R16.080-Evenementenbeleid gemeente Velsen 2016.pdf

GEMEENTE VELSEN gemeenteraad

Raadsbesluit

Datum raadsvergadering 15 december 2016 Datum carrousel 8 december 2016 Raadsbesluitnummer R16.080 Registratienummer Rsl 6.00692

Onderwierp: Evenementenbeleid gemeente Velsen 2016

De raad van de gemeente Velsen,

Gelezen het raadsvoorstel van burgemeester en wethouders, nummer RS16.00691 van 1 november 2016 Besluit

Het Evenementenbeleid gemeente Velsen 2016 vastte stellen.

Vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 15 december 2016

De raad van de^meente Velsen, De griffier,

De voorzitter,

F.C. Dales

V

GEMEENTE VELSEN

Raadsvoorstel Onderw’erp: Evenementenbeleid gemeente Velsen, 2016

Datum eollegevergadering Registratienummer Portefeuillehouder(s)

1 november 2016 RS16.00691 A.V. Baerveldt

Ambtenaar Telefoon E-mailadres

D. Kostandy

0255 567311

^

dkostandy@Velsen.nl

Voorgesteld raadsbesluit

Het Evenementenbeleid gemeente Velsen 2016 vast te stellen. Samenvatting

Sinds 2007 heeft de gemeente een uitnodigend evenementenbeleid. Er zijn verschillende aanleidingen om een nieuw beleid op te stellen. Zo staat er in het huidige beleid nog niets opgenomen over evenementenveiligheid en hoe in te spelen op de wet ruimtelijke ordening. In 2015 is het huidige beleid geëvalueerd. De aandachtspunten zijn meegenomen in het Evenementenbeleid gemeente Velsen 2016. Velsen streeft met het evenementenbeleid de volgende doelstellingen na: 1. Via en met de evenementen duidelijk het profiel van IJmuiden promoten als merk. 2. Vergroten economische waarde en economische spin off van de evenementen. 3. Het versterken van het aanbod verspreid over het hele jaar, verlevendiging van de gemeente en het stimuleren van een aantrekkelijke en leefbare gemeente.

Inleiding

Sinds 2007 hanteert de gemeente Velsen een uitnodigend evenementenbeleid. Een uitnodigend evenement past goed bij de ambities van de gemeente zoals die o.a. zijn omschreven in de toekomstvisie “Kennisrijk Werken in Velsen 2025” en het “Economische Programma 2015-2019”. Evenementen bepalen voor een deel de levendigheid en sfeer van de gemeente Velsen voor zowel inwoners als bezoekers. Ze stimuleren bezoek van buiten de gemeente en bevorderen daarmee het toerisme en kunnen zorgen voor sociale cohesie. Evenementen in Velsen hebben een grote economische waarde (12,2 miljoen in 2014) en zorgen voor werkgelegenheid in Velsen en de regio (circa 169ftein 2014). Er zijn verschillende aanleidingen om een nieuw evenementenbeleid op te stellen. • Het aantal evenementen in Velsen groeit. Het evenementenbeleid uit 2007 biedt onvoldoende kaders om de toenemende stroom van evenementenaanvragen goed te kunnen toetsen en prioriteren. Dat is o.a. van belang als 2 evenementen bijvoorbeeld op dezelfde locatie en periode plaats willen vinden. • Er is een landelijke handreiking evenementenveiligheid opgesteld waar gemeenten lokaal hun beleid op aan kunnen passen. Het is van belang dat we daar goed op inspelen als uitnodigende evenementengemeente, immers een prettig evenement is ook een veilig evenement. • In 2008 is de nieuwe wet op de ruimtelijke ordening in werking getreden.

Met deze wet werd het verplicht om ook een ruimtelijke afweging te maken bij evenementen.

V

GEMEENTE VEESEN Het huidige evenementenbeleid is in 2015 eerst geëvalueerd. De aandachtspunten zijn meegenomen in het Evenementenbeleid gemeente Velsen 2016.

Beoogd doel en effect van het besluit Door het nieuwe beleid vast te stellen kan er beter op de laatste ontwikkelingen ingespeeld worden. Zo is de toekomstvisie voor de gemeente vastgesteld in 2011, is er een nieuwe wet ruimtelijke ordening in werking getreden en is er een landelijke handreiking evenementenveiligheid opgesteld. In het nieuwe beleid wordt aangegeven hoe op deze ontwikkelingen ingespeeld wordt. In het nieuwe evenementenbeleid wordt aangegeven binnen welke kaders de gemeente een uitnodigend evenementenbeleid nastreeft en welke middelen daar voor ingezet kunnen worden. Een aantal onderwerpen wordt verder uitgewerkt in aparte beleidsstukken, of beleidsregels. Visie Het is van belang dat er een gevarieerd en ruim aanbod is van evenementen in Velsen, het liefste het hele jaar door. Dat draagt bij aan de levendigheid in de gemeente en zorgt er voor dat er voor de inwoners het hele jaar wat te doen is en het seizoen daarmee verlengd wordt. Tegelijkertijd is draagvlak voor de evenementen ook van belang. Het lokale en regionale bedrijfsleven moet er bij voorkeur wat aan hebben (economische spin off). Voor bezoekers is het een belangrijke reden om een bezoek te brengen aan Velsen en wellicht voor een eerste keer kennis te maken met de gemeente.

De gemeente wil evenementen inzetten om de speerpunten uit de citymarketingstrategie te helpen realiseren en het profiel van IJmuiden te versterken en op de kaart te zetten. Uitgangspunt is te versterken wat past bij de identiteit en/of toekomstvisie van IJmuiden. Een prettig evenement is ook een veilig evenement. Veiligheid bij evenementen betreft een gedeelde verantwoordelijkheid. De organisator is hiervoor primair verantwoordelijk, maar ook vergunningverlener, hulpdiensten en bezoekers hebben hierin hun aandeel. Argumenten In het Evenementenbeleid gemeente Velsen 2016 staan drie doelstellingen opgenomen. Ten opzichte van het huidige beleid is meer de nadruk komen te liggen op het promoten van IJmuiden als merk, het inzetten op onderscheidend aanbod en het stimuleren van een aantrekkelijke en leefbare gemeente. Doelsteilingen 1. Via en met de evenementen duidelijk het profiel van IJmuiden promoten als merk (in relatie tot citymarketing & Rauw aan Zee), daarbij extra inzetten op duidelijk onderscheidend aanbod dat past bij het profiel. 2. Vergroten economische waarde en economische spin off van de evenementen. 3. Het versterken van het aanbod verspreid over het hele jaar, verlevendiging van de gemeente en het stimuleren van een aantrekkelijke en leefbare gemeente.

Hoe willen we de doelen en ambities gaan bereiken? V Professionele dienstverlening en vergunningverlening; voor het nieuwe beleid zetten we in op meer transparantie in het vergunningverleningsproces. V stimuleren samenwerking met en tussen evenementenorganisatoren. V Mogelijkheden voor het promoten van evenementen duidelijk communiceren. V Inspelen op de kansen in de Metropoolregio Amsterdam (MRA).

V

GEMEENTE VELSEN v' Faciliteren van evenementen: gemeente wil niet-commerciële evenementen faciliteren door hekken, op verzoek, gratis beschikbaar te stellen. Voor de niet-commerciële evenementen, die gedragen worden door vrijwilligers en een maatschappelijk belang hebben, kunnen de hekken ook door de gemeente gebracht en gehaald worden. Voor de overige nietcommerciële evenementen is het mogelijk om de hekken gratis te lenen, mits ze zelf opgehaald en teruggebracht worden. Daarnaast kan de gemeente er voor kiezen om beeldbepalende, speciale, of startende evenementen extra te faciliteren met bijvoorbeeld het plaatsen van hekken. De gemeente faciliteert in enkele gevallen breder, bijvoorbeeld door schoonmaakwerkzaamheden zo te plannen dat het bij kan dragen aan een evenement. Omdat dat maatwerk is per evenement en niet vaak voorkomt wordt het niet in het beleid opgenomen. Evenementen stimuleren door subsidieverlening: Er wordt meer structuur en duidelijkheid gegeven aan de organisatoren van evenementen. Zo komen er twee termijnen voor aanvragen en één formulier voor het aanvragen van subsidies voor evenementen. Uit het formulier wordt duidelijk op welke beleidsvelden het evenement betrekking heeft. Als dat op meerdere beleidsvelden is vindt er integrale afstemming plaats en krijgt de aanvrager een integraal antwoord.

