096 bijl1A Bevindingenrapport Aansturing Incluzio.pdf

++

++ -/+

++ ++ 19

Toelichting: In de voortgangsoverleggen informeert Incluzio de gemeente over het proces, in de kwartaalgesprekken gaat men aan de hand van de kwartaalrapportages in gesprek over de resultaten, in de financiële overleggen wordt stilgestaan bij eventuele stijgingen of dalingen in de kosten en baten. Hierbij wordt op constructieve wijze overlegd over of de activiteiten van Incluzio bijdragen aan de doelen van de gemeente en wat er eventueel bijgesteld kan worden. *

De waarderingsscores zijn: ++ = zeer goed, + = goed, kan nog beter, - = minder goed, kan beter en -- = moet snel verbeteren.

20

Rapportage

4 Rapportage

4.1 Naleving van formele afspraken Rapportage door Incluzio aan de gemeente In de werkafspraken van december 2020 zijn tevens afspraken opgenomen over de rapportage door Incluzio: •

•

Inhoudelijke verantwoording zal Incluzio per jaar aanleveren, waarin een heldere link gelegd wordt tussen dienstverlening en behaalde resultaten, oftewel of de lumpsum van de gemeente daadwerkelijk is toe te wijzen aan de afgesproken jaarlijkse resultaten. Financiële jaarverantwoording waarin Incluzio in kaart brengt welke innovatiemiddelen zijn ingezet, wat is besteed aan burgerinitiatieven (waarvoor 10% van het totale budget beschikbaar is) en inhuur/partners.

In de tabel in de bijlage hebben wij in kaart gebracht wat Incluzio inhoudelijk rapporteerde over de verschillende KPI’s. Hiervoor is gekeken naar de jaarrapportage van 2020 en 2021. Voor 2022 was ten tijde van het onderzoek nog geen jaarrapportage beschikbaar, dus is gekeken naar de kwartaalrapportage van Q3. We hebben de volgorde van de KPI’s aangehouden zoals benoemd in Incluzio’s plan van aanpak. Deze komen niet allemaal terug in de rapportages. Voor sommige KPI’s geldt dat dat de gemeente en Incluzio na de gunning hebben besloten er minder aandacht aan te besteden. Dit geldt bijvoorbeeld voor KPI3 over laaggeletterdheid: na de gunning besloten de gemeente en Incluzio dat deze KPI beter weggelaten kon worden aangezien Incluzio geen taalaanbieder is. Voor deze evaluatie is alleen gekeken naar wat Incluzio wel en niet rapporteert aan de gemeente Venlo. We hebben niet onderzocht over welke gegevens Incluzio beschikt en of de gemeente wel of niet heeft gevraagd om ontbrekende informatie.

Voor de meeste KPI’s lijkt Incluzio positieve resultaten te boeken. Niet voor alle KPI’s is echter duidelijk of de resultaten in lijn zijn met de verwachtingen voor dat jaar of kwartaal, oftewel zijn ze behaald, goed op weg of niet behaald. De resultaten worden namelijk vooral op outputniveau gerapporteerd. Het is veel minder duidelijk in hoeverre deze resultaten bijdragen aan het behalen van de beleidsdoelen van de gemeente Venlo voor het sociaal domein. Zo wordt bijvoorbeeld in het jaarrapport van 2020 voor KPI1 (jaarlijks 70 inwoners uit Venlo met een bijstandsuitkering op een stage- of werkervaringsplek plaatsen) gerapporteerd hoeveel trajecten lopen en succesvol zijn afgesloten bij de Herstelacademie. Er wordt niet duidelijk wanneer een traject succesvol is afgesloten. In het kwartaalrapport van 2022 is wel opgenomen wat is gebeurd met inwoners die succesvol zijn uitgestroomd. Ook is bijvoorbeeld onduidelijk hoe de trajecten van de Herstelacademie bijdragen aan het beleidsdoel ‘zelfredzame inwoners’ van de gemeente Venlo. Voor KPI4 (jaarlijks 150 unieke mantelzorgers bereiken met trainingen, workshops en ontmoetingsactiviteiten) rapporteert Incluzio onder andere hoeveel mantelzorgen zijn bereikt en welke hulpvragen deze mantelzorgers hebben. Er wordt niet gerapporteerd in hoeverre de mantelzorgers zich daadwerkelijk geholpen voelen door de activiteiten.

Over de samenwerking met de specifieke partners binnen de sociale basis wordt weinig gerapporteerd. Incluzio rapporteert over de tevredenheid van organisaties waarmee wordt samengewerkt in een jaarlijks partnertevredenheidsonderzoek (PTO) en de jaarrapportages. In het PTO wordt gerapporteerd welk cijfer partners de samenwerking met Incluzio geven en wat er volgens de partners goed en minder goed gaat binnen samenwerking. Ook kunnen de partners verbeterpunten noemen voor Incluzio. De samenwerking met het bredere netwerk, zoals met het onderwijs of bedrijven, is niet opgenomen in de jaarverslagen. Wat betreft de samenwerking met de wijkteams is alleen op een paar punten opgenomen hoe vaak cliënten worden doorverwezen door het sociaal wijkteam. In het jaarverslag van 2020 zijn verhalen van enkele professionele partijen (Moveoo, MEE, zorgboerderij ‘t Jaegershoes, het Dagactiviteitencentrum Venlo en het Platform Vrijwilligers Organisaties Venlo) opgenomen. Zo worden ervaringen met Open Inloop op verschillende locaties beschreven en de mate waarin het Platform Vrijwilligers Organisaties Venlo haar doelstellingen voor 2020 heeft gerealiseerd. Incluzio rapporteert zelf niet over de activiteiten die zij uitvoert ten behoeve van de samenwerking met verschillende partijen, wel komt in het PTO aan bod wat Incluzio goed en minder goed heeft gedaan om de samenwerking te bevorderen. 22

