10. (AUDIT) Gemeente Vijfheerenlanden - Managementletter definitief.pdf

27 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden

Evaluatie interne beheersing - bevindingen in de processen Belangrijkste boodschappen

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Ontwikkelingen in uw interne beheersing Verbijzonderde interne controle IT- audit en data-analyse Bevindingen in de processen Actuele ontwikkelingen

Vooruitblik jaarrekeningcontrole

Het normenkader 2021 is door het college vastgesteld Tijdens onze interim-controle heeft de organisatie ons proactief betrokken bij het opstellen van het normenkader. Op basis van het ontvangen concept-normenkader hebben wij de organisatie enkele bevindingen en overwegingen meegegeven om het normenkader 2021 definitief te kunnen maken. Belangrijk uitgangspunt hierbij is dat de besluiten van de raad verplicht onderdeel zijn van het normenkader. Dit geldt ook voor alle beleidsnota’s die door de raad zijn vastgesteld, ook als deze operationeel van aard zijn. Dat is een belangrijke reden waarom wij adviseren om vertaling van beleid door het college te laten plaatsvinden. Naar aanleiding van ons overleg zijn de volgende afspraken gemaakt ten aanzien van de inhoud van het normenkader: • Beleidsregels die een nadere uitwerking zijn van verordeningen en raadsbesluiten worden niet opgenomen in het normenkader; • Door de raad vastgestelde beheerplannen en grondexploitaties worden wel opgenomen in het normenkader; • De door de raad vastgestelde begroting en tussentijdse rapportages worden opgenomen in het normenkader. Gezien het juridische karakter van het normenkader hebben wij aanbevolen om het normenkader in een vroeg stadium te laten toetsen op juistheid en volledigheid door het Team Juridische Zaken.

16/12/2021

28 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing

Actuele ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Commissies BBV en BADO

Actuele ontwikkelingen - rechtmatigheidsverantwoording Invoering van rechtmatigheidsverantwoording wordt in januari 2022 besproken Zoals bekend is de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording tot nader orde uitgesteld. Dit houdt in dat wij ook over het boekjaar 2021 een oordeel dienen te geven over de rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening. Op dit moment is nog onzeker wanneer de rechtmatigheidsverantwoording definitief wordt ingevoerd. De gesprekken hierover worden in januari 2022 hervat. In afwachting van dit besluit werkt de Sectorcommissie Decentrale Overheden van het NBA aan de nieuwe Notitie Accountantscontrole van de rechtmatigheidsverantwoording bij decentrale overheden. Deze notitie zal gemeenten en accountants meer inzicht en handvatten geven welke werkzaamheden uitgevoerd dienen te worden om tot een toereikende (onderbouwde) rechtmatigheidsverantwoording te komen.

Overige ontwikkelingen Vooruitblik jaarrekeningcontrole

16/12/2021

Kadernota rechtmatigheid 2022 gepubliceerd De commissie BBV geeft via de kadernota rechtmatigheid haar visie over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording van decentrale overheden. De kadernota rechtmatigheid wordt door de commissie BBV geactualiseerd als de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven.

Voor de jaarrekening 2022 is hier aanleiding toe indien de voorgenomen wetswijziging, waarin het afgeven van een verklaring over de rechtmatigheid bij decentrale overheden wordt geregeld, tijdig wordt afgerond. Met ingang van het verslagjaar 2022 wordt dan de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders voor de rechtmatigheid benadrukt doordat het college een verantwoording over rechtmatigheid af moet gaan geven in plaats van de accountant. De Kadernota rechtmatigheid 2022 gaat dan ook gelden vanaf begrotingsjaar 2022 indien bovengenoemde wetswijziging tijdig wordt afgerond. De Kadernota rechtmatigheid 2022 is hier te vinden. Addendum Kadernota rechtmatigheid 2021 Ook voor jaarrekening 2021 is er voor de Commissie BBV aanleiding geweest om de Kadernota rechtmatigheid te actualiseren, omdat een aantal onderdelen uit de Kadernota rechtmatigheid 2022 los staan van de voorgenomen wetswijziging per 2022. De commissie heeft besloten dat deze onderdelen als addendum op de kadernota rechtmatigheid 2018 worden gepubliceerd. Het addendum is hier te vinden.