Na de vaststelling van het nieuwe evenementenbeleid wordt een beleidsregel evenementensubsidies opgesteld. Daarin wordt duidelijk aangegeven wat de inhoudelijke criteria zijn per beleidsveld en aan welke voorwaarden in het algemeen voldaan moet worden. In het evenementenbeleid zijn een aantal hoofdlijnen van de criteria al opgenomen zoals ondernemerschap & professionaliteit en het belang van samenwerking met lokale bedrijfsleven en andere organisatoren. Bij het opstellen van de beleidsregel subsidies wordt ook bekeken in hoeverre “het belonen van goed gedrag” meegenomen kan worden. v' Gunningschteria: Deze criteria gelden als er twee evenementen op dezelfde locatie en/of dezelfde dag zijn aangemeld. Of als bepaalde evenementen zoals een kermis, of circus in dezelfde periode een aanvraag indienen (wat vanuit exploitatie oogpunt niet wenselijk is). Mocht er in goed overleg tussen de organisatoren geen oplossing voor gevonden worden dan zal er door de gemeente een keuze gemaakt moeten worden. Om duidelijkheid te kunnen scheppen naar de organisatoren is het nodig om middels een beleidsregel gunningscriteria op te stellen. Evenementen & veiligheid Bij ieder evenement ontstaan er in bepaalde mate risico’s.

De maatregelen die de organisator treft, de voorschriften die de gemeente in de vergunning stelt en de inzet van de betrokken (hulp)diensten, verminderen deze risico's, al kunnen ze niet volledig worden uitgesloten. De gemeente zal bij ieder evenement een bepaald restrisico moeten accepteren. De bestuurlijke uitgangspunten bij de evenementenveiligheid zijn: • Het zoveel mogelijk voorkomen van onveilige situaties bij een evenement; • Calamiteiten tijdens een evenement moeten zodanig beheersbaar zijn, dat zowel direct, als indirect, zo min mogelijk nadelig effect ontstaat. Voor het proces rondom de evenementenveiligheid werken we op hoofdlijnen met het instrument “Handreiking Evenementenveiligheid”. Deze aanpak wordt afgestemd op het regionale evenementenbeleid van de VRK. Verder gaan we bij evenementenveiligheid uit van

V

GEMEENTE VEESEN maatwerk per evenement en op het evenement afgestemde toezicht en (bestuurlijke) handhaving. Dit wordt, na vaststelling van het evenementenbeleid, verder uitgewerkt in een aparte beleidsnota over evenementenveiligheid. Evenementenlocatiebeleid De Wet ruimtelijke ordening uit 2008 stelt het verplicht om ook een ruimtelijke afweging te maken bij evenementen. Wanneer een evenement regelmatig terugkeert kan dit van invloed zijn op de leefkwaliteit van omwonenden en, anders dan bij een solitair evenement, grotere effecten hebben op de flora en fauna. Het opnemen van een locatie kan op twee wijze juridisch planologisch geregeld worden; opnemen in het bestemmingsplan, of via een omgevingsvergunning voor planologisch strijdig gebruik. Om hier goed op in te kunnen spelen is het nodig om evenementenlocatiebeleid op te gaan stellen. Dit locatiebeleid zal zich vooral richten op evenementen in de buitenlucht. Uitgangspunten voor het nieuwe evenementenlocatiebeleid zijn: • De evenementen die de afgelopen plaats hebben gevonden willen we (waar mogelijk) ook de komende jaren de ruimte blijven bieden. • Behalve de bestaande evenementen willen we wat meer ruimte opnemen voor mogelijke nieuwe ontwikkelingen en initiatieven.

o Daarbij is voor de kleine locaties wel de voorwaarde dat het kleinschalige evenementen betreft met zeer beperkt geluid, dus evenementen die weinig tot geen overlast veroorzaken. o Voor de grotere locaties, die we goed geschikt vinden voor evenementen, worden locatieprofielen opgesteld. Daarin wordt duidelijk omschreven wat de mogelijkheden zijn op de locatie. De locaties uit het evenementenlocatiebeleid worden vervolgens verwerkt in het bestemmingsplan.

Alternatieven Niet in te stemmen met het evenementenbeleid, of andere keuzes te maken op onderdelen uit het beleid. Doelstellingen Er kan er ook gekozen worden voor andere doelstellingen die bijvoorbeeld meer gericht zijn op het bevorderen van sociale cohesie. De nadruk op promotie en het bevorderen van toerisme en de economie in het algemeen sluit echter beter aan bij de Visie Kennisrijk Werken en het Economische Programma. Evenementen zijn een belangrijk middel om nieuwe bezoekers kennis te laten maken met de gemeente.

^ m

GEMEENTE VELSEN Middelen Er kunnen andere middelen ingezet worden om de doelstellingen te bereiken. Nu is vooral bekeken wat er mogelijk is binnen de huidige capaciteit en budget. Er kan ook voor gekozen worden om bijvoorbeeld actief op zoek te gaan naar evenementen die goed passen bij de doelstellingen en daar een evenementenmanager voor aan te stellen en/of er bijvoorbeeld meer subsidie voor beschikbaar te stellen. Faciliteren van evenementen Er kan ook voor gekozen worden dat alle evenementenorganisatoren gratis hekken kunnen krijgen en dat het principe geldt van wie het eerst komt het eerst maalt. Ervaring is echter dat vooral de kleinere niet commerciële evenementen hierbij ondersteuning nodig hebben. Dit omdat ze niet de beschikking hebben over voldoende financiën om dit in te huren bij een professioneel bedrijf en niet het juiste vervoer hebben om de hekken zelf op te halen. De commerciële evenementen kiezen er nu ook al vaak voor om de hekken in te huren bij bedrijven die daar in gespecialiseerd zijn. Evenementen stimuleren door subsidieverlening Een van de te onderzoeken aandachtspunten uit de evaluatie was het instellen van één centraal budget voor evenementensubsidies. Per beleidsveld en portefeuille worden echter verschillende (autonome) doelen nagestreefd waarbij subsidie van evenementen één van de mogelijkheden is waar het budget aan besteed wordt.

Daarom is het op dit moment niet wenselijk om één centraal budget voor evenementensubsidies in te voeren. Voor de organisatoren wordt het door het invoeren van één formulier voor evenementensubsidies wel duidelijker en meer gestructureerd. Cunningscriteria Het gebeurt maar een enkele keer dat deze criteria nodig zijn. Keuze zou daarom ook kunnen zijn om geen gunningcriteria op te stellen. Eén van de redenen om het evenementenbeleid te actualiseren was echter dat de gemeente nu onvoldoende kaders heeft om de toenemende stroom van evenementenaanvragen goed te kunnen toetsen en prioriteren. Dienstverlening & wet en regelgeving Voor het nieuwe beleid zetten we in op meer transparantie in het vergunningverleningsproces. Door o.a. de informatievoorziening op de gemeentelijke website te verbeteren. Er kan ook gekozen worden voor het instellen van meerjarige evenementenvergunningen. Er lijken echter meer nadelen dan voordelen verbonden te zijn aan het verlenen van meerjarige vergunningen. Het zorgt namelijk niet voor een administratieve lasten vermindering. De organisator moet elk jaar alsnog een uitgebreide melding met bijbehorende plannen van het betreffende evenement indienen. Om deze reden vindt er een dubbele beoordeling plaats van de plannen.

