10. (AUDIT) Gemeente Vijfheerenlanden - Managementletter definitief.pdf
Tekst van het document
Managementletter 2021 Gemeente Vijfheerenlanden
16/12/2021
2 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden
Belangrijkste boodschappen
Aan de raad van gemeente Vijfheerenlanden Postbus 11 4140 AA Leerdam 21 december 2021
Aard en reikwijdte controle Geacht college,
Evaluatie interne beheersing
Actuele ontwikkelingen
Vooruitblik jaarrekeningcontrole
Hierbij ontvangt u onze tussentijdse bevindingen met betrekking tot de controle van de jaarrekening van uw gemeente voor het boekjaar dat eindigt op 31 december 2021. We hebben onze werkzaamheden uitgevoerd in overeenstemming met ons controleplan 2021. Onze zienswijzen, bevindingen en aanbevelingen zijn open en constructief besproken met de ambtelijke organisatie. Wij hebben onze controle uitgevoerd in overeenstemming met onze overeenkomst d.d. 9 november 2020, ons voorstel tot dienstverlening d.d. 28 augustus 2020 en ons controleplan 2021 d.d. 31 augustus 2021. In deze rapportage hebben wij onze bevindingen en observaties opgenomen ten aanzien van uw interne beheersing voor zover wij deze hebben geëvalueerd in het kader van de jaarrekeningcontrole. Het rapport bestaat uit drie delen. Deel 1 geeft onze visie op en bevindingen ten aanzien van uw interne beheersing en de uitvoering van uw ontwikkelplannen.
16/12/2021
Deel 2 beschrijft de actuele ontwikkelingen voor uw organisatie. Deel 3 blikt vooruit op de jaareindecontrole en behandelt de meest relevante aandachtsgebieden. Wij willen graag van deze gelegenheid gebruik maken om u en uw medewerkers te bedanken voor de prettige samenwerking die we ervaren hebben tijdens onze werkzaamheden. Graag bespreken we de inhoud van dit verslag tijdens de vergadering met de Auditcommissie op 21 december 2021. Mocht u nog vragen hebben, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen.. Met vriendelijke groet, Q-Concepts Accountancy B.V.
drs. Erik Kalnenek RA
Ronny Schuijt MSc RA
3 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden
Onze belangrijkste boodschappen Belangrijkste boodschappen
1.
Aard en reikwijdte controle 2.
Evaluatie interne beheersing 3.
Actuele ontwikkelingen
4.
Vooruitblik jaarrekeningcontrole
5.
16/12/2021
Wij zijn verheugd om te kunnen constateren dat de laatste maanden goede stappen voorwaarts zijn gemaakt om de interne beheersing van de organisatie verder te verbeteren. Aan de andere kant ervaren wij ook dat binnen diverse teams de werkdruk de laatste maanden is opgelopen. Dit is een vertragende factor in de uitvoering van de verbeterplannen. Er is een gestructureerd overleg ingevoerd in de vorm van een MT Bedrijfsvoering. Wij hebben geconstateerd dat dit overleg heeft bijgedragen aan een explicietere prioritering en afstemming van de verbeterplannen binnen de organisatie. Wij zijn positief over de diepgang en de kritische houding waarmee de werkzaamheden van de VIC worden uitgevoerd. Dit heeft ertoe geleid dat wij de VIC dit jaar voor enkele processen kunnen gebruiken als interne beheersingsmaatregel. Ondanks de positieve ontwikkeling van de VIC constateren wij ook enkele attentiepunten: • Werkzaamheden van de VIC kunnen beter worden geïntegreerd in de organisatie; • Kwetsbaarheid van de VIC blijft bestaan; • Frauderisico’s worden op dit moment nog niet (volledig) betrokken in de werkzaamheden van de VIC De gemeente beschikt niet over een (actuele) frauderisicoanalyse. Zeker met uw ambitie om te komen tot een rechtmatigheidsverantwoording raden wij u aan om een interne frauderisicoanalyse op te stellen.
6.
7.
8.
9.
10.
De interne beheersing rond de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) is in 2021 verder verbeterd. Uit de controles van de VIC is gebleken dat er minder fouten en onzekerheden zijn dan in 2020. Ook bij de uitvoering van de Jeugdwet zijn goede stappen voorwaarts gemaakt in de interne beheersing van de processen en waarborging van de rechtmatigheid in de dienstverlening. Mede door een achterstand in de administratieve verwerking van concrete zorgvragen zijn echter door de VIC meerdere fouten en onzekerheden geconstateerd. Omdat de door- en uitstroom in de Jeugdzorg is uitbesteed aan het RBL, is een strakke beheersing en informatievoorziening naar onze mening van belang. Wij hebben geconstateerd dat dit nog niet in voldoende mate is ingericht. Om de prestatielevering door de zorgverleners vast te stellen wordt tot op heden volledig gesteund op de productieverantwoordingen van deze zorgverleners. Hierdoor bent u voor de rechtmatige uitvoering van de processen binnen het sociaal domein, maar ook voor de tijdige afronding van uw jaarrekening, afhankelijk van derde partijen. Er zijn diverse externe ontwikkelingen die effect (kunnen) hebben op de jaarrekening, interne beheersing en de VIC.
De belangrijkste zijn: • Diverse gewijzigde drempelbedragen; • Notitie Accountantscontrole van de rechtmatigheidsverantwoording bij decentrale overheden; • Afspraken in de nieuwe Cao Gemeenten 2021-2022; • Publicatie Notitie paragraaf Bedrijfsvoering.
4 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden
Belangrijkste boodschappen
Aard en reikwijdte controle Reikwijdte van de controle Scope van de controle Risico’s in de controle Speerpunten van de auditcommissie
Evaluatie interne beheersing
Actuele ontwikkelingen
Vooruitblik jaarrekeningcontrole
16/12/2021
Reikwijdte van de controle In onze methodiek plannen en voeren wij onze controle uit op basis van een top-down risicobenadering. Hiermee streven we naar een zo efficiënt mogelijke controle waarbij continu de kwaliteit wordt gewaarborgd. Als basis voor de controleaanpak hebben wij een gezamenlijke risicoanalyse opgesteld. Deze risicoanalyse is gebaseerd op 26 processen en posten in de programmarekening die op basis van de (bijgestelde) begroting 2021 naar verwachting materieel zijn voor de jaarrekening. Hierbij letten wij vooral op de volgende oorzaken van de risico’s: • Er is sprake van een verhoogd frauderisico, omdat de interne beheersing door het management kan worden omzeild. Dit gaat veelal om individuele transacties met een hoge waarde of om transacties en processen met een verhoogde politieke betekenis; • Er is sprake van een verhoogde kans op fouten, omdat het gecompliceerde processen en/of transacties betreft. Hierbij speelt vaak de afhankelijkheid van derde partijen een rol; • Er is sprake van een verhoogde mate van subjectiviteit bij het bepalen van de posten in de programmarekening, in het bijzonder wanneer het management schattingen moet maken om tot de waardering van de post te komen.
De omvang van de processen en de risico-inschatting (hoog, gemiddeld, laag) bepaalt de manier, timing en diepgang van het uit te voeren testwerk, alsmede de speerpunten voor onze controle. Hierbij hanteren wij voor 2021 een uitvoeringsmaterialiteit van € 1.200.000.
5 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden
Belangrijkste boodschappen
Aard en reikwijdte controle
Scope van de controle - lasten Processen in scope met hun omvang en risicoprofiel De volgende processen aan de uitgavenzijde van de jaarrekening zijn door ons onderkend. Hierbij hebben wij aangegeven wat de omvang en het risicoprofiel van het proces is.
