E6 Jaarverslagen archiefinspectie 2020 en interbestuurlijk Toezicht Uitvoering Archiefwet 2020.pdf

GEMEENTE VELSEN

Collegebericht Weeknummer: 7 Datum vergadering

2-3-2021

Ambtenaar

R. Snabel

Registratienummer

20553-2021

Telefoonnr.

06 40997674

Portefeuillehouder(s)

J. Verwoort

E-mailadres

rsnabel@velsen.nl

Bijlagen

4

Onderwerp: Jaarverslagen archiefinspectie 2020 en interbestuurlijk Toezicht Uitvoering Archiefwet 2020

Geachte leden van de raad, Met dit collegebericht informeren wij u over: 1. De jaarverslagen van de gemeentearchivaris over het jaar 2020 2. Het oordeel van de provinciale toezichthouder in het kader van Interbestuurlijk Toezicht Uitvoering Archiefwet over 2020 Inleiding In artikel 15 van de Archiefverordening gemeente Velsen 2013 en artikel 7 van het Besluit Informatiebeheer 2013 is bepaald dat de gemeentearchivaris eenmaal per jaar verslag uitbrengt aan het college over het gevoerde beheer van het archief. Op basis van artikel 9 van de Archiefverordening sturen wij deze informatie jaarlijks naar de gemeenteraad. De taken van de gemeentearchivaris worden uitgevoerd door het Noord-Hollands Archief (NHA) in Haarlem. De gemeentearchivaris stelt jaarlijks twee verslagen op. Het eerste heeft betrekking op het beheer van overgebracht archief in de archiefbewaarplaats te Haarlem. Het tweede verslag is van de archiefinspectie en heeft betrekking op de informatie die op dat moment nog in beheer is van de gemeentelijke organisatie. Naar aanleiding van de verslagen over 2019 van de gemeentearchivaris heeft in oktober 2020 opnieuw een verificatiegesprek met de provinciaal archiefinspecteur plaatsgevonden. 1.

Jaarverslagen van de gemeentearchivaris over het jaar 2020 Verslag van het beheer overgebracht archief In 2020 heeft de gemeente 72,8 meter permanent te bewaren archief overgebracht naar het NoordHollands Archief. Alle in eerdere verslagen genoemde achterstanden zijn daarmee ingelopen. Verslag archiefinspectie In het verslag krijgt de gemeente complimenten voor de in 2020 gerealiseerde actiepunten. De organisatie is zich beter bewust geworden van het belang van een goede vastlegging van informatie en er is een recordmanager aangetrokken waardoor het informatiebeheer een kwaliteitsimpuls heeft gekregen.

GEMEENTE VELSEN Nog niet alle actiepunten uit het verslag van 2018 en 2019 zijn gerealiseerd. Het advies is om deze in 2021 samen met een aantal, eveneens in dit verslag genoemde punten, op te pakken. 2. Interbestuurlijk Toezicht Uitvoering Archiefwet 2020 De provincie hanteert de volgende beoordelingswaarden: adequaat, redelijk adequaat of niet adequaat. De provinciaal inspecteur beoordeelt de uitvoering van de Archiefwet- en regelgeving binnen de organisatie over 2020 als redelijk adequaat. Hierbij dient opgemerkt te worden dat adequaat het hoogst te behalen niveau is. De organisatie krijgt complimenten over de opgepakte actiepunten, er worden echter wel een aantal punten benoemd die nog aandacht verdienen. Actiepunten 2021 Zowel de gemeentearchivaris als de provincie geven actie- en verbeterpunten mee, die in het jaar 2021 opgepakt dienen te worden. Hieronder een opsomming van de belangrijkste inhoudelijke acties: -

Stel een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefwaardige informatie binnen de organisatie op. Werk toe naar volledige vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale exemplaren. Onderzoek de mogelijkheid en noodzaak tot het vernietigen van daarvoor in aanmerking komende informatie uit vak-applicaties en ga over tot vernietiging daarvan. Onderzoek of er zich elders in de organisatie digitale dan wel analoge archieven bevinden en tracht het beheer daarvan te verplaatsen naar Docinfo. Stel het Kwaliteitshandboek Informatiebeheer vast en implementeer het. Actualiseer het informatiebeleid en vertaal het naar tactisch en lokaal niveau. Zorg ervoor dat bij aanschaf van nieuwe applicaties Docinfo is aangehaakt. Actualiseer de relevante lokale regelgeving (archiefbesluit / archiefverordening).

Gezien het advies om het beheer van zich elders in de organisatie bevindende analoge en digitale archieven te verplaatsen naar Docinfo zullen er gesprekken plaats moeten gaan vinden met de betreffende organisatieonderdelen. De implicaties van het verplaatsen van dat beheer dienen te worden onderzocht. Ondanks de Covid-19 pandemie hebben de werkzaamheden in 2020 gewoon doorgang kunnen vinden en wij gaan ervan uit dat dit in 2021 eveneens het geval zal zijn. De genoemde actiepunten kunnen derhalve naar verwachting goed worden opgepakt.

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Velsen

Verslag van het archieftoezicht Beheer niet overgebracht archief Gemeente Velsen Januari – december 2020

Auteur: Marieke Bos en Valentina Infanti Datum: 21 januari 2021

1 | Verslag archiefinspectie gemeente Velsen, 2020

Inhoudsopgave Inhoudsopgave

2

1. Samenvatting en actiepunten

3

1.1 1.2 1.3

Samenvatting Overzicht nog openstaande actiepunten van 2018 en 2019 Actiepunten voor 2021

2. Inleiding en verantwoording 2.1 2.2

3 3 5 7

Inleiding Verantwoording

7 8

3. Resultaten per Archief-KPI

9

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8

Lokale regelingen Middelen en mensen Archiefbewaarplaatsen, applicaties, archiefruimten en e-depots Interne kwaliteitszorg en toezicht Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden

4. Bijlagen 4.1 4.2

9 10 11 13 13 15 17 19 20

Overzicht geraadpleegde informatie Overzicht geïnterviewden

2 | Verslag archiefinspectie gemeente Velsen, 2020

20 21

1. Samenvatting en actiepunten 1.1

Samenvatting

Voor u ligt het verslag van het jaarlijkse archieftoezicht op de gemeente Velsen over de periode januari-december 2020. In deze periode zijn er stappen gemaakt voor wat betreft de overbrenging van oudere archiefblokken, o.a. het tekeningenarchief. Alle archiefbestanden die voor bewaring in aanmerking komen zijn verplaatst naar het depot met de juiste klimatologische omstandigheden. Het verdient een compliment dat deze actiepunten in de verslagperiode zijn gerealiseerd, ondanks de Corona maatregelen. Over het algemeen heeft de gemeente Velsen in 2020 geprobeerd het archief- en informatiebeheer zo goed mogelijk vorm te geven, binnen de mogelijkheden van de situatie van de Covid-19 pandemie en de beschikbare capaciteit en middelen. Aanbevelingen uit voorgaande archiefinspecties zijn opgepakt voor zover de situatie dat toeliet. Daarbij is geconstateerd dat men niet alles heeft kunnen oppakken. Begin 2020 heeft de gemeente Velsen te maken gehad met een incident op het gebied van informatie- en archiefbeheer. Hierdoor is de organisatie zich beter bewust geworden van het belang van het op een correcte wijze opslaan van informatie. De afdeling Documentaire Informatie (hierna DocInfo) heeft zich hierdoor beter kunnen positioneren binnen de organisatie. In de verslagperiode is een nieuwe recordmanager aangetrokken. Dit heeft geleid tot een kwaliteitsimpuls.

