250307 Rapportage onderzoek sporthal Claudius Civilislaan

3.1

Rolneming, samenwerking en aansturing

3.1.1

De bestuurlijke aansturing vindt met name plaats bij geconstateerde problemen en intensiveert in de loop van het project

De sporthal CC-laan is bedoeld voor zowel verenigingssport als onderwijs. Formeel zijn de portefeuillehouders voor vastgoed en sport beiden bestuurlijk opdrachtgevers. De bestuurlijke aansturing vond in de praktijk alleen plaats vanuit de portefeuillehouder sport. Deze werd via de ambtelijk opdrachtgever geïnformeerd over de voortgang van het project. Eventuele problemen werden ook door de ambtelijk opdrachtgever met de wethouder gedeeld. Het project werd daarnaast periodiek geagendeerd tijdens portefeuillehoudersoverleggen van de portefeuillehouder sport en in enkele gevallen ook tijdens portefeuillehoudersoverleggen van de portefeuillehouder onderwijs. Vanwege het ontbreken van verslaglegging van deze portefeuillehoudersoverleggen kunnen de wijze van bespreking en de resultaten hiervan niet worden vastgesteld. Gedurende het project zijn er vier portefeuillehouders sport geweest. In het begin van het project was er daarnaast een portefeuillehouder voor de ontwikkeling van de Westwijk betrokken. Uit de gevoerde interviews blijkt dat tijdens de overdracht van het dossier bij wethouderswisselingen beperkt aandacht is geweest voor het project sporthal CC-laan: het project was één van de vele lopende projecten die in de overdracht aan de orde kwamen. Op de momenten van de wisselingen van wethouders waren er geen besluiten over kredietverhoging in voorbereiding.

Uit interviews blijkt dat de bestuurlijke betrokkenheid bij het project op enkele momenten werd geïntensiveerd en dat de betrokkenheid gedurende het project toenam. Doorgaans was de aanleiding voor deze geïntensiveerde bestuurlijke betrokkenheid een bepaald probleem in de voortgang van het project, zoals het vleermuizenonderzoek of de versnelde sluiting van de Westwijkhallen. Een belangrijk moment waarop de portefeuillehouder op eigen initiatief bij het project betrokken was, was de zoektocht naar financieel overzicht die eind 2023 – begin 2024 plaatsvond naar aanleiding van een vraag van de portefeuillehouder.

3.1.2

Portefeuillehouders hadden naast de interne aansturing een rol in de communicatie met de gebruikers

Naast interne aansturing hadden de portefeuillehouders op enkele momenten ook een rol in de communicatie naar de gebruikers. Het initiatief hiervoor ligt voornamelijk bij S.C. Twist. S.C. Twist neemt op enkele momenten contact op met de portefeuillehouder om haar ideeën of door haar geconstateerde problemen te bespreken (in 2015, 2022 en 2023). De portefeuillehouders kiezen er op enkele momenten voor om te communiceren met de verenigingsleden van S.C. Twist (in 2020 bij de vertraging als gevolg van het vleermuizenonderzoek en in 2022 bij de problemen rond de blaashal).

Rekenkamer Vlaardingen | Onderzoek sporthal Claudius Civilislaan | 63.

De precieze impact van de contactmomenten tussen de gebruikers en de portefeuillehouders op het project is niet in het onderzoek vastgesteld. Wel is na een vraag van S.C. Twist aan een portefeuillehouder eind 2023 gekozen voor het bijhouden van actielijsten in de overleggen tussen de gemeente en de gebruikers.

3.1.3

Er waren onduidelijkheden in de samenwerking met en tussen betrokken partijen

Gedurende het project was er onderling contact tussen de gemeente, de architect, de aannemer en de gebruikers. Ook speelden op de achtergrond de KVLO en het NOC-NSF een rol. De contacten met externe partijen verliep op sommige momenten in het proces stroef. Een voorbeeld hiervan is het contact met de sportbonden en het NOC-NSF ten aanzien van de eisen aan de sporthal. De rekenkamer stelt vast dat hierdoor vertraging is ontstaan als gevolg van onduidelijkheid over de eisen van de sportbonden en het NOC-NSF ten aanzien van de te realiseren hal. Dit verliep als volgt. Het ontwerpteam sprak in augustus 2017 af dat de architect na afronding van het voorontwerp nogmaals Kiwa ISA Sport zal raadplegen.184 Het voorontwerp is op 26 juni 2018 door de architect aan de gemeente verstrekt , maar het duurde tot november 2020 voor de architect opnieuw contact opnam met Kiwa ISA. In het voorjaar van 2020 kwam naar voren dat de Erasmushal op onderdelen niet voldeed aan de eisen voor wedstrijdsport.

Dit is problematisch voor de sporthal CC-laan, omdat het ontwerp hiervoor op onderdelen vergelijkbaar is met dat van de Erasmushal.185 In een vergevorderd punt in het ontwerpproces (november 2020) liet de architect een check doen of de hal zou voldoen aan de eisen.186 Tijdens deze check werd de architect er door een andere adviseur op gewezen dat de hal niet voldeed aan de meest recente eisen, dit terwijl in het voortraject contact was geweest met het NOC-NSF. Het resultaat was dat de bouw van de hal circa zes maanden vertraging opliep. Tijdens dit onderzoek is vastgesteld dat de eisen voor de architect onduidelijk waren. Niet is vastgesteld in hoeverre de gemeente en/of de architect op een eerder moment op de hoogte had kunnen zijn van de gestelde eisen en of de verantwoordelijkheid hiervoor is gelegen bij de architect of bij de opsteller van het PvE. Gedurende het bouwproces waren de contacten tussen de verschillende partijen georganiseerd in een aantal overleggen waarin men in verschillende samenstellingen periodiek elkaar op de hoogte hield van de gang van zaken. Hierin bestond er op diverse momenten ontevredenheid over de onderlinge samenwerking en communicatie, met name tussen de gebruikers en de uitvoerende partijen.

187 Het is niet vast te stellen in hoeverre de soms moeizame samenwerking direct heeft geresulteerd in vertraging in de bouw of overschrijding van de beschikbaar gestelde budgetten.

3.1.4

Aandachtspunten bij de ambtelijke aansturing en het intern opdrachtgeverschap

Aandachtspunten bij het opdrachtgeverschap Gedurende het hele project is het formele ambtelijk opdrachtgeverschap ambtelijk belegd bij de leidinggevende van het team sport. De dagelijkse taken als opdrachtgever werden uitgevoerd door de senior accounthouder van het team sport. Vanaf oktober 2021 wordt het opdrachtgeverschap formeel gedelegeerd aan de senior accounthouder sport.

184 DeVilder&Zonneveld architecten. (2017, 16 augustus). Gespreksnotitie ontwerpteam overleg. p. 1. 185 DeVilder&Zonneveld Architecten. (2020, 10 december). Rapport Afwijkingen en aanpassingen sporthal; DeVilder&Zonneveld

architecten en Kiwa ISA Sport B.V.. (2020, 11 – 16 november). Emailcontacten Sporthal aan de Claudius Civilislaan te Vlaardingen. 186 DeVilder&Zonneveld Architecten. (2020, 10 december). Rapport Afwijkingen en aanpassingen sporthal; DeVilder&Zonneveld architecten en Kiwa ISA Sport B.V.. (2020, 11 – 16 november). Emailcontacten Sporthal aan de Claudius Civilislaan te Vlaardingen. 187 Tempel Bouw. (2022, 19 december). Verslag 8e bouwvergadering. p. 3; S.C. Twist . (2022, 29 november). Memo bespreekpunten wethouder.

Rekenkamer Vlaardingen | Onderzoek sporthal Claudius Civilislaan | 64.

Uit interviews blijkt dat de rol van ambtelijk opdrachtgever in de praktijk volledig werd ingevuld door de accounthouder sport en dat deze doorgaans direct contact onderhield met de bestuurlijk opdrachtgever.188 Daarnaast blijkt dat de accounthouder in het project een uitvoerende rol had, onder andere in het overleg met externe partijen. Specifieke momenten waarop dit gebeurde waren de overleggen met het NOC-NSF en de contacten met sportverenigingen. Aandachtspunten bij het opdrachtnemerschap Het team vastgoed was in de beginfase van het project ambtelijk opdrachtnemer. Dit team is verantwoordelijk voor het beheren van gemeentelijk vastgoed. In de fase van planvorming was dit team binnen Vlaardingen ook verantwoordelijk voor de coördinatie van de bouw van nieuw gemeentelijk vastgoed. De leidinggevende van dit team was formeel de ambtelijk opdrachtnemer. De rol van opdrachtnemer was in de praktijk belegd bij de projectleider die vanuit het team voorbereiding en realisatie gedetacheerd was aan het team vastgoed. De projectleider was vanaf de selectie van een architect en het opstellen van een programma van eisen in 2017 dezelfde persoon. De projectleider is gedurende de hele periode werkzaam geweest bij team voorbereiding en realisatie.