Proces
Reikwijdte van de controle
Bedrag
Risico
In scope
Scope van de controle
Inkopen
35.131.138
Hoog
Ja
Risico’s in de controle
Salarissen
30.230.900
Laag
Ja
Burgerzaken
355.841
Laag
Nee
WMO-ZIN
10.089.335
Hoog
Ja
WMO-PGB
544.946
Hoog
Ja
Jeugd-ZIN
13.411.502
Hoog
Ja
Jeugd-PGB
187.829
Hoog
Ja
Leerlingenvervoer
1.353.135
Laag
Ja
Verstrekte subsidies
7.101.954
Gemiddeld
Ja
Bijdragen
36.863.625
Gemiddeld
Ja
Rente en agio
18.235.461
Laag
Ja
Kapitaallasten
8.969.710
Gemiddeld
Ja
Voorzieningen dotaties
3.856.131
Laag
Ja
Reserve dotaties
62.961.541
Gemiddeld
Ja
Grondexploitaties
13.551.389
Gemiddeld
Ja
Speerpunten van de auditcommissie Evaluatie interne beheersing
Actuele ontwikkelingen
Vooruitblik jaarrekeningcontrole
16/12/2021
6 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden
Belangrijkste boodschappen
Aard en reikwijdte controle
Scope van de controle - baten Processen in scope met hun omvang en risicoprofiel De volgende processen aan de inkomstenzijde van de jaarrekening zijn door ons onderkend. Hierbij hebben wij aangegeven wat de omvang en het risicoprofiel van het proces is. Baten
Bedrag
Risico
In scope
Algemene uitkering
87.643.372
Laag
Ja
Rijksbijdragen
12.967.345
Laag
Ja
Ontvangen subsidies
3.481.519
Gemiddeld
Ja
Eigen bijdrage WMO
320.030
Laag
Nee
Belastingen
26.431.298
Gemiddeld
Ja
Overige leges en rechten
2.319.617
Laag
Ja
Parkeerbelasting
509.400
Laag
Nee
Burgerzaken
672.581
Laag
Nee
Precario
1.123.552
Laag
Nee
Huren en pachten
1.878.532
Hoog
Ja
Omgevingsvergunningen
2.408.288
Gemiddeld
Ja
Overige verkopen
1.904.186
Gemiddeld
Ja
Rente
2.142.133
Laag
Ja
Dividend
878.500
Laag
Nee
Reserve onttrekkingen
84.671.927
Gemiddeld
Ja
Grondexploitaties
13.552.729
Hoog
Ja
Reikwijdte van de controle Scope van de controle Risico’s in de controle Speerpunten van de auditcommissie Evaluatie interne beheersing
Actuele ontwikkelingen
Vooruitblik jaarrekeningcontrole
16/12/2021
Proces
7 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden
Belangrijkste boodschappen
Aard en reikwijdte controle Reikwijdte van de controle Scope van de controle Risico’s in de controle Speerpunten van de auditcommissie Evaluatie interne beheersing
Actuele ontwikkelingen
A Vooruitblik jaarrekeningcontrole
16/12/2021
Risico’s in de controle Op basis van bovenstaande analyse hebben wij de volgende significante risico’s voor de controle van de jaarrekening 2021 geïdentificeerd. Tevens is opgenomen wat de aard is van deze risico’s.
8 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden
Belangrijkste boodschappen
Aard en reikwijdte controle Reikwijdte van de controle Scope van de controle Risico’s in de controle
Speerpunten van de auditcommissie Op 31 augustus 2021 hebben wij ons controleplan 2021, inclusief de hiervoor genoemde risico’s, besproken met de auditcommissie. Tijdens deze vergadering heeft de auditcommissie ons de volgende twee speerpunten meegegeven: 1. De interne beheersing van de processen die zijn ondergebracht bij, alsmede de samenwerking met, de Regionale Backoffice Lekstroom (RBL); 2. De interne beheersing rondom en de wijze van waardebepaling van de grondexploitaties.
Speerpunten van de auditcommissie
Evaluatie interne beheersing
Actuele ontwikkelingen
Vooruitblik jaarrekeningcontrole
16/12/2021
Tijdens onze interim-controle hebben wij reeds aandacht besteed aan deze speerpunten. Onze eerste bevindingen ten aanzien van de interne beheersing van de processen die zijn ondergebracht bij, alsmede de samenwerking met, de RBL zijn hier opgenomen. Onze bevindingen ten aanzien van de interne beheersing rondom de grondexploitaties staan hier. Tijdens de controle van de jaarrekening zullen wij specifieke controlewerkzaamheden uitvoeren op de wijze van waardebepaling van de grondexploitaties.
9 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden
Belangrijkste boodschappen
Aard en reikwijdte controle
Evaluatie interne beheersing Ontwikkeling in uw interne beheersing Verbijzonderde interne controle IT- audit en data-analyse Bevindingen in de processen Actuele ontwikkelingen
Vooruitblik jaarrekeningcontrole
16/12/2021
Evaluatie interne beheersing - ontwikkeling in uw interne beheersing Goede verbeteringen in de interne beheersing Wij zijn verheugd om te kunnen constateren dat de laatste maanden goede stappen voorwaarts zijn gemaakt om de interne beheersing van de organisatie verder te verbeteren. De positieve energie en daadwerkelijke wil om de organisatie verder te ontwikkelen die wij vorig jaar hebben ervaren zijn nog steeds onverminderd aanwezig. Aan de andere kant ervaren wij ook dat binnen diverse teams de werkdruk de laatste maanden is opgelopen in verband met de toenemende vraag naar ondersteuning vanuit de gemeenschap in combinatie met personele onderbezetting. Dit geldt in het bijzonder bij de teams die verantwoordelijk zijn voor de processen die het grootste deel van de uitgaven van de gemeenten vertegenwoordigen, zoals het sociaal domein, verstrekte subsidies en personeelszaken. Ondanks dat de noodzaak tot verdere professionalisering binnen deze teams wordt onderkend, ligt de prioriteit bij de uitvoering van de dagelijkse activiteiten. Dit heeft een vertragende factor in de uitvoering van de verbeterplannen. Overigens zien wij deze trend, mede als gevolg van de COVID-19 pandemie, breed in sector plaatsvinden.
Centrale aansturing van uw ontwikkelplannen is verbeterd Een belangrijke constatering in onze managementletter 2020 was dat de positieve energie binnen de organisatie nog onvoldoende wordt gekanaliseerd. Mede op basis van de constateringen en onze aanbevelingen daarover is een gestructureerd overleg ingevoerd tussen de directie en de meest bij de ontwikkeling betrokken netwerkmanagers in de vorm van een MT Bedrijfsvoering.
Vanuit dit MT is een prioriteitenplan opgesteld waarin de belangrijkste verbeterpunten in de bedrijfsvoering zijn benoemd, alsmede de wijze waarop deze verbeterpunten gerealiseerd kunnen worden. Het plan voldoet naar onze mening in opzet aan de aanbevelingen die wij in onze managementletter hebben gedaan. Daarbij hebben wij gesignaleerd dat het plan en het MT Bedrijfsvoering hebben bijgedragen aan een explicietere prioritering en afstemming van de verbeterplannen binnen de organisatie. Wij hebben eens in de twee maanden vanuit onze natuurlijke adviesfunctie overleg met de directie over de voortgang van het Prioriteitenplan verbetering bedrijfsvoering. Procesbeschrijvingen komen steeds meer beschikbaar Eén van de actiepunten vanuit het Ontwikkelplan Financiële Functie is het opstellen van procesbeschrijvingen om de kennis en continuïteit van de dienstverlening door het Team Financiën te verbeteren. Wij hebben geconstateerd dat deze procesbeschrijvingen gedurende 2021 voor een belangrijk deel gereed gekomen zijn. Ook vanuit andere Teams komen procesbeschrijvingen steeds meer beschikbaar. Wij beschouwen dit als belangrijk signaal dat de organisatie goede stappen voorwaarts maakt.
Naar onze mening is het gestructureerd vastleggen van processen, inclusief de daarin aanwezige interne beheersingsmaatregelen, een voorwaarde om de interne beheersing binnen de organisatie structureel te verbeteren.