Wel is het vertrek van de beleidsmedewerker DIV aangekondigd. Voor het kunnen voortzetten van de ingezette acties is het voor de aankomende verslagperiode aan te raden deze vacature snel in te vullen. 1.2

Overzicht nog openstaande actiepunten van 2018 en 2019

Aan de opvolging van de actiepunten over 2018 was in 2019 gedeeltelijk invulling gegeven. Het ging om de volgende actiepunten: 1. Zorg voor voldoende mensen en middelen om de hybride beheeromgeving kwalitatief op orde te houden en de kwaliteitszorg door te ontwikkelen om de overgang naar de volledige digitale informatievoorziening daadwerkelijk te realiseren. 2. Stel een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de archiefwaardige informatie op. a. Focus hierbij op het te bewaren archief in de organisatie en breng deze onder beheer van DocInfo

3 | Verslag archiefinspectie gemeente Velsen, 2020

b. Breng alle (vak)applicaties met archiefwaardige informatie in kaart en ga na of er een vernietigingsfunctionaliteit aanwezig is. c. Ga na bij welke gemeenschappelijke regeling de gemeente Velsen verantwoordelijk is voor het informatie- en archiefbeheer en neem afdoende maatregelen. 3. Vernietig de daarvoor in aanmerking komende (analoge en digitale) informatie, conform de juiste selectielijst. 4. Zorg voor implementatie van een kwaliteitssysteem voor alle gemeentelijke informatie. Specifiek voor de afdelingen die informatie beheren. 5. Werk toe naar een volledige vervanging in de zin van wet- en regelgeving om de omslag naar volledig digitaal werken te maken. 6. Actualiseer de lokale regelgeving, zodat het aansluit op de Informatievisie en het Informatiebeleid. Neem hierin ook op dat er een jaarlijks Strategisch Informatieoverleg plaatsvindt waarin de gemeentearchivaris zitting heeft. 7. Zorg dat het recent opgestelde informatiebeleid 2017- 2020 voor de informatievoorziening van de IJmondgemeenten vertaald wordt naar het tactische, lokale niveau. 8. Beschrijf de back-up, uitwijk- en herstelprocedure voor het Medewerkerportaal en Corsa en leg deze vast. 9. Maak afspraken hoe in de organisatie om te gaan met e-mail, ook in projectverband, en leg deze afspraken vast. 10. Breng te bewaren archief ouder dan 20 jaar over naar het Noord-Hollands Archief. 11.

Zorg ervoor dat bij aanbestedingsprocedures en bij het aangaan van samenwerkingsverbanden informatie- en archiefbeheer worden meegenomen (archivering by design). Deze aanbeveling was in 2019 opgevolgd. 12. Zorg bij migratie of conversie van informatie voor een verklaring van migratie of conversie, conform artikel 25 van de Archiefregeling. 13. Stel een autorisatieschema op voor gebruikers in het Medewerkerportaal en maak afspraken omtrent indienst- en uitdiensttreding. 14. Verplaats te bewaren archief naar de archiefruimte in gebouw B, of zorg voor de juiste klimatologische omstandigheden in de ruimte waar het archief nu staat. 15. Evalueer halfjaarlijks het calamiteitenplan en pas het plan aan bij gewijzigde omstandigheden. Uit de thema-inspectie Projectarchivering: 16. Wijs een digitale beheeromgeving aan voor projectarchivering. Maak een procedure voor projectarchivering of complementeer de huidige procedure met heldere taaken verantwoordelijkheidsverdeling voor het informatiebeheer. Breng deze beheeromgeving onder beheer van geschoolde informatie/archiefspecialisten.

4 | Verslag archiefinspectie gemeente Velsen, 2020

17. Geef een training informatiebeheer bij de start van een project. Ga na welke uitgangspunten gelden voor digitaal proces- en/of zaakgericht archiveren van projecten. 18. Archiveer langlopende projecten tussentijds per projectfase. In het verslag archieftoezicht over 2019 zijn de volgende aanbevelingen gedaan voor 2020, waarbij wordt gerefereerd naar de nog openstaande actiepunten van 2018: 19. Veel actielijnen komen samen in het programma ‘Velsen weet het’. Er is momenteel veel onduidelijk over wie het programma verder vorm gaat geven en de verdere uitwerking van de acties. Het is belangrijk dat dit programma slaagt. Stel een projectmanager aan die de uitvoering en de voortgang van de geplande acties kan bewaken. Geef deze een directe lijn met het verantwoordelijke management. 20. Realiseer de bestaande actiepunten uit eerdere verslagen archiefinspectie (zie paragraaf 1.2). 21. Zorg dat er ook tijdens de reorganisatie genoeg aandacht en capaciteit beschikbaar blijven voor het informatie- en archiefbeheer, zodat er geen verdere achterstanden ontstaan. 1.3

Actiepunten voor 2021

Hieronder volgen de actiepunten voor 2021. 1. Indien de nieuwe archiefwet in 2021 wordt gerealiseerd, actualiseer lokale regelgeving en neem het SIO hierin op (KPI 1); 2. Draag er zorg voor dat DocInfo betrokken wordt bij het aangaan en wijzigen van GRen en DVO’s voor zover het informatie – en archiefbeheer betreft (KPI 1); 3. Draag zorg voor voldoende personele capaciteit (kwantitatief en kwalitatief), zodat het archief- en informatiebeheer voldoet aan wet- en regelgeving (KPI 2); 4. Zet de acties door om alle analoge archiefbescheiden uit gebouw A in de archiefruimte te krijgen (KPI 3); 5. Indien de ingebruikname van Sharepoint als archiveringstool wordt overwogen, besteed aandacht aan de inrichting hiervan (KPI 3); 6. Zorg voor een actualisatie van het calamiteitenplan (KPI 3); 7. Stel het kwaliteitshandboek vast en implementeer het (KPI 4); 8. Stel een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden op (KPI 5); 9. Stel een metagegevensschema vast en implementeer deze (KPI 5); 10. Actualiseer het informatiebeleid en vertaal het naar tactisch en lokaal niveau (KPI 5); 11. Voer een RODIN 2.0 audit uit, of laat deze uitvoeren (KPI 5);

5 | Verslag archiefinspectie gemeente Velsen, 2020

12. Werk toe naar volledige vervanging (KPI 6). Voorwaardelijk hiervoor zijn: het hebben van een vastgesteld metadataschema (actiepunt 9) en een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden (actiepunt 8), het (laten) uitvoeren van een RODIN 2.0 audit (actiepunt 11) en het is aan te raden om het huidige vervangingsproces te evalueren; 13. Zorg ervoor dat bij aanschaf en implementatie van nieuwe applicaties DocInfo is aangehaakt (KPI 6); 14. Actualiseer de ZTC2 naar de geldende selectielijst (KPI 6); 15. Stel de hotspotlijst 2010-2018 vast (KPI 6); 16. Zoek uit of in Corsa nog de toegangen staan van reeds vernietigde analoge dossiers en zo ja, vernietig deze metadata (KPI 6); 17. Onderzoek de noodzaak en de mogelijkheid om te vernietigen uit (vak)applicaties en ga over tot vernietiging (KPI 6); 18. Zoek uit of er een back-up beleid is en waarom back-ups van Corsa 7 jaar worden bewaard. Onderzoek of het nodig is deze bewaartermijn te actualiseren (KPI 6); 19. Draag zorg dat de geplande overbrengingen van analoge archiefbescheiden worden uitgevoerd en formeel afgerond (KPI 7); 20. Onderzoek de stand van zaken van het archief Bouwdossiers 1991-2005 en probeer betrokken te raken met de bewerking van dit blok, met als doel meer betrokken te raken met het beheer van het archief van de afdeling (KPI 7); 21.

Onderzoek of er zich elders in de organisatie analoge of digitale archieven bevinden, waar DocInfo geen beheer over voert en probeer het beheer hiervan naar DocInfo te verplaatsen (KPI 7); 22. Maak een planning voor de over te brengen archieven (KPI 7).

6 | Verslag archiefinspectie gemeente Velsen, 2020

2. Inleiding en verantwoording 2.1

Inleiding

Elke openbaar lichaam in Nederland moet verantwoording kunnen afleggen over haar handelen met behulp van haar archieven. Niet voor niets wordt het archief het geheugen van een organisatie genoemd. Om de kwaliteit van dit geheugen te waarborgen is het noodzakelijk dat de gemeente Velsen haar informatiehuishouding op orde heeft en dat de archiefbescheiden vindbaar, beschikbaar, interpreteerbaar, authentiek en volledig zijn. Onder archiefbescheiden wordt verstaan: ‘het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente’. De verschijningsvorm van archiefbescheiden kan zowel analoog als digitaal zijn. Archiefbescheiden zijn onderverdeeld in permanent te bewaren of (op termijn) te vernietigen. Ingevolge artikel 3 van de Archiefwet 1995 is de gemeente Velsen verplicht de onder haar berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te beheren. De gemeente Velsen heeft de directeur van de NHA, de heer L. Zoodsma, aangewezen als gemeentearchivaris. De gemeentearchivaris houdt toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven bij de gemeente Velsen. De uitvoering hiervan is nader uitgewerkt in de gemeentelijke Archiefverordening.