Dit team is met name verantwoordelijk voor het uitvoeren van projecten in de openbare ruimte.6 Hij is voor de realisatie van de sporthal intern gedetacheerd aan het team vastgoed. In interviews is naar voren gekomen dat het opdrachtnemerschap in de fase na vaststellen van de projectopdracht is verschoven van het team vastgoed naar het team voorbereiding en realisatie. Dit is niet schriftelijk vastgelegd en kan dus ook niet geverifieerd worden. De formele opdrachtnemer werd hiermee de leidinggevende van het team voorbereiding en realisatie. De projectleider kwam vanuit het team voorbereiding en realisatie. Na deze periode had het team vastgoed een adviesrol. Team vastgoed heeft deel uitgemaakt van het inkoop-team gedurende de aanbesteding. Uit interviews blijkt dat het in de praktijk niet altijd duidelijk was hoe de rollen en verantwoordelijkheden in het projectteam geïnterpreteerd moest worden. Een van de oorzaken hiervoor was dat er tot 2021 geen officiële projectopdracht was vastgesteld waarin de rollen en verantwoordelijkheden duidelijk werden gemaakt. De inhoudelijke eisen aan het project waren opgenomen in het PvE en het budget, maar de organisatorische rolverdeling was niet op papier vastgesteld. Dit had tot gevolg dat er geen centraal overzicht was van alle aan de sporthal te stellen kaders en de financiële gevolgen daarvan.

De verschillende belangen en de afwegingen en keuzes hiertussen zijn niet op een centraal punt op een overzichtelijke wijze op tafel gebracht. Dit komt mede omdat er geen gedocumenteerd intern overleg was met alle bij het project betrokken ambtenaren. Dit had een aantal gevolgen:  Uit de stukken blijkt dat de inzichten vanuit sommige beleidsdisciplines pas later in het project een rol begonnen te spelen. Een voorbeeld hiervan is de stedenbouwkundige inpassing waarvan de financiële gevolgen pas laat in kaart werden gebracht. Vroeg in het traject wordt gekozen voor een locatie tussen de bestaande gebouwen in. De hieraan gekoppelde stedenbouwkundige eisen zijn gecommuniceerd vanuit het team ruimtelijke ontwikkeling en zijn al bekend vanaf het opstellen van het PvE in 2017. De financiële gevolgen hiervan worden echter pas in april 2019 verwerkt in het krediet waarbij wordt gesproken van ‘aanvullende voorwaarden’.189  Uit interviews blijkt daarnaast dat de opdrachtgever de voorkeur had voor een D&Baanbesteding. De opdrachtnemer had een sterke voorkeur voor een traditionele aanbesteding.

188 Gemeente Vlaardingen. (2021, 20 december). Emailcontacten CC-laan; Gemeente Vlaardingen. (2021, 20 november).

Emailcontacten raadsvoorstel sluiting Westwijkhallen. 189 Gemeente Vlaardingen. (2019, 5 februari). Raadsvoorstel tot verhoging van de kredieten voor sporthal Claudius Civilislaan en de commerciële plint in de sporthal Erasmusplein en gewijzigde raming kapitaallasten.

Rekenkamer Vlaardingen | Onderzoek sporthal Claudius Civilislaan | 65.



3.1.5

Ook de externe adviseur die het PvE zal opstellen adviseert een D&B-aanbesteding. Uiteindelijk is op basis van de voorkeur en argumentatie van de opdrachtnemer gekozen voor een traditionele aanbesteding. Geïnterviewden gaven als argument tegen een D&B-aanbesteding aan dat de wensen van de gebruikers hiervoor niet gedetailleerd genoeg waren. Op het moment van de keuze voor een aanbestedingsvorm waren de wensen van de gebruikers nog niet gedetailleerd vastgelegd in een PvE. Synarchis heeft de wensen van de gebruikers na de keuze voor een aanbestedingsvorm in een PvE uitgewerkt. Er was daarnaast lange tijd onduidelijkheid over de eisen voor wedstrijdsport waaraan de sporthal moest voldoen. In de contacten met keuringsinstantie Kiwa ISA van NOC-NSF en de sportbonden hebben zowel de ambtelijk opdrachtgever als de architect een rol gehad. Het ontwerpteam spreekt in augustus 2017 af dat de architect na afronding van het voorontwerp nogmaals Kiwa ISA zal raadplegen. Dit gebeurt uiteindelijk ruim drie jaar later in november 2020, waarna duidelijk wordt dat Kiwa ISA alleen na realisatie keuringen uitvoert. De architect raadpleegt vervolgens een externe adviseur. Na overleg tussen de ambtelijk opdrachtgever, de architect, de externe adviseur en de sportbonden concludeert het bouwteam in januari 2021 dat het ontwerp opnieuw aangepast moet worden.

Aandachtspunten bij het budgethouderschap en mandaat

Volgens de budgethoudersregeling van de gemeente Vlaardingen draagt de budgethouder de integrale verantwoordelijkheid voor de organisatie van wat nodig is voor het realiseren van het project.190 De budgethouder bewaakt de budgetten, levert de onderbouwing hiervan en verdere gegevens hierover aan bij het team financiën, licht bijbehorende activiteiten toe, gaat financiële rechten en verplichtingen aan en ondertekent facturen. De budgethouder kan de uitvoering van de aan zijn budget verbonden verantwoordelijkheden doorgeven aan budgetbeheerders. De integrale verantwoordelijkheid blijft hiermee bij de budgethouder liggen. De budgetbeheerder in het project CC-laan was de teammanager van het team voorbereiding en realisatie. Op het moment van het verstrekken van de projectopdracht had de projectleider een mandaat dat vergelijkbaar was met dat van zijn teammanager.191 Wanneer een projectleider binnen het team voorbereiding en realisatie ambtelijk opdrachtnemer is, blijft de teammanager voorbereiding en realisatie wel budgetbeheerder. In 2023 is er een wijziging in het mandaatbesluit opgetreden en heeft de projectleider niet meer hetzelfde mandaat als de teammanager voorbereiding en realisatie. De mogelijkheid om facturen te tekenen tot €100.000 kan wel bij de projectleider belegd worden.

De directeur moet hier toestemming voor verlenen.192 In het geval van het project sporthal CC-laan is er na deze wijziging echter geen ondermandaat verstrekt aan de projectleider .193 In de praktijk vervulde de projectleider wel de rol van budgetbeheerder. Dit betekent dat de dagelijkse leiding van het project door de projectleider niet samenviel met het officiële mandaat dat aan zijn leidinggevende als ambtelijk opdrachtnemer is verstrekt.

190 Gemeente Vlaardingen. (2023, 1 juni). Regeling budgethouderschap 2023; Gemeente Vlaardingen. (2021). Regeling

budgethouderschap 2021. 191 Gemeente Vlaardingen. (2021, 1 september). Aanwijzingen ondermandaat 2021. 192 Gemeente Vlaardingen (2023, 1 juni). Regeling budgethouderschap 2023; Gemeente Vlaardingen (2021). Regeling budgethouderschap 2021; Gemeente Vlaardingen (2021). Stedelijk beheer ondermandaat. 193 Gemeente Vlaardingen. (2021, 14 oktober). Projectopdracht nieuwbouw Sporthal Claudius Civilislaan.

Rekenkamer Vlaardingen | Onderzoek sporthal Claudius Civilislaan | 66.

