077bijl Opvolgingsonderzoek Schuldhulpverlening rekenkamer Venlo.pdf

Zoals gezegd is er inmiddels een realtime monitoring van gegevens in een ‘dashboard sociaal domein’, waarin ook data over schuldhulpverlening worden bijgehouden. Dit wordt gebruikt door de directie en de teamleider voor monitoring van de uitvoering, maar er worden geen (bestuurlijke) rapportages met concrete gegevens over bereikte wacht- en doorlooptijden en beslistermijnen bij de schuldhulpverlening van gemaakt. Het betrekken van de uitvoering bij beleidsdoelen en -uitwerking In het rekenkamerrapport uit december 2019 is geconcludeerd dat er een zwakke verbinding was tussen het beleid en de uitvoering van schuldhulpverlening in Venlo. Deze verbinding is volgens mededelingen van betrokkenen versterkt; klantadviseurs schuldhulpverlening worden nu meer betrokken bij beleidskeuzes. Daartoe is er regelmatig overleg tussen beleidsadviseur en klantadviseurs. De beleidsadviseur neemt deel aan het reguliere clusteroverleg SHV (binnen het team Werk) eenmaal per drie weken en heeft aanvullende overleggen met klantadviseurs SHV over zaken die vanuit beleid worden opgepakt (bijvoorbeeld de aanpak van vroegsignalering). 5. Constatering De aanbeveling is deels uitgevoerd. De uitvoering (i.c. klantadviseurs SHV) wordt vaker en intensiever betrokken bij beleidskeuzes en praktische uitwerking van doelen.

De doelen en speerpunten zoals verwoord in het beleidsplan ‘Actief uit Armoede en schulden’ en het uitvoeringsprogramma (maart 2019) hebben een vertaling gekregen in een aantal indicatoren. Voor diverse indicatoren zijn echter geen cijfers beschikbaar. Daarnaast zijn voortvloeiend uit de geformuleerde doelen in het Addendum binnen de schuldhulpverlening twee indicatoren benoemd: een indicator voor preventie en vroegsignalering (gemiddelde schuldhoogte) en een indicator voor schuldenvrije afsluiting schuldtrajecten (door PLANgroep). De eerste indicator wordt (nog) niet toegepast. De tweede is in de overeenkomst met PLANgroep vastgesteld en wordt (overall beschouwd) behaald. De indicatoren worden niet gebruikt voor (bestuurlijke) rapportages over de uitvoering van de schuldhulpverlening.

⁶ PLANgroep verzorgt het gespecialiseerde deel van de SHV in Venlo waar het, volgens de jaarverslagen en interviews, gaat om

dienstverlening inzake crisisinterventie, moratorium, intake, stabilisatie, dwangakkoord, schuldbemiddeling, WSNP, Duurzame Financiële dienstverlening (DFD) en heronderzoeken.

⁷ Voor alle mensen die door de klantadviseurs van de gemeente Venlo bij PLANgroep worden aangemeld, is PLANgroep er in 2018

in geslaagd 85% van de gevallen een minnelijke schuldregeling te treffen of in het Wsnp-traject toe te laten. Het aantal geslaagde schuldbemiddelingen in 2020 betreft trajecten die zowel in 2020 als (nog deels) in 2019 gestart zijn.

Pagina 31

1.

Aanbeveling rekenkamer Aanbeveling 4 | Zorg voor goede bezetting

Om de voor inwoners belangrijke taak van schuldhulpverlening beter uit te voeren, is het nodig om te zorgen voor voldoende capaciteit en zoveel mogelijk continuïteit in de inzet voor zowel beleid als uitvoering van schulpverlening.

2.

Bestuurlijke reactie (november 2019) In januari 2020 meldt het college aan de raad: “Naast de reeds bij de speerpunten opgenomen aanbevelingen 9 en 11, geldt voor de aanbeveling (…) dat een goede bezetting, structuur, registratie, afstemming en aansturing de aandacht van de organisatie heeft, waarbij de genoemde aspecten inmiddels vertaald zijn in de werkzaamheden. Belangrijk is hierbij het onderscheid te maken tussen enerzijds uitvoering en anderzijds beleid. Bij beleid zijn de personeelsaspecten inmiddels geborgd”. (uit: beantwoording door college van vragen aan raad over rekenkamerrapport Schuldhulpverlening, 23 januari 2020)

3.

Plan van aanpak gemeente (juni 2020) “We onderzoeken welke formatie gemeenten met een vergelijkbare omvang inzetten. We houden daarbij rekening met de diensten die we zelf uitvoeren en de diensten die we uitbesteden. We beoordelen in hoeverre de formatie bij schuldhulpverlening in Venlo overeenkomt met die van andere gemeenten. De capaciteit bij beleid is op orde (zie notitie 22 januari 2020). Bij de uitvoering starten op 1 juni en 1 juli 2020 twee nieuwe klantadviseurs schuldhulpverlening, waardoor ook de capaciteit in de uitvoering weer aansluit bij de huidige workload. De formatiescan die vorig jaar door Berenschot is uitgevoerd, geeft geen inzicht in de noodzakelijke capaciteit, omdat in de formatiescan is gekeken naar de generieke functie van klantmanager A. Hier vallen bijvoorbeeld ook de doelmatigheidscoaches, RMC-consulenten en accountmanagers WSP onder. Dit zegt helaas niets over de capaciteit op het gebied van Schuldhulpverlening. Gereed: 31-12-2020”

4.

Monitoringrapportage Jaarstukken 2020 (juni 2021) “Aanbeveling is afgerond Door verschillen in inrichting van het proces schuldhulpverlening tussen verschillende gemeenten, is het niet mogelijk de uitvoering in Venlo goed te vergelijken met andere gemeenten. Het aantal inwoners dat een beroep doet op schuldhulpverlening kan ondersteund worden met de huidige formatie van 5,17 fte.”

5.

Bevindingen van de rekenkamer Capaciteit voor uitvoering Het cluster SHV kent sinds eind 2019 enkele wijzigingen in bezetting; er zijn twee klantadviseurs vertrokken die door twee nieuwe adviseurs zijn vervangen. De formatie van cluster SHV lag op 4,17 fte; deze is uitgebreid naar 5 fte. De feitelijke bezetting is gelijk gebleven, namelijk 4,17 fte. De andere klantadviseurs werken al langer binnen het cluster SHV en zorgen voor continuïteit. Zij worden ondersteund door een administratieve kracht (1 fte). Een andere wijziging betreft het teamleiderschap van Team Werk; de teamleider werkt daar nu op vaste basis, sinds (eind) 2019; het is derhalve geen interimfunctie meer. Formatiebezetting beleid SHV en armoede Naast de beleidsadviseur (32 uur per week) is er een beleidsmedewerker voor 18 uur per week voor Armoedebeleid en een beleidsadviseur voor 12 uur per week, die zich met name richt op armoede/shv en laaggeletterdheid. Normering capaciteit uitvoering SHV Er is door de gemeente gezocht naar een adequate bepaling van de gewenste caseload van de SHV-klantadviseurs en naar de (juiste) bezetting. Er is bij andere gemeenten in Nederland uitvraag gedaan hoe groot een reguliere caseload van een klantadviseur is. Bij de beoordeling hiervan zag men, volgens de teamleiding, sterk uiteenlopende caseloads (van 50 - 150 klanten per fte).

De caseload wordt (uiteraard) tevens bepaald door de taken die moeten worden uitgevoerd (de vraag is hier: wat doe je zelf en wat besteed je uit?) De teamleiding heeft in dit kader Pagina 32

besloten om nu in eerste instantie de caseload te normeren op gemiddeld 50 klanten per fte. Met 50 klanten per fte zou het cluster 200 cliënten of iets meer aankunnen (in juli 2021 waren er 127 openstaande werkprocessen). De formatiecapaciteit is iets ruimer dan de feitelijke bezetting, namelijk 5 fte klantadviseur en 1 fte administratieve ondersteuning. Een aanvulling van de capaciteit blijkt niet nodig te zijn. In gevoerde gesprekken is aangegeven dat het aantal aanvragen voor schuldhulpverlening in 2020 en 2021 is gedaald. De rekenkamer heeft hierover geen feitelijke cijfers ontvangen. De klantadviseurs hebben de door de teamleiding vastgestelde caseload van maximaal 50 cliënten per fte nog niet volledig gevuld. Landelijk werd verwacht dat vanwege corona een grote vraag naar schuldhulpverlening zou ontstaan, maar deze is tot nu toe achterwege gebleven. Uit cijfers van PLANgroep over Venlo komt naar voren dat er bij hen in 2019 150 nieuwe aanmeldingen waren en in 2020 91 aanmeldingen (het aantal aanmeldingen bij PLANgroep in het eerste kwartaal 2021 bedraagt 35 klanten). Het totaal aantal aanmeldingen/verwijzingen door klantadviseurs SHV naar het gespecialiseerde deel van de schuldhulpverlening is daarmee fors gedaald. PLANgroep geeft aan dat de landelijke trend gelijkblijvend of iets lager is en dat de gemeente Venlo hiervan (naar beneden) afwijkt. 6.

