Overdrachtsdocument defintief 2026.01.06
Tekst van het document
Overdrachtsdocument Van raad naar raad
6 januari 2026
Inhoudsopgave
1.
Inleiding
3
2.
Van de voorzitter over de raad
4
3.
Raad aan het stuur
5
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8
Vergaderstructuur RaadsRoutePlanner en Kleine Slimme Groepjes Versterken van de radenpositie in regionale samenwerking Regio Utrecht Avres en Waardlanden Speciale raadsinstrumenten Rekenkamer Speciale raadsinstrumenten Auditcommissie Speciale raadsinstrumenten Accountant
5 8 11 12 14 15 18 21
4.
Raad en samenleving
24
4.1 4.2 4.3
Communicatie raad Vijfheerenlanden VHL-plein Doorontwikkeling lokale democratie
25 27 29
5.
Raad van waarden
32
5.1 5.2 5.3 5.4 5.5
Raad als werkgever werkgeverscommissie Integriteit, ondermijning en agressie KennispaRaad Samenwerking tussen raad, college en organisatie Presidium / Agendacommissie
33 34 35 37 39
6.
Overige onderwerpen
41
6.1 6.2 6.3 6.4
(In)Formatiefase Informatievoorziening Reglementen & Verordeningen Tijdsbesteding raadslidmaatschap
41 42 45 49
Bijlage 1: Evaluatie en advies gemeenschappelijke adviescommissies Overdrachtsdocument
50 2
1. Inleiding Dit is het overdrachtsdocument van raad naar raad. Geschreven door de vorige raad en gevuld met vier jaar ervaring met het besturen van onze mooie gemeente. Een nieuwe raad betekent een nieuw begin. Maar dat betekent niet dat de nieuwe raad alles opnieuw uit moet vinden. In de afgelopen raadsperiode (2022-2026) heeft de raad een mooie ontwikkeling doorgemaakt. Een ontwikkeling die past bij een gemeente met de (groeiende) omvang van een middelgrote gemeente centraal gelegen in ons land. In de afgelopen periode is er veel werk verzet. Veel daarvan is goed gegaan, maar er zijn ook aandachtspunten waarvan we hebben geleerd. Projecten zijn opgezet, afgerond en in ontwikkeling gebracht. Bij dat alles is veel geleerd. Een belangrijke leidraad bij deze ontwikkeling was het koersdocument Fier op reis. In het raadsbreed gedragen document werd de ambitie uitgesproken dat de raad het stuur in handen wil hebben, midden in de samenleving wil staan en op een respectvolle manier met elkaar om wil gaan. Fier op reis komt nadrukkelijk terug in dit overdrachtsdocument. Dit overdrachtsdocument is geen dictum. Het is niet opgeschreven om de nieuwe raad, om u, te vertellen hoe het moet. Zie het vooral als een steuntje in de rug voor een goede start. Het zou immers zonde zijn wanneer de opgedane kennis en ervaring niet meegenomen zou kunnen worden.
In het overdrachtsdocument blikken we terug langs de lijnen van ons koersdocument Fier op reis. Fier op reis verbeeldt de afgelopen raadsperiode als een reis en geeft antwoord op de vraag die de vorige raad zichzelf kort na de verkiezingen stelde: ‘wat voor een raad willen wij zijn?’ Het resultaat is een raadsbreed gedragen commitment. Commitment aan elkaar, maar zeker ook aan de inwoners van de gemeente Vijfheerenlanden. Een collectief geweten dat als kapstok kan fungeren voor andere documenten en ambities die verdere richting geven aan de invulling van de reis, zoals de RaadsRoutePlanner, versterking lokale democratie en een communicatieplan. Fier op reis bestaat uit drie onderdelen: • Raad aan het stuur • Raad en samenleving • Raad van waarden
Overdrachtsdocument
3
2. Van de voorzitter over de raad Onze gemeenteraad kenmerkt zich door een collegiale sfeer. Die cultuur is vanaf het begin van de nieuwe gemeente opgebouwd en wordt gekoesterd. Fier op Reis helpt hier erg bij en is ook een hulpmiddel voor de voorzitter. De voorzitter hecht aan toegankelijkheid en directe contacten met leden van de raad. De goede verstandhouding zorgt voor openheid en transparantie. In de vergadering zijn de discussies soms fel, maar wordt het niet op de persoon gespeeld. De voorzitter probeert iedereen zo goed mogelijk aan het woord te laten, de discussie in goede banen te leiden en waar dat nodig is met een relativerende opmerking weer wat lucht in de emoties te blazen. Raadsleden spreken elkaar ook aan als er iets te scherpe opmerkingen worden gemaakt. Ook wordt in elk presidium de raadscyclus geëvalueerd en maken de omgangsvormen en uitingen nadrukkelijk deel uit van die evaluatie. Dit helpt het zelfcorrigerend vermogen van deze raad. Mede door initiatieven van de griffie staat de raad open voor vernieuwingen van processen. Het is zeker de bedoeling dit door te zetten in de nieuwe periode. Ook zal de voorzitter er alles aan doen om de omgangsvormen en de cultuur ook binnen de nieuwe raad goed te houden. De uitdaging van de gemeenteraad ligt ook in de nieuwe periode in het sturen en besluiten op hoofdlijnen.
Vanuit drie kleinere gemeenten zijn we nu een (middel)grote gemeente met bijna 65.000 inwoners en ruim 500 medewerkers. Het is voor raadsleden niet meer mogelijk om op alle details van besluiten te gaan zitten. Dat is in een gemeente van onze schaal ook niet wenselijk. Hier bestaat wel een spanningsveld omdat raadsleden door inwoners wel op individuele gevallen worden aangesproken. Het vereist ervaring om hier op een goede manier mee om te gaan. Ook raadsleden ervaren steeds vaker maatschappelijke druk en soms zelfs intimidatie en bedreiging. De voorzitter van de raad is hier zeer op gespitst en roept op elk signaal te melden, zodat er actie kan worden ondernomen. Het ‘zonder last’ besluiten kunnen nemen is van het allergrootste belang. Ook blijft er in de nieuwe periode veel aandacht voor integriteit en de risico’s van ondermijning. Griffie en voorzitter zijn hier buitengewoon scherp op en zullen bij vermoedens of onduidelijkheden direct het gesprek aangaan.
Overdrachtsdocument
4
3. Raad aan het stuur De raad aan het stuur betekent niet per definitie dat de raad altijd aan het stuur zit. Het betekent wel dat u als raad zelf bepaalt wanneer en hoe u aan het stuur wilt zitten. Bij voorkeur wordt deze keuze niet steeds opnieuw gemaakt, maar voor een langere termijn en voor meerdere onderwerpen vastgelegd. Hiermee ontstaat tijd en overzicht. Dat helpt om inzicht te krijgen in de complexiteit van een onderwerp en de impact hiervan op de samenleving. Kennis die bijdraagt aan de diepgang van het politieke debat en de transparantie van besluitvorming. De raad van Vijfheerenlanden staat voor: • Een constructief samenspel met elkaar en met het college. • Het uitstellen van de politiek: het politiek debat volgt op een inhoudelijke verkenning van het onderwerp en de maatschappelijke dilemma’s. • Het belang van inwoners door de impact van een onderwerp op de samenleving zwaar mee te wegen in het bepalen van de rol van de raad. En daarom: • Werkt de raad van Vijfheerenlanden met een lange termijn agenda waarin zowel de raadsonderwerpen als de planning van het college zijn verwerkt. • Bepaalt de raad de routekaart die per onderwerp naar een passende rol navigeert.
3.1
Vergaderstructuur Algemene terugblik In de afgelopen periode heeft de raad, net als de periode daarvoor, vergadert via het BOB-vergaderstelsel. BOB staat voor Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming. Beeldvorming Een raadscyclus wordt afgetrapt met een VHL-Plein. Tijdens het VHL-Plein kan een raads- en commissielid inhoudelijk kennis maken met een onderwerp waarover later (mogelijk) besloten moet worden. Naast een technisch- inhoudelijke overdracht van onderwerpen, is er op het VHL-Plein ook ruimte voor de mening van inwoners over een onderwerp. Deze mening draagt eveneens bij aan de beeldvorming over een onderwerp. Maar inwoners kunnen ook inspreken over onderwerpen die niet geagendeerd zijn. Aansluitend hebben de raads- en commissieleden en de inwoners op het VHL-Plein de gelegenheid om informeel met elkaar te praten.
