MJBP_NHA_2021-2024

Beleidsplan 2021-2024

KLAAR VOOR DE TOEKOMST

beleidsplan 2021-2024

inhoud beleidsplan 2021-2024

klaar voor de toekomst

Beleidsplan Noord-Hollands Archief 2021-2024

COVER Kennemerstrand in aanleg met zicht op de havenmond en Hoogovens, Chris Bekkers, 1994. Beeldcollectie van de gemeente Velsen.

8 10 16 19 19 19 20

Voorwoord Samenvatting Inleiding Missie, visie en kernwaarden Missie Visie: het NHA in 2024 Kernwaarden

24 26 31 36 38

Hoofdstuk 1. Bronnen veiligstellen Actielijn 1: Collectioneren Actielijn 2: Duurzaam beheren Actielijn 3: Informeren en adviseren Actielijn 4: Toezicht houden

42 44 47 49

Hoofdstuk 2. Meer mogelijk maken met data Actielijn 5: Digitaliseren en online beschikbaar stellen Actielijn 6: Digitale toegankelijkheid en doorzoekbaarheid optimaliseren Actielijn 7: Innoveren met data (NHALab)

52 54 57 59

Hoofdstuk 3. Publiek faciliteren en enthousiasmeren Actielijn 8: Service bieden Actielijn 9: Verhalen vertellen Actielijn 10: Educatie verzorgen

62 65 66 68 70 72 74

Hoofdstuk 4. Organisatie blijven ontwikkelen Actielijn 11: Samenwerkingsrelaties herijken Actielijn 12: Doelgroepen kennen en bereiken Actielijn 13: Integrale samenwerking organiseren en faciliteren Actielijn 14: Bedrijfsvoering gezond houden Meerjarenbegroting 2021-2024 Aangesloten overheidsorganisaties

colofon

Algemene coördinatie Klaartje Pompe

klaar voor de toekomst

Redactie Raamwerk advies en tekst Margreet Windhorst Eindredactie en productiebegeleiding Annabelle Arntz

6

7

Grafisch ontwerp & illustraties andrews:degen Drukker Pantheon Drukkers

Noord-Hollands Archief Janskerk Jansstraat 40 2011 RX Haarlem Kleine Houtweg 18 2012 CH Haarlem

beleidsplan 2021-2024

(023) 517 27 00 info@noord-hollandsarchief.nl www.noord-hollandsarchief.nl

Assumburger tolhek in Heemskerk, W.J. Huygens, 1812. Collectie Provinciale Atlas Noord-Holland.

beleidsplan 2021-2024

klaar voor de toekomst

voorwoord

Archieven gaan over het verleden. Documenten uit het verleden worden opgenomen, geselecteerd, geordend en bewaard. Maar archieven gaan ook over de toekomst. Dit brengt nieuwe technische en organisatorische uitdagingen met zich mee. Voor het Noord-Hollands Archief (NHA) zijn het ook in de nieuwe vierjarige beleidsperiode spannende tijden. Dit meerjarenbeleidsplan laat de plannen voor de komende jaren zien. Het managementteam, de medewerkers en het bestuur hebben samen plannen gemaakt, die voortbouwen op de eerdere vierjarige beleidsplannen. Wij zijn trots op de reeds bereikte resultaten. Met een prachtige collectie en een mooi verbouwd en gerestaureerd publiekscentrum in de Janskerk is het NHA een waardevol cultureel centrum voor Haarlem, voor de regio en voor de provincie Noord-Holland.

8

Nieuwe fysieke depotruimte voor de opslag van de resterende papieren archieven is de komende jaren nog nodig. Maar ook dient er met voorrang voor alle aangesloten overheidsorganisaties een duurzaam, veilig en betrouwbaar digitaal opslagmedium - het zogenaamde e-Depot - te worden gerealiseerd. Voor de raadpleging wordt er op innovatieve wijze met behulp van moderne digitale technieken en software gewerkt aan het (nader) toegankelijk maken van archieven en tekstdocumenten uit die archieven. Dat is een geweldige uitdaging. Ook spelen er bestuurlijke ontwikkelingen. Het Rijk wil zich terug trekken uit de besturen van de regionale historische centra. Het lijkt erop dat wij ook voor de digitale toekomst niet meer zeker mogen zijn van deelname aan het rijks-e-Depot. Het NHA heeft de kennis en de plannen om de uitdaging aan te gaan, samen met anderen, maar uitgaande van eigen kracht. We gaan de komende tijd na hoe wij de bestuurlijke en financiële verantwoordelijkheid

voor het NHA breder kunnen delen. En we willen samenwerken met anderen aan een optimale infrastructuur voor archieven in Nederland. Graag presenteren we hierbij onze toekomstvisie en onze plannen en nodigen iedereen uit hier kennis van te nemen en waar mogelijk met ons samen te werken aan de toekomst van ons verleden.

Jos Wienen burgemeester van Haarlem voorzitter van het bestuur van het Noord-Hollands Archief Lieuwe Zoodsma directeur van het Noord-Hollands Archief secretaris van het bestuur van het Noord-Hollands Archief 9

samenvatting klaar voor de toekomst beleidsplan 2021-2024

10

Dit meerjarenbeleidsplan staat in het teken van de voorbereidingen op een toekomst die voor het Noord-Hollands Archief veel en kansrijke veranderingen in petto heeft. Die toekomst is in hoge mate digitaal. Voor het NHA als collectiecentrum bieden digitalisering en ontwikkelingen rondom artificiële intelligentie volop mogelijkheden om de collectie nog beter bruikbaar te maken. In het NHALab gaan we aan de slag met het innoveren met data. We gebruiken en ontwikkelen technieken op het gebied van beeld- en handschriftherkenning voor de ontsluiting van rijke bronnen zoals de notariële archieven en de beeldcollectie van Fotopersbureau De Boer. Door onze data in toenemende mate als Linked Open Data aan te bieden, maken we koppelingen mogelijk met andere databronnen binnen en buiten het NHA en bieden we onderzoekers veel nieuwe mogelijkheden. Om onze collectiedata optimaal geschikt te maken voor hergebruik door derden, investeren we de komende jaren veel in het standaardiseren en verbeteren daarvan. Ook gaan we door met het digitaliseren en online toegankelijk maken van veel geraadpleegde en/of kwetsbare bronnen. Op het programma staan onder meer het bijzondere archief van de Abdij van Egmond, de burgerlijke stand en de bouwdossiers van de aangesloten gemeenten.

Als expertisecentrum staat het NHA de overheidspartners bij om te zorgen dat hun digitale overheidsarchieven tot in lengte van jaren betrouwbaar en toegankelijk blijven. Zo voorkomen we samen digitaal geheugenverlies en maken we democratische controle op het overheidshandelen mogelijk. In het kader van het Programma Digitaal Informatiebeheer adviseren en informeren we de aangesloten overheden op het gebied van duurzaam digitaal informatiebeheer en bieden we hen voorzieningen om digitale informatie te preserveren en te raadplegen. Ten behoeve

van de rijksoverheid blijven we in ieder geval tot 2024 aangesloten op en meewerken aan de landelijke preserveringsvoorziening van het Nationaal Archief. Voor onze decentrale overheidspartners hebben we voorlopig een eigen voorziening getroffen om er zeker van te zijn dat we onze wettelijke taak als archiefbewaarplaats voor al onze partners kunnen waarmaken. In 2022 maken we een definitieve keuze ten aanzien van onze preserveringsvoorziening(en). De komende jaren gaat de aandacht van onze adviseurs en toezichthouders vooral uit naar de aansluiting op de preserveringsvoorzieningen, de selectie en overbrenging van digitale bestanden en systemen uit de beginjaren van de digitale overheid en de aanbesteding, het ontwerp en de inrichting van informatiesystemen om te zorgen dat archieffunctionaliteiten daarin worden meegenomen (archiving by design). Voor de opslag van 20 kilometer papieren overheidsarchieven voor de periode tot 2035 werkt het NHA aan de realisatie van een nieuwe depotvoorziening. Een hoog niveau van digitale dienstverlening is essentieel om onze maatschappelijke taak als publiekscentrum onder alle omstandigheden goed te kunnen vervullen. We zorgen dat onze collectie online makkelijk te vinden en te doorzoeken is. De website van het NHA vervult daarin een spilfunctie. Deze ontwikkelen en verbeteren we voortdurend.