In de praktijk voert de archiefinspecteur het toezicht uit namens de gemeentearchivaris. Het verslag van de jaarlijkse archiefinspectie is dit jaar opgesteld door Marieke Bos (archiefinspecteur) in samenwerking met Valentina Infanti (trainee archiefinspectie). Dit jaar wordt er weer een uitgebreide inspectie uitgevoerd op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden. Het inspectieverslag van 16 december 2019 betrof een follow-up van de uitgebreide inspectie van 2018. Bij deze uitgebreide archiefinspectie is gebruik gemaakt van de Kritische Prestatie Indicatoren voor archief (archief KPI’s) versie 2020, die door de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) zijn opgesteld. De antwoorden op de KPI-vragen bepalen in hoeverre gemeenten aan de Archiefwet- en regelgeving voldoen en daarmee aan de eisen van een goed archief- en informatiebeheer.

7 | Verslag archiefinspectie gemeente Velsen, 2020

2.2

Verantwoording

De inspectie en dit verslag zijn gebaseerd op de ingevulde vragenlijst met Archief KPI’s, voorgaande inspectieverslagen, opgevraagde documenten1 en interviews2. De gesprekken hebben op 18 november en op 3 en 15 december 2020 online plaatsgevonden. De goede samenwerking, open sfeer en betrokkenheid van de gesprekspartners hebben sterk bijgedragen aan de totstandkoming van dit verslag. Normaliter vinden gesprekken in het kader van het archieftoezicht plaats op locatie bij de zorgdrager, zodat de interviews fysiek kunnen plaatsvinden en er een mogelijkheid is om ter plaatste een indruk te krijgen van de wijze waarop het archief- en informatiebeheer plaatsvindt. Er is gelegenheid om zelf informatiesystemen te inspecteren, evenals de wijze van het analoge archiefbeheer, inclusief de beheerruimte(n). Door de Corona maatregelen behoorde dit echter niet tot de mogelijkheden.

1 2

Zie voor een overzicht bijlage 4.1 Zie voor een overzicht bijlage 4.2

8 | Verslag archiefinspectie gemeente Velsen, 2020

3. Resultaten per Archief-KPI 3.1

Lokale regelingen

Archiefverordening en Besluit informatiebeheer De gemeente Velsen beschikt over een vastgestelde Archiefverordening en een vastgesteld Besluit informatiebeheer. Beide regelingen zijn in 2013 vastgesteld. Het actualiseren van deze regelingen wordt al enkele jaren genoemd als aandachtspunt in de verslagen van het archieftoezicht. Het stond op de planning om dit in Q1 2020 op te pakken binnen het programma ‘Velsen weet het’. Hier is in de verslagperiode geen uitvoering aan gegeven. Aangezien de actualisatie tot op heden niet is opgevolgd en de wet- en regelgeving naar verwachting in 2021 zal wijzigen is het niet meer opportuun om de actualisatie uit te voeren voordat genoemde wijziging heeft plaatsgevonden. Zodra de wetswijziging heeft plaatsgevonden in de vorm van een nieuwe archiefwet is het zaak de lokale regelgeving zo snel mogelijk aan te passen. Strategisch Informatie Overleg Het instellen van een Strategisch Informatie Overleg (SIO) is nog niet opgenomen in het Besluit Informatiebeheer uit 2013. Toch heeft er in november 2018 en in december 2019 een SIO plaatsgevonden. Velsen heeft de intentie uitgesproken om de jaarlijkse cyclus van het SIO aan te vullen met een tweejaarlijks Tactisch Informatie Overleg (TIO). De planning is om in februari 2021 een TIO te houden, en later in 2021 het SIO gevolgd door een tweede TIO.

Het bespreken van de samenstelling van het SIO staat op de agenda voor het aankomend TIO. Hiermee worden goede stappen gezet om een overlegcyclus in het kader van het informatiebeheer en toezicht op strategisch en tactisch niveau op te zetten. Het is aan te bevelen het SIO op te nemen in de regelgeving, om dit beter in te bedden in het informatiebeheer van de gemeente. Gemeenschappelijke regelingen De gemeenschappelijke regelingen (GR) waar de gemeente Velsen aan deelneemt zijn opgenomen in het landelijke GR register. Per 16-11-2020 neemt Velsen deel aan negen GRen, namelijk de GRen Afvalschap IJmond-Zaanstreek, Centraal Nautisch Beheer Noordzeekanaalgebied, IJmond Werkt!, Noord-Hollands Archief, Omgevingsdienst IJmond, Recreatieschap Spaarnwoude, ReinUnie, Schoolverzuim en Voortijdig Schoolverlaten regio West-Kennemerland en Veiligheidsregio Kennemerland. DocInfo is niet betrokken bij het aangaan van een GR. In een GR kan wellicht worden benoemd dat het besluit informatiebeheer van de centrumgemeente geldt als “nadere uitwerking van het beheer”.

9 | Verslag archiefinspectie gemeente Velsen, 2020

De gemeente Velsen heeft verder aangegeven geen gebruik te maken van dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s). Het is van belang om het beheer van archiefbescheiden van de gemandateerde taken uit te werken in DVO’s met de betreffende partijen. Daarbij heeft DocInfo een belangrijke rol vanuit zijn taken en expertise. Mandaatregeling archiefzorg In het mandaatregister 2018 (november 2018) is de verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer belegd bij de directeur en bij het afdelingshoofd. Op dit moment wordt de mandaatregeling herzien. Bij de nieuwe mandaatregeling is er sprake van een omgekeerd mandaat en komt de verantwoordelijkheid lager in de organisatie te liggen. 3.2

Middelen en mensen

De reorganisatie die op de planning stond is per 1 juni 2020 ingegaan. Dit heeft ook gevolgen gehad voor het domein bedrijfsvoering, waar DocInfo onder valt. Waar DocInfo hiervoor een teamleider had, valt het team nu direct onder één van de drie managers van het domein bedrijfsvoering. De manager waar het team DocInfo onder valt, de manager informatie, is verantwoordelijk voor documentaire informatievoorziening, ruimtelijke informatievoorziening, automatisering en onderzoek en statistiek. De informatiemanagers vallen onder een andere manager. Omdat de drie managers nauw met elkaar samenwerken wordt dit niet als belemmerend ervaren. De bedoeling van de reorganisatie is ook dat de teams meer zelf verantwoordelijk zijn voor hun taakuitvoering. Er was in Velsen genoeg te doen de afgelopen verslagperiode. Het verdient een compliment dat de medewerkers van DocInfo veel geplande acties hebben kunnen oppakken, ondanks de veranderingen door de reorganisatie en ondanks de restricties die de Corona maatregelen leggen op het wegwerken van analoge achterstanden. Tijdelijk waren er medewerkers ingehuurd om de inhaalslag in overbrenging van analoge archieven mogelijk te maken. Ten tijde van deze verslaglegging omvat DocInfo 9 fte. In de verslagperiode is een nieuwe recordmanager aangetrokken, dit is een vaste aanstelling.