Ook in het jaarverslag voor 2021 zijn voornamelijk het bereik en de activiteiten van enkele (professionele) partijen beschreven, namelijk het Platform Vrijwilligers Organisaties Venlo, MEE de Meent, het Dagactiviteitencentrum Venlo en de Herstelacademie. Het coöperatief samenwerkingsverband wordt niet meer genoemd in de rapportages. Voor de financiële verantwoording is terug te lezen in de werkafspraken dat Incluzio een normenkader heeft opgesteld, waar de gemeente mee akkoord is gegaan. In dit normenkader12 is per onderdeel opgenomen wat Incluzio hierover zal rapporteren: • Omzet: de omzet bestaat uit vergoedingen uit de lumpsum, beschikkingen, indicaties en/of andere geleverde diensten. Over de baten van Incluzio zijn geen specifieke afspraken gemaakt met de gemeente Venlo, volgens de ambtelijke organisatie. Inkomsten buiten de lumpsum zijn onder andere afkomstig uit extra opdrachten van de gemeente die niet tot de oorspronkelijke opdracht behoren (bijvoorbeeld het Jongeren Perspectief Fonds) en andere opdrachten van Incluzio (bijvoorbeeld het onderaannemerschap Refugee Team). Daarnaast heeft Incluzio andere inkomsten zoals een onkostenvergoeding van de deelnemers van Open Inloop en de inkomsten van een lunchcafé.

• Personeelskosten: de personeelskosten zijn berekend op basis van de verloningsuren van medewerkers die worden toegerekend aan de opdracht op basis van de formatieverdeling zoals vastgelegd in de personeelsadministratie. Deze kosten bevatten ook inhuur van derden en uitbesteed werk. • Overige bedrijfskosten: deze kosten gaan onder andere over huisvesting, algemene kosten, project gerelateerde kosten, op basis van ontvangen facturen. • Overheadkosten: deze kosten betreffen de doorbelaste kosten voor de backoffice van Incluzio, zoals projectmanagement, staf algemeen, HR, etc. • Resultaat: het totaal van opbrengsten verminderd met de totale kosten. In de financiële verantwoording van Incluzio over 2022 wordt inderdaad over bovenstaande kosten en baten gerapporteerd. Zo worden de baten apart gerapporteerd over de basisovereenkomst, opbrengsten open inloop en lunchcafé, opbrengsten verhuur en overige opbrengsten (o.a. Jongeren Perspectief Fonds, compensatie rijksmiddelen, Refugee Team, etc.). De kosten zijn onderverdeeld in personeelskosten (lonen, sociale lasten en overige personeelskosten zoals werk door derden 13), huisvestingkosten, exploitatiekosten (o.a. zaalkosten en inkopen), afschrijvingen, overige kosten (kantoorbenodigdheden, verzekering, backoffice, etc.), rentelasten en vennootschapsbelasting.

Zoals benoemd in paragraaf 3.1 is in 2022 minder besteed aan buurtactiviteiten en -projecten dan is vastgelegd in de werkafspraken. Bovenstaande kosten en baten leveren voor 2022 een negatief resultaat op van -€42.054, wat neerkomt op -0.5% van het totale budget. Wanneer dit bedrag wordt opgeteld bij de resultaten van 2020 en 2021 levert dit echter een positieve som op van €55.378.14 Een onafhankelijke accountant heeft deze financiele verantwoording vervolgens gecontroleerd en vastgesteld dat deze overeenkomt met de gestelde eisen in het door Incluzio opgestelde normenkader voor de financiële verantwoording.15 Ook stelt Incluzio een jaarrekening op, die eveneens wordt gecontroleerd door de onafhankelijke accountant. In deze jaarrekening maakt Incluzio de balans op per 31 december van het betreffende jaar. Voor de jaarrekening van 2022 stelde deze accountant vast dat de jaarrekening een getrouw beeld gaf van de grootte en samenstelling van het vermogen van Incluzio per 31 december 2022. 16 Zoals beschreven in paragraaf 3.1 kan de gemeente aanvullende vragen stellen over de financiële verantwoording en de jaarrekening.

12 Financiële verantwoording Incluzio 2022, inclusief normenkader (28 april 2023). 13 In 2022 heeft Incluzio in totaal €1.167.212 besteed aan werk door derden. Derden waren bijvoorbeeld Moveoo, Assist Wijk- en Jeugdwerk, Mee de

Meent Groep, Stichting PVOV, etc. 14 In 2020 was het resultaat -€64.695, in 2021 €162.127. Verrekend met het resultaat van 2022 (-€42.054) levert dat een som van €55.378 op. 15 Controleverklaring inzake de financiële verantwoording ‘Stichting Incluzio Uitvoering – Financiële verantwoording 2022 ISB Venlo’ (Deloitte, 28 april 2023). 16 Controleverklaring jaarrekening Incluzio 2022 (Deloitte, 31 maart 2023).