3.2

(Financiële) risicobeheersing en controle

3.2.1

Analyse van de verstrekte/beschikbaar gestelde kredieten en verwachte SPUKgelden

In het feitenrelaas staan de verschillende momenten waarop de raad of het college krediet heeft verstrekt dan wel beschikbaar gesteld voor de sporthal CC-laan. In deze paragraaf staat een overzicht van de verstrekte dan wel beschikbaar gestelde kredieten en gaan we nader in op de verwachtingen ten aanzien van de SPUK-gelden bij de berekening van de verschillende (aanvullende) kredieten. Uit interviews en raadsinformatie blijkt dat er op verschillende momenten in het project aangevraagde SPUK-gelden bij het projectbudget gerekend werden als zijnde door raad of college verstrekt dan wel beschikbaar gesteld krediet. Met het aanwenden van verwachte SPUK-bijdragen bij ramingen en dekkingen werd er een lager krediet gevraagd aan de raad ten opzichte van het voor de sporthal benodigde budget. Doordat een SPUK-bijdrage pas uitgekeerd wordt bij gerealiseerde bestedingen heeft dit door vertragingen in het project ook geleid tot tegenvallende SPUK-uitkeringen. Daarnaast bestond er een inherente onzekerheid over het bedrag en percentage wat uitgekeerd zou worden omdat het landelijke budget voor de SPUK sport werd overvraagd en de aanvragen daardoor niet volledig konden worden gehonoreerd. Dit samen leidde op diverse momenten tot een tekort en vormt ten dele een verklaring voor de aanvullende financiële ruimtevragen aan de raad.

Hieronder staat een overzicht van alle kredieten en de bijbehorende verwachte SPUK-bijdragen. In het overzicht is aangegeven wat de aanleiding voor het krediet was, op welke manier erover besloten is, wie het krediet heeft verstrekt of beschikbaar heeft gesteld en welk bedrag dit betreft. In de laatste kolom is per besluit de cumulatieve som van het verstrekte dan wel beschikbaar gestelde krediet opgenomen. Dit is het door de raad en het college verstrekte dan wel beschikbaar gestelde krediet zonder de verwachte SPUK-bijdragen. Hoewel de verwachte SPUK-bijdragen in het project sporthal CC-laan door het college op verschillende momenten bij het budget van de sporthal betrokken worden, zijn deze bedragen niet via college- of raadsbesluit verstrekt dan wel beschikbaar gesteld. De Financiële verordening (art. 5 lid 4) gaat in op uitbreidingsinvesteringen. Hierin is niet opgenomen dat verwachte inkomsten van derden in mindering van een krediet voor realisatie worden gebracht.194 Tabel 2 - Overzicht kredieten en verwachte SPUK-bijdragen sporthal CC-laan Aanleiding:

Vorm:

Datum

Actor:

Krediet:

besluit:

SPUK-

krediet

bijdrage

(cumulatief):

(verwacht): Initiële investering

Voorjaarsnota

2016/07/07

Raad

€ 5.800.000

€ 5.800.000

2016/07/07

Raad

€ 330.000

€ 6.130.000

2016 Duurzaamheidsinvesteri

Voorjaarsnota

ng

2016

Stedenbouwkundige

Raadsvoorstel

2019/04/04

Raad

€ 1.350.000

€ 1.050.000

€ 7.480.000

Collegebesluit

2021/06/01

College

€ 1.092.000

€294.000

€ 8.572.000

inpassing / integratie clubgebouw S.C. Twist / bouwkostenstijgingen Aanpassing ontwerp / indexering bouwkosten 194 Gemeente Vlaardingen. (2023, 2 februari). Financiële verordening gemeente Vlaardingen 2023.

Rekenkamer Vlaardingen | Onderzoek sporthal Claudius Civilislaan | 67.

/ stijging VAT-kosten / herstelkosten tijdelijke huisvesting S.C. Twist Hogere aanbieding

Raadsvoorstel

2022/05/12

Raad

€ 1.599.269

€ 1.524.750

€ 10.171.269

1e voortgangs-

2023/06/06

Raad

€ 422.000

€ 10.593.269

2024/03/28

Raad

€ 2.732.455

€ 13.325.724

aannemer Bouwkostenstijgingen

rapportage 2023 Prijsstijgingen bouw en

Raadsvoorstel

personele inzet / meerwerk / lagere SPUK-bijdrage

Op 4 april 2019 besluit de raad tot het toevoegen van een extra krediet aan de Sporthal CC-laan (€ 1.350.000).195 In het raadsvoorstel staat dat er een subsidie kan worden verkregen vanuit het rijk, een zogenoemde SPUK-bijdrage (€ 1.050.000). Deze subsidie wordt in het voorstel niet betrokken op het budget van de sporthal. Wel staat er dat er in de berekening van het benodigde budget voor de sporthal rekening is gehouden met de te verkrijgen subsidie. Omdat de financiële berekening van het gevraagde budget ontbreekt, is het niet duidelijk op welke manier er met de verwachte subsidie rekening is gehouden. In de berekening van het budget op latere momenten komt deze aangevraagde subsidie verder niet meer terug.196 Op 1 juni 2021 besluit het college tot het beschikbaar stellen van extra krediet voor de Sporthal CC-laan (€ 1.092.000). Naast dit bedrag wordt voor het eerst een verwachte SPUK-bijdrage van 15% betrokken bij de financiële dekking van de sporthal CC-laan. Deze SPUK-bijdrage (€ 294.000) is niet door het college beschikbaar gesteld, maar is gebaseerd op de verwachte extra bijdrage van het rijk.197 Deze extra SPUK-bijdrage is berekend op basis van het nieuwe benodigde krediet (€ 8.960.000). De verwachting is dat hierover een SPUK-bijdrage van 15% uitgekeerd wordt (€ 1.344.000).

Van deze verwachte subsidie wordt de eerder verwachte SPUK-bijdrage (€ 1.050.000) afgetrokken, wat leidt tot de in het collegebesluit genoemde extra verwachte subsidie (€294.000).198 Deze extra verwachte SPUKbedrag (€ 294.000) wordt in tegenstelling tot de al eerder verwachte SPUK-bijdrage (€ 1.050.000) meegenomen in de dekking van de sporthal CC-laan. Vanaf dit moment wordt er in de financiële verantwoording geen onderscheid meer gemaakt tussen het door raad en college per besluit verstrekte dan wel beschikbaar gestelde krediet en de verwachte SPUK-bijdrage. De verwachte SPUK-bijdrage wordt zo, hoewel deze bedragen niet door de raad zijn geautoriseerd, aangewend als krediet. In het raadsvoorstel voor een aanvullend krediet van 6 april 2022 wordt er geen onderscheid meer gemaakt tussen het door het college beschikbaar gestelde bedrag in 2021 (€ 1.092.000) en de toen verwachte extra SPUK-bijdrage (€ 294.000). In het voorstel staat dat het positieve krediet van de Erasmusplein (€ 1.386.000) is toegevoegd aan het budget van de sporthal.199 Beide bedragen zijn zo onder één noemer opgenomen als zijnde beschikbaar gesteld budget. Voor de berekening van het benodigde extra krediet per 6 april 2022 wordt daarmee niet uitgegaan van het daadwerkelijk verstrekte dan wel beschikbaar gestelde krediet, zoals weergegeven in bovenstaande tabel (€

195 Gemeente Vlaardingen. (2019, 4 april). Raadsbesluit sporthallen. p. 1. 196 Gemeente Vlaardingen. (2019, 5 februari). Raadsvoorstel tot verhoging van de kredieten voor sporthal Claudius Civilislaan

en de commerciële plint in de sporthal Erasmusplein en gewijzigde raming kapitaallasten. 197 Gemeente Vlaardingen. (2021, 1 juni). Raadsmemo: sporthal op de Claudius Civilislaan. p. 1. 198 Gemeente Vlaardingen. (2021, 19 mei). Stand van zaken Sporthal Claudius Civilislaan. 199 Gemeente Vlaardingen. (2022, 6 april). Raadsvoorstel over de sporthal op de Claudius Civilislaan. p. 1.

Rekenkamer Vlaardingen | Onderzoek sporthal Claudius Civilislaan | 68.

8.572.000), maar van de som van het verstrekte dan wel beschikbaar gestelde krediet én de verwachte extra SPUK-bijdrage (€ 8.866.000). Het college benoemt dit richting de raad als het begrote bedrag.200 Ook in het raadsvoorstel van 6 april 2022 wordt gesproken over een verwachte SPUK-bijdrage. Door de hogere bouwkosten wordt een hogere SPUK-bijdrage verwacht. Van het benodigde extra budget voor de sporthal wordt daarom eerst de verwachte SPUK-bijdrage (€1.524.750) afgetrokken. In het voorstel wordt de eerdere verwachte SPUK-bijdrage (€ 294.000) niet meer genoemd. De overgebleven ruimtevraag wordt na aftrek van de verwachte SPUK-bijdrage bepaald op € 1.599.269. De raad besluit op 12 mei 2022 om dit extra krediet (€ 1.599.269) te verstrekken.201 Op 6 februari 2024 wordt er opnieuw een aanvullend krediet aan de raad gevraagd. Het raadsvoorstel spreekt over € 1.600.000 aan aangevraagde SPUK-gelden waarvan slechts € 770.000 is verstrekt of nog wordt verwacht. De hier genoemde aangevraagde SPUK-bijdrage (€1.600.000) correspondeert niet met de som van de eerdergenoemde verwachte SPUK-bijdragen die meegerekend worden als krediet (€1.818.750).202 In het raadsvoorstel staat verder dat het gemeentelijke beleid ten aanzien van de SPUK-gelden is bijgesteld. De gemeente vraagt SPUK-gelden wel aan, maar rekent dit niet meer tot het investeringskrediet.