We blijven het online aanbod van gedigitaliseerde bronnen en indexen uitbreiden en bieden de mogelijkheid om stukken op verzoek te laten scannen. Een belangrijke opgave voor de komende jaren is het vergemakkelijken van het zoeken op de website en in onze informatiesystemen. Daartoe werken we nauw samen met leveranciers van archiefsoftware. Ook gaan we meer en meer verschillende vormen van online publieksbegeleiding bieden en de bereikbaarheid per chat verruimen.

11

samenvatting klaar voor de toekomst beleidsplan 2021-2024

12

13

Watertoren Bussum, Lars van den Brink, 2019. Collectie Provinciale Atlas Noord-Holland.

beleidsplan 2021-2024

klaar voor de toekomst

samenvatting

In het publiekscentrum in de Janskerk nodigen we mensen uit om de geschiedenis te ervaren. De studiezaal is minimaal 28 uur per week open om de archieven en collecties fysiek te raadplegen. In de expositieruimtes vertellen we aan de hand van historisch materiaal en gebruik makend van de modernste technieken boeiende verhalen. We handhaven de expositie over Joh. Enschedé en vernieuwen de vaste opstelling over Vrouwen in Verzet. Met tijdelijke tentoonstellingen sluiten we aan op actuele gebeurtenissen in de regio, actuele maatschappelijke onderwerpen en aanwinsten in de collectie. Bij alle tentoonstellingen bieden we educatie aan. In het binnenschoolse educatiebeleid leggen we het accent op leerlingen uit het voortgezet onderwijs. We spannen ons extra in om leerlingen van vmbo en mbo te bereiken. De Haarlemse bronnen op geschiedenislokaal023.nl vullen we aan met content over Velsen, Haarlemmermeer, Bloemendaal en Heemstede. 14

Het NHA wil de geschiedenis van Kennemerland, Amstel- en Meerlanden zo goed mogelijk documenteren. In 2021 verhuist het historisch archief van de gemeente Haarlemmermeer naar het NHA. We nemen overheidsarchieven steeds sneller over. We signaleren vroegtijdig waarover maatschappelijke beroering ontstaat en wat belangrijke gebeurtenissen zijn en spelen daarop in bij het verwerven van archieven en collecties. Het bouwen aan relaties met migrantengroepen en het verwerven van bronnen over hun leven hier is een belangrijke doelstelling voor de komende jaren. Het organisatorisch toekomstproof maken van het NHA stelt ons voor twee grote uitdagingen: het herijken van de samenwerkingsrelaties met de overheidspartners en het integreren van onze analoge en digitale werkzaamheden.

De samenwerkingsrelatie met het Rijk gieten we in een nieuwe vorm, omdat deze partner zich per 2024 terug wil trekken uit de gemeenschappelijke regeling maar wel diensten wil blijven afnemen. Het NHA wordt primair een voorziening van en voor de decentrale overheden in het verzorgingsgebied. We streven ernaar enkele van deze overheden te bewegen om deelnemer te worden aan de gemeenschappelijke regeling, zodat de basis onder onze organisatie stevig blijft. Wij blijven samenwerken met andere RHC’s, maar zoeken daarnaast ook uitdrukkelijk de samenwerking met verwante archiefinstellingen in Noord- en Zuid-Holland. De komende jaren maakt het NHA een digitale sprong voorwaarts met het Programma Digitaal Informatiebeheer. Het is zaak om de kennis en ervaring uit dit programma goed te borgen en de staande organisatie geleidelijk aan zo in te richten dat de analoge en digitale werkprocessen goed zijn afgestemd en elkaar optimaal ondersteunen en versterken. Dat vergt integrale samenwerking tussen de verschillende organisatieonderdelen. Vanuit de optiek van HR zijn daarnaast diversiteit, vitaliteit, kennis en competenties belangrijke aandachtspunten. Het NHA is van en voor de regio en wil zichtbaar en laagdrempelig toegankelijk zijn voor iedereen.

Dat streven wordt ondersteund en onderstreept door de actieve communicatie naar onze verschillende doelgroepen, waaronder de aangesloten overheden en hun ambtenaren, onderzoekers en tentoonstellingsbezoekers. Met publieksonderzoek en een publiekscampagne zorgen we ervoor dat we nog effectiever worden in onze communicatie en dat onze (naams)bekendheid toeneemt.

15

inleiding klaar voor de toekomst beleidsplan 2021-2024

Alles beweegt in en om het NoordHollands Archief. Van de inhoud van onze alsmaar groeiende collectie tot de doelgroepen waarop we ons richten. Van de vormgeving van onze dienstverlening tot de manieren waarop we informatie bewaren. Van de wettelijke grondslag op basis waarvan we werken tot de samenstelling van onze gemeenschappelijke regeling. Van de manier waarop we ons werk organiseren tot de mensen die het uitvoeren.

16

Een route kiezen te midden van zoveel schuivende panelen is niet eenvoudig. Dat is in de afgelopen periode wel gebleken. We hebben grote delen van ons vorige meerjarenbeleidsplan succesvol uitgevoerd, maar juist onze belangrijkste opgave hebben we niet volledig kunnen realiseren. Het bleek niet haalbaar om al onze overheidspartners aan te sluiten op het rijkse-Depot: het geheel van voorzieningen en afspraken voor het duurzaam beheer van digitale archieven dat we delen met en afnemen van het Nationaal Archief. De les die we hieruit geleerd hebben is deze: het NHA wil niet langer afhankelijk zijn van derden voor het realiseren van voorzieningen die cruciaal zijn voor de uitvoering van zijn kerntaken. Omdat het Rijk zich naar verwachting

per 2024 terugtrekt uit de gemeenschappelijke regeling, wordt het NHA primair een voorziening van en voor de decentrale overheden in het verzorgingsgebied. Wij zien dat als een kans om ons provinciale en regionale profiel aan te scherpen, onze positie in Noord-Holland te versterken en de inwoners van ons verzorgingsgebied nadrukkelijker centraal te zetten in onze dienstverlening en ons publieksbeleid. We blijven wel diensten verlenen aan de rijksoverheid en samenwerken met de andere RHC’s in de provinciehoofdsteden. De toekomst is digitaal. In de afgelopen periode hebben we laten zien dat we voortdurend inspelen op de kansen die de digitalisering biedt om onze collectie nog beter bruikbaar te maken. De coronacrisis maakte eens te meer duidelijk hoe belangrijk een hoog niveau van digitale dienstverlening is om onze maatschappelijke taken onder alle omstandigheden goed te kunnen vervullen. Dat brengt ons tot de conclusie dat we nog veel meer kunnen en moeten met de digitale toegankelijkheid, herbruikbaarheid en doorzoekbaarheid van onze bronnen en data. Net als in de fysieke wereld geldt ook

Affiche Aalsmeers Bloemencorso, 1959. Collectie affiches Cornelis Rosier.

17

18

Missie Het NHA helpt organisaties om hun informatie toegankelijk en betrouwbaar te houden en helpt mensen om meer te weten te komen over hun eigen geschiedenis en die van de provincie Noord-Holland en de regio’s Kennemerland en Amstelen Meerlanden.

en beleefd kan worden en waar alle inwoners van de provincie een stukje van hun eigen geschiedenis kunnen terugvinden. Als collectiecentrum zorgen we dat onze collectie houdbaar, bruikbaar en zichtbaar is. Dankzij de goede kwaliteit en de laagdrempelige online beschikbaarheid van grote hoeveelheden collectiedata is de collectie Visie: het NHA in 2024 optimaal te benutten voor allerhande Het NHA is een toekomstbestendige soorten onderzoek. culturele en democratische basisDe innovatieve datatoepassingen voorziening in Haarlem. Als publieks- die we helpen ontwikkelen, leveren centrum zijn we een culturele verrassende geschiedverhalen en hotspot waar geschiedenis leeft nieuwe inzichten op.

missie, visie en kernwaarden

inleiding klaar voor de toekomst beleidsplan 2021-2024

in het digitale domein dat het groter en zwaarder maken van een constructie vraagt om versteviging van de fundering. Daarom geven we een boost aan de kwaliteit, kwantiteit en standaardisatie van onze collectiedata. Zo zorgen we dat we klaar zijn voor de toekomst en ook in de digitale samenleving kunnen blijven fungeren als de bron bij uitstek van betrouwbare informatie over zowel de lang vervlogen als de meest recente geschiedenis van Noord-Holland in het algemeen en de regio’s Kennemerland en Amstelen Meerlanden in het bijzonder.