Constatering

De aanbeveling is grotendeels uitgevoerd. Er is serieus naar de omvang en continuïteit van de bezetting van het cluster SHV gekeken en met de huidige vraag naar schuldhulpverlening (zoals mondeling vermeld) en het geboden dienstverleningspakket lijkt de bezetting in kwantitatieve zin te voldoen. Ook de inzet vanuit beleid voor het onderwerp ‘armoede en schuldhulpverlening’ is in formatie-uren toegenomen. De rekenkamer constateert daarbij echter dat de gemeente geen zicht heeft op de omvang en aard van de problematiek in de stad, en dus niet weet hoeveel mensen ondanks hun problematische schulden geen beroep op schuldhulpverlening doen. De gemeente heeft dus ook geen zicht op de vraag wat ‘voldoende’ capaciteit is.

Pagina 33

1.

Aanbeveling rekenkamer Aanbeveling 5 | Verbind beleid en uitvoering Maak binnen de gemeentelijke organisatie een inhoudelijke verbinding tussen beleidsontwikkeling en beleidsuitvoering bij schuldhulpverlening. Door meer gestructureerde uitwisseling van informatie en regulier overleg kan het beleid tussentijds worden bijgestuurd en kan de nieuwe beleidsontwikkeling beter worden gevoed.

2.

Bestuurlijke reactie (november 2019) -

3.

Plan van aanpak gemeente (juni 2020) In RIB62, juni 2020 (onderbouwing/toelichting RIB): “Medio 2019 zijn beleid en uitvoering beter met elkaar verbonden (..). De beleidsadviseur betrekt de klantadviseurs schuldhulpverlening en administratieve ondersteuning schuldhulpverlening bij alle acties/ontwikkelingen die spelen. Zij worden ook betrokken bij de aanscherping van het beleid zoals dat in het najaar aan uw raad voor vaststelling wordt voorgelegd. In dat beleid benoemen we meetbare indicatoren.” In plan van aanpak: “Beleid en uitvoering evalueren jaarlijks de samenwerking. Daarbij beoordelen zij of de uitvoering aansluit bij de doelstellingen van het beleid. Daarnaast wordt beoordeeld of het voldoende is dat de beleidsadviseur aansluit bij de teamoverleggen, haar werkplek zoekt bij het team en het team betrekt bij beleidsuitvoering en ontwikkelingen of dat er nog aanvullende acties nodig zijn. De beleidsadviseur sluit sinds september 2019 aan bij de 3-wekelijkse overleggen van het team Schuldhulpverlening. Ook betrekt zij het team schuldhulpverlening bij beleidsontwikkelingen. Sinds januari 2020 heeft de beleidsadviseur haar werkplek 2 dagdelen per week bij het team Schuldhulpverlening om ook buiten overleggen en ontwikkelingen om een natuurlijke verbinding te hebben tussen beleid en uitvoering. Eerste evaluatie voor 28-02 2021.”

4.

Monitoringrapportage Jaarstukken 2020 (juni 2021) “Aanbeveling is afgerond Afstemming tussen beleid en uitvoering vindt plaats in het teamoverleg schuldhulpverlening en in werkgroepen voor specifieke beleids- of uitvoeringsonderwerpen. Vanwege het thuiswerken als gevolg van corona heeft de beleidsadviseur geen werkplek bij de klantadviseurs”.

5.

Bevindingen van de rekenkamer De klantadviseurs schuldhulpverlening worden, volgens meerdere interviews, nu (meer) betrokken bij beleidskeuzes. Daartoe is er regelmatig overleg tussen beleidsadviseur en klantadviseurs. De beleidsadviseur neemt deel aan teamoverleg eenmaal per drie weken en heeft aanvullende overleggen met klantadviseurs SHV over zaken die vanuit beleid worden opgepakt (bijvoorbeeld de aanpak van Vroegsignalering).

6.

Constatering De aanbeveling is uitgevoerd. Er zijn binnen de gemeentelijke organisatie van schuldhulpverlening (overleg)condities geschapen voor informatie-uitwisseling en een meer gestructureerde verbinding tussen beleid en uitvoering. Of die meer gestructureerde informatie-uitwisseling daadwerkelijk plaatsvindt, is niet onderzocht.

Pagina 34

1.

Aanbeveling rekenkamer Aanbeveling 6 | Zorg voor meer structuur en aansturing van de uitvoering Maak (tijdelijk) extra capaciteit beschikbaar voor nadere structurering van werkprocessen en teamopbouw en consistente aansturing van de uitvoering.

2.

Bestuurlijke reactie (november 2019) In januari 2020 meldt het college aan de raad: “Naast de reeds bij de speerpunten opgenomen aanbevelingen (..), geldt voor (deze) aanbevelingen (…) dat een goede bezetting, structuur, registratie, afstemming en aansturing de aandacht van de organisatie heeft, waarbij de genoemde aspecten inmiddels vertaald zijn in de werkzaamheden. Belangrijk is hierbij het onderscheid te maken tussen enerzijds uitvoering en anderzijds beleid. Bij beleid zijn de personeelsaspecten inmiddels geborgd”. (uit: beantwoording door college van vragen aan raad over rekenkamerrapport Schuldhulpverlening, 23 januari 2020)

3.

Plan van aanpak gemeente (juni 2020) “Het werkproces schuldhulpverlening in de Suite aanpassen. Onderzoeken of het nodig om te werken met een senior/meewerkend voorman. Vanaf 1 juni en 1 juli starten 2 nieuwe klantadviseurs Schuldhulpverlening. De capaciteit is tijdelijk uitgebreid met 24 uur extra om o.a. het werkproces schuldhulpverlening te verbeteren en ook de reguliere dienstverlening door te kunnen laten lopen. Vanaf 1 januari is er een vaste teamleider (geen inhuur), waardoor de consistentie in de aansturing geborgd is. Voor wat betreft de hulpstructuur voor de teamleider wordt nog gekeken of het nodig is om te werken met een senior/ meewerkend voorman. Dit is ook afhankelijk van de formatievergelijking met andere gemeentes. Gereed: Periode 31-08-2020 - 31-12-2020”

4.

Monitoringrapportage Jaarstukken 2020 (juni 2021) “Aanbeveling is afgerond Het werkproces is opnieuw ontworpen en verwerkt in de Suite. Bij de huidige formatie van 4,17 fte klantadviseur schuldhulpverlening en 1 fte administratieve ondersteuning is een senior niet aan de orde. Dat kan anders zijn als we onderdelen van schuldhulp in eigen beheer uitvoeren.”

5.

Bevindingen van de rekenkamer Er zijn in Suite samen met de ICT-afdeling nieuwe schuldhulpverlenings-werkprocessen ingericht, per januari 2021. De aanpassing van de werkprocessen heeft gefaseerd plaatsgevonden en heeft ongeveer driekwart jaar geduurd. Het is nu zichtbaar wat de klantadviseur aan de ‘voorkant’ doet tot de overdracht aan PLANgroep. In januari 2021 zijn de systemen ‘RIS Matching’ en ‘RIS Vroeg Erop Af’ (beide van Inforing) in gebruik genomen voor de vroegsignalering. ‘RIS Matching’ is voor de ontvangst en matching van de signalen, ‘RIS Vroeg Erop Af’ voor de opvolging daarvan. Daarmee is meer structurering gegeven aan de beoordeling en aanpak van meldingen en van aanvragen voor SHV. De invoering van de werkprocessen in Suite levert voor direct betrokkenen via het dashboard sinds 2021 (en deels over 2020) betrouwbare cijfers op. Hierover heeft geen formele verslaglegging plaatsgevonden. De bezetting van het cluster SHV is volgens teamleiding en medewerkers voldoende voor de huidige hulpvraag en wijze waarop de gemeente schuldhulpverlening wil aanbieden. De onderliggende gegevens daarvoor worden beoordeeld door teamleiding en directie op basis van het dashboard. In het dashboard worden onder meer cijfers opgenomen over aard en omvang van geboden schuldhulpverlening, gemiddelde doorlooptijden en behalen van de norm voor afhandeling van de werkprocessen.