Mocht het evenement afwijken van de voorgaande edities, moet er opnieuw een evenementenvergunning worden verstrekt of aanvullende voorwaarden worden gesteld. Daarnaast is er bij een melding geen mogelijkheid om bezwaar en beroep in te stellen, daardoor kan een belanghebbende geen gebruik maken van deze mogelijkheden. De overige toestemmingen die nodig zijn om het evenement te organiseren worden niet meerjarig verleend, zoals ontheffing rijden op het strand of een omgevingsvergunning. Advies is daarom geen meerjarige evenementenvergunningen te gaan verlenen. Vrijstelling Vanwege het maatschappelijke belang van evenementen voor Velsen worden er geen leges geheven indien de vergunning wordt aangevraagd voor niet-commerciële, van groot maatschappelijk belang zijnde activiteiten, gericht op de inwoners van Velsen en die gratis toegankelijk zijn. Dit zijn er circa 60 per jaar. Daar is in 2007 op verzoek de Raad een vrijstelling

V

GEMEENTE VELSEN voor opgenomen in de APV, In het nieuwe beleid wordt geadviseerd de huidige regeling te hanteren. Een keuze zou ook kunnen zijn om de vrijstelling af te schaffen en de leges van de betreffende evenementen via een subsidie te compenseren. Dat is transparanter. Mocht er gekozen worden voor een wijziging dan is het advies om dat in 2017 goed uit te werken en vervolgens op te nemen in de legesverordening van 2018. Leges Vergeleken met andere gemeente zijn de leges in Velsen voor de grote evenementen aan de hoge kant en de leges voor de kleine evenementen aan de lage kant. Omdat er in 2007 bewust voor gekozen is om de grotere commerciële evenementen verhoudingsgewijs meer te laten betalen dan de kleinere niet commerciële evenementen, is het advies om de huidige leges en basisprincipes te handhaven. Er zou ook voor gekozen kunnen worden om de leges meer in lijn brengen met die van andere gemeenten. Dat zou echter betekenen dat de leges voor de kleine evenementen flink omhoog moeten en dat de leges van de grote, commerciële evenementen flink omlaag gaan. Of wellicht andere basisprincipes te gaan hanteren, bijvoorbeeld evenementen met een verhoogd veiligheidsrisico meer laten betalen en goed gedrag en professionele houding bijvoorbeeld belonen met het verlagen van de leges. Als we iets gaan veranderen aan de leges heeft dat gevolgen voor de inkomsten van de leges.

Om dat, als het gewenst is, op een goede wijze te kunnen regelen is het van belang om in 2017 eerst de verschillende mogelijkheden en gevolgen in kaart te brengen. Nieuwe leges kunnen sowieso op zijn vroegst pas ingaan in 2018 omdat het eerst in de legesverordening moet worden opgenomen. Evenementenlocatiebeleid Het is mogelijk om andere kaders en uitgangspunten te hanteren voor het evenementenlocatiebeleid. Nu wordt bijvoorbeeld uitgegaan van het mogelijk maken van enige groei om goed in te kunnen spelen op mogelijk toekomstige initiatieven die weinig overlast veroorzaken, zoals bijvoorbeeld een huldiging, of kleine markt. Het kan ook een keuze zijn om nieuwe evenementen alleen te verwijzen naar evenementenlocaties waar een locatieprofiel voor is opgesteld. Deze locaties zijn over het algemeen beter geschikt voor de grotere evenementen. Het kan ook een keuze zijn om het evenementenlocatiebeleid met prioriteit op te gaan stellen. Wat betekent dat er budget nodig is voor de benodigde onderzoeken en eventueel inhuur van expertise en dat daar aan gekoppeld gelijk een overkoepelend bestemmingsplan wordt opgesteld. Zodat de locaties in één keer goed opgenomen kunnen worden. Risico’s

Geen Programma Programma 1 Programma 10

V

GEMEENTE VELSEN Kader Toekomstvisie Kennisrijk Werken in Veisen 2025 Economisch Programma 2015-2019 Coaiitieakkoord Inspraak, participatie etc. Voor de evaiuatie van het evenementenbeieid uit 2007 zijn er ruim 20 evenementenorganisatoren geïnterviewd. De door de organisatoren genoemde aandachtspunten zijn opgenomen in de evaiuatie van 2015 en zijn ais input meegenomen voor het nieuwe evenementenbeieid. De inwoners van de gemeente Veisen zijn via het Burgerpanei bevraagd over o.a. het beiang van evenementen voor de inwoners, de tevredenheid over het aanbod en hoe veei inwoners wei eens een evenement bezoeken.

^1?

V

Financiële consequenties Geen Uitvoering van besluit Ais de kaders uit het evenementenbeieid zijn vastgesteid worden er nog aparte beieidsregeis en nota's gemaakt: een beieidsregei voor subsidies (t.z.t. vastgesteid door coiiege) - een beieidsregei over de gunningscriteria (t.z.t. vastgesteld door college) - een nota waarin de evenementenveiligheid verder wordt uitgewerkt (t.z.t. vastgesteld door college) - een evenementenlocatiebeleid (t.z.t. vastgesteld door de Raad), al dan niet gekoppeld aan een overkoepelend bestemmingsplan voor evenementen.

Bijlagen - onderdeel uitmakend van het besluit Evenementenbeieid gemeente Veisen 2016 Bijlagen — bijgevoegd als achtergrondinformatie Evaluatie Evenementenbeieid 2015

Burgemeester en wethouders van Veisen De secretaris,

De burgemeester,

K.M. Radstake

<1

1i

Evenementenbeleid gemeente Velsen 2016

Gemeente Velsen, Economische Zaken, oktober 2016

1

Inhoudsopgave Samenvatting................................................................................................................................ 4 Inleiding ....................................................................................................................................... 7 Hoofdstuk 1 Waar vandaan vertrekken we?.................................................................................... 8 1.1 Ontwikkelingen evenementen .............................................................................................. 8 1.2 Stand van zaken doelstellingen evenementenbeleid 2007 ...................................................... 8 1.3 Aandachtspunten uit de evaluatie......................................................................................... 9 Hoofdstuk 2 Wat zijn de trends en ontwikkelingen? ........................................................................

9 Hoofdstuk 3 Wat willen de evenementenbezoekers? .....................................................................10 3.1 Onderzoek bij burgerpanel van Velsen .................................................................................10 3.2 Leefstijlatlas .......................................................................................................................11 3.3 Bezoekersonderzoek 2015...................................................................................................11 Hoofdstuk 4 Visie en doelstellingen...............................................................................................11 Hoofdstuk 5 Hoe willen we de doelen gaan bereiken?....................................................................12 5.1 Professionele dienstverlening en vergunningverlening..........................................................12 5.2 Samenwerking met en tussen evenementenorganisatoren ...................................................12 5.3 Mogelijkheden voor het promoten van evenementen duidelijk(er) communiceren.................13 5.4 Faciliteren van evenementen...............................................................................................13 5.5 Evenementen stimuleren door subsidieverlening..................................................................14 5.6 Gunningscriteria

.................................................................................................................15 5.7 Inspelen op de kansen in de Metropoolregio Amsterdam (MRA) ...........................................15 Hoofdstuk 6 Duurzaamheid en Milieu............................................................................................15 6.1 Beperken milieubelasting ....................................................................................................15 Hoofdstuk 7 Dienstverlening & wet en regelgeving ........................................................................16 7.1 Inleiding .............................................................................................................................16 7.2 Wet en regelgeving.............................................................................................................16 7.3 Waarom een evenementenvergunning?...............................................................................17 7.4 Wat is de definitie van een evenement?...............................................................................17 7.5 Melding i.p.v.