De verwachting is dat hiermee de kwaliteit van het informatiebeheer verder zal verbeteren. Personele kwaliteitsverbetering in de verslagperiode is bereikt door het aantrekken van gekwalificeerd personeel. Er is geen gebruik gemaakt van het opleidingsbudget. Het bieden van verdere opleidingen voor de medewerkers staat reeds op de planning voor 2021. De gemeente Velsen geeft hiermee aan ook rekening te willen houden met het veranderende veld van informatiebeheer. Deze bezetting lijkt kwantitatief en kwalitatief voldoende om de actiepunten die nog op de planning staan op te pakken. Om een grote verbeterslag te maken en goed grip te krijgen op

10 | Verslag archiefinspectie gemeente Velsen, 2020

het informatiebeheer van de gehele gemeente Velsen is het echter aan te raden te investeren in het verder uitbreiden van de formatie en in verdere scholing van medewerkers. Tijdens het opstellen van het verslag is bekend geworden dat de beleidsmedewerker DocInfo in januari 2021 de organisatie zal verlaten. Het betreft hier een medewerker met kennis van het vak en van de organisatie, alsmede beschikt over de nodige ervaring. Om de geplande werkzaamheden goed voort te kunnen zetten is het aan te raden snel de vacature op te vullen. 3.3

Archiefbewaarplaatsen, applicaties, archiefruimten en e-depots

Archiefbewaarplaats en e-depot De gemeente Velsen heeft het NHA aangewezen als archiefbewaarplaats. De overgebrachte analoge archieven van de gemeente Velsen staan in de depots van het NHA. Voor de digitale archieven gaat Velsen aansluiten bij de preserveringsvoorziening van het NHA. Archiefruimte De gemeente Velsen heeft een eigen archiefruimte in de kelder van gebouwdeel B. In deze ruimte zijn meetinstrumenten aanwezig, waardoor klimaatcontrole mogelijk is. In de verslagperiode zijn geen grote overschrijdingen in temperatuur en luchtvochtigheid geconstateerd. In de zomer, tijdens een hittegolf, is de temperatuur een dag boven de 20 graden geweest. In voorgaande jaren is de aanbeveling gedaan om het archief uit gebouwdeel A te verplaatsen naar de archiefruimte, of om te zorgen voor goede klimatologische omstandigheden in de andere ruimten die in gebruik waren voor het houden van archief. Doordat Velsen in deze verslagperiode een inhaalslag heeft gemaakt in het overbrengen van analoog archief naar het NHA is er ruimte ontstaan in de archiefruimte. Ten tijde van de inspectie was het leeuwendeel van de te bewaren archieven uit gebouwdeel A verplaatst naar de archiefruimte in gebouwdeel B. Op de gang in gebouwdeel A staat nog op termijn te vernietigen archief en archief dat nog te bewerken is.

Na selectie van dit archief zullen de te bewaren archiefbescheiden worden verplaatst naar gebouwdeel B. Bij het inventariseren van het tekeningenarchief zijn drie zilvervisjes gevonden. Dit had te maken met de plaatsing van het archief, in de gang in gebouwdeel A, waar niet de juiste omstandigheden zijn. De gemeente Velsen geeft aan dat dit een eenmalige constatering was.

11 | Verslag archiefinspectie gemeente Velsen, 2020

Applicaties Voor het opslaan van digitale archiefbescheiden maakt de gemeente Velsen gebruik van Corsa, een Document Management Systeem (DMS), van een zaaksysteem en van (vak)applicaties. Sinds 2015 wordt het Medewerkerportaal van Atos eSuite gebruikt als zaaksysteem. Dit product is ingekocht in het kader van het samenwerkingsverband Dimpact, waarbinnen 38 gemeenten gezamenlijk optrekken. Hiervoor was het zaaksysteem Corsa in gebruik. Het is de bedoeling om Corsa uit te faseren en te bevriezen, maar dit kan nog niet gerealiseerd worden. Er zijn nog twee afdelingen die direct in Corsa werken en er is nog zeker één (vak)applicatie gekoppeld. De koppeling tussen de vakapplicatie C-sam en Corsa is essentieel en zal ook voorlopig in stand blijven, omdat hier sprake is van het proces “uitkeringen aan burgers”. Dit zorgt ervoor dat er nog dagelijks nieuwe documenten in Corsa worden opgeslagen. Medewerkers die niet meer in Corsa werken hebben enkel leesrechten. Corsa blijft raadpleegbaar voor medewerkers, omdat er niet gemigreerd is vanuit Corsa naar eSuite. Corsa is daarnaast ook nog de toegang tot de analoge dossiers. De eSuite is niet erg geschikt om grotere projecten te archiveren. Dit gebeurt nu nog veelal in Corsa. Ten tijde van de archiefinspectie was een uitrol van O365 gaande. Het staat in de planning om een mogelijke ingebruikname van Sharepoint te onderzoeken.

Dit wordt gezien als een mogelijke oplossing voor het opslaan van projecten. Het is aan te raden aandacht te besteden aan de inrichting van Sharepoint indien deze applicatie in gebruik wordt genomen als archiveringstool. De gemeente Velsen heef een start gemaakt met het opstellen van een overzicht van de applicaties. Het is nog niet voor alle applicaties duidelijk of zij een archiverings- en vernietigingsfunctie hebben en of zij archiefbescheiden bevatten. Calamiteiten De gemeente Velsen heeft een calamiteitenplan. Dit plan wordt jaarlijks geactualiseerd. Er wordt niet regelmatig met het plan geoefend. Het huidige calamiteitenplan is van 2017, en de meest recente actualisatie is van mei 2020, vlak voor de reorganisatie. In het calamiteitenplan is de verantwoordelijkheid voor het plan en voor de uitvoering ervan belegd bij een functionaris waarvan de functie niet meer bestaat. Ook is de Prioriteitenlijst van de te evacueren archiefbescheiden (opgenomen in bijlage B), waarin de archieven en hun vindplaats zijn opgenomen, uit 2016. In het plan is aandacht voor het analoge en digitale archief. In het plan zijn het beleid en de procedures voor back-up, uitwijk en herstel van het digitale archief enkel summier opgenomen.

12 | Verslag archiefinspectie gemeente Velsen, 2020

Het is aan te raden het calamiteitenplan zo snel mogelijk te actualiseren, of te herschrijven. Verwerk hierin de nieuwe organisatiestructuur, actualiseer de prioriteitenlijst zodat deze overeenkomt met de situatie na overbrengingen en interne verplaatsingen van analoog archief. Besteed daarnaast meer aandacht in het opnemen van procedures voor back-up en herstel van digitaal archief. Betrek hierbij de CISO. E-Learning informatieveiligheid Onderdeel van de indiensttreding is een e-learning module over informatieveiligheid. Deze training wordt ook aangeboden als opfriscursus aan medewerkers. Aan de meest recente elearning waar medewerkers vrijwillig aan konden meedoen heeft slechts 3% van de werknemers deelgenomen. Hier zaten bovendien geen leden van het management tussen. 3.4

Interne kwaliteitszorg en toezicht

Kwaliteitszorg De gemeente Velsen heeft een concept kwaliteitshandboek opgesteld. Dit is met het NHA gedeeld ter advisering, verbeteringen werden ten tijde van de inspectie doorgevoerd. De vaststelling van het kwaliteitshandboek wordt overgedragen aan de nieuw aan te stellen beleidsmedewerker. Het staat op de planning om na vaststelling het handboek te implementeren. Archivaris en toezicht De gemeentearchivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan het college van B en W betreffende de uitvoering van het toezicht op het beheer van archiefbescheiden. Op basis van het jaarlijkse verslag worden een collegebericht en een raadsvoorstel ingediend. Ook wordt de inhoud van het jaarlijkse verslag besproken met de verantwoordelijke wethouder. 3.5

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

archiefbescheiden Overzicht archiefbescheiden De gemeente Velsen beschikt over een overzicht van te bewaren archiefbescheiden. Dit overzicht dateert uit 2017. In dit overzicht worden de locatie van persoonsgegevens en de beperkingen op de openbaarheid niet bijgehouden. De netwerkschijven, e-mailboxen, gemeentelijke databases, websites en sociale media kanalen zijn hier ook niet in opgenomen. Het actualiseren van het overzicht staat op de planning voor 2021. Het is noodzakelijk om een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van archiefbescheiden te hebben alvorens kan worden overgegaan tot volledige vervanging. Metagegevens

13 | Verslag archiefinspectie gemeente Velsen, 2020

De gemeente Velsen heeft nog geen vastgesteld metagegevensschema. Het staat op de planning om in 2021 een metagegevensschema vast te stellen en deze met terugwerkende kracht vanaf 2015 te implementeren. Aan te raden is om bij deze implementatie de adviseur digitale archivering van het NHA te betrekken. Er wordt wel gebruik gemaakt van een eigen zaaktypecatalogus (ZTC2). De ZTC2 is door de gemeente Velsen zelf ontworpen en wordt ook door de gemeente bijgehouden. Het beheer van het ZTC2 is belegd bij de beleidsmedewerker DocInfo, de recordmanager en de applicatiebeheerders. Duurzame materialen De gemeente Velsen maakt gebruik van duurzame materialen bij het opmaken, beheren en bewaren van archiefbescheiden. De gemeente Velsen houdt hierbij ook rekening met de milieuvriendelijkheid van de gebruikte materialen, waarbij men er alert op is dat sommige papieren archiefbescheiden permanent te bewaren zijn. Duurzaam digitaal informatiebeheer De gemeente Velsen heeft samen met andere IJmondgemeenten (gemeenten Beverwijk, Heemskerk en Velsen) een vastgesteld beleid voor het duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden over de periode 2017-2020. Dit beleid moet geactualiseerd worden. Het huidige beleid is nooit vertaald naar tactische implementatie.