In bijlage II van het raadsvoorstel staat de specifieke berekening en onderbouwing van de benodigde kredietverhoging per 6 februari 2024. Hoewel in het raadsvoorstel staat dat de SPUK-gelden niet meer tot het investeringskrediet gerekend worden, worden ze wel meegenomen aan de prognosezijde van de financiële verantwoording. Het gaat hierbij deels om ontvangen en deels om verwachte SPUK-bijdragen. Het door de raad en college verstrekte dan wel beschikbaar gestelde krediet correspondeert daardoor ook na het raadsbesluit van 28 maart 2024 niet met het totaal benodigde budget voor de sporthal. Daarnaast wordt aan de kredietzijde de eerder meegerekende SPUK-bijdragen incorrect gescheiden van het door de raad en college verstrekte dan wel beschikbaar gestelde krediet. In plaats van de eerder verwachte en meegerekende SPUK-bijdrage (€1.818.750) is de prognose SPUK (€ 771.575) van het krediet afgetrokken. Het totale netto krediet zoals vermeld in het raadsvoorstel van 6 februari 2024 bestaat daarmee nog steeds ten dele uit verwachte SPUK-bijdragen. Het gaat hierbij om een bedrag van € 1.047.175.203 Door deze verwisseling staat in de berekening van het raadsvoorstel een totaal netto krediet vermeld van € 11.640.444. Het totale door de raad en college verstrekte dan wel beschikbaar gestelde krediet is op dat moment feitelijk echter € 10.593.269 (zie tabel 2).

Hierdoor ontstaat na het raadsbesluit van 28 maart 2024 een verschil van € 1.047.175 tussen het (geautoriseerde) krediet en de kredietzijde van de financiële verantwoording. Een verdere onderbouwing en uitwerking van deze constatering staat in bijlage 2. Met het raadsbesluit van 28 maart 2024 is het totale benodigde bedrag voor de sporthal vastgesteld op € 15.144.474. Het totale door de raad en het college per besluit verstrekte dan wel beschikbaar gestelde krediet is echter € 13.325.724 (zie tabel 2). Zo ontstaat een verschil tussen de prognose einde werk en het verstrekte dan wel beschikbaar gestelde krediet van € 1.818.750. De raad is hierbij niet gevraagd om voor deze te besteden middelen krediet te verlenen. Dit verschil is te verklaren door het enerzijds ten onrechte aanwenden van SPUK-gelden (€ 771.575) als zijnde beschikbaar gesteld krediet en een rekenfout in de financiële verantwoording (€ 1.047.175).

200 Gemeente Vlaardingen. (2022, 6 april). Raadsvoorstel over de sporthal op de Claudius Civilislaan. p. 1. 201 Gemeente Vlaardingen. (2022, 6 april). Raadsvoorstel over de sporthal op de Claudius Civilislaan: bijlage II. 202 € 294.000 + € 1.524.750 = € 1.818.750 203 € 1.818.750 – € 771.575 = € 1.047.175

Rekenkamer Vlaardingen | Onderzoek sporthal Claudius Civilislaan | 69.

3.2.2

In een aantal raadsdocumenten staan diverse onnauwkeurigheden

In interviews wordt aangegeven dat het in de voorbereiding van raadsvoorstellen op verschillende momenten ontbrak aan een helder financieel overzicht. In een aantal raadsdocumenten is daarnaast sprake van (cijfermatige) onnauwkeurigheden. Hieronder benoemt de rekenkamer enkele voorbeelden. In zowel de voorjaarsnota van 2017204 als de meerjarenbegroting 2018-2021 wordt het budget van de sporthal CC-laan weergegeven als € 6.460.000. Dit budget is op dat moment echter € 6.130.000.205 Bij het vastgestelde budget van de sporthal CC-laan van € 6.130.000 worden zodoende ook de verduurzamingskosten van de Erasmushal (€ 330.000) meegerekend. In het raadsvoorstel van 5 februari 2019 staan diverse tekstuele onduidelijkheden. In het raadsvoorstel staat ten aanzien van de aanpak van de Westwijk het volgende: “Door diverse ontwikkelingen […] is de uitwerking van de plannen vertraagd. Hierdoor moesten in een aantal processen meermalen herberekeningen worden gemaakt.

Zoals eerder indicatief aangegeven was er onduidelijkheid over de financiële gegevens, waardoor uw gemeenteraad niet tussentijds kon worden geïnformeerd.” 206 Onduidelijk is (1) om welke reden er meermalen herberekeningen moesten worden gemaakt, door de diverse ontwikkelingen of door de vertraagde uitwerking van de plannen, (2) op welk(e) project(en) de onduidelijkheid over de financiële gegevens betrekking had en (3) wat deze onduidelijkheid precies was.207 In de beantwoording van een technische vraag over bijlage II van het raadsvoorstel van 6 februari 2024 wordt gesteld dat het positieve krediet van het Erasmusplein € 1.386.000 bedraagt en in 2022 aan het budget van de sporthal CC-laan is toegevoegd. Verder staat er dat dit op 6 april 2022 is voorgelegd aan de raad. Zoals eerder vermeld bedraagt dit positieve krediet € 1.092.000 en is dit toegevoegd aan het budget bij collegebesluit op 1 juni 2021. Dit is dit niet op 6 april 2022 voorgelegd aan de raad maar per raadsmemo op 1 juni 2021.208209 Het raadsvoorstel van 6 februari 2024 gaat in op de SPUK-bijdrage die lager is dan verwacht. De regeling uit 2019 subsidieerde 17,5% van de gemaakte bestedingen in sportaccommodaties.

In het voorstel staat dat er geen aanleiding was om uit te gaan van een ander percentage dan 17,5%.210 Dit is echter in tegenspraak met andere raadsvoorstellen waarin een verwachte SPUK-bijdrage meegenomen wordt. In het raadsvoorstel van 5 februari 2019 staat dat de gemeente er op voorhand vanuit gaat dat de subsidieaanvragen voor de SPUK-bijdrage het beschikbare budget vanuit het rijk te boven gaan. Daarom gaat de gemeente niet van de volledige subsidie (van 17,5%) uit, maar van een percentage van 14%.211 In de tweede voortgangsrapportage 2019 staat vermeld dat de aanvragen het beschikbare budget vanuit het rijk inderdaad overtreffen. Over 2019 is slechts 81,7% van het aangevraagde budget uitgekeerd. Dit is iets meer dan een bijdrage van 14% van de voorziene besteding.212 Ook in het 204 Gemeente Vlaardingen. (2016, 23 mei). Voorjaarsnota 2017. p. 31. 205 Gemeente Vlaardingen. (2019, 5 februari). Raadsvoorstel tot verhoging van de kredieten voor sporthal Claudius Civilislaan

en de commerciële plint in de sporthal Erasmusplein en gewijzigde raming kapitaallasten. 206 Gemeente Vlaardingen. (2019, 5 februari). Raadsvoorstel tot verhoging van de kredieten voor sporthal Claudius Civilislaan en de commerciële plint in de sporthal Erasmusplein en gewijzigde raming kapitaallasten. 207 Gemeente Vlaardingen. (2019, 5 februari). Raadsvoorstel tot verhoging van de kredieten voor sporthal Claudius Civilislaan en de commerciële plint in de sporthal Erasmusplein en gewijzigde raming kapitaallasten. 208 Gemeente Vlaardingen. (2024, 20 februari). Beantwoording technische vragen: verhoging investeringskrediet sporthal Claudius Civilislaan. 209 Gemeente Vlaardingen. (2021, 1 juni). Raadsmemo: sporthal op de Claudius Civilislaan. p. 1. 210 Gemeente Vlaardingen. (2024, 6 februari). Raadsvoorstel Aanvullend krediet sporthal Claudius Civilislaan. pp. 1-3. 211 Gemeente Vlaardingen. (2019, 5 februari). Raadsvoorstel tot verhoging van de kredieten voor sporthal Claudius Civilislaan en de commerciële plint in de sporthal Erasmusplein en gewijzigde raming kapitaallasten. 212 Gemeente Vlaardingen. (2019, 5 november). Tweede Voortgangsrapportage.