29 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing

Actuele ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Commissies BBV en BADO Overige ontwikkelingen Vooruitblik jaarrekeningcontrole

16/12/2021

Actuele ontwikkelingen - commissie BBV en commissie BADO Notitie paragraaf Bedrijfsvoering gepubliceerd De paragraaf bedrijfsvoering is sinds de introductie van het Besluit begroting en verantwoording in 2004 een verplichte paragraaf in de begroting en het jaarverslag. In deze paragraaf moet ‘ten minste inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering’ worden gegeven. Deze formulering geeft veel ruimte om gemeente-specifiek invulling te geven aan deze paragraaf. Het bleek dat er een brede behoefte was aan een nadere duiding van de inhoud en reikwijdte van de paragraaf bedrijfsvoering. Daarom heeft de commissie BBV besloten om naast de actualisatie van de Kadernota rechtmatigheid een Notitie paragraaf bedrijfsvoering op te stellen. In de notitie gaat de commissie BBV in op de eisen die gesteld worden aan de paragraaf bedrijfsvoering. Ook doet ze een aantal aanbevelingen en stellige uitspraken om deze paragraaf verder te optimaliseren.

De stellige uitspraken die in de nieuwe notitie staan zijn: • In de paragraaf bedrijfsvoering wordt, op basis van de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de gemeenteraad, aanvullende informatie opgenomen over de individueel geconstateerde afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording; • In de paragraaf bedrijfsvoering beschrijft het college welke actie het onderneemt om de afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

•

Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van de bepalingen in de Wet Fido en bijhorende regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

De Notitie paragraaf bedrijfsvoering gaat in per 2022, waarbij de commissie wel aantekent dat de stellige uitspraken en aanbevelingen die geen directe relatie hebben met het invoeren van de rechtmatigheidsverantwoording ook eerder toegepast mogen worden. De Notitie paragraaf bedrijfsvoering is hier te vinden.

30 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing

Actuele ontwikkelingen

Actuele ontwikkelingen - commissie BBV en commissie BADO Actualiteiten binnen de Commissie BADO In de Commissie Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden (BADO) werken decentrale overheden, accountants en het rijk samen om de interpretatie van regels op de terreinen bedrijfsvoering, verantwoording en accountantscontroles toe te spitsen op de praktijk van decentrale overheden. De afgelopen jaren heeft zij over tal van onderwerpen gepubliceerd, zoals de: • Notitie effecten en risico’s voor decentrale overheden vertaald naar de jaarrekening 2020 • Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheidsorganisaties • Notitie Rechtmatigheidsverantwoording • Notitie grondexploitaties

Rechtmatigheidsverantwoording Commissies BBV en BADO Overige ontwikkelingen Vooruitblik jaarrekeningcontrole

Momenteel is de commissie BADO bezig met opstellen van een nieuw onderzoeksprogramma, waarin onder meer de volgende onderwerpen een plaats kunnen krijgen: • Specifieke uitkeringen • Uniform Control Framework • Materialiteit in het Bado • Update notitie over rechtmatigheidsverantwoording Wij verwachten op deze onderwerpen nadere richtlijnen voor de werkzaamheden van uw VIC en onze accountantscontrole.

16/12/2021

31 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen

Aard en reikwijdte controle

Actuele ontwikkelingen - overige ontwikkelingen Uitspraak verplichte openbare verkoop onroerende zaken Op 26 november 2021 heeft de Hoge Raad uitspraak gewezen over de verkoop van vastgoed door een overheidslichaam. Deze uitspraak roept voor de toepassing in de praktijk vragen op. In ieder geval is duidelijk dat overheidslichamen hun werkwijze bij de verkoop en verhuur van vastgoed moeten aanpassen.