Overdrachtsdocument
5
Oordeelsvorming Voorafgaand aan de raadsvergadering, worden elke raadscyclus drie openbare commissievergaderingen gehouden: Commissie Ruimte, Wonen en Duurzaamheid (RWD), Commissie Welzijn, Onderwijs en Sport (WOS) en Commissie Algemene Zaken (AZ). In deze commissies vindt de oordeelsvorming plaats. In de commissies worden de onderwerpen in zijn geheel besproken als een A of een B stuk. Aan het einde van de beraadslaging concludeert de voorzitter of het onderwerp als hamerstuk of als bespreekstuk doorgaat naar de raad. Enkel wanneer er een amendement of motie wordt aangekondigd is er sprake van een bespreekstuk. Besluitvorming In het BOB-vergaderstelsel vergadert de gemeenteraad één keer per raadscyclus. Over het algemeen gebeurt dat op de donderdagavond. Tijdens deze vergadering worden de besluiten genomen. Op de agenda staan hamer- en bespreekstukken. Hamerstukken worden zonder debat vastgesteld. Dat in tegenstelling tot de bespreekstukken waarover wel wordt gedebatteerd. Bij de start van de huidige raadsperiode (2022-2026) is een aantal veranderingen doorgevoerd in het vergaderstelsel. Deze veranderingen zijn gebaseerd op de adviezen van de commissie Doorontwikkeling Werkwijze Raad die aan het einde van de raadsperiode 2019-2022 kritisch heeft gekeken naar de vergaderstructuur en op basis daarvan een aantal veranderingen heeft voorgesteld.
De huidige raad heeft deze adviezen overgenomen en verwerkt in zijn vergaderstructuur. De nadruk van veel veranderingen lag op het vergroten van de effectiviteit van de besluitvorming. Een van de belangrijkste wijzigingen is het strikte onderscheid tussen hamer- en bespreekstukken. Wanneer na het bespreken van een bespreekstuk in de commissie blijkt dat er politieke consensus bestaat over het onderwerp, wordt het voorstel als hamerstuk op de agenda van de raadsvergadering geplaatst. Wanneer er geen politieke consensus bestaat en als gevolg daarvan moties of amendementen worden aangekondigd, wordt het voorstel als bespreekstuk op de agenda van de raadsvergadering geplaatst. Gevolg is dat er in de raadsvergadering alleen bespreekstukken worden behandeld en de commissievergaderingen ‘niet over worden gedaan.’ In de commissies kunnen ook opinievoorstellen geagendeerd worden. Dit zijn voorstellen die bedoeld zijn om een mening over een bepaald onderwerp of voorgenomen besluit op te halen bij de fracties. Een dergelijk voorstel gaat niet naar de raad, maar terug naar het college of de griffie, zodat de input verwerkt kan worden in een raadsvoorstel. In 2025 is op basis van een enquête onder raads- en commissieleden nogmaals gekeken naar mogelijkheden om de besluitvorming efficiënter te maken.
Een van de maatregelen is het besluit om op de agenda’s van de commissies niet alleen een onderscheid te maken tussen hamerstukken en bespreekstukken, maar dat ook de Overdrachtsdocument
6
bespreekstukken kunnen worden gewogen. Het gevolg is de invoering van zogenaamde A en B bespreekstukken. Wanneer de agendacommissie constateert dat alle fracties een bespreekstuk willen bespreken, wordt het geagendeerd als een bespreekstuk A. In dat geval krijgen alle fracties de gelegenheid om in een eerste termijn van vijf minuten per fractie het woord te voeren over het onderwerp. Mocht de agendacommissie constateren dat een voorstel niet door alle fracties besproken hoeft te worden, wordt het als bespreekstuk B geagendeerd. Voorafgaand aan de bespreking van een bespreekstuk B vraagt de voorzitter welke fracties in eerste termijn het woord willen voeren. Alleen de fracties die dat wensen krijgen dan de gelegenheid om 3 minuten in de eerste termijn het woord te voeren. Reflectie Eind 2025 is een enquête* onder de raads- en commissieleden uitgezet waarin onder meer gevraagd is naar hoe het BOB-vergaderstelsel bevalt. De reacties waren op een enkele na positief. De werkwijze van het BOB-vergaderstelsel wordt onderschreven en er bestaat tevredenheid over de doorlooptijden (efficiëntie). Ook is men het in grote mate eens met de afspraak, dat voorstellen alleen in de raad besproken worden als er een motie of amendement ligt.
Wel is aandacht gevraagd voor de wenselijkheid een voorstel in één raadscyclus af te handelen en de onwenselijkheid dat de commissievergadering in de raad wordt ‘overgedaan’. Tot slot zijn de meningen over het gebruik van A en B stukken verdeeld. Een aantal respondenten vindt het goed werken en aantal heeft aangegeven nog geen mening te kunnen vormen. Stellen van technische vragen Raads- en commissieleden hebben de gelegenheid technische vragen te stellen over de voorstellen die zij moeten behandelen. Technische vragen die uiterlijk 3 werkdagen (vóór 12:00 uur) voor aanvang van de commissievergadering ingediend zijn, worden uiterlijk 24 uur voor aanvang van de commissie beantwoord. In de enquête heeft een aantal respondenten aangegeven dat deze technische vragen soms te laat of te kort voor de vergaderingen beantwoord worden. Cijfers hiervoor worden niet bijgehouden, maar na onderzoek blijkt dat er in de maanden oktober, november en december 2025 inderdaad sprake is van te laat beantwoorde technische vragen. In de afgelopen raadsperiode is overleg geweest met de ambtelijke organisatie over de mogelijkheden de termijn voor het beantwoorden van technische vragen te verkorten. Aanbevelingen • Hou het huidige vergaderstelsel in gebruik zoals het is, maar blijf kritisch.
• Formaliseer het gebruik van A en B stukken in het reglement van orde, zodat de nieuwe raad op formele regels terug kan vallen. En evalueer indien nodig na een jaar. • Organiseer een training voor de (nieuwe) voorzitters van de commissievergaderingen en het VHL-plein. Overdrachtsdocument
7
•
Spreek het proces voor het stellen van technische vragen goed door met (nieuwe) raads- en commissieleden en geef de griffie de opdracht om met de ambtelijke organisatie in gesprek te gaan over de (termijnen van) beantwoording.
Meer weten? Zie het reglement van orde. (Dit kunt u vinden op iBabs) * Voorafgaand aan het opstellen van het overdrachtsdocument is een enquête uitgezet onder de raads- en commissieleden. De enquête is door 23 van de 44 aangeschreven respondenten ingevuld. Van 1 van de respondenten hebben we teruggekregen dat hij niet alle vragen in kon vullen omdat deze niet op hem van toepassing waren. Hij miste de optie om niet van toepassing in te kunnen vullen. Hierdoor zou het resultaat van de enquête beïnvloed kunnen worden. Dit is een terecht punt en bij een volgende enquête zal hier op gelet worden. De enquête liet een positief beeld zien over de bevraagde onderwerpen. Men was tevreden over het vergadermodel en de bijdrage van de verschillende fases in de besluitvorming. Het VHL-plein werd ook positief gewaardeerd, met name de contacten met de inwoners. De informele gemeenschappelijke adviescommissies van Avres en Waardlanden zijn positief gewaardeerd evenals KennispaRaad. In meerdere hoofdstukken van dit overdrachtsdocument wordt meer in detail verwezen naar de enquête.