Draag er zorg voor dat er een actualisatie komt van het beleid en dat het nieuwe beleid ook vertaald kan worden naar tactisch beleid en naar de lokale situatie. De gemeente werkt op basis van RODIN, de laatste audit heeft in 2016 plaatsgevonden. Het is sterk aan te raden om in 2021 de RODIN 2.0 audit opnieuw uit te (laten) voeren. Dit zou als input kunnen dienen voor het kwaliteitshandboek en voor de volledige vervanging. Netwerkschijven en e-mailboxen Er is beleid voor het koppelen van e-mails aan zaken en voor het gebruik van Zivver voor het versleuteld versturen van berichten. Er wordt vanuit DocInfo aandacht besteed aan het informeren van de organisatie over het correct gebruik van netwerkschijven en e-mailboxen, waarbij mensen worden gewezen op de noodzaak om archiefwaardige informatie op te slaan in het DMS. Ook het management wordt hierop geattendeerd. Tijdens de inspectie bleek dat er bij een aantal gesprekspartners nog vragen waren over correct informatiebeheer. Wanneer DocInfo hierover wordt bevraagd, worden medewerkers goed geholpen. Deze inspectieperiode is een incident geweest met een WOB verzoek wat uiteindelijk voor de rechter is gekomen. De relevante informatie stond op netwerkschijf/mailbox van een individuele medewerker, die bleek te zijn gewist en daarmee was de informatie in eerste

14 | Verslag archiefinspectie gemeente Velsen, 2020

instantie niet meer beschikbaar. Later bleek het terug te halen uit een back-up voorziening. Naast het goed archiveren is het belangrijk dat er een goede overdracht is bij uitdiensttreding en dat alle medewerkers zich conformeren aan de afgesproken regels wat betreft het informatiebeheer. De gemeente Velsen heeft drie netwerkschijven in gebruik, U, H en P. In het kader van de reorganisatie is de inrichting van de schijven veranderd, er is hierbij geen informatie gewist. DocInfo is hierbij niet betrokken geweest. Het staat op het moment niet op de planning om de schijven uit te faseren. Websites, sociale media en tekstberichten Voor de archivering van de gemeentelijke websites en van Twitter wordt gebruik gemaakt van PageFreezer. Bij het opslaan van Twitter wordt de hele interactie gearchiveerd. Overige sociale media kanalen worden (nog) niet gearchiveerd. De gemeente Velsen geeft aan de website toegankelijker te maken in het kader van het “Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid” dat bepaalt dat overheidssites moeten voldoen aan toegankelijkheidseisen zoals vastgelegd in EN 301 549/WCAG 2.1. 3.6

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van

archiefbescheiden Vervanging In juli 2019 is een vervangingsbesluit genomen. Dit besluit heeft betrekking op de vernietigbare informatie in het Medewerkerportaal vanaf juli 2019. De effectuering van het vervangingsbesluit heeft in augustus 2020 plaatsgevonden. Ten tijde van de inspectie had er nog geen vernietiging van de vervangen analoge stukken plaatsgevonden, omdat de wachttijd van drie maanden nog niet was verstreken. Velsen noemt het voornemen om in 2021 over te gaan tot volledige vervanging van alle niet overgebrachte archiefbescheiden, die voor permanente bewaring in aanmerking komen. In de huidige situatie wordt nog steeds hybride archief geproduceerd, dit is niet wenselijk. Alhoewel het goed is om dit aandachtspunt snel op te pakken, is het ook belangrijk om dit goed aan te pakken. In het voorgaande inspectieverslag zijn al voorwaarden genoemd voor het overgaan tot volledige vervanging, namelijk het hebben van een volledig overzicht van archiefbescheiden en het (laten) uitvoeren van een RODIN 2.0 audit. Ook het hebben van een vastgesteld metadataschema en implementatie daarvan is een voorwaarde voor volledige vervanging. Daarnaast is het aan te raden om het vervangingsproces voortdurend te evalueren. De inzichten kunnen worden gebruikt om de volledige vervanging kwalitatief sterker in te steken.

15 | Verslag archiefinspectie gemeente Velsen, 2020

Conversie en migratie Er hebben in de verslagperiode geen conversies of migraties plaatsgevonden. Wel zijn er in 2016 en in 2019 documenten uit het zaaksysteem Corsa geëxporteerd. In beide gevallen betrof het een export van contracten. De geëxporteerde informatie is daarna geïmporteerd in de (vak)applicaties voor het beheer van contracten, Pactum (2016) en Axxerion (2019). De geëxporteerde informatie is ook in Corsa blijven staan. Het is niet bekend hoe de lopende contracten worden beheerd en waar nieuwe contracten worden opgeslagen, enkel in Corsa of enkel in de (vak)applicatie, of in beide applicaties. Deze situatie is niet wenselijk. Niet alleen ontstaat hierdoor een schaduwarchief, het is hierdoor ook moeilijk om de informatie goed te beheren. Het is aan te raden een proces in te richten waarbij medewerkers van DocInfo zijn aangehaakt bij de aanschaf en implementatie van nieuwe applicaties. Niet alleen kan DocInfo helpen onderzoeken of de gewenste applicaties archiefwaardig zijn, ook kunnen situaties zoals deze, waarbij er een schaduwarchief ontstaat, worden voorkomen. DocInfo kan dan adviseren over het correcte migratieproces. Selectie en hotspots De gemeente Velsen hanteert de gemeentelijke selectievoorschriften.

De Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2020 is ook van toepassing op Velsen. Bij het aanmaken van nieuwe zaaktypen voor het ZTC2 wordt al wel gebruik gemaakt van de nieuwe selectielijst geldend vanaf 1 januari 2020. De bewaartermijnen van de reeds bestaande zaaktypen zijn nog gebaseerd op de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2017. Dit moet nog aangepast worden zodat de juiste bewaartermijnen worden gehanteerd. Voor de bescheiden van voor 2017 wordt de selectielijst 1996, geactualiseerd in 2012, gebruikt. De gemeente Velsen schenkt aandacht aan de archivering rondom de Covid-19 pandemie en de Corona maatregelen. Velsen is aangehaakt bij het hotspotmonitor project van het NHA. Hierbij zijn de aangehaakte zorgdragers gefaciliteerd in het vaststellen van hotspotlijsten. Er is echter nog geen aandacht voor het vaststellen van de hotspotlijst uit de periode 20102018. Vernietiging De acties, die Velsen in de voorgaande inspectieperiode had geïnitieerd voor de reguliere vernietiging van fysieke dossiers zijn ook deze verslagperiode voortgezet. Dit heeft ertoe geresulteerd dat de gemeente Velsen jaren achterstand in vernietiging heeft weggewerkt en