Evaluatie interne beheersing

Actuele ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Commissies BBV en BADO Overige ontwikkelingen Vooruitblik jaarrekeningcontrole

16/12/2021

Hoewel de Hoge Raad erkende dat er bij de verkoop van onroerende zaken geen sprake is van een aanbestedingsplichtige activiteit, is zij van mening dat overheden het gelijkheidsbeginsel in acht dienen te nemen. Dit brengt met zich mee dat overheden bij bijvoorbeeld de verkoop van gronden, mededingingsruimte dienen te bieden aan potentiële gegadigden. Overheden dienen dit te doen door bij een voorgenomen verkoop een openbare verkoopprocedure te volgen. Voorafgaand aan de verkoop dienen objectieve, toetsbare en redelijke selectiecriteria te worden vastgesteld op grond waarvan de koper kan worden geselecteerd. Deze criteria dienen ook bekend te worden gemaakt. De praktijk moet uitwijzen hoe het verzekeren van een ‘passende mate van openbaarheid’ in een voorkomend geval precies moet worden ingevuld. De Hoge Raad geeft hiervoor in deze uitspraak geen concrete richtlijnen. De uitspraak zal echter naar verwachting grote gevolgen hebben, mogelijk ook voor transacties die in het verleden hebben plaatsgevonden. Op dit moment is hierover echter geen duidelijkheid.

Drempelbedrag schatkistbankieren aangepast De Regeling schatkistbankieren decentrale overheden is met ingang van 1 juli 2021 gewijzigd. Het effect voor gemeente Vijfheerenlanden is dat het drempelbedrag voor het schatkistbankieren zal toenemen van 0,75% naar 2,0% van het begrotingstotaal. Het minimale drempelbedrag neemt toe van € 250.000 naar € 1.000.000. Voor het derde en vierde kwartaal van 2021 dient u uit te gaan van het nieuwe drempelbedrag. Voor de eerste twee kwartalen van 2021 geldt het oude drempelbedrag nog. Drempelbedragen Europese aanbestedingen 2022-2023 bekend De Europese Unie heeft de drempelbedragen voor 2022 en 2023 bekend gemaakt. Er is sprake van een lichte verhoging van de bedragen behoudens voor overheidsopdrachten voor sociale en andere specifieke diensten. De bedragen gelden van 1 januari 2022 tot en met 31 december 2023. De nieuwe drempelbedragen voor gemeenten zijn als volgt: • Werken: € 5.382.000 • Leveringen: € 215.000 • Diensten: € 215.000 • Sociale en andere specifieke diensten: € 750.000

32 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing

Actuele ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Commissies BBV en BADO Overige ontwikkelingen Vooruitblik jaarrekeningcontrole

16/12/2021

Actuele ontwikkelingen - overige ontwikkelingen Effect principeakkoord Cao gemeenten op de jaarrekening De VNG, de WSGO, FNV Overheid, CNV Overheid en FDO-MHA hebben op 3 november 2021 een principeakkoord voor de Cao Gemeenten en de Cao SGO (samenwerkende gemeentelijke organisaties) gesloten. Afgesproken wijzigingen worden eensluidend en tegelijk doorgevoerd in beide cao’s, tenzij anders vermeld. De nieuwe cao’s lopen van 1 januari 2021 tot en met 1 januari 2023. Het akkoord wordt definitief na de ledenraadplegingen van de afzonderlijke partijen en bekrachtiging door de afzonderlijke besturen. Dat is op zijn vroegst 27 januari 2022. De belangrijkste aanpassingen in de Cao’s zijn: • Stijging salarissen per 1 december 2021 met 1,5%; • Stijging salarissen per 1 april 2022 met 2,4%; • Eenmalige uitkering over het jaar 2021 voor medewerkers die 3 november 2021 in dienst waren van € 1.200 te betalen naar rato van de arbeidsduur; • Aanpassing minimumsalaris vanaf 1 januari 2022 naar € 14,00 per uur; • Netto onkostenvergoeding van € 2,00 gedurende 2022 voor de dagen waarop de medewerker volgens afspraak thuis werkt; • Zes bovenwettelijke vakantiedagen bovenop de 20 wettelijke vakantiedagen met ingang van 1 januari 2023; • De mogelijkheid om bovenwettelijke vakantiedagen te sparen vanaf 1 januari 2022.