10 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden
Evaluatie interne beheersing - verbijzonderde interne controle Belangrijkste boodschappen
Aard en reikwijdte controle
Evaluatie interne beheersing Ontwikkelingen in uw interne beheersing
Verbijzonderde interne controle IT-audit en data-analyse Bevindingen in de processen Actuele ontwikkelingen
Vooruitblik jaarrekeningcontrole
16/12/2021
Wij gebruiken uw VIC meer als interne beheersingsmaatregel Net als voorgaand jaar ervaren wij een goede samenwerking met het Team Verbijzonderde Interne Controle (VIC). In het licht van de accountantscontrole onderscheiden wij vier varianten van samenwerking tussen uw VIC en ons. Deze varianten zijn ontleend aan de Notitie ‘De verbijzonderde interne controle bij decentrale overheden’ van de Commissie Bedrijfsvoering Auditing Decentrale Overheden (BADO). Voor onze controle gebruikten wij voorgaand jaar de VIC als intern beheersingskader, de tweede variant uit de Notitie. In deze situatie gebruiken wij uw VIC als een belangrijke informatiebron om kennis te verkrijgen van de gemeente en zo richting te geven aan onze controle. Op deze wijze worden risico’s geïdentificeerd en ingeschat, om een basis voor het opzetten en uitvoeren van verdere controlewerkzaamheden te verkrijgen. In deze situatie nemen wij kennis van de geaccordeerde jaarplannen, de werkzaamheden en de bevindingen van de VIC. Ten behoeve van de controle van de jaarrekening 2021 is het Interne Controleplan 2021 al in juni 2021 ambtelijk gereed gekomen en is een start gemaakt met de uitvoering van de interne controles. Dit is een enorme versnelling in vergelijking met eerdere jaren. Wij zijn vanaf het begin van het proces actief door de VIC betrokken in de planning en uitvoering van de werkzaamheden.
Aan de voorkant zijn duidelijke afspraken gemaakt over onze samenwerking, waarbij de onderlinge rollen en verantwoordelijkheden expliciet zijn gemaakt. Dit heeft een positieve bijdrage geleverd aan de totale controleketen binnen de gemeente.
Net als vorig jaar zijn wij positief over de diepgang en de kritische houding waarmee de werkzaamheden zijn en worden uitgevoerd. Dit jaar is ook verbetering zichtbaar in de rapportage en conclusievorming. Dit heeft ertoe geleid dat wij voor enkele processen, zoals Belastingen, Omgevingsvergunningen en de dossiercontroles binnen de uitvoering van de Jeugdwet en Wmo, de VIC dit jaar willen en kunnen gebruiken als interne beheersingsmaatregel, de derde variant van de BADO-Notitie. Wij willen dan ook onze complimenten uitspreken over de ontwikkeling die de VIC in korte tijd heeft doorgemaakt. Ondanks de positieve ontwikkeling van de VIC constateren wij ook enkele attentiepunten: Werkzaamheden van de VIC beter integreren in de organisatie De werkzaamheden van de VIC kunnen beter geïntegreerd worden in de organisatie. Veel teams voeren als onderdeel van de dagelijkse activiteiten hun eigen (interne) controles uit. De processen van deze teams zijn tevens onderdeel van het Interne Controleplan van de VIC. Op dit moment maakt de VIC nog geen optimaal gebruik van de interne controles die binnen de organisatie al worden uitgevoerd. Door de werkzaamheden in de totale controleketen beter op elkaar af te stemmen, kunnen de controle efficiënter en gerichter plaatsvinden. Een voorbeeld hiervan zijn de controles die de kwaliteitsmedewerkers uitvoeren in het Sociaal Domein.
Door deze aan het begin van het jaar af te stemmen met de VIC kunnen beide teams gebruik maken van elkaars expertise en werkzaamheden.
11 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden
Belangrijkste boodschappen
Aard en reikwijdte controle
Evaluatie interne beheersing Ontwikkelingen in uw interne beheersing
Verbijzonderde interne controle
Evaluatie interne beheersing - verbijzonderde interne controle Kwetsbaarheid van uw VIC blijft bestaan Net als voorgaand jaar vragen wij aandacht voor de kwetsbaarheid van de huidige VIC functie. Alle werkzaamheden, van planningsfase tot aan rapportering, worden grotendeels uitgevoerd door één persoon, tijdelijk ondersteund door de inzet van externe inhuur. Medio 2021 is de afdeling uitgebreid met een interne medewerker. Wegens omstandigheden heeft deze medewerker niet de werkzaamheden volgens planning uitgevoerd. Hierdoor zijn bij enkele processen achterstanden ontstaan in de uitvoering van de VIC over de eerste periode die loopt van januari 2021 tot en met juni 2021. Bij de start van onze controlewerkzaamheden op periode 2 waren de achterstanden ingelopen.
IT-audit en data-analyse Bevindingen in de processen Actuele ontwikkelingen
Vooruitblik jaarrekeningcontrole
16/12/2021
In onze managementletter 2020 hebben wij de aanbeveling gedaan om de VIC zowel kwalitatief als kwantitatief uit te breiden. Aan deze aanbeveling is inhoud gegeven door het team gedurende 2021 uit te breiden met één medewerker. Tevens is het team voor een groot deel van het jaar ondersteund door middel van externe expertise. Wij hebben begrepen dat het voornemen bestaat om de formatie in 2022 structureel uit te breiden van één naar twee fte. Tevens is de verwachting dat met ingang van 1 januari 2022 de huidig waarnemend netwerkmanager Financiën zich weer volledig zal richten op de functie van Concerncontroller. Binnen deze functie zal hij tevens een bijdrage leveren aan de uitvoering van de VIC. Hiermee is de directie van mening dat het VIC-team ook kwalitatief op orde zal zijn.
12 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden
Evaluatie interne beheersing - IT-audit en data-analyse Belangrijkste boodschappen
Aard en reikwijdte controle
Evaluatie interne beheersing Ontwikkelingen in uw interne beheersing
Interne beheersing van uw IT-organisatie nog niet beoordeeld Tijdens onze interim-controle besteden wij specifiek aandacht aan de interne beheersing binnen uw IT-organisatie. Helaas hebben wij onze werkzaamheden niet tijdig kunnen afronden omdat niet alle daarvoor benodigde documenten tijdig in ons bezit waren. Op basis van de informatie die wij wel hebben ontvangen hebben wij geconstateerd dat dat er in 2021 belangrijke verbeteringen hebben plaatsgevonden binnen de IT-organisatie, waaronder: • het uitvoeren van interne controles op de IT-organisatie; • het opstellen van een IT-calamiteitenplan; • het consequenter gebruik van Topdesk voor wijzigingsbeheer.
Voor het analyseren van de processen zijn process mining technieken bijzonder goed geschikt, waarbij op basis van procesgerichte data beoordeeld kan worden hoe processen daadwerkelijk uitgevoerd zijn en of processtappen door de juiste medewerkers uitgevoerd zijn.
Eventuele additionele bevindingen die uit onze werkzaamheden voortkomen rapporteren in ons rapport van bevindingen bij de jaarrekening 2021.
Relevante data De relevantie van de data gaat over logische samenhang met, of invloed op, het doel van de controlemaatregel die geïdentificeerd is. Bijvoorbeeld de controlemaatregel die gedefinieerd is in de Participatiewet dat enkel personen van 18 jaar of ouder een uitkering ontvangen. De data die voor deze analyse gebruikt wordt, is relevant indien het databestand de personen bevat die een uitkering hebben ontvangen in een bepaalde periode, inclusief de geboortedatum per persoon. Hiermee kan beoordeeld worden aan welke personen uitkeringen zijn verstrekt en of betreffende personen 18 jaar of ouder zijn op moment van uitkering.
Ook bij de uitvoering van de VIC zijn wij van mening dat het gebruik van data-analyse technieken bijdraagt aan de effectiviteit en efficiëntie van de verbijzonderde interne controles Om bruikbare controle-informatie op basis van data-analyse te verkrijgen, is het echter van belang dat de data relevant en betrouwbaar is.
Verbijzonderde interne controle IT- audit en data-analyse Bevindingen in de processen Actuele ontwikkelingen
Vooruitblik jaarrekeningcontrole
16/12/2021
Data-analyse kan bijdrage aan een efficiënte en effectieve VIC In de jaarrekeningcontrole maken wij gebruik van diverse dataanalyse tools die ondersteunen bij het uitvoeren van het controleproces. Dit betreft bijvoorbeeld RobotX, waarbij primaire gegevens (eenmalig vastgelegd, bijvoorbeeld ontvangen inkoopfacturen) vanuit geautomatiseerde systemen op automatische wijze worden vergeleken met de originele brondocumenten. Daarnaast maken wij veel gebruik van betaalanalyses, waarbij bankdata wordt geëxtraheerd vanuit de bankapplicatie en worden gevalideerd en gestructureerd.