16 | Verslag archiefinspectie gemeente Velsen, 2020

nu bij is met de reguliere vernietiging van analoge dossiers. Hiermee is een langlopend actiepunt goed opgepakt. Het vernietigen van de toegangen op de analoge dossiers, die inmiddels zijn vernietigd, is nog een aandachtspunt. Het is onbekend of in voorgaande jaren bij analoge vernietigingen ook de toegangen tot de archiefbescheiden in Corsa zijn vernietigd. Dit moet worden uitgezocht en, indien de toegangen nog aanwezig zijn, dienen deze alsnog te worden vernietigd. De eerste vernietiging uit de eSuite is bijna rond. Ten tijde van de verslaglegging heeft de gemeentearchivaris al een machtiging afgegeven voor reguliere vernietiging 2013-2016 uit het zaaksysteem Atos eSuite. Het ontbreken van een vervangingsbesluit is bij vernietiging een aandachtspunt. Omdat de gemeente Velsen in deze periode te maken heeft met een hybride situatie is het belangrijk om bij vernietiging uit het Medewerkersportaal ook rekening te houden met eventuele analoge tegenhangers die onderdeel zijn van de te vernietigen zaken. Het is niet duidelijk of er wordt vernietigd uit (vak)applicaties. De gemeentearchivaris heeft nog geen verklaringen van vernietiging ontvangen voor andere systemen dan Corsa. Het is aan te raden uit te zoeken of er uit (vak)applicaties wordt vernietigd en of hiervoor de vernietigingsprocedure wordt gevolgd.

Indien er niet wordt vernietigd uit (vak)applicaties, onderzoek of de applicatie over een vernietigings-functionaliteit beschikt. Ga vervolgens over tot vernietiging en neem dit proces op in de reguliere vernietiging. Een ander aandachtspunt is de vernietiging van back-ups. Back-ups van het systeem Corsa worden 7 jaar bewaard. Hierdoor kunnen reeds vernietigde stukken lange tijd beschikbaar blijven in back-up bestanden. Het is niet bekend waarom er gekozen is voor een dergelijk lange bewaartermijn van back-ups. Het is aan te bevelen om, in samenwerking met de CISO en FG, het back-up beleid te actualiseren en de bewaartermijn voor back-ups hierbij onder de loep te nemen. Houdt hierbij rekening dat het niet alleen gaat om archiefwet- en regelgeving maar ook om de privacybescherming middels de AVG en omwille van informatiebeveiliging. Vervreemding In deze verslagperiode zijn geen archiefbescheiden vervreemd. 3.7

Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats

In deze verslagperiode zijn de volgende archieven overgebracht: -

Tekeningenarchief van de gemeente Velsen (1873) 1906-1999

17 | Verslag archiefinspectie gemeente Velsen, 2020

-

Aanvullingen op de archieven van de Gemeentelijke Dienst voor Sociale Zaken, rechtsvoorgangers en gedeponeerde archieven (1855) 1937-1992 (1996)

-

Aanvulling op de archieven van het gemeentebestuur van de gemeente Velsen 19251975

-

Aanvulling op de archieven van het gemeentebestuur van de gemeente Velsen 19761992

De overbrenging van drie archieven is al in een gevorderd stadium of staat op de planning. Het betreft de archieven: -

Gemeentebestuur 1993-2002, er is al een voorlopige inventaris

-

Beeckestijn 1950-2007

-

Werkvoorraden eind jaren ’90-2016

Het archief van het Gemeentebestuur 1993-2002 en van Beeckestijn staan in de archiefruimte en bedragen in totaal ca. 50m. De werkvoorraden zijn afkomstig van opruimacties op de afdelingen en bedragen in totaal ca. 112m. Het archief Bouwdossiers 1900-1991 staat al enige tijd fysiek bij het NHA. De formele overbrenging dient nog te worden gedaan. Ook voor het archief “Monumenten behorend bij het blok bouwvergunningen, alsmede de constructietekeningen en –berekeningen” is de formele overbrenging nog niet rond. Rond deze acties af. In 2019 was een begin gemaakt met de bewerking van het archief Bouwdossiers 1991-2005. Het archiefblok is deels omgepakt, maar het project is daarna stil komen te liggen door het vertrek van de medewerker, die hiermee bezig was. DocInfo heeft geen zicht op de stand van zaken en de planning van dit project, omdat het archief door de afdeling Fysieke Leefomgeving zelf wordt beheerd. Het blijkt dat meer archieven -analoog maar ook digitaal- decentraal worden beheerd en daarmee buiten het zicht van DocInfo blijven. Dit is geen wenselijke situatie, omdat hiermee de reële omvang en kwaliteit van het archief niet geborgd kan worden. Om beter grip te krijgen op de analoge archieven is het belangrijk om te onderzoeken waar binnen de organisatie archieven worden gevormd en beheerd door de afdelingen zelf, zonder dat DocInfo hierbij betrokken is.

Het is sterk aan te raden te sturen op overname van het beheer van deze archieven door DocInfo. Het staat op de planning om een nieuwe opruimactie te houden van de ruimten in het gemeentehuis Velsen. Naar verwachting zal dit zorgen voor een nieuwe toestroom van analoge stukken naar DocInfo. Er wordt van de afdelingen verwacht dat de informatie in zuurvrije dozen wordt aangeleverd en dat de inhoud op een doos is omschreven.

18 | Verslag archiefinspectie gemeente Velsen, 2020

Deze verslagperiode heeft Velsen een grote inhaalslag gemaakt in het overbrengen van analoge archieven naar de archiefbewaarplaats. Hierdoor is de fysieke ruimte ontstaan om de archieven, die nog bij de gemeente Velsen staan bij elkaar te zetten in de archiefruimte. Dit heeft ertoe geleid dat de gemeente Velsen een actueel overzicht van de analoge archieven heeft. Gelet op de verwachte inkorting van de overbrengingstermijn in de nieuwe Archiefwet van 20 naar 10 jaar is het ook goed om het archief van het Gemeentebestuur vanaf 2003 (eindcesuur nog onbekend) op te nemen in een planning van over te brengen archieven. 3.8

Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden

Het beheer van het overgebrachte archief van de gemeente Velsen is in een apart beheerverslag opgenomen, het Verslag van het beheer Overgebracht archief Gemeente Velsen 2020. Hierin zijn ook de ter beschikking stelling en de beperkingen aan de openbaarheid opgenomen.

19 | Verslag archiefinspectie gemeente Velsen, 2020

4. Bijlagen 4.1

Overzicht geraadpleegde informatie 

Ingevulde KPI invullijst 2020



Archiefverordening vastgesteld 2013



Besluit Informatiebeheer vastgesteld 2013



Handboek vervanging gemeente Velsen – versie 0.6



TMLO mapping esuite



Samenhangend overzicht van archiefbescheiden in applicaties 18-9-2020



Samenhangend overzicht van archiefbescheiden in applicaties 13-12-2019



Proces-verbaal van vernietiging van archiefbescheiden Nr. 2019/1



Proces-verbaal van vernietiging van archiefbescheiden Nr. 2019/2



Proces-verbaal van vernietiging van archiefbescheiden Nr. 2020/1



Proces-verbaal van vernietiging van archiefbescheiden Nr. 2020/2



Proces-verbaal van vernietiging van archiefbescheiden Nr. 2020/3



Proces-verbaal van vernietiging van archiefbescheiden Nr. 2020/4



Proces-verbaal van vernietiging van archiefbescheiden Nr. 2020/5



Overkoepelend beleid Privacy & gegevensbescherming, Gemeente Velsen, 2016



Calamiteitenplan archieven gemeente Velsen, actualisatie 18-05-2020



Beleid Informatiebeveiliging Velsen 2019



Managementrapportage Informatieveiligheid ENSIA 2019



Meetgegevens archiefkelder gebouw B, oktober 2020



Rapportage luchtvochtigheid en tempratuur Raadhuis Velsen - LBK Archief, november 2020



Rapportage luchtvochtigheid en tempratuur Raadhuis Velsen - LBK Archief, augustus 2020



