2. Bijlage bij raadsinformatiebrief- Gemeente Vijfheerenlanden - Accountantsverslag 2021.pdf

29 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening WNT SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Fysiek domein

Resultaten bedrijfsvoering

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Prestatielevering inkopen vraag aandacht Prestatielevering inkopen niet volledig kunnen vaststellen Wij hebben geconstateerd dat de (vaststelling van de) prestatielevering van inkopen niet altijd zichtbaar in het proces worden vastgelegd. Dit is bevestigd vanuit de werkzaamheden van de VIC. Tijdens werkzaamheden is tevens gebleken dat de prestatielevering niet altijd achteraf door de “prestatie-akkoord-verklaarders” (PAV’ers) kon worden aangetoond. De geëxtrapoleerde resterende onzekerheid van de inkopen waarvan de prestatielevering niet kon worden vastgesteld bedraagt EUR 235.000. Een belangrijke rol binnen de financiële functie en interne beheersing van de organisatie wordt ingevuld door de PAV’ers. Wij hebben op basis van diverse gesprekken met deze PAV’ers geconstateerd dat het niet bij iedereen duidelijk is wat de kaders en verantwoordelijkheden zijn in het proces. Het ontbreekt aan een eenduidige werkinstructie waarin is opgenomen welke werkzaamheden de PAV’ers moeten uitvoeren bij het goedkeuren van een factuur, welke bewijsvoering voor het vaststellen van de prestatielevering noodzakelijk is. Tevens ontbreekt op dit moment een ondergrens voor het formeel vaststellen van de prestatielevering. Dit leidt er in de praktijk toe dat er veel moeite wordt gedaan om bijvoorbeeld de aankoop van een bos bloemen of een lunch tijdens een vergadering te onderbouwen.

De controle achteraf is een arbeidsintensief en langdurig proces. Naar onze mening is dit niet wenselijk.

Wij hebben geconstateerd dat de organisatie proactief heeft gereageerd op ons advies om op korte termijn een eenduidige werkinstructie op te stellen voor de PAV’ers waarin minimaal is opgenomen: • Het minimale bedrag waarboven een expliciete prestatieverklaring noodzakelijk is; • Binnen welke termijn de prestatieverklaring dient plaats te vinden; • Welke documenten gelden als bewijsvoering voor de prestatieverklaring; • De centrale plek waar deze documenten opgeslagen worden, bij voorkeur in Civision Middelen bij de factuur waarvoor het akkoord gegeven wordt. Mede op basis van dit advies is in juli 2021 door de VIC de Notitie vastlegging en onderbouwing prestatielevering opgesteld. Wij hebben deze notitie besproken met de VIC en enkele suggesties voor optimalisatie gedaan. Wij hebben begrepen dat deze notitie zal worden vastgesteld door het college parallel aan het tot stand komen van de nieuwe financiële verordening. Naar onze mening draagt dit bij aan de duidelijkheid voor de organisatie, de VIC en ons over de wijze waarop de juiste en volledige prestatielevering van de inkopen kan worden gewaarborgd.

30 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening WNT SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Fysiek domein

Formele onrechtmatigheden in subsidieproces Formele onrechtmatigheden in subsidieproces Bij de controle op de verstrekte en vastgestelde subsidies hebben wij geconstateerd dat regelmatig de in de Algemene Subsidieverordening genoemde termijnen en voorwaarden voor aanlevering van documenten niet worden nagekomen. Hierdoor is er sprake van een formele onrechtmatigheid, omdat niet voldaan is aan de genoemde verordening. Omdat er geen sprake is van financiële consequenties, wegen wij deze formele onrechtmatigheid niet mee in ons oordeel. Wij raden u aan om een analyse uit te voeren naar de oorzaak van het groot aantal termijnoverschrijdingen. Indien blijkt dat de in de Algemene Subsidieverordening genoemde termijnen niet passen binnen de werkprocessen van de organisatie, dan geven wij u in overweging op de verordening hierop aan te passen. Een alternatief zou zijn om de bepaling van de termijnen binnen de kaders van de Alegemene wet bestuursrecht te mandateren aan het college. Hiermee maken deze termijn geen onderdeel meer uit van het normenkader.

Resultaten bedrijfsvoering

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

31 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening WNT SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Fysiek domein

Resultaten bedrijfsvoering

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Bijzonderheden in uw jaarrekening (1/2) Betaalde agio bij herfinanciering leningenportefeuile In 2021 is een nieuw financieringsarrangement met de BNG en NWB afgesloten. De lopende leningenportefeuille van EUR 102,0 miljoen is hierbij vervroegd afgelost. In ruil zijn twee nieuwe leningen gesloten voor in totaal EUR 170,0 miljoen met een looptijd van 40 jaar. Daarbij is ook de lopende kasgeldlening van EUR 45,0 miljoen omgezet naar een langlopende lening. Doel van de omzetting is om de rente te verlagen en voor een langere periode vast te zetten.

Garantieverplichtingen WSW-leningen zijn fors toegenomen Aan de passivazijde van de balans is, onder het balanstotaal, een overzicht opgenomen van de borg- en garantiestellingen die door de gemeente zijn afgegeven ten behoeve van derde partijen. In 2021 is de totale omvang van deze zekerheidsstellingen toegenomen van EUR 252,5 miljoen naar 300,0 miljoen. Deze stijging wordt volledig veroorzaakt door de toegenomen achtervang voor de WSW leningen door de landelijke herziening van de leningenportefeuille van woningcorporatie Vestia.

De kosten (agio) voor deze omzet bedragen EUR 14,2 miljoen. Deze bedragen waren in de concept-jaarrekening volledig verantwoord ten laste van het resultaat. In de financiële verordening Gemeente Vijfheerenlanden 2019 is echter door uw raad bepaald dat betaalde agio dient te worden geactiveerd en in vijf jaar te worden afgeschreven. Daarom is de betaalde agio in de balans geactiveerd onder de immateriële vaste activa. De komende vijf jaar, te beginnen in 2022, zal deze balanspost jaarlijks met EUR 2,8 miljoen verminderen ten laste van het resultaat.

Overigens is het risico dat de gemeente daadwerkelijk wordt aangesproken voor deze leningen bijzonder klein.

Onderhoudsvoorzieningen ingesteld In de jaarrekening 2021 is een bedrag van EUR 2,8 miljoen verantwoord als voorzieningen ter egalisatie van groot onderhoud aan diverse categorieën kapitaalgoederen. Tot en met de jaarrekening 2020 waren voor dit doel meerdere bestemmingsreserves gevormd. Omdat in 2021 het beheerplan Civiele Kunstwerken en het Gemeentelijk Beheerplan Vastgoed 2021-2024 zijn vastgesteld door uw raad, zijn voorzieningen gevormd om de kosten voor het groot onderhoud uit de beheerplannen te egaliseren. De initiële storting in deze voorziening is gedekt uit de bestemmingsreserves groot onderhoud.

32 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Fysiek domein

Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Bijzonderheden in uw jaarrekening (2/2) Voorziening riolering onderbouwen in gemeentelijk rioleringsplan In overeenstemming met artikel 229b van de Gemeentewet mogen heffingen maximaal kostendekkend worden vastgesteld. Deze beoordeling vindt plaats op basis van de geraamde baten en lasten. Hierbij is het toegestaan om schommelingen te voorkomen in de tarieven door tariefegalisatie toe te passen.

