Jaarrekening NHA 2020 - definitief 20210412 (002)
Tekst van het document
Jaarrekening 2020
d.d. 8 april 2021 Janskerk Jansstraat 40 2011 RX Haarlem Kleine Houtweg 18 2012 CG Haarlem
Inhoudsopgave I JAARVERSLAG................................................................................................................................................. 2 1
INLEIDING ...................................................................................................................................................... 2 1.1 Algemeen........................................................................................................................................... 2 1.2 Resultaatontwikkeling 2020 .............................................................................................................. 3 1.3 Uitbraak Covid-19-virus ..................................................................................................................... 3 2 PARAGRAFEN ................................................................................................................................................. 4 2.1 Onderhoud kapitaalgoederen ........................................................................................................... 4 2.2 Weerstandsvermogen en risicobeheersing ....................................................................................... 5 2.3 Financiering ....................................................................................................................................... 6 2.4 Bedrijfsvoering ..................................................................................................................................
7 2.5 Verbonden partijen............................................................................................................................ 7 3 PROGRAMMA’S EN TAAKVELDEN ........................................................................................................................ 8 4 BELASTINGEN ................................................................................................................................................. 9 5 MEERJARENBEGROTING 2021-2024 ............................................................................................................... 10 6 UITBRAAK COVID-19-VIRUS ............................................................................................................................ 12 II JAARREKENING............................................................................................................................................ 13 7 8 9 10
ALGEMENE GRONDSLAGEN VOOR WAARDERING, RESULTAATBEPALING EN HET OPSTELLEN VAN DE JAARREKENING ............ 13 OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN 2020 ........................................................................................................... 15 BALANS PER 31 DECEMBER 2020 .................................................................................................................... 16 TOELICHTING OP HET RESULTAAT IN VERGELIJKING MET DE BEGROTING 2020 ........................................................... 17 10.1 Bijdrage deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling ............................................................ 17 10.2 Bijdragen overige overheidsinstanties ............................................................................................ 18 10.3 Overige opbrengsten ....................................................................................................................... 19 10.4 Personeelskosten ............................................................................................................................. 19 10.5 Materieel directe kosten ................................................................................................................. 22 10.6 Materieel indirecte kosten...............................................................................................................
23 10.7 Vennootschapsbelasting ................................................................................................................. 23 10.8 Dotatie/onttrekking eigen vermogen .............................................................................................. 24 10.9 Exploitatieresultaat 2020 ................................................................................................................ 25 11 TOELICHTING OP DE BALANS ............................................................................................................................ 26 11.1 Vaste activa ..................................................................................................................................... 26 11.2 Vlottende activa .............................................................................................................................. 27 11.3 Liquide middelen ............................................................................................................................. 28 11.4 Eigen vermogen ............................................................................................................................... 28 11.5 Langlopende leningen .....................................................................................................................
30 11.6 Vlottende passiva ............................................................................................................................ 31 11.7 Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen ................................................................ 32 11.8 Gebeurtenissen na balansdatum ..................................................................................................... 33 III OVERIGE GEGEVENS ................................................................................................................................... 34 12 13
BESTEMMING VAN HET ‘RESULTAAT VOOR BESTEMMING’ 2020 ............................................................................. 34 CONTROLEVERKLARING .................................................................................................................................. 35
1
I Jaarverslag 1 Inleiding 1.1 Algemeen
De coronapandemie en de daarmee gepaard gaande overheidsmaatregelen heeft vanaf maart een ongekende impact gehad op Nederland en ook op het Noord-Hollands Archief. De bezoekcijfers zijn gedaald ten opzichte van afgelopen jaren door de lockdowns en beperkingen in het maximumaantal bezoekers dat aanwezig kon zijn op locatie. Tijdens de lockdowns was de locatie Kleine Houtweg en daarmee het scannen op verzoek gesloten. In 2020 bezochten 3.745 mensen de Janskerk (het publiekscentrum van het Noord-Hollands Archief) voor tentoonstellingen, evenementen, rondleidingen, educatieve activiteiten of voor het gebouw zelf. In 2019 bezochten 8.140 mensen de Janskerk. Het aantal bezoeken aan de studiezalen kwam uit op 2.422, terwijl er in 2019 nog 5.089 bezoeken aan de studiezalen zijn geweest. In totaal komt daarmee het aantal bezoeken aan het Noord-Hollands Archief in 2020 op 6.167, versus 13.229 bezoeken in 2019. Ten slotte werden 493.321 bezoeken gebracht aan de website van het Noord-Hollands Archief, versus 380.939 in 2019. Daarnaast neemt het Noord-Hollands Archief deel aan veel geraadpleegde landelijke platforms, zoals WieWasWie en Oorlogsbronnen. Bij het Noord-Hollands Archief is het Programma Digitaal Informatiebeheer 2019-2022 gestart, met als doel om voor de zeventien aangesloten overheidsorganisaties het informatiebeheer op orde te krijgen.
Hieronder valt het realiseren van onder meer een eigen preserveringsvoorziening (het NHA e-Depot) en ervoor zorgen dat deze partijen regelmatig digitaal archiefmateriaal kunnen overbrengen. Na een intensief aanbestedingstraject is gekozen voor een cloudoplossing van leverancier Preservica die het Noord-Hollands Archief zelf inricht om duurzame toegankelijkheid te garanderen. Om dit te realiseren is geïnvesteerd in kennisopbouw ten aanzien van (meta)datamodellering, digitale informatieverwerking en validatie van bestandstypen. Hierdoor kan het Noord-Hollands Archief zelfstandiger opereren bij het vormgeven van producten die haar zorgdragers ontzorgen, zoals bijvoorbeeld pre-ingest; de voorbereiding op opname van digitaal archief. Een van de kernprocessen van het archiefbeheer is het toegankelijk maken van archieven en collecties. De archieftoegangen zijn te raadplegen via de website van het Noord-Hollands Archief (www.noordhollandsarchief.nl) en via www.archieven.nl. In 2020 zijn 75 inventarissen of plaatsingslijsten verschenen. Deze zijn gemaakt door medewerkers van het Noord-Hollands Archief, door derden en door vrijwilligers onder begeleiding van het Noord-Hollands Archief. In totaal is 709 meter archieven toegankelijk gemaakt. Het Noord-Hollands Archief heeft in 2020 in totaal 1135 objecten verworven voor de beeldcollecties door schenking, overbrenging of aankoop.
Daarnaast is de collectie van de Stichting Provinciale Atlas Noord-Holland, die beheerd wordt door het Noord-Hollands Archief, uitgebreid met 75 objecten. In 2020 werd de bibliotheek van het Noord-Hollands Archief uitgebreid met 96 aanwinsten. Er is net als voorgaande jaren sterk ingezet op het digitaliseren van archieven en beeldcollecties om het mogelijk te maken dat veelgevraagd en kwetsbaar materiaal voor een breed publiek beschikbaar komt. Het publiek kan ook via Scannen op Verzoek inventarisnummers laten digitaliseren. Diverse medewerkers van het Noord-Hollands Archief hebben het thuiswerken aangegrepen voor het oppakken van enkele projecten. Zo zijn diverse oude papieren toegangen ingevoerd in het collectiebeheersysteem en is achter de schermen de presentatie van de NHA-beeldbank geoptimaliseerd.
2
Sinds de zomer is de voorbereiding gestart van het verhuizen van bijna 2 km rijksarchieven naar het nieuwe rijkshulpdepot in Emmen. Hiervoor moesten deze archieven worden omgepakt en geregistreerd.