3.2
RaadsRoutePlanner en Kleine Slimme Groepjes Algemene terugblik RaadsRoutePlanner In de afgelopen raadsperiode heeft onze gemeenteraad hard gewerkt aan de ontwikkeling van de RaadsRoutePlanner (RRP). Met het opstellen van de RRP heeft de raad uitvoering gegeven aan de ambitie Raad aan het stuur uit Fier op reis. Hierin wordt gesteld dat de raad niet altijd aan het stuur hoeft te zitten, maar wel altijd wil bepalen wie, wanneer aan het stuur zit. De RRP helpt bij het maken van deze keuze. De RRP bestaat uit drie lagen. Elke laag staat voor de mate waarin de raad invloed wil hebben op het proces: • Laag 1: raad aan het stuur: de raad heeft intensief invloed op het besluitvormingsproces door dit proces in te tekenen met een Klein Slim Groepje (KSG) • Laag 2: democratisch samenspel: het besluitvormingsproces wordt samen met het college, in een constructief samenspel vormgegeven. • Laag 3: de raad volgt: de raad wil op de hoogte gehouden worden van het proces van onderwerpen die besluitvormend aan de raad worden voorgelegd. Het gaat hier om onderwerpen die opgenomen zijn in de concernplanning van de Overdrachtsdocument
8
ambtelijke organisatie. Afstemming hierover gebeurt onder meer in de driehoek (Burgemeester, secretaris, griffier). Kleine Slimme Groepjes Een belangrijk instrument dat de raad helpt om te bepalen wie en wanneer er aan het stuur zit, is het Kleine Slimme Groepje (hierna te noemen KSG). In een KSG wordt gewerkt aan het ontwerpen van een zorgvuldig proces zonder inhoudelijke/politieke sturing. Niet alle onderwerpen komen in aanmerking voor behandeling in een KSG. Het instrument wordt alleen ingezet voor politiek zwaarwegende thema’s of onderwerpen op de RRP waarbij de raad aan het stuur wil zitten (Laag 1: Raad aan het stuur). Een KSG is een tijdelijk gremium. Het proces kent een duidelijk begin en een eind. Na afronding wordt het KSG weer opgeheven. De samenstelling van het KSG is als volgt: 2-3 raadsleden, 1-2 ambtenaren, de portefeuillehouder (college) en een lid van de griffie als procesbewaker. Reflectie Wat is er bereikt/wat is er gedaan? RaadsRoutePlanner In de afgelopen vier jaar is de RRP succesvol ontwikkeld tot het sturingsinstrument dat het nu is. Een instrument dat de raad echt helpt om heel bewust een rol en daarbij passende handelingen te kiezen. De RRP heeft ook voor duidelijkheid in de rolverdeling tussen raad, college en de ambtelijke organisatie gezorgd. Kleine Slimme Groepjes In de afgelopen vier jaar is het KSG een waardevol instrument gebleken.
Het heeft echt bijgedragen aan de zorgvuldige besluitvorming over belangrijke, politiek zwaarwegende onderwerpen. Denk hierbij aan onderwerpen als mobiliteit, duurzaamheid, asielopvang, bezuinigingen en woningbouw. Waarop zijn we trots? RaadsRoutePlanner/Kleine Slimme Groepjes We zijn trots op de ontwikkeling die we hebben doorgemaakt in het werken met de RRP’s en de KSG’s. Met de RRP heeft de raad echt een sturingsinstrument in handen. Voor wat betreft de KSG’s zijn we trots op de stappen die alle deelnemende gremia hebben gemaakt. Het louter procesmatig vormgeven van een besluitvormingstraject vraagt immers om een bepaalde discipline en bewustzijn van rollen. In dit kader willen we ook het KSG Ombuigingen benoemen. Een moeilijk en complex onderwerp, maar door een heldere opdracht, een goed doordachte samenstelling en een snelle, concrete afronding heeft dit KSG echt bijgedragen aan de kwaliteit van de besluitvorming over dit onderwerp.
Overdrachtsdocument
9
Wat heeft aandacht nodig? De onderwerpen in de eerste laag moeten concreet zijn om als KSG mee aan de slag te gaan. Dus geen grote overkoepelende onderwerpen als ‘zorg’ of ‘klimaat’. Een KSG bestaat dus uit raadsleden, ambtenaren en collegeleden. Rolvastheid in het proces blijft een belangrijk aandachtspunt. Ook de samenstelling van het groepje is een blijvend aandachtspunt. Hoewel het niet om de inhoud gaat, is de (ambtelijke) aanwezigheid van inhoudelijke expertise essentieel voor het uitwerken van het beste proces. In de verslaglegging en verantwoording van het KSG kunnen ook nog stappen worden gezet. Tot slot wijst de praktijk uit dat de naam Klein Slim Groepje niet altijd goed weergeeft wat de functie is van dit instrument. Een naamswijziging zou dit in de toekomst kunnen voorkomen. Aanbevelingen RaadsRoutePlanner • Zie de RRP als een dynamisch document. De onderwerpen waarmee de verschillende lagen worden gevuld, staan niet vast. • Werk aan de zichtbaarheid van de RRP naar inwoners toe. Het instrument heeft immers een grote invloed op de agenda van de raad en dus ook grote invloed op de samenleving. • Blijf de organisatie uitleg geven over de werking van de RRP. Kleine Slimme Groepjes • Formuleer een heldere opdracht vooraf. Doe dit SMART (doel, tijdspad, randvoorwaarden).
• Zorg voor een concrete benoeming van het onderwerp of aandachtsgebied • Procesafspraken maken: spreek met elkaar af hoe de samenstelling van een KSG wordt bepaald en welke rol het presidium hierin heeft • Zorg dat er bij de samenstelling van een KGS altijd een inhoudelijk deskundige (vakambtenaar) beschikbaar is. • Hou het presidium aangehaakt door middel van periodieke rapportages. • Ontbind KSG na afronding om overlap te voorkomen. • Neem de ambtelijke organisatie voldoende mee. Maak duidelijk wat er van hen verwacht wordt en hoeveel tijd dit van hen vraagt. • Overweeg een naamswijziging naar procesgerichte term. • Focus op proces, niet op inhoud.
Overdrachtsdocument
10
3.3
Versterken van de radenpositie in regionale samenwerking Algemene toelichting Dit document beschrijft de inspanningen om de positie van gemeenteraden in regionale samenwerkingsverbanden te versterken. De gemeenteraad van Vijfheerenlanden heeft deze versterking van de positie en de samenwerking als duidelijk speerpunt benoemd. In de afgelopen jaren zijn verschillende zaken ondernomen om dit te verder vorm te geven, zoals: •
•
• •
Het vaststellen van een Nota Samenwerking. Deze nota biedt allereerst een toetsingskader voor de gemeenteraad om vragen als: “Waarom willen we samenwerken, met wie, hoe en wanneer om wat te bereiken voor onze inwoners?” te kunnen beantwoorden. Verder wordt focus aangebracht in de prioritering door GR-en als hoog, midden en laag te prioriteren. Tot slot wordt in de nota aandacht besteed aan de verschillende vormen van samenwerking, de rol van de raad, het college en de ambtelijke organisatie. Het vaststellen van de Sturingsstrategie Samenwerkingen. In de Sturingsstrategie zijn de instrumenten uitgewerkt waarmee de raad de gewenste doelen kan behalen en zijn grip op de samenwerkingen kan vergroten. Op meerdere punten wordt actief invulling gegeven aan de genoemde instrumenten. Zo is er een vast agendapunt Actieve Informatieplicht op de agenda’s van de commissies en zijn de eerste onderleggers met informatie over Bestuursvergaderingen van de GR hieraan toegevoegd, zijn er raadsrapporteurs aangesteld en zijn twee pilots gestart met Informele Gemeenschappelijke Adviescommissies (IGA’s). Het aanstellen van een Regionale raadsadviseur samen met de overige Utrechtse gemeenteraden.
Een heldere inrichting van iBabs door het opnemen van alle regionale radenbijeenkomsten onder vergaderingen en algemene informatie te verstrekken van hoog en midden geprioriteerde samenwerkingen onder overzichten.