Betrouwbare data Om de betrouwbaarheid van de te gebruiken data te kunnen waarborgen, dient de volledigheid, accuratesse en authenticiteit vastgesteld te worden.
13 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden
Belangrijkste boodschappen
Evaluatie interne beheersing - IT-audit en data-analyse
Aard en reikwijdte controle
Evaluatie interne beheersing Ontwikkelingen in uw interne beheersing Verbijzonderde interne controle IT- audit en data-analyse Bevindingen in de processen Actuele ontwikkelingen
Vooruitblik jaarrekeningcontrole
16/12/2021
De validatiestap richt zich op het vaststellen van de betrouwbaarheid van het gegenereerde bestand dat gebruikt gaat worden voor het uitvoeren van de data-analyse. Specifiek voor de betrouwbaarheid van de data extractie geldt dat vastgesteld wordt dat de juiste parameters en queries gebruikt worden om te komen tot het databestand voor de data-analyse. Hiermee wordt voor een groot gedeelte de volledigheid van het databestand geborgd.
Op het moment dat is vastgesteld dat de data in uw systemen relevant en betrouwbaar zij, is het mogelijk om data te analyseren en conclusies te trekken op basis van de uitkomsten van deze analyses. Graag gaan wij in 2022 met uw organisatie, in het bijzonder met uw VIC, in overleg hoe data-analyse u kan helpen in het effectief en efficiënt controleren van uw processen om te komen tot een goed onderbouwde rechtmatigheidsverantwoording door het college. Hiervoor stellen wij graag onze data-analyse tools aan u ter beschikking.
14 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden
Belangrijkste boodschappen
Evaluatie interne beheersing - bevindingen in de processen Risicomanagement - frauderisico’s
Aard en reikwijdte controle
Evaluatie interne beheersing Ontwikkelingen in uw interne beheersing Verbijzonderde interne controle IT- audit en data-analyse Bevindingen in de processen Actuele ontwikkelingen
Vooruitblik jaarrekeningcontrole
16/12/2021
Uw gemeente beschikt niet over een interne frauderisicoanalyse Reeds meerdere jaren is fraude binnen de publieke sector een belangrijk onderwerp van gesprek. De maatschappelijke aandacht voor dit onderwerp heeft ervoor gezorgd dat meer en meer wordt verwacht dat het college en de directie zelfstandig een interne frauderisicoanalyse opstelt. Een dergelijke analyse helpt de organisatie om frauderisicofactoren te identificeren en te beheersen. Hierdoor kan fraude zoveel mogelijk worden tegen gegaan. De gemeente beschikt niet over een (actuele) frauderisicoanalyse. Zeker met uw ambitie om te komen tot een rechtmatigheidsverantwoording, en wellicht op een later moment een In Control Statement, is naar onze mening een interne fraudeanalyse een belangrijke voorwaarde. In onze managementletter 2020 hebben wij daarom het college geadviseerd om een frauderisicoanalyse op te stellen en deze jaarlijks te (laten) actualiseren. Frauderisico’s verdienen meer aandacht in de VIC Frauderisico’s worden op dit moment nog niet (volledig) betrokken in de werkzaamheden van de VIC. Wij raden u aan om de VIC actief te betrekken bij het opstellen van de frauderisicoanalyse en het actief beheersen van deze risico’s. Deze risico’s en beheersmaatregelen dienen daarbij onderdeel te worden van het Interne Controleplan.
Frauderisico’s in onze controle Tijdens onze controle hebben wij nadrukkelijk aandacht besteed aan het onderwerp fraude. Op basis van onze frauderisicobeoordeling hebben wij de volgende controlewerkzaamheden uitgevoerd of zullen deze bij de eindejaarscontrole uitvoeren: • Risicoanalyse per proces waarin de drie kenmerken van fraude: rationalisatie, druk en gelegenheid zijn afgezet tegen de kans en de impact; • Frauderisico besproken met de Auditcommissie, het college, de gemeentesecretaris en de concerncontroller; • Beoordeeld of nevenfuncties van het college en de directie aanleiding gaven tot een verhoogd risico; • Beoordeeld of er signalen zijn voor een verhoogd risico op fraude vanuit notulen, persberichten en andere (openbare) publicaties; • Controle van ongebruikelijke boekingen (boekingen buiten het normale proces om) in uw administratie; • Controle van het gunningsproces van inkoop- en aanbestedingstransacties; • Controle van de prestatielevering in het inkoopproces; • Nadere analyse uitgevoerd van een proces/transactie in het kader van onvoorspelbaarheid. Dit jaar hebben wij een specifieke werkzaamheden verricht op de activiteiten die uitgevoerd worden bij Helsdingen. Uit bovenstaande werkzaamheden zijn tot op heden geen bijzonderheden voortgekomen.
15 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden
Evaluatie interne beheersing - bevindingen in de processen Belangrijkste boodschappen
Aard en reikwijdte controle
Evaluatie interne beheersing Ontwikkelingen in uw interne beheersing Verbijzonderde interne controle IT- audit en data-analyse Bevindingen in de processen Actuele ontwikkelingen
Vooruitblik jaarrekeningcontrole
16/12/2021
Uw P&C proces en P&C documenten blijven in ontwikkeling In ons accountantsverslag 2020 hebben wij een aantal aanbevelingen gedaan die ertoe kunnen bijdrage om het P&C proces te verbeteren. Op basis van de programmabegroting 2022-2025 hebben wij geconstateerd dat deze aanbevelingen nog steeds van toepassing zijn.
Mede door het ontbreken van de samenhang en KPI’s, ervaren wij de rapportages in de P&C cyclus als omvangrijk. Tevens is er geen duidelijke samenhang en prioritering tussen de onderdelen van de begroting. Daar staat tegenover dat de leesbaarheid van de programmabegroting 2022-2025 naar onze mening is verbeterd ten opzichte van de jaarrekening 2020.
In de ideale situatie vormt het collegeprogramma de basis voor de strategie, domein-overstijgende thema’s en programma’s en doelstellingen van de organisatie. Op basis van deze uitgangspunten worden kritische prestatie indicatoren (KPI’s) en budgetten opgesteld. In de P&C documenten wordt vervolgens gerapporteerd in hoeverre de KPI’s en budgetten zijn gerealiseerd, bij voorkeur in onderlinge samenhang.
Wij raden u aan om samen met de gemeenteraad, college en organisatie een project te starten om op basis van de doelstellingen van de organisatie de informatiebehoefte van alle drie de partijen te inventariseren. Op basis van deze behoefte kunnen SMART geformuleerde KPI’s worden opgesteld, die worden bewaakt door middel van de P&C documenten.
Wij hebben geconstateerd dat deze ideale situatie binnen gemeente Vijfheerenlanden nog niet aanwezig is. In de programmabegroting 2022-2025 wordt weliswaar de verplichte indeling gebruikt voor de programmaverantwoording, maar de teksten zijn abstract en verschillen in diepgang en kwaliteit. De zichtbare aansluiting tussen de verschillende beleidsdocumenten en P&C documenten ontbreekt, en de beleidsdoelstellingen zijn niet vertaald in concrete KPI’s. In de bijlage bij de begroting worden uitsluitend de verplichte beleidsindicatoren benoemd.
16 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden
Belangrijkste boodschappen
Aard en reikwijdte controle
Evaluatie interne beheersing Ontwikkelingen in uw interne beheersing Verbijzonderde interne controle IT- audit en data-analyse Bevindingen in de processen Actuele ontwikkelingen
Vooruitblik jaarrekeningcontrole
16/12/2021
Evaluatie interne beheersing - bevindingen in de processen Processen in sociaal domein uitgelicht Interne beheersing van het Wmo-proces is verbeterd De interne beheersing rond de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) is in 2021 verder verbeterd. Enkele (deel)processen zijn beschreven, nieuwe beschikkingen zijn eenduidiger opgesteld, de dossiervorming is vollediger en interne kwaliteitscontroles zijn beter geïntegreerd in het team. Uit de controles van de VIC is gebleken dat er minder fouten en onzekerheden zijn dan in 2020.