1.2 Resultaatontwikkeling 2020
Het exploitatieresultaat wordt gedefinieerd als het bedrijfsresultaat inclusief het resultaat op bijzondere baten en lasten, vennootschapsbelasting en dotaties en onttrekkingen aan het eigen vermogen. Het exploitatieresultaat over 2020 bedraagt € 146.800 positief, begroot was € 0. De opbrengsten vielen € 34.066 hoger uit dan begroot. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door de niet begrote indexaties van de bijdragen van het rijk en de overige overheidsorganisaties en valt deels weg tegen de lager dan begrote bijdragen voor digitaal informatiebeheer van overige overheidsorganisaties. De kosten vielen in totaal € 174.417 lager uit dan begroot. De personeelskosten vielen lager uit door vacatures, ruimte tussen de werkelijke en maximale (begrote) salarisschalen en het feit dat additionele werkzaamheden voor projecten meer dan verwacht binnen de huidige formatie konden worden opgepakt, terwijl er additionele kosten begroot waren voor (externe) personeelskosten. Daarnaast vielen de digitaliseringskosten lager uit door vertraging van projecten, maar vielen de huisvestingskosten voor beide locaties hoger uit door extra kosten die gemaakt werden om de panden aan te passen aan de corona maatregelen. De afschrijvingen zijn een stuk lager dan begroot door een correctie die dit jaar is uitgevoerd op een activum vanuit het verleden (2006).
Het gerealiseerde bedrijfsresultaat (opbrengsten -/- kosten) is daardoor € 59.789, wat € 208.483 hoger is dan begroot. De vrijval van de gereserveerde vennootschapsbelasting van eerdere jaren zorgt voor een stijging van het bedrijfsresultaat van € 34.452, terwijl er € 20.000 aan lasten voor vennootschapsbelasting was begroot. Het verschil tussen de gerealiseerde en begrote dotaties aan en onttrekkingen van bestemmingsreserves zorgt voor een positief resultaat van € 52.559, terwijl in de begroting uitgegaan was van een positief resultaat van € 168.694. 1.3 Uitbraak Covid-19-virus
De uitbraak van het Covid-19-virus heeft gevolgen voor de werkprocessen, de openstelling van het archief en de financiën van het NHA. De gezondheid van onze bezoekers en ons personeel staat voorop en daarom is besloten om onze bezoekers alleen via digitale weg te helpen en ons personeel zoveel als mogelijk thuis te laten werken. Het archiefcafé is gesloten en de Commandeurszaal wordt momenteel niet verhuurd. De baten van het NHA zijn voor het grootste deel afkomstig van overheidsinstellingen en zolang zij hun verplichtingen nakomen, is het effect van het virus op het NHA beperkt. Voor het geval verplichtingen niet nagekomen worden, werkt het NHA scenario’s uit.
Lieuwe Zoodsma, directeur Haarlem, 8 april 2021
3
2 Paragrafen Het jaarverslag dient volgens artikel 9 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) te bestaan uit een aantal paragrafen waarin de verantwoording is vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten. Het betreft de paragrafen: • • • • • • •
onderhoud kapitaalgoederen weerstandsvermogen en risicobeheersing financiering bedrijfsvoering lokale heffingen grondbeleid verbonden partijen
Voor het Noord-Hollands Archief zijn de paragrafen Lokale Heffingen en Grondbeleid niet van toepassing. Onderstaand komen de resterende paragrafen aan bod.
2.1 Onderhoud kapitaalgoederen
Het Noord-Hollands Archief heeft twee kapitaalgoederen in gebruik: een pand aan de Jansstraat en een pand aan de Kleine Houtweg, beide in Haarlem. Het pand in de Jansstraat wordt gehuurd van de gemeente Haarlem en het pand aan de Kleine Houtweg wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB). Jansstraat 40 De Jansstraat 40 wordt gehuurd van de gemeente Haarlem en de gemeente is verantwoordelijk voor het onderhoud van dit pand. Het beleid ten aanzien van onderhoud is volledig in handen van de gemeente. De Janskerk is een rijksmonument. In 2020 is er geen groot onderhoud uitgevoerd. Kleine Houtweg 18 Per 1 januari 2019 wordt het groot onderhoud aan het pand Kleine Houtweg door de huurder zelf, het Noord-Hollands Archief, gedaan. Voor de jaren 2019 – 2021 ontvangt het Noord-Hollands Archief een jaarlijkse bijdrage van circa € 756.000 voor onderhoud van het ministerie van OCW. Daarnaast wordt er sinds 2019 een bestemmingsreserve opgebouwd van € 200.000 per jaar voor groot onderhoud aan de Kleine Houtweg. Daarnaast is er in april 2020 door het bestuur besloten om vanuit de resultaatsbestemming van 2019 voorzichtigheidshalve eenmalig additioneel € 100.00 te doteren aan deze bestemmingsreserve, omdat er op dat moment nog geen meerjaren onderhoudsplan was voor 2020 tot en met 2029.
In november 2020 is het geactualiseerde meerjarig onderhouds- en investeringsplan (MOIP) ontvangen, waarin wordt bevestigd dat een kostenraming van gemiddeld € 200.000 per jaar reëel is. Verder heeft het Noord-Hollands archief in 2019 eenmalig een bedrag van € 762.000 ontvangen voor achterstallig onderhoud t/m 2018. Dat bedrag, verminderd met de in 2019 uitgevoerde schilderwerken, is conform bestuursbesluit in 2020 opgenomen in een bestemmingsreserve voor achterstallig onderhoud. In 2020 is er geen groot onderhoud uitgevoerd, maar dat wordt voor de komende jaren wel verwacht. Mocht dan blijken dat het ontvangen geld in positieve of negatieve zin afwijkt van de kosten voor het geplande onderhoud, dan wordt dit resultaat verrekend met de egalisatiereserve.
4
2.2 Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Het Noord-Hollands Archief heeft vooral te maken met reguliere kosten die vooraf te ramen zijn, zoals personeelskosten, huisvestingskosten en kosten voor ICT. De risico’s van onverwacht hoge uitgaven worden als beperkt aangemerkt. Kengetallen Ratio's Liquiditeitsratio Solvabiliteitsratio
2020 2,1 46,4%
2019 2,3 40,9%
2018 0,9 2,8%
2017 2,4 48,8%
2016 3,1 49,4%
Liquiditeitsratio Deze ratio geeft weer in welke mate het Noord-Hollands Archief op korte termijn kan voldoen aan zijn korte termijnverplichtingen zonder nieuwe financieringsbronnen te hoeven aanboren. De liquiditeitsratio is berekend als de verhouding tussen de kortlopende activa en de kortlopende schulden. Hoe hoger de ratio, hoe beter het Noord-Hollands Archief in staat is om aan de korte termijnverplichtingen te voldoen. Ten opzichte van 2019 zijn in 2020 zijn zowel de kortlopende activa als de kortlopende schulden gedaald. De daling van de kortlopende activa is echter hoger, wat leidt tot een daling van de liquiditeitsratio in 2019. Het risico dat het Noord-Hollands Archief de financiële verplichtingen op korte termijn niet na kan komen stijgt daardoor iets, maar aangezien de liquiditeitsratio nog steeds ruim boven de 1 ligt blijft dat risico beperkt. Solvabiliteitsratio Deze ratio geeft weer in welke mate het Noord-Hollands Archief in geval van opheffing zijn verplichtingen ten aanzien van vreemdvermogenverschaffers kan nakomen. De solvabiliteitsratio wordt berekend als de verhouding tussen het eigen vermogen en het totale vermogen x 100%. Hoe hoger de ratio, hoe meer van het totaal vermogen met eigen vermogen wordt gefinancierd.