Dit stuk beschrijft de inspanningen om de positie van gemeenteraden in regionale samenwerkingsverbanden te versterken, waarbij voornamelijk wordt ingegaan op twee regionale trajecten: 1. Regio Utrecht Hier hebben griffiers van alle Utrechtse gemeenten samengewerkt om de invloed en betrokkenheid van raden bij regionale besluitvorming te vergroten. De focus lag op democratische legitimatie, informatievoorziening en het ontwikkelen van instrumenten zoals raadsrapporteurs en regionale raadsplatforms. Uit een enquête blijkt dat raden steeds beter aangehaakt zijn, maar dat de ervaren invloed nog beperkt is. Overdrachtsdocument
11
2. Avres en Waardlanden In deze pilots is gewerkt met informele gemeenschappelijke adviescommissies (IGA’s) om technische adviezen te geven over financiële stukken. De evaluatie toont dat deze werkwijze goed functioneert en bijdraagt aan inzicht en kwaliteit van besluitvorming. Hieronder leest u reflecties op bereikte resultaten, trotspunten en aanbevelingen voor verdere professionalisering en verduurzaming van deze samenwerkingen.
3.4
Regio Utrecht Algemene terugblik In de afgelopen periode hebben de griffiers van alle Utrechtse gemeenten*, verenigd in de griffierskringen Utrecht-Oost en Utrecht West, zich gebogen over de vraag hoe de positie van raden in diverse regionale samenwerkingen kunnen worden geborgd? Een belangrijk vraagstuk dat is opgepakt door de griffiers van alle gemeenten in de provincie Utrecht. * De Ronde Venen, Stichtse Vecht, Woerden, Oudewater, Montfoort, IJsselstein, Lopik, Nieuwegein, Vijfheerenlanden, Utrecht, Houten, De Bilt, Bunnik, Zeist, Wijk bij Duurstede, Utrechtse Heuvelrug, Baarn, Soest, Eemnes, Bunschoten, Amersfoort, Leusden, Woudenberg, Renswoude, Veenendaal en Rhenen. De griffiers zijn dit project gestart vanuit de overtuiging dat gemeenteraden een sterke en goed gepositioneerde rol moeten hebben binnen regionale samenwerkingsverbanden. Die positionering is belangrijk vanwege: • De democratische legitimatie van de besluitvorming. • De maatschappelijke impact van de samenwerkingen • Het substantiële deel van de begroting dat besteed wordt aan regionale samenwerkingen.
Extra relevant met oog op het ravijnjaar • De complexiteit regionale positionering • De richting die hiermee gegeven wordt aan het samenspel college/raad • Het belang van steviger informatievoorziening • Het kunnen leren van elkaar Reflectie Wat is er bereikt/wat is er gedaan? In de afgelopen tijd heeft de samenwerking van griffiers geleid tot raden die aangehaakt zijn én invloed hebben op regionale samenwerking. Dit heeft gezorgd voor: • Actieve betrokkenheid bij regionale processen. • Effectieve en efficiënte invloed tijdens de P&C-cyclus en beleidsvorming. • Gebruik van raadsinstrumenten om sturing en controle te versterken.
Overdrachtsdocument
12
•
De gekozen strategie is die van organische groei: het stapsgewijs versterken van de radenpositie, rekening houdend met verschillende vertrekpunten per gemeente. Niet alle gemeenten hoeven hetzelfde tempo aan te houden of met alle pijlers tegelijk aan de slag te gaan. Wel is coördinatie en voortgang cruciaal om focus en gezamenlijkheid te behouden.
De aanpak richt zich op vijf pijlers: • Verbeteren informatievoorziening. • Regionaal raadsplatform. • Werkwijze regionaal raadsplatform. • Nota verbonden partijen / samenwerking. • Bewustwording van de raad. Enquête Om een antwoord te krijgen op de vraag of deze benadering de juiste is en er sprake is van toegenomen grip, is er een enquête uitgezet onder de raads- en commissieleden van de gemeente Vijfheerenlanden. De respons op de enquête was 46,5%. Uit de resultaten blijkt dat: • De raad gemiddeld als gedeeltelijk aangehaakt beoordeeld wordt (score 3,20 op een schaal van 1-5), terwijl de ervaren invloed lager ligt (score 2,90). De raad is in toenemende mate aangehaakt via raadsinformatiebijeenkomsten, raadsrapporteurs, P&C-documenten en zienswijzen. De gemiddelde score voor aanhaken is 3,20, wat neerkomt op 'gedeeltelijk tot in grote mate aangehaakt'. De invloed wordt vooral uitgeoefend via kaderstelling, vragen, behandeling van regionale stukken en raadsinstrumenten zoals zienswijzen en moties. De gemiddelde score is 2,90, wat duidt op 'nauwelijks tot enige invloed'. • 25% van de respondenten nam deel aan een regionaal raadsplatform, maar 72,7% van de niet-deelnemers heeft wel kennisgenomen van gedeelde informatie. Deelnemers waarderen de uitwisseling en ondersteuning, maar benoemen wisselende vertegenwoordiging als knelpunt.
Niet-deelnemers hebben vaak indirect informatie ontvangen (72,7%). • Raadsrapporteurs besteden de meeste tijd aan stukken lezen (77,8%), gevolgd door informatie ophalen bij ambtenaren/college (55,6%) en deelname aan regionale bijeenkomsten (44,4%). Er is behoefte aan een uniforme werkwijze en stabiele samenstelling van rapporteursgroepen. • De informatievoorziening vanuit het college wordt als wisselend ervaren; er is behoefte aan een vroegere en pro-actievere terugkoppeling. • De griffie-ondersteuning wordt positief beoordeeld, met suggesties voor meer samenvattingen en advies over instrumenten. Waarop zijn we trots op? De enquête laat zien dat de raad steeds beter aangehaakt is. Dat is echt iets om trots op te zijn. Tegelijkertijd maakt de enquête duidelijk dat de ervaren invloed nog beperkt is. Overdrachtsdocument
13
We zijn trots op de ontwikkeling van raadsrapporteurs en raadsplatforms. Zij spelen een belangrijke rol, maar vragen om verdere professionalisering. Verbetering van informatievoorziening en versterking van griffie-ondersteuning zijn hierbij cruciaal. Aanbevelingen • Organiseer bij de start van de nieuwe raadsperiode een KennispaRaad over dit onderwerp. • Stel vroegtijdig raadsrapporteurs aan met een duidelijke uitleg over instrumenten en invloedsmomenten. Biedt deze informatie gedoseerd aan. • Ga door met deze regionale samenwerking! Er is al winst geboekt, maar er is zeker ruimte voor groei. Zeker wanneer de samenwerking wordt geïntensiveerd. Investeer dus in het verduurzamen van deze samenwerking tussen alle gemeenten uit de provincie Utrecht, waar het nu nog een pilot is.
3.5
Avres en Waardlanden Algemene terugblik In 2024 is gestart met twee pilots voor een informele gemeenschappelijke adviescommissie (IGA) voor de Gemeenschappelijke Regelingen (GR) Avres en Waardlanden. De IGA Avres is vijf keer bij elkaar gekomen. Deze bijeenkomsten stonden in het teken van kennismaken, oefenen met de Zomernota, verdieping in Avres en het uitbrengen van twee technische adviezen over financiële stukken. De IAG Waardlanden kwam twee keer bijeen, voor een kennismaking en het uitbrengen van een technisch advies over de financiële stukken. Alle adviezen zijn gericht aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten en zijn bedoeld om mee te wegen bij de lokale besluitvorming over de in te dienen zienswijzen. De werkwijze en samenstelling van beide IGA’s zijn bij afronding van de pilots geëvalueerd. Reflectie In de evaluatie van de IGA’s is een positief beeld over de werking en het instrument informele gemeenschappelijke adviescommissie. De samenstelling van twee raadsleden per gemeente fungeerde goed. De samenwerking verliep soepel en harmonieus. De gezamenlijkheid heeft een versterkend effect op het inzicht in het functioneren van de GR en de advisering richting de raden. De focus op technische advisering over financiële stukken paste bij de pilots. De politiek neutrale advisering aan de gemeenteraden is goed uit de verf gekomen.
En de tijdsbesteding voor de commissieleden was behapbaar. Ondersteuning vanuit de griffie is noodzakelijk. Dit mag minder dan tijdens de pilotfase.