Rekenkamer Vlaardingen | Onderzoek sporthal Claudius Civilislaan | 70.

collegebesluit van 1 juni 2021 wordt niet gerekend met 17,5%. In de berekening van de verwachte SPUK-bijdrage wordt uitgegaan van een uitkering van 15%.213 Bij de subsidieaanvraag voor de blaashal op 7 december 2021 gaat de gemeente wel uit van een SPUK-bijdrage van 17,5%.214

3.2.3

Vlaardingen kent geen vaste methode voor risicomanagement: in het project is geen standaardmethode voor risicomanagement gebruikt

De nota risicomanagement van de gemeente Vlaardingen richt zich op het vaststellen van risico’s in het kader van de jaarrekening en de begroting. Voorafgaand aan de samenstelling van deze P&Cdocumenten worden risicogesprekken gevoerd om integraal risico’s te analyseren.215 Uit de gevoerde interviews en documentatie blijkt dat deze sessies niet plaatsvinden in relatie tot projecten en dat (financiële) risico’s binnen projecten geen of een beperkte rol spelen bij het opstellen van de weerstandsparagraaf in de jaarrekening en de begroting. Bij projectleiders wordt ook niet geïnformeerd naar eventuele risico’s ter onderbouwing voor de risicoparagraaf in de jaarrekening. Dit gold ook voor het project sporthal CC-laan. In de praktijk betekent dit dat financiële risico’s op budgetoverschrijdingen geen onderdeel uitmaken van de financiële vooruitzichten in de meerjarenbegroting en dat financiële tegenvallers ten aanzien van projecten binnen het financieel systeem dus altijd onverwachts zijn. Een voorbeeld hiervan komt terug in de meerjarenbegroting voor de periode 2019-2022. Hierin is vermeld dat bij het opstellen van de ramingen van de sportaccommodaties, waaronder de sporthallen in de Westwijk, geen rekening is gehouden met bouwkostenstijgingen. Bovenstaande betekent niet per se dat de gemeente geen geld heeft om deze financiële tegenvallers op te vangen.

De gemeente heeft namelijk weerstandsvermogen met als bedoeling diverse financiële risico’s af te dekken. Dit betekent wel dat het project sporthal CC-laan geen rol speelt in het vaststellen van het benodigde totale weerstandsvermogen. Dit kan leiden tot een te lage inschatting van het benodigde weerstandsvermogen. De gemeente Vlaardingen kent geen structurele methodiek voor risicomanagement. Bij de start van projecten worden geen risico-inventarisatiesessies gehouden. Dit gold ook voor het project sporthal CC-laan. Er zijn standaard risicoposten opgenomen in de kostenramingen216, maar er zijn geen sessies gehouden om de specifieke risico’s van het bouwen van de sporthal te analyseren en hierop te anticiperen. Het ontbreken van gestructureerd risicomanagement betekent niet dat het risicomanagement in het project volledig ontbrak. Er werd op twee manieren aan risicomanagement gedaan:  Op sommige momenten in het project zijn de risico’s van bepaalde keuzes tegen het licht gehouden. Een voorbeeld hiervan is de keuze voor aanbesteding, waarbij zowel een externe adviseur als de projectleider een document hebben opgesteld ten behoeve van de weging van de risico’s van beide opties.217

213 Gemeente Vlaardingen. (2021, 19 mei). Stand van zaken Sporthal Claudius Civilislaan. 214 Gemeente Vlaardingen. (2021, 7 december). Raadsmemo aanschaf blaashal. 215 Gemeente Vlaardingen. (2013, 14 januari). Nota Risicomanagement Gemeente Vlaardingen 2013. 216 Ingenieursbureau Multical. (2016, 18 november). Investeringsraming sporthal Claudius Civilislaan; Kg Bouwkosten Advies.

(2016, 15 december). Investeringsraming Sporthal Claudius Civilislaan. 217 Synarchis Adviesgroep. (2016, 13 juni). Notitie Aanbestedingsadvies sporthal Vlaardingen. p. 6; Gemeente Vlaardingen. (z.d.). Notitie D-en-B nadelen Projectspecifiek; Gemeente Vlaardingen. (z.d.). Afweging contractvorm.

Rekenkamer Vlaardingen | Onderzoek sporthal Claudius Civilislaan | 71.



3.2.4

Wanneer problemen dreigden of zich voordeden werden deze door ambtelijk betrokkenen onderling gedeeld en werd er naar oplossingen gezocht. Een voorbeeld hiervan is het onderzoek naar aanvullende maatregelen om het risico van de gasleiding te verminderen.218

Financiële beheersing en controle kende diverse knelpunten

De afdeling financiën van de gemeente Vlaardingen is verantwoordelijk voor financieel advies aan andere organisatieonderdelen, aan de directie en aan het bestuur.219 Uit de documenten ter voorbereiding voor besluitvorming blijkt dat de afdeling financiën altijd meeleest op de financiële onderbouwing in documenten die ten grondslag liggen aan de besluitvorming.220 De projectleider is verantwoordelijk voor het dagelijkse financiële beheer van het project en daarmee voor het realiseren van het projectresultaat binnen de financiële kaders.221 In het project CC-laan was de financiële verantwoordelijkheid verdeeld tussen de projectleider en de ambtelijk opdrachtgever. In interviews wordt aangegeven dat op verschillende momenten het financiële overzicht ontbrak. In interviews wordt aangegeven dat een verklaring hiervoor is gelegen in het financiële systeem waarmee de gemeente Vlaardingen werkt. Het systeem leent zich volgens gesprekspartners slecht voor projectmatig werken. Het systeem is gericht op de verantwoording van budgetten binnen één begrotingsjaar in functie van de P&C-cyclus. Het is in dit systeem niet mogelijk om efficiënt kredieten bij te houden die over meerdere jaren lopen. Het systeem is volgens meerdere gesprekspartners daarnaast niet geschikt voor het bijhouden van een verplichtingenadministratie.

Het gevolg hiervan is dat het niet mogelijk is om op continue basis de financiële stand van zaken in een project te monitoren. Gesprekspartners geven aan dat er zowel bij de sporthal CC-laan als bij andere projecten separate administraties in Excel ontstonden om de tekortkomingen van het financiële systeem te ondervangen. Naar aanleiding van de uitkomsten van het 213a-onderzoek naar investeringen in de gemeente Vlaardingen, werkt de gemeente inmiddels aan de vervanging van het financiële systeem.222 In het project CC-laan was lange tijd geen projectcontroller aangesloten. De betrokkenheid van het team financiën was volgens gesprekspartners daarnaast klein. Financieel adviseurs keken mee op het moment dat een raadsvoorstel moest worden voorbereid. Het verloop onder financieel adviseurs en leden van het projectteam leidde volgens gesprekspartners ook tot een verlies aan kennis en ervaring. In november 2023 is er naar aanleiding van het 213a-onderzoek een projectcontroller aangesteld om financieel inzicht in het project te krijgen. Dit heeft geleid tot het raadsvoorstel van februari 2024.

3.3

Kaderstelling en controle door de raad

3.3.1

De raad heeft via de P&C-cyclus en raadsvoorstellen krediet verstrekt, het college heeft eenmaal zelf aanvullend krediet beschikbaar gesteld en de raad hier nadien over geïnformeerd

De raad heeft verschillende inhoudelijke en financiële kaders gesteld voor het project sporthal CC-laan. Een overzicht van de door de raad en college verstrekte dan wel beschikbaar gestelde kredieten is in paragraaf 3.2. reeds weergeven. Daarnaast heeft de raad kennisgenomen over de inhoud van de ontwikkelingsvisie Centrumplan Westwijk, maar deze niet (zoals het college) vastgesteld.

218 DeVilder&Zonneveld architecten. (2019, 9 mei). Gespreksnotitie bouwteam overleg 06. p. 1; DeVilder&Zonneveld

architecten. (2019, 1 juli). Gespreksnotitie ontwerpteam overleg 11. pp. 1-2. 219 Gemeente Vlaardingen. (2023, 1 juni). Organisatiebesluit gemeente Vlaardingen. 220 Gemeente Vlaardingen. (2021, 19 mei). Stand van zaken Sporthal Claudius Civilislaan; Gemeente Vlaardingen. (2020, 14 april). Agendapost B&W Vergadering 14 april 2020. Raadsmemo over de stand van zaken bouw sporthal Claudius Civilislaan. 221 Gemeente Vlaardingen. (2023, 1 juni). Organisatiebesluit gemeente Vlaardingen 222 Gemeente Vlaardingen. (2024, 5 maart). Raadsmemo uitkomsten 213a onderzoek Investeringen Vlaardingen.