De verkregen screenshots geven een indicatie van de mogelijkheden om deze cijfers intern te monitoren. Er heeft hiervan geen formele verslaglegging plaatsgevonden die voor de rekenkamer controleerbaar is. Er is een directe(re) en (meer) structurele aansturing van de uitvoering van de schuldhulpverlening door een (vaste) teamleiding. Pagina 35

6.

Constatering De aanbeveling is grotendeeels uitgevoerd. Er is geïnvesteerd in een nadere opbouw en implementatie van werkprocessen van het cluster SHV. Deze werkprocessen bieden in principe meer structuur aan de behandeling van de schuldhulpvraag. Vanwege een fasering in de introductie hiervan in loop van 2020 moet hier (meer) ervaring mee worden opgebouwd. Sinds januari 2021 (en deels over 2020) worden volgens de gemeente betrouwbare schuldhulpverleningscijfers vanuit Suite voor het dashboard gegenereerd. Hierover heeft geen formele verslaglegging plaatsgevonden. Er is een meer consistente en structurele aansturing van de uitvoering gekomen door de (vaste) teamleiding.

Pagina 36

1.

Aanbeveling rekenkamer Aanbeveling 7 | Creëer beter zicht op (on)mogelijkheden van de klant aan de ‘voorkant’

Maak waar mogelijk gebruik van instrumenten die hun waarde (elders) hebben bewezen om ‘aan de voorkant’ van het schuldhulpverleningstraject een goed beeld te krijgen van de mogelijkheden (leerbaarheid en zelfredzaamheid) van de klant. De toepassing van een hulpmiddel voor betere screening van de klant (bijvoorbeeld met het screeningsinstrument Mesis) helpt bij de bepaling of bijvoorbeeld bewindvoering of budgetbeheer kan of moet worden ingezet. Het biedt de mogelijkheid de wenselijkheid van de inzet van bewindvoering of budgetbeheer beter te beoordelen en die inzet beter te stroomlijnen.

2.

Bestuurlijke reactie (november 2019) -

3.

Plan van aanpak gemeente (juni 2020) (RIB62, juni 2020; toelichting) “We onderzoeken welke instrumenten er beschikbaar zijn om de (on)mogelijkheden van de klant in beeld te brengen en in hoeverre deze instrumenten een meerwaarde hebben op onze huidige werkwijze. We maken voor 1 januari 2021 een keuze”. Plan van aanpak: “We onderzoeken welke screeningsinstrumenten in de markt beschikbaar zijn om de (on)mogelijkheden van de klant in beeld te brengen. We onderzoek hoe andere gemeentes deze instrumenten waarderen. Vervolgens maken we een keuze voor een instrument. We schaffen het instrument aan. Het instrument is beschikbaar voor de klantadviseurs. Screening vindt nu plaats op basis van ervaring van de klantadviseur. De klantadviseur gebruikt daarvoor een screeningsformulier. Dit formulier is gebaseerd op de Mesis-toets. Gereed: Periode 31-10-2020 - 31-12-2020”.

4.

Monitoringrapportage Jaarstukken 2020 (juni 2021) “Aanbeveling loopt De screeningsinstrumenten zijn onderzocht. Ervaringen met de Mesis-toets zijn negatief. We hanteren een eigen ontwikkeld screeningsformulier. Dat formulier is beschikbaar, maar vraagt nog om een kleine doorontwikkeling”.

5.

Bevindingen van de rekenkamer De gemeente zegt ‘de screeningsinstrumenten’ te hebben onderzocht. De Mesis-toets wordt niet toegepast als screeningsinstrument bij de aanpak van de schuldhulpverlening, omdat dit naar de mening van de gemeente onvoldoende aansluit bij de manier werken (zoals men dat in Venlo voorstaat).8 In plaats daarvan zegt de gemeente meer te geloven in persoonlijk contact/gesprek. In dit contact wordt een eigen ontwikkeld formulier toegepast, waarin ook enkele ZRM-elementen9 zijn opgenomen. Binnen het cluster SHV van het team Werk hechten teamleiding en klantadviseurs minder belang aan het invullen van formulier door een klant, ook omdat in Venlo het percentage laaggeletterdheid hoog ligt. De gemeente wil in dit kader inwoners niet ‘afschrikken’ door een toets, maar een persoonlijk gesprek voeren waar ruimte is voor het individu. De gemeente stelt dat zij het wel belangrijk vindt om uniform aan de voorkant de (on)mogelijkheden van de klant vast te leggen op basis van eigen screeningsformulier. Het huidige ‘screeningsformulier’ van de gemeente vraagt nog om een goed onderbouwde doorontwikkeling. Het heeft op dit moment meer het karakter van een meldingsformulier (is ook als zodanig benoemd) en niet van een onderbouwde ‘screening’.

⁸ Uit documentatie van Divosa komt naar voren dat Mesis in circa 100 gemeenten wordt toegepast als screeningsinstrument, is gebaseerd op inzichten uit de gedragsleer en extern is gevalideerd door het Nibud.

⁹ Elementen uit de (landelijk breed toegepaste) Zelfredzaamheidsmatrix (ZRM). Pagina 37

6.

Constatering

De aanbeveling is niet uitgevoerd. De gemeente gebruikt geen gevalideerd screeningsinstrument. Het gebruikte meldingsformulier voor cliënten is geen screeningsinstrument. De argumentatie om dit niet te doen is niet overtuigend: screenen met behulp van een gevalideerd screeningsinstrument is niet strijdig met de persoonlijke aanpak die Venlo belangrijk vindt.

Pagina 38

1.

Aanbeveling rekenkamer Aanbeveling 8 | Registreer belangrijke gegevens over de uitvoering Investeer op korte termijn in betere registratie- en administratiesystemen bij de gemeentelijke schuldhulpverlening, zodat meer zicht komt op zowel de omvang en aard van de schuldhulpvraag als op de geboden schuldhulpverlening en de effectiviteit daarvan. Betrek hierbij ook expliciet PLANgroep en hun aandeel in de dienstverlening. Deze systemen en hun functionaliteit moeten adequate en bruikbare gestructureerde managementinformatie opleveren, en maken het mogelijk om onderscheid te maken naar de kosten en baten van de diverse instrumenten. Dat is een belangrijke randvoorwaarde voor effectieve en efficiënte aan- en bijsturing van de schuldhulpverlening, en voor een goede verantwoording aan de gemeenteraad en de buitenwereld.

2.

Bestuurlijke reactie (november 2019) In januari 2020 meldt het college aan de raad: “Wij hebben de aanbevelingen van de Rekenkamer vergeleken met het beleidsplan “De integrale aanpak Actief uit armoede en schulden 2019 - 2022” en het daarbij behorende uitvoeringsplan. (Deze aanbeveling is) reeds opgenomen bij de speerpunten van beleid en vertaald naar actiepunten. Deze worden in 2020 en de daarop volgende jaren uitgevoerd.” (uit: beantwoording door college van vragen aan raad over rekenkamerrapport Schuldhulpverlening, 23 januari 2020)

3.

Plan van aanpak gemeente (juni 2020) “We stellen vast welke gegevens we over de uitvoering willen hebben (onder andere gegevens over instroom, hoogte van de schuld, aantal schuldeisers en inzet van diensten). We richten het nieuwe werkproces schuldhulpverlening zo in, dat we de gegevens ook op de juiste wijze registreren. Het registreren van gegevens is als speerpunt opgenomen in het huidige beleid. Gereed: Periode 30-04-2020 - 31-08-2020”

4.

Monitoringrapportage Jaarstukken 2020 (juni 2021) “Aanbeveling is afgerond We hebben vastgesteld welke gegevens we willen registreren. Het werkproces schuldhulpverlening is vervolgens opnieuw ontworpen waarbij volledig rekening is gehouden met de gewenste informatie”.

5.