Overdrachtsdocument
14
Er is geoefend met het moment waarop het advies werd uitgebracht. Dit kan voor of nadat het college de zienswijze met de gemeenteraad heeft gedeeld. Hierbij is duidelijke rolverdeling van alle betrokkenen noodzakelijk. Ten behoeve van technische informatievoorziening is contact tussen de adviescommissie en de directie van de GR mogelijk. De keuze om hier geen gebruik van te maken is ook goed werkbaar. De adviezen hebben niet elke keer geleid tot aanpassing van de zienswijze. Ze hadden duidelijk waarde voor het debat, de onderbouwing en de politieke oordeelsvorming. Aanbevelingen • In de volgende raadsperiode de IGA’s voor Avres en Waardlanden voort te zetten met een evaluatie na twee jaar. • Direct na de installatie van de nieuwe raad brengen de IGA’s een advies uit over de financiële stukken 2025/2027 van beide GR’en. Deze financiële stukken worden in april 2026 verwacht. Om de advisering door de IGA’s te continueren, is het advies om zo snel mogelijk naar de verkiezing raadsleden te zoeken, die zitting willen nemen in de IGA’s. • Onderzoek of in de komende twee jaar de advisering van de financiële stukken door de IGA’s verbreed kan worden naar bijvoorbeeld advisering over beleid met daarbij de aandachtspunten uit de evaluatie in het achterhoofd. • Tijdens de komende twee jaar te onderzoeken of de IGA Avres geformaliseerd kan worden.
Voor Waardlanden is formalisatie niet mogelijk omdat het een uitvoerings- GR is. Bijlage 1 (pagina 49-51): Evaluatie en advies gemeenschappelijke adviescommissies
3.6
Speciale raadsinstrumenten Rekenkamer Algemene terugblik De Rekenkamer doet onafhankelijk onderzoek naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentebestuur. Dit is een belangrijk instrument in de controlerende functie van de gemeenteraad. De Rekenkamer is een onafhankelijk orgaan en bepaalt zelf waar zij onderzoek naar doet. Dat neemt niet weg dat de rekenkamer de relatie met raad, griffie, college en ambtenaren belangrijk vindt en dat onderzoek laat zien dat een goede relatie de rekenkamer sterker en succesvoller maakt. Ook staat de Rekenkamer open voor suggesties vanuit de raad om bepaalde onderwerpen te onderzoeken. Elke gemeente is wettelijk verplicht om een Rekenkamer te hebben en deze rekenkamer met voldoende middelen in staat te stellen haar werk te doen.
Overdrachtsdocument
15
Ook in de afgelopen raadsperiode heeft de rekenkamer haar rol gepakt. Er is niet alleen onderzoek verricht, maar er is ook werk gemaakt van de verbinding met raad en organisatie. Reflectie De leden van de rekenkamer blikken terug. Wat is bereikt/wat is er gedaan? Allereerst vinden we het belangrijk om de raad terzijde te staan door regelmatig onderzoeken te publiceren. In de afgelopen raadsperiode heeft de rekenkamer de volgende rapporten gepubliceerd en met de raad besproken: - Raadsbetrokkenheid Niemans Beton (2022) - Wonen in Vijfheerenlanden (2023) - Werken aan het wachten (wachtlijsten in Wmo en Jeugdzorg) (2024) - Rekenkamerbrief Klachtbehandeling (2024) - Rekenkamerbrief Wonen (2024) - Rekenkamerbrief Energiebesparingsplicht Doemee onderzoek met Algemene Rekenkamer (2024) - Rekenkamerbrief Toegankelijkheid Stemlokalen in Vijfheerenlanden (2025) - De aanpak van ondermijning (2025) - Rekenkamerbrief inwonerparticipatie (2025) - Rekenkamerbrief Meta – analyse Wet maatschappelijke ondersteuning (2025) - Verkeersveiligheid rondom scholen (2025) Daarbij heeft de rekenkamer ingezet op het verder verbeteren van de kwaliteit van onderzoeken en het inzetten van communicatiekanalen voor de verbinding met raad en samenleving.
Ten aanzien van de onderzoeken zelf blijven we ons inzetten voor ons doel de samenleving het gemeentehuis in halen en niet te beginnen bij de ‘papieren werkelijkheid’ op het gemeentehuis. We zoeken daarvoor naar methoden die zich niet tot het perspectief van ambtenaren beperken. Anders gezegd: we betrekken nadrukkelijk inwoners of direct betrokkenen. In onze onderzoeken bouwen we kwaliteitswaarborgen in. Denk hierbij aan de update van het onderzoeksprotocol en het professionaliseren van het keuzeproces om onderzoekkeuzes te maken. Tot slot hebben wij ons ingezet om een communicatief sterke rekenkamer te zijn. Daarvoor is ingezet op meer contact met raadsleden, de griffie, het college en het ambtelijk apparaat en het beter benutten van sociale media. Waarop zijn we trots? De rekenkamer heeft de afgelopen jaren een aantal spannende onderwerpen onderzocht. Een voorbeeld daarvan is zorgfraude. Daarmee waren we leidend en agenderend en konden we de raad helpen zich sterker te positioneren. Daarnaast zijn we trots op de kwaliteit van onze onderzoeken. We wisten scherpe onderzoeksvragen te
Overdrachtsdocument
16
stellen en weg te blijven van gemakkelijke antwoorden. Een inspanning die ons met vernieuwende inzichten heeft beloond. We zien ook dat we met onze onderzoeken niet alleen de gemeenteraad hebben ondersteund; ook het ambtelijk apparaat en het college hebben lering getrokken uit onze onderzoeken. Verder is het bijzonder dat wij, in samenwerking met de griffie, vrij kort na het ingaan van de nieuwe wet op de rekenkamers (wet versterking decentrale rekenkamers) een monitoring hebben gerealiseerd waarin de aanbevelingen van alle onderzoeken steeds weer terugkeren op de raadsagenda. Tot slot willen we de nominatie voor het beste rekenkameronderzoek in Nederland van ons onderzoek naar zorgfraude benoemen. Dit alles motiveert ons om in de komende jaren hoog te mikken op kwalitatief hoogwaardig en vernieuwend onderzoek. Wat heeft aandacht nodig? De rekenkamer wil graag dat haar onderzoeken niet op zichzelf staan, maar op elkaar aansluiten, zodat er domein overstijgend lering kan worden getrokken. Hiervoor is de rekenkamer begonnen met een meerjaren-onderzoeksagenda. Uit onderzoek blijkt dat een succesvolle rekenkamer gebouwd is op een aantal pijlers: • Goed contact met de raad, het college, de griffie en het ambtelijk apparaat, • De keuze voor spannende onderzoeksonderwerpen • Naast de raad wordt ook de ambtelijke organisatie als belangrijke doelgroep gezien.
De rekenkamer ambieert de inzichten uit dit rapport onderdeel te maken van haar werkwijze. Tenslotte willen we onze communicatie uitingen meer continuïteit geven. Zodat mensen weten waar en op welk moment ze ons kunnen vinden. Moet er eventueel iets worden aangepast in verordeningen/regelementen? Op dit moment ziet de rekenkamer geen reden om de verordening aan te passen. Aanbevelingen • Op veel plekken in Nederland werken rekenkamers met een klankbordgroep: een kleine groep personen uit de gemeenteraad die met een niet-politieke insteek meedenken met de rekenkamer en vrijblijvend, gevraagd en ongevraagd, advies meegeven aan de rekenkamerleden. Dit gebeurt vaak in een vrij informele setting. In de afgelopen periode heeft de auditcommissie deze rol van klankbordgroep op zich genomen. In de praktijk betekende dit dat de rekenkamer de auditcommissie kon gebruiken als voorportaal van de raad bij de start van een onderzoek. De leden van de auditcommissie werd de mogelijkheid geboden vragen te stellen over een nieuw onderzoek en te reflecteren op het
Overdrachtsdocument
17
onderzoeksplan. Dat leverde in veel gevallen nuttige input op. Naar de toekomst toe wil de rekenkamer deze samenwerking behouden. Tegelijkertijd heeft de rekenkamer dus de behoefte om ook buiten deze formele setting van gedachten te kunnen wisselen met een kleine groep raadsleden die het werk van de rekenkamer kennen en hierop met hen willen reflecteren. We denken daarbij aan een klankbordgroep die enerzijds voor raadsleden en anderzijds voor rekenkamerleden als wederzijds aanspreekpunt kunnen functioneren. Deze werkwijze is niet uniek. Veel andere lokale rekenkamers hebben dit zo georganiseerd. De leden van de rekenkamer hebben hier op andere plaatsten zelf ook positieve ervaring mee. Deze ervaringen en eventuele mogelijkheden bespreken we graag met de nieuwe gemeenteraad. •
3.7
Een ander punt is dat we graag de mogelijkheid willen krijgen om budget mee te nemen naar een nieuw jaar. Vaak lopen onderzoeken uit. Met het factureren zijn we echter gebonden aan de budgettaire jaargrenzen. Met de mogelijkheid om budgetten mee te nemen naar een nieuw jaar, lopen we niet het risico dat een onderzoek dat langer duurt, drukt op de begroting van het nieuwe jaar. De mogelijkheden hierin bespreken we graag met de nieuwe raad en de ambtelijke organisatie.