In de jaarrekening 2021 zal uw gemeente er rekening mee moeten houden dat de salarisverhoging over december 2021 en de eenmalige uitkering als last verantwoord moeten worden. De eenmalige uitkering wordt weliswaar in 2022 uitgekeerd, maar wordt toegekend over het jaar 2021. Daarmee ontstaat in het boekjaar 2021 de verplichting tot uitbetaling en zal de last verantwoord moeten worden. De reservering op de balans dient daarbij verantwoord te worden onder de overlopende passiva.

33 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing

Actuele ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Commissies BBV en BADO Overige ontwikkelingen Vooruitblik jaarrekeningcontrole

16/12/2021

Actuele ontwikkelingen - overige ontwikkelingen Herintroductie verzameluitkering Met ingang van 2021 zal de verzameluitkering weer in gebruik worden genomen, maar dan voor kleinere bedragen dan dit in 2015 het geval was. De verzameluitkering is een bijzondere vorm van de specifieke uitkering vooruitkeringen voor beleidsthema’s met een omvang kleiner dan een grensbedrag. De verzameluitkering heeft een zeer breed bestedingsdoel, namelijk het gehele beleidsterrein van het departement dat de uitkering verstrekt. Het nieuwe grensbedrag bestaat uit twee elementen: of een grensbedrag van € 1,0 miljoen voor de (gehele) uitkering of een grensbedrag van € 50.000 euro. Als de uitkering een omvang heeft boven € 1,0 miljoen kan gekozen worden voor een specifieke uitkering en maakt het niet uit welk bedrag een gemeente of provincie ontvangt. Als de uitkering lager is dan € 1,0 miljoen kan alleen worden gekozen voor een specifieke uitkering als elke individuele ontvanger minimaal € 50.000 krijgt. Binnenkort wordt het wijzigingsbesluit in het Staatsblad geplaatst en is in de bijbehorende Nota van Toelichting meer te lezen over de redenen waarom voor deze verlaging is gekozen.

Omdat het grensbedrag is verlaagd, en meer geldstromen als specifieke uitkering kunnen worden verstrekt, zal maar een klein aantal geldstromen via de verzameluitkering verlopen. Naar verwachting zal dus maar een klein aantal gemeenten of provincies met de verzameluitkering te maken krijgen. In 2021 zal er alleen vanuit het ministerie van BZK een verzameluitkering BZK worden verstrekt aan een klein groepje gemeenten en provincies. Voor 2022 en verder kunnen ook verzameluitkeringen van andere departementen worden verstrekt. In de SiSa-stukken die de komende tijd worden gepubliceerd, zal aandacht worden besteed aan hoe met deze uitkering moet worden omgegaan bij de besteding van de middelen en bij de verantwoording.

34 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing

Actuele ontwikkelingen

Vooruitblik jaarrekeningcontrole

16/12/2021

Vooruitblik jaarrekeningcontrole Aandachtspunten jaarrekening 2021 Op basis van onze kennis die wij van de gemeente Vijfheerenlanden hebben verkregen bij onze controle 2020, onze risicoanalyse, de uitgevoerde interim-controle 2021, actuele ontwikkelingen en overige aandachtsgebieden, onderkennen wij de volgende belangrijke aandachtspunten die van belang zijn voor een efficiënte jaarrekeningcontrole en een tijdige afronding: • Bij de start van de jaarrekeningcontrole verwachten wij dat de concept jaarstukken gereed zijn en zichtbaar zijn gecontroleerd aan de hand van de checklist jaarverslaggeving en het modelrapport 2021; • Alle balansposten, transactiestromen en toelichtingen in de jaarrekening zijn voor aanvang van de jaarrekeningcontrole door de gemeente zichtbaar gecontroleerd en eventuele correcties naar aanleiding van deze controle zijn verwerkt in de concept jaarstukken; • Er is een zichtbare aansluiting gemaakt tussen de financiële administratie en de bronadministraties, bijvoorbeeld ten aanzien van de onroerend zaakbelastingen, omgevingsvergunningen, Wmo en Jeugdwet • Belangrijkste schattingsposten in de jaarrekening (waardering van grondexploitaties, voorzieningen, nog te verwachten facturen) zijn bij de start van de jaarrekeningcontrole onderbouwd, zichtbaar gecontroleerd en afgestemd met ons controleteam; • De lasten in de jaarrekeningen die direct voortkomen uit