23

Rapportage door de gemeente naar de raad De raad wordt op de hoogte gehouden van de voortgang binnen de sociale basis via raadsinformatiebrieven en via de P&C-stukken, oftewel de jaarrekening en programmabegroting. In tabel 4.1 presenteren wij de raadsinformatiebrieven (RiB) die naar de raad zijn gestuurd met betrekking tot deze aanbesteding.

Tabel 4.1

Overzicht raadsinformatiebrieven die betrekking hebben op de aanbesteding sociale basis

Raadsinformatiebrief RIB2019 – 68 (14 mei 2019): Aanbesteding sociale basis

Doel Kennisgeving

RIB2019 – 141 (19 nov 2019): Aanbestedingen ‘opvang slachtoffers huiselijk geweld’ en ‘sociale basis’ Dagmail van 1 april 2020: Definitieve gunning aan Incluzio B.V Dagmail van 21 april 2021

Kennisgeving

Kennisgeving

Kennisgeving

Beschrijving inhoud Informatie over de aanbesteding, waaronder het plan van de gemeente om de opdracht aan één partij te besteden voor betere ondersteuning van inwoners en een financieel houdbare situatie van het sociaal domein. Opgenomen zijn de verschillende onderdelen van de aanbesteding en de doelstellingen die de gemeente nastreeft met de aanbesteding. De raad wordt geïnformeerd over de voorlopige gunningsbeslissing: de MGR gunt deze namens de gemeente Venlo voorlopig aan Incluzio. Het borgen van de continuïteit van de zorg krijgt prioriteit. De wethouder deelt mede dat de aanbesteding definitief gegund is aan Incluzio voor de periode 1 april 2020 t/m 31 maart 2023. De wethouder deelt mede dat Incluzio nu ruim een jaar actief is binnen de gemeente Venlo. Incluzio is erin geslaagd een positieve bijdrage te leveren aan het welzijn van inwoners. De raad wordt gewezen op een uitzending van ‘Met het oog op Venlo’, waarin wordt stilgestaan bij één jaar ‘Incluzio Sociale Basis’. Tot slot geeft de wethouder aan het jaarverslag van Incluzio van 2020 te zullen delen.

Over de aanbesteding en het plan van aanpak van Incluzio is weinig gerapporteerd aan de raad. In een raadsinformatiebrief van 14 mei 2019 wordt aangekondigd dat de gemeente zal starten met de aanbestedingsprocedure en welke doelstellingen de gemeente nastreeft met deze aanbesteding. In deze raadsinformatiebrief wordt ook benoemd dat men beoogt aan te besteden aan één partij, de reden hiervoor is niet vermeld. In een raadsinformatiebrief van 19 november 2019 is terug te lezen dat de opdracht voorlopig is gegund aan Incluzio, de definitieve gunning werd doorgeven in een dagmail van 1 april 2020. In beide documenten is niet terug te lezen waarom is aanbesteed aan Incluzio, welke doelen Incluzio zal nastreven door middel van welke activiteiten, en welke afspraken de gemeente en Incluzio hebben gemaakt over de aansturing. Tot slot kreeg de raad op 22 september 2022 bericht dat de opdracht is verlengd naar aanleiding van de evaluatie van de ervaringen binnen de gemeente met de samenwerking met Incluzio, waarbij ook de aandachtspunten voor de volgende fase van de opdracht zijn uitgelijnd. In de gemeentelijke jaarstukken17 geeft de gemeente Venlo een programmaverantwoording, waarin zij rapporteert in hoeverre de activiteiten binnen de sociale basis conform de programmabegroting zijn uitgevoerd (zie hoofdstuk 2 voor een beschrijving van de programmabegroting).

Dit wordt zowel gerapporteerd voor het programma Gezond & Actief Venlo als voor de programmalijnen (te weten Gezond & Vitaal, Meedoen, Ontplooiing en Zelfredzaamheid). Voor de programmalijn Gezond & Vitaal lezen we voor verschillende jaren terug dat de activiteiten grotendeels conform de programmabegroting zijn uitge17 Opgehaald van begroting.venlo.nl

24

voerd. Over het halen van de doelen wordt niet gerapporteerd. Afwijkingen van de programmabegroting, zowel inhoudelijk als financieel, worden hier toegelicht. Zo wordt in de programmaverantwoording van 2022 twee ontwikkelingen aangehaald die niet voorzien waren in de programmabegroting, namelijk het personeelstekort in de zorg en de energiearmoede in combinatie met inflatie. De gemeente licht vervolgens toe hoe zij rekening zal houden met deze ontwikkelingen in 2023. Voor het programma Gezond & Actief wordt op hoofdlijnen gerapporteerd over de resultaten die zijn behaald, de activiteiten die daarvoor zijn ingezet en de kosten die zijn gemaakt. Het wordt uit de programmaverantwoording niet duidelijk op welke bronnen deze gegevens zijn gebaseerd en op sommige onderdelen mist toelichting. Zo lezen wij in de programmaverantwoording van 2021 het volgende resultaat onder de programmalijn Zelfredzaamheid: het lokale veld voor inwoners en gezinnen die te maken hebben met huiselijk geweld/kindermishandeling is verbeterd’. Zowel bij de resultaten als de ingezette activiteiten is niet terug te vinden wat men verstaat onder ‘verbeterd veld’, zo is bijvoorbeeld niet duidelijk of dit gebaseerd is op het perspectief van professionals, of dat ook burgers een verbetering ervaren.