19

Wandelkaart Bloemendaal, 1935. Collectie Provinciale Atlas Noord-Holland.

missie, visie en kernwaarden klaar voor de toekomst beleidsplan 2021-2024

Als expertisecentrum staan we de aangesloten overheidsorganisaties terzijde bij het verantwoord inrichten van hun informatiebeheer ten behoeve van de democratische verantwoording en de bedrijfsvoering. We werken, zo mogelijk met andere archief- en erfgoedinstellingen in de provincie, aan innovaties waar onze overheidspartners en ons publiek baat bij hebben. Wat onze kerntaken betreft, staan we zoveel mogelijk op eigen benen. De samenwerking met de rijksoverheid heeft een nieuwe vorm gekregen die garandeert dat de

Noord-Hollandse rijkscollectie bij ons in beheer blijft en dat het Rijk de financiële verantwoordelijkheden daarvoor adequaat blijft invullen. Dankzij de toetreding van enkele nieuwe partners is de toekomst van de gemeenschappelijke regeling verzekerd. Kernwaarden In tijden van tanend vertrouwen in media en instituties stelt het NHA betrouwbaarheid als kernwaarde voorop. Wij staan voor de authenticiteit van de informatie die we beheren. Door de collectie zorgvuldig

20

21 te documenteren met metadata over de ontstaans- en beheercontext, stellen wij gebruikers in staat om onze informatie te duiden en op waarde te schatten. Als organisatie en medewerkers komen we onze afspraken na en zijn we eerlijk en zelfkritisch als we daar onverhoopt eens niet in slagen. Het NHA is innovatief. We omarmen de digitalisering en zoeken actief naar nieuwe datatoepassingen en technieken om het maatschappelijk en wetenschappelijk rendement van de collectie te vergroten. Het NHA is van en voor alle inwoners van het verzor-

gingsgebied. We zijn, zowel online als op locatie, laagdrempelig, inclusief en uitnodigend. Dat drukken we uit in de kernwaarde openheid. Samenwerking zit in ons DNA. Als gemeenschappelijke regeling verbinden we overheidspartners voor een gezamenlijk doel. Om ons werk goed te kunnen doen, hebben we veel andere partijen nodig: collegaerfgoedinstellingen, historische verenigingen, individuele gebruikers, wetenschappers, maatschappelijke organisaties, leveranciers. Ook onze interne werkprocessen vallen of staan met goede samenwerking tussen de specialismen die onze organisatie rijk is. Tooropkade, Heemstede, 1935-1939. Beeldcollectie van de Vereniging Haerlem.

missie, visie en kernwaarden klaar voor de toekomst beleidsplan 2021-2024

22

23

Bomschuiten op het strand in Zandvoort, Cornelis Ekama, 1861. Beeldcollectie van de gemeente Haarlem.

hoofdstuk 1 bronnen Bronnen veiligstellen klaar voor de toekomst

24

Het NHA stelt historische bronnen veilig om zoveel mogelijk geschiedenissen te kunnen vertellen. We werken gestaag aan de uitbreiding van onze collectie en staan pal voor de houdbaarheid van de informatie die aan ons wordt toevertrouwd. We vullen leemtes op zodat onze collectie een nog completer beeld geeft van de geschiedenis van de provincie, de aangesloten gemeenten en hun inwoners. Ook leveren we actieve ondersteuning en goede voorzieningen aan archiefvormers ten behoeve van de houdbaarheid, bruikbaarheid en zichtbaarheid van hun waardevolle informatie. Dat doen we niet alleen omwille van het culturele geheugen van Noord-Holland, Kennemerland en Amstel en Meerlanden, maar ook met het oog op de controleerbaarheid en de bedrijfsvoering van het openbaar bestuur. In dat kader werken we de komende jaren aan de volgende actielijnen:

beleidsplan 2021-2024

1. Collectioneren 2. Duurzaam beheren 3. Informeren en adviseren 4. Toezicht houden

Anthony Fokker op 31 augustus 1911 boven Haarlem, Thijs Postma, 1981. Beeldcollectie van de gemeente Haarlem.

hoofdstuk 1 bronnen veiligstellen klaar voor de toekomst beleidsplan 2021-2024

26

Actielijn 1: Collectioneren Dankzij de wettelijke overbrengingsplicht kan het NHA rekenen op een voortdurende aanwas van overheidsarchieven. De komende periode verwachten we een grotere instroom van zowel papieren als digitale bestanden, mede door de nieuwe Archiefwet die waarschijnlijk in 2021 in werking treedt en die de overbrengingstermijn terugbrengt van twintig naar tien jaar. De gemeente Haarlemmermeer verhuist zijn historisch archief in 2021 naar het NHA. Afspraken over overbrengingen worden vastgelegd in de werkplannen die we met onze overheidspartners opstellen, zie actielijn 3. Welke overheidsarchieven voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, is vastgelegd in selectielijsten. Daarnaast worden overheidsorganisaties geacht zogenaamde hotspotlijsten te maken en actueel te houden. Een ‘hotspot’ is een gebeurtenis of kwestie die opvallende of intensieve interactie teweegbrengt tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling en die maatschappelijke beroering en aandacht genereert. Overheden zijn verplicht om hun informatie

over hotspots blijvend te bewaren. Het NHA voert de regie bij het vaststellen van hotspotlijsten en neemt zo nodig zelf het initiatief om een hotspot aan te wijzen, zoals in het geval van de coronacrisis. Enkele van onze overheidspartners hebben al een vastgestelde hotspotlijst. De komende jaren volgt de rest. De toepassing van selectielijsten en de samenstelling van hotspotlijsten is onderwerp van het Strategisch Informatie Overleg (SIO), zie actielijn 4. Het NHA verzamelt ook archieven en collecties van personen en private organisaties. Onze website vermeldt welke kaders we bij verwerving hanteren en wie daarvoor onze contactpersonen zijn. We onderscheiden passieve en actieve acquisitie. Onder passieve acquisitie verstaan we een welwillende maar kritische houding ten opzichte van materiaal dat spontaan wordt aangeboden. Actieve acquisitie betekent dat we zelf, aan de hand van de hotspotlijsten en onze ‘leemtelijst’, gericht op zoek gaan naar archieven en collecties. Actieve acquisitie plegen we de komende jaren ten aanzien van hotspots en bronnen over de nieuwkomers die zich vanaf de jaren ’60

van de vorige eeuw in onze steden en dorpen vestigden. Met name op dit punt vertoont onze collectie een grote leemte. Omdat het hier gaat om bevolkingsgroepen die wij nog niet goed kennen en die ons nog niet weten te vinden, vergt dit allereerst flinke tijdsinvesteringen in relatiebeheer. Hierbij gelden al onze medewerkers als ambassadeur van het NHA. Mogelijk zullen deze in-

spanningen pas na deze beleidsperiode daadwerkelijk tot verwerving leiden, omdat het tijd kost om een vertrouwensrelatie op te bouwen. Op aanwijzing van OCW fungeert het NHA als ‘vangnet’ voor wetenschapsarchieven die niet bij andere erfgoedinstellingen kunnen worden ondergebracht. Deze belangrijke functie blijven we vervullen.