Rekenkamer Vlaardingen | Onderzoek sporthal Claudius Civilislaan | 72.

De budgethoudersregeling van de gemeente Vlaardingen bevat verschillende bepalingen over de (financiële) kaderstelling door de raad. De raad kan volgens de budgethoudersregeling een investeringsbudget vaststellen bij de begroting van een bepaald jaar, maar ook bij een afzonderlijk besluit in de loop van het jaar.223 Beide vormen hebben zich in dit project voorgedaan. De budgethoudersregeling bevat daarnaast verschillende bepalingen over afwijkingen van het budget en budgetoverhevelingen.224 In het geval van afwijkingen ten aanzien van een budget is het college bevoegd om te besluiten over compensatie met een ander taakveld binnen het programma en is de raad beslissingsbevoegd wanneer gecompenseerd wordt vanuit een ander programma. Budgetoverhevelingen zijn mogelijk na afstemming met het team financiën (en sinds 2023 na goedkeuring van de raad), mits het een incidenteel budget betreft, het doel van het budget hetzelfde blijft en de financiële positie van de gemeente toereikend is. Het college heeft eenmaal zelf krediet beschikbaar gesteld voor het project en dit niet door middel van een raadsvoorstel aan de raad gevraagd, namelijk bij de overdracht van budget van de Erasmushal naar de sporthal CC-laan in 2021. Het college heeft de raad hierover achteraf geïnformeerd.

Het college heeft daarbij de afweging gemaakt dat het college bevoegd was om in dit geval zelfstandig een besluit te nemen, omdat het een overheveling van kredieten binnen een project betrof. In de toen vigerende budgethoudersregeling is vermeld dat het college bevoegd is om afwijkingen te compenseren binnen hetzelfde taakveld of met een ander taakveld binnen hetzelfde programma. Omdat de realisatie van beide sporthallen binnen hetzelfde programma viel, kan dit inderdaad worden aangemerkt als collegebevoegdheid.

3.3.2

Het college heeft de raad periodiek geïnformeerd over de voortgang van het project, de raad heeft naar aanleiding van raadsvoorstellen nadere informatie opgevraagd

De gemeente Vlaardingen kent geen structurele en integrale rapportage over de voortgang van projecten. Gedurende 2015 is de raad door het college geïnformeerd over de vervangingsopgave voor de Westwijkhallen en de afwegingen om een sporthal aan de CC-laan te realiseren. In de jaren hierna is de raad periodiek geïnformeerd over de voortgang van het project. Aanvankelijk werd de raad voornamelijk geïnformeerd via de P&C-cyclus. Nadat er in 2019 verschillende knelpunten in het project rezen is de raad, in aanvulling op de informatievoorziening via de P&C-cyclus, meer en meer bij concrete problemen door het college geïnformeerd via raadsmemo’s, raadsinformatiebrieven en raadsvoorstellen. Op twee momenten informeert het college de raad op een andere manier dan via de P&C-cyclus of raadsmemo’s. Op 26 november 2021 informeert het college de raad in een dagmail over het collegebesluit om de Westwijkhallen te sluiten, en op 6 april 2022 informeert het college de agendacommissie in een brief over een spoedvoorstel voor aanvullend krediet om in te kunnen gaan op de aanbieding van de aannemer. De rekenkamer benoemt een aantal aandachtspunten ter duiding van de informatievoorziening aan de raad:  In een aantal raadsvoorstellen zijn (cijfermatige) onnauwkeurigheden aan te wijzen. In paragraaf 3.2 heeft de rekenkamer enkele voorbeelden hiervan uiteengezet.

 Op 14 april 2020 informeert het college de raad dat er aanvullend vleermuizenonderzoek moet plaatsvinden. Aan de raad wordt niet vermeld dat dit een actie betreft die eerder uit zicht is geraakt. 223 Gemeente Vlaardingen. (2023, 1 juni). Regeling budgethouderschap 2023; Gemeente Vlaardingen. (2021). Regeling

budgethouderschap 2021. 224 Gemeente Vlaardingen. (2023, 1 juni). Regeling budgethouderschap 2023, paragraaf 4.1 t/m 4.5; Gemeente Vlaardingen. (2021). Regeling budgethouderschap 2021.

Rekenkamer Vlaardingen | Onderzoek sporthal Claudius Civilislaan | 73.





Op 25 maart 2020 verklaart de keuringsinstantie van het NOC-NSF (Kiwa ISA) de Erasmushal ongeschikt voor wedstrijdsporten vanwege een te laag hangende werkbalk boven de uitloopruimte. Omdat in het ontwerp voor de sporthal CC-laan ook een werkbalk boven de uitloopruimte is gepositioneerd, is dit voor die sporthal eveneens problematisch. Omdat in het ontwerpteam is afgesproken dat de architect na afronding van het ontwerp contact opneemt met Kiwa ISA, wordt pas in het najaar van 2020 bevestigd dat deze werkbalk in het geval van de sporthal CC-laan ook problemen kan opleveren in relatie tot de eisen. Nadat de architect in november 2020 contact heeft met Kiwa ISA en een externe adviseur blijkt het ontwerp op verschillende onderdelen niet in lijn met de eisen van de sportbonden. In december 2020 voeren de gemeente, de architect, de externe adviseur en de sportbonden nadere gesprekken over hoe dit probleem kan worden opgelost. Op 13 januari 2021 bespreekt het bouwteam dat het ontwerp moet worden aangepast vanwege de eisen. De raad wordt op 26 januari 2021 voor het eerst geïnformeerd over de problematiek rondom de afmetingen van de sportvloer. Het college geeft daarbij aan dat er nog wordt uitgezocht wat de (financiële) consequenties zijn en dat het college de raad zal informeren als hier meer zicht op is.

Op 5 juli 2022 informeert het college de raad in een raadsmemo over een overschrijding van de investeringsraming voor de blaashal. Het college laat de raad daarbij weten dat vanwege de zorgplicht voor bewegingsonderwijs een verhoging van het krediet niet kan worden uitgesteld. Voor de verhoogde kapitaallasten zal een dekkingsvoorstel volgen in de tweede voortgangsrapportage van 2022. De raad stelt deze op 15 december 2022 vast.

De raad heeft in aanvulling op de informatievoorziening door het college op zes momenten aanvullende vragen gesteld over het project of die raken aan het project: viermaal via schriftelijke technische vragen naar aanleiding van een voorstel van het college (gesteld op 27 oktober 2015, 22 december 2022, 14 februari 2024 en 5 maart 2024) en tweemaal via mondelinge vragen in de raads(commissie)vergaderingen van 25 augustus 2022 en 28 maart 2024. De raad heeft daarnaast tweemaal een motie ingediend over de sporthal CC-laan: op 12 mei 2022 riep de raad op om de kostenstijgingen niet door te berekenen aan de gebruikers en op 6 februari 2024 heeft de raad verzocht om een rekenkameronderzoek uit te voeren. De raad heeft geen amendementen ingediend die raken aan de sporthal CC-laan.225

3.3.3

Het plan om als gemeente een sporthal te bouwen en te bezitten past binnen het gemeentelijk beleid op deze punten

Volgens het vigerende beleid ten tijde van het begin van de planvorming van het project sporthal CClaan wordt het behoud en de realisatie van sportaccommodaties zoveel mogelijk overgelaten aan particulier initiatief. De gemeente kan waar nodig initiatieven ondersteunen en stimuleren.226 Dit uitgangspunt vormt de basis voor een onderzoek naar de mogelijkheid om de exploitatie en het onderhoud van accommodaties in een sportkoepel onder te brengen. Hierbij worden zowel de opties van gemeentelijk eigendom als privaat eigendom bekeken. De gemeente kiest voor het verder uitwerken van de variant van een sportstichting waarbij het eigendom van de hallen in handen van de gemeente blijft.227 In 2017 blijkt dat er onder bestaande maatschappelijke partijen onvoldoende interesse is om de rol van sportkoepel te vervullen. Daarom kiest het college ervoor zowel het eigendom, het beheer als de exploitatie van sportaccommodaties in handen van de gemeente te houden.228 De ontwikkeling van de sporthal CC-laan vertoont overeenstemming met de ontwikkelingen in het beleid. In 2015 wordt onderzoek gedaan naar de mogelijkheid om de sporthal te bouwen via een 225 Zo blijkt uit raadpleging van het raadsinformatiesysteem. 226 Gemeente Vlaardingen. (2013, 18 april). Nota Sport en Bewegen 2013. 227 Gemeente Vlaardingen. (2015, 25 augustus). Stand van zaken sportkoepel. 228 Gemeente Vlaardingen.