De stijging van de solvabiliteitsratio in 2020 wordt veroorzaakt door het positieve resultaat in 2020 waardoor het eigen vermogen in verhouding tot het totaal vermogen stijgt. Daardoor daalt het risico dat het Noord-Hollands Archief op de lange termijn niet aan zijn financiële verplichtingen kan voldoen. In het verleden heeft de belastingdienst bepaald dat het Noord-Hollands Archief geen algemene reserves mag aanhouden. Hierdoor is het voor het Noord-Hollands Archief niet mogelijk om een robuust eigen vermogen op te bouwen. Daar staat tegenover dat het Noord-Hollands Archief een deel van de btw op inkoopfacturen mag terugvorderen. Naast de solvabiliteitsratio schrijft het BBV nog vier kengetallen voor: • netto schuldquote • structurele exploitatieruimte • grondexploitatie • belastingcapaciteit Omdat het Noord-Hollands Archief geen grond in bezit heeft, is het kengetal ‘grondexploitatie’ niet van toepassing. Ook het kengetal ‘belastingcapaciteit’ is niet van toepassing voor het Noord-Hollands Archief, omdat het Noord-Hollands Archief geen belastingen heft.
5
De ontwikkeling van de overige twee kengetallen is als volgt:
netto schuldquote structurele exploitatieruimte
2020 45,8% -4,1%
2019 48,8% 8,3%
2018 69,0% 33,5%
2017 56,7% -0,9%
2016 38,2% -0,1%
Netto schuldquote De netto schuldquote geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast van de medeoverheid ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft zodoende een indicatie in welke mate de rentelasten en aflossingen op de exploitatie drukken. De netto schuldquote is gedaald omdat de openstaande vaste en vlottende schulden lager zijn ten opzichte van 2019, evenals de baten volgens de definitie van de schuldquote. De liquide middelen zijn lager ten opzichte van 2019, wat de daling deels teniet doet.
Structurele exploitatieruimte Dit kengetal is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een organisatie heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. De structurele exploitatieruimte is in 2020 gedaald ten opzichte van 2019, omdat de dotatie aan de bestemmingsreserve hoger was dan de onttrekkingen, en het positieve verschil tussen de structurele baten en de structurele lasten zoals gedefinieerd in de structurele exploitatieruimte is gedaald.
2.3 Financiering
Wet Schatkistbankieren De Regeling schatkistbankieren decentrale overheden verplicht het Noord-Hollands Archief eventuele overschotten in liquide middelen, die uitkomen boven een drempelbedrag, te storten op een speciale rekening van het Ministerie van Financiën. Dit gebeurt via het afromen van het saldo van de betaalrekening. Het Noord-Hollands Archief wordt structureel gefinancierd door de partners: het Rijk en de gemeenten Haarlem en Velsen. Het Noord-Hollands Archief heeft drie langlopende leningen lopen bij de Rabobank. Op deze leningen wordt ieder jaar afgelost en wordt rente betaald. In de begroting en liquiditeitsplanning wordt hiermee rekening gehouden. Naast de huidige langlopende leningen is er op dit moment geen additionele financieringsbehoefte bij het Noord-Hollands Archief.
6
2.4 Bedrijfsvoering
Voor 2020 heeft het Rijk, net als in eerdere jaren, een bedrag van € 178.785 beschikbaar gesteld aan het Noord-Hollands Archief voor de verdere ontwikkeling van het e-Depot voor de rijkscollecties. Daarnaast hebben de Regionale Historische Centra gezamenlijk een kostenmodel vastgesteld voor de aansluiting op het e-Depot. Dit kostenmodel wordt met ingang van 2019 toegepast. In 2019 is als gevolg hiervan met alle gemeenten waarvoor het Noord-Hollands Archief het archief- en informatiebeheer uitvoert een nieuwe dienstverleningsovereenkomst afgesloten, waarbij het aantal inwoners het uitgangspunt is bij de berekening van de kosten. Ook met de provincie Noord-Holland is een aanvullende dienstverleningsovereenkomst afgesloten voor het digitaal informatiebeheer op basis van het aantal inwoners. Op dit moment wordt er nog met een aantal andere overheidsorganen gesproken over een overeenkomst. Deze nieuwe inkomstenstroom is nodig voor extra personele inzet voor de ontwikkeling en uitvoering van digitaal informatiebeheer.
2.5 Verbonden partijen In 2020 heeft het Noord-Hollands Archief zich aangesloten bij de organisatie READ-COOP, gevestigd te Innsbruck in Oostenrijk, die zich richt op de toegang tot archiefdocumenten met de ondersteuning van de allernieuwste technologie. Door het kopen van aandelen ter waarde van € 5.000 krijgt het NHA toegang tot het platform, netwerk en de technologie. Verder heeft het Noord-Hollands Archief niet de intentie om enige vorm van verbintenis aan te gaan met een andere partij.
7
3 Programma’s en taakvelden De richtlijnen van het BBV schrijven voor dat gewerkt wordt met programma’s. Onder programma verstaat het BBV een samenhangend geheel van activiteiten. Het Noord-Hollands Archief heeft één programma gedefinieerd: het beheren en beschikbaar stellen van archieven. Alle activiteiten van het Noord-Hollands Archief vallen onder dit programma. Het BBV schrijft eveneens voor dat de baten en lasten per programma worden onderverdeeld in taakvelden. Een gemeenschappelijke regeling hanteert de voorgeschreven taakveldindeling conform de gemeentelijke indeling, waarbij de overheadkosten van historische archieven dienen te worden ondergebracht onder musea. De baten en lasten per taakveld voor het Noord-Hollands Archief zijn in het overzicht hieronder opgenomen.
Omschrijving taakveld 0 Bestuur en ondersteuning 0.9 Vennootschapsbelasting 0.10 Mutaties reserves
Gerealiseerde baten
Gerealiseerde lasten
34.452 52.559
5 Sport, cultuur en recreatie 5.4 Musea
7.166.549
7.106.760
totaal
7.253.560
7.106.760
8
4 Belastingen Vennootschapsbelasting Het Noord-Hollands Archief heeft in 2020 bij de Belastingdienst een verzoek ingediend tot ontheffing van de plicht tot betaling van vennootschapsbelasting. Daarop is gedurende 2020 een uitspraak van de Belastingdienst ontvangen dat het Noord-Hollands Archief vrijgesteld is van het betalen van vennootschapsbelasting met terugwerkende kracht per 2016, de datum waarop Wet Modernisering VPB plicht overheidsinstellingen is ingegaan. De Belastingdienst heeft aangeven dat de vrijstelling geldt voor de situatie van dit moment. Mocht er iets veranderen in de (commerciële) activiteiten van het Noord-Hollands Archief, dan is het NHA verplicht dit bij de Belastingdienst te melden en kan het zijn dat in de toekomst deze vrijstelling (deels) wordt ingetrokken. Het NHA heeft in de jaarrekening 2019 een verplichting vennootschapsbelasting opgenomen om de principes voorzichtigheidsbeginsel en bestendige gedragslijn, gelijk voorgaande jaren, gestand te doen. De totale reservering voor te betalen vennootschapsbelasting tot en met 2019 bedroeg € 34.452. Naar aanleiding van de uitspraak is deze reservering ten bate van het resultaat van 2020 geboekt en is er geen nieuwe reservering voor te betalen vennootschapsbelasting opgenomen, terwijl daar wel € 20.000 voor was begroot.
Belasting over de toegevoegde waarde (btw) Het Noord-Hollands Archief heeft in 2006 (bij de fusie tussen het Rijksarchief in Noord-Holland en de Archiefdienst voor Kennemerland) een regeling getroffen met de belastinginspecteur in Amsterdam: een groot deel van de omzetbelasting (btw) die het NHA in rekening brengt (bijvoorbeeld bij depotverhuur en de dienstverleningsovereenkomsten met aangesloten gemeenten en de provincie Noord-Holland), hoeft niet te worden afgedragen aan de Belastingdienst. De regeling is als volgt: • de betaalde btw op investeringen (aanschaffingen) is voor de helft te verrekenen met de btwafdracht aan de Belastingdienst; • de betaalde btw op uitgaven ten behoeve van de studiezaal (inclusief digitalisering) is volledig te verrekenen met de btw-afdracht aan de Belastingdienst; • de betaalde btw op overige uitgaven is voor de helft te verrekenen: voor een deel (18%) met de btw-afdracht aan de Belastingdienst en voor een deel (82%) via de btw-compensatiefondsen (BCF) van de gemeenten Haarlem en Velsen (deze 82% en 18% tellen samen op tot 100% van de te verrekenen 50%) De keerzijde van de regeling met de belastinginspecteur is dat het NHA geen algemene reserve mag vormen. De eventuele ‘winst’ die wordt gemaakt, moet via een egalisatiereserve in vier jaar worden afgebouwd.