WNT SiSa

Resultaten bedrijfsvoering

Uw gemeenteraad heeft met de vaststelling van het gemeentelijke rioleringsplan bepaald om in het tarief voor de rioolheffing niet te sparen voor toekomstige lasten, maar om de bijdragen van derden die niet direct in verband staan met achterstallig onderhoud of investeringen aan de riolering in te zetten ten behoeve van tariefegalisatie. De middelen worden dan op begrotingsbasis gedoteerd aan een voorziening. Er moet extracomptabel worden aangetoond dat deze middelen binnen een redelijke termijn ingezet worden ter bestrijding van de lasten waarvoor een heffing is opgelegd. In de jaarrekening 2021 is een egalisatievoorziening Riool verantwoord van € 9,5 miljoen. Deze voorziening is in 2021 met EUR 1,0 miljoen gedoteerd op basis van het gerealiseerde resultaat op het product Riool.

Er is niet inzichtelijk wat de achterliggende oorzaak is van de omvangrijke stand van de voorziening, zoals een te hoog tarief, achterblijvende investeringen of achterblijvend onderhoud, en hoe dit bedrag binnen een redelijke termijn ingezet kan worden ter bestrijding van de lasten aan het riool. Wij raden u aan om in overleg te treden met het college om de omvang van de voorziening Riolering nader te analyseren op oorzaak en toekomstige inzet. Voorziening begraafplaatsen vrijgevallen ten gunste van het resultaat In overeenstemming met artikel 229b van de Gemeentewet mogen heffingen maximaal kostendekkend worden vastgesteld. Deze beoordeling vindt plaats op basis van de geraamde baten en lasten. Het is toegestaan om de bijdragen van derden (baten tarieven) in te zetten ten behoeve van tariefegalisatie. De middelen worden dan op begrotingsbasis gedoteerd aan een voorziening. Eventuele tekorten in latere jaren kunnen dan worden onttrokken aan deze voorziening. Dit houdt in dat een tariefegalisatievoorziening alleen gevormd kan worden als de geraamde baten hoger zijn dan de geraamde lasten. Tijdens onze werkzaamheden hebben wij geconstateerd dat er een bedrag van EUR 0,9 miljoen was verantwoord in de voorziening Begraafplaatsen, terwijl er sprake is van structurele onderdekking op dit product. Derhalve is deze voorziening vrijgevallen ten gunste van het resultaat.

33 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Resultaten bedrijfsvoering

Fysiek domein

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Schattingen domein bedrijfsvoering zijn evenwichtig Bij het opstellen van de jaarrekening maakt het college belangrijke schattingen. We hebben de schattingen die het college heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2021 beoordeeld. Onderstaande tabel geeft een overzicht van onze bevindingen met de bijbehorende motivering.

Oordeel Jaarverslag

Schattingspost

Oordeel

Toelichting We hebben de waardering van uw financiële vaste activa in detail gecontroleerd. Wij concluderen dat de inschattingen van het college ten aanzien van de kapitaalverstrekking en (gerelateerde) leningen evenwichtigtot stand zijn gekomen.

Jaarrekening Waardering financiële vaste activa

WNT



SiSa Interne beheersing

Aan de wijze van afschrijven op materiële vaste activa ligt de financiële verordening van de gemeente ten grondslag. De gehanteerde afschrijvingspercentages blijken uit de grondslagen van de jaarrekening. De gehanteerde afschrijvingspercentages zijn afgestemd op de economische levensduur van de (im)materiële vaste activa en daarmee aanvaardbaar. Wij hebben vastgesteld dat de gehanteerde uitgangspunten evenwichtig zijn.

Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

Waardering (im)materiële vaste activa



Juistheid en volledigheid pensioenvoorzieningen wethouders

Gemeente Vijfheerenlanden beheert de pensioenen van haar (voormalige) wethouders in eigen beheer. Ter dekking van dit risico is een voorziening voor wethouderpensioenen (APPA) opgenomen. De gehanteerde parameters voor de berekening van deze voorziening sluiten aan bij recente actuariële uitgangspunten. Derhalve achten wij deze parameters evenwichtig.



controleverschil

optimistisch

evenwichtig

voorzichtig

controleverschil

34 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening WNT SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Fysiek domein

Resultaten bedrijfsvoering

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Begrotingsrechtmatigheid is toereikend toegelicht in de jaarrekening Een onderdeel van onze rechtmatigheidscontrole betreft de naleving van het budgetrecht van de raad. Overschrijdingen zijn in sommige gevallen onrechtmatig. Op basis van de Financiële verordening 2019 informeert het college de raad door middel van voortgangsrapportages als ze verwacht dat de lasten van een programma of een prioriteit de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden, of de baten van een programma of een prioriteit de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. Als ondergrens geldt een afwijking groter dan 10% en/of een minimumbedrag van EUR 25.000. Wij hebben geconstateerd dat er in de jaarrekening een voor het doel toereikende analyse is opgenomen van de budgetoverschrijdingen per programma, inclusief conclusievorming ten aanzien van de rechtmatigheid van de overschrijdingen. Tevens is een afzonderlijke analyse opgenomen van de overschrijding van de (restant)kredieten. Wij kunnen ons vinden in de conclusievorming door het college voor beide overzichten.

Overigens merken wij op dat in de jaarrekening geen analyse is opgenomen van de onderschrijding van de baten. Dit is niet in overeenstemming met de financiële verordening. In de Kadernota Rechtmatigheid is de begrotingsrechtmatigheid echter beperkt tot de uitgaven. Hiermee zijn de baten buiten onze oordeelsvorming geplaatst. Hoewel de geautoriseerde baten op diverse programma’s zijn onderschreden, leidt dit niet tot een onrechtmatigheid.

35 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Resultaten bedrijfsvoering

Fysiek domein

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

De genormaliseerde financiële positie is licht verbeterd Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening WNT

In de grafiek op de volgende pagina is een overzicht opgenomen van de kengetallen die verplicht in de jaarrekening van Vijfheerenlanden moeten worden opgenomen. Hierbij valt op dat niet alle ratio’s in het overzicht aansluiten op de ratio’s in de paragraaf Weerstandsvermogen. Net als in de jaarrekening 2020 zijn deze kengetallen niet juist berekend. Wij raden u aan om met ingang van komend jaar de berekening van de kengetallen intern te laten toetsen door de concerncontroller voordat deze in de jaarrekening worden opgenomen.

•

•

SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

Uit het overzicht blijkt dat de financiële positie van Vijfheerenlanden als geheel voldoende is. Tussen de diverse kengetallen zijn wel verschillen zichtbaar. Hieronder hebben wij de ratio’s over 2020 afgezet tegen de waarden van de ratio’s van de gemeente over de afgelopen twee jaar, maar ook tegen de gemiddelde omvang van de gemeenteklasse tussen 50.000100.000 inwoners, de provincie Utrecht en Nederland als geheel. Hieruit blijkt dat de financiële positie voldoende is, maar ten opzichte van soortgelijke gemeenten, de gemeenten in de provincie Utrecht en in Nederland achterblijft. Onze belangrijkste observaties ten aanzien van de ratio’s zijn: • De netto schuldquote is fors toegenomen. Belangrijke reden hiervoor is de strategische herfinanciering van de leningenportefeuille in combinatie met de betaling van de schade uit de Niemans claim. De netto schuldquote loopt naar verwachting de komende jaren verder op in verband met de grote investeringsambitie van de organisatie. Wij raden u aan om deze ratio de komende jaren te bewaken en waar mogelijk te verlagen. • Door het grote positieve rekeningresultaat is de solvabiliteit toegenomen. Hierdoor is de gemeente weerbaarder voor onverwachte tegenvallers.

•

•

In vergelijking met de andere gemeenten in Nederland en de gemeenten in de provincie Utrecht blijven zowel solvabiliteit en, vooral, de nettoschuldquote achter bij het gemiddelde. De gemiddelde solvabiliteit is ongeveer 33,0% tegen 27,2% voor gemeente Vijfheerenlanden. De gemiddelde netto-schuldquote is 61,8% voor de gemeenten in de provincie tegen 80,9% voor de gemeente. Het landelijk gemiddelde is met 48,7% nog lager. Dit geeft een indicatie dat de financiële positie van de gemeente de komende jaren versterking behoeft. Het relatieve belang van de grondexploitaties in de totale exploitatie van de gemeente is verder verminderd. Dit is te danken aan de verkoopactiviteiten in met name Broekgraaf. Het landelijk gemiddelde is ongeveer 8,5%, terwijl bij Vijfheerenlanden dit percentage 6,8% is. Ten opzichte van de andere gemeenten in de provincie is echter nog steeds sprake van een hoger risicoprofiel. Dit is voornamelijk te wijten aan de beperkte bouwactiviteiten en bouwmogelijkheden in de provincie. Aan de andere kant is opvallend dat ten opzichte van soortgelijke gemeenten de risico’s in de grondexploitatie zeer laag zijn. De belastingcapaciteit ligt met 108,4% fors boven het landelijk gemiddelde, alsmede het gemiddelde van soortgelijke gemeenten. De belastingcapaciteit is in 2021 voor het eerst gedaald ten opzichte van het jaar daarvoor.

De structurele exploitatieruimte is fors positief. Dit houdt in dat de structurele lasten kunnen worden gedekt door structurele baten. Er een feitelijk sprake is van een duurzaam overschot in de exploitatie. Hiermee vormt de gemeente een positieve uitzondering in de provincie Utrecht. Maar ook landelijk is dit een positieve uitzondering. In overeenstemming met het BBV wordt dit kengetal berekend zonder rekening te houden met mutaties in reserves (behoudens mutaties in reserve kapitaalslasten).

36 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Resultaten bedrijfsvoering

Fysiek domein

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Kengetallen in %

Oordeel bij de jaarrekening

120,0%

Oordeel

100,0%

Jaarverslag 80,0%

Jaarrekening WNT

60,0%

SiSa Interne beheersing

40,0%

Fraude(risico) 20,0%

Ontwikkelingen voor uw organisatie 0,0%

Bijlagen

Netto schuldquote

Netto schuldquote gecorrigeerd

Solvabiliteit

Grondexploitatie

Belastingcapaciteit

Structurele exploitatieruimte

Vijfheerenlanden 2021

80,9%

80,9%

27,2%

6,8%

108,4%

6,5%

Vijfheerenlanden 2020

51,2%

50,6%

23,6%

7,5%

110,0%

2,8%

Vijfheerenlanden 2019

71,9%

70,5%

16,0%

16,2%

109,8%

5,1%

Gemeentegrootte 50.000-100.000

61,4%

55,9%

29,9%

9,4%

99,4%

2,9%

Provincie Utrecht

61,8%

56,4%

30,7%

3,6%

108,6%

0,2%

Landelijk 2020

48,7%

42,3%

35,0%

8,5%

102,6%

2,1%

37 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening WNT SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

De bezoldiging van uw topfunctionarissen (WNT) is juist verantwoord Als onderdeel van onze controle hebben wij de naleving van de Wet Normering Topinkomens (WNT) gecontroleerd. Uit onze controle blijken geen bevindingen. Op grond van de wet zijn de griffier en de gemeentesecretaris aangewezen als topfunctionaris. Hun bezoldiging is juist en volledig verantwoord in de WNT-verantwoording in uw jaarstukken.

Bijlage Wet Normering Topinkomens (WNT)

Aantal topfunctionarissen

U heeft drie topfunctionarissen verantwoord in de jaarrekening 2021.

Aard dienstverband

Vanwege de langdurige afwezigheid van de griffier is er vanaf december 2021 een topfunctionaris zonder dienstverband aangesteld. De overige topfunctionarissen zijn in loondienst.

Betaling ontslagvergoeding

U heeft in 2021 geen ontslagvergoedingen boven de WNT-grens uitgekeerd.

Wilt u meer weten over de WNT? Kijkt u dan op: https://www.topinkomens.nl Controleverklaring gemeente Vijfheerenlanden bevat paragraaf inzake overige aangelegenheden anticumulatiebepaling WNT Met ingang van 2018 geldt een nieuwe WNT-regel voor de samenloop van topfuncties bij verschillende WNT-instellingen. Deze anticumulatiebepaling regelt dat de som van de bezoldigingen van iemand die uitvoerende topfuncties uitoefent bij meerdere rechtspersonen of instellingen, niet hoger mag zijn dan het van toepassing zijnde bezoldigingsmaximum. In overeenstemming met de Regeling Controleprotocol WNT 2021 hebben wij geen controle uitgevoerd op de naleving van deze anticumulatiebepaling. Dit hebben wij in onze controleverklaring bij uw jaarrekening in een paragraaf inzake overige aangelegenheden tot uitdrukking gebracht.

38 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening WNT SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

Geen bevindingen in de Sisa-bijlage Wij hebben in onze controle specifieke werkzaamheden verricht om een oordeel te kunnen geven over de getrouwheid en rechtmatigheid van de financiële verantwoordingsinformatie in de SiSa-bijlage bij de jaarrekening 2021. Voor de bevindingen uit onze controle gelden op grond van de Nota verwachtingen accountantscontrole zwaardere rapporteringstoleranties dan voor andere onderdelen van de reguliere jaarrekening. De rapporteringstolerantie is per specifieke uitkering: • € 12.500 indien de omvangsbasis kleiner dan of gelijk is aan € 125.000; • 10% indien de omvangsbasis groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk is aan € 1.000.000; • € 125.000 indien de omvangsbasis groter is dan € 1.000.000. De rapporteringstolerantie heeft geen consequenties voor de omvang en aard van de controle van specifieke uitkeringen. In de tabel op de volgende pagina hebben wij onze bevindingen per specifieke uitkering opgenomen.

39 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening WNT SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

11/06/2022

Reikwijdte onze controle Toelichting opvan SiSa-bijlage 2021 (1/2) Sisacode Specifieke Totale fout ofwordtTotale De reikwijdte van uitkering de controle is zo ontworpen dat er voldoende controle-informatie verkregen metToelichting betrekking tot uw jaarrekening, ter onzekerheid omvang van fouten / ondersteuning van een kwalitatieve controle. In het auditplan hebben wij afspraken met u gemaakt over de reikwijdte van de controle. Wij per specifieke de fout of de onzekerheden bevestigen dat de definitieve reikwijdte van de controle gelijk is aan die in het auditplan. Onderstaand hebben wij een samenvatting uitkering onzekerheid opgenomen.

JenV A7

Regeling specifieke uitkering tijdelijke ondersteuning toezicht en handhaving

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

JenV A12B

Incidentele bijdrage ondersteuning naleving controle op coronatoegangsbewijzen (SiSa tussen medeoverheden)

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

FIN B2

Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden toeslagenproblematiek (deel 2)

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

BZK C1

Regeling specifieke uitkering Reductie Energiegebruik

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

BZK C32

Regeling specifieke uitkering ventilatie in scholen

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

BZK C43

Regeling reductie energiegebruik woningen

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

BZK C62

Regeling specifieke uitkering kwijtschelding gemeentelijke belastingen

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

BZK C68

Regeling specifieke uitkering vergunninghouders

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

OCW D8

Onderwijsachterstandenbeleid 2019-2022 (OAB)

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

OCW D14 Regeling specifieke uitkering inhalen COVID-19 gerelateerde onderwijsvertragingen IenW23 Subsidieregeling sanering verkeerslawaai E3

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

.

40 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag

Reikwijdte onze controle Toelichting opvan SiSa-bijlage 2021 (2/2) De reikwijdte van uitkering de controle is zo ontworpen dat er voldoende controle-informatie verkregen metToelichting betrekking tot uw jaarrekening, ter Sisacode Specifieke Totale fout ofwordtTotale onzekerheid omvang van fouten / ondersteuning van een kwalitatieve controle. In het auditplan hebben wij afspraken met u gemaakt over de reikwijdte van de controle. Wij per specifieke de fout of de onzekerheden bevestigen dat de definitieve reikwijdte van de controle gelijk is aan die in het auditplan. Onderstaand hebben wij een samenvatting uitkering onzekerheid opgenomen. SZW . G2

Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_gemeentedeel 2021

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

SZW G2A

Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_totaal 2020

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

SZW G3

Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (uitsluitend kapitaalverstrekking)_gemeentedeel 2021

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

SZW G3A

Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (uitsluitend kapitaalverstrekking)_totaal 2020

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

SZW G4

Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers en de Tijdelijke regeling overbruggingsregeling (Tozo) _gemeentedeel 2021

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

SZW G4A

Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers en de Tijdelijke regeling overbruggingsregeling _ Totaal 2020

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

SZW G12

Kwijtschelden publieke schulden SZW-domein hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

VWS H4

Regeling specifieke uitkering stimulering sport

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

VWS H8

Regeling Sportakkoord 2020–2022

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

VWS H16

Regeling Specifieke uitkering ijsbanen en zwembaden

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

Jaarrekening WNT SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

11/06/2022

41 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening WNT SiSa

Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

De VIC heeft zich goed ontwikkelt In onze managementletter van 21 december 2021 hebben wij ons beeld gegeven op de interne beheersing van uw gemeente. Onze conclusie was dat er een grote en belangrijke beweging voorwaarts is gezet in het verbeteren van de interne beheersing binnen de gemeente, maar ook dat er nog flinke stappen gezet moeten worden. Afgaande op het aantal ontwikkelplannen dat momenteel in uitvoering en voorbereiding is, wordt dit door de organisatie in voldoende mate onderkend. Tevens blijkt dit uit de bevindingen van de werkzaamheden van de VIC. Hieronder hebben wij onze belangrijkste bevindingen voor u samengevat. De samenwerking met de VIC is goed In het afgelopen hebben wij in het bijzonder aandacht besteed aan de samenwerking met en doorontwikkeling van de VIC. Voor onze controle gebruikten wij voorgaand jaar de VIC als intern beheersingskader. In deze situatie gebruiken wij uw VIC als een belangrijke informatiebron om kennis te verkrijgen van de gemeente en zo richting te geven aan onze controle. Dit jaar zijn wij vanaf het begin van het proces actief door de VIC betrokken in de planning en uitvoering van de werkzaamheden. Aan de voorkant zijn duidelijke afspraken gemaakt over onze samenwerking, waarbij de onderlinge rollen en verantwoordelijkheden expliciet zijn gemaakt.

Dit heeft een positieve bijdrage geleverd aan de totale controleketen binnen de gemeente. Net als vorig jaar zijn wij positief over de diepgang en de kritische houding waarmee de werkzaamheden zijn uitgevoerd. Dit jaar is ook verbetering zichtbaar in de rapportage.

Dit heeft ertoe geleid dat wij voor enkele processen, zoals Belastingen, Omgevingsvergunningen en de dossiercontroles binnen de uitvoering van de Jeugdwet en Wmo, de VIC dit jaar hebben kunnen gebruiken als interne beheersingsmaatregel. Wij willen dan ook onze complimenten uitspreken over de ontwikkeling die de VIC in korte tijd heeft doorgemaakt. Attentiepunten binnen uw VIC Ondanks de positieve ontwikkeling van de VIC constateren wij ook enkele attentiepunten: Werkzaamheden van de VIC beter integreren in de organisatie De werkzaamheden van de VIC kunnen beter geïntegreerd worden in de organisatie. Veel teams voeren als onderdeel van de dagelijkse activiteiten hun eigen (interne) controles uit. De processen van deze teams zijn tevens onderdeel van het Interne Controleplan van de VIC. Op dit moment maakt de VIC nog geen optimaal gebruik van de interne controles die binnen de organisatie al worden uitgevoerd. Door de werkzaamheden in de totale controleketen beter op elkaar af te stemmen, kunnen de controle efficiënter en gerichter plaatsvinden. Een voorbeeld hiervan zijn de controles die de kwaliteitsmedewerkers uitvoerden in het Sociaal Domein. Door deze aan het begin van het jaar af te stemmen met de VIC kunnen beide teams gebruik maken van elkaars expertise en werkzaamheden.

42 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening WNT SiSa

Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

De VIC blijft kwetsbaar Kwetsbaarheid van uw VIC blijft bestaan Net als voorgaand jaar vragen wij aandacht voor de kwetsbaarheid van de huidige VIC functie. Alle werkzaamheden, van planningsfase tot aan rapportering, worden grotendeels uitgevoerd door één persoon, tijdelijk ondersteund door de inzet van externe inhuur. Medio 2021 is de afdeling uitgebreid met een interne medewerker. Wegens omstandigheden heeft deze medewerker niet de werkzaamheden volgens planning uitgevoerd. Hierdoor is het niet mogelijk gebleken om alle VIC werkzaamheden in overeenstemming met de afgesproken planning af te ronden. In onze rapportages over 2020 hebben wij de aanbeveling gedaan om de VIC zowel kwalitatief als kwantitatief uit te breiden. Aan deze aanbeveling is inhoud gegeven door het team gedurende 2021 uit te breiden met één medewerker. Tevens is het team voor een groot deel van het jaar ondersteund door middel van externe expertise. Wij hebben begrepen dat het voornemen bestaat om de formatie in 2022 structureel uit te breiden van één naar twee fte. Tevens is met ingang van 1 januari 2022 de Concerncontroller weer volledig inzetbaar op zijn kernfunctie. Binnen deze functie zal hij tevens een bijdrage leveren aan de uitvoering van de VIC. Hiermee is de directie van mening dat het VIC-team ook kwalitatief op orde zal zijn.

Ondanks de positieve voornemens van de directie is de VIC functie per mei 2022 nog niet structureel uitgebreid. Tevens hebben wij vernomen dat beide kwaliteitsmedewerkers binnen het Sociaal Domein, die een belangrijke rol hebben gehad bij de uitvoering van de interne controles. de organisatie hebben verlaten. Wij maken ons zorgen over deze ontwikkelingen.

Onze visie op de totaalrapportage Interne Controle 2021 Als resultaat van haar controlewerkzaamheden, heeft de VIC haar Totaalrapportage Interne Controle 2021 uitgebracht aan de directie. In deze rapportage zijn per proces in detail de uitkomsten van de uitgevoerde (verbijzonderde) interne controles opgenomen. Naar onze mening geeft dit rapport goede en bruikbare informatie over de status van de interne beheersing van de gemeente. Een nadeel is dat het document omvangrijk is en een samenvatting ontbreekt. De leesbaarheid en informatiewaarde van de rapportage kan worden verbeterd door de volgende gegevens toe te voegen: • Een samenvatting op één pagina waarin alle processen onder elkaar staan, met het kwalitatieve en kwantitatieve oordeel van de VIC ten aanzien van de interne beheersing per proces.

Hierdoor ontstaat in één oogopslag een afspiegeling van de interne beheersing van de organisatie als geheel; • Een inleidende pararaaf per proces met daar duiding van de kwantitatieve omvang van het proces (totale baten of lasten), de totale waarde van de uitgevoerde steekproef en de totale omvang van de geconstateerde fouten en onzekerheden, zowel feitelijk als geëxtrapoleerd; • Per proces een concluderende paragraaf met daarin een (waarde)oordeel, bijvoorbeeld op basis van een cijfercode, stoplichtmodel of een kwalitatieve aanduiding als “onvoldoende”, “voldoende” en “goed”; • Een duiding of de bevindingen incidenteel of structureel van aard zijn.

43 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel

Onze visie op uw P&C documenten Uw P&C proces en P&C documenten blijven in ontwikkeling In ons accountantsverslag 2020 hebben wij een aantal aanbevelingen gedaan die ertoe kunnen bijdrage om het P&C proces te verbeteren. Op basis van de programmabegroting 2022-2025 en de jaarrekening 2022 hebben wij geconstateerd dat deze aanbevelingen nog steeds van toepassing zijn.

Mede door het ontbreken van de samenhang en KPI’s, ervaren wij de rapportages in de P&C cyclus als omvangrijk. Tevens is er geen duidelijke samenhang en prioritering tussen de onderdelen van de begroting. Daar staat tegenover dat de leesbaarheid en informatiewaarde van uw P&C documenten zijn verbeterd ten opzichte van de jaarrekening 2020.

In de ideale situatie vormt het collegeprogramma de basis voor de strategie, domein-overstijgende thema’s en programma’s en doelstellingen van de organisatie. Op basis van deze uitgangspunten worden kritische prestatie indicatoren (KPI’s) en budgetten opgesteld. In de P&C documenten wordt vervolgens gerapporteerd in hoeverre de KPI’s en budgetten zijn gerealiseerd, bij voorkeur in onderlinge samenhang.

Wij raden u aan om samen met het college en de organisatie een project te starten om op basis van de doelstellingen van de organisatie de informatiebehoefte van alle drie de partijen te inventariseren. Op basis van deze behoefte kunnen SMART geformuleerde KPI’s worden opgesteld, die worden bewaakt door middel van de P&C documenten.

Jaarverslag Jaarrekening WNT SiSa

Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

Wij hebben geconstateerd dat deze ideale situatie binnen gemeente Vijfheerenlanden nog niet aanwezig is. In de programmabegroting 2022-2025 wordt weliswaar de verplichte indeling gebruikt voor de programmaverantwoording, maar de teksten zijn abstract en verschillen in diepgang en kwaliteit. De zichtbare aansluiting tussen de verschillende beleidsdocumenten en P&C documenten ontbreekt, en de beleidsdoelstellingen zijn niet vertaald in concrete KPI’s. In de bijlage bij de begroting worden uitsluitend de verplichte beleidsindicatoren benoemd.

44 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen

Overzicht van uw processen met onze classificatie van de status van de interne beheersing Proces

Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening WNT SiSa

Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

Inkopen en crediteuren Aanbestedingen Salarissen WMO Jeugd Leerlingenvervoer Verstrekte subsidies Gemeenschappelijke regelingen Treasury Grondexploitaties Ontvangen subsidies Belastingen en heffingen Huren en pachten Omgevingsvergunningen Verkopen en debiteuren Planning & control cyclus Risicomanagement IT-organisatie Legenda

Status

Toelichting Prestatielevering inkopen niet altijd zichtbaar vastgelegd. Brondocumenten niet altijd beschikbaar. Rechtmatigheid van aanbesteding nog niet verankerd. Zaaksysteem geeft geen waarborgen. Geen controle op prestatielevering; volledigheid zorgkosten niet gewaarborgd. Processen niet eenduidig en niet altijd gevolgd. Verordening niet altijd gevolgd. Geen controle op prestatielevering. Controle op gedeclareerde ritten is handmatig en tijdrovend. Geen actuele procesbeschrijving aanwezig. Geen controle op prestatieafspraken. Bepalingen in de beschikking niet altijd gevolgd. Overschrijding termijnen. Managementinformatie GR’en, in het bijzonder RBL, kan worden verbeterd. Bijdragen niet als verplichting opgenomen. Afhankelijkheid van externen. Managementinformatie naar raad is beperkt. Mandaatregeling niet juist toegepast. Centraal systeem ontbreekt. Niet geborgd dat aan alle voorwaarden wordt voldaan. Geen functiescheiding bij aanpassing van tarieven en kwijtscheldingen, geen controle op mutaties uit kadaster. Volledigheid van de huren en pachten niet geborgd. Processen niet beschreven en geborgd. Facturatie niet juist.

Verbeteringen mogelijk in informatiewaarde documenten. Samenhang tussen documenten ontbreekt. Veel nagekomen post bij de jaarafsluiting die in een eerder stadium bekend hadden kunnen zijn. Risicomanagement is nog in ontwikkeling. Meer nadruk op fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik. Toegangsbeheer binnen Civision Middelen kan worden verbeterd, betere regiorol in samenwerking met partners. Interne beheersing is niet toereikend; opvolging aandachtspunten is urgent Interne beheersing is toereikend; belangrijke aandachtspunten aanwezig, maar niet urgent Interne beheersing is toereikend; beperkte aandachtspunten met beperkte urgentie

45 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening WNT SiSa

Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

Onze visie op de interne beheersing van uw IT-omgeving De reikwijdte van onze IT-werkzaamheden In het kader van de jaarrekeningcontrole 2021 hebben wij de opzet en het bestaan van de algemene IT beheersmaatregelen, alsmede de opvolging van de bevindingen vanuit 2020 beoordeeld. Deze maatregelen en bevindingen zijn te verdelen in de volgende categorieën: • Wijzigingsbeheer • Beveiliging en toegangscontroles • IT-operatie (back-up & recovery). We hebben dit beoordeeld voor de volgende applicaties die binnen de scope van onze controle zijn opgenomen, te weten: • Civision Middelen (financiële administratie); • Aeolus Back Zorg (sociaal domein) • ADP (salarisadministratie) • Gouw (belastingen). De IT-auditwerkzaamheden hebben niet als doel te komen tot een beoordeling van de IT-organisatie of IT-omgeving als geheel, maar zijn uitsluitend gericht op het verkrijgen van voldoende zekerheid ten aanzien van de continuïteit en betrouwbaarheid van de IT-omgeving in opzet en bestaan voor zover relevant in het kader van de controle van de jaarrekening.

Algemeen beeld Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden hebben wij geconstateerd dat er in 2021 goede stappen zijn gezet om de beheersing van uw IT-omgeving naar een hoger niveau te tillen. Dit betreft onder andere het uitvoeren van interne controlewerkzaamheden op de bovenstaande gebieden van de algemene IT beheersmaatregelen en het formaliseren van een nieuw informatiebeveiligingsbeleid. Daarnaast zijn procedures op het gebied van wijzigings- en gebruikersbeheer ingericht en wordt Topdesk als registratietool consequenter gebruikt. Op het gebied van informatiebeveiliging zijn verder geautomatiseerde scans ingericht en gedurende 2021 is een ICT calamiteitenplan ingericht. Middels de verbeteringen die hebben plaatsgevonden op het gebied van wijzigings- en gebruikersbeheer zijn wij van mening dat het toekomstgericht ook mogelijk is om een meer systeemgerichte aanpak te hanteren, waarbij de uitvoering van beheersmaatregelen aantoonbaar is, waardoor wij hierop kunnen steunen bij de jaarrekeningcontrole.

46 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening WNT SiSa

Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

Onze visie op de interne beheersing van uw IT-omgeving Richt een gestructureerd risicomanagementproces in op basis van de BIO (update 2020) Per 1 februari 2021 is het strategisch gemeentebreed informatieveiligheidsbeleid formeel vastgesteld. In het beleid zijn onder andere de doelstellingen, strategische uitgangspunten, organisatie, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het gebied van informatiebeveiliging opgenomen. Onze belangrijkste bevindingen ten aanzien van uw informatiebeveiliging zijn: • Gedurende 2021 heeft beperkt bewaking plaatsgevonden op de informatiebeveiliging op basis van een PDCA-cyclus. Wij hebben begrepen dat in 2022 reeds een risico/gap-analyse heeft plaatsgevonden aan de hand van de BIO. Op dit moment wordt een actieplan opgesteld voor de komende jaren om geïdentificeerde risico’s/gaps op te volgen; • Wij hebben begrepen dat de capaciteit van de IT-afdeling recent is vergroot met een systeembeheerder om de aandacht voor risico’s en opvolging op het gebied van informatiebeveiliging verder te vergroten; • In het kader van de implementatie van de Wet open overheid (Woo) hebben wij begrepen dat risico’s in het kader van informatiebeveiliging en de opvolging ervan een prominente plek hebben binnen het project dat daarvoor loopt; • De organisatie heeft ambitie om in 2022 een calamiteitenplan op te stellen, specifiek voor cybersecurity.

Wij raden aan om hierbij tevens stil te staan bij de weerbaarheid tegen cryptolocker virussen, waarbij acute en doeltreffende maatregelen noodzakelijk zijn om schade te voorkomen en te herstellen.

Regierol richting clouddienstverleners vergroten Wij hebben geconstateerd dat gedurende 2021 is gestart met het opstellen van een beheerplan voor alle in gebruik zijnde applicaties, waarbij ook aandacht is voor de bewaking van de gemaakte afspraken met de leverancier en kwaliteit van dienstverlening. Het doel is om het opstellen van de beheerplannen af te ronden in 2022. Toegangsbeheer en beveiliging Civision verbeteren Gedurende 2021 zijn verbeteringen doorgevoerd met betrekking tot het gebruikersbeheer en functiescheiding tussen aanvraag, verwerking en registratie in Topdesk. Daarnaast zijn het aantal gebruikers met uitgebreide rechten teruggebracht naar een acceptabel aantal. Aan de andere kant hebben gedurende het jaar geen zichtbare periodieke reviews plaatsgevonden, waarbij beoordeeld wordt of gebruikers over rechten beschikken die in lijn liggen met hun functies en taken. Tevens zijn de wachtwoordinstellingen van Civision te beperkt ingericht. Wij hebben de organisatie net als voorgaand jaar geadviseerd om het toegangsbeheer in te richten conform de BIO. Wij hebben begrepen dat een programma van eisen is opgesteld voor de aanbesteding van een nieuw financieel systeem. Onze adviezen in het kader van het toegangsbeheer zijn meegenomen in het programma van eisen.

47 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag

Frauderisico’s krijgen een steeds belangrijkere rol in onze controle Fraude in de controleverklaring De onderwerpen “fraude” en “continuïteit” en de werkzaamheden die accountants verrichten rondom deze onderwerpen zijn zeer actueel. Op 8 december 2021 heeft de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (“NBA”) besloten dat accountants verplicht worden om altijd in aparte secties over fraude en continuïteit te rapporteren in de controleverklaring.

Jaarrekening WNT SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

De kern van de rapportageplicht bestaat eruit dat de accountant in de controleverklaring in principe in aparte secties ‘Controleaanpak continuïteit' en ‘Controleaanpak frauderisico’s' dient te beschrijven op welke wijze de accountant heeft ingespeeld op respectievelijk gebeurtenissen of omstandigheden die gerede twijfel kunnen doen ontstaan over het kunnen handhaven van de continuïteitsveronderstelling, respectievelijk op frauderisico’s die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang. Verder worden accountants aangemoedigd, maar (nog) niet verplicht, om een indicatie van de uitkomsten van de werkzaamheden aan de controleverklaring en/of de belangrijke waarnemingen toe te voegen. De NBA heeft aangekondigd over een jaar te evalueren of Controlestandaard 700 op dit punt aanscherping behoeft. De verplichte rapportering over werkzaamheden rondom fraude en continuïteit zal alleen komen te gelden voor wettelijke controles zijn aangevangen op of na 15 december 2021. Over twee jaar zal er een evaluatie plaatsvinden en zal worden bezien of een verdere uitbreiding van de rapportageplicht wenselijk wordt bevonden.

Frauderisico’s in onze controle Tijdens onze controle hebben wij nadrukkelijk aandacht besteed aan het onderwerp fraude. Op basis van onze frauderisicobeoordeling hebben wij de volgende controlewerkzaamheden uitgevoerd: • Risicoanalyse per proces waarin de drie kenmerken van fraude: rationalisatie, druk en gelegenheid zijn afgezet tegen de kans en de impact; • Frauderisico besproken met de Auditcommissie, het college, de gemeentesecretaris en de concerncontroller; • Beoordeeld of nevenfuncties van het college en de directie aanleiding gaven tot een verhoogd risico; • Beoordeeld of er signalen zijn voor een verhoogd risico op fraude vanuit notulen, persberichten en andere (openbare) publicaties; • Controle van ongebruikelijke boekingen (boekingen buiten het normale proces om) in uw administratie; • Controle van het gunningsproces van inkoop- en aanbestedingstransacties; • Controle van de prestatielevering in het inkoopproces; • Nadere analyse uitgevoerd van een proces/transactie in het kader van onvoorspelbaarheid. Dit jaar hebben wij een specifieke werkzaamheden verricht op de activiteiten die uitgevoerd worden bij Helsdingen.

48 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening WNT SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

Frauderisico’s verdienen meer aandacht binnen de organisatie Uw gemeente beschikt niet over een interne frauderisicoanalyse Reeds meerdere jaren is fraude binnen de publieke sector een belangrijk onderwerp van gesprek. De maatschappelijke aandacht voor dit onderwerp heeft ervoor gezorgd dat meer en meer wordt verwacht dat het college en de directie zelfstandig een interne frauderisicoanalyse opstelt. Een dergelijke analyse helpt de organisatie om frauderisicofactoren te identificeren en te beheersen. Hierdoor kan fraude zoveel mogelijk worden tegen gegaan. De gemeente beschikt niet over een (actuele) frauderisicoanalyse. Zeker met uw ambitie om te komen tot een rechtmatigheidsverantwoording, en wellicht op een later moment een In Control Statement, is naar onze mening een interne fraudeanalyse een belangrijke voorwaarde. In onze managementletter hebben wij daarom het college geadviseerd om een frauderisicoanalyse op te stellen en deze jaarlijks te (laten) actualiseren. Uw gemeenteraad kan hier een belangrijke rol in spelen door met het college mee te denken vanuit haar kaderstellende en controlerende rol.

Frauderisico’s verdienen meer aandacht in de VIC Frauderisico’s worden op dit moment nog niet (volledig) betrokken in de werkzaamheden van de VIC. Wij hebben het team Control aangeraden om de VIC actief te betrekken bij het opstellen van de frauderisicoanalyse en het actief beheersen van deze risico’s. Deze risico’s en beheersmaatregelen dienen daarbij onderdeel te worden van het Interne Controleplan.

49 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening WNT SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

De interne beheersing op misbruik en oneigenlijk verbruik dient te worden verbeterd Interne beheersing op misbruik en oneigenlijk verbruik moet beter Met betrekking tot preventie om misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan, blijkt uit de controles van de VIC over 2021, dat in gemeentelijke regelgeving veelal geen mogelijke maatregelen of sancties bij geconstateerd misbruik of oneigenlijk gebruik zijn opgenomen. Daarnaast heeft de VIC geconstateerd dat de interne controle (in de eerste lijn) bij diverse processen niet altijd voldoende ingericht (bijvoorbeeld de controle op prestatieleveringen bij betaling van facturen). Bij de processen heffing van belastingen, verlenen kwijtscheldingen en subsidieverlening is geen adequate functiescheiding aanwezig ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. Bij kwijtscheldingverlening en subsidieverstrekking vinden geen (steekproefsgewijze) controles plaats. Dit is veelal een gevolg van het feit dat verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie zijn neergelegd. De mandaatregeling is hier ook op gebaseerd. Een controle vooraf of gegevens die door derden zijn verstrekt juist en volledig zijn, wordt niet altijd uitgevoerd.

Wij hebben begrepen dat het beleid op het vlak van misbruik en oneigenlijk gebruik onderdeel zal worden van de herijking van de Nota risicomanagement en weerstandsvermogen die in 2022 (op verzoek van de raad) wordt uitgevoerd. Bij het onderdeel M&O beleid zal de focus komen te liggen op het voorkomen van fraude.

Er is (nog) geen overkoepelend M&O beleid Binnen de gemeente is nog geen M&O-beleid vastgesteld, waardoor geen algemene uitgangspunten, kaders, beheersmaatregelen en risicogebieden op dit gebied inzichtelijk zijn. Desalniettemin zijn in de externe en interne regelgeving diverse bepalingen opgenomen die erop zijn gericht om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Het college heeft de toets op het misbruik en oneigenlijk gebruik impliciet opgenomen in interne controleplannen. Op basis van de werkzaamheden van de VIC zijn twee signalen verkregen met betrekking tot integriteitsschendigingen van eigen medewerkers. Deze signalen zijn toereikend opgevolgd. Mogelijk sprake van misbruik van PGB gelden Tijdens onze werkzaamheden op de rechtmatigheid van de toegekende PGB-budgetten hebben wij geconstateerd dat er bij één PGB-budget met een waarde van ongeveer € 73.000 mogelijk sprake is van misbruik door cliënten. Wij hebben onze bevinding gedeeld met de organisatie, waarna direct nader onderzoek is opgestart. Op het moment van dit rapport is het onderzoek nog niet afgerond, derhalve hebben wij het bedrag in onze oordeelsvorming aangemerkt als onzeker.

50 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Ontwikkelingen voor uw organisatie Rechtmatigheidsverantwoording Impact op uw organisatie Speerpunten Bijlagen

Invoering rechtmatigheidsverantwoording Rechtmatigheidsverantwoording wederom uitgesteld Aangezien de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vorige jaar tot nader order is uitgesteld, hebben wij ook over het boekjaar 2021 een oordeel gegeven over de rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening. Op 8 juni 2022 is bekend geworden dat de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wederom is uitgesteld, ditmaal tot het begrotingsjaar 2023. De reden hiervoor is dat de behandeling van het wetsvoorstel dat aan de rechtmatigheidsverantwoording ten grondslag ligt, lang heeft geduurd.

•

Dit betekent dat over het boekjaar 2023, en dus niet over 2022, voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording afgegeven moet worden. Desalniettemin adviseren wij om in 2022 wederom proef te draaien zodat er nog voldoende tijd is om, waar nodig, aanpassingen en verbeteringen door te voeren

Deze paragraaf wordt de centrale plaats in de jaarstukken waar het college verantwoording aflegt of en op welke wijze zij heeft gehandeld in overeenstemming met de wet- en regelgeving en de afspraken die zij met uw gemeenteraad heeft gemaakt. Wij raden u aan om nu alvast met het college in gesprek te gaan over de vorm, leesbaarheid en informatiewaarde van deze paragraaf, zodat u optimaal uw controlerende taak kunt uitvoeren.

Ondertussen werkt de Sectorcommissie Decentrale Overheden van het NBA aan de nieuwe Notitie Accountantscontrole van de rechtmatigheidsverantwoording bij decentrale overheden. Deze notitie zal raadsleden, collegeleden, ambtenaren en accountants meer inzicht en geven welke werkzaamheden uitgevoerd dienen te worden om tot een toereikende (onderbouwde) rechtmatigheidsverantwoording te komen. Verantwoording in de paragraaf Bedrijfsvoering Naast de rechtmatigheidsverantwoording als zelfstandig onderdeel van de jaarstukken, wordt de paragraaf Bedrijfsvoering een belangrijke plaats voor uw gemeenteraad. In de nieuwe Notitie Bedrijfsvoering van de commissie BBV zijn namelijk de volgende stellige uitspraken opgenomen:

• •

In de paragraaf bedrijfsvoering wordt, op basis van de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de gemeenteraad, aanvullende informatie opgenomen over de individueel geconstateerde afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording; In de paragraaf bedrijfsvoering beschrijft het college welke actie het onderneemt om de afwijkingen in de toekomst te voorkomen; Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van de bepalingen in de Wet Fido en bijhorende regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening 2021 Bij de vaststelling van het Interne Controleplan 2021 heeft het college besloten dat bij de jaarstukken over het jaar 2021 bij wijze van proef een (interne) rechtmatigheidsverantwoording uitgevoerd zal worden. Concreet betekent dit dat inzicht wordt gegeven in de door het team Control bij de totstandkoming van de jaarstukken geconstateerde rechtmatigheidsvraagstukken. Wij hebben de rechtmatigheidsverantwoording beoordeeld en zijn van mening dat in 2021 een goede aanzet is gegeven aan de structurele borging van dit proces in de organisatie. De bevindingen en conclusies weken niet af van de bevindingen en conclusies uit onze controlewerkzaamheden. Dit is wederom een compliment voor de organisatie, in het bijzonder voor het team Control.

51 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Ontwikkelingen voor uw organisatie Rechtmatigheidsverantwoording Impact op uw organisatie Speerpunten

Actuele ontwikkelingen met effect op uw organisatie Herziening Financiële Verhouding Gemeenten krijgen jaarlijks veel geld van de rijksoverheid waarmee ze hun taken moeten bekostigen. Hierdoor ontstaat er een financiële verhouding tussen de gemeenten en de rijksoverheid. In essentie gaat het bij deze financiële verhouding om drie vraagstukken namelijk hoeveel geld krijgen de gemeenten (omvang), hoe wordt deze omvang over de gemeenten verdeeld (verdeling) en op welke manier komt het geld bij de gemeenten (uitkeringsstelsel)? Hoeveel geld individuele gemeenten uit het gemeentefonds krijgen, hangt af van de kenmerken en de belastingcapaciteit van de gemeenten. De rijksoverheid is verantwoordelijk voor het actueel houden van het verdeelstelsel. Momenteel wordt onderzocht hoe het gemeentefonds opnieuw kan worden verdeeld en in welk tempo deze verdeling moet plaatsvinden. De invoering van de nieuwe verdeling van het gemeentefonds staat gepland voor 2023.

Bijlagen In het begin van 2022 zijn door de Raad voor het Openbaar Bestuur (ROB) en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) adviesrapporten ten aanzien van het nieuwe verdeelmodel verstrekt aan de Minister van Binnenlandse Zaken (BZK). Naar aanleiding van deze adviezen heeft de Minister de Tweede Kamer op 6 april 2022 geïnformeerd om het ingroeipad, het pad waarmee gemeenten naar de nieuwe verdeling ingroeien, in het eerste jaar niet op maximaal € 15 per inwoner te zetten, maar op maximaal € 7,50 per inwoner. Hierdoor wordt het schokeffect van de herverdeling in 2023 beperkt. Tevens zal het ingroeipad beperkt worden tot drie jaar. Dat wil zeggen dat de invoering van het nieuwe model tijdig geëvalueerd zal worden en dat aan de hand van deze evaluatie besloten zal worden over het traject 2026 en verder.

Hervormingen in de Jeugdzorg staan op stapel Op 13 mei 2022 heeft de minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport de Tweede Kamer geïnformeerd over zijn visie op het stelsel van jeugdzorg en de hervormingen die naar zijn oordeel noodzakelijk zijn. Hierbij wordt voortgebouwd op het Advies van de Commissie van Wijzen en andere adviezen zoals van de SER en het manifest “de Jeugdsprong”. In deze visie kondigt de Minister flinke hervormingen aan in de jeugdzorg om te zorgen dat kinderen en gezinnen de juiste zorg op de juiste plek krijgen, het stelsel zorginhoudelijk en organisatorisch te verbeteren en duurzaam houdbaar te maken. Wat deze aankondiging gaat betekenen voor uw gemeente moet nog worden bezien, maar de inhoud van de brief heeft er mede toe geleid dat de VNG haar actieve bijdrage aan de Hervormingsagenda 2022-2028 heeft hervat. In de komende maanden wordt de herziene agenda opgesteld. Het streven is om uiterlijk in november 2022 een agenda te hebben die leidend is voor de periode tot 2028.

52 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Ontwikkelingen voor uw organisatie Rechtmatigheidsverantwoording Impact op uw organisatie Speerpunten Bijlagen

Actuele ontwikkelingen met effect op uw organisatie Wet Open Overheid gefaseerd ingevoerd Per 1 mei 2022 is de nieuwe Wet open overheid (Woo) (gedeeltelijk) in werking getreden, die de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangt. Openheid en transparantie zijn essentieel voor het vertrouwen tussen de samenleving en de overheid. De Woo bevordert dit door de openbaarheid en duurzame toegankelijkheid van publieke informatie bij bestuursorganen te verbeteren. In de Woo is geregeld welke informatie de overheid openbaar moet maken en om welke redenen informatie niet openbaar kan worden. Gemeenten krijgen na het inwerkingtreden van de Wet open overheid per 1 mei 2022 dan ook te maken met belangrijke nieuwe verplichtingen. Om hen hierbij te ondersteunen, heeft de VNG in samenwerking met advocatenkantoor Pels Rijcken de handreiking ‘Van Wob naar Woo’ opgesteld. Deze handreiking is hier te vinden. Overigens is de verplichting uit de Woo om documenten behorende tot de elf informatiecategorieën binnen 14 dagen actief openbaar te maken via het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI), nog niet in werking getreden. PLOOI is momenteel niet gereed en overheden kunnen dit dus niet gebruiken om documenten te publiceren. De komende jaren zal deze verplichting gefaseerd in werking treden.

Invoering Omgevingswet Op 1 januari 2023 treedt de Omgevingswet in werking. De Omgevingswet staat voor een goede balans tussen het benutten en beschermen van de fysieke leefomgeving. Ook biedt de Omgevingswet gemeenten de mogelijkheid om met overzichtelijkere regels de leefomgeving meer in samenhang in te richten. Het biedt daarnaast meer ruimte voor lokaal maatwerk en kan leiden tot een betere en snellere besluitvorming. De wet is echter ook veelomvattend. De Omgevingswet geeft de raad meer mogelijkheden om een kaderstellende rol in te vullen, maar alleen als de raad zich daar bewust van is én de handvatten weet beet te pakken. Het is daarom van belang dat u zich als gemeenteraad goed laat informeren over de mogelijkheden en beperkingen van de nieuwe wet. Een goed startpunt hiervoor is naar onze mening de website van het Informatiepunt Leefomgeving die u hier kunt benaderen. Op het moment dat de Omgevingswet in werking treedt moet elke gemeente zijn aangesloten op het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Het DSO moet het hart worden van de nieuwe Omgevingswet, waarin instrumenten en regelgeving van verschillende overheden bij elkaar komen en als één loket gaan werken. Eén digitaal loket voor het aanvragen van vergunningen, raadplegen van de geldende regels per locatie, en op termijn informatie over de kwaliteit van de fysieke leefomgeving.

Het DSO bestaat uit een landelijke voorziening (DSO-LV), collectieve voorzieningen voor gemeenten (DSO-CG) en individuele voorzieningen van overheden. In veel gevallen moet vanaf de inwerkingtreding binnen 8 weken een aangevraagde Omgevingsvergunning afgegeven kunnen worden.

53 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Ontwikkelingen voor uw organisatie Rechtmatigheidsverantwoording Impact op uw organisatie Speerpunten Bijlagen

Actuele ontwikkelingen met effect op uw organisatie Effecten van de oorlog in Oekraïne De oorlog in Oekraïne heeft ook gevolgen voor Nederlandse gemeenten. Dat kan gaan om opvang van vluchtelingen door gemeenten en particulieren, ondersteuning van Oekraïners en Russen die momenteel in Nederland verblijven, risico's voor digitale veiligheid en economische sancties voor Russische bedrijven. In het bijzonder de opvang en ondersteuning van vluchtelingen kan leiden tot hoge kosten voor uw gemeente. Deze kosten zijn vooraf niet begroot, noch bleek het voor het college altijd mogelijk om tijdig budget aan te vragen. Strikt genomen is hiermee het budgetrecht van de gemeenteraad in het geding. Uiteraard geldt dat in dit uitzonderlijk geval nood wetten breekt. Wel raden wij u aan om in overleg met het college achteraf alsnog de additionele kosten goed te keuren, rekening houdend met de bijdrage die uw gemeente ontvangt van de Rijksoverheid. Het kabinet heeft in een brief aan de Tweede Kamer het normbedrag voor de gemeentelijke opvanglocaties voor Oekraïners gecommuniceerd. Gemeenten en veiligheidsregio’s ontvangen een normbedrag van € 700 per week per gerealiseerde gemeentelijke opvangplek. Het normbedrag is van toepassing voor de periode waarin de regelgeving van kracht is (vooralsnog een periode van 3 tot 6 maanden). De regeling treed in werking met terugwerkende kracht.