wettelijke taken die zijn uitbesteed aan andere organisaties, zoals Avres en RBL, zijn met deze organisaties afgestemd en akkoord bevonden.

Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) Op 1 juni 2021 is de ‘’Regeling Controleprotocol WNT 2021’’ in de Staatscourant gepubliceerd. Het controleprotocol 2021 is ten opzichte van het controleprotocol 2020 beperkt gewijzigd. De belangrijkste wijzigingen, welke mogelijk impact hebben op uw organisatie, betreffen: • Het generieke bezoldigingsmaximum is verhoogd naar € 209.000 (2020: € 201.000); • Voor 2021 gelden voor externe topfunctionarissen hogere maxima dan voor 2020. De maxima per maand waarin is gewerkt zijn: • Voor de eerste zes maanden: € 27.700 (2020: € 26.800); • Voor de tweede zes maanden: € 21.000 (2020:€ 20.300); • Met een maximum van € 199 (2020: € 193) per uur. Sisa-bijlage verantwoordingsinformatie 2021 beschikbaar Gemeenten en provincies moeten elk jaar aan de Rijksoverheid melden of en hoe ze het geld hebben besteed. Dit doen zij via de methodiek SiSa (Single information, Single audit). Om ontvangers te helpen bij het bepalen van de specifieke uitkeringen of de provinciale middelen waarover zij in enig jaar verantwoording moeten afleggen, stelt het ministerie van BZK als service per jaar, aan de hand van informatie van verstrekkers van de uitkeringen, de zogenaamde verantwoordingslijst op. Elke ontvangende medeoverheid kan in de verantwoordingslijst zien over welke specifieke uitkering(en) of provinciale middelen moet worden verantwoord.

Op 3 december 2021 heeft de Rijksoverheid de Sisa-bijlage verantwoordingsinformatie 2021 in concept ter beschikking gesteld. Deze kunt u hier vinden.

35 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing

Actuele ontwikkelingen

Vooruitblik jaarrekeningcontrole Planning eindejaarscontrole 2021 Nu de interim-controle is afgerond, zullen wij ons samen met de organisatie de komende maanden gaan richten uit het uitvoeren van de werkzaamheden in het kader van de eindejaarscontrole. De planning van onze werkzaamheden ziet er als volgt uit: Afspraak

Qconcepts

Gemeente

Deadline

1

Lijst op te leveren specificaties aanleveren





10 januari 2022

2

Volledige oplevering uitgevoerde verbijzonderde interne controles, inclusief dossiervoering





14 februari 2022

3

Start controle VIC P3





14 februari 2022

4

Tussentijdse afstemming gebeurtenissen en transacties met een significant effect op de jaarrekening





21 februari 2022

5

Start controle grondexploitaties, inclusief variabelen, waardering en winstneming





21 februari 2022

6

Oplevering jaarrekening, inclusief volledig balansdossier





4 april 2022

7

Start controle jaarrekening





11 april 2022

8

Bespreken controlebevindingen met ambtelijke organisatie





26 april 2022

9

Review werkzaamheden accountant Avres





n.n.b

10

Review werkzaamheden accountant RBL





n.n.b

11

Bespreken controlebevindingen met portefeuillehouder





n.n.b

12

Bespreken controlebevindingen in auditcommissie





n.n.b

Vooruitblik jaarrekeningcontrole

16/12/2021

Verantwoordelijke

Qconcepts Reitscheweg 45 5232 BX ‘s-Hertogenbosch t +31 (0)73 - 61 32 510 e info@qconcepts.nl i qconcepts.nl

16/12/2021