Speciale raadsinstrumenten Auditcommissie Algemene terugblik De auditcommissie is een belangrijk raadsinstrument. De commissie adviseert en ondersteunt de raad over en bij financiële stukken. De auditcommissie fungeert als eerste aanspreekpunt voor de accountant en de Rekenkamer. Voor wat betreft de accountant heeft de auditcommissie een behoorlijk grote rol bij de jaarlijkse controle van de accountant door elk jaar een aantal specifieke aandachtspunten mee te geven. Daarnaast adviseert de auditcommissie over de financiële reglementen, houdt het toezicht op de financiële verslaggeving, de interne controles, interne onderzoeken en het risicobeheer binnen de gemeente. Verder denkt de auditcommissie mee over de vormgeving en inrichting van de financiële stukken om de kwaliteit en begrijpelijkheid te verbeteren. De Auditcommissie is een niet-politieke, louter technische commissie, waarin alle fracties vertegenwoordigd zijn. Aanbevelingen 2022 De eerste Auditcommissie van de gemeente Vijfheerenlanden is in 2020 aangesteld. In 2022 heeft de Auditcommissie zichzelf geëvalueerd en op basis daarvan de volgende aanbevelingen gedaan:
Overdrachtsdocument
18
• • • • • • • •
• • • •
Benoem zo snel mogelijk na de verkiezingen de leden van de auditcommissie en wijs een voorzitter aan. Maak een jaarplanning en laat deze iedere vergadering terugkomen voor eventuele actualisatie. Evalueer halverwege de zittingstermijn de verordening op de auditcommissie; Evalueer de vorm waarin de auditcommissie nu vergadert en de rol van de auditcommissie bij de technische voorronden; Pak als auditcommissie een nadrukkelijke rol als adviserend orgaan in de richting van de commissie AZ. Pak als auditcommissie een technische rol bij de behandeling van de P&C cyclus en grondexploitaties. Houd ruimte in de vergadering om zonder adviseurs te overleggen; Zorg voor duidelijkheid over de aanlevering van stukken en pas waar nodig de vergaderdata daarop aan (het liefst bij het opmaken van het vergaderschema). Besteed aandacht aan de samenwerking met de accountant en de ambtelijke organisatie. Neem de accountant als vaste adviseur op in de auditcommissie. Evalueer na een jaar de samenwerking met en de werkzaamheden van de accountant. Start in 2023 met de voorbereidingen voor een eventuele verlenging van het contract met de huidige accountant.
Reflectie Wat is er bereikt/wat is er gedaan? De meeste van deze aanbevelingen zijn inmiddels uitgevoerd of in de werkwijze van de Auditcommissie opgenomen. Met name de rol van de Auditcommissie bij de behandeling van de P&C-producten is verstevigd. Met het college en de ambtelijke organisatie is de P&C-cyclus verder doorontwikkeld. Alle P&C producten worden eerst in een openbare vergadering van de Auditcommissie geagendeerd en ambtelijk toegelicht, waarna er ruimte is voor financieel technische vragen. Ook worden het controleplan en het normenkader eerst in de Auditcommissie besproken waarna deze naar de raad gestuurd worden. Samen met de ambtelijke organisatie is een traject doorlopen voor het opstellen van kpi’s voor de begroting. Deze zijn in de begroting van 2026 verwerkt. Verder heeft de Auditcommissie diverse adviezen geschreven aan het presidium en een gesprek gevoerd met de toezichthouder over het provinciaal toezicht. Waarop zijn we trots?
Overdrachtsdocument
19
De kwaliteit van de stukken is sterkt verbeterd en de samenwerking tussen de Auditcommissie en de adviseurs wordt ook alom gewaardeerd. De Auditcommissie heeft een jaarplanning die wordt gevolgd en dit geeft houvast. Door de aanpassingen in de P&C-cyclus heeft de Auditcommissie meer grip en zicht op de P&C-producten en kan de commissie haar rol beter pakken. Het proces dat gevolgd is voor deze aanpassing van de P&C-cyclus en het opstellen van de KPI’s is goed bevallen. Ook wordt vastgehouden aan het A-politieke karakter van de commissie. Wat heeft aandacht nodig? De Auditcommissie focust zich op dit moment veelal op de P&C-cyclus. Aangezien dit goed loopt is er meer tijd beschikbaar en gelegenheid om andere zaken op te pakken. Hierbij valt te denken aan meer aandacht voor risico’s of grote projecten. De Rekenkamer is een belangrijk instrument van de raad en onderhoudt graag dit belangrijke contact. Verder is het belangrijk om de vergaderingen van de Auditcommissie goed te blijven plannen, zodat er voldoende tijd is om de stukken te lezen. De nieuwe Auditcommissie kan overwegen om vooraf vragen te stellen aan de adviseurs, zodat deze voor of tijdens de vergadering beantwoord kunnen worden en niet na de vergadering. De Auditcommissie vergadert in principe altijd besloten, tenzij de P&C-producten besproken worden.
Het is van belang dat de commissie zich hiervan bewust blijft en zich de vraag stelt of het inderdaad nodig is. De Auditcommissie heeft de afgelopen periode een flinke groei doorgemaakt. Om dit vast te houden en te bekijken waar de commissie uit wil komen is het nodig hierover met elkaar van gedachte te wisselen. Aanbevelingen • Behoud de rol van de Auditcommissie als A-politieke, technische commissie. • Blijf de P&C-producten in de openbaarheid bespreken. • Bespreek of de Auditcommissie de andere onderwerpen in beslotenheid blijft bespreken. • Nodig de adviseurs uit aan tafel tijdens de vergaderingen, maar behoud de mogelijkheid om elke vergadering ook zonder hen te vergaderen. • Nodig jaarlijks de provincie als toezichthouder uit voor een gesprek. • Nodig jaarlijks de ambtelijke organisatie (Afdelingen Financiën, Control, Belastingen) uit voor een ontmoeting.
Overdrachtsdocument
20
•
•
•
3.8
Ga zo snel mogelijk als nieuwe Auditcommissie het gesprek aan over de vraag wat voor Auditcommissie je wil zijn en hoe je dat wil bereiken. De accountant kan hierbij ondersteunen. Adviseer de nieuwe raad een cursus gemeentefinanciën te organiseren en verzoek de adviseurs om de eerste twee jaar de P&C-producten aan de nieuwe raad toe te lichten. Zorg voor voldoende bezetting en continuïteit.
Speciale raadsinstrumenten Accountant Algemene terugblik De accountant speelt een belangrijke rol in het waarborgen van de betrouwbaarheid en rechtmatigheid van de gemeentelijke financiën. Jaarlijks controleert hij de jaarrekening van de gemeente en beoordeelt of deze een getrouw beeld geeft van de financiële positie en of alle uitgaven volgens de geldende wet- en regelgeving zijn gedaan. Deze controle is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een belangrijk instrument voor transparantie en goed bestuur. De gemeenteraad wijst de accountant aan. Voor de gemeenteraad is de accountant een onafhankelijke deskundige die helpt bij het uitvoeren van de controlerende taak. Hij biedt inzicht in financiële risico’s, interne beheersingsmaatregelen en naleving van regels. Daarmee ondersteunt hij de raad bij het nemen van verantwoorde besluiten en het houden van toezicht op het college van B&W. Naast controle kan de accountant ook adviseren over verbeterpunten in processen en verantwoording, zodat de gemeente efficiënter en transparanter werkt. In de gemeente Vijfheerenlanden schuift de accountant als vaste adviseur aan bij de Auditcommissie. In 2024 is een aanbesteding gedaan voor de accountantsdiensten. Op 5 juni van dat jaar is de opdracht gegund aan ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V. en heeft de raad hen aangewezen als accountant.
