 2021 aangeboden voor besluitvorming. We blijven de afwegingen en controles bij het opstellen en actualiseren van grondexploitatieberekeningen vastleggen. Subsidieverstrekkingen

59 De organisatie past de autorisatie aan aan de rollen binnen het proces van subsidieverstrekking. De subsidie coördinator toetst de werking van het proces op juistheid en volledigheid. IT-audit We werken aan een nieuwe I-regieorganisatie. Security, Identity- en accessmanagement maken hier onderdeel van uit. Binnen de regieorganisatie wordt het beleid op logische toegangsbeveiliging, autorisatie en changemanagement professioneel opgepakt en geïmplementeerd. - Logische toegangsbeveiliging is voor de belangrijkste wettelijke systemen goed ingeregeld( DigiD, SuWi,BRB). Bij de overige applicaties word momenteel beschouwd of de functies en de rechten juist ingericht zijn. - Autorisatie: bij veel systemen wordt nu een sterk wachtwoord technisch afgedwongen en moet deze periodiek (2 maanden) gewijzigd te worden. Ook staat het maken van een sterk wachtwoord vermeld in de gedragscode van medewerkers. Periodieke wijziging van wachtwoord en het hanteren van een sterk wachtwoord wordt momenteel onderzocht. Het afdwingen van een sterk wachtwoord en periodieke wijziging vindt plaats van de algemene user accounts en bij de applicaties waarvoor we geen gebruik kunnen maken van single sign-on. In samenwerking met de cloudpartner zal begin 2022 nader beleid opgesteld worden voor autorisatie in bredere zin.

- Changemanagement: er wordt momenteel een testbeleid opgesteld die procedures toelichten rond de testomgeving, acceptatieomgeving en productieomgeving. Ook wijzigingsbeheer wordt hier in opgenomen. In het kader van de Cloudmigratie worden de testprocedures nader uitgewerkt en gebruikt voor de validatie van de overgang naar de cloud. Deze procedures vormen daarna de basis voor standaard processen rond testen van applicaties.

60

Bijlage I. Begrotingswijziging 2e Voortgangsrapportage 2021