vergunning ....................................................................................................17 7.6 Procedure aanmelding voor regionale evenementenkalender ...............................................18 7.7 Indieningstermijnen............................................................................................................19 7.7 Uitkomst uit de evaluatie & hoe spelen we daar op in? .........................................................20 Hoofdstuk 8 Leges en vrijstelling ...................................................................................................22 8.1 Basisprincipes leges ............................................................................................................22 2

8.2 Vrijstelling ..........................................................................................................................22 8.3 Leges Velsen vergeleken met andere gemeenten .................................................................22 8.4 Voorstel voor de leges.........................................................................................................23 Hoofdstuk 9 Openbare orde en veiligheid......................................................................................23 9.1

Inleiding........................................................................................................................23

9.2

Hoe ervaren de inwoners van Velsen de veiligheid bij evenementen? ..............................24

9.3

Bestuurlijke uitgangspunten evenementenveiligheid.......................................................24

Hoofdstuk 10 Evenementenlocatiebeleid ......................................................................................25 10.1 Inleiding ...........................................................................................................................25 10.2 Huidige situatie .................................................................................................................25 10.2 Evenementenlocatiebeleid ................................................................................................25 Bijlagen .......................................................................................................................................27 Bijlage 1: Leefstijlatlas ..............................................................................................................27 Bijlage 2: Leges Velsen vergeleken met andere gemeenten.........................................................28 Bijlage 3 Evenementen per locatie.............................................................................................29 Bijlage 4: Locatieprofielen van evenementenlocaties in bestemmingsplan...................................30

3

Samenvatting Inleiding Sinds 2007 hanteert de gemeente Velsen een uitnodigend evenementenbeleid. Evenementen bepalen voor een deel de levendigheid en sfeer van de gemeente Velsen. Ze stimuleren bezoek van buiten de gemeente en bevorderen daarmee het toerisme en kunnen zorgen voor sociale cohesie. Evenementen in Velsen hebben een grote economische waarde (12,2 miljoen in 2014) en zorgen voor werkgelegenheid in Velsen en de regio (circa 169 fte in 2014). Een uitnodigend evenement past goed bij de ambities van de gemeente zoals die o.a. zijn omschreven in de toekomstvisie “Kennisrijk Werken in Velsen 2025” en het “Economische Programma 2015-2019”. Met het nieuwe evenementenbeleid wordt op hoofdlijnen aangegeven wat het nieuwe uitnodigende evenementenbeleid inhoudt en op welke wijze en met welke criteria en middelen de gemeente het uitnodigend evenementenbeleid uit wil voeren. Visie Het is van belang dat er een gevarieerd en ruim aanbod is van evenementen in Velsen, het liefste het hele jaar door. Dat draagt bij aan de levendigheid in de gemeente en zorgt er voor dat er voor de inwoners het hele jaar wat te doen is en het seizoen daarmee verlengd wordt. Tegelijkertijd is draagvlak voor de evenementen ook van belang. Voor bezoekers is het een belangrijke reden om een bezoek te brengen aan Velsen en er wellicht voor een eerste keer kennis mee te maken.

De gemeente wil evenementen inzetten om de speerpunten uit de citymarketingstrategie “Focus op IJmuiden” te helpen realiseren en het profiel van IJmuiden te versterken en op de kaart te zetten. Een prettig evenement is ook een veilig evenement. Veiligheid is een gedeelde verantwoordelijkheid. De organisator is hiervoor primair verantwoordelijk, maar ook vergunningverlener, hulpdiensten en bezoekers hebben hierin hun aandeel. Doelstellingen 1. Via de evenementen duidelijk het profiel van IJmuiden promoten als merk (in relatie tot citymarketing & Rauw aan Zee), daarbij extra inzetten op duidelijk onderscheidend aanbod dat past bij het profiel. 2. Vergroten economische waarde en economische spin off van de evenementen. 3. Het versterken van het aanbod verspreid over het hele jaar, verlevendiging van de gemeente, en het stimuleren van een aantrekkelijke en leefbare gemeente zijn. De doelstellingen zijn iets aangepast ten opzichte van 2007. Nog steeds zijn de economische spin off, het stimuleren van seizoenverlening en promotionele mogelijkheden van evenementen van belang. Er wordt nu echter meer een koppeling gemaakt met het merk IJmuiden (citymarketing & Rauw aan Zee), het stimuleren van een onderscheidend aanbod en een aantrekkelijke en leefbare gemeente.

4

Hoe willen we de doelen en ambities gaan bereiken?  Professionele dienstverlening en vergunningverlening; er is ingezet op het verminderen van de regelgeving o.a. doordat meer evenementen kunnen volstaan met een melding in plaats van een vergunning, de termijnen van indienen voor evenementen zonder verhoogde veiligheidsaandacht zijn verkort naar 8 weken en verschillende vergunningen en ontheffingen zijn geïntegreerd in de evenementenvergunning. Verder zetten we in op meer transparantie in het vergunningverleningsproces.  Stimuleren samenwerking met en tussen evenementenorganisatoren; er werd al samengewerkt met een aantal organisatoren, nu is de intentie om te stimuleren dat de organisatoren ook meer met elkaar gaan samenwerken.  Duidelijk communiceren van de mogelijkheden voor het promoten van evenementen. Uit de evaluatie bleek dat nog niet alle promotionele mogelijkheden bekend waren bij de organisatoren.  Evenementen stimuleren door subsidieverlening; er komt 1 duidelijk formulier voor het aanvragen van subsidie, er wordt een beleidsregel opgesteld met criteria voor subsidieverlening.  Gunningscriteria; er worden gunningscriteria opgesteld om als gemeente een duidelijke keuze te kunnen maken als twee evenementen bijvoorbeeld gelijktijdig op een zelfde locatie een evenement willen houden.

 Inspelen op de kansen in de Metropoolregio Amsterdam (MRA); sinds 2007 is de samenwerking in de MRA op toeristisch vlak toegenomen wat ook kansen kan bieden voor de evenementen in Velsen.

Evenementen & veiligheid Bij ieder evenement ontstaan er in bepaalde mate risico’s. De maatregelen die de organisator treft, de voorschriften die de gemeente in de vergunning stelt en de inzet van de betrokken (hulp)diensten, verminderen deze risico’s, al kunnen ze niet volledig worden uitgesloten. De gemeente zal bij ieder evenement een bepaald restrisico moeten accepteren. De bestuurlijke uitgangspunten voor veilige evenementen zijn: • •

Onveilige situaties bij een evenement moeten zoveel mogelijk voorkomen worden. Calamiteiten tijdens een evenement moeten zodanig beheersbaar zijn, dat zowel direct, als indirect, zo min mogelijk nadelig effect ontstaat;

Voor het proces rondom de evenementenveiligheid werken we op hoofdlijnen met het instrument “Handreiking Evenementenveiligheid”. Deze aanpak wordt afgestemd op het regionale evenementenbeleid van de VRK. Verder gaan we bij evenementenveiligheid uit van maatwerk per evenement en op het evenement afgestemde toezicht en (bestuurlijke) handhaving.

5

Evenementenlocatiebeleid Om onze ambitie waar te kunnen maken zijn er locaties nodig waar evenementen kunnen worden georganiseerd. De gemeente heeft een groot aantal locaties voor evenementen, klein, groot, pleinen, landgoederen, diverse havens en een breed strand. De Wet ruimtelijke ordening (2008) stelt het verplicht dat we ook een ruimtelijke afweging maken bij evenementen. Het opnemen van een locatie kan op twee wijze juridisch planologisch geregeld worden. 1. 2.

Opnemen in het bestemmingsplan. Omgevingsvergunning voor planologisch strijdig gebruik per evenement.