27

Beverwijk, links toren van de kerk, rechts zomerhuisje van Betje Wolff, tekening van P.A. Schipperus, litho Emrik & Binger, 1875. Collectie Provinciale Atlas Noord-Holland.

hoofdstuk 1 bronnen veiligstellen klaar voor de toekomst beleidsplan 2021-2024

28

29 Coronacrisis in beeld Het NHA zorgt ervoor dat de coronacrisis in het collectieve geheugen van Noord-Holland wordt vastgelegd. Met de aangesloten overheidsorganisaties overleggen we of er in afwijking van de geldende selectielijsten archiefmateriaal van vernietiging moet worden uitgezonderd dat inzicht geeft in de omgang met de pandemie en de gevolgen daarvan. In aanvulling daarop proberen we de coronacrisis in beeld te vangen. We vragen het publiek om foto’s in te sturen en geven zelf opdracht om foto’s te maken. Beeld van de Grote Markt in Haarlem in coronatijd, Vannessa Timmermans, zomer 2020. Collectie Corona in beeld.

hoofdstuk 1 bronnen veiligstellen klaar voor de toekomst beleidsplan 2021-2024

Acties en resultaten: • In 2024 beschikken alle overheidspartners over actuele hotspotlijsten. In de periode 2021-2024 documenteert het NHA de aangewezen hotspots via actieve acquisitie van particuliere archieven en collecties. • In de periode 2021-2024 maakt het NHA verbinding met nieuwe bevolkingsgroepen die vanaf de jaren ’60 hier zijn komen wonen teneinde ook hun geschiedenis te kunnen documenteren. • Het NHA vult leemten in de collectie op en fungeert als vangnet voor wetenschapsarchieven.

30

Actielijn 2: Duurzaam beheren Het duurzaam beheer van informatie is gericht op houdbaarheid, dat wil zeggen het voorkomen van schade en verval en het behoud van informatiewaarde. De daarvoor benodigde kennis en voorzieningen zijn bij het NHA aanwezig. Voor analoog materiaal hebben we onze fysieke depots, waar de juiste bewaarcondities gewaarborgd zijn. De vrije depotruimte is beperkt. Om ruimte te winnen, brengen we gedigitaliseerde onderdelen van de rijkscollectie naar het rijkshulpdepot in Emmen en optimaliseren we het ruimtegebruik in onze eigen depots. We voorzien dat de depots desondanks vol raken en onderzoeken hoe we in extra ruimte kunnen voorzien. Voor de noodzakelijke opslag van nog zo’n 20 strekkende kilometer papieren overheidsarchieven voor de periode tot 2035 dient de komende tijd een nieuwe depotvoorziening te worden gebouwd. De mogelijkheden worden onderzocht om samen met een aantal Haarlemse cultuurinstellingen en de gemeenten Haarlem en Velsen een gezamenlijk collectiecentrum te realiseren. De analoge archiefstukken en collectieonderdelen zijn zoveel

mogelijk ontdaan van schadelijke materialen en adequaat verpakt. De bewaaromstandigheden worden structureel gemonitord en waar nodig nemen we maatregelen ter verbetering. We hebben de staat van de collectie goed in beeld. In ons eigen restauratieatelier werken we planmatig aan de uitvoering van conservering en restauratie en treffen we voorbereidingen voor digitaliseringsprojecten. Het duurzaam bewaren van digitale informatie blijft een uitdaging. Digitale bestanden worden snel onbruikbaar of onbetrouwbaar, bijvoorbeeld doordat hardware, software en besturingssystemen verouderen, vorm en structuur van digitale informatieobjecten steeds complexer worden en bitrot bestanden onleesbaar maakt. Om zulk verval te voorkomen, moeten digitale archieven actief worden gepreserveerd door bestandsformaten om te zetten naar een nieuwer formaat, geautomatiseerde controles uit te voeren op beschadigingen en aangetroffen beschadigingen te repareren. Dit gebeurt in een zogenaamde preserveringsvoorziening: de technische omgeving die deel uitmaakt van het geheel van voorzieningen, procedures, samenwerkingsrelaties, overleg en dienstverlening dat we aanduiden met de term e-Depot.

Caerte van des Graeflijkckheyts wielanden. Bedoelde weilanden zijn gelegen nabij “de Schans” op Texel. A.B. Metius, manuscriptkaart 1616. Collectie van kaarten van Rijkswaterstaat Noord-Holland vóór 1850.

31

hoofdstuk 1 bronnen veiligstellen klaar voor de toekomst

Investeren in digitaal informatiebeheer In het Programma Digitaal Informatiebeheer (2019-2022) werkt het NHA aan het stroomlijnen van de dienstverlening aan de overheidspartners op het gebied van digitale archieven. Het programma bestaat uit drie samenhangende onderdelen:

32

1. Beter bedienen van klantwensen door de invulling van de advies- rol (zie actielijn 3). 2. Innovatie op de digitale archief- praktijk door het ontwikkelen van de digitale expertise, producten en diensten (zie actielijn 14).

beleidsplan 2021-2024

3.Opzetten van een eigen preser- veringsvoorziening (zie hierna) en een bijbehorende raadpleegvoorziening (zie actielijn 6).

De afgelopen jaren heeft het NHA, samen met andere RHC’s en het Nationaal Archief, hard gewerkt aan een gezamenlijk e-Depot. Dat traject heeft waardevolle kennis, inzichten en ervaringen opgeleverd. Een van de inzichten die we hebben verworven, is dat de afhankelijkheden in deze samenwerking het moeilijk maken om onze verantwoordelijkheid tegenover onze decentrale overheidspartners adequaat in te vullen. We hebben zodoende pas enkele overheidspartners aan kunnen sluiten op de gemeenschappelijke preserveringsvoorziening. Dat bracht ons in 2019 tot het besluit om onze decentrale overheidspartners een eigen preserveringsomgeving aan te bieden. De deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling worden hierop met voorrang aangesloten. Voor de digitale en gedigitaliseerde rijksarchieven blijven we in ieder geval tot en met 1 januari 2024 meewerken aan en gebruik maken van de landelijke preserveringsvoorziening. Ook committeren we ons aan landelijke afspraken met de andere RHC’s over preservering.

Deze voorlopige oplossing is een opmaat naar een definitieve keuze in 2022. De uittreding van de rijksoverheid uit de gemeenschappelijke regeling kan van invloed zijn op onze langetermijnkeuzes ten aanzien van de preserveringsvoorziening(en). Mede naar aanleiding van een landelijk onderzoek naar de toekomst van de samenwerking tussen de RHC’s en het Nationaal Archief verkennen we in 2021 nieuwe samenwerkingsmogelijkheden met de andere RHC’s en

met archiefinstellingen in Noorden Zuid-Holland op het gebied van preservering van digitale archieven. Daarbij is het voor ons een harde randvoorwaarde dat we zelf aan het roer blijven staan en kunnen sturen op het volgens afspraak leveren van diensten en producten aan onze overheidspartners. We werken actief mee aan gezamenlijke producten die voor het NHA en de archiefsector als geheel meerwaarde leveren, zoals een gemeenschappelijke architectuur voor preserveringsdiensten.

33

IJsbaan aan de Parallelweg nabij de Sint Aagtendijk, Beverwijk, rond 1980. Beeldcollectie van de gemeente Beverwijk.

hoofdstuk 1 bronnen veiligstellen klaar voor de toekomst beleidsplan 2021-2024

Acties en resultaten: • Het NHA voorziet als archiefbewaarplaats in fysieke depotruimte en in een eigen preserverings- voorziening om de groei van zowel de analoge als de digitale collectie op te kunnen vangen. • Het NHA is voornemens om een nieuwe depotvoorziening te realiseren voor circa 20 strekkende kilometer papieren overheidsarchieven tot 2035. • Het NHA onderzoekt daartoe samen met regionale partners de mogelijkheden om een gezamenlijk collectiecentrum te realiseren. • De houdbaarheid van de analoge collectie is gegarandeerd door het handhaven van het basisniveau van preventieve conservering. • In 2024 heeft het NHA een afgewogen keuze gemaakt en geïmplementeerd voor een langetermijnoplossing voor de preserveringsvoorziening(en). • In 2024 zijn alle overheidspartners aangesloten op (een van) onze preserveringsvoorziening(en).

34

Speelmoment uit de voetbalwedstrijd RHC uit Heemstede tegen HFC EDO uit Haarlem, 1981. Collectie Fotopersbureau De Boer.

hoofdstuk 1 bronnen veiligstellen klaar voor de toekomst beleidsplan 2021-2024

Actielijn 3: Informeren en adviseren In het vorige meerjarenbeleidsplan spraken we de verwachting uit dat onze overheidspartners in 2020 zelfredzamer zouden zijn op het gebied van duurzaam informatiebeheer en minder vaak een beroep zouden doen op onze adviseurs. Die verwachting moeten we bijstellen. De digitale ontwikkelingen gaan zo snel en zijn soms zo onvoorspelbaar, dat met elkaar meedenken hard nodig blijft, het liefst zo vroeg mogelijk in de processen die van invloed zijn op de inrichting van het informatiebeheer.