Gemeente Velsen



https://www.velsen.nl/bestuur-organisatie/organisatie



http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/xhtmloutput/Historie/Velsen/CVDR4 41667/CVDR441667_1.html



https://velsenlokaal.nl/wp-content/uploads/2020/06/Jaarverslag-2019-Raad.pdf



https://www.velsen.nl/sites/default/files/informatiebeleid_2017__2020_ijmondgemeenten_smartversion.pdf



https://almanak.overheid.nl/38811/Gemeente_Velsen/

20 | Verslag archiefinspectie gemeente Velsen, 2020

4.2

Overzicht geïnterviewden 

Laura Schabbing, beleidsmedewerker DocInfo



Richard Snabel, recordmanager



Nienke Blokker, manager bedrijfsvoering



Jaap van der Werf, applicatiebeheerder



Eric van Leuven, CISO



Wim Gravemaker, controller



Diana van Renswouw, allround medewerker DocInfo



Jolanda van Ekeris, HR medewerker



Nienke de Bruin, juridisch adviseur



Tanja Wentzel, juridisch adviseur

21 | Verslag archiefinspectie gemeente Velsen, 2020

POSTBUS 3007 | 2001 DA HAARLEM

College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Velsen Postbus 465 1970 AL IJMUIDEN

Gedeputeerde Staten Uw contactpersoon Mw. L. Oldegbers AD/KAB/KAB

Telefoonnummer +31235 14 4984 oldegbersl@noord-holland.nl

1|3 Verzenddatum

Betreft: oordeel IBT informatie- en archiefbeheer 2020

20 januari 2021 Kenmerk

Geacht college, In deze brief stellen wij u op de hoogte van onze beoordeling van de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in uw organisatie in 2020. Wij beoordelen de prestaties van gemeenten als adequaat, redelijk adequaat of niet adequaat. Het oordeel voor uw organisatie luidt redelijk adequaat. In het onderstaande geven wij een toelichting.

1330875/1550168

Uw kenmerk N.v.t.

Wij ontvingen op 7 juli 2020 van u de verslagen van de gemeentearchivaris over 2019. Naar aanleiding hiervan voerden onze toezichthouders op 23 oktober jl. een verificatiegesprek met uw ambtelijke vertegenwoordiging. Onze beoordeling over 2020 is gebaseerd op dezelfde criteria uit Archiefwet- en regelgeving als in voorgaande jaren. Uit bovengenoemde informatie en het gesprek bleek, dat sinds onze vorige beoordeling zich de volgende ontwikkelingen hebben voorgedaan: -

-

-

-

De achterstanden in het overbrengen van archief naar het NoordHollands Archief zijn ingelopen. Dit betekent dat alle archieven die daarvoor in aanmerking komen toegankelijk zijn en veilig bewaard worden. De organisatie heeft een kwaliteitssysteem opgesteld en geïmplementeerd voor de afdeling Documentaire Informatie. Hiermee zijn kwaliteitscontroles op dossiervorming en archiveren geborgd. Het calamiteitenplan is geactualiseerd en aangevuld met zaken omtrent digitale archivering. Er is meer inzicht gekomen welke informatie de organisatie waar beheerd. Door verschillende overzichten kan dit verder worden uitgebouwd tot uiteindelijk een geordend overzicht van informatie waarmee de organisatie grip krijgt op haar informatie. Er is veel activiteit om het informatiebeheer onder de aandacht te brengen in de hele organisatie.

Postbus 3007 2001 DA Haarlem Telefoon (023) 514 3143

Houtplein 33 2012 DE Haarlem www.noord-holland.nl Kvk-nummer 34362354 Btw-nummer NL.0010.03.124.B.08

2|3

-

Er is gestart met het vernietigen van informatie in het centrale archiefsysteem. De achterstanden die waren ontstaan worden ingehaald.

Bovenstaande ontwikkelingen zijn een compliment waard. Er zijn echter ook nog een aantal aandachtspunten: 1. Zorg voor tijdige vernietiging van alle andere informatie in de organisatie die daarvoor in aanmerking komt. Dus ook informatie op netwerkschijven, e-mailboxen of in vakapplicaties. 2. Neem een organisatie breed besluit om papieren informatie te vervangen door digitale reproducties. Hiermee kan de organisatie geheel digitaal werken. Voer deze vervanging uit conform het vastgestelde handboek vervanging. 3. Breid het kwaliteitssysteem uit naar een organisatiebreed kwaliteitssysteem om op alle niveaus, strategisch, tactisch én uitvoerend grip te hebben op het informatiebeheer in de organisatie. Wat wordt van uw gemeente gevraagd? Wij vertrouwen erop dat de aandachtspunten worden opgepakt. Wij ontvangen in 2021 graag opnieuw informatie op dit gebied, die wij opnieuw zullen beoordelen en met u bespreken. Toezichtregime voor komende jaren Wanneer gemeenten als ‘redelijk adequaat’ worden beoordeeld, passen wij een regulier toezichtregime toe. Dat houdt in, dat de door u ingezonden informatie jaarlijks wordt beoordeeld en besproken in een verificatiegesprek. Tenslotte volgt een beoordelingsbrief aan uw college.

1330875/1550168

3|3

Horizontale verantwoording In het kader van horizontale verantwoording en controle adviseren wij u deze brief kenbaar te maken aan de gemeenteraad. Nadere informatie Mocht deze brief nog vragen bij u oproepen, dan kunt u contact opnemen met mevrouw L. Oldegbers.

Hoogachtend, gedeputeerde staten van Noord-Holland, namens dezen,

sectormanager Kabinet dhr. drs. A. A. Dalenoort Deze brief is digitaal vastgesteld en daarom niet ondertekend.

1330875/1550168

Verslag van het beheer Overgebracht archief Gemeente Velsen 2020

Auteurs: Klaartje Pompe, afdelingshoofd Publiek Patrick Vlegels, afdelingshoofd Archief- en Collectiebeheer Datum: 21 januari 2021

1 | Verslag beheer overgebracht archief 2020 Gemeente Velsen

Inhoudsopgave Inhoudsopgave

2

1.

3

Managementsamenvatting

2. Inleiding 2.1 Werkwijze 2.2 Verantwoording 3. KPI’s toegelicht 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

KPI 2- interne kwaliteitszorg en toezicht KPI 3- ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid KPI 7- archiefbewaarplaats, archiefruimte en e-depot KPI 8- terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden KPI 9- rampen, calamiteit en veiligheid KPI 10- middelen en mensen

2 | Verslag beheer overgebracht archief 2020 Gemeente Velsen

4 4 4 5 5 5 5 6 8 8

1. Managementsamenvatting Voor u ligt het verslag van het beheer van het overgebrachte archief van de gemeente Velsen over 2020. Het beheer van het overgebrachte archief ligt in gevolg van artikel 2 van het Besluit Informatiebeheer gemeente Velsen 2013 bij het Noord-Hollands Archief. De gemeentearchivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. Het Noord-Hollands Archief beheert de overgebrachte archieven van de gemeente Velsen volgens de in archiefwet- en regelgeving gestelde kwaliteitseisen. De overgebrachte archieven zijn toegankelijk en opvraagbaar op de studiezaal van het Noord-Hollands Archief. Een beperkt, maar groeiend aantal archieven is als scan online op de website in te zien. De uitbraak van de Covid-19 pandemie heeft in 2020 een grote impact gehad op de activiteiten en werkzaamheden van het Noord-Hollands Archief. Door de coronamaatregelen was bezoek van 16 maart tot 2 juni en vanaf 16 december niet mogelijk, evenals het Scannen op Verzoek In 2020 is door de gemeente Velsen 72,80 meter overgebracht: Toegangsnummer 1833 -

Gemeentelijke Dienst voor Sociale Zaken te Velsen, (1855) 1937-1992 (1996), aanvulling inventarisnummers 408-975, 14,40 meter

Toegangsnummer 1836 -

Gemeentebestuur van Velsen, (1953) 1976-1992 (2007), aanvulling inventarisnummers 2989-3999, 29,00 meter

Toegangsnummer 1836.1 -

Gemeentebestuur van Velsen, aanvulling, (1913) 1925-1975 (1998), aanvulling inventarisnummers 1688-2171, 14,25 meter

Toegangsnummer 1845 -

tekeningen van de gemeente Velsen, Collectie van, (1873) 1906-1999, 15,15 meter

3 | Verslag beheer overgebracht archief 2020 Gemeente Velsen

2. Inleiding 2.1 Werkwijze Het referentiekader bestaat net als vorig jaar uit de Kritische Prestatie Indicatoren voor het informatiebeheer (archief KPI’s), opgesteld in opdracht van de VNG. Een paar KPI’s zijn enkel relevant voor het niet overgebrachte archief en komen daarom niet terug in dit verslag. De ontbrekende KPI’s komen aan de orde in het uitgebreide Inspectieverslag voor de gemeente Velsen over de periode januari – december 2020 (eveneens opgesteld in januari 2021). 2.2 Verantwoording Dit verslag betreft het beheer van de archiefbewaarplaats door de gemeentearchivaris en wordt opgemaakt ingevolge artikel 7 van het Besluit informatiebeheer van de gemeente Velsen.