In 2020 is er opdracht verleend aan ABAB Accountants en Consultants om ons te adviseren over de gehanteerde BTW-regeling en vervolgens tot afspraken te komen met de Belastingdienst. Dit wordt in 2021 afgerond.
9
5 Meerjarenbegroting 2021-2024 Voor de jaren 2021 – 2024 is een meerjarenbegroting opgesteld welke het bestuur in zijn vergadering van september 2020 heeft goedgekeurd. Een herziene meerjarenbegroting is aan het bestuur in de vergadering van april 2021 voorgelegd. De resultaten van deze jaren zijn als volgt begroot:
2021
2022
2023
2024
TOTAAL OPBRENGSTEN
€
7.248.885
€
7.545.001
€
7.567.081
€
TOTAAL KOSTEN
€
-7.102.606
€
-7.432.186
€
-7.467.743
€ -7.469.713
Bedrijfsresultaat (opbrengsten-kosten)
€
146.279
€
112.815
€
99.338
146.279 -20.000 126.279 33.721 -200.000 40.000
€ € € € € €
112.815 -20.000 92.815 47.185 -200.000 60.000
€ € € € € €
99.338 -20.000 79.338 40.662 -200.000 80.000
€ 120.000 € -20.000,00 € 100.000 € € -200.000 € 100.000
-126.279
€
-92.815
€
-79.338
€
-100.000
-
€
-
€
-
€
-
Bijzondere baten (+) en lasten (-) Resultaat voor bestemming, voor VPB € Vennootschapsbelasting € Resultaat voor bestemming, na VPB € Egalisatiereserve (dotatie/onttrekking) € Bestemmingsreserve - dotatie groot onderhoud € Bestemmingsreserve - onttrekking groot onderhoud€ Bestemmingsreserve - onttrekkingen Bestemmingsreserves - onttrekking resultaat 2019 totaal dotatie/onttrekking eigen vermogen € EXPLOITATIERESULTAAT
€
€
7.589.713
120.000
Opbrengsten In 2022 stijgen de opbrengsten met bijna € 300.000 ten opzichte van 2021. Vanaf dat moment blijven de opbrengsten min of meer gelijk. De enige stijging die dan nog wordt begroot is de bijdrage van de Gemeente Haarlem, waarin een tegemoetkoming voor de jaarlijkse huurverhoging van het pand aan de Jansstraat is meegenomen. De stijging in opbrengsten in 2022 kan worden verklaard door de volgende twee oorzaken: -
-
Sinds 2019 wordt er door de verschillende partijen wordt betaald voor digitaal informatiebeheer. Er is met hen overeengekomen dat zij daarvoor in 2019 60% korting op het tarief ontvangen en de korting jaarlijks met 20% wordt verminderd. In 2021 ontvangen zij dus nog 20% korting op de bijdrage voor digitaal informatiebeheer en in 2022 vervalt deze korting geheel. Sinds 2019 betalen de aangesloten gemeenten en overige overheidsorganisaties daarnaast een bedrag voor het beheer en de beschikbaarstelling van analoge archieven gebaseerd op het aantal inwoners. In 2021 wordt op dit bedrag nog een korting van 20% gegeven. Vanaf 2022 vervalt de korting.
10
Kosten De stijging van de kosten wordt voornamelijk verklaard door de hogere kosten die zijn begroot voor het programma digitaal informatiebeheer. Deze groeien mee met de hogere bijdragen die voor digitaal informatiebeheer worden ontvangen. Vennootschapsbelasting In de meerjarenbegroting zoals goedgekeurd in de bestuursvergadering van september 2020 werd nog te betalen vennootschapsbelasting begroot. Inmiddels hebben we uitsluitsel van de Belastingdienst gehad dat we vrijgesteld zijn van het betalen van vennootschapsbelasting. Dit is aangepast in de herziene meerjarenbegroting die ter goedkeuring is voorgelegd in de bestuursvergadering van april 2021. Dotatie / onttrekking eigen vermogen In de jaren 2021-2023 wordt de jaarlaag van de huidige egalisatiereserve onttrokken. Daarnaast wordt er ook in de komende jaren jaarlijks een dotatie gedaan aan de bestemmingsreserve voor groot onderhoud van het pand aan de Kleine Houtweg. Vervolgens worden de toenemende afschrijvingskosten voor het onderhoud onttrokken aan deze bestemmingsreserve.
11
6 Uitbraak Covid-19-virus De uitbraak van het Covid-19-virus heeft gevolgen voor het Noord-Hollands Archief. De primaire - en bedrijfsvoeringsprocessen van het Noord-Hollands Archief gaan zo veel mogelijk door, waarbij de gezondheid en de veiligheid van het personeel voorop staat. Het NHA heeft de volgende maatregelen genomen: • • •
•
De dienstverlening op de studiezaal van de locatie Jansstraat van het Noord-Hollands Archief is beëindigd. De locatie Kleine Houtweg is integraal gesloten (inclusief scanstraat, restauratieatelier, beeld en geluid en bewerking). Na 8 februari 2021 is de scanstraat weer beperkt in gebruikt genomen. Op de locatie Jansstraat werkt een minimumbezetting in wisselende samenstelling dagelijks van 9.00 – 17.00 uur om de meest noodzakelijke diensten en informatie aan de aangesloten gemeenten en overheidsorganisaties te kunnen blijven leveren. Hierbij is iedere dag een lid van het managementteam aanwezig. De rest van de medewerkers werkt zoveel als mogelijk vanuit huis. Om de bezoekers en onderzoekers zoveel mogelijk tegemoet te komen, heeft het Noord-Hollands Archief zijn chatdiensten van driemaal per week uitgebreid naar vijf dagen per week van 9.00 – 16.00 uur, aangevuld met twee avonddiensten op woensdag- en vrijdagavond.
De uitbraak van het Covid-19-virus leidt in beperkte mate tot verminderde baten voor het NoordHollands Archief. Zo is het archiefcafé gesloten met ingang van 15 maart 2020. Per maand betekent dit een omzetverlies van circa € 2.000. Hier staat het wegvallen van inkoopkosten van gemiddeld € 1.000 per maand tegenover. Wanneer het archiefcafé in 2021 nog het hele jaar dicht blijft, betekent dit aldus een vermindering van de marge van € 12.000. Ook de inkomsten uit de verhuur van de Commandeurszaal (hetgeen momenteel niet is toegestaan) zijn minder dan € 10.000 op jaarbasis. Al met al zijn de wegvallende directe inkomsten maximaal € 22.000 voor 2021. De overige baten van het Noord-Hollands Archief zijn afkomstig van het rijk, de gemeenten Haarlem en Velsen, de provincie Noord-Holland en overige gemeenten en overheidsorganisaties. Zolang deze aan hun verplichtingen voldoen, lopen de inkomsten geen gevaar. Mochten deze inkomsten teruglopen in of na 2021, dan zal NHA de kosten in gelijke mate reduceren door bijvoorbeeld de uitgaven aan digitaliseringsprojecten of digitaal informatiebeheer te verminderen.