Om goed op de wet ruimtelijke ordening in te kunnen spelen is het nodig om een evenementenlocatiebeleid op te gaan stellen. Dit locatiebeleid zal zich richten op evenementen in de buitenlucht. Uitgangspunten voor evenementenlocatiebeleid • •

De evenementen die de afgelopen plaats hebben gevonden willen we (waar mogelijk) ook de komende jaren de ruimte blijven bieden (zie bijlage 3). Behalve de bestaande evenementen is het van belang wat meer ruimte op te nemen voor mogelijke nieuwe ontwikkelingen en initiatieven. o Daarbij is voor de kleine locaties wel de voorwaarde dat het kleinschalige evenementen betreft met zeer beperkt geluid, dus evenementen die weinig tot geen overlast veroorzaken. o Voor de grotere locaties, die we goed geschikt vinden voor evenementen, worden locatieprofielen opgesteld waarin duidelijk wordt omschreven wat de mogelijkheden zijn op de locatie.

6

Inleiding Met recreatiegebied Spaarnwoude, het brede strand, het havengebied en de parken met landgoederen zijn er veel verschillende en bijzondere type evenementenlocaties in Velsen. Er zijn veel mogelijkheden voor het houden van wat grotere evenementen. Dit gecombineerd met een gunstige ligging ten opzichte van een grote doelgroep in de Metropoolregio Amsterdam zorgt er voor dat Velsen een aantrekkelijke gemeente is om evenementen te houden. Sinds 2007 hanteert de gemeente Velsen een uitnodigend evenementenbeleid. Evenementen zijn ingezet om Velsen/ IJmuiden aan Zee op de kaart te zetten, het toerisme te bevorderen, de economische spin off te vergroten en het seizoen te verlengen. In het “Economische Programma 2015-2019” stond als actie opgenomen dat er een nieuw uitnodigend evenementenbeleid opgesteld moest worden. Het evenementenbeleid dat nu voorligt is daar het resultaat van. Het uitnodigende karakter van het evenementenbeleid past goed bij de ambities van de gemeente zoals die o.a. zijn omschreven in de toekomstvisie “Kennisrijk Werken in Velsen 2025” (o.a. behoud festivallocatie Spaarnwoude). Er zijn verschillende aanleidingen om een nieuw evenementenbeleid op te stellen. •

•

•

Het aantal evenementen in Velsen groeit. Het huidige evenementenbeleid biedt onvoldoende kaders om de toenemende stroom van evenementenaanvragen goed te kunnen toetsen en prioriteren. Dat is o.a. van belang als 2 evenementen bijvoorbeeld op dezelfde locatie en periode plaats willen vinden. Er is een landelijke handreiking evenementenveiligheid opgesteld waar gemeenten lokaal hun beleid op aan kunnen passen. Het is van belang dat we daar goed op inspelen als uitnodigende evenementengemeente, immers een prettig evenement is ook een veilig evenement. In 2008 is de nieuwe wet op de ruimtelijke ordening in werking getreden. Met deze wet werd het verplicht om ook een ruimtelijke afweging te maken bij evenementen.

Het nieuwe evenementenbeleid geeft op hoofdlijnen aan wat het uitnodigende beleid inhoudt en op welke wijze en met welke criteria en middelen de gemeente het beleid uit wil voeren. Naast de ambities en doelstellingen van de gemeente wordt er ook aangegeven hoe de doelstellingen nagestreefd worden, hoe de dienstverlening daar een rol bij kan spelen en hoe ingespeeld wordt op de landelijke veiligheidshandreiking.

7

Hoofdstuk 1 Waar vandaan vertrekken we? Voor het opstellen van het nieuwe evenementenbeleid is eerst het huidige evenementenbeleid in 2015 geëvalueerd. Er is met behulp van onderzoek o.a. bekeken in hoeverre de doelstellingen zijn behaald en welke ontwikkelingen en welke aandachtspunten er zijn. Verder zijn er 20 evenementenorganisatoren en verschillende gemeenten geïnterviewd. Het nieuwe evenementenbeleid is o.a. met behulp van de evaluatie en de daaruit voortvloeiende aandachtspunten opgesteld. Aan de inwoners van Velsen zijn via het burgerpanel verschillende vragen gesteld, o.a. over de tevredenheid over het aanbod aan evenementen.

1.1 Ontwikkelingen evenementen Er vinden in Velsen veel verschillende soorten evenementen plaats. In 2007 waren er nog ruim 100 evenementen aangemeld. Dat is inmiddels toegenomen naar ruim 240. Vaak gaat het om kleine evenementen zoals braderieën en markten. Het aantal sportieve evenementen is de afgelopen jaren gegroeid (zowel op het strand als in Spaarnwoude). Ook zijn er wat meer festivals en dance events bijgekomen. Deze vinden vooral plaats in het recreatiegebied Spaarnwoude en een enkele keer op het strand. Verder worden er meer evenementen georganiseerd waarbij de lokale horeca en detailhandel nauw samenwerken. Een aantal evenementen groeit verder in aantrekkingskracht en krijgt behalve een sterke lokale aantrekkingskracht ook steeds meer een regionaal bereik. Aan de andere kant hebben evenementen het ook moeilijk om de sponsoring rond te krijgen, vooral de evenementen die meer afhankelijk zijn van overheidssubsidies. Soms leidt dat er toe dat een evenement (een jaar) niet door gaat.

1.2 Stand van zaken doelstellingen evenementenbeleid 2007 1.

2.

3.

4.

Het vergroten van de economische spin off van evenementen: de economische waarde van evenementen is toegenomen van € 7,1 miljoen in 2007 naar € 11,2 miljoen in 2010, tot 12,2 miljoen in 2014. De economische spin off (bestedingen buiten het evenemententerrein) is echter gedaald van 2,1 miljoen in 2010, tot 1,5 miljoen in 2014. Verklaring is o.a. het vertrek van de Hiswa en het feit dat Sail in 2010 plaatsvond en niet in 2014. Evenementen beter benutten om het profiel van de gemeente te versterken: evenementen zijn beter benut door evenementen extra te promoten die passen bij het profiel van de gemeente. Verder zijn evenementen met een grote media aandacht ingezet om het profiel van avontuurlijke kust en dynamische haven onder de aandacht te brengen van de (potentiële) bezoekers. Evenementen benutten om Velsen/IJmuiden op de kaart te zetten: evenementen zijn vooral ingezet om IJmuiden op de kaart te zetten, o.a. via (Pre)Sail in 2010 en 2015, het Havenfestival, Turn Up The Beach in IJmuiden aan Zee en de festivals Dance Valley en Dutch Valley (o.a. door het promoten van IJmuiden aan Zee op het festivalterrein). Seizoensverlenging stimuleren: door de groei in aantal wind- en watersport evenementen en sportieve evenementen die veelal buiten het seizoen plaatsvinden, lijkt het er op dat deze doelstelling is behaald.