Reflectie Accountant de heer Ronny Schuijt van ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V. blikt terug: Wat is er bereikt/wat is er gedaan? In de afgelopen tijd zijn er goede stappen gezet in de ontwikkeling van de auditcommissie. Sterke punten zijn de constructieve houding van de commissie, zonder Overdrachtsdocument
21
de kritische noot te verliezen. Goed ook om te zien hoe de samenwerking met de politiek en met de ambtelijke organisatie steeds weer wordt gezocht. Dit is echt een sterk punt van de commissie. Waarop zijn we trots? In de afgelopen vier jaar heeft de commissie veel bereikt. De ontwikkelcurve van een commissie die wat onwennig haar rol zocht op financieel-technisch vlak, naar een commissie die actief meedenkt over verbeteringen van producten binnen de P&C cyclus springt daarbij zeer in het oog. Tastbaar resultaat van deze ontwikkeling zijn de eerste stappen die gezet zijn naar een goed opgezet prestatiemanagementsysteem. Wat heeft aandacht nodig? Tot op heden is de auditcommissie er goed in geslaagd om haar agenda a-politiek te houden. Dit is mede te danken aan de sterke rol die de voorzitter vervuld. Sommige leden van de commissie hebben soms de neiging het politieke spectrum op te zoeken. Een dynamiek die overigens moeilijk te voorkomen is in een grote commissie waarin alle fracties vertegenwoordigd zijn. Het is belangrijk om hier ook in de volgende periode scherp op te blijven. Goed om dit punt mee te laten wegen bij de aanstelling van een nieuwe voorzitter van de commissie. Wat daarbij kan helpen is het opstellen van een voorzittersprofiel dat vooral geschikt is voor een technisch onderlegd raadslid.
Moet er eventueel iets worden aangepast in verordeningen/regelementen De huidige verordening stamt uit december 2019. Het kan geen kwaad kan om deze kritisch tegen het licht te houden. De inhoudelijke aanpassingen zijn echter afhankelijk van de keuzes die de commissie maakt ten aanzien van haar eigen rol en verantwoordelijkheden. Het is goed om regelmatig de verordening te agenderen bij een commissievergadering. Aanbevelingen • Benoem een technisch sterke voorzitter die staat voor het a-politieke karakter van de commissie. • Denk goed na over de van de rol auditcommissie. Bij veel gemeenten krijgt de auditcommissie een steeds bredere rol, bijvoorbeeld op het gebied van informatieveiligheid of duurzaamheidsrapportage. Het ontwikkelmodel voor Auditcommissies van PwC kan helpen bij deze overdenking. Los daarvan: de commissie is inmiddels zo volwassen dat een volgende stap mogelijk is. • Gebruik de accountant als natuurlijk adviseur. In de auditcommissie van Vijfheerenlanden komt deze rol minder tot zijn recht dan bij andere commissies. Enerzijds komt dat door de formelere setting, waardoor (informele) interactie minder goed mogelijk is. Anderzijds omdat we elkaar pro-actiever kunnen opzoeken. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het geven van workshops en trainingen.
Overdrachtsdocument
22
•
Een andere mogelijkheid is het per vergadering inplannen van een kwartier overleg tussen alleen de commissie en de accountant. Blijf scherp op de actualiteit van de regelementen en verordeningen.
Overdrachtsdocument
23
4. Raad en samenleving De raad neemt geen besluiten voor de samenleving, maar uit naam van de samenleving. Raadsleden zijn immers niet alleen raadslid, maar ook en vooral één van de bijna 59.000 inwoners van de gemeente Vijfheerenlanden. Met de verkiezingen kregen zij het mandaat van de samenleving om hen te vertegenwoordigen in de gemeenteraad. Daarmee is er sprake van een gezamenlijke reis. Dat vraagt niet alleen om een voortdurende afweging wanneer en hoe de samenleving betrokken moet worden bij de beslissingen die genomen moeten worden, maar ook om een collectieve ambitie deze samenwerking te verbeteren. Dat verkregen mandaat zegt overigens niets over het vertrouwen. De raad is zich ervan bewust dat het vertrouwen van de samenleving in de overheid onder druk staat. Dit vertrouwen versterken is een belangrijke ambitie van deze raad. De raad staat voor: • Transparantie: Werken aan begrip en betrokkenheid, verwachtingen uitspreken en de context schetsen. • Toegankelijkheid: Op tijd en volledig, begrijpelijk voor alle doelgroepen, zichtbaar: digitaal én fysiek. • Verbinding: Steeds uitdragen dat wij als raad de samenleving vertegenwoordigen en bij onze besluitvorming open te staan voor de kennis, kunde, meningen en visies uit de samenleving. En daarom: • Is de raad zichtbaar in de samenleving en communiceert hij in heldere taal.
• Geeft de raad inzicht in de afwegingen die voorafgaan aan een besluit. • Gaat de raad aan de slag met het uitwerken van de startnotitie versterking lokale democratie. • Worden jonge collega’s gezocht voor de jeugdraad Vijfheerenlanden. • Wil de raad jongeren ontmoeten om in gesprek te gaan over hun leven en politiek. • Wordt het VHL-Plein een plek van ontmoeting tussen samenleving en raad.
Overdrachtsdocument
24
4.1
Communicatie raad Vijfheerenlanden Algemene terugblik De vorige raad van de gemeente Vijfheerenlanden bestond uit 31 inwoners van de gemeente Vijfheerenlanden die een mandaat hebben gekregen om namens alle inwoners besluiten te nemen. Dit uitgangspunt vormde in de afgelopen raadsperiode de basis van de communicatie van de raad naar de samenleving (raadscommunicatie). Dit uitgangspunt kwam ook terug in de pijler De raad en de samenleving van ons koersdocument Fier op reis. Een ander belangrijk uitgangspunt waarop de raadscommunicatie in de afgelopen vier jaar is gebaseerd, is het besef dat dat verkregen mandaat niet automatisch betekent dat de samenleving er altijd op vertrouwd dat wij daar op een goede manier invulling aan geven. Het vertrouwen van de samenleving in de overheid staat immers onder druk, ook in de gemeente Vijfheerenlanden. Een belangrijke doelstelling van raadscommunicatie in de afgelopen raadsperiode is het herstellen van dat vertrouwen. Het versterken van vertrouwen is echter een grote en relatief ongrijpbare doelstelling. Daarom zijn we bij het realiseren van deze doelstellingen uitgegaan van de volgende uitgangspunten. • Transparant: We zijn open in wat wij doen. Het is duidelijk hoe onze besluitvorming werkt en hoe deze is te volgen. • Toegankelijk: Wij zijn aanspreekbaar voor alle inwoners van de gemeente Vijfheerenlanden. Zowel fysiek als digitaal.
Inwoners komen niet alleen naar ons toe om met ons in gesprek te gaan; wij gaan ook naar de inwoners toe. • Verbindend: Wij willen inwoners betrekken bij wat wij doen. Politiek gaat ons namelijk allemaal aan en iedere inwoner heeft invloed. In het verlengde daarvan is het ons ambitie dat zoveel mogelijk inwoners van de gemeente Vijfheerenlanden in 2026 met de gemeenteraadsverkiezingen naar de stembus gaan. Op basis van deze uitgangspunten hebben we in de afgelopen vier jaar werk gemaakt van raadscommunicatie. Reflectie Wat is er bereikt/wat is er gedaan? De vergaderingen van onze raad waren grotendeels openbaar, de vergaderingen werden online en op papier aangekondigd en relevante gegevens van raads- en commissieleden waren online beschikbaar. Inwoners werden via het gast van de raad programma actief uitgenodigd om bij de raadsvergadering aanwezig te zijn. Na elke raadsvergadering werd in de podcast Studio Raadzaal teruggeblikt op de raadsvergadering. Na elk kalenderjaar blikte de raad terug in een jaarverslag.
