Jaarrekening NHA 2020 - definitief 20210412 (002)

Onder de post ‘Overige activa’ zijn de nog te ontvangen subsidies en vooruitontvangen facturen voor het jaar 2021 opgenomen,

11.3

Liquide middelen

31 december 2020 € 255 € 56.075 € 56.330

Kas Bank Totaal liquide middelen

31 december 2019 € 158 € 383.800 € 383.958

De liquide middelen staan ter vrije beschikking. De daling van de bankstand kan worden verklaard door een verschuiving naar de rekening van schatkistbankieren, en door een lager bedrag aan nog te betalen facturen in vergelijking met vorig jaar.

11.4

Eigen vermogen

Het eigen vermogen op de balans is als volgt opgebouwd, en wordt hieronder verder toegelicht.

Egalisatie reserve

Bestemmings reserve

Resultaat boekjaar

Totaal 2020

Eigen vermogen Stand per 1 januari 2020 Mutaties: - dotatie - onttrekking - afroming op egalisatiereserve - resultaat 2020 Stand per 31 december 2020

8.573-

241.187

1.185.898

162.648

1.223.250 220.052-

1.185.898146.800

1.385.898 1.405.95032.507146.800

146.800

1.512.753

32.507-

121.568

1.244.385

1.418.512

28

Egalisatiereserve Resultaat

2020

2021

2022

2023

Egalisatiereserve Stand per 1 januari

-8.573

Boeking resultaat 2019:

162.648

Resultaat 2016 Resultaat 2017 Resultaat 2018 Resultaat 2019 Boeking jaarlaag:

-4.858 -53.855 26.092 162.648

Stand per 31 december

121.568

87.847

40.662

1.215 13.464 -6.523 -40.662 -32.507

13.464 -6.523 -40.662 -33.721

-6.523 -40.662 -47.185

-40.662 -40.662

121.568

87.847

40.662

0

Dotatie uit resultaat 2019

Dotatie uit resultaat 2020

Onttrekking

Bestemmingsreserves Stand 01-01-2020

Stand 31-12-2020

Bestemmingsreserve 2018: Grote collectie 2019: Groot onderhoud KHW 2019: Achterstallig onderhoud KHW 2019: Extra pers inzet dig inf beheer 2019: Digitaal zichtbaar maken

41.187 200.000 -

100.000 648.250 175.000 100.000

Totaal

241.187

1.023.250

200.000

200.000

-41.187 -115.625 -63.240

500.000 648.250 59.375 36.760

-220.052

1.244.385

1. Bestemmingsreserve 2018: grote collectie In 2018 was een dotatie van € 50.000 gedaan op deze bestemmingsreserve, voor het toegankelijk maken van enkele grote collecties. Een deel is al benut in 2019, en het restant van € 41.187 is in 2020 benut. 2. Bestemmingsreserve 2019: groot onderhoud Kleine Houtweg Met ingang van 1 januari 2019 is het NHA zelf verantwoordelijk voor het onderhoud van het pand op de Kleine Houtweg. Voor de kosten van dit onderhoud wordt er daarom vanaf 2019 jaarlijks een bedrag van € 200.000 aan deze bestemmingsreserve gedoteerd en daarnaast vanuit de resultaatsbestemming van 2019 in 2020 ook nog eenmalig een additioneel bedrag van € 100.000. De jaarlijkse dotatie is gebaseerd op het meerjaren onderhoudsplan dat voor de Kleine Houtweg in 2016 is opgesteld. In november 2020 is het geactualiseerde meerjaren onderhoudsplan (meerjarig onderhouds- en investeringsplan, MOIP) gereed gekomen. Hierin wordt bevestigd dat de gemiddelde kostenraming voor groot onderhoud gemiddeld € 200.000 per jaar is. In 2020 heeft er geen groot onderhoud plaatsgevonden, maar in de jaren daarvoor heeft wel dusdanig groot onderhoud plaatsgevonden, dat er geen onveilige situaties zijn ontstaan. Op basis van het geactualiseerde meerjaren onderhoudsplan is de verwachting dat het bedrag van de bestemmingsreserve in de komende jaren nodig zal zijn. 3.