Bevindingen van de rekenkamer De gemeente geeft aan dat registratie plaatsvindt, in Suite en een nieuw ontworpen ‘dashboard sociaal domein’ dat sinds juli 2020 gegevens, ook over schuldhulpverlening, genereert. Het dashboard is ontworpen en geïmplementeerd om vanuit Suite managementinformatie over het sociaal domein beschikbaar te krijgen. In het dashboard is (ook) een aantal relevante schuldhulpverleningsindicatoren opgenomen: het aantal opgestarte en beëindigde werkprocessen, de doorlooptijd van afgehandelde werkprocessen, de recidive van aanvragen, het aantal cliënten voor wie betalingen voor budgetbeheer en bewindvoering is gedaan (en ook behandelde werkprocessen per medewerker). De onderzoekers hebben op basis van screenshots zicht gekregen op de rubricering van deze indicatoren. In het overzicht van indicatoren die de gemeente stelt te willen toepassen, worden ook de hoogte van de schulden en het aantal schuldeisers genoemd. De gemeente geeft aan dat deze gegevens in Suite worden geregistreerd en daar zijn te raadplegen. De gegevens zijn nog niet zichtbaar in het dashboard. De rekenkamer heeft over deze twee indicatoren geen nadere informatie ontvangen. De gemeente geeft aan dat de registratie van schuldhulpverleningsgegevens in het dashboard sinds 1 januari 2021 betrouwbaar is; van het jaar 2020 heeft de gemeente, als overgangsjaar, geen (betrouwbare) gegevens.

Er worden op basis van deze indicatoren en dashboardgegevens geen (bestuurlijke) rapportages over de uitvoering van de schuldhulpverlening opgesteld.

Pagina 39

6.

Constatering

De aanbeveling is deels uitgevoerd. Er heeft een investering plaatsgevonden in betere registratie- en administratiesystemen in het sociaal domein. Dit geldt onder meer voor de gemeentelijke schuldhulpverlening. Het dashboard met een aantal schuldhulpverlening-indicatoren is operationeel en kan sinds januari 2021 belangrijke en betrouwbare gegevens over de stand van zaken in de uitvoering leveren. Een aantal relevante indicatoren voor schuldhulpverlening is (nog) niet opgenomen in het dashboard. Er worden geen (bestuurlijke) rapportages van deze gegevens en cijfers opgesteld. De registratie in het dashboard is tot op heden nog niet gebruikt voor verantwoording van de effectiviteit en efficiency van de schuldhulpverlening aan de gemeenteraad en de buitenwereld.

Pagina 40

1.

Aanbeveling rekenkamer Aanbeveling 9 | Versterk de uitvoering Agendeer op managementniveau met regelmaat de stand van zaken in de uitvoering en de voortgang van het actieplan. Rapporteer bevindingen en resultaten ook buiten de P&C-cyclus als daar aanleiding voor is.

2.

Bestuurlijke reactie (november 2019) In januari 2020 meldt het college aan de raad: “Naast de reeds bij de speerpunten opgenomen aanbevelingen (..), geldt voor (deze) aanbevelingen (…) dat een goede bezetting, structuur, registratie, afstemming en aansturing de aandacht van de organisatie heeft, waarbij de genoemde aspecten inmiddels vertaald zijn in de werkzaamheden. Belangrijk is hierbij het onderscheid te maken tussen enerzijds uitvoering en anderzijds beleid. Bij beleid zijn de personeelsaspecten inmiddels geborgd”. (uit: beantwoording door college van vragen aan raad over rekenkamerrapport Schuldhulpverlening, 23 januari 2020)

3.

Plan van aanpak gemeente (juni 2020) “We leggen de sturingsinformatie vast in een dashboard. We rapporteren 2 keer per jaar aan het Programmaberaad Sociaal Domein en aan de Directie. Gereed: Periode 31-08-2020 – doorlopend”

4.

Monitoringrapportage Jaarstukken 2020 (juni 2021) “Het Dashboard Schuldhulpverlening is sinds juli (2020) in gebruik. Het dashboard biedt aan de teamleider Werk en beleid sturingsinformatie. Het dashboard geeft een actueel beeld voor processen die sinds juli zijn gestart. Daar waar het dashboard nog (mede) is gebaseerd op processen die voor juli zijn gestart, is de informatie nog niet voldoende betrouwbaar. Het rapporteren vindt plaats in de verantwoordingsgesprekken van de teamleider Werk met directie”.

5.

Bevindingen van de rekenkamer De voortgang in de aanpak van het teamplan (Werk), van onder meer de schuldhulpverlening, wordt door de directie 1 keer per maand met de teamleider besproken; daarnaast zijn er verantwoordingsgesprekken viermaal per jaar. Daarin worden gemaakte afspraken en stand van zaken tussen directie, teamleiding en businesscontroller besproken aan de hand van een stoplichtenrapportage in het licht van de doelen en voornemens van het teamplan. Businesscontrol checkt/monitort de voortgang eenmaal per kwartaal. Het genoemde ‘Programmaberaad Sociaal Domein’ is inmiddels opgeheven in de vorm zoals het voorheen bestond en heeft hier geen rol meer in. Sinds dit jaar wordt bepaalde sturingsinformatie (betrouwbaar) vastgelegd in een ‘dashboard sociaal domein’. Het dashboard wordt gevoed door gegevens uit Suite. Verantwoording over managementinformatie vindt plaats tussen teamleider Werk en de directie. Er zijn vooralsnog geen (bestuurlijke) rapportages opgesteld en vastgesteld op basis van schuldhulpverleningsgegevens in Venlo over vorig en huidig jaar. Door de gemeente wordt aangegeven dat verslaglegging plaatsvindt in reguliere P&C-cyclus, waaronder ook ‘Meetbaar Venlo’. De rekenkamer heeft echter geconstateerd dat daarin (in Meetbaar Venlo) niet over schuldhulpverlening wordt gerapporteerd.

In gevoerde gesprekken is gezegd dat verantwoording aan de raad aan het eind van de beleidsperiode zal plaatsvinden (2022 is laatste jaar van de huidige beleidsperiode; dan zal de gemeente terugblikken en voorbereiden op nieuwe beleidsperiode vanaf 2023). De rekenkamer heeft geen goed zicht gekregen op de sturingslijn tussen het college enerzijds en team Werk en de beleidsadviseurs anderzijds. Niet duidelijk is waar de regie op de schuldhulpverlening en het uitvoeren van het actieplan (naar aanleiding van het rekenkamerrapport) ligt, wie verantwoordelijk is voor de acties die meerdere gemeentelijke organisatieonderdelen betreffen, waar wordt besloten dat bepaalde acties niet of later zullen worden uitgevoerd, en wie zorgt voor verantwoording daarover aan college en gemeenteraad.

Pagina 41

6.

Constatering

De aanbeveling is deels uitgevoerd. De stand van zaken in de uitvoering van schuldhulpverlening wordt regelmatig op managementniveau geagendeerd. Daarbij volgt men de invulling van de acties zoals verwoord in het teamplan Werk. Onduidelijk is wie de regie voert over het uitvoeren van het actieplan naar aanleiding van het rekenkamerrapport. Rapportage van bevindingen en resultaten van schuldhulpverlening binnen of buiten de P&C-cyclus heeft niet herkenbaar plaatsgevonden.

Pagina 42

1.

Aanbeveling rekenkamer Aanbeveling 10 | Organiseer betere afstemming en samenwerking binnen de gemeente Maak concrete afspraken over afstemming, overleg en samenwerking tussen het cluster Schuldhulpverlening en het team Rechtmatigheid Sociaal Domein. Met de signalering van schulden en het overleg daarover op cliëntniveau kan men eerder en beter inspelen op de situatie van de cliënt.

2.

Bestuurlijke reactie (november 2019) In januari 2020 meldt het college aan de raad: “Wij hebben de aanbevelingen van de Rekenkamer vergeleken met het beleidsplan “De integrale aanpak Actief uit armoede en schulden 2019 - 2022” en het daarbij behorende uitvoeringsplan. (Deze aanbeveling is) reeds opgenomen bij de speerpunten van beleid en vertaald naar actiepunten. Deze worden in 2020 en de daarop volgende jaren uitgevoerd.” (uit: beantwoording door college van vragen aan raad over rekenkamerrapport Schuldhulpverlening, 23 januari 2020)

3.

Plan van aanpak gemeente (juni 2020) “We stellen vast welke interne teams relevant zijn om afspraken mee te maken en maken afspraken met deze teams. We evalueren jaarlijks met de interne teams of de afspraken nagekomen worden en/of bijgesteld moeten worden. Samenwerking met in- en externe partners is als speerpunt opgenomen in het huidige beleid. Intern zijn met diverse teamleiders afspraken gemaakt over wanneer en hoe in het proces afstemming wordt gezocht. Gereed: Periode 31-10-2020 - eerste evaluatie 30-06-2021”

4.