Een ander voorbeeld uit de programmaverantwoording van 2022: ‘minder maatwerkvoorzieningen voor volwassenen door de samenwerking tussen zorgaanbieders en de sociale basis’. Op basis van de beleidsdoelen (zoals in hoofdstuk 2 beschreven) weten we dat de gemeente inderdaad beoogt om meer collectieve vormen van ondersteuning in te zetten en maatwerkvoorzieningen voor zover mogelijk af te bouwen. In deze verantwoording is echter niet terug te vinden of deze maatwerkvoorzieningen zijn vervangen door andere vormen van ondersteuning, welke dan, en in welke gevallen men ervoor heeft gekozen geen maatwerkvoorziening in te zetten. Tot slot wordt Meetbaar Venlo gebruikt om inzicht te verstrekken in ontwikkelingen in de stad. Hierbij wordt voor iedere programmalijn op enkele indicatoren gerapporteerd. Zo brengt men aan de hand van de participatieladder maatschappelijke participatie en isolement in kaart. Ook is terug te vinden hoeveel jongeren vroegtijdig het onderwijs verlaten, hoe inwoners scoren op zelfredzaamheid, sociale cohesie, etc. Deze resultaten geven de stand van zaken weer binnen Venlo wat betreft de sociale basis. Het interpreteren van resultaten is echter geen onderdeel van Meetbaar Venlo, zo worden resultaten niet gekoppeld aan ingezette activiteiten binnen de sociale basis.

Zoals al benoemd in hoofdstuk 2 beoogt de gemeente Venlo recentelijk om meer in te zetten op de monitoring van de effectiviteit en efficiency van het beleid. Onderdeel hiervan is de focus op datagericht werken, zo werkt men momenteel een dashboard waarin de voortgang binnen de sociale basis in kaart wordt gebracht op wijkniveau. Dit vergt wel uitgebreide dataregistratie door Incluzio, wat ook één van de aandachtspunten is voor de verlenging van de opdracht (zie hoofdstuk 2). Voor het datagericht werken kan men gebruik maken van Meetbaar Venlo, maar de gemeente wil ook meer inzetten op stadspeilingen en wijkanalyses. Gerelateerd hieraan is de gemeente voornemens om meer zicht te krijgen op de impact van haar beleid. Hiervoor wordt een cursus over impactgericht werken ingezet, waarin aandacht wordt besteed aan de koppeling tussen output en effect. Doel hiervan is dat de gemeente verandertheorieën gaat opstellen voor haar beleid die de basis vormen voor de meetplannen zodat de gemeente kan inventariseren in hoeverre het beleid de gewenste effecten heeft. De eerste ervaringen met de pilot van de cursus waren positief.18

4.2 Ervaringen van de ambtelijke organisatie, gemeenteraad en Incluzio In de gesprekken geven medewerkers van de gemeente aan dat ze tevreden zijn met de wijze waarop Incluzio rapporteert. Over het algemeen geven de rapportages een duidelijk beeld van de voortgang. Bij aanvang van de opdracht was de gemeente voornamelijk geïnteresseerd in de cijfermatige output, om de rapportages ook enigszins behapbaar te houden. Inmiddels heeft de gemeente ook meer behoefte aan het narratieve verhaal achter de cijfers, denk bijvoorbeeld aan ervaringen van burgers of professionals. Incluzio heeft hier naar eigen zeggen wel stappen gezet:

18

Notitie ‘Vervolg impactgericht werken’ (27 februari 2023).

25

“Eerst focusten we vooral op de droge indicatoren, nu voegen we ook dat narratieve verhaal toe. We hebben ook gekeken hoe we genuanceerder kunnen rapporteren: wat hebben we met preventie bereikt, welke neveneffecten zien we, bijvoorbeeld of we echt mensen uit eenzaamheid halen. Een meer holistische kijk in plaats van streepjes zetten.” (medewerker Incluzio) Volgens gesprekspartners vanuit de gemeente geven de rapportages van Incluzio voldoende informatie om de raad op de hoogte te houden van de voortgang. Wel geven verschillende gesprekspartners aan dat deze rapportage aan de raad momenteel gefragmenteerd van aard is. Hierbij wordt benadrukt dat het belangrijk is om de raad op de hoogte te houden maar dat men tegelijk ook niet te gedetailleerd wil rapporteren aan de raad. Zo deelt men niet direct de rapportages die door Incluzio zijn opgesteld met de raad omdat dit teveel detailinformatie zou zijn. Over de rapportage over de sociale basis aan de raad zijn ook geen afspraken gemaakt volgens onze gesprekspartners. Zo geven medewerkers van de gemeente aan dat voor andere beleidsvelden afspraken gemaakt zijn over de mate waarin gerapporteerd wordt aan de raad, bijvoorbeeld over frequentie en het detailniveau. Wel is het volgens gesprekspartners zeker mogelijk om dit voor de sociale basis te doen als de raad hiertoe behoefte voelt.