Volledigheid van de geleverde zorg in de jaarrekening blijft een aandachtspunt De uitvoering van de Wmo is belegd binnen de gemeentelijke organisatie. Voor een belangrijk deel wordt aangesloten bij het berichtenverkeer tussen zorgverlener en gemeente. Hierbij ligt de nadruk in de financiële beheersing op de betaalregels. Een volledig inzicht in de beschikte zorg die wel is uitgevoerd, maar nog niet is gefactureerd is niet aanwezig. Hierdoor is het risico aanwezig dat zorgkosten onverwacht in rekening worden gebracht bij de gemeente.
Om een bijdrage te kunnen leveren aan de verdere ontwikkeling van de processen binnen de Wmo, zal de VIC in overleg met de netwerkmanager tijdens de controlewerkzaamheden over het tweede halfjaar zich meer richten op de beschikkingen die in 2021 zijn afgegeven. Tevens is de verwachting dat hierdoor de fouten en onzekerheden die zijn geconstateerd kunnen worden geïsoleerd tot de beschikkingen die vóór 2021 zijn afgegeven, maar hebben geleid tot uitgaven in 2021. Wij kunnen ons vinden in deze controleaanpak.
De uitgevoerde, nog niet gedeclareerde zorg dient echter als verplichting in de jaarrekening te worden verantwoord. Wij raden u aan om bij het opstellen van de jaarrekening een analyse op te stellen vanuit het berichtenverkeer en de productieverantwoordingen om de totale verplichtingen voor de gemeente in kaart te brengen. Indien er inderdaad sprake is van geleverde, nog niet gefactureerde zorg, dan zal dit bij het opstellen van de jaarrekening leiden tot een (eenmalig) nadeel.
Wij raden u aan om vóór het opstellen van de jaarrekening een analyse te maken op de zorgkosten 2021 en deze te verdelen tussen zorgkosten die gemaakt zijn voor beschikkingen die afgegeven zijn in 2021 en voor beschikkingen die afgegeven zijn vóór 2021. Hiermee kunnen we een eventueel geïsoleerde fout of onzekerheid extrapoleren over een kleinere populatie, zodat de totale geprojecteerde fout en onzekerheid zo laag mogelijk blijft.
Interne beheersing Jeugdwet heeft de aandacht Ook bij de uitvoering van de Jeugdwet zijn er door het betreffende team zichtbaar goede stappen voorwaarts gemaakt in de interne beheersing van de processen en waarborging van de rechtmatigheid in de dienstverlening. Mede door een achterstand in de administratieve verwerking van concrete zorgvragen zijn echter door uw VIC meerdere fouten en onzekerheden geconstateerd.
17 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden
Belangrijkste boodschappen
Aard en reikwijdte controle
Evaluatie interne beheersing Ontwikkelingen in uw interne beheersing Verbijzonderde interne controle IT- audit en data-analyse Bevindingen in de processen Actuele ontwikkelingen
Vooruitblik jaarrekeningcontrole
16/12/2021
Evaluatie interne beheersing - bevindingen in de processen Een belangrijke oorzaak van de geconstateerde onrechtmatigheden in de uitvoering van de Jeugdwet is dat er bij doorlopende zorg begonnen is met de zorgverlening voordat gestructureerd heronderzoek heeft plaatsgevonden. Tevens is in een aantal dossiers geconstateerd dat met de zorgverlening is begonnen voordat de beschikking is afgegeven. Overigens wordt in de Jeugdwet de mogelijkheid geboden om de zorg in voorkomende gevallen al te starten, omdat de snelheid van zorg niet gehinderd mag worden door (verplichte) administratieve procedures. Uit de dossiervoering is echter niet zichtbaar of er sprake is van daadwerkelijk acute zorg (rechtmatig) of achterstanden in de administratieve verwerking dan wel afwijkingen van de geldende weten regelgeving zonder dat er sprake is van een dossier met acute zorg (onrechtmatig). Zeker in de huidige problematiek van fors toenemende zorgkosten in het Jeugddomein, vormen de achterstanden in de administratieve processen en (her)onderzoeken een groot risico. Het bemoeilijkt de beheersing van de kwaliteit van de zorg, de vaststelling van de (doorlopende) recht op zorg en de hoogte van de kosten. De netwerkmanager die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de Jeugdwet, is zich hiervan bewust.
Wij hebben geconstateerd dat op dit moment maatregelen worden genomen om de achterstanden in te halen en in de toekomst te voorkomen. Wij zullen in de aanloop naar de controle van de jaarrekening 2021 de effectiviteit van deze maatregelen toetsen. Eventuele bevindingen rapporteren wij in ons accountantsverslag 2021.
Interne beheersing van overeenkomst met RBL behoeft verbetering Bij de Jeugdwet geldt als belangrijk extra knelpunt dat de intake in het zorgproces ook via externe verwijzers kan plaatsvinden. Hierdoor is het belang van een toereikende beheersing op de in-, door- en uitstroom in het proces nog belangrijker. Omdat de door- en uitstroom in de Jeugdzorg is uitbesteed aan het RBL, is een strakke beheersing en informatievoorziening naar onze mening van belang. Wij hebben geconstateerd dat dit nog niet in voldoende mate is ingericht. Dit maakt het de sturing op de stijgende kosten van de jeugdzorg moeilijker. Vanuit RBL is er een afwachtende houding in verband met de mogelijke wijzigingen van wet- en regelgeving. Wij adviseren de gemeente om daarom zelf uitgangspunten te formuleren voor de beheersing van de jeugdzorg. Samenwerking met RBL in 2021 formeel ingericht Wij hebben geconstateerd dat de samenwerking met RBL in 2021 formeel is ingericht. Onze belangrijkste bevindingen ten aanzien van de samenwerking met RBL zijn: • Er is sprake van een Samenwerkingsovereenkomst Sociaal Domein Regio Lekstroom 2017 ev (SOK) waarin de gemeente Vianen één van de vijf gemeenten is. Deze overeenkomst is niet ondertekend door gemeente Vianen. Wel is de SOK getekend door gemeente Houten op 10 december 2019 en gemeente Lopik op 22 oktober 2019.
Op dit moment was de gemeente Vianen reeds opgegaan in gemeente Vijfheerenlanden;
18 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden
Evaluatie interne beheersing - bevindingen in de processen Belangrijkste boodschappen
Aard en reikwijdte controle
•
•
Evaluatie interne beheersing Ontwikkelingen in uw interne beheersing Verbijzonderde interne controle IT- audit en data-analyse Bevindingen in de processen
•
Actuele ontwikkelingen
Vooruitblik jaarrekeningcontrole •
16/12/2021
Er is sprake van een Dienstverleningsovereenkomst inkoop en administratieve dienstverlening Jeugdwet en Wmo Lekstroom (DVO) tussen gemeente Nieuwegein en Gemeente Houten; Er is een addendum bij de SOK opgesteld tussen de vier deelnemende gemeenten en gemeente Vijfheerenlanden. In dit addendum treedt gemeente Vijfheerenlanden tijdelijk toe tot de SOK voor de periode van 9 februari 2021 en met 31 december 2021. De overeenkomst wordt stilzwijgend met een periode van maximaal één jaar verlengd. De rechten en verplichtingen ten aanzien van de voormalige gemeente Vianen gaan met terugwerkende kracht per 1 januari 2019 over naar de RBL. Hierbij wordt aangetekend dat het getekende addendum niet binnen de gemeente aanwezig was, maar moest worden opgevraagd bij de RBL; In het collegebesluit d.d. 26 januari 2021 wordt verwezen naar artikel 44 van de Wet Arhi waardoor de verplichtingen van gemeente Vianen die voortkomen vanuit de SOK per rechtswege overgaan naar gemeente Vijfheerenlanden. Formeel ontbreekt het echter aan een overeenkomst tussen gemeente Vianen en de andere partijen in de SOK (zie hierboven). Met het addendum lijkt dit hiaat te zijn opgelost; Het aantal overlegmomenten tussen de gemeente en RBL is beperkt.
Op basis van de reviewwerkzaamheden die wij hebben uitgevoerd bij de accountant van RBL voor de jaarrekening 2020 hebben wij geconstateerd dat aan de zijde van RBL een gebrek aan sturing wordt ervaren vanuit de gemeente. Wij herkennen dit op basis van onze bevindingen uit de interim-controle;
•
•
Er wordt nog onvoldoende gebruik gemaakt van (financiële) sturingsinformatie. Hiervoor is voorgaand jaar een eerste opzet gemaakt, maar deze is naar onze mening nog niet toereikend. Zo ontbreekt het (nog) aan voorspellende waarde van de sturingsinformatie; Bij de inschatting van de kosten voor jeugdzorg wordt voornamelijk gesteund op de inschattingen van RBL. Naar onze mening zijn de lasten voor jeugdzorg dusdanig van omvang dat de gemeente zelfstandig inzicht moeten hebben in deze kosten.