36

Digitale archieven nemen steeds weer nieuwe gedaanten aan en stellen organisaties steeds weer voor nieuwe vraagstukken. Daarnaast is er nieuwe wetgeving in de maak met implicaties voor het informatiebeheer. Als expertisecentrum staan we archiefvormers terzijde om deze uitdagingen het hoofd te bieden. Voor de komende jaren verwachten we behoefte aan advies en informatie op de volgende thema’s: • (Voorbereiding op) het aansluiten op de preserveringsvoorziening(en); • Duurzaam beheer bij en door de archiefvormer zelf; • Aanbesteding en inrichting van informatiesystemen met inachtneming van de archiefwettelijke eisen;

• Digitale vernietiging en overbrenging; • Inrichting en formalisering van vervanging; • Voorbereiding op de Omgevingswet, de Wet Open Overheid en de herziene Archiefwet. Onze adviseurs voorzien zoveel mogelijk met generieke informatie, adviezen, kaders en instrumenten in deze advies- en informatiebehoeften. Daarnaast leveren zij waar en indien nodig adviezen op maat, zowel gevraagd als ongevraagd. Vooral de zogenaamde legacy, de erfenis van de beginperiode van de digitale overheid, die vaak is opgeslagen op netwerkschijven en in werkapplicaties, vraagt om maatwerk en zal de komende jaren veel inzet van beide kanten vergen. De herziene Archiefwet zal de mogelijkheid bieden om bepaalde digitale informatie, zoals ruimtelijke plannen, buiten voorzieningen van de archiefbewaarplaats om, blijvend te bewaren in de systemen van de archiefvormer zelf. Om ervoor te zorgen dat deze voldoen aan de eisen van duurzaam beheer en toegankelijkheid, maakt het NHA, samen met partners zoals de VNG en andere archiefinstellingen in de regio, werk van archiving by design. Nog voordat er daadwerkelijk data gecreëerd

worden, gaan we als adviseur in Acties en resultaten: gesprek met leveranciers over de • In 2021 heeft het NHA met manier waarop zij hun producten en voor iedere overheidspartner kunnen laten aansluiten op de een tweejaarlijks werkplan archiefregelgeving. Dat vergt onder vastgesteld dat onder meer andere aandacht voor het vastleggen vastlegt welke archieven wanneer van relaties en context bij de creatie worden overgebracht. In 2023 zijn van informatie, het modelleren van al deze plannen geactualiseerd selectie-eisen en het voorkomen voor de periode 2023-2024. van automatische vernietiging • Het NHA verzorgt per jaar zolang ketenpartners informatie minimaal drie regio- en themanog moeten kunnen gebruiken. bijeenkomsten voor de aangesloten overheidsorganisaties. • Het NHA publiceert vier nieuwsbrieven per jaar voor de aangesloten overheidsorganisaties. • Het NHA levert doorlopend gevraagd en ongevraagd maatwerkadviezen over duurzaam informatiebeheer aan de over- Bilaterale werkafspraken heidspartners en aan leveranciers In samenspraak stellen we met iedere van informatiesystemen.

aangesloten overheidsorganisatie • Het NHA publiceert regelmatig tweejaarlijks een werkplan op dat infographics, FAQ’s, handreikingen beschrijft wanneer zij welke archieven en richtlijnen als hulpmiddel willen overbrengen (zie actielijn 1), bij de (voorbereiding van) wanneer en hoe zij aansluiten op de overbrenging van digitale onze preserveringsvoorziening overheidsinformatie. (zie actielijn 2), welke beslis- en adviesmomenten er zijn (zie actielijn 3), bijvoorbeeld bij de aanschaf en/of evaluatie van informatiesystemen en op welke onderwerpen extra aandacht en/of maatwerk noodzakelijk is. Dit werkplan wordt vastgesteld in het SIO (zie actielijn 4).

37

hoofdstuk 1 bronnen veiligstellen klaar voor de toekomst beleidsplan 2021-2024

38

Actielijn 4: Toezicht houden Alle aangesloten decentrale overheidsorganisaties hebben de (plaatsvervangend) directeur van het NHA aangewezen als archivaris. Deze houdt toezicht op het beheer van de archieven die nog berusten onder de overheden zelf. De archiefinspecteurs voeren deze taak namens de archivaris uit. De archivaris neemt als toezichthouder een onafhankelijke positie in en rapporteert de bevindingen van de inspecteurs rechtstreeks aan de betreffende bestuurscolleges. Binnen het NHA zijn advies (me denken vooraf) en toezicht (achteraf toetsen aan wettelijke eisen) gescheiden functies, zodat beide rollen zuiver kunnen worden ingevuld. Uiteraard werken adviseurs en inspecteurs nauw samen. Iedere twee jaar voeren de inspecteurs bij alle aangesloten decentrale overheden een uitgebreide inspectie uit op basis van door de VNG geformuleerde Kritische Prestatie Indicatoren. In het tussenliggende jaar doen zij een beknopte vervolginspectie om te kijken hoe met de aanbevelingen uit de KPI-inspectie is omgegaan en om in te zoomen op een specifiek thema, zoals de compleetheid van de zaakdossiers of de wijze van archiefbeheer in werkapplicaties.

Vervanging van analoge door digitale archiefbescheiden is vaak nodig om digitaal te kunnen werken. Dit is bij veel overheidspartners al formeel geregeld. Toch zullen de archiefinspecteurs ook de komende jaren nog steeds voorgenomen vervangingsbesluiten en bijbehorend handboeken moeten toetsen om vast te stellen of de gekozen werkwijze en apparatuur voldoen aan de wet- en regelgeving. De gemeente Haarlem en de provincie Noord-Holland zijn aangesloten op het rijks-e-Depot. Hun informatie wordt omwille van eenduidige raadpleging ook overgezet naar de eigen preserveringsvoorziening van het NHA. De aansluiting van de overige decentrale overheidspartners volgt gaandeweg de periode 2021-2024. De archiefinspecteurs controleren of de overheidsorganisaties klaar zijn voor aansluiting en voor digitale overbrenging.

39

Goed informatiebeheer is essentieel om de digitale overheid te laten functioneren en de democratische controle op het overheidshandelen mogelijk te maken. Daarom heeft het NHA hierover ook op managementniveau contact met de aangesloten decentrale overheden in de vorm van een jaarlijks Strategisch Informatie Zelfportret van fotograaf Toon Vrenegoor aan het werk als metaalbewerker, IJmuiden, jaren 50. Fotocollectie Toon Vrenegoor.

hoofdstuk 1 bronnen veiligstellen klaar voor de toekomst beleidsplan 2021-2024

40 Overleg (SIO). Namens het NHA neemt de archivaris daaraan deel. Dit overleg bestaat al bij de meeste van de aangesloten overheidsorganisaties. We streven ernaar om dit ook bij de overige organisaties zo snel mogelijk op te zetten. Standaard wordt in het SIO gesproken over waardering en vernietiging. Daarnaast is de houdbaarheid van de digitale archieven een belangrijk aandachtspunt. De inspecteurs en ook de adviseurs leveren input voor de SIO’s. Zij houden daarnaast zelf op tactisch en uitvoerend niveau veel contact met de overheidspartners.

De inspecteurs toetsen de toepassing van de gemeentelijke selectielijst voordat de archivaris een machtiging afgeeft om archiefbescheiden daadwerkelijk te vernietigen. Steeds vaker gaat het hierbij om digitale informatie. Dit vraagt om een andere aanpak, zowel wat betreft de voordracht tot vernietiging als wat betreft de toetsing door de archiefinspecteur. De inspecteurs ontwikkelen hiervoor een nieuwe toetsingsaanpak en communiceren die met de decentrale overheden.

Kaart van het Groot Noordhollandsch Kanaal vanaf de Jacob Klaasje sluis tot de Ketelduinen gelegen ten noorden van de Zijpe, 1819. Collectie van kaarten van Rijkswaterstaat Noord-Holland vóór 1850.