Monitoringrapportage Jaarstukken 2020 (juni 2021) “Aanbeveling loopt We hebben in beeld op welke plaatsen in de organisatie we inwoners met (risico op) schulden kunnen vinden. Afspraken inzake de Participatiewet zijn gemaakt. Afspraken met de sociale wijkteams zijn er, maar moeten verstevigd worden. Afspraken met P&O en BSGW zijn nog niet gemaakt”.

5.

Bevindingen van de rekenkamer In de aanpak streeft de gemeente naar een ‘warme overdracht’ naar het cluster SHV van cliënten die zich bij het Team Rechtmatigheid Sociaal Domein (RM) melden voor een uitkering en van wie blijkt dat ze een schuldenprobleem hebben. Daarbij vindt er bij het team RM een intake plaats om te kijken naar de rechtmatigheid van de uitkering(saanvraag). Bij het team Werk vindt vanuit doelmatigheid een intake plaats om de (arbeids) mogelijkheden van de cliënt in kaart te brengen. Als tijdens de intake van RM blijkt dat er schulden zijn, is de afspraak dat de cliënt, met zijn of haar toestemming, bij het cluster SHV wordt aangemeld. Ook bij een intake bij het team Werk (waarbij gebruik wordt gemaakt van Dariuz, als systeem voor onder meer het meten van arbeidspotentieel van een cliënt) kan blijken dat er schulden zijn. De gemeente geeft aan dat ook in dit geval met het cluster SHV wordt geschakeld. Men richt zich dan ook op mogelijkheden om de cliënt naar werk te bemiddelen, zodat sprake is van een stabiel inkomen en aan het oplossen van de schuldenproblematiek kan worden gewerkt. Uit interviews komt naar voren dat de ‘lijnen korter zijn geworden’ aangezien medewerkers van Werk en Inkomen nu allen gezamenlijk in één gebouw werkzaam zijn.

Afspraken met P&O en BSGW (gemeentelijke belastingen) zijn nog niet gemaakt (vanuit P&O wilde men eerst zelf een aantal zaken organiseren alvorens met signalering en doorverwijzing aan de slag te gaan).

6.

Constatering De aanbeveling is grotendeels uitgevoerd. Er is afstemming tussen cluster SHV, Team Werk (doelmatigheid) en team Rechtmatigheid over de inzet van schuldhulpverlening als uit intakegesprekken van Team Werk en Team Rechtmatigheid met inwoners naar voren komt dat een schuldenprobleem speelt. De rekenkamer heeft er geen zicht op of beoogde ‘warme overdracht’ van cliënten in de praktijk feitelijk plaatsvindt.

Pagina 43

1.

Aanbeveling rekenkamer Aanbeveling 11 | Registreer de schuldhulpvragen in de buurten Overleg met de sociaal wijkteams, en mogelijk ook de buurtteams, om te zorgen voor eenvoudige registratie van aantal, aard én afhandeling van vragen over schulden.

2.

Bestuurlijke reactie (november 2019) In januari 2020 meldt het college aan de raad: “Wij hebben de aanbevelingen van de Rekenkamer vergeleken met het beleidsplan “De integrale aanpak Actief uit armoede en schulden 2019 - 2022” en het daarbij behorende uitvoeringsplan. (Deze aanbeveling is) reeds opgenomen bij de speerpunten van beleid en vertaald naar actiepunten. Deze worden in 2020 en de daarop volgende jaren uitgevoerd.” (uit: beantwoording door college van vragen aan raad over rekenkamerrapport Schuldhulpverlening, 23 januari 2020)

3.

Plan van aanpak gemeente (juni 2020) “We leggen in het werkproces schuldhulpverlening vast hoe een aanvraag bij het team binnenkomt. We bespreken met externe partijen waar hulpvragen binnen komen of zij deze hulpvragen kunnen registreren en maken daar afspraken over. Meer inzicht en grip op de effectiviteit van ons beleid is als speerpunt opgenomen in het huidige beleid. Dit ziet met name op registratie binnen de uitvoering van schuldhulpverlening. Periode 31-08-2020 - 31-12-2020”

4.

Monitoringrapportage Jaarstukken 2020 (juni 2021) “Aanbeveling loopt We registreren de herkomst van een signaal bij een aanvraag schuldhulp. Incluzio registreert financiële vragen bij de I&A punten en budgetcoaches. Nog nagaan in hoeverre aard en afhandeling worden geregistreerd”.

5.

Bevindingen van de rekenkamer Het cluster SHV bij de gemeente legt in het werkproces schuldhulpverlening vast hoe een aanvraag bij het team binnenkomt en weet als zodanig of een aanvraag via Incluzio of andere organisaties komt, of dat een inwoner zichzelf heeft gemeld. Aanvragen voor (schuld)hulpverlening worden binnen de I&A-punten10 door Incluzio vastgelegd. Inclusio rapporteert in kwartaalrapportages aan de hand van enkele kpi’s, waaronder Kpi 2 die ‘preventie armoede’ betreft. Uit de beschikbare rapportages van Incluzio komt naar voren hoeveel inwoners in Venlo een vraag hebben gesteld die door de budgetcoaches van Incluzio zijn behandeld en die de inwoner mogelijk hebben doorverwezen, of dat het een eigen aanmelding betreft. Bovendien is vermeld of de vraag/dossier is ‘afgesloten’, of dat deze is doorverwezen naar het sociaal wijkteam, dan wel dat de vraag nog ‘open’ staat. Het cluster SHV van de gemeente wordt in de cijfermatige overzichten in de beschikbare kwartaalrapportages van Incluzio niet vermeld als instantie waar naar kan worden doorverwezen. Uit deze rapportages wordt niet duidelijk wat de aard en omvang van de schuldhulpvraag op wijkniveau is, wat de feitelijke afhandeling van de vraag is en in hoeverre klantadviseurs van SHV hier (in tweede instantie) bij worden ingeschakeld.

In interviews is aangegeven dat er wel afstemming is tussen de budgetcoaches van Incluzio en klantadviseurs van SHV. De klantadviseurs hebben een ‘eigen’ wijk, waarbij ze kunnen afstemmen met de betreffende budgetcoach op stadsdeelniveau van Incluzio. Incluzio is als (naar te verwijzen) organisatie opgenomen in het werkproces van het cluster SHV indien de klantadviseur een nazorgtraject wil inzetten. Humanitas en SchuldHulpMaatje registreren hun geboden dienstverlening en zij leggen hierover verantwoording af bij de aanvraag tot subsidievaststelling. Een deel van de aanmeldingen die zij binnenkrijgen is op verwijzing van het cluster SHV of andere organisaties. Dit geeft geen beeld van de vraag en afhandeling van de hulpvragen op wijkniveau.

10

De genoemde buurtteams in de aanbeveling zijn per 1 april 2020 opgeheven.

Pagina 44

6.

Constatering De aanbeveling is enigszins uitgevoerd. Er is geen systematische registratie bij de gemeente van aantal, aard en afhandeling van vragen over schulden op wijkniveau. In de registratie van het cluster SHV wordt wel vastgelegd of een schuldhulpvraag die bij hen binnenkomt, afkomstig is van een wijkpunt (I&A-punt of anderszins) of van andere organisaties (als Humanitas en SchuldHulpMaatje). Incluzio legt gegevens over aanvragen voor (schuld)hulpverlening binnen de I&A-punten vast, maar bij de gemeente is geen zicht op aard en afhandeling van deze schuldhulpvragen. Het ontbreekt aan een totaalbeeld van de feitelijke vraag en afhandeling binnen de wijken.

Pagina 45

1.

Aanbeveling rekenkamer Aanbeveling 12 | Maak de toegang tot schuldhulpverlening inzichtelijk Maak een overzichtelijk plaatje van de diverse toegangsmogelijkheden tot de schuldhulpverlening, en de rol en positie van het cluster Schuldhulpverlening daarin. Daarbij moet ook worden verduidelijkt wat de rol en inzet is van wijk- en buurtteams, zodat duidelijk is wat zij wij wel en wat zij niet kunnen en mogen aanbieden aan hulpverlening. Het verduidelijkte plaatje vormt de basis voor het maken van afspraken, het beschrijven van werkprocessen (van doorverwijzing) en het investeren in training en coaching van wijkmedewerkers en -vrijwilligers op het vlak van schuldhulpverlening.

2.

Bestuurlijke reactie (november 2019) -

3.

Plan van aanpak gemeente (juni 2020) (Uit RIB 62, juni 2020, toelichting): “Als gemeente werken we op het terrein van schuldhulpverlening samen met Incluzio, woningcorporaties, zorgverzekeraars, energieleveranciers, waterleidingmaatschappijen en diverse vrijwilligersorganisaties. Om deze samenwerking inzichtelijk te maken, stellen we gezamenlijk een overzicht en infographic of praatplaat op. Op deze wijze brengen we voor zowel inwoners als alle betrokkenen in beeld hoe ondersteuning bij financiële problemen er in Venlo uitziet en van welke men gebruik kan maken”. Plan van aanpak: “De toegang tot en rol van diverse partijen bij financiële problemen in beeld brengen. We vertalen de toegang naar een infographic of praatplaat. Er zijn vele mogelijkheden waarop een inwoner financiële ondersteuning kan krijgen. We werken daarvoor samen met diverse partijen. We brengen de mogelijkheden van ondersteuning samen met deze partijen in beeld. Gereed: Periode 31-12-2020”

4.

Monitoringrapportage Jaarstukken 2020 (juni 2021) “Aanbeveling loopt In samenwerking met de Alliantie Vrijwillige Schuldhulp (AVS) zijn de partijen die betrokken zijn bij de toegang tot schuldhulpverlening in beeld gebracht. De toegang moet nog visueel worden gemaakt”.

5.

Bevindingen van de rekenkamer De (landelijk werkende) Alliantie Vrijwillige Schuldhulp heeft aangeboden de toegang tot de schuldhulpverlening in Venlo in kaart te brengen. De analyse leidde tot een onoverzichtelijk schema, zo stelden de gemeente en de AVS vast. Er was en is sprake van ‘spaghetti’ in de mogelijkheden van instroom tot/toegang tot SHV: er zijn in principe veel partijen waar een inwoner voor ondersteuning terecht zou kunnen. Deze partijen ondersteunen de inwoner in meer of meerdere mate zelf of verwijzen door naar andere partijen. De rol van de organisaties en de onderlinge verbindingen zijn ondoorzichtig en de gemeente is nog zoekende hoe hierin te stroomlijnen. Daarbij zijn er meerdere actoren/partijen die van belang zijn, zoals Incluzio, SchuldHulpMaatje en Humanitas. Er zijn nog geen concrete oplossingen en keuzes gemaakt voor de gewenste stroomlijning van de toegang. De gemeente en ook de AVS zien dit als een ‘heel traag proces’. Een van de vragen hierbij betreft de rol/taak van de professionals en vrijwilligers in de schuldhulpverlening. Dit alles leidt ertoe dat op dit moment nog geen afspraken zijn gemaakt en geen ‘infographic’ is opgesteld.

6.

Constatering De aanbeveling is niet uitgevoerd. Er is overleg tussen gemeente en maatschappelijke organisaties over een heldere inrichting van de toegang, maar deze is nog niet gerealiseerd. Dit blijkt een tijdrovend proces te zijn. De toegang blijft vooralsnog ondoorzichtig.

Pagina 46

1.

Aanbeveling rekenkamer Aanbeveling 13 | Werk beter samen met de vrijwilligersorganisaties Maak concrete afspraken met de relevante vrijwilligersorganisaties over toegang tot en informatiedeling over de gemeentelijke schuldhulpverlening.

2.

Bestuurlijke reactie (november 2019) In januari 2020 meldt het college aan de raad: “Sinds 2019 is aansluiting gezocht en gevonden bij diverse overleggen van partner- en vrijwilligersorganisaties. Zo sluiten de wethouder en de beleidsadviseur aan bij de Stuurgroep van Bindkracht. De beleidsadviseur sluit daarnaast aan bij de werkgroep “Schulden” en de beleidsmedewerker bij de werkgroep “Kind en armoede”. Wij overleggen regelmatig met deze organisaties over knel- en verbeterpunten, het beleid en de uitvoering. Daarnaast wordt samengewerkt met onder andere Schuldhulpmaatje Venlo, Humanitas, Cliëntenraden, Adviesraad en Jeugdfondsen.” (uit: beantwoording door college van vragen aan raad over rekenkamerrapport Schuldhulpverlening, 23 januari 2020)

3.

Plan van aanpak gemeente (juni 2020) “We betrekken de vrijwilligersorganisaties bij het in beeld brengen van de toegang. We maken afspraken met vrijwilligersorganisaties over de toegang en het delen van informatie. We voeren jaarlijks een gesprek met de diverse vrijwilligersorganisaties over de samenwerking. Sinds 2019 is aansluiting gezocht en gevonden bij diverse overleggen van partner- en vrijwilligersorganisaties. Zo sluiten de wethouder en de beleidsadviseur aan bij de Stuurgroep van Bindkracht. De beleidsadviseur sluit daarnaast aan bij de werkgroep “Schulden” en de beleidsmedewerker bij de werkgroep “Kind en armoede”. Voorts wordt samengewerkt met onder andere SchuldHulpMaatje Venlo, Humanitas, Cliëntenraden, Adviesraad en Jeugdfondsen. Gereed: Periode 31-12-2020 – doorlopend”

4.

Monitoringrapportage Jaarstukken 2020 (juni 2021) “Aanbeveling loopt. We werken samen met de werkgroep schuldhulpverlening van Bindkracht (en de daaraan verbonden partijen) om de toegang in beeld te brengen. We sluiten meerdere keren per jaar aan bij de Stuurgroep van Bindkracht. Daarnaast vindt 2 keer per jaar overleg plaats met SchuldHulpMaatje Venlo. Er zijn nog gesprekken geweest met Humanitas.”

5.

Bevindingen van de rekenkamer Zie ook bevinding bij aanbeveling 12. Bindkracht kent een stuurgroep en een aantal werkgroepen, zoals de werkgroepen “Kind en Armoede” en de werkgroep “Schuldhulpverlening”. De beleidsadviseur is lid van de stuurgroep en van de werkgroep “Schuldhulpverlening”. Uit interviews komt naar voren dat ‘verbinding is gelegd’, maar hierin geen grote stappen worden gezet/voortgang wordt geboekt. Het overleg kent mede in het licht van de vraag naar de stroomlijning van de toegang vertraging. Corona heeft ook gezorgd voor een sterk verlaagde vergaderfrequentie. Er is twee keer per jaar overleg met SchuldHulpMaatje Venlo en met Humanitas (Thuisadministratie).

6.

Constatering

De aanbeveling is enigszins uitgevoerd. Er wordt aan een verbeterde afstemming met professionele en (vrijwilligers)organisaties gewerkt. De landelijke Alliantie is actief betrokken en heeft een beeld geschetst van een ‘kluwen’ aan organisaties. Er is geen concrete voortgang in afspraken over rollen van professionele ondersteuning (Incluzio) en vrijwilligersorganisaties.

Pagina 47

1.

Aanbeveling rekenkamer Aanbeveling 14 | Versterk de samenwerking met PLANgroep Blijf investeren in de samenwerking met PLANgroep, voor de intake, de afstemming over cliënten en de overdracht van cliënten(dossiers) over en weer. Overweeg daarvoor een vaste ‘accounthouder’ aan te stellen binnen het cluster SHV.

2.

Bestuurlijke reactie (november 2019) In januari 2020 meldt het college aan de raad: “De samenwerking met Plangroep is inmiddels verstrekt. Daarbij zijn nadere afspraken in relatie tot de dienstverlening gemaakt en doorgevoerd”. (uit: beantwoording door college van vragen aan raad over rekenkamerrapport Schuldhulpverlening, 23 januari 2020)

3.

Plan van aanpak gemeente (juni 2020) “Geen aanvullende acties vereist. De samenwerking met PLANgroep is versterkt. Daarbij zijn nadere afspraken in relatie tot de dienstverlening gemaakt en doorgevoerd. Er vindt regelmatig overleg plaats, zowel op klantniveau als overstijgend. Binnen het cluster schuldhulpverlening is een vaste contactpersoon voor PLANgroep aangewezen.”

4.

Monitoringrapportage Jaarstukken 2020 (juni 2021) “Aanbeveling afgerond. De samenwerking met PLANgroep is versterkt. Er vindt regelmatig overleg plaats, zowel op klantniveau als overstijgend. Binnen het cluster schuldhulpverlening is een vaste contactpersoon voor PLANgroep aangewezen.”

5.

Bevindingen van de rekenkamer Momenteel is er 1 maal in de drie weken een operationeel overleg tussen het vaste aanspreekpunt (klantadviseur) vanuit SHV, de contractadviseur Inkoop gemeente Venlo en de regiomanager van PLANgroep. Daarnaast is er 1 keer per kwartaal een breder overleg waaraan ook de landelijk operationeel manager PLANgroep en de teamleider Werk deelnemen. De relatie met PLANgroep is verbeterd, waardoor de lijnen volgens mededelingen van de gemeente ook korter en beter zijn geworden. Dit positieve beeld wordt onderschreven door PLANgroep. PLANgroep geeft daarnaast aan dat de informatieoverdracht door de gemeente ten behoeve van de cliëntbehandeling (voor onder meer beoordeling schuldregelingen) is verbeterd. Naast de schuldtrajecten voert PLANgroep, naast 10 andere partijen, ook het budgetbeheer uit voor de gemeente Venlo. Het huidige contract met PLANgroep loopt tot 1 juli 2022. De gemeente onderzoekt momenteel of het mogelijk is het onderdeel ‘budgetbeheer’ zelf te gaan uitvoeren, mogelijk al per januari 2022. Hetzelfde geldt voor de onderdelen van schuldhulpverlening door PLANgroep, die zouden mogelijk ook door het cluster SHV zelf worden uitgevoerd. De tweede helft van 2021 wordt gebruikt voor onderzoek naar de mogelijkheden om meer zelf te doen.

De gemeente is van plan vóór 1 januari 2022 een principebesluit te nemen over het opnieuw aanbesteden of zelf uitvoeren van deze schuldhulpverlening. Overwegingen hierbij zijn dat PLANgroep maar één fase van de dienstverlening biedt en gelimiteerde tijd heeft voor een dossier. In het cluster SHV geeft men aan, gezien de multiproblematiek die men vaak ziet in de schuldhulpvraag, een voorkeur te hebben voor een (meer) persoonsgerichte benadering die ook meer tijd kost. De kosten voor de schuldhulpverlening door PLANgroep bedroegen (voor corona) jaarlijks gemiddeld € 350.000. Vanwege een (sterk) verminderde vraag naar schuldhulpverlening (c.q. schuldregelingen) die men vorig jaar en op dit moment in Venlo heeft geconstateerd, ligt dit bedrag in 2020 en ook in 2021 aanzienlijk lager (ongeveer € 220.000 per jaar). Bij de overdracht van cliënten en de inzet van schuldregelingen worden in het (werk)proces gegevens over de schuldhulpverleningscliënten en -trajecten uitgewisseld tussen de gemeente en PLANgroep. Omdat de gemeente en PLANgroep met hun eigen (cliënt)systemen werken, is deze uitwisseling van gegevens redelijk complex. Pagina 48

PLANgroep geeft zijn cijfers door aan de gemeente (aan teamleider Werk, contractbeheerder en klantadviseur SHV). De gemeente ontvangt schriftelijke overzichten (kwartaal- en jaarrapportages) over de verrichte dienstverlening van PLANgroep. Het is bij de rekenkamer niet bekend in hoeverre een (positief of negatief) afgesloten schuldentraject (via PLANgroep) opgenomen wordt in de registratie van SHV (i.c. in Suite, respectievelijk het dashboard).

6.

Constatering

De aanbeveling is grotendeels uitgevoerd. Er is werk gemaakt van verbetering van de samenwerking met PLANgroep. Er is onder meer een maandelijks werkoverleg, waardoor de lijnen/communicatie korter en beter zijn geworden. Binnen het cluster SHV is er een vaste contactpersoon voor PLANgroep. De gemeente en PLANgroep hanteren twee verschillende cliëntsystemen, wat de uitwisseling van gegevens bij overdracht niet eenvoudig maakt, en mogelijk ook niet volledig. In hoeverre dat het geval is, heeft de rekenkamer in dit beknopte opvolgingsonderzoek niet kunnen vaststellen. De gemeente overweegt de ‘knip in het schuldhulpverleningsproces’ op te heffen; zij onderzoekt de mogelijkheden voor een volledig aanbod van schuldhulpverlening door de gemeente zelf.

Pagina 49

1.

Aanbeveling rekenkamer Aanbeveling 15 | Werk doelgerichter en meer structureel aan preventie Ontwikkel eenvoudige en concrete doelstellingen voor preventie en vroegsignalering, en probeer de projectmatige aanpak waar mogelijk om te zetten in structureel beleid, zodat op termijn meer zicht ontstaat op het bereik en de effectiviteit.

2.

Bestuurlijke reactie (november 2019) In januari 2020 meldt het college aan de raad: “Wij hebben de aanbevelingen van de Rekenkamer vergeleken met het beleidsplan ‘De integrale aanpak Actief uit armoede en schulden 2019 – 2022’ en het daarbij behorende uitvoeringsplan. (Deze aanbeveling is) reeds opgenomen bij de speerpunten van beleid en vertaald naar actiepunten. Deze worden in 2020 en de daarop volgende jaren uitgevoerd.” (uit: beantwoording door college van vragen aan raad over rekenkamerrapport Schuldhulpverlening, 23 januari 2020)

3.

Plan van aanpak gemeente (juni 2020) “We stellen een preventieplan op. Dat doen we samen met andere partijen, zowel professionele partijen als vrijwilligersorganisaties. We stellen daarbij doelstellingen op en leggen meetbare indicatoren vast. Het voorkomen en bestrijden van armoede en schulden vanuit een sluitende en integrale aanpak is als speerpunt opgenomen in het huidige beleid. Gereed 31-12-2020.”

4.

Monitoringrapportage Jaarstukken 2020 (juni 2021) “Aanbeveling afgerond. In samenwerking met de budgetcoaches van Incluzio is een preventieplan vastgesteld. Daarin geven we aan welke ‘life events’ tot welke financiële risico’s leiden, wie kan signaleren en welk aanbod we een inwoner kunnen doen. We zijn gestart met het vervolg: uitvoering geven aan het plan. We registreren de schuldhoogte bij aanvang van het traject. Bij een effectieve preventie en vroegsignalering moet de gemiddelde schuldhoogte dalen.”

5.

Bevindingen van de rekenkamer In het beleidsplan en het Addendum is preventie een belangrijk thema. In aansluiting hierop heeft de gemeente een ‘Preventieplan’ opgesteld. Dit plan is een intern werkdocument dat niet formeel is vastgesteld en ook niet beschikbaar is gesteld aan de rekenkamer. In interviews wordt vermeld dat het een werkdocument is dat aangepast wordt aan nieuwe voornemens en acties en op dit moment (deels voornemens van) acht acties bevat die najaar 2021 worden voorbereid en uitgevoerd. De acties zijn er met name op gericht om informatie over schuldhulpverlening en risico’s op het ontstaan van financiële problemen (bij ‘life events’) gerichter en specifieker over te brengen op relevante organisaties en inwoners. Het gaat om informatieverstrekking zoals folderteksten, webinars, nieuwsbrief en ook opstellen van samenwerkingsafspraken met externe organisaties (waaronder SVB en UWV). De rekenkamer stelt vast dat het gericht informeren logischerwijs gewordt gehinderd door het feit dat de gemeente onvoldoende zicht heeft op de aard en omvang van de schuldenproblematiek in de stad (zie bij aanbeveling 1). Schuldhulpverlening is als aandachtspunt in de preventie ook opgenomen in het teamplan MO, met name wat betreft de verbetering van de communicatie richting burgers.

Dit heeft betrekking op het (beter) bereiken van inwoners zodat zij (beter) weten waar ze moeten zijn met hun hulpvraag. In het licht van de laaggeletterdheid van een deel van de inwoners onder de doelgroep zijn folders aangepast met beeldiconen en pictogrammen.

Pagina 50

6.

Constatering De aanbeveling is deels uitgevoerd. Het thema preventie krijgt veel aandacht in het geldende beleidsplan en het later toegevoegde Addendum, maar het thema is niet (zichtbaar) uitgewerkt in concrete doelstellingen. De gemeente heeft wel een aantal acties gericht op preventie opgenomen in een intern werkdocument getiteld ‘Preventieplan’ (dat niet is gedeeld met de rekenkamer). De rekenkamer stelt verder vast dat er geen zicht is op bereik en effectiviteit van de gekozen aanpak. De gekozen indicator voor het meten van de effecten van ‘preventie’, zijnde de gemiddelde schuldhoogte, dient nog concreet toegepast te worden.

Pagina 51

1.