Bestemmingsreserve 2019: achterstallig onderhoud Kleine Houtweg In 2019 heeft het Noord-Hollands Archief eenmalig een bedrag van € 762.000 ontvangen voor achterstallig onderhoud t/m 2018. Het saldo van de ontvangen gelden, verminderd met de uitgevoerde schilderwerken in 2019, is in 2019 in het resultaat verantwoord onder bijdragen van

29

het rijk. In 2020 is er conform besluit van het bestuur vanuit de resultaatsbestemming 2019 een bestemmingsreserve opgenomen van € 648.250 voor achterstallig onderhoud van het pand aan de Kleine Houtweg. Mocht in de komende jaren blijken dat het ontvangen geld in positieve of negatieve zin afwijkt van de kosten voor het geplande onderhoud, dan wordt dit resultaat verrekend met de egalisatiereserve. 4. Bestemmingreserve 2019: extra personele inzet digitaal informatiebeheer In 2020 is er conform besluit van het bestuur vanuit de resultaatsbestemming 2019 een bestemmingsreserve opgenomen van € 175.000 voor extra personele inzet binnen het programma digitaal informatiebeheer. Hiervan is in 2020 € 115.625 besteed en dus onttrokken aan de bestemmingsreserve. De rest zal in 2021 worden benut. 5. Bestemmingreserve 2019: digitaal zichtbaar maken In 2020 is er conform besluit van het bestuur vanuit de resultaatsbestemming 2019 een bestemmingsreserve opgenomen van € 100.000 voor extra projecten binnen het digitaal zichtbaar maken van collecties. Daarvan is in 2020 € 63.240 besteed en dus onttrokken aan de bestemmingsreserve. De rest zal in 2021 worden benut. 11.5

Langlopende leningen

Lening Rabobank 2006

Lening Rabobank 2007

Lening Rabobank 2019

Lening gemeente Haarlem 2013

Totaal 2020

Stand 1 januari 2020

399.000

137.450

527.085

80.000

1.143.535

kortlopend deel - afgelost langlopend deel

36.000 363.000

11.004 126.446

54.996 472.089

80.000 -

182.000 961.535

Stand 31 december 2020

363.000

126.446

472.089

-

961.535

kortlopend deel 2021:

36.000

11.004

54.996

-

102.000

De lening uit 2006 heeft een hoofdsom van € 900.000. Er wordt in 25 jaar afgelost met een vast rentepercentage van 4,0%. De lening uit 2007 heeft een hoofdsom van € 275.000. Er wordt in 25 jaar afgelost met een vast rentepercentage van 5,1%. De lening uit 2019 heeft een hoofdsom van € 550.000. Er wordt in 10 jaar afgelost met een vast rentepercentage van 2,6%. Aan rentelasten is voor deze leningen in 2020 een bedrag van € 35.817 betaald. De lening bij de gemeente Haarlem uit 2013 met een hoofdsom van € 200.000 en een vast rentepercentage van 5,0% is in 2020 volledig afgelost. Deze lening was oorspronkelijk aangegaan om het voorgebouw aan de Kleine Houtweg aan te passen voor de Stichting Hart, het kunst-, kennis- en cultuurcentrum dat het voorgebouw sinds 2013 huurt van het Noord-Hollands Archief. Omdat Stichting Hart op dat moment niet over de financiële middelen beschikte om deze investeringen te betalen, heeft het NHA destijds een lening bij de gemeente Haarlem afgesloten om de investeringen te kunnen laten uitvoeren. Stichting Hart heeft vanaf 2014 ieder jaar € 20.000 betaald waarmee NHA de jaarlijkse aflossing van de gemeente voldeed. In maart 2020 heeft Stichting Hart het resterende

30

bedrag van € 80.000 aan het NHA betaald en daaropvolgend heeft het NHA de lening bij de gemeente Haarlem afgelost.

11.6

Vlottende passiva

Schulden aan openbare lichamen Stand per 31-12-2020: Stand per 31-12-2019:

€ €

75.666 143.982

De gemeente Haarlem heeft in december 2020 een factuur voor de huur van januari 2021 gestuurd. Deze factuur is in januari 2021 voldaan. Verder is in deze post een factuur opgenomen van het Rijksvastgoedbedrijf voor de afrekening van gas, een te betalen bedrag aan het Gelders Archief en een klein bedrag aan terug te betalen subsidie 2019 aan de provincie Noord-Holland.

Crediteuren Stand per 31-12-2020: Stand per 31-12-2019:

€ €

240.212 366.328

De crediteuren hebben een looptijd korter dan een jaar. Per 17 maart 2021 staat nog € 1.254,26 van dit saldo open.