Bij de overbrenging van overheidsarchieven toetst de inspectie of de bestanden voldoen aan de wettelijke eisen. Momenteel gaat het nog hoofdzakelijk om papieren archieven. De komende jaren verschuift het accent naar digitale archieven. Met name de overgangsperiode van analoge naar digitale archiefvorming en de hybride archieven die daaruit ontstonden, stellen zowel de zorgdrager als het NHA voor grote uitdagingen en vergen maatwerk. Bij de te kiezen oplossing voor dit vraagstuk staat de toegankelijkheid van de bestanden voor de ambtenaren en andere gebruikers voorop.

Acties en resultaten: • De bestuurscolleges hebben zicht op de kwaliteit van het beheer van de niet-overgebrachte archieven van de aangesloten decentrale overheden dankzij de jaarlijkse inspecties door de toezichthouders van het NHA. • De overheidspartners zijn dankzij de toetsing van het NHA verzekerd van een doel- en rechtmatige inrichting van het vervangings- proces; van de kwaliteit van de digitale archivering en een soepele aansluiting op de digitale preserveringsvoorziening; van de rechtmatige vernietiging van analoge en digitale archiefbescheiden en de goede, geordende en toegankelijke staat van over te brengen archieven.

41

hoofdstuk 2 Meer mogelijk maken met data klaar voor de toekomst beleidsplan 2021-2024

Het NHA zorgt ervoor dat geschiedenis geschreven kan worden. We faciliteren actieve gebruikers van de collectie, zodat die een constante stroom van nieuwe verhalen en inzichten kunnen genereren. We willen dat onze collectie online makkelijk te vinden en te doorzoeken is, op manieren die de internetgeneratie gewend is. Ook willen we onze data geschikt maken voor hergebruik door derden. Dat alles vergt gestandaardiseerde collectiedata van hoge kwaliteit. In dat kader werken we de komende jaren aan de volgende actielijnen:

42

5. Digitaliseren en online beschikbaar stellen 6. Digitale toegankelijkheid en doorzoekbaarheid optimaliseren 7. Innoveren met data (NHALab)

43

Leerlingen van het centrum voor kunst en cultuur, muziek voor beginners, Haarlemmermeer, circa 1993. Beeldcollectie van het Historisch Archief Haarlemmermeer.

hoofdstuk 2 Meer mogelijk maken met data klaar voor de toekomst beleidsplan 2021-2024

44

Actielijn 5: Digitaliseren en online beschikbaar stellen Digitaliseren van bronnen doen we altijd met het publiek voor ogen. De prioriteit ligt allereerst bij bronnen die veel geraadpleegd worden en/of als basisbronnen gelden voor verschillende soorten onderzoek. Concreet gaat het de komende jaren om de burgerlijke stand en de bouwdossiers. De rijkscollectie bevat dubbelen van de aktes van de burgerlijke stand van alle gemeenten in Noord-Holland. We werken gestaag door aan de digitale beschikbaarstelling en doorzoekbaarheid daarvan. Bouwdossiers worden veelvuldig gebruikt door mensen die een huis kopen of verbouwen. Daarom willen we deze dienstverlening digitaal en zo goed en efficiënt mogelijk laten verlopen. Dit vraagt inspanningen, zowel van het NHA als van de gemeenten, ten behoeve van de digitalisering en de standaardisering van metadata (adres, huisnummer, postcode en plaats) en de koppeling daarvan aan het bouwdossier. In de afgelopen jaren zijn diverse bestanden geïndexeerd met behulp van onze vrijwilligers en zijn bestaande

indexen gedigitaliseerd. Voor zover deze indexen nog niet op de website gepubliceerd zijn, doen we dat de komende periode. Uitgangspunt daarbij is dat gepubliceerde indexen verwijzen naar online toegankelijke scans. Dat vergt nog het nodige digitaliseringswerk. Ook de kwetsbaarheid van bronnen voor schade en verval kan een reden zijn voor digitalisering, zoals in het geval van het archief van de Abdij van Egmond. Dit bijzondere archief bevat naast het oudste stuk van onze hele collectie - een pauselijke akte uit 1140 - een schat aan gegevens die veel meer aandacht van onderzoekers verdient. Door de meest kwetsbare delen te digitaliseren, beschermen we het archief en maken we het gebruik ervan eenvoudiger. Naast dit alles houden we ruimte om andere projecten van onze wensenlijst te doen. Prioriteiten daarvoor worden per jaar gesteld en hangen onder andere af van technische mogelijkheden, capaciteit en de behoeften van het publiek.

Acties en resultaten: • Aktes van de burgerlijke stand zijn online beschikbaar zodra de openbaarheidsbeperking vervalt en worden direct na openbaarmaking via crowdsourcing geïndexeerd. • In 2024 zijn de bouwdossiers van Haarlem, Velsen en daarnaast nog enkele aangesloten gemeenten gedigitaliseerd en online beschikbaar en doorzoekbaar. • In 2022 zijn alle geïndexeerde bestanden gedigitaliseerd en online beschikbaar en doorzoekbaar. • In 2024 zijn de charters van het archief van de Abdij van Egmond gedigitaliseerd en online beschikbaar en doorzoekbaar.

Op de wensenlijst Het publiek ziet graag dat we de online-beeldbank uitbreiden. We hebben plannen voor de collectie kaarten en tekeningen van de provinciale griffie en diverse kleinere en zeer gevarieerde beeldcollecties, waaronder de fotocollecties van Provinciale Waterstaat, het Provinciaal Electriciteitsbedrijf Noord-Holland en de glas-in-lood ontwerpen van glazenier Willem Bogtman. Bronnen waarvoor zowel lokaal als landelijk veel belangstelling is en die we met nieuwe technieken veel beter doorzoekbaar kunnen maken, zijn de gemeentelijke raadsnotulen, de transportaktes in het OudRechterlijk Archief van Haarlem en de strafvonnissen van de rechtbanken in Noord-Holland. Oude kranten zijn voor bijna iedereen interessant. Die digitaliseren we stukje bij beetje. Voor de komende jaren staan de IJmuider Courant en Haarlems Dagblad (1961-1980) op de verlanglijst.

45

hoofdstuk 2 Meer mogelijk maken met data klaar voor de toekomst beleidsplan 2021-2024

Actielijn 6: Digitale toegankelijkheid en doorzoekbaarheid optimaliseren De collectie van het NHA omvat meer dan 56 strekkende kilometer aan overheidsinformatie, particuliere archieven en bijzondere collecties. De digitalisering biedt ongekende mogelijkheden om deze enorme hoeveelheid materiaal beter toegankelijk en makkelijker doorzoekbaar te maken.

46

Gestandaardiseerde collectiedata van uitstekende kwaliteit vormen een randvoorwaarde om de toegankelijkheid en doorzoekbaarheid van de collectie te verbeteren en digitale innovaties te kunnen doorvoeren ten behoeve van het publiek. Daarom voeren we in de komende periode een kwaliteitsslag uit op onze collectiedata. We verrijken deze met elementen die de vindbaarheid en de interpreteerbaarheid verbeteren en vergemakkelijken, zoals locatieof persoonsgegevens. Dit doen we idealiter geautomatiseerd, zie daarvoor actielijn 7. Dit traject is van invloed op alle primaire processen, van back- tot frontoffice. Daarom beginnen we met het opstellen en intern afstemmen van een integraal databeleid en een bijbehorend verbeterplan.

Binnenkomende overheidsarchieven worden door de overheidspartners toegankelijk gemaakt. Ook bij de verwerving van particuliere archieven en collecties streven we ernaar het materiaal in goede, geordende en toegankelijke staat te ontvangen. Bij overbrenging van analoge archieven vullen we de aangeleverde toegang aan met gegevens over de locatie in het depot en nemen we deze op in het collectiebeheersysteem. Bij de opname van digital born archieven bewerken we de data en metadata, voegen we de juiste structurering toe en checken we de bestanden op de technische volledigheid en integriteit. Daarnaast doorlopen we een proces voor de opname en correcte weergave van het materiaal. Alle nieuwverworven archieven en collecties zijn idealiter binnen een jaar voorzien van een online beschikbare toegang. Een uitzondering maken we voor de collecties Enschedé, die we sinds 2015 in beheer hebben. Het toegankelijk maken van deze uitzonderlijk grote en complexe collecties vergt nog forse inspanningen, waaraan we op basis van een met alle betrokken afdelingen afgestemd projectplan verder werken.