8

1.3 Aandachtspunten uit de evaluatie Bij de evaluatie van het evenementenbeleid zijn een aantal aandachtspunten voor het nieuwe evenementenbeleid naar voren gekomen:  Bekijk hoe evenementen ingezet kunnen worden voor citymarketing en stel criteria op om te beoordelen welke evenementen prioriteit hebben.  Ga na of 1 centraal budget voor sponsoring en subsidiering van evenementen wenselijk is.  Ga na of de doelstellingen van 2007 nog steeds gelden, of moeten worden aangepast.  Bekijk welke onderzoeksmethoden nu beschikbaar zijn om de effecten van evenementen voor Velsen goed in kaart te brengen.  Breng in kaart hoe de regelgeving verder verminderd kan worden en de vergunningaanvraag vereenvoudigd kan worden en communiceer hier goed over met de evenementenorganisaties.  Zet nog meer in op de promotie van evenementen en de bekendheid daarvan bij evenementenorganisatoren.  Speel met beleid in op de landelijke handreiking evenementenveiligheid.  Neem een onderdeel handhaving en controle op in het beleid.  Bekijk de vrijstellingsbepaling voor de leges van de evenementenvergunning kritisch.  Benoem evenementenlocaties die voor een deel ook opgenomen kunnen worden in de verschillende bestemmingsplannen

Hoofdstuk 2 Wat zijn de trends en ontwikkelingen? Ontwikkelingen bij de organisatie van evenementen Social media worden steeds meer ingezet om de bezoekers interactief te kunnen betrekken. Organisatoren zijn steeds vaker op zoek naar bijzondere plekken om hun evenement te kunnen houden. Steeds meer evenementen breken de leeftijdsgrens aan beide kanten open. Eten en drinken staat steeds meer centraal bij evenementen 1. Tot slot is te zien dat evenementenorganisatoren steeds meer besparen op de kosten omdat het steeds lastiger wordt om sponsors te vinden. Meerdaagse evenementen met een (tijdelijke) camping komen op. Verandering behoefte bezoekers Bezoekers stellen hogere kwaliteitseisen aan evenementen. Er is meer behoefte aan verrassing en een positieve belevingswaarde. Tegelijkertijd is ook een tegentrend zichtbaar; er is behoefte aan authenticiteit en intimiteit.

1

Dit zorgt soms voor problemen met ontheffingen voor het schenken van drank bij regelmatig terugkerende evenementen, omdat een ontheffing maar beperkt verstrekt mag worden. Op dit moment is er op landelijk niveau hierover ook een discussie gaande. In het nieuwe horecabeleid wordt bekeken hoe hier eventueel op ingespeeld kan worden.

9

Demografische trends Burgers ontlenen hun identiteit meer aan vrijetijdsgedrag dan aan materiele zaken. Door etnische diversiteit is er meer variatie in de invulling van de vrije tijd. Ouderen krijgen meer geld en hebben meer vrije tijd, belangstelling voor cultuurhistorie groeit, steeds meer mensen bezoeken een evenement. Trends bij de overheid Evenementen worden steeds vaker ingezet als marketinginstrument, evenementen zijn belangrijk voor sociale cohesie, er is sprake van een toenemende concurrentie bij binnenhalen grote evenementen, druk op openbare ruimte neemt toe. Door media aandacht bij (evenementen-) incidenten blijft verantwoordelijk bij veiligheid een issue.

Hoofdstuk 3 Wat willen de evenementenbezoekers? De meeste evenementen zijn vooral gericht op de inwoners van de gemeente Velsen. Een aantal evenementen heeft een regionale en/of landelijke aantrekkingskracht en zorgen er voor dat de bezoekers aan het evenement kennis maken met de gemeente.

3.1 Onderzoek bij burgerpanel van Velsen Voor het opstellen van het nieuwe evenementenbeleid zijn er een aantal vragen gesteld aan het burgerpanel van de gemeente Velsen. In totaal hebben 1.257 inwoners deelgenomen aan het onderzoek. Hieronder gaan we in op de uitkomsten van dat onderzoek. Bezoek aan evenementen Veel inwoners van Velsen bezoeken wel eens een evenement (83%). Dat is vergeleken met het gemiddelde in Nederland (68%) een hoog percentage. Daarvan bezocht 60% het Havenfestival, 59% de Feestweek Santpoort, 28% de Pinstermarkt Duin & Kruidberg, 26% Beeckestijn Pop, 24% Zomerfestival IJmuiden en 13% Dutch Valley. Opvallend is dat de ondervraagden in Velsen Noord en Santpoort Zuid minder vaak evenementen hebben bezocht in Velsen dan de andere kernen. In Velsen Noord heeft 49% geen evenement bezocht en in Santpoort Zuid is dat percentage 32%. Voor alle bezochte evenementen geldt dat de ruime meerderheid (ruim 80%) van de bezoekers (zeer) tevreden is. Het meest tevreden zijn de bezoekers aan Dutch Valley met 95% (zeer) tevreden). Aanbod aan evenementen 81% van de inwoners vindt het (zeer) belangrijk dat er evenementen in de gemeente Velsen worden georganiseerd. De helft van de inwoners is (zeer) tevreden over het aanbod aan evenementen, 17% is (zeer) ontevreden. 44% mist niets en 31% heeft geen mening. Een kwart gaf aan een bepaald type evenement te missen.

Als voorbeeld werd veel genoemd, het Havenfestival (jaarlijks) en Beeckestijn Pop. Verder gaven meerdere 10

ondervraagden aan de volgende type evenementen te missen: culturele (kleinschalige) evenementen, evenementen meer verspreid over het hele jaar door, Visbeleving/ markt, meer sport evenementen, meer grote professionele braderieën, meer evenementen op het strand. Deze uitkomsten sluiten goed aan bij de leefstijlen Gezellig Lime en Rustig Groen in Velsen waar hieronder verder op ingegaan wordt.

3.2 Leefstijlatlas De provincie Noord Holland heeft de leefstijl van Noord Holland in kaart gebracht (zie bijlage 1). Aan de hand van de leefstijlen van de inwoners en bezoekers kan ook bekeken worden welke evenementen daar goed bij passen. De recreanten in de regio IJmond (en ook de gemeente Velsen) behoren relatief vaak tot de Gezellig Lime en Rustig Groene leefstijlen. Het kijken naar amateur sportwedstrijden gebeurt vaak. Die gezelligheid vinden ze ook op de markt. In de regio worden de rommelmarkt, kerstmarkt of wekelijkse markt druk bezocht. Deze recreanten hebben dus juist meer behoefte aan evenementen als jaarmarkten, dorpsfeesten en braderieën. De inwoners uit Amsterdam zijn een belangrijke doelgroep voor de gemeente. De recreanten in deze regio/gemeente Amsterdam behoren, vergeleken met het landelijk gemiddelde, vaak tot de Creatief en Inspirerend Rode leefstijl of de Ondernemend Paarse leefstijl. Vooral culturele activiteiten, uitgaan, bezoek aan evenementen en watersport worden vaker dan gemiddeld gedaan.

3.3 Bezoekersonderzoek 2015 Van de ondervraagde bezoekers gaf 27% een speciaal evenement bezoeken aan als hoofdreden voor een bezoek aan de gemeente Velsen. In 2009 was dat nog 22% en in 2003 16%. Dat laat zien dat evenementen een belangrijke functie hebben in het aantrekken van bezoekers en daarmee het bevorderen van het toerisme.

Hoofdstuk 4 Visie en doelstellingen Evenementen bepalen voor een deel de levendigheid en sfeer van de gemeente Velsen. Ze stimuleren bezoek van buiten de gemeente en bevorderen daarmee het toerisme en kunnen zorgen voor sociale cohesie. Evenementen in Velsen hebben een grote economische waarde (12,2 miljoen in 2014) en zorgen voor werkgelegenheid in Velsen en de regio (circa 169 fte in 2014). Visie Het is van belang dat er een gevarieerd en ruim aanbod is in Velsen, het liefste het hele jaar door. Dat draagt bij aan de levendigheid in de gemeente en zorgt er voor dat er voor de inwoners het hele jaar wat te doen is en het seizoen daarmee verlengd wordt. Tegelijkertijd is draagvlak voor de evenementen ook van belang.