Overige passiva Stand per 31-12-2020: Stand per 31-12-2019:

€ €

470.689 393.923

De post ‘Overige passiva’ bestaan uit: - af te dragen loonheffing - ontvangen bijdrage Mondriaan Fonds - egalisatie verbouwing Stichting Hart - reservering accountantskosten - nog te betalen energiekosten - reservering uren december externe medewerker - diverse kleinere schulden

€ € € € € € €

239.842 71.700 60.000 31.558 27.000 15.404 25.185

De af te dragen loonheffing betreft de te betalen loonheffing over december. Het Mondriaan Fonds heeft een bijdrage toegekend ter grootte van € 113.000. De bijdrage is bedoeld voor een artificial intelligence-project met fotocollectie De Boer. Hiervan is in 2019 € 101.700 ontvangen en in 2020 is 30.000 van de subsidie verbruikt. De egalisatie verbouwing van Stichting Hart betreft de aflossing van de lening die NHA bij de Gemeente Haarlem had afgesloten t.b.v. de verbouwing van het voorgebouw van de Kleine Houtweg ten behoeve van Stichting Hart. Deze is in 2020 volledig afgelost door de Stichting Hart, waarvan jaarlijks € 20.000 in het resultaat wordt geboekt.

31

11.7

Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen

Het Noord-Hollands Archief heeft per 23 april 2018 voor één auto een leasecontract met Spaarnelanden afgesloten ter waarde van € 33.540. De looptijd bedraagt vijf jaar. De resterende contractwaarde per 1 januari 2021 bedraagt € 15.512. Op 24 november 2014 heeft het Noord-Hollands Archief een huurovereenkomst met de gemeente Haarlem getekend voor de locatie Jansstraat. Deze overeenkomst loopt tot en met 31 juli 2028. De huurprijs voor 2020 bedroeg € 840.658 en wordt jaarlijks per 1 januari met 2,5% verhoogd. De resterende contractwaarde per 1 januari 2021 bedraagt € 7.100.913. Het Noord-Hollands Archief heeft per 1 januari 2019 een huurovereenkomst met het Rijksvastgoedbedrijf voor de locatie Kleine Houtweg. Deze overeenkomst loopt tot en met 31 december 2021. De huurprijs bedroeg in 2020 € 304.246 en wordt jaarlijks met behulp van het consumentenprijsindexcijfer geïndexeerd. De resterende contractwaarde per 1 januari 2021 bedraagt € 308.201. Het Noord-Hollands Archief heeft per 18 april 2018 een driejarige overeenkomst afgesloten met de firma Ricoh voor de huur van multifunctionals ter waarde van € 20.340. De resterende contractwaarde per 1 januari 2021 bedraagt € 2.034. Het Noord-Hollands Archief is in afwachting van Ricoh voor een nieuw voorstel voor de periode erna. Het Noord-Hollands Archief heeft een koffieautomaat gehuurd van Douwe Egberts Professional.

Het contract loopt vanaf november 2019 en heeft een totale contractwaarde van € 18.240. De looptijd bedraagt vijf jaar. De resterende contractwaarde per 1 januari 2021 bedraagt € 14.095. Op 18 december 2018 heeft het Noord-Hollands Archief een Service Level Agreement (SLA) afgesloten met SET ICT Services. Deze SLA omvat vier deel-SLA’s en betreft monitoring van de servers, virtuele servers, het netwerk en de systeemstatus. Het contract is ingegaan op 1 januari 2019 en is voor drie jaar aangegaan voor een totaal bedrag van € 271.683. De resterende contractwaarde per 1 januari 2021 bedraagt € 90.561. In december 2019 heeft het Noord-Hollands Archief een contract afgesloten met schoonmaakbedrijf de Spiegel voor een totaal bedrag van € 179.856. Het contract is ingegaan op 1 januari 2020 en heeft een looptijd van drie jaar. De resterende contractwaarde per 1 januari 2021 bedraagt € 119.904. Met de firma Repromat is met ingang van 10 september 2020 een contract afgesloten voor de huur van een A2-scanner met een totale waarde van € 44.280 voor de gehele looptijd van 6 jaar. Daarnaast is met dezelfde firma met ingang van 25 april 2019 een contract afgesloten voor de huur van een A1-scanner met een totale waarde van € 83.394 voor de gehele looptijd van 5 jaar.