(2017, 7 maart). Raadsmemo verzelfstandiging sportaccommodaties.

Rekenkamer Vlaardingen | Onderzoek sporthal Claudius Civilislaan | 74.

particulier initiatief. De uiteindelijke conclusie luidt dat dit geen optimale oplossing is. Hierna wordt het project gestart waarbij uitgangspunt is dat de gemeente zelf eigenaar wordt van de hal. Voor onderwijs is de nieuwbouw van een hal in lijn met het gemeentelijk beleid. In 2016 is de conclusie getrokken dat de kwaliteit van de gymzalen van het College VOS onvoldoende of matig is. De gemeente kiest als uitgangspunt dat zij bovenwettelijke renovaties aan accommodaties voor bewegingsonderwijs uitvoert zolang dit past binnen de kaders van de meerjarenbegroting.229 Met de besluitvorming voor de sporthal wordt de keuze gemaakt om binnen de meerjarenbegroting ruimte te maken voor de nieuwe realisatie van gymzalen.

3.4

Zicht op exploitatie

3.4.1

Het proces van afspraken maken over de exploitatie is moeizaam verlopen

Bij de start van het bouwproces zijn geen afspraken gemaakt met S.C. Twist over de financiële exploitatie. De eerste concepthuurovereenkomst voor de nieuwe locatie is opgesteld in 2021. De definitieve huurovereenkomst is opgesteld op 4 juni 2024, minder dan een week voorafgaand aan de oplevering de hal. Ook uit interviews blijkt dat het in kaart brengen van de financiële kant van de exploitatie voor de gebruikers niet eerder dan 2021 binnen de gemeente prioriteit kreeg.

3.4.2

De planningsoverschrijdingen hebben gevolgen gehad voor de huisvesting van S.C. Twist

De overschrijdingen in planning hebben voor S.C. Twist gevolgen gehad omdat deze vereniging tijdelijk naar alternatieve locaties moest uitwijken. Bij de start van het ontwerpproces was de veronderstelling dat de Westwijkhallen in 2019 gesloten konden worden omdat op dat moment de nieuwe hal zou worden geopend.230 Het gevolg van de vertragingen is dat de Westwijkhallen langer in gebruik zijn. In november 2021 besluit het college de hallen te sluiten vanwege veiligheidsproblemen.231 Hierna moest S.C. Twist voor één wedstrijdseizoen uitwijken naar alternatieve locaties. De gemeente heeft een oplossing gerealiseerd door in oktober 2022 een blaashal te plaatsen op het terrein van S.C. Twist.

3.4.3

De financiële overschrijdingen hebben geen gevolgen voor de huur van de gebruikers

Het college VOS betaalt huur voor het gebruik van de sporthal. Deze huur is gebaseerd op de VNGnorm en heeft geen directe relatie met de bouwkosten. Financiële overschrijdingen in de bouwkosten hebben dan ook geen gevolgen voor de huur die het College VOS betaalt.232 S.C. Twist betaalt geen huur voor de sportzaal zelf, maar wel voor de accommodatie als geheel (het clubgebouw en de velden).233 Deze huur is na oplevering van de vernieuwde accommodatie weliswaar gestegen ten opzichte van de oude situatie, maar deze stijging is geen gevolg van financiële overschrijdingen. Dit stemt overeen met een aangenomen motie van de gemeenteraad op 12 mei 2022 waarin is gevraagd de extra kosten niet door te berekenen in de lasten voor de gebruikers. De extra kosten komen daarmee geheel ten laste van de gemeente. Er is in het proces onderzocht of er minderingen in het ontwerp mogelijk waren. Dit bleek vanuit de geldende eisen en randvoorwaarden niet het geval, op enkele inhoudelijke versoberingen na.234

229 Gemeente Vlaardingen. (2016, april). Integraal Huisvestingsplan Vlaardingen: Van kaders naar Uitvoering. 230 DeVilder&Zonneveld architecten. (2017, 20 juni). Gespreksnotitie ontwerpteam overleg. p. 1. 231 Gemeente Vlaardingen. (2021, 26 november). Dagmail sluiten sporthallen Westwijk. 232 Gemeente Vlaardingen en college VOS. (2022, juli). Huurovereenkomst bewegingsonderwijs – het college VOS. 233 Gemeente Vlaardingen en S.C. Twist. (2024, 4 juni). Huurovereenkomst sportaccommodatie Claudius Civilislaan 37. 234 HEEL DE STAD. (2022, 12 mei). Motie: Dure sporthal.

Rekenkamer Vlaardingen | Onderzoek sporthal Claudius Civilislaan | 75.

Bijlage 1. Onderzoeksverantwoording en geraadpleegde bronnen Onderzoeksverantwoording Dit rekenkameronderzoek is gestart op 13 juni 2024 met een startgesprek tussen de onderzoekers en betrokken ambtenaren. Na het startgesprek hebben de onderzoekers relevante documentatie opgevraagd en vervolgens geanalyseerd. Op 10 en 11 juli 2024 zijn oriënterende gesprekken gevoerd met relevante betrokkenen. De rekenkamer heeft vervolgens een conceptfeitenrelaas en tijdlijn opgesteld. Vervolgens zijn er in de periode augustus – december 2024 verdiepende interviews gehouden met relevante betrokkenen. Een volledig overzicht van alle gevoerde interviews is hieronder opgenomen. Hierna is de nota van bevindingen opgesteld, die op 10 januari 2025 is aangeboden aan de ambtelijke organisatie ten behoeve van een feitenverificatie (ambtelijk wederhoor). De ambtelijke reactie is door de rekenkamer verwerkt. Vervolgens is het eindrapport opgesteld en op 30 januari 2025 aangeboden aan het college voor het geven van een bestuurlijke reactie. Deze reactie is op 7 maart 2025 ontvangen en is integraal opgenomen in het rapport. Op 7 maart 2025 is het eindrapport aangeboden aan de gemeenteraad.

Schriftelijke documentatie Voor de geraadpleegde schriftelijke documentatie wordt verwezen naar de voetnoten in de rapportage.

Gevoerde interviews Zoals in de onderzoeksverantwoording toegelicht is in dit onderzoek onderscheid gemaakt tussen oriënterende gesprekken en verdiepende interviews. Er zijn drie oriënterende gesprekken en negen verdiepende interviews gevoerd. Daarnaast is er op 29 augustus 2024 een gesprek gevoerd met een afvaardiging van de raad, bedoeld als duidings- en reflectiegesprek. Met uitzondering van dit gesprek is van ieder gesprek een samenvatting (bij de oriënterende gesprekken) of een verslag (bij de verdiepende interviews) gemaakt, dat aan de gesprekspartner(s) is voorgelegd ter verificatie. Alle verslagen zijn geaccordeerd. Tabel 3: Overzicht gevoerde oriënterende gesprekken Functie Organisatie

Datum gesprek

Bestuurlijk portefeuillehouder en ambtelijk opdrachtgever (duo-gesprek)

Gemeente Vlaardingen

10 juli 2024

Projectleider en ambtelijk opdrachtnemer sporthal CC-laan

Gemeente Vlaardingen

10 juli 2024

Architect en directievoerder (duo-gesprek)

De Vilder&Zonneveld Architecten

11 juli 2024

Tabel 4: Overzicht gevoerde verdiepende interviews Functie Organisatie

Datum gesprek

Bestuurlijk portefeuillehouder (voormalig)

24 september 2024

Gemeente Vlaardingen

Rekenkamer Vlaardingen | Onderzoek sporthal Claudius Civilislaan | 76.

Accounthouders sport en gedelegeerd ambtelijk opdrachtgevers (voormalig, duogesprek)

Gemeente Vlaardingen

24 september 2024

Voorzitter

S.C. Twist

18 oktober 2024

Projectleider en ambtelijk opdrachtnemer sporthal CC-laan

Gemeente Vlaardingen

5 november 2024

Projectcontroller

Gemeente Vlaardingen

8 november 2024

Bestuurlijk portefeuillehouder (voormalig)

Gemeente Vlaardingen

14 november 2024

Vastgoedmanager

Gemeente Vlaardingen

14 november 2024

Projectleider ontwikkeling Westwijk (voormalig)

Gemeente Vlaardingen

19 november 2024

Bestuurlijk portefeuillehouder (voormalig)

Gemeente Vlaardingen

2 december 2024

Rekenkamer Vlaardingen | Onderzoek sporthal Claudius Civilislaan | 77.