12
II Jaarrekening 7 Algemene grondslagen voor waardering, resultaatbepaling en het opstellen van de jaarrekening De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Waardering van passiva en activa alsmede de bepaling van het resultaat vinden in principe plaats op basis van historische kosten. Activa en passiva zijn opgenomen tegen nominale waarde, tenzij in deze grondslagen anders is vermeld. Resultaatbepaling Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen de bijdragen van de deelnemers, de overige opbrengsten en alle hiermee verbonden, aan het verslagjaar toe te rekenen lasten. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben, onverschillig of zij tot inkomsten of uitgaven in dat jaar hebben geleid. Baten en lasten worden daarbij verantwoord tot hun brutobedrag. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar worden genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q.
schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidsgerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten verantwoord in het jaar dat uitbetaling plaatsvindt. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt dan ook geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. Daarbij moet worden gedacht aan overlopende vakantiegeld en -verlofafspraken. De waarderingsgrondslagen per balansonderdeel worden hieronder verder toegelicht. Materiële vaste activa Alle materiele vaste activa zijn gewaardeerd tegen de oorspronkelijke verkrijgingsprijs (de inkoopprijs en de bijkomende kosten) of vervaardigingsprijs (de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige directe kosten), verminderd met de ontvangen subsidies en bijdragen die direct gerelateerd zijn aan het actief, de jaarlijkse afschrijvingslasten en afwaarderingen wegens duurzame waardevermindering. Duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. Indien een vast actief buiten gebruik is gesteld, heeft op het moment van buitengebruikstelling een afwaardering van de boekwaarde plaatsgevonden naar de lagere restwaarde. Voor het activeren van materiële vaste activa wordt een ondergrens gehanteerd van € 1.000.
De afschrijvingen bedragen een vast percentage van de oorspronkelijke verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs. De afschrijvingspercentages zijn: • Inrichting kantoor / depot • ICT • Overige activa (apparatuur verfilming)
2,5% - 20%; 20% 20%
13
Financiële vaste activa De financiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de oorspronkelijke verkrijgingsprijs (de inkoopprijs en de bijkomende kosten) verminderd met de jaarlijkse aflossingen, afschrijvingslasten en afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen. Duurzame waardeverminderingen worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerkingen genomen. Zo nodig is een voorziening voor verwachte oninbaarheid op de boekwaarde in mindering gebracht. Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar worden gewaardeerd tegen nominale waarde. In geval van verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. Deze voorziening wordt statisch bepaald. Liquide middelen De liquide middelen zijn opgenomen tegen nominale waarde Overlopende activa De overlopende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. In geval van verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. Deze voorziening wordt statisch bepaald. Eigen vermogen In het BBV worden reserves omschreven als vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken en die vanuit bedrijfseconomisch standpunt vrij te besteden zijn. De vaststelling van de noodzakelijke omvang van de reserves is een zaak van het bestuur.
Zodra het bestuur aan een reserve een bepaalde bestemming heeft gegeven, is er sprake van een bestemmingsreserve. Om die reden kunnen bestemmingsreserves naar de situatie per ultimo verslagjaar geen negatieve stand kennen. Mutaties in reserves, waaronder de egalisatiereserve en bestemmingsreserves, zijn enkel mogelijk op basis van een bestuursbesluit. De reserves worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Vaste schulden, met een rentetypische looptijd langer dan één jaar De vaste schulden zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde (hoofdsom), verminderd met het totaal van de gedane aflossingen. De vaste schulden hebben een rentetypische looptijd van één jaar of langer. Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar zijn gewaardeerd tegen nominale waarde.
14
8 Overzicht van baten en lasten 2020
Noord-Hollands Archief
Rekening 2019 € %
Begroting 2020 € %
Rekening 2020 € %
Bijdrage deelnemers in de gemeenschappelijke regeling (10.1)
5.594.824
74,6%
5.072.020
71,1%
5.135.853
71,7%
Bijdragen overige overheidsorganisaties
1.276.045
17,0%
1.641.263
23,0%
1.654.808
23,1%
6.870.869
91,7%
6.713.283
94,1%
6.790.661
94,8%
624.439
8,3%
419.200
5,9%
375.888
5,2%
OPBRENGSTEN
(10.2)
Totaal bijdragen overheid Overige opbrengsten
(10.3)
TOTAAL OPBRENGSTEN
7.495.308 100,0%
7.132.483 100,0%
7.166.549 100,0%
-3.001.469 -1.011.706 -2.121.089
-4.102.597 -959.887 -2.218.693
-3.957.496 -921.101 -2.228.163
KOSTEN Personeelskosten Materieel directe kosten Materieel indirecte kosten
(10.4) (10.5) (10.6)
48,9% 16,5% 34,6%
TOTAAL KOSTEN
-6.134.264 100,0%
Bedrijfsresultaat (opbrengsten -/- kosten)
1.361.044
Bijzondere baten (+) en lasten (-)
Vennootschapsbelasting
(10.7)
Resultaat voor bestemming
-7.281.177 100,0%
59.789
-
-
1.361.044
-148.694
59.789
-19.890
-20.000
34.452
1.341.154
-168.694
94.241
Dotatie/onttrekking eigen vermogen
(10.8)
-155.256
EXPLOITATIERESULTAAT
(10.9)
1.185.898
-
168.694 0
-
55,7% 13,0% 31,4%
-7.106.760 100,0%
-148.694
-
Resultaat voor belasting
56,3% 13,2% 30,5%
52.559
-
146.800
15
9 Balans per 31 december 2020 Hieronder is de balans voor resultaatverdeling opgenomen.
16
10 Toelichting op het resultaat in vergelijking met de begroting 2020 10.1
Bijdrage deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling
Rekening 2019 € %
Begroting 2020 € %
Rekening 2020 € %
Bijdrage Rijk - huisvesting en exploitatie Bijdrage Rijk - Digitale Taken Rijkscollecties Bijdrage gemeente Haarlem - huisvesting en exploitatie Bijdrage gemeente Haarlem - digitaal informatiebeheer Bijdrage gemeente Velsen - exploitatie Bijdrage gemeente Velsen - digitaal informatiebeheer Bijdrage beheer Oude Boekerij en Bijzondere Collecties Bijdrage medewerkers Oude Boekerij en Bijzondere Collecties
2.904.110 178.786 1.992.460 88.696 279.613 37.591 20.000 93.568
38,7% 2,4% 26,6% 1,2% 3,7% 0,5% 0,3% 1,2%
2.255.859 178.785 2.046.714 133.044 287.663 56.387 20.000 93.568
31,6% 2,5% 28,7% 1,9% 4,0% 0,8% 0,3% 1,3%
2.313.127 178.785 2.046.715 137.888 287.663 58.107 20.000 93.568
32,3% 2,5% 28,6% 1,9% 4,0% 0,8% 0,3% 1,3%
Totaal deelnemers in de gemeenschappelijke regeling
5.594.824
74,6%
5.072.020
71,1%
5.135.853
71,6%
Bijdrage deelnemers in de gemeenschappelijke regeling
Bijdrage Rijk – huisvesting en exploitatie De bijdrage van het Rijk voor huisvesting en exploitatie voor 2020 valt € 57.268 hoger uit dan begroot vanwege de niet-begrote indexatie 2020. Bijdrage Rijk – digitale taken rijkscollecties De bijdrage van het Rijk voor digitale taken rijkscollecties is conform de begroting. Bijdrage gemeente Haarlem – huisvesting en exploitatie Het dagelijks bestuur van het Noord-Hollands Archief heeft besloten om de door het Rijk bepaalde indexatie niet langer in rekening te brengen bij de overige partners (de gemeente Haarlem en de gemeente Velsen) voor het desbetreffende jaar, maar uitsluitend door te berekenen in de structurele bekostiging voor de daaropvolgende jaren. De bijdrage van de gemeente Haarlem voor huisvesting en exploitatie is, op een klein afrondingsverschil na, conform de begroting. Bijdrage gemeente Haarlem – digitaal informatiebeheer De bijdrage van de gemeente Haarlem voor digitaal informatiebeheer valt € 4.844 hoger uit dan begroot omdat de bijdrage wordt berekend op basis van inwoneraantallen, die op het moment van facturatie hoger waren dan op het moment van begroting.