Duitstalig affiche ter promotie van Linnaeushof, 1956. Collectie affiches Cornelis Rosier.

47

hoofdstuk 2 Meer mogelijk maken met data klaar voor de toekomst beleidsplan 2021-2024

48

Internetgebruikers zijn gewend dat zoektermen automatisch worden aangevuld, spelfouten worden herkend, zoekresultaten worden gerangschikt naar relevantie en gerelateerde informatie wordt getoond. Die kant moeten we ook op met het zoeken op onze website, maar tot dusver biedt archiefsoftware daar nog geen mogelijkheden voor. Als medeontwikkelaar van de raadpleegvoorziening die toegang geeft tot de bestanden in de preserveringsvoorziening willen en kunnen we dat veranderen. De kennis en ervaring die we daarbij opdoen, gebruiken we vervolgens om ook in gesprek te gaan met de leveranciers van zoekoplossingen voor de website.

Acties en resultaten: • In 2021 beschikt het NHA over een integraal databeleid dat richting geeft aan de planning en uitvoering van de optimalisatie van de collectiedata. Nadere doelstellingen op dit punt worden in dit plan geformuleerd. • In 2022 zijn alle collectiedata opgenomen in en/of gemigreerd naar het collectiebeheerssysteem MAIS-Flexis. • Alle nieuw verworven archieven en collecties zijn binnen een jaar na binnenkomst via een digitale toegang online doorzoekbaar. • In 2021 hebben we een projectplan voor de inventarisatie en het toegankelijk maken van de collecties Enschedé. Nadere doelstellingen t.a.v. dit project worden in dit plan geformuleerd.

Actielijn 7: Innoveren met data (NHALab) Gestandaardiseerde en verrijkte collectiedata zijn een grondstof voor nieuwe koppelingen en datatoepassingen die archiefonderzoek makkelijker en leuker maken en waarvan we veel nieuwe geschiedverhalen en historische inzichten kunnen verwachten. We kiezen deels voor het toepassen en doorontwikkelen van innovaties van derden, deels voor zelf innoveren en experimenteren. We zijn steeds alert op nieuwe kansrijke ontwikkelingen en mogelijkheden. We werken hierbij samen met externe partijen zoals wetenschappers en andere erfgoedinstellingen. Het NHA werkt aan de doorontwikkeling van technieken die de toegankelijkheid van archieven kunnen verbeteren.

te kunnen verbeteren. In 2019 begonnen we met het inzetten van HTR voor het full text doorzoekbaar maken van de archieven van negentiende-eeuwse Haarlemse notarissen, die boordevol verhalen zitten. Dat project ronden we in 2021 af. Voortbouwend op deze ervaring gaan we vanaf 2022 verder met andere geschikte bronnen. Ook op de beeldcollectie passen we AI toe om de doorzoekbaarheid te kunnen verbeteren.

Fotografisch Geheugen In het project Fotografisch Geheugen (2020-2022) gebruikt het NHA automatische beeldherkenning om Archiefcollecties zijn door hun 2.000.000 beelden van Fotopersbuomvang en bewerkelijkheid vaak reau De Boer toegankelijk te maken. alleen globaal toegankelijk. ArtifiSamen met het publiek trainen we het ciële intelligentie (AI) biedt nieuwe computerbrein om beeldmateriaal te kansen om deze veel fijnmaziger te ontsluiten. Dankzij geautomatiseerde herkennen en op een nieuwe manier doorzoekbaar aan te bieden. In een handschriftherkenning (Handwritpilot testen we of we de persfoto’s ten Text Recognition, HTR) kan de kunnen koppelen aan de bijbehorencomputer steeds beter oude handschriften ontcijferen en doorzoeken. de krantenartikelen in het Haarlems Dagblad en de IJmuider Courant. De komende jaren verwachten we daarmee de doorzoekbaarheid van handgeschreven materiaal sterk Poserende kinderen bij zandbak tussen de Staalstraat en de Van Loghemstraat in Parkwijk in Haarlem, ca. 1985. Fotocollectie Toon Vrenegoor.

49

hoofdstuk 2 Meer mogelijk maken met data klaar voor de toekomst beleidsplan 2021-2024

Linked Open Data (LOD) is een manier van aanbieden van data die het makkelijker maakt om (automatisch) verbindingen te leggen met andere databronnen. Dat zorgt ervoor dat informatie via steeds meer ingangen vindbaar is en dat er nieuwe inzichten kunnen ontstaan. De komende jaren gaan we experimenteren met de toepassing van LOD op de notariële archieven en met de aan de collectiedata toegevoegde locatiegegevens, waarmee we een geografische zoektool willen maken. Op basis van die ervaringen maken we verdere plannen voor de toepassing van LOD binnen het NHA.

50

Crowdsourcing, het online laten meewerken van vrijwilligers aan het toegankelijk maken van gescand archiefmateriaal, heeft de afgelopen jaren een hoge vlucht genomen. Op deze manier is niet alleen voor tientallen mensjaren aan werk verzet, maar is ook de betrokkenheid van het publiek bij ons werk sterk toegenomen. Op dat succes borduren we graag voort. Het werken met vrijwilligers op locatie wordt beperkt. De verbinding tussen NHA en de online vrijwilligers onderhouden we met persoonlijk contact en periodieke activiteiten op locatie. Studenten op het gebied van digital humanities en data science nodigen we actief uit om de goudmijn van onze digitale collectiedata te helpen ontginnen.

Acties en resultaten: • In 2021 zijn de negentiende-eeuwse Haarlemse notariële archieven online beschikbaar en full text doorzoekbaar met HTR. • In 2022 is de collectie Fotopersbureau De Boer online beschikbaar en doorzoekbaar met beeldherkenning. • In 2024 hebben we ervaring met LOD en een plan voor de verdere toepassing daarvan.

• De toegankelijkheid en doorzoekbaarheid van de collectie verbetert doorlopend door de inzet van innovatieve technieken en werkwijzen en de samenwerking met publiek, wetenschappers, studenten en andere erfgoedinstellingen. • Het NHA heeft productieve en tevreden online vrijwilligers die zich verbonden voelen met het NHA.

51

Gezicht op het IJmuiderstrand ter hoogte van de IJmuiderslag, Joop Vermey, 1988. Beeldcollectie van de gemeente Velsen.

hoofdstuk 3 Publiek faciliteren en enthousiasmeren klaar voor de toekomst

52

Het NHA houdt geschiedenis levend. In de Janskerk en online laten we zien wat we hebben, bieden we toegang en hulp en stimuleren we het publiek om zich verder in het verleden te verdiepen. Het publiekscentrum nodigt uit om de geschiedenis te ervaren. In de studiezaal kunnen mensen eigenhandig aan de slag met eeuwenoude stukken om zwart op wit het bestaan bevestigd te krijgen van hun voorouders of kennis te maken met de vorige bewoners van hun huis. In de expositieruimtes vertellen we op een laagdrempelige manier aan de hand van historisch materiaal en gebruik makend van de modernste technieken boeiende verhalen over de geschiedenis van Noord-Holland, en de gemeenten in Kennemerland, Amstel- en Meerlanden. We gaan verbinding aan met ons publiek en helpen hen zich te verbinden met hun verleden en dat van hun stad, dorp, streek en provincie.

53

In dat kader werken we de komende jaren aan de volgende actielijnen:

beleidsplan 2021-2024

8. 9. 10.

Service bieden Verhalen vertellen Educatie verzorgen

Exploitatieplan van het Kinheimpark te Bloemendaal, 1923. Collectie Provinciale Atlas Noord-Holland.

hoofdstuk 3 Publiek faciliteren en enthousiasmeren klaar voor de toekomst beleidsplan 2021-2024

Actielijn 8: Service bieden Achter de schermen doen we er alles aan om de inwoners van NoordHolland en andere geïnteresseerden een rijke collectie te bieden die optimaal bruikbaar is. Als publiekscentrum stellen we die goudmijn open zodat mensen die zelf verder kunnen ontginnen. Het accent komt daarbij in toenemende mate te liggen op digitale dienstverlening. We streven naar het verbeteren van de klanttevredenheid en blijven deze onderzoeken en analyseren.