Overdrachtsdocument
25
De raad heeft de samenleving elke cyclus opgezocht met het VHL-plein on tour. Wat betekent dat VHL-pleinen niet op het gemeentehuis, maar in voorzieningen in wijken en dorpen werden georganiseerd. Waar mogelijk werd de keuze voor een locatie gekoppeld aan een onderwerp dat op de agenda stond. Tijdens het VHL-plein werd het formele inspreekrecht gecombineerd met informele ontmoeting. Een speciale VHL-plein on tour was de bezuinigingstocht van 8 maart 2025 door de gemeente. Raads- en commissieleden gingen in groepjes door de gemeente om daar met inwoners te praten over de bezuinigingen. Deze tocht werd georganiseerd vanuit het idee dat we naar inwoners toe moeten gaan en niet ergens in een zaal moeten wachten totdat er iemand naar ons toe komt. Het leverde veel nuttige (beeldvormende) informatie op. In de afgelopen vier jaar hebben we vier keer de cursus politiek aangeboden. Meer dan 80 inwoners hebben hier gebruik van gemaakt. Verder hebben we in de afgelopen periode behoorlijk wat basisscholen bezocht, of zijn basisscholen op bezoek geweest bij de gemeente. Doel van deze ontmoetingen was kinderen meegeven hoe onze democratie werkt. Deze ontmoetingen waren een mooie samenwerking tussen raad en college.
Tot slot, en dat is misschien niet direct te vangen in een concrete actie, hebben we in onze houding en gedrag uitgestraald dat de raad met een mandaat van de samenleving in de gemeenteraad zit. Dat betekent niet dat raadsleden klakkeloos moeten luitsteren naar inwoners, maar wel uitdragen dat er bij besluiten recht wordt gedaan aan al onze inwoners. Daarvoor zijn we in al onze contacten met inwoners transparant, toegankelijk en verbindend geweest. Waarop zijn we trots? • We zijn trots op het succes van politiek actief. Veel van de deelnemers zijn actief geworden in de lokale politiek. De feedback van de deelnemers is vrijwel altijd positief. • Daarnaast zijn we trots op het VHL-plein en de manier waarop daar het contact tot stand komt met onze inwoners. • Tot slot zijn we ook trots op de podcast Studio Raadzaal, wat een mooi instrument is om uit te leggen aan inwoners wat de raad besloten heeft en wat dit voor hen betekent. Wat heeft aandacht nodig? • Raadscommunicatie bestaat uit veel activiteiten. Het effect hiervan is moeilijk te meten. Toch is het wel belangrijk om uit te vinden hoe gewogen kan worden wie we wel en wie we niet weten te bereiken met onze communicatie en welke kanalen daarvoor noodzakelijk zijn. Overdrachtsdocument
26
•
•
•
In de afgelopen raadsperiode hebben we niet heel veel gebruik gemaakt van sociale media. De raad heeft een eigen X account en de vraag is of de raad met dit kanaal verbonden wil blijven. Neemt niet weg dat een goed sociaal media beleid bijdraagt aan de zichtbaarheid van de gemeenteraad. We maken nog veel gebruik van geschreven tekst. Met de podcast wijken we hier al vanaf. Werken met beelden (film) is een communicatievorm die verder ontwikkeld moet worden. Momenteel hebben we een reactief beleid ten aanzien van scholen. Wanneer zij aangeven met ons in gesprek te willen gaan, organiseren we een bijeenkomst.
Aanbevelingen • Maak werk van een duidelijk sociaal media beleid. Denk na over de voor- en nadelen van de diverse kanalen en ontwikkel een strategie en werkwijze die past bij het medium en de daaraan verbonden doelgroep. • Denk na over manieren om het effect van raadscommunicatie te meten, bijvoorbeeld via het digitaal inwonerspanel. • Ontwikkel een democratieprogramma dat we actief aan kunnen bieden aan scholen en overige instanties die met jonge mensen werken. • Zet de cursus politiek actief door in de komende raadsperiode. • Denk na over manieren om de podcast Studio Raadzaal bij een groter publiek onder de aandacht te brengen. Denk na over de mogelijkheid de podcast over te dragen aan een medium (Kontakt, SRC, RTV). • Investeer in het gebruik van film als communicatiemiddel.
4.2
VHL-plein Algemene terugblik Het VHL-plein vormt de beeldvormende start van elke raadscyclus. In het hoofdstuk Vergaderstructuur wordt dieper ingegaan op de functie van het plein in het BOBvergaderstelsel. In dit hoofdstuk besteden we aandacht aan twee veranderingen aan het VHL-plein die aan het begin van deze raadsperiode zijn doorgevoerd. Inspreekuur Het inspreekuur is verschoven van de commissievergadering naar het VHL-plein. Het inspreekuur wordt altijd gevolgd door een pauze waarin informeel nagepraat kan worden met de insprekers. In de praktijk zien we dat daar veel gebruik van is gemaakt. Insprekers blijven na hun inspraak nog even hangen om verder door te praten met de raads- en commissieleden. Doordat het inspreekrecht eerder plaatsvindt in de vergadercyclus krijgen de fracties meer tijd om de inspraak mee te wegen in hun politieke oordeelsvorming.
Overdrachtsdocument
27
Op locatie Een andere verandering die in dezelfde periode werd doorgevoerd, is het uitgangspunt dat een VHL-plein wordt georganiseerd op een plek die een relatie heeft met een van de onderwerpen die op de agenda staat. Meestal wordt hiervoor gebruik gemaakt van dorpshuizen, maar soms ook van een school. Dat verlaagt de drempel voor inwoners om aanwezig te zijn bij de presentatie van een voor hen relevant onderwerp. Hun mening over het onderwerp draagt, naast de technische achtergrond van het onderwerp dat ambtelijk gedeeld wordt tijdens het plein, bij aan de beeldvorming van raads- en commissieleden. Reflectie Vrijwel alle VHL-pleinen in de afgelopen raadsperiode zijn voorgezeten door raadslid Evert Gelukt. Deze reflectie is door hem opgesteld: Wat is er bereikt/wat is er gedaan? In de afgelopen periode hebben we met het VHL-plein alle kernen van onze gemeente aangedaan. Speciale aandacht lag bij de dorpen/steden waarvoor een dorps-woonvisie of een gebiedsvisie werd opgesteld. VHL-pleinen met een dergelijke visie op het programma vonden altijd plaats op de betreffende plaats. Waarop zijn we trots? We zijn trots op de keuze om VHL-pleinen op locatie te organiseren. Op locatie creëer je meer betrokkenheid vanuit de inwoners en heb je ook meer aanloop naar de VHLPleinen. In de afgelopen periode zijn we in alle kernen van de gemeente Vijfheerenlanden geweest.
Het is mooi om te zien dat de VHL-pleinen steeds beter bezocht worden door inwoners en dat er ook meer van de gelegenheid gebruik gemaakt wordt om van je mogelijkheid om in te spreken. Wat heeft aandacht nodig? Het is regelmatig worstelen met de tijd. We zijn geneigd soms (te) veel informatie te willen geven en iedereen voldoende gelegenheid te geven om die informatie door te geven. Maar helaas is de tijd niet van elastiek en moeten we regelmatig schipperen om alles voor elkaar te krijgen. Moet er eventueel iets aangepast worden in de verordeningen/reglementen? Er is geen behoefte aan wijzigingen in de verordening voor het VHL-plein. Aanbevelingen • Organiseer VHL-pleinen altijd op locatie, tenzij er inhoudelijk geen argumenten zijn om dat te doen. Creëer in dat geval een informele setting (hal gemeentehuis) op het gemeentehuis. • Onderzoek de mogelijkheid om een VHL-plein op locatie te combineren met bijvoorbeeld een dorpswandeling of een werkbezoek. Overdrachtsdocument
28
•
•
4.3
Blijf inwoners heel goed uitleggen dat het VHL-plein geen informatiebijeenkomst is voor inwoners, maar voor raadsleden. Doe dit tijdens het plein, maar ook in de communicatie die hieraan voorafgaat. Ontwikkel de mogelijkheid onderwerpen digitaal aan te bieden via bijvoorbeeld een webinar. Op deze manier kunnen er meer onderwerpen per cyclus beeldvormend worden aangeboden.