Bijdrage gemeente Velsen – exploitatie Het dagelijks bestuur van het Noord-Hollands Archief heeft besloten om de door het Rijk bepaalde indexatie niet langer in rekening te brengen bij de overige partners (de gemeente Haarlem en de gemeente Velsen) voor het desbetreffende jaar, maar uitsluitend door te berekenen in de structurele bekostiging voor de daaropvolgende jaren. De bijdrage van de gemeente Velsen voor exploitatie is conform de begroting. Bijdrage gemeente Velsen – digitaal informatiebeheer De bijdrage van de gemeente Velsen voor digitaal informatiebeheer valt € 1.720 hoger uit dan begroot omdat de bijdrage wordt berekend op basis van inwoneraantallen, die op het moment van facturatie hoger waren dan op het moment van begroting.
17
Bijdrage beheer/medewerkers Oude Boekerij en Bijzondere Collecties De bijdrage van de gemeente Haarlem voor het beheer van collecties afkomstig uit de Bibliotheek ZuidKennemerland en voor de loonkosten van de conservator van deze collecties zijn conform de begroting.
10.2
Bijdragen overige overheidsinstanties
Rekening 2019 € %
Begroting 2020 € %
Rekening 2020 € %
Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten - digitaal informatiebeheer Bijdrage provincie Noord-Holland Bijdrage provincie Noord-Holland - digitaal informatiebeheer
315.609
4,2%
473.414
6,6%
539.214
7,5%
192.933
2,6%
339.399
4,8%
288.050
4,0%
695.591 71.912
9,3% 1,0%
720.582 107.868
10,1% 1,5%
715.306 112.238
10,0% 1,6%
Totaal bijdragen overige overheidsorganisaties
1.276.045
17,0%
1.641.263
23,0%
1.654.808
23,1%
Bijdragen overige overheidsorganisaties
Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten De bijdragen van de overige gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten valt € 65.800 hoger uit dan begroot omdat de berekening van de bijdrage gebeurt op basis van inwoneraantallen die op het moment van factureren hoger waren dan op het moment van begroting, en door indexatie van het bedrag per inwoner.
Bijdrage gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en omgevingsdiensten – digitaal informatiebeheer De lagere bijdrage van € 51.349 dan begroot voor digitaal informatiebeheer van de overige overheidsinstanties betreft het bedrag dat was begroot voor de bijdragen van vijf nieuwe partijen die vanaf 2020 zouden starten met bijdragen. Op dit moment is er echter alleen met de Veiligheidsregio Kennemerland recent een overeenkomst bereikt. Met de andere vier partijen zijn de besprekingen nog gaande. In de herziene begroting voor 2021 die wordt gepresenteerd in de bestuursvergadering van april 2021, is de hoogte van deze bijdrage aangepast naar aanleiding van de laatste inzichten op basis van de gesprekken met deze partijen.
Bijdrage provincie Noord-Holland De bijdrage van de provincie Noord-Holland is € 5.276 lager dan begroot omdat de subsidie die is aangevraagd voor het project Oneindig Noord-Holland € 3.000 lager was dan begroot, en er daarnaast binnen dat project iets minder is uitgegeven.
Bijdrage provincie Noord-Holland – digitaal informatiebeheer De bijdrage van de provincie Noord-Holland voor digitaal informatiebeheer valt € 4.370 hoger uit dan begroot omdat de bijdrage wordt berekend op basis van inwoneraantallen, die op het moment van facturatie hoger waren dan op het moment van begroting.
18
10.3
Overige opbrengsten
Rekening 2019 € %
Begroting 2020 € %
Rekening 2020 € %
Depotverhuur Overige opbrengsten Dienstverlening Onderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg Projectopbrengsten / -bijdragen
90.204 11.272 43.814 206.922 272.228
1,2% 0,2% 0,6% 2,8% 3,6%
90.000 25.000 10.000 190.000 104.200
1,3% 0,4% 0,1% 2,7% 1,5%
87.974 13.665 9.755 211.014 53.480
1,2% 0,2% 0,1% 2,9% 0,7%
Totaal overige opbrengsten
624.439
8,3%
419.200
5,9%
375.888
5,2%
Overige opbrengsten
Depotverhuur De opbrengsten uit depotverhuur zijn € 2.026 lager dan begroot door mutaties in het klantenbestand. Overige opbrengsten De overige opbrengsten vallen € 11.335 lager uit dan begroot door lagere inkomsten uit de verhuur van de Commandeurszaal en uit de kantineverkoop als gevolg van de maatregelen van de overheid rondom Covid-19. Dienstverlening De opbrengst uit dienstverlening is met een afwijking van € 245 ongeveer conform begroting. Onderverhuur voorgebouw Kleine Houtweg De onderverhuur van het voorgebouw van de locatie Kleine Houtweg is € 21.014 hoger dan begroot omdat in de begroting per abuis de bijdrage van Stichting Hart in de verbouwingskosten niet is meegenomen. Projectopbrengsten / -bijdragen De projectopbrengsten en -bijdragen vallen € 50.720 lager uit dan begroot door een bijdrage van het Mondriaanfonds van € 101.700, die voor een bedrag van € 71.700 doorschuift naar 2021 en 2022 omdat de tegenprestatie daarvoor ook in deze jaren valt.
10.4
Personeelskosten
Rekening 2019 € %
Begroting 2020 € %
Rekening 2020 € %
Formatieve medewerkers Personele inzet digitaal informatiebeheer Niet-formatieve medewerkers Bijkomende personeelskosten
-2.658.205 -184.738 -14.411 -144.114
43,3% 3,0% 0,2% 2,3%
-3.266.797 -675.800 -15.000 -145.000
44,9% 9,3% 0,2% 2,0%
-3.154.697 -616.425 -12.480 -173.893
44,1% 8,6% 0,2% 2,4%
Totaal personeelskosten
-3.001.469
48,9%
-4.102.597
56,3%
-3.957.496
55,3%
Personeelskosten
Formatieve medewerkers De uitgaven voor formatieve medewerkers zijn € 112.100 lager dan begroot. Dat verschil kan worden verklaard door drie oorzaken, namelijk: 1. Een begroting op basis van de maximale periodiek in een loonschaal, terwijl de daadwerkelijke periodiek waarin iemand in ingeschaald lager ligt, of omdat de daadwerkelijke loonkosten lager liggen
19
dan begroot volgens formatie door bijvoorbeeld deelname aan een generatiepact of opname van onbetaald verlof. 2. Vacatureruimte die gedurende het jaar is ontstaan en niet tijdig kon worden ingevuld. 3. Vanuit subsidies voor projecten is een bedrag aan het formatiebudget toegevoegd voor vergoeding van (externe) personeelskosten, terwijl dit meer dan verwacht binnen de begrote formatie kon worden opgevangen.
Personele inzet digitaal informatiebeheer De uitgaven voor extra personele inzet digitaal informatiebeheer vielen € 59.375 lager uit dan begroot. Dit overschot is ontstaan, omdat door de maatregelen rondom COVID-19 gedurende drie maanden slechts een derde inhuur heeft plaatsgevonden van wat oorspronkelijk was gepland. Dat kon niet meer geheel ingehaald worden. Niet-formatieve medewerkers De kosten voor niet-formatieve medewerkers betreffen de kosten voor medewerkers van Paswerk. Deze vallen € 2.520 lager uit dan begroot, omdat er in 2020 een deel van het jaar een medewerker minder voor het Noord-Hollands Archief werkte. Bijkomende personeelskosten De bijkomende personeelskosten zijn € 28.893 hoger dan begroot. Deze kosten waren het gevolg van extra uitgaven voor personeelswerving en de reservering voor een transitievergoeding voor een medewerker die uit dienst is gegaan. Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen publieke en semi-publieke sector Op 1 januari 2013 is de Wet normering topinkomens (WNT) in werking getreden. De WNT is van toepassing op het Noord-Hollands Archief. Het voor het Noord-Hollands Archief toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2020 € 201.000 (algemeen bezoldigingsmaximum). 1. Leidinggevende topfunctionaris In met model onderaan het tweede opsommingsteken is de bezoldiging over 2020 van de directeur van het NHA opgenomen. 2.