In het raadsgesprek hebben de meeste fracties aangegeven dat zij momenteel onvoldoende op de hoogte worden gehouden van de afspraken met Incluzio en de resultaten van activiteiten. Zo geven de raadsleden aan dat zij geen toegang hebben tot documenten rondom de aanbesteding, waardoor zij niet weten wat de opdracht is aan Incluzio. Ook zijn zij niet betrokken bij de beslissing om de opdracht aan Incluzio te verlengen. Uit de analyse van de raadsinformatiebrieven blijkt dat de gemeenteraad is geïnformeerd over het beleidsplan sociale basis, (RIB 147), over de voorgenomen aanbesteding (RIB 168) en over de verlenging van het contract met Incluzio (RIB 118). De definitieve gunning aan Incluzio is via de dagmail medegedeeld aan de gemeenteraad. De selectie- en gunningsleidraad zijn volgens de ambtelijke organisatie openbare stukken. Uit het raadsgesprek blijkt verder dat de meeste fracties graag willen kennisnemen van de rapportages van Incluzio. Ook krijgen verschillende raadsleden, naar eigen zeggen, soms tegenstrijdige informatie wanneer zij hier zelf naar vragen. Dit gebrek aan informatie geldt overigens niet alleen voor deze aanbesteding, ook rondom de beleidsonderwerpen jeugd en WMO vinden raadsleden dat ze te weinig worden betrokken.

Door dit gebrek aan informatie vinden de raadsleden dat zij hun controlerende taak momenteel onvoldoende kunnen uitvoeren en ontstaan ook zorgen bij de leden over de werkzaamheden van Incluzio. Zo kunnen de leden signalen uit de samenleving over Incluzio niet beoordelen wanneer zij niet op de hoogte zijn van de opdracht aan Incluzio. Eén raadslid geeft als voorbeeld signalen van organisaties binnen de sociale basis die willen samenwerken met Incluzio nu de sociale basis bij Incluzio belegd is: “Soms word ik aangesproken door andere partijen die er niet doorheen komen. Ik wil daar antwoord op geven, maar dat kan niet als ik niet weet waarom op deze wijze is aanbesteed.” (raadslid) De raadsleden zouden graag op korte termijn zien dat zij meer zicht krijgen op de opdracht aan Incluzio en de resultaten daarvan. Ook ambtelijke gesprekspartners zien verbetermogelijkheden voor de rapportage aan de raad, bijvoorbeeld om meer op impactniveau te rapporteren en meer gebruik te maken van wijkanalyses en stadspeilingen. Daarnaast geven gesprekspartners aan dat men meer zou kunnen aansluiten op Meetbaar Venlo om de raad op de hoogte te houden van de voortgang. Een deel van de activiteiten van Incluzio kan nog worden opgenomen in Meetbaar Venlo (alle activiteiten is niet haalbaar). De toevoeging van nieuwe indicatoren is onderwerp van overleg tussen raad (auditcommissie) en college.

Tot slot kan ook het eerdergenoemde dashboard ervoor zorgen dat de raad (nog) beter op de hoogte gehouden wordt van de voortgang.

26

4.3 Beoordeling aan de hand van het normenkader In onderstaande tabel geven we onze beoordeling aan de hand van de rapportagenormen. Tabel 4.2 Beoordelingskader rapportagenormen Rapportagenormen

•

De gemeente wordt tijdig en juist geïnformeerd door Incluzio over de mate waarin en de wijze waarop de doelstellingen zijn behaald (daarbij onderscheiden naar de doelstellingen op output-, outcome- en impactniveau, de doelgroepen en de werkende mechanismen). Toelichting: Incluzio rapporteert per kwartaal de resultaten voor de verschillende KPI’s. Zo wordt uitgebreid toegelicht wat het bereik is van verschillende activiteiten en welke hulpvragen Incluzio binnenkrijgt van de verschillende doelgroepen. Deze resultaten worden voornamelijk op outputniveau gerapporteerd, in mindere mate worden de resultaten gekoppeld aan de beleidsdoelen. Zo worden resultaten niet gerelateerd aan de beleidsdoelen van de gemeente. • Eventuele afwijkingen (niet of onvoldoende behalen van de doelstellingen) worden beargumenteerd en gekoppeld aan verbetermogelijkheden. Toelichting: Incluzio rapporteert afwijkingen binnen de output en geeft hier mogelijke verklaringen voor, zie de tabel in de bijlage. Ook deze afwijkingen worden niet gekoppeld aan de beleidsdoelen van de gemeente Venlo. Verbetermogelijkheden worden niet altijd gegeven. • Het college verwerkt deze informatie in een rapportage aan de gemeenteraad waardoor de raad in staat is de uitvoering van het gemeentelijke beleid aangaande de sociale basis te beoordelen op effectiviteit en efficiency.

Toelichting: Rapportage aan de raad is beperkt en gefragmenteerd. Zo blijkt uit tabel 4.1 dat de raad alleen af en toe informatie ter kennisgeving ontvangt. De raad vindt dat hij onvoldoende wordt betrokken bij en geïnformeerd over de aanbesteding en resultaten, waardoor de raad de controlerende taak onvoldoende kan uitvoeren. *

Waarderingsscore*

-

--

De waarderingsscores zijn: ++ = zeer goed, + = goed, kan nog beter, - = minder goed, kan beter en -- = moet snel verbeteren.

27

Voorlopige beantwoording onderzoeksvragen

5 Voorlopige beantwoording onderzoeksvragen

5.1 Voorlopige beantwoording onderzoeksvragen In de vorige hoofdstukken hebben wij de afspraken tussen de gemeente en Incluzio weergegeven met betrekking tot de na te streven beleidsdoelen, de aansturing van Incluzio en de rapportage door Incluzio en de gemeente. Ook keken wij de naar de ervaringen van beide partijen met betrekking tot deze onderwerpen en evalueerden wij dit aan de hand van de opgestelde beleids-, proces- en rapportagenormen. Op basis van deze informatie zullen wij in deze paragraaf een voorlopig antwoord geven op de onderzoeksvragen. a.

Welke gemeentelijke beleidsdoelen worden uitgevoerd met de inkoop van de dienstverlening door Incluzio?

In haar beleidsplan voor de sociale basis geeft de gemeente Venlo aan vijf ambities na te streven: 1. Zelfredzame inwoners; 2. Vitale gemeenschappen en zorg voor elkaar; 3. Actief signaleren en passende ondersteuning voor jong en oud; 4. Kwalitatieve en toegankelijke informatie en voorzieningen in de buurt; 5. Gemeente faciliteert inwoners vanuit een bewuste houding en rol. Vervolgens worden deze beleidsdoelen in de selectieleidraad vertaald naar de doelen voor de aanbesteding: zelfredzame inwoners, vitale gemeenschappen, passende ondersteuning voor jong en oud en organisaties die gericht zijn op samenwerking. Voor elk van deze overkoepelende beleidsdoelen geeft de gemeente aan welke effecten zij door middel van deze aanbesteding graag zouden terugzien in de samenleving. De aanbesteding moet hiermee bijdragen aan de transformatiebelofte, waarbij de gemeente beoogt inwoners op gepaste wijze te ondersteunen vanuit een systeembenadering, waarbij de focus ligt op collectieve vormen van ondersteunen, de vraag van inwoners centraal staat, de herkenbaarheid van de sociale basis vergroot wordt en meer ruimte is voor burgerinitiatieven. b.

Wat zijn de afspraken met Incluzio over prestaties en effecten?

Op basis van de eerdergenoemde selectieleidraad stelde Incluzio een uitvoeringsplan op, waarbij zij voor ieder beleidsdoelen een aantal KPI’s formuleerde. In overleg de gemeente zijn deze KPI’s na de gunning verder afgestemd op de behoefte van de gemeente en de mogelijkheden van Incluzio. Ook later in het proces blijven partijen met elkaar in gesprek over de doelen die nagestreefd moeten worden en de activiteiten die daarvoor nodig zijn. Beide partijen geven aan dat er flexibiliteit nodig is binnen opdracht, aangezien de behoefte van de gemeente en inwoners ook onderhevig is aan maatschappelijke ontwikkelingen. c.

Wat is afgesproken over rapporteren en verantwoorden?

In de werkafspraken is opgenomen dat Incluzio eens per jaar een inhoudelijke verantwoording aanlevert in de jaarrapportages, waarin een heldere link gelegd wordt tussen dienstverlening en behaalde resultaten. Daarnaast rapporteert Incluzio per kwartaal de resultaten op de KPI’s via kwartaalrapportages, welke besproken worden in de kwartaaloverleggen. Tot slot brengt Incluzio in de financiële jaarverantwoording haar kosten en baten in kaart volgens het normenkader dat is afgestemd met de gemeente. En tweewekelijks overlegt de gemeente Venlo met Incluzio over de voortgang van de activiteiten, in dit overleg wordt niet over resultaten of effecten (outcome en impact) gesproken.

29

d.

Hoe wordt in overleggen door de gemeente gecontroleerd op prestaties en effecten?

De resultaten van de activiteiten van Incluzio worden besproken in de kwartaaloverleggen, aan de hand van de kwartaalrapportages. In deze overleggen gaat men in gesprek over de effecten van het beleid en of deze overeenkomen met de beleidsdoelen van de gemeente, volgens de gemeente en Incluzio. Wanneer (één van) de partijen ervaart dat Incluzio niet op de juiste koers zit met haar activiteiten kan men op constructieve wijze bespreken waar bijstelling nodig is. Andere domeinen worden indirect betrokken, zo worden signalen vanuit andere afdelingen opgehaald via de overleggen tussen afdelingshoofden en kunnen beleidsmedewerkers waar nodig aansluiten bij het voortgangsoverleg om nadere toelichting te geven aan Incluzio, bijvoorbeeld over activiteiten die niet naar verwachting verlopen. e.

Hoe wordt in de rapportages gerapporteerd over prestaties en effecten?

In haar kwartaal- en jaarrapportages rapporteert Incluzio de resultaten van haar KPI’s. Deze resultaten worden voornamelijk op outputniveau weergegeven, bijvoorbeeld het aantal georganiseerde bijeenkomsten of het aantal bereikte inwoners. In mindere mate wordt gerapporteerd hoe en in welke mate en op welke wijze deze resultaten bijdragen aan de beleidsdoelen van de gemeente. Gerelateerd hieraan mist men soms het narratieve verhaal, bijvoorbeeld de ervaringen van inwoners met de ondersteuning. f. g.

Zijn er aanvullende manieren waarop de gemeente controleert op prestaties en effecten? Hoe is het toezicht vanuit de gemeente en de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling (MGR) georganiseerd?

De gemeente controleert via bovengenoemde overleggen en rapportages op de prestaties en effecten. De MGR heeft hierin geen rol. h.

Hoe wordt de raad geïnformeerd over prestaties en effecten?

De raad wordt geïnformeerd via raadsinformatiebrieven, maar die brieven hebben geen betrekking op het algemene en algehele beleid in de sociale basis, maar doorgaans op specifieke onderdelen. Uit de raadsinformatiebrieven is vaak niet goed te herleiden welke resultaten betrekking hebben op de activiteiten van Incluzio. Daarnaast wordt de raad geïnformeerd via de p&c-cyclus, maar daarin wordt daar niet ingegaan op de specifieke beleidsdoelen en daaraan gekoppelde KPI’s met betrekking tot de activiteiten van Incluzio in de sociale basis. De p&c-documenten geven ook weinig informatie over het behalen van de beleidsdoelen in bredere zin, en als er over wordt gerapporteerd zijn die mededelingen niet onderbouwd.

i.

Heeft de raad voldoende zicht en grip op de effectieve en efficiënte uitvoering van de activiteiten van Incluzio?

Op dit moment heeft de raad onvoldoende zicht en grip op de activiteiten en het behalen van de doelstellingen door Incluzio. De raadsleden ervaren dat zij onvoldoende zijn betrokken bij de formulering en toekenning van de opdracht, alsook de geformuleerde doelen van Incluzio. Ook krijgt de raad te weinig integrale informatie over de resultaten en behalen van doelstellingen van het beleid. Hierdoor kan de raad zijn controlerende taak onvoldoende uitvoeren.

30

Bijlage

B

Bijlage

Tabel B.1 Gerapporteerde informatie over de KPI’s door Incluzio, per jaar Beleidsdoel geKPI’s Incluzio 2020 meente Zelfredzame in1. Bevorderen zelfredzaamheid: jaar- Trajecten die lopen bij de Herstelacawoners lijks 70 inwoners uit Venlo met een demie (211 in totaal) bijstandsuitkering op een stage- of - Analyse van de behoeften van cliënten. werkervaringsplek plaatsen - Aantal succesvol afgeronde trajecten 2. Preventie armoede: Tussen 2020- Analyse van vragen die budgetcoaches 2022 zijn 400 huishoudens geholpen krijgen. met het op orde brengen van hun fi- Aantal open/gesloten casussen budnanciële administratie. getcoaches

Vitale gemeenschappen

2021

2022 (Q3)

- Aantal casussen - Succesvol afgesloten casussen en behaald resultaat bij afsluiting - Aantal trajecten, hulpvragen en behaald resultaat bij afsluiten

- Toegevoegd: duiding, o.a. wat er is gebeurd met inwoners die succesvol zijn uitgestroomd

3. Laaggeletterdheid en beperkte taalvaardigheid. Tussen 2020-2022 wordt het aantal taalactiviteiten (met partners) jaarlijks verdubbeld. 4. Mantelzorg: we bereiken jaarlijks 150 unieke mantelzorgers met onze trainingen, workshops en ontmoetingsactiviteiten.

- Unieke bewoners (casussen) via PVOV (127) en Incluzio (8) - Geen info over aantal activiteiten t.o.v. vorig jaar - Analyse hulpvragen en doelgroepen - Gesloten/open casussen - Aantal deelnemers aan activiteiten

Niet opgenomen

5. Voortijdig schooluitval. Van de schoolverlaters op de VSV-lijst van Venlo wordt in de periode 2020-2022 jaarlijks 70% succesvol naar school, werk of andere toekomstgerichte activiteiten geleid. 6. Zorg voor elkaar. Het aantal inwoners van Venlo dat aangeeft terug te kunnen vallen op mensen uit de buurt als men hulp nodig heeft, is in 2022 vergroot naar 30%. 7. De programmering in de Huizen van de Wijk leidt ertoe dat het bereik van de buurtteams in de wijken met 25%

- Analyse doorverwijzers - Analyse doelgroep, o.a. leeftijd - 14 jongeren en 4 succesvol afgesloten trajecten (onduidelijk wat met overige 10 is gebeurd of hoeveel procent dit is van vsv’ers) Investeringen/opdrachten in preventie jeugd die vanaf 1 jan 2021 bij opdracht hoort

- Aandeel geactiveerde jongeren en de reden van afsluiting - Analyse hulpvragen - Activiteiten aangepast: activeringsprogramma’s, aantal bezoekers -Niet opgenomen

- Analyse hoe vaak Huizen geopend waren en het bereik

- Activiteiten en bezoekers - Achtergebleven door coronamaatregelen

- Bereikte mantelzorgers, analyse hulpvragen en aandeel succesvol afgesloten casussen - Activiteiten en inschrijvingen

- Toegevoegd: T.o.v. Q2 minder bezoekers van Informatie & Adviespunten met mogelijke oorzaken - Meer vragen van burgers over financiën en mogelijke oorzaken Niet opgenomen

- Toegevoegd: blijft lastig om mantelzorgers te bereiken, mogelijk door hun omstandigheden - Komende inzet voor jonge mantelzorgers en met een migratieachtergrond - Toegevoegd: minder casussen dan Q2, door corona - Meer inzetten op samenwerking met Leerplicht/RMC - Cijfers over activeringsprogramma Niet opgenomen

- Toegevoegd: duiding stijging (corona als mogelijke verklaring) en verwachtingen voor Q4

32

(2020 – 2022) toeneemt en de bezoekersgroepen meer divers zijn naar leeftijd, culturele achtergrond, zorgen detentieverleden.