De resterende contractwaarde per 1 januari 2021 voor de A2-scanner bedraagt € 42.025, en voor de A1 scanner bedraagt de resterende contractwaarde per 1 januari 2021 € 55.364. Met Veolia is een onderhoudscontract voor de technische installaties afgesloten. Het contract is afgesloten per 1 januari 2019, heeft een looptijd van één jaar en is telkens verlengd met één jaar. De grootte van het contract bedraagt € 47.886. De resterende contractwaarde per 1 januari 2021 bedraagt € 47.886. Met Cosource is een contract voor één jaar afgesloten. Dit contract ging in per 1 januari 2019 en is ieder jaar stilzwijgend met een jaar verlengd. De grootte van het contract bedraagt € 46.124. Cosource ondersteunt het NHA bij de technische exploitatie van haar gebouw gebonden installaties en begeleidt en (waar nodig) controleert het werk van de installateurs. De resterende contractwaarde per 1 januari 2021 bedraagt € 46.124.

32

Er worden door het Noord-Hollands Archief twee medewerkers ingehuurd via het bureau Headfirst, waarvoor de contracten doorlopen in 2021. Het contract voor P. Brand loopt tot en met 30 juni 2021 en heeft een resterende contractwaarde van € 75.776 in 2021. Het contract voor W.Y. Wong loopt tot en met 8 oktober 2021 en heeft een resterende contractwaarde van € 35.760 in 2021. In de overlopende passiva is een bedrag van € 71.700 opgenomen van de Mondriaan Stichting. Dit betreft een subsidie voor een project, waarvoor de tegenprestatie nog moet plaatsvinden. Deze werkzaamheden zijn opgenomen in de projectplanning.

11.8

Gebeurtenissen na balansdatum

Na balansdatum heeft het Noord-Hollands Archief een brief ontvangen van een advocaat waarin wij aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade die ontstaat vanuit het geven van inzage in documentatie die is verkregen van de Koninklijke Joh. Enschedé B.V. Deze zaak is op 9 maart 2021 voor de rechter geweest en het vonnis is op 23 maart 2021 ontvangen. Alle eisen van de tegenpartij zijn afgewezen. Verder hebben zich na balansdatum geen gebeurtenissen voorgedaan die invloed hebben op het beleid van het Noord-Hollands Archief. Het Covid-19-virus heeft naar de huidige inzichten geen invloed op het beleid van het NHA. De daling in inkomsten uit het archiefcafé en de verhuur van de Commandeurszaal hebben een minimaal effect op de begroting van het NHA. Ook een herwaardering van balansposten is niet aan de orde.

33

III Overige gegevens

12 Bestemming van het ‘resultaat voor bestemming’ 2020 Voordelig bedrijfsresultaat 2020 Buitengewone baten en lasten Resultaat voor vennootschapsbelasting Vennootschapsbelasting op ondernemingsactiviteiten Resultaat voor bestemming Egalisatiereserve – afroming jaarlaag Bestemmingsreserve – dotatie Bestemmingsreserve – onttrekking Voordelig exploitatieresultaat 2020

€ € € € € € € € €

59.789 0 -/59.789 -/34.452 + 94.241 -/32.507 + 200.000 -/220.052 + 146.800

Het voorstel is om het voordelig exploitatieresultaat ad € 146.800 als volgt te bestemmen: • •

€ 50.000 ten gunste van een bestemmingsreserve voor het project “Vrouwen in Verzet” € 96.800 ten gunste van de egalisatiereserve

In het overzicht hieronder is de afloop van de egalisatiereserve in de komende jaren opgenomen, indien het bestuur akkoord gaat met bovenstaand voorstel:

Resultaat

2021

2022

2023

2024

Egalisatiereserve Stand per 1 januari

121.568

Boeking resultaat 2020:

96.800

Resultaat 2017 Resultaat 2018 Resultaat 2019 Resultaat 2020 Boeking jaarlaag: Stand per 31 december

-53.855 26.092 162.648 96.800

160.447

89.062

24.200

13.464 -6.523 -40.662 -24.200 -57.921

-6.523 -40.662 -24.200 -71.385

-40.662 -24.200 -64.862

-24.200 -24.200

160.447

89.062

24.200

0

34

13 Controleverklaring

35