54

De website van het NHA is continu in ontwikkeling. Voor de website als servicekanaal zijn de voornaamste functies ‘zoeken en vinden’, ‘verzamelen en gebruiken’ en ‘helpen en delen’. Prioriteit heeft het vergemakkelijken van het zoeken op de website. De verbeteringen die we doorvoeren in de datakwaliteit (actielijn 6) en de innovaties op datagebied (actielijn 7) zullen daar de komende jaren voor zorgen. Met het oog op de functie ‘verzamelen en gebruiken’ voegen we steeds meer digitale bronnen en indexen toe. Om het publiek te helpen en onze kennis met hen te delen, willen we op de website meer (vormen

van) publieksbegeleiding bieden. We verkennen de mogelijkheden om korte filmpjes en infographics aan te bieden, bijvoorbeeld om het publiek op weg te helpen met veel geraadpleegde en moeilijk te doorgronden bronnen. Persoonlijk contact is een belangrijk onderdeel van ‘helpen en delen’. Rechtstreeks en persoonlijk klantcontact draagt bovendien bij aan de klanttevredenheid. Onze medewerkers zijn daarom via allerlei kanalen direct bereikbaar voor het publiek. Voor de digitale dienstverlening zijn mail en chat de belangrijkste

contactpunten. Het contact via de chat, waarmee we in 2019 zijn gestart, is het snelst. We breiden de chatdienst verder uit, bij voorkeur in samenwerking met andere Noord-Hollandse archiefinstellingen. We streven ernaar zoveel mogelijk vragenstellers via de chat te helpen, omdat de ervaring leert dat dat het snelst en het meest plezierig werkt. Om de accurate en tijdige afhandeling van publieksmail te kunnen garanderen verbeteren we de registratie van binnenkomst en opvolging daarvan.

Een mooi rapport In het klanttevredenheidsonderzoek van 2019 scoorde het NHA een 7,9; een prachtig rapportcijfer. Het onderzoek geeft ook aan waar het nog beter kan. Onze gebruikers hechten aan een persoonlijke en vriendelijke benadering, een snelle afhandeling van vragen, duidelijkheid over de levertijden van scanverzoeken, een groter digitaal aanbod, actuele informatie over digitaliserings- en toegankelijkheidsprojecten, meer uitleg over te volgen zoekstrategieën en een makkelijkere manier van zoeken op onze website.

Openingswedstrijd tussen politici en de Hockeyclub Bloemendaal, n.a.v. het 90-jarige bestaan, Poppe de Boer, 1984. Collectie Fotopersbureau De Boer.

55

hoofdstuk 3 Publiek faciliteren en enthousiasmeren klaar voor de toekomst beleidsplan 2021-2024

56

Landelijke platforms zijn belangrijk om onze bronnen makkelijk vindbaar te maken en goed doorzoekbaar aan te bieden. Ook daarvoor vormt het werk aan de datakwaliteit en de data-innovaties een belangrijke randvoorwaarde. We zorgen dat stamboomonderzoekers onze bronnen kunnen vinden via wiewaswie.nl, geïnteresseerden in WO II via oorlogsbronnen.nl en gebruikers van historische kranten via onze Krantenviewer en delpher.nl. In de komende periode bieden we historisch-geografisch materiaal aan via hisgis.nl. Deze landelijke platforms bieden optimale zoekmogelijkheden voor het specifieke materiaal waar zij zich op richten.

De studiezaal blijft een onmisbaar onderdeel van onze service. Sommige onderzoekers moeten originele stukken kunnen raadplegen. En voor iedereen is het een belevenis om een eeuwenoud stuk in handen te houden, zeker als dat over je eigen geschiedenis gaat. Vooralsnog handhaven we de openingstijden op het niveau van 2020. We helpen de bezoekers klantgericht, efficiënt en met kennis van zaken.

Acties en beoogde resultaten: • De klanttevredenheid stijgt, met name op het punt van de content en de gebruiksvriendelijkheid van de website, het serviceniveau en het klantcontact. Via de service Scannen op verzoek • Het NHA is minimaal 20 uur per kan het publiek op aanvraag stukweek bereikbaar via chat, waarvan ken laten digitaliseren voor zover minimaal 6 uur buiten kantooruren. de materiële staat het toelaat. • Specifieke data van het NHA zijn We leveren de scans rechtstreeks benaderbaar via de geëigende aan de aanvrager en stellen deze landelijke erfgoedplatforms. op de website van het NHA ook • Het NHA digitaliseert doorlopend beschikbaar voor anderen. Vanwege archiefstukken en collectieonderde grote belangstelling voor deze delen op aanvraag. dienst kijken we hoe we de capaciteit • De studiezaal is minimaal 28 uur en kwaliteit daarvan verder kunnen per week geopend. optimaliseren.

Actielijn 9: Verhalen vertellen We stimuleren zoveel mogelijk mensen om onze collectie te ontdekken en er zelf mee aan de slag te gaan. In tentoonstellingen, op onze website, in lessen en lezingen nodigen we daartoe uit. Met de herinrichting van de Janskerk en de komst van de permanente tentoonstelling over drukkerij Joh. Enschedé in 2019 hebben we een grote stap gemaakt als publiekscentrum. De locatie is een culturele hotspot die een toegankelijke uitstraling heeft en uitnodigt om geschiedenis te beleven, onderzoek te doen en te studeren. Met vaste en tijdelijke tentoonstellingen in de Janskerk laten wij het publiek het verleden ervaren aan de hand van authentieke documenten en objecten. Wij laten zien wat wij in huis hebben en wat de collectie te vertellen heeft. Alle tentoonstellingen gaan gepaard met een educatief programma en met digitale elementen die uitnodigen om verder op onderzoek uit te gaan. De vaste expositie over drukkerij Joh. Enschedé blijft de hele beleidsperiode gehandhaafd en wordt periodiek aangevuld met wisseltentoonstellingen. Hiermee spreken we naast een breed publiek ook specifieke doelgroepen aan, zoals grafici, designers en gezin-

nen met kinderen, die in het Historisch DrukLAB zelf aan de slag kunnen. De vaste expositie Vrouwen in Verzet wordt vernieuwd, net als het bijbehorende educatieve programma. Elke tentoonstelling bevat activerende elementen: mogelijkheden om een eigen verhaal te delen bijvoorbeeld, of om beeldmateriaal te creëren en te uploaden. Zo nodigen we uit tot betrokkenheid van het publiek en denken we nieuwe ambassadeurs voor het archief te vinden. Rondom de exposities organiseren we activiteiten en themadagen voor onder meer gezinnen, om ook het jonge publiek kennis met ons te laten maken. We onderschrijven het belang van inclusiviteit bij al onze tentoonstellingen en randprogrammering en streven ernaar om deze toegankelijk te maken voor mensen met een fysieke beperking. Wat betreft onderwerpskeuze, inhoudelijke invulling en taalgebruik houden we rekening met de culturele diversiteit van de bevolking van het verzorgingsgebied. Verhalen vertellen doen we niet alleen in de Janskerk, maar ook online. Onze website fungeert behalve als serviceloket nadrukkelijk ook als etalage. Hier maken we op

57

hoofdstuk 3 Publiek faciliteren en enthousiasmeren klaar voor de toekomst beleidsplan 2021-2024

58

speciale webpagina’s ruimte om de geschiedenis van Noord-Holland en de aangesloten gemeenten te tonen en te vertellen. We besteden er aandacht aan bijzondere objecten uit de collectie en lichten nieuwe ontwikkelingen uit, zoals de digitalisering van een specifieke bron, de restauratie van een stuk of de verwerving van een particulier archief. Ook delen we er ontdekkingen en onderzoeksresultaten. Op die manier laten we ook zien wat we als NHA doen om de geschiedenis levend te houden. Naast onze eigen website beheren we in opdracht van de provincie het digitale platform Oneindig Noord-Holland (onh.nl), dat talloze verhalen en nieuwsartikelen bevat voor een breed publiek. In de Janskerk bieden we lokale organisaties gelegenheid om activiteiten te organiseren die onze rol als culturele hotspot onderstrepen. We bewaken daarbij het profiel van het NHA als plek waar geschiedenis leeft. De activiteiten die we onderdak bieden, hebben een relatie met geschiedenis, archieven en/of andere vormen van erfgoed.