Passende ondersteuning voor jong en oud

8. Burgerinitiatieven. Inwoners, sociaal ondernemers, kerken en/of verenigingen nemen initiatieven met als doel positief bij te dragen aan de leefbaarheid van hun wijk. 10% van ons jaarbudget is voor initiatieven ter versterking van de wijk en de buurt. 9. De zichtbaarheid van de buurtteams is vergroot. 85% van de inwoners weet in 2022 waar zij terecht kunnen voor informatie en advies over wonen, werken, welzijn en zorg. 10. Uitstroom buurtteam: Minimaal 75% van de inwoners heeft na afsluiten van ondersteuning van het buurtteam geen maatwerkvoorziening (meer) nodig.

11. Eenzaamheid: Alle 75-plussers krijgen in 2020 een uitnodiging voor een huisbezoek. Dit herhalen we om het jaar.

- Geen info over diversiteit of eventuele toename t.o.v. vorig jaar - KPI is aangepast naar: In de Huizen van de Wijk waar wij verantwoordelijk zijn voor de Open inloop en het Informatie & Advies stijgt het aantal bezoekers met 25% (2020-2022). - Aantal activiteiten en bijeenkomsten voor burgerinitiatieven - Aantal bezoekers

Opgenomen bij overige cijfers: aantal ondersteunde burgerinitiatieven, KPI wordt niet genoemd

Niet opgenomen

Men beoogt 3 locaties voor dagbesteding te openen

Niet opgenomen

Niet opgenomen

- Aantal open/gesloten casussen - Type hulpvragen en doelgroep - Weinig doorverwijzingen naar sociaal wijkteam, impliceert volgens rapportage dat sociale basis problematiek kan oplossen/oppakken - 76 trajecten jongerencoaching gestart, waarvan 43 afgesloten, analyse doelgroep en hulpvragen - Aantal (succesvol afgesloten) casussen huiselijk geweld, doelgroep, hulpvragen - Aantal bijeenkomsten voor activering en bezoekers van bijeenkomsten - Bereikte doelgroep van huisbezoeken en hulpvragen

- Nu KPI9 geworden - Doorverwezen cliënten - Afgesloten trajecten, aandeel dat geen maatwerkvoorziening meer nodig heeft - Wordt benoemd dat de juiste samenwerking met Sociale wijkteams is gevonden - Bij overige cijfers aantal trajecten huiselijk geweld

Aandeel dat geen maatwerkvoorziening meer nodig heeft en of er wordt doorverwezen na uitstroom

- Afgeronde huisbezoeken en uitkomsten - Grootste deel heeft niks nodig, geeft volgens rapportage aan dat er weinig animo is

Toegevoegd: doorontwikkeling en kwaliteitsverbetering huisbezoeken, over eerdergenoemde animo geen info

33

Organisaties zijn gericht op samenwerking

12. Het aantal kinderen, jongeren en jongvolwassenen (6-29 jaar) dat lid is of actief is bij een sportvereniging of deelneemt aan beweegactiviteiten stijgt in de periode 2020-2022 met 2000. 13. De Innovationboard (O)GGZ benoemd vanaf 2020 jaarlijks 3 KPI’s voor aanpak preventie (O)GGZ. 14. Inwoners zijn tevreden over onze diensten en waarderen deze tenminste met een 7,5 (schaal 1-10)

Overzicht innovaties

- Aantal activiteiten en bijeenkomsten: viel tegen vanwege lockdown - Aantal bezoekers

Georganiseerde activiteiten

Dit is onderdeel geworden van KPI12

Dit is onderdeel geworden van KPI12

Dit is onderdeel geworden van KPI12

Niet opgenomen

Niet opgenomen

15. Onze ketenpartners, vrijwilligers en belangrijke stakeholders in de wijken (huisartsen, scholen, de politie, vrijwilligersorganisaties, sportverenigingen e.d.) beoordelen onze performance minimaal met een 7,5 (schaal 1-10). 16. We richten een coöperatief samenwerkingsverband met gecontracteerde zorgaanbieders, huisartsen en wijkteams op.

Verhalen samenwerkingspartners. Het jaarlijks partnertevredenheidsonderzoek is hiervoor relevant.

-Feedback van inwoners op de geleverde diensten door Incluzio, aan de hand van de 077scan Alleen voor organisatie MEE De Meent is tevredenheid opgenomen (o.a. korte lijnen). Het jaarlijks partnertevredenheidsonderzoek is hiervoor relevant.

- Bereik en activiteiten van samenwerkingspartners: Platform vrijwilligersorganisaties, Ezelboerderij, Mee de Meent, DAC Venlo en Herstelacademie - Jaarlijks partnertevredenheidsonderzoek

Jaarlijks partnertevredenheidsonderzoek

- Verhalen samenwerkingspartners - Jaarlijks partnertevredenheidsonderzoek

Niet opgenomen in de jaarrapportage. Het jaarlijks partnertevredenheidsonderzoek is hiervoor relevant.

34

Regioplan Jollemanhof 18 1019 GW Amsterdam T +31(0)20 531 53 15 www.regioplan.nl