11

Voor bezoekers is het een belangrijke reden om een bezoek te brengen aan Velsen en wellicht voor een eerste keer kennis te maken met de gemeente (27% van de ondervraagde bezoekers geeft dat als hoofdreden aan). De gemeente wil evenementen inzetten om de speerpunten uit de citymarketingstrategie te helpen realiseren en het profiel van IJmuiden te versterken en op de kaart te zetten. Een prettig evenement is ook een veilig evenement. Veiligheid bij evenementen betreft een gedeelde verantwoordelijkheid. De organisator is hiervoor primair verantwoordelijk, maar ook vergunningverlener, hulpdiensten en bezoekers hebben hierin hun aandeel. Doelstellingen 1. Via en met de evenementen duidelijk het profiel van IJmuiden promoten als merk (in relatie tot citymarketing & Rauw aan Zee), daarbij extra inzetten op duidelijk onderscheidend aanbod dat past bij het profiel. 2. Vergroten economische waarde en economische spin off van de evenementen. 3. Het versterken van het aanbod verspreid over het hele jaar, verlevendiging van de gemeente en het stimuleren van een aantrekkelijke en leefbare gemeente. Hoe gaan we het meten? -

Tevredenheid van de bezoekers over het aanbod aan evenementen: door 1 keer per 4 jaar vragen te stellen aan het burgerpanel. Economische en promotionele waarde van evenementen: door 1 keer per 4 jaar onderzoek te doen naar de economische en promotionele betekenis van evenementen.

Hoofdstuk 5 Hoe willen we de doelen gaan bereiken? De in 2007 ingezette koers zetten we voort met dit nieuwe beleid. Uitgangspunt is dat er geen extra capaciteit of budget beschikbaar komt. Dat houdt in dat vooral bekeken wordt wat de verbetermogelijkheden zijn binnen de faciliterende rol van de gemeente en binnen de acties die nu ook al worden uitgevoerd.

5.1 Professionele dienstverlening en vergunningverlening Er is ingezet op het verminderen van de regelgeving o.a. doordat meer evenementen kunnen volstaan met een melding in plaats van een vergunning. Ook zijn de termijnen van indienen voor evenementen zonder verhoogde veiligheidsaandacht verkort naar 8 weken en verschillende vergunningen en ontheffingen zijn geïntegreerd in de evenementenvergunning. Verder zetten we in op meer transparantie in het vergunningverleningsproces. Door o.a. de informatievoorzieningen op de gemeentelijke website te verbeteren.

5.2 Samenwerking met en tussen evenementenorganisatoren We gaan samenwerken met evenementenorganisatoren om de doelstellingen uit het beleid te helpen realiseren. Dat betreft enerzijds het promoten en inspelen op evenementen die goed passen bij het profiel van de gemeente. Anderzijds het benutten van evenementen met 12

een groot bereik om het profiel van de gemeente op de kaart te zetten en de doelstellingen te helpen bereiken. Stimuleren dat de organisaties meer hun kennis en expertise met elkaar delen door de organisaties meer met elkaar in contact te brengen. Gemeente kan daarbij de rol spelen als verbindende en uitnodigende partij.

5.3 Mogelijkheden voor het promoten van evenementen duidelijk(er) communiceren In principe worden alle evenementen die aangemeld worden voor de evenementenvergunning meegenomen in de algemene promotie. De gemeente heeft verschillende middelen beschikbaar om de evenementen die gehouden worden in de gemeente te promoten. Zoals de toeristische website, de digitale displays, Facebook @ Rauw aan Zee en de evenementenkalender. Uit de evaluatie bleek dat nog niet alle promotionele mogelijkheden goed bekend waren bij de organisatoren. Daarom worden de mogelijkheden voor het promoten van de evenementen duidelijker meegenomen in de informatieverstrekking naar de evenementenorganisatoren.

5.4 Faciliteren van evenementen Evenementen vinden meestal plaats in de openbare ruimte. Het is dan soms nodig om delen van het evenemententerrein af te zetten met hekken. De gemeente heeft ruim 200 hekken beschikbaar die voor een deel ook ingezet kunnen worden bij evenementen. De gemeente wil de hekwerken beschikbaar stellen voor de niet commerciële evenementen. De commerciële evenementenorganisatoren moeten zelf voor de hekwerken zorgen. Er zijn verschillende bedrijven gespecialiseerd in het plaatsen van hekken bij evenementen waar zij goed terecht kunnen. Voor de niet commerciële evenementen, die gedragen worden door vrijwilligers en een maatschappelijk belang hebben, kunnen de hekken ook door de gemeente gebracht en gehaald worden. Denk hierbij aan Sinterklaas intocht, Koningsdag, avondvierdaagse en kleine straatfeesten. Voor de overige niet commerciële evenementen is het mogelijk om de hekken gratis te lenen, mits ze zelf opgehaald en teruggebracht worden. Daarnaast kan de gemeente er voor kiezen om beeldbepalende, speciale, of startende evenementen extra te faciliteren met bijvoorbeeld het plaatsen van hekken. Bij de aanmeldingen van de verschillende evenementen wordt bekeken welke evenementen extra gefaciliteerd kunnen worden. Verzoeken voor het lenen van de hekken moeten minimaal 2 weken van te voren gestuurd worden naar evenementen@bor.nl.

Verder geldt wie het eerste komt, wie het eerst maalt. De gemeente faciliteert in enkele gevallen breder, bijvoorbeeld door schoonmaakwerkzaamheden zo te plannen dat het bij kan dragen aan een evenement. Omdat dat maatwerk is per evenement en niet vaak voorkomt wordt het niet in het beleid opgenomen. 13

5.5 Evenementen stimuleren door subsidieverlening Aandachtspunt uit de evaluatie was het opnemen van duidelijke criteria voor subsidies voor evenementen en te onderzoeken of één centraal budget voor evenementensubsidies wenselijk zou zijn. Per beleidsveld en portefeuille worden verschillende (autonome) doelen nagestreefd waarbij subsidie van evenementen één van de mogelijkheden is waar het budget aan besteed wordt. Daarom is het op dit moment niet wenselijk om één centraal budget voor evenementensubsidies in te voeren. Er wordt wel meer structuur en duidelijkheid gegeven aan de organisatoren van evenementen. Er komen twee termijnen voor aanvragen en één formulier voor het aanvragen van subsidies voor evenementen. Uit het formulier wordt duidelijk op welke beleidsvelden het evenement betrekking heeft. Als dat op meerdere beleidsvelden is vindt er integrale afstemming plaats en krijgt de aanvrager een integraal antwoord. Op die manier is het voor de aanvrager eenvoudiger om een aanvraag in te dienen voor subsidies. Na de vaststelling van het nieuwe evenementenbeleid wordt een beleidsregel evenementensubsidies opgesteld. Daarin wordt duidelijk aangegeven wat de inhoudelijke criteria zijn per beleidsveld (o.a. vanuit cultuur) en aan welke voorwaarden in het algemeen voldaan moet worden.

Een daarvan is dat het voor de bezoekers aan het evenement duidelijk moet zijn dat de gemeente een subsidie heeft gegeven. In ieder geval door dat duidelijk te maken op het evenemententerrein, in de verschillende uitingen van het evenement en op de website, Facebook e.d. Bij het opstellen van de beleidsregel subsidies wordt ook bekeken in hoeverre “het belonen van goed gedrag” opgenomen kan worden. Hier worden een aantal algemene hoofdlijnen alvast aangegeven: Ondernemerschap & professionaliteit: Het organiseren van een succesvol evenement is afhankelijk van de kwaliteiten van de organisator en het plan dat is ingediend. Bij de boordeling van een subsidieaanvraag worden daarom o.a. de volgende zaken meegewogen: een professionele houding, het bedrijf op orde hebben, een goed marketingplan, onderbouwde begroting, duidelijk reëel omschreven plan en draaiboek en eigen verdien vermogen. Uitgangspunt bij het ondersteunen van evenementen is de zelfstandigheid en zelfredzaamheid van de organisatie. De bijdrage van de gemeente kan nooit meer dan de helft van de begroting zijn. Organisatoren die uitsluitend een commercieel belang hebben met een evenement krijgen geen financiële bijdrage toegekend.