Toezichthoudende topfunctionarissen met een bezoldiging hoger dan € 1.700 Een overzicht van de bestuursleden in 2020 is hieronder opgenomen.
NAAM TOPFUNCTIONARIS
AFGEVAARDIGDE NAMENS FUNCTIE
Dhr. J. Wienen
-
Voorzitter AB
Mw. M.J.C. Heeremans
het Rijk
Lid AB
Mw. B.J. Glashouwer
het Rijk
Lid AB
Dhr. C. Mooij
het Rijk
Lid AB
Mw. M.-Th. Meijs
gemeente Haarlem
Lid AB
Dhr. J. Verwoort
gemeente Velsen
Lid AB
In 2020 is door het bestuur besloten dat de bestuursleden aanspraak kunnen maken op een vergoeding van € 150,00 per vergadering, met terugwerkende kracht vanaf 2018. Daarnaast kunnen reiskosten worden gedeclareerd. Er wordt in principe 3 keer per jaar vergaderd met het bestuur van het Noord-Hollands archief en 3 keer per jaar met de Rijksbestuurders.
20
Omdat mw. B.J. Glashouwer de vergoeding vanaf 2018 in 2020 heeft gefactureerd is haar bezoldiging in 2020 hoger dan € 1.700. Daarom is in onderstaande tabel ook de bezoldiging van mw. Glashouwer opgenomen. Gegevens 2020 bedragen x € 1
L. Zoodsma
B. Glashouwer
Functiegegevens
Directeur
Bestuurder
Aanvang functievervulling in 2020 Einde functievervulling in 2020
01-01-2020 31-12-2020
01-01-2020 31-12-2020
Omvang dienstverband (in FTE)
1
0,025
Dienstbetrekking?
Ja
Nee
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
€
109.793,82
€
3.001,25
Beloningen betaalbaar op termijn
€
19.163,28
€
-
Subtotaal
€
128.957,10
€
3.001,25
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
€
201.000,00
€
5.025,00
-/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Bezoldiging
n.v.t.
€
128.957,10
n.v.t.
€
3.001,25
Het bedrag van de overschrijding en de reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan
n.v.t.
n.v.t.
Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling
n.v.t.
n.v.t.
bedragen x € 1
L. Zoodsma
B. Glashouwer
Functiegegevens
Directeur
Bestuurder
Aanvang functievervulling in 2019 Einde functievervulling in 2019
01-01-2019 31-12-2019
01-01-2019 31-12-2019
Omvang dienstverband (in FTE)
1
0
Dienstbetrekking?
Ja
Nee
Gegevens 2019
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
€
102.701,00
€
-
Beloningen betaalbaar op termijn
€
17.968,00
€
-
Subtotaal
€
120.670,00
€
-
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
€
194.000,00
€
194.000,00
Bezoldiging
€
120.670,00
€
-
* Mw. Glashouwer krijgt een vergoeding per vergadering (gemiddeld 3 keer per jaar een bestuursvergadering en 3 keer per jaar een vergadering met de Rijksbestuurders)
21
3. Toezichthoudende topfunctionarissen met een bezoldiging van € 1.700 of minder De overige bestuursleden hebben geen bezoldiging ontvangen, of een bezoldiging van minder dan € 1.700.
4. Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2020 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen. De binnen onze organisatie geïdentificeerde leidinggevende topfunctionarissen met een dienstbetrekking hebben geen dienstbetrekking bij meerdere WNT-plichtige instelling(en) als leidinggevende topfunctionaris (die zijn aangegaan met ingang van 1 januari 2020).
10.5
Materieel directe kosten
Rekening 2019 € %
Begroting 2020 € %
Rekening 2020 € %
-167.709 -311.028 -47.565 -4.203 -454.007 -27.194
2,7% 5,1% 0,8% 0,1% 7,4% 0,4%
-191.187 -501.700 -47.000 -5.000 -175.000 -40.000
2,6% 6,9% 0,6% 0,1% 2,4% 0,5%
-194.454 -464.940 -46.278 -4.380 -169.868 -41.181
2,7% 6,5% 0,6% 0,1% 2,4% 0,6%
-1.011.706
16,5%
-959.887
13,2%
-921.101
12,9%
Materieel directe kosten Beheer analoge en digitale collecties Digitaal zichtbaar maken Acquisitie Dienstverlening Publieksactiviteiten / educatie PR & Communicatie Totaal materieel directe kosten
Beheer analoge en digitale collecties De overschrijding van € 3.267 ten opzichte van begroting voor de post collectiebeheer is het gevolg van het bestellen van extra materialen ten behoeve van de ompakwerkzaamheden voor de verhuisoperatie van 2 km rijksarchieven naar Emmen. Digitaal zichtbaar maken Voor digitaal zichtbaar maken is € 36.760 minder uitgegeven dan begroot door vertraging van een aantal voorgenomen projecten, onder andere door COVID-19. Acquisitie De uitgaven voor de aanschaf van boeken en beeldmateriaal zijn min of meer conform begroting. Dienstverlening De kosten met betrekking tot de studiezaal zijn min of meer conform begroting. Publieksactiviteiten en educatie De werkelijke kosten voor de post educatie en publieksactiviteiten zijn € 5.132 lager dan begroot. Dit houdt hoofdzakelijk verband met de kosten voor het project Oneindig Noord-Holland die lager uitvielen.
22
PR & Communicatie De uitgaven voor PR & Communicatie zijn € 1.152 hoger dan begroot, omdat de kosten voor het onder de aandacht brengen van de stadsrechten rondom de verjaardag van Haarlem iets hoger uitvielen dan begroot. 10.6
Materieel indirecte kosten
Rekening 2019 € %
Begroting 2020 € %
Rekening 2020 € %
Huisvestingskosten Organisatiekosten Afschrijvingskosten Rentekosten Facilitaire kosten
-1.533.734 -358.598 -176.301 -31.617 -20.839
25,0% 5,8% 2,9% 0,5% 0,3%
-1.528.693 -400.000 -220.000 -40.000 -30.000
21,0% 5,5% 3,0% 0,5% 0,4%
-1.598.398 -400.389 -170.051 -35.873 -23.450
22,5% 5,6% 2,4% 0,5% 0,3%
Totaal materieel indirecte kosten
-2.121.089
34,6%
-2.218.693
30,5%
-2.228.163
31,4%
Materieel indirecte kosten (bedrijfsvoering)
Huisvestingskosten De overschrijding ten opzichte van de begroting op huisvestingskosten van € 69.706 hoger betreft voornamelijk extra kosten door COVID-19 maatregelen, waaronder uitbreiding van het contract met het schoonmaakbedrijf, en stijging van de kosten voor gas en elektra voor de Jansstraat. Organisatiekosten De organisatiekosten zijn min of meer conform begroting. Afschrijvingskosten In de afschrijvingen zit een correctie die toeziet op een negatief bedrag in de activa dat is ontstaan door een correctie op een activum in 2006. Op het gecorrigeerde activum is jaarlijks afgeschreven, maar op het negatieve bedrag van de correctie niet. Daarop is nu met terugwerkende kracht afgeschreven tot en met 2020, wat leidt tot een positief bedrag van € 49.303 in de afschrijvingen. De overige afschrijvingskosten zijn min of meer conform begroting. Rentekosten De rentekosten zijn € 4.127 lager dan begroot, omdat het betaalde rentebedrag is gedaald door de aflossing die gedaan is op de verschillende leningen. Facilitaire kosten De facilitaire kosten zijn € 6.550 lager dan begroot door sluiting van het archiefcafé in verband met COVID-19.