Aanbeveling rekenkamer Aanbeveling 16 | Organiseer de vroegsignalering goed en inzichtelijk Leg de gewenste werkwijze rondom vroegsignalering vast in interne werkprocesbeschrijvingen en afspraken met externe partijen, en zorg voor goede registratie van signalen/meldingen en de opvolging ervan. Maak daarbij gebruik van inzichten en ervaringen van landelijke organisaties en gemeenten inzake vroegsignalering, bijvoorbeeld om meer zicht te krijgen op de al dan niet reële barrières die de AVG opwerpt.

2.

Bestuurlijke reactie (november 2019) In januari 2020 meldt het college aan de raad: “Wij hebben de aanbevelingen van de Rekenkamer vergeleken met het beleidsplan “De integrale aanpak Actief uit armoede en schulden 2019 - 2022” en het daarbij behorende uitvoeringsplan. (Deze aanbeveling is) reeds opgenomen bij de speerpunten van beleid en vertaald naar actiepunten. Deze worden in 2020 en de daarop volgende jaren uitgevoerd.” “Met betrekking tot de vroegsignalering kan worden opgemerkt, dat wij sinds 1 januari jl. zijn aangesloten bij het Schuldenloket van de rechtbank”. (uit: beantwoording door college van vragen aan raad over rekenkamerrapport Schuldhulpverlening, 23 januari 2020)

3.

Plan van aanpak gemeente (juni 2020) “We maken een werkproces vroegsignalering. We maken een keuze in software en schaffen deze software aan. We sluiten convenanten met aangesloten partijen. We starten met vroegsignalering op basis van data. Het voorkomen en bestrijden van armoede en schulden vanuit een sluitende en integrale aanpak is als speerpunt opgenomen in het huidige beleid. Daarbij is Vroeg Erop Af expliciet benoemd. Gereed: Periode 30-06-2020 - 01-01-2021”

4.

Monitoringrapportage Jaarstukken 2020 (juni 2021) “Aanbeveling loopt. Het werkproces is gereed. We maken gebruik van RIS Matching van inforing voor registratie van betalingsachterstanden en van RIS Vroeg Erop Af voor het opvolgen van deze signalen. We hebben moeten wachten op het landelijk convenant vroegsignalering. Dat is op 10 november (2020) ondertekend door onder andere VNG. Vervolgens moet er tussen elke gemeente en elke meldpartij een overeenkomst worden gesloten. NVVK ondersteunt gemeente(n) hierbij waardoor gemeenten de overeenkomsten half december (2020) kunnen ondertekenen.”

5.

Bevindingen van de rekenkamer In het Addendum bij het beleidsplan is voor het resterende deel van de beleidsperiode de focus gelegd op preventie en (vroeg)signalering. Het is goed om daarbij op te merken dat vroegsignalering op basis van data inmiddels ook een wettelijke taak is van de gemeente (sinds januari 2021). De gemeente heeft in het kader van de vroegsignalering met 40 partijen convenanten gesloten, waarin afspraken zijn gemaakt over het tijdig melden van betaalachterstanden. Partijen zijn energiebedrijven, verhuurders, zorgverzekeraars en waterleidingmaatschappij. Er is een landelijk convenant tussen de diverse koepels. Dit wordt ondersteund door informatie vanuit de portal van de NVVK. In aanvulling daarop is landelijk een tekst gemaakt voor de convenanten die gemeenten met iedere individuele meldende partij sluiten. Er komen maandelijks nog partijen bij. Met de webapplicaties RIS Matching en RIS Vroeg Eropaf van Inforing is het mogelijk voor de gemeente om problematische financiële signalen binnen huishoudens op te vangen, te matchen en op te volgen.

Pagina 52

6.

Constatering

De aanbeveling is grotendeels uitgevoerd. De vroegsignalering wordt serieus opgepakt, hetgeen ook verplicht is vanwege nieuwe landelijke wetgeving. Door die wetgeving is ‘matching’ van gegevens over betalingsachterstanden beter mogelijk. Convenanten op lokaal niveau worden nu ondersteund door landelijke afspraken. Vroegsignalering is in de werkprocessen van SHV opgenomen en is onderdeel van het dashboard. De klantadviseurs moeten de verkregen informatie vertalen in acties (i.c. benadering inwoners); de wijze en het moment van benadering van inwoners met betalingsachterstanden is inmiddels vastgelegd, maar de gemeente is deels nog zoekende naar de juiste aanpak. Corona heeft hierop (in de huisbezoeken) ook invloed gehad.

Pagina 53

1.

Aanbeveling rekenkamer Aanbeveling 17 | Verbeter het inzicht en de grip op bewindvoering Maak een grondige analyse van de inzet van bewindvoering bij inwoners van Venlo, en stel op basis daarvan een concreet plan op om de inzet (en de kosten) van bewindvoering terug te dringen. Maak daarbij gebruik van landelijke inzichten.

2.

Bestuurlijke reactie (november 2019) In januari 2020 meldt het college aan de raad: “Wij hebben de aanbevelingen van de Rekenkamer vergeleken met het beleidsplan “De integrale aanpak Actief uit armoede en schulden 2019 - 2022” en het daarbij behorende uitvoeringsplan. (Deze aanbeveling is) reeds opgenomen bij de speerpunten van beleid en vertaald naar actiepunten. Deze worden in 2020 en de daarop volgende jaren uitgevoerd.” “Ten aanzien van (deze) aanbeveling (…) kunnen we nog vermelden, dat we convenanten hebben afgesloten met een aantal bewindvoerders. Daarin werken we samen aan kwaliteit van, beter sturing op en inzicht in de bewindvoering”. (uit: beantwoording door college van vragen aan raad over rekenkamerrapport Schuldhulpverlening, 23 januari 2020)

3.

Plan van aanpak gemeente (juni 2020) “We maken een overzicht van inwoners die onder bewind staan en voor wie wij bijzondere bijstand betalen. Vervolgens stellen we vast in hoeverre zij financieel zelfredzaam zijn of met ondersteuning kunnen worden. We onderzoeken nog in hoeverre we dat zelf, al dan niet in overleg met de bewindvoerder, kunnen of dat we daarvoor een meetinstrument aan moeten schaffen. Vervolgens brengen we in beeld welke instrumenten we nodig hebben om inwoners zelfredzaam te maken. Daarnaast onderzoeken we welke (alternatieve ondersteuning noodzakelijk is voor inwoners die (nog) niet financieel zelfredzaam zijn of gemaakt kunnen worden. Het inregelen van een goed alternatief voor bewind en het verkleinen van de instroom/vergroten van de uitstroom uit bewind zijn opgenomen als speerpunt in het huidige beleid. Gereed: Periode 30-06-2020 - 30-04-2021”

4.

Monitoringrapportage Jaarstukken 2020 (juni 2021) “Aanbeveling loopt. We hebben een overzicht van de inwoners onder bewind en we hebben een selectie gemaakt van wie we onderzoeken of het bewind moet blijven voortbestaan of worden opgeheven. Op basis van eigen onderzoek in combinatie met input van de bewindvoerder kunnen we een goed beeld krijgen van financiële redzaamheid. Een meetinstrument voegt niets toe. Gesprekken met bewindvoerders vinden komende periode plaats.”

5.

Bevindingen van de rekenkamer Wetgeving en omvang groep bewoners in bewindvoering De wet ‘Adviesrecht voor gemeenten bij schuldenbewind’, die per 1 januari 2021 van kracht is geworden, regelt dat gemeenten drie maanden nadat schuldenbewind is ingesteld de rechter mogen adviseren of een inwoner het beste kan worden geholpen door voortzetting van het bewind, of door een lichtere vorm van gemeentelijke ondersteuning. Gemeenten kunnen zo hun regierol bij schuldhulpverlening beter vervullen. Dit draagt bij aan de samenwerking tussen rechtbanken, gemeenten en bewindvoerders. Verder regelt de wet dat schuldenbewind alleen nog voor bepaalde tijd kan worden ingesteld, waardoor een schuldenbewind niet langer duurt dan mogelijk noodzakelijk is. Een gemeente maakt zelf de keuze om van het adviesrecht gebruik te maken of niet; de gemeente Venlo geeft aan hiervan gebruik te maken (dit onderdeel is ook opgenomen in de beschrijving van de werkprocessen). De gemeente geeft aan dat deze wet een goede ondersteuning is om meer greep te krijgen op de bewindvoering bij problematische schulden. De gemeente kan nu meer “naar de voorkant kijken” met een kritische toetsing van de noodzaak van bewindvoering, om zo de hoge kosten voor bewindvoering in te dammen.