Bijlage 2. Nadere onderbouwing financiële analyse Onderdeel van dit onderzoek is het inzichtelijk maken van het financiële verloop van het project sporthal CC-laan. Onderstaand is de specificatie kredietverhoging opgenomen, zoals uitgewerkt in bijlage II van het raadsvoorstel van 6 februari 2024. Hierna volgt een berekening van de rekenkamer. Zoals beschreven in de analyse constateert de rekenkamer een verschil van € 1.047.175 wat betreft het door raad en college verstrekte dan wel beschikbaar gestelde krediet in vergelijking met de financiële specificatie van het raadsvoorstel van 6 februari 2024. In deze bijlage wordt dit verschil verder inzichtelijk gemaakt. Tot slot worden de realisatiecijfers van de sporthal CC-laan per november 2024 kort inzichtelijk gemaakt en toegelicht.

Specificatie kredietverhoging (bijlage II, raadsvoorstel d.d. 6 februari 2024)

Figuur 1: Specificatie kredietverhoging d.d. 6 februari 2024

Rekenkamer Vlaardingen | Onderzoek sporthal Claudius Civilislaan | 78.

De cijfers uit figuur 1 zijn ontleend uit bijlage II van het raadsvoorstel van 6 februari 2024.235

Berekening Rekenkamer Vlaardingen Jaar:

Betreft:

2017 2017 2019 2021

Investeringsprogramma Investering duurzaamheid Aanvullend investeringskrediet Toevoeging resultaat Erasmusplein Aanvullend krediet a.g.v. aanbesteding Stijging bouwkosten

2022 2023

2021

2022

RESULTAAT

€ 5.800.000 € 330.000 € 1.350.000 € 1.092.000

Meegerekende SPUK-bijdrage (verwacht): € 0.00 € 0.00 € 0.00 € 294.000

€ 1.599.269

€ 1.524.750

€ 422.000 € 10.593.269

€ 0.00 € 1.818.750

Totaal budget inclusief SPUK (verwacht):

KREDIET

PROGNOSE

Krediet

SPUK-bijdrage (verwacht): toevoeging resultaat Erasmusplein SPUK-bijdrage (verwacht): aanvullend budget a.g.v. aanbesteding Totaal meegerekende SPUKbijdrage (verwacht)

€ 12.412.019

€ 294.000

€ 1.524.750

€1.818.750

-

Totaal Krediet

€10.593.269

=

Prognose benodigde budget einde werk Waarvan: Prognose uitgekeerd SPUK

€15.144.474 €771.575

-

Totaal Prognose Einde Werk

€14.372.899

=

Verwacht financieel resultaat

- € 3.779.630

Figuur 2: Berekening door de rekenkamer

In bovenstaande tabel staat de berekening van de rekenkamer. De financiële gegevens aan de kredietzijde zijn onttrokken uit de daarmee corresponderende college- en raadsbesluiten. De financiële gegevens aan de prognosezijde zijn onttrokken uit bijlage II van het raadsvoorstel van 6 februari 2024.236

235 Gemeente Vlaardingen. (2024, 6 februari). Raadsvoorstel Aanvullend krediet sporthal Claudius Civilislaan: bijlage 2,

Specificatie kredietverhoging. 236 Gemeente Vlaardingen. (2024, 6 februari). Raadsvoorstel Aanvullend krediet sporthal Claudius Civilislaan: bijlage 2, Specificatie kredietverhoging.

Rekenkamer Vlaardingen | Onderzoek sporthal Claudius Civilislaan | 79.

Verklaring verschil in berekeningen Bovenstaande berekeningen tonen een verschil in het verwacht financieel resultaat. Dit verschil is het volgende: Specificatie kredietverhoging

Verwacht (negatief) financieel resultaat

€ 2.732.455

Berekening rekenkamer

Verwacht (negatief) financieel resultaat

€ 3.779.630

-

Verschil tussen beide berekeningen:

- € 1.047.175

=

Figuur 3: verschil tussen Specificatie kredietverhoging en berekening rekenkamer

De oorzaak van dit verschil ligt aan de kredietzijde. In figuur 1 wordt het door raad en college verstrekte dan wel beschikbaar gestelde krediet bepaald op € 11.640.444. Volgens de berekening van de rekenkamer zoals weergegeven in figuur 2 is het (geautoriseerde) krediet op het moment van het raadsvoorstel echter € 10.593.269. Dit verschil ontstaat door een incorrecte ontvlechting van het verstrekte dan wel beschikbaar gestelde krediet en de eerder verwachte en meegerekende SPUK-gelden. De eerder verwachte SPUK-gelden uit 2021 en 2022 worden niet geheel gescheiden van het door raad en college tot dan toe verstrekte dan wel beschikbaar gestelde krediet. In de berekening van de rekenkamer gebeurt dit wel. Het verschil tussen beide bedragen is het volgende: Prognose SPUK (uitgekeerd)

€ 771.575

Meegerekende SPUK-bijdrage (verwacht)

€ 1.818.750

-

- € 1.047.175

=

Verschil tussen beide berekeningen: Figuur 4: verschil tussen meegerekende SPUK-bijdrage (verwacht) en Prognose SPUK (uitgekeerd)

Na het raadsbesluit van 28 maart 2024 ontstaat er daarmee een verschil van € 1.047.175 tussen het (geautoriseerde) krediet en de kredietzijde van de financiële verantwoording.

Realisatiecijfers sporthal CC-laan (november 2024) Gedurende het onderzoek heeft de gemeente de realisatiecijfers tot dan toe met de rekenkamer gedeeld.237 In de tabel op de volgende pagina staan deze cijfers weergeven.

237 Gemeente Vlaardingen. (2024, 14 november). Emailcontacten met rekenkamer gedurende onderzoek.

Rekenkamer Vlaardingen | Onderzoek sporthal Claudius Civilislaan | 80.

Figuur 5: realisatiecijfers sporthal CC-laan, d.d. 14-11-2024, uit emailcontact met rekenkamer.

In de realisatiecijfers correspondeert het bedrag aan de kredietzijde met het door de raad en college verstrekte dan wel beschikbaar gestelde krediet (€ 13.325.724) zoals berekend door de rekenkamer.238 Aan de realisatiezijde zijn enerzijds de gerealiseerde kosten terug te vinden en anderzijds de daadwerkelijk ontvangen SPUK-gelden. De gerealiseerde kosten vallen lager uit dan de verwachte kosten in het raadsvoorstel van 6 februari 2024. Het gaat om een positief resultaat van € 207.027.239 De ontvangen SPUK-gelden vallen daarnaast hoger uit dan verwacht op 6 februari 2024. Het betreft een positief resultaat van € 877.121.240 De realisatiecijfers uit november 2024 vallen daarmee in totaal € 1.084.148 hoger uit ten opzichte van de prognosezijde van het raadsvoorstel van 6 februari 2024.241 Het verwachte positieve resultaat is volgens de realisatiecijfers echter slechts € 36.972. Dit verschil komt voort uit de rekenfout in de financiële verantwoording van het raadsvoorstel. Zie hiervoor onderstaande berekening: Totaal positieve resultaat

€ 1.084.148

Verschil uit berekening rekenkamer

€ 1.047.175

-

€ 36.973

=

Verschil tussen beide berekeningen:

Figuur 6: berekening realisatiecijfers, d.d. 14-11-2024

238 Zie figuur 2. 239 € 15.144.474 - € 14.937.447 = € 207.027 240 € 1.648.696 - € 771.575 = € 877.121 241 € 207.027 + € 877.121 = € 1.084.148

Rekenkamer Vlaardingen | Onderzoek sporthal Claudius Civilislaan | 81.

Bijlage 3. Begrippenlijst Onderstaand is een lijst met begrippen en de bijbehorende definitie weergegeven. Tabel 4: Begrippenlijst Begrip

Definitie

DMCR Milieudienst Rijnmond

De omgevingsdienst van de provincie Zuid-Holland.

D&B-aanbesteding

Design & Build-aanbesteding. Een geïntegreerde aanbesteding voor zowel het ontwerp als de realisatie van de sporthal.

Gestanddoeningstermijn

Een gestanddoeningstermijn is de tijd dat een inschrijver op een aanbesteding de voorwaarden uit zijn offerte moet nakomen.

GOTIK-criteria

De GOTIK-methode is een methode voor het beheersen van benoemde aspecten in het projectmanagement. De aspecten of criteria zijn: Geld, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit.