Document · PDF

12. Programmabegroting23_26.pdf

Raadsvergadering Vijfheerenlanden 22 september 2022, gemeente VijfheerenlandenBij agendapunt: Categorie I: Ter afhandeling van de raad10.443 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Programmabegroting 2023 - 2026

1 juli 2022

Inhoud 3

Voorwoord

Inleiding

Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht

Context en landelijke ontwikkelingen

Toekomst in perspectieven

Programmabegroting 2023-2026 1 juli 2022

Programma Openbaar en (her)bruikbaar archief

Toezicht en Advies

Beheer, Behoud en Aquisitie

Dienstverlening en Publieksbereik

Inrichten digitaal beheer

Paragrafen

Weerstandsvermogen en risico’s

Financiering en treasury

Bedrijfsvoering

Onderhoud kapitaalgoederen

Verbonden partijen

Grondbeleid

Afbeelding voorzijde: Foto van het Chinese Lichtfestival te Ouwehands Dierenpark, 3 januari 2019 Foto: E. Hinders RAZU, cat#. 100001, Topografisch Historische Atlast Rhenen (157).

Bezoekadres Karel de Grotestraat 30 3962 CL in Wijk bij Duurstede Postadres Regionaal Archief Zuid-Utrecht Postbus 64 3960 BB Wijk bij Duurstede Telefoon: 088 5300 170 E-mail: info@razu.nl

Programmaplan

Begroting

Uitgangspunten opstellen begroting

Toelichting op de lasten

Staat van baten en lasten

Specificatie van de lasten en baten

Verdeelsleutels en bijdragen

Bijdrage per gemeente

Verloopoverzicht reserves

De lasten en baten per taakveld

Vaststellingsbesluit

Voorwoord Doorrekening e-depot

Voor u ligt de Programmabegroting van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht, die op 1 juli 2022 door het bestuur is vastgesteld. In de Programmabegroting zijn de kaders opgenomen voor de programmabegroting 2023 en de meerjarenraming 2024-2026. Het betreft de beleidsbegroting (programma en paragrafen), de financiële begroting en de uitgangspunten daarvoor.

De raden van de gemeenten Bunnik en Wijk bij Duurstede hebben in hun zienswijze bij de ontwerp-Kadernota 2023 laten weten dat zij de kosten van de inrichting van een e-depotvoorziening doorgerekend willen zien in de financiële begroting 2023 en de meerjarenraming 2024-2026. Uitgangspunt is een gefaseerde inrichting waarbij in eerste instantie wordt gewerkt aan een e-depot waarin eenvoudige informatieobjecten kunnen worden opgenomen, beheerd en weer beschikbaar gesteld aan burgers voor hergebruik. In 2022 is hiervoor de voorbereiding gedaan, zodat vanaf 2023 concrete stappen gezet kunnen worden.

Deze begroting sluit aan op de Kadernota 2023 die op 9 maart 2022 bestuurlijk is vastgesteld en op de begrotingsprognose 2023 uit de Programmabegroting 20222025 die op 29 juni 2021 is vastgesteld. Wijzigingen ten opzichte van de Kadernota 2023 en de begrotingsprognose 2023 volgen uit de CAO ontwikkelingen, een vernieuwing van de uitgangspunten voor de financiële begroting, de doorrekening van de kosten voor het inrichten van het e-depot en het beheer van digital born archieven (conform bestuursbesluit december 2021).

Ontwikkeling beleidsplan 2023-2026 Medio 2022 stelt het RAZU een nieuw beleidsplan voor de periode 20232026 op. Omdat de accenten en het ambitieniveau van de taakuitvoering pas eind 2022 bekend zullen zijn, bij de vaststelling van het beleidsplan, is de voorliggende Programmabegroting 20232026 beleidsarm. Er wordt vanuit gegaan dat het nieuwe beleidsplan niet zal leiden tot een substantiële verhoging van de begroting van het RAZU in 2023. Mocht er wel sprake zijn van afwijkingen ten opzichte van deze begroting, dan zullen deze in de begrotingswijziging 2023 ter besluitvorming aan het bestuur worden voorgelegd.

CAO gemeenten Op 27 januari 2022 is het nieuwe CAO akkoord van kracht geworden. Deze brengt een structurele verhoging van de ambtenarensalarissen met zich mee, ingaande december 2021. Deze salarisverhoging was niet verwerkt in de ontwerp-Kadernota 2023. Bij het opstellen van de Programmabegroting wordt uitgegaan van de actuele CAO. Vernieuwing begroting Begin 2022 is het RAZU samen met de deelnemende gemeenten een traject gestart om te komen tot een meer inzichtelijke begroting en nieuwe uitgangspunten voor de financiële begroting. Deze begroting 2023-2026 bevat een eerste verwerking hiervan, door in het programmaplan duidelijker activiteiten (‘wat gaan we doen’) en resultaten (‘wat is het resultaat’) te scheiden. Daarnaast is de financiële begroting opgesteld conform een aantal nieuwe uitgangspunten, met name als het gaat om de indexering en de opbouw van de post salariskosten. In de zomer van 2022 worden vervolgstappen gezet, die hun verwerking zullen krijgen in de Kadernota 2024 en de daaropvolgende begroting 20242027.

Inleiding Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht

een regionale bibliotheek. Het oudste stuk in deze omvangrijke collectie dateert uit 1300, de jongste, meestal digitale, stukken dateren uit 2022.

Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) is een gemeenschappelijke regeling van de gemeenten Bunnik, Houten, Utrechtse Heuvelrug, Rhenen, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede.

Het RAZU stelt de collectie, conform de vereisten van de Archiefwet 1995 en de Wet hergebruik overheidsinformatie, ter beschikking aan burgers voor hergebruik. De archieven en collecties zijn openbaar en voor iedereen ter inzage in de studiezaal of via de website, tenzij er sprake is van een openbaarheidsbeperking op grond van de AVG of de bepalingen uit de Archiefwet 1995.

Het RAZU heeft een tweeledig doel: enerzijds het uitvoeren van de Archiefwet 1995, anderzijds het vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen, beheren en actief beschikbaar stellen van een zo breed mogelijke collectie.

Context en landelijke ontwikkelingen

De huidige GR trad op 1 januari 2020 in werking. Het bestuur wordt gevormd door de portefeuillehouders van de zes gemeenten. De organisatie bestaat uit 9,2 fte (peildatum maart 2022) onder aansturing van een directeur-archivaris.

Het RAZU opereert binnen een samenleving in verandering. Veranderingen in de samenleving zorgen ervoor dat ons vakgebied en daarom ook het RAZU mee ontwikkelt. Daarbij verliezen we onze kernwaarden niet uit het oog. Wij blijven wendbaar, wij houden onze archieven en collecties houdbaar, bruikbaar en betrouwbaar. Wij helpen en ontzorgen de aangesloten gemeenten zoveel als mogelijk, met alle nieuwe ontwikkelingen op het gebied van het beheren van informatie.

Taken De zes gemeenten hebben bij het RAZU de taken belegd die volgen uit de Archiefwet 1995 en taken die horen bij de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum. De opdracht aan het RAZU, zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling, is:

Digitale samenleving en overheid

• De zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten, zoals nader omschreven in de Archiefwet 1995; • Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten, voor zover die deze niet zijn overgebracht; • Het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening; • Het aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnen op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis.

De samenleving en de werkwijze van de overheid veranderen voortdurend, niet in de laatste plaats door technologische ontwikkelingen. Hoewel veel overheidsinformatie op dit moment nog een sterk documentair karakter heeft, worden bij organisaties de contouren van andere behoeften zichtbaar. Informatie ontstaat steeds meer in netwerken waardoor de archiefvorming bij overheidsorganen haar lineaire en gestructureerde karakter verliest. Naast het beheren en preserveren van digitale archieven zijn het ontsluiten, zoeken en vinden ervan dé uitdagingen voor overheid en archiefdiensten. Er ontstaan nieuwe vraagstukken omtrent authenticiteit, betrouwbaarheid en verantwoording, kernwaarden die door de overheid en het archiefbestel gedragen worden.

Openbare archieven Het RAZU beheert de overgebrachte archieven van de deelnemende gemeenten en hun rechtsvoorgangers. Daarnaast beheert het RAZU particuliere archieven van personen, families, kerken, bedrijven, verenigingen en stichtingen die banden hebben met de regio. Tot slot beheert het RAZU beeldmateriaal uit/over de regio en

Nieuwe Archiefwet Naar verwachting zal op 1 januari 2024 de gewijzigde Archiefwet in werking treden. De nieuwe Archiefwet bevat een aantal ingrijpende wijzigingen, waaronder het 4

Fygitaal

verkorten van de overbrengingstermijn. Het kabinet wil deze termijn verkorten van twintig naar tien jaar. De verkorting van de overbrengingstermijn is bedoeld om overheidsinformatie eerder beschikbaar te hebben vanuit het idee van een meer transparante overheid. Daarnaast verandert het regime van het toekennen van openbaarheidsbeperkingen bij overbrenging, in lijn met de openbaarheidsbeperkingen in de Wet open overheid. Het RAZU volgt de ontwikkelingen nauwlettend en informeert en adviseert de aangesloten organisaties hierover.

De wereld anno 2023 is digitaal èn fysiek en zal dat ook blijven. Digitaal en fysiek zijn gelijkwaardig, het RAZU sluit hierop aan en wordt fygitaal. Het RAZU richt een e-depot in voor het beheer van digitaal origineel archiefmateriaal en verwerft, beheert en behoudt zowel analoog als digitaal materiaal. De dienstverlening van het RAZU aan burgers vindt zowel via de fysieke studiezaal als op afstand en online plaats. Het RAZU blijft zich doorontwikkelen als modern expertisecentrum in de regio voor zowel analoog als digitaal informatiebeheer.

Informatiekundige visie Common Ground

Verbindend

Gemeenten hebben een nieuwe, moderne, gezamenlijke informatievoorziening nodig voor het uitwisselen van gegevens. Het huidige stelsel voor gegevensuitwisseling maakt het lastig om snel en flexibel te vernieuwen, te voldoen aan privacywetgeving en efficiënt om te gaan met data. De Informatiekundige visie Common Ground van de VNG tracht met een structurele hervorming van de gemeentelijke informatievoorziening hierin te voorzien. De onderdelen van deze informatiekundige visie, zoals gestandaardiseerde wijzen van inrichting van processen en uitwisseling van data worden stapsgewijs ontwikkeld en verplicht gesteld. De nieuwe wijze van omgang met data heeft daarmee gevolgen voor de toekomstige over te brengen archieven van de RAZU-gemeenten, maar biedt ook kansen om beter aan te sluiten bij zowel de aard van de archieven, als de nieuwe wijzen van ontsluiting en hergebruik van informatie in de huidige samenleving.

Het RAZU verbindt het heden met het verleden en geeft beide een toekomst. Het RAZU werkt samen met anderen om het verleden en heden zichtbaar te maken. Het RAZU stimuleert het gebruik en hergebruik van zijn collectie en datasets, als grondstof met toekomstwaarde. Zichtbaar Het RAZU vergroot zijn eigen zichtbaarheid en de zichtbaarheid van zijn collectie in de regio en stimuleert daarmee het gebruik en hergebruik van de bronnen. Het RAZU maakt zijn expertise op het gebied van archief- en informatiebeheer zichtbaar en deelt deze kennis met anderen. Inclusief Het RAZU en zijn collecties zijn open en toegankelijk voor iedereen, zonder drempels. De collectie van het RAZU is een afspiegeling van (discussies in) de samenleving. Barrières die de toegang tot de collecte en het begrijpen of delen van informatie in de weg staan worden aangepakt.

Toekomst in perspectieven Het jaar 2023 is het eerste jaar van een nieuwe beleidsplan cyclus. Het RAZU stelt dit beleidsplan medio 2022 op en betrekt daarbij de deelnemende gemeenten en lokale erfgoedpartners. De voorliggende begroting is om die reden beleidsarm opgesteld. Ter voorbereiding van het nieuwe beleidsplan zijn vijf toekomstperspectieven geschetst die richting geven aan de activiteiten in de jaren 2023-2026. De vijf perspectieven zijn:

Dynamisch Het RAZU is een organisatie met aanpassingsvermogen. Het RAZU is een organisatie in een zich permanent ontwikkelende omgeving: veranderende wetgeving, technologische ontwikkelingen, veranderende samenleving. Het RAZU verwerkt deze ontwikkelingen in zijn eigen beleid, procedures en werkwijzen en verbetert de kwaliteit van het beheer en de dienstverlening. Het RAZU reageert op de actualiteit door verbinding te leggen tussen heden en verleden.

• Fygitaal • Verbindend • Zichtbaar • Inclusief • Dynamisch 5

Programmaplan Programma Openbaar en (her)bruikbaar archief

informatiebeheer. De rol van het RAZU is enerzijds toetsend en kaderstellend (toezicht), anderzijds adviserend, faciliterend en gericht op kennisontwikkeling (advies). Binnen het RAZU zijn de rollen toezicht en advies gescheiden: de archiefinspecteur is, namens de gemeentearchivaris, toezichthouder. Het advies wordt uitgebracht door de informatieadviseurs.

Het RAZU beheert de overgebrachte archieven van de deelnemende gemeenten en van particuliere archiefvormers in de regio. Het RAZU stelt, in navolging van de Archiefwet en de Wet hergebruik overheidsinformatie, de archieven, de bibliotheek en de beeldcollecties zonder kosten ter beschikking aan burgers voor hergebruik. Dankzij toegankelijke informatie kunnen burgers het overheidshandelen controleren. Dit is een voorwaarde voor een transparante en democratische samenleving.

Als horizontaal toezichthouder heeft de gemeentearchivaris daarnaast een rol in de uitvoering van de Wet revitalisering generiek toezicht. Hierbij wordt samengewerkt met de interbestuurlijk toezichthouder van de provincie Utrecht.

Daarnaast dragen toegankelijke archieven bij aan het begrijpen van het verleden en het heden. Het RAZU verbindt het heden met het verleden door onderzoek te faciliteren en door het uitdragen van kennis over de bronnen, de regio en de regionale historie.

Activiteiten Toezicht De archiefinspecteur van het RAZU ziet er namens de gemeentearchivaris op toe dat het informatiebeheer van de gemeenten voldoet aan de wettelijke vereisten. Het toezicht toetst met name de rechtmatigheid c.q. naleving van Archiefweten regelgeving. Jaarlijks wordt per gemeente een toezichtsverslag opgesteld. De archiefinspecteur monitort de voortgang van de verbeterplannen die naar aanleiding van deze toezichtsverslagen worden opgesteld. Onderdeel van het toezicht zijn periodieke inspecties bij de gemeenten, het beoordelen van voorstellen tot vernietiging van archiefbescheiden conform gemeentelijke selectielijsten en de deelname aan het Strategisch Informatie Overleg.

Het RAZU toetst de kwaliteit van het informatiebeheer bij de gemeenten en draagt er daardoor aan bij dat de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen voldoen aan wet- en regelgeving, danwel dat zij inzicht hebben in hun verbeterpunten. Het RAZU volgt landelijke en regionale ontwikkelingen en vertaalt deze, als expertisecentrum voor informatie- en archiefbeheer in de regio, in kaders en adviezen voor de gemeenten. De activiteiten hiervoor vallen in de volgende activiteitenlijnen: • Toezicht en Advies • Verwerven, Beheer en Behoud • Dienstverlening en Publieksbereik • Inrichten digitaal beheer

Advies Hierin ligt de nadruk op het adviseren van de aangesloten gemeenten over de inrichting van de informatiehuishouding. Aangesloten gemeenten kunnen het RAZU om advies vragen om te bepalen hoe zij kunnen voldoen aan wettelijke vereisten. Via werkgroepen van het RAZU en de deelnemende gemeenten wordt gezamenlijk kennis en richtlijnen ontwikkeld. Hiermee wordt gewerkt aan een gedeelde basis voor de inrichting van informatiebeheer, met ruimte voor inpassing in de lokale informatiehuishouding. Vanuit landelijke en regionale ontwikkelingen geeft het RAZU actief voorlichting over veranderingen die van invloed zijn op de informatiehuishouding.

Toezicht en Advies Het informatiebeheer van de aangesloten gemeenten dient te voldoen aan de vereisten vanuit wet- en regelgeving. Conform de Archiefwet 1995 houdt de gemeentearchivaris toezicht op de wijze waarop gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen hun informatie beheren, tot het moment waarop deze informatie wordt overgebracht naar het RAZU. Het toezicht maakt inzichtelijk waar de gemeente risico’s loopt. De aangesloten gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van het 6

Overbrenging De formele wettelijke overbrengingstermijn is 20 jaar. Het is de verantwoordelijkheid van de gemeenten om hun archieven tijdig te selecteren, het te bewaren gedeelte over te brengen naar het RAZU en zorg te dragen voor de zorgvuldige vernietiging van de archiefbescheiden die niet permanent te bewaren zijn. Het RAZU stelt de kaders bij overbrenging en begeleidt de overbrenging. Het RAZU adviseert daarbij in het stellen van eventuele openbaarheidsbeperkingen.

• Formaliseren van alle overbrengingen via een verklaring van overbrenging. • Beoordelen van vernietigingslijsten. • Audits bij de gemeenten, die inmiddels een besluit tot vervanging hebben genomen. • Opstellen van een notitie over de wijzigingen van de nieuwe Archiefweten regelgeving met de gevolgen voor de gemeenten en Regionale ICT-Dienst. • Opstellen en uitwerken van maatregelen die een verkorting van de overbrengingstermijn mogelijk maken. • Doen van een uitvraag naar de hoeveelheid digitaal archief die overgebracht gaat worden, de planning daarvan en het opstellen van een overzicht van digitale archiefbescheiden die in de jaren 2023-2026 moeten worden overgebracht naar het RAZU.

Kennisontwikkeling en kennisdeling Met de invoering van de nieuwe Archiefwet wordt de overbrengingstermijn verkort van 20 naar 10 jaar en verandert het openbaarheidsregime. Vanaf 2023 zal daarom veel aandacht worden besteed aan de nieuwe Archiefwet die in 2024 van kracht wordt en de implicatie daarvan voor de gemeentelijke informatiehuishouding.

Beheer, Behoud en Acquisitie

Resultaten in 2023

De collectie van het RAZU is publiek kapitaal en fungeert als het geheugen van de dorpen, steden en hun inwoners. De Archiefwet 1995 verplicht de overheden om deze collectie in ‘goede, geordende en toegankelijke staat’ te houden. En wel op zodanige wijze dat de bronnen over tenminste 100 jaar nog raadpleegbaar zijn.

• Opstellen zes jaarlijkse toezichtrapportages voor de aangesloten gemeenten en een toezichtrapportage voor de gemeenschappelijke regeling Regionale ICT-Dienst. • Beoordelen van de voortgang van verbeterplannen. • Deelname aan het Strategisch Informatie Overleg van de zes aangesloten gemeenten en van de gemeenschappelijke regeling Regionale ICT-Dienst Utrecht. • Specifieke inspecties bij de deelnemende gemeenten, al naar gelang daar aanleiding toe is. • Inrichten en begeleiden van twee werkgroepen samen met deelnemende gemeenten over gezamenlijke vraagstukken/thema’s, waaronder de implementatie van de nieuwe Archiefwet. • Advies aan gemeenten, individueel of gezamenlijk, over zaken die te maken hebben met de inrichting van de informatiehuishouding. • Deelname aan landelijke en regionale netwerken en werkgroepen gericht op kennisontwikkeling en productontwikkeling ten behoeve van het RAZU en de deelnemende gemeenten. • Voorlichting en kennisdeling via o.a. nieuwsbrief, mails en de website van het RAZU. • Begeleiden van overbrenging van archiefbescheiden vanuit de aangesloten gemeenten.

De rol van het RAZU richt zich op het beheren en behouden van de collectie in de depots. Goed houden wat goed is, door te conserveren, te restaureren en in goede condities in het depot te bewaren. Toegankelijk maken van de collectie voor gebruik door een breed publiek. Borgen van openbaarheidsbeperkingen en auteursrechtelijke beperkingen. Het RAZU houdt zich daarnaast, conform de opdracht in de gemeenschappelijke regeling, bezig met het verwerven van particuliere archieven, publicaties en beeldmateriaal, als aanvulling op de overheidscollectie. Activiteiten Toegankelijk maken De collectie van het RAZU kent een goed niveau van basistoegankelijkheid. Uitgangspunt is dat alle overheidsarchieven voorzien zijn van een bruikbare toegang die online via de website te raadplegen is. Hetzelfde uitgangspunt geldt voor particuliere archieven, met de kanttekening dat werkvoorraad van particuliere archieven maximaal 10% mag bedragen. Daarbij worden, waar nodig, openbaarheidsbeperkingen en auteursrechtelijke beperkingen toegekend. 7

die in 2023 gepland staan ten aanzien van beheer en behoud. • Uiterlijk begin 2023 wordt een projectplan opgesteld voor een tweejarig project gericht op het verbeteren van de auteursrechtelijke beperkingen van de collectie. De werkzaamheden worden in 2023 uitgevoerd conform dit projectplan. • De werkzaamheden voor de gemeente Vijfheerenlanden zijn, conform het bepaalde in de prestatieovereenkomst, uitgevoerd. • Vrijwilligers worden begeleid bij het indexeren en transcriberen van bronnen en de werkzaamheden aan beeldmateriaal. • Een nieuw digitaliseringsplan, opgesteld in lijn met het nieuwe beleidsplan, stuurt de digitalisering van analoge bronnen uit de collectie. • Een nieuw acquisitieplan, opgesteld in lijn met het nieuwe beleidsplan, geeft kaders aan de verwerving van particuliere archieven en beeldmateriaal. • Nieuwe publicaties worden verworven conform de criteria voor opname in de RAZU-bibliotheek. • Het depotbeheer wordt uitgevoerd conform vereisten. De nieuwe depotplaatsing die in 2022 is ingevoerd wordt begin 2023 geëvalueerd en, waar nodig, verbeterd. • Het Collectiehulpverleningsplan wordt tenminste één maal geactualiseerd en er wordt tenminste één situatie geoefend. • De analoge collectie wordt gemonitord op schade en verval, zo nodig wordt overgegaan tot conservering of restauratie.

• Een nieuw behoudsplan, opgesteld in lijn met het nieuwe beleidsplan, stuurt de restauratie van de analoge archieven van de aangesloten gemeenten.

Periodiek moeten bestaande toegangen worden herzien, om ze beter aan te laten sluiten bij de wensen van burgers of om ontwikkelingen in wetgeving te volgen. Acquisitie De Archiefwet verplicht overheden om hun archieven te bewaren en over te brengen naar het RAZU. Voor een betrouwbaar en compleet beeld van het verleden kan het RAZU echter niet volstaan met alleen overheidsarchieven. Daarom is in de doelstelling van de gemeenschappelijke regeling uitdrukkelijk opgenomen dat het RAZU een zo breed mogelijke collectie bronnen uit en over de regio opbouwt. Digitaliseren en nader toegankelijk maken Het scannen van analoog materiaal, het maken van nadere toegangen daarop in de vorm van transcripties of indexen en het online plaatsen daarvan vergroot de toegankelijkheid en bruikbaarheid van de collectie. Het maken van nadere toegangen wordt primair gedaan door de vrijwilligers die verbonden zijn aan het RAZU. Behoud Door materiële verzorging van de archieven en door conservering en restauratie blijft de collectie in goede staat. Deze activiteiten voorkomen verval of verlies en herstellen beschadigde stukken. Restauratie wordt niet door medewerkers van het RAZU gedaan, maar uitbesteed aan specialisten. Depotbeheer De collectie van het RAZU is geplaatst in goedgekeurde depots die voldoen aan de vereisten van de Archiefregeling.

Via goed depotbeheer zorgt het RAZU voor een omgeving waarin de materiële staat van de collectie optimaal blijft. Dat betekent zorgen voor een schoon, overzichtelijk en opgeruimd depot. Zorgen voor klimatologisch goed functionerende en beveiligde depots. Een actueel archievenoverzicht met daarin de plaatsing van de stukken in het depot. En het beheer van een quarantaineruimte voor eerste opvang en controle van materiaal dat vanuit de gemeenten of particuliere archiefvormers naar het RAZU komt.

Dienstverlening en Publieksbereik De collectie van het RAZU is grotendeels openbaar en voor iedereen vrij toegankelijk, conform de vereisten van de Archiefwet en de Wet hergebruik overheidsinformatie. Door digitalisering van de samenleving zijn de verwachtingen bij burgers ten aanzien van de digitale beschikbaarheid en toegankelijkheid van de collectie groot. Het RAZU sluit hierop aan door een steeds actievere digitale dienstverlening via de website.

Resultaten in 2023 • Het basisniveau van toegankelijkheid blijft gehandhaafd conform de daarvoor geldende normen, waarbij de werkvoorraad particuliere archieven in 2023 tijdelijk maximaal 20% mag bedragen vanwege de overige resultaten

Het RAZU wordt gevonden door een grote groep actieve bezoekers. Een deel daarvan doet regionaal historisch onderzoek en is voldoende kundig in het zelf doen van 8

onderzoek en het lezen en interpreteren van oude bronnen. Een andere deel van de bezoekers heeft een hele concrete vraag, naar de dossiers met bouwvergunningen en -tekeningen. Zij hebben in het algemeen weinig tot geen ervaring met het zoeken en vinden van bronnen en het lezen en interpreteren van de stukken.

Educatie Het RAZU richt zich bij zijn educatieve activiteiten op de middelbare scholen in de regio. In 2022 is gestart met de website ‘Geschiedenislokaal’. Hierin worden lokale bronnen met toelichting beschikbaar gesteld aan docenten en scholieren voor gebruik in het onderwijs.

Daarnaast is bij een grotere doelgroep behoefte aan informatie over het regionale verleden die op een meer ‘eenvoudig consumeerbare’ wijze wordt aangeboden. Bijvoorbeeld in de vorm van verhalen of tentoonstellingen, klein of groot, digitaal of IRL (in real life).

Resultaten in 2023 • Aanbieden van volledige studiezaaldienstverlening in Wijk bij Duurstede van maandag t/m vrijdag. Het aantal uren fysieke dienstverlening wordt teruggebracht naar 32. • Uitlenen van dossiers aan gemeenten, waarbij de norm is dat aangevraagde dossiers binnen 3 werkdagen afgehaald kunnen worden in de studiezaal. • Doorontwikkelen van het digitale Geschiedenislokaal voor docenten en scholieren van middelbaar onderwijs, waarbij in 2023 minimaal twee nieuwe thema’s worden toegevoegd en de bestaande thema’s worden aangevuld. • Uitbrengen van tien nieuwsbrieven. • Uitvoeren van publieksgerichte activiteiten met erfgoedpartners, conform het Publieksplan 2023 dat begin 2023 wordt vastgesteld. • Op aanvraag verzorgen van bruiklenen aan musea, voor een periode van maximaal 3 maanden en na toets op de condities waaronder het betreffende stuk tentoongesteld wordt.

De rol van het RAZU is de bezoekers ondersteunen bij hun onderzoek. Via verschillende publieksactiviteiten brengt het RAZU het regionale verleden bij het grotere publiek en bij docenten en scholieren onder de aandacht. Activiteiten Dienstverlening aan burgers De dienstverlening aan historisch onderzoekers en aan raadplegers van bouwdossiers verloopt via de website van het RAZU, mail, telefoon en vervolgens in de studiezaal in Wijk bij Duurstede. Het aantal aanvragen van bouwdossiers vertoont al een paar jaar een stijgende lijn, met begin 2022 gemiddeld 16 aanvragen per week. De verwachting is dat deze stijgende lijn in 2023 zal doorzetten.

Inrichten digitaal beheer

Dienstverlening aan ambtenaren Op aanvraag leent het RAZU overgebrachte dossiers uit aan ambtenaren. Er leeft een wens dat deze dossiers gedigitaliseerd worden en digitaal ter beschikking gesteld, maar daar heeft het RAZU op dit moment geen capaciteit voor.

Als volwaardige archiefdienst beheert het RAZU naast analoge ook digitale archieven. Hiervoor is een e-depot noodzakelijk. In 2021 is besloten over te gaan tot de inrichting van een e-depot volgens de richtlijnen van de informatiekundige visie Common Ground. Dit meerjarig proces zal er toe leiden dat het RAZU een oplossing gaat bieden voor het duurzaam toegankelijk beheer van archiefbescheiden van zijn gemeenten en de particuliere archiefvormers in de regio.

Publieksbereik Voor cultuurhistorische activiteiten hanteren we het uitgangspunt dat deze zoveel mogelijk lokaal of regionaal worden georganiseerd en dat het RAZU samenwerkt met regionale erfgoedpartners als musea en historische verenigingen. Het RAZU speelt vooral een faciliterende en adviserende rol en levert expertise, content en te exposeren materialen (in bruikleen of als scan). De collectie en de geschiedenis worden via verhalen en web-exposities op de website voor het voetlicht gebracht. Hierbij wordt zowel aangesloten bij historische of actuele thema’s, maar er wordt ook aanbodgericht gedacht ‘dat is leuk om te delen’.

Digitale informatie vereist nieuwe manieren van beheer en ontsluiting. Het RAZU ontwikkelt hiervoor procedures en processen om actief de toegankelijkheid en veiligheid van stukken te waarborgen. Hierbij wordt voorgesorteerd op nieuwe vormen van ontsluiting en hergebruik, zodat ook de digitale collectie optimaal kan worden gevonden, geïnterpreteerd en gebruikt.

Activiteiten e-depot voorziening inrichten Het RAZU start, conform het bestuursbesluit van december 2021 en de opgestelde projectinitiatiedocumentatie, met de inrichting van een e-depot (spoor 1) en de inpassing van het e-depot binnen de informatiekundige visie Common Ground (spoor 2). Hierbij wordt kort-cyclisch en iteratief gewerkt om zo resultaten tastbaar te maken, grip te houden op budget en in te spelen op nieuwe inzichten. beheer digital born materiaal inrichten Met de ontwikkelingen in het e-depot is goed beheer van digital born materiaal onontbeerlijk. Dit beheer verschilt sterk van het beheer van papieren archieven en vereist nieuw beleid, procedures en processen. Dit omvat werkwijzen voor het verwerven, opnemen, toegankelijk maken, preserveren en beschikbaar stellen van digitaal archief, publicaties en beeldmateriaal van zowel overheidsorganisaties als particuliere archiefvormers. Het RAZU start in 2023 met het opstellen, waarbij de inrichting in nauwe samenwerking met zowel het e-depot project als de gemeentelijke en particuliere archiefvormers wordt afgestemd. Resultaten in 2023 • In spoor 1 (realisatie e-depot) wordt in 2023 toegewerkt naar de realisatie van de eerste onderdelen, zodat de inrichting in 2024 kan worden voltooid.

• Met (landelijke en regionale) partners wordt in spoor 2 gewerkt aan de randvoorwaarden, standaarden en afspraken benodigd voor het inpassen van het e-depot in de informatiekundige visie Common Ground. • De eerste procedures en werkwijzen voor de opname etc. van digital born materiaal worden opgesteld en afgestemd.

Paragrafen Conform het BBV zijn de voorgeschreven paragrafen in deze begroting opgenomen. Een aantal paragrafen is weliswaar verplicht, maar het RAZU verricht geen activiteiten die daarin behoren te worden opgenomen. Dit betreft de paragrafen: Onderhoud kapitaalgoederen, Verbonden partijen en Grondbeleid.

van de taakuitvoering. Relevant in dit verband is de inzet van een medewerker archieven voor de uitvoering van de prestatieovereenkomst Vijfheerenlanden. Bij uitval van deze medewerker kan niet voldaan worden aan de aangegane verplichting. Een tweede risico is dat de daadwerkelijke inzet van jaar tot jaar kan verschillen, waardoor de extra inkomsten niet ingezet kunnen worden voor vaste formatie-uitbreiding.

Weerstandsvermogen en risico’s

Financiering en treasury

Deze paragraaf beschrijft de middelen en mogelijkheden waarover het RAZU beschikt om niet begrote risico’s of tegenvallers te dekken en een overzicht van de risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van betekenis kunnen zijn voor de financiële positie.

In deze paragraaf worden de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille opgenomen. Het RAZU kent geen eigen financiering, de deelnemende gemeenten betalen bij voorschot hun bijdrage.

Het RAZU heeft op de balans geen eigendommen, zodat in dat opzicht geen risico aanwezig is. Een eventueel negatief exploitatiesaldo wordt door de deelnemende gemeenten afgewikkeld conform de artikelen 26 tot en met 28 van de gemeenschappelijke regeling (GR). In feite is daarmee een groot deel van de risico’s afgedekt.

In mei 2012 stelde het bestuur van het RAZU een Treasurystatuut vast. Van de eerder noodzakelijk geachte financiële beheersverordening (op grond van de Gemeentewet, artikel 212, 213 en 213a) werd, in overleg met de provinciaal toezichthouder, afgezien. In de huidige GR is in artikel 18 opgenomen dat het Treasurystatuut 2012 van kracht blijft en een financiële beheersverordening onnodig wordt geacht.

De archieven en collecties die zich in de archiefbewaarplaats bevinden, zijn niet verzekerd. Dat is een keuze die door veel archiefdiensten en musea wordt gemaakt. De kosten van een reconstructieverzekering voor de collectie zijn hoog.

Sinds begin 2013 is een deel van de liquide middelen op een spaarrekening gezet, maar rente levert dat al jaren niet of nauwelijks meer op.

Het RAZU heeft beheersmaatregelen getroffen om de risico’s op schade als gevolg van calamiteiten te beperken. De risico’s ten aanzien van een eventuele calamiteit zijn beperkt als gevolg van de strenge eisen waaraan archiefbewaarplaatsen moeten voldoen. Deze eisen zijn neergelegd in de Archiefregeling. Het RAZU beschikt over een archiefbewaarplaats die in 2010 door GS is goedgekeurd. In de depots zijn watermelders geplaatst en het gebouw is voorzien van brand- en inbraaksignalering. Het RAZU beschikt over een actueel en vastgesteld collectiehulpverleningsplan (2022). Een calamiteit van geringe omvang kan in eerste aanleg door de medewerkers van het RAZU zelf worden bestreden.

Het RAZU is gehouden aan de regels van het ministerie van Financiën over het verplicht schatkistbankieren. Voor zover de gelden het drempelbedrag overstijgen worden deze gelden aangehouden op een rekeningcourant bij ’s Rijks schatkist.

Bedrijfsvoering Deze paragraaf geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens voor wat betreft de bedrijfsvoeringsonderdelen personeel, informatisering, automatisering, communicatie, organisatie, financieel beheer en huisvesting. Overheaddienstverlening

Door de geringe omvang van de organisatie en de voor de meeste taken vereiste specifieke deskundigheid en ervaring is langdurige ziekte of vertrek van een medewerker een risico voor de continuïteit

In de loop van de jaren heeft het RAZU verschillende dienstverleningsovereenkomsten gesloten. De personeelsdiensten worden sinds 2012 11

verleend door de gemeente Houten, omdat daar het personeel toen in dienst kwam. Het overleg met de gemeente Houten over de HR-dienstverlening wordt in 2022 vervolgd, naar verwachting zal een nieuwe dienstverleningsovereenkomst ingaan op 1 januari 2023.

periodiek onderhoud van de verrijdbare stellingkasten in de depots.

In de loop van de jaren is de dienstverleningsovereenkomst uit oktober 2012 met de gemeente Wijk bij Duurstede voor de overhead op het gebied van financiën, ICT, receptie, post- en facilitaire zaken, en overige advisering steeds verder uitgekleed. Op 1 juli 2016 werd voor de ICT al een aparte overeenkomst met de gemeente Houten gesloten, welke per 2022 is verlengd en loopt tot eind 2023. Eind 2020 is ook de financiële dienstverlening beëindigd, zodat Wijk bij Duurstede vanaf 2021 alleen nog de receptie, post- en facilitaire zaken voor het RAZU regelt.

Personeel en vrijwilligers

Waar nodig wordt aanvullende expertise ingehuurd, specifiek juridische expertise op het gebied van informatierecht, privacy en auteursrecht.

De formatie van het RAZU was op 1 januari 2022 net iets meer dan 9 FTE. De leeftijd van de personeelsleden varieert tussen de 28 jaar en de 63 jaar. Alle medewerkers zijn in vaste of tijdelijke dienst van de gemeente Houten en worden langdurig gedetacheerd bij het RAZU. De salariskosten worden volledig door het RAZU betaald, behalve voor twee medewerkers waarvoor loonsubsidie ontvangen wordt vanuit twee andere organisaties. In 2023 bereikt één medewerker de pensioengerechtigde leeftijd.

Met het bedrijf NonProfitSupport (NPS) uit Leersum is in januari 2021 een nieuwe overeenkomst gesloten voor de financiële administratie en het opstellen van de jaarstukken. Sinds 2020 heeft het RAZU een overeenkomst met een Functionaris Gegevensbescherming. Verder heeft het RAZU vanaf 2021 een overeenkomst met Rentokil voor ongedierte preventie. In 2022 zal het RAZU een onderhoudscontract afsluiten met Magista systems voor het Jaar Functie

Omvang

Medewerker bibliotheek

0,89 fte

Functioneel applicatiebeheer Medewerker digitaal archief 2024 Functioneel applicatiebeheer

+ 0,5 fte

Medewerker digitaal archief

+ 0,56 fte

2023 Medewerker studiezaal + 0,5 fte

+ 0,33 fte + 0,5 fte

2025 Medewerker studiezaal 0,4 fte Medewerker digitaal + 0,11 fte archief 2026 Medewerker archieven 1 fte

In 2023 groeit de formatie met 0,5 fte ten behoeve van de dienstverlening (conform bestuursbesluit december 2021). Daarnaast groeit de formatie in 2023, na positieve besluitvorming van het bestuur hierover in 2022, met 0,5 fte ten behoeve van het functioneel beheer en met 0,33 fte ten behoeve van het beheer van digital born materiaal (medewerker digitaal archief). Vooruitkijkend is de volgende formatieontwikkeling te voorzien: Toelichting

Uitbreiding formatie dienstverlening conform bestuursbesluit knelpunt dienstverlening december 2021. De formatie groeit met 0,5 fte. Pensionering medewerker en beëindiging loonsubsidie. Vacature wordt opnieuw gedefinieerd, gewaardeerd (uitgaande van het beschikbare budget voor de functie) en opengesteld. Nieuwe functie, conform besluitvorming over gefaseerd inrichten e-depot. Nieuwe functie, conform besluitvorming over gefaseerd inrichten e-depot Uitbreiding bestaande functie, conform besluitvorming gefaseerd inrichten e-depot. Met deze uitbreiding is de formatie functioneel applicatiebeheer in 2 jaar (2023-2024) uitgekomen op de gewenste omvang van 1 fte. Uitbreiding bestaande functie, conform besluitvorming gefaseerd inrichten e-depot. Met deze uitbreiding groeit deze functie van 0,33 naar 0,89 fte. Pensionering medewerker. Vacature openstellen. Uitbreiding bestaande functie, conform besluitvorming gefaseerd inrichten e-depot. Met deze uitbreiding is de formatie medewerker digitaal archief in 3 jaar (2023-2025) uitgekomen op de gewenste omvang van 1 fte. Pensionering medewerker. Vacature openstellen. 12

Voor de kantoorautomatisering worden in 2023 twee plannen gemaakt. Enerzijds moeten de vaste computers, in 2023 inmiddels 7 jaar oud, in 2024 worden vervangen om naast ouderdom ook voor te sorteren op de uitfasering van Windows 10. Hiervoor zal, passend bij het werkplekplan, een inkoop- en migratieplan worden opgesteld. Anderzijds zal, in relatie tot de ontwikkelingen en eerste resultaten van het e-depot project in 2023, een plan worden gemaakt voor de herziening van het collectiebeheersysteem, waarbij wordt uitgegaan van een nieuwe inkoopprocedure in 2024.

De formatieontwikkeling is, zonder toekomstige CAO wijzigingen en uitgaande van de getrapte invoering van de begrotingsregels, doorgevoerd in de post salariskosten van de meerjarenbegroting. In mei 2022 waren 24 vrijwilligers verbonden aan het RAZU. Zij werken deels vanuit huis, deels in werkgroepen in de regio en deels in de kantoren van het RAZU. Vrijwilligers worden ingezet op ondersteunende werkzaamheden die niet tot de primaire taken van het RAZU behoren. Dit betreft vooral het maken van nadere toegangen op archieven, in de vorm van indexen of transcripties, en het ordenen en beschrijven van fotocollecties die door mensen of organisaties geschonken zijn aan het RAZU.

Huisvesting Het personeel en de bezoekers maken gebruik van de bestaande kantooren studiezaalruimten in het Wijkse gemeentehuis. In 2014 en in 2019 is extra kantoorruimte gehuurd, vanwege de uitbreiding van personeel en vrijwilligers. In 2022 zal met de gemeente Wijk bij Duurstede overleg starten over het uitbreiden van de kantoorruimte en een betere positionering van de studiezaal. Het is op dit moment nog onduidelijk of dit mogelijk is en wat de incidentele en structurele kosten daarvan zijn. Eventuele plannen zullen worden voorgelegd aan het bestuur en, bij positief besluit, in een begrotingswijziging 2023 worden verwerkt.

Organisatieontwikkeling Om zijn rol als collectiebeheerder, dienstverlener en expertisecentrum goed te kunnen blijven vervullen moet het RAZU soepel meebewegen en anticiperen op ontwikkelingen in de veranderende context. Dit doet het RAZU door, aansluitend op het nieuwe beleidsplan, het opstellen van een organisatie- en formatieplan en oog te houden voor de ontwikkelmogelijkheden van de medewerkers. Dit vraagt een nieuw organisatie- en formatieplan voor het RAZU met daarin heldere beschreven en actuele functiebeschrijvingen, passend bij de doelen en ambities van het nieuwe beleidsplan. Daarnaast is een nieuw opleidings- en ontwikkelplan voor de medewerkers van het RAZU nodig. Beide zullen in 2023 worden opgesteld. Indien hiervoor externe expertise ingehuurd moet worden zullen de kosten daarvan in de begrotingswijziging 2023 worden voorgelegd.

Aansluitend aan de kantoren en studiezaal is een archiefbewaarplaats voor het RAZU gebouwd, die in mei 2011 in gebruik is genomen. De archiefbewaarplaats is eigendom van de gemeente Wijk bij Duurstede en wordt voor een periode van 40 jaar kostendekkend verhuurd aan het RAZU. Vanwege de uitbreiding met Vijfheerenlanden is aanvullend vanaf 2021 het grootste deel van de oude archiefbewaarplaats van de gemeente Wijk bij Duurstede gehuurd.

Informatiemanagement Het RAZU werkt al enkele jaren voornamelijk, maar nog niet geheel digitaal. In 2023 werkt het RAZU volledig digitaal. Dit vereist aanpassingen aan de processen en systemen van het RAZU, voornamelijk SharePoint, zodat digitale documenten zowel in de dynamische als semi-statische status goed kunnen worden beheerd. Ook is een vervangingsbesluit in 2023 voorzien. De website wordt actueel gehouden en ondersteunt de doorontwikkeling van de dienstverlening en educatie.

Op grond van eerdere inventarisaties is de verwachting dat de collectie van het RAZU door overbrenging vanuit de gemeenten zal groeien in omvang tot ruim zeven strekkende kilometer analoog materiaal. Inmiddels is een vraagstuk of daar ook de constructietekeningen bij komen, waardoor de te verwachte aanwas vanuit de gemeenten groter zal worden.

Onderhoud kapitaalgoederen Het RAZU heeft geen activiteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.

Verbonden partijen Het RAZU heeft geen activiteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.

Grondbeleid Het RAZU heeft geen activiteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.

Begroting Uitgangspunten opstellen begroting

salariskosten worden begroot op 90% van deze loonsom, in 2024 worden begroot op 95% van deze loonsom en vanaf 2024 conform de nieuwe begrotingsregels 100% van deze loonsom.

De begroting is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeente (BBV). Het RAZU houdt vast aan een sobere en doelmatige bedrijfsvoering. Niettemin zijn er flinke structurele en incidentele kosten verbonden aan de taakuitvoering. Deze betreffen voornamelijk personele inzet (9,2 fte) en kosten voor archiefbewaarplaats en kantoren.

• De post salariskosten wordt begroot op basis van de vigerende CAO. De gemeente Houten (formeel werkgever) zal gevraagd worden jaarlijks voor 15 oktober de raming salariskosten (incl. sociale premies) door te geven en behoeve van de kadernota en daaropvolgende begroting.

Herziening begrotingsuitgangspunten Bij het opstellen van de concept Kadernota 2023 is geconstateerd dat het goed zou zijn om de door het RAZU gehanteerde uitgangspunten voor de financiële begroting te evalueren en, waar nodig, te herzien. Over de wijze waarop het RAZU zijn financiële begroting opstelt (volgend op de kadernota) en nieuwe uitgangspunten is begin 2022 overleg gevoerd tussen RAZU en deelnemende gemeenten. Het vertrekpunt was:

• Alle posten worden geïndexeerd, hiervoor wordt de CPI (consumentenprijsindex) aangehouden. De indexatie wordt enkel op het primaire jaar toegepast, in de meerjaren doorrekening wordt een nullijn ten opzichte van het primaire jaar aangehouden.

• te komen tot heldere afspraken over de opzet van de financiële begroting, zoveel mogelijk aansluitend bij de praktijk van de deelnemende gemeenten; • de wens om nieuwe uitgangspunten zo eenvoudig mogelijk te houden, gezien de omvang van het RAZU; • deze uitgangpunten, waar mogelijk, direct toe te passen bij het opstellen van de Programmabegroting 2023-2026.

In de begroting 2023 is het bestuursbesluit van 15 december 2021 verwerkt om de formatie met 0,5 fte uit te breiden ten behoeve van de dienstverlening. In de begroting 2023 wordt, vooruitlopend op positieve besluitvorming in de bestuursvergadering van 13 april 2022, alvast rekening gehouden met een uitbreiding in 2023 van 0,5 fte functioneel beheer en 0,33 fte medewerker digitaal archief ten behoeve van het e-depot.

Toelichting op de lasten Personeelslasten

De nieuwe uitgangspunten zijn door het bestuur besproken en vastgesteld tijdens de bestuursvergadering van 9 maart 2022. Daarbij is besloten een aantal nieuwe uitgangspunten in de begroting 2023-2026 door te voeren en een aantal andere punten in de zomer van 2022 verder te bespreken en vast te stellen.

Conform de nieuwe begrotingsregel is uitgegaan van vastgestelde omvang van de formatie en de hoogste periodiek per functieschaal, met de getrapte invoering, waarbij in 2023 de salariskosten worden begroot op 90% van deze loonsom. De salariskosten, inclusief overige loonkosten, stijgen hierdoor in 2023 naar € 742.641.

Gehanteerde begrotingsuitgangspunten

Materiaalkosten

Hierna komen de uitgangspunten aan de orde die zijn gehanteerd bij het opstellen van de begroting:

Deze bestaan uit vier soorten posten. Tot ‘organisatiekosten’ horen de bureaukosten, bestuurskosten, vrijwilligerskosten. Tot ‘materiaalkosten’ horen alle kosten die te maken hebben met het verwerven, beheren, behouden en beschikbaar stellen van de analoge collectie. Tot ‘digitaliseringskosten’

• De post salariskosten wordt begroot op basis van de vastgestelde omvang van de formatie en de hoogste periodiek per functieschaal. Daarbij is een getrapte invoering voorzien, waarbij in 2023 de 15

Kosten archiefbewaarplaats

horen alle kosten die te maken hebben met het digitaliseren van de analoge collectie en het beheer, behoud en beschikbaar stellen van zowel het gedigitaliseerde als het digital born materiaal.

De kosten van de huidige archiefbewaarplaats bestaan uit drie componenten. Het onderdeel kapitaallasten is in 2010 vastgesteld en zal niet stijgen. Bij de andere twee componenten, te weten de exploitatiekosten en de servicekosten, wordt contractueel indexatie toegepast. Sinds 2021 huurt het RAZU extra ruimte in de gemeentelijke archiefbewaarplaats van Wijk bij Duurstede. Ook op deze huur is een indexatie van toepassing. Alle kosten die onder de contractuele afspraken vallen worden met hetzelfde percentage geïndexeerd. De hoogte daarvan wordt pas definitief bepaald in november van het jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar. De huidige stijging is dan ook gebaseerd op de CPI die ook bij de indexatie van de overige posten gehanteerd wordt.

Vanaf 2023 zijn hieraan toegevoegd de e-depot kosten. Tot deze post horen alle kosten die te maken hebben met het inrichten en beheren van de e-depotvoorziening. De kosten van de e-depotvoorziening zijn voor de komende jaren: Jaar 2023 2024 2025 2026 2027

Budget

€ 50.000 € 50.000 € 50.000 € 60.000 € 70.000

Formatie

0,5 + 0,33 fte 1 + 0,89 fte 1 + 1 fte 2 fte 2 fte

Bedrijfskosten

Zoals hiervoor is aangegeven in Paragrafen – bedrijfsvoering zal in 2022 met de gemeente Wijk bij Duurstede gesproken worden over uitbreiding van het aantal kantoorruimtes en een betere positionering van de studiezaal. De kosten zijn hiervan nog niet bekend.

Het RAZU heeft verschillende dienstverleningsovereenkomsten gesloten. Het overzicht hiervan is opgenomen bij de Paragrafen, onderdeel overhead. De dienstverleningsovereenkomsten zijn aangegaan voor meerdere jaren en bevatten in de meeste gevallen een prijsindexatie. De HR-dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Houten is in 2010 afgesloten. Eind 2021 zijn gesprekken gestart tussen het RAZU en de gemeente Houten over een nieuwe dienstverleningsovereenkomst die in zou moeten gaan op 1 januari 2023. Hoewel de gesprekken nog in de verkennende fase zitten en er nog geen zicht is op de nieuwe kosten wordt in deze Begroting 2023 wel rekening gehouden met een verhoging. De dienstverleningsovereenkomst voor de financiële administratie met Non Profit Support wordt begin 2022 geëvalueerd. Mocht de evaluatie leiden tot een uitbreiding van de dienstverlening en hogere structurele kosten dan biedt het geraamde overheadbudget hiervoor ruimte. Daarnaast worden voortaan alle langdurige dienstverleningsovereenkomsten voortaan begroot en verantwoord via de post inhuur Diensten. Zoals in de Kadernota 2023 is aangegeven stijgt deze post door deze drie factoren (prijsindexatie, herziening overeenkomsten en alle overeenkomsten via inhuur diensten begroot en verantwoord) in 2023 naar € 83.000,-.

Staat van baten en lasten

LASTEN Totaal personeelslasten Totaal materiaalkosten c.a. Totaal kosten archiefbewaarplaats Totaal kosten overhead en oudbouw Incidentele kosten 2% budget Verbetering depotinrichting Kosten e-depot Incidentele digitaliseringskosten Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden Totaal lasten (A)

Begrotings wijziging 2022 €

Begroting 2023 €

Begroting 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

784.310 57.000 109.437 115.168 31.500 15.000 55.000 16.564 87.615 1.271.595

764.921 107.969 110.427 129.851 0 0 0 0 63.200 1.176.368

886.302 107.969 110.427 129.851 0 0 0 0 63.200 1.297.750

941.567 107.969 110.427 129.851 0 0 0 0 63.200 1.353.014

941.567 117.969 110.427 129.851 0 0 0 0 63.200 1.363.014

75.506 227.329 97.527 234.254 262.451 114.790 88.515 1.100.371

83.852 254.320 108.477 261.211 292.759 127.775 64.100 1.192.493

92.637 283.183 120.045 289.845 324.976 141.516 64.100 1.316.303

96.637 296.324 125.312 302.881 339.645 147.773 64.100 1.372.673

97.361 298.702 126.265 305.240 342.299 148.905 64.100 1.382.873

171.224

-16.125

-18.553

-19.658

-19.858

-19.840 31.500

-22.125 0

-24.553 0

-25.658 0

-25.858 0

55.000 15.000 16.564 70.000 3.000 171.224

0 0 0 0 6.000 -16.125

0 0 0 0 6.000 -18.553

0 0 0 0 6.000 -19.658

0 0 0 0 6.000 -19.858

-0

BATEN Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede Totaal overige inkomsten Totaal baten (B)

Resultaat voor bestemming (+ = nadelig; - = voordelig)

Mutaties reserves Algemene reserve (2% winstopslag) Algemene reserve (2% winstopslag) Bestemmingsreserves: Bestemmingsreserve e-depot Bestemmingsreserve restauratie Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve financiering activa Totaal mutaties reserves

Resultaat na bestemming (+ = nadelig; - = voordelig)

1 17

Specificatie van de lasten en baten Begrotings wijziging 2022 €

Begroting 2023 €

Begroting 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

722.631 40.000 21.679 784.310

742.641 0 22.279 764.921

860.488 0 25.815 886.302

914.143 0 27.424 941.567

10.000 7.000 40.000 0 57.000

10.170 7.119 40.680 50.000 107.969

10.170 7.119 40.680 60.000 117.969

Bestemmingsreserve personeel Incidentele/structurele inkomsten (RID)

-70.000 -900 -70.900

0 -900 -900

TOTAAL COMPONENT A

770.410

871.990

993.371

1.048.636

1.058.636

Totaal kosten archiefbewaarplaats

51.218 14.206 22.510 21.504 109.437

51.218 14.447 22.892 21.870 110.427

TOTAAL COMPONENT B

109.437

110.427

36.558 72.000 3.610 3.000 115.168

37.180 83.000 3.671 6.000 129.851

-3.000

-6.000

112.168

123.851

1.065.916

1.113.168

1.234.550

1.289.814

1.299.814

31.500 15.000 55.000 16.564 24.415 53.200 5.000 5.000 205.679

0 0 0 0 0 53.200 5.000 5.000 63.200

TOTAAL KOSTEN INCL. PROJECTEN

1.271.595

1.176.368

1.297.750

1.353.014

1.363.014

Storting algemene reserve (2% winstopslag)

19.840 1.291.435

22.125 1.198.493

24.553 1.322.303

25.658 1.378.673

25.858 1.388.873

LASTEN Personele lasten Salarissen Inhuur tijdelijk personeel Overige personeelskosten (3%) Totaal personeelslasten Materiaalkosten c.a. Materiaalkosten Organisatiekosten Digitaliseringskosten Kosten e-depot Totaal materiaalkosten c.a.

Kosten archiefbewaarplaats Kosten archiefbewaarplaats (vergoeding voor kapitaallasten) Exploitatiekosten Servicekosten archief Extra huur archiefbewaarplaats gemeente Wijk bij Duurstede

Kosten overhead en kantoor Huur kantoorruimten Inhuur diensten Kosten accountant Afschrijvingen materiële vaste activa Totaal kosten overhead en oudbouw Bestemmingsreserve Financiering activa TOTAAL COMPONENT C TOTAAL KOSTEN GEMEENTEN Overige kosten Incidentele kosten 2% budget Verbetering depotinrichting Kosten e-depot Incidentele digitaliseringskosten Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (krantenproject) Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (personeelskosten) Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (materiaalkosten) Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (restauratiekosten)

Totale kosten incl. winstopslag

2 18

Begrotings wijziging 2022 €

Begroting 2023 €

Begroting 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

54.667 179.601 71.983 178.176 200.476 85.506 770.410

61.875 203.282 81.474 201.669 226.909 96.780 871.990

70.488 231.579 92.815 229.742 258.495 110.252 993.371

74.410 244.463 97.979 242.523 272.876 116.386 1.048.636

75.120 246.794 98.913 244.836 275.478 117.495 1.058.636

10.957 18.141 12.796 25.514 27.742 14.287 109.437

11.056 18.305 12.911 25.745 27.993 14.417 110.427

8.401 25.129 10.836 25.970 29.087 12.746 112.168

9.276 27.746 11.965 28.675 32.116 14.073 123.851

74.025 222.871 95.615 229.660 257.305 112.539 992.016

82.208 249.333 106.350 256.089 287.018 125.270 1.106.268

90.821 277.630 117.692 284.161 318.604 138.742 1.227.650

94.742 290.514 122.855 296.943 332.985 144.875 1.282.914

95.452 292.845 123.790 299.255 335.587 145.985 1.292.914

1.481 4.457 1.912 4.593 5.146 2.251 19.840

1.644 4.987 2.127 5.122 5.740 2.505 22.125

1.816 5.553 2.354 5.683 6.372 2.775 24.553

1.895 5.810 2.457 5.939 6.660 2.898 25.658

1.909 5.857 2.476 5.985 6.712 2.920 25.858

24.415 63.200 900 88.515

0 63.200 900 64.100

1.100.371

1.192.493

1.316.303

1.372.673

1.382.873

BATEN Bijdrage component A Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

7,10% 23,31% 9,34% 23,13% 26,02% 11,10%

TOTAAL A

100,00%

Bijdrage component B Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

10,01% 16,58% 11,69% 23,31% 25,35% 13,06%

TOTAAL B

100,00%

Bijdrage component C Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

7,49% 22,40% 9,66% 23,15% 25,93% 11,36%

TOTAAL C

100,00%

Bijdrage van gemeenten Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede TOTAAL bijdragen Bijdrage 2% winstopslag Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede TOTAAL 2% winstopslag Overige inkomsten Overige inkomsten (incidenteel, Vijfheerenlanden) Overige inkomsten (prestatieovereenkomst Vijfheerenlanden) Overige inkomsten (structureel: dienstverlening aan RID) Totaal overige inkomsten Totaal baten exclusief mutaties reserves

3 19

Begrotings wijziging 2022 €

Begroting 2023 €

Begroting 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Totaal mutaties reserves

31.500 55.000 15.000 16.564 70.000 3.000 191.064

0 0 0 0 0 6.000 6.000

Resultaat explotatie (te bestemmen) Resultaat reserves

171.224 -171.224

-16.125 16.125

-18.553 18.553

-19.658 19.658

-19.858 19.858

1.271.595

1.176.368

1.297.750

1.353.014

1.363.014

Mutaties reserves Algemene reserve (2% winstopslag) Bestemmingsreserve e-depot Bestemmingsreserve restauratie Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve financiering activa

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijkbaten bij Duurstede Totaal incl. mutaties reserves

Verdeelsleutels en bijdragen

Verdeelsleutel 2021 - 2026 * op basis van begroting 2021 component A

Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede Totaal Berekening %-component C component A component B

inwoners 15.192 7,10% 49.911 23,31% 20.004 9,34% 49.515 23,13% 55.712 26,02% 23.762 11,10% 214.096 100,00%

710.207 110.857 821.064

component B meters archief 716 10,01% 1.185 16,58% 836 11,69% 1.666 23,31% 1.812 25,35% 933 13,06% 7.147

100,00%

component C aandeel A en B in kosten 7,49% 22,40% 9,66% 23,15% 25,93% 11,36% 100,00%

86,50% 13,50% 100,00%

4 20

Bijdrage per gemeente Gemeente Bunnik A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Gemeente Houten A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Gemeente Rhenen A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Gemeente Utrechtse Heuvelrug A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Gemeente Vijfheerenlanden A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Gemeente Wijk bij Duurstede A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Totaal gemeentelijke bijdragen

Begrotings wijziging 2022 €

Begroting 2023 €

Begroting 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

54.667 10.957 8.401 1.481 75.506

61.875 11.056 9.276 1.644 83.852

70.488 11.056 9.276 1.816 92.637

74.410 11.056 9.276 1.895 96.637

75.120 11.056 9.276 1.909 97.361

179.601 18.141 25.129 4.457 227.329

203.282 18.305 27.746 4.987 254.320

231.579 18.305 27.746 5.553 283.183

244.463 18.305 27.746 5.810 296.324

246.794 18.305 27.746 5.857 298.702

71.983 12.796 10.836 1.912 97.527

81.474 12.911 11.965 2.127 108.477

92.815 12.911 11.965 2.354 120.045

97.979 12.911 11.965 2.457 125.312

98.913 12.911 11.965 2.476 126.265

178.176 25.514 25.970 4.593 234.254

201.669 25.745 28.675 5.122 261.211

229.742 25.745 28.675 5.683 289.845

242.523 25.745 28.675 5.939 302.881

244.836 25.745 28.675 5.985 305.240

200.476 27.742 29.087 5.146 262.451

226.909 27.993 32.116 5.740 292.759

258.495 27.993 32.116 6.372 324.976

272.876 27.993 32.116 6.660 339.645

275.478 27.993 32.116 6.712 342.299

85.506 14.287 12.746 2.251 114.790

96.780 14.417 14.073 2.505 127.775

110.252 14.417 14.073 2.775 141.516

116.386 14.417 14.073 2.898 147.773

117.495 14.417 14.073 2.920 148.905

1.011.856

1.128.393

1.252.203

1.308.573

1.318.773

Verloopoverzicht reserves

Omschrijving

1-1-2023

Algemene reserve

43.868

Bestemmingsreserve E-depot Digitalisering Restauratie Personeel Financiering activa

45 1.593 18.920 12.642 27.000

Totaal reserves

104.068

Omschrijving

1-1-2024

Algemene reserve

65.993

Bestemmingsreserve E-depot Digitalisering Restauratie Personeel Financiering activa

45 1.593 18.920 12.642 21.000

Totaal reserves

120.193

Omschrijving

1-1-2025

Algemene reserve

90.546

Bestemmingsreserve E-depot Digitalisering Restauratie Personeel Financiering activa

45 1.593 18.920 12.642 15.000

Totaal reserves

138.746

Omschrijving

1-1-2026

Algemene reserve

116.205

Bestemmingsreserve E-depot Digitalisering Restauratie Personeel Financiering activa

45 1.593 18.920 12.642 9.000

Totaal reserves

158.405

Stortingen Toelichting

Onttrekkingen Toelichting

22.125 Storting 2% winstopslag

22.125 Stortingen Toelichting

0 Incidentele kosten 2% budget

24.553 Stortingen Toelichting

45 1.593 18.920 12.642 21.000

6.000

120.193

0 Incidentele kosten 2% budget

25.658 Stortingen Toelichting

25.858

90.546 45 1.593 18.920 12.642 15.000

6.000

138.746

0 Incidentele kosten 2% budget

31-12-2025 116.205

0 0 0 0 6.000

45 1.593 18.920 12.642 9.000

6.000

158.405

Onttrekkingen Toelichting

25.858 Storting 2% winstopslag

31-12-2024

0 0 0 0 6.000

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Vijfheerenlanden&id=cf97f187-5b69-4f41-87ee-f3e38d275db0