4 | Verslag beheer overgebracht archief 2020 Gemeente Velsen

3. KPI’s toegelicht 3.1

KPI 2- interne kwaliteitszorg en toezicht

Het Noord-Hollands Archief werkt voortdurend aan de verdere toegankelijkheid van de archieven en collecties. Ook de materiële verzorging en de preventieve conservering hebben aandacht om zo de overgebrachte archieven en collecties blijvend raadpleegbaar te houden. De organisatie heeft aandacht voor verdere vastlegging van procedures. 3.2

KPI 3- ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

Het overzicht van alle overgebrachte archieven staat gepubliceerd op de website van het Noord-Hollands Archief. Als collectiebeheersysteem gebruikt het Noord-Hollands Archief MAIS-Flexis. De metagegevens kunnen door MAIS-Flexis geleverd worden. Alle overheidsarchieven van Velsen zijn voorzien van een toegang. Bij de materiële verzorging van de archieven worden zuurvrije materialen gebruikt (omslagen, dozen). Het Noord-Hollands Archief heeft in het beleid opgenomen dat de papieren (en digitale) archieven voor de lange termijn beheerd moeten worden. De papieren archieven zijn opgeslagen in geklimatiseerde ruimten. Door preventieve conservering, de juiste verpakking en digitalisering van kwetsbare en veelgevraagde archieven zorgt het Noord-Hollands Archief ervoor dat verval van de informatie zoveel mogelijk voorkomen wordt. 3.3

KPI 7- archiefbewaarplaats, archiefruimte en e-depot

7.1. Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark Het Noord-Hollands Archief is door elf gemeenten aangewezen als archiefinstelling ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats. Het Noord-Hollands Archief werkt als archieforganisatie op basis van een kwaliteitszorgsysteem. Hiervoor worden bedrijfsmatige instrumenten ingezet zoals de Planning & Control cyclus (activiteitenplan, jaarverslag) en de jaarlijkse accountantscontrole. Samen met collega-instellingen doet het Noord-Hollands Archief mee aan de Kwaliteitsmonitor Dienstverlening, het tweejaarlijkse landelijke klanttevredenheidsonderzoek van KVAN/BRAIN. In 2021 zal het onderzoek waarschijnlijk weer plaatsvinden, vanwege corona in een aangepaste vorm.

5 | Verslag beheer overgebracht archief 2020 Gemeente Velsen

7.2. Archiefbewaarplaats De depots van het Noord-Hollands Archief op de Jansstraat 40 en de Kleine Houtweg 18 in Haarlem voldoen aan alle in de Archiefbesluit en –regeling genoemde eisen voor archiefbewaarplaatsen. 7.4. e-Depot(s) Het Noord-Hollands Archief maakt gebruik van een complete voorziening voor opname en presentatie van documentair digitaal archief. Deze is ondergebracht bij het Rijks e-Depot. Met het oog op het binnen enkele jaren terugtreden van het Rijk uit de gemeenschappelijke regelingen van de Regionale Historische Centra heeft het Noord-Hollands Archief (naast het gebruik van het Rijks e-Depot) in 2020 geïnvesteerd in een eigen preserveringsvoorziening (het NHA e-Depot). Deze voorziet in het duurzaam beheer en behoud van digitale archieven van bij het Noord-Hollands Archief aangesloten overheidsorganisaties en maakt het mogelijk dat zij regelmatig digitaal archiefmateriaal kunnen overbrengen. Na een intensief aanbestedingstraject is gekozen voor een cloudoplossing van leverancier Preservica die het Noord-Hollands Archief zelf inricht om duurzame toegankelijkheid te garanderen. Om dit te realiseren is geïnvesteerd in kennisopbouw ten aanzien van (meta)datamodellering, digitale informatieverwerking en validatie van bestandstypen.

Hierdoor kan het Noord-Hollands Archief zelfstandiger opereren bij het vormgeven van producten die haar zorgdragers ontzorgen zoals pre-ingest; de voorbereiding op opname van digitaal archief. Raadpleging van het materiaal zal ingericht worden via de website van het Noord-Hollands Archief. Realiseren van deze dienstverlening is een pijler binnen het vierjarig Programma Digitaal Informatiebeheer. 3.4 KPI 8- terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. 8.1 Beschikbaarheid originelen en dubbelen De in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden zijn voor eenieder kosteloos te raadplegen. Fysieke stukken kunnen bezoekers op de studiezaal van de locatie Jansstraat raadplegen. De studiezaal in de Jansstraat 40 is geopend van dinsdag t/m vrijdag en iedere derde zaterdag van de maand van 9-16 uur. Door de coronamaatregelen was in 2020 bezoek van 16 maart tot 2 juni en vanaf 16 december ook hier niet mogelijk. Een steeds groter wordend deel van de archieven is via de website van het Noord-Hollands Archief als scan te raadplegen en kosteloos te downloaden. Bezoekers kunnen kosteloos via ‘scannen op verzoek’ archiefbescheiden laten digitaliseren mits de materiële staat en eventuele beperkingen op de stukken zich daar niet tegen verzetten. Vervolgens is het gescande stuk voor eenieder online te raadplegen.

6 | Verslag beheer overgebracht archief 2020 Gemeente Velsen

De actuele Tarievenlijst, ‘de Huisregels’ (een samenvatting van het Bezoekersreglement) en de toelichting op ‘scannen op verzoek’ zijn via de website van het Noord-Hollands Archief te raadplegen. 8.2 – 8.3 Beperking openbaarheid De zorgdrager stelt de beperking op de openbaarheid vast; de gemeentearchivaris geeft advies. Aan de gemeentearchivaris is het correct uitvoeren van de beperkingen op de openbaarheid opgedragen. In het collectiebeheersysteem is geborgd dat stukken met een beperking op de openbaarheid niet zonder toestemming van de daartoe bevoegde instantie geraadpleegd kunnen worden. Besluiten tot beperking van de openbaarheid zijn afdoende gemotiveerd. Daarvoor is over het besluit tot beperking van de openbaarheid bij de beheerder van de archiefbewaarplaats advies ingewonnen. Het Noord-Hollands Archief heeft een procedure voor het raadplegen van beperkt openbaar archief. 8.4. Afwijzing raadpleging of gebruik De beheerder van de archiefbewaarplaats heeft geen regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiële toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker. De betreffende bepalingen in de Archiefwet 1995, art. 15 en 17 voldoen en maken nadere regelgeving overbodig.

Indien een verzoek tot raadpleging of gebruik afgewezen wordt, motiveert de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van het verzoek tot raadpleging of gebruik. 8.5. Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling De beheerder van de archiefbewaarplaats voldoet aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan. Voor de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen, waar deskundig beheer gewaarborgd is, heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiële voorwaarden opgesteld. 8.6. Regulering fysiek bezoek en gebruik Op de website van het Noord-Hollands Archief is informatie te vinden over de mogelijkheden voor bezoek aan de studiezalen aan de Jansstraat in Haarlem en, voor het Historisch Archief Haarlemmermeer, in het Raadhuis in Hoofddorp. Via de website is ook de samenvatting van het bezoekersreglement Noord-Hollands Archief te raadplegen waarin regels betreffende het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte verwoord zijn. Bij het opstellen van het bezoekersreglement is geen gebruik gemaakt van een kwaliteitshandvest dienstverlening. Er zijn wel normen gesteld voor de kwaliteit van de dienstverlening.