Samenwerking met lokale bedrijfsleven en andere organisatoren: De gemeente wil stimuleren dat organisatoren elkaar en andere lokale partners (zoals horeca, detailhandel en culturele organisaties) nog meer opzoeken om kennis met elkaar te delen, verbindingen te zoeken en samen te werken. Hiermee wordt ook gestimuleerd dat evenementen meer verbonden zijn met de gemeente en daardoor een langdurigere samenwerking aan gaan. Andere criteria die o.a. meegenomen zullen worden voor verdere verwerking in de beleidsregel zijn:  Bereik van het evenement in aantal bezoekers, regio en promotionele bereik  Aanvulling op bestaande aanbod  Economische waarde & spin off 14

 Uitbreiding van het seizoen, evenwichtig evenementenaanbod hele jaar door  Passend bij identiteit/ beleid/ ambities gemeente (citymarketing, cultuur, sport, IJmuiden Rauw aan Zee)  Marketing & communicatie & bijdrage aan vergroten naamsbekendheid.  Aanhaken, inspelen op mogelijkheden in de MRA (koppelingen maken met evenementen in Amsterdam om op de groei in te spelen.

5.6 Gunningscriteria Het kan een enkele keer voorkomen dat er twee evenementen op dezelfde locatie en/of dezelfde dag zijn aangemeld. Of dat bepaalde evenementen zoals een kermis, of circus in dezelfde periode een aanvraag indienen (wat vanuit exploitatie oogpunt niet wenselijk is). Mocht er in goed overleg tussen de organisatoren geen oplossing voor gevonden worden dan zal er door de gemeente een keuze gemaakt moeten worden. Om duidelijkheid te kunnen scheppen naar de organisatoren is het nodig om gunningscriteria op te stellen. Dit wordt, na vaststelling van het evenementenbeleid, uitgewerkt in een beleidsregel.

5.7 Inspelen op de kansen in de Metropoolregio Amsterdam (MRA) In de strategische agenda MRA Toerisme 2025 staat aangegeven op welke thema’s er extra kansen zijn om in MRA-verband samen te werken. Belangrijke doelstelling in de agenda is het stimuleren van spreiding van bezoekers vanuit Amsterdam naar de regio. Evenementen worden daarbij genoemd als één van de mogelijkheden om verbindingen te maken in de MRA. Evenementen maken de hele MRA tot een dynamische omgeving waar het goed recreëren, wonen en werken is. Met een uitnodigend evenementenbeleid kan Velsen hier goed op inspelen en een duidelijke positie in de MRA innemen.

Hoofdstuk 6 Duurzaamheid en Milieu We hechten in Velsen aan het bevorderen van duurzaamheid en innovatie. Dat staat onder andere opgenomen in de Visie Kennisrijk Werken 2025. Het bevorderen van duurzaamheid bij evenementen kan daar ook een bijdrage aan leveren. Milieumaatregelen kunnen daarbij helpen om evenementen in goede banen te leiden met een minimale milieubelasting. Dit is goed voor het milieu, biedt vaak financieel voordeel én zorgt voor een positieve uitstraling. Er is door de omgevingsdienst IJmond een handboek milieuzorg bij evenementen gesteld. De hoofdlijnen uit dat handboek staan in dit hoofdstuk weergegeven.

6.1 Beperken milieubelasting Evenementenvergunningen hebben onder meer tot doel de milieubelasting door evenementen zo veel mogelijk te beperken. Met name bij grotere evenementen werken verschillende gemeentelijke afdelingen nauw samen. Zij kunnen bestuurs- en strafrechtelijk optreden tegen overtredingen. De aspecten waarop moet worden gelet zijn: afvalpreventie, mobiliteitsmanagement, het sparen van groen en de bodem, het voorkomen van geluidshinder, energie- en waterbesparing, en duurzaam inkopen 15

 Afvalmanagement: Afvalmanagement is gericht op het voorkomen en beperken van afval - bijvoorbeeld veroorzaakt door drankjes, etenswaren en promotiemateriaal. Dat kan door al tijdens de voorbereiding van evenementen maatregelen te treffen.  Groen: bij buitenevenementen moet de omgeving worden beschermd, met name de onverharde bodem en het groen, zoals struiken, bermen en bomen, tegen verontreiniging en schade door bezoekers, allerlei objecten op het terrein, regen, verkeer en zwerfvuil.  Geluid: muziek en machines die geluid produceren kunnen hinder en klachten veroorzaken. Om te voorkomen dat evenementen niet (meer) mogen plaatsvinden door klachten, is het zaak hinder zo veel mogelijk te voorkomen. Dat kan aan de hand van een Geluidsplan, met de te verwachten geluidsomstandigheden en maatregelen. De gemeente kan daarvoor eigen normen hanteren per evenement, afhankelijk van de aard, de duur en de locatie. Van belang is vooral goede communicatie met alle partijen, maar ook als organisatie verstandig programmeren, praktisch indelen en zelf geluid meten.  Evenementen kosten energie: of het nu is voor transport, verlichting, een geluidsinstallatie, attracties, of het bewaren en klaarmaken van eten. Relatief eenvoudige maatregelen leveren een aanzienlijke energiebesparing op.

Het is van belang daarbij ook aandacht te hebben voor duurzame energie, zoals aggregaten die LNG als brandstof gebruiken.  Water: bij elk evenement wordt water gebruikt, onder meer voor het schoonmaken. Het is van belang al bij de locatiekeuze en de indeling van het terrein rekening te houden met de mogelijkheden om water aan- en af te voeren. Denk daarbij ook bijvoorbeeld aan waterbesparing.  Slim en duurzaam inkopen: een (aspect van een) evenement kan een extra duurzame uitstraling krijgen, door bijvoorbeeld niet in te kopen wat niet echt nodig is, kritisch te selecteren, afspraken goed vast te leggen en ook te zorgen voor duurzaam gebruik.

Hoofdstuk 7 Dienstverlening & wet en regelgeving 7.1 Inleiding Klantvriendelijkheid en meedenken staan centraal bij de dienstverlening voor de organisatoren van evenementen. Vanuit de werkeenheid vergunningen van de afdeling publiekszaken (hierna te noemen ‘team evenementen’) worden organisatoren begeleid, soms al in de fase vóór de vergunningaanvraagprocedure. In vooroverleg worden organisatoren zoveel mogelijk gewezen op de mogelijkheden en de daarbij behorende verantwoordelijkheden met betrekking tot een evenement. Bij evenementen spelen naast bezoekersaantallen, soort evenement en locatie vele aspecten een rol. Hierdoor bestaat de dienstverlening bij veel evenementen uit maatwerk.

7.2 Wet en regelgeving De grondslag en de definitie van een evenement is te vinden in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV). De burgemeester verleent de vergunningen voor de evenementen op basis van artikel 2.17 van de Algemene Plaatselijke Verordening gemeente Velsen.

16

De wettelijke grondslag voor dit artikel is te vinden in artikel 174 van de Gemeentewet, dat bepaalt dat de burgemeester is belast met het toezicht op de openbare samenkomsten en vermakelijkheden alsmede op de voor publiek openstaande gebouwen en daarbij behorende erven. Bij een evenement zijn vaak ook andere wetten van toepassing zoals de Drank- en Horecawet, de Wegenverkeerswet, de Bouwverordening en regelgeving met betrekking tot brandveiligheid.

7.3 Waarom een evenementenvergunning? Een evenementenvergunning moet fungeren als een belangrijke prikkel voor een organisator van een evenement om de risico’s zorgvuldig te identificeren en te beheersen. Hiermee vormt de evenementenvergunning de basis voor bestuurlijk toezicht op het evenement en handhaving indien voorschriften van de evenementenvergunning niet worden nageleefd. Naast de risico’s op verstoring van de openbare orde en veiligheid, kunnen evenementen ook voor overlast zorgen, zowel qua geluid als schade aan de omgeving of het milieu. Ter beperking of voorkoming hiervan worden maatwerkvoorschriften aan de vergunning verbonden.