10.7
Vennootschapsbelasting
Rekening 2019
€ Vennootschapsbelasting
-19.890
%
Begroting 2020
€ -20.000
%
Rekening 2020
€
%
34.452
Het Noord-Hollands Archief heeft bij de Belastingdienst een verzoek ingediend tot ontheffing van de plicht tot betaling van vennootschapsbelasting. Er is inmiddels een uitspraak van de Belastingdienst dat het Noord-Hollands Archief vrijgesteld is van het betalen van vennootschapsbelasting, waardoor de te betalen belasting van € 20.000 die in de begroting staat niet hoeft te worden betaald en het
23
gereserveerde bedrag aan te betalen vennootschapsbelasting van eerdere jaren ad € 34.452 in 2020 vrijvalt in het resultaat. De Belastingdienst heeft aangeven dat de vrijstelling geldt voor de situatie van dit moment. Mocht de situatie veranderen, dan is het NHA verplicht dit bij de Belastingdienst te melden en kan het zijn dat in de toekomst deze vrijstelling (deels) wordt ingetrokken. 10.8
Dotatie/onttrekking eigen vermogen
Rekening 2019 € %
Begroting 2020 € %
Rekening 2020 € %
Egalisatiereserve (dotatie) Bestemmingsreserve - dotatie groot onderhoud Bestemmingsreserve - onttrekking groot onderhoud Bestemmingsreserves - dotaties Bestemmingsreserves - onttrekkingen Bestemmingsreserves - onttrekking resultaat 2019
-14.069 -200.000 58.813 -
32.507 -300.000 20.000 41.187 375.000
32.507 -200.000 -
Totaal dotatie / onttrekking eigen vermogen
-155.256
168.694
52.559
Dotatie / onttrekking eigen vermogen
41.187 178.865
Egalisatiereserve De vrijval van de egalisatiereserve is conform begroting.
Bestemmingsreserve groot onderhoud Conform begroting is een bestemmingsreserve groot onderhoud opgenomen. Er is een totale dotatie gedaan van € 300.000, waarvan € 200.000 ten laste van het resultaat van 2020 is geboekt en dus zichtbaar is in het overzicht van baten en lasten. De overige € 100.000 komt uit de resultaatsbestemming van 2019. Gedurende het jaar heeft er geen groot onderhoud plaatsgevonden, waardoor de onttrekking van € 20.000 die was begroot, niet nodig bleek. De begrote € 200.000 per jaar voor groot onderhoud was gedaan op basis van het meerjaren onderhoudsplan van 2016. In november 2020 hebben we daarvan een herziene versie ontvangen, waaruit ook weer blijkt dat de gemiddelde kosten per jaar € 200.000 zijn. Omdat er in 2020 geen groot onderhoud is gedaan, is de verwachting dat er in 2021 een inhaalslag zal worden gemaakt voor de kosten van groot onderhoud, waarvoor een onttrekking kan worden gedaan aan deze bestemmingsreserve. Dit is nog niet zichtbaar in de meerjarenbegroting, omdat het meerjaren onderhoudsplan voor 2020 tot en met 2029 pas in november door het Noord-Hollands Archief is ontvangen en de begroting toen al was vastgesteld. Overige bestemmingsreserves Het restant van de in 2018 gecreëerde bestemmingsreserve Grote collectie (het toegankelijk maken van enkele grote collecties) is in 2020 benut en dus onttrokken.
Onttrekking bestemmingsreserves resultaat 2019 Vanuit de resultaatsbestemming van 2019 is er, naast de dotatie van € 100.000 aan de bestemmingsreserve voor groot onderhoud, nog € 275.000 gedoteerd aan de bestemmingsreserve. Daarvan was € 100.000 bestemd voor additionele projecten binnen “digitaal zichtbaar maken” en € 175.000 voor extra personele inzet binnen digitaal informatiebeheer. Begroot was dat deze € 375.000 in 2020 geheel besteed zou worden en dus weer onttrokken zou worden uit de bestemmingsreserve. De additionele € 100.000 in de bestemmingsreserve voor groot onderhoud blijft echter staan. Van de € 175.000 voor extra personele inzet binnen digitaal informatiebeheer is in 2020 € 115.625 besteed, en van de € 100.000 voor extra projecten binnen “digitaal zichtbaar maken” is in 2020 € 63.240
24
besteed. Deze bedragen zijn daarom in 2020 onttrokken uit de bestemmingsreserve. De rest blijft staan en zal worden besteed in 2021.
10.9
Exploitatieresultaat 2020
Het exploitatieresultaat bedraagt € 146.800 voordelig. In hoofdstuk 12 is een voorstel geformuleerd ter bestemming van dit resultaat.
25
11 Toelichting op de balans 11.1
Vaste activa
Materiële vaste activa Inrichting kantoor/depot Stand per 1 januari: Aanschafwaarde Cumulatieve afschrijvingen Boekwaarde 01-01-2020
Overige activa
Totaal
2.485.297 1.248.9461.236.351
482.015 311.590170.425
2.049 1.093956
2.969.361 1.561.6291.407.732
209.364
163.362
-
892208.471
163.362
-
372.725 892371.833
96.026424 95.602-
73.14673.146-
410410-
169.583424 169.159-
2.693.768 1.344.5481.349.219
645.377 384.736260.640
2.049 1.503546
3.341.194 1.730.7881.610.406
Mutaties door aanschaffingen/afstotingen: Investeringen Bijdragen derden Desinvesteringen
Mutaties door afschrijvingen: Afschrijvingen op investeringen Afschrijvingen op desinvesteringen
Stand per 31 december: Aanschafwaarde Cumulatieve afschrijvingen Boekwaarde 31-12-2020
ICT
De investeringen in 2020 betreffen de volgende: Inrichting kantoor/depot: Verbouwing Jansstraat: Gebouwinrichting: Kantine inrichting: Studiezaal inrichting: Meubilair Jansstraat: Totaal:
€ 149.153 € 15.794 € 538 € 1.595 € 42.283 € 209.364
ICT: Hardware: Software: Totaal:
€ 159.446 € 3.916 € 163.362
Totaal investeringen:
€ 372.725
26
Financiële vaste activa Stand per 31-12-2020: Stand per 31-12-2019:
€ €
5.000 0
In 2020 heeft het Noord-Hollands Archief zich aangesloten bij de organisatie READ-COOP, die zich richt op de toegang tot archiefdocumenten met de ondersteuning van de allernieuwste technologie. Door het kopen van aandelen ter waarde van € 5.000 krijgt het NHA toegang tot het platform, netwerk en de technologie. 11.2
Vlottende activa
Schatkistbankieren Stand per 31-12-2020: Stand per 31-12-2019:
€ 1.109.770 € 948.807
Conform overheidsbeleid draagt het Noord-Hollands Archief zijn overtollige middelen af aan het ministerie van Financiën. Daarbij wordt het drempelbedrag van € 250.000 gehanteerd. Het bedrag op de rekening Schatkistbankieren is hoger dan eind 2019 vanwege hoger dan begrote inkomsten en lager dan begrote uitgaven. In de tabel hieronder is per kwartaal het bedrag aan middelen opgenomen dat gemiddeld op dagbasis buiten ’s Rijks schatkist is aangehouden (€ x 1.000).
kwartaal ruimte onder drempelbedrag ruimte boven drempelbedrag
I 30 -
II 84 -
III
IV 47
55
-
Vorderingen op openbare lichamen Stand per 31-12-2020: Stand per 31-12-2019:
€ €
204.125 632.071
De vorderingen op openbare lichamen bestaan uit nog te ontvangen bijdragen of subsidies van de provincie Noord-Holland, te vorderen btw via het compensatiefonds van de gemeenten Haarlem en Velsen en de btw teruggave van de Belastingdienst.
Debiteuren Stand per 31-12-2020: Stand per 31-12-2019:
€ €
0 0
27
Overige activa Stand per 31-12-2020: Stand per 31-12-2019:
€ €
275.224 93.711