Wij hebben van de directie begrepen dat er op regionaal verband veelvuldig overleg is met en over de RBL, maar dat in dit regionaal verband niet altijd consensus is over de wijze waarop de samenwerking met en binnen de RBL vormgegeven dient te worden. Om meer grip te krijgen op de beheersbaarheid van de kosten in de Jeugdzorg raden wij u aan om als belangrijke deelnemer in het samenwerkingsverband zelfstandig uw ambities en doelstellingen te bepalen ten aanzien van de samenwerking met de RBL en de beheersing van de door hen uitgevoerde processen. Op basis van deze ambities raden wij u aan om een plan van aanpak op te stellen om deze ambities en doelstellingen te realiseren richting een mogelijke nieuwe samenwerking per 1 januari 2023.
19 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden
Belangrijkste boodschappen
Aard en reikwijdte controle
Evaluatie interne beheersing Ontwikkelingen in uw interne beheersing Verbijzonderde interne controle
Evaluatie interne beheersing - bevindingen in de processen Prestatielevering het sociaal domein niet in de processen verankerd Om de prestatielevering door de zorgverleners vast te stellen wordt tot op heden volledig gesteund op de productieverantwoordingen van deze zorgverleners. Hierdoor bent u voor de rechtmatige uitvoering van de processen binnen het sociaal domein, maar ook voor de tijdige afronding van uw jaarrekening, afhankelijk van derde partijen. Deze afhankelijkheid kan worden verminderd door de invoering van (schriftelijke) cliëntervaringsonderzoeken gericht op de kwaliteit en prestatielevering van de zorg. Daarnaast kan de aandacht voor prestatielevering onderdeel vormen van de herbeoordeling van cliënten.
IT- audit en data-analyse Bevindingen in de processen Actuele ontwikkelingen
Vooruitblik jaarrekeningcontrole
16/12/2021
Om de interne beheersing van uw processen in het sociaal domein te verbeteren raden wij u aan om prioriteit te geven aan het inrichten van het zogenaamde 'mandje' aan controlemaatregelen ter borging van de eigen beheersing van het aspect prestatielevering zodat de afhankelijkheid van accountants van aanbieders beperkt kan worden. Hiervoor verwijzen wij graag naar de door de SDO uitgebrachte notitie Controle interne beheersing Jeugd en Wmo voor gemeenten en accountants. Deze notitie kunt u hier vinden. De maatregelen kunnen daarbij tevens dienen ter verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening.
Overigens hebben wij bij de jaarrekeningcontrole 2020 geconstateerd dat de RBL geen werkzaamheden verricht op de prestatielevering van de geleverde zorg door aanbieders die minder dan EUR 50.000 per jaar aan declaraties indienen. Het totaalbedrag dat niet door RBL in haar werkzaamheden is meegenomen bedroeg € 1,2 miljoen. Dit bedrag hebben wij bij de jaarrekening 2020 in onze oordeelsvorming meegenomen als onzekerheid. Om te voorkomen dat ook bij de jaarrekening 2021 een fors bedrag aan zorgkosten als onzekerheid meegenomen moet worden in onze oordeelsvorming, raden wij u aan op korte termijn in overleg te gaan met de RBL op welke wijze zij de prestatielevering van de geleverde zorg bij de ‘kleinere’ zorgverleners kan vaststellen. Mocht de RBL hiertoe niet over kunnen of willen gaan, dan raden wij u aan om zelfstandig aanvullende werkzaamheden uit te voeren op de prestatielevering van de door deze zorgaanbieders verleende zorg.
20 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden
Belangrijkste boodschappen
Evaluatie interne beheersing - bevindingen in de processen Inkoop- en betalingsproces
Aard en reikwijdte controle
Evaluatie interne beheersing Ontwikkelingen in uw interne beheersing Verbijzonderde interne controle IT- audit en data-analyse Bevindingen in de processen Actuele ontwikkelingen
Vooruitblik jaarrekeningcontrole
16/12/2021
Rechtmatigheid aanbestedingen In 2021 zijn de goede stappen om de rechtmatigheid van de aanbesteding in de organisatie te waarborgen voortgezet. Het gebruik van het zaaksysteem is zichtbaar toegenomen. Het is echter nog steeds mogelijk om als aanvrager af te wijken van de door het zaaksysteem aangegeven aanbestedingsprocedure. Tevens dwingt het zaaksysteem aanbevolen acties of meldingen niet af. Hierdoor is de rechtmatigheid van de aanbestedingen (nog) niet in het proces gewaarborgd. Wij raden u aan om een automatisch goedkeuringsproces in het zaaksysteem in te bouwen indien een medewerker van de door het zaaksysteem gegenereerde aanbestedingsvorm wil afwijken. De zaak kan dan pas technisch worden afgewikkeld indien de goedkeuring door de juiste mandaathouder, bijvoorbeeld de netwerkmanager, is verleend. Raamovereenkomsten voor inhuur van extern personeel De inhuur van extern personeel was de laatste jaren een belangrijke reden voor het feit dat er onrechtmatigheden zijn geconstateerd binnen de aanbestedingsprocedure. Wij hebben geconstateerd dat met ingang van 1 januari 2021 meerdere raamovereenkomsten zijn aangegaan met leveranciers van extern personeel. Deze raamovereenkomsten zijn tot stand gekomen door middel van (rechtmatige) Europese aanbestedingen. Nieuwe inhuur van extern personeel dient plaats te vinden binnen deze raamovereenkomsten.
Door met raamovereenkomsten te werken wordt het risico op onrechtmatige aanbesteding of verlenging van opdrachten significant verminderd. Wij hebben vastgesteld dat de nieuwe procedure met betrekking tot de inhuur van derden, inclusief de verlenging van opdrachten, in opzet en bestaan toereikend is. Op basis van een deelwaarneming heeft de VIC geen nieuwe onrechtmatigheden geconstateerd. Bij de eindejaarscontrole 2021 zullen wij een integrale controle uitvoeren op de kosten van externe inhuur om vast te stellen dat de nieuwe procedures adequaat hebben gewerkt. In aanloop naar de jaarrekeningcontrole 2021 raden wij u aan om te analyseren welke onrechtmatige externe inhuurkosten nog doorwerken in de jaarrekening 2021. Vaststellen prestatielevering Een belangrijke rol binnen de financiële functie en interne beheersing van de organisatie wordt ingevuld door de “prestatie-akkoordverklaarders” (PAV’ers). Wij hebben op basis van diverse gesprekken met deze PAV’ers geconstateerd dat het niet bij iedereen duidelijk is wat de kaders en verantwoordelijkheden zijn in het proces. Het ontbreekt aan een eenduidige werkinstructie waarin is opgenomen welke werkzaamheden de PAV’ers moeten uitvoeren bij het goedkeuren van een factuur en welke bewijsvoering voor het vaststellen van de prestatielevering noodzakelijk is.
Tevens ontbreekt op dit moment een ondergrens voor het formeel vaststellen van de prestatielevering.
21 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden
Belangrijkste boodschappen
Aard en reikwijdte controle
Evaluatie interne beheersing Ontwikkelingen in uw interne beheersing Verbijzonderde interne controle IT- audit en data-analyse Bevindingen in de processen Actuele ontwikkelingen
Vooruitblik jaarrekeningcontrole
16/12/2021
Evaluatie interne beheersing - bevindingen in de processen Dit leidt er in de praktijk toe dat er veel moeite wordt gedaan om bijvoorbeeld de aankoop van een bos bloemen of een lunch tijdens een vergadering te onderbouwen. Naar onze mening is dit niet wenselijk. Wij hebben geconstateerd dat de organisatie proactief heeft gereageerd op ons advies om op korte termijn een eenduidige werkinstructie op te stellen voor de PAV’ers waarin minimaal is opgenomen: • Het minimale bedrag waarboven een expliciete prestatieverklaring noodzakelijk is; • Binnen welke termijn de prestatieverklaring dient plaats te vinden; • Welke documenten gelden als bewijsvoering voor de prestatieverklaring; • De centrale plek waar deze documenten opgeslagen worden, bij voorkeur in Civision Middelen bij de factuur waarvoor het akkoord gegeven wordt. Mede op basis van dit advies is in juli 2021 door de VIC de Notitie vastlegging en onderbouwing prestatielevering opgesteld. Wij hebben deze notitie besproken met de VIC en enkele suggesties voor optimalisatie gedaan. Wij hebben begrepen dat deze notitie zal worden vastgesteld door het college parallel aan het tot stand komen van de nieuwe financiële verordening. Naar onze mening draagt dit bij aan de duidelijkheid voor de organisatie, de VIC en ons over de wijze waarop de juiste en volledige prestatielevering van de inkopen kan worden gewaarborgd.
Binnen de organisatie ontbreekt adequaat inzicht in de verplichtingen Binnen de gemeente Vijfheerenlanden is geen contracten- of verplichtingenadministratie aanwezig. De mogelijkheid hiervoor is in opzet aanwezig binnen de applicatie Civision Middelen, maar wordt (nog) niet gebruikt. Hierdoor is er beperkt zicht op de lopende verplichtingen van de gemeente. Het voordeel van een verplichtingenadministratie in Civision Middelen is dat er een beter inzicht ontstaat in de totale financiële positie van de organisatie, de voorspellende waarde ten behoeve van liquiditeitsmanagement wordt verhoogd en het autorisatie- en verwerkingsproces van facturen wordt vereenvoudigd. Wij raden u derhalve aan om de verplichtingenadministratie in Civision Middelen in te richten en in gebruik te nemen.
22 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden
Belangrijkste boodschappen
Aard en reikwijdte controle
Evaluatie interne beheersing Ontwikkelingen in uw interne beheersing Verbijzonderde interne controle IT- audit en data-analyse Bevindingen in de processen Actuele ontwikkelingen
Vooruitblik jaarrekeningcontrole
16/12/2021
Evaluatie interne beheersing - bevindingen in de processen Verstrekte subsidies Wij hebben geconstateerd dat de interne beheersing van het subsidieproces verder is verbeterd. Met ingang van 22 juli 2020 is de Algemene Subsidieverordening (ASV) gemeente Vijfheerenlanden 2020 in werking getreden die de subsidieverordeningen van de afzonderlijke gemeenten heeft vervangen. Op dit moment wordt per beleidsterrein verdere invulling gegeven aan de ASV door het stellen van nadere regelgeving. Door middel van deze nadere regelgeving wordt ook de eenduidigheid van de subsidies verbeterd. Wij juichen deze beleidsmatige ontwikkeling van harte toe. Ten aanzien van de vertaling naar de operationele processen hebben wij de volgende bevindingen: • Wij hebben geconstateerd dat er nog niet voor alle subsidies een gestructureerd register van verstrekte subsidies aanwezig is. Hiervoor zou het zaaksysteem kunnen worden gebruikt, waarbij van belang is dat een subsidiedossier en alle onderliggende documenten één dossiernummer krijgen. Om het gebruik van het zaaksysteem te stimuleren, is het wenselijk om de administratie te verzoeken om geen betalingen te doen zonder dat een subsidiedossier in het zaaksysteem is opgevoerd. De subsidies binnen het Sociaal Domein vormen een positieve uitzondering.
• Met het inwerkingtreden van de nieuwe ASV en nadere regels dienen ook de processen binnen het Team Subsidies verder gestandaardiseerd te worden. Mede door de hogere werkdruk heeft dit nog geen prioriteit gekregen.
•
•
Er is nog geen vast proces ten aanzien van de tussentijdse bewaking van verstrekte subsidies. Wij hebben geconstateerd dat de bewaking op dit moment plaatsvindt op basis van de persoonlijke voorkeuren van de dossierverantwoordelijke. Wij hebben begrepen dat voor budgetsubsidies in het zaaksysteem inmiddels een zaaktype aangemaakt is, waarvan tussentijdse bewaking in opzet een onderdeel is. Wij raden u aan om ook voor de overige typen subsidies in de nadere regelgeving minimaal aandacht te besteden aan de wijze waarop tussentijdse bewaking van verstrekte subsidies dient plaats te vinden. De nadere regelgeving per beleidsveld kunnen ertoe leiden dat verschillen gaan ontstaan in de wijze waarop verstrekte subsidies bewaakt gaan worden. Om de processen binnen het team duidelijk en efficiënt te houden, raden wij u aan om de nadere regelgeving eenduidig te houden.
23 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden
Belangrijkste boodschappen
Evaluatie interne beheersing - bevindingen in de processen Treasury
Aard en reikwijdte controle
Evaluatie interne beheersing Ontwikkelingen in uw interne beheersing Verbijzonderde interne controle IT- audit en data-analyse Bevindingen in de processen Actuele ontwikkelingen
Vooruitblik jaarrekeningcontrole
16/12/2021
Basis gelegd om de liquiditeitspositie structureel te bewaken Mede gezien de financiële positie van de gemeente, is het naar onze mening noodzakelijk om doorlopend inzicht te hebben in het verloop van uw geldmiddelen. Naar onze mening ligt hier een belangrijke verantwoordelijkheid voor de treasuryfunctie van de gemeente. In de organisatie en P&C documenten ontbreekt echter een onderbouwde liquiditeitsplanning zoals gevraagd in artikel 3 lid 13 van het Treasurystatuut gemeente Vijfheerenlanden. In de paragraaf Treasury worden de verplichte risico’s en ratio’s benoemd, maar er is geen sprake van een berekening van de liquiditeitsbehoefte over de verschillende jaren. Tevens is in de geprognotiseerde balans geen analyse opgenomen van de wijzigingen van het werkkapitaal. Als bijlage bij het raadsvoorstel Lange termijn financiering is wel een uitgebreide liquiditeitsbegroting opgenomen voor de lange termijn. Naar onze mening kan deze begroting als basis dienen om structureel invulling te geven aan de wens van de raad zoals opgenomen in het Treasurystatuut. Functie van treasurer wordt in 2022 expliciet ingevuld Op dit moment is er in tegenspraak met artikel 16 van het Treasurystatuut gemeente Vijfheerenlanden 2019 geen specifieke treasurer aanwezig binnen de organisatie.
De verantwoordelijkheid voor de treasuryfunctie is gedeeltelijk belegd bij een medewerker van de financiële administratie en gedeeltelijk bij een financieel adviseur.
Als onderdeel van de doorontwikkeling van de financiële functie is de verwachting dat in de loop van 2022 de functie van treasurer zal worden ingevuld door één medewerker. Hierbij zal de organisatie zorgdragen dat het vierogenprincipe gewaarborgd is. Huren en pachten Binnen het proces huren en pachten wordt geen gebruik gemaakt van een zogenaamd standenregister. Hierdoor is er geen inzicht in de volledigheid van de verantwoorde huuropbrengsten. Op dit moment wordt een integrale aansluiting gemaakt tussen de huuradministratie en het kadaster. Het is nog niet bekend of deze analyse gereed is voordat de jaarrekeningcontrole start. Wel hebben wij geconstateerd dat op dit moment een uniformiteitsslag plaatsvindt op de verhuur- en pachtovereenkomsten. Hierbij wordt zoveel als mogelijk gebruik gemaakt van een standaardovereenkomst. Hierdoor ontstaat meer grip op de eenduidigheid, kwaliteit en rechtmatigheid van de verhuuren pachtovereenkomsten. Een onderdeel van dit proces is om zoveel als mogelijk de verhuur- en pachtovereenkomsten marktconform te maken. Hierdoor wordt het risico op het verlenen van staatssteun zoveel als mogelijk tegen gegaan.
24 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden
Belangrijkste boodschappen
Aard en reikwijdte controle
Evaluatie interne beheersing - bevindingen in de processen Omgevingsvergunningen In tegenstelling tot voorgaand jaar hebben wij bij onze interimwerkzaamheden voor de jaarrekeningcontrole 2021 kunnen vaststellen dat de controle van de tarieven in Squit zichtbaar zijn vastgelegd. Dit is een belangrijke verbetering in de interne beheersing van het proces Omgevingsvergunningen.
Evaluatie interne beheersing Ontwikkelingen in uw interne beheersing Verbijzonderde interne controle IT- audit en data-analyse Bevindingen in de processen Actuele ontwikkelingen
Vooruitblik jaarrekeningcontrole
16/12/2021
Belastingen De controle op de proefkohieren van OZB is niet structureel geborgd in het proces. De medewerker belastingen doet een check op opvallende zaken zoals dubbele regels maar werkt hierbij geen gestructureerde controlelijst af. Daarnaast betreft het een lijst met 30.000 regels. De controle is daardoor handmatig niet effectief en efficient uit te voeren. Er is geen controle op ongeautoriseerde aanpassingen van belastingen en heffingen. Een medewerker zou daarom zijn eigen belastingen kunnen aanpassen. Alle mutaties worden wel gelogd.
Grondexploitaties Interne beheersing van grondexploitaties is toereikend, maar afhankelijk van externen De operationele beheersing van de grondexploitaties op tactisch en operationeel niveau is toereikend, maar is afhankelijk van de kennis, ervaring en inzet van externe medewerkers. Bij het wegvallen van deze externe expertise is het risico aanwezig dat de voortgang van de projecten stil komt te liggen en risico’s onvoldoende inzichtelijk zijn. De kennis en ervaring om de grondexploitaties financieel te beheersen en de kwaliteit van de projecties te beoordelen, is binnen het Team Financiën aanwezig. Gezien het projectmatige karakter van de grondexploitaties is het overigens een bewuste, en naar onze mening begrijpelijke, keuze van de organisatie om gebruik te maken van externe medewerkers. Geen Nota Grondbeleid aanwezig Vanuit de wetgeving is het niet verplicht om als gemeente een Nota Grondbeleid te hebben. In de financiële verordening is echter door de raad bepaald dat het college eens in de vier jaar een (geactualiseerde) Nota Grondbeleid aanbiedt aan de Raad. Wij hebben geconstateerd dat dit tot op heden nog niet heeft plaatsgevonden. In de raadsinformatiebrief van 17 november 2020 heeft het college de raad hierover geïnformeerd. In de begroting 2022-2025 is het ontbreken van de Nota Grondbeleid verder gemotiveerd.
25 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden
Belangrijkste boodschappen
Aard en reikwijdte controle
Evaluatie interne beheersing Ontwikkelingen in uw interne beheersing Verbijzonderde interne controle IT- audit en data-analyse Bevindingen in de processen Actuele ontwikkelingen
Vooruitblik jaarrekeningcontrole
16/12/2021
Evaluatie interne beheersing - bevindingen in de processen Het college is van mening dat het belangrijk is om eerst de toekomstige ruimtelijke opgaven van de gemeente in beeld te hebben zoals deze een plek zullen krijgen in de omgevingsvisie. Omdat er nog gewerkt wordt aan de omgevingsvisie, wordt het grondbeleid daarin meegenomen. Wij realiseren ons dat deze volgorde vanuit het oogpunt van doelmatigheid de voorkeur heeft van het college. Formeel gezien heeft de raad op dit moment echter onvoldoende mogelijkheden om inhoud te geven aan haar kaderstellende en controlerende functie ten aanzien van het grondbeleid. Hierbij dient te worden opgemerkt dat de grondexploitaties jaarlijks worden geactualiseerd en aan de raad worden aangeboden. Overigens wijzen wij u op een interne inconsistentie in de financiële verordening. In artikel 22 is opgenomen dat de geactualiseerde Nota Grondbeleid elke vier jaar aan de raad aangeboden dient te worden. In de toelichting op artikel 22 wordt echter een termijn van vijf jaar genoemd. Om verwarring te voorkomen raden wij u aan om de toelichting in overeenstemming te brengen met het artikel in de verordening.
De informatievoorziening naar de raad is beperkt Gezien de financiële omvang en lange looptijd van de exploitaties en het feit dat veel gronden nog moeten worden geleverd, achten wij het risicoprofiel van uw grondexploitatie hoog. Naar onze mening krijgen de grondexploitaties in de informatievoorziening naar de gemeenteraad niet de aandacht die passend is bij een dergelijk risicoprofiel. Wij hebben geconstateerd dat er door de organisatie geen Meerjarenperspectief Grondexploitaties (MPG) wordt opgesteld. De paragraaf Grondbeleid in de begroting en jaarrekening is beperkt. Zo ontbreekt het aan een duidelijke risico- en scenarioanalyse per grondexploitatie. Hierop vormt Broekgraaf, de grootste grondexploitatie binnen de gemeente, een positieve uitzondering. Als onderdeel van deze geactualiseerde grondexploitatie wordt ook een geactualiseerde risicoanalyse en scenarioanalyse opgesteld. Wij raden u aan om met de gemeenteraad in overleg te treden over de informatiebehoefte ten aanzien van de grondexploitaties, en de informatievoorziening hierop aan te passen. Hierbij zijn wij van mening dat, gezien het risicoprofiel van uw grondexploitaties, de gemeenteraad een proactieve rol zal moeten aannemen.
Wij raden u daarom aan om voor de raad (informele) bijeenkomsten te organiseren voor de belangrijkste grondexploitatieprojecten, zoals Broekgraaf en De Weide II, waarbij raadsleden zich kunnen laten informeren over de status, voortgang en risico’s binnen de projecten.
26 Managementletter Gemeente Vijfheerenlanden
Belangrijkste boodschappen
Aard en reikwijdte controle
Evaluatie interne beheersing Ontwikkelingen in uw interne beheersing Verbijzonderde interne controle IT- audit en data-analyse Bevindingen in de processen Actuele ontwikkelingen
Vooruitblik jaarrekeningcontrole
16/12/2021
Evaluatie interne beheersing - bevindingen in de processen Interne beheersing tijdschrijven op projecten ontbreekt Binnen de gemeente Vijfheerenlanden vindt in principe geen urenregistratie plaats door de medewerkers. Hierop is een uitzondering voor grondexploitaties en investeringen. Wij hebben echter vastgesteld dat de interne operationele beheersing op deze urenregistratie ontbreekt. Hierdoor is er geen zekerheid dat de urencomponent die aan de grondexploitatie en investeringsprojecten wordt toegerekend juist en volledig is. De voortgang van het urenschrijven is wel onderdeel van het management dashboard. Hierdoor bestaat de mogelijkheid om bijzonderheden in de urenregistratie te signaleren en terug te koppelen aan de verantwoordelijke netwerkmanager. Wij hebben vastgesteld dat de totaal op projecten geactiveerde urencomponent niet materieel is voor de jaarrekening als geheel. Vanuit de organisatie hebben wij echter signalen ontvangen dat niet alle uren ook daadwerkelijk worden geschreven. Hierdoor wordt de exploitatie mogelijk ten onrechte belast. Wij raden u aan om de projectleiders minimaal maandelijks een analyse op de juistheid en volledigheid van de geschreven uren te laten uitvoeren.
De Reserve grondexploitatie is bijna leeg Uit de programmabegroting 2022-2025 blijkt dat de Reserve grondexploitatie nagenoeg leeg is. In 2021 is een bedrag van € 14,0 miljoen onttrokken aan de reserve ter dekking van de gevolgen van de uitspraak in de zaak Niemans. Tevens is een bedrag van € 1,4 miljoen geoormerkt voor diverse projecten, zodat er nog een bedrag van € 0,2 miljoen resteert voor de dekking van mogelijke resterende risico’s binnen de grondexploitaties. Wij hebben begrepen dat de reserve in 2021 zal worden aangevuld met de tussentijdse winstneming uit het project Sluiseiland van ongeveer € 2,0 miljoen. Wij raden u aan om op korte termijn een gedetailleerde en gekwantificeerde analyse te maken van de risico’s binnen de grondexploitaties. Indien hieruit blijkt dat de gewogen omvang van deze risico’s hoger is dan de omvang van de Reserve grondexploitaties, dan geven wij u in overweging om de reserve in overeenstemming te brengen met de omvang van de risico’s. Indien de raad hiertoe besluit vóór 1 januari 2022, dan kunnen de financiële gevolgen ervan reeds worden verwerkt